Curso de Microsoft ® Office Word 2007 Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia para el envío masivo de correspondencia

Curso de Microsoft® Office Word 2007

Combinación de correspondencia I: Usar la

combinación de correspondencia para el envío

masivo de correspondencia

[Nombre de la organización] presenta:

Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia para el envío masivo de correspondencia

Contenido del curso

• Información general: Envío masivo de correspondencia

• Lección 1: Cómo funciona

• Lección 2: Configurar la lista de destinatarios

• Lección 3: Realizar una combinación de correspondencia completa

Dos de las tres lecciones incluyen una lista de tareas sugeridas; cada una incluye una serie de preguntas de prueba.


Información general: Envío masivo de correspondencia

Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo electrónico con información personal relativa al salario y la retención de impuestos.

Crear cada elemento por separado llevaría horas. Solución: combine la correspondencia.

Esta característica permite crear un documento con la información que es la misma para todas las copias y agregar marcadores de posición para la información que no se repite. Word se encarga del resto.


Objetivos del curso

• Comprender cómo funciona la combinación de correspondencia para obtener los resultados deseados.

• Configurar un documento para realizar un envío masivo de correspondencia.

• Realizar una combinación de correspondencia básica con el Asistente para combinar correspondencia.

Lección 1

Cómo funciona


Cómo funciona

En toda combinación de correspondencia, deben tenerse en cuenta tres elementos distintos.

Comprender estos elementos le permitirá obtener los resultados esperados y deseados de la combinación de correspondencia.

1

2

3

El documento principal, que es el punto de partida.

La información de los destinatarios, como nombre y dirección de cada persona, que desea combinar con el documento principal.

Los documentos terminados, que incluyen la información del documento principal más la información única de cada destinatario.


Documento principal

El documento principal es el punto de partida. El documento principal puede ser una carta, un sobre, un correo electrónico o un cupón.

Contiene los elementos que se muestran aquí.

1

2

Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto de la sección principal de una carta modelo. Este texto solo se debe escribir una vez, con independencia de la cantidad de copias de las cartas que desee imprimir.

Marcadores de posición para la información de cada destinatario. Por ejemplo, en una carta modelo, la dirección y el saludo serán únicos para cada copia.


Información de los destinatarios

En una combinación de correspondencia, la información de los destinatarios, que es única para cada copia de la combinación, reemplaza los marcadores de posición agregados al documento principal.

Ejemplos de información de los destinatarios: Direcciones en sobres o etiquetas; nombres en el saludo de una carta modelo; importe del salario en mensajes de correo electrónico para los empleados; notas personales acerca de productos preferidos en postales enviadas por correo a clientes importantes; o números en cupones canjeables.



La información de los destinatarios se debe mantener en un origen de datos.

La expresión “origen de datos” es un término amplio que incluye toda una categoría de archivos con los que se trabaja muy a menudo.

Por ejemplo, una lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es un origen de datos.



En general, la información de los destinatarios se coloca en columnas y filas, tal como se muestra en la tabla de la imagen.

El archivo de origen de datos debe estar estructurado de tal forma que sea posible vincular los marcadores de posición del documento principal con la información correspondiente.


Conjunto terminado de documentos

Una vez terminada una combinación de correspondencia, el resultado es similar a lo que se muestra aquí.

• Conjunto de documentos individuales terminados, que se pueden imprimir (por ejemplo, cartas, etiquetas, sobres o cupones) o enviar electrónicamente durante el proceso de combinación (por ejemplo, por correo electrónico).


Conjunto terminado de documentos

Una vez terminada una combinación de correspondencia, el resultado es similar a lo que se muestra aquí.

• Documento principal. Es el documento que se usa como punto de partida, el cual permanece como un documento separado. Este documento no se guardará automáticamente después de la combinación.


Pregunta 1 de prueba 1

En una combinación de correspondencia, ¿cuál es el documento principal? (Elija una respuesta).

1. El documento de partida, que contiene el texto que será idéntico para cada carta, sobre, etc. de la combinación y los marcadores de posición para la información única de cada destinatario.

2. El primer documento del conjunto de documentos terminados de la combinación.

3. Un documento que contiene únicamente el texto que es idéntico en cada una de las copias de la combinación de correspondencia.


