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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
CORPOELEC (EMPRESA SOCIALISTA)
.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
DURANTE EL PERÍODO DE PASANTÍAS EN EL
DEPARTAMENTO DE FINANCIAMIENTO OPERATIVO
REGIÓN SUR, CORPOELEC.
Informe de pasantía presentado como requisito para optar por el
Título de Licenciatura en Contaduría Pública.
TUTOR ACADEMICO: AUTOR:
JHOSLEN MEDINA KARLA ROMERO
C.I. 19303410
TUTOR INDUSTRIAL:
LCDA.INGRID GONZÁLEZ
PUERTO ORDAZ, ENERO DE 2013
ÌNDICE
INTRODUCCIÓN ………....……………………………………………………….4
DESARROLLO
Descripción de la empresa….....……………………………………………………...5
Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía………..........……….…….8
Problemas observados en la empresa…………………….…………………………...9
Objetivos de la pasantía……………………………….…………………………….10
Explicación del plan inicial de trabajo……………....……………………………...10
Logros del plan de trabajo………………………….....………………………..…...29
Facilidades y dificultades en el desarrollo de la pasantía……………………….….30
Conocimientos adquiridos ……....…………………………………….………........31
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………...……………..........33
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………...……………….35
PLAN DE TRABAJO…………………………………………...…..……………..36
ÌNDICE DE CUADROS
Figura N°1: Estructura Organizativa del DPTO de Financiamiento Operativo Región
Sur…………………………………………………………………………………….8
Figura N°2: Ventana SAP…..…………………………………………………...….12
Figura N°3:Archivo……………………………………………………………..…...13
Figura N°4: Puntos de Cuentas Activos…………………………………………….15
Figura N°5: Puntos de Cuentas Activos…………………………………………….16
Figura N°6: Visualización, Hoja de Servicios………………………………………18
Figura N°7: Modelo de Oficio…………………………………………………….....20
Figura N°8: Modelo de Cuadro de Retenciones…………………………………….21
Figura N°9: Tabla de Financiamiento…………………………………………..…...23
Figura N°10: Tabla de Financiamiento………………………………………………24
Figura N°11: Lugar Asignado para desempeñar el Trabajo…………………...……28
Figura Nª12: Plan de Trabajo………………………………………………………..36
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INTRODUCCIÓN
La palabra “Financiamiento” se asocia al conjunto de recursos monetarios
financieros que se requieren para llevar a cabo una actividad económica, con la
característica de que generalmente se trata de sumas tomadas a préstamo que
complementan los recursos propios. Recursos financieros que el gobierno obtiene
para cubrir un déficit presupuestario. El financiamiento se contrata dentro o fuera del
país a través de créditos, empréstitos y otras obligaciones derivadas de la suscripción
o emisión de títulos de crédito o cualquier otro documento pagadero a plazo.
La realización de la pasantía consintió en Analizar los Procedimientos propuestos en
el departamento de Financiamiento Operativo, Región Sur para así proponer mejoras
a éstos y permitir su optimización. Es preciso acotar la importancia de poseer
procedimientos actuales y eficientes a la hora de llevarlos a cabo diariamente en el
departamento.
Finalmente, con el objetivo de dar una información detallada del desarrollo de la
pasantía se estructuró el presente informe de la siguiente manera: breve descripción
de la Corpoelec, S.A., incluyendo la detección de sus necesidades, el objetivo y la
explicación del plan de trabajo, los logros y procedimientos del plan, las facilidades y
dificultades encontradas, la apreciación de los conocimientos adquiridos y las
respectivas conclusiones y recomendaciones.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Identificación de la empresa
Corpoelec, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder Popular
de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar y
unificar el sector eléctrico venezolano a fin de garantizar la prestación de un servicio
eléctrico confiable, incluyente y con sentido social. Este proceso de integración
permite fortalecer al sector eléctrico para brindar, al soberano, un servicio de calidad,
confiable y eficiente; y dar respuestas, como Empresa Eléctrica Socialista, en todas
las acciones de desarrollo que ejecuta e implanta el Gobierno Bolivariano.
Corpoelec se crea, mediante decreto presidencial Nº 5.330, en julio de 2007,
cuando el Presidente de la República, Hugo Rafael Chávez Frías, establece la
reorganización del sector eléctrico nacional con el fin de mejorar el servicio en todo
el país. En el Artículo 2º del documento se define a Corpoelec como una empresa
operadora estatal encargada de la realización de las actividades de Generación,
Transmisión, Distribución y Comercialización de potencia y energía eléctrica.
