Sykefravær, kapasitet og kompetanse i pleie- og ... kapasitet og kompetanse i pleie- og... · om kapasitet og kompetanse i pleie- og omsorgstjenestene. Gjennom bystyrets behandling

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

Sykefravær, kapasitet og

kompetanse i pleie- og

omsorgssektoren

Moss kommune 12.11.10

Østfold kommunerevisjon IKS 2

Sykefravær

INNHOLDSFORTEGNELSE

1 SAMMENDRAG ...........................................................................................................3

2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING .......................................4

3 METODE OG GJENNOMFØRING ............................................................................6

4 REVISJONSKRITERIER ............................................................................................7

5 FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR .......................................................................8

5.1 Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø ................................................................................................... 8

5.2 Medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte .................................................................................. 12

5.3 Melding og registrering av skader ................................................................................................... 14

5.4 Opplæring og kompetanse ............................................................................................................... 15

5.5 Vurderinger ...................................................................................................................................... 16

6 OPPFØLGING AV SYKE .......................................................................................... 18

6.1 Tilrettelegging .................................................................................................................................. 18

6.2 Oppfølgingsplan og dialogmøter ...................................................................................................... 19

6.3 Vurderinger ...................................................................................................................................... 20

7 KONSEKVENSER AV SYKEFRAVÆR .................................................................. 21

7.2 Vurderinger ...................................................................................................................................... 22

8 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER ..................................................................... 23

9 RÅDMANNENS KOMMENTARER ......................................................................... 24


Sykefravær

1 SAMMENDRAG

Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet vurdert om virksomhetene innenfor pleie-

og omsorgssektoren i Moss kommune jobber med forebygging av sykefravær og oppfølging

av syke medarbeidere på en måte som samsvarer med krav fastsatt i regelverk og nasjonalt

inngåtte avtaler, samt kommunalt utarbeidete målsetninger og tiltak, slik disse fremgår av

planer, rutiner og retningslinjer. I tillegg er det kartlagt om sykefravær har kjente negative

konsekvenser for tjenesteutøvelse og gjennom undersøkelser i forhold til økonomiske

konsekvenser av sykefravær innenfor sektoren.

Revisjonens gjennomgang viser at virksomhetene innenfor pleie- og omsorgstjenesten har et

tilfredsstillende fokus på HMS-arbeid og viser evne til å utøve fleksibilitet ovenfor den

enkelte arbeidstaker. Bedriftshelsetjenestens medvirkning utgjør en viktig del av det

forebyggende arbeidet, i tillegg til medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte. Revisjonens

generelle inntrykk er at rutiner følges og at det foreligger et godt samarbeid og en god dialog.

Revisjonen har imidlertid funnet enkelte svakheter ved etterlevelse av kommunens rutiner og

planer. Videre finner vi enkelte svakheter i gjennomføring av verneombudets oppgaver, samt

at det er usikkert om det er avsatt tilstrekkelig med ressurser til dette arbeidet. Det foreligger

også enkelte svakheter i virksomhetsledelsens opplæring i HMS-arbeid og mangelfull

dokumentasjon på opplæring i enkelte tilfeller.

Revisjonen finner at praksis innefor pleie- og omsorgstjenesten i all hovedsak innebærer

tilfredsstillende oppfølging av syke og at virksomhetsledelsen gjennomfører nødvendige

tilrettelegginger. Virksomhetsledelsen uttrykker en bevissthet rundt hvordan de kan

tilrettelegge og hvor langt de kan strekke seg i forhold til den enkelte medarbeiders ønsker.

Ledelsen legger til rette for dialog slik at arbeidstaker kan melde fra om eventuelle

tilretteleggingsbehov. Samtidig er det funnet svakheter ved dokumentasjon av oppfølging og

overholdelse av lovverkets frister.

Virksomhetene har selv vist til kjente konsekvenser for tjenesteutøvelse, som følge av

sykefravær. Eksempler er blant annet merbelastning for de som er på jobb og redusert

kontinuitet og kompetanse i avdelingen. De økonomiske konsekvensene er også store, men

det er ikke mulig å fastslå eksakt ut fra gjeldende systemer og rutiner.

På bakgrunn av undersøkelsene anbefaler revisjonen at:

Kommunen tar en gjennomgang av eksisterende rutiner og reglementer knyttet til

forebygging og oppfølging av syke og iverksetter nødvendige tiltak for å gjøre disse

kjent og implementert i virksomhetene

Verneombud involveres så tidlig som mulig i fremtidige omstillingsprosesser.

Det iverksettes tiltak som sikrer en enhetlig praksis når det gjelder dokumentasjon ved

sykefravær.

Kommunen iverksetter tiltak som sikrer bedre oversikt over kostnader knyttet til

sykefravær.


Sykefravær

2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING

Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jf. kommunelovens §

78 og forskrift om revisjon kap.3. I følge denne paragraf skal revisjonen blant annet

kontrollere at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og

vedtak.

I kontrollutvalgsmøte 26.4.10 (PS 10/14) og i kommunestyrets møte 25.5.10 (B-032/10) ble

”Plan for forvaltningsrevisjon i perioden 2010-2011” vedtatt.

Ved kontrollutvalgets behandling ble prosjekt om sykefravær sett i sammenheng med prosjekt

om kapasitet og kompetanse i pleie- og omsorgstjenestene. Gjennom bystyrets behandling ble

kontrollutvalgets innstilling vedtatt, med ytterligere presisering om at prosjektet også skal

omfatte rutiner for refusjon av sykepenger. Prosjekt om sykefravær er nummer to på planen.

Planen sier dette om bakgrunn for prosjektet:

”Kommunens hjemmetjenester er i ferd med å omorganiseres, og det er fjernet årsverk

innenfor sektoren. Det er påpekt en rekke utfordringer knyttet til rekruttering, sykefravær og

kapasitet i tjenesteutøvelsen. Sykefraværet i kommunen er svært høyt, særlig innenfor pleie-

og omsorgssektoren. Det er iverksatt tiltak for å redusere dette, men effektene av tiltakene er

ikke synlige pr. dato. Dette skaper risiko for at individuelle rettigheter ikke kan ivaretas, at

etablerte systemer for individuell plan og IPLOS ikke er implementert og at merbelastning

bidrar til at tjenestene på sikt får ytterligere redusert effektivitet. Etter revisjonens vurdering

forsterkes risikoen av Verdighetsgarantien og Samhandlingsreformen. Konsekvensene vil

være vesentlige for brukerne, medarbeidere og kommunens økonomi.”

Prosjektet fokuserer på følgende problemstillinger:

Har virksomhetene innenfor pleie- og omsorgssektoren et systematisk helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid for å forebygge sykefravær, i tråd med regelverk, avtaler mellom

partene i arbeidslivet og kommunens egne målsetninger, tiltak og retningslinjer?

Følger virksomhetene innenfor pleie- og omsorgssektoren i Moss kommune opp syke

medarbeidere i samsvar med krav fastsatt i regelverk, avtaler inngått mellom partene i

arbeidslivet og kommunens egne retningslinjer og planer?

I hvilken grad har sykefraværet konsekvenser for kapasitet og kompetanse i

tjenesteutøvelsen og for kommunens samlede økonomi?


Sykefravær

Prosjektet avgrenses tidsmessig til perioden etter siste omorganisering, det vil si 2. halvår

2009 og 1. halvår 2010.

Organisatorisk avgrenses prosjektet til pleie- og omsorgstjenestene og denne sektorens bruk

av kommunens systemer og rutiner. Prosjektet vil således ikke berøre sykefravær i andre deler

av kommuneorganisasjonen. Det vil heller ikke foretas noen generell og helhetlig vurdering

av kommunens systemer og rutiner på området i forhold til regelverk på området eller

inngåtte avtaler på nasjonalt nivå.

Prosjektet vil ikke omfatte kommunens arbeid for inkludering av personer med nedsatt

funksjonsevne, men kun fokusere på tilbakeføring av ansatte som er syke eller blir skadet.

