komunikacija u timu

Komunikacija u timu

SADRŽAJ

Sadržaj..................................................................................1

1. Uvod.................................................................................2

2. Komunikacija...................................................................3

3. Način prenošenja poruka..................................................4

4. Vrste komunikacije..........................................................9

5. Tipovi komunikacije......................................................15

6. Teškoće u procesu komunikacija...................................17

7. Zaključak........................................................................20

Literatura............................................................................21

Seminarski rad: Filipović Igor 129/01 Marković Miloš 414/01

1

Komunikacija u timu

1. U V O D

Svaku pojavu u svetu, svaki zadatak, karakterišu složenost, višeslojnost i višedimenzionalnost. Zato takvo mora biti i rešenje - ukoliko nam je stalo do rezultata. Često ćete čuti stav da je “vreme univerzalnih genija odavno prošlo i da je timski pristup imperativ vremena”. To, praktično, znači da treba raditi u grupi.

Najvažnija sposobnost za dobro funkcionisanje tima je međusobna komunikacija među članovima tima.

Promene, koje su se naročito u poslednje dve decenije, zbile u našem okruženju, na planu društvenog i političkog života, socijalnih i ekonomskih prilika, geografskih i teritorijalnih podela, kao i razvoj tehnike i tehnologije, izmenili su način rada i poslovanja, kao i metode u poslovnom komuniciranju. Korišćenje računara na radnom mestu, mobilna telefonija i elektronska pošta, razgovori preko kompjutera (četovanje, web kamera), brzina, tempo i uslovi rada, zahtevaju izrazito jake i obrazovane ljude, vešte komunikatore, menadžere koji pretenduju da budu lideri u svom poslu. Od njih se takođe očekuje: samostalnost u donošenju odluka, osmišljavanje i sprovođenje novih programa, širenje smelih i neobičnih ideja i inovacija, kao i pripremljen, ubedljiv pristup u odnosima sa članovima tima. Ovo podrazumeva permanentno obrazovanje, neprekidno napredovanje, sticanje novih znanja, kreiranje imidža i stila.

Novi načini poslovanja mogu se sprovesti uspešno samo ako su ljudi spremni da nauče, usvoje i prenesu drugima određena pravila i standarde u poslovnom ponašanju. Bez obzira na razvoj tehnike i vladavinu cara- računara, ipak se i dalje insistira, možda čak i više nego pre, na ličnoj komunikaciji, odnosu licem u lice.


2

Komunikacija u timu

2. KOMUNICRANJE

Komunikologija kao interdisciplinarna nauka, svoje korene i uporište ima u naukama i veštinama kao što su: besedništvo, retorika, gramatika, filozofija, psihologija, lingvistika itd. Danas se povezuje sa psihoanalizom, neurologijom, informatikom, sociologijom. U izvesnom smislu može se reći da je komunikologija relativno mlada nauka, budući da je tek u prošlom veku nauka o opštenju i ljudskim odnosima nazvana ovim imenom. No, kako je jedan od osnovnih zadataka komunikacija da posmatra i izučava opštenje, način ostvarivanja veza među ljudima, odnos prema ljudima i okolini i sl., slobodno se može reći da je ona stara koliko i ljudski rod.

Način komuniciranja predpostavlja veštinu koja se može naučiti i uvežbati, usavršiti. Budući da teži ostvarivanju humanog, kvalitetnog, estetskog elementa, komunikacija može imati i umetničke odlike. Veština komuniciranja predstavlja aktivnost duha koja se sa vremenom i iskustvom menja, transformiše, preoblikuje. Ona nas istovremeno upućuje na veštinu življenja, lepotu odnosa sa ljudima, podizanje kulture opštenja na jedan viši, umetnički nivo.

Komunikologija je utkana u gotovo sve grane privrede i umetnosti, bilo kao posebna veština ili jedan od segmenata u interdisciplinarnom pristupu. Ona je, takođe, polazna i nezamenjiva karika u izučavanju mnogih disciplina menadžmenta i marketinga pa i u odnosima sa javnošću.