Desde que se publicó el decreto de creación de Corpoelec, todas las empresas del
sector: EDELCA, La EDC, ENELVEN, ENELCO, ENELBAR, CADAFE,
GENEVAPCA, ELEBOL, ELEVAL, SENECA, ENAGEN, CALEY, CALIFE Y
TURBOVEN, trabajan en sinergia para atender el servicio y avanzar en el proceso
de integración para garantizar y facilitar la transición armoniosa del sector.
Ante la creciente demanda y las exigencias del Sistema Eléctrico Nacional, SEN,
el Ejecutivo Nacional crea al Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica
MPPEE, anunció hecho desde el Palacio de Miraflores por el Presidente de la
6
República Hugo Rafael Chávez Frías, el 21 de octubre de 2009. La información fue
publicada en la Gaceta Oficial número 39.294, Decreto 6.991, del miércoles 28 de
octubre. En ella se informa que el titular de esta cartera tendrá entre sus funciones ser
la máxima autoridad de Corpoelec. "Vamos a fortalecer y reimpulsar el sistema
eléctrico nacional”, enfatizó el máximo líder de la Revolución Bolivariana de
Venezuela.
En el decreto 5.330 el ente rector de la política eléctrica era el Ministerio del Poder
Popular para la Energía y el Petróleo, MENPET. Ahora Corpoelec está bajo la tutela
del Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica, MPPEE. El 12 de julio del
2010, en la Gaceta Oficial 39.463, se aprueban las modificaciones a este decreto que
enfatiza la necesidad de dar un mayor impulso a la fusión de las filiales
de Corpoelec en una persona jurídica única. Allí se establece el 30 de diciembre de
2011 como la fecha tope para la integración definitiva.
Desde la Asamblea Nacional, y bajo el liderazgo de la Comisión Permanente de
Energía y Minas, se aprobó, en Primera Discusión, el Proyecto de Ley Orgánica del
Sistema y Servicio Eléctrico (LOSSE), instrumento legal que refuerza las líneas del
Plan Estratégico del MPPEE, que busca, en un plazo menor a los cinco años,
solucionar las deficiencias del SEN y realizar la efectiva restructuración
de Corpoelec.
El objeto de Corpoelec es brindar servicios y redistribuir las cargas de manera que
cada empresa (CADAFE, ENELBAR, ENELVEN, CALIFE, La EDC, EDELCA,
CVG, ENELCO, SENECA, ELEBOL, ELEGUA, ELEVAL, ENAGEN y
CALEY) asuma el liderazgo en función de sus potencialidades y fortalezas. En la
actualidad el proceso de reagrupación avanza para la conformación efectiva de
equipos de gestión bajo una gran corporación, aprovechando los valiosos recursos
humanos, técnicos y administrativos existentes en cada región.
7
Adicionalmente puede dedicarse a cualquier actividad comercial relacionada
directa o indirectamente con su objeto principal, y en general, ejecutar todos los actos
y contratos que sean necesarios. Todo ello en pro del crecimiento y desarrollo
productivo.
Misión
Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente,
confiable, con sentido social y sostenibilidad en todo el territorio nacional, a través de
la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de
generación, transmisión, distribución y comercialización del sistema eléctrico
nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir
con el desarrollo político, social y económico del país.
Visión
Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de
servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia,
confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que
promueve la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la
Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo
y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo
venezolano.
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Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía
La Pasantía se realizó en el departamento de Financiamiento Operativo Región Sur
(Ver Figura N° 1), donde su objetivo principal es el pago a los grandes proveedores
que posee Corpoelec; Esto se hace a través de diferentes puntos de cuentas, propiedad
de la empresa; cada punto de cuenta está asociado a un proyecto determinado por
ejemplo:
El punto 015 está asociado a los proyectos:
Proyectos De Nuevas Plantas
Proyectos En Plantas Existentes (Central Hidroeléctrica Simón Bolívar)
Cuando es Gurí
Proyectos En Plantas Existentes (Central Hidroeléctrica Antonio José de
Sucre) cuando es Macagua.
Figura N°1: Estructura Organizativa del DPTO de Financiamiento Operativo
Región Sur
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El Dpto. de Financiamiento Operativo tramita los desembolsos relacionados con
obras de envergadura que van a ser cancelados a los proveedores y contratistas a
través de recursos ya financiados. Estos recursos la Corporación los distribuye de a
acuerdo a los proyectos que se van a llevar a cabo. Las pautas bajo las cuales se
manejan las actividades de las unidades de Financiamiento Operativo de cada una de
las regiones son dictaminadas por la Unidad de Financiamiento Corporativo ubicada
en la región Capital.
