Disusun Oleh : Tiara Fani - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/MODUL_MUK_2-1.pdfManajemen Unit Kerja II i DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..... i

Disusun Oleh :

Tiara Fani

i Manajemen Unit Kerja II

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................ i

BAB I ANALISA JABATAN URM............................................................................................ 1

A. DEFINISI ANALISIS JABATAN ...................................................................................... 1

B. PRINSIP – PRINSIP ANALISIS JABATAN .................................................................. 1

C. JENIS INFORMASI YANG PENTING DALAM ANALISIS JABATAN ................... 2

D. TUJUAN ANALISIS JABATAN ........................................................................................ 3

E. METODE ANALISIS JABATAN ....................................................................................... 4

F. ANALISIS JABATAN DI UNIT REKAM MEDIS ......................................................... 5

G. LATIHAN ............................................................................................................................... 8

BAB II PERENCANAAN SDM URM ........................................................................................ 9

A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM .......................................................................... 9

B. PROSES PERENCANAAN SDM ....................................................................................10

C. MODEL PERENCANAAN SDM .....................................................................................12

D. METODE WORKSHEET INDICATOR STAFF NEEDS (WISN) ..........................14

BAB III PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA URM ...............................................25

A. SARANA ...............................................................................................................................25

B. PERENCANAAN KEBUTUHAN RAK FILING ..........................................................25

C. PERENCANAAN KEBUTUHAN LOKET PENDAFTARAN ...................................28

BAB IV PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA URM .................................................31

A. PERANCANGAN ANTROPOMETRI TENAGA KERJA ...........................................31

B. DESAIN SARANA LOKET PENDAFTARAN .............................................................39

C. DESAIN SARANA RAK FILING ....................................................................................43

PRAKTIKUM DESAIN SARANA ...........................................................................................48

BAB IV MANAJEMEN RUANG URM ...................................................................................51

A. WORKFLOW DAN WORKSPACE ................................................................................51

B. PENATAAN MEJA KERJA DI UNIT REKAM MEDIS (URM) ...............................55

C. ANALISA KEBUTUHAN RUANG UNIT REKAM MEDIS ......................................56

ii Manajemen Unit Kerja II

BAB VI LINGKUNGAN KERJA URM ...................................................................................61

A. PENERANGAN ..................................................................................................................61

B. VENTILASI .........................................................................................................................63

C. SUHU / IKLIM KERJA .....................................................................................................64

D. STANDAR LINGKUNGAN RUANG ARSIP ................................................................65

BAB VI WAYFINDING DI RUMAH SAKIT .........................................................................67

A. Komponen Desain Arsitektur dan Interior ...........................................................67

B. Komponen Desain Grafis dan Informasi ................................................................69

LAMPIRAN : FORMAT TUGAS LAPORAN ..........................................................................87

A. KETENTUAN UMUM ......................................................................................................87

B. FORMAT PENULISAN LAPORAN 1 MUK 2 ............................................................88

C. FORMAT PENULISAN LAPORAN 1 MUK 2 ............................................................89

1 Manajemen Unit Kerja II

BAB I ANALISA JABATAN URM

A. DEFINISI ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris job analysis . Istilah

job analysis sebenarnya telah beberapa puluh tahun yang lalu

dipergunakan untuk menggambarkan studi waktu (time studies) dari F.W.

Taylor. Taylor, Bapak manajemen ilmiah menyarankan agar dalam

menyelesaikan suatu jabatan, jabatan itu dibagi dalam pelaksanaan-

pelaksanaan yang sederhana dan menentukan waktu dari pelaksanaan-

pelaksanaan ini dengan harapan dapat mempercepat penyelesaian jabatan

melalui penyederhanaan kerja dan dorongan upah. Analisis jabatan juga

mempelajari syarat-syarat SDM yang diperlukan untuk dapat

menyelesaikan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

Analisis jabatan adalah suatu prosedur, melalui fakta-fakta yang

berhubungan dengan masing-masing jabatan yang diperoleh atau

dikumpulkan dan dicatat secara sistematis. Analisis jabatan menyelidiki

tugas, proses, tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat

perseorangan. Analisis jabatan berhubungan dengan jabatan dan syarat-

syarat mengenai orangnya untuk melakukan jabatan itu dengan sebaik-

baiknya.

B. PRINSIP – PRINSIP ANALISIS JABATAN

Dalam menganalisis jabatan ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan :

1. Analisis jabatan harus memberikan semua fakta yang penting, yang ada

hubungannya dengan jabatan. Fakta-fakta mana yang penting

tergantung kepada tujuan untuk apa hasilnya akan dipergunakan.

Tujuan analisis jabatan akan diuraikan kemudian.

2. Analisis jabatan tunggal harus dapat memberikan fakta-fakta yang

diperlukan untuk bermacam-macam tujuan. Apabila untuk masing-

masing tujuan dibuat analisis jabatan tersendiri, maka hal ini akan

memakan biaya yang besar.

3. Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu

diperbaiki. Dalam organisasi-organisasi yang besar jabatan-jabatan itu

tidak statis, sering mengalami perubahan dalam produksi, bahan-

bahan, proses-proses, metode-metode atau alat-alat yang

dipergunakan. Dalam organisasi-organisasi yang besar demikian itu

analissi jabatan dapat merupakan suatu program yang terus menerus.

4. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan mana

yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan dalam tiap


jabatan. Kadang-kadang jabatan itu mengandung beberapa unsur

jabatan yang penting.

5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan

dapat dipercaya. Untuk menentukan data yang demikian itu

memerlukan pelayanan para ahli dalam analisis jabatan (analis jabatan

= job analyst).

C. JENIS INFORMASI YANG PENTING DALAM ANALISIS JABATAN

Ada 4 macam informasi yang merupakan dasar bagi semua analisis jabatan :

1. Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur

jabatan yang dilakukan dalam jabatan.

2. Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perseorangan yang penting

untuk masing-masing jabatan.

3. Analisis jabatan mencatat tanggungjawab pemegang jabatan.

4. Analisis jabatan mencatat beberapa kondisi kerja yang penting.

Ad. 1. Apa yang dilakukan? Ini merupakan kegiatan badaniah dan rokhaniah. Kegiatan badaniah adalah

misalnya penggunaan mesin-mesin, alat-alat dan perlengkapan-

perlengkapan, termasuk gerakan pegawai itu sendiri. Kegiatan rokhaniah

adalah misalnya penggunaan perhitungan-perhitungan dan formula-

formula, perasaan, pikiran dan sebagainya. Pertanyaan pertama ialah

jabatan itu terdiri dari unsur-unsur jabatan apa saja? Kemudian bagaimana

mengerjakannya? Ini berhubungan dengan metode yang dipergunakan. Juga

bersifat badaniah dan rokhaniah. Alat-alat dan bahan-bahan apakah yang

dipergunakan? Mengapa tiap-tiap unsur jabatan dalam jabatan itu

dilakukan? Ini berhubungan dengan tujuan. Tujuannya adalah misalnya

untuk mencegah kesalahan-kesalahan, memperbaiki metode-metode lama,

dan sebagainya.

Ad. 2. Syarat-syarat perseorangan Selain untuk mendapatkan apa yang dilakukan dalam jabatan dan

bagaimana serta mengapa hal itu dilakukan, analisis jabatan juga mencatat

secara khusus kualifikasi-kualifikasi perseorangan yang diperlukan untuk

mengerjakan jabatan itu dengan sukses. Hal ini meliputi : kecakapan,

pengetahuan, pelatihan/pendidikan, kekuuatan badaniah, kemampuan

rokhaniah khusus, dan syarat-syarat lain yang dipergunakan untuk

mengerjakan jabatan. Syarat-syarat ini juga meliputi : kecakapan untuk

menyesuaikan diri, pertimbangan, kecermatan, dan sifat-sifat/syarat-syarat

lainnya.

Ad. 3. Tanggung Jawab Tanggung jawab ini dapat meliputi tanggung jawab terhadap orang-orang

lain, tanggung jawab terhadap uang, benda, terhadap keselamatan kerja


pegawai-pegawai bawahannya, terhadap kelangsungan jalannya pekerjaan,

terhadap hubungan dengan para langganan, dan sebagainya.

Ad. 4. Kondisi Kerja Apakah kondisi kerja itu berbahaya atau tidak menyenangkan? Misalnya

keadaan udara terlalu panas, terlalu dingin, dan sebagainya. Tempat kerja

kotor, gaduh, dan sebagainya.

D. TUJUAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan diadakan untuk memberikan pengertian tentang unsur-

unsur jabatan yang terkandung dalam tiap jabatan, tetapi pengertian ini

bukan merupakan satu-satunya tujuan. Pengetahuan tentang isi dan syarat-

syarat jabatan dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan. Analisis

jabatan merupakan dasar program manajemen kepegawaian, karena hasil-

hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program kepegawaian.

Dengan demikian informasi jabatan yang dihasilkan oleh analisis jabatan

dapat dipergunakan untuk :

1. Mengorganisasikan dan mengintegrasikan seluruh tenaga kerja

berdasarkan kewajiban dan tanggung jawab jabatan.

2. Menerima, memilih, dan menempatkan pegawai berdasarkan syarat-

syarat perseorangan, sifat-sifat, kepandaian, kecakapan, dan

sebagainya.

3. Mengadakan program pelatihan guna memberikan pengetahuan dan

kecakapan yang diperlukan (menurut analisis jabatan) untuk

menyelesaikan jabatan dengan sebaik-baiknya.

4. Administrasi upah dan gaji, yang berusaha memberikan kompensasi

berdasarkan kecakapan yang diperlukan, sukarnya tugas, beratnya

tanggung jawab, kondisi kerja, dan syarat-syarat perseorangan yang

diperlukan.

5. Mengadakan pemindahan dan kenaikan jabatan pegawai berdasarkan

syarat-syarat pengetahuan, kecakapan, dan pengalaman untuk tiap-tiap

jabatan. Analisis jabatan menunjukan jabatan-jabatan mana yang

mempunyai syarat-syarat yang sama, yang dengan demikian

mempermudah production transfers (pemindahan atas inisiatif

manajemen untuk mempercepat produksi). Analisis jabatan juga

menunjukkan bagaimana pentingnya pengalaman dari suatu jabatan

untuk jabatan atau jabatan-jabatan yang lain. Dengan demikian analisis

jabatan memberikan dasar yang baik untuk kenaikan jabatan. Dengan

kata lain analisis jabatan menunjukkan gari-garis promosi. Atas dasar

analisis jabatan semua sistem promosi dari jabatan-jabatan yang tidak

begitu penting ke jabatan-jabatan yang lebih penting dapat

direncanakan.

6. Mengatasi rasa tidak puas pegawai dengan memberikan tanggung

jawab, tugas dan perbandingan tingkat pembayaran seadil-adilnya.


7. Memperbaiki kondisi kerja yang menurut analisis jabatan berbahaya,

tidak menyenangkan, atau tidak sehat.

8. Menentukan standar produksi melalui studi gerak dan waktu.

9. Meningkatkan produktivitas pegawai melalui penyederhanaan kerja

dan perbaikan metode berdasarkan analisis jabatan,

10. Mempermudah perencanaan organisasi, dengan memberikan

perumusan yang jelas dari tiap-tiap jabatan dan menunjukkan

hubungan jabatan-jabatan itu satu sama lain.\

E. METODE ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan biasanya mengumpulkan informasi jabatan melalui :

1. Daftar pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) yaitu

diberikan kepada pegawai-pegawai pelaksana atau kepala mereka.

Keuntungan metode ini ialah :

a. Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat

daripada metode wawancara.

b. Meemberikan kepercayaan kepada pemegang jabatan dan

kemampuannya untuk menyusun laporan jabatan.

c. Daftar pertanyaan dapat digunakan untuk memberikan latar

belakang informasi untuk wawancara yang dilakukan kemudian

guna menganalisis jabatan dengan sebaik-baiknya.

d. Untuk memusatkan perhatian pemegang jabatan pada jabatannya.

Kelemahannya :

a. Metode ini hanya dapat dipergunakan bagi pegawai yang dapat

membaca da menulis.

b. Informasi yang diperoleh sering tidak lengkap, tidak teratur, dan

kadang-kadang tidk bersambungan.

2. Wawancara (Interview). Wawancara ini dapat dilakukan dengan pegawai-pegawai pelaksana atau

dengan kepala mereka atau dengan kedua-duanya.


a. Dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap dan lebih jelas

daripada dengan metode daftar pertanyaan.

b. Memberikan informasi yang tidak dengan segera dapat diselidiki.

c. Untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh

melalui metode lainnya.

Kelemahannya :

a. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih

mahal daripada dengan metode daftar pertanyaan.


b. Apabila wawancara ini dilakukan oleh seorang analisis jabatan,

istilah-istilah yang dipergunakan sering ditafsirkan salah oleh para

pegawai dan sebaliknya.

3. Buku catatan harian (logs)

Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, berapa waktu yang

dipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan.


a. Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik.

b. Metode ini dapat mengurangi waktu analis jabatan dalam

mengadakan observasi dan wawancara.

Kelemahannya :

a. Pada umumnya informasi yang diperoleh tidak lengkap, karena tidak

memasukkan data-data lain yang diinginkan, seperti hubungan antar

pengawas, alat-alat yang dipergunakan, kondisi kerja dan

sebagainya.

b. Metode ini memakan waktu yang lama.

4. Pengamatan (Observation)

Mengadakan observasi atau pemeriksaan (Auditing) tiap jabatan dan

mengadakan pembicaraan dengan pegawai-pegawai pelaksana dan

kepala mereka. Metode ini dilakukan oleh analis jabatan (job analysts)

yang telah memperoleh pelatihan secara khusus.


a. Adanya keseragaman, baik dalam informasi yang dikumpulkan,

maupun dalam standar yang dipergunakan untuk menilai kecakapan,

pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab, dan kondisi kerja.

b. Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan lebih teliti,

Kelemahannya :

Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam waktu-waktu tertentu,

misalnya sekali seminggu atau sekali sebulan, maka analis jabatan tidak

memperoleh informasi yang lengkap.

F. ANALISIS JABATAN DI UNIT REKAM MEDIS

1. Jenis-Jenis Jabatan di URM

a. Kepala Unit Rekam Medis

b. Wakil Kepala Unit Rekam Medis


c. Penerimaan Pasien

d. Pengolahan Rekam Medis (assembling dan koding)

e. Statistik dan Pelaporan Rekam Medis

f. Penyimpanan Rekam Medis

2. Rincian Analisa Jabatan Staf URM

a. Nama Jabatan

b. Unit Organisasi

c. Fungsi Jabatan

d. Hasil Kerja : Rincian luaran yang dihasilkan dari pekerjaan yang

dilakukan oleh staf/jabatan tertentu.

e. Uraian Tugas : Rincian tugas yang harus dilakukan oleh staf/jabatan

tertentu.

f. Persyaratan Jabatan : Karakteristik yang harus dimiliki oleh seorang

staf pada jabatan tertentu seperti pendidikan, riwayat pengalaman

kerja, riwayat pelatihan yang pernah diikuti dan golongan/pangkat.

3. Contoh Analisa Jabatan

Berikut ini merupakan contoh rincian analisa jabatan pada petugas

penerimaan pasien (pendaftaran) RI dan GD :

a. Nama Jabatan : Petugas Penerimaan Pasien Rawat Inap dan Gawat

Darurat

b. Unit Organisasi : Bagian Pendaftaran Pasien Unit Penunjang Medis RS

c. Fungsi Jabatan : Menyediakan data dan informasi pasien yang akan di

rawat inap dan yang sedang rawat inap serta Pasien Gawat Darurat

(TPPGD).

d. Hasil Kerja :

1) Informasi tentang identitas pasien, Kunjungan Baru / Lama (RL1

hal2 item 2 dan 3), pasien yang di rawat inap, ruang dan kelas

perawatan.

2) Informasi tentang mutasi pasien rawat inap

3) Informasi tentang jumlah pasien yang berasal dari URJ, UGD dan

langsung rujukan dari luar.

4) Informasi tentang jumlah pasien rujukan. (RL1 hal 6 item 19)

5) Informasi tentang alamat pasien untuk mengetahui cakupan

pelayanan.

6) Informasi tentang cara pembayaran pasien. (RL1 hal 6 item 18)

7) Informasi tentang Jumlah tempat tidur kosong dan yang terisi

disetiap ruang rawat inap.


8) Informasi tentang diagnosa pasien rawat inap yg berpenyakit

wabah dan menular untuk dilaporkan ke DKK dati II.

9) Informasi tentang Petugas TPPRI yg dinas pada tiap shift.

e. Uraian Tugas :

1) Setiap saat petugas TPPRI memastikan lebih dulu penggunaan

tempat tidur di setiap ruangan rawat inap dengan cara

menanyakan kepada petugas ruangan atau dengan melihat

laporan sensus harian rawat inap yang dibuat oleh petugas

bangsal jika sensus tersebut dikirim ke URM diserahkan disini.

2) Mencatat penggunaan tempat tidur ke dalam buku penggunaan

ruangan dan memasang nama pada papan yang telah disediakan.

3) Menyiapkan catatan dan dok RM meliputi :

o KIB,

o KIUP,

o Dok RM RI,

o Surat persetujuan rawat inap,

o Buku register pendaftaran RI,

o Buku Catatan Penggunaan Formulir,

o Buku catatan penggunaan nomor,

o Buku catatan penggunaan tempat tidur, Ekspedisi,

o Daftar penyakit yang harus segera dilaporkan ke DKK dati II

(wabah dan penyakit menular)

4) Menerima pasien rawat inap berdasarkan admission note atau

pasien GD.

5) Mewancarai pasien untuk menentukan bangsal dan kelas

perawatan.

6) Mencatat identitas pasien serta identitas keluarga pasien yang

sewaktu-waktu untuk dapat dihubungi di dokumen RM RI.

7) Membuat KIB, diserahkan kepada pasien dan memesan untuk

dibawa setiap kali berobat ke sini.

8) Membuat KIUP, yang kemudian akan di serahkan ke TPPRJ.

9) Menuliskan no RM di tracer untuk diserahkan ke URM bagian

filing untuk dicarikan dokumen RM lama.

10) Memesan tempat tidur bagi pasien rawat inap ke bangsal rawat

inap.

11) Mencatat di buku register pendaftaran pasien rawat inap.

12) Melaporkan data penyakit menular pasien yang di rawat inap per

telepon dan surat ke DKK dati II (KDRS) dalam waktu 1 x 24 jam.

f. Persyaratan Jabatan :

1) Pendidikan : Minimal DIII


2) Pengalaman kerja : Pernah bertugas dalam bidang customer

service

3) Pelatihan :

Quality Customer Service

Komputer Administrasi perkantoran

4) Golongan/pangkat : -

5) Berpenampilan menarik

G. LATIHAN

Buatlah Analisis jabatan dari salah satu jabatan yang terdapat di Unit

Rekam Medis. Dengan rincian sebagai berikut :

a. Nama Jabatan

b. Unit Organisasi

c. Fungsi Jabatan

d. Hasil Kerja

e. Uraian Tugas

f. Persyaratan Jabatan


BAB II PERENCANAAN SDM URM

Perencanaan SDM merupakan upaya memproyeksikan berapa banyak

karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan

datang. Semua organisasi/perusahaan harus menentukan masa depannya

dengan berbagai rencana yang relevan dengan tuntutan jaman. Pada era seperti

sekarang ini, masa depan sangat sukar diprediksi karena perubahan yang

terjadi sangat cepat dan masif. Dalam kondisi lingkungn bisnis yang kompetitif,

kehidupan organisasi bisnis dituntut untuk terus bergerak mengikuti arus

perubahan yang sangat cepat dan massif. Derasnya arus perubahan membawa

konsekuensi logis bagi perusahaan untuk selalu mengantisipasi dan harus

mampu menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Dalam konteks ini,

perencanaan SDM akan menjadi lebih penting bagi perusahaan karena

globalisasi, teknologi baru, dan proses restrukturisasi organisasi selalu

membayangi kehidupan organisasi. Organisasi yang tidak didukung

pegawai/karyawan yang sesuai baik dari aspek kuantitas, kualitas, strategi, dan

operasional yang baik, maka dapat dipastikan organisasi tersebut akan sulit

mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya dimasa yang akan datang

Agar dalam pelaksanaan perencanaan SDM bisa berhasil, sedikitnya terdapat

empat aspek perencanaan SDM yang harus diperhatikan/dilakukan yaitu: (1)

berapa proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees),

(2) melakukan identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (human

resource audit), (3) melakukan analisis keseimbangan penawaran dan

permintaan (demand and suplay analysis), (4) menjalankan program aksi

(action program).