Komunikacija je permanentan proces koji podrazumeva slanje- odašiljanje i primanje(prijem) informacija, verbalnu i neverbalnu komponentu u opštenju, a osnovni cilj je razmena ideja. Da bi se cilj ostvario, uspostavljaju se tzv. komunikaciski mostovi i prevazilaze smetnje i barijere. U tu svrhu koriste se i uvežbavaju tehnike i metode komuniciranja, u odnosu na različite oblasti i sfere poslovnog okruženja i društvenog života.

Pitanja koja treba postaviti prilikom uspostavljanja bilo koje vrste odnosa jesu:

-zašto komuniciramo?-sa kim komuniciramo?-kako da budemo pristupačni i fleksibilni u tom procesu?-kako da uvek budemo ljubazni, taktični, strpljivi-kako da ostavimo upečatljiv utisak na druge?


3

Komunikacija u timu

3. Način prenošenja poruka

U komunikaciji je najznačajniji momenat prenošenje informacija. Informacija je obaveštenje, saopštenje, podatak. Predpostavlja, takođe i način organizovanja, izbora i kreiranja određene materije. Informacija treba da bude pouzdana, proverena, kontrolisana, ali i dinamična. Ona nije jednom zauvek data, već podleše promenama (komunikativni dinamizam). Proces protoka informacija ne sastoji se samo u emisiji- slanju informacija, već zahteva i primanje, pravilno dekodiranje određene poruke i povratnu reakciju.

Osnovni elementi komunikacionog procesa su:1) pošiljalac (enkoder)2) primalac (dekoder)3) poruka (informacija) 4) kanal (medijator)5) povratna informacija (feedback)6) opažanje (percepdija)

Izvesni teoretičari komunikacija smatrali su da je proces komunikacije jednosmeran, pri čemu je odašiljač informacija- aktivna, a primalac – pasivna strana.

Jednosmerna komunikacija

POŠILJALAC

↓PORUKA

↓PRIMALAC

↓


4

Komunikacija u timu

Kasnija istraživanja pokazala su (sa više aspekata) da je proces komunikacije dvosmeran, te da se sastoji od aktivnosti svih učesnika, koje povezuje neprekinut lanac akcije i reakcije, u kojoj učestvuju najmanje dva sagovornika, pregovarača, partnera itd. U ovom procesu ne postoji pasivan posmatrač, čak i kada je jedna od strana u dijalogu aktivnija u verbalnom smislu.

Dvosmerna komunikacija

→→→ POŠILJALAC →→→ NOVA ↑ ↓ PORUKA

↑ ↓ ILI AKCIJA

↑ PORUKA ↓↑ ↓ ↓↑ ↓ ↓ ←←←←← PRIMALAC ←←←←←←↑ ↓↑ ↓←←←←← POVRATNA INFORMACIJA


5

Komunikacija u timu

Pošiljalac (enkoder) započinje komunikacioni proces saopštavanjem neke informacije, ideje ili stava. On je izvor, inicijator informacija. On enkodira poruku tako što je prevodi na smisaoni materijal koji primalac može da razume. Praktično, on formuliše poruku na način koji će primalac shvatiti. Ta poruka treba da bude jasna i nedvosmislena sa isticanjem onoga što je u njoj i najvažnije. Da bi se to učinilo pošiljalac mora da poseduje veštinu komuniciranja, iskustvo u tome, ali i odgovarajuće mentalne sposobnosti.

U postupku slanja poruka uočavaju se izvesni principi koji povećavaju tačnost enkodiranja. U prvom redu poruka treba da bude jasna što se postiže jednostavnošću i što manjim brojem reči i drugih simbola kojima se ona izražava. Pri tom ta poruka treba da bude značajna za primaoca i pošiljaoca. Ono što je u njoj najvažnije i najznačajnije treba da bude naglašeno, a po potrebi i ponovljeno. To znači da pošiljalac mora da organizuje svoju poruku.

Primalac (dekoder) prima, dekodira poruku i prevodi je na svoj nivo razumevanja. Da bi to uspeo, on mora da shvati suštinu informacije. Na koji način će primalac shvatiti poruku koja mu je upućena, zavisi od njegovog opažanja poruke, ali i pošiljaoca. Pri tome su važne veštine komuniciranja, iskustva, stavovi i intelektualne sposobnosti samog primaoca.

