Sadržaj:

1. Uvod........................................................................................................................................2

2. Informacijske tehnologije i njihov uticaj na arhivistiku i arhivsku djelatnost........................3

3. Digitalizacija...........................................................................................................................3

4. Mikrofilmovanje.....................................................................................................................5

- Digitalizacija mikrofilma..........................................................................................................5

- Mikrofilmovanje dokumenta....................................................................................................6

5. Digitalizacija i mikrofilmovanje kao sistem zaštite arhivske građe (hibridno arhiviranje)....7

6. Zaključak...............................................................................................................................10

Literatura...................................................................................................................................11

1

1. Uvod

U svom seminarskom radu ja sam pokušala prikazati značaj hibridnog arhiviranja za arhivsku

djelatnost. Dakle, prvenstveno sam pokušala objasniti prednosti i nedostatke digitalizacije i

mikrofilmovanja.

I mikrofilmovanje i digitalizacija su pd posebe važnosti za lakše spremanje, obradu,

prezentovanje i približavanja informacija korisnicima, a da se pri tome vodi računa da

digitalizovana građa ne bude krivotvorena. Arhivi kao i sama arhivska djelatnost su morali da

idu u korak sa novim informacijskim tehnologijama tj. da se prilagođavaju svjetskoj

globalizaciji.

Mikrofilmovanje je jako značajan proces jer može pohraniti veći broj informacija, dok je

digitalizovana forma dostupnija ljudima. Proces hibridnog arhiviranja obuhvata i jedan i drugi

proces zajedno i ova kombinacija je vrlo korisna arhivima. Da bi se kvalitetn obavljao proces

hibridnog arhiviranja potrebno je da arhiv ima neka određena novčana sredstva jer sam proces

je jako skup, takodjer, potrebno je da to obavljaju stručna lica u arhivima jer se radi o vrlo

osjetljivoj građi.

2

2.Informacijske tehnologije i njihov uticaj na arhivistiku i arhivsku djelatnost

Informacijske tehnologije i uticaj koji su imale na arhivistiku vidljiv je u svim aspektima rada

i djelovanja modernih arhiva. Idući u korak sa modernim društvom savremena arhivistika je

moderne tehnologije u potpunosti ukorpirala u svoju djelatnost. Postojanje modernih arhiva

bez upotrebe savremenih informacijskih tehnologija danas je nezamisljivo i bukvalno

nemoguće. Iz tog razloga arhivi i arhivski radnici upotrebu tih tehnologija prolagođavaju

svojoj osnovnoj djelatnosti: prikupljanju, zaštiti, sređivanju, prezentovanju i korištenju

arhivske građe. Izradom elektronskih arhiva, odgovarajućih elektronskih baza podataka

arhivske građe, dobija se jednostavniji ui brži prostup dokumentaciji a samim tim i potrebnim

informacijama. 1

Funkcionalna aktuelnost i upotrebljivost arhivskih informacija u dobroj je mjeri u savremenoj

arhivistici istakla značaj arhivista kao stručnjaka koji svojim učešćem značajno učestvuju i

doprinose izgradnji arhivskog informacionog sistema.

3. Digitalizacija

Digitalizacija je kontraverzija analognog u digitalni zapis. Digitalizirati možemo različitu

građu (kucanu i štampanu građu, slike, geografske karte, rukopise, pokretne slike, zvuk).

Svrha digitalizacije jeste čuvanje originala (polazimo od očekivanog, da će prisutnost

digitalnog faksimila smanjiti broj zahtjeva za rukovanjem originalom), te poboljšanje pristupa

d građe (u većini slučajeva je građa, izbarana za kontraverziju, rijetka, unikatna ili često

upotrebljavana, fizički pristup do njih je često ograničen ili otežan, slika na internetu je

prilično dostupna neograničenom broju korisnika istovremeno.)

Arhivska građa se pretvara u digitalni oblik ili mikrofilmuje u arhivu ili drugom

javnopravnom licu na osnovu izbora i stručnih uputa nadležnog arhiva. Sigurnosni snimci se

čuvaju odvojeno od originala.

