PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DINAS LINGKUNGAN HIDUP …

Hal : 1 / 2

Nomor SOP / SOP / 100.14

Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2017

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif 24 Agustus 2017

PEMERINTAH KOTA SAMARINDA

DINAS LINGKUNGAN HIDUP

KOTA SAMARINDA

Disahkan Oleh Kepala Dinas

NURRAHMANI,SIP,MM

NIP. 19690301 199003 2 003

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pelayanan Surat Masuk

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-

undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan

Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

3. Peraturan Daerah Kota Samarinda nomor 06 Tahun 2016 Tentang

pembentukan dan susunan Perangkat Daerah Kota Samarinda

4. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 034 Tahun 2016 tentang susunan

organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota Samarinda

5. Peraturan Walikota Samarinda No. 26 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata

Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda.

6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 17 Tahun 2011 tentang Tata Naskah

Dinas dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda

1. Memahami tentang proses Penanganan Surat Masuk

2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Surat Masuk

3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait

Penanganan Surat Masuk

KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN

1. Data-data pendukung

2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1. Keterlambatan Distribusi menyebabkan terlambatnya informasi

2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib yang mengakibatkan

informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu

1. Surat Masuk

2. Buku Agenda

3. Kartu Kendali

Hal : 2 / 2

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Kete

rangan JFU Kasub

bag

Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 JFU mengecek jenis surat masuk dari

instansi /masyarakat (Lengkap,

Tertutup, Rahasia)

Berkas Surat

masuk

10 menit Surat masuk

2 JFU Menentukan kode Klasifikasi,

Indeks dan memilah Surat

(Penting/Tidak Penting)

Berkas Surat

masuk

5 Menit Kode Klasifikasi , Jenis

Surat

3 JFU Memverifikasi surat dan mengisi

keterangan pada lembar disposisi

Berkas Surat

masuk,Lembar

disposisi

2 menit Penyaluran Surat

4 JFU Menyampaikan surat kepada

Sekretaris kemudian di paraf dan

diteruskan kepada Kepala Dinas

Berkas Surat

masuk,Lembar

disposisi

10 menit Lembar Disposisi dan

Tanda Terima dan paraf

Sekretaris

5 Kepala Dinas membuat disposisi

sesuai bidang yang di tunjukan dan

diberikan kembali kepada JFU

Berkas Surat

masuk,Lembar

disposisi

5 menit Disposisi Surat

6 JFU Menerima Surat yang telah di

disposisi dan memberikan kode unit

pengolah sesuai disposisi, nomor

urut, kartu kendali, mencatat dalam

lembar pengantar

Berkas Surat

masuk,Lembar

disposisi

5 menit Kode Pengarsipan Surat

7 Kasubbag memverifikasi berkas surat

masuk, jika tidak sesuai maka

dikemabalikan, jika sudah benar maka

dilanjutkan ke JFU

Berkas Surat

masuk,Lembar

disposisi

10 Menit Verifikasi Surat

8 JFU mengarsip dan menyampaikan

Surat sesuai dengan disposisi dan

Surat diterima unit pengolah

Surat masuk 10 Menit Arsip surat masuk

Ya

Tidak

Hal : 1 / 3



Tanggal Revisi




KOTA SAMARINDA


NURRAHMANI,SIP,MM

NIP. 19690301 199003 2 003

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan

Dinas (SPD)



organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota Samarinda.

2. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perubahan

kedua atas Peraturan walikota Samarinda Nomor 03 Tahun 2011 tentang

Pedoman pelaksanaan Perjalanan Dinas bagi Pejabat/Pegawai Negeri sipil dan

Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda.

3. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 31 Tahun 2013 tentang Perubahan

atas peraturan Menteri keuangan Nomor 37 Tahun 2012 tentang Standar

biaya Tahun anggaran 2013.

4. Peraturan Direktur Jendral Perbendaharaan Nomor 22 Tahun 2013 tentang

Ketentuan Lebih lanjut pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi

Pejabat Negara dan Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap.

5. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 39 Tahun 2013 tentang perjalanan

Dinas Dalam negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak

Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda.

6. Peraturan Walikota Samarinda No.08 Tahun 2014 tentang Perubahan atas

Peraturan Walikota Samarinda No.40 Thn 2013 Tentang Perjalanan Dinas Luar

negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap

1. Memahami tentang proses Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat

Perjalanan Dinas (SPD)

2. Memiliki kemampuan dalam Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat

Perjalanan Dinas (SPD)


Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD)


Hal : 2 / 3




1. Apabila tidak diterbitkan ST dan SPPD , Perjalanan dinas tidak dapat

Dilaksanakan

1. Telahan Staf

Hal : 3 / 3

No. Kegiatan


rangan

JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 JFU menerima disposisi/telahan staf

yang telah disetujui Kepala Dinas

tentang adanya pegawai yang akan

dinas keluar atau akan diperintahkan

tugas.