I henhold til vedtak av forvaltningsrevisjonsplanen skal rutiner for refusjon av sykepenger

inkluderes i prosjektet. Kommunens regnskapsrevisor har foretatt kontroll av dette i 2009 og

høsten 2010. Økonomiske konsekvenser berøres enkelte steder i prosjektet, men ikke

fullstendig. Resultatet av regnskapsrevisors arbeid oversendes kontrollutvalget separat.

Det vil i prosjektet ikke gjennomføres årsaksanalyser.


Sykefravær

3 METODE OG GJENNOMFØRING

Sentrale elementer i revisjonens arbeidsmetode er standard for våre forvaltnings-

revisjonsprosjekter. Først definerer vi problemstillingene. Deretter identifiserer vi

revisjonskriterier. Dette er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som skal benyttes

som grunnlag for vurdering av kommunens virksomhet. Videre innhenter vi fakta ved å

kartlegge og beskrive praksis ved de undersøkte virksomheter. Praksis blir så analysert og

drøftet med utgangspunkt i revisjonskriteriene. Dette leder fram til konklusjoner og

anbefalinger.

Første problemstilling er besvart gjennom dokumentanalyse, spørreundersøkelser og

intervjuer. For å undersøke om det er samsvar mellom rutiner og retningslinjer som foreligger

og den praksis virksomhetene innenfor pleie- og omsorgstjenesten legger til grunn, har vi

gjennomført spørreundersøkelse blant virksomhetsledere og avdelingsledere. Svarprosenten

var på 94 % (31 av 33).

Undersøkelsen har deretter blitt fulgt opp med intervju av ledelsen (virksomhetsledere og

avdelingsledere) ved hver virksomhet. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet skriftlig

referat, som så er verifisert av informantene. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte

referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon.

Vi har også gjennomført en spørreundersøkelse blant verneombud innenfor pleie- og

omsorgstjenesten og en blant hovedtillitsvalgte innenfor samme sektor. Svarprosenten var på

henholdsvis 47 % (9 av 19 spurte) og 85 % (6 av 7 spurte).

Andre problemstilling er besvart gjennom spørreundersøkelse, intervjuer og

mappegjennomgang. Spørreundersøkelsen ble gjennomført blant virksomhetsledere og

avdelingsleder og deretter fulgt opp i intervju. I mappegjennomgangen har vi undersøkt om

det er samsvar mellom kommunens egne rutiner vedrørende oppfølging av sykemeldte og den

praksis som er lagt til grunn. Revisjonen har sett på 26 mapper.

Tredje problemstilling er besvart gjennom intervjuer av virksomhetsledere, avdelingsledere

og HMS-rådgiver.

Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Elisabeth Iversen Faim i perioden august –

november 2010.


Sykefravær

4 REVISJONSKRITERIER

Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller

forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet.

Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk,

politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og

andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriteriene er et viktig

grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med

faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner

som trekkes.

I dette prosjektet er følgende benyttet som kilder for å utlede revisjonskriterier:

- Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. – Arbeidsmiljøloven (Lov av

17.6.2005 nr.62)

- Lov om folketrygd – Folketrygdloven (Lov av 28.2.1997 nr.19)

- Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter –

Internkontrollforskriften (FOR 1996-12-06 nr. 1127)

- Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (FOR 1977-04-29 nr. 07)

- Forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent

bedriftshelsetjeneste (FOR 2009-02-11 nr. 162)

- Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning

av bedriftshelsetjeneste (FOR 2009-09-10 nr. 1173)

- Ot.prp.nr.6 (2006-2007) ”Om lov om endring i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven

(tilrettelegging for og oppfølging av sykmeldte mv.)

- Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 2006-2009

- Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 1. mars 2010 – 31. desember 2013

(IA-avtalen)

- Hovedavtalen KS-området, tariffperiode 01.01.2006 - 31.12.2009

- Retningslinjer – systematisk oppfølging og tilrettelegging overfor en ansatt som er

gravid

- Inkluderende arbeidsliv, Mål- og handlingsplan for Moss kommune 2007-2009

- Rutiner for forebygging og håndtering av vold og trusler – overordnet dokument

- Rutine for oppfølging ved sykefravær, august 2010

Følgende rutiner/instrukser fra HMS-håndbok, Internkontroll av Helse, Miljø og Sikkerhet:

- Skademeldingsskjema, datert 11.01.2010

- Bedriftshelsetjeneste, datert 26.11.2008

- Samarbeidsforum, datert 12.01.2010

- Instruks for Verneombud, datert 05.07.2010

- Instruks for Hovedverneombud, datert 05.07.2010

- Sykefravær - sykefraværsregistrering, datert 05.07.2010

- Oppfølging ved redusert arbeidsevne/sykefravær, datert 12.06.2009


Sykefravær

5 FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR

5.1 Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø

5.1.1 Revisjonskriterier

Det er i ferd med å bli utarbeidet ny handlingsplan for IA-avtalen 2010-2013 i Moss

kommune, men frem til denne er vedtatt, ligger mål- og handlingsplan for 2007-2009 fortsatt

til grunn. Det er i planen fastsatt måltall for reduksjon av sykefravær i kommunen og følgende

forebyggende arbeidsmiljøtiltak er sentrale:

Gjennomføre årlige medarbeiderundersøkelser. Den enkelte virksomhet skal legge

plan for oppfølging av undersøkelsens resultat.

HMS-arbeid, deri ergonomiske tiltak. HMS skal være fast post i Samarbeidsforum1 og

på personal- og avdelingsmøter.

Det skal legges til rette for fleksible personalordninger; det vil si utøves fleksibilitet i

forhold til individ.

Moss kommune har utarbeidet rutiner for ”forebygging og håndtering av vold og trusler” med

mål om å sikre at arbeidstakerne får regelmessig opplæring i å forebygge og håndtere dette.

Følgende krav stilles i overordnet dokument:

Opplæringsbehovet om vold og trusler skal være fast punkt på personalmøtene og/eller

i samarbeidsforum.

Ved behov for ekstern opplæring og rådgivning kontakter virksomhetsleder HMS-

enheten.

Vernerunder med fokus på opplæringsbehov om vold og trusler gjennomføres minst

en gang per år.

Informasjon om forebygging av vold og trusler gjøres ved oppslag på alle

arbeidsplasser.

”Gravid og i arbeid” fokuserer på å redusere andelen som er sykemeldt på grunn av graviditet,

sikre kjennskap til kommunens ordninger for gravide ansatte og at gravide ansatte som ikke

kan være i arbeid er på riktig ytelse fra Folketrygden. Følgende krav stilles til oppfølging:

Det skal utarbeides en individuell oppfølgingsplan for gravide arbeidstakere (med

vurdering av eventuelle tilrettelegginger)

Samtale med jordmor skal gjennomføres fortrinnsvis i perioden 11.-14. uke i

svangerskapet

Oppfølgingsmøte skal holdes etter tre måneder

I henhold til Moss kommunes HMS-håndbok, skal bedriftshelsetjenesten blant annet ivareta

følgende:

Bistå virksomheten i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold.

1 Skal jobbe med saker som oppstår og spørsmål rundt drift. Forumet er etablert på virksomhetsnivå og består av

virksomhetsleder og lokalt verneombud, og kan kombineres med møte med øvrige tillitsvalgte.


Sykefravær

Forebygge yrkesskader og sykdommer, og andre uheldige fysiske og psykiske

påkjenninger.

Foreslå og arbeide for tiltak som kan forebygge helseskader.

Overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen.

Bistå med å tilpasse arbeidet for den enkelte og gi råd ved tilrettelegging av arbeid og

arbeidsplasser.

Bistå med å gi informasjon og opplæring innenfor helse, miljø og sikkerhet (HMS).

I henhold til arbeidsmiljøloven og ”Instruks for verneombud” skal verneombudet ivareta

arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og sentrale oppgaver er blant

annet å påse at:

Arbeidstakerne mottar all nødvendig instruksjon og opplæring.