A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat

ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke

dalam, di dalam, dan ke luar organisasi, Arthur W Sherman dan Goerge W

Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137. Sementara menurut G Steiner,

dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang

bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan

organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan

kontribusi pekerjanya di masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di

atas, sementara dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan

serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya merencanakan dalam

mengantisipasi masa depan.


Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses

bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang

bagi sebuah organisasi. Dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini,

maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup

kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan

dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan

SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai

ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan

rencana bisnis di masa datang. Dengan kata lain, tujuan perencanaan SDM

adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki

sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi

posisi yang kosong kapanpun dan apapun posisi tersebut. Dengan

tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan,

maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan,

pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan akan lebih mudah

dan terkendali.

Sedangkan menurut Safarudin Alwi, 2001:143, dikatakan bahwa

perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada tingkat

operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan

kualifikasi yang dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan

ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan

telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis

kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan

dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi

perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan

ditetapkan sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan

diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.

Sementara perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam

Safarudin Alwi, 2001:148, dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai

upaya memproyeksikan berapa banyak 6 karyawan dan macam apa yang

dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Sebenarnya masih banyak

lagi definisi tentang perencanaan SDM yang bisa diangkat, namun dari

beberapa definisi yang disebut di atas secara umum dapat disimpulkan

bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM,

secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi

melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka panjang

secara efektif dan efisien.

B. PROSES PERENCANAAN SDM

Proses perencanaan SDM untuk masa kini dan masa datang sangat

dipengaruhi oleh dua faktor penentu, yakni faktor internal dan faktor


eksternal perusahaan. Faktor internal perusahaan seperti adanya karyawan

yang memasuki batas usia pensiun, meninggal dunia, keluar/berhenti kerja,

rotasi, dan kemungkinan promosi jabatan. Sedangkan faktor eksternal

antara lain ketatnya persaingan bisnis, cepatnya perkembangan teknologi,

dan tingkat ketertgantungan (interdependent) antara satu perusahaan

dengan perusahaan lain, serta ketergantungan antara satu Negara dengan

Negara lain. Begitu rentannya organisasi/perusahaan yang hidup dan

tumbuh di tengah-tengah perubahan yang cepat, sehingga perencanaan

SDM mutlak dibutuhkan selaras mengikuti rencana strategi bisnis yang

akan diwujudkan.

Rangkaian pelaksanaan perencanaan SDM yang terintegrasi dengan

rencana strategi bisnis baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang

menurut Hadari Nawawi, 1997:144 adalah sebagai berikut:

1. Dalam proses perencanaan strategi bisnis, beberapa

organisasi/perusahaan akan melakukan:

a. rencana strategi bisnis dengan perspektif jangka panjang (5-10

tahun) atau lebih di masa mendatang.

b. Menyusun rencana operasional bisnis yang dijabarkan dalam

rencana strategi dengan perspektif jangka sedang (3-5 tahun) di

masa mendatang.

c. Menyusun rencana tindakan berupa anggaran dengan perspektif

tahunan yang menggambarkan kegiatan bisnis yang akan

dilaksanakan selama satu tahun (tahunan) dengan menyediakan

anggaran tertentu untuk dapat diwujudkan.

2. Dalam kegiatan perencanaan SDM

a. Pada tahap awal perencanaan SDM mengidentifikasi isu-isu

berdasarkan komponenkomponen di dalam rencana strategi bisnis

jangka panjang. Beberapa komponen yang bisa dijadikan isu

perencanaan SDM antara lain :

1) filsafat perusahaan,

2) laporan hasil 7 penelitian tentang hal-hal seputar lingkungan

bisnis,

3) tujuan-tujuan dan sasaran strategis yang akan dicapai, dan

4) hasil analisis SWOT perusahaan.

b. Pada tahap selanjutnya hasil analisis isu digunakan sebagai

masukan dari perencanaan operasional jangka menengah ke dalam

tahap kegiatan perkiraan kebutuhan SDM dalam proses

perencanaan SDM.


c. Hasil perkiraan kebutuhan SDM tersebut dijadikan masukan secara

integral dalam penyusunan anggaran tahunan ke dalam langkah

perencanaan SDM. Secara skematis, pengaruh dari ketiga tingkatan

perencanaan bisnis terhadap perencanaan.

C. MODEL PERENCANAAN SDM

Dalam implementasai organisasi, setelah sebelumnya dilakukan

penyesuaian atau pengintegrasian rencana, maka secara operasional

perencanaan SDM harus mampu 8 menterjemahkan setiap program yang

akan dilakukannya dan meyakinkan bahwa semua rencana SDM tidak akan

saling berbenturan dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan. Proses

perencanaan SDM pada tingkat ini merupakan proses memilih dan

menentukan kebutuhan jenis karyawan, baik dari sisi kaualitas maupun

kuantitasnya. Sedikitnya terdapat empat aspek dalam perencanaan SDM

masing-masing sebagai berikut:

1. Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees).

2. Identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (human resource

audit).

3. Analisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and

suplay analysis)

4. Program aksi (action program).

Membuat proyeksi jumlah karyawan yang akan dibutuhkan karena

berbagai alasan seperti karena pensiun, meninggal dunia, pindak ke

perusahaan lain, dan promosi jabatan merupakan inti dari program

perencanaan SDM. Untuk melakukan proyeksi guna mengetahui jumlah

karyawan yang dibutuhkan dalam masa waktu tertentu harus

menggunakan teknik atau metode terukur sehingga diperoleh data yang

handal (valid) sebagai bahan pengambilan keputusan selanjutnya.

Sedikitnya ada dua teknik sederhana dalam menetukan jumlah kebutuhan

SDM, yaitu (1) teknik indeksasi, dan (2) ekstrapolasi. Teknik indeksasi dan

ekstrapolasi ini sebenarnya bagian dari metode trend yang lebih bersifat

kuantitatif.

Analisis indeks atau analisis rasio merupakan teknik peramalan yang

menggunakan indeks dalam menentukan pertumbuhan organisasi.

Perusahaan dalam menggunakan analisis ini biasanya mendasarkan pada

catatan volume penjualan pada waktu tertentu sebagai dasar. Sebagai

contoh, jika perusahaan ingin menerima karyawan 15 orang maka logika


yang digunakan adalah beban tanggungjawab seorang karyawan sebanding

dengan volume penjualan sebesar 15.000 unit per tahun, dengan asusmsi

pada tahun berikutnya perusahaan juga ingin meningkatkan volume

penjualannya menjadi 150.000 unit. Praktek penambahan kebutuhan

karyawan menggunakan analisis rasio juga bisa diterapkan di sebuah hotel

atau rumah sakit. Sebagai contoh, indeks perbandingan jumlah perawat

dalam suatu rumah sakit berbanding 10 dengan jumlah tempat tidur.

Contoh ini dapat dimaknai bahwa satu orang perawat harus mampu

melayani sebanyak 10 tempat tidur/bed, sehingga jika pihak rumah sakit

ingin melakukan perluasan dengan membangun kamar 1000 tempat tidur

maka perawat yang bisa diprediksi untuk dibutuhkan sebanyak 100 orang.

Sementara untuk teknik ekstrapolasi pada umumnya sering digunakan

dalam membuat perkiraan kebutuhan SDM dalam jangka pendek.

Penggunaan proyeksi kebutuhan SDM dengan 9 teknik ekstrapolasi adalah

mendasarkan pada data pertumbuhan rata-rata karyawan di

bagian/departemen tertentu. Contoh, di departemen produksi dalam dua

tahun terakhir rata-rata merekrut 10 orang karyawan setiap bulan,

sehingga ekstrapolasi trend tersebut ke dalam kebutuhan SDM yang akan

datang adalah 120 orang. Teknik ini memang terkesan sangat kasar dan

sederhana, namun demikian teknik ini tetap bisa digunakan dalam

memproyeksikan kebutuhan SDM.

Seperti telah disebutkan di atas bahwa inti dari perencanaan SDM

adalah tersedianya data yang akurat tentang kebutuhan SDM dalam kurun

waktu tertentu secara kuantitas maupun kualitas. Berbagai langkah untuk

pelaksanaan perencanaan SDM melalui beberapa proses dan menggunakan

metode/teknik statistik kuantitatif maupun kualitatif sehingga diperoleh

informasi jumlah karyawan (kelebihan atau kekurangan) dan tindakan apa

yang seharusnya dilakukan oleh manajemen SDM atas kemungkinan dari

keduanya. Proses dari uraian di atas secara sederhana dapat di lihat dalam

gambar di bawah ini.


D. METODE WORKSHEET INDICATOR STAFF NEEDS (WISN)

1. Definisi WISN

Metode WISN adalah alat manajemen sumber daya manusia yang :

a. Menentukan berapa banyak petugas kesehatan dari jenis tertentu

yang diminta untuk mengatasi Beban kerja dari fasilitas kesehatan

tertentu.

b. Menilai beban kerja petugas kesehatan di fasilitas tersebut.

Metode WISN adalah :

a. Mudah dioperasikan, menggunakan data yang sudah terkumpul dan

tersedia

b. Mudah digunakan, berlaku untuk keputusan kepegawaian di semua

tingkat layanan kesehatan


c. Secara teknis dapat diterima oleh manajer layanan kesehatan

dapat dipahami oleh manajer non-medis.

d. Realistis, memberikan target praktis untuk penganggaran dan

alokasi sumber daya.

Metode WISN memperhitungkan perbedaan layanan yang

diberikan dan kompleksitas perawatan di fasilitas yang berbeda.

Perhitungan persyaratan staf didasarkan pada standar medis yang

sama di semua fasilitas serupa. Tidak diperlukan pengumpulan data

khusus, karena metode WISN menggunakan statistik layanan yang

tersedia.

Dua jenis hasil - perbedaan dan rasio - disediakan oleh metode

WISN. Perbedaan antara jumlah aktual dan jumlah kekurangan staf atau

surplus untuk kategori staf (atau kader) 4 dan jenis fasilitas kesehatan

yang WISN telah dikembangkan. Rasio aktual terhadap jumlah staf yang

dibutuhkan adalah ukuran tekanan beban kerja yang ditangani staf.

Persyaratan staf untuk fasilitas kesehatan individu dapat

ditambahkan bersama-sama di seluruh wilayah administratif untuk

memperkirakan kebutuhan staf untuk kabupaten, provinsi dan

nasional. Metode WISN dapat diterapkan untuk pemerintah, organisasi

nonpemerintah (LSM) dan fasilitas kesehatan swasta dan untuk semua

kategori, termasuk yang tidak medis. Manajer di tingkat kabupaten,

provinsi atau nasional, serta staf yang bertanggung jawab atas fasilitas

kesehatan individu, semuanya dapat menggunakan WISN untuk

membuat keputusan sumber daya manusia yang lebih baik.

2. Langkah-Langkah Metode WISN

a. Menentukan Jabatan dari Unit Kerja yang Perlu Di Analisis

Metode WISN dapat diterapkan pada semua jabatan dalam

fasilitas kesehatan. Namun, tidak mungkin Anda memiliki cukup

sumber daya untuk melakukan semuanya sekaligus. Oleh karena itu

Anda perlu menentukan kategori staf mana yang sesuai dengan

jenis fasilitas yang akan menjadi target WISN Anda. Biasanya lebih

baik memulai dengan staf dan fasilitas tertentu. Cakupan WISN

dapat diperluas setelah Tim mendapatkan pengalaman dengan

metode ini.


Pertama-tama tetapkan prioritas secara sistematis. Pertama,

daftar semua unit kerja (sesuai kebutuhan) dan kategori staf utama

yang bekerja di sana.

Kedua, tentukan dan tulislah masalah kepegawaian Anda yang

paling bermasalah. Pertimbangkan masalah kepegawaian yang ada

saat ini, dan juga hal-hal yang akan diantisipasi di masa depan.

Ketiga, menentukan kategori-kategori yang harus

diprioritaskan. Dapat pula memilih prioritas tertinggi kedua dan

ketiga, jika memiliki cukup sumber daya untuk menggabungkannya

dalam proses WISN saat ini atau yang berikutnya.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan

dalam membuat pilihan Anda:

1) Kategori staf mana yang paling membutuhkan penambahan

staf?

2) Di mana unit kerja yang paling kekurangan staf?

3) Di Unit Kerja mana Distribusi staf cenderung paling tidak adil?

4) Dimana distribusi kategori staf utama paling tidak seimbang?

5) Performa Staff manakah yang cenderung mempengaruhi

kualitas pelayanan?

Tabel berikut merupakan cara untuk mendokumentasikan

alasan dalam memprioritaskan jabatan yang akan di analisis

dengan metode WISN.

Fasiltas Kesehatan

Unit Kerja Kategori Staf Permasalahan Beban Kerja

Rumah

Sakit

Umum

Daerah

Rekam

Medis

Pendaftaran RI

Pendaftaran RJ Kekurangan

Jumlah Petugas

Pendaftaran GD

Petugas

Assembling

Kekurangan

Jumlah Petugas

Petugas Koding

Petugas Analisis-

Reporting

Verifikator BPJS Kekurangan

Jumlah Petugas

dll

Prioritas I Kategori Staf :

Prioritas II Kategori Staf :


b. Memperkirakan Waktu Kerja Tersedia

Tenaga kesehatan tidak bekerja setiap hari sepanjang tahun.

Mereka berhak cuti tahunan. Mereka juga tidak bekerja pada hari

libur resmi atau, jika mereka melakukannya, diberi kompensasi

saat cuti atau membayar ekstra. Mereka sakit, pergi untuk

pelatihan, atau memiliki alasan pribadi lainnya untuk absen.

Langkah selanjutnya dalam metode WISN adalah menghitung

waktu kerja tersedia (WKT).

Waktu kerja tersedia (WKT): Waktu seorang pekerja yang

tersedia dalam satu tahun untuk melakukan pekerjaannya, dengan

mempertimbangkan absensi resmi dan tidak resmi.

Dalam menentukan waktu kerja tersedia, maka sebaiknya

menghitung jumlah hari kerja efektif terlebih dahulu. Hari kerja

efektif dapat ditentukan berdasar KEP/75/M.PAN/7/2004 yaitu

jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.

Perhitungannya adalah sebagai berikut :

Hari Kerja Efektif = (A-(B+C+D+E))

Keterangan :

A = Jumlah hari menurut kalender. (365 hari)

B = Jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun. Jumlah

minggu dalam satu tahun (52 minggu)

C = Jumlah hari libur dalam setahun. (sesuai jumlah hari libur

nasional)

D = Jumlah cuti tahunan/Ijin/Diklat

E = Jumlah absen/ijin/Diklat. Ketidakhadiran karena alasan

lain.

Untuk memperoleh data ketidakharidan yang akurat karena

alasan lain, maka perlu dilakukan hal berikut :

Dapatkan catatan administrasi personalia dari fasilitas

kesehatan atau unit kerja yang merupakan fokus aplikasi

WISN Anda.

Hitung berapa hari petugas dalam kategori staf target tidak

hadir tahun lalu. (Kumpulkan informasi ini dari kumpulan

fasilitas atau unit yang representatif)

Selanjutnya, bagilah jumlah hari absen total seluruh

petugas di dalam unit kerja. Sehingga dapat diperoleh

jumlah rata-rata hari ketiadaan karena alasan.


Rumus di atas menghitung hari kerja efektif per tahun. Hari

kerja efektif digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja per

tahun. Rumus matematika untuk menghitung jumlah jam kerja per

tahun ini sebagai berikut :

Waktu Kerja Tersedia = Hari Kerja Efektif x Jumlah Jam Kerj/Hari

Jumlah jam kerja per hari adalah jumlah rata-rata jam kerja

petugas dalam kategori staf dalam satu hari.

c. Mendefinisikan Komponen Beban Kerja

Ada tiga jenis komponen beban kerja:

1) Kegiatan Tugas Pokok : Dilakukan oleh semua anggota kategori

staf.

2) Kegiatan pendukung: Dilakukan oleh semua anggota kategori

staf.

3) Kegiatan tambahan: Dilakukan hanya oleh anggota kategori staf

tertentu (tidak semua).

Komponen beban kerja yang Anda tetapkan harus menjadi

kegiatan yang paling penting dalam jadwal harian pekerja

kesehatan. Setiap komponen memiliki kebutuhan waktu yang

berbeda. Misalnya, perawatan antenatal dan persalinan adalah dua

komponen beban kerja yang berbeda dari bidan puskesmas.

Masing-masing membutuhkan sebagian waktu bidan, karena dia

tidak dapat memberikan layanan antenatal saat sedang membantu

proses persalinan. Inilah sebabnya mengapa setiap komponen

beban kerja harus dicantumkan secara terpisah. Komponen beban

kerja dalam kelompok kegiatan suatu unit kerja tidak dapat dibagi

menjadi subkomponen yang lebih kecil, jika statistik reguler tidak

tersedia untuk masing-masing subkomponen.

d. Menetapkan Standar Aktivitas

Standar aktivitas adalah waktu yang dibutuhkan bagi pekerja

yang terlatih, terampil dan termotivasi untuk melakukan aktivitas

sesuai standar profesional di tempat kerja.


Ada dua jenis standar aktivitas: standar pelayanan dan standar

kelonggaran. Keduanya harus dipertimbangkan secara terpisah,

karena akan digunakan secara berbeda dalam menghitung

kebutuhan staf akhir berdasarkan WISN.

1) Standar Pelayanan

Standar pelayanan ditetapkan untuk kegiatan pokok

petugas. Standar pelayanan dapat diketahui melalui dua hal.

Yang pertama adalah mengetahui satuan waktu (rata-rata

waktu yang dibutuhkan petugas untuk melakukan aktivitas

tersebut). Yang kedua adalah tingkat kerja (kuantitas kerja atau

jumlah rata-rata aktivitas yang dikerjakan dalam jangka waktu

yang ditentukan). Misalnya, standar pelayanan untuk penutuan

kode penyakit pada DRM oleh petugas koding di URM adalah

"10 menit DRM" (unit time) yang diperoleh dari jumlah DRM

yang dikode dalam 3 jam adalah 18 DRM . Waktu standar

layanan diukur dari mulai satu aktivitas sampai awal aktivitas

serupa berikutnya. Dengan demikian, waktu unit standar

layanan untuk perawatan antenatal oleh seorang bidan

dihitung sejak bidan mulai memberikan perawatan antenatal

kepada satu klien sampai dia mulai memberikan layanan yang

sama untuk klien berikutnya.