Osnovna aktivnost primaoca je slušanje što je i kritičan uslov da bi poruka bila shvaćena. Sama aktivnost slušanja, iako se čini jednostavnim, jeste vrlo složen proces koji zahteva angažovanje, veštinu i iskustvo primaoca poruke. Od nje zavisi uspešnost reprodukcije primljene informacije i njeno dekodiranje. To nameće poruku za usavršavanjem slušanja kroz razvijanje sklonosti ka slu+-šanju, povećanje koncentracije, interesovanja, upoznavanja pogleda na svet sagovornika i stvaranje odgovarajućeg ambijenta za komunikaciju.

Poruka (informacija) ima osnovni zadatak da prenese smisao koji ima kod pošiljaoca na primaoca. Ona, ustvari, treba da sačuva taj smisao. U tom zadatku je i osnovni problem porukešto ona ne uspeva uvek da imaisti smisao za oba učesnika komunikacionog procesa. Enkodiranje i dekodiranje poruke ne moraju uvek biti dovoljno usklađeni pa zbog toga ne daju jednake pa ni pribliđne rezultate.

Ovaj problem poruke nastaje usled toga što pošiljalac i primalac drugačije percipiraju i obrađuju jedan te isti složaj informacija. Te razlike uglavnom nastaju iz različitih stanovišta koje učesnici zauzimaju. Tome doprinose individualne karakteristike učesnika, njihovi sistemi vrednosti, verovanja i druge crte ličnosti.


6

Komunikacija u timu

Poruke mogu biti verbalne i neverbalne, tj.simboli i signali. Čini se da su verbalni simboli glavni nosioci poruka, pa neverbalnim signalima dajemo manji značaj. U praksi neverbalni signali sadrže mnogo više informacija o pošiljaocu i o onome što on želi nego što se predpostavlja. Za neverbalne poruke veoma je važan lični izgled, govor tela, odnos prema prostoru, grimase i slične ekspresije. U poslovima komercijale se procenjuje da reči nose 10% informacija, neodređeni zvuci oko 30% a neverbalni znaci 60%.

Kanal (medijator) je put kojim se šalje poruka i kojim se odvija komunikacija u jednom i drugom smeru. Kao tokovi i putevi uspostavljanja komunikacija mogu se naći raznovrsna tehnička sredstva, akcije govora i tela, od glasova, reči i pisma pa do najsavremenijih tehničkih sredstava kao što je elektronska pošta, kompjuterski modemi i internet. U ulozi kanala mogu se naći i sami ljudi koji prenose informaciju sa jednog izvora na adresu koja je namenjena. Naravno, tradicionalna sredstva informisanja su štampa, radio i televizija. Po svojoj prirodi informacioni kanali se najčešće sistematizuju na dve grupe:

-vertikalne,-horizontalne kanale.Vertikalni kanali su najčešće jednosmerni, mada mogu biti i sa

povratnom informacijom. Među njima ima kanala čiji smer ide na dole , kad se informacija od rukovodilaca prenosi na niže hierarhiske pozicije. Poruke koje idu kanalima na dole sadrže instrukcije o radnim zadacima, o postupcima njihovog realizovanja, zatim o poslovnoj politici organizacije i njenim ciljevima. Nedostaci ovog modela informisanja su u nemogućnosti provere informacija što stvara mogućnosti pogrešnog tumačenja i zloupotrebe.

Kanali na gore prenose informacije sa nižih hijerarhijskih pozicija na više. To su one poruke koje se iz neposredne proizvodnje prenose neposrednim i višim rukovodiocima. Sadržaj poruka koje se kreću na gore najčešće je vezan za probleme proizvodnje, probleme u realizaciji zahteva menadžera. Kod uspešnih rukovodilaca ovaj kanal dotoka informacija se posebno podstiče, jer daje značajne podatke o proizvodnji , radnoj klimi, interpersonalnim odnosima i sl.

Horizontalnim kanalima informacije se prenose između saradnika na istom hijerarhijskom nivou. To su najčešće dvosmerne informacije čije su dobre strane u mogućnosti provere poslatih podataka. Njima se najčešće razmenjuju informacije vezane za rešavanje zajedničkih zadataka, procesa rada, nastalim teškoćama i koordinisanju preduzetih aktivnosti. Ovi kanali se sreću između radnika angažovanih na nepsrednom izvršenju postavljenih zadataka, ali i između menadžera i rukovodilaca istog nivoa.