Problemas observados en la empresa.
La empresa Corpoelec es una empresa netamente Socialista. Los procesos
administrativos son poco regulares por no existir manuales de procedimientos
administrativos en todas las áreas. Ahora bien, los controles a pesar de esto, son
implementados pero no se le realizan sus debidos seguimientos. Analizando la falta
mencionada anteriormente, cabe destacar que, en un área de suma importancia como
ésta, donde se tramitan los pagos a los grandes y pequeños proveedores de la
empresa, es indispensable la presencia de procedimientos actualizados que permitan
facilitar al personal el conocimiento de los procesos óptimos que deben emplearse al
momento de emprender alguna actividad, evitando a su vez, la presencia de errores
que puedan acarrear problemas futuros.
Adicionalmente, se observo que cuenta con un capital humano muy reducido para
la cantidad de operaciones y transacciones generadas por esta empresa, que a en su
trayectoria ha tenido un crecimiento acelerado de producción, originando la
necesidad de actualizar los procedimientos propuestos en el departamento, debido a
que éste tiene procesos muy cambiantes.
Sin embargo, la problemática presentada en el departamento de Financiamiento
Operativo entorno a este tipo de administración ha sido equilibrada, puesto que la
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información se logra de manera oportuna por los controles de los lapsos de esta
empresa y así guardar la confidencialidad de la información.
Las circunstancias antes señaladas, ameritan un seguimiento continuo en dicho
departamento y sus procesos administrativos realizados, puesto que la debida
actualización de dichos procedimientos permitirán el buen funcionamiento de este
departamento, tomando en cuenta los conocimientos adquiridos en la revisión y
ejecución propia de estos cuatro meses de estadía en la empresa.
Objetivo de la pasantía.
Para solventar la situación actual se establece como objetivo general: Analizar los
Procedimientos propuestos en el departamento de Financiamiento Operativo Región
Sur, Corpoelec.
Objetivos Específicos
Identificar las Actividades que se ejecutan en el departamento de
Financiamiento Operativo.
Describir las Actividades que se ejecutan en el departamento de
Financiamiento Operativo.
Revisión de las Funciones Desarrolladas en el Departamento de
Financiamiento Operativo.
Explicación del plan inicial de trabajo.
Para el logro de los objetivos planteados en este informe de pasantías, se diseñó un
plan de actividades donde se describen las actividades desarrolladas en el Dpto. de
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Financiamiento Operativo, el cual fue aprobado por el tutor académico y el tutor
industrial, el cual está integrado de la siguiente manera:
Inducción al Dto de Financiamiento Operativo Región Sur.
Manejo de Fuentes de Financiamiento de Corpoelec.
Preparación de Desembolsos.
Actualización de la Tabla de Control de Financiamiento.
Elaboración del Informe de Pasantías.
Identificar las Funciones que se ejecutan en el departamento de Financiamiento
Operativo.
Manejo de Fuentes de Financiamiento de Corpoelec.
Preparación de Desembolsos.
Actualización de la Tabla de Control de Financiamiento.
Describir las Funciones que se ejecutan en el departamento de
Financiamiento Operativo.
Inducción en Financiamiento Operativo Región Sur
En la primera semana de inicio de la pasantía, se realizó la debida inducción por
parte de la Lda. Ingrid González, con la que se permitió la familiarización con las
diferentes actividades a realizar en el departamento; haciendo hincapiés en la
explicación de los procedimientos que se utilizan con más frecuencia, cómo se
realizan y su importancia. Se habló del sistema de registro utilizado, en este caso,
sistema SAP donde se lleva un control riguroso de todas las órdenes de pago ya
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registradas. (Ver Figura N° 2) En esta figura se muestra ya en detalle, todos los
datos de la orden de pago, las retenciones correspondientes, base imponible, etc
Figura N°2: Ventana SAP
En esta ventana, se procede a suministrar el N° de documento y la sociedad
correspondiente para así visualizar la orden de pago correspondiente.
También, durante este proceso de inducción se pudo notar la importancia que tiene
el “Archivar” en esta unidad; durante las primeras tres semanas se explicó como era
el proceso de archivo y se llevó a cabo el mismo; la importancia de archivar los
documentos, radica en la facilidad de visualizar por carpetas identificadas cada una
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con sus puntos de cuenta y proyecto pagador, los desembolsos requeridos a la hora de
realizar una corrección o corroborar alguna información o monto. Este proceso se
inicia, en primer lugar, ordenando cada desembolso por punto de cuenta
correspondiente, luego se proceden a ordenar por proyecto y finalmente por número
de FRS el cual es un cronológico Interno de Financiamiento y así incluirlos en las
carpetas anteriormente mencionadas. (Véase según muestra la FIGURA N° 3).
