Załącznik do Zarządzenia nr 7/2017

Dyrektora Wrocławskiego Centrum

Rozwoju Społecznego

Procedura przyznawania

dodatkowych środków finansowych

na realizację zadań społecznych przez

Osiedla Wrocławia

OPRACOWAŁ: Bartłomiej Włosik

Wrocław, 19 lipca 2017

2

SPIS TREŚCI

1. Zasady składania ofert...........................................................................3

1.1. Założenia......................................................................................3

1.2. Odpowiedzialność cywilno-prawna organów Osiedla.............................3

1.3. Opis................................................................................................4

1.3.1. Wnioskowanie...........................................................................4

1.3.2. Analizowanie.............................................................................4

1.3.3. Uruchamianie............................................................................5

1.3.4. Wydatkowanie...........................................................................5

1.3.5. Sprawozdanie............................................................................5

2. Kryteria weryfikacji formalnej ofert........................................................6

3. Kryteria weryfikacji merytorycznej ofert.................................................7

3.1. Kryteria oceny merytorycznej.........................................................7

3.2. Zasady sporządzania opisu zadania....................................................7

4. Koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne................................................8

4.1. Koszty kwalifikowalne.....................................................................8

4.2. Koszty niekwalifikowalne.................................................................9

5. Zasady rozliczenia zadania......................................................................9

6. Terminarz...............................................................................................10

7. Źródła informacji o zasadach składania ofert i rozliczania zadań……………...10

8. Załącznik 1 – Oferta realizacji zadania społecznego.....................................11

9. Załącznik 2 – Aktualizacja oferty realizacji zadania społecznego………………….……16

10. Załącznik 3 – Sprawozdanie z realizacji zadania społecznego………………………...…21

11. Załącznik 4 - Karta oceny oferty…………………………………………………………………….……25

3

ZASADY SKŁADANIA OFERT

1.1. ZAŁOŻENIA

Samorządowe jednostki pomocnicze Miasta – Osiedla mogą ubiegać się

o przyznanie dodatkowych środków na realizację zadań społecznych z zakresu zadań

własnych Miasta. Zadania te nie mogą wykraczać poza statutowo udzielone Osiedlom

umocowania i powierzone kompetencje.

Przepisy warunkujące wydatkowanie i rozliczenie środków finansowych są analogiczne jak

przy środkach podstawowych – głównie: ustawa o finansach publicznych, ustawa o

rachunkowości, ustawa Prawo zamówień publicznych, statut Miasta, statut Osiedla,

przepisy wewnętrzne Miasta.

Samorząd Osiedla przy wydatkowaniu środków jest związany warunkami przyjętej do

realizacji oferty lub aktualizacji oferty. Po wykonaniu zadania, oceny oraz akceptacji

sprawozdania dokonuje merytoryczny pracownik, natomiast o bieżącą poprawność

księgową i rachunkową dbają pracownicy obsługujący Osiedla. W przypadku realizacji

zadania rażąco niezgodnego z założeniami zaakceptowanej oferty/aktualizacji oferty,

Osiedlu nie zostaną przyznane lub przekazane dodatkowe środki finansowe na kolejny

rok budżetowy.

Pozyskanie dodatkowych środków odbywa się w drodze złożenia do WCRS

Oferty realizacji zadania społecznego, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej

procedury. Oferta podlega procedurze konkursowej określonej w niniejszym dokumencie.

Pośród wszystkich złożonych przez Osiedla ofert rozdysponowywane będą w ramach

posiadanej puli środki finansowe. W ciągu 30 dni po wykonaniu zadania Osiedle składa

do WCRS Sprawozdanie z wykonania zadania społecznego - załącznik nr 3 do

niniejszej procedury.

1.2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNO-PRAWNA ORGANÓW OSIEDLA

Podmiotem inicjującym ubieganie się o dodatkowe środki na zadania społeczne

jest Rada Osiedla, która podejmuje uchwałę w sprawie wystąpienia o dodatkowe środki.

Zarząd Osiedla wykonując uchwałę Rady kontynuuje czynności związane z dalszą

procedurą ubiegania się o środki finansowe. Tym samym Zarząd Osiedla na czele z

Przewodniczącym Zarządu ponosi odpowiedzialność cywilno-prawną za decyzje

podejmowane w sprawie gospodarnego, celowego i legalnego, a także zgodnego z

przedstawioną ofertą wydatkowania środków finansowych przyznanych na działania

społeczne.