Arbeidet er tilrettelagt slik at det kan utføres på helsemessig forsvarlig måte.

Personlig verneutstyr er tilstede og blir nyttet og respektert.

Gjøre seg kjent med alle verneregler innen verneområdet og gjøre sitt til at alle

respekterer og følger disse.

5.1.2 Fakta

Mål- og handlingsplan for IA-avtale

Virksomhetene opplyser om at de ikke er fornøyde med det høye sykefraværet og bevisste på

at det må ned. Enkelte virksomheter har satt seg egne mål for nedgang i sykefraværet.

Moss kommune gjennomfører ikke medarbeiderundersøkelser hvert år, men det legges opp til

at OLI2 undersøkelsen skal gjennomføres i hele kommunen annethvert år. I følge

virksomhetsledelsen3 innenfor pleie og omsorg brytes resultatet fra undersøkelsen ned på

avdelingsnivå, hvor det deretter velges ut et eller to fokusområder. Samtlige ansatte i

avdelingene er delaktige i denne prosessen, og skal komme med innspill på hvordan de

aktuelle områdene kan forbedres og hvilke tiltak som kan være aktuelle. Det opplyses av

virksomhetsledelsen om at det i noen grad kan være vanskelig å få ansatte til å være delaktige

i prosessen. Virksomhetene opplyser om at de er godt i gang med prosessen som følge av OLI

undersøkelsen i 2010 og flere har igangsatt tiltak på bakgrunn av dette.

Virksomhetsledelsen opplyser om at HMS-arbeid blir diskutert i personalmøter,

Samarbeidsforum, ledermøter, i sykefraværssamtaler og i uformelle samtaler med ansatte og

ledere. Videre opplyses det om at systematisk HMS-arbeid i all hovedsak gjøres ukentlig eller

månedlig. Respondentene uttrykker god kjennskap til de ergonomiske tiltakene Kort muskel,

pausepåminningsprogrammet Work Pace, vurdering av kontorarbeidsplasser og

forflytningskurs/forflytningsveileder. Tiltakene benyttes ”av og til” i det

sykdomsforebyggende arbeidet og når det er relevant.

Det fremkommer av spørreundersøkelsen at det ”ofte” eller ”alltid” legges til rette for

fleksible personalordninger. Dette gjelder i all hovedsak tilrettelegging av turnus, i tillegg til

endringer man kan gjøre på arbeidsplassen og i forhold til arbeidsoppgaver.

Virksomhetsledelsen uttrykker stor vilje og evne til å tilrettelegge for den enkelte.

2 Operativ ledelsesindeks 3 Virksomhetsledere og avdelingsledere


Sykefravær

Ledelsen ved en av virksomhetene innenfor pleie- og omsorgstjenesten poengterer at de

ønsker å dempe den gjengse oppfattelsen av at sykefravær skyldes tungt fysisk arbeid, og tar

utgangspunkt i at sykefravær ofte er et resultat av utfordringer i livet generelt. Dette er det

viktig å ta hensyn til, spesielt når det gjelder hvilke tiltak man skal iverksette. Det er også en

av årsakene til at ledelsen ved nevnte virksomhet fokuserer på fag og på å bygge en

yrkesstolthet, slik at jobben kan bli en plass man søker til og opplever mestring når livet ellers

kan være vanskelig.

Forebygging og håndtering av vold og trusler

20 % av virksomhetsledelsen svarer at de ikke kjenner til ”rutiner for forebygging og

håndtering av vold og trusler” som er utviklet av HMS-enheten4. På spørsmål om hvorvidt

virksomheten hvor de jobber har utviklet egne rutiner for å forebygge og håndtere vold og

trusler, bekrefter 70 % dette. 20 % svarer at de ikke har utviklet egne rutiner og 5 % svarer

”vet ikke”. At egne rutiner ikke er utviklet, forklares med at vold og trusler ikke er relevant

for virksomheten og dermed legges overordnet rutine til grunn. På spørsmål om rutinene

brukes, svarer 40 % ”alltid”, 50 % svarer ”av og til” og 10 % svarer ”aldri”. Svarene ”av og

til” og ”aldri” forklares med få eller ingen tilfeller av vold og trusler på arbeidsplassen.

Nærmere 80 % av respondentene svarer at temaet vold og trusler blir diskutert i

personalmøtene og nærmere 90 % svarer at temaet blir diskutert i Samarbeidsforum. Det

nevnes også at temaet, etter behov, blir tatt opp i møte med HMS-personale, verneombud,

tillitsvalgte, i brukermøter, avdelingsmøter, i samtale med ansatt og i kvalitetsutvalg.

40 % av respondentene bekrefter at de bruker HMS-enheten ved behov for ekstern opplæring

og rådgivning i forhold til forebygging og håndtering av vold og trusler. 40 % svarer at de

ikke bruker HMS-enheten til dette, mens 20 % svarer ”vet ikke”.

25 % bekrefter at vernerunder med fokus på opplæringsbehov om vold og trusler

gjennomføres årlig. 60 % svarer at dette ikke gjøres, mens 15 % svarer ”vet ikke”.

55 % av respondentene bekrefter at det foreligger oppslag med informasjon om vold og

trusler på arbeidsplassen. 40 % svarer at dette ikke foreligger, mens 5 % svarer ”vet ikke”.

Gravid arbeidstaker

”Gravid og i arbeid” ble utarbeidet i den hensikt å etablere retningslinjer for tiltak og

oppfølging av ansatte i svangerskap. Erfaring viser at tilretteleggingsprosjekter generelt har

positiv innvirkning på jobbnærvær, reduksjon av sykefravær og økonomiske besparinger for

arbeidsgiver.

Samtlige i virksomhetsledelsen opplyser om at de kjenner til rutine for tilrettelegging og

oppfølging av ansatt som er gravid. Videre opplyser flertallet (90 %) om at rutinen brukes

”ofte” eller ”alltid”. 10 % svarer ”sjelden”. Respondentene opplyser om at de ”alltid” eller

”ofte” utarbeider individuell oppfølgingsplan for gravid ansatt. Flertallet (70 %) opplyser

videre om at det gjennomføres samtale med jordmor i en tidlig fase av svangerskapet. Et

mindretall (30 %) svarer at de ”sjelden” eller ”aldri” gjennomfører samtale med jordmor.

Respondentene opplyser om at tiltaket er positivt og at det kan virke betryggende på gravid

arbeidstaker. Jordmor som kommunen benytter seg av er godt kjent med arbeidsoppgavene

4 HMS-rådgiver opplyser om at virksomhetsledelsen skal ha en gjennomgang av rutiner og retningslinjer i

november og desember.


Sykefravær

som utføres i kommunen og kan gi råd og veiledning direkte knyttet opp mot arbeidstakerens

oppgaver. Det opplyses også om at det er lett å komme i kontakt med jordmor og avtale tid.

Flertallet (80 %) av respondentene i undersøkelsen svarer at det ”alltid” eller ”ofte”

gjennomføres oppfølgingsmøte med gravid ansatt. 20 % svarer at det ”sjelden” gjennomføres

oppfølgingsmøte.

En forklaring på at rutine ”sjelden” brukes, at samtale med jordmor ”sjelden” eller ”aldri”

gjennomføres og at oppfølgingsmøte ”sjelden” gjennomføres er at gravid ansatt ikke er lenge

nok i jobb til at man tar rutinen i bruk, for eksempel som følge av en risikovurdering av

arbeidssituasjonen. En annen forklaring er at alderssammensetningen på avdelingen gjør at

rutinen ikke er relevant.

Bedriftshelsetjenesten

Bedriftshelsetjeneste-koordinator i Moss kommune opplyser om at bedriftshelsetjenesten er

organisert ved at to HMS-rådgivere fungerer som bedriftshelsetjeneste. I områder hvor de

mangler kompetanse, bestiller de tjenester fra den private tilbyderen “Hjelp 24”. HMS-

rådgiverne fra kommunen er, i henhold til ny forskrift5, alene ikke godkjent som

bedriftshelsetjeneste.