Figura N°3: Archivo
Manejo de fuentes de Financiamiento
En esta actividad se procede a evaluar cada uno de las fuentes de financiamiento
que intervienen en el pago de diversos proveedores. Dentro de los puntos de cuenta
que se manejan están:
FONDO PÚBLICO:
PTO. Cuenta 013- 031-433-08/2012 (BCV)
PTO. Cuenta 056 (Dólares Fonden)
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FCCV(Convenio 093-094-103)
PTO. Cuenta 09-2012 (Tesorería Corporativa)
PTO. Cuenta 015-2012 (Dólares y Bs Fonden)
PTO. Cuenta 017-2012 (Dólares y Bs Fonden)
CONVENIOS INTERNACIONALES:
PTO. Cuenta 002 (SAFCA)
PTO. Cuenta 096 (Fonden- Tesorería Corporativa)
PTO. Cuenta 056 (Bolívares Safca)
Comisión mixta Cuba Venezuela (Fonden)
Convenio Portugal (PDVSA)
Convenio Uruguay (PDVSA)
Convenio China(Gran Volumen Largo Plazo FCCV)
Convenio Colombia (Ingresos Propios)
PTO. Cuenta 016-2012 (Dólares y Bs Fonden)
LEEA MULTILATERALES
Contratos de la CAF
Contratos con el BID
Pagos Bs. Bonos de la Deuda Pública.
(Ver Figura N° 4 y 5)
En las figuras N° 4 y 5 se visualizan los distintos puntos de cuentas Activos que
maneja la empresa.
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Figura N°4: Puntos de Cuentas Activos.
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Figura N°5: Puntos de Cuentas Activos.
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Preparación de desembolsos
En esta actividad se procede a la explicación de la elaboración de desembolsos;
esta es la actividad que con más frecuencia se realizó durante el proceso de pasantías.
En primer lugar, el departamento recibe dos (2) expedientes con recaudos
requeridos de la unidad de Cuentas por Pagar, luego se certifica el registro en el
sistema SAP comprobando que los montos coincidan con lo físico; es aquí donde se
procede a elaborar el respectivo Desembolso y Cuadro de Retenciones. Una vez
terminado este proceso, se trasladará al departamento de Impuesto Sobre la Renta
para su respectiva revisión y luego de obtener todas las firmas pertinentes, se enviará
una valija al edificio corporativo en caracas en donde se maneja el control de la
disponibilidad de recursos, y se autoriza el pago; una vez que se realiza el pago, se
envía información de lo pagado al departamento de Financiamiento Regional. Los
dos (2) expedientes antes mencionados requieren de una serie de requisitos a la hora
de recibirse, estos requisitos son los siguientes:
Solicitud de desembolso, firmado por el sub comisionado, para aquellos pagos
asociados al punto de cuenta 013, reprogramado (031,433 y 08/12), deben estar
conformados por el presidente de Corpoelec.
Cuadro de Retenciones validado por Finanzas Regional y Control Fiscal
Regional
Copia (s) de la (s) factura (s) o Recibo
Copias de las valuaciones, si es el caso, firmadas tanto por el contratista como
por el responsable de la ejecución del proyecto de la región
Hoja de servicio o cualquier documento que valide el registro presupuestario
correspondiente. Requerimiento indispensable para el pago.(Ver Figura N° 6)
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Figura N°6: Visualización, Hoja de Servicios
En caso de haber recibido las mercancías o bienes contratados, anexar nota de
entrega
Copia de certificación bancaria, emitida por la institución financiera(vigencia
hasta un año)
Copia del contrato firmado u orden de compra o servicio (en el primer pago o
anticipo)
Copia de las Fianzas a que se dé lugar en el contrato (en el primer pago o
anticipo)
De acuerdo a lo establecido en el DIR-0634 de fecha 13.05.2011, donde la Junta
Directiva autoriza aprobar los mecanismos propuestos para el otorgamiento de los
anticipos y en la comunicación N° CCF-5078 de fecha 12.12.2011 donde se indica
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que no se deben adquirir compromisos, sin que la Coordinación Financiera
Corporativa certifique la disponibilidad de recursos. A continuación se indican los
requisitos para dichas aprobaciones:
Monto total del Contrato.
Porcentaje exacto que se esté solicitando para el anticipo.
Fuente de Financiamiento (Ejm. Pto. de Cta. 031/2011, Pto. de Cta 02/2011 o
cualquier otra fuente de financiamiento existente).