Pregunta 1 de prueba 1: Respuesta

El documento de partida, que contiene el texto que será idéntico para cada carta, sobre, etc. de la combinación y los marcadores de posición para la información única de cada destinatario.

El documento principal es el documento de partida, al cual se agrega el texto que será idéntico para todas las copias y los marcadores que indican cuál será la información única de cada destinatario y en qué lugar aparecerá.



El documento principal que contiene el texto y los marcadores de posición se guarda automáticamente una vez terminada la combinación. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.



Falso.

Debe guardar el documento principal para poder usarlo nuevamente en otra combinación de correspondencia.



¿Por qué la información única de los destinatarios que se usa en una combinación de correspondencia se debe guardar en un archivo de origen de datos? (Elija una respuesta).

1. Los archivos de origen de datos son un tipo de archivo especial que únicamente sirven para la combinación de correspondencia.

2. Los archivos de origen de datos organizan la información de modo que puede combinar determinada información con marcadores de posición específicos en el documento principal.

3. Los archivos de origen de datos están diseñados para almacenar mucha información.



Los archivos de origen de datos organizan la información de modo que puede combinar determinada información con marcadores de posición específicos en el documento principal.

Es la forma estructurada de organizar la información en los archivos lo que permite tomar información de una celda de ese archivo y colocarla en un documento único.

Lección 2

Configurar la lista de destinatarios


Configurar la lista de destinatarios

Ya conoce los elementos básicos de una combinación de correspondencia.

A continuación aprenderá a configurar el documento principal y a conectarlo a la lista de destinatarios.

La lista de destinatarios, junto con los marcadores de posición agregados al documento o sobre de Word, son la parte esencial de la combinación de correspondencia.

Funcionan conjuntamente para colocar la información única en las copias finales combinadas de forma individual.


Más información acerca de la lista de destinatarios

Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo donde la información de los destinatarios esté organizada en columnas y filas. Se puede crear con diferentes programas, como Excel, Access o Outlook.

1 Las columnas de la lista representan una categoría o tipo de información. Cada columna se identifica con un encabezado de columna. Por ejemplo, en una lista de clientes podría haber columnas para Nombre, Apellido y Dirección.



Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo donde la información de los destinatarios esté organizada en columnas y filas. Se puede crear con diferentes programas, como Excel, Access o Outlook.

2 Cada fila de la lista representa la información completa de un destinatario. En la lista de clientes, por ejemplo, una fila contiene toda la información acerca del cliente: su nombre, su dirección, etc.



Las columnas y filas permiten colocar la información única de los destinatarios en otros documentos durante la combinación de correspondencia.

Desde el documento principal, primero se conecta a la lista y luego podrá agregar cualquier encabezado de columna como marcador de posición en dicho documento. (Oficialmente, estos marcadores de posición se denominan campos. Más adelante podrá obtener más información sobre campos).



Las columnas y filas permiten colocar la información única de los destinatarios en otros documentos durante la combinación de correspondencia.

Al finalizar la combinación de correspondencia, se obtiene para cada persona un documento terminado que contendrá información tomada de una fila de la lista de destinatarios.


Procedencia de la lista de destinatarios

En muchos casos, la lista de destinatarios que se desea usar ya existe.

Por ejemplo, posiblemente tenga acceso a un archivo con una lista que contiene los siguientes datos:

• Nombres, direcciones, etc. de clientes o contactos.

• Productos o servicios que ofrece la compañía.

• Información acerca de los empleados.


Procedencia de la lista de destinatarios

Si la lista ya existe, la conexión puede establecerse durante la combinación de correspondencia.

No se preocupe si todavía no tiene ninguna lista. El proceso de combinación de correspondencia incluye un paso en el cual puede crear una lista de destinatarios desde cero. Podrá obtener más información sobre este tema en la próxima lección.


Campos

Una vez establecida la conexión a la lista de destinatarios, puede indicar la información que desea incluir en la combinación de correspondencia mediante los campos.

Un campo es una serie de códigos que indica a Word que inserte información en un documento de forma automática.

Informalmente, se puede pensar que los campos son marcadores de posición.


Campos

En un envío masivo de correspondencia, los campos que se usan se llaman campos de combinación y son los marcadores de posición para la información única que se obtiene directamente de la lista de destinatarios.

Por ejemplo, en la ilustración, se han agregado campos de combinación para la información almacenada en las columnas Dirección y Nombre de una lista de destinatarios.

