MIS - Menadzment Informacioni Sistemi Kompletna Skripta

Menadžment informacioni sistemi

Redaktor:

Asistent Tarik Zaimovic

Autor:

Grupa autora

Broj izdanja:

Prvo

Izdavac

Ekonomski fakultet Univerzitet u Sarajevu - Izdavacka djelatnost Fakulteta -

Glavni urednik:Dekan

Prof. dr Sead Kreso

Urednik:

Prof. dr Miloš Trifkovic

Recezenti:

Prof. dr Zlatko LagumdžijaDoc. dr Nijaz Bajgoric

Godina izdanja i godina štampanja:

2002. godina.

Štampa:

"Kemigrafika" d.d. Sarajevo

Odgovorno lice štamparije:

Aida Ceško

Impersum:Autori/Editori

Asistent mr Zlatan Šabic, Asistent Tarik ZaimovicAsistent Kemal Kacapor, Asistent Dragan Ivanovic, Armin Huko

Posebnu zahvalnost

Studentima Ekonomskog fakultetapredment Menadžment informacioni sistemi, školska 2000/2001

Mišljenjem Federalnog ministarstva obrazovanja, nauke, kulture i sporta broj 04-15-3920/02 od

24. 06. 2002. godine, publikacija je proizvod iz clana 19. tacka 10. Zakona o porezu na promet poizvoda i usluga na ciji se promet na placa porez na promet proizvoda.

Sadržaj

INFORMACIONI SISTEMI I MENADŽMENT......................................................................................

7

I. UVODUKOMPJUTERSKIBAZIRANEINFORMACIONESISTEME(IS)....................................

.....8

Uvod ............................................................................................................................................. 8

Informacije i menadžment................................................................................................................

9Informaticka orijentacija u

organizaciji ............................................................................................ 12Najcešce vrste IS-a u organizacijama.............................................................................................

14Pristupi razvoju informacionih sistema u

organizaciji........................................................................ 15Ekonomska opravdanost KBIS-a....................................................................................................

16Sažetak ....................................................................................................................................... 18

II. IZAZOV INFORMACIONIH SISTEMA.........................................................................................20

Uvod ........................................................................................................................................... 20Zašto informacioni sistemi? ...........................................................................................................

20Elementi informacionog sistema.....................................................................................................

22Klasicni pristup informacionim

sistemima ........................................................................................ 25Savremeni pristup informacionim

sistemima ................................................................................... 26Kljucne sistemske aplikacije u

organizaciji ...................................................................................... 27Stalne promjene u procesu upravljanja...........................................................................................

34Potreba za planiranjem informacione arhitekture

organizacije .......................................................... 35Sažetak ....................................................................................................................................... 36

III. STRATEŠKA ULOGA INFORMACIONIH SISTEMA ....................................................................38

Uvod ........................................................................................................................................... 38Informacija kao strateški resurs......................................................................................................

38Kako se informacioni sistemi mogu koristi kao konkurentna

sposobnost ........................................... 39Kako može mali biznis uspjeti cjenovnoj

konkurenciji....................................................................... 44Implikacije za kompanije................................................................................................................

44Sažetak ....................................................................................................................................... 46

IV. KORIŠTENJE INFORMACIONIH TEHNOLOGIJA U STICANJU KONKURENTSKIH PREDNOSTI .47

Uvod ........................................................................................................................................... 47Kompanija i njeno okruženje..........................................................................................................

47Konkurentska prednost..................................................................................................................

49Šta su informacioni resursi?...........................................................................................................

51Ko upravlja informacijskim

resursima?............................................................................................ 51Strateško planiranje ......................................................................................................................

52Strateško planiranje informacionih resursa......................................................................................

53Korištenje kompjutera od strane krajnjih korisnika kao strateško

pitanje............................................ 55Koncept menadžmenta informacijskih resursa ................................................................................

57Utjecaj informacionih tehnologija na poterov model pet sila koje utjecu na privlacnosti

industrije ........ 59Sažetak ....................................................................................................................................... 63

V. INFORMACIJE, MENADŽMENT I PROCES ODUCIVANJA .........................................................64

Uvod ........................................................................................................................................... 64DSS – Decision Support System ....................................................................................................

64MIS i DSS ................................................................................................................................... 66MIS i DSS ................................................................................................................................... 66

Geografski informacijski sistem - GIS ............................................................................................. 70

Web-based DSS ........................................................................................................................... 70

Grupni sistem za odlucivanje i podršku (GDSS) .............................................................................. 70

Šta je GDSS? ............................................................................................................................... 71

Karakteristike GDSS-a .................................................................................................................. 72

GDSS programski alati.................................................................................................................. 72

Pregled GDSS skupova................................................................................................................. 73

Kako GDSS može poboljšati grupno došenje odluka....................................................................... 74

Sistemi podrške izvršenju - ESS.....................................................................................................76

Sažetak .......................................................................................................................................77

VI. SIGURNOST IS.........................................................................................................................79

Uvod............................................................................................................................................79Ranjivost IS-a i

zloupotrebe............................................................................................................79Kreiranje kontrolisanog

okruženja...................................................................................................84Izazov za

menadžment ..................................................................................................................89

Sažetak .......................................................................................................................................89

VII. RAZUMIJEVANJE ETICKIH I SOCIJALNIH TEMA KOJE SE ODNOSE NA SISTEME ....................91

Uvod............................................................................................................................................91Model mišljenja o etickim, socijalnim i politickim

temama..................................................................91Kljucni tehnološki trendovi koji podižu zainteresovanost etickih

tema ................................................93Etika u informacionom

društvu........................................................................................................94Moralne dimenzije informacionog

sistema.......................................................................................96Kategorije odgovornosti ...............................................................................................................

100Kvalitet sistema: kvaliteta podatka i sistemske greške....................................................................

102Uspostavljanje granica: posao, porodica, slobodno vrijeme ............................................................ 104

Zdravstveni rizici: rsi, cvs i tehno-stres .......................................................................................... 106

Sažetak ..................................................................................................................................... 109

RAZVOJ I UPRAVLJANJE INFORMACIONIM SISTEMIMA.........................................................111

VIII. MODELIIZGRADNJEINFORMACIONIHSISTEMA ..................................................................

.112

Uvod..........................................................................................................................................112Osnovni pojmovi ..........................................................................................................................

112Modeli procesa razvoja sistema....................................................................................................

114Životni ciklus razvoja sistema .......................................................................................................

120Sažetak ..................................................................................................................................... 126

IX. ALTERNATIVNE METODE IZGRADNJE INFORMACIONIH SISTEMA .......................................127

Uvod..........................................................................................................................................127Prototajping................................................................................................................................127

Iterativni razvoj........................................................................................................................... 129

RAD – Brzi razvoj aplikacija ......................................................................................................... 132

Razvoj sa gotovim aplikativnim softverskim paketima..................................................................... 134

Outsourcing ............................................................................................................................... 137

Poredenje pristupa razvoju sistema .............................................................................................. 139

Sažetak ..................................................................................................................................... 140

X. MENADŽMET MIS -A – MENADŽMENT INFORMACIONIH RESURSA........................................141

Uvod..........................................................................................................................................141MIS

organizacija.........................................................................................................................142MIS menadžment ........................................................................................................................

142Menadžer informaticke službe (CIO) .............................................................................................

142Planiranje i MIS ...........................................................................................................................

143Strateški izazovi i

MIS..................................................................................................................144Odredivanje cijene proizvoda MIS-a..............................................................................................

146Odredivanje budžeta za funkciju MIS-a .........................................................................................

