UPRAVLJANJE PERSONALNOM TRANZICIJOM ZAPOSLENIH

Prof dr Nebojša Janićijević

Ekonomski fakultet Univerziteta u Beogradu

Iniciranje

Dijagnoza

Kreiranje vizije

Planiranje promena

Motivisanje za promene

Sprovodjenje promena

Upravljanje strukturom moći

Upravljanje personalnom tranzicijom

Stabilizacija promena

Praćenje i kontrola promena

FAZA ODMRZAVANJA FAZA POKRETA FAZA ZAMRZAVANJA

PROCES UPRAVLJANJA ORGANIZACIONIM PROMENAMA

PROMENE I PERSONALNA TRANZICIJA

Promene izazivaju emocionalnu reakciju u vidu stresa čak i kod onih koji ih prihvataju i čak i onda kada su pozitivne

Tokom procesa promena svaki član organizacije prolazi kroz personalnu tranziciju

Korisne i štetne emocionalne reakcije

Agent promena mora da

√ Prepoznaje faze i stanja personalne tranzicije

√ Vodi proces personalne tranzicije i pruža podršku zaposlenima u tom procesu

FAZE U PROCESU PERSONALNE TRANZICIJE

I Faza završavanja

√ Razdvajanje (ljutnja, bes i očajanje)

√ Gubitak identiteta

√ Razočarenje

II Neutralna faza

√ Dezorijentacija

√ Dezintegracija

√ Otkriće

III Faza novog početka

MODEL TOKA PERSONALNE TRANZICIJE

I. Svest i šok: povišena anksioznost, panika, paraliza

II. Odbijanje realnosti: okretanje prošlosti, izbegavanje

III. Priznavanje, odbrana i depresija: odbijanje promena i osećaj žaljenja, uvredjenosti, ljutnje, konfuzije i povlačenja

IV. Napuštanje: simbolička “smrt” V. Testiranje i adaptacija: aktivni, kreativni

pristup promenama, eksperimentisanje i prihvatanje promena

VI. Konsolidacija VII. Internalizacija i potiskivanje u potsvest

prihvaćenih normi

MODEL TOKA PERSONALNE TRANZICIJE

Raspolo

ženje,

energija

Šok Odbijanje

Priznavanje

promena i

depresija

Napuštanje

prošlosti

Testiranje,

adaptacija

Konsolidacija

Internalizacija

Vreme

SPECIFIČNOSTI PERSONALNE TRANZICIJE

Variranje uspona i padova energije i raspoloženja u zavisnosti od karaktera ličnosti, pozicije pojedinca i ponašanja menadžmenta i agenta promena

Variranje vremena koje je potrebno za prolazak kroz pojedine faze

Regresija – povratak pojedinca iz naredne u prethodnu fazu ili ostajanje u nekoj fazi

POUKE ZA MENADŽMENT PROMENA

Potrebno je vreme da se ljudi prilagode promenama

Ljudima će pomoći da znaju da su njihove reakcije i emocije normalne

Proces tranzicije može biti kontrolisan i upravljan Vremenski zaostatak (time lag) izmedju

objavljivanja promena i reakcije na njih Ljudi mogu biti u isto vreme u različitim fazama

procesa lične tranzicije i da traže drugačiju reakciju menadžmenta

Menadžeri prolaze kroz tranziciju pre svojih zaposlenih

Proces tranzicije je neizbežan

ZADACI MENADŽMENTA I AGENTA PROMENA U PROCESU TRANZICIJE

Faza šoka √ stvaranje klime prihvatanja promena √ rano uključivanje zaposlenih u donošenje odluka √ Izbor lica, vremena i načina objavljivanja promena

Odbijanje √ konfrotirati zaposlene sa realnošću ali obazrivo i

pažljivo √ Uporno davati informacije o neophodnosti

promena

Depresija √ Omogućiti iskazivanje emocija:ljutnje, konfuzije,

besa √ Ohrabrivati zaposlene i ne dozvoliti očajanje i

samosažaljenje

ZADACI MENADŽMENTA I AGENTA PROMENA U PROCESU TRANZICIJE

Napuštanje √ kreirati šanse i izazove, postavljati cijleve i rokove

Testiranje √ Obezbediti prostor i vreme za eksperimentisanje

√ promovisati kreativno mišljenje

√ dozvoliti greške

√ stimulisati preuzimanje rizika

Konsolidacija √ Prepoznati i nagraditi uspehe

Internalizacija √ Razumevanje procesa promena i izvlačenje

zaključaka

ZADACI UČESNIKA PROMENA

Prihvatiti promene kao prirodne

√ dati sebi pravo i priliku da se ispolje emocije i to posebno tuga, žaljenje bes

