KATA PENGANTAR - bpm.unisayogya.ac.id · 3 MANUAL MUTU MM – STIKES AISYIYAH YOGYAKARTA DAFTAR ISI Kata Pengantar 1 Komitmen Manajemen 2 Daftar Isi 3

1

MANUAL MUTU

MM – STIKES AISYIYAH YOGYAKARTA

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Yang Maha Kuasa, akhirnya dokumen Manual Mutu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta ini dapat kami selesaikan. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam proses revisi Manual Mutu ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada stakeholders. Layanan akademik yang bermutu harus dilandasi dengan sistem manajemen mutu akademik yang baik. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 merupakan salah satu sistem manajemen mutu berstandar internasional yang dapat diterapkan pada berbagai aspek termasuk layanan akademik di perguruan tinggi. Manual Mutu ini menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu internal di lingkungan STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA.

Yogyakarta, September 2014

Ketua

Warsiti, S.Kp., M.Kep., Sp.Mat.

2

MANUAL MUTU


KOMITMEN MANAJEMEN

Dengan ini Ketua STIKES ’Aisyiyah Yogyakarta berkomitmen untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2 : 2007 di lingkungan STIKES ’Aisyiyah Yogyakarta, sehingga tercapai peningkatan mutu secara terus menerus dan berkesinambungan. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini akan mendorong terselenggaranya layanan akademik yang baik, sehingga proses pembelajaran menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang profesional, kompeten, kompetitif, dan berakhlak mulia/Qur’ani, serta dapat bersaing di tingkat global.

Yogyakarta, September 2014

Ketua

Warsiti, S.Kp., M.Kep., Sp.Mat.

3

MANUAL MUTU


DAFTAR ISI

Kata Pengantar 1

Komitmen Manajemen 2

Daftar Isi 3

BAB I Sejarah Singkat STIKES ‚Aisyiyah Yogyakarta

1.1. Latar Belakang 8

1.2. Profil Institusi 9

1.2.1. Nama 9

1.2.2. Visi 9

1.2.3. Misi 9

1.2.4. Alamat 10

1.2.5. Homepage 10

1.2.6 E-mail 10

1.2.7 Tujuan 10

1.2.8 Logo STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta dan Penjelasannya 11

1.2.9 Himne STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta 13

1.3. Badan Penyelenggara Harian 14

1.4. Pimpinan STIKES 14

1.5. Program Studi 15

Bab II Konsep Sistem Penjaminan Mutu

4

MANUAL MUTU


2.1. Pengertian Sistem Penjaminan Mutu 16

2.1.1 Pengertian Mutu 16

2.1.2 Pengertian Sistem Penjaminan Mutu 16

2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu 16

2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu 16

2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu 18

2.5. Perangkat dan Dokumen Dalam Sistem Penjaminan Mutu 19

2.6. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi 19

2.6.1. Definisi Penjaminan Mutu 19

2.6.2 Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi 20

2.6.3 Tujuan Penjaminan Mutu 20

2.6.4. Sistem Penjaminan Mutu STIKES 20

2.6.5. Prinsip Dasar Sistem Penjaminan Mutu STIKES 21

2.6.6. Standar Mutu STIKES 24

2.6.7. Proses Manajemen Mutu 25

2.6.8. Model SPM STIKES 26

Bab III Badan Penjaminan Mutu STIKES

3.1. Kedudukan & Status 27

3.2. Fungsi BPM-P STIKES 27

3.3. Struktur Organisasi BPM-P 28

3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab BPM-P 28

3.4.1. Wewenang dan Tanggung Jawab Ka. BPM-P 29

3.4.2. Wewenang dan Tanggung Jawab KSDC 29

5

MANUAL MUTU


3.4.3. Wewenang dan Tanggung Jawab KSDA 30

Bab IV Sistem Manajemen Mutu

4.1. Persyaratan Umum 32

4.2. Persyaratan Dokumentasi 32

4.2.1. Umum 32

4.2.2. Manual Mutu 34

4.2.3. Pengendalian Dokumen 34

4.2.4. Pengendalian Rekaman 34

Bab V Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen 35

5.2. Fokus Pada Pelanggan 35

5.3. Kebijakan Mutu 35

5.4. Perencanaan 36

5.4.1. Sasaran Mutu 36

5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 36

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi 37

5.5.1. Tanggung Jawab Dan Wewenang 37

5.5.2. Wakil Managemen 37

5.5.3. Komunikasi Internal 37

5.6. Tinjauan Manajemen 38

5.6.1. Umum 38

5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen 38

5.6.3. Keluaran Dari Tinjauan Manajemen 38

6

MANUAL MUTU


Bab VI Manajemen Sumber Daya

6.1. Penyediaan Sumberdaya 39

6.2. Sumberdaya Manusia 39

6.2.1. Umum 39

6.2.2. Kompetensi, Kesadaran Dan Pelatihan 39

6.3. Prasarana 40

6.4. Lingkungan Kerja 41

Bab VII Realisasi Produk

7.1. Perencanaan Realisasi Produk 42

7.2. Proses Yang Berhubungan Dengan Pelanggan 43

7.2.1. Penetapan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk 43

7.2.2. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk 43

7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan 44

7.3. Desain Dan Pengembangan 44

7.3.1. Rencana Desain Dan Pengembangan 44

7.3.2. Masukan Desain Dan Pengembangan 46

7.3.3. Keluaran Desain Dan Pengembangan 46

7.3.4. Tinjauan Desain Dan Pengembangan 47

7.3.5. Verifikasi Desain Dan Pengembangan 47

7.3.6. Validasi Desain Dan Pengembangan 48

7.3.7. Pengendalian Perubahan Desain Dan Pengembangan 48

7.4. Pembelian 49

7

MANUAL MUTU


7.4.1. Proses Pembelian 49

7.4.2. Informasi Pembelian 49

7.4.3. Verifikasi Produk Yang Dibeli 50

7.5. Produksi Dan Penyediaan Jasa 51

7.5.1. Pengendalian Produksi Dan Penyediaan Jasa 51

7.5.2. Validasi Proses Produksi Dan Penyediaan Jasa 52

7.5.3. Identifikasi Dan Kemampuan Telusur 52

7.5.4. Milik Pelanggan 53

7.6. Pengendalian Sarana Pemantauan Dan Pengukuran 53

Bab VIII Pengukuran, Analisa dan Perbaikan

8.1. Umum 54

8.2. Pemantauan Dan Pengukuran 54

8.2.1. Kepuasan Pelanggan 54

8.2.2. Audit Internal 55

8.2.3. Pemantauan Dan Pengukuran Proses 55

8.2.4. Pemantauan Dan Pengukuran Produk 55

8.3. Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai 56

8.4. Analisa Data 56

8.5. Perbaikan 57

8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan 57

8.5.2. Tindakan Korektif 58

8.5.3. Tindakan Pencegahan Ketidaksesuaian 58

8

MANUAL MUTU


BAB I

Sejarah Singkat

STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA

1.1. Latar Belakang

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) ’Aisyiyah dimulai sejak berdirinya Pendidikan Tenaga Kesehatan ‘Aisyiyah pada tahun 1963 berdasarkan hasil keputusan Muktamar ‘Aisyiyah yang ke-35 di Jakarta. Selanjutnya didirikanlah Sekolah Bidan ‘Aisyiyah berdasarkan SK Menteri Kesehatan RI No. 65 tanggal 10 Juli 1963. Seiring dengan proses yang berjalan dan mengikuti peraturan pemerintah maka didirikan juga Sekolah Penjenang Kesehatan Tingkat C. Tahun 1978 berubah menjadi Sekolah Perawat Bidan ‘Aisyiyah Yogyakarta. Institusi Pendidikan Tenaga Kesehatan ‘Aisyiyah pada tahun 1980 berganti lagi menjadi Sekolah Perawat Kesehatan ‘Aisyiyah (SPK’A) Yogyakarta. Pendidikan Tinggi Kesehatan ‘Aisyiyah Yogyakarta tahun 1982 juga menyelenggarakan program Pendidikan Bidan A (PPB A) atau setingkat DI Kebidanan. Tahun 1991 sesuai dengan SK Menkes RI No. HK.00.06.1438 tanggal 6 Juli 1991 SPK’A Yogyakarta konversi menjadi Akademi Keperawatan ‘Aisyiyah Yogyakarta. Tahun 1998 Pendidikan Tinggi Kesehatan ‘Aisyiyah Yogyakarta kembali ke ciri khas awalnya konversi menjadi Akademi Kebidanan ‘Aisyiyah Yogyakarta sesuai dengan SK Menkes RI No. HK. 00.06.1.3.02187. Pada tahun 1998 juga Program Pendidikan Bidan A (PPB A) ditutup.

Berdasarkan pengalaman yang dimilikinya, dan didorong oleh kesadaran dan tanggung-jawab untuk mengatasi isu yang ada serta kesadaran dan tanggung-jawab yang mendalam bahwasannya pendidikan tinggi termasuk pendidikan tinggi kesehatan pada hakekatnya merupakan tanggung-jawab seluruh masyarakat, Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah mendirikan STIKES ’Aisyiyah Yogyakarta berdasarkan SK Mendiknas No. 181/D/O/2003 tanggal 14 Oktober 2003. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta terdiri atas dua program studi, yaitu Program Studi Ilmu Keperawatan (jenjang strata 1) dan Program Studi Kebidanan (jenjang Diploma III). Kampus STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta berada di Jalan Munir No. 267 Serangan Yogyakarta.