148Ocjenjivanje funkcije MIS-a ..........................................................................................................

149Sažetak ..................................................................................................................................... 150

GLOBALIZACIJA I ELEKTRONSKO POSLOVANJE ...................................................................151

XI. UPOTREBA KOMPJUTERA U TRANSNACIONALNIM KOMPANIJAMA .....................................152

Uvod..........................................................................................................................................152Multinacionalne korporacije ..........................................................................................................

152Specijalna potreba za koordinacijom kod mnc ...............................................................................

153Globalne biznis strategije .............................................................................................................

154

Globalni poslovni pokretaci........................................................................................................... 156

Problemi u implementaciji globalnih informacionih sistema .............................................................157

Gis strategije implementacije ........................................................................................................158

Sažetak......................................................................................................................................159

XII. MENADŽMENTGLOBALNIH INFORMACIONIHSISTEMA .......................................................161

Uvod ..........................................................................................................................................161Rast internacionalnih informacionih

sistema...................................................................................161Organizovanje internacionalnih informacionih

sistema ....................................................................166Upravljanje globalnim informacionim

sistemima .............................................................................168Tehnološka pitanja i

prilike............................................................................................................172Sažetak......................................................................................................................................174

XIII. ELEKTRONSKA TRGOVINA ....................................................................................................175

Uvod ..........................................................................................................................................175Ocek ivane dobiti od E-

trgovine .....................................................................................................175Biznis

inteligencija.......................................................................................................................176Strategija E-

trgovine.....................................................................................................................178Elektronska razmjena

podataka....................................................................................................179Metodologija elektronske

prodaje..................................................................................................184Redizajn poslovnog

procesa.........................................................................................................184Tehnologija elektronske

trgovine ...................................................................................................188Evolucija

Interneta .......................................................................................................................189Novost iz MIS-

a ...........................................................................................................................192Sažetak......................................................................................................................................195

6

INFORMACIONI SISTEMI I

MENADŽMENT

I. UVOD U KOMPJUTERSKI BAZIRANE INFORMACIONE SISTEME (IS)

Uvod

Informatizaciju ili uvodenje informacionih tehnologija (IT) u savremeno poslovanje uzrokuju prvenstveno informacione i upravljacke potrebe menadžmenta kao i uznapredovala

bazna tehnologija grana u okviru kojih posluju pojedine organizacije. Uz ove unutarnje uzroke informatizacije nisu zanemarljivi ni spoljni, koji se prije svega javljaju u obliku preovladujucih

lokalnih ili svjetskih normi i standarda poslovanja.

Na prvom mjestu, menadžment se na razlicitim nivoima susrece sa potrebom raspolaganja informacijama od kojih zavise njegove odluke. Te informacije mogu se odnositi na pojave

unutar organizacije ili iz njenoga okruženja, a kriticna je njihova pouzdanost i blagovremenost, uz

povjerljivost i zašticenost od neovlaštenoga pristupa. U uvjetima dinamicnog, a posebno medunarodnog tržišnog ambijenta, znacaj menadžerskih odluka i njihovih konzekvenci raste, a time i cijena informacija na kojima se one baziraju. U tim uvjetima postaje nemoguce osigurati

navedene kvalitete menadžerskih informacija bez upotrebe neke vrste kompjuteriziranih informacionih sistema, odnosno informacionih tehnologija. Stoga su informacione i upravljacke

potrebe menadžmenta najmocniji motiv za informatizaciju, posebno zato što je upravo menadžment taj koji odlucuje kada i kako informatizirati.

Drugo, organizacije koje žele držati svoju baznu tehnologiju na nivou medunarodne konkurencije, kako bi osigrale visok stepen produktivnosti i kvaliteta, nerijetko se srecu s

potrebom ovladavanja novim uredajima i metodologijama koje su same po sebi kompjuterizirane, odnosno

koje se oslanjaju na razlicita informaticka tehnološka rješenja. Da bi ovladale takvim novim produkcionim tehnologijama, organizacije su prinudene obuciti radnike za rukovanje raznim

informatickim produktima, pa i cijelim informacijskim podsistemima koje ta tehnološka rješenja

donose, te izvršiti potrebna prilagodenja vlastitih unutarnjih upravljackih informacionih sistema.

Zauzvrat, sve više informatizirane bazne industrijske tehnologije pred menadžment postavljaju nove izazove i mogucnosti integracije i medusobnog uskladivanja proizvodnje razlicitih

proizvoda i usluga i snažniji tržišni nastup, pa cesto predstavljaju povod za preispitivanje tržišne strategije

organizacije i opsežniju unutarnju informatizaciju.

I trece, poslovna komunikacija i nastup na regionalnim i svjetskim tržištima postavlja pred organizacije sasvim konkretne zahtjeve u pogledu korištenja telekomunikacijskih tehnologija i standarda unutarnjeg funkcioniranja. Uz vec odavno odomacenu upotrebu telefaksa i etabliranu

ulogu elektronske pošte u vanjskoj komunikaciji, sve se više traži elektronska razmjena podataka s

dobavljacima i distributerima (EDI – eng. Electronic Data Interchange), elektronska trgovina usmjerena prema kupcima i korisnicima usluga (eng. Electronic Commerce, e-commerce), te

razliciti vidovi marketinških Web prezentacija. S druge strane, standardi unutarnjeg funkcioniranja

poduzeca i standardi upravljanja kvalitetom proizvodnje, iz linije ISO 9000, kao i njihovi americki

parnjaci, obavezni su za poduzeca koja žele nastupati na inozemnim tržištima. Na zahtjeve koje postavljaju ti standardi organizacije najbolje mogu odgovoriti kroz unutarnju informatizaciju

poslovanja.

Konacno, ne treba izgubiti iz vida ni cinjenicu da investicije u informatizaciju imaju u pravilu dugorocni i strateški karakter. Održavanje tehnicke ažurnosti i ispravnosti, uz ostale uobicajene elemente opravdanosti i isplativosti investicija, dodatna su motivacija organizacijama koje vec posjeduju neku vrstu informacionog sistema da s vremena na vrijeme poduzimaju korake na

njegovoj dogradnji i modernizaciji.

Iz mnogostrukosti navedenih motiva za informatizaciju može se naslutiti da je ona po mnogo cemu ekonomska kategorija, te da njene posljedice po funkcioniranje društva, privrede i

kvalitet života pojedinaca dramaticno nadilaze svoju naucnotehnicku osnovicu. Stoga nije slucajno

da je razmjerno rano došlo do raslojavanja široke oblasti, koju kolokvijalno obuhvatamo pojmom

«informatika», na dvije zasebne sfere. Prva, koju preciznije nazivamo racunarstvom i telekomunikacijama (eng. Computer Science & Telecommunications), bavi se unapredivanjem

postojecih i razvojem novih tehnoloških informatickih rješenja. Druga, koju bismo mogli nazvati

naukom o informacionim sistemima ili informatikom u užem smislu (eng. Information Science),

bavi se primjenom tih tehnoloških rješenja u realnim situacijama, dakle u poslovanju organizacija

razlicitih vrsta – od vojske, državne administracije, preko neprofitabilnih i nevladinih organizacija,

do klasicnih poduzeca. Mi cemo nadalje pojam informatika koristiti u ovom užem smislu.

