Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
ORGANISASJON OG DIGITALISERING
Delprosjekt: Innbyggjartorg
1
Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn ............................................................................................................................................. 2
1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune ............................................................................................. 2
1.2 Visjon ............................................................................................................................................. 2
2. Mål ....................................................................................................................................................... 2
2.1 Intensjonsavtalen .......................................................................................................................... 2
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål .................................................................................................. 2
2.3 Prinsipp for tenesteyting ............................................................................................................... 3
2.4 Digitalisering .................................................................................................................................. 3
3. Prosjektorganisering ............................................................................................................................ 4
4. Prosjektbestilling ................................................................................................................................. 4
5. Organisering og ansvar ........................................................................................................................ 7
5.1 Prosjektmetodikk .......................................................................................................................... 7
5.2 Prosjektstyring ............................................................................................................................... 8
5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt ....................................................................................... 8
6. Framdrift og milepelsplan ................................................................................................................... 8
6.1 Projectplace ................................................................................................................................... 8
7. Rapportering, omfang og avgrensing .................................................................................................. 9
8. Rammevilkår og økonomi .................................................................................................................... 9
2
1. Bakgrunn
1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune
Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer
eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye
storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera
framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens
kommunar kvar for seg. Den nye kommunen
vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar.
1.2 Visjon
Øygarden - eit fyrtårn i vest.
Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre,
gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som
sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen.
2. Mål
2.1 Intensjonsavtalen
Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar,
med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram
viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane
skal vidareførast. Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er
tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er
stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva.
2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål
Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi
og marine næringar.
Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen
3
Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur
Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane
Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig
kommunesenter
Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er
grunnleggjande faktorar
Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal
framleis byggjast ut
2.3 Prinsipp for tenesteyting
Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr
at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta
tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg.
Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast.
Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller
kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje
betre tenester til innbyggjarane.
Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god
leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd.
Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon.
Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha
gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes
velferdsteknologi.
2.4 Digitalisering
Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter.
Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta
kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og
auka graden av digitalisering
Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i
samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre
må skaffast på nytt
4
Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og
samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale
fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv
oppgåveløysning.
3. Prosjektorganisering
4. Prosjektbestilling
Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot
morgondagens oppgåver og utfordringar.
I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste
praksis).
Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær
innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal
det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og
digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige
Prosjektrådmann
Prosjekt organisasjon og
digitalisering
Delprosjekt: Innbyggjartorg
Overordna styringsgruppe
5
element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Arbeidet med delprosjektet skal
gjennomførast med bred medverknad og involvering av tilsette.
Bestilling:
Kva behov skal dekkast innan delprosjekt innbyggjartorg
Døme på teneste /oppgåver (ikkje uttømmande):
Bibliotek
o Tradisjonelle bibliotektenester, men og utstillingar, arrangement,
studieplassar/lesesalar med meir
Møtearena for kontakt mellom innbyggjarar, politikarar og kommunal
tenesteutvikling / work-shop)
Innbyggartenester
o Informasjon, rettleiing og enkel saksbehandling for kommunale
tenester, t.d skjema for byggesaker, barnehageopptak, SFO,
tilskotsordningar osv (digitale og på papir)
o Digital rettleiing og opplæring (lågterskeltilbod)
Kontaktpunkt for næringslivet, må sjåast i samanheng med korleis
næringsarbeidet skal organiserast.
o Rettleiing til etablerarar – krav til at kvar kommune skal ha ei slik
teneste
o Næringsfagleg vurdering
Kafe og liten butikk for lokalt produserte produkt (bygdebøker, turkart
osv) ?
Utleige av møterom
Utlån og utleige av diverse
– hos alle – som lokalt møtearena (samarbeid med lokale aktørar)
Turistinformasjon
Sentralbordteneste
Må ha tett kobling mot NAV
Kartlegge forvaltningsoppgåve og vedtak
Ikkje uttømmande…..
6
Sikre samhandling med andre delprosjekt, til dømes:
• Samarbeid med andre prosjektgrupper som har typiske innbyggjarretta
tenester/oppgåver som kultur, plan- og utbygging, barnehagemynde,
frivillig arbeid, næring med meir.
M1.1 – Kartlegge dagens no situasjon:
Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane.
Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang.
Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må
inngå i dette prosjektet.
Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandle med tverrgåande prosjekt.
M1.2 – Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune
Ta omsyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjartal på 40 000.
Ta omsyn til nasjonale føringar
Ta omsyn til lokale forhold – utfordringar og kva som er mogeleg.