Observe que en el documento aparecen entre comillas angulares (« »).


Campos de combinación

Puede crear un campo de combinación mediante la fusión de otros campos, o agrupar campos y usar espacios, saltos de línea y signos de puntuación tal como lo haría normalmente en una oración.

Por ejemplo, puede colocar un tratamiento de cortesía antes del apellido o nombre completo y configurar los campos en el documento del siguiente modo:

«Tratamiento» «Apellido»«Dirección»«Ciudad», «Estado» «Código postal»


Campos de combinación

También es posible dar formato a los campos, para controlar cómo se verá la información de los destinatarios en los documentos combinados.

Por ejemplo, si lo desea puede colocar los nombres en negrita o en color rojo.

En el documento principal, seleccione el campo, incluidas las comillas angulares (« »). En la ficha Inicio, haga clic en cualquier comando de los grupos Fuente o Párrafo y elija las opciones de formato que desee.


Sugerencias para realizar la práctica

1. Divida los datos de la columna Nombre en dos columnas.

2. Cree una columna llamada “Nota personal”.

3. Guarde la hoja de cálculo de Excel.

Práctica en línea (requiere Excel 2007)

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RP102778133082&CTT=6&Origin=RP102778253082



¿Cuál es la relación entre la lista de destinatarios y los campos insertados en el documento principal? (Elija una respuesta).

1. No existe ninguna relación.

2. Los campos son equivalentes a las columnas de la lista de destinatarios.

3. Cada campo representa una celda en la lista de destinatarios.



Los campos son equivalentes a las columnas de la lista de destinatarios.

Agregar un campo al documento principal implica que la información almacenada en la columna correspondiente de la lista aparecerá en los documentos combinados.



¿Cómo se distingue un campo del resto del texto en el documento principal? (Elija una respuesta).

1. Los campos siempre están en negrita.

2. Los campos están en cursiva.

3. Los campos se encuentran entre comillas angulares (« »).



Los campos se encuentran entre comillas angulares (« »).



Debe tener una lista de destinatarios para realizar una combinación de correspondencia. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.



Falso.

La lista se puede crear durante el proceso de combinación de correspondencia. Si sólo necesita enviar la combinación de correspondencia a unas pocas personas, posiblemente sea más sencillo realizar la lista durante el proceso.

Lección 3

Realizar una combinación de correspondencia completa


Realizar una combinación de correspondencia completa

A continuación se detallará el proceso de combinar correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia.

Al final de esta lección habrá aprendido otra forma de combinar correspondencia.


Abrir el Asistente para combinar correspondencia

Para realizar una combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

El Asistente se abrirá en la parte derecha de la ventana en un panel de tareas. Siga las indicaciones y luego haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita volver a un paso previo).

Animación: haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Reproducir.


Abrir el Asistente para combinar correspondenciaPara realizar una combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia, como se muestra aquí.

El Asistente se abrirá en la parte derecha de la ventana en un panel de tareas. Siga las indicaciones y luego haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita volver a un paso previo).


Configurar el documento principal

El segundo paso del Asistente consiste en configurar el documento principal.

Puede enviar una carta de correo personalizada o un mensaje de correo electrónico, o tal vez desee comenzar con los sobres y las etiquetas.

También puede crear un directorio para almacenar listas de datos, como nombres y direcciones de clientes, información de productos y datos de contacto del personal.



Las opciones del Asistente varían de acuerdo con el tipo de documento seleccionado en el primer paso.

Cambiar el diseño del documento. Esta opción está seleccionada porque cuando se inició el Asistente estaba abierto un documento en blanco. Se desea convertir ese documento en blanco que está abierto en un documento de sobre. Haga clic en Opciones de sobre y elija el tamaño del sobre y otras opciones que desee; el documento de sobre sustituirá al documento en blanco.

En este caso se eligió crear sobres, de modo que hay tres opciones.



Las opciones del Asistente varían de acuerdo con el tipo de documento seleccionado en el primer paso.

En este caso se eligió crear sobres, de modo que hay tres opciones.

Empezar a partir de un documento existente. Si para la combinación de correspondencia desea usar un sobre que ha guardado anteriormente, pero en la pantalla aparece un documento en blanco, seleccione esta opción para reemplazar el documento en blanco con el sobre.