Surat dan lembar

disposisi/

Telahan Staf

5 Menit Perintah

Tugas

2 JFU membuat surat perintah tugas/

surat perjalanan dinas sesuai disposisi

dari kepala badan

Berkas/

SPT/SPD

10 Menit ST/SPD

3 Kasubbag memeriksa jika ada revisi

maka dikembalikan, jika benar surat

diparaf kemudian dilanjutkan ke

Sekretaris

Berkas SPT/SPD 20 Menit ST/SPD

4 Sekretaris memeriksa jika ada revisi

maka dikembalikan,jika benar surat di

paraf kemudian diteruskan ke Kepala

Badan

Berkas SPT/SPD 15 menit ST/SPD

5

Kepala Dinas memeriksa jika ada revisi

maka dikembalikan,jika benar surat di

tanda tangani kemudian dilanjutkan

JFU untuk diteruskan ke pegawa yang

bersangkutan

Berkas SPT/SPD 5 menit ST/SPD

6 JFU mengarsip berkas surat perjalanan

dinas dan memberikan ke pegawai

yang ditujukan

Surat Perjalan

dinas

10 menit Arsip

Surat

Perjalan

dinas

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Hal : 1 / 2



Tanggal Revisi




KOTA SAMARINDA


NURRAHMANI,SIP,MM

NIP. 19690301 199003 2 003

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pelayanan Penerbitan Surat Kenaikan Gaji Berkala



organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota Samarinda

2. Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai

Negeri sipil

1. Memahami tentang proses Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala

2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala


Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala





1. Tertundanya Penerbitan Kenaikan Gaji Berkala PNS mengakibatkan

tertundanya hak-hak Kenaikan Gaji Berkala PNS

1. Berkas Kenaikan gaji berkala

2. Penjagaaan KGB

Hal : 2 / 2

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Kete

rangan JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 JFU memeriksa buku penjagaan

pegawai diusulkan untuk Kenaikan

Gaji Berkala (KGB)

Buku

Penjagaan

5

menit

Pegawai yg

KGB

2 JFU Meneliti / mengecek berkas

usulan sesuai syarat-syarat

kenaikan gaji berkala

Berkas

kenaikan gaji

berkala

15 Menit Pegawai yg

KGB

3 JFU Membuat Surat Keputusan

Kenaikan Gaji Berkala dan

dilanjutkan ke kasubbag

Data pegawai

(PNS)

15 menit Rancangan

Keputusan KGB

4 Kasubbag memverifikasi berkas

Surat Usulan jika tidak sesuai

maka dikembalikan, jika sudah

benar maka dilanjutkan ke

Sekretaris

Data pegawai

(PNS)

10 menit Rancangan

Keputusan KGB

5 Sekretaris memverifikasi berkas

surat usulan jika tidak sesuai

maka dikembalikan, jika sudah

benar maka diparaf dan

diserahkan ke Kepala Badan

Data pegawai

(PNS)

10 menit Keputusan KGB

6 Kepala Dinas memverifikasi

berkas surat usulan jika tidak

sesuai maka dikembalikan, jika

sudah benar maka ditanda

tangani dan diserahkan ke JFU

Data pegawai

(PNS)

5 menit Keputusan KGB

7 JFU Mengirim Surat pengantar

kenaikan gaji berkala kepada BKD

untuk diproses.

Data pegawai

(PNS)

10 menit Tanda Terima

penerimaan

berkas

8 JFU mengarsip surat pengantar

dan mengrimkan berkas kenaikan

gaji berkala

Surat

Kenaikan gaji

berkala

5 menit Arsip KGB dan

Tanda Terima

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Hal : 1 / 3



Tanggal Revisi




KOTA SAMARINDA


NURRAHMANI,SIP,MM

NIP. 19690301 199003 2 003

BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pelayanan Usulan SK Kenaikan Pangkat PNS


1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian,

sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 43 Tahun 1999

2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri

Sipil, sebagaimana talah beberapa kali diubah terakhir dengan PP

Nomor 12 Tahun 2002

3. PP Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai, sebagaimana

telah beberapa kali diubah terakhir dengan PP Nomor 22 Tahun 2013

4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2002

tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang

Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil, sebagaimana telah beberapa

kali diubah terakhir dengan PP No 12 Tahun 2002

5. Peraturan Pemerintah No.12 Tahun 2002 tentang perubahan Peraturan

Pemerintah No.99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai

Negeri Sipil.

6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 034 Tahun 2016 tentang

susunan organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota

Samarinda

1. Memahami tentang proses Pembuatan Penanganan Usulan Kenaikan

Pangkat

2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat


Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat

Hal : 2 / 3





1. Tidak tertibnya administrasi Kepangkatan akan mengakibatkan

tertundanya hak pegawai

1. Surat Kenaikan Pangkat

Hal : 3 / 3

No Kegiatan


rangan

JFU Kasubbag Sekretaris Kepala

Dinas

Kelengkapan Waktu Output

1 JFU memeriksa penjagaaan pegawai akan

kenaikan pangkat

Buku

Penjagaan

Kenpa

5 Menit Pegawai

akan KENPA

2 JFU Membuat surat pemberitahuan mengenai

pegawai yang akan naik pangkat

Data pegawai

(PNS)

10 Menit Surat

3 Kasubbag memeriksa jika ada revisi maka

dikembalikan, jika benar surat diparaf kemudian

dilanjutkan ke kabag

Data pegawai

(PNS)

15 Menit Surat

4 Sekretaris memeriksa jika ada revisi maka

dikembalikan,jika benar surat di tandatangani

kemudian dilanjutkan ke kepala Badan

Data pegawai

(PNS)

15 menit Surat

5 Kepala Dinas memeriksa jika ada revisi maka

dikembalikan,jika benar surat di tandatangani

kemudian dilanjutkan JFU (SOP Surat Keluar)

Data pegawai

(PNS)

15 menit Surat

6 JFU menerima berkas kekurangan kenaikan

pangkat mengirim Surat Pemberitahuan kepada

pegawai yang akan naik pangkat pengantar

beserta Berkas kenaikan pangkat ke Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda

Surat dan

Kelengkapan

KENPA

10Menit Surat

Kenaikan

pangkat

7 JFU membuat dan mengirim Surat Pengantar

lengkap dengan berkas KENPA ke BKD dan

meminta tanda terima

Dokumen

Kenpa

10 Menit Tanda

terima

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Documents

PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DINAS LINGKUNGAN HIDUP …