2) Standar Kelonggaran

Standar kelonggaran adalah standar aktivitas untuk

kegiatan pendukung dan tambahan. Ada dua jenis standar

kelonggaran. Standar kelonggaran kategori (SKK) ditentukan

untuk kegiatan pendukung yang dilakukan oleh semua anggota

kategori staf. Misalnya, semua petugas koding di URM

mengikuti kegiatan rapat koordinasi. Standar kelonggaran n

individu (SKI) ditetapkan untuk kegiatan tambahan yang hanya

dilakukan anggota staf tertentu. Hanya satu petugas koding di

URM yang memiliki tugas untuk melakukan verifikasi kode.

Standar kelonggaran dapat dinyatakan baik sebagai waktu

kerja sebenarnya atau sebagai persentase waktu kerja.

Misalnya, standar kelonggaran untuk "Pembuatan Laporan"

dapat ditunjukkan sebagai "satu jam per hari kerja" atau "14%

waktu kerja". (Satu jam sama dengan 14% dari 7,2 jam, rata-

rata jam kerja harian petugas koding).


a) Standar kelonggaran kategori : perlu mengetahui berapa

banyak waktu yang dibutuhkan petugas untuk semua

aktivitas pendukung yang menjadi tanggung jawab seluruh

petugas dalam kategori staf tertentu. Berikut cara

mengetahui aktivitas pendukung seluruh petugas dalam

kategori staf tertentu :

Mendaftar komponen beban kerja dalam kelompok

kegiatan pendukung.

Menuliskan waktu masing-masing.

Selanjutnya, mengubah waktu sebenarnya menjadi

persentase waktu kerja untuk setiap komponen beban

kerja.

Terakhir, menambahkan semua persentase pada

masing-masing aktivitas tambahan untuk mendapatkan

persentase SKK total.

Contoh :

Waktu Kerja Tersedia Petugas Koding = 1512 Jam/Tahun

Hari Kerja Efektif = 210 Hari/Tahun

Kegiatan Tambahan

Waktu Kerja/Kegiatan

% SKK

Rapat

Koordinasi 2 Jam/Bulan

[(2 x 12)/1512]x100 =

1,6 %

Pembuatan

Laporan

30 Menit/Hari

30 menit diubah

dalam jam

0,5 jam

[(0,5 x 210)/1512]x100

= 6,9%

Total SKK 8,5 %

b) Standar Kelonggaran Individu : Cara menghitung berapa

banyak waktu yang dibutuhkan petugas tertentu untuk

melakukan aktivitas tambahannya :

Tuliskan jumlah anggota staf yang melakukan setiap

aktivitas dan waktu yang dibutuhkan.


Selanjutnya, kalikan jumlah anggota staf pada saat

aktivitas membutuhkan dalam satu tahun. Lakukan ini

untuk setiap komponen beban kerja.

Tambahkan hasil bersama untuk menghitung total SKI

dalam setahun. Pastikan menggunakan unit waktu yang

sama (misalnya, jam per tahun) saat Anda melakukan

penambahan.

Contoh :

Hari Kerja Efektif = 210 Hari/Tahun

Kegiatan Tambahan

Waktu Kerja/Kegiatan

SKI

Verifikasi

Kode 1 Jam/Hari

210 jam/tahun

( 1 jam x 210 hari)

Persiapan

Akreditasi

RS

2 Jam/Minggu 104 jam/tahun

( 2 jam x 52 minggu)

Total SKI/tahun 314 jam/tahun

e. Menetapkan Standar Beban Kerja

Standar beban kerja adalah jumlah pekerjaan di dalam

komponen beban kerja yang dapat dilakukan oleh satu petugas

dalam setahun.

Rumus untuk menghitung standar beban kerja bergantung

pada apakah standar layanan dinyatakan sebagai satuan waktu

atau tingkat kerja.

Gunakan rumus ini bila standar layanan ditampilkan sebagai

satuan waktu:

Standar beban kerja = WKT dalam satu tahun : satuan waktu.

Keterangan : Satuan waktu adalah Rata-rata waktu untuk

melakukan suatu aktivitas (jam)


Gunakan rumus ini bila standar layanan dinyatakan sebagai

kuantitas kerja.

Standar beban kerja = WKT dalam satu tahun dikalikan dengan

kuantitas kerja per jam.

Contoh :

Kegiatan Pokok Waktu

Kerja/Kegiatan SBK

Mencatat dan

meneliti kode

10 menit/DRM

Asumsi dari 6

DRM yang

dikoding dalam 1

jam atau 60/10

1.512 x 6 =

9.072 DRM

Mencatat hasil

pelayanan ke

dalam formulir

indeks

5 menit/DRM

Asumsi dari 12

DRM yang

dikoding dalam 1

jam atau 60/5

1.512 x 12 =

18.144 DRM

Menyimpan

indeks

1 menit = 0,017

jam

1.512/0,017 =

88.941,2 Indeks

Membuat laporan

penyakit

(morbiditas) dan

laporan kematian

(mortalitas)

1,5 jam/laporan 1.512/1,5 =

1.008 Laporan

f. Menghitung Faktor Kelonggaran

Sebelumnya ditetapkan dua jenis standar kelonggaran untuk

komponen beban kerja yang statistik tahunannya tidak tersedia.

Standar kelonggaran kategori (SKK) didirikan untuk kegiatan yang

dilakukan oleh semua petugas. Standar kelonggaran Individu (SKI)

dikembangkan untuk kegiatan yang dilakukan oleh petugas

tertentu saja. Untuk memperhitungkan aktivitas tambahan ini,

Standar kelonggaran diubah menjadi faktor kelonggaran. Faktor-

faktor ini akan digunakan pada langkah selanjutnya dari metode


WISN untuk menghitung jumlah kebutuhan tenaga berdasarkan

WISN.

Faktor Kelonggaran Kategori (FKK) dihitung dengan menggunakan

rumus berikut :

FKK = 1 / [1 – (Total SKK/ 100)]

Faktor Kelonggaran Individu (FKI) dihitung dengan menggunakan

rumus berikut :

FKI = Total SKI / WKT

g. Menentukan Persyaratan Staf Berdasarkan WISN

Cara Menentukan kebutuhan staf, berdasarkan WISN dengan

rumus berikut :

Kebutuhan Staff = (Total KG x FKK) + FKI

Contoh :

Kategori Staf : Petugas Koding

WKT = 1512 jam/tahun

Jumlah

Kebutuha

n

Staf/Kegia

tan (KG)

Kegiatan Pokok Kuantitas

Kerja SBK

Kebutuhan Staff/Kegiatan

Mencatat dan

meneliti kode 10.000 9.072

1,102

(10.000/9.072)

Mencatat hasil

pelayanan ke

dalam formulir

indeks

840 18.144 0,046 (840/18.144)

Menyimpan indeks 210 88.941,2 0,002

(210/88.941,2)

Membuat laporan

morbiditas dan

mortalitas

12 1.008 0,012

(12/1.008)

Total KG 1,162


Faktor

Kelonggar

an

Kategori

FKK = 1 / [1 – (Total SKK/ 100)] = 1 / [1 – (8,5/ 100)] = 1 / 0,915 = 1,09

Faktor

Kelonggar

an

Individu

FKI = Total SKI / WKT = 314 / 1512 = 0,21

Kebutuha

n Staf

Kebutuhan Staff = (Total KG x FKK) + FKI Kebutuhan Staff = (1,162 x 1,09) + 0,21 Kebutuhan Staff = 1,48 2 Petugas Kebutuhan Petugas Koding berdasarkan metode WISN

adalah 2 Petugas


BAB III PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA URM

A. SARANA Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau

tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan

penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,

proyek).

B. PERENCANAAN KEBUTUHAN RAK FILING

1. Persyaratan Beban Muatan Rak menurut Keputusan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 Tentang

Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif

a. Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada

berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan

harus mempertimbangkan berat rak dan arsip.

Sebagai dasar perhitungannya :

Satuan volume arsip adalah meter linear (ML) 1 Meter Linear (ML) arsip rata-rata = 50 kg 1 M 3 arsip rata-rata = 600 kg 1 M 3 arsip = 12 meter linear (Ml) arsip

b. Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata : 1.200

kg per meter persegi. c. Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact: 2.400 kg per meter

persegi. d. Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan

rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg

x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan

harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.

2. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Perhitungan Kebutuhan

Rak Filing

a. Dimensi Rak

Panjang Sub Rak dan Jumlah Sub Rak untuk mengetahui Panjang

Pengarsipan tersedia

b. Karakteristik Dokumen

– Rata-rata Tebal DRM


– Jumlah DRM pada tahun prediksi kebutuhan rak

– Retension File

– Expansion File

Untuk melakukan perhitungan jumlah DRM yang akan ditampung (PP

dibutuhkan)

c. Cara Penataan / Penjajaran DRM : Potrait atau Landscape

d. Luas Ruang Filing

3. Tahapan Perhitungan Kebutuhan Rak File

a. Mengukur Dimensi DRM (Rata-rata Tebal DRM)

Tebal DRM diukur dengan cara mengambil beberapa DRM sesuai

sampel lalu ditumpuk dan dihitung rata-rata ketebalan DRM

tersebut.

b. Menghitung / Prediksi Jml DRM

Data jumlah pasti DRM yang sedang ditampung biasanya tidak

tersedia, sehingga untuk mengetahui jumlah DRM digunakan data

alternatif yang bisa mewakili jumlah DRM yang sedang ditampung

dalam filing suatu RS. Data yang dapat digunakan sebagai data

alternatif jumlah DRM antara lain data Jumlah pengunjung/Pasien

Lama + Pengunjung/Pasien Baru pada tahun ybs) dan perkiraan

jumlah DRM melalui nomor rekam medis yang telah digunakan.

Apabila kebutuhan rak yang dihitung bersifat prediksi tahun-

tahun yang akan datang maka perlu dilakukan prediksi jumlah DRM

pada tahun yang sama. Dalam melakukan prediksi jumlah DRM pada

tahun tertentu dapat menggunakan Metode prediksi linier dengan

Analisa Deret Berkala/ Time Series Data / Trend Data. Berikut cara

menghitung prediksi jumlah DRM pada tahun tertentu :

Tabel Analisa Deret Berkala Time Series

No. Tahun Y X XY X²

1 Tahun 5

2 Tahun 4

3 Tahun 3

4 Tahun 2

5 Tahun 1

Total ∑Y ∑XY ∑ X²


Keterangan :

Tahun : 5 Tahun Kebelakang dari saat ini, misal saat ini tahun 2017

maka Tahun 1 adalah 2016 Tahun 5 = 2012

Y : Jumlah DRM pada tahun tertentu

X : Deret Berkala, tahun ketiga sebagai tahun ke=0, 2 tahun

kebelakang memiliki deret angka negatif dari tahun ke-0, 2

tahun kedepan memiliki deret angka positif dari tahun ke-0.

Setelah tabel analisa time series lengkap, maka langkah selanjutnya

dalam prediksi jumlah DRM adalah menyusun rumus prediksi

dengan metode linier sebagai berikut :

Yn = a ± b.x

Keterangan =

Yn = Jumlah DRM pada tahun tertentu yang diprediksi

a = Rata-rata jumlah DRM dari data 5 tahun kebelakang, cara

menghitung sebagai berikut :

a = ∑Y : n

n : jumlah tahun yang digunakan dalam analisa time series

b = Tren naik/turunnya jumlah DRM, cara menghitung

sebagai berikut :

b = ∑XY : ∑X2

c. Menghitung Retension & Expansion File

Retention File adalah jumlah DRM yang akan dimusnahkan pada

tahun prediksi rak. Dalam menghitung retension file, maka

prosentase retensi DRM harus diketahui sesuai dengan ketentuan

URM pada RS tersebut. Berikut cara menghitung retention file :

Retention File =

% Retensi x Jumlah DRM pada tahun prediksi Rak

Expantion File adalah jumlah pertambahan tebal DRM. Expantion file

dapat dihitung dengan mengetahui prosentase pertambahan

ketebalan DRM dan rata-rata tebal DRM saat ini. Umumnya

prosentase ketebalan DRM berkisar antara 10-15% per tahun.

Berikut cara perhitung expantion file :

Expantion File = % Ekspansi x Rata-rata Tebal DRM


d. Menghitung Panjang Pengarsipan Yang Dibutuhkan

Panjang pengarsipan yang dibutuhkan adalah total panjang tebal

DRM yang harus ditampung pada tahun tertentu (satuan cm).

Berikut cara menghitung panjang pengarsipan dibutuhkan :

Panjang Pengarsipan Dibutuhkan =

(Jml DRM-Retention File) x (Tebal DRM + Expantion File)

e. Menghitung Panjang Pengarsipan Tersedia

Panjang pengarsipan tersedia adalah kapasitas rak (satuan cm).

Kapasitas rak dalam hal ini merupakan kapasitas masing-masing rak

file, misal kapasitas 1 unit ROP atau kapasitas 1 unit filing cabinet.

Untuk menghitung kapasitas rak file maka perlu mengukur panjang

sub rak dari rak yang digunakan pada unit filing tersebut dan

menghitung jumlah sub rak pada rak tersebut. Berikut cara

menghitung panjang pengarsipan tersedia :

Panjang Pengarsipan Tersedia =

Panjang Sub Rak x Jumlah Sub Rak

f. Menghitung Kebutuhan Rak

Setelah panjang pengarsipan dibutuhkan dan panjang pengarsipan

tersedia diketahui maka kebutuhan rak pada tahun tertentu dapat

dihitung dengan cara sebagai berikut :

Kebutuhan Rak = Panjang Pengarsipan Dibutuhkan

Panjang Pengarsipan Tersedia

C. PERENCANAAN KEBUTUHAN LOKET PENDAFTARAN

Tahapan menghitung kebutuhan loket pendaftaran :

1. Memprediksi Jumlah Kunjungan Pasien Pada Tahun Tertentu

Prediksi jumlah kunjungan pasien dapat dilakukan dengan menggunakan

Metode prediksi Linier berdasarkan analisa deret berkala/time series.

2. Menghitung rata-rata kunjungan pasien/jam (arrival rate)

berdasarkan periode waktu tertentu.


Untuk menghitung rata-rata kunjungan pasien maka perlu mengetahui

jumlah total kunjungan pasien pada tahun tertentu dan mengetahui total

jam buka loket dalam 1 tahun. Berikut cara menghitung rata-rata

kunjungan pasien/jam (arrival rate) :

Arrival rate : Jumlah Kunjungan Pasien Pada tahun tertentu Jumlah Jam Buka Loket dalam 1 tahun

3. Menghitung standar waktu pelayanan pasien/jam

Standar waktu kerja adalah rata-rata waktu pasien dilayani. Standar

waktu dapat diketahui melalui ketentuan standar waktu pelayanan

pendaftaran pasien yang ada atau dengan cara mengetahui rata-rata

waktu pelayanan pendaftaran pasien.

4. Menghitung waktu baku pelayanan pasien

Waktu baku merupakan rata-rata waktu pelayanan pasien yang telah

mempertimbangkan Personal Fatigue Delay (PFD) petugas pendaftaran.

PFD petugas pendaftaran masuk dalam golongan pekerjaan administrasi

Niebel dan Freivalds (2003) adalah 15 % dari total waktu kerja, dengan

rincian sebagai berikut :

No Faktor Kelonggaran Persetase

(%)

1 Bekerja di meja 3

2 Posisi duduk 1

3 Pandangan normal 3

4 Suhu normal 3

5 Kebutuhan jasmani 5

Total 15

Berikut cara menghitung waktu baku :

Waktu Baku = Standar Waktu + (Standar Waktu x PFD)

5. Menghitung service rate pasien/jam

Service Rate merupakan rata-rata jumlah pasien yang dapat dilayani

dalam 1 jam berdasarkan waktu baku. Berikut cara menghitung service

rate :


a. Apabila waktu baku dalam satuan menit maka service dihitung

dengan rumus berikut :

Service rate = 60 menit : Waktu Baku (menit)

b. Apabila waktu baku dalam satuan detik maka service dihitung

dengan rumus berikut :

Service rate = 3600 detik : Waktu Baku (detik)

6. Menghitung kebutuhan loket

Setelah arrival rate dan service rate diketahui, berikut rumus

perhitungan kebutuhan loket pendaftaran :

Kebutuhan Loket = Arrival rate/ Service rate


BAB IV PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA URM

A. PERANCANGAN ANTROPOMETRI TENAGA KERJA

Antropometri berasal dari anthro yang memiliki arti manusia dan

metri yang memiliki arti ukuran. Antropometri adalah sebuah studi

tentang pengukuran tubuh dimensi manusia dari tulang, otot dan jaringan

adiposa atau lemak (Survey, 2009). Menurut (Wignjosoebroto, 2008),

antropometri adalah studi yang berkaitan dengan pengukuran dimensi

tubuh manusia. Bidang antropometri meliputi berbagai ukuran tubuh

manusia seperti berat badan, posisi ketika berdiri, ketika merentangkan

tangan, lingkar tubuh, panjang tungkai, dan sebagainya.

Data antropometri digunakan untuk berbagai keperluan, seperti

perancangan stasiun kerja, fasilitas kerja, dan desain produk agar diperoleh

ukuran-ukuran yang sesuai dan layak dengan dimensi anggota tubuh

manusia yang akan menggunakannnya.

1. Prinsip - prinsip penerapan data antropometri

a. Prinsip perancangan bagi individu dengan ukuran ekstrim.

Berdasarkan prinsip ini, rancangan yang dibuat bisa digunakan

oleh individu ekstrim yaitu terlalu besar atau kecil dibandingkan

dengan rata- ratanya agar memenuhi sasaran, maka digunakan

persentil besar (90th, 95th atau 99th persentil) atau persentil kecil

(1th, 5th atau 10th persentil).

b. Prinsip perancangan yang bisa disesuaikan.

Rancangan bisa diubah – ubah ukurannya, sehingga cukup

fleksibel untuk diaplikasikan pada berbagai ukuran tubuh (berbagai

populasi). Dengan menggunakan prinsip ini maka kita dapat

merancang produk yang dapat disesuaikan dengan keinginan

konsumen. Misalnya kursi pengemudi pada kendaraan.

c. Prinsip perancangan dengan ukuran rata – rata.

Rancangan didasarkan atas rata – rata ukuran manusia. Prinsip ini

dipakai jika peralatan yang didisain harus dapat dipakai untuk

berbagai ukuran tubuh manusia.


2. Persentil Antropometri

Sebagian besar data antropometri dinyatakan dalam bentuk

persentil. Suatu populasi untuk kepentingan studi dibagi dalam seratus

kategori prosentase, dimana nilai tersebut akan diurutkan dari terkecil

hingga terbesar pada suatu ukuran tubuh tertentu. Persentil

menunjukkan suatu nilai prosentase tertentu dari orang yang memiliki

ukuran pada atau di bawah nilai tersebut (Wignjosoebroto,

2008). Apabila dalam mendesain produk terdapat variasi untuk ukuran

sebenarnya, maka seharusnya dapat merancang produk yang memiliki

fleksibilitas dan sifat mampu menyesuaikan (adjustable) dengan

suatu rentang tertentu (Wignjosoebroto, 2008). Oleh karena itu, untuk

penetapan antropometri dapat menerapkan distribusi normal. Dalam

statistik, distribusi normal dapat diformulasikan berdasarkan nilai rata-

rata dan standar deviasi dari data yang ada dan digabungkan dengan

nilai persentil yang telah ada seperti pada Gambar di samping.

