Manual Setting Email Outlook 2010 2013

DEPARTEMEN TEKNOLOGI INFORMASI

2014

By Rendy Arie Ajisoko

MANUAL EMAIL SETTING IN

MS. OUTLOOK 2010-2013

SETTI NG EM AI L PADA OU TLOOK 2013

DEPARTEM EN TEK NOLOGI I NFORMASI

OLEH : RENDY ARI E AJI SOK O

BASIC KNOWLEDGE

1. Outlook merupakan salah satu software email client yang diproduksi oleh Microsoft dan tergabung kedalam

paket software Microsoft Office. Terdapat software email client yang lain yang bersifat gratis seperti Mozilla

Thunderbird, eM Client , dan masih banyak lagi.

2. Outlook menyimpan semua email (baik itu inbox-email masuk maupun sent-email keluar)kedalam satu buah

file berekstensi .pst . Secara default (pengaturan awal) outlook menyimpan file ini di dalam drive (C:) , dan hal

ini tidak disarankan oleh kami karena bila sistem error, maka akan berakibat kepada file .pst tadi.

3. Secara tampilan, tata letak menu dan konfigurasi, Outlook 2010 mempunyai kemiripan dengan Outlook 2013.

Hanya desain dalam Outlook 2013 lebih flat ketimbang Outlook 2010,

4. Penggunaan email client sangat penting, karena disamping sebagai penyedia kotak email , juga dapat

sebagai software untuk menyimpan kontak dari rekan kerja dan juga sebagai software pengingat agenda

kegiatan (event / to-do list).

5. Setiap karyawan Perumnas wajib memiliki email perusahaan dengan format [email protected],

dan memiliki quota awal sebesar 100MB.

6. Bila karyawan ingin mengirim email dengan lampiran lebih dari 50MB, karyawan dapat mengupload file

lampiran kedalam Google Drive atau Dropbox , kemudian memberikan link file hasil upload kedalam isi email.

OUTLOOK 2013 FRESH INSTALL

Ketika anda baru saja meng-install Microsoft Oulook 2013, secara default Outlook akan meminta anda untuk

melakukan pengaturan email. Sesuai point no. 2 pada bab sebelumnya, anda dapat melewati bagian ini dengan

mengklik tombol Next.

Gambar 1. Tampilan awal Outlook 2013 .




Pilih No , kemudian Next

Gambar 2. Menu Account Configuration

Beri tanda centang pada pilihan Use Outlook without na email support. Dan klik Finish.

Gambar 3. Menu Cancel Email Account Setup




Tahap Awal sudah anda lewati. Tampilan Dashboard outlook 2013 sebagai berikut.

Gambar 4. Menu Dashboard Microsoft Outlook 2013 .

MEMBUAT OUTLOOK DATA FILES (.PST)

Seperti dijelaskan di awal bab , outlook menyimpan data file nya kedalam file berbentuk .pst , dan kami

menyarankan agar file tersebut disimpan kedalam drive diluar drive sistem (C:\) untuk keamanan informasi email

anda.

Pada bab ini kita akan mempelajari langkah-langkah membuat dan menyimpan outlook data files yang baik dan

benar.

1. Klik menu bar File

2. Pilih tombol Account Settings , dan pilih Account Settings...




3. Klik pada Tab Data Files Add

4. Selanjutnya akan diminta menentukan lokasi dimana file .pst akan anda simpan. Kami sarankan untuk

menyimpannya kedalam folder khusus , dalam contoh ini kami mengambil lokasi pada drive D: didalam folder

DATAEMAIL . ( D:\DATAEMAIL ) .

Baiklah kita akan membuat folder tersebut terlebih dahulu.

Menu Create or Open Outlook Data File , pada kolom kiri pilih drive D: , Klik New Folder , Dan beri nama Folder

tersebut dengan nama DATAEMAIL , Tekan Enter.




Klik Open , untuk masuk kedalam folder DATAEMAIL , kemudian beri nama data file anda sesuai nama email

anda. Contoh : [email protected] .

Klik OK .

5. Selanjutnya anda akan dibawa kembali ke Menu Account Setting-Tab Data Files.




Dapat anda lihat terdapat 2 (dua) data files pada menu tersebut. Hapus salah satu yang bukan data files anda.

Untuk menghapusnya, Klik Data files anda terlebih dahulu, kemudian klik Set As Default . akan muncul informasi

permintaan restart software, Klik OK.

Kembali ke Menu Account Settings , klik tombol Close . Kemudian Tutup Aplikasi Outlook 2013 ini dan buka

kembali.




6. Tampilan Dashboard, pada kolom sebelah kiri anda sekarang sudah terdapat folder atas nama anda dan

Personal Folders.