Nombre del proyecto al cual está asociado dicha obra, entre otros detalles que
sean relevantes para la Comisionaduría.
Justificación del proceso que se esté manejando en dicho Punto de Cuenta o
Comunicación.
Indicar disponibilidad presupuestaria
Punto de Cuenta o Comunicación deberá estar firmado o avalado por el
Comisionado, Sub-Comisionado y Coordinador Corporativo del área de
negocio según su origen.
Los expedientes deben ser preparados, considerando el número de pedido, las
facturas imputadas al mismo y la moneda.
Entrega de facturas y dos (2) expedientes por parte de la Unidad
Administradora de Contrato a la Unidad de Cuentas por Pagar seg n lo estipulado
en el Memorando-CCF-535 2011
IVA Gastos de Nacionalización: Anexar las facturas de Gastos de
Nacionalización que generan dicho IVA con sus respectivas entradas de servicio.
(Desembolso por separado
Devolución de Fianzas Laboral y Fiel Cumplimiento : Se debe anexar
relación de las facturas las cuales se le aplico dicha retención. Desembolso por
separado
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La información de los pagos se envía de manera semanal a la unidades
administradoras de contrato considerando lo reportado por el Corporativo a la
fecha
Las solicitudes de los desembolsos tramitados, debe ser aprobada por la Lcda.
Mayira Castro.
Es preciso mencionar que el proceso realizado por el Departamento de
Financiamiento Operativo Región Sur para el trámite de pago, abarca los primero dos
(2) numerales de los requisitos anteriormente mencionados; estos son: Solicitud de
desembolso y el Cuadro de Retenciones, todo esto, validado por Finanzas Regional y
Control Fiscal Regional.
Para una mejor apreciación del trámite de desembolso, (Ver Figura N° 7 y 8),
donde se mostrará un modelo del Oficio y del Cuadro de Retenciones.
Figura N°7: Modelo de Oficio
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Figura N°8: Modelo de Retenciones
El formato de desembolso debe indicar lo siguiente:
Fuente de Financiamiento o Punto de Cuenta.
Objeto del Contrato.
Facturas asociadas al desembolso.
Monto del desembolso, debe coincidir con el indicado en el cuadro de
retenciones y expresar la moneda que corresponda.
Nombre del proyecto como se indica en el Punto de Cuenta
Beneficiario
Área Sustantiva
Número de desembolso o Control.
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El formato de Cuadro de retenciones debe contener:
Monto base debe ser el mismo indicado en la factura.
Amortización del anticipo (en caso que aplique)
Retenciones Contractuales (en caso que aplique)
Indicar en los títulos de las columnas los % correctos a retener contrato y ley
Identificar la moneda
Los montos por retenciones contractuales se descuenta del monto a pagar, no
se suman al monto del desembolso
El Monto a Pagar = Monto Total de la Factura – Retenciones Fiscales-Retenciones
Contractuales - Anticipo - Responsabilidad Social.
El Monto del Desembolso = Monto a pagar al Contratista + Retenciones Fiscales +
Responsabilidad Social
Nota: Monto total del desembolso es la suma de los fondos que se obtienen del
Fondo o Fuente de Financiamiento
Actualización de la Tabla de Control de Financiamiento
Siguiendo con la explicación del proceso de pago, cabe destacar la importancia
que tiene la actualización de la tabla de control de financiamiento; la función de ésta
no es más que el de llevar un control riguroso de todo lo que se tramita por
financiamiento y en principio, se puede visualizar el “Estatus” de las facturas de cada
proveedor, si se pagó, si está por pagarse, así como también el recorrido del
desembolso antes de ser pagada la factura. En esta se detalla: el código del proveedor,
nombre del proveedor, número de contrato, número de desembolso, nombre del
proyecto por el cual va a pagarse, fecha de entrada de la orden de pago, fecha en que
fue enviado a Financiamiento Corporativo, fecha de devolución (si aplica), fecha de
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pago, nombre del analista responsable, así como cualquier otro dato que permita
identificar rápidamente un desembolso específico. (Ver Figuras N°9 y 10)
Figura N°9: Tabla de Finaciamiento
Nº DE OFICIOFECHA DE
DEVOLUCIÓNESTATUS OBSERVACIONES
FIN/RS/641/11 DEVUELTOFIN/RS/641/11 DEVUELTOFIN/RS/641/11 DEVUELTOFIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN FIN/RS/678/11 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN
24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN 24/04/2012 DEVUELTO DEVUELTO A FINANZAS REGIÓN
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Figura N°10: Tabla de Financiamiento
Revisión de las Funciones Desarrolladas en el Departamento de Financiamiento
Operativo.