Nilai-nilai distribusi persentil yang umum diaplikasikan dalam

perhitungan data antropometri dijelaskan pada Tabel di bawah ini :

Tabel Persentil Data Antropometri

Persentil Perhitungan

1st Mean - , σX

2,5 th Mean - , σX

5th Mean - , σX

10th Mean - , σX

50th Mean

90th Mean + , σX

95th Mean + , σX

97,5th Mean + , σX

99th Mean + , σX


3. Pengukuran Posisi Tubuh

Di dalam pengambilan data antropometri dapat dilakukan dengan

menggunakan dua pengukuran, seperti :

a. Pengukuran dimensi struktur tubuh (structural body dimension)

Pengukuran ini diukur dengan berbagai posisi standar dan tidak

bergerak (tetap tegak sempurna). Pengukuran dimensi struktur tubuh

ini juga dikenal dengan istilah static anthropometry. Contoh dalam

pengukuran dimensi strukrur tubuh ini meliputi berat badan, tinggi

tubuh dalam posisi duduk maupun berdiri, lebar tubuh, panjang

lengan, dan sebagainya. Ukuran pada dimensi ini dapat diidentifikasi

dengan menggunakan berbagai persentil tertentu seperti 5th, 50th,

dan 95th.

b. Pengukuran dimensi fungsional tubuh (functional body

dimension)

Pengukuran ini dilakukan terhadap posisi tubuh pada saat

melakukan gerakan-gerakan tertentu yang berkaitan dengan gerakan-

gerakan kerja atau dalam posisi yang dinamis. Tujuan adanya

pengukuran dimensi fungsional adalah mendapatkan ukuran tubuh

yang berkaitan dengan gerakan-gerakan yang diperlukan tubuh untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu. Cara pengukuran dimensi

fungsional tubuh seperti perancangan fasilitas ataupun ruang kerja

atau perancangan kursi mobil, dimana posisi tubuh saat melakukan

gerakan mengoperasikan kemudi, pedal, handrem dan jarak antara

dengan atap mobil maupun dashboard dalam menggunakan

antropometri dinamis.

4. Faktor Yang Mempengaruhi

a. Umur

Dimensi tubuh manusia akan tumbuh dan bertambah besar

seiring dengan berkembangnya umur sejak awal kelahirannya sampai

dengan umur sekitar 20 tahun untuk pria dan 17 tahun untuk wanita.

b. Jenis Kelamin

Dimensi ukuran tubuh laki-laki umumnya lebih besar

dibandingkan dengan wanita, kecuali untuk beberapa bagian tubuh

tertentu seperti lingkaran dada dan pinggul.


c. Suku/Etnis

Setiap suku bangsa ataupun etnis akan memiliki karakteristik fisik

yang akan berbeda satu dengan lainnya.

d. Postur Dan Posisi Tubuh

Ukuran tubuh akan berbeda dipengaruhi oleh posisi tubuh pada

saat akan melakukan aktivitas tertentu yaitu structural dan functional

body dimensions. Posisi standar tubuh pada saat melakukan gerakan-

gerakan dinamis dimana gerakan tersebut harus dijadikan dasar

pertimbangan pada saat data antropometri diimplementasikan.

e. Pakaian

Pakaian seperti model, jenis bahan, jumlah rangkapan, dan lain-

lain yang melekat di tubuh akan menambah dimensi ukuran tubuh

manusia.

f. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan mewajibkan adanya persyaratan dalam

menyeleksi dimensi tubuh manusia seperti tinggi, berat badan, lingkar

perut, dan lain-lain. Seperti untuk buruh dermaga atau pelabuhan

harus mempunyai postur tubuh yang relatif besar dibandingkan

dengan pegawai kantoran atau mahasiswa.

g. Faktor Kehamilan Pada Wanita

Faktor kehamila pada wanita merupakan salah satu faktor yang

mempengaruhi variabilitas data antropometri yaitu terutama pada

tebal perut dan tebal dada. Sehingga, data antropometri yang

digunakan dalam merancang produk dan stasiun kerja untuk wanita

hamil berbeda dengan data antropometri wanita lainnya.

h. Cacat Tubuh Secara Fisik

Cacat tubuh secara fisik merupakan salah satu faktor yang

mempengaruhi variabilitas data antropometri. Seperti, orang normal

dan orang yang memiliki keterbatasan fisik tidak mempunyai lengan.

Untuk dimensi tinggi siku, tinggi pinggul, tinggi tulang ruas, tinggi

ujung jari, dan lain-lain sangatlah berbeda antara orang normal

dengan orang yang memiliki keterbatasan fisik. Sehingga, data

antropometri yang digunakan dalam merancang produk dan stasiun

kerja untuk orang yang cacat tubuh secara fisik berbeda dengan orang

normal.


5. Dimensi Antropometri




Rekap Data Antropometri Indonesia

Dimensi Keterangan 5th 50th 95th SD

D1 Tinggi tubuh 163.7 165.34 166.99 8.07

D2 Tinggi mata 152.83 154.47 156.12 8.51

D3 Tinggi bahu 135.6 137.24 138.89 7.14

D4 Tinggi siku 101.18 102.82 104.47 5.7

D5 Tinggi pinggul 91.67 93.32 94.96 5.27

D6 Tinggi tulang ruas 70.98 72.63 74.27 5

D7 Tinggi ujung jari 69.16 70.81 72.45 5.99

D8 Tinggi dalam posisi duduk 79.94 81.58 83.23 5.85

D9 Tinggi mata dalam posisi duduk 69.3 70.94 72.59 8.14

D10 Tinggi bahu dalam posisi duduk 59.37 61.01 62.66 8.34

D11 Tinggi siku dalam posisi duduk 30.19 31.84 33.48 6.21

D12 Tebal paha 17.14 18.79 20.43 5.54

D13 Panjang lutut 50.48 52.12 53.77 2.96

D14 Panjang popliteal 37.34 38.98 40.63 4.42

D15 Tinggi lutut 50.38 52.02 53.67 4.7

D16 Tinggi popliteal 41.44 43.09 44.73 3.98

D17 Lebar sisi bahu 42.22 43.86 45.51 7.16

D18 Lebar bahu bagian atas 34.21 35.86 37.5 4.85

D19 Lebar pinggul 33.96 35.61 37.25 5.43

D20 Tebal dada 19.74 21.38 23.03 2.43

D21 Tebal perut 22.9 24.55 26.19 5.84

D22 Panjang lengan atas 32.13 33.77 35.42 4.66

D23 Panjang lengan bawah 43.73 45.38 47.02 17.45

D24 Panjang rentang tangan ke depan 67.81 69.45 71.1 18.34

D25 Panjang bahu-genggaman tangan

ke depan 57.45 59.09 60.74 9.04

D26 Panjang kepala 16.84 18.49 20.13 7.25

D27 Lebar kepala 14.77 16.42 18.06 3.04

D28 Panjang tangan 16.47 18.11 19.76 3.02

D29 Lebar tangan 10.41 12.05 13.7 3.15

D30 Panjang kaki 22.2 23.84 25.49 3.56


Dimensi Keterangan 5th 50th 95th SD

D31 Lebar kaki 7.67 9.32 10.96 1.61

D32 Panjang rentangan tangan ke

samping 162.45 164.1 165.74 24.25

D33 Panjang rentangan siku 82.74 84.38 86.03 11.79

D34 Tinggi genggaman tangan ke atas

dalam posisi berdiri 198.37 200.01 201.66 29.22

D35 Tinggi genggaman ke atas dalam

posisi duduk 120.49 122.14 123.78 20.02

D36 Panjang genggaman tangan ke

depan 65.37 67.02 68.66 12.57

B. DESAIN SARANA LOKET PENDAFTARAN

Loket pendaftaran selalu didatangi pasien sebelum mendapatkan

pelayanan kesehatan. Loket pendaftaran merupakan penerima pasien

pertama kali, maka harus terletak dekat pintu utama Rumah Sakit, cukup

sepi, harus mudah dicapai oleh semua pegawai Rumah Sakit. Di bagian

penerimaan pasien atau loket pendaftaran harus ada ruang tunggu yang

terpisah sehingga terjamin kerahasiaan dalam hal proses penerimaan

pasien.

Fasilitas loket pendaftaran harus didesain sedemikian rupa sesuai

keadaan sekitarnya agar nyaman, hal tersebut dikarenakan :

a. Setiap pasien harus memberikan informasi apa saja yang diperlukan oleh

petugas untuk membantu dalam penempatan ke pelayanan berikutnya.

b. Data-data yang ditulis di dokumen harus benar dan tenaga

kerahasiaannya.

c. Petugas dan pasien memerlukan komunikasi untuk dimasukkan ke

komputer .

d. Untuk memberikan rasa nyaman bisa diberikan berupa kursi yang kuat

dan mebel yang bentuknya tidak menonjol atau ujungnya tidak tajam.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain loket antara

lain kerahasiaan, kelancaran komunikasi, keselamatan dan keamanan kerja

serta mengurangi beban dalam kerja/stres. Selain hal-hal tersebut, dalam

mendesain meja kerja pada loket pendaftaran harus memenuhi wajib

simpan rahasia kedokteran seperti yang termuat dalam PP No.10 Tahun

1966 yang antara lain mengenai nomor rekam medis, identitas pasien,

penyakit dan sebagainya. Oleh karena itu dalam mendesain meja kerja

pendaftaran diusahakan yang nyaman, aman dan dibuat dengan 2 tingkat.

Tingkat pertama untuk menulis data pasien dan tingkat kedua untuk


menyimpan sementara formulir yang telah diisi serta formulir lain yang

diperlukan di Tempat Pendaftaran Pasien.

1. Desain Loket Pendaftaran Bagian Luar

Dalam mendesain loket pendaftaran perlu mempertimbangkan

beberapa hal mengenai kerahasiaan komunikasi, keselamatan,

keamanan dan kenyamanan. Dalam hal kerahasiaan, desain loket

pendaftaran perlu memberi pembatas atau penyekat pada masing-

masing loket, karena begitu penting dan rahasianya dokumen rekam

medis, maka kerahasiaanya harus dijaga sejak mulai pendaftaran.

Mengenai model dan bentuk penyekatnya bermacam-macam.

Untuk menunjang keamanan dan keselamatan dalam proses

pendaftaran, maka mebel yang digunakan dan bentuknya harus

diperhatikan. Bila loket terbuat dari kayu, papan atau tembok harus

dibuat halus, rata serta bagian tepinya jangan lancip agar tidak tajam.

Penentuan tinggi meja untuk pekerjaan yang dilakukan dengan

berdiri dan tinggi siku x adalah sebagai berikut :

a. Untuk pekerjaan yang memerlukan ketelitian = x + (5-10) cm

b. Untuk pekerjaan ringan = x – (5 -10 ) cm

c. Untuk pekerjaan berat/mengangkat berat, atau yang memerlukan

otot punggung = x – (10 – 20) cm

Pekerjaan yang dilakuan pasien ketika mendaftar adalah jenis

pekerjaan ringan, maka tinggi optimum meja loket pendaftaran adalah

5-10 cm di bawah tinggi siku.

2. Desain Loket Pendaftaran Bagian Dalam

a. Desain Kursi Kerja

Perancangan kursi kerja harus dikaitkan dengan jenis

pekerjaan, posture yang diakibatkan, gaya yang dibutuhkan, arah

visual (pandangan mata), dan kebutuhan akan perlunya merubah

posisi (postur). Kursi tersebut haruslah terintegrasi dengan bangku

atau meja yang sering dipakai.

Kursi untuk kerja dengan posisi duduk adalah dirancang

dengan metode floor-up yaitu dengan berawal pada permukaan

lantai, untuk menghindari adanya tekanan di bawah paha.

Hendaknya tidak memasang sandaran kaki (foot-rest) yang juga

akan mengganggu ruang kerja kaki dan mengurangi fleksibilitas

postur/posisi. Setelah ketinggian kursi didapat barulah menentuan

ketinggian meja kerja yang sesuai dan konsisten dengan ruang yang

diperlukan untuk paha dan lutut. Jika meja dirancang untuk tetap

(tidak dapat dinaik-turunkan), maka perancangan kursi hendaknya


dapat dinaik-turunkan sesuai dengan ketinggian meja, sehingga

perlu adanya sandaran kaki. Bangku atau mesin hendaknya

dilengkapi sandaran kaki.

Agar stabil, sebaiknya dipergunakan kursi berkaki empat

dengan sandaran kaki. Topang pinggang dianjurkan tidak lebih dari

10 cm, agar dijamin gerakan yang bebas. Untuk kursi kerja, tidak

perlu dengan sandaran tangan agar gerakan dapat dilakukan

dengan bebas. Untuk menghindari pegal-pegal pada bagian paha

maka perlu menyesuaikan tinggi alas kursi yang tepat. Alas harus

empuk dan ujung depannya tidak tajam.

Adapun kriteria kursi kerja yang ideal adalah sebagai berikut :

1) Mudah dinaik-turunkan (adjustable)

Ketinggian kursi kerja hendaknya mudah diatur pada saat kita

duduk, tanpa harus turun dari kursi.

2) Sandaran Punggung

Sandaran punggung adalah penting untuk menahan beban

punggung kearah belakang (lumbar spine). Hal itu haruslah

dirancang agar dapat digerakkan naik-turun maupun maju-

mundur. Selain itu harus pula dapat diatur fleksibilitasnya

sehingga sesuai dengan bentuk pinggang.

3) Fungsional

Bentuk tempat duduk tidak boleh menghambat berbagai

macam alternatif perubahan postur (posisi).

4) Bahan Material

Tempat duduk dan sandaran punggung harus dilapisi dengan

material yang cukup lunak.

5) Kedalaman Kursi

Kedalaman kursi(depan belakang) haruslah sesuai dengan

dimensi panjang antara lipat lutut (popliteal) dan pantat

(buttock). Wanita dengan antropometri 5 percentile haruslah

dapat menggunakan dan merasakan manfaat adanya sandaran

punggung (back-rest).

6) Lebar Kursi

Lebar kursi minimal sama dengan lebar pinggul wanita 5

percentile populasi.

7) Lebar Sandaran Punggung

Lebar sandaran punggung seharusnya sama dengan lebar

punggung wanita 5 percentile populasi. Jika terlalu lebar akan

mempengaruhi kebebasan gerak siku.


8) Tinggi alas duduk (diukur dari lantai sampai pada [permukaan

atas dari bagian depan alas duduk) tinggi alas duduk harus

sedikit pendek dari jarak antara lekuk lutut dan telapak kaki.

9) Panjang alas duduk (diukur dari pertemuan garis proyeksi

permukaan depan sandaran duduk pada permukaan atas alas

duduk sampai kebagian depan alas duduk) panjang alas duduk

harus lebih pendek dari jarak antara lekuk lutut dan garis

punggung.

10) Lebar alas duduk (diukur pada garis tengah alas duduk

melintang). Lebar alas duduk adalah 44-48 cm dan harus lebih

besar dari lebar pinggul.

11) Tinggi Sandaran Punggung tidak melebihi tepi bawah ujung

tulang belikat dan bawahnya setinggi garis pinggul.

12) Sudut alas duduk

Alas duduk harus sedemikian rupa sehingga memberikan

kemudahan bagi pekerja untuk menentukan pemilihan gerakan

dan posisi. Alas duduk harusnya dibuat horisontal. Bila

keadaan memungkinkan, dianjurkan penyediaan tempat duduk

yang ukuran-ukurannya dapat diatur.

b. Desain Meja Kerja

Dalam perencanaan meja kerja, perlu disediakan cukup

ruangan bagi peralatan, perlengkapan kerja, dan aneka tempat

penyimpanan bahan, agar gerakan tidak terganggu. Paling ideal

adalah meja kerja yang dapat disetel menurut tinggi tenaga kerja

yang bersangkutan. Penyetelan tidak saja terhadap ukuran tinggi,

tetapi terhadap berbagai ukuran tubuh.

Apabila tinggi meja kerja tidak dapat disetel, maka tinggi meja

kerja disesuaikan dengan ukuran tenaga kerja yang tertinggi. Atau

menggunakan tinggi badan yang sepadan memudahkan

perencanaan tinggi meja kerja.

Bilamana pekerjaan yang mungkin dilakukan dengan posisi

duduk atau berdiri, desain bangku dan kursi kerja dapat diubah

bentuknya sesuai sikap tubuh dengan tidak mengubah bentuk

musculoskeletal.

Kriteria meja kerja :

1) Tinggi Meja Kerja, tinggi permukaan atas dari meja dibuat

setinggi siku dan disesuaikan dengan sikap tubuh pada waktu

kerja. Untuk sikap duduk, ukuran-ukuran yang dianjurkan


adalah 54-58 cm yang diukur dari permukaan daun meja

sampai ke lantai.

2) Tebal daun meja dibuat sedemikian rupa sehingga dapat

memberikan kebebasan gerak kaki.

3) Permukaan meja kerja harus rata dan tidak mengkilat.

4) Lebar meja kerja adalah 80 cm diusahakan agar tidak melebihi

jarak jangkauan tangan.

5) Tinggi meja kerja harus disesuaikan dengan sifat pekerjaan.

c. Analisis Desain Loket Pendaftaran Berdasarkan Antropometri

1) Desain Loket dengan Posisi Pasien Berdiri dan Petugas Duduk

No Bagian

Dimensi Sarana

Bagian

Antropometri/DRM Analisis

1 Tinggi Meja sisi

Depan (sisi pasien) Tinggi Siku berdiri

Tinggi Meja Depan ≤ Tinggi Siku berdiri

P95

2 Tinggi Meja sisi

belakang (petugas)

Tinggi siku duduk P5

+ tinggi alas duduk

Tinggi Meja sisi

belakang ≤ Tinggi siku duduk P5 + tinggi

alas duduk

3 Panjang Meja Panjang depa P5 Panjang Meja ≤ Panjang Depa P5

4 Tinggi Lubang

Bicara

Tinggi mulut posisi

berdiri P5

Tinggi Lubang Bicara

≤ Tinggi mulut posisi berdiri P5

5 Lebar Meja Jangkauan tangan

kedepan P5 Lebar Meja ≤ JKD P5

C. DESAIN SARANA RAK FILING

Rak file adalah sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip atau

berkas, sehingga mempermudah proses penyimpanan, pengambilan dan

refiling. Bentuk dan ukuran rak file tergantung dari kebutuhan dan jenis

berkas, kadang jumlah berkas juga mempengaruhi bentuk rak file.


1. Tipe Rak File

a. Vertical Filing

Adalah jenis alat penyimpanan yang umum dipergunakan dalam

kegiatan pengurusan arsip, dan alat ini sering disebut filing cabinet.

b. Lateral Filing

Dalam lateral filing, arsip tetap diletakkan secara vertikal. Hal ini

dikarenakan map diletakkan memyamping ke laci, sehingga rak

penyimpanan tipe ini lebih hemat tempat dibandingkan filing

cabinet. Selain itu rak ini lebih dapat mempercepat dalam penemuan

arsip dan dokumen.

c. Power Filing

Rak ini dipergunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen dengan

cara kerja elektronik. File elektrik terdiri dari 3 model dasar yaitu :

1) =Filing kartu, yaitu filing yang khusus dibuat untuk menyimpan

kartu atau formulir dengan ukuran tertentu.


2) Filing structural, yaitu filing yang dipergunakan untuk semua

jenis ukuran formulir atau arsip. Model filing ini sering

dipergunakan untuk bagian penyimpanan dokumen dengan

kapasitas yang lebih besar dan dapar ditemukan pada rumah

sakit khususnya bagian filing.