Razlikovanje racunarstva i telekomunikacija s jedne, te informatike s druge strane, prije treba posmatrati kao odnos pragmaticne podijeljenosti zajednickog šireg domena interesovanja nego kao nacelnu odijeljenost dviju naucnih disciplina. Prije svega, ono je uvjetovano potrebom

da se prenošenje i dalje unapredenje eksplozivno rastuceg znanja iz jedne i druge sfere povjeri

posebnim grupama specijalista, cije su vještine, nacin rada i opce znanje posebno prilagodeni i primjereni specificnim ciljevima. Možemo reci da su tipicni specijalisti u oblasti racunarstva i telekomunikacija tehnicari i inžinjeri, a tipicni predstavnici specijalista medu informaticarima

sistem analiticari i projektanti. Dok je kod prvih naglasak na tehnickim vještinama, od drugih se

zahtijeva opsežno poznavanje organizacijskih i komunikacijiskih vještina.

Veze izmedu dviju oblasti izuzetno su dinamicne i intenzivne. Tehnološke mogucnosti i unapredenja u racunarstvu i telekomunikacijama stvaraju i proširuju prostor za informatizaciju,

a

uocene najbolje prakse i potrebe u primjeni informacionih tehnologija znacajno utjecu na pravac

investicija u tehnološka istraživanja i razvoj.

Informacije i menadžment

Predmet našeg izucavanja su upravljacki, odnosno menadžment informacioni sistemi (MIS – eng. Management Information Systems), cija je uloga obrada podataka i pružanje

informacija potrebnih za kvalificirano donošenje odluka od strane menadžmenta razlicitih vrsta organizacija.

Skoncentrirat cemo se na kompjuterski bazirane informacione sisteme (KBIS), da bismo istaknuli ulogu koju igraju suvremene informacione tehnologije (IT) i strateške prednosti upotrebe tih tehnologija u poslovanju, a da bismo ih razlikovali od tradicionalnih manuelnih ili polumanuelnih informacionih sistema koji su sinonim neautomatiziranog «papirnog» poslovanja

iz vremena prije velikoga vala kompjuterizacije krajem XX stoljeca.

Povijesno gledano, pojava KBIS u poslovanju u pocetku nije znacila i pojavu MIS u suvremenom znacenju toga pojma. Naime, prvi KBIS-i spadali su u kategoriju tzv. pomocnih ili

pozadinskih (eng. back-end) sistema i služili su za pracenje inventara, obracun placa, vodenje knjigovodstva i druge potrebe koje se nisu neposredno doticale poslovne strategije poduzeca.

Oni su, prvenstveno u velikim poslovnim sistemima, znacajno pomogli racionalizaciji poslovanja na

operativnom nivou i svladavanju znacajnih organizacijiskih problema koji se srecu u upravljanju

velikim koncentracijama ljudi i kapitala.

Pomjeranje naglaska s pozadinskih na strateške KBIS, ukljucujuci MIS, EIS (eng. Executive Information Systems) i DSS (eng. Decision Support Systems – sistemi za podršku

odlucivanju) rezultat je sve vece kompjuterske pismenosti menadžmenta, rastuce decentralizacije i

pristupacnosti IT i empirijske spoznaje da se ove tehnologije mogu uspješno iskoristiti ne samo za

povecanje produktivnosti poslovanja vec i za postizanje vece efektivnosti upravljanja, tj. za sticanje

tržišne prednosti nad konkurencijom.

Informacije igraju presudnu ulogu u menadžerskom odlucivanju. Zbog toga ne cudi što u razvijenim zemljama više od polovine od ukupnoga broja uposlenih radi na poslovima koji su

na vezani uz informiranje.

U suštini, informacija je korisna komunikacija namijenjena nekom subjektu. Podrazumijeva informacioni tok od jednoga subjekta ka drugom. Iako je, u tradicionalnom smislu, subjekt

primatelj informacije neka osoba, tj. ljudsko bice obdareno umom i razumom, na današnjem stupnju

razvoja

informacija IT može teci ne samo ka nekome nego i ka necemu, jer prijemnik informacije može biti

i kompjuterski sistem koji je u stanju informaciju primiti, interpretirati i u skladu s njom djelovati, bilo

kroz poduzimanje odredenih upravljackih aktivnosti, bilo kroz obradu i stvaranje novih informacija

namijenjenih drugim subjektima.

Zbog toga je veoma važno razlikovati pojam informacije od pojma podatka, koji oznacava strukturiran skup simbola koji saopcava nešto o realitetu (što ne znaci da ono što govori mora

biti tacno i istinito), ali koji ne mora biti sam po sebi razumljiv ili relevantan za osobu, ili

elektronsku opremu koja ga sadrži, šalje ili prima.

Npr. radiooperator šalje i prima poruke i posmatra ih kao podatke – ne mora ih razumjeti niti one kod

njega trebaju proizvesti bilo kakvo djelovanje.

Informacije se unutar organizacije prikupljaju i obraduju za mnoštvo namjena, medu kojima su najcešce:

Komuniciranje ili prezentacija postojeceg ili ranijeg stanja, namjere ili ocekivanja u vezi s buducim stanjima, odnosno prijenos misli, ideja i ostalog što ovdje navodimo.

Planiranje – razmatranje razlicitih alternativa onoga što se može dogoditi u buducnosti i izbor medu njima, odlucivanje i saopcavanje posljedica odluka. Ovo može ukljuciti pravila, procedure, zakone, ogranicenja i obrazloženja koja se odnose na planove.

Izvršenje poslovnih transakcija u vezi s proizvodima, uslugama, marketingom, nabavkama, prodajom, osobljem i racunovodsvom, a koje ukljucuju zaposlene, kupce, dobavljace, subjekte odlucivanja i domace i strane organe vlasti.

Organizacijska integracija, tj. osiguranje visokog radnog morala i zbližavanje ljudi. Unutar organizacija, ovo podrazumijeva informiranje ljudi o onome što se dešava i o onome što se od njih ocekuje, u cilju promocije motivacije i opredijeljenosti za izvršenje zadataka. U organizacijama koje imaju posla s drugim ljudima – poput kupaca i dobavljaca – trebaju postojati odgovarajuci mehanizmi koordinacije i komunikacije. Mnogi zaposleni unutar organizacije izvor su podataka za druge ljude unutar organizacije ili izvan nje, i obrnuto – mnogi koriste informacije koje dolaze izvana.

Inovacija, koja se može opisati kao podrška i ohrabrenje kreativnim probojima u rješavanju problema, u istraživanju i razvoju, odlucivanju i prilagodavanju promjenama u okruženju ili ostatku

organizacije.

Upravljanje, što ukljucuje usmjeravanje, nadzor, iniciranje zadataka, pracenje realizacije i ocjenu ucinka.

Stvaranje i održavanje kronologija o sadašnjim i proteklim dogadajima, u slucaju da znanje u vezi s prošlošcu zatreba u buducnosti. Tipican primjer su analize podataka o prodaji, kupcima i

transakcijama s ciljem prepoznavanja trendova i predvidanja.

Socijalni kontakt, koji ukljucuje caskanja, prijateljstva, cestitke i, opcenito, meduljudske odnose.

Servise koji, s jedne strane, daju navedene vrste informacija i, s druge, omogucavaju njihovo upavljanje.

Postojanje informacijskih servisa, odnosno potrebnih informacijskih usluga, neophodno je za efektivno donošenje odluka i upravljanje u organizaciji. Cjelinu koju cine ljudi i oprema koji realiziraju informacione servise, tj. vrše potrebne operacije nad informacijama, nazivamo informacionim sistemom (IS). Informacioni sistemi ne moraju se nužno oslanjati na korištenje kompjutera i drugih segmenata IT-a.