9

MANUAL MUTU


Sejak pendiriannya, STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengalami perkembangan yang cukup pesat. Hal ini ditunjukkan dengan pengembangan Kampus II di Jalan Cokroaminoto No. 17 Yogyakarta, kecenderungan jumlah mahasiswa meningkat setiap tahunnya, dan daya serap lulusan sangat tinggi di dunia kerja. Kedua prodi yang ada di STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta juga sudah terakreditasi oleh Badan BAN PT dengan nilai B untuk Prodi Kebidanan (D III) dan nilai B untuk Prodi Ilmu Keperawatan (S1).

Tahun 2009 STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menambah satu program studi Prodi Kebidanan jenjang D IV (SK No. 979/D/T//2009), dan pada tahun 2012 menambah satu program studi yaitu Program Studi S1 Fisioterapi Surat Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor : 160/E/AK/2013, sehingga pada tahun 2013 STIKES memiliki empat program studi. Seiring dengan penambahan jumlah program studi di STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta dan mencapai visi misi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta di tahun 2016, maka pada tahun 2012 kemarin tepatnya pada bulan Oktober telah diresmikan Kampus Terpadu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta di Jl. Ring Road Barat No 63 Mlangi Nogotirto Gamping Sleman Yogyakarta 55292

Tahun 2013 STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta telah mendapatkan mandat dari Direktorat Jendral DIKTI untuk penugasan penyelenggaraan Program Studi Magister Kebidanan (Nomor : 605/E.E2/DT/2013) dan pada tahun 2014 dikeluarkan Surat Ijin Penyelenggaraan : Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 080/P/2014 tentang Ijin Penyelenggaraan Prodi Ilmu Kebidanan, Program Magister (S-2) pada STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta. Dengan demikian Program Studi Magister Kebidanan Program Pasca Sarjana STIKES Aisyiyah Yogyakarta dengan resmi dibuka.

10

MANUAL MUTU


1.2. Profil Institusi

1.2.1. Nama : Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan ‘Aisyiyah Yogyakarta

1.2.2. Visi :

Visi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah “Menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Terbaik di Indonesia 2016”.

1.2.3. Misi

Misi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah:

(1) Menyelenggarakan pendidikan profesional yang berkualitas, berkesinambung an dan terpadu guna memenuhi kebutuhan dan tuntutan ketenagaan kesehatan pada tingkat nasional, regional maupun global.

(2) Merupakan pusat pelatihan, penelitian, pelayanan, pembaharuan, pengembangan, dan rujukan kesehatan.

(3) Merealisasikan pendidikan tinggi Qur'ani untuk menghasilkan lulusan tenaga kesehatan yang profesional dan berakhlak mulia serta menjadi mubaligh dan mubalighot.

(4) Menjalin kerjasama secara berkelanjutan dengan lembaga pendidikan, lembaga penelitian, pemerintah, dunia usaha,dan masyarakat.

(5) Mengembangkan organisasi sekolah tinggi yang sesuai dengan tuntutan zaman serta meningkatkan manajemen yang transparan dan berkualitas secara berkelanjutan.

11

MANUAL MUTU


1.2.4. Alamat

Kampus Terpadu : Jl. Ring Road Barat No 63 Mlangi

Nogotirto Gamping Sleman Yogyakarta 55292

Kampus I : Jl. Munir No. 267 Serangan Yogyakarta

Website : www.stikes-aisyiyah-jogja.ac.id atau www.stikesaisyiyah.ac.id

1.2.5. Tujuan

Berdasarkan misi dan visi di atas, maka tujuan yang ingin capai STIKES 'Aisyiyah Yogyakarta adalah:

(1) Meningkatkan kualitas dan relevansi pendidikan untuk menghasilkan lulusan STIKES 'Aisyiyah Yogyakarta yang berwawasana global dan memiliki kemampuan manajerial (rahmatan lil alamin), profesional dan bersikap akademik (chalifatul fil ardli), berakhlak mulia dengan keteladanan qurani

(2) Meningkatkan kualitas dan relevansi penelitian dan pelayanan masyarakat

(3) Mengembangkan pengelolaan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang efisien dan produktif untuk menghasilkan keunggulan akademik dan menghasilkan pengelolan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta

(4) Menyediakan layanan sarana prasarana yang mendukung mutu STIKES "Aisyiyah Yogyakarta sesuai dengan visi STIKES "Aisyiyah Yogyakarta

(5) Mengembangkan kemandirian organisasi dan jaringan kerjasama untuk meningkatkan posisi di tingkat nasional dan global dengan dukungan masyarakat kampus, alumni dan masyarakat

http://www.stikes-aisyiyah-jogja.ac.id/

12

MANUAL MUTU


1.2.6. Logo STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta dan Penjelasannya

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memiliki lambang sebagai berikut:

a. Gambar matahari dengan dua belas sinar yang memancar ke segenap penjuru, dengan warna kuning keemasan, diambil dari lambang ‘Aisyiyah yang merupakan organisasi otonom khusus persyarikatan Muhammadiyah.

Di tengah-tengah matahari tertulis ‘Aisyiyah dengan huruf Arab yang berarti: Organisasi Otonom Muhammadiyah yang bergerak di kalangan wanita, merupakan gerakan islam amar ma’ruf nahi mungkar, berakidah islam dan bersumber Al Qur’an dan Sunnah.

Dalam lingkaran luar sebelah atas tertulis syahadat tauhid dengan huruf arab : Asyhadu Anla ilaaha illa Allah, yang artinya: Saya bersaksi bahwasannya tiada Tuhan selain Allah.

Pada lingkaran luar sebelah bawah tertulis syahadat Rasul dengan huruf Arab: Wa asyhadu anna Muhammadar Rasullallah yang berarti : Dan saya bersaksi bahwasannya Muhammad adalah utusan Allah.

Gambar Matahari melambangkan daya vitalitas dan dinamika yang memancar dari dalam dirinya sendiri, yang memberikan kehidupan kepada lainnya. Muhammadiyah/‘Aisyiyah mentamsilkan dirinya

13

MANUAL MUTU


sebagaimana matahari yang akan memancarkan sinar kehidupan ruhani, yang intinya terletak dalam dua kalimah syahadat kepada siapapun yang ditemuinya ( Al-Anfal 24 ).

Dua belas sinar matahari melambangkan semangat kaum hawary, yaitu dua belas sahabat Nabi Isa as, yang senantiasa siap berjuang demi kemuliaan Agama Islam. Muhammadiyah mentamsilkan dirinya sebagai kaum hawary yang memiliki semangat juang yang sangat tinggi untuk melaksanakan dakwah islam amar ma’ruf nahi munkar dimana dan kapanpun juga dengan dilandasi motivasi semata-mata mencari keridloan Allah SWT ( As-Shaff 14 ).

Lambang Matahari dijadikan inti lambang Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan ‘Aisyiyah sekaligus memberikan penegasan bahwa Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan ‘Aisyiyah Yogyakarta merupakan salah satu amal usahanya Muhammadiyah/‘Aisyiyah, berarti dibawah panji-panji persyarikatan Muhammadiyah/’Aisyiyah dan oleh karena itu seluruh nafas, gerak dan aktifitasnya senantiasa wajib menselaraskan dengan keyakinan dan cita-cita hidup Muhammadiyah.

b. Padi dan kapas melambangkan bahwa Sekolah Tinggi mendidik calon-calon agar menjadi tenaga ahli di bidang kesehatan yang berguna bagi kesejahteraan bangsa dan negara.

c. Seluruh lambang berada di atas warna dasar hijau daun, melambangkan sifat kesabaran, ketelitian dan keikhlasan. Artinya bahwa dalam melaksanakan tugas utamanya seluruh unsur yang terlibat di dalam Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan harus dilandasi dengan prinsip kesabaran, ketelitian dan keikhlasan semata-mata mencari ridlo Allah Subhanahu wata’ala.

14

MANUAL MUTU


1.2.7. Himne STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA

15

MANUAL MUTU


1.3. Badan Pembina Harian (BPH)

Ketua : Dra. Siti Norjanah Djohantini, MM., MSi.

Sekretaris : Dra. Siti ‘Aisyah, M.Ag.

Bendahara : Nurul Zuhriyah, S.H., M.Hum.

Anggota : 1. dr. Erwin Santosa, Sp.A.

2. Prof. dr. Dr. Ali Gufron Mukti

3. Prof. dr. Ngatijan, Sp.F., (K)

4. Prof. Dr. Abdullah

5. Supi Rumiyati Zamroni, S.Pd.

5.2. Pimpinan STIKES

Ketua : Warsiti, S.Kp., M.Kep., Sp.Mat.

Wakil Ketua I : Ismarwati, SKM., S.ST., M.PH.

Wakil Ketua II : Yuli Isnaeni, S.Kp., M.Kep., Sp.Kom.

Wakil Ketua III : Dra. Umu Hani Edi Nawangsih, M.Kes.

Struktur organisasi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta selengkapnya dapat dilihat di dokumen tersendiri.