3) Filing bergerak/mobile, keuntungan dari filing mobile ini yaitu

dapat menghemat pemakaian ruangan dan terletak di atas

semacam rel yang mempermudah gerakan ke depan dan ke

belakang. Sehingga dapat dibuat gang atau sela diantara dua rak

untuk tempat berdiri petugas yang sedang mencari dokumen.

d. Rotary Filing

Rotari filing adalah suatu sistem pengarsipan secara melingkar dan

dapat berputar, yang dapat menghemat ruang pada lantai dan dinding

hingga 60%. Pada rotary filing, map-map berkas dokumen akan disusun

secara melingkar, sehingga tidak terdapat ruang kosong. Keuntungan lain


yang diperoleh, memudahkan pemakain dalam mengambil dan

mengembalikan berkas yang diperlukan. Hal tersebut disebabkan karena

rotary filing ini memiliki map-map yang memiliki kode-kode warna, angka,

huruf, dan susunan urutannya teratur, sehingga sangat membantu

pemakaian. Dalam setiap satu putaran dapat menyimpan map-map

tersebut setara dengan 1 filing cabinet 4 tingkat. Padahal, satu rotary filing

memiliki empat hingga enam tingkat, sehingga satu rotary filing

menghemat penggunaan filing kabinet sebanyak 4 sampai 6 unit.

2. Bahan Rak Filing

Dalam membuat dan mendesain rak filing harus memperhitungkan

bahan dasar yang akan dipergunakan untuk mendesai rak filing tersebut.

Oleh karena itu sebaiknya penggunaan bahan dasar rak filing terbuat

dari bahan besi sehingga keamanan dokumen rekam medis dapat

terjamin dan tahan lama.

3. Persyaratan Tata Letak Rak Penyimpanan Arsip berdasarkan

Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03

Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung Dan Ruang

Penyimpanan Arsip Inaktif

a. Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang

penyimpanan arsip inaktif;

b. Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 cm -

280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200 - 220 cm.

c. Jarak antara rak dan tembok 70 cm - 80 cm; d. Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak lainnya 100 cm -

110 cm;

e. Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat;

f. Perbandingan keuntungan dan kerugian penggunaan rak statis

dengan roll o’pact adalah sebagai berikut:


Penggunaan roll o’pact lebih banyak dapat menampung volume

arsip yang disimpan

Penggunaan roll o’pact tidak dapat diakses secara bersamaan

Ukuran roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian

ruangan karena sudah standar

Roll o’pact relatif lebih mahal

Penggunaan roll o’pact diperlukan konstruksi beban muatan

lebih kuat.

Penggunaan roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan

dengan lancar.

g. Rak, peralatan dan perlengkapan lainnya harus di jamin aman,

mudah di akses dan terlindung dari hama.

4. Analisa Desain Rak Filing Berdasar Antropometri

No Bagian

Dimensi Sarana

Bagian

Antropometri/DRM Analisis

1 Tinggi Rak Jangkauan Tangan Ke

Atas

Tinggi Rak ≤ Jangkauan Tangan Ke Atas Persentil

5

2 Panjang Rak Panjang Depa Panjang Rak ≤ Panjang

Depa Persentil 5

3 Lebar Rak Jangkauan Tangan Ke

Depan

Lebar Rak ≤ Jangkauan Tangan Ke Depan

Persentil 5

4 Tinggi Sub Rak

Landscape = Lebar

DRM

Potrait = Panjang

DRM

Landscape = Tinggi Sub

Rak ≥ Lebar DRM

Potrait = Tinggi Sub Rak

≥ Panjang DRM

5 Lebar Sub Rak

Landscape = Panjang

DRM

Potrait = Lebar DRM

Landscape = Lebar Sub

Rak ≥ Panjang DRM

Potrait = Lebar Sub Rak

≥ Lebar DRM

Jangkauan Tangan Ke

Depan

Lebar Sub Rak ≤ Jangkauan Tangan Ke

Depan Persentil 5

6 Panjang Sub Rak - -

7 Jarak Antar Rak Lebar Bahu Jarak antar rak ≥ Lebar

bahu Persentil 95 x 2


PRAKTIKUM DESAIN SARANA

4. Pengukuran Antropometri

Bahan :

Lembar pengukuran

antropometri

Meteran

Pengaris Mika 30 Cm

Kalkulator

Tata Cara :

Peserta membentuk kelompok (maksimal 10 anggota)

Posisi antropometri masing-masing anggota kelompok diukur hasil

dicatat pada lembar pengukuran antropometri

Setelah semua posisi dan anggota diukur, hitung rata-rata, standar

deviasi (SD), Persentil 5 (P5), dan Persentil 95 (P95)

5. Pengukuran Rak Filing

Bahan :

Lembar pengukuran rak filing

Bagian Rak Ukuran

Tinggi Rak Tinggi Sub Rak Panjang Rak Panjang Sub Rak Lebar Rak Lebar Sub Rak

Meteran

Tata Cara :

Peserta mengukur masing-masing bagian rak dengan meteran.

6. Pengukuran Loket Pendaftaran

Bahan :


Bagian Rak Ukuran

Tinggi Lubang Bicara Tinggi Meja (Posisi Depan) Tinggi Meja (Posisi Dalam) Lebar Meja Loket Panjang Meja Loket (1) Lebar Lubang Dokumen

Meteran


Tata Cara :

Peserta mengukur masing-masing bagian meja loket dengan meteran.

7. Pengukuran Meja Kerja

Bahan :


Bagian Rak Ukuran

Tinggi Meja Bagian Bawah Tinggi Meja Bagian Atas Lebar Meja Panjang Meja

Meteran

Tata Cara :

Peserta mengukur masing-masing bagian meja kerja dengan meteran.

8. Pengukuran Kursi Kerja

Bahan :


Bagian Rak Ukuran

Tinggi Sandaran Lebar Sandaran Atas Lebar Alas Duduk Panjang Alas Duduk Tinggi Alas Duduk

Meteran

Tata Cara :

Peserta mengukur masing-masing bagian kursi kerja dengan meteran.


51

Manajemen Unit Kerja II

BAB IV MANAJEMEN RUANG URM

A. WORKFLOW DAN WORKSPACE

Administrasi Rumah Sakit perlu bertanggung jawab untuk melihat

bahwa pelayanan rekam medis dari institusi mereka memiliki peralatan

dan fasilitas yang memadai guna menjalankan kegiatan pelayanan yang

efektif. Kriteria untuk memenuhi standar ini adalah sebagai berikut :

1. Kantor/departemen rekam medis seharusnya berlokasi di suatu tempat

untuk memudahkan pencarian yang tepat, cepat serta distribusi dari

rekam medis.

2. Kantor dan ruang kerja seharusnya memadai bagi staf rekam medis

untuk melakukan tugas mereka serta bagi petugas lainnya yang diberi

wewenang untuk bekerja di unit rekam medis, termasuk rekaman-

rekaman pada mikro film dan komputer.

3. Seharusnya terdapat ruang penyimpanan yang memadai untuk

memasukkan semua dokumen untuk kebutuhan penyimpanan di masa

mendatang. Yaitu meliputi :

a. Area penyimpanan aktif dengan ruang yang memadai untuk

memasukkan semua dokumen yang saat ini sedang digunakan oleh

petugas rumah sakit.

b. Tersedia ruang untuk dokumen aktif dan tidak aktif yang diatur

berdasarkan kebijakan rumah sakit.

4. Area-area untuk penyimpanan rekam medis aktif dan tidak aktif

seharusnya mendapatkan perhatian tentang keamanannya untuk

melindungi dokumen dari kerusakan, kehilangan ataupun digunakan

oleh orang yang tidak berwenang.

Petugas rekam medis benar-benar mengetahui kebutuhan fasilitas yang

efisien dan efektif dalam pelayanan rekam medis. Pada kenyataannya, telah

diketahui selama beberapa waktu bahwa para arsitek perencana fasilitas

kesehatan, para petugas administrasi dan kepala departemen seharusnya

merencanakan konstruksi dari area kerja secara bersama sebagai satu tim.

Untuk merancang penataan ruang dalam suatu departemen agar pelayanan

dapat efektif dan efisien, tim perencanaan harus secara jelas mendefinisikan

fungsi-fungsi antar departemen. Ada beberapa fase yang ditentukan dan

52


perlu diperhatikan oleh para arsitek dalam perancangan suatu departemen

rumah sakit, diantaranya adalah sebagai berikut :

2. Fase Definisi

Yaitu definisi dari kebutuhan yang pasti dari departemen untuk

dipenuhi. Ketika mempersiapkan fase pertama dalam perencanaan

departemen rekam medis ini terdapat beberapa komponen utama yaitu

:

a. Lokasi

Lokasi dari departemen berkenaan dengan pelayanan dan

hubungan dari area-area pelayanan. Ketika menentukan lokasi

pertimbangan hars diberikan pada kebutuhan departemen agar

terletak secara terpusat dimana lokasi tersebut menyediakan :

1) Pelayanan yang cepat bagi semua pasien masuk, pasien keluar,

dan pasien gawat darurat.

2) Mudah dijangkau oleh petugas mmedis dan pengguna lainnya.

3) Ketersediaan yang mudah bagi penggunaan administrasi.

Meskipun sangat diperlukan sekali untuk memiliki departemen

rekam medis yang berlokasi di pusat.

b. Perencanaan Ruang bagi Personel dan Kelengkapan

Ketika merencakan kebutuhan personel dan peralatan,

pertimbangan harus diberikan pada fungsi-fungsi untuk dijalankan

dalam departemen dan pertimbangan terhadap pelayanan-

pelayanan yang ditawarkan oleh departemen pada area kerja lain.

Ruang lantai ditentukan oleh jumlah staf, meja kerja, file-file,

perlengkapan lain yang diperlukan, dan ruang yang memadai harus

disediakan untuk karyawan. Huffman merekomendasikan bahwa

ruang minimum yang dialokasikan untuk setiap pekerja seharusnya

adalah 5,75 m2. Privasi merupakan hal yang sangat penting bagi

kepala bagian rekam medis. Namun demikian pada rumah sakit yang

kecil kepala rekam medis kemungkinan lebih memilih untuk

bersama dengan staf dalam area departemen.

Perlu diingat bahwa suatu seksi dari departemen rekam medis

seharusnya didirikan jauh dari arus lalu-lintas, sehingga mereka

dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tenang dan nyaman.

53


c. Peralatan

Jumlah staf dan fungsi dari departemen akan menentukan

peralatan yang dibutuhkan. Seperti perencanaan yang dibutuhkan

bagi dokumen dan personel. Pertimbangan juga harus diberikan

untuk alokasi ruang yang memadai bagi perlengkapan. Oleh karena

itu jumlah dan ruang yang dibutuhkan untuk meja, kursi, mesin

ketik, telpon, lemari arsip dan peralatan kantor lainnya akan

didasarkan pada pekerjaan yang dilakukan dan jumlah karyawan

yang diperlukan.

d. Rancangan Fungsional dan Penempatan Logistik dari Area Kerja Kunci

Ketika mempertimbangkan rancangan fungsional dan lay-out,

suatu pertimbangan kunci adalah arus kerja. Pada tahap definisi ini,

petugas rekam medis seharunsya mempersiapkan diagram dari arus

kerja untuk mengindikasikan arus kerja dari prosedur ke prosedur

atau dari meja ke meja. Mengingat bahwa :

1) Meja-meja seharusnya diatur agar kertas bergerak dalam jalur

yang lurus dan hanya dalam waktu yang relatif singkat.

2) Meja-meja seharusnya berdekatan satu dengan yang lain sebagai

prosedur pelaksanaan dalam langkah yang berurutan.

3) Pemilihan peralatan seharusnya didasarkan pada efisiensi dan

ketepatan, kegunaan diagram gerak yang merupakan lapisan

penutup dari arus kerja melalui lay-out dapat membantu dengan

menentukan bahwa perabot dan peralatan ditempatkan secara

efektif.

4) Sistem komunikasi.

Selama tahap definisi, pertimbangan harus diberikan pada

sistem komunikasi yang digunakan dalam departemen/unit dan

antara unit rekam medis dengan area kerja unit lainnya. Sebagian

besar unit rekam medis membutuhkan banyak telepon untuk

ditempatkan pada area-area tertentu. Apabila menggunakan

terminal komputer, alat komunikasi antara unit rekam medis dengan

unit lainnya harus tersedia untuk mempermudah proses input dan

output data. Pemasangan kabel dan alat komunikasi semacam ini

merupakan suatu bagian penting dari proses perencanaan.

e. Transportasi

Pertimbangan lain juga harus diberikan atas bagaimana

dokumen rekam medis diangkut baik dalam area unit rekam medis

54


atau area lainnya. Jika proses pengangkutan DRM menggunakan

troli, maka troli dapat didorong secara pada pada area-area yang

dilewati. Dalam menentukan lay-out fisik poin-poin berikut harus

dipertimbangkan :

a. Meja dan file harus diatur untuk memberikan efisiensi, cahaya,

dan udara maksimal.

b. Untuk mengeliminasi bahaya kabel listrik, maka kabel dan

sumber listrik lainnya harus disusun rapi dan tertutup serta

pada area yang tidak dilewati.

c. Pengawasan suhu dan sirkulasi udara yang memadai (iklim kerja

dan ventilasi)

d. Penerangan yang memadai, misal : pengaturan cahaya yang baik.

e. Penggunaan warna lantai, dinding, perabot dan peralatan.

(gunakan warna yang terang untuk dinding)

f. Menjaga arus lalu-lintas pada departemen rekam medis sampai

seminimal mungkin, mungkin sangat penting bagi rumah sakit

untuk memiliki ruang terima dan ruang tunggu dimana seorang

pekerja mungkin datang untuk keperluan tertentu.

g. Para pekerja yang menangani penyelidikan seharusnya

ditempatkan dekat dengan pintu masuk utama.

h. Peralatan seharusnya dekat dengan pemakai dan untuk pintu

sebaiknya cukup lebar untuk dapat dilewati troli dokumen.

i. Meja-meja seharusnya menghadap ke arah yang sama dengan

jarak 1-1,5 meter antar meja.

j. Dua meja diletakkan berdampingan dengan arah yang sama

merupakan pengaturan yang kompak.

k. Yang terbaik adalah meletakkan ruang file dibagian belakang

ruang, ruang tersebut tidak seharusnya ditempatkan dekat

dengan pintu masuk utama.

l. Ruang yang memadai bagi para pekerja untuk bergerak leluasa.

3. Fase Singkat

Pada penyelesaian fase definisi, URM seharusnya sudah

mempersiapkan laporan singkat bagi arsitek, yang mencakup fungsi

dan pelayanan yang diajukan oleh unit, lokasi yang dipilih, kapasitas

yang terkait dengan ruang, staf dan peralatan, hubungan dengan unit

lain dan tampilan rencana lain untuk dipertimbangkan. Laporan singkat

juga termasuk diagram arus kerja, dan lay-out yang diajukan dengan

referensi khusus berdasarkan pertimbangan ergonomi pada semua

aspek rancangan. Jika URM tidak merasa percaya dalam membuat

55


keputusan mengenai isu-isu ergonomi harus berkonsultasi dengan

seorang ahli.

4. Fase Departemen

Dalam fase ini laporan yang dipersiapkan oleh URM diintegrasikan

dengan laporan dari unit lainnya untuk memungkinkan tim perencana

memperoleh keseluruhan gambaran. Keseluruhan tim perencanaan

mencakup :

a. Petugas fasilitas kesehatan

b. Arsitek

c. Kepala departemen

d. Koordinator tim perencanaan

e. Manajer sistem komputer

f. Manajer mesin.

Dalam fase ini, orang-orang kunci di atas menetapkan hubungan

kerja yang ideal agar memungkinkan integrasi gagasan-gagasan untuk

meningkatkan keseluruhan pembangunan fasilitas.

5. Fase Fasilitasi Total

Pada saat ini tim perencanaan melihat keinginan dan

membandingkan kebutuhan, seperti yang terlihat dalam laporan,

kemudian membandinkan hal ini dengan sumber yang ada. Dengan

mengikuti pandangan dan perkiraan dari semua ketentuan serta

sumber-sumber yang ada, proposal fasilitas kesehatan total dapat

dipersiapkan.

6. Fase Proses

Dari sudut pandang arsitek, perhatian sekarang dipusatkan oada

fungsi nyata dari setiap unit. Sebagian besar kerja yang membutuhkan

departemen. Namun demikian, hal tersebut tidak membuat URM untuk

mengecek setiap prosedur yang diajukan. Pada fase ini perhatian

khusus diberikan khusus pada kesejahteraan, kenyamanan, dan

kesehatan pekerja dalam kebutuhan yang diajukan untuk unit.

B. PENATAAN MEJA KERJA DI UNIT REKAM MEDIS (URM)

Tata letak meja kerja harus sesuai dengan urutan kerja dari URM

sehingga dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan dokumen rekam

medis.

1. Peralatan kerja hendaknya dekat dengan penggunanya.

56


2. Meja para pekerja sebisa mungkin menghadap kearah yang sama dan

berjarak 70-80 cm

3. Setiap petugas sebisa mungkin membutuhkan 2,1 M2 termasuk ruang

untuk peralatan dan jalan.

4. Sebaiknya tidak menempatkan ruang biling dekat pintu utama ruang

kerja, untuk mengurangi kemungkinan masuknya orang yang tidak

berwenang.

5. Pekerjaan coding umumnya memerlukan area kerja yang lebih tenang

untuk menunjang kosentrasi petugas.

6. Petugas yang sering terlibat kontak dengan pasien atau dengan petugas

lainnya, sebaiknya ditempatkan di dekat pintu masuk ruangan.

7. Jalur/gang utama sebaiknya minimal 1,5 m, jalur lainnya 90 cm.

C. ANALISA KEBUTUHAN RUANG UNIT REKAM MEDIS

Ruang kantor merupakan tempat yang digunakan untuk melakukan

aktivitas tata usaha. Untuk meningkatkan efektifitas bekerja, ruang kerja

memerlukan interior yang apik dan memudahkan para pekerjanya untuk

leluasa bermobilitas.

Faktor menentukan luas ruang kantor adalah jumlah pegawai, dan

kebutuhan ruang seperti ruang penyimpanan file, ruang dapur, ruang

resepsionis, ruang rapat, ruang direktur selain itu struktur kolom bangunan

juga mempengaruhi alokasi luas kantor. Jangan lupa pula

mempertimbangkan kebutuhan sirkulasi seperti koridor utama untuk

keluar masuk karyawan.

Lalu-Lintas dalam pengaturan Ruang Kantor

Setiap ruangan di dalam kantor mempunyai hubungan satu dan lainnya,

sehingga setiap ruangan kantor memerlukan ruang gerak agar orang dalam

ruang kantor itu dapat mengakses dari satu ruang kantor ke ruang kantor

yang lain atau dari satu titik ke titik yang lain.

Ruang gerak pada ruangan kantor merupakan lintasan dalam ruangan

atau area lalu-lintas yang penting dan fungsional tetapi sering terabaikan

dalam pengaturan ruang kantor, akibatnya dapat mengurangi kenyamanan

dalam ruangan kantor.