Zadatak menadžera, u kontekstu protoka informacija, funkcioniranja informacionih servisa i informacionih sistema, je:

osigurati postojanje informacionih sistema koji rukuju relevantnim vrstama informacija u organizaciji;

poznavati stvaranje i korištenje informacionih sistema i usluga, ukljucujuci i kompjuterski bazirane informacione sisteme (KBIS) tamo gdje je njihova upotreba potrebna i opravdana;

neposredno koristiti takve sisteme za generiranje i prijem informacija, što ukljucuje i informacije o efektivnosti i upravljanju informacionim sistemom;

razumijevati pojedina pitanja koja se javljaju kao efekt primjene informacionih sistema na ljude i organizacije.

Podaci i informacije

Na ovom mjestu cemo proširiti radne definicije pojmova uvedenih u prethodnom odjeljku. Precizniju definiciju podatka dajemo odmah:

Podatak je reprezentacija neke tvrdnje ili cinjenice, najcešce u formi koja se može automatizirano primiti, prenijeti i obraditi. U tehnickom smislu, podatak je strukturirani i na propisani nacin ureden skup simbola iz utvrdenoga repertoara ili alfabeta. U teoriji telekomunikacija, pojmu podatka odgovara pojam poruke koju emitira izvor informacija i predstavlja sliku stanja nekoga objektnoga sistema koja se upucuje primaocu.

Dajemo i precizniju definiciju informacije:

Informacija je svaka forma komunikacije koja primaocu pruža razumljivo i korisno znanje, a sastoji se od podataka koji za primaoca imaju znacenje. Informacija je cesto rezultat upita ili obrade, a odlike su joj: korisnost, tj. da je relevantna za neku aktivnost ili svrhu; razumljivost, tj. da je data u razumljivoj formi i jeziku; te pravovremenost, tj. da je primljena u vrijeme i na nacin koji osigurava zadovoljenje njene namjene. U vezi s navedenim pojmom poruke, u telekomunikacijama se javlja i pojam kolicine ili mjere informacija, koji se veže uz vjerojatnost dogadaja ili stanja koje opisuje poruka. Što je

dogadaj manje vjerojatan, odnosno manje ocekivan, informacija koja govori o njemu kolicinski je sadržajnija. Kolicina informacije od jednoga bita (što je osnovna jedinica za kolicinu informacija) odgovara poruci koja izvještava o nastupanju jednoga od dva moguca i jednako vjerovatna dogadaja ili stanja. Ukoliko prije dobijanja poruke možemo procijeniti koja su sve stanja sistema moguca i dati njihove vjerojatnosti, tada se entropija ili prosjecna kolicina informacija sadržanih u porukama koje govore o stanju u nekom sistemu racuna po sljedecoj formuli:

H = -Si pi × log2 pi [bita]

pri cemu je pi vjerojatnost i-toga stanja, odnosno dogadaja u sistemu, a p1+p2+...+pN = 1, što znaci da se neko od tih mogucih stanja u svakom slucaju mora realizirati.

U posebnom slucaju, u kojem su sva od N mogucih stanja sistema jednako vjerojatna, entropija je jednaka:

H = log2 N [bita]

odakle se i vidi da je za N=2, entropija H=log2 2=1 bit.

Entropija se, ne samo u informatici vec i u drugim naucnim oblastima koje izucavaju prirodne i društvene sisteme, koristi i kao mjera neizvjesnosti, odnosno mjera nereda ili neuredenosti sistema, polazeci od pretpostavke da se u uredenim sistemima neka stanja i dogadaji smatraju predvidljivim i regularnim, dok se nepredvidljivi i neregularni dogadaji i stanja razlicitim mehanizmima sprecavaju i ogranicavaju, cime «nenormalna stanja», iako moguca, postaju daleko manje vjerovatna od «normalnih». Suprotan pojmu entropije je pojam sinergije, koji oznacava unutarnji sklad, odnosno harmoniziranost rada dijelova sistema.

Naprimjer, kod serverskih kompjuterskih sistema, koji u organizacijama nose kljucne informacione servise (baza podataka, Web, elektronska pošta, itd.), jedan od važnih faktora sigurnosti je downtime, odnosno najveci ocekivani (i eksperimentalno provjereni) postotak ukupnog vremena korištenja, kada sistem može biti nedostupan ili, kolokvijalno receno, oboren. Ako je downtime 1%,

tada je entropija sistema jednaka približno 0,08 bita, što ukazuje na visok stepen uredenosti i

izvjesnosti funkcioniranja sistema, u odnosu na entropiju od 0,47 bita kod daleko manje pouzdanoga sistema ciji je downtime jednak 10%.

S obzirom na to da se odnosi na poruke, pojam entropije i kolicine informacija može se primjenjivati i na podatke i na informacije. Za razliku od telekomunikacija, informatika istice suštinsku povezanost i razlicitost pojmova podatka i informacije:

informacija = podatak + znacenje + proces + tok Transformacija podataka u informacije proces je koji uvijek, na odreden nacin, ukljucuje ljudske mentalne sposobnosti i znanje. Ona se najcešce sastoji od interpretacije podataka kao cinjenica koje imaju smisao u konkretnom kontekstu, te od stvaranja potrebne forme podataka kako bi se cinjenice od interesa na adekvatan nacin predstavile ili dokumentirale.

Takoder, važno je istaknuti razliku izmedu pojmova informacije i znacenja. Znacenje ovisi o subjektu koji koristi podatak i govori o tome šta on kod njega proizvodi. Drugim rijecima, znacenje podatka ili informacije govori o njihovom namjeravanom smislu i podrazumijeva stanovit mentalni

proces.

Navedena pojašnjenja u vezi s prirodom podataka i informacija omogucavaju nam da damo i jednu cjelovitiju definiciju informacionog sistema:

Informacioni sistem je: · skup sredstava koji osiguravaju protok, obradu i pohranu znanja i informacija u cilju zadovoljenja [informacionih] potreba korisnika; · svaki sistem, najcešce (mada ne i nužno) kompjuteriziran, koji osigurava informacije za potrebe organizacije – ukljucujuci i sisteme u realnom vremenu (real-time systems), ugniježdene (embedded) sisteme, menadžment informacione sisteme i druge sisteme; · sistem koji prihvata podatke koji predstavljaju znanje i informacije pohranjuje ih, obraduje i prosljeduje korisnicima. Informacioni sistemi mogu biti kompjuterizirani ili nekompjuterizirani, mada se, što je formalno nepravilno, u svakodnevnom govoru podrazumijevaju uglavnom kompjuterizirani i kompjuterski bazirani informacioni sistemi (KBIS).

Korisnici IS-a su pojedinci, ili grupe koji imaju zadatak davanja ulaza ili primanja izlaza iz informacionog sistema. Informaticka orijentacija u organizaciji

Strateško planiranje i planiranje poslovnih procesa najcešce je povezano s planiranjem informacionih sistema, jer unapredenje poslovnih procesa ovisi o informatizaciji. Stoga se mnoge analiticke tehnike koriste i na jednoj i na drugoj strani.

Naprimjer, planiranje informacionih sistema, koje se odnosi na planiranje razvoja IS-a unutar organizacije, u cilju njihovog dobijanja, korištenja, mijenjanja i odstranjivanja, ima svoje parnjake u planiranju poslovnih procesa, poslovnim sistemima, planiranju i analizi poslovnih sistema i drugim podrucjima kojima se bavi strateški menadžment.

Mi cemo razlikovati dva nacina promatranja informacionog sistema. Jedan, koji cemo nazvati MIS-centricno promatranje, stavlja naglasak na pružanje potrebnih informacija menadžmentu. Drugi, koji možemo nazvati eksploatacionim, u centar promatranja postavlja pitanje najboljega iskorištenja informacija.