W przypadku powołania koordynatora zadania, w dalszym ciągu odpowiedzialność

za rozliczenie wydatkowanych środków ponosi Zarząd Osiedla.

Podpisy uwierzytelniające ofertę i wszelkie dokumenty z nią związane składają

jedynie: Przewodniczący Rady Osiedla oraz Przewodniczący Zarządu Osiedla.

4

1.3. OPIS

1.3.1. WNIOSKOWANIE

a) W ciągu roku budżetowego Wrocławskie Centrum Rozwoju

Społecznego (dalej WCRS) będzie udzielało Osiedlom porad i wskazówek

dotyczących sposobu przygotowania i realizacji zadań społecznych oraz

udzielał wsparcia przy wypełnianiu Oferty, a następnie prawidłowym

rozliczeniu i sprawozdaniu z wykonanego zadania. Konsultacje mogą mieć

charakter indywidualnych spotkań, warsztatów tematycznych oraz rozmów

telefonicznych pod numerem tel. 71/77 24 942.

b) Do 31 sierpnia WCRS na stronie internetowej

www.wcrs.wroclaw.pl/dzialania/osiedla-wroclawia umieści Informację o

zasadach składania ofert na kolejny rok budżetowy.

c) W dniach 1-31 października każdego roku budżetowego Osiedla

ubiegające się o dofinansowanie będą zobowiązane do złożenia do WCRS

Oferty na kolejny rok budżetowy. Oferta (uwzględniająca podział na paragrafy

klasyfikacji budżetowej) stanowić będzie załącznik do uchwały Rady Osiedla w

sprawie podjęcia realizacji zadania, wystąpienia o dofinansowanie oraz

zabezpieczenia wkładu własnego. Oferty zawierające błędy i braki, a także

oferty złożone po terminie lub bez uchwały nie będą podlegały

procedurze konkursowej.

d) Do 31 stycznia każdego roku budżetowego Osiedla mogą składać do

WCRS oferty na organizację „Wigilii dla osób samotnych” oraz „Paczek

Świątecznych” na dany rok budżetowy. WCRS zastrzega sobie prawo do

dokonania oceny ww. ofert w I kwartale roku budżetowego oraz przyznania

dofinansowania w zależności od posiadanych środków finansowych. Oferty

zawierające błędy i braki, a także oferty złożone po terminie lub bez

uchwały nie będą podlegały procedurze konkursowej.

e) Dodatkowo w ciągu roku budżetowego Osiedla mogą składać do WCRS

maksymalnie 3 oferty na dany rok budżetowy na zadania nieuwzględnione w

Informacji o zasadach składania ofert. Oferty te będą rozpatrywane w

zależności od posiadanych środków finansowych, pozostałych po przyznaniu

dofinansowania na zadania priorytetowe. Oferty zawierające błędy i braki,

a także oferty złożone nie w terminie lub bez uchwały nie będą

podlegały procedurze konkursowej.

1.3.2. ANALIZOWANIE

a) Analiza złożonych ofert zostanie dokonana w terminie do dnia 30

listopada każdego roku budżetowego. Będące w dyspozycji WCRS środki

dedykowane na wsparcie zadań społecznych realizowanych przez Osiedla

zostaną podzielone w zależności od ilości zadań priorytetowych i ilości

złożonych ofert, z uwzględnieniem potrzeb poszczególnych wspólnot

osiedlowych oraz założeń strategii rozwoju Miasta Wrocławia.

b) Do 10 grudnia WCRS ogłosi wstępną propozycję podziału środków

finansowych (z zastrzeżeniem pkt. 1.3.1. d) i e).

c) W przypadku przyznania kwoty niższej od wnioskowanej przez Osiedle, jest

ono zobowiązane do złożenia aktualizacji Oferty – z uwzględnieniem

wysokości przyznanego dofinansowania wraz ze stosowną uchwałą.

d) Dnia 31 stycznia roku budżetowego, w którym realizowane jest zadanie

upływa termin złożenia do WCRS aktualizacji.

e) Dnia 31 marca roku budżetowego, w którym realizowane jest zadanie

upływa termin złożenia do WCRS aktualizacji dla zadań określonych w pkt.