Misalnya ruang tamu tanpa penataan alur lalu-lintas ruang yang

baik bisa menggangu jika ada seseorang sedang asyik berbicara terpaksa

harus terhenti pembicaraannya karena harus menggeser posisi duduknya

ketika ada orang lain yang akan lewat. Hal serupa ini tidak akan terjadi jika

lalu-lintas dalam ruang diatur dan direncanakan dengan baik.

https://interiorkantor.com/tag/ruang-kantor/

https://interiorkantor.com/jasa-renovasi-ruang-kantor/

57


1. Analisa Kebutuhan Ruang Berdasarkan Sarana

Berikut cara menghitung kebutuhan ruang dengan mempertimbangkan

jenis dan jumlah sarana yang ada pada ruangan tersebut dan kebutuhan

area sirkulasi :

a. Buat list jenis sarana yang harus ditampung dalam ruangan

tersebut. Terutama sarana yang diletakkan di lantai, misalnya meja,

kursi, lemari.

b. Ukurlah panjang (p) dan lebar (l) bagian terluar sarana tersebut.

c. Hitung luas kebutuhan ruang masing-masing sarana (p x l)

d. Kalikan luas kebutuhan ruang masing-masing sarana dengan total

jumlah sarana dengan jenis yang yang ada pada ruangan tersebut.

e. Hitung luas total kebutuhan ruang seluruh sarana yang ada pada

ruangan tersebut.

f. Hitung luas area sirkulasi = total kebutuhan ruang seluruh sarana x

60%.

g. Kebutuhan ruang = luas area sirkulasi + total kebutuhan ruang

seluruh sarana.

Contoh :

Kebutuhan Ruang Kepala URM

No Jenis

Sarana Jumlah

Panjang

(m)

Lebar

(m)

Luas

(m2)

Kebutuhan

Luas

Sarana

1 Meja Kerja 1 1,50 0,70 1,05 1,05

2 Filing

Cabinet 2 1,00 0,60 0,60 1,20

3 Kursi Kerja 1 0,50 0,50 0,25 0,25

4 Meja Tamu 1 1,00 0,60 0,6 0,60

5 Sofa 2 1,50 0,70 1,05 2,10

Total Kebutuhan Ruang Sarana 5,20

Area Sirkulasi (60% dari kebutuhan ruang sarana) 3,12

Kebutuhan Ruang 8,32

2. Standar Kebutuhan Luas Ruang Berdasarkan Pusat Sarana, Prasarana dan Peralatan Kesehatan, SekJen, DEPKES RI Pedoman

Kebutuhan Ruang, Fungsi dan Luasan Ruang serta

Kebutuhan Fasilitas Pelayanan Rawat Jalan

No Nama

Ruangan Fungsi

Kebutuhan Ruang/Luas

Kebutuhan Fasilitas

1 Ruang Tunggu

Utama

Ruang tunggu

pasien (dan

pengantar pasien)

saat melakukan

pendaftaran

1 - 1,5

m2/orang

(min. 12 m2)

Kursi, Meja,

Televisi & Alat

Pengkondisi Udara

(AC)

58


No Nama

Ruangan Fungsi


Kebutuhan Fasilitas

2 Ruang

Pengendali

ASKES

Tempat kegiatan

administrasi ASKES

Rumah Sakit

dilaksanakan

3 - 5

m2/orang

(min. 12 m2)

Meja & kursi kerja,

lemari arsip,

telepon &

intercom,

komputer

personal, serta

perangkat kerja

lainnya.

3 Ruang

Administrasi

(Loket

Pendaftaran,

Loket

Pembayaran/k

asir)

Ruang ini digunakan

untuk

menyelenggarakan

kegiatan

administrasi,

meliputi :

1.Pendataan pasien

rawat jalan.

2.Pembayaran biaya

pelayanan medik

1 - 1,5

m2/orang

(min. 16 m2)

Meja, Kursi, lemari

berkas/arsip,

intercom/telepon,

safety box.

4 Ruang Rekam

Medis

Tempat menyimpan

informasi tentang

identitas pasien,

diagnosis,

perjalanan penyakit,

proses pengobatan

dan tindakan medis

serta dokumentasi

hasil pelayanan.

Biasanya langsung

terhubung dengan

Loket Pendaftaran

12 - 16

m2/1000

kunjungan

pasien/hari

(untuk 5

tahun)

Meja, Kursi,

Lemari Arsip,

Komputer

Sumber : Pusat Sarana, Prasarana dan Peralatan Kesehatan, SekJen, DEPKES

RI

Kebutuhan Ruang, Fungsi dan Luasan Ruang serta Kebutuhan Fasilitas Pelayanan Gawat Darurat

No Nama

Ruangan Fungsi


Kebutuhan Fasilitas

1 Ruang

Administrasi

dan loket

pendaftaran

Ruang ini digunakan

untuk

menyelenggarakan

kegiatan

administrasi,

meliputi :

1. Pendataan pasien

IGD

2. Penandatanganan

surat pernyataan

dari keluarga pasien

IGD.

3 - 5

m2/petugas

(min. 16 m2)

Meja, kursi, lemari

berkas/arsip,

intercom/telepon,

safety box, dan

peralatan kantor

lainnya

59


No Nama

Ruangan Fungsi


Kebutuhan Fasilitas

3. Pembayaran biaya

pelayanan medik.

2 Ruang Tunggu

Pengantar

Pasien

Ruang di mana

keluarga/ pengantar

pasien menunggu.

Ruang ini perlu

disediakan tempat

duduk dengan

jumlah yang sesuai

aktivitas pelayanan.

1 – 1,5

m2/orang

(min. 16 m2)

Kursi, Meja,

Televisi & Alat

Pengkondisi Udara

(AC / Air

Condition)

3 Ruang Rekam

Medis

Tempat menyimpan

informasi tentang

identitas pasien,

diagnosis, perjalanan

penyakit, proses

pengobatan dan

tindakan medis serta

dokumentasi hasil

pelayanan. Biasanya

langsung

berhubungan dengan

loket pendaftaran.

Sesuai

kebutuhan

Sesuai kebutuhan

4 Ruang Triase Ruang tempat

memilah-milah

tingkat

kegawatdaruratan

pasien dalam rangka

menentukan

tindakan selanjutnya

terhadap pasien,

dapat berfungsi

sekaligus sebagai

ruang tindakan.

Min. 16 m2 Tt periksa,

wastafel, kit

pemeriksaan

sederhana, label

5 Ruang

Persiapan

Bencana

Massal

Ruang tempat

persiapan

penanganan pasien

korban bencana

massal.

Min. 3 m2/

pasien

bencana

Area terbuka

dengan/ tanpa

penutup, fasilitas

air bersih dan

drainase

Sumber : Pusat Sarana, Prasarana dan Peralatan Kesehatan, SekJen, DEPKES

RI, 2007

Kebutuhan Ruang, Fungsi dan Luasan Ruang serta Kebutuhan Fasilitas Ruang Kepala dan Administrasi RS

No. Nama

Ruangan Fungsi Ruangan

Besaran Ruang / Luas

Kebutuhan Fasilitas

1 Ruang Kepala

Bagian

Keperawatan

Ruang kerja

kepala bagian

keperawatan

6-16 m2 Meja, kursi, lemari

berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

60


No. Nama

Ruangan Fungsi Ruangan

Besaran Ruang / Luas

Kebutuhan Fasilitas

2 Ruang Bagian

Keperawatan

Ruang kerja staf

bagian

keperawatan


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

3 Ruang Kepala

Bagian

Pelayanan

Ruang kerja

kepala bagian

Pelayanan


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

4 Ruang Bagian

Pelayanan

Ruang kerja staf

bagian pelayanan


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

5 Ruang Bagian

Keuangan dan

Program

Ruang kerja staf

bagian keuangan

dan program


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

6 Ruang Kepala

Bagian

Kesekretariatan

dan Rekam

Medis

Ruang kerja

kepala bagian

kesekretariatan

dan rekam medis


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

7 Ruang Bagian

Kesekretariatan

dan Rekam

Medis

Ruang kerja staf

bagian

Kesekretariatan

dan Rekam Medis


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

8 Ruang SPI

(Satuan

Pengawasan

Internal)

Ruang kerja

Satuan

Pengawasan

Internal


berkas/arsip,

komputer, printer,

intercom/telepon

9 Ruang Arsip/

file

Ruang tempat

penyimpanan

Arsip RS.

Min. 20 m2 Lemari

berkas/arsip,

komputer, printer,

dll

10 Ruang Tunggu Ruang tempat

pengunjung/ tamu

bagian

administrasi dan

kesekretariatan

menunggu.

1~1,5 m2/

orang

(min. 16 m2)

Tempat duduk,

televisi & Telp

umum (bila RS

mampu),

61


BAB VI LINGKUNGAN KERJA URM

Disamping beban kerja utama terkait dengan job description di bidang rekam

medis, terdapat juga lima faktor penyebab beban kerja bertambah yang

mempengaruhi kinerja, kenyamanan dan produktivitas kerja yaitu :

a. Faktor fisik yang meliputi penerangan, suhu udara, kelembaban, kebisingan

/ suara, vibrasi mekanis, radiasi dan tekanan udara.

Penerangan yang kurang cukup intensitasnya adalah penyebab

kelelahan mata.

Kebisingan mengganggu daya ingat, konsentrasi pikiran, dan berakibat

kelelahan psikologis.

b. Faktor - faktor kimia yaitu gas, uap, debu, asap, bahan kimia yang

berbentuk cairan maupun padat. Gas -gas dan uap diserap lewat

pernapasan dan mempengaruhi fungsi berbagai jaringan tubuh dengan

akibat penurunan daya kerja.

c. Faktor biologi, baik dari golongan tumbuhan atau hewan.

Parasit yang masuk ke dalam tubuh akibat hiegene di tempat kerja yang

buruk menurunkan derajat kesehatan dan daya kerjanya.

d. Faktor fisiologis, konstruksi mesin, sikap dan cara kerja.

Sikap badan yang salah mengurangi hasil kerja, misalnya akan

menimbulkan kelelahan atau kurang maksimalnya fungsi alat-alat tertentu.

e. Faktor mental-psikologis.

Adalah suasana kerja, hubungan antar pekerja atau dengan pengusaha,

pemilihan kerja dan lain-lain. Jika hubungan kerja tidak sesuai maka akan

mengakibatkan proses pekerjaan menjadi lamban.

A. PENERANGAN

Penerangan adalah sumber cahaya yang menyinari suatu tempat /

ruangan yang membantu manusia untuk melihat, bekerja, dll. Warna gelap

(contoh : hitam) dan warna cerah (contoh : putih) mempunyai daya serap

cahaya yang berbeda – beda. Warna yang gelap menyerap panas dan tidak

memantulkan cahaya, tetapi jika warna cerah tidak menyerap panas dan

memantulkan cahaya.

Penerangan yang baik adalah penerangan yang memungkinkan tenaga

kerja melihat pekerjaan dengan teliti, cepat dan tanpa upaya yang tidak

perlu, serta membantu menciptakan lingkungan kerja yang nikmat dan

menyenangkan.

62


1. Syarat kesehatan, kebersihan dan penerangan tempat kerja PMP no.7 tahun 1964

1) Kadar penerangan di ukur setinggi tempat kerja, penerangan umum

setinggi perut ( kurang lebih 1 meter).

2) Penerangan darurat 5 luks ( 0,5 footcandles).

3) Penerangan untuk halaman dan jalan : 20 luks.

4) Untuk membedakan barang kasar : 50 luks.

5) Untuk membedakan barang – barang kecil secara sepintas lalu : 100

luks.

6) Untuk membedakan barang – barang kecil, agak teliti : 200 luks.

7) Untuk pembedaan trliti barang – barang kecil dan halus : 300 luks.

8) Pembedaan barang halus dan kontras sedang dan waktu lama : 500 –

1000 luks.

9) Untuk pembedaan barang – barang yang sangat halus, kontras sangat

kurang dengan waktu lama : 2000 luks.

2. Pengukuran Penerangan Ruang

Untuk mengukur penerangan dalam suatu ruangan, diperlukan

beberapa alat ukur yaitu Luksmeter.

Satuan – satuan yang berhubungan dengan penerangan :

a. Lilin : satu kesatuan kekuatan sumber cahaya

b. Lumen (lm) : arus cahaya yang ditimbulkan oleh sumber

cahaya kesemua arah

c. Luks (1x) : satuan penerangan yang per m2nya jatuh arus

cahaya satu lumen

d. Luminensi : arus cahaya yang dipantulkan oleh daerah /

obyek kerja yang dinyatakan dalam lilin per m2.

3. Faktor yang menentukan penerangan di tempat kerja :

a. Ukuran obyek

b. Derajat kontras

c. Luminensi ( brightness) Luminensi adalah tingkat pemantulan

cahaya. brightness adalah intensitas pemantulan cahaya.

d. Lamanya melihat

63


4. Akibat penerangan buruk :

a. Kelelahan mata dengan berkurangnya daya dan efiensi kerja

b. Kelelahan mental

c. Keluhan pegal di daerah mata dan sakit kepala sekitar mata

d. Kerusakan alat penglihatan

e. Menigkatnya kecelakaan

5. Sumber penerangan:

a. Penerangan alami

sumber cahaya yang didapat dari sinar matahari / terangnya langit.

Menurut Ehlers (1965) : sinar yang cukup, luas jendela 15 – 20%

luas lantai.

b. Penerangan buatan

B. VENTILASI

Ventilasi adalah keluar masuknya udara melalui suatu lubang. Ventilasi

atau pertukaran udara merupakan bagian dari pada air conditioning ,

yang apabila digunakan bersama - sama dengan alat pemanas, alat

pendingin dan pengatur kelembaban bermanfaat untuk memelihara atau

menciptakan udara suatu ruangan kerja dengan kondisi yang sesuai dengan

kebutuhan atau untuk keperluan tenaga kerja. Pertukaran udara

merupakan alat pengendali yang sangat efektif untuk melindungi faal tubuh

manusia dari tekanan panas yang sebagian besar dipancarkan dengan cara

konveksi melalui udara, serta melindungi terhadap gangguan kesehatan

dari udara kontaminan yang kebanyakan masuk kedalam tubuh melalui

pernafasan dan diabsorbsi di dalam paru – paru.

Pertukaran udara biasanya dicapai dengan memindahkan udara dari

tempat kerja dan mengganti dengan udara segar yang dilaksanakan secara

bersama – sama, meskipun dalam beberapa keadaan pertukaran udara yang

cukup mungkin dapat dipeoleh hanya dengan mencampur dan

meningkatkan gerakan udara dengan kipas angin. Beban panas yang perlu

dikendalikan sering berasal dari proses industri sendiri, tetapi mungkin

juga berasal dari radiasi matahari, dari sumber – sumber luar lainya, atau

juga dari tenaga kerja.

Jenis Ventilasi

1. General Ventilation / umum

Yaitu dengan mengeluarkan / menambah udara dengan tujuan

kenyamanan. Misalnya : Bau bauan , temperature (AC)

64


2. Dilution Ventilation / campuran

Dilution ventilation umumnya sangat baik untuk mengendalilkan beban

panas, sering kali dilution ventilation dapat digunakan dan berhasil

dengan baik untuk mengendalikan uap bahan kimia organik ditempat

kerja, dari larutan – larutan yang dapat menguap pada suhu kamar.

Beban panas yang tinggi dan pancaran gas atau uap di dalam suatu

ruangan dapat dikendalikan dengan cara memasukan udara segar

kedalam ruangan tersebut dan menghisap ke luar udara kontaminan.

3. Local Ventilation / Setempat

Sistem ventilasi ini bertujuan untuk mengeluarkan udara kontaminan

dari sumber tanpa memberi kesempatan kepada kontaminan untuk

mengadakan diffusi dengan udara didalam lingkungan kerja. Biasanya

ditempatkan dekat dengan emisi sehingga akan lebih menguntungkan

dibanding dilution ventilation.

C. SUHU / IKLIM KERJA

Suhu tubuh manusia dipertahankan hampir menetap (homoeotermia) oleh

suatu sistem pengatur suhu (thermoregulatory system) akibat

kesetimbangan diantara panas yang dihasilkan di dalam tubuh sebagai

akibat metabolisme dan pertukaran panas di antara tubuh dengan

lingkungan sekitar. Produksi panas di dalam tubuh tergantung dari kegiatan

fisik tubuh, makanan, pengaruh dari berbagai bahan kimiawi, dan gangguan

pada keadaan deman. Faktor-faktor pertukaran panas diantara tubuh

adalah konduksi, konveksi, radiasi dan penguapan. Konduksi ialah

pertukaran panas antara tubuh dengan sentuhan. Konduksi dapat

menghilangkan panas, apabila benda-benda sekitar lebih dingin suhunya,

dan menambah panas kepada tubuh, manaka benda-benda di sekitar lebih

panas dari badan manusia. Konveksi adalah pertukaran panas dari badan

dengan lingkungan melalui kontak udara dengan tubuh. Konveksi dapat

mengurangi atau menambah panas kepada tubuh manusia. Penting sekali,

manusia dapat berkeringat yang dengan penguapan di permukaan kulit

atau melalui paru-paru tubuh.

Cuaca kerja adalah kombinasi dari : a. suhu udara, b. kelembaban udara, c.

kecepatan gesekan dan d. suhu radiasi. Kombinasi keempat faktor itu

dihubungkan dengan produksi panas oleh disebut tekanan panas. Suhu

udara dapat diukur dengan termometer. Kelembaban udara diukur

bersama-sama sling psychometer atau Arsmann psychrometer .

Kecepatan udara yang besar dapat diukur dengan suatu anemometer,

sedangkan kecepatan kecil diukur dengan memakai termometer.

65


Panas radiasi adalah tenaga elektromagnetis yang panjang gelombangnya

lebih panjang dari sinar matahari. Sumber-sumber dari panas radiasi adalah

permukaan-permukaan yang panas dan sinar matahari sendiri.

Efisiensi kerja dipengaruhi oleh cuaca kerja dalam daerah nikmat kerja

dingin dan kepanasan. Suhu nikmat sekitar 24 – 260C bagi orang-orang

Indonesia. Suhu dingin mengurangi efiesiensi dengan keluhan kaku. Suhu

panas terutama berakibat menurunnya prestasi kerja pikir. Suhu panas

mengurangi kelincahan, mengganggu kecermatan kerja otak. Suhu nikmat

erat hubungannya dengan tingkat metabolisme tubuh yang menghasilkan

panas. Kerja pada suhu tinggi dapat membahayakan karena penyesuaian

waktu kerja dan perlindungan yang tepat.

Cuaca kerja dapat mendorong produktivitas antara lain dengan penggunaan

air conditioning di tempat kerja. Kesalahan-kesalahan sering dibuat

dengan membuat suhu terlalu rendah berakibat keluhan-keluhan

meningkatnya penyakit pernafasan. Sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai

berikut :

Suhu distel pada 25-260C.

Penggunaan AC perlu disertai pemikiran pengaturan suhu di rumah.

Bila perbedaan suhu di dalam dan diluar lebih 50C, perlu adanya suatu

kamar adaptasi.

Di daerah tropis, pekerjaan di tempat dingin sangat terbatas jumlahnya.

Pengaturan waktu kerja dan pakaian yang cukup tebal sangat membantu

mengatasi kemungkinan buruk akibat dari pekerjaan demikian. Orang-

orang Indonesia beraklimatisasi iklim tropis, sekitar 29-300 kelembaban

sekitar 85-950. Aklimatisasi berarti proses penyesuaian pada seseorang

selama seminggu pertama di tempat panas. Cuaca kerja banyak yang cukup

panas. Tenaga-tenaga kerja baru mengalami proses aklimatisasi. Untuk

melindungu perlu diatur pekerjaan seminggu berjalan secara bertahap.

Untuk menilai hubungan cuaca perlu diperhatikan faktor yang meliputi

lingkungan, faktor manusiawi dan pekerjaan. Nilai Ambang Batas untuk

cuaca (iklim) kerja adalah 21-300C suhu basah.

