Combinación de correspondencia de Word:

Información básica

Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del proceso de

combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este sitio es un lugar

excelente para obtener una visión general del proceso. La serie incluye:

PASO 1: ELEGIR UN TIPO DE DOCUMENTO Y UN DOCUMENTO PRINCIPAL

Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros

Paso 3: agregar campos al documento principal

Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla

Una vez obtenida la visión general, podrá mejorar sus conocimientos sobre el uso

de la combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes,

mensajes de correo electrónico y directorios haciendo clic en un vínculo del

cuadro Vea también.

Las posibilidades de la combinación de correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de

documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos

exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto,

el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las

cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes

elementos:

Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.

Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.

Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o

cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la

característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es

crear un documento que contenga la información que es igual en todas las

versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva

de cada versión. Word se encarga del resto.

Comenzar el proceso de combinación de correspondencia

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

1. Inicie Word.

Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si

lo cierra, el paso siguiente no funcionará.

2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar

correspondencia.

NOTA En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y

correspondencia y haga clic en elAsistente para combinar correspondencia.

Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el

proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel

de tareas.

Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento

principal

El primer paso en el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones.

En primer lugar, elige el tipo de documento en el que desea combinar la

información. A continuación, elige el documento principal que desea utilizar.

Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información

El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre

el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic

en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

NOTA Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado,

también verá Faxes en la lista de tipos de documento.

Elegir el documento principal que desea utilizar

Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de

tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede

hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a

partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que

desea utilizar.

Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros

Para combinar información exclusiva en su documento principal,

debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está

almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del

archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.

Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al

archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que

desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa

y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas

para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic

en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la

carpeta Contactos.

Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de

datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga

clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinarpara buscar el

archivo.

Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista

nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda

como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.

NOTA Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados,

asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de

correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en

este proceso.

Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente

tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de

datos en el documento principal.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras

conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo

de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de

correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Paso 3: agregar campos al documento principal

Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar

a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada

copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word

pueda encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con

cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.

Agregar campos

Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que

aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los

hipervínculos en el panel de tareas.

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en

ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede

hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de saludo del panel

de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un

producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una

dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con

comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que

coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los

datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un

campo Nota_personal en la parte inferior de una carta modelo, puede

personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar los sobres

agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión de Word en

idioma inglés (Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene instalado un

programa de franqueo electrónico).

Asignar campos

Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de

línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la

ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic

en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea

de saludose utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una

columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se

combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar

campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los

encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word

automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos

con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En

este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer

coincidir Apellidos o Dirección 1.

Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de

datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la

columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Direccióncoincide

con Dirección 1. No importa si Tratamiento de

cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no presentan coincidencias

puesto que no son relevantes en los documentos que está creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal,

ya estará listo para dar el siguiente paso.

Siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendente, haga clic en el encabezado de columna.

Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen información o en(Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen información.

Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para excluirlo. Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar

registros concretos.

Paso 4: obtener una vista previa de la combinación y completarla

Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para

obtener una obtener una vista previade los resultados de la combinación. Cuando

esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar

cambios antes de completar del todo la combinación.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.

Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.

Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que está mirando.

Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.

Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic

en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Completar la combinación

Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando

cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las

cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.

Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir,

trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los

mismos.

Recuerde que los documento combinados que guarde son independientes del

documento principal. Es una buena idea guardar el documento principal si planea

utilizarlo en otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, además de su contenido y de sus campos,

también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra

el documento principal, se le pedirá que elija si desea volver combinar en el mismo

la información del archivo de datos.

Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.

Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del primer registro.

CREACIÓN DE SOBRE PARA UNA CARTA EN WORD

Ahora en el mundo comercial, se necesita también imprimir datos en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes. Para hacerlo en Word aquí están estos pasos.

1-Haz una correspondencia y selecciona sobres y etiquetas.

2-se abre un cuadro en el que tenemos que llegar los datos para su configuración.

Los sobres tienen opciones como cambiar el tamaño del sobre.

Además podemos indicar la orientación del sobre en la bandeja de entrada desde la pestaña opciones de impresión.