Samtlige i virksomhetsledelsen bekrefter at de kjenner til tilbudet om bedriftshelsetjeneste i

Moss kommune og nærmere 80 % av respondentene har vært i kontakt med dem i løpet av

2010. 40 % av respondentene er ”månedlig” i kontakt med bedriftshelsetjenesten, mens

resterende 60 % har ”sjeldnere” kontakt. Nærmere 80 % av respondentene bruker

bedriftshelsetjenesten til å motta informasjon innenfor helse, miljø og sikkerhet og 80 %

bruker dem til helseundersøkelse av arbeidstakere. 55 % bruker bedriftshelsetjenesten i

arbeidet med å fremme tiltak som kan forebygge helseskade og 70 % bruker dem i arbeidet

med å tilpasse for den enkelte og gi råd ved tilrettelegging av arbeid og arbeidsplasser. 45 %

av respondentene bruker bedriftshelsetjenesten til å få opplæring innenfor HMS og i arbeidet

med å skape sunne og trygge arbeidsforhold.

Verneombud

Samtlige verneombud innenfor pleie og omsorg som besvarte spørreundersøkelsen6, svarer at

de” i stor grad” eller ”i noen grad” bidrar til at arbeidstakerne mottar all nødvendig

instruksjon og opplæring. Dette sikres ved å gi informasjon i ulike møtefora, utsending av e-

post, henvise til HMS-permen, samt ta imot nyansatte og hjelpe dem å sette seg inn i rutiner

på arbeidsplassen etc.

Flertallet av verneombudene (65 %) svarer at de ”i noen grad” bidrar til å sikre at arbeidet er

tilrettelagt slik at det kan utføres på helsemessig forsvarlig måte. Resterende 35 % svarer at de

”i stor grad” bidrar til dette. Bidraget sikres ved kommunikasjon, opplæring,

risikovurderinger, tilrettelegginger og ved å sørge for tilgang på nødvendige hjelpemidler og

dialog med ledelsen. Dersom det er nødvendig, sendes bekymringsmelding til

hovedverneombud.

45 % av respondentene svarer at de ”i noen grad” bidrar til å sikre at personlig verneutstyr er

tilstede og blir nyttet og respektert, og i overkant av 20 % svarer ”i stor grad”. Nærmere 35 %

svarer ”i liten grad”. Det sikres at personlig verneutstyr er tilstede ved blant annet å gå

5 Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste

1.1.10 6 9 av 19 utsendte invitasjoner ble besvart


Sykefravær

vernerunder og påse at det som mangler blir skaffet til veie, samt med påminnelse om

eksisterende vernetiltak.

65 % av respondentene svarer at de ”i stor grad” har gjort seg kjent med alle verneregler innen

verneområdet og gjøre sitt til at alle respekterer og følger disse. 35 % svarer at de gjør dette ”i

noen grad”.

5.2 Medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte


Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet

og verneombudet skal:

tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for

arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde.

få den opplæring og tid som er nødvendig for å utføre sine oppgaver på en forsvarlig

måte.

De tillitsvalgte er representanter for vedkommende organisasjoners medlemmer ovenfor

arbeidsgiver og skal påse at rettigheter og plikter overholdes i henhold til gjeldende

tariffavtale. Arbeidsgiver har, i henhold til Hovedavtalen, blant annet følgende plikter i

forhold til tillitsvalgte:

Det skal regelmessig avholdes informasjonsmøter med hoved-/fellestillitsvalgte på

sentralt nivå. Ved desentralisert fullmaktsnivå, avholdes egne informasjonsmøter med

berørte tillitsvalgte og arbeidsgiverrepresentanter på dette nivå.

Ved endringer og omstillinger i kommunen, mellom kommuner og ved oppfølging og

implementering av nasjonale reformer som vil få betydning for arbeidstakerne, skal

arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med

på råd. Arbeidsgiver skal i samarbeid med de tillitsvalgte/ansatte prioritere tiltak for et

inkluderende arbeidsliv.

De tillitsvalgte skal ha forholdene lagt til rette slik at de kan ivareta sine oppgaver.

5.2.2 Fakta

Verneombud

”Instruks for verneombud” fra HMS-håndboken setter en standard for verneombudets

arbeidsområde og omfatter blant annet definisjon av hva det vil si å være verneombud og

hvilke oppgaver, plikter og rettigheter som tilligger rollen. I henhold til ”Årsrapport Helse,

miljø og sikkerhet 2009”, er Moss kommune oppdelt i 94 verneområder. Kommunens

hovedverneombud er frikjøpt i 100 % stilling og inngår i HMS-enheten.

Virksomhetsledelsen bekrefter i spørreundersøkelsen at formelle møter med verneombud

holdes i Samarbeidsforum og gjennomføres 10-12 ganger i året. Videre svarer samtlige

respondenter at verneombud tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som

har betydning for arbeidsmiljøet. Flertallet (75 %) svarer at verneombud involveres ”før man

iverksetter tiltak”, mens 25 % av respondentene opplyser om at verneombud involveres

”underveis i prosessen”. Videre varierer det, i henhold til hovedverneombud, hvorvidt

verneombudet er passiv eller aktiv i sin rolle.


Sykefravær

Flertallet (90 %) av verneombudene innenfor pleie og omsorg opplyser om at de ”alltid” eller

”ofte” tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for

arbeidsmiljøet. Halvparten av respondentene svarer at de blir tatt med på råd ”før tiltak

iverksettes”, mens andre halvpart sier at de blir tatt med ”underveis i prosessen”.

I ”Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet 2009” står det at ”9 av 82 verneombud har ikke

nødvendig opplæring i HMS-arbeid pr. 31.12 i driftsåret”. Samtlige verneombud som deltok i

spørreundersøkelsen svarer at de har gjennomgått opplæring (40 timers kurs).

Et mindretall (20 %) av respondentene jobber med verneombudsoppgaver ”ukentlig” og

halvparten jobber med det ”månedlig”. Resterende 30 % jobber med verneombudsoppgaver

”sjeldnere enn månedlig”. 30 % av respondentene svarer at de ”i stor grad” får nødvendig tid

til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. Resterende svarer at de ”i noen grad” og ”i liten

grad” få tid til det. Samtlige respondenter bekrefter at de deltar i månedlige møter i

Samarbeidsforum.

Syv av de ni verneombudene som svarte på spørreundersøkelsen opplyste om at virksomheten

hvor de jobber ble berørt av omstillingsprosessen innenfor pleie og omsorg i 2009. Av disse

svarte halvparten at de, som verneombud, ikke ble involvert, mens andre halvpart opplyste om

at de ”i stor grad” ble involvert. På åpent spørsmål om verneombudets oppfatning av

omstillingsprosessen i 2009 og dens innvirkning på sykefravær i berørte virksomheter,

opplevde noen at omstillingen ikke hadde innvirkning på sykefraværet, mens flere opplevde

en sammenheng mellom omstillingen og sykefravær. Dette gjorde seg gjeldende spesielt på

grunn av mer overtid og økt arbeidspress. Det nevnes av hovedverneombud at omstillingen

bar preg av at konsekvensanalyse, i henhold til HMS-håndboken, ikke var gjennomført.

Flertallet av respondentene er godt fornøyde med ledelsens samarbeid og involvering av

verneombud. Noen bemerker at samarbeidet og involvering kan bli mye bedre. Det blir også

nevnt at det nå fokuseres på ryddige prosesser og involvering av verneombud i justering av

organiseringen innenfor hjemmebaserte tjenester, noe som også gjør rollen mer krevende.