5.3. Program Studi

No PROGRAM STUDI

Ijin Operasional Status Akreditasi

1. D III Kebidanan SK Pendirian : 244/D/T/2006 SK Perpanjangan : 1530/D/T/K-V/2009 SK Pendirian STIKES :

B (SK Akreditasi : 013/BAN-PT/Ak-XI/Dpl-III/IX/2)

16

MANUAL MUTU


181/D/0/2013 14 Oktober 2003

2. S1 Imu Keperawatan

SK Pendirian : 243/D/T/2006 (bersamaan dg berubahnya AKBID ke STIKES) SK Perpanjangan : 1122/D/T/K-V/2010

B (SK Akreditasi : 021/BAN-PT/Ak-XVI/S1/III/2)

3. D IV Kebidanan SK Pendirian : 979/D/T/2009

SK Perpanjangan : 8278/D/T/K-V/2011

B(SK Akreditasi : 008/BAN-PT/Ak-

VIII/Dipl-XI)

4. S1 Fisioterapi Surat Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor

: 160/E/AK/2013

B (SK Akreditasi : 140/SK/BAN-

PT/Akred/S/V/2014

5. S2 Kebidanan Keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan RI No 080/P/2014

-

17

MANUAL MUTU


Bab II

Konsep Sistem Penjaminan Mutu

2.1. Pengertian Sistem Penjaminan Mutu

2.1.1. Pengertian Mutu

Mutu adalah kesesuaian dengan fungsi, tujuan dan standar yang ditentukan/berlaku, memenuhi persyaratan, harapan dan kepuasan pelanggan/ stakeholder.

Mutu Lulusan sangat berkaitan dengan ciri khas yang diberikan dan menunjukan kesiapan lulusan untuk berkarya sebagaimana diharapkan oleh pelanggan/stakeholders.

Mutu Pendidikan di STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta merupakan pencapaian Visi, Misi, Tujuan Pendidikan dan Kompetensi Lulusan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sesuai dengan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu sebagai suatu standar Mutu Akademik yang telah ditetapkan, yang mencakup aspek input, proses dan output yang didasarkan pada nilai KeIslaman dan Keunggulan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang dijiwai oleh semangat profesionalisme dan Quráni.

2.1.2. Pengertian Sistem Penjaminan Mutu

Sistem Penjaminan Mutu adalah suatu sistem manajemen yang menjamin kesesuaian antara proses dengan output yang dihasilkan dan akan memberikan kepuasan kepada pelanggan/stakeholder

2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu

Pembangunan, penerapan dan Pengembangan SPM menggunakan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM ada 9 (sembilan) prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen adalah:

1. Komitmen Terhadap Mutu

18

MANUAL MUTU


2. Fokus kepada Pelanggan/Stakeholder

3. Kepemimpinan

4. Melibatkan Semua Orang

5. Pendekatan Proses

6. Pengelolaan Manajemen Menggunakan Pendekatan Sistem

7. Perbaikan/Peningkatan Berkelanjutan

8. Pendekatan Fakta dalam Pengambilan Keputusan

9. Hubungan Kemitraan Yang Saling Menguntungkan

2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu

Ruang lingkup penerapan SPM adalah pada seluruh bagian dalam lingkungan organisasi yang berkaitan dengan semua proses bisnis ini dan proses-proses kegiatan penunjang lainnya.

PR

OS

ES

UT

AM

AP

RO

SE

S

PE

ND

UK

UN

G

PE

NJA

MIN

AN

MU

TU PENGENDALIAN

DOKUMEN &

REKAMAN

AUDIT

INTERNAL

TINDAKAN

KOREKSI

TINJAUAN

MANAJEMEN

PE

RS

YA

RA

TA

N C

AL

ON

MA

HA

SIS

WA

ME

NU

RU

T

PE

LA

NG

GA

N D

AN

PIH

AK

-PIH

AK

YA

NG

BE

RK

EP

EN

TIN

GA

N

(ST

AK

EH

OL

DE

RS

)

CALON MAHASISWA

TINDAKAN PENCEGAHAN

& PERBAIKAN

BERKESINAMBUNGAN

Ujia

n M

asu

k

Re

gristr

asi &

Pe

ne

rim

aa

n

Orie

nta

si P

rod

i d

an

Ka

mp

us

Pe

ng

isia

n K

RS

Ku

liah

, P

raktiku

m &

KK

L

UT

S,

UA

S &

Tu

ga

s

Pra

kte

k L

ap

an

ga

n

Skrip

si/T

A,

Ujia

n S

krip

si/T

A

Yu

dis

ium

& W

isu

da

LULUSAN

PE

ME

NU

HA

N

KO

MP

ET

EN

SI

KE

PU

AS

AN

PE

LA

NG

GA

N &

PIH

AK

-

PIH

AK

YA

NG

BE

RK

EP

EN

TIN

GA

N

(ST

AK

EH

OL

DE

RS

)

TEKNOLOGI

INFORMASI &

KOMUNIKASI

PERPUSTAKAAN,

LABORATORIUM,

PUSKOM, BP3M

ADMINISTRASI UMUM,

SARANA/ PRASARANA

& AKADEMIK

EKSKUL, ASRAMA,

PERKADERAN &

CDC

SDM &

KEUANGAN

Gambar 2.1. Diagram Proses Bisnis STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta

19

MANUAL MUTU


2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu

Tujuan mengimplementasikan SPM adalah:

1. Untuk Peningkatan kualitas akademik berkelanjutan

2. Untuk Memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik yang efektif dan efisien.

3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secar berkesinambungan

4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggungjawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya

2.5. Perangkat dan Dokumen Dalam Sistem Penjaminan Mutu

Untuk membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang konsisten dan berkelanjutan harus tersedia /memiliki perangkat sistem dari SPM yang terdokumentasi

Perangkat sistem dalam SPM terdiri :

1. Manual Mutu

2. Kebijakan Mutu

3. Standar mutu

4. Sasaran Mutu

5. Rencana Mutu

6. Prosedur Mutu

7. Instruksi Kerja

8. Formulir dan dokumen pendukung lainnya.

20

MANUAL MUTU


2.6. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

2.6.1. Definisi Penjaminan Mutu

Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengolahan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Dengan demikian penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan.

2.6.2. Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Pendidikan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila:

a. Mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya ( aspek deduktif ).

b. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek Induktif), berupa:

· Kebutuhan Kemasyarakatan (societal needs)

· Kebutuhan Dunia kerja (industrial needs)

· Kebutuhan professional (professional needs)

Dengan demikian Perguruan tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana diuraikan diatas.

2.6.3. Tujuan Penjaminan Mutu

Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh perguruan tinggi, akan dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui kegiatan Audit Mutu Internal. Dengan

21

MANUAL MUTU


demikian objektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan di perguruan Tinggi dapat diwujudkan.

2.6.4. Sistem Penjaminan Mutu STIKES

Sistem Penjaminan Mutu STIKES, selanjutnya disebut SPM STIKES, merupakan bagian dari manajemen STIKES yang tidak terpisahkan dengan tanggung jawab Pimpinan (Ketua dan Wakil Ketua), Ketua prodi , Kepala Bagian/ Koordinator di tingkat Sekolah Tinggi sebagai pengelola manajemen. Desain dan Implementasi SPM STIKES didasarkan dan menggunakan Konsep Quality Manajemen System (QMS) ISO 9001:2008 based on IWA 2 : 2007, Quality Assurance System (QAS), Total Quality Manajement (TQM) dan BAN-PT dengan berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA serta persyaratan dan harapan pelanggan/stakeholders STIKES

SPM STIKES dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu Pada Bidang pendidikan dan pengajaran/akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dakwah Islamiyah dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang di tetapkan.

Penerapan SPM ditingkat Sekolah Tinggi, program studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma, Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di STIKES, yang mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Manual Mutu, Posedur Mutu, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses pembelajaran, sumberdaya lain, serta memenui harapan, persyaratan dan kepuasan pelanggan/stakeholders STIKES.

Penerapan SPM di STIKES dimaksudkan untuk memastikan kemampuan STIKES secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholder, misi, visi, dan tujuan STIKES, memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan memberikan kepuasan pada pelanggan dan stakeholders, peningkatan kinerja unit/lembaga, peningkatan proses yang berkelanjutan pada semua bagian di lingkungan STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA.

22

MANUAL MUTU


2.6.5. Prinsip Dasar Sistem Penjaminan Mutu STIKES

Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM STIKES menggunakan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM STIKES, terdapat 8 +1 (delapan plus 1) prinsip dasar dan yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen STIKES adalah :

a. Pernyataan komitmen terhadap mutu,

Mutu Menjadi prioritas utama dalam semua kegiatan yang dilakukan STIKES. Mutu menjadi tanggung jawab semua pihak sesuai fungsi dan kedudukan di STIKES. Komitmen menjadi kunci keberhasilan penerapan Sistem Penjaminan Mutu. Komitmen bukan sekedar dukungan saja tetapi lebih jauh berkaitan dengan tanggung jawab, tindakan dan mau terlibat didalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu tersebut. Komitmen dicontohkan oleh pimpinan dan disosialisasikan serta diaktualisasikan oleh semua civitas akademika STIKES. Komitmen terhadap mutu di tunjukkan dengan memberikan yang terbaik, melakukan dengan yang terbaik dan menghasilkan yang terbaik

b. Fokus Pada Pelanggan/Stakeholders

STIKES bergantung pada pelanggannya/stakeholders, oleh karena itu hendaknya Pengelola STIKES memahami kebutuhan disaat ini dan dimasa depan dari stakeholders. Pimpinan STIKES berkewajiban untuk dapat memenuhi kebutuhan dan berusaha melampaui harapan pelanggannya/stakeholders.

c. Kepemimpinan

Pimpinan STIKES berkewajiban menetapkan kesatuan tujuan dan arah Perguruan Tinggi yang di pimpinnya. Pimpinan perguruan tinggi hendaknya berkemampuan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif bagi semua anggota organisasi sehingga mereka anggota organisasi yang dipimpinnya mampu melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai tujuan STIKES.