Ove dvije razlicite koncepcije su date na sljedecoj slici, a od središnjega su znacenja i za planiranje informacionih sistema i za inžinjering poslovnih procesa – pri cemu ne trebamo smetnuti s uma da i planiranje jedan od procesa u kojem koristimo informacije:

Eksploatacioni pristup pokušava iskoristiti informacije

sve informacije

MIS-Centricni pristup se koncentrira na ove tokove informacija

Najviši menadžment Srednji menadžment Operativa informacije informacije MIS - centricni pogled na planiranje IS-a

MIS-centricni pristup planiranju informacionih sistema (ISP – Information Systems Planning) usmjerava se na problem identifikacije onih informacionih sistema koji su potrebni za podršku poslovanju, narocito glavnim poslovnim operacijama i procesima.

Potrebe poslovanja težišna su tacka, i IS projektiraju se u skladu s tim potrebama u funkciji podrške; kreiraju se i koriste kako za potrebe stvarnih operativnih poslovnih procesa, tako i u smislu MIS. Dakle, da bi menadžmentu bile pružene informacije potrebne za pokretanje, usmjeravanje, reviziju i kontrolu poslovnih procesa.

Zbog toga se ovaj pogled na planiranje IS-a prije svega koncentira na tokove informacija prema operativi, buduci da se ti tokovi naniže najviše doticu planiranja i usmjeravanja aktivnosti, raspoloživosti resursa, provedbe odluka s viših razina i, naravno, samih proizvodnih procesa. Eksploatacioni pogled na planiranje IS-a

Eksploatacioni pristup znatno drugacije postavlja odnos izmedu planiranja poslovanja i planiranja IS-a. Kada se težište stavi na informaciju, ona se posmatra kao dobro, kao ekonomska kategorija i imovina organizacije, a poslovni se procesi zatim oblikuju na nacin koji najbolje iskorištava takva dobra. U ovom kontekstu, informacija podrazumijeva i znanje i nove nacine korištenja podataka za nove vrste ideja i procesa.

Informacije, kao dobra unutar organizacije, mogu biti iskorištene kao glavna podrška ne samo za optimizaciju izvršenja poslovnih procesa vec i za njihovo poboljšanje. Naprimjer, svako dolazi u posjed novih informacija, kroz sastanke, vijesti, tekuce poslove, obrazovanje, obuku i, nerijetko, kroz druženje. Njihova ukupnost može pokrenuti razmišljanja o poboljšanju.

Zbog toga, ovaj pogled na planiranje IS-a naglašava potrebu za postojanjem informacionih sistema koji mogu savladati i apsorbirati široki spektar najrazlicitijih informacija za kojima može postojati potreba. Poslovni procesi trebali bi biti lako prilagodljivi kada se ukažu prilike za poboljšanja, a nacini odlucivanja trebali bi naglašavati i poticati fleksibilnost.

Ukupno uzeto, IS su neodvojivi od poslovnih procesa kada je rijec o sljedecim, izuzetno važnim aspektima.

Zahtjevi mjerljivosti -cesta potreba u poslovnim procesima jeste ocjena njihove uspješnosti, što namece potrebu definiranja postupaka mjerenja i nadzora nad procesima i njihovim produktima.

Zahtjevi kontrole - u neku ruku, ovi zahtjevi nastavljaju se na one u vezi s mjerljivosti, jer se kontrola temelji na znanju o performansama i mjerenju u odnosu na neku referentnu razinu, pri cemu treba znati da je raspolaganje informacijom radi kontrole jednako važno kao i osiguranje dostupnosti, odnosno propagiranje informacije radi kontrole.

Komunikacioni zahtjevi -mnogi bi poslovni procesi bili nemoguci bez komuniciranja,

odnosno bez prijenosa informacija.

Zahtjevi odlucivanja - mogu se smatrati još poopcenijom formom zahtjeva kontrole.

Najcešce vrste IS-a u organizacijama

Informacione sisteme koji nalaze svoju poslovnu primjenu moguce je klasificirati na razlicite nacine, a najcešca osnova klasifikacije jeste razina menadžmenta na kojoj se koriste produkti IS-a, kao i vrsta ulaza, obrade i izlaza, na kvalitativnom nivou, pri cemu vrijedi okvirno pravilo da poslovi koje IS podržavaju postaju sve manje rutinski i strukturirani kako se krecemo od operative ka najvišoj razini menadžmenta.

Najcešce vrste IS-a u poslovanju, s osnovnim svojstvima, su:

transakcioni informacioni sistemi (TIS); Ova se vrsta sistema prvenstveno koristi za obradu pojedinacnih transakcija (kupoprodaja, bankovnih transakcija, racunovodstvenih knjiženja i dr.) i usko je vezana za operativu, tj. za obavljanje osnovnih poslovnih funkcija i operacija unutar organizacije. Korisnici ove vrste IS-a najcešce su operativci u pogonima, na šalterima i u administraciji, a, u uvjetima elektronske trgovine, i krajnji korisnici koji i sami mogu vršiti transakcije uz odgovarajucu provjeru identiteta i autenticnosti osobnih podataka;

IS za izvještavanje menadžmenta (MRIS: Management Reporting Information Systems) su sistemi za podršku srednje razine menadžmenta, i to prije svega na temelju prikupljenih informacija o realizaciji operativnih zadataka i izvršavanju proizvodnih funkcija i procesa. MRIS se

prirodno naslanjaju na TIS tako što objedinjavaju i sumiraju informacije o transakcijama i prikazuju

njihove relevantne skupne pokazatelje, najcešce u tabelarnoj i formi dijagrama;

Geografski informacioni sistemi (GIS) predstavljaju jednu posebnu kategoriju sistema koji objedinjavaju pristup razlicitim transakcionim i eksternim bazama podataka sa geografskim, zemljišno-knjižnim, demografskim i podacima o prometu, kako bi se došlo do vizualnih (geografskih) pregleda relevantnih podataka o prostornoj strukturi tržišta, distribuciji kupaca i dobavljaca i slicno;

Sistemi za podršku odlucivanju (DSS) su sistemi koji objedinjavaju pristup bazama podataka transakcionog tipa i eksternim izvorima informacija s bazom modela odlucivanja koji su primjereni potrebama višeg menadžmenta. Karakteristika DSS-a je fleksibilnost i sposobnost raznolikog vizualnog prikaza podataka, uz mogucnost da se odabrani podaci koriste u matematickim modelima racionalnog odlucivanja, kao što je odlucivanje u uvjetima rizika i neizvjesnosti, procjena trendova, multikriterijalna analiza i drugi alati od pomoci za donošenje strateških i drugih slabo strukturiranih i visokosofisticiranih odluka, karakteristicnih za najviši menadžment u organizaciji;

Ekspertni sistemi (Expert Systems) samostalni su sistemi ili dijelovi širih IS-a, a temelje se na bazi ekspertnog znanja u pojedinim uskim oblastima od znacaja za rad organizacije. Najcešca je uloga ekspertnih sistema u dijagnostici, tj. u rješavanju problema koji se javljaju u poslovanju, te u pružanju sugestije srednjem menadžmentu u pogledu usmjeravanja rada operative;

Izvršni informacioni sistemi (EIS: Executive Information Systems) posebna su vrsta IS-a,

primjerena višem menadžmentu, koja objedinjava elemente MRIS-a i razmjene informacija najširega spektra. EIS prave se tako da se prilagodavaju strateškim pravcima poslovanja, te se koncentriraju na upravljanje procesima, planiranje i djelovanje prema srednjem menadžmentu i operativi.

