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Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia Abril 2015
Combinación de Correspondencia
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Este documento detalla cómo realizar el envío de emails y cartas, mediante
combinación de Correspondencia.
A continuación, se detallan los pasos a seguir:
1º) Crear una plantilla de combinación de correspondencia desde Word. Dicha
plantilla debe guardarse como archivo XML.
Figura 1. Plantilla en Word
2º) Crear una plantilla de combinación de correspondencia en CRM.
CONFIGURACIÓN > PLANTILLA > PLANTILLAS DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Combinación de Correspondencia
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Se debe crear una nueva plantilla:
Figura 2. Nueva plantilla
Figura 3. Nueva plantilla. Ventana emergente
Combinación de Correspondencia
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En la ventana emergente, deben rellenarse los campos obligatorios (Nombre y
Entidad asociada), adjuntar el archivo XML, previamente creado con Word, y guardar
los cambios.
El campo entidad asociada es fundamental, ya que dicha plantilla, sólo estará
disponible para envíos a contactos desde dicha entidad. Por ejemplo, si se desea
hacer un envío a candidatos con una oportunidad abierta cuya fecha de cita de
matrícula ya esté asignada, dicho envío deberá hacerse desde la entidad
Oportunidad; por tanto, la plantilla debe crearse asociada a la entidad Oportunidad.
3º) Crear una vista en CRM con los registros a los que se les va a realizar el envío,
utilizando filtros para segmentar la entidad sobre la que se está trabajando:
Figura 4. Vista para Citación de Matriculación
Combinación de Correspondencia
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4º) Acceder a CRM desde Outlook.
El usuario debe tener instalado el plugin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
Además, si dicho usuario quiere realizar el envío desde un correo distinto al que
utiliza de forma habitual (por ejemplo, un correo genérico: marketing, información
universitaria o gestión académica), deberá tener creado un perfil distinto en Outlook.
5º) Navegar por el menú lateral de Outlook para acceder a la entidad desde la que
se va a realizar el envío:
Figura 5. Menú lateral de Outllook
Combinación de Correspondencia
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6º) Seleccionar la vista creada en CRM:
Figura 6. Vista para Citación de Matriculación, desde Outlook
7º) Navegar por el menú superior de Outlook para iniciar la combinación de
correspondencia: AGREGAR>COMBINAR CORRESPONDENCIA
Figura 7. Agregar Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia
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8º) En la ventana emergente, Seleccionar la plantilla de Combinación de
Correspondencia creada en CRM y Elegir a que registros se va a hacer el envío:
Figura 8. Ventana emergente de Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia
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9º) Seleccionar los campos que se usarán en la combinación de correspondencia:
Es aconsejable, analizar detenidamente que campos se necesitan en la combinación
de correspondencia y que nombre tienen en CRM. Por ello, el usuario debe conocer
previamente los campos que va a combinar.
Figura 9. Ventana emergente de Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia
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Figura 10. Campos para la Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia
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10º) Iniciar la combinación de correspondencia.
Se abre una hoja de Word con la plantilla creada y cargada en CRM.
Figura 11. Iniciar Combinación de Correspondencia
Combinación de Correspondencia
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11º) Insertar los campos que se desean combinar dentro de la plantilla:
Figura 12. Insertar campos en word
12º) Finalizar la combinación de correspondencia:
Figura 13. Finalización de Combinación de correspondencia
Combinación de Correspondencia
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Debe elegirse el remitente (campo correo electrónico) y el asunto del envío:
Figura 14. Remitente y asunto
13º) Crear actividades en CRM que reflejen el envío de combinación de
correspondencia:
Figura 15. Crear Actividad en CRM