√ uspostavi osećaj kontrole u privatnom životu

Upravljati stresom

√ preduzimati fizičku aktivnost, dobro spavati, baviti se hobijima, izlaziti sa prijateljima

√ pribavljati informacije o promenama

Ispoljavanje odgovornosti za svoje stanje tokom tranzicije

ZADACI MENADŽMENTA

Posmatrati otpor promenama kao prirodnu reakciju na promene, vid samoodbrane i neizbežan deo procesa adaptacije

Davanje prve pomoći

√ Pomoći zaposlenima da prihvate svoje emocije kao prirodne

√ Znati slušati i pružati podršku zaposlenima

Stvarati sposobnosti za učenje i promene : kreirati šanse, tolerancija grešaka, nagradjivanje uspeha

OBEZBEDJENJE PARTICIPACIJE

Neophodnost participacije

√ Smanjenje otpora i opstrukcije

√ Generisanje kreativne energije i ideja

Nivoi participacije zaposlenih u promenama √ Nivo 1: zaposleni je senzitizovan na promene. On

je upoznat i razume viziju i generalne pravce promena.

√ Nivo 2: zaposleni je ubedjen u neophodnost promena i spreman je da participira ukoliko ga pozovu.

OBEZBEDJENJE PARTICIPACIJE

√ Nivo 3: zaposleni je participirao povremeno u promenama ali ne traži nove šanse za participaciju.

√ Nivo 4: zaposleni je motivisan da participira i regularno traži šansu da se uključi u proces promena.

√ Nivo 5: zaposleni je inicijator promena, on je šampion promena

Stopa participacije

√ odnos broja aktivnih učesnika u promenama prema ukupnom broju zaposlenih

√ Mora da raste i da u svakoj fazi dostigne kritični nivo

KRETANJE STOPE PARTICIPACIJE TOKOM PROCESA PROMENA

Kreiranje i

objava vizije

Mobilisanje i

motivisanje za

promene

Sprovodjenje prvog ciklusa promena i početni uspeh

Sprovodjenje

ostalih ciklusa

promena

Zavrsetak i

instituciona

lizacija promena

Stopa

participacije

zaposlenih u

promenama

0%

50%

100%

75%

25%

STRATEGIJE I METODI OBEZBEDJENJA PARTICIPACIJE

Strategije obezbedjenja participacije

√ Menadžment i agent promena treba da vode zaposlene bez želje da ih kontrolišu - ključni uslov za participaciju jeste autonomija

√ Menadžment prve linije je kritična karika u stvaranju uslova za participaciju

√ Praćenje i reagovanje na inicijative zaposlenih

√ Tolerancija grešaka

Metodi obezbedjenja participacije

√ Timovi

√ Komuniciranje

TRENING I SAVETOVANJE (TRAINING AND COACHING)

Promene uvek traže učenje novih znanja, i veština (kompetencije)

Otpor promenama je često izazvan strahom od nekompetentnosti

Trening i savetovanje su dva načina da se prevazidje otpor i obezbedi sticanje novih kompetencija

POTREBE ZA TRENINGOM I SAVETOVANJEM

Prilagodjavanje ponašanja viziji i

promenama

Slabo Dobro

Nivo

kompetentnosti

-vezane za posao

- vezane za

promene Nizak

Visok

Trening Trening i

savetova

nje

Savetova

nje

Željena

pozicija

PROCES REALIZACIJE TRENINGA

Analiza potrebe i planiranje treninga √ Identifikovanje ciljnih znanja i veština √ Analiza i ocena postojećih znanja i veština √ Analiza jaza i definisanje sadržaja treninga √ Identifikovanje učesnika – ciljne grupe √ Definisanje trajanja i metoda treninga √ Utvrdjivanje budžeta treninga

Organizovanje i realizacija treninga √ Vreme i mesto treninga √ Izvodjači: interni vs eksterni √ on-the-job-training VS of-the-job-training √ In house training vs public training √ Trening učesnika vs trening trenera

Treća faza jeste sprovodjenje treninga i njegova evaluacija

SAVETOVANJE (COACHING)

Pružanje podrške i davanje saveta kako da se unapredi sopstveno ponašanje u cilju efikasnijeg vodjenja promena ili prilagodjavanja njima u oblastima

Forma savetovanja: serija sesija trenera ili savetodavca (Coach) sa menadžerom

Forma savetovanja ali slabijeg intenziteta jeste davanje povratne informacije (feedback) zaposlenima o njihovom ponašanju tokom promena

OTKRIVANJE I PREVLADAVANJE OTPORA PROMENAMA

Najvažniji zadatak menadžmenta tokom

promena

Svesni i nesvesni otpori

Racionalni i iracionalni otpori

Menadžeri ne smeju pružati otpor otporu

promenama

Otpori postoje uvek, čak i kda su promene

neizbežne

Otpore prvo treba otkriti da bi bili prevladani

PRINCIPI PREVLADAVANJA OTPORA

Otpori su prirodni i neizbežni te ih treba uvek očekivati.