Pristupi razvoju informacionih sistema u organizaciji

Isprobano je mnoštvo pristupa razvoju informacionih sistema pod razlicitim uvjetima i u razlicitim vrstama organizacija. Dokaze o tome koji je pristup najbolji pod datom vrstom okolnosti nije jednostavno prikupiti. Razlozi za uspjeh ili neuspjeh pojedinoga pristupa mogu ukljucivati osobnosti pojedinaca, skrivene planove, obrazovanje, vještine, obrasce ponašanja i kulturu; osobine organizacije, kao što su velicina, industrijski sektor, vrsta proizvoda i usluga, zemlja u kojoj

djeluje; raspoloživost resursa, rokovi, te sama priroda predloženih promjena u poslovnim procesima ili u IS. Važno je napomenuti da je ljudski faktor nezaobilazan faktor uspjeha ili neuspjeha i u pravilu igra vecu ulogu od tehnickih faktora.

Pored toga, pristupe možemo podijeliti na zatvorene i otvorene, pri cemu potrebni resursi i vremenski okvir za realizaciju otvorenih pristupa mogu biti odredeni, odnosno manje ili više precizno procijenjeni, što nije slucaj kod otvorenih pristupa gdje se naglasak stavlja na angažman u pravcu evolucije IS-a, bez ambicije predvidanja njegove konacne forme i ukupno potrebnih resursa.

Najcešca pitanja i problemi koji se javljaju pri unapredenju IS-a su:

zahtjevi: ne samo šta su pravi zahtjevi koje treba postaviti pred sistem vec i kako do njih doci, narocito kada je rijec o dugorocnim zahtjevima u uvjetima promjenljive poslovne politike i okruženja;

rješenja: kako se opredijeliti za nove elemente IS-a, razviti ih i upravljati njima;

«meki» i «otvoreni» aspekti koji su dio ukupnih pretpostavki i pristupa, i kako njima upravljati;

neadekvatni resursi i kratak rok: kako napraviti kompromis u uvjetima kada je nemoguce uraditi ono što je zacrtano, nema dobrih rješenja ili personal nije adekvatno osposobljen;

neadekvatno znanje i informacije, cija posljedica može biti nepotpuna formulacija problema ili neoptimalno rješenje.

Rješenja ovih problema u praksi se uvijek nalaze empirijskim metodima, dakle metodama koje su široko zasnovane na iskustvu i intuiciji. Pristupi koje cemo nabrojati predstavljaju pokušaje za davanje uopcenih odgovora na ova pitanja.

Pristup Pojašnjenje Sekvencijalni (waterfall) pristup Pravi se plan projekta s npr. šest unaprijed definiranih faza/stadija. Svaka faza dovršava se i verificira prije pocetka naredne. Pogoduje podugovaranju. Ranije je bio cesto korišten metod u velikim organizacijama. Glavni nedostatak je u

tome što se greške u prethodnim fazama otkrivaju tek u poodmaklim stadijima. Ovaj je pristup bio primjenjivan u mnogim disciplinama prije svoje djelomicne diskreditacije, nakon cega je evoluirao u razlicite pristupe softverskog inžinjeringa. Preklapajuci I postepeni pristup Sistem se postepeno mijenja, kroz mnoštvo malih, pojedinacnih promjena. Ne pokušava se uraditi jedna po jedna velika cjelina (naprimjer, sistemska analiza). Aktivnosti se preklapaju, bez postojanja cvrsto odredenih i razgranicenih faza ili medaša. Strukturirani pristup Podrazumijeva strukturiranu analizu, dizajn i programiranje. Najcešce se koncentrira na utvrdivanje fizickog i logickog dizajna postojeceg sistema, a zatim na izradu logickog i fizickog dizajna novoga sistema. Nekad je bio popularan, a sada je, u principu, van primjene, kao i sekvencijalni model. Sistemski pristup Ovaj pristup polazi od pretpostavke da sistemi nisu samo tehnicki i kompjuterizirani, vec da ukljucuju ljudsku i manuelnu interakciju. Opca teorija sistema polazi od pretpostavke o organizacijama kao o otvorenim sistemima. Planski pristup Razvoju IS-a pristupa se kao planskoj poslovnoj aktivnosti koja se vezuje za biznis plan. Time se pokušava postici veca kontrola nad progresom razvoja i smanjenje njegovih troškova, kao i sloboda promjene poslovne politike u odnosu na informaticku infrastrukturu poduzeca. Pravljenje prototipa Radi jasnijeg sagledavanja zahtjeva i rješenja, prave se prototipovi koji mogu biti funkcionalni ili samo pokazni. Kontinuirani testovi i komentari doprinose profiliranju konacnog oblika IS-a.

Pristup palete proizvoda Softverske firme ciljaju na razvoj komercijalno dobavljivih opcenamjenskih programskih paketa, koji mogu biti tako dizajnirani da se mogu prilagoditi potrebama pojedinacnih korisnika Participativni pristup Nastoji se da se krajnji korisnici ukljuce u diskusije, planiranje, analizu i dizajn, što povecava šanse da ce krajnji rezultat biti korektan i prihvacen od korisnika. RAD pristup Stvoreni su alati za brzi razvoj aplikacija (eng. RAD: Rapid Application Development), kojima se u relativno kratkom roku interaktivno mogu razviti pojedini aplikativni moduli IS-a. Takvi su alati komercijalno dobavljivi i omogucavaju ubrzanje, pojeftinjenje i medusobno preplitanje aktivnosti projektovanja i razvoja.

Svi navedeni pristupi temelje se na necemu što cemo nazvati tripartitnom pretpostavkom:

Sve što je relevantno može se modelirati kroz procese, podatke i ponašanje. · modeli procesa modeliraju poslovne funkcije i operacije; · podaci se modeliraju kroz definiranje njihove strukture i forme ulaza, memoriranja, prijenosa i izlaza; · modeli ponašanja definiraju dinamiku sistema: kada se koji procesi odvijaju, koliko cesto, koji dogadaji pokrecu procese, te pod kojim uvjetima procesi pocinju i završavaju. Ova je pretpostavka u pojedinim pristupima eksplicitno iznesena, a u drugima je prisutna implicitno, mada treba imati na umu da neki važni elementi i karakteristike organizacije (kao što su

uigranost, znanje i ostali «meki» aspekti) ne mogu biti obuhvaceni kroz modele procesa, podataka i ponašanja.

Ekonomska opravdanost KBIS-a

Razvoj kompjuterski baziranih informacionih sistema podložan je istim ekonomskim pokazateljima kao i druge vrste investicija. Isto se odnosi i na ocjenu isplativosti postojeceg IS-a. Korišteni pristup zasniva se na analizi troškova, u cijoj je osnovi razdvajanje direktnih i indirektnih, fiksnih i varijabilnih troškova.

Postoji i jasna analogija izmedu analize troškova kod poslovnih procesa i IS-a. Sljedeca pitanja predstavljaju troškovne ciljeve poslovnih procesa:

Na koje se sve nacine proces može obaviti?Koji se dijelovi procesa mogu eksterno izvršiti?Da li, i u kojoj mjeri, proces generira prihod, tj. doprinosi dodatnoj vrijednosti?Koje su alternative procesu?Koji su budžetski troškovi procesa?Koji su troškovi konkurencije za obavljanje slicnih procesa?

