Dự án thành lập Dự án thành lập F- Event clubF- Event club

Mục lụcMục lục

Phân tích bối cảnhPhân tích bối cảnh

• Nhu cầu quảng cáo, tổ chức sự kiện ngày càng gia tăng ở VN -> Số lượng event agency và các hình thức tương tự gia tăng -> gia tăng số lượng những người làm event . Hiện nay chưa có trường lớp đào tạo chính quy nên hầu hết phải tự mày mò, học hỏi, tự tích luỹ dần kinh nghiệm từ đồng nghiệp đi trước, từ quá trình làm việc.

• Những người làm marketing, PR trong các cty cũng thường phải tổ chức các event nhỏ, họ thường gặp khó khăn do không có chuyên môn về event. Ngay cả khi outsource event cho agency làm, họ cũng chưa đủ chuyên môn để thẩm định khả năng của agency.

• Hầu hết các nhà cung cấp chưa biết cách tiếp cận những đối tượng cần đến mình (người tổ chức event) một cách hiệu quả nhất, ngược lại những người tổ chức event thường gặp nhiều khó khăn để tìm được nhà cung cấp hợp ý.

• CLB sẽ chú trọng các hoạt động offline thường xuyên hàng tháng: hội thảo mini trao đổi kinh nghiệm, offline, cuộc thi…

• Xây dựng một forum làm nơi trao đổi kinh nghiệm, tổ chức hoạt động online, truy cập kho tài nguyên…

• Phân cấp thành viên: TV bình thường và TV thân thiết với quyền lợi khác nhau để khuyến khích sự tích cực từ TV.

• Thành lập Ban quản trị và đổi mới liên tục theo nhiệm kỳ để có những thành viên tâm huyết và nhiệt tình nhất.

Ý tưởng cơ bảnÝ tưởng cơ bản

• Tên chính thức: F-event (diễn giải: Full Event club)

• Slogan: Event in action - Event trong thực tiễn (nhấn mạnh tiêu chí thực tiễn hoá các kinh nghiệm về event cho thành viên)

• Màu sắc đặc trưng: Cam và đen (2 gam màu thể hiện sự năng động, hiện đại, mạnh mẽ)

• Logo: Đang thiết kế

• Domain website: F-event.com.vn

• Phong cách: Trẻ trung,năng động, crazy

Thông tin cơ bản về F-EventThông tin cơ bản về F-Event

CCơơ cấu Ban quản trị cấu Ban quản trị

Ban cố vấn

Ban điều hành

Nhóm nhân sự - tài chánh Nhóm event

Nhóm nội dung –kỹ thuật Nhóm đối ngoại

Chủ tịch CLB (tạm thời trong 3 tháng)Lê Thị Mỹ Ngà

Trưởng nhóm: Nguyễn Thành LuânPhó nhóm:Trần Thị Nhã Khanh

Trưởng nhóm: Đỗ Duy PhúcPhó nhóm:Nguyễn Việt CườngĐồng quản lý:Lê Thị Mỹ NgàPhạm Thị Thuỳ

Trưởng nhóm: Nguyễn Anh TuấnĐồng quản lý:Nguyễn Hạ Anh ThảoPhồng Quang VinhNguyễn Đức Khánh

Trưởng nhóm: Nguyễn Hạ Anh ThảoĐồng quản lý:Nguyễn Thị Thu HàNguyễn Việt CườngNguyễn Thị Hồng Vi

Các hoạt động cốt lõi Các hoạt động cốt lõi

Ban quản trịOffline Online

Thu hút thành viên

CS vật chất

• Forum, kỹ thuật: Xin tài trợ web, hosting từ 1 cty CNTT, đổi lại cho NTT quyền treo banner trên trang chủ, box nhúng thông tin trên forum. Mua từ khoá “tổ chức sự kiện”, “tổ chức event” để nằm trong top 10 website trên Google VN, trao đổi link, banner với các website chuyên ngành marketing.