D. STANDAR LINGKUNGAN RUANG ARSIP

Menurut Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03

Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan

Arsip Inaktif adalah sebagai berikut :

66


1. Standar Suhu dan Kelembaban pada ruang Arsip

Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat

dilakukan dengan cara :

Pemeriksaan secara periodik menggunakan alat higrometer Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar Menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 0C dan kelembaban tidak

lebih dari 60 Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara

yang cukup Hindari penggunaan rak yang padat Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap

rapat Pondasi didesain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke

tembok karena daya resapan kapiler Hindari menanam pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan

agar tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip Tandai kondisi arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau

korosi, untuk segera diadakan perbaikan 2. Cahaya dan Penerangan.

Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat

kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika

cahaya masuk melalui jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi

tirai penghalang cahaya matahari.

3. Rayap Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang

terbuat dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan

arsip inaktif dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu.

Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau

Gammexane atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm,

karena rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada

kedalaman 50 cm.

4. Angin Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding

yang kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan

hujan deras.

Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metoda tertentu

untuk mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.

67


BAB VI WAYFINDING DI RUMAH SAKIT

Prinsip-prinsip desain wayfinding meliputi hal-hal berikut;

Buat identitas unik di setiap lokasi

Buat daerah dengan karakter visual yang berbeda

Gunakan garis penglihatan untuk menunjukkan apa yang ada di depan

Jangan terlalu banyak menampilkan pilihan pada petunjuk arah.

Berikan tanda pada persimpangan jalan untuk mempermudah menemukan

lokasi yang dituju.

Buat jalur yang terstruktur dengan baik

Gunakan gambaran wilayah untuk menunjukkan titik/lokasi yang mudah

diingat.

Menyediakan rencana lokasi rumah sakit atau peta pada brosur yang

dibagikan kepada pengunjung atau dipasang sebagai di dinding rumah sakit

di area masuk utama.

A. KOMPONEN DESAIN ARSITEKTUR DAN INTERIOR Arsitektur yang dirancang dengan baik akan memiliki tanda yang melekat

pada desain bangunan yang secara tidak sadar dapat memandu seseorang

dalam menemukan lokasi yang dituju.

Elemen utama arsitektur dalam wayfinding meliputi:

Zona : area ditandai dengan fitur atau fungsi tertentu dan diberi identitas

unik.

Jalur / area sirkulasi : memisahkan area masuk menuju lokasi dan keluar

dari lokasi.

Bagian wilayah atau tanda : benda / elemen yang digunakan untuk

menunjukkan posisi / area di sepanjang rute atau di tempat tujuan.

Jaringan : satu titik dalam jaringan / sistem di mana jalur saling

berpotongan atau bercabang; biasanya satu poin dimana sebuah

keputusan perlu dibuat

Tepian : bagaimana kondisi disekeliling jalur, zona didefinisikan.

Unsur-unsur ini dieksplorasi dalam tata letak ruang dan sirkulasi dan disain

ruang fisik.

1. Perencanaan Tata Ruang

Perencanaan tata ruang terdiri dari proses identifikasi, pengelompokan

dan penghubung ruang. Berdasarkan hal tersebut suatu unit/area dapat

dikelompokkan ke dalam zona menurut fungsi/identitas umum. Semakin

68


besar kesederhanaan sistem sirkulasi, semakin mudah menghasilkan

mengingat rute di sekitar lokasi. Ini berarti area ini hanya memerlukan

sedikit papan petunjuk arah yang sederhana dan memudahkan

pencarian lokasi.

2. Pintu masuk dan pintu keluar

Penting untuk memastikan bahwa pintu masuk utama dapat dibaca

oleh konsumen dari berbagai sudut. Pertimbangkan area utama, seperti

pemberhentian bus, tempat parkir dan jalan setapak, yang dekat dengan

konsumen. Agar pintu masuk mudah ditemukan maka perlu

memperhatikan desain bangunan yang memberi menonjol, membuat

gerbang untuk memperjelas area masuk, menyediakan kanopi, serambi

atau tenda untuk menarik perhatian ke arah pintu masuk.

Dalam kebanyakan kasus, pintu masuk rumah sakit juga merupakan

pintu keluar rumah sakit. Dalam merencanakan desain arsitektur

bangunan rumah sakit perlu mempertimbangkan jalur keluar yang

terhubung langsung dengan jalur-jalur utama. Pada area publik dimana

terdapat banyak pintu masuk dan keluar, area tersebut sebaiknya

mendesain seluruh area menuju jalan keluar dengan desain arsitektur

bangunan yang lebih mudah dikenal publik.

Dalam keadaan darurat, orang lebih mungkin untuk keluar dari

gedung melalui jalur yang sama dengan jalur yang diambil saat masuk

daripada mengambil jalur lain yang tidak diketahui. Desain arsitektural

yang berbeda dapat digunakan untuk membantu membedakan area

pintu masuk / keluar utama dari jalur lainnya terutama jika pintu utama

terletak di sepanjang koridor dengan banyak jalur lain.

3. Desain Interior dan Landmark

Dalam kaitannya dengan wayfinding, tujuan desain interior adalah

untuk menciptakan diferensiasi antara zona dan ruang di dalamnya,

menciptakan identitas untuk area yang dituju dan mengatur jalur dengan

memastikan desain landmark yang mudah diingat oleh pengguna dengan

informasi.

Landmark ditempatkan di sepanjang jalur sirkulasi pengunjung,

terutama di area-area khusus yang mudah diingat dan dikenal oleh

pengguna. Landmark bisa menjadi objek yang sangat berguna untuk

memberikan identitas tersendiri pada suatu area. Misalnya, patung atau

lounge dengan dekorasi yang unik yang ditempatkan pada titik di mana

pengguna berada pada persimpangan jalan. Jika pengguna tersesat,

mereka dapat mengorientasikan dirinya kembali posisi landmark ini.

Desain interior menciptakan identitas untuk zona dan ruang di

dalamnya, desain interior memungkinkan perbedaan antara suatu area

dengan area lainnya termasuk area sirkulasi pengunjung/pengguna.

69


Dengan kata lain desain interior mampu memberikan karakteristik yang

berbeda pada penataan ruang antara suatu area dengan area lainnya.

Misalnya, setiap unit di dalam rumah sakit bisa memiliki suatu tema

warna yang berbeda-beda; setiap ruang di dalam suatu unit tersebut

memiliki tema warna yang sama. Desain interior juga bisa berkontribusi

dalam memberikan petunjuk arah pada desain bangunan, seperti contoh

berikut :

B. KOMPONEN DESAIN GRAFIS DAN INFORMASI

Setiap elemen desain grafis dan informasi harus dirancang secara hati-hati

agar dapat menjadi sumber informasi yang jelas bagi pengguna.

1. Jenis tanda

a. Tanda Diklasifikasikan menurut Fungsi

Tanda-tanda wayfinding pada interior maupun eksterior bangunan,

sebaiknya diklasifikasikan sesuai dengan jenis informasi yang ingin

disampaikan.

1) Orientasi - Tanda ini berfungsi untuk memberi pengguna

gambaran tentang bentuk bangunan atau lokasi, serta informasi

tentang di mana letak dari lokasi tujuannya berada. Contoh jenis

tanda ini meliputi peta dan denah lantai.

70


2) Petunjuk Arah – Tanda ini berfungsi untuk memandu konsumen

menuju ke tempat tertentu sesuai dengan jalur/rute/arah yang

tepat. Tanda panah arah harus jelas dan tanda panah

mengarahkan ke arah yang tepat.

3) Identifikasi - Tanda ini berfungsi untuk memberi identitas/nama

pada suatu bagian bangunan, departemen, ruangan atau lokasi.

Pemberian identitas dapat berupa penomoran ruangan, lantai, dll.

4) Petunjuk Wajib (Statutory) - Tanda ini merupakan suatu tanda

yang wajib dipasang menurut peraturan dan undang-undang.

Tanda ini antara lain tanda keselamatan kebakaran, persyaratan

kesehatan dan keselamatan kerja dan persyaratan kode

bangunan; serta layanan seperti telekomunikasi, listrik, pos dan

keamanan.

5) Lalu Lintas dan Parkir - Tanda ini berfungsi untuk membantu

arus lalu lintas kendaraan dan tanda pengaturan parkir; baik on-

site maupun off-site.

71


6) Miscellaneous - Tanda ini umumnya memberikan informasi

mengenai prosedur, berhubungan dengan masalah operasional,

dan biasanya dimaksudkan untuk dibaca oleh staf.

b. Tanda Diklasifikasikan menurut Karakteristik Fisik

Tanda bisa diklasifikasikan menurut cara pemasangannya:

1) Self-supporting - sebuah tanda yang dipasang pada sebuah

tiang, papan yang dibangun sedemikian rupa sehingga dapat

menahan bebannya sendiri.

2) Dipasang di dinding - tanda berbentuk datar yang dipasang

pada dinding secara vertikal.

3) Suspended - tanda yang digantung pada plafon.

Selain klasifikasi di atas, fitur berikut mendukung deskripsi dari

tanda-tanda tersebut:

1) 1 Sisi atau 2 sisi (double faced) – Tanda yang menampilkan

informasi di satu sisi, atau 2 sisi depan-belakang. Tanda-tanda 2

sisi dapat menunjukkan informasi yang sama pada kedua sisi

(lebih sering digunakan untuk menunjukkan identitas) atau

menampilkan informasi yang berbeda (digunakan untuk papan

petunjuk arah).

2) Penerangan pada tanda. Penerangan berasal dari dalam tanda,

papan diberi pencahayaan dari luar atau tanda tanpa

penerangan. Kuat penerangan, arah, suhu dan jenis cahaya perlu

dipertimbangkan karena dapat memberi dampak keterbacaan

tanda.

3) Tanda dinamis atau statis – tanda statis hanya menampilkan

informasi dan grafis yang sama secara fisik sementara tanda

72


dinamis umumnya berbentuk elektronik dan menyampaikan

informasi yang cenderung berubah dari waktu ke waktu,

misalnya informasi untuk staf mengenai alokasi kamar pasien.

2. Lokasi dan Penempatan Tanda

a. Persimpangan

Wayfinding sangat berguna ditempatkan disekitar persimpangan

jalan. Petunjuk arah tambahan yang ditempatkan di sepanjang rute

dapat digunakan untuk meyakinkan pengguna bahwa mereka

masih berada di jalur yang benar jika rute tersebut nampaknya

panjang dan ada risiko pengguna merasa tidak pasti mengenai arah

mereka. Disarankan agar jumlah petunjuk arah yang ditempatkan

di persimpangan harus cukup untuk memberikan informasi yang

diperlukan oleh pengguna dari segala arah.

b. Pengungkapan Progresif

Fasilitas kesehatan terkadang terlalu banyak memasang informasi.

Hal ini sering merupakan hasil dari kompleksitas fungsi tanda

informasi dan keinginan untuk mencantumkan terlalu banyak

informasi pada banyak poin di sepanjang jalan. Kelebihan informasi

pada papan petunjuk dapat diminimalkan dengan

mengembangkan hirarki pesan dan menghilangkan informasi

umum terlebih dahulu, memberikan informasi spesifik yang

penting bagi pengguna untuk bisa mencapai lokasi tujuan.

Pelepasan informasi secara bertahap dan hati-hati ini dikenal

sebagai pengungkapan progresif yang sering digunakan di bandara

dan desain produk interaktif. Kunci pengungkapan progresif adalah

menyediakan cukup informasi yang diperlukan untuk membawa

pengunjung ke titik persimpangan berikutnya.

c. Urutan Informasi pada Papan Petunjuk Arah

Berikut ini merupakan urutan langkah perjalanan pengguna sarana

kesehatan yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun urutan

informasi petunjuk arah pada papan petunjuk arah:

1) Konsumen melakukan perjalanan ke fasilitas kesehatan melalui

kendaraan bermotor, angkutan umum atau moda transportasi

lainnya.

2) Kemudian konsumen masuk lokasi dan jika membawa

kendaraan sendiri, konsumen perlu mengetahui lokasi parkir

kendaraan. Jika bersama supir, konsumen perlu mengetahui

lokasi drop off.

73


3) Setelah turun dari kendaraan, konsumen akan menuju ke pintu

masuk fasilitas.

4) Setelah masuk fasilitas dan mereka mencari arah menuju

departemen/unit tujuan.

5) Perjalanan melalui jalur horizontal dan/atau jalur vertikal dalam

bentuk lift atau tangga, untuk menuju lokasi tujuan.

6) Konsumen keluar dari lokasi melalui jalan yang sama atau

melalui jalur alternatif.

3. Papan Pentunjuk Eksternal (Luar Bangunan)

a. Papan Petunjuk Arah di Sekitar Jalan Raya

Kota mengizinkan pemasangan papan petunjuk arah dalam radius

tertentu dari fasilitas kesehatan dan papan tersebut harus

ditempatkan pada titik yang tepat sebelum pengguna harus

melakukan pemilihan jalur pada persimpangan. Hal-hal yang harus

dipertimbangkan pada pemasangan papan petunjuk arah di jalan

raya :

1) Dipasang di sepanjang jalan raya yang sudah dekat dengan

Lokasi Pelayanan Kesehatan, dan di perbatasan kota dimana

Lokasi Pelayanan Kesehatan berada.

2) Di jalan yang diklasifikasikan sebelumnya, pada belokan jalan

yang mengarah ke rumah sakit dengan perawatan gawat

darurat.

Peraturan lalu lintas setempat terkadang menarik dana untuk

pemasangan dan pemeliharaan papan petunjuk dan menjamin

konsistensi papan petunjuk yang terpasang baik di dalam dan di

luar halaman rumah sakit. Peraturan lalu lintas setempat juga

memiliki standar dalam penentuan desain, warna, bentuk dan

ukuran papan petunjuk untuk dipasang di jalan raya. Format papan

petunjuk harus sama dengan yang digunakan di jalan-jalan menuju

ke lokasi fasilitas untuk memastikan kesinambungan pemahaman

dengan pengguna/konsumen.

Contoh Tanda dan Petunjuk Arah di Jalan Raya Sekitar RS

74


Contoh Tanda Yang Terpasang pada Bagian Luar Dinding RS

b. Pintu Masuk Utama / Petunjuk Arah bagi Kendaraan

Papan petunjuk dibagian luar bangunan untuk mengidentifikasi

lokasi menuju area utama di luar bangunan seperti area masuk

utama, tempat parkir dan zona drop-off sangat penting dipasang

pada beberapa titik lokasi terdekat.

Pada area pintu masuk utama penting untuk menyediakan

informasi petunjuk arah menuju bangunan yang dituju oleh

pengguna seperti arah menuju Unit Gawat Darurat, Bagian

registrasi, klinik pasien rawat jalan, layanan kesehatan masyarakat,

atau unit rawat inap.

Contoh wayfinding pada area masuk

Tujuan penempatan petunjuk arah pada pintu masuk utama adalah

:

1) Kendaraan bermotor dapat langsung ke area parkir dari pintu

masuk.

2) Mempermudah lalu lintas pejalan kaki langsung dari tempat

parkir, tempat transportasi umum, atau pintu masuk utama

menuju ke pintu masuk gedung.

3) Identifikasi bangunan

75


4) Mempermudah lalu lintas pejalan kaki dari titik jalan keluar

utama ke tempat parkir pengunjung dan area angkutan umum.

5) Mempermudah lalu lintas kendaraan untuk dapat langsung

keluar dari area rumah sakit.

c. Peta Lokasi

Apabila suatu fasilitas terdiri dari sejumlah bangunan yang

tersebar di area yang luas dan terdapat pintu masuk lebih dari satu,

maka perlu dipasang peta lokasi di sekitar lokasi tersebut seperti

pemberhentian bus atau tempat parkir dimana konsumen memulai

perjalanan mereka di lokasi.

Peta menunjukkan area tujuan berdasarkan Unit/departemen,

seperti semua Unit Rawat Inap, Klinik Rawat Jalan, Bagian Darurat,

Enquiries, dan Administrasi. Peta dengan informasi yang lebih rinci

dapat ditambahkan pada bagian dalam gedung atau pintu masuk

yang dilewati.

Contoh peta pada RS

d. Papan Petunuk Arah di Halaman Bangunan

Papan petunjuk mungkin diperlukan di sepanjang jalur utama di

bagian halaman bangunan untuk memberikan panduan pada titik

utama seperti tempat parkir, pintu masuk utama, persimpangan

dan pusat transportasi umum.

76


Contoh petunjuk arah pada titik persimpangan di luar bangunan RS

e. Entrance Signage

Tanda/Nama bangunan diperlukan pada bagian masuk dan keluar,

apabila terdapat banyak pintu masuk. Tanda ini juga harus

dipasang pada pintu masuk bagian gawat darurat.

Contoh Tanda yang Menunjukkan Pintu Masuk Bagian Gawat Darurat

4. Wayfinding dalam Bangunan

Setelah pengguna memasuki pintu utama, maka pengunjung

memerlukan informasi arah menuju lokasi/area yang dituju pada

bangunan tersebut. Setiap papan petunjuk arah harus ditempatkan

disekitar persimpangan jalur.

Berikiut prinsip dalam membuat papan petunjuk dibagian dalam

bangunan:

Memberi informasi yang lebih spesifik di sepanjang jalur

sehingga tidak membinggungkan pengguna.

Memberi pertimbangan khusus untuk pada pengguna dalam

keadaan darurat

Pertahankan desain papan petunjuk arah sesederhana mungkin

Jaga agar terminologi yang digunakan pada papan nama dan staf

tetap konsisten

77


Pertimbangkan keamanan dan penggunaan jam penggunaan

gedung

Memastikan jalur pada area persimpangan.

a. Papan direktori utama

Membuat papan petunjuk arah dan peta sering menjadi titik utama

informasi orientasi saat memasuki sebuah bangunan.

Prinsip berikut berlaku untuk desain direktori dan peta:

1) Desain papan petunjuk yang menarik diperbolehkan, bahkan

dapat membantu memperjelas pembagian area pada peta

bangunan.

2) Jangan letakkan informasi terlalu tinggi. Maksimal 1600mm di

atas tingkat lantai (tergantung pada ukuran teks).\

3) Atur papan petunjuk arah menurut kebutuhan konsumen bukan

oleh hirarki birokrasi.

4) Gunakan terminologi yang sederhana yang diketahui masyarakat

umum.

5) Ukuran papan petunjuk harus menyesuaikan visibilitas

pengguna.

6) Papan petunjuk arah harus ditempatkan di ruang yang

memungkinkan dilihat oleh sejumlah orang tanpa menghalangi

area sirkulasi.

Contoh Petunjuk Elektronik dan Petunjuk Arah yang menunjukkan Berbagai Area Sekaligus

b. Lift Lobby Directory Board

Umumnya papan petunjuk skala kecil yang terletak di lobi lift pada

setiap tingkat untuk membantu konsumen dalam menentukan

lantai tujuan mereka sebelum memasuki lift. Papan ini harus

menyoroti nomor lantai saat ini dengan ringkasan departemen

terkait dan tempat di semua lantai lainnya. Versi yang diperkecil

78


lebih lanjut juga harus hadir di dalam lift untuk memungkinkan

konsumen semakin yakin dengan lokasi (lantai) yang dituju.

c. Interbase directional antar departemen

Ini adalah papan petunjuk yang mengarahkan konsumen ke

departemen tujuan dan harus ditempatkan di setiap sudut atau di

tengah koridor yang sangat panjang. Tatanan arah tidak perlu

dibatasi pada tata letak tradisional. Papan petunjuk arah menuju

suatu departemen dan tempat tujuan lain dapat diberi kode warna

sesuai dengan skema desain interior pada suatu area.