Digitalizacija je naime i mogućnost i prilika, da se na neki način vrati izgubljeno i dopuni

vlastita građa. Mnogo je fondacija naučnog i kulturnog nasljeđa, koji su kroz historiju nastali

na nekom prostoru, te su bili podijeljeni, prodani, opljačkani, a danas se čuvaju u arhivima po

1 I.Sabotic-S.Isic, Suvremeno društvo i arhivi, te hibridno arhiviranje:prednost, značaj i zaštita,ATLANTI 21-2011, str.402.

3

cijelom svijetu. Mogućnost, koju imamo u takvim slučajevima je. Da u saradnji sa današnjim

vlasnicima građe dobijemo, odn.izradimo digitalne kopije originala.

Prednost digitalizacije je prepoznala i Evropska komisija, koja je već 2006. Godine objavila

Preporuku o digitalizaciji i Internet dostupnosti kulturne građe i digitalnom arhiviranju.

Ove preporuke Evropske komisijem njeno poticanje država članica ka razvoju digitalizirane

građe iz biblioteka, arhiva i muzeja, te ka usklađenim mjerama za digitaliziranje kulturnom

nasljeđa su potake i Sloveniju jer se i ona u periodu od 2007 do 2013. Uključila u proces

digitalizacije.

Cilj digitalizacije jeste da se poveća raspoloživost i ponude elektronskih sadržaja i usluga na

internetu, te cjelovitog učenja, što posljedično predstavlja osnovu u obrazovanju osnovnog

društva i konkurentnosti privredno uspješnih država.

Digitalizacije je zajednička djelatnost arhivara i drugih spomenutih institucija. Institucija, koja

se prihvati nekog projekta mora znati vrednovati sve pozitivne i negativne djelatnike, koji

utiču na određeni poticaj. Strateško planiranje uključuje i raspoređivanje neophodnih ljudskih,

materijalnih i finansijskih izvora, utvrđivanje rizika i postupaka, te mogućnost dugoročnog

korištenja digitalnih zbirki.

Arhivi zbog finansijskih ograničenja ne mogu priuštiti digitalizaciju svoje, koju čuvaju, ni

vlastitu izvedbu cjelovite digitalizacije, zbog toga je posebno važno postaviti pravu strategiju,

koja će uvažavati: izvor primjerene građe za digitalizaciju (starost dokumenta, oblik i veličinu

dokumenta, reprezentativnost, učestalost upotrebe, oštećenost),analizu izvodivosti,ciljnu

publiku kojoj je građa namijenjena, najprimjereniji metod i oblik digitalizacije, eventualnog

izvođača, opredjeljenje zahtjeva korisnika (informacije o građi, uvid u građu te upotreba

informacija iz građe), sadržaj odataka zaštićenih zakonom o čuvanju osobnih podataka,

postojanje informativnih pomagala, odrediti ulazne oblike kod postupaka digitalizacije, zatim,

određivanje zahtjeva za arhiviranje i predstavljanje dogitalne kopije, određivanje uslova

čuvanja digitalnih kopija, određivanje načina označavanja digitalnih kopija, zatim, ocijeniti

potrebne kapacitete za čuvanje digitalnih kopija i td.

Sa tehnologijom, koju danas poznajemo, digitalizacija je postala veoma praktičan i kvalitetan

način pripreme reprodukcije. Sa digitalizacijom zadovoljavamo zahtjeve jer pripremamo

sigurnosne kopije, koje će biti kvalitetnije, te će nadomjestiti original, koje će biti kvalitetnije,

te bi eventualno nadomjestila original, korisničke kopije, koje bi bile dovoljne za kvalitetnu

4

upotrebu, te predstavne koje su namijenjene samo za „reklamne svrhe“, za predstavljanje na

internetu.