M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den
nye kommunen, for å sikra best mogelig
Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod
Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei
noverande kommunane skal vidareførast.
Referansegrupper – brukarperspektiv og høyringar
Effektivisering av arbeidsprosessar
Effektive teneste
Nærtenesteprinsippet og tilgjengelege teneste både lokalt og digitalt
7
Overordna styringsgruppa
•Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd
•Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om
Prosjektgruppe/ styringsgruppe
•Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa
•Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen
Delprosjekt
•Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta
•Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt
Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar
M1.3 – Prioriteringsplan
Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020.
Prosjektrapporten må innehalda ein kostnadskisse ved evt. Innkjøp.
5. Organisering og ansvar
Delprosjektleiar: Grete Bergsvik
Delprosjektdeltakar: Fjell kommune: Trude Bendiksen, Torill Martinson. Sund kommune: Bente
Fosse og Vivian Vedaa. Øygarden kommune: Kari Fauskanger og Ingunn Teigen
5.1 Prosjektmetodikk
«Prosjektveiviseren» er Difi’s anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter
i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med
etablering av den nye kommunen.
8
5.2 Prosjektstyring
5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt
Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir
framdrift og resultat i tråd med milepelsplan.
Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar
og delprosjektleiarar.
Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt.
6. Framdrift og milepelsplan M1.1 kartlegging av dagens no situasjon skal leverast til prosjektgruppa Organisasjon
og digitalisering innan 10.12.18
M1.2 Framtidig satsingsområde og organisering skal leverast til prosjektgruppa
Organisasjon og digitalisering innan 10.01.19
M1.3 – Prioriteringsplan situasjon skal leverast til prosjektgruppa Organisasjon og
digitalisering innan 18.01.19
Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i
milepelsplanen.
Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar
måndag.
6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir
tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast
ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. Se døme på milepælsplan:
Faser Aktiviter Milepeler frist
9
Konsept Skaffe oversyn over
innhald, organisering og
IKT verktøy i dei tre
kommunane.
M1.1 10.12.18
Konsept Foreslå satsingsområde,
mål og strategiar for Nye
Øygarden kommune
M1.2
Plan Tilrå tenesteomfang,
organisering, struktur,
kompetanse og
lokalisering i den nye
kommunen, for å sikra
best mogelig
M1.2 10.01.19
planlegging Prioritert tiltaksplan før
og etter 1.1.2020.
M1.3 18.01.19
7. Rapportering, omfang og avgrensing Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa etter avtale. Det skal
rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen.
Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som
prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring
8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe
Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant
Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe
i forkant
10
Vedlegg 1 – døme på innhald i milepælane (hjelpespørsmål)
M1.1 Rapport om kartlegging av dagens situasjon skal omtale
følgjande element: - Nasjonale føringar og trender
- Kommunale lokale forskrifter, interne reglement, planar og satsingsområda
- Relevante nøkkeltal og statistikk
- Dagens digitale verktøy og system (handtering av IKT systema - korleis bruker de IKT systema
i dag)
- Dagens organsiasjonsstruktur og lokalisering av tenester og bygningsmasse.
- Tenester og oppgåver
- Handtering av arkiv og data (sikre konvertering og vidareføring av data inn i ny kommune)
- Ordning av innbyggjartorg i eksisterande kommunar
- utstyr (tildømes bilar, IKT utstyr m.m)
- Kostnadsramme
- Tverrfagleg samarbeid som eksisterer i dag
- Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar
- Avtale med eksterne levernadørar av varer og tenester.
- Oppsummering status, trender og lokale utfordringer
11
M1.2 Rapport om framtidig satsingsområdeer, mål og strategiar skal
omtale følgjande element - Definere kva teneste og oppgåve innbyggjartorg skal omfatte i framtida
- Nasjonale og kommunale føringar for tenestene.
- Satsningsområda, mål og strategi for innbyggjartorg
- Behov for digitale verkty og system
o Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar?
- Konsekvenser knytt til blant annet økonomi, tilsette og digitalisering.
M1.2 Forslag til organisasjonsplanen for Nye Øygarden kommune skal
innehalde følgjande element: - Organisering og dimensjonering av tenestene
o Kompetansebehov
o Opplæringsbehov
- Rolle- og funksjonsomtale
- Lokalisering
- Lokale forskrifter og interne reglement
- Avtaler med eksterne leverandørar
- Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar
M1.3 Tiltaksraport skal omtale følgjande element - Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter
samanslåinga.
- Tildømes: Opplæring, konvertering m.m.