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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y LAS COMUNICACIONES I
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
Combinación de correspondencia
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INTRODUCCIÓN
Podría tardar horas en crear por separado cada carta,
mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en
juego la combinación de correspondencia.
Con la característica de combinación de correspondencia, lo
único que debe hacer es crear un documento que contenga la
información que será igual para todos los documentos, crear
una lista de destinatarios y agregar marcadores de posición
para la información que es exclusiva de cada versión. Word
se encarga del resto.
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OBJETIVOS
Conocer el funcionamiento de la combinación de
correspondencia en Word 2013, desde su creación,
modificación y aplicación.
Realizar ejercicios de la combinación de
correspondencia para asimilar el conocimiento de
una manera teórica – práctica.
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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Con la combinación de correspondencia, se puede
combinar una lista de datos, tales como nombres y
direcciones. Con una plantilla genérica para crear
documentos personalizados como cartas, etiquetas
postales o sobres.
Se utiliza con mucha frecuencia en compañías que
necesitan enviar documentos similares a varias personas.
A menudo, el nombre del destinatario y otros datos
personales se agregan a los documentos estándar para
dar una impresión más personal.
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ELEMENTOS
Al llevar a cabo la combinación de
correspondencia se une un documento que
contiene texto estándar (documento
principal) con otro que contiene elementos
o información únicos (origen de datos) para
una persona (documento combinado).
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1. Origen de datos con información de
los destinatarios como, por ejemplo,
los nombres y direcciones.
2. Documento principal con los campos
de combinación que actúan como
marcadores de posición para la
información de los destinatarios.
3. Documento combinado resultante.
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EJEMPLO DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
1.Abra un nuevo documento en blanco.2.Elija la ficha Correspondencia
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3.Busque el botón Iniciar combinación de correspondenciaque se encuentra dentro del grupo con el mismo nombre,presione sobre la opción Paso a paso por el Asistente paracombinar correspondencia para activar el panel de tareasCombinar correspondencia.
EJEMPLO DE COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
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PANEL DE TAREAS
Con el panel de tareas: “Combinarcorrespondencia”, se ofrece unadescripción de cada paso del procesode combinación de correspondenciaal lado de su documento.
De esta forma puede seguirtrabajando en el documento con elasistente abierto al lado derecho sinque este se cierre.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 1. Seleccione el tipo de documento
Debemos seleccionar en este paso el tipo de
documento en el que estamos trabajando, en
nuestro caso elegiremos la opción Cartas.
Al elegir esta opción, será posible enviar una
carta a un grupo de personas.
También se puede personalizar la carta para
cada destinatario.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 2. Seleccione el documento inicial
En este paso elegiremos la opción:
“Empezar a partir de una plantilla” Esta opción nos permite
seleccionar una plantilla para personalizar según nuestras
necesidades.
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Al hacer clic sobre la opción:
Seleccionar plantilla…, elegiremos la
ficha Cartas y posteriormente cualquiera
de las opciones de cartas.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 3. Seleccione los destinatarios
En este paso elegiremos la opción:
Utilizar una lista existente y posteriormente
habrá que dar clic en el botón Examinar.
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Para poder elegir un archivo de nuestros directorios, será
necesario crear una pequeña base de datos en Excel 2013,
como la que se muestra a continuación:
PASOS PARA LA COMBINACIÓN
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Ahora sí, ya podemos elegir la hoja electrónica (base de
datos) de la ruta en donde guardamos el archivo, cuando lo
hayamos realizado, aparecerá el siguiente cuadro:
Seleccionamos la hoja en la cual trabajamos previamente
y hacemos clic en aceptar
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Nos aparecerá la lista de
destinatarios, la cual deberá
ser similar a la inferior del
texto. Acto seguido hacemos
clic en el botón Aceptar.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 4. Escriba la Carta
Si se escribió la carta en el paso 2
(Seleccione el documento inicial) no será
necesario escribir la carta, de lo contrario
deberá escribirla en este paso.
Sin embargo, verifique en este paso que
nuestro documento este bien redactado y
sin errores ortográficos.
Presione Siguiente una vez haya verificado
el contenido de su documento.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
En este mismo paso se procederá a
insertar los campos combinados, es decir
los campos que van a variar en la carta,
tales como nombres, cargos, etc.
Primero se ubica en la carta en el lugar
donde desea que aparezca el campo a
insertar, luego hacer clic en más
elementos y por último seleccionar el
campo.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Otra forma de insertar los campos combinados y quizá
la manera más fácil es en la ficha Correspondencia en
el grupo Escribir e insertar campos, en la opción
“Insertar campo combinado”.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 5. Vista Previa de las Cartas
Este paso nos permite tener una vista
previa de todas las cartas que se han
originado a partir de nuestra carta
principal.
Presione el botón << para regresar a la
primera carta Presione el botón >> para
seguir a la siguiente carta, en las dos
opciones que se muestran en las
imágenes
También desde
la ficha
correspondencia
1
2
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Es posible también en este paso
excluir a algún destinatario que se
nos filtró al momento de hacer nuestra
lista, para esto, elija la opción Excluir
al destinatario y el destinatario que
está en ese momento en pantalla se
removerá de nuestra lista.
PASOS PARA LA COMBINACIÓN
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
En la pestaña activa (Correspondencia), Se encuentran
más opciones por ejemplo: EL comando Editar lista de
destinatarios, nos permite seleccionar manualmente a
los destinatarios que deseamos que reciban la
correspondencia, además, es posible realizar nuevas
entradas de datos que originalmente no estaban
incluidos en la base.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
El botón Linea de saludo,
permite editar el formato
establecido por defecto en
el saludo y adaptarlo a
nuestra realidad. El cuadro
de diálogo que se activa es
el siguiente
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Al final, el documento
debería verse similar
a la imagen:
Nótese que lo que está
sombreado son “campos
combinados”
Documento
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Paso 6. Complete la combinación
El último paso, en este momento el asistente
Combinar Correspondencia está listo para
generar las cartas, puede ser por medio de
dos opciones:
Imprimir… Imprime todas las cartas o alguna
selección establecida.
Editar cartas individuales… Se abrirá un
nuevo documento con las cartas combinadas.
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
CREANDO BASE DENTRO DE MICROSOFT WORDOpción 2 para origen de datos
Si desea que el origen de datos no sea En
Excel, deberá seleccionar la opción
Escribir una lista nueva y luego hacer clic
en Crear
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PASOS PARA LA COMBINACIÓN
Opción 2 para origen de datos
Una vez escrita la lista, hacer
clic en Aceptar y seleccionará
en donde desea guardar la
base de datos o lista, y le
escribirá el nombre.
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