7

Komunikacija u timu

Povratna informacija (feedback), je odgovor primaoca na dobijenu ponudu. Tek sa povratnom informacijom poruka je potpuna. U povratnoj informaciji enkoder saznaje dali je njegova poruka primljena, ali i kako je shvaćena od strane primaoca. Odgovor primaoca dalje pospešuje novu poruku i omogućava ponovni informacioni ciklus. Važnost ove vrste informacija je vrlo velika, pa se svojim značajem može porediti sa primarnom porukom. Ona je nezamenjiv element procesa razmene informacija.

Interakcija u procesu komuniciranja podrazumeva razmenu informacija kroz koju pošiljalac i primalac informacije utiču jedan na drugog. Njihova pojedinačana i međusobna ponašanja se međusobno usklađuju i dopunjavaju. U slučajevima kad povratne informacije nema ili je ona neadekvatno shvaćena potrebno je preduzimanje mera da bi se to otklonilio jer je proces komuniciranja blokiran.

Kao što postoje opšta pravila za formulisanje i slanje informacija tako se mogu diferencirati i principi efikasne povratne informacije. Neki od njih su:

-povratna informacija mora biti bitna za predmet informisanja-ona treba da bude preciznija i specifičnija od polazne informacije-treba da bude konciznija i pretežno deskriptivnog karaktera-treba da sledi inicijalnu informaciju

Opažanje (percepcija) je neizbežni pratilac komunikacionog procesa koji se srece kod oba učesnika. Percepcija informacija je bitna i za enkodiranje i dekodiranje poruka. Najčešće je sadržana u značenju koje poruci pridaje pošiljalac i primalac informacije. Dobro komuniciranje ima za cilj da značenje koje poruci pridaje pošiljalac bude što bliže značenju koje mu daje primalac. Oni bi trebali “istim očima“ da gledaju na poruku. S toga je različitost opažanja najčešći uzročnik teškoća i prekida u komuniciranju.

Percepcija je uslovljena objektom koji se posmatra, ali i važnošću koji mu subjekat pridaje. Dalje, opažanje zavisi od samih sposobnosti posmatrača, sposobnosti da se uoči bitno, od mogućnosti zapamćivanja, ranijeg iskustva sa sličnim pojavama i niza crta ličnosti posmatrača. Ta raznovrsna uslovljenost bazirana na veštinama, iskustvima i mentalnim sposobnostima je generator teškoća u procesu komuniciranja. Svaki čovek je svet za sebe, pa je vrlo teško postići da učesnici u komunikaciji jednoj te istoj pojavi pridaju isti značaj, a još teže da je proprate sličnim emocijama.


8

Komunikacija u timu

4. VRSTE KOMUNIKACIJE

Postoje dve osnovne vrste komunikacija:

1) Formalne i2) Neformalne komunikacije.

Formalna komunikacija Kao što organizacijska struktura ima vertikalnu i horizontalnu podelu

rada, isto tako ima i vertikalne i horizontalne oblike komunikacija. Slika prikazuje vertikalne i horizontalne modele komunikacije.


9

Komunikacija u timu

Aspekti vertikalne komunikacije

Vertikalna komunikacija je komunikacija koja sledi lanac zapovedanja organizacije (slika ). Naravno, ovaj tip komunikacije spušta se kroz hijerarhiju, ali se takođe može, i mora, uzdizati prema vrhu. Katz iKahn (1966.) su odredili pet kategorija komunikacije ‘prema dole’:• komunikacija organizacijskih ciljeva i misije• upute i usavršavanje zadataka (kako)• razlog iza zadataka (zašto)• komunikacija o pravilima, procedurama i politici• ostale povratne informacije.

Prvo, pretpostavlja se da sve zadatke možemo lako izvršiti ako sledimo sastavne procedure i naloge. Međutim, sastavljači pravila nikako ne mogu predvideti sve okolnosti.