23

MANUAL MUTU


d. Melibatkan semua Orang

Semua anggota organisasi merupakan pelaksana inti organisasi tersebut, tidak terkecuali di organisasi STIKES. Tidak memandang, tingkatan anggota organisasinya masing-masing berperan sesuai kemampuan yang dimilikinya oleh anggota tersebut. Keberhasilan STIKES dalam mencapai tujuan berarti keberhasilan bersama bukan keberhasilan perorangan. Keterlibatan anggota organisasi Pendidikan Tinggi bergantung seberapa besar kemampuan mereka untuk berperan aktif dalam organisasi. Pelibatan penuh terhadap mereka pada organisasi akan menambah kemampuan manfaat organisasi itu sendiri

e. Pendekatan Proses

Segala bentuk aktifitas Pendidikan Tinggi yang diselenggarakan oleh STIKES hendaknya diupayakan secara efisien. Agar efisiensi tercipta, maka segala bentuk aktifitas diupayakan selalu tercipta dengan sumberdaya yang digunakan untuk melaksanakan aktifitas tersebut. Oleh karena, serangkaian aktifitas kegiatan dan penggunaan sumber daya yang ada perlu dikelola sebagai sebuah proses, sehingga mudah dikenali untuk melakukan monitoring dan tindak lanjutnya.

f. Pengelolaan Organisasi Menggunakan Pendekatan Sistem

Penyelenggaraan Pendidikan di STIKES bukan merupakan kegiatan satu unit fungsi saja, tetapi melibatkan dari satuan fungsi lainnya. Oleh karena itu, setiap pengelolaan aktifitas hendaknya dilihat sebagai suatu kesatuan proses yang terintegrasi dalam suatu sistem.

g. Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan

Karena setiap proses dipandang sebagai suatu siklus, maka tahap-tahap dari siklus tersebut hendaknya selalu ditinjau ulang dalam rangka untuk mengupayakan proses aktifitas yang efisien. Upaya perbaikan proses ini, perlu didokumentasikan sehingga upaya perbaikan yang dilakukan dapat dipantau capaiannya. Sehingga hasil perbaikan yang dilakukan dapat meningkat dibandingkan dari hasil perbaikan yang sebelumnya.

h. Pendekatan Fakta Dalam Pengambilan Keputusan

24

MANUAL MUTU


Setiap keputusan atau kebijakan yang diambil oleh pengelola STIKES hendaknya didasarkan analisis data dan informasi yang berbasis teknologi sangat membantu dalam mengolah fakta dan data menjadi informasi yang menjadi dasar untuk mengambil keputusan

i. Hubungan Kemitraan Yang Saling Menguntungkan

STIKES merupakan organisasi yang banyak berhubungan dengan organisasi lainnya, baik organisasi bisnis, masyarakat, instansi pemerintahmaupun organisasi sesamanya. Hali ini perlu disadari oleh pengelola STIKES, sehingga Pengelola Perguruan Tinggi hendaknya dapat menjalin kerjasama atau kemitraan dengan pihak luar organisasinya yang didasrkan pada suatu hubungan saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi masing-masing.

2.6.6. Standar Mutu STIKES

Standar Mutu STIKES merupakan Standar Mutu yang ingin dicapai pada setiap proses kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan ada di STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta dalam rangka mencapai Sasaran Mutu. Rencana Mutu minimun berisi : aspek kegiatan, nama kegiatan, parameter pemeriksaaan/performans indikator, standar/kriteria penerimaan, metode pemeriksaan, frekuensi pemeriksaan, pencatatan hasil pemeriksaan, dokumen acuan, penanggung jawab/pelaksana pemeriksaan. Pelaksanaan pengukuran, hasil dan tindak lanjut pengukuran dituliskan dalam formulir hasil pemeriksaan rencana mutu. Sumber daya yang dibutuhkan dan langkah-langkah pada setiap proses kegiatan diuraikan dalam prosedur yang terkait. Rencana Mutu STIKES terdiri dari 1 (satu) Rencana Mutu Sekolah Tinggi dan 8 (delapan) Rencana Mutu dapat dilihat di dalam dokumen tersendiri.

Sebagaimana dikemukakan diatas, STIKES memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi untuk tiap program studi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek , diantaranya :

Standar 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian

Standar 2. Tata pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan mutu

25

MANUAL MUTU


Standar 3. Mahasiswa dan Lulusan

Standar 4. Sumber daya manusia

Standar 5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik

Standar 6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi

Standar 7. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama

2.6.7. Proses Manajemen Mutu

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di STIKES dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut:

a. STIKES menerapkan visi, misi, tujuan dan Renstra secara konsisten.

b. Visi, misi, tujuan dan Renstra STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menjadi acuan visi, misi, dan tujuan program studi/ unit.

c. Visi misi, dan tujuan setiap program studi/unit kemudian dijabarkan menjadi serangkaian standar mutu sebagaimana disebutkan di atas.

d. Renstra STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah Sasaran mutu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang dirumuskan dan ditetapkan mengacu pada tujuan, visi program studi/Unit dan STIKES serta kebutuhan stakeholder, rumusannya harus Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely (SMART)

e. Sasaran mutu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta dijadikan acuan sasaran mutu prodi/ unit

f. Rencana mutu program studi/ unit dirumuskan dan ditetapkan mengacu pada sasaran mutu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

g. Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir dirumuskan mengacu pada Proses bisnis utama, pendukung dan Proses Sistem Penjaminan Mutu.

h. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan organisasi pelaksanaan mekanisme kerja penjaminan mutu.

26

MANUAL MUTU


i. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan Sistem Penjaminan Mutu yang berbasis pada SMM ISO 9001:2008, IWA 2 : 2007 dan BAN-PT.

j. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengevaluasi dan merevisi standar dan Sasaran mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan.

2.6.8. Model SPM STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta

SPM STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah suatu sistem yang dikembangkan dan diimplementasikan di lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta untuk menjamin agar mutu pendidikan dapat dipertahankan dan di tingkatkan sesuai dengan yang direncanakan/dijanjikan. Berikut ini model yang diimplementasikan di lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

Gambar. 2.2. Model Sistem Penjaminan Mutu STIKES A’isyiyah Yogyakarta berbasis ISO 9001 : 2008

27

MANUAL MUTU


Bab III

BADAN PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN

STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA

3.1. Kedudukan & status

Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan (BPM-P) STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah badan yang bertanggung jawab terhadap pembangunan, pelaksanaan dan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu/ di Lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

BPM-P berkedudukan di bawah Ketua STIKES ’Aisyiyah Yogyakarta dan bertanggung Jawab kepada Ketua. Kepala BPM-P merupakan wakil dari manajemen (Management Representative) dalam hal yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu.

3.2. Fungsi BPM-P STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA

VISI

Terbangunnya Sistem Penjaminan Mutu yang mampu membawa STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menuju Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan terbaik di Indonesia Tahun 2016

MISI

1. Membangun SPM secara optimal bertaraf nasional/ internasional 2. Memastikan implementasi SPMI di STIKES Aisyiyah Yogyakarta 3. Membangun budaya mutu di institusi 4. Meningkatan mutu institusi / prodi/ bagian/unit secara berkelanjutan

(Continuous Quality Improvement) 5. Memberikan ide-ide pengembangan Institusi berdasarkan hasil kajian

mutu

28

MANUAL MUTU


6. Memberikan kepuasan kepada stakeholder 7. Menyelenggarakan pelatihan mutu bagi lingkungan internal maupun

ekstrnal perguruan tinggi 8. Mengembangkan kompetensi SDM BPM-P

Tujuan BPM-P

1. Menghasilkan kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, manual mutu, evaluasi kinerja mutu, dan dokumen pendukung lainnya bertaraf nasional/ internasional

2. Optimalisasi kinerja unit BPM-P 3. Menciptakan budaya mutu di lingkungan STIKES ‘Aisyiyah 4. Memberikan saran kepada institusi / prodi/ bagian/unit untuk selalu

meningkatkan mutu secara berkelanjutan 5. Mengembangkan Institusi STIKES ‘Aisyiyah secara berkelanjutan 6. Mendampingi persiapan prodi untuk akreditasi nasional/

internasional 7. Menjadi narasumber dalam mengembangkan BPM-P bagi lingkungan

internal maupun eksternal perguruan tinggi 8. Mempersiapkan personil BPM-P yang kompeten dalam penjaminan

mutu

3.3. Struktur Organisasi BPM-P

Organisasi Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan ( BPM-P) STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA di kepalai oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu ( Ka.BPM-P) yang bertindak sebagai perwakilan manajemen dalam penerapan SPM di lingkungan STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA. Di tingkat Sekolah Tinggi, Kepala Badan Penjaminan Mutu dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh beberapa Koordinator, yaitu Koordinator Bidang Pengendalian dan Standarisasi Dokumen (System Documentation Control/SDC), Pengukuran, Audit Mutu Internal dan Peningkatan (Standarization, Development and Audit/SDA) dan Pengendali Sistem Mutu Program Studi (PSMP).