De acuerdo a lo examinado, se pueden desarrollar los siguientes procesos que
pudieran facilitar la ejecución de las actividades del departamento:
1. Distribución de coordinadores específicos para la observación de los
desembolsos, antes de ser firmados por la Líder de Financiamiento Región Sur
2. Solicitar con tiempo a las Unidades sobre los requisitos pertinentes para
tramitar un desembolso, facilitando de esta manera su pago.
#N° PROVEEDOR Y/O
CONTRATISTAPROVEEDOR N° CONTRATO N° FACTURA MONEDA
N°
DESEMBOLSO
1 5001640 ALSTOM HYDRO FRANCE 2.2.102.003.00 111303 EUR FRS/398/112 5001640 ALSTOM HYDRO FRANCE 2.2.102.003.00 111305 EUR FRS/398/113 5001640 ALSTOM HYDRO FRANCE 2.2.102.003.00 111311 EUR FRS/398/114 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021054749-IVA VEF FRS/433/115 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021054627-IVA VEF FRS/433/116 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021054640-IVA VEF FRS/433/117 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021054756-IVA VEF FRS/433/118 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021054622-IVA VEF FRS/433/119 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021056435-IVA VEF FRS/433/11
10 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021056429-IVA VEF FRS/433/1111 2001360 SIEMENS, S.A. 1.3.300.006.06 55757021054640 VEF FRS/433/1112 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002179-IVA VEF13 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002186-IVA VEF14 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002184-IVA VEF15 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002185-IVA VEF16 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002170-IVA VEF17 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002188-IVA VEF18 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002177-IVA VEF19 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002196-IVA VEF20 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002187-IVA VEF21 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002198-IVA VEF22 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002197-IVA VEF23 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002189-IVA VEF24 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002193-IVA VEF25 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002192-IVA VEF26 4000174 VENEZOLANA DE MONTAJES ELECTROMECANICOS, C.A. 1.3.300.001.06 002169-IVA VEF
25
3. Para el trámite de un desembolso se debe exigir la entrega de las dos (2)
carpetas listas por parte de los administradores de contratos, incluyendo la
Certificación Financiera la cual indicará por qué punto de cuenta se tramitará
dicho desembolso; en caso contrario no procesar y devolver la unidad.
4. Delimitación del tiempo de urgencia de los pagos que se tramitarán, para que
así los analistas administren de manera eficiente el tiempo para el trámite de cada
desembolso.
5. Unificación de criterios por parte de Financiamiento Corporativo con respecto
a los procesos de la Unidad, manejando todos los miembros del departamento, una
misma información.
Tomando en cuenta estas sugerencias, la propuesta o recomendación para mejorar
esta situación sería organizar y ejecutar un proceso de manera más efectiva y rigurosa
para evitar retrasos:
1. Las Órdenes de pagos enviadas de Cuentas Por Pagar deben ser revisadas
rigurosamente por la secretaria del departamento, corroborando que éstas cumplan
con todos los requerimientos exigidos y debidamente ordenados. De igual manera,
deben contener la información que requiere el desembolso, tales como, la Hoja de
Entrada, Certificación Bancaria Vigente, Certificación Financiera, Control de
erogaciones si aplica, etc. En caso de que no se cumplan con estos requerimientos,
no se recibirán las Órdenes de Pago y se devolverán a sus respectivas unidades
para su debida corrección. Existen casos en que las órdenes de pago provienen de
Tesorería, en esta oportunidad Financiamiento Operativo debe colectar toda la
información necesaria para preparar los dos (2) expedientes.
2. En caso de que las Órdenes de Pago tengan toda la información requerida, la
secretaria procede a registrar en la Tabla de Desembolsos y en el Sistema SAP
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dichas Órdenes para luego asignarlas a los analistas, tomando en cuenta las
Órdenes que tengan en trámite.
3. Es preciso Sugerir a las Unidades administradoras que conversen con los
proveedores la posibilidad de exigirle a su banco beneficiario, que todas sus
Certificaciones Bancarias tengan una fecha de vencimiento de un (1) año, ya que
la mayoría tienen 3 meses de vencimiento y al llegar esta factura al Corporativo en
Caracas, llega vencida, por lo que retrasa el proceso de pago.
4. En Financiamiento Operativo como principal requisito para la tramitación de
desembolsos, debe ser la delimitación oportuna de las órdenes de pago a tramitar y
sus conceptos, evitando la posterior anulación de los mismos por haber sido
tramitados bajo fondos no disponibles, o porque no correspondan con los
proyectos aprobados, por mencionar algunas causas. Solo se deben recibir órdenes
ya aprobadas y confirmadas por la Líder de Finanzas Región Sur para ser
tramitadas.