Tillitsvalgte

Moss kommune har ikke utarbeidet egne rutiner og retningslinjer for samarbeid med

tillitsvalgte og baserer seg i hovedsak på Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen og

arbeidsmiljøloven. Arbeidstakersiden er representert i arbeidsmiljøutvalget, turnusutvalget,

den enkelte virksomhets Samarbeidsforum etc. Videre har arbeidsgiver jevnlige møter med

representanter for arbeidstakersiden (Tillitsvalgtforum), i tillegg til partssammensatte

arbeidsgrupper (ad-hoc), drøftinger og forhandlinger.

Virksomhetsledelsen bekrefter i spørreundersøkelsen at de har formelle møter med

tillitsvalgte og 75 % av respondentene sier at møtene holdes månedlig. Videre svarer samtlige

i virksomhetsledelsen at tillitsvalgte tas med på råd og blir informert av arbeidsgiver ved

endring og omstilling. Flertallet (85 %) svarer at tillitsvalgte involveres før man iverksetter

tiltak, mens 15 % av respondentene opplyser om at tillitsvalgte involveres underveis i

prosessen.

Et flertall (65 %) av representantene for de tillitsvalgte opplyser om at de ”i noen grad” blir

tatt med på informasjonsmøter med ledelsen, og resterende 35 % opplyser om at dette skjer ”i

stor grad”. Samtlige bekrefter at tillitsvalgte deltar i månedlige møter i Samarbeidsforum.

Tillitsvalgte blir tatt med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har

betydning for arbeidsmiljøet. 50 % mener at dette gjøres ”i noen grad”, 35 % menes at det


Sykefravær

gjøres” i stor grad” og 15 % mener at det ”alltid” gjøres. Flertallet (65 %) sier videre at de blir

involvert ”underveis i prosessen”, mens resterende blir involvert ”før man iverksetter tiltak”.

På spørsmål om tillitsvalgte blir tatt med i arbeidet med inkluderende arbeidsliv svarer to at de

”i stor grad” blir tatt med. Videre svarer tre at tillitsvalgte ”i noen grad” blir tatt med, mens en

svarer at de ”i liten grad” blir tatt med. Fem av seks respondenter bekrefter å ha gjennomgått

opplæring i forbindelse med tillitsvervet.

Tilbakemeldinger på generelle erfaringer med samarbeid, viser stor spredning og graden av

samarbeid ser ut til å variere. Revisjonen får fra spørreundersøkelsen informasjon om at noen

steder er det god kontakt, mens andre steder blir ikke tillitsvalgte inkludert i tilfredsstillende

grad. Det blir fra tillitsvalgte pekt på at det ikke får noen konsekvens om ledere utelater å

samarbeide med tillitsvalgte. Det blir også nevnt at kun de største organisasjonene har

representanter i sentrale utvalg som Arbeidsutvalget og Administrasjonsutvalget, men det er

ønskelig at tillitsvalgte/hovedtillitsvalgte blir invitert dersom det er sannsynelig at det tas opp

saker som berører andre organisasjoner enn de som sitter i utvalget. I annen tilbakemelding

informeres det om godt samarbeid. I enkelte sammenhenger besluttes saker noe raskt og

tillitsvalgte opplever å ikke bli tilstrekkelig involvert.

Kun to av hovedtillitsvalgte svarer at virksomheten hvor de jobber ble berørt av

omstillingsprosessen innefor pleie og omsorg i 2009, og de opplyser videre om at tillitsvalgte

”i noen grad” ble involvert i prosessen. På åpent spørsmål om tillitsvalgtes generelle

oppfatning av omstillingsprosessen i 2009 og dens innvirkning på sykefraværet i berørte

virksomheter får vi informasjon om at omstillingsprosessen hadde innvirkning på

sykefraværet, spesielt blant de som ble mest berørt. Der hvor det ikke ble gitt tilstrekkelig tid

til å foreberede omstillingen, kombinert med mangelfull informasjon, var fraværet høyt. Det

ble også avdekket ulikheter og kulturforskjeller underveis i prosessen. Omstillingen var

allikevel ikke bare negativ og noen så mulighet til endring og forbedring.

5.3 Melding og registrering av skader


Arbeidsgiver skal i henhold til arbeidsmiljøloven sørge for registrering av alle personskader

som oppstår under utførelse av arbeid.

I rutiner for registrering av skademeldinger vektlegges følgende:

Virksomhetsleder skal sende skademelding til HMS-avdelingen når arbeidstaker

påberoper seg skade eller påvirkning som kan føre til sykdom og når det er tvil om

melding skal sendes.

Virksomhetsleder/leder skal sende skademelding til trygdekontoret i den kommunen

den skadde bor i, når den ansatte må oppsøke lege tannlege eller annen medisinsk

hjelp. Kopi skal sendes til arbeidsmiljøutvalget, HMS-enheten i

organisasjonsavdelingen og arkivet.

Dersom det ved skade/ulykke ikke har vært behov for legehjelp eller medisinsk

behandling, sender virksomhetsleder/leder originalen til arkivet, med kopi til

arbeidsmiljøutvalget og HMS-avdelingen i organisasjonsavdelingen. Det samme

gjelder for nestenulykker og påvirkning som kan føre til sykdom.


Sykefravær

5.3.2 Fakta

HMS-rådgiver opplyser om at registrerte skademeldinger blir levert til HMS-enheten, som

utarbeider en årlig oversikt over antall skademeldinger per virksomhet. Oversikten innholder

en opplisting av samtlige mottatte skader spesifisert på dato, skaddes stilling, arbeidsplass,

type skade og kommentar/beskrivelse av hva som har skjedd.

Samtlige i virksomhetsledelsen opplyser om at de kjenner til kommunens rutine for

registrering av skader/skademeldingsskjema og at de følger rutinen når skade inntreffer.

Nærmere 95 % av virksomhetsledelsen opplyser i spørreundersøkelsen om at de registrerer

alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid. Drøye 5 % svarer nei på dette. 90 %

svarer at registeret er gjort tilgjengelig for verneombud og 55 % opplyser om at det er gjort

tilgjengelig for bedriftshelsetjenesten. Drøye 80 % opplyser om at registeret er gjort

tilgjengelig for arbeidsmiljøutvalg. Ellers nevnes Samarbeidsforum og NAV.

Det tilstrebes at alle skader blir registrert, men det finnes variasjon mellom virksomheter og

avdelinger, og ledelsen ved enkelte virksomheter er klar over at det ikke alltid gjøres. Det kan

skyldes at skaden oppstår så hyppig at man venner seg til det og slutter å reagere, eller at man

er usikker på om episoden egentlig kan betegnes som skade. Det finnes også eksempler på at

ansatt ikke ser poenget med å fylle ut skjema, da det ikke blir gjort noe med årsaken uansett.

Annen forklaring er tilbakemelding om at skademeldingsskjemaet har blitt vanskeligere å

fylle ut etter at NAV gikk bort fra å bruke overslagspapir. I noen tilfeller blir avviksmelding

fylt ut i stedet for skademelding.

5.4 Opplæring og kompetanse


Arbeidsgiver skal i henhold til lovverket7 gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid. Hensikten er å tydeliggjøre forventningen om at arbeidsgiver skal ha

kunnskap om grunnprinsippene i arbeidsmiljøloven og systematisk HMS-arbeid. Arbeidsgiver

skal blant annet ha kunnskap om følgende:

Hvilke krav som gjelder.

Hva som skal til for å få et godt arbeidsmiljø og hvordan det skal arbeides systematisk

med helse-, miljø- og sikkerhet i virksomheten.

Hvordan de organisatoriske, fysiske og psykososiale forhold i virksomheten virker inn

på arbeidsmiljøet, samt hvilke positive og negative helsemessige konsekvenser dette

kan ha.

Den enkelte arbeidsgiver må kunne dokumentere skriftlig at opplæring i helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid er gjennomført.

5.4.2 Fakta

85 % av virksomhetsledelsen svarer at de har fått opplæring i ”hva som skal til for å få et godt

arbeidsmiljø” og ”hvordan det skal arbeides systematisk med helse-, miljø- og sikkerhet i

virksomheten”. 70 % av respondentene svarer at de har fått opplæring i ”hvordan de

organisatoriske, fysiske og psykososiale forhold i virksomheten virker inn på arbeidsmiljøet”.