Drugo, pretpostavka je da je informaciju moguće proslediti kroz lanaczapovedanja, a da ona ne promeni smisao. Fisher (1993.) je ustanovioda uvek dolazi do gubitka dela informacija, a što informacija dalje putuje,gubitak će biti veći. Slika 2 pokazuje ovaj fenomen pomoću obrnutogtrapeza. Poruka koja svoje putovanje započne sa 100% svojih informacijado dna će hijerarhije izgubiti 50% informacija.


10

Komunikacija u timu

Učinak komunikacije 'prema dole' takođe je funkcija raspona kontrole menadžera. Raspon kontrole odnosi se na broj podređenih zaposlenikakoje menadžer nadgleda. Ovaj je raspon prikazan na slici (iznad) na kojoj se vidi da menadžer B nadgleda dvostruko više zaposlenih od menadžera A. U idealnoj situaciji, organizacija napravljena je tako da je menadžerov raspon kontrole što je moguće veći (što znači da postoji manje menadžera, a time i manji trošak), a da se ne naruši uspešna koordinacija, kontrola i komunikacija. Međutim, što je više zaposlenih koje menadžer treba nadgledati, to je veća opasnost od neuspešne komunikacije.

Prema Katzu i Kahnu (1966.) pod komunikacijom 'prema gore' mislimo na samoocenjivanje podređenih zaposlenih, probleme s kolegama,komentare o politici i procedurama te pitanja koja se odnose na zadatkei njihovo izvršavanje. Razlika između komunikacija prema gore i premadole naglašava razlike u moći i autoritetu ugrađene u birokratski model.Raspon kontrole vezan je uz veličinu organizacije (u pogledu broja zaposlenih).

Organizacije prema rasponu kontrole dielimo na visoke i niske(slika ispod), a visina organizacijske strukture utiče na komunikacije. Niskaorganizacija ima sledeće komunikacijske prednosti:


11

Komunikacija u timu

Visoka I niska organizacijska struktura

• brža komunikacija – potrebno je manje vremena da informacija prođekroz čitavu hijerarhiju i da se primi povratna informacija (feedback)• tačnija komunikacija – što je manji nivo kroz koji poruka treba proći,poruka će se manje izmeniti.

Aspekti horizontalne komunikacijeHorizontalna komunikacija odnosi se na komunikaciju s kolegama i

sebi ravnima koji su u organizaciji na istom horizontalnom nivou kao i mi. To je, naprimer, komunikacija između računovođe i menadžera kadrovske službe ili pak radnika na traci s vozačem viljuškara u skladištu.Horizontalna se komunikacija odvija između menadžera koji donoseodluke vezane za svoj sektor, zatim u razmeni informacija na različitimnivoima, a pogotovo između menadžera te u komunikaciji unutar odbora.Ona će najverovatnije biti najčešći oblik razmene informacija i pregovorakompanije s drugim kompanijama. Direktori očekuju da će u poslovima s drugim organizacijama poslovati s drugim direktorima.


12

Komunikacija u timu

Neformalna komunikacijaNeformalna komunikacijska mreža usko je povezana s neformalnom

strukturom. Dva su oblika povezanosti ovih dveju varijabli: ‘rekla-kazala’ ineformalne skupine. ‘Rekla-kazala’ je temeljna neformalna komunikacijskamreža. Putem nje ljudi prenose informacije jedni drugima izvan formalnihkomunikacijskih kanala. Ona prinosi zanemarivanju formalnih veza kojima se prenose informacije, pa čak i zanemarivanju neformalne organizacijske strukture. Davis (1953.) je odredio nekoliko tipova modela‘rekla-kazala’, a na slici (ispod) ih prikazujemo tri.

Prvi tip poznat je kao ‘pravolinijska rekla-kazala’ - jedna osoba prenosiporuku drugoj, koja istu poruku prosleđuje trećoj osobi, ova je prenosi četvrtoj i tako dalje. Time nastaje duga serija komunikacija. Drugi tip zove se ‘lanac trača’. Pojedinac poruku prenese svakome koga sretne, a svaka od


13

Komunikacija u timu

tih osoba može, ali i ne treba, poruku dalje prosleđivati. Treći je tip ‘lanacodabranih’ kod kojeg osoba informaciju prenosi samo određenim osobamakoje je sama izabrala. Jedna ili više tih osoba poruku će proslediti opet samo odabranima.