5. Es necesario mantener comunicación constante entre Financiamiento
Corporativo y Financiamiento Operativo. Debido a que Financiamiento
Corporativo es el que se encarga de informar al resto de las Unidades de
Financiamiento a nivel nacional sobre los pagos ya realizados a los proveedores,
con fecha de los mismos y la disponibilidad de los recursos, deben elaborarse
reportes semanales con esta información, dándose a conocer tanto a los Lideres de
Finanzas de todas las regiones, como a los Financiamientos Operativos que
existen, consiguiendo con esto, contar con información oportuna y veraz.
6. Es pertinente contar con toda la información necesaria a la hora de tramitar un
desembolso, es por ello que existe una carpeta en la red de la empresa dónde todos
los analistas pueden guardar documentos y requisitos que pueden necesitar en un
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momento determinado. Esta información la pueden visualizar todos a través de la
red.
7. Se considera conveniente que cada analista organice de forma cronológica y
ordenada por punto de cuenta y nombre de proyecto, cada una de las copias de los
desembolsos ya tramitados para así, facilitar el trabajo de archivo de la secretaria
ya que la mayoría de las veces hay abundante flujo de desembolsos y la
clasificación de los mismos tiende a retrasar un poco el proceso de Archivo.
8. Luego que la secretaria distribuyó al analista las órdenes, este tramita el
desembolso, recoge las firmas necesarias en la zona y lo entrega a la secretaria
para enviarlo a Caracas y así pueda ser firmado por los Comisionados y Presidente
de Corpoelec. Una vez que Financiamiento Corporativo cumple con su trámite y el
desembolso es pagado al proveedor, el analista que lo tramitó actualiza la Tabla de
Desembolsos y rebaja en el Sistema SAP la cuenta por pagar. La orden de pago ya
pagada se traslada del archivo de Financiamiento al archivo de Contabilidad.
9. Es importante actualizar diariamente la Tabla de Desembolsos para contar
con información actualizada y correcta de todos los desembolsos tramitados.
10. Cualquier cambio en los procesos de las unidades, deben ser informados
rápidamente para realizar las revisiones y modificaciones pertinentes evitando
retrasos en el proceso.
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Elaboración del Informe de Pasantías
Se trata del desarrollo del informe final, siguiendo las pautas establecidas en el
reglamento de pasantía emitido por la Universidad Nacional Experimental de
Guayana. (UNEG).
Figura N°11: Lugar Asignado para desempeñar el trabajo
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LOGROS ALCANZADOS
Todo el plan de trabajo fue realizado tomando en cuenta cada una de las
actividades en el tiempo convenido para cada una de ellas, permitiendo la adquisición
de mayores conocimientos sobre los temas desarrollados. Además, al contar con el
apoyo de ambos tutores y con la presencia de un ambiente de trabajo afectuoso y
cordial, se logró tener una mejor motivación.
De igual forma, gracias a los diferentes conocimientos adquiridos en las primeras
semanas de pasantía y al acceso permitido tanto al sistema como a la red, se pudo
llevar a cabo también de manera eficaz el análisis de la Propuesta de Financiamiento
y la actualización de la misma, la cual quedará como herramienta de esencial uso en
la empresa, tanto para el personal fijo como para sus futuros pasantes y ayudará en la
mejora del control interno de la misma.
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FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS EN EL DESARROLLO
DE LA PASANTÍA
Facilidades
Durante la estadía en el departamento donde fue realizada la pasantía se
propiciaron una serie de factores que facilitaron de alguna manera el desarrollo de la
misma, entre ellas se pueden mencionar:
Apoyo por parte de la tutora industrial Lda. Ingrid González al momento de la
inducción donde se encargó de explicar cómo se realizaban algunos de los
procedimientos, y al momento de alguna duda la solventaba de manera entendible
Accesibilidad a los diferentes formatos y procedimientos, lo que servía de
guía para las actividades a cumplir.
Contar con los conocimientos básicos sobre los temas y conceptos manejados
en el área contable.
Dificultades
Dentro de los inconvenientes que se presentaron durante la realización de la
pasantía, se pueden citar los siguientes:
El retraso por parte de algunos administradores de contratos al momento de
suministrar los expedientes con todos los requisitos requeridos por parte del
departamento; Esto, dificultaba el trabajo a realizar durante la pasantía, ya que
aumentaba el tiempo para tramitar los desembolsos.