Kada je rijec o razvoju IS-a, moguce je utvrditi sljedeca konkretizirana pitanja i odrediti odredene troškovne sheme, kao kvantificirane pokazatelje ekonomske opravdanosti IS-a:

Pitanje Primjer troškovne sheme Koji je udio IS-a u ukupnim troškovima i ukupnim prihodima? Ukupni troškovi IS-a. Ukupni troškovi. Ukupni prihodi. Koji troškovi IS dovode do najveceg povecanja efikasnosti u operativi? Metrika za aktivnosti podrške IS -a i osiguranje ulaza u IS. Troškovi IS-a po aktivnostima. Ocekivani troškovi aktivnosti bez podrške IS-a. Operativna metrika za aktivnosti koje ne podržava IS. Kakvi su troškovi elektronske razmjene podataka u odnosu na tradicionalnu "papirnu" komunikaciju? Troškovi pripreme, transmisije i memoriranja. Koliki su troškovi po angažiranoj osobi za razvoj i dokumentaciju IS-a? Broj specijalista na poslovima razvoja i dokumentacije sistema. Trošak nabavke sistema, instalacije i održavanja.

Koliki su troškovi IS-a za obradu pojedinacne transakcije? Broj transakcija u jedinici vremena. Troškovi IS-a u jedinici vremena.

Glavni problem u vezi s procjenom «realnih» troškova aktivnosti ili nabavke jeste to što mnogi od njih nisu eksplicitno iskazani. Tipican je primjer kada nova oprema postane dostupna. Eksplicitni troškovi ukljucuju nabavku, instalaciju i obuku. Implicitni troškovi nastaju, naprimjer, ako obuka nije bila kompletna i ako se tok rada prekida zbog upita u pogledu korištenja opreme ili softwarea.

Direktni troškovi ukljucuju kompjuterski hardware, komunikacionu i drugu pomocnu opremu, software i licenciranje, instalaciju, obuku i ugovore o održavanju. Indirektni troškovi ukljucuju trošak vremena potrebnog za upoznavanje s novim funkcijama, ukljucujuci i vrijeme potrebno za dobijanje neformalne poduke od strane kolega, kao i vrijeme koje oduzimaju prekidi i davanje korisnicke pomoci, kontrola verzija, provjere integriteta, pravljenje sigurnosnih kopija, restauraciju izgubljenih podataka i održavanje sigurnosti.

Kljucni koncept klasifikacije troškova jeste njihova podjela na varijabilne troškove i fiksne troškove. Prvi su direktno povezani s obimom izlaza (ili obimom obrade), a drugi nastaju neovisno o obimu izlaza, pa cak i kada je on jednak nuli.

U realnosti, pak, veza izmedu fiksnih i varijabilnih troškova malo je složenija. Fiksni troškovi mogu se smatrati stalnim tek u pojedinim periodima ili za odredeni red velicine obima izlaza. U praksi, svaka fizicka kompjuterska konfiguracija ima maksimalni kapacitet obrade transakcija, i dok

se broj transakcija krece u tom opsegu, fiksni su troškovi jednaki. Kada, medutim, broj transakcija ili druga vrsta opterecenja sistema preraste u kvalitativno novu kategoriju, vrše se intervencije na konfiguraciji i dolazi se do novoga profila fiksnih troškova koji odgovaraju novom režimu eksploatacije.

Mala varijacija koncepta fiksnih i varijabilnih troškova vodi nas do koncepata varijabilnih i administrativnih (overhead) troškova, koji se pojavljuje u uvjetima kada se isti sistem koristi za mnoštvo razlicitih procesa, usluga i produkata, te se ova druga kategorija troškova odnosi na održavanje zajednicke infrastrukturne osnovice.

Ukupni troškovi poslovanja mogu biti podijeljeni i na produkcione i infrastrukturne troškove. Prvi se odnose na sirovine, radnu snagu i druge troškove produkcije, a drugi na zajednicka sredstva, kao što su poslovni prostori, komunikacije, IS, uredski servisi i osiguranje.

Sažetak

U ovom poglavlju upoznali smo se sa osnovnim pojmovima vezanim za sisteme koji barataju podacima i informacijama. Prvo smo pojasnili razliku izmedu podatka i informacije.

Podatak je reprezentacija neke tvrdnje ili cinjenice, najcešce u formi koja se može automatizirano primiti, prenijeti i obraditi. Podatak ne mora biti koristan. Takoder, onaj koji prenosi

podatke, ili je na neki drugi nacin u vezi s njima, ne mora razumjeti cinjenice koje su

reprezentovane tim podacima.

Dakle, podatak je samo olicenje, reprezentacija necega što ima znacenje i što je korisno. To nešto se naziva informacija. Informacija pruža razumljivo i korisno znanje primaocu podatka. U neku ruku može se reci da je podatak samo nosilac informacije, a informacija je ono što je važno i korisno.

Transformacija podataka u informacije jeste proces koji uvijek, na odreden nacin, ukljucuje ljudske mentalne sposobnosti i znanje. Ona se najcešce sastoji od interpretacije podataka kao cinjenica koje imaju smisao u konkretnom kontekstu, te od stvaranja potrebne forme podataka, kako bi se cinjenice od interesa na adekvatan nacin predstavile ili dokumentirale.

Takoder, treba istaci razliku izmedu pojmova informacije i znacenja. Znacenje ovisi o subjektu koji koristi podatak i govori o tome šta on kod njega proizvodi. Drugim rijecima, znacenje podatka ili informacije govori o njihovom namjeravanom smislu i podrazumijeva stanovit mentalni proces.

Informacije se unutar organizacije prikupljaju i obraduju za mnoštvo namjena, prvenstveno za efektivno donošenje odluka i upravljanje organizacijom. Ovo se ostvaruje kroz razlicite informacione servise unutar organizacije. Cjelinu koju cine ljudi i oprema koji realiziraju informacione servise, tj. vrše potrebne operacije nad informacijama, nazivamo informacionim sistemom (IS).

Informacioni sistemi ne moraju se nužno oslanjati na korištenje kompjutera i drugih segmenata IT. Informacioni sistemi mogu biti kompjuterizirani ili nekompjuterizirani, mada se, što je formalno nepravilno, u svakodnevnom govoru podrazumijevaju uglavnom kompjuterizirani ili kompjuterski bazirani informacioni sistemi (KBIS).

Informacioni sistem može na razlicite nacine pridonositi uspješnosti organizacije. Ovdje smo razlikovali dva nacina promatranja informacionog sistema. Jedan, koji smo nazvati MIScentricno promatranje, stavlja naglasak na pružanje potrebnih informacija menadžmentu. Drugi, koji smo nazvali eksploatacionim, u centar promatranja postavlja pitanje najboljega iskorištenja informacija.

MIS-centricni pristup usmjerava se na problem identifikacije onih informacionih sistema koji su potrebni za podršku poslovanju, narocito glavnim poslovnim operacijama i procesima. Zbog toga se ovaj pogled prije svega koncentira na tokove informacija prema operativi, buduci da se ti tokovi naniže najviše doticu planiranja i usmjeravanja aktivnosti, raspoloživosti resursa, provedbe odluka s viših razina i, naravno, samih proizvodnih procesa.

Eksploatacioni pristup postavlja odnos izmedu planiranja poslovanja i planiranja IS znatno drugacije. Kada se težište stavi na informaciju, tada se ona posmatra kao dobro, ekonomska kategorija i imovina organizacije, a poslovni procesi se zatim oblikuju na nacin koji najbolje iskorištava takva dobra. Zbog toga ovaj pogled naglašava potrebu za postojanjem informacionih sistema koji mogu savladati i apsorbirati široki spektar najrazlicitijih informacija za kojima može postojati potreba.