1.3.1.d.

Brak dostarczenia aktualizacji Oferty w wyznaczonym terminie będzie

uznany za odstąpienie od realizacji zadania.

W przypadku podjęcia przez Osiedle decyzji o odstąpieniu od realizacji zadania np.

z uwagi na niewystarczające środki finansowe Zarząd Osiedla przedkłada w

formie pisemnej stosowną informację do WCRS.

5

1.3.3. URUCHAMIANIE

a. Warunkiem uruchomienia środków finansowych jest złożenie w terminie

sprawozdań z zadań realizowanych w poprzednim roku budżetowym oraz ich

akceptacja w WCRS.

b. W przypadku Osiedli, które nie złożyły w terminie sprawozdań

z wykonania zadań publicznych, nie zostaną uruchomione środki finansowe

oraz zostanie anulowana propozycja przyznanych środków.

1.3.4. WYDATKOWANIE

a. Wydatkowanie środków odbywa się na zasadach ogólnych i

prowadzone jest przez WCRS. Dokumentem opisującym sposób

wydatkowania środków są: Zasady Obsługi Finansowej i Prawnej Organów

Osiedli.

b. Przy wydatkowaniu środków pochodzących z dofinansowania zadań

społecznych Osiedle jest związane warunkami Oferty realizacji zadania

społecznego, na które zostało udzielone dofinansowanie.

c. W przypadku zaistnienia przesłanek warunkujących konieczność

dokonania zmian merytorycznych i/lub finansowych w realizowanym zadaniu

(przed ich dokonaniem) niezbędne jest uzyskanie zgody WCRS. Aby ją

otrzymać należy złożyć do WCRS aktualizację oferty realizacji zadania

społecznego. Dopuszcza się przekazanie dokumentów do WCRS w formie

skanów wraz z wymaganymi podpisami formą mail`ową. Ostateczny termin

składania w/w dokumentów upływa z dniem 5 grudnia.

d. Wraz z aktualizacją należy złożyć pisemne uzasadnienie konieczności

wprowadzenia zmian.

e. Aktualizacja składa się z pisma zawierającego uzasadnienie wprowadzenia

zmian, uchwały Rady Osiedla o wystąpieniu w sprawie dokonania zmian wraz

z załącznikiem stanowiącym zaktualizowaną Ofertę wykonania zadania

społecznego.

f. W przypadku aktualizacji oferty w zakresie finansowym po otrzymaniu

akceptacji ze strony WCRS, wystąpi on do Wydziału Budżetu o dokonanie

przesunięcia w ramach klasyfikacji budżetowej – zgodnie z przyjętą

aktualizacją.

g. Wydatkowanie środków jest możliwe dopiero po podjęciu przez Wydział

Budżetu decyzji o przesunięciu środków finansowych.

1.3.5. SPRAWOZDANIE

a. Warunkiem rozliczenia realizacji zadania społecznego jest złożenie

pisemnego Sprawozdania z jego wykonania.

b. W terminie do 30 dni po zakończeniu realizacji zadania społecznego Osiedle

przyjmuje w drodze uchwały Rady Osiedla Sprawozdanie z wykonania

zadania społecznego.

c. Uchwałę wraz ze Sprawozdaniem należy złożyć do WCRS.

d. WCRS dokonuje analizy wykonania zadania pod kątem zgodności zadania ze

złożoną Ofertą w terminie 30 dni od otrzymania Sprawozdania. W ramach

prowadzonej analizy WCRS może wnosić do Osiedla o uzupełnienie

Sprawozdania, korektę lub dostarczenie dodatkowej dokumentacji

potwierdzającej stan opisany w Sprawozdaniu. Zarząd Osiedla jest

zobowiązany do dostarczenia wymaganych dokumentów bezzwłocznie, nie

później niż w ciągu 14 dni od otrzymania pisma o uzupełnienie dokumentacji.

e. Niezłożenie Sprawozdania z wykonania zadania w wyznaczonym terminie lub

brak jego akceptacji przez WCRS uniemożliwia uruchomienie środków oraz

powoduje anulowanie propozycji przyznanego dofinansowania.

f. Realizacja zadania może zostać zweryfikowana w trakcie jego trwania poprzez

wizytację merytoryczną pracownika upoważnionego pisemnie przez Dyrektora

WCRS. Arkusz wizytacji merytorycznej zatwierdza Dyrektor WCRS. W związku

z powyższym nakłada się na realizatora zadania społecznego obowiązek

6

informowania WCRS o dokładnym terminie realizacji zadania lub o

harmonogramie zadania jeżeli jest to zadanie cykliczne (chór osiedlowy, klub

seniora). Informację o terminie realizacji zadania należy składać do WCRS w

formie papierowej lub pocztą elektroniczną na adres

bartlomiej.wlosik@.wcrs.wroclaw.pl.