Conectarse a la lista de destinatarios

En el paso 3, debe conectarse a la lista de destinatarios que desea combinar con los documentos.

Hay tres opciones.

Usar una lista existente. Si ya tiene una lista de destinatarios con la información que desea combinar, seleccione esta opción.

Luego haga clic en Examinar, en el Asistente, para buscar y abrir el archivo.




Hay tres opciones.

Seleccionar de los contactos de Outlook. Si desea usar la lista de contactos de Outlook como lista de destinatarios, seleccione esta opción.

Luego haga clic en Elegir la carpeta de contactos para buscar y abrir la lista de contactos correcta.




Hay tres opciones.

Escribir una nueva lista. Si no tiene ninguna lista de destinatarios adecuada y desea crear una, seleccione esta opción. La lista nueva se guardará como un archivo de base de datos (.mdb) para envío de correspondencia en la carpeta Mis archivos de origen de datos dentro de las carpetas Documentos o Mis documentos.

Podrá volver a usar el archivo para otras combinaciones de correspondencia.


Elegir los destinatarios de la correspondencia

Después de conectarse a la lista de destinatarios, debe elegir los destinatarios que desea incluir en el archivo de correspondencia.

Por ejemplo, tal vez se desee enviar una carta modelo sólo a aquellos clientes del archivo que tienen un código postal específico.

O crear un directorio que incluya únicamente una línea de productos.



Todo esto se hace en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, que se abre automáticamente al conectarse a una lista o crear una nueva lista de destinatarios.

1 Todos los destinatarios tienen una marca de verificación junto a su nombre y están incluidos de forma predeterminada en el envío de correspondencia.



Todo esto se hace en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, que se abre automáticamente al conectarse a una lista o crear una nueva lista de destinatarios.

2 Si desea restringir la lista de destinatarios, haga clic en Ordenar… para elegir el nombre de la columna que desea ver y ordenar (sea en forma ascendente o descendente); o haga clic en Filtro… para introducir los campos y valores de los destinatarios que desea ver.


Diseñar el documento principal

A continuación, debe diseñar el documento principal, lo que supone agregarle contenido.

Ese contenido consiste en información que es la misma para todas las copias combinadas y marcadores de posición (campos) para los datos de los destinatarios en cada copia combinada.

La animación muestra cómo diseñar un sobre.

Animación: haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Reproducir.



A continuación, debe diseñar el documento principal, lo que supone agregarle contenido: la información que es la misma para todas las copias combinadas y los marcadores de posición para los datos de los destinatarios en cada copia combinada.

En el caso de un sobre, la información que es la misma para todas las copias de la combinación es la dirección del remitente que se escribe en la esquina superior izquierda. Los marcadores de posición corresponden a las direcciones de cada destinatario.



La forma más rápida para agregar la dirección del destinatario es hacer clic en Bloque de direcciones en el Asistente.

De ese modo se agrega al sobre el campo prediseñado «Bloque de dirección», que incluye los campos Nombre, Apellido, Dirección, Ciudad, Estado o provincia y Código postal.


Vista previa

Después de agregar todo el contenido y los campos al documento principal, puede obtener una vista previa de cómo se verán los documentos combinados.

Al hacer clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para ir al paso siguiente, aparecerá automáticamente el primer documento de la combinación.


• Si el documento no se ve correctamente, haga clic en Anterior en la parte inferior del Asistente. Al volver al paso anterior, podrá agregar campos, eliminarlos o hacerlos coincidir, o realizar otras correcciones de tal modo que la información se muestre correctamente.

Vista previa

En función de cómo se vea el primer documento de la combinación, hay varias alternativas:

• Si el documento es correcto, haga clic en el botón con una doble flecha hacia la derecha en la parte superior del Asistente para ver otros documentos de la combinación, tal como se observa en la imagen.


• Si desea ver el documento combinado correspondiente a un destinatario determinado, haga clic en Buscar destinatario para buscarlo. Conforme vaya pasando los documentos, si desea excluir de la combinación a cualquiera de las personas, haga clic en Excluir al destinatario.

Esta acción solamente excluirá al destinatario del resultado final de la combinación, no lo eliminará de la lista de destinatarios.

Vista previa

En función de cómo se vea el primer documento de la combinación, hay varias alternativas:

• Si observa que la combinación incluye a algunos destinatarios que no desea, haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Tal como se describió anteriormente, puede usar este cuadro de diálogo para restringir la lista de destinatarios.