Videre har 90 % gjennomgått ”innføring i arbeidsmiljøloven”, ”orientering om

7 Arbeidsmiljøloven § 3-5


Sykefravær

arbeidsmiljølovens forskrifter”, ”arbeidsgivers plikter” og ”verneombudets funksjon og

oppgaver”. 80 % oppgir at de har fått opplæring i ”arbeidstakers rett og plikt til medvirkning”

og 75 % bekrefter å ha fått opplæring i ”arbeidsmiljøutvalgets funksjon og oppgaver” og

”bedriftshelsetjenestens funksjon”. Det opplyses av HMS-rådgiver at det skal arrangeres kurs

i HMS neste år.

4 av 31 respondenter svarer at det ikke foreligger skriftlig dokumentasjon på at de har

gjennomført opplæring i HMS-arbeid.

5.5 Vurderinger

Etter revisjonens vurdering har virksomhetene innenfor pleie- og omsorgstjenesten i Moss

kommune et tilfredsstillende fokus på HMS-arbeid og viser evne til å utøve fleksibilitet

ovenfor den enkelte arbeidstaker.

Revisjonen finner det tilfredsstillende at opplæringsbehovet om vold og trusler diskuteres i

personalmøter og Samarbeidsforum. Videre finner vi det tilfredsstillende at HMS-enheten i

flere tilfeller brukes ved behov for ekstern opplæring og rådgivning på området.

Revisjonen vurderer virksomhetsledelsens oppfølging av gravide arbeidstakere som

tilfredsstillende, da det utarbeides individuell oppfølgingsplan, gjennomføres samtale med

jordmor og avholdes oppfølgingsmøte i de tilfeller hvor det er relevant.

Revisjonen finner videre at Bedriftshelsetjenesten i Moss kommune fungerer tilfredsstillende

og i henhold til ansvar og oppgaver som tilligger funksjonen.

Revisjonen finner det tilfredsstillende at verneombudene innefor pleie og omsorg bidrar til at

arbeidstakere mottar nødvendig instruksjon og opplæring, at arbeidet er tilrettelagt slik at det

kan utføres på en helsemessig forsvarlig måte og at de har gjort seg kjent med verneregler

innefor sitt område.

Revisjonen finner det tilfredsstillende at verneombud, i følge både virksomhetsledelsen og

verneombudene selv, tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har

betydning for arbeidsmiljøet.

Revisjonen finner det tilfredsstillende at tillitsvalgte deltar i Samarbeidsforum og dermed er

deltaker i fast møtefora. Revisjonen ønsker å påpeke at virksomhetsledelsens tilbakemeldinger

tegner et noe mer positivt bilde av involvering og samhandlingen med tillitsvalgte, i forhold

til hva representanter for tillitsvalgte selv svarer. Ellers viser svarene at tillitsvalgte blir

informert og inkludert på en måte som revisjonen i all hovedsak finner tilfredsstillende.

Revisjonen finner at rutine for registrering av skademelding følges og at skader rapporteres i

de aller fleste tilfeller.

Revisjonen har imidlertid funnet enkelte svakheter ved etterlevelse av kommunens rutiner,

deriblant at Mål- og handlingsplan for IA-arbeidet viser til at det skal gjennomføres årlige

medarbeiderundersøkelser, men i praksis gjennomføres det kun annethvert år. Revisjonen

mener at det bør være samsvar mellom hva som står i planen og hva som faktisk gjøres.


Sykefravær

Revisjonen finner det videre ikke tilfredsstillende at enkelte i virksomhetsledelsen ikke

kjenner til rutiner for forebygging og håndtering av vold og trusler, utviklet av HMS-enheten.

Vi anser det heller ikke som tilfredsstillende at kun fåtallet gjennomfører årlige vernerunder

med fokus på opplæringsbehov om vold og trusler, og at oppslag med informasjon om vold

og trusler på arbeidsplassen i mange tilfeller ikke foreligger.

Revisjonen finner det ikke tilfredsstillende at flere verneombud i liten grad bidrar til å sikre at

personlig verneutstyr er tilstede og blir nyttet og respektert.

Flertallet av verneombudene opplever at de ”i noen grad” eller ”i liten grad” får nødvendig tid

til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte, og revisjonen stiller spørsmål om det er avsatt

tilstrekkelig med ressurser til dette arbeidet.

Revisjonen ser at en forholdsvis høy andel av virksomhetsledelsen har gjennomgått opplæring

innenfor HMS-arbeid, men samtidig ønsker vi å presisere at loven ikke gir slingringsmonn i

forhold til opplæringsplikten. Vi har forståelse for at det er vanskelig å til enhver tid være

oppdatert på kompetanse, men mener at det bør etterstrebes. Revisjonen ønsker også å påpeke

at enkelte i virksomhetsledelsen ikke har skriftlig dokumentasjon på at de har gjennomført

opplæring i HMS-arbeid.


Sykefravær

6 OPPFØLGING AV SYKE

6.1 Tilrettelegging


Kommunens rutiner for sykefravær skisserer fremgangsmåten for oppfølging på generelt

grunnlag og for avventende sykemelding særskilt. Gjennom rutinene stilles blant annet

følgende krav:

Virksomhetsleder skal, så langt det er mulig, gjennomføre nødvendige tilrettelegginger

for medarbeidere som er hemmet i sitt arbeide grunnet sykdom, skade eller slitasje.

Leder skal ved avventende sykemelding legge til rette for mulige tilrettelegginger.

Arbeidstaker skal gi opplysninger om egen funksjonsevne i forhold til sine helseplager

og være bidragsyter når det gjelder tilrettelegging av arbeidet.

Organisasjonsavdelingen ved personal og bedriftshelsetjeneste kan være

samarbeidspartnere i et sykefraværsarbeid og skal bistå både arbeidsgiver og

arbeidstaker.

6.1.2 Fakta

95 % av respondenten mener at det ofte eller alltid gjøres tilrettelegginger for å forebygge

sykefravær på arbeidsplassen. Tilrettelegginger kan gjøres i forhold til turnus, ulike typer

permisjoner, ekstra hvilepauser, jobbrotasjon, bruk av gradert sykemelding, bruk av

hjelpemidler, endring i arbeidsoppgaver etc.

Virksomhetsledelsen opplyser om at det går en grense for hvor mye man kan tilrettelegge for

den enkelte. Ledelsen opplever at de strekker seg langt, men ikke på bekostning av andre

ansatte og brukere/pasienter. Tilrettelegging sender positive signaler til de som har behov for

det, men på den annen side er det en grense for hvor mye de andre kan gjøre ekstra uten at det

medfører slitasje. Tilrettelegging kan også føre til høyere fravær over lengre tid. Det er heller

ikke alltid ansatt ønsker å benytte seg av tiltak og det kan begrense leders muligheter i forhold

til tilrettelegging.

95 % av virksomhetsledelsen opplyser i spørreundersøkelsen om at de kjenner til system for

avventende sykemelding og 70 % informerer videre om at de har tilbudt avventende

sykemelding i sin virksomhet. De påpeker at avventende sykemelding er lite brukt fordi det

ikke er anvendbart i forhold til sykdommer folk vanligvis har, og fordi tilrettelegging ikke

alltid er hensiktsmessig, da det fører til større arbeidsmengde på de andre som er på jobb. Det

blir også påpekt av flere at lege i liten grad bruker avventende sykemelding og i enkelte

tilfeller ikke bruker det etter hensikten. Det nevnes da eksempler på ansatte som har mottatt

avventende sykemelding, men hvor tilrettelegging ikke har vært mulig. Det blir av enkelte

nevnt at avventende sykemelding ofte resulterer i ordinær sykemelding. Det blir også påpekt

av enkelte i virksomhetsledelsen at de føler at de kan for lite om avventende sykemelding. Det

nevnes også tilfeller med god erfaring med bruk av avventende sykemelding, ved at

arbeidstaker kan bidra med diverse i avdelingen, samt at sykemeldte ikke mister kontakt med

arbeidsplassen. Ved en virksomhet opplyses det om at det ved avventende sykemelding


Sykefravær

legges opp til at ansatt fortsetter med noen av de samme oppgavene som før og noen helt

andre oppgaver, etter behov, og at det er ønskelig at ansatt har mest mulig kontakt med egen

arbeidsplass og egne oppgaver.