Wykaz dokumentów

Rodzaj dokumentu

Wymagane akty prawne i formularze Ilość egzemplarzy

Miejsce złożenia

Oferta (zał. nr 1)

Uchwała Rady Osiedla w sprawie podjęcia realizacji zadania, wystąpienia o dofinansowanie oraz zabezpieczenia wkładu własnego Wypełniony druk Oferty stanowiący załącznik do uchwały uwzględniający podziały na paragrafy klasyfikacji budżetowej.

1

1

WCRS

Aktualizacja (zał. nr 2)

Wniosek o dokonanie aktualizacji wraz z uzasadnieniem Uchwała Rady Osiedla o wystąpieniu w sprawie dokonania aktualizacji Wypełniony druk Aktualizacji Oferty wykonania zadania społecznego stanowiący załącznik do uchwały uwzględniający podziały na paragrafy klasyfikacji budżetowej.

1 1

1

Sprawozdanie (zał. nr 3)

Uchwała Rady Osiedla o przyjęciu sprawozdania Wypełniony druk Sprawozdania z wykonania zadania społecznego stanowiący załącznik do uchwały uwzględniający podziały na paragrafy klasyfikacji budżetowej

1 1

2. KRYTERIA WERYFIKACJI FORMALNEJ OFERT

Obowiązek spełnienia kryteriów formalnych dotyczy wszystkich ofert, biorących udział

w ocenie merytorycznej.

Do kryteriów weryfikacji formalnej należy:

1) Złożenie uchwały Rady Osiedla w sprawie podjęcia realizacji zadania lub jego

aktualizacji, wystąpienia o dofinansowanie oraz zabezpieczenia wkładu własnego,

podpisanej przez Przewodniczącego Rady Osiedla.

2)Złożenie Oferty i Aktualizacji Oferty (jeśli wymagana) realizacji zadania

społecznego w jednym egzemplarzu na obowiązującym wzorze zamieszczonym na

stronie www.wcrs.wroclaw.pl .

3)Złożenie pieczęci nagłówkowej Zarządu Osiedla we wszystkich wymaganych

miejscach Oferty.

4)Złożenie w wymaganych miejscach podpisów Przewodniczącego Rady Osiedla i

Przewodniczącego Zarządu Osiedla.

5)Wypełnione właściwe miejsca i rubryki w Ofercie.

6)Złożenie w terminie sprawozdań z zadań realizowanych w poprzednim roku

budżetowym.

7

3. KRYTERIA WERYFIKACJI MERYTORYCZNEJ OFERT

Ocena merytoryczna – maksymalna liczba punktów przyznawanych przez komisję wynosi

100. Oceny merytorycznej dokonuje Komisja, powołana odrębnym zarządzeniem

Dyrektora WCRS, składająca się z co najmniej 3 osób. Decyzja WCRS zostaje przekazana

do wiadomości Przewodniczącego Komisji ds. Osiedli Rady Miejskiej Wrocławia.

Ewentualne zmiany do propozycji podziału środków podlegają wspólnym konsultacjom.

3.1. KRYTERIA OCENY MERYTORYCZNEJ

Do podstawowych kryteriów weryfikacji merytorycznej należy:

1) celowość realizacji zadania/imprezy/akcji, w oparciu o zasoby, potrzeby i charakter

społeczności lokalnej, w tym przede wszystkim zakres merytoryczny zadania

(patrz pkt. 3.2.),

2) wpływ zadania na budowanie tożsamości lokalnej w roku realizacji zadania i na lata

następne,

3) udział partnerów w realizacji zadania, m.in. z terenu osiedla,

4) racjonalność kalkulacji kosztów w relacji do zakresu rzeczowego zadania,

5) deklarowany wkład finansowy oraz deklarowany wkład rzeczowy i osobowy Osiedla.