Completar la combinación

Cuando esté satisfecho con la vista previa de los documentos combinados, puede imprimir el resultado final.

Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de diálogo Combinar al imprimir.

¿Necesita hacer cambios de último momento?

Si aún desea revisar los resultados o personalizar algunos sobres seleccionados, haga clic en Editar sobres individuales en el Asistente.





De esta forma, se crea una combinación completa por separado que contendrá todos los sobres en un documento de Word. Después de revisar o modificar los sobres en este documento completo, podrá imprimirlos inmediatamente.





O simplemente guarde el documento e imprima los sobres en otro momento. Si desea conservar los cambios realizados en cada sobre, asegúrese de guardar este documento. Este documento completo está separado del documento principal y tendrá un tamaño más grande.


Cancelar o reanudar una combinación

Una combinación se puede cancelar en cualquier momento antes de completarla.

Para ello, cierre el documento y elija no guardar los cambios. Se eliminarán tanto el documento como la conexión a la lista de destinatarios.

Si simplemente desea dejar de trabajar en la combinación y retomarla más tarde, guarde el documento principal.


Cancelar o reanudar una combinación

Una combinación se puede cancelar en cualquier momento antes de completarla.

Cuando abra el documento nuevamente, Word preguntará si desea conservar la conexión con la lista de destinatarios. Haga clic en Sí para reanudar la combinación.


Introducción a las combinaciones de correspondencia a través de la Cinta

¿Advirtió que los comandos de la ficha Correspondencia están disponibles a medida que se avanza en el Asistente?

La Cinta también es una forma cómoda de realizar una combinación de correspondencia; el proceso es muy similar a los pasos del Asistente.

La Cinta ofrece más características, por ejemplo la posibilidad de buscar errores automáticamente antes de completar la combinación.



Los comandos de la ficha Correspondencia se encuentran dentro de los siguientes cuatro grupos:

1

2

Iniciar combinación de correspondencia. Éste es el punto de partida en el cual se elige el tipo de documento y luego se selecciona, crea o edita la lista de destinatarios.

Escribir e insertar campos. Aquí se pueden insertar campos de combinación, hacerlos coincidir y usar reglas para realizar distintas acciones en los documentos.



Los comandos de la ficha Correspondencia se encuentran dentro de los siguientes cuatro grupos:

3 Vista previa de resultados. Además de ver los documentos combinados individuales, podrá usar una función automática de comprobación de errores.

4 Finalizar. Puede completar la combinación y combinar los documentos individuales en un documento completo, imprimirlos o enviarlos por correo electrónico.


Sugerencias para realizar la práctica

1. Abra el Asistente para combinar correspondencia y configurar el documento principal.

2. Conéctese a la lista de destinatarios y elija las personas a las que desea enviar correspondencia.

3. Escriba el contenido y agregue campos.

4. Obtenga una vista previa y haga coincidir los campos.

5. Complete la combinación.

Práctica en línea (requiere Word 2007)

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RP102778133082&CTT=6&Origin=RP102778253082



¿Cómo se abre el Asistente para combinar correspondencia? (Elija una respuesta).

1. Se hace clic en Botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Word.

2. En la ficha Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinación de correspondencia.

3. En la ficha Insertar, se hace clic en Elementos rápidos.



En la ficha Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinación de correspondencia.



¿Cómo se excluye a una persona de la combinación de correspondencia? (Elija una respuesta).

1. Se borra toda la información de dicha persona de la lista de destinatarios.

2. Al obtener la vista previa de la combinación, se elimina el documento dirigido a dicha persona.

3. Se usan las casillas del cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.



Se usan las casillas del cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia permite elegir a las personas que se incluirán en la combinación final.



En cuanto se opta por obtener una vista previa de los documentos, la combinación está finalizada y ya no se pueden realizar cambios. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.



Falso.

La vista previa permite examinar los documentos combinados antes de finalizar la combinación.


Tarjeta de referencia rápida

Para obtener un resumen de las tareas abarcadas en este curso, vea la Tarjeta de referencia rápida.

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102778173082&CTT=6&Origin=RC102778123082

Documents

Curso de Microsoft ® Office Word 2007 Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia para el envío masivo de correspondencia