Det er i henhold til virksomhetsledelsen en forutsetning at arbeidstaker er i dialog med

arbeidsgiver, slik at tilrettelegginger kan gjennomføres. Ledelsen søker å etablere lav terskel

for dialog, samt være tilstede slik at de kan fange opp eventuelle plager/problemer i startfasen.

Det legges også til rette for at ansatte kan ytre sin mening og hva de har behov for, uten at

ansatte velger å benytte seg av denne muligheten.

Det avholdes regelmessige møter mellom virksomhetenes ledelse og Bedriftshelsetjeneste-

koordinator (Bht-koordinator) og IA-konsulent fra arbeidslivssenteret, hvor tema er

sykefraværsoppfølging. Møtene avholdes hver 4. uke på sykehjem og hver 6-8. uke i andre

virksomheter under pleie og omsorg. Bht-koordinator og IA-konsulent bidrar i

sykefraværsoppfølging både på individnivå og generelt og bidrar med forslag til eventuelle

tilrettelegginger eller andre relevante tilbud. Bht-koordinator og IA-konsulentens innspill og

kompetanse verdsettes høyt av ledelsen og samarbeidet fungerer godt. Virksomhetsledelsen

påpeker videre at det er enkelt å få tak i IA-konsulent og Bht-koordinator utenom faste

møtepunkter.

6.2 Oppfølgingsplan og dialogmøter


I henhold til arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver i samråd med arbeidstaker utarbeide

oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller

lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig. I kommunens rutine vedrørende

individuell oppfølgingsplan (IOP) presiseres følgende:

IOP skal være skrevet innen 6. uke8 og skjema ”Individuell oppfølgingsplan” skal

benyttes.

Planen skal inneholde en vurdering av arbeidsoppgaver og arbeidsevne, aktuelle tiltak

og tilrettelegginger, vurdering av behov for ekstern bistand og plan for videre

oppfølging.

Arbeidsgiver skal i henhold til arbeidsmiljøloven innkalle arbeidstaker til dialogmøte om

innholdet i oppfølgingsplanen. Målet med møtet er å finne løsninger i virksomheten som kan

hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Kommunens skriftlige rutine vedrørende dialogmøte

presiserer blant annet at:

Dialogmøte 1 skal avholdes innen 12 uke9 og arbeidsgiver skal innkalle til møte.

Det skal skrives referat fra dialogmøte og dette skal sendes til NAV lokalt. Ved visse

situasjoner kan det være unødvendig å innkalle til dialogmøte, for eksempel dersom

arbeidstaker med stor sannsynlighet vil være tilbake i arbeid innen kort tid og hvor

tilrettelegginger er unødvendig.

8 Ny rutine for sykefraværsoppfølging av august 2010 sier at individuell oppfølgingsplan skal være skrevet innen

4. uke. Da flere av sykefraværstilfellene vi gjennomgår er fra før august 2010, velger vi å legge forrige rutine til

grunn. 9 Ny rutine for sykefraværsoppfølging av august 2010 sier at Dialogmøte 1 skal avholdes inne 8. uke. Da flere av

sykefraværstilfellene vi gjennomgår er fra før august 2010, velger vi å legge forrige rutine til grunn.


Sykefravær

6.2.2 Fakta

Revisjonen gjennomførte en mappegjennomgang av totalt 26 mapper fordelt på tre

virksomheter. I 10 av 26 gjennomgåtte mapper foreligger ikke individuell oppfølgingsplan

(IOP) innen fristen, og i 2 tilfeller mangler IOP. IOP er, i de tilfeller hvor dokumentet

foreligger, utfylt på korrekt skjema og inneholder vurdering av arbeidsevne og eventuelle

tilrettelegginger. Det manglet referat fra Dialogmøte 1 i 4 av 26 mapper. Det foreligger noe

ulik praksis på virksomhetene når det gjelde oppbevaring av dokumenter ved sykefravær.

Noen oppbevarer all dokumentasjon i mapper og noe elektronisk (Websak), mens andre har

det meste elektronisk og kun noe i mapper. Vi får opplyst av HMS-avdelingen at det

foreligger en rutine som beskriver hva som skal i foreligge elektronisk. Ved en virksomhet

føres ikke samtalelogg, til tross for at dette er et dokumentasjonskrav i både nåværende og

forrige rutine.

Ved en virksomhet påpekes viktigheten av at lege deltar i Dialogmøte. Det gir avdelingsleder

muligheten til å beskrive i detalj hva arbeidsoppgavene til den aktuelle ansatt er, slik at

sykemelding og lengden på fraværet blir tilpasset hva ansatt faktisk gjør. Lege kan være av

den oppfatning at alle oppgaver innenfor pleie og omsorg er tunge, selv om dette ikke

nødvendigvis er tilfelle. Derfor er det viktig å være tidlig i dialog med både lege og NAV.

Når det gjelder rutine for oppfølging ved sykefravær, påpekes det ved en virksomhet at

rutinen fungerer greit i forhold til normalfravær. Men når sykefraværet blir for høyt, må det

settes inn ekstraordinære tiltak, fordi man ikke rekker å følge opp hver enkelt ansatt slik

rutinen beskriver.

I følge enkelte i virksomhetsledelsen oppleves det til tider vanskelig å komme i kontakt med

lege og sykemeldt arbeidstaker, noe som gjør det vanskelig å følge tidsfrister i rutinen.

6.3 Vurderinger

Revisjonen finner at praksis innefor pleie- og omsorgstjenesten i all hovedsak innebærer

tilfredsstillende oppfølging av syke og at virksomhetsledelsen gjennomfører nødvendige

tilrettelegginger, også ved avventende sykemelding. Videre ønsker vi å fremheve at

virksomhetsledelsen uttrykker en bevissthet rundt hvordan de kan tilrettelegge og hvor langt

de kan strekke seg i forhold til den enkelte medarbeiders ønsker. Revisjonen ønsker også å

fremheve at ledelsen legger til rette for dialog, slik at arbeidstaker kan gi opplysninger om

egen funksjonsevne og melde fra om eventuelle tilretteleggingsbehov. Videre finner vi

samarbeidet mellom Bht-koordinator og virksomhetsledelsen tilfredsstillende, og vi ønsker å

legge vekt på at samtlige tilbakemeldinger var entydig positive.

Samtidig viser mappegjennomgangen at den faktiske oppfølgingen ikke er like godt

dokumentert i alle saker. Her legger vi til grunn at det mangler IOP og referat fra Dialogmøte,

samt at nær halvparten av gjennomgåtte planer ikke er skrevet innen lovverkets frister. Etter

vår vurdering innebærer ikke slike funn nødvendigvis at den faktiske oppfølgingen ikke har

funnet sted, men er først og fremst problematisk i forhold til etterprøvbarhet.


Sykefravær

7 KONSEKVENSER AV SYKEFRAVÆR

7.1.1 Virksomhetenes erfaringer

Virksomhetsledelsen opplyser om at det ved sykefravær vanligvis settes inn vikarer, men i

noen tilfeller kan oppgaver fordeles mellom andre ansatte eller utsettes. Man kan også flytte

lærlinger eller annet personell mellom avdelingene ved behov, særlig når det er vanskelig å få

tak i vikar. Det kan være en utfordring å skaffe kvalifiserte vikarer, da spesielt sykepleiere.