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CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
Al finalizar el período de pasantía y tomando en cuenta las actividades realizadas
en la misma, se puede acotar que los conocimientos adquiridos durante este tiempo
fueron muy oportunos, ya que, todas las actividades realizadas tuvieron relación
directa con la contabilidad, rama de especialización escogida y se pudo palpar la
importancia de poner en práctica lo estudiado, en el campo laboral.
A nivel Teórico
Con respecto a los conocimientos teóricos, se fueron adquiriendo a medida que se
fue leyendo y analizando algunos materiales de apoyo los cuales describían muchos
procesos y lineamientos a seguir al momento de realizar las funciones del
departamento; También se fortalecieron conocimientos anteriormente adquiridos en
la universidad relacionada al área contable, por ejemplo, se conoció sobre los
diferentes porcentajes a retener de acuerdo a las leyes de IVA, ISLR, Decreto 1808 y
Reglamento de ISLR dependiendo del tipo de pago, si es de servicio o compra
directa, si la transacción es dentro del país o fuera del país, etc.
A nivel práctico
A nivel práctico se pudo profundizar el manejo de EXCEL, como herramienta
fundamental para la realización del Cuadro de Retenciones; de igual manera se pudo
conocer las tarifas de ISLR según sea pertinente, como por ejemplo:
El ISLR se aplica sólo a los servicios que se ejecutan en el país, por lo general
es un 2%
Al servicio de transporte se aplica un 3%
A los Honorarios Profesionales se le aplica un 5%
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A las cooperativas se les aplica el 1% - sustraendo, dependiendo de la unidad
tributaria
A los trabajos intelectuales (Hacer con la cabeza) se le aplica un 5%
Cuando es en moneda extranjera, no aplica ISLR
También se pudo conocer que el “Timbre Fiscal” se le aplica a toda compra de
bienes o servicios, menos a las “devoluciones en garantía y los viáticos”. De igual
manera, se le aplica el “Anticipo” a los “suministros de materiales y ejecución de
obras”, excluyendo a la “variación de precios”
-En cuanto al anticipo, cuando este es pagado por financiamiento o coordinación
financiera se aplica: (Base Imponible- Amortización Anticipo) * 0.1%; Cuando se
paga por tesorería se aplica: (Base Imponible* 0.1%)
Es importante resaltar, que todos estos conocimientos, unos fueron reforzados y la
gran mayoría adquiridos por primera vez en la práctica, contemplando aquí la
importancia que tiene el desempeño directo en el área laboral.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El proceso de pasantías fue un período bastante aprovechado, puesto que se realizó
un plan de trabajo muy completo, tratando de abarcar de forma generalizada la labor
de un analista en cualquier organización, aunado a ello se contó con el apoyo de la
tutora Industrial quien brindó una excelente orientación profesional.
Ahora bien, de acuerdo al resultado obtenido, se procede a citar las siguientes
recomendaciones, dirigidas a la Universidad, a la empresa y a los futuros pasantes de
la carrera en formación:
A la Universidad
Que la Universidad Nacional Experimental de Guayana habilite unas horas de
formación académicas, adecuándonos al programa EXCEL, siendo este una
herramienta fundamental de control en la mayoría de las instituciones donde son
realizadas las pasantías y es notoria la falta de conocimiento total de esta herramienta.
Insistir a los tutores académicos el que visiten a sus alumnos al sitio de
desarrollada la pasantía, ya que éste debe estar informado de las actividades
desempeñadas por el pasante y debe haber una vinculación a la hora de realizar el
informe de pasantías.
A la Empresa
Tener disponible un manual de procedimientos al alcance de todos, donde se
describan los pasos a seguir de cada proceso en el departamento de Financiamiento
Operativo, para que así no sólo los futuros pasantes tengan una guía práctica de lo
que están realizando, sino para que los propios empleados de la empresa tengan una
herramienta que los ayude.
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A los pasantes
Realizar con empeño y dedicación todas las actividades descritas en el plan de
trabajo, colaborando con todo lo que haga falta en la institución y/o departamento;
proponer soluciones a los problemas hallados y siempre tener la mejor disposición a
la hora de realizar alguna actividad, ya que todo estos, son conocimientos que a la
larga les ayudarán en el ejercicio de su profesión.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS
[Página Web En Línea]. Disponible: www.lopeznino.com.ve. [Consulta: 2012,
octubre 22].
Juan Garay y Miren Garay (2002) Ley de Impuesto Sobre la Renta Comentada.
Caracas, Venezuela
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Figura Nº 12: Plan de Trabajo