Isto tako u članovima je određeno da ako je tražena arhivska građa u slabom materijanom

stanju ili postoji opasnost, da će se kod upotrebe oštetit, na upotrebu se daju kopije arhivske

građe, koje mogu biti pretvorene u digitalni oblik, mikrofilmove ili nekako drugačije

pohranjene .

4.Mikrofilmovanje

Poseban način provođenja preventivne zaštite arhivske građe predstavlja mikrofilmovanje. Za

registrature je mikrofilmovanje značajno zbog lakšeg manipuliranja sa registraturnom građom

i omogućavanja bržeg protoka informacija, što utiče na ekonomičnost poslovanja, a za arhive

mikrofilmovanje je prije svega značajno zbog zaštite arhivske građe, posebno u slučaju

vanredne okolnosti kakve su elementarne nepogode i ratovi.

Osim brojnih prednosti mikrofilmovanje ima i svojih nedostataka koji su vezani za troškove

opreme, snimanja (i presnimavanja) i obrade. U nekim zemljama spora je i dokazna vrijednost

mikrofilma. Inače i sam proces mikrofilmovanja obuhvata neposrednu pripremu

dokumentacije, poslove mikrofilmovanja i obradu snimljenih materijala. Svaka od tih faza

zahtijeva upotrebu specijaliziranih arhivističkih znanja.2

Digitalizacija mikrofilmova

U svijetu mikrofilma postoji nekoliko vrsta mikrofilmskih oblika a svaki od oblika ima svoju

specifičnu namjenu. Kao i kod svih oblika skeniranja ili digitalizacije važno je da prepoznamo

na čemu i u kom obliku se nalazi naš zapis. Od toga zavisi koliko se proces digitalizacije

može automatizovati, a što je proces digitalizacije više automatizovan, cijene usluga su niže.

Nabrojati emo nekoliko osnovnih vrsta mikrofilmskih oblika i to :

- 16 mm mikrofilmske rolne ( os 30. I 40,5 m dužine). Ovaj oblik mikrofilma se uglavnom

koristi za snimanje poslovne dkumentacije do veličine A3 formata.

- 35 m mikrofilmovi (dužine 30m i 40,5m). Ova veličina mikrofilma se koristi za snimanje

dokumentacije od A3 do A0, tehničke crteže, plakete i td.

2 A.Kožar,Arhivistika u teoriji i praksi,Knjiga prva, Tuzla 1995., str. 199.

5

- Apreturne kartice su zapravo isječeni pojedinačni snimci sa 35mm mikrofilma zalijepljeni

na kartonske kartice precizne veličine i definisane pozicije otvora za mikrofilmski snimak.

Ovaj mikrofilmski oblik se uglavnom koristi za snimanje tehničkih crteža.3

Mikrofilmovanje dokumenata

Mikrofilmovanje predstavlja pouzdan i zakonski validan medij za pohranjivanje dokumenata

čijom upotrebom se postiže velika ušteda u prostoru za smještaj ahive. Na ovaj način se i dalje

zadržava forma dokumenta koji je po Zakonu ekvivalentan originalnom, papirnom

dokumentu. Korisnici mikrofilma su sve institucije i poslovni sistemi kojima ovaj medij

predstavlja zaštite arhivske građe i način da se prostor gdje je ona smještena rastereti.

Mikrofilm omogućava brže i tačnije informisanje, lakše distribuiranje informacija, njihovo

obezbjeđivanje i zaštitu od elementarnih nepogoda.

Prednost mikrofilma u odnosu na druge medije:

- Omogućava veću gustinu memorisanja informacija;

- Informacije se memorišu u izvornom analognom obliku;

- Pronalaženje informacija na mikrofilmu je pouzdanije (vijek trajanja mikrofilma je i

do 500 godina);

- Informacije prebačene na mikrofilm zauzimaju mnogo manje prostora pri odlaganju i

čuvanju;

- Mikrofilm je znatno jefitiniji od drugih nosilaca informacija;

- Korištenjem mikrofilma postiže se značajna ušteda u materijalu, vremenu i

transportu.4

3 http://www.dass.rs/Usluge/Digitalizacija mikrofilmova.html4 http://www.earhiva.com/usluge/mfilm.php