Rukovodioci ipak mogu delimično kontrolisati ‘rekla-kazala’ model. Oni, naprimer, mogu saznati ko su ključni ljudi u lancu odabranih i osigurati da te osobe uvek znaju činjenice kako bi zaustavili glasine ili pokušali kontrolisati pogrešne interpretacije firminih poteza. Uspostavljanjem otvorenih komunikacijskih kanala rukovodioci će čuti glasine i netačne informacije te će ih moći zaustaviti pre no što budu prosleđene. Međutim, model ‘rekla-kazala’ ne prenosi samo netačne, nego informacije svihvrsta, a može biti prilično precizan u prenošenju činjenica. Zanimljiv jepodatak da se komunikacija unutar ovog modela povećava proporcionalnos povećanjem nesigurnosti i promena u organizaciji.

Neformalna komunikacija takođe se odvija u skupinama zaposlenihkoji se sastaju i izvan radnog vremena. Neformalne grupe su skupine ljudiu firmi koji dele zajedničke interese. npr, zaposleni mogu organizovatiprijateljsku fudbalsku ili košarkašku utakmicu. Drugi možda održavaju kartaške večeri ili se pak povremeno sastaju u lokalnoj pivnici. U svim navedenim primerima jedna od tema razgovora sigurno će biti vezana za firmu.

Neformalne komunikacijske mreže mogu biti izvori tačnih informacija. U njima se zaposleni neformalno i jeftino mogu “uvežbati” u prenošenju informacija. One mogu vrlo brzo informisati veliki broj ljudi. Nepovoljno je što ove mreže mogu iskriviti informaciju, nepovoljno uticati na motivaciju te da mogu biti izvor glasina i aluzija. Ključna karakteristikaneformalnih komunikacija, koja isto može biti pozitivna i negativna,jeste što osobe u informacijskom lancu poruke dobijene putem modela ‘rekla-kazala’ smatraju vrlo verodostojnima. To je razumljivo ako znamo daglasine uglavnom čujemo od prijatelja ili kolega kojima verujemo. Našeje uverenje da nam oni ništa ne bi rekli da nam ne veruju, što glasinamadaje dodatnu težinu. Zaposlenic će više verovati ovim glasinama ukolikoimaju loše mišljenje o upravi te ako ne postoji poverenje u komunikacijikoja se odvija formalnim kanalima.


14

Komunikacija u timu

5. TIPOVI KOMUNIKACIJE

Postoji nekoliko tipova komunikacioih mreža. To su u obliku:-lanca-zvezde-kruga-slova y-višekanalni


15

ZVEZDA

LANAC

KRUG Y __

VIŠEKANALNI

Komunikacija u timu

Tip zvezde nastaje kad nekoliko saradnika koji se nalaze na istom hierarhijskom nivou prenose informacije jednom članu (menadžeru), a da pri tome međusobno ne komuniciraju. Ovaj tip se može manifestovati I kada se učesnici nalaze na različitim hierarhijskim nivoima, ali je pri tome karakteristično njihovo smanjeno međusobno kontaktiranje.

Zvezdasti tip komunikacione mreže odikuju jednosmerne informacije sa jasno određenim putevima i učesnicima. Najčešće su vertikalnog usmerenja sa ili bez povratnih veza i svojstvene formalnim procesima. Prednost ove mreže je u brzom i pouzdanom prenošenju poruka, što obezbeđuje efikasnost funkcionisanja organizacije. Njeni nedostaci su u smanjenoj mogućnosti provere informacija jer nema mogućnosti njihovog upoređenja između članova grupe.

Višekanalni tip nastaje kad svi ili većina članova grupe međusobno komunicira tako da svaki član može biti vođa, zavisno od radnog zadatka koga grupa ima. U ovoj mreži uspostavljaju se dvosmerne komunikacije što podiže njihovu verodostojnost. Članovi grupe mogu da provere informacije, preispitaju rešenja i koriguju nastale greške.

Prednost ovoga tipa je što stvara mogućnosti većeg prilagođavanja grupe random zadatku, što više angažuje pojedince i podstiče njihovo inicijativu i kreativnost. Takav način komuniciranja podiže nivo motivacije radnika i daje mogućnost participacije u donošenju odluka.