Det er særlig belastende med sykefravær i helgene, for da er bemanningen i utgangspunktet

redusert. Et annet problem er at det ved sykefravær brukes mye tid på å skaffe vikarer – tid

som i utgangspunktet kunne vært brukt til annet.

Bruk av vikarer kan gjøre at arbeidsdagen ikke går som planlagt og oppgaver kan bli

forskjøvet eller ikke gjort. Vikarene er heller ikke alltid kjent med faste gjøremål/rutiner og de

fast ansatte må bruke tid på å ettersjekke, noe som kan oppleves som en merbelastning. Ved

korttidsfravær er det heller ikke tid til at vikaren får tilstrekkelig opplæring.

Flere i virksomhetsledelsen opplyser om at sykefravær går ut over kvaliteten på tjenesten og

fører til dårligere oppfølging av brukere. Høyt sykefravær ved en virksomhet kan også gi

ringvirkninger for andre relaterte virksomheter, ved at kvaliteten på tjenestene blir redusert.

Sykefravær kan også gå ut over kontinuiteten og kompetansen i virksomheten, samt

ivaretakelse av pårørende. I tillegg oppgis fravær og innleie av vikarer å være den store

variable utgiftsposten i virksomhetene.

Ledelsen ved en av virksomhetene innefor pleie- og omsorgstjenesten mener at arbeidsgiver

må ta selvkritikk fordi de undervurderer det å ha rett person i rett jobb. Videre sier de at det

bør tilstrebes å ansette folk som vet hva jobben omhandler, som har riktig motivasjon og som

er i stand til å jobbe turnus. Det er ikke likegyldig hvem som ansettes og arbeidsgiver må i

større grad ta hensyn til det i ansettelsesprosessen. Det nevnes også at det til tider kan være

vanskelig å få ta i medarbeidere med rett kompetanse, spesielt høyskoleutdannede. Det

fremheves i denne sammenhengen som viktig at virksomheten på forhånd gjør en vurdering

av hva slags kompetanse de trenger. Det pekes også på at medias negative omtale av høyt

sykefravær og tjenestene som sådan, gjør det vanskelig å rekruttere, noe som igjen gjør det

vanskelig å øke faglig kvalitet. En virksomhet påpeker at de føler at de drukner i negativ

omtale og syntes det er trist for hele kommunen.

7.1.2 Tall fra regnskap

Virksomhetsledelsen setter i hovedsak inn vikar ved sykefravær og tall fra regnskapet viser

kommunens utgifter i forhold til bruk av vikarer innenfor sektoren. Det skilles i regnskapet

blant annet mellom vikarer med og uten refusjon.

Når det gjelder vikarer uten refusjon viser regnskapet betydelige merkostnader. Når det

gjelder vikar med refusjon har administrasjonen opplyst om vesentlige mindrekostnader i

forhold til forventede inntekter som følge av refusjoner.


Sykefravær

Administrasjonen innenfor pleie- og omsorgssektoren har opplyst om at de foreliggende

regnskapstallene ikke er reelle, verken i forhold til vikar med eller uten refusjon.

Det er forklart at vikarbyråer ikke bare brukes ved sykefravær, men også ved ledighet i

stilling og ferieavvikling og det fremgår ikke av regnskap hvor mye som skyldes hva.

Når det gjelder vikar uten refusjon brukes art 1020 i praksis som en samleart for vikarbruk

som ikke fanges opp av andre arter. Eksempler er vikarbruk knyttet til velferdspermisjon med

lønn, vikarbruk for fravær i forbindelse med barns sykdom og bruk av timebank10

.

Videre er det opplyst om at Notus turnusplan11

er satt opp på en måte som gjør det vanskelig å

beregne hvor stor andel av arten som egentlig har sin tilhørighet i andre arter. En slik

beregning kan bare skje ved å gå inn på den enkelte medarbeiders timelister og identifisere de

timer som har generert vikarinnleie og med hvilken opprinnelse. Det er i dette tilfelle

mangelfull kommunikasjon mellom Notus turnusplan og kommunens regnskapssystem12

.

Når det gjelder vikar med refusjon har administrasjonen opplyst at det er naturlig med et

misforhold mellom inntekter og utgifter, slik at størrelsen på refusjoner er større enn

kostnader knyttet til vikar, fordi man må trekke ut turnustillegg og arbeidsgiveravgift. Det er

anslått at misforholdet skal være på ca. 40 %.

Regnskapsrevisor har i egne undersøkelser pekt på uklarheter i oppgavefordeling mellom

virksomhetene og lønningskontoret på flere områder, herunder avgrensing av sykelønn mot

ferieavvikling.

7.2 Vurderinger

Revisjonen har i prosjektet ikke tatt sikte på å avdekke eller evaluere årsaksforholdet mellom

sykefravær og konsekvenser for kapasitet og kompetanse i tjenesteutøvelsen. Dette innebærer

komplekse og ressurskrevende vurderinger.

Imidlertid viser fakta at virksomhetene innenfor pleie- og omsorgstjenestene selv kjenner til at

sykefravær skaper utfordringer både i forhold til å ivareta brukere og primæroppgavene, men

også i forhold til virksomhetens ansatte.

Kommunens systemer gjør det ikke mulig å identifisere kostnader knyttet til vikarbruk ved

sykefravær og på bakgrunn av dette er vår vurdering at kommunen ikke har nødvendig

oversikt over økonomiske konsekvenser knyttet til sykefravær til enhver tid. Revisjonen

ønsker å påpeke at kostnadene ved vikarbruk på ingen måte er uttømmende når det gjelder

totale kostnader knyttet til sykefravær.

10 Timebank er et elektronisk system hvor ansatte har mulighet til å samle opptjente timer til avspasering. 11 Notus turnusplan er et styringsverktøy for arbeidstidsplanlegging innen offentlig sektor. 12 Slik kommunikasjon er mulig i henhold til leverandør av Notus.


Sykefravær

8 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER

Basert på denne rapportens to første problemstillinger er våre funn er at virksomhetene

innenfor pleie- og omsorgstjenesten i Moss kommune i stor grad følger kommunens rutiner

for forebygging av sykefravær og oppfølging av syke. Samtidig er det gjort funn som ikke er

tilfredsstillende innefor begge områdene, slik som utdatert mål- og handlingsplan for IA-

arbeidet, noe mangelfull kjennskap til overordnede rutiner, noe mangelfull opplæring innenfor

HMS blant virksomhetsledelsen, samt enkelte mangler ved oppfølging av sykemeldte.

I forbindelse med rapportens tredje problemstilling har virksomhetene selv vist til kjente

konsekvenser for tjenesteutøvelse, som følge av sykefravær. Eksempler er blant annet

merbelastning for de som er på jobb og redusert kontinuitet og kompetanse i avdelingen. De

økonomiske konsekvensene er også store, men ikke mulig å fastslå eksakt ut fra gjeldende

rutiner og systemer.

På bakgrunn av undersøkelsene anbefaler revisjonen at:

Kommunen tar en gjennomgang av eksisterende rutiner og reglementer og iverksetter

nødvendige tiltak for å gjøre disse kjent og implementert i virksomhetene

Det legges til rette for medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte, både generelt og i

forhold til fremtidige omstillingsprosesser.

Det iverksettes tiltak som sikrer en enhetlig praksis når det gjelder dokumentasjon ved

sykefravær.

Kommunen iverksetter tiltak som sikrer bedre oversikt over kostnader knyttet til

sykefravær

Rolvsøy, 12.11.10

Elisabeth Iversen Faim (sign.)

Forvaltningsrevisor

Linda Asp (sign.)

Oppdragsansvarlig revisor


Sykefravær

9 RÅDMANNENS KOMMENTARER


Sykefravær

Documents

Sykefravær, kapasitet og kompetanse i pleie- og ... kapasitet og kompetanse i pleie- og... · om kapasitet og kompetanse i pleie- og omsorgstjenestene. Gjennom bystyrets behandling