• Kinh phí hoạt động: Ban đầu: BDH tự đóng góp, huy động thêm từ thành viên, bán vé ở các hoạt động,và tận dụng mối quan hệ cá nhân để xin tài trợ. Sau 6 tháng, bắt đầu huy động tài trợ từ các cty event, supplier…, đổi lại họ sẽ được tặng banner trên trang chủ, trong diễn đàn, được CLB lăng xê.Sau 1 năm tiến hành bán quảng cáo, thực hiện 1 số hình thức thu phí… để trang trải hoạt động.

• Kho tài nguyên của CLB: Là phần truy cập đặc biệt trong forum, chỉ cấp quyền giới hạn cho 1 số TV, chứa các loại tài liệu, giấy tờ, form mẫu quý giá về event, hình ảnh, film tư liệu về event của các cty cung cấp…

Ban quản trịOffline Online Thu hút thành viên

CS vật chất

• Thường xuyên tổ chức các đợt training về tổ chức event: 1 tháng/1 lần,tổ chức hội thảo về event, 1 quý/lần.

• Tổ chức Field training: Training ngay tại hiện trường các chủ đề phù hợp như set up âm thanh ánh sáng,thi công, chọn địa điểm…

• Tổ chức các chương trình giao lưu, ăn chơi để làm quen, tạo sự gắn bó giữa TV: Party offline cuối mỗi quý, camping trip 6 tháng/lần,phân công cho thành viên tự tổ chức team để làm, BDH hỗ trợ.

• Phối hợp với các event agency tổ chức các chuyến tham quan, kiến tập, nói chuyện…

• Tìm kiếm suất thực tập cho các sinh viên và những người mới bước chân vào lãnh vực event với tư cách helper, thực tập viên…

Ban quản trịOffline Online Thu hút thành viên

CS vật chất

• Set up 1 đội ngũ mod dựa trên đơn đăng ký làm mod của TV để luôn tạo sự sôi động cho diễn đàn,đánh giá và bầu mới liên tục 3 tháng/lần.

• Tổ chức các cuộc thi cho TV tham gia như thi ảnh “Những khoảnh khắc event”, thi Miss/Mr Event qua ảnh, thi gỡ rối tình huống event…

• Chuyên mục “Chat với dân pro”: mỗi tháng mời 1 pro event coordinator giao lưu với TV (Thông báo về việc giao lưu, gom câu hỏi của TV, pro trả lời các câu hỏi đó).

• Tư vấn trực tuyến: Mỗi quý mời 3 chuyên gia event tham gia vào 1 buổi tư vấn trực tuyến miễn phí cho TV, tham gia qua shout box trên forum hoặc Yahoo Conference.

• Tổ chức sưu tầm, dịch tài liệu về event: Các TV đóng góp cho việc sưu tầm, dịch tài liệu sẽ được cấp quyền truy cập kho tài nguyên của CLB.

Ban quản trịOffline Online Thu hút thành viên

CS vật chất

• Phân cấp thành viên: TV cấp 1 là TV có số F-Coins nhiều hơn 1 mức do CLB quy định. F-Coins này tích luỹ qua mỗi lần post bài, được thưởng khi dịch,đóng góp tài liệu hoặc có đóng góp cho CLB về tài chính,ý tưởng hoặc hoạt động… Sau mỗi lần download tài liệu hay tham gia hoạt động có phí, F-Coins sẽ bị trừ bớt đi đòi hỏi thành viên phải nỗ lực kiếm thêm vàng.

• TV cấp 2 được quyền tham gia thảo luận trên forum, được thông báo về các hoạt động của CLB qua email, tham gia miễn phí hoặc đóng phí vào các hoạt động đó tuỳ theo quy định.

• TV cấp 1 được cấp quyền truy cập kho tài nguyên của CLB, được tham gia miễn phí hoặc giảm phí vào tất cả các hoạt động của CLB, được ưu tiên trong nhiều hoạt động, và được ưu tiên bầu vào Ban điều hành CLB.