6

5. Digitalizacija i mikrofilmovanje kao sistem zaštite arhivske građe (hibridno

arhiviranje)

O potrebi digitalizacije i mikrofilmovanja (hibridno arhiviranje) arhivske građe možemo

govoriti sa dva različita aspekta. Jednog vezanog za razvoj novih tehnologija i nastanka

velikog broja informacija na novim nosiocima informacija, odnosno izvorno digitalizirana

arhivska građa i druga arhivska građa koja se nalazi na papiru i koja se projektom namjerava

digitalizirati i mikrofilmovati. Izvorno digitaliziranu i projektom digitalizovanu građu

neophodno je zadržati u jednu jedinstvenu cjelinu. Osnovna jedinica digitalnog arhivskog

gradiva je zapis (record) i sume digitalnih zapisa koje predstavlja jednu digitalnu cjelinu u

digitalnom obliku: arhivski fond, arhivska zbirka i arhivska serija.

Prve projekte mikrofilmovanja i digitaliziranja imale su komercijane i bankarske ustanove,

prije svega zbog bolje učinkovitosti u poslovanju. Prvi projekti digitalizacije isključivo su se

odnosili na naknadno digitalizaciju komercijalne građe, bez mogućnosti njenog funkcionalnog

spajanja sa digitalnom građom. I tako provođen proces digitalizacije imao je značajnih

pozitivnosti poput sledećih: digitalizirana arhivska građa nudi mogućnost za unapređenje

rukovođenja arhivima, posebno u smislu boljeg, lakšeg i jednostavnijeg korištenja arhivkse

građe i lakšeg pristupa arhivskim informacijama. Osim toga digitalizacijom i

mikrofilmovanjem postižu se sledeći efekti:

-sigurno čuvanje arhivske građe od propadanja;

-brzo pronalaženje željene informacije;

-razmjenu velikog obima arhivks građe posredstvom mikrofilmskih i digitalnih informacija;

-ušteda arhivskog prostora i do 90%;

-smanjenje troškova distribucije arhivskih informacija;

- ušteda arhivske opreme;

- ušteda u vremenu pronalaženja arhivskih informacija;

- povećnje autentičnosti arhivskih informacija;

- veća sigurnost, čuvanje, odlaganje u vatrostalne ormare;

7

No, pored prednosti proces digitalizacije ima i svojih nedostatka. Osnovni problem

digitalizirane arhivske informacije vezan je za smanjenje očuvanosti njegove izvornosti, te

neophodnost konstantnog praćenja razvoja informacijskih tehnologija.

Sam proces digitalizacije se sastoji iz više faza:

-Odabir dokumenata za proces digitalizacije;

-unos dokumenata;

-obrada;

- zaštita pohrane i prenosa;

- zatim, pregled i korištenje.

Kod procesa digitalizacije kao što sam već navela važno je odlučiti koju građu treba

digitalizirati. Sam odabir zavisi od programa i ciljeva koji se žele postići dogitalizacijom

arhivske građe. Fiziče karakteristike i osjetljivost arhivske građe uslovljava i odabir opreme

za digitalizaciju. Tekst se može pretvarati u digitalni oblik prijepisom ili skeniranjem. U

procesu digitalizacije preporučuje se izrada dvije verzije svake digitalne slike. Važno pitanje u

procesu digitalizacije odnosi se na to kako saznati da je određeni digitalni zapis autentičan. Da

bi se to saznalo neophodno je ugraditi zaštitne oznake na digitalnom snimku.

Kod odabira programa za obradu digitalizirane građe, potrebno je da format podržava format

zapisa, jer svaki format ne podržava one opcije koje su neophodne pri pohrani digitalizirane

građe. Iz tih razloga, u datoteci digitalizirane slike, pored zapisa, trebaju biti i zapisane

kontrolne informacije.