29

MANUAL MUTU


Struktur Organisasi internal BPM-P dapt dilihat pada gambar 3.1

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BPM-P STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA

Keterangan :

Kepala Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan (BPMP)

Koordinator System Documentation Control (SDC)

Koordinator Standarization Development and Audit (SDA)

Koordinator Academic Study Programe Development (ASPD)

3.4. Wewenang dan Tanggung Jawab BPM-P

Wewenang dan tanggung jawab (WT) BPM-P dalam mengawal dan monitoring pelaksanaan dan implementasi SPM di Lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sesuai dengan kedudukan jabatan dalam organisasi BPM-P dan Lingkup kerja (job description) yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya. Secara rinci wewenang dan tanggung jawab pejabat yang berada dilingkungan BPM-P adalah sebagai berikut:

Koordinator SDA

Koordinator SDC

Koordinator ASPD

Ka BPM-P

PSMP Prodi Auditor

30

MANUAL MUTU


3.4.1. Wewenang, Tanggung Jawab dan Uraian Pekerjaan Ka. BPM-P

Wewenang :

1. Memberi nilai kinerja bawahan. 2. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 3. Membubuhkan paraf surat ke luar STIKES dan dokumen dinas BPMP

sesuai ketentuan. Tanggung Jawab : 1. Kebenaran dan ketepatan rencana, pelaksanaan dan hasil kerja BPMP. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kedisiplinan bawahan. 4. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 5. Ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan BPMP. Uraian Pekerjaan : 1. Menyusun visi, misi, tujuan dan sasaran BPMP sesuai dengan visi, misi,

tujuan dan sasaran STIKES; 2. Menyusun Renstra BPMP berdasarkan Renstra STIKES; 3. Menyusun rencana program kerja dan anggaran BPMP STIKES; 4. Bertanggung jawab terhadap realisasi program kerja dan melakukan

evaluasi serta tindaklanjut hasil evaluasi program kerja BPM-P STIKES; 5. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab terhadap perencanaan,

pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan tindak lanjut penerapan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mencakup Penyusunan dokumen/ perencanaan, pelatihan Sistem Penjaminan Mutu, Audit Mutu Internal, dan Pengukuran Kinerja Mutu;

6. Melaporkan kepada Ketua tentang implementasi dan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta, berikut hasil pengukuran dan evaluasinya agar upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya;

7. Menyiapkan materi dan menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen di tingkat STIKES;

8. Mengembangkan dan mengelola sistem informasi penjaminan mutu STIKES.

9. Bertanggung jawab terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu di STIKES.

31

MANUAL MUTU


3.4.2. Wewenang, Tanggung Jawab dan Uraian Pekerjaan Koordinator SDC.

Wewenang :


sesuai ketentuan. Tanggung Jawab : 1. Kebenaran dan ketepatan rencana, pelaksanaan dan hasil kerja BPMP. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kedisiplinan bawahan. 4. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 5. Ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan BPMP. Uraian Pekerjaan : Membantu Kepala BPMP untuk: 1. Merencanakan dan melaksanakan pengembangan dokumen mutu:

manual mutu, kebijakan mutu, rencana mutu, standar mutu, sasaran mutu, prosedur sistem mutu (SOP), instruksi kerja, sistem catatan mutu;

2. Mengkoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan: RIP (Rencana Induk Pengembangan), Renstra (rencana strategis), Renop (rencana operasional) program kerja dan anggaran

3. Merencanakan dan melaksanakan pengendalian dokumen, rekaman/catatan mutu, laporan (laporan akhir jabatan, laporan tahunan, laporan unit kerja, laporan akhir kegiatan/kepanitiaan).

4. Mengkoordinasikan penyusunan laporan evaluasi diri di tingkat STIKES maupun Prodi/Unit Kerja.

5. Mewujudkan tingkat layanan yang dapat memuaskan stakeholders. 6. Menyusun laporan pertanggungjawaban setiap tahun. 7. Melakukan pengarsipan dokumen.

32

MANUAL MUTU


3.4.3. Wewenang, Tanggung Jawab dan Uraian Pekerjaan Koordinator. SDA.

Wewenang :


sesuai ketentuan. Tanggung Jawab : 1. Kebenaran dan ketepatan rencana, pelaksanaan dan hasil kerja BPMP. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kedisiplinan bawahan. 4. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 5. Ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan BPMP. Uraian Pekerjaan : Membantu Kepala BPMP untuk: 1. Merancang dan melaksanakan pengembangan instrumen monitoring

dan evaluasi serta audit mutu internal, instrumen evaluasi (kuisioner). 2. Melaksanakan uji validitas dan reliabilitas instrumen evaluasi. 3. Merencanakan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi serta audit

mutu internal. 4. Melakukan pengukuran Renstra STIKES berdasarkan pengukuran

renstra Prodi/Unit Kerja tiap tahun. 5. Merumuskan tindakan koreksi untuk memelihara dan meningkatkan

mutu secara berkelanjutan. 6. Menyiapkan dan mengkoordinasikan kegiatan audit atau monev dari

Pihak Eksternal STIKES. 7. Mewujudkan tingkat layanan yang dapat memuaskan stakeholders. 8. Menyusun laporan pertanggungjawaban setiap tahun. 9. Melakukan pengarsipan dokumen.

33

MANUAL MUTU


3.4.4. Wewenang, Tanggung Jawab dan Uraian Pekerjaan Koordinator Pengembangan Pengembangan Akademik dan Program Studi (academic and study program development/ ASPD)

Wewenang :


sesuai ketentuan. Tanggung Jawab : 1. Kebenaran dan ketepatan rencana, pelaksanaan dan hasil kerja BPMP. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kedisiplinan bawahan. 4. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 5. Ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan BPMP. Uraian Pekerjaan : Membantu Kepala BPMP untuk: 1. Mendampingi Prodi menyusun standar kompetensi minimal lulusan

STIKES dan pemetaan kompetensi Prodi. 2. Mendampingi Prodi menyusun standar mutu akademik dan sasaran

mutu akademik. 3. Mendampingi Prodi menyusun strategi pengembangan kualifikasi

dosen dan kompetensi akademik dosen yang meliputi kompetensi profesional, sosial, dan kepribadian.

4. Mendampingi Prodi menyusun strategi pengembangan proses pembelajaran.

5. Mengkoordinasikan pengembangan kurikulum serta melakukan evaluasi terhadap Kurikulum Program Studi.

6. Memberikan dukungan administratif dalam menghimpun usulan hibah kompetisi dari unit kerja, dukungan administrasi dalam proses seleksi, penyusunan proposal dan pelaksanaan di tingkat STIKES, serta memberikan layanan teknis perbaikan dan pengusulan hibah kompetisi.

34

MANUAL MUTU


7. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan pengisian borang akreditasi.

8. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan-pelatihan untuk pengembangan keunggulan Prodi.

9. Membantu penyediaan data untuk pengisian borang akreditasi Prodi/Institusi.

10. Melakukan simulasi penghitungan penilaian akreditasi Prodi/Institusi. 11. Mewujudkan tingkat layanan yang dapat memuaskan stakeholders. 12. Menyusun laporan pertanggungjawaban setiap tahun. 13. Melakukan pengarsipan dokumen.

3.4.5. Wewenang dan Tanggung Jawab PSMP

Pengendali Sistem Mutu Prodi (PSMP) adalah merupakan kepanjangan dari BPM-P di Prodi yang akan mengawal system mutu di Prodi.

35

MANUAL MUTU


Bab IV

SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. PERSYARATAN UMUM

STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA menerapkan sistem standar mutu yang mengacu pada ISO 9001 : 2008, IWA 2 : 2007, dan BAN-PT dengan melakukan perbaikan secara terus menerus, meliputi proses-proses bisnis yang ada secara runtut melalui kriteria dan metode serta sumber daya manusia, keuangan dan infrastruktur sehingga efektifitas operasional dan pengendalian proses dapat terlaksana dengan baik.

Melakukan pengukuran dan penganalisaan serta peningkatan secara berkesinambungan terhadap semua proses.

Melakukan implementasi tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.

4.2. PERSYARATAN DOKUMENTASI

4.2.1. Umum:

Dokumentasi sistem manajemen mutu STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA terdiri dari:

4.2.1.1. MM (Manual Mutu):

Kumpulan kebijakan/arahan atau petunjuk umum dari Top Management.

4.2.1.2. PM (Prosedur Mutu):

Pengaturan-pengaturan koordinatif untuk mensinkronkan berbagai fungsi dalam mencapai suatu tujuan. Prosedur Mutu STIKES adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dalam Sistem Penjaminan

36

MANUAL MUTU


Mutu yang melibatkan berbagai fungsi, yang akan menjamin aktifitas di semua unit di lingkungan STIKES terkendali

4.2.1.3. IK (Instruksi Kerja) :

Petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara terinci. Intruksi kerja SPM STIKES adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur kerja si seluruh bagian unit lingkungan STIKES. Instruksi Kerja di lingkungan STIKES selengkapnya dapat dilihat di dalam dokumen tersendiri.

Record: Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan yang telah dikerjakan

4.2.1.4. FR (Form) :

Formulir kosong dan Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan yang telah dikerjakan

37

MANUAL MUTU


Gambar 4.1. Hirarki Dokumen ISO 9001:2008

Hirarki Dokumen di STIKES Aisyiyah Yogyakarta

1. Visi-Misi, Statuta, Rencana Induk Pengembangan Sekolah Tinggi

2. Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Rencana/ Standar Mutu, Renstra, RKAT Sekolah Tinggi

3. PP Pemerintah, PP Stikes Aisyiyah Yogyakarta, Struktur Organisasi, Prosedur Sistem Mutu, Wewenang dan Tugas

4. Instruksi Kerja

5. Formulir, Label, Coding, Rekaman Implementasi SPM

6. Dokumen referensi internal dan eksternal, Ad.hoc, Temporary document

STATut

Visi-Misi, Statuta, RIP

Manual Mutu, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Rencana/ Standar Mutu, Renstra,

RKAT

PP Pemerintah, PP Stikes Aisyiyah Yogyakarta, Struktur Organisasi, Prosedur Sistem Mutu, Wewenang dan Tugas

Instruksi Kerja

Formulir, Label, Coding, Rekaman Implementasi SPM

Dokumen referensi internal dan eksternal, Ad.hoc, Temporary document

38

MANUAL MUTU


4.2.2. Manual Mutu :

Manual Mutu berisi:

Lingkup sistem manajemen mutu termasuk dasar pembenaran dan pengecualiaan.