Ban quản trịOffline Online Thu hút thành viên

CS vật chất

• Phân cấp Ban quản trị: Bao gồm Ban điều hành và Ban cố vấn

• Ban điều hành là các TV trực tiếp điều hành CLB, vị trí chủ tịch CLB dành cho một người có chuyên môn, kinh nghiệm và tuổi đời về event, các TV khác của BDH được phân vào các Ban, bộ phận…

Tiến hành xét chọn lại BDH và bầu mới 6 tháng/lần để duy trì sự tích cực trong BDH. Dự kiến sẽ trả lương cho BDH sau 1 năm hoạt động của CLB.

• Ban cố vấn: Mời khoảng 2 đến 3 chuyên gia uy tín về event tham gia Ban cố vấn, vừa tư vấn chuyên môn cho các hoạt động của CLB, vừa tạo uy tín cho Ban quản trị trước các TV. Các TV sáng lập nếu không còn tham gia BDH nữa sẽ được chuyển vào Ban cố vấn.

Ý tưởng về websiteÝ tưởng về website

Concept chung Concept chung cho layout: 2 màu chủ đạo là cam và đen, toàn giao diện thể hiện được sự sôi động, hiện đại, thân thiện.

WebsiteWebsite

• Thông tin: Thời gian đầu là thông tin dạng tĩnh, chủ yếu giới thiệu cơ bản về CLB. 6 tháng sau khi đội ngũ mod đã mạnh tiến hành cập nhật thông tin hàng ngày trên website.

• Task bar & Menu: Tự giới thiệu, Tin tức hoạt động, Đăng ký thành viên, Liên hệ,Diễn đàn.

• Giao diện trang: Sử dụng Javascript , giới thiệu cơ bản về CLB theo từng modul: Tầm nhìn, Hoạt động, Ban điều hành,Thông tin liên hệ

• Banner nhà tài trợ, banner quảng cáo hoạt động đang diễn ra của CLB.

Diễn đàn Diễn đàn

• Function button: Đăng ký,Trang chủ, Diễn đàn,Có bài mới,Hồ sơ, Thành viên,Tìm kiếm,Thoát

• Topic hot nằm nổi bật trên cùng forum.

• Chèn banner quảng cáo giữa các box,nhà tài trợ sẽ tài trợ banner theo box hoặc tài trợ cho nguyên site.

• Set up 1 khu vực chỉ dành riêng cho tư vấn,hỏi đáp, tất cả các câu hỏi về chuyên môn của thành viên sẽ được Mod trả lời trong box này.

• Phân cấp thành viên:

– Thành viên cấp 1: Được truy cập tất cả các box

– Thành viên cấp 2:Truy cập các box trên diễn đàn trừ box Tài Nguyên.

• Bước 1: Tìm kiếm thành viên sáng lập (Ban điều hành đầu tiên)

• Bước 2: Thảo luận, thông qua kế hoạch phát triển CLB, bầu chọn các vị trí, phân công công việc.

• Bước 3: Tìm kiếm tài trợ, xây dựng diễn đàn, XD kho tài nguyên, chuẩn bị tổ chức 1 số hoạt động đầu tiên để thu hút thành viên.

• Bước 4: Công bố thành lập CLB, launch website

• Bước 5: Tổ chức các hoạt động đầu tiên

• Bước 6: Giám sát tiến độ, tiến hành khen thưởng các TV tích cực, xét chọn, bình bầu TV thân thiết, đưa các hoạt động vào guồng, tiếp nhận đóng góp từ TV.

• Bước 7: Bế mạc nhiệm kỳ 1, chuẩn bị cho nhiệm kỳ 2.

Phương hướng thực thiPhương hướng thực thi

Lịch trình dự kiến (đến cuối năm)Lịch trình dự kiến (đến cuối năm)

Cảm ơn đã theo dõi!

Contact me:• YM: nguyenhaanhthao• Mobile: 090 888 5005• Email: thao.nguyen@clover.vn