Kružni tip je takođe decentralizovan, a lančani i „Y“ su u osnovi hierarhijski i centralizovani tipovi komunikacione mreže i sreću se u funkcionalnim i divizionalnim organizaciskim strukturama, koje imaju piramidalni ili net (teniska mreža) tip menadžmenta.


16

Komunikacija u timu

6. TEŠKOĆE U PROCESUKOMUNIKACIJE

Nije dovoljno samo imati dobru ideju. Treba je na određen način, preneti primaocu poruke radi sporazumevanja. Izlaganje pokazuje način mišljenja govornika. Često se greši u pokušaju da se upotrebi mnogo reči da bi se neka ideja objasnila. Mnogo je značajnije pronaći odgovarajuće slike i zvuke, odnosno reči pretvorene u razumljivu i interesantnu vizuelnu impresiju i zvučanje. Na taj način se razbija monotobija nizanja reči u rečenici i dobija se celovitost izlaganja. Samo teorijsko razmatranje i predstavljanje programa, može da deluje apstraktno. Poslovnim ljudima ovaj način ne uliva poverenje – oni traže primere i dokaze iz prakse. Ideja će najbolje biti predstavljena ako se prikaže jednostavno i praktično – vizuelno i auditivno.

Međutim nije sve tako lako u procesu komunikacije. Postoje tri grupe teškoća koje utiču na proces komunikacije, i to:

1) organizacione teškoće2) teškoće vezane za formulaciju poruka3) teškoće vezane za psihološke profile korisnika.

Organizacione prepreke su najčešći uzročnik iskrivljivanja poruka. Prolaskom kroz organizacioe strukture poruka može da izgubi i do 80% svog sadržaja. Organizacione prepreke nastaju usled neodređenosti organizacione strukture. Odgovornost za informacije i aktivnosti u procesu komunikacije mora biti definisana da ne bi došlo do situacije u kojoj se ne zna od koga poruke potiču i kome su namenjene. Pored toga da bi se izbegle ove prepreke potrebno je da se ima više informacija o subjektima komunikacije, tj.da oni znaju više jedan o drugom.

Ove prepreke se mogu otkloniti poboljšanjem strukture organizacije i to:

-određivanja kanala komunikacija-preciziranjem dužnosti i odgovornosti učesnika-smanjenjem broja kanala na potreban obim


17

Komunikacija u timu

Prepreke vezane za formulaciju poruke- U ovu grupu prepreka možemo svrstati teškoće nastale usled različitog značenja reči za različite učesnike, naročito u različitim kontekstima, zatim teškoće u tumačenju neverbalnih znakova, govora tela i glasovnih signala. Isti gest se u različitim situacijama može čak i sasvim suprotno tumačiti. Isto kao što se i različite reči mogu različito tumačiti u različitim situacijama ili izvučene iz konteksta.

Ove teskoće se otklanjaju poboljšanjem slanja i primanja poruka.Što se tiče poboljšanja slanja poruka,to treba činiti pročišćavanjem jezičkog izraza, treba upotrebljavati jednostavne reči i rečničke konstrukcije, izbegavati slozene i manje razumljive reči i smršene jezičke kombinacije.

Ren i Vojč predlažu da se slanje poruka poboljša tako što ćemo:-poruku saopštiti jednostavnim rečima jasnog značenja-saopštavati bitne, a ne i nevažne podatke-ključna mesta poruka ponoviti

Poboljšanje prijema poruka se može izvesti poboljšanjem slušanja i da bi se do toga došlo neophodno je aktivno slušanje. Poruke drugih slušalac prati na jednom od četiri nivoa:

-ignoriše i uopšte ne sluša,-pretvara se da sluša,-selektivno sluša,-pažljivo sluša usmeravajući pažnju na izgovorene reči.

Kao najviši nivo slušanja se koristi tehnika empatičkog slušanja tj. slušanja sa namerom da se shvati i uđe u referentni okvir druge osobe i to je nastojanje da se svet posmatra na način na koji ga vidi osoba koja nam saopštava poruke.