Pohranjivanje i osiguravanje dostupnosti digitalnoj arhivskoj građi predstavlja dodatni

problem. Kako se digitalnoj arhivskoj građi pristupa preko mreže, neophodno je razviti

adekvatne sisteme poput on-line, near-line i dr. Digitalizovanu arhivsku građu moguće je

koristiti i iščitavati putem hard diskova, te kombinacijom hard diskova, dvd-ova,CD-ROM-

ova i magnetnih vrpci.5 Usljed dinamičnosti u oblasti razvoja informacijskih tehnologija

dolazi do zastarijevanja prethodnih oblika što zahtijeva posjedovanje sistema i tehnike za

uspješnu migraciju podataka na nove medije. Troškovi migracije su značajni, a proces

5 I.Sabotic-S.Isic, Suvremeno društvo i arhivi, te hibridno arhiviranje:prednost, značaj i zaštita,ATLANTI 21-2011, str.406.

8

dugotrajan. Iz tih razloga u praksi u modernoj arhivistici kao najprihvatljivije rješenje uzima

se pohranjivanje digitalizovane građe na mikrofilm, što predstavlja tzv. “hibridno arhiviranje

“. Digitalizacija i mikrofilmovanje (hibridno arhiviranje) su našli svoje mjesto u oblasti

arhivske djelatnosti, te i pored nedostatka ovaj proces zaštite i upravljanja arhivskim

informacijama postao je prihvatljiv za arhivsku struku.

Drugo poglavlje odnosi se na zaštitu, upravljanje i korištenje izvorno nestalih arhivskih

informacija. Današnji projekti digitalizacije idu u pravcu integrisanja postojećeg i

nadolazećeg digitalnog gradiva u jedinstven arhiv, koji će korisnicima omogućiti ravnomjernu

upotrebu cijelog fonda. Na taj način kao važnu činjenicu u sistemu korištenja arhivske građe

imat cemo digitalni arhiv koji osigurava arhivski kontekst gradiva i očuvanju njegove

vrijednosti za korisnike. Današnji arhivski informacijski sistemi objedinjuju različite baze

podataka, rade na različitim platformama i koriste različite operativne sisteme. Sistemi su

najčešće prilagođeni različitim ISO i drugim standardima, poput OAIS referentnog modela i

Moreq modela.6

6 I.Sabotic-S.Isic, Suvremeno društvo i arhivi, te hibridno arhiviranje:prednost, značaj i zaštita,ATLANTI 21-2011, str.406.

9

6. Zaključak:

Ono što ja mogu zaključiti iz svega što sam pročitala istraživajući temu „Značaj hibridnog

arhiviranja za arhive“ jeste da je ovaj prces veoma važan za arhivsku djelatnost. Prije svega

velikim dijelom zbog očuvanosti arhivske građe, jer se arhivska građa koja se prebaci na

mikrofilm može duže trajati, a prebacivanjem u digitalnu formu omogućava se velika ušteda

prostora, zatim, lakše je potraživanje, čitljivost i td.

Velika mana i jednog i drugog procesa jeste što i na procesu digitalizacije i na procesu

mikrofilmovanja treba da radi veći broj ljudi, tj. potreban je dobro usklađen timski rad.

Hibridno arhiviranje je kao što sam već rekla spojeni proces digitalizacije i mikrofilmovanja.

Uprocesu hibridnog arhiviranja nastoji se zaštiti građa kroz mikrofilm i omogućiti

jednostavniji pristup kroz digitalizaciju. Hibridno arhiviranje koristi ono najbolje iz jednog i

iz drugog procesa i to je ono što je najvažnije u ovom procesu.

10

Literatura:

- Šabotić Izet- Selma Isić Suvremeno društvo i arhivi, te hibridno arhiviranje:prednost, značaj

i zaštita ATLANTI 21-2011;

-Kožar Azem Arhivistika u teoriji i praksi Knjiga prva Tuzla 1995.;

- http://www.earhiva.com/usluge/mfilm.php ;

- http://www.dass.rs/ Usluge/Digitalizacija mikrofilmova.html

11