Informacione sisteme koji nalaze svoju poslovnu primjenu moguce je klasificirati na razlicite nacine, a najcešca osnova klasifikacije jeste razina menadžmenta na kojoj se produkti IS-a koriste, kao i vrsta ulaza, obrade i izlaza, na kvalitativnom nivou, pri cemu vrijedi okvirno pravilo da

poslovi koje IS podržavaju postaju sve manje rutinski i strukturirani kako se krecemo od operative ka najvišoj razini menadžmenta.

U ovom smislu razlikujemo:

- transakcione informacione sisteme (TPS), - IS za izvještavanje menadžmenta (MRIS),

- geografske informacione sisteme (GIS), - sisteme za podršku odlucivanju (DSS), - ekspertne sisteme (ES) i - izvršne informacione sisteme (EIS). Isprobano je mnoštvo pristupa razvoju informacionih sistema pod razlicitim uvjetima i u razlicitim vrstama organizacija. Dokaze o tome koji je pristup najbolji pod datom vrstom okolnosti nije jednostavno prikupiti. Razlozi za uspjeh ili neuspjeh pojedinoga pristupa mogu ukljucivati osobnosti pojedinaca, skrivene planove, obrazovanje, vještine, obrasce ponašanja i kulturu; osobine organizacije, kao što su velicina, industrijski sektor, vrsta proizvoda i usluga, zemlja u kojoj

djeluje; raspoloživost resursa, pritisak rokova, te sama priroda predloženih promjena u poslovnim procesima ili u IS. Važno je napomenuti da je ljudski faktor nezaobilazan faktor uspjeha ili neuspjeha i u pravilu igra vecu ulogu od tehnickih faktora.

Vecina pristupa razvoju informacionih sistema temelji se na necemu što smo nazvali tripartitnom pretpostavkom: sve što je relevantno može se modelirati kroz procese, podatke i ponašanje. Ova je pretpostavka u pojedinim pristupima eksplicitno iznesena, a u drugima je prisutna implicitno, mada valja imati na umu da neki važni elementi i karakteristike organizacije (kao što su uigranost, znanje i ostali «meki» aspekti) ne mogu biti obuhvaceni kroz modele procesa, podataka i ponašanja.

Razvoj kompjuterski baziranih informacionih sistema podložan je istim ekonomskim pokazateljima kao i druge vrste investicija. Isto se odnosi i na ocjenu isplativosti postojeceg IS-a, na analizu troškova u osnovi, razdvajanje direktnih i indirektnih, fiksnih i varijabilnih troškova.

Bez obzira na nacin posmatranja informacionog sistema, vrstu podrške koju on daje i nacin na koji se razvija, primjecujemo da je on neodvojiv od poslovnih procesa. Informacioni sistem uvijek je sastavni dio organizacije i smisao njegovog postojanja uvijek je u kontekstu ciljeva organizacije.

II. IZAZOV INFORMACIONIH SISTEMAUvod

Informacioni sistemi svakim danom postaju sve znacajniji u poslovanju vecine kompanija, kako u svijetu tako i kod nas. Da bi se u cijelosti shvatio njihov znacaj, neophodno je razumjeti mogucnosti i ulogu koji informacioni sistemi imaju unutar kompanije. Poglavlje pred Vama pokušat

ce u odredenoj mjeri objasniti mnoštvo aspekata putem kojih IS-i mijenjaju dosadašnji nacin poslovanja. Vidjet cete kako IS-i mijenjaju poslovno okruženje i direktno utjecu na stvaranje i na održanje konkurentskih prednosti, te kako su globalizacija i transformacija industrijskih ekonomija, i

transformacija kompanija direktno vezane za sve vece prisustvo IS-a u našim životima.

Korištenje IS-a ne ovisi samo o poznavanju tehnologije. To je sociotehnicko dostignuce za cije je razumijevanje, pored poznavanja tehnologije, potrebno i poznavanje organizacije i menadžmenta. Kroz ovu perspektivu upoznat cete se sa svim aspektima utjecaja IS-a na kompaniju.

Svoj utjecaj na organizaciju IS daju u nekoliko razlicitih nivoa, pocevši od operativnog, preko nivoa znanja, zatim nivoa menadžementa, sve do strateškog nivoa, te kroz pratece sisteme u cijelosti mijenjanu organizacijsku dinamiku. Vidjet cete da IS unutar organizacije, u zavisnosti od kompleksnosti odlucivanja i nivoa strukturiranosti podataka, mogu biti transakacioni, menadžment, te sistemi za podršku odlucivanju.

Svaki od ovih razlicitih sistema informacionog sistema kompanije ima svoju ulogu u sistemu i usko ciljane korisnike. Ovo poglavlje vodit ce Vas i kroz utjecaj IS-a na primjenu u procesu i kulturi menadžmenta unutar kompanije. Vidjet cete koja je to nova uloga IS-a, kako oni mijenjaju prirodu informacionih tehnologija u cijelosti, kako mijenjaju karakter poslovnih aplikacija koje se koriste unutar kompanije IS-a, te zašto postoji potreba za planiranjem informacione arhitekture kompanije.

ZAŠTO INFORMACIONI SISTEMI?

Donedavno nije bilo velike potrebe za udžbenicima i kursevima na ovu temu. Menadžeri, generalno, nisu morali mnogo znati o tome kako se informacije prikupljaju, procesiraju i distribuiraju u njihovim organizacijama. Takoder, tehnologija koja se još koristila bila je na minimumu razvoja. Sama informacija nije se smatrala znacajnom “imovinom“ za firmu. Proces upravljanja smatran je licnom vještinom, a ne dalekosežnim procesom globalne koordinacije. Danas, medutim, malo koji menadžer može sebi dopustiti “luksuz“ nepoznavanja nacina na koji njegova organizacija tretira informaciju.

KONKURENTSKO POSLOVNO OKRUŽENJE

Tri veoma snažne pojave u svijetu izmijenile su poslovno okruženje.

To su:

• pojava i jacanje globalne ekonomije; • transformacija industrijalizovanih ekonomija i društava u ekonomiji, zasnovana na znanju i informacionim uslugama; i • transformacija poslovnog preduzeca.

POJAVA GLOBALNE EKONOMIJE

Uspjeh firmi danas i u buducnosti zavisi od njihove sposobnosti da djeluju globalno. Globalizacija svjetskih industrijalizovanih ekonomija uveliko povecava vrijednost informacija za firmu i nudi nove mogucnosti u poslovanjima. Danas, informacioni sistemi omogucavaju komunikacionu i analiticku moc koja je firmama potrebna radi trgovine i upravljanja poslovima u svjetskim razmjerama. Ukratko, kontrolisanje široko rasprostranjenih globalnih korporacija glavni je

poslovni izazov koji zahtijeva mocne informacione sisteme.

Globalozacija i informaciona tehnologija donose nove prijetnje domacim poslovnim firmama. Zbog globalne komunikacije i menadžment sistema, potrošaci sada mogu kupovati na svjetskom tržištu, pouzdano dobivajuci informacije o cijeni i kvalitetu 24 sata dnevno.

Ova pojava povecava konkurenciju i primorava firme da sudjeluju na otvorenim, nezašticenim tržištima širom svijeta. Da bi postali efektivni i profitabilni ucesnici na medunarodnim

tržištima, firme trebaju mocne informacione i komunikacijske sisteme .

TRANSFORMACIJA INDUSTRIJSKIH EKONOMIJA

SAD, Japan, Njemacka i druge znacajne industrijske sile doživljavaju trecu ekonomsku revoluciju. U prvoj revoluciji, SAD se do 1890. transformiso iz nazadne kolonije u agrarnu silu, sposobnu da prehrani zn