Ponadto przy ocenie ofert uwzględniona zostanie analiza i ocena realizacji

zadań społecznych realizowanych w latach poprzednich, biorąc pod uwagę

rzetelność, terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanego dofinansowania.

3.2. ZASADY SPORZĄDZANIA OPISU ZADANIA

3.2.1. Osiedle zobowiązane jest do podania w opisie zadania informacji

umożliwiających ocenę merytoryczną, a więc parametry ilościowe,

harmonogram, zakres godzinowy, zakres zajęć, rodzaj zajęć itp.

Podane wartości liczbowe powinny być opracowane w oparciu o analizę

potrzeb środowiska lokalnego. Powinny odzwierciedlać realne możliwości

osiągnięcia celu oraz uzasadniać pozycje podane w kosztorysie.

3.2.2. Wymagane informacje, które należy umieścić w pkt. I (Opis zadania)

Oferty i Aktualizacji (patrz. Załącznik nr 1, 2 do Procedury) wg. Podziału na

poniższe zadania:

1. Klub Seniora

harmonogram tygodniowy zajęć z uwzględnieniem wykazu dni,

godzin, rodzaju zajęć tj.: warsztaty, szkolenia, wykłady, zajęcia

cykliczne,

harmonogram miesięczny działań takich jak: imprezy, wycieczki i

wyjścia (ile wycieczek i wyjść jest planowanych).

2. Chór Osiedlowy

harmonogram tygodniowy prób z uwzględnieniem wykazu dni,

godzin,

harmonogram miesięczny działań takich jak: występy, koncerty,

turnieje.

3. Festyn Osiedlowy, Rocznica, Uroczystość, Impreza Społeczna

plan imprezy uwzględniający: datę imprezy, zakres godzinowy

oraz rodzaj proponowanych działań – konkursy, turnieje, występy,

warsztaty, prezentacje, wystawy, porady, pokazy, działania służb

publicznych jak straż pożarna, policja itp.,

ZAIKS, ubezpieczenie OC, zaplecze sanitarne.

4. Serwis Internetowy

8

zasady administrowania stroną internetową,

dane techniczne (jeżeli w kosztorysie podany jest zakup serwera lub

wynajem domeny).

nie przewiduje się wynagrodzenia za pisanie artykułów.

UWAGA: Umieszczanie treści reklamowych na łamach Serwisu Internetowego nie jest

dopuszczalne. Rada Osiedla winna zapewniać neutralność światopoglądową i polityczną

publikowanych treści. Na Zarządzie Osiedla (jako realizującym zadanie) spoczywa

również obowiązek dbałości o ochronę danych osobowych zgodnie z obowiązującymi

przepisami prawnymi oraz praw autorskich, wynikających z przepisów Ustawy o prawie

autorskim

i prawach pokrewnych.

3.2.3. Wszystkie informacje zawarte w pkt. 3.2.2.1-3 należy aktualizować

pod względem zmiany godzin, dni oraz planowanych działań. Informacje o

zmianach należy przekazywać do WCRS pocztą elektroniczną lub tradycyjną.

4. KOSZTY KWALIFIKOWALNE I NIEKWALIFIKOWALNE

4.1 KOSZTY KWALIFIKOWALNE

Wydatki będą kwalifikowalne, jeżeli:

- są niezbędne dla realizacji projektu,

- są przyjęte przez WCRS w Ofercie lub Aktualizacji,

- są celowe i efektywne,

- znajdują potwierdzenie w opisie, harmonogramach i planach,

- są zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Z dofinansowania pokrywane będą jedynie niezbędne koszty związane

z realizacją zadania, w tym w szczególności:

1. Wynagrodzenia koordynatora oraz pracowników merytorycznych z przewidzianymi

prawem narzutami, płatne w celu realizacji zadania.

UWAGA: wynagrodzenia nie mogą być przewidziane dla członków Zarządu i dla radnych

pobierających diety.

W kosztorysie Oferty należy szczegółowo podać kalkulację wynagrodzeń poszczególnych

osób realizujących zadanie (np. stawka godzinowa adekwatna do wykształcenia i stażu

pracy x liczba godzin lekcyjnych/zegarowych w miesiącu) z zaznaczeniem, czy jest to

wynagrodzenie osoby zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie.