Ingat, kita masih dalam tahap menghapus Data Files yang bukan milik kita. Sekarang, kembali ke File-Account

Settings-Account Settings...-Tab Data Files. Pilih Personal Folders dan klik Remove . Klik Yes, bila muncul

pemberitahuan.

OK, tahap pengaturan Outlook Data Files telah selesai. Untuk memastikannya, anda dapat menutup menu

Account Settings ini, dan lihat Dashboard Outlook anda,pada sebelah kiri hanya tersisa Mail Folders email anda

saja.




SETTING AKUN EMAIL KE DALAM OUTLOOK 2013

Pada bab sebelumnya anda telah berhasil membuat Data Files untuk email anda dengan lokasi penyimpanan yang

benar. Ini dapat diibaratkan anda seperti sudah membuat sebuah lemari yang anda siapkan untuk tempat surat-

surat (email) anda. Nah, pada bab ini kita akan men-setting agar outlook dapat terkoneksi dengan alamat email

anda.

1. Buka File - Account Settings Account Settings... - Tab Email dan klik New

2. Pilih Manually setup or additional server types, kemudian klik Next




3. Pilih Pop or IMAP , kemudian klik Next

4. Isi field kosongnya sesuai dengan informasi email anda

User Information

Your Name : Rendy Ajisoko ( Isi kan dengan nama anda )

E-mail Address : [email protected] ( isi kan dengan alamat email anda)

Server Information

Account Type : POP3 (Pilih POP3)

Incoming mail server : mail.perumnas.co.id (isi seperti contoh)

Outgoing mail server : mail.perumnas.co.id (isi seperti contoh)

Logon Information Username : [email protected] (isi kan dengan alamat email anda-lengkap)

Password : ******* (isikan password email anda)

Setelah terisi semua, Pada bagian Deliver new messages to : , Pilih Existing Outlook Data File , kemudian klik

Browse




Setelah klik tombol Browse, akan muncul form untuk mencari lokasi dimana anda menyimpan Ike data PST

anda. Ingat pada Bab sebelumnya kita sepakat bahwa file PST kita simpan dalam Drive D:\DATAEMAIL , dan

dalam manual ini pst kita beri nama [email protected] . Klik pada file pst anda kemudian Open.

Anda akan dibawa kembali ke Form Add Account , sekarang klik tombol More Settings

5. Klik Tab Outgoing Server , beri tanda centang pada My Outgoing Server

6. Masih pada menu Internet E-mail Settings, klik tab Advanced.

7. Pada bagian Delivery,

beri tanda centang pada opsi Leave a copy mesages on the server

beri tanda centang pada Remove from server after

tambahkan jumlah hari sampai angka 30

(*) pengaturan ini mempunyai maksud bahwa inbox email anda yang ada dalam mail server akan

diambil dan disimpan kedalam outlook. Email-email yang ada dalam mail server kami akan terhapus

jika masa nya sudah berumur lebih dari 30 hari dari tanggal email diterima oleh server.

8. Klik OK , dan anda akan dibawa kembail Menu sebelumnya , (add new e-mail account) .

9. Klik Next, dan Klik Finish




selesai sudah pendaftaran email account anda. Kini software outlook anda terkoneksi dengan alamat email

anda.

Kembali pada menu Account Settings, dan tab Email. Anda lihat sekarang sudah ada informasi alamat email

anda terdaftar dalam Outlook.




FAQ (FREQUENTLY ASK QUESTIONS)

1. Saya sudah melakukan setting sesuai petunjuk, tapi email inbox tidak berisi apa-apa?

Agar outlook anda mengambil email-email yang ada dalam mail server kami, Pada Dashboard Outlook klik

icon Send/Receives atau pada keyboard anda tekan tombol F9 .

2. Apabila saya sudah tidak mengunakan komputer saya sekarang dan berniat untuk memindahkan isi outlook

saya ke PC baru saya, bagaimana caranya?

Anda dapat meng-import file .pst anda kedalam PC baru anda. Caranya sama dengan yang di jelaskan pada

bab membuat outlook data files, namun anda tidak perlu membuat ulang tapi memilih .pst yang sudah anda

copy sebelumnya.

3. Kenapa email saya tidak bisa terkirim? Kenapa email tidak bisa masuk ke alamat email saya?

Ke 2 (dua ) permasalahan tersebut kemungkinan dikarenakan kuota email anda telah mencapai batas.

Silahkan login kedalam mail server ( webmail.perumnas.co.id ) dan hapus email yang memiliki lampiran

berukuran besar.

Documents

Manual Setting Email Outlook 2010 2013