Prosedur terdokumentasi yang dikembangkan untuk sistem manajemen mutu atau reverensinya.

4.2.3. Pengendalian Dokumen :

Untuk mengendalikan dokumen STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA membuat Catatan Mutu yaitu jenis dokumen yang spesial dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan dalam klausul 4.2.4.

Ditunjukkan dalam :

- Prosedur Pengendalian Dokumen

4.2.4. Pengendalian Catatan :

Catatan Mutu dibuat untuk membuktikan kesesuaian persyaratan dan keefektifan operasional sistem manajemen mutu.

Ditunjukkan dalam:

- Prosedur Pengendalian Catatan

39

MANUAL MUTU


Bab V

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Komitmen Manajemen:

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta akan membuktikan komitmennya, meningkatkan kesadaran dan memotivasi seluruh pegawai pada penerapan sistem manajemen mutu yang sudah tersusun dengan dibentuknya BPM-P, pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI), penerapan ISO 9001 : 2008, tersusunnya dokumen mutu yang lengkap, serta melakukan perbaikan secara terus menerus dengan menetapkan persyaratan pelanggan, dan mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan mutu, sasaran mutu dalam melaksanakan tinjauan manajemen melalui ketercukupan sumber daya yang ada.

Dokumen yang berhubungan:

- Dokumen Komitmen Manajemen oleh Pimpinan Puncak (Ketua)

5.2. Fokus Pada Pelanggan :

Pimpinan Puncak STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA memastikan bahwa persyaratan pelanggan yang ditetapkan akan dipenuhi dengan tujuan untuk mempertinggi kepuasan pelanggan.


- Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan.

5.3. Kebijakan Mutu :

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan kebijakan mutu yang merupakan persyaratan sistem manajemen mutu. Kebijakan mutu ini didokumentasikan secara tertulis, dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh pegawai pada semua lapisan, serta ditinjau secara terus-menerus dan dijabarkan menjadi beberapa sasaran mutu pada masing-masing bagian.

40

MANUAL MUTU


Kebijakan Mutu STIKES disusun berdasarkan pada Visi, Misi dan tujuan STIKES serta kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholders. Kebijakan mutu STIKES adalah sebagai berikut : “ Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah Perguruan Tinggi ‘Aisyiyah yang unggul dan secara berkelanjutan menghasilkan lulusan tenaga kesehatan yang berdaya saing tinggi dan mampu mengimplementasikan nilai-nilai keislaman sesuai faham muhammadiyah.” Kebijakan mutu secara lengkap terdapat dalam dokumen tersendiri.


- Dokumen Kebijakan Mutu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

5.4. Perencanaan :

5.4.1. Rencana strategis

Guna mencapai visi, misi, tujuan, STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menyusun rencana strategis yang disahkan melalui Keputusan Senat STIKES No: 05/SENAT-STIKES/2011. Tonggak-tonggak capaian tujuan STIKES menjadi terbaik di Indonesia pada tahun 2016.

Rencana strategis (Renstra) STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta adalah rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh memberikan rumusan kemana STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta akan diarahkan dan sumber daya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu. Rencana strategis STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta terdiri dari 7 sasaran untuk mencapai tonggak-tonggak capaian tujuan STIKES menjadi terbaik di Indonesia pada tahun 2016 dan mempunyai indikator keberhasilan sasaran yang terdapat dalam dokumen rencana strategis. STIKES mempunyai strategi untuk mencapai sasaran tersebut yang ada dalam dokumen rencana strategis.

41

MANUAL MUTU


5.4.2. Sasaran Mutu:

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan produk yang mengacu pada kepuasan pelanggan/stakeholders, dikembangkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi, dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

Sasaran mutu ditetapkan pada tingkat institusi dan unit kerja terkait. Sasaran mutu unit kerja yang termasuk dalam ruang lingkup sistem manajemen mutu STIKES dikendalikan oleh pimpinan unit kerja masing-masing. Pada tingkat STIKES pengendalian sasaran mutu dibawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan (BPMP).

Capaian sasaran Renstra dioperasionalkan dalam sasaran mutu STIKES. Sasaran Mutu STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta disusun berdasarkan Kebijakan Mutu dan merupakan Standar Mutu yang dapat terukur serta bersifat strategis. Sasaran mutu secara lengkap terdapat dalam dokumen tersendiri.

Sasaran mutu yang didalamnya terdapat indikator keberhasilan dari sasaran Renstra bersifat dinamis.

5.4.3. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu:

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memastikan bahwa penetapan sasaran mutu dapat tercapai dan terukur, maka sistem manajemen mutu akan direncanakan, diterapkan dan dipelihara, sehingga memenuhi semua persyaratan umum sebagaimana tercantum dalam sub bab 4.1 dan strategi pada panduan sistem mutu ini.

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi:

5.5.1. Tanggung Jawab Dan Wewenang:

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan serta dikomunikasikan dalam

42

MANUAL MUTU


organisasi. Hal ini dijelaskan dalam struktur organisasi dan job description dari seluruh pegawai pada masing-masing bagian dalam organisasi.

5.5.2. Wakil Managemen:

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta dalam menerapkan sistem manajemen mutu menunjuk dan menetapkan seorang pegawai sebagai Wakil Managemen. Wakil Managemen yang ditunjuk, selain bertanggungjawab dalam bidangnya mempunyai tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan standar yang ditetapkan, serta melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu kepada Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta untuk diadakan peninjauan secara terus menerus sehingga kinerjanya dapat memuaskan pelanggan. Ketua BPM-P menjabat sbg Management Representatif atau Wakil Manajemen di STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

5.5.3. Komunikasi Internal:

Pimpinan Puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan bahwa untuk menjamin terlaksananya sistem manajemen mutu yang baik diterapkan sistem komunikasi antar semua bagian untuk memberi masukan-masukan sehingga tidak terjadi kesenjangan komunikasi dalam penerapan sistem manajemen mutu. Hal ini dijelaskan dalam Ketetapan-ketetapan Ketua STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sehubungan dengan komunikasi internal.


- Prosedur Komunikasi Organisasi Internal.

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum:

Pimpinan puncak STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta akan meninjau sistem manajemen mutu secara terus menerus dan menetapkan paling sedikit setiap 6 bulan sekali dilakukan audit internal, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan penerapannya.

43

MANUAL MUTU


Dokumen yang berhubungan ditunjukkan dalam :

- Prosedur Melakukan Tinjauan Manajemen

- Prosedur Audit Internal Mutu

5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen:

Dalam melakukan tinjauan manajemen Pimpinan Puncak akan menindaklanjuti masukan-masukan yang berupa:

Hasil rapat tinjauan manajemen sebelumnya.

1. Hasil internal audit.

2. Umpan balik dari pelanggan.

3. Kinerja proses dan kesesuaian produk/kompetensi lulusan.

4. Status tindakan pencegahan dan koreksi.

5. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu.

6. Saran-saran untuk perbaikan.

7. Hal ini dijelaskan dalam Risalah Rapat Tinjauan Manajemen.

5.6.3. Keluaran Dari Tinjauan Manajemen:

Hasil dari tinjauan manajemen didokumentasikan oleh pengendali dokumen dan didistribusikan ke semua bagian untuk dilaksanakan dalam penerapan sistem manajemen mutu.

44

MANUAL MUTU


Bab VI

MANAJEMEN SUMBERDAYA

6.1. Penyediaan Sumberdaya:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta akan menetapkan dan menyediakan kebutuhan sumberdaya untuk menerapkan dan mengelola sistem manajemen mutu agar lebih efektif sehingga tercapai kepuasan pelanggan/stakeholders.

6.2. Sumberdaya Manusia:

6.2.1. Umum:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melakukan seleksi calon dosen/pegawai/instruktur tetap maupun tidak tetap mengikuti aturan yang telah ditetapkan, melakukan perencanaan karir terus menerus dan menentukan tanggungjawab serta wewenang.

Dokumen yang berhubungan ditunjukkan dalam:

- Renstra STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

- Profil SDM STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

6.2.2. Kompetensi, Kesadaran Dan Pelatihan:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan kompetensi bagi personil yang melaksanakan pekerjaan, melakukan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi, mengevaluasi efektifitas dari tindakan yang diambil, meningkatkan dan memastikan kesadaran mutu, sehingga penerapan sistem manajemen mutu dapat dilaksanakan dengan baik.


- Menentukan Kriteria/KualifikasiKompetensi Dosen.

- Prosedur Meningkatkan Kompetensi Dosen melalui Pendidikan Bergelar.

45

MANUAL MUTU


- Prosedur Meningkatkan Kompetensi Dosen melalui pendidikan tidak bergelar

- Prosedur Mengembangkan Kompetensi Tenaga Kependidikan.

- Prosedur Melakukan Training Dosen dan Tenaga Kependidikan Baru.