Teškoće vezane za psihološki profil učesnika- Na komunikacije mogu uticati opšte crte ličnosti kao što su: pol, starost, nacionalna pripadnost, profesija, kultura ali i niz osobina kao npr.pripadnost određenom sloju. Vođeni sopstvenim principima i željama učesnici komunikacije u skladu sa njima definišu informacije. Na komunikaciju značajno utiču sklopovi paranoidnih, agresivnih, anksioznih i depresivnih ličnosti. Takve crte ličnosti ometaju percepciju poruke i doprinose njihovom iskrivljenju.

Teškoće vezane za različite profile prevazilaze se na različite načine. Tako na primer u komunikaciji sa agresivnim osobama treba izbegavati javne kritike jer će to povećati njihovu tvrdoglavost, ne tumačiti njihovo ponašanje jer to može izazvati dodatnu agresiju. Najbolje primeniti devizu: „ako ne možeš ti, to će već neko uraditi“.


18

Komunikacija u timu

Aneksiozne osobe ne treba dovoditi u situaciju da same i brzo odlučuju već ih treba umiriti i pokazati dobronamernost prema njima.

Egocentrične osobe ne treba kritikovati već komunikaciju usmeravati prema konkretnim radnim zadacima. Treba im odavati priznanje za njihove stvarne rezultate i značajne kvalitete itd.

Da bismo uspostavili i poboljšali komunikaciju sa različitim tipovima ličnosti koje možemo svrstati u „teške osobe“, valja imati na umu nekoliko pravila:

-ne ulaziti u verbalne duele sa sagovornicima, -ne donositi prebrze zaključke,-ne optuzivati sagovornika,-ne obećavati ono što ne možemo učiniti,i-ne prekidati sagovornika u sred reči.

Generalno, ako se u komuniciranju pojavi neki problem, obavezno ga treba:-identifikovati i definisati, ne bežati od njega,-promisliti,-rešiti ga.

U različitim oblicima društvenog komuniciranja,sreću se u osnovi dve vrste klijenata:

a)klijenti spremni da se informišu i zadovolje svoje potrebe. U konverzaciji sa ovom vrstom klijenata preovladavaju vedri,prijatni,energični tonovi;

b)klijenti koji namerno koriste oblik agresivnog ponašanja da bi ostvarili prednost u komunikaciji,nametnuli svoje mišljenje i ideje.

Dobar odnos među sagovornicima može se ostvariti:-slušanjem sagovornika i svesnim pravljenjem pauza u toku govora,-primenom tehnike unakrsnih pitanja-ignorisanjem istog momenta i zanemarivanjem preterano

emocionalnog reagovanja,-primenom mirnog,centralnog,sigurnog tona,-aktivnim odnosom,bez povlačenja,u cilju izgradjivanja solidnog

poslovnog kontakta,-sigurnim nastupom koji se ogleda u: držanju tela,gledanju

sagovornika,smirenim i sigurnim pokretima,odmerenom kretanju u prostoru,-analizom-upoređivanjem argumenata za i protiv,-postizanjem dogovora ili kompromisa.


19

Komunikacija u timu

7. ZAKLJUČAK

Iz svega ovoga možemo zaključiti da je dobra komunikacija neophodna za realizaciju određenih, specifičnih zadataka i poduhvata koji zahtevaju zajednički rad, međusobnu zavisnost i povećanu kolektivnu snagu i odgovornost za postizanje specifičnih ciljeva.

Dobro vođenje tima od strane odabranog rukovodioca tima, tj.pravilna komunikacija među članovima tima doprinosi efikasnijem zajedničkom i povezanom radu, smanjenju konflikta, povećanju motivacije i zadovoljstva, jača zajedničku snagu tima i omogućava bržu i efikasniju realizaciju.


20

Komunikacija u timu

LITERATURA

1. Dobrivoje Mihajlović, „Timski rad i radni apsentizam“, Beograd,FON 2005

2. Marina Marković, „Poslovna komunikacija“, Beograd, CLIO 20033. Dobrivoje Mihajlović, „Psihologija u organizaciji“,Beograd,FON

20054. Derek Torrington, "Menadžment ljudskih resursa", peto izdanje,

Beograd, 2004

Izvori sa interneta

www.retorika.netwww.datastatus.co.yu

www.enter.bug.hr


21

http://www.enter.bug.hr/

http://www.datastatus.co.yu/

http://www.retorika.net/

Documents

komunikacija u timu