Praca wykonywana przez osoby, do których odnosi się wynagrodzenie, powinna być bezpośrednio związana z realizacją zadania.

Wynagrodzenia nie mogą zwiększyć się w czasie realizacji zadania.

2. Koszty rzeczowe związane z przygotowaniem i realizacją zadania, w tym:

1) koszty wynikające ze specyfiki realizowanego przedsięwzięcia, w tym m.in. koszty

zakupu materiałów warsztatowych, materiałów do zajęć,

2) zakup drobnego sprzętu sportowego,

3) zakup nagród rzeczowych,

4) zakup artykułów spożywczych,

5) zakup i uzupełnienie drobnego wyposażenia do pomieszczeń – tylko

w uzasadnionych przypadkach, opisanych w Ofercie, max do 10% dofinansowania.

3. Koszty zakupu usług, w tym:

1) transportu, zakwaterowania, żywieniowych, kulturalnych (np. muzealnych,

teatralnych), ubezpieczenia uczestników i realizatorów w zakresie niezbędnym do

bezpiecznej realizacji zadania, obsługi medycznej, wynajmu sal, opracowania i druku

materiałów szkoleniowych i inne,

2) szkoleń i warsztatów.

9

4. Koszty promocji zadania, w tym m.in. druk plakatów.

5. Koszty administracyjne tylko w części dotyczącej realizowanego zadania, każdy

element obliczony proporcjonalnie do tej części – max do 10% dofinansowania, w tym

m.in. koszty:

1) telekomunikacji,

2) usług ksero i poligraficznych,

3) materiałów biurowych.

6. Inne, niezbędne do realizacji zadania wraz z uzasadnieniem.

4.2 KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE

Do wydatków, które nie mogą być finansowane, należą wydatki nie odnoszące się

jednoznacznie do zadania, w tym m.in.:

1) zakup gruntów, budowa bądź zakup budynków lub lokali,

2) zakup środków trwałych,

3) zakupy i wydatki inwestycyjne, remonty i adaptacje pomieszczeń,

4) wkład kadrowy w postaci pracy wolontariuszy,

5) wkład rzeczowy w postaci wyceny, amortyzacji,

6) podatek od towarów i usług (VAT) w wysokości której podatnikowi przysługuje prawo

do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego oraz inne podatki z

wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych (PDOF),

7) koszty dokumentowane paragonami, pokwitowaniami, dowodami sprzedaży

wewnętrznej, wewnętrznymi notami obciążeniowymi itp.,

8) wynagrodzenia nie mogą być przewidziane dla członków Zarządu i dla radnych

pobierających diety.

UWAGA! Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tego samego zadania z

budżetu innych jednostek merytorycznych Gminy.

5. ZASADY ROZLICZENIA ZADANIA

Osiedle jest zobowiązane do wykorzystania przekazanych środków finansowych

zgodnie z celem na jaki je uzyskało, ofertą lub aktualizacją.

Sprawozdanie należy sporządzić na formularzu dostępnym na stronie internetowej

www.wcrs.wroclaw.pl

Opis musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach, zgodnie z ich

układem zawartym w Ofercie lub aktualizacji. W opisie konieczne jest uwzględnienie

wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie

ewentualnych odstępstw w ich realizacji, zarówno jeśli idzie o ich zakres, jak i

harmonogram realizacji zadania.

W Sprawozdaniu należy wskazać wszystkie koszty, które zostały poniesione w

całości lub w części ze środków pochodzących z dofinansowania. Rozliczenie

zawiera: rodzaj kosztów, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części

została ona pokryta z dofinansowania oraz z finansowych środków własnych.

W celu czytelnej identyfikacji poniesionych wydatków, pozycje kosztorysu zamieszczone

w Ofercie lub aktualizacji powinny być odpowiednio odzwierciedlone w pozycjach

kosztorysu zawartych w Sprawozdaniu.

Wskazane jest dołączenie do sprawozdania dodatkowych materiałów

(w formie papierowej lub elektronicznej na płycie CD) dokumentujących działania

faktycznie podjęte przy realizacji zadania (np. publikacje wydane w ramach zadania,

zdjęcia, itp.).