- Prosedur Mengevaluasi Kinerja Dosen

6.3. Prasarana:

STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk yang mencakup:

1. Bangunan, ruang kerja, dan perlengkapan yang berhubungan.

2. Peralatan proses (perangkat lunak dan perangkat keras).

3. Jasa pendukung misalnya peralatan transportasi dan komunikasi.


- Prosedur Merencanakan Pengadaan Aset (Inventaris)

- Prosedur Mengelola Pengadaan Aset

- Prosedur Mendistribusikan Aset

- Prosedur Mengelola Pemeliharaan dan Monitoring Aset

- Prosedur Menghapus Aset

- Prosedur Mengelola Sewa Peminjaman Aset

- Prosedur Menggunakan Ruang

- Instruksi Kerja Kepala Biro Sumber Daya tentang Pengelolaan Barang Inventarisasi

- Daftar Inventaris STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA

- Jadwal Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

46

MANUAL MUTU


6.4. Lingkungan Kerja:

STIKES ‘AISYIYAH YOGYAKARTA menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk.

47

MANUAL MUTU


Bab VII

REALISASI PRODUK

7.1. Perencanaan Realisasi Produk:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengembangkan proses-proses yang diperlukan untuk realisasi produk.

Perencanaan realisasi produk konsisten dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu.

Dalam perencanaan, STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan:

1. Sasaran mutu dan persyaratan produk.

2. Kebutuhan untuk mengembangkan proses, dokumen dan menyediakan sumber daya yang spesifik untuk produk.

3. Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi dan evaluasi yang diperlukan untuk produk dan kriteria produk.

4. Catatan yang diperlukan untuk membuktikan proses realisasi dan produk memenuhi persyaratan.


- Prosedur Menetapkan Kebijakan Penerimaan Mahasiswa Baru.

- Prosedur Menentukan Kriteria Penerimaan Mahasiswa Baru.

- Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru.

- Prosedur Menyusun Instrumen Penerimaan Mahasiswa Baru.

- Prosedur Sistem Pengambilan Keputusan Penerimaan Mahasiswa Baru.

- Prosedur Melaksanakan Penerimaan Mahasiswa Baru.

- Prosedur Orientasi Prodi dan Kampus

48

MANUAL MUTU


7.2. Proses Yang Berhubungan Dengan Pelanggan:

7.2.1. Penetapan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan:

1. Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan termasuk persyaratan penyerahan dan kegiatan setelah penyerahan.

2. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu untuk pemakaian atau yang dimaksudkan bila diketahui.

3. Persyaratan perundangan dan peraturan yang berhubungan pada produk.

4. Segala persyaratan tambahan lain yang ditetapkan oleh STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta.

Dalam hal ini dijelaskan pada dokumen-dokumen sebagai berikut:

- Prosedur Merencanakan Tracer Study.

7.2.2. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melakukan peninjauan terhadap persyaratan peserta didik, materi pendidikan, sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan sebelum dilakukan persetujuan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dan memastikan bahwa STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mempunyai kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan baik oleh STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta maupun oleh pelanggan.

Dalam hal ini dijelaskan pada dokumen-dokumen sebagai berikut:

- Prosedur Merencanakan Kurikulum

- Prosedur Meninjau Kurikulum

- Prosedur Mengatur Peralihan Kurikulum

- Prosedur Mendistribusikan Mata Kuliah

- Prosedur Menyusun GBPP

49

MANUAL MUTU


- Prosedur Menyusun Silabus/Outline

- Posedur Melaksanakan Penerimaan Mahasiswa Baru

- Daftar Dosen dan Kompetensinya.

- Daftar Peralatan Laboratorium.

- Kurikulum dan Silabus.

- Daftar Referensi.

- Persyaratan Calon Mahasiswa.

7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan dan menerapkan pengaturan tentang komunikasi dengan pelanggan yang mencakup:

1. Informasi tentang produk.

2. Pertanyaan, penanganan permintaan, penanganan kontrak, pesanan termasuk perubahan.

3. Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.


- Prosedur tracer study

- Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan

- Prosedur Keluhan Pelanggan.

7.3. Desain Dan Pengembangan:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta membuat desain dan pengembangan berkaitan dengan:

7.3.1. Rencana Desain Dan Pengembangan:

Pimpinan Puncak memastikan organisasi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta telah menentukan, mengimplementasikan dan memelihara proses desain dan pengembangan yang diperlukan untuk menanggapi kebutuhan dan

50

MANUAL MUTU


harapan pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan secara efektif dan efisien. Saat mendesain dan mengembangkan produk atau proses, organisasi memastikan mampu mempertimbangkan kinerja dan fungsi dasarnya serta semua factor yang memberi dukungan untuk memenuhi kinerja dan produk serta proses yang diharapkan oleh pelanggan. Organisasi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta bertanggung jawab terhadap langkah-langkah yang dilakukan untuk meminimalkan / mengurangi resiko-resiko bagi pemakai produk dan proses organisasi. Asesmen resiko dilakukan untuk mengases potensi, pengaruh, kemungkinan kegagalan dan kesalahan dalam produk atau proses. Hasil asesmen digunakan untuk menentukan dan mengimplementasikan tindakan pengcegahan, untuk itu organisasi membuat desain dan pengembangan berkaitan dengan:

1. Hubungan dan keberhubunganan kerja unit yang terlibat.

2. Melakukan identifikasi masukan

3. Melakukan identifikasi keluaran

4. Melakukan verifikasi dan kaji ulang (review) pada setiap tahapan desain

5. Membuat catatan tentang perubahan dan persetujuan desain

6. Melakukan validasi keluaran

Dokumen yang berhubungan ditunjukan dalam:

- Prosedur Merencanakan Kurikulum



- Prosedur Mendistribusikan Mata Kuliah

- Prosedur Melaksanakan Bimbingan Akademik

- Prosedur Revisi/Perbaikan KRS

- Kurikulum dan Silabus.

51

MANUAL MUTU


7.3.2. Masukan Desain Dan Pengembangan:

Organisasi menetapkan dan memelihara masukan berkaitan dengan persyaratan produk yang mencakup :

1. Persyaratan dan kinerja

2. Persyaratan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku

3. Informasi-informasi dari desain sebelumnya

4. Persyaratan desain dan pengembangan lain yang esensial

Masukan tersebut diatas ditinjau kecukupannya dan tidak saling bertentangan.


- Prosedur Menetapkan kompetensi lulusan

- Prosedur Menetapkan spesifikasi prodi

- Prosedur Menyusun Evaluasi Diri Prodi

- Prosedur Menilai Kinerja Tenaga Kependidikan




7.3.3. Keluaran Desain Dan Pengembangan:

Keluaran Desain dan Pengembangan disajikan sedemikian rupa sehingga dapat diverifikasi terhadap masukan desain dan pengembangan.


- Prosedur Memproses Transkrip Nilai

- Prosedur Yudisium


52

MANUAL MUTU


7.3.4. Tinjauan Desain Dan Pengembangan:

Pimpinan Puncak memastikan bahwa pegawai yang diberi tugas adalah sesuai untuk mengelola dan melakukan tinjauan sistematis untuk menentukan bahwa sasaran desain dan pengembangan tercapai.

Tinjauan ini dapat dilakukan pada tahap yang ditentukan dalam proses desain dan pengembangan atau setelah prosesnya diselesaikan, tinjauan tersebut mencakup:

1. Kecukupan masukan untuk melaksanakan tugas desain dan pengembangan.

2. Kemajuan proses desain dan pengembangan

3. Terpenuhinya tujuan verifikasi dan validasi

4. Evaluasi kemungkinan terjadinya kesalahan potensial atau bahaya dalam pemakaian produk atau kinerja

5. Peluang untuk perbaikan desain dan pengembangan

6. Dampak potensial produk pada lingkungan




- Profil Sumberdaya Manusia


7.3.5. Verifikasi Desain Dan Pengembangan:

Organisasi STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melakukan verifikasi sesuai dengan ketentuan yang telah direncanakan sehingga dapat memastikan bahwa keluaran desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan perancangan dan pengembangan. Dokumen yang berhubungan ditunjukan dalam:

- Prosedur Melaksanakan UTS/UAS/Remidi

53

MANUAL MUTU


- Prosedur Melaksanakan UTS/UAS Susulan

- Instruksi Kerja Mahasiswa Melaksanakan Praktikum/Ujian Praktikum/Ujian PraktikumRemedi (inhal)

- Instruksi Kerja Dosen Membimbing Praktikum/Menguji Praktikum/Ujian Praktikum Remedi (inhal)

- Prosedur Mahasiswa Melaksanakan Ujian Proposal/Hasil Tugas Akhir





- Prosedur Evaluasi Materi Kuliah

7.3.6. Validasi Desain Dan Pengembangan:

Validasi dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah direncanakan untuk memastikan bahwa produk mampu memenuhi persyaratan aplikasi yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan.

Dokumen yang berhubungan ditunjukan oleh :

- Prosedur Yudisium


7.3.7. Pengendalian Perubahan Desain Dan Pengembangan:

Organisasi memastikan bahwa catatan mutu tentang perubahan desain dan pengembangan dapat ditunjukan dan dipelihara.


- Prosedur Pengendalian Rekaman.



54

MANUAL MUTU



7.4. Pembelian:

7.4.1. Proses Pembelian:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta akan memastikan:

1. Produk yang dibeli memenuhi persyaratan.

2. Pengevaluasian dan pemilihan pemasok berdasarkan kemampuan untuk menyediakan produk sesuai dengan persyaratan organisasi.

3. Pengembangan kriteria pemilihan evaluasi dan evaluasi ulang.

4. Terpeliharanya catatan hasil evaluasi dan segala tindakan yang berhubungan dengan evaluasi.

Dokumen yang dberhubungan ditunjukkan oleh :


- Prosedur Mengadakan peralatan dan bahan laboratorium

- Prosedur Merencanakan Koleksi Perpustakaan

- Daftar Pemasok

- Dokumen Kriteria Seleksi Pemasok

- Dokumen Evaluasi Terhadap Pemasok

7.4.2. Informasi Pembelian:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memastikan informasi pembelian berisi :

1. Persyaratan produk, prosedur, proses dan peralatan.

2. Persyaratan kualifikasi personil.

3. Persyaratan sistem manajemen mutu.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang telah ditentukan sebelum dikomunikasikan pada pemasok.