Contoh Petunjuk Arah Antar Unit Pelayanan

d. Tanda Petunjuk Telak Masuk ke Suatu Unit

Harus ada tanda untuk menunjukkan titik masuk ke suatu

departemen/unit. Desain papan nama dapat mengadopsi skema

warna dan bahasa interior.

e. Tanda Petunjuk Arah Menuju Ruang-Ruang dalam Suatu Unit

Tanda ini sama dengan papan petunjuk arah antar departemen

namun papan ini mengarahkan konsumen ke tempat-tempat

tertentu di dalam departemen seperti lokasi kamar tidur, ruang

staf, toilet dan lobi lift. Tatanan arah harus ditempatkan di setiap

simpul, persimpangan koridor atau didistribusikan sepanjang

koridor yang sangat panjang. Warna yang kontras dapat digunakan

untuk memastikan tanda dapat dibaca pada jarak yang sesuai.

f. Tanda Identitas Ruangan

Tanda ini merupakan tanda yang menunjukkan identitas ruangan

dan menandakan titik tujuan konsumen. Tanda tidak harus

dipasang pada pintu. Jenis font, set-out dan desain harus konsisten

agar terbaca.

79


Contoh Pemasangan Tanda Identitas Suatu Ruang

5. Tata Letak dan Desain

a. Tanda Informasi Umum

Tanda tetanng Informasi umum yang berguna bagi pengunjung.

Pengunjung perlu tahu apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan di

lokasi tersebut, apa yang harus dilakukan di daerah tertentu dan

area apa saja yang bisa diakses pada jam tertentu. Beberapa daftar

informasi umum mungkin diwajibkan terkait syarat kesehatan dan

keselamatan di tempat kerja, keselamatan pengguna umum dan

keselamatan darurat.

Tanda ini umumnya menginformasikan kegiatan terlarang, seperti

merokok, berjalan di rumput, menunggang kuda, mengambil foto

atau menggunakan telepon genggam terutama pada area terlarang,

seperti area tegangan tinggi, area staf dan area steril. Tanda ini

dipasang pada titik di sekeliling area dimana aktivitas / akses

dilarang. Tanda ini umunya disajikan dalam bentuk gambar namun

harus diperkuat dengan keterangan tertulis.

Tanda yang menunjukkan syarat yang harus ditaati pengunjung

sebelum memasuki suatu daerah, seperti memakai pakaian

pelindung atau mencuci tangan, juga harus ditempatkan pada titik-

titik di sekitar area tersebut. Papan informasi mengenai jam layanan

diperlukan jika area tersebut hanya menyediakan jam buka

pelayanan yang dapat terbatas menurut jam kerja standar atau

mungkin mencakup cakupan 24 jam.

b. Sign Heights

Tanda dipasang di dinding dan free-standing harus ditempatkan di

antara 1200mm dan 1600mm di atas lantai. Letak ketinggian

pemasangan wayfinding secara konsisten dapat membantu

konsumen untuk menemukan tanda tersebut dengan mudah. Lebar

papan wayfinding tersebut sebaiknya 400mm.

80


Wayfinding yang digantung pada plafon harus terletak antara

2100mm dan 3000mm di atas lantai. Lebar papan wayfinding

tersebut sebaiknya 900mm ini agar besar tampilan informasi dan

arah pada wayfinding tetap bisa dilihat dari kejauhan.

Rekomendasi Tinggi Pemasangan Tanda pada Tembok Bangunan atau

Tanda yang digantung pada plafon

Pemasangan tanda di pintu harus memperhatikan konsistensi tata

letak keterbacaan seperti yang digambarkan pada gambar di bawah

ini.

Rekomendasi Tinggi Pemasangan Tanda Identitas Ruang Pada Pintu

c. Tipografi

1) Letterforms

Tulisan harus mudah dibaca dan jelas. Tulisan sebaiknya tidak

terlalu lebar ataupun terlalu tipis. Ketebalan huruf harus

konsisten dan mudah dibaca. Karakteristik huruf seperti ukuran,

jarak keterbacaan dan jarak antar huruf semua harus

dipertimbangkan. Jenis huruf yang dipilih untuk papan nama

81


harus memiliki letterform dengan rasio x-height terhadap huruf

kapital sekitar 3: 4, agar kata 1 dengan yang lain dapat dibedakan

dengan mudah. Seperti gambar berikut :

2) Pengaturan Huruf Besar dan Huruf Kecil

Pada naskah penulisan kata menggunakan kombinasi huruf kecil

dan huruf besar agar lebih mudah dibaca, begitu pula dengan

penulisan kata pada papan petunjuk arah. Penggunaan huruf

besar atau kecil semua pada kata, seringkali dapat

membinggungkan pembaca.

3) Jarak Keterbacaan

Ukuran huruf dalam sebuah tanda harus harus dapat terbaca pada

pada jarak tertentu. Standar ukuran huruf yang disarankan adalah

25mm dan umumnya terbaca dari jarak 15 meter. Standar ini

berlaku pada keadaan ideal, dengan pencahayaan yang baik, tidak

ada distorsi sudut, tidak ada kesilauan dan pengguna dengan

penglihatan 20/20.

Apabila tanda tidak dilihat langsung dari depan, maka pengaruh

distorsi sudut terjadi. Apabila distorsi sudut 45 derajat maka

tingkat keterbacaan tanda minimal 75%, artinya ukuran huruf

dengan ukuran 25mm hanya bisa terbaca dari jarak 10 meter.

Selain itu, Kondisi pencahayaan yang buruk mengurangi

keterbacaan tanda. Apabila pencahayaan buruk, maka ukuran

huruf 45-50 mm direkomendasikan sebagai ukuran minimum

agar tanda dapat terbaca lebih dari jarak 15 meter.

4) Simbol (Piktogram)

Bahasa tertulis pada papan informasi adalah sarana komunikasi

yang paling banyak digunakan, penggunaannya didasarkan pada

asumsi bahwa orang yang melihat informasi tersebut dapat

membaca dan dapat melihat serta memahami pesan tersebut.

Namun terkadang tidak semua orang yang melihat suatu

informasi dapat membaca atau memahami informasi yang

disajikan, oleh karena itu sebaiknya suatu informasi disajikan

dengan memadukan tulisan dan simbol/Piktogram.

Simbol/Piktogram dapat mengkomunikasikan sejumlah besar

informasi dalam sejumlah kecil ruang jika dirancang dengan baik.

Piktogram dapat mengkomunikasikan tindakan terlarang atau

wajib, memperingatkan orang tentang potensi bahaya dan

mengidentifikasi fasilitas.

82


Ada tiga kategori piktogram atau simbol:

a) Terkait Objek- mewakili objek tertentu, misalnya simbol

telepon atau rokok yang paling sering dikenal. Simbol-simbol

ini sendiri tidak selalu cukup dan terbatas dari berapa banyak

informasi yang ingin disampaikan. Misalnya, simbol kepala

yang memakai respirator berarti "proteksi pernapasan harus

dipakai" namun simbol tersebut kurang dapat untuk

menyampaikan jenis proteksi pernafasan yang harus

digunakan, sehingga penggunaan tulisan perlu ditambahkan

b) Terkait Konsep- tanda panah tidak mewakili panah (alur)

begitu juga handset telepon mewakili telepon umum.

c) Abstrak – bentuk simbol abstrak tidak ada hubungannya

dengan makna informasi yang ingin disampaikan. Misal

Simbol lingkaran dengan garis miring diagonal umumnya

dipahami sebagai simbol pelarangan, segitiga dengan tanda

seru telah dibaca sebagai "peringatan" dan lingkaran merah

dengan blok horizontal putih melalui pusatnya berarti

"dilarang masuk".

Contoh Penggunaan Simbol pada Petunjuk Arah yang disertai

Keterangan dalam bentuk tulisan biasa dan Braille

5) Braille

Di banyak negara dan yurisdiksi diperlukan tanda dengan braille

untuk mempermudah aksesibilitas para penyandang tunanetra,

terutama untuk identifikasi fasilitas dan di dalam lift.

Mengingat fasilitas kesehatan yang dikunjungi oleh orang sakit

dan orang dengan kekurangan fisik, penambahan penggunaan

braile pada papan petunjuk dapat lebih bermanfaat bagi

pengunjung, terutama penggunaan pada papan petunjuk utama

dan papan petunjuk arah yang dapat dijangkau. Braille bisa

diintegrasikan ke dalam papan petunjuk yang sudah ada atau bisa

juga dibuat terpisah dari tanda lain. Permukaan lantai yang

bermotif timbul perlu ditambahkan pula untuk membimbing

pengguna dengan kekurangan fisik (tunanetra) untuk dapat

menuju tempat selanjutnya (papan petunjuk selanjutnya).

83


Contoh penggunaan braille pada petunjuk arah dan jalur

6) Warna

Warna digunakan untuk menciptakan keseragaman dan branding

informasi pada wayfinding namun harus memperhatikan kontras

yang cukup antara warna latar belakang dan warna yang

digunakan untuk pesan atau simbol.

7) Kode warna

Pengodean dengan warna seringkali sulit dilakukan untuk area

yang besar karena terbatasnya jenis warna yang bisa digunakan.

Sembilan warna dasar plus hitam, putih dan abu-abu adalah satu-

satunya warna yang biasa digunakan untuk pengkodean warna.

Hal ini karena pengkodean warna memerlukan warna yang telah

dengan nama yang telah disepakati seperti 'merah', 'biru',

'kuning', 'hijau' dan lain-lain. Kode warna dengan lebih dari satu

warna dapat menyebabkan kebingungan pada pengguna. Tidak

banyak warna yang dapat digunakan untuk dijadikan kode pada

masing-masing unit di fasilitas kesehatan karena biasanya jumlah

departemen melebihi jumlah warna yang tersedia. Selain itu,

semakin banyak kode warna, pengguna akan kesulitas mengingat

maksud dari setiap kode warna. Kode warna dapat digunakan

untuk menunjukkan indentitas identitas zona tertentu yang lebih

umum pada suatu area/fasilitas pelayanan kesehatan.

.

8) Tata Letak Grafis

Pesan bisa diatur berdasarkan rata kiri (left), terpusat (centre)

atau kanan (right). Pengaturan rata tulisan (alligment) yang

paling efektif untuk negara-negara di mana bahasa resmi dibaca

dari kiri ke kanan adalah teks rata kiri.

Teks Informasi harus dipisahkan menjadi menjadi beberapa

bagian agar dapat dibaca dengan cepat oleh pengguna. Teks

informasi dipisah menjadi 3-4 baris, apabila informasi yang

disajikan banyak maka kelompok informasi lain dapat disajikan

secara vertikal atau horisontal. Seperti contoh pada gambar

berikut :

84


Contoh Penyusunan Kelompok Informasi pada Petunjuk Arah

9) Konten dan Bahasa

Tanda pada papan petunjuk ditujukan untuk membantu pengguna

dalam memahami suatu informasi, oleh karena itu bahasa yang

digunakan pada papan petunjuk sebaiknya dipahami oleh

pengguna. Misalnya suatu papan petunjuk di fasilitas kesehatan,

menggunakan kata 'Otorhinolaryngology' untuk 'Telinga, Hidung

dan Tenggorokan', istilah tersebut jelas sulit dipahami oleh

pengguna yang sebagian besar bukan tenaga/ahli

kesehatan/medis.

10) Tanda-tanda multilingual

Ada batasan berapa banyak informasi yang bisa diletakkan pada

papan petunjuk, apabila ada duplikasi informasi dalam bahasa

lain jelas hal ini dapat membingungkan pengguna jika tidak

dirancang dengan hati-hati. Papan petunjuk yang menyajikan

informasi dalam dua bahasa harus memastikan jenis font

informasi kedua bahasa harus konsisten. Karakter dari bahasa

lain mungkin lebih rumit daripada bahasa Inggris dan oleh karena

itu ukuran font yang bervariasi mungkin diperlukan untuk

memperjelas informasi. Seperti pada contoh gambar sebelah kiri

di bawah ini, di mana karakter tradisional China memerlukan

ukuran huruf yang lebih besar agar tetap terbaca seperti

informasi dalam bahasa Inggris.

Contoh Penyusunan Petunjuk Arah dalam 2 Bahasa

85


Berikut ini merupakan beberapa contoh metode yang digunakan

untuk menyajikan informasi dengan dua bahasa pada papan

petunjuk :


Mungkin tidak layak untuk menyajikan papan nama di setiap

bahasa secara berdampingan/sama; Oleh karena itu, harus ada

salah satu bahasa yang harus diputuskan sebagai bahasa utama

pada papan petunjuk sehingga penyajian informasi dengan bahasa

lain disajikan dalam font yang lebih kecil yang letaknya

berdekatan dengan bahasa utama.


d. Penerangan

Penerangan tanda dapat dicapai dengan ambien pencahayaan atau

pencahayaan buatan.

1) Ambient Pencahayaan (pencahayaan seluruh ruang)

Ambien pencahayaan umumnya dianggap cukup dalam

kebanyakan keadaan di dalam fasilitas kesehatan. Namun, ambien

pencahayaan tidak memadai di ruang berskala besar seperti lobi

atau ruang pertemuan, di ruang terbuka atau di beberapa unit di

mana ambien pencahayaan perlu diredupkan, namun informasi

wayfinding harus tetap terbaca.

86


2) Pencahayaan Buatan

Ada dua jenis penerangan buatan; penerangan internal dan

eksternal. Penerangan khusus pada papan petunjuk yang berada

di dalam bangunan di fasilitas kesehatan pada umumnya tidak

perlu. Namun ada area spesifik di mana penerangan khusus pada

papan petunjuk mungkin diperlukan. Contohnya pintu darurat,

loket pendaftaran dan area layanan gawat darurat. Intensitas

pencahayaan internal dan penggunaan material latar transparan

harus diminimalkan untuk mencegah hilangnya keterbacaan

informasi karena silau. Pencahayaan papan petunjuk di luar

ruangan lebih hemat energi dan bisa lebih akurat menampilkan

warna. Bahan bangunan dan posisi sumber cahaya harus

diperhatikan dengan hati-hati dalam memasang papan petunjuk

yang berada di luar ruangan agar papan tidak mematulkan cahaya

yang dapat menimbulkan efek silau. Perhatikan papan petunjuk

dari segala arah karena mungkin saja papan petunjuk tampak

diterangi dengan baik dari satu sudut pandang namun dari sudut

lain dikaburkan oleh cahaya yang memantul.

e. Sistem Penomoran Lantai

Buatlah sistem penomoran lantai yang sesuai dengan tingkatan

bangunan. Misalnya, mulai dari lantai dasar ke lantai-lantai diatasnya

dimulai dengan nomor Lantai 1,2, dst secara berurutan, sedangkan

penomoran lantai yang berada dibawah lantai dasar diberikan

nomor mulai basement 1, basement 2 dan seterusnya.

Dalam kasus lain di mana dua bangunan terpisah dengan tingkat

lantai yang bervariasi yang saling terhubung, hal ini dapat

menyebabkan sistem penomoran lantai menjadi bervariasi juga.

Misalnya tingkat 1 bangunan 1 dapat menjadi tingkat 4 dari

bangunan lainnya. Permasalah ini dapat diminimalkan dengan:

Penomoran lantai bangunan baru disesuaikan dengan

penomoran lantai pada bangunan lainnya.

Batasi titik koneksi antara dua bangunan dengan jalur utama

dan pastikan memasang papan petunjuk yang memberi

informasi tentang perubahan sistem penomoran lantai di antara

dua bagian bangunan tersebut.

87


LAMPIRAN : FORMAT TUGAS LAPORAN

A. KETENTUAN UMUM

1. Ukuran kertas A4

2. Laporan Tidak Dijilid, Laporan dimasukkan dalam Map Plastik

Ketentuan Warna Map

Kelas 41 : Merah

Kelas 42 : Biru

Kelas 43 : Hijau

Kelas 44 : Kuning

Kelas 45 : Putih

Kelas 4PE : Abu-abu

3. Wajib menggunakan page number (nomor halaman)

4. Laporan 1 Dikumpulkan selambat-lambatnya pada

pertemuan ke-7

5. Laporan 2 Dikumpulkan selambat-lambatnya pada

pertemuan ke-14

88


B. FORMAT PENULISAN LAPORAN 1 MUK 2

HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI

BAB I ANALISA JABATAN PETUGAS .............

A. Nama Jabatan

B. Unit Kerja

C. Fungsi Jabatan

D. Hasil Kerja

E. Uraian Kegiatan/Tugas

F. Persyaratan Jabatan

BAB II ANALISA BEBAN KERJA PETUGAS ..........

A. Waktu Kerja Tersedia Petugas ......

B. Uraian Tugas Pokok, Kuantitas Kerja dan Rata-Rata Waktu Penyelesaian

Tugas Pokok Petugas ....

C. Uraian Tugas Tambahan, Kuantitas Kerja dan Alokasi Waktu Tugas Kerja

Tambahan Petugas ....

D. Standar Beban Kerja Petugas ...........

E. Faktor Kelonggaran Kategori Petugas ....

F. Faktor Kelonggaran Individu Petugas ....

G. Kebutuhan Petugas ...... Berdasarkan Tugas Pokok (KG)

H. Kebutuhan Akhir Petugas ......

BAB III ANALISIS KEBUTUHAN SARANA UNIT REKAM MEDIS

A. Analisa Kebutuhan Rak Filing

B. Analisa Kebutuhan Loket Pendaftaran

DAFTAR PUSTAKA

LAPORAN

MANAJEMEN UNIT KERJA 2

“Analisa Jabatan, Beban Kerja dan Kinerja Petugas .......”

Logo udinus

Nama (NIM)

Prodi DIII- Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro

2018

89


C. FORMAT PENULISAN LAPORAN 1 MUK 2

HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI

BAB I ANALISA KEBUTUHAN RUANG UNIT REKAM MEDIS

A. Daftar Sarana Yang Terdapat dalam Ruang Rekam Medis

B. Staf Yang Bekerja Pada Ruang Rekam Medis

C. Analisa Kebutuhan Ruang Rekam Medis

BAB II DESIGN PENATAAN RUANG UNIT REKAM MEDIS

A. Alur Kerja Unit Rekam Medis

B. Design Ruang Unit Rekam Medis

BAB III ANALISA DESAIN SARANA

A. Antropometri Petugas Rekam Medis

B. Dimensi Sarana (Rak Filing, Loket Pendaftaran, dan Meja Kerja Staf

Rekam Medis)

C. Analisa Desain Sarana Unit Rekam Medis

BAB IV ANALISIS WAYFINDING DI RS ....

A. Jenis-Jenis Wayfinding di RS ....

B. Posisi Wayfinding

C. Warna dan Ukuran Wayfinding

D. Simbol dan Istilah Pada Wayfinding

DAFTAR PUSTAKA

LAPORAN

MANAJEMEN UNIT KERJA 2

“Analisa Kebutuhan Ruang, Design Penataan

Ruang Rekam Medis, Analisa Desain Sarana dan

Analisa Wayfinding”

Logo udinus

Nama (NIM)

Prodi DIII- Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro

Documents

Disusun Oleh : Tiara Fani - dinus.ac.iddinus.ac.id/repository/docs/ajar/MODUL_MUK_2-1.pdfManajemen Unit Kerja II i DAFTAR ISI DAFTAR ISI ..... i