10

6. TERMINARZ

1. Do 31 sierpnia - ogłoszenie przez WCRS Informacji o zasadach składania ofert

na kolejny rok budżetowy.

2. Od 1 do 31 października - przyjmowanie przez WCRS ofert na kolejny rok

budżetowy.

3. Do 30 listopada - zakończenie przez WCRS oceny ofert.

4. Do 10 grudnia - ogłoszenie przez WCRS wstępnej propozycji podziału środków

finansowych.

5. Do 31 stycznia roku realizacji zadania – przyjmowanie przez WCRS

aktualizacji po przyznaniu dofinansowania.

6. Do 30 dni od zakończenia realizacji zadania – przyjmowanie przez WCRS

sprawozdań.

7. Do 31 stycznia roku realizacji zadania - przyjmowanie przez WCRS ofert na

Wigilię dla mieszkańców Osiedla i Paczki świąteczne.

8. Do 31 marca roku realizacji zadania przyjmowanie przez WCRS aktualizacji

ofert na Wigilie i Paczki świąteczne.

9. Do 5 grudnia roku realizacji zadania – przyjmowanie przez WCRS Wniosków

o przesunięcia finansowe dotyczących zadań realizowanych w roku bieżącym.

7. ŹRÓDŁA INFORMACJI O ZASADACH SKŁADANIA OFERT I ROZLICZANIA

ZADAŃ

Wszelkie wzory formularzy oraz informacje dla Osiedli Wrocławia, dotyczące m.in. zasad

składania ofert, wysokości przyznanych środków oraz rozliczania zadań społecznych

dostępne są na stronie internetowej WCRS

www.wcrs.wroclaw.pl/dzialania/osiedla-wroclawia

11

ZAŁĄCZNIK NR 1

..................................................... ..........................................

(pieczęć nagłówkowa Zarządu Osiedla) (data wpływu do WCRS)

OFERTA REALIZACJI ZADANIA SPOŁECZNEGO

W ROKU BUDŻETOWYM ………….

Dane Osiedla ubiegającego się o dodatkowe środki finansowe na zadania

społeczne na podstawie Statutu Wrocławia (Cz. V, Rozdz. 1, § 60, Ust. 5, 7) oraz

Regulaminu organizacyjnego WCRS (Rozdz. I, § 5, pkt. 5):

1. Pełna nazwa Osiedla:

..................................................................................................................

..................................................................................................................

2. Dokładny adres:

..................................................................................................................

3. Imię i nazwisko koordynatora upoważnionego do reprezentowania podmiotu

w kontaktach zewnętrznych oraz upoważnionej do składania ewentualnych

wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty:

..............................................................................................................

Tel.:............................................Mail:…….............................................

I. Opis zadania

1. Nazwa zadania:

................................................................................................................

2. Opis planowanych działań

(z uwzględnieniem: celowości zadania, wpływu zadania na budowanie

tożsamości lokalnej)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

12

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Harmonogram działań (od przygotowań przez realizację po sprawozdanie)

Opis działania Data

rozpoczęcia

Data

zakończenia

13

4. Data realizacji zadania (proszę podać datę i godzinę rozpoczęcia zadania)

..................................................................................................................

5. Miejsce realizacji zadania

..................................................................................................................

6. Uzasadnienie potrzeby realizacji zadania na Osiedlu

..................................................................................................................

..................................................................................................................

Określenie grupy odbiorców, do których adresowane jest zadanie:

..................................................................................................................

Szacunkowa liczba odbiorców:

7. Posiadane zasoby, które zapewnią realizację zadania:

Lp. Wkład osobowy Funkcja oraz zakres obowiązków przy

realizacji zadania

1.

2.

3.

4.

5.

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

Lp. Wkład rzeczowy

1.

2.

3.

4.

5.

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

8. Partnerzy w realizacji zadania (ze szczególnym uwzględnieniem współpracy z organizacjami

pozarządowymi, lokalnymi instytucjami i przedsiębiorcami oraz organami administracji publicznej):

Lp. Nazwa partnera

(organizacja/instytucja/firma)

Zakres odpowiedzialności

/ przedmiot współpracy

1.

2.

3.

4.

5.

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

........................................................

14

II. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania

Całkowity koszt (w zł):.......................................................................................

w tym:

- wnioskowana wielkość dofinansowania (w zł).......................................................