55

MANUAL MUTU


Dokumen yang berhubungan ditunjukkan oleh:




- Kepres No.80/2003 dan Perpres no. 8 Tahun 2006

7.4.3. Verifikasi Produk Yang Dibeli:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengembangkan dan menerapkan inspeksi serta kegiatan lain yang diperlukan sesuai persyaratan pembelian.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengatur verifikasi dan metode pengeluaran produk dalam informasi pembelian, bila STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta atau pelanggan bermaksud untuk melakukan verifikasi di tempat pemasok.

Dokumen yang berhubungan ditunjukkan oleh:




- Prosedur Pelelangan umum dengan prakualifikasi

- Kepres No.80/2003 dan Perpres no. 8 Tahun 2006

7.5. Produksi Dan Penyediaan Jasa:

7.5.1. Pengendalian Produksi Dan Penyediaan Jasa:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta merencanakan dan melaksanakan kegiatan pendidikan dan pembelajaran serta ketentuan pelayanan dalam kondisi terkendali yang meliputi:

1. Ketersediaan informasi yang menjelaskan karakteristik kegiatan pendidikan dan pembelajaran.

2. Ketersediaan petunjuk kerja.

56

MANUAL MUTU


3. Penggunaan peralatan yang cocok.

4. Penggunaan peralatan pemantauan dan pengukuran.

5. Penerapan aturan sistem mutu dari kegiatan sebelum, selama dan setelah pembelajaran.

Dokumen yang berhubungan ditunjukan oleh:

- Prosedur Melaksanakan Bimbingan Akademik

- Prosedur Revisi/Perbaikan KRS

- Instruksi Kerja Mahasiswa Melaksanakan Kuliah Klasikal/Remidial

- Instruksi Kerja Dosen Melaksanakan Kuliah Klasikal/Remidial

- Instruksi Kerja Mahasiswa Melaksanakan Praktikum/Ujian Praktikum/Ujian Praktikum Remedi (inhal)

- Prosedur Melaksanakan UTS/UAS/Remidi

- Prosedur Melaksanakan UTS/UAS Susulan

- Prosedur Melaksanakan Kuliah E-Learning


- Prosedur Menetapkan Mahasiswa DO

- Prosedur Pengunduran Diri Mahasiswa Lama

- Prosedur Permohonan Cuti Kuliah

- Prosedur Persiapan Kuliah/Praktikum

- Prosedur Menyiapkan Bahan Ajar

- Prosedur Penyelenggaraan praktikum

- Prosedur Persiapan Praktik Klinik (PK)/Praktik Kerja Lapangan (PKL)/Profesi

- Prosedur Menetapkan Spesifikasi Prodi

57

MANUAL MUTU



7.5.2. Validasi Proses Produksi Dan Penyediaan Jasa:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melakukan validasi setiap proses pembelajaran dan pelatihan serta pelayanan yang hasil keluarannya tidak dapat diverifikasi dengan pemantauan dan pengukuran.

Termasuk di dalamnya proses yang apabila terjadi devisiensi setelah pembelajaran diberikan.


- Prosedur Menetapkan Mahasiswa DO



- Prosedur Yudisium.

7.5.3. Identifikasi Dan Kemampuan Telusur:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta membuat identifikasi status hasil pembelajaran dan pelatihan sesuai dengan persyaratan, pemantauan dan pengukuran. Apabila kemampuan telusur disyaratkan, STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengendalikan dan mencatat identifikasi yang spesifik dari hasil pembelajaran dan pelatihan.



- Dokumen Perekaman Mahasiswa.

7.5.4. Milik Pelanggan:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mengidentifikasikan, memverifikasi dan melindungi barang milik pelanggan yang disediakan untuk dipakai.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melaporkan kepada pelanggan dan membuat catatannya, apabila barang milik pelanggan hilang, rusak atau hal lain yang tidak sesuai untuk dipakai.

58

MANUAL MUTU



- Prosedur Legalisasi Ijazah

7.6. Pengendalian Sarana Pemantauan Dan Pengukuran:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta tidak mengendalikan semua peralatan pemantauan dan pengukuran, dan mengembangkan proses-proses untuk memastikan pemantauan dan pengukuran konsisten terhadap persyaratan pemantauan dan pengukuran.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta tidak melakukan kalibrasi dan verifikasi terhadap alat-alat pemantau dan pengukuran.


- Prosedur Mengendalikan Dokumen Mutu & Data

- Prosedur Monitoring Pelaksanaan Pembelajaran

- Prosedur Monitoring Materi Pembelajaran.

- Prosedur Pengendalian Layanan Akademik Tidak sesuai

- Prosedur Tindakan Pencegahan

59

MANUAL MUTU


Bab VIII

PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

8.1. Umum:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisa dan perbaikan yang diperlukan terhadap kesesuaian hasil pembelajaran dan pelatihan, kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen mutu.

Dalam hal ini mencakup penetapan metodologi yang diterapkan, teknik statistik dan jangkauan penggunaanya.

Dokumen yang berhubungan ditunjukkan oleh :




- Prosedur Perbaikan Berkesinambungan

8.2. Pemantauan Dan Pengukuran:

8.2.1. Kepuasan Pelanggan:

Untuk mengetahui bahwa STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta telah memenuhi persyaratan pelanggan, STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memantau informasi pelanggan sebagai salah satu pengukuran sistem manajemen mutunya.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan metode pengukuran untuk mendapatkan dan menggunakan informasi dari pelanggan.



60

MANUAL MUTU



- Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan

8.2.2. Audit Internal:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melakukan audit internal pada selang waktu yang telah direncanakan untuk menetapkan bahwa sistem manajemen mutu telah sesuai dengan persyaratannya, diterapkan dan dipelihara secara efektif.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan metode yang digunakan.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memilih auditor dan tata cara audit untuk memastikan keobyektifan dan kenetralan dari proses audit.


- Prosedur Audit Mutu Internal

8.2.3. Pemantauan Dan Pengukuran Proses:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menerapkan metode pemantauan yang sesuai, jika memungkinkan dilaksanakan dengan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut menunjukkan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai, akan dilakukan koreksi dan tindakan korektif seperlunya untuk memastikan kesesuaian pembelajaran dan pelatihan.


- Prosedur Mengevaluasi Kinerja Dosen

8.2.4. Pemantauan Dan Pengukuran Produk:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan pengukuran dari proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut menunjukkan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai, akan dilakukan koreksi dan tindakan korektif seperlunya untuk memastikan kesesuaian pembelajaran dan pelatihan.

61

MANUAL MUTU



- Prosedur Tindakan Perbaikan



8.3. Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta memastikan bahwa pembelajaran dan pelatihan yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasikan dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan yang tidak diinginkan.

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta mendokumentasikan prosedur pengendalian, tanggung jawab dan wewenang untuk menangani ketidaksesuaian pembelajaran dan pelatihan.


- Prosedur Pengendalian Layanan Akademik Tidak sesuai


8.4. Analisa Data:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan, mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai untuk menunjukkan kesesuaian dan keefektifan, serta melakukan evaluasi untuk peningkatan berkesinambungan sistem manajemen mutunya. Hal tersebut mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang relevan.

Analisa data memberikan informasi yang berkaitan dengan :

1. Kepuasan pelanggan.

2. Kesesuaian dengan persyaratan pembelajaran dan pelatihan.

3. Karakteristik dan kecenderungan proses serta pembelajaran dan pelatihan.

62

MANUAL MUTU


4. Pemasok.






- Penanganan Keluhan Pelanggan

8.5. Perbaikan:

8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta secara terus menerus meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu melaluipenggunaan:

1. Kebijakan Mutu.

2. Sasaran Mutu.

3. Hasil Audit.

4. Analisa Data.

5. Tinjauan Manajemen.

6. Tindakan korektif dan pencegahan.



- Prosedur Penanganan Keluhan Pelayanan

8.5.2. Tindakan Korektif:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta melakukan tindakan korektif disesuaikan dengan yang dihadapi akibat dari ketidaksesuaian.

63

MANUAL MUTU


Prosedur terdokumentasi dikembangkan untuk menetapkan persyaratan antara lain:

1. Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan).

2. Menetapkan penyebab ketidaksesuaian.

3. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan tidak terulangnya ketidaksesuaian.

4. Menetapkan dan melaksanakan tindakan yang dibutuhkan.

5. Mencatat hasil tindakan yang diambil.

6. Meninjau tindakan korektif yang diambil.

Dokumen yang berhubungan ditunjukan dalam

- Prosedur Tindakan Perbaikan

8.5.3. Tindakan Pencegahan Ketidaksesuaian:

STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian agar tidak terjadi.

Tindakan pencegahan disesuaikan dengan dampak dari masalah yang ada.

Prosedur terdokumentasi dikembangkan berdasarkan:

1. Menetapkan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya.

2. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

3. Menetapkan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.

4. Mencatat hasil dari tindakan yang diambil.

5. Meninjau tindakan pencegahan yang diambil.



Documents

KATA PENGANTAR - bpm.unisayogya.ac.id · 3 MANUAL MUTU MM – STIKES AISYIYAH YOGYAKARTA DAFTAR ISI Kata Pengantar 1 Komitmen Manajemen 2 Daftar Isi 3