- deklarowany udział środków Osiedla* (w zł)........................................................

- wielkość środków pozyskanych z innych źródeł (w zł) ...........................................

Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów zadania

Lp.

Rodzaj kosztów

(koszty merytoryczne i administracyjne

związane z realizacją

zadania, z

uwzględnieniem kosztów

brutto oraz wymaganych

składek ZUS i Fundusz

Pracy ponoszonych

w związku z

wynagrodzeniami dla osób zatrudnianych do

realizacji projektu)

Ilo

ść je

dn

oste

k

Ko

szt je

dn

ostk

ow

y

Ro

dzaj m

iary

Koszt

całkowity (w zł)

Z tego z

finansowych środków

własnych oraz

środków

pozyskanych z

innych źródeł

(w zł)

Z tego z

wnioskowanego dofinansowania

(w zł)

Paragraf

według klasyfikacji

budżetowej

O

G

Ó

Ł

E

M

*udział ze środków wyodrębnionych w budżecie Miasta do dyspozycji Osiedla w roku budżetowym, w którym będzie realizowane zadanie.

15

Kosztorys ze względu na źródło finansowania zadania

Źródło

Kwota (w zł)

Udział środków

w %

Wnioskowana kwota dofinansowania

Deklarowany udział środków Osiedla *

Deklarowany udział środków pozyskanych od Partnerów Biznesowych

OGÓŁEM:

100%

**udział ze środków wyodrębnionych w budżecie Miasta do dyspozycji Osiedla w roku budżetowym, w którym będzie realizowane zadanie.

III. Dodatkowe uwagi lub informacje mogące mieć znaczenie przy ocenie

oferty:

............................................................................................................................

............................................................................................................................

............................................................................................................................

IV. Decyzja w sprawie wystąpienia o dodatkowe środki na realizację niniejszego

zadania została podjęta:

Uchwałą Rady Osiedla nr ......................... z dnia .....................................

Uwaga! Do wniosku należy obligatoryjnie dołączyć uchwałę.

..................................... ............................ ................................. pieczęć nagłówkowa podpis i pieczęć podpis i pieczęć Zarządu Osiedla Przewodniczącego Rady Osiedla Przewodniczącego Zarządu Osiedla

Adnotacje urzędowe (uzasadnienie przyjęcia bądź odrzucenia oferty):

........................... ................................................ (miejscowość, data) (podpis pracownika przyjmującego ofertę)

16

17

18

19

KARTA OCENY OFERTY

Nazwa zadania: Komisja w składzie:

1.

2.

3.

Rada Osiedla:

Koordynator zadania:

Ocena Formalna

Oferty

Złożenie

Uchwały

Złożenie

Oferty /

Aktualizacji

Złożenie

pieczęci

nagłówkowej

Złożenie

wymaganych

podpisów

Wypełnione

wszystkie

pola

formularza

Złożenie w

terminie

sprawozdań

Ocena Merytoryczna Oferty

Maksymalna

Liczba

Punktów

Członek

Komisji

nr 1

Członek

Komisji

nr 2

Członek

Komisji

nr 3

1. Celowość realizacji zadania/imprezy/akcji,

w oparciu o zasoby, potrzeby i charakter

społeczności lokalnej;

20 pkt.

2. Wpływ zadania na budowanie tożsamości

lokalnej w roku realizacji zadania i na lata

następne;

20 pkt.

3. Udział partnerów społecznych z terenu osiedla

w realizacji zadania; (liczba partnerów i zakres

wsparcia)

20 pkt.

4. Udział partnerów biznesowych w realizacji

zadania (liczba partnerów i zakres wsparcia)

15 pkt.

5. Racjonalność kalkulacji kosztów w relacji do

zakresu rzeczowego zadania (dokładne wykonanie

preliminarza finansowego, poprawne wypełnienie

tabel, wpisanie paragrafów)

15 pkt.

6. Deklarowany wkład finansowy oraz rzeczowy i

osobowy Rady Osiedla (ilość i zakres wsparcia)

10 pkt.

Decyzja komisji opiniującej RAZEM

RAZEM ŚREDNIA PUNKTÓW

Kwota wnioskowana przez Radę Osiedla

Kwota proponowana przez Komisję

Podpisy członków komisji oceniającej