Otpori se ne pokazuju uvek eksplicitno i otvoreno. Zato ih treba pronaći.

Ima mnogo izvora otpora, otpor će pokazivati i oni koji gube i oni koji dobijaju promenama.

Najčešće ljudi na promene reaguju emocionalno. Ne treba reagovati logikom na emocije.

Ima više načina da se savladaju otpori. Treba

VRSTE OTPORA PROMENAMA

Otvoren otpor

Prikriven otpor

Nesves

tan

otpor Svestan

otpor

Preživeli Saboter

Zombi Demonstrant

IZVORI OTPORA PROMENAMA

Izvori otpora promenama mogu biti povezani sa problemom, sa situacijom ili sa sredstvima za rešavanje problema

√ Nedostatak svesti o postojanju problema

√ Nedostatak svesti o značaju problema

√ Nerazumevanje rešenja

√ Odbijanje rešenja

√ Strah od konsekvenci rešenja problema

√ Odbijanje sredstava za rešenje problema

√ Nedostatak interesa za problem i njegovo rešavanje

Izvori otpora promenama mogu biti vezani za inherentne karakteristike pojedinaca i organizacija

√ Navika, rutina, inercija

√ Sigurnost

√ Strah od nepoznatog

√ Strah od nekompetentnosti.

√ Strah od gubitka posla, pozicije ili moći

√ Nedovoljno informacija

√ Povećavanje obima posla

√ Ubedjenje da promene nisu dobre za organizaciju

IZVORI OTPORA PROMENAMA

Organizacioni izvori otpora promenama

√ Strukturalna inercija

√ Struktura moć

√ Organizaciona kultura

IZVORI OTPORA PROMENAMA

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA

Strategija informisanja i indoktrinacije √ Pružanje neophodnih informacija zaposlenima o

promenama i ubedjivanje u neophodnost i korisnost promena.

√ Korisna kada su izvori otpora u nepoznavanju i nedostatku informacija

√ Nedostatak: vreme

Strategija obrazovanja, učenja, treninga. √ Pomoći zaposlenima da steknu kompetencije

√ Primenjuje se kada je primarni izvor otpora promenama strah od nekompetentnosti.

√ Efikasna i garantuje dugotrajne efekte

√ Traži velike resurse i dugo vreme

Strategija participacije: uključivanje

zaposlenih u proces promena

Strategija komuniciranja: redukovanje

stepena neizvesnosti kroz komuniciranje

Strategija podrške i nagradjivanja napora

zaposlenih da izvedu promene.

Strategija kooptacije: uključivanje u proces

promena onih aktera za koje se veruje da su

moćni i da mogu da ugroze taj proces

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA

Strategija pregovaranja i kompromisa: davanje ustupaka nekim moćnim akterima da bi se zauzvrat od njih dobila saglasnost za promene

Strategija manipulacije √ rizična strategija promišljenog iznošenja ili

prikrivanja informacija

√ Prednost: mali troškovi i brzina efekata

√ Nedostatak: dugoročni problemi

Strategija prinude: pretnje sankcijama ukoliko se ne prihvate promene.

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA

Strategija pomaganja

Strategija informisanja

Kognitivna strategija

Politička strategija

Sadržaj Trening i obuka, emocionalna i tehnička podrška u promeni ponašanja,

Pružanje informacija o potrebi promena, toku promena, progresu

Ubedjivanje indoktrinacija, promena stavova

Prinuda, kooptacija, manipulacija, kompromis

Vreme Traži mnogo vremena, mada može da varira

Traži malo vremena, mada može da varira

Traži mnogo vremena

Traži malo vremena

Svest o potrebi promena

Postoji Ne postoji Ne postoji Ne postoji

Posvećenost promenama

Postoji Postoji Ne postoji Ne postoji

Širina promena Široke promene Široke i uske promene

Široke promene

Uske promene

Dubina promena

Duboke promene Duboke i plitke promene

Duboke promene

Plitke promene

Agent promena Raspolaže znanjem i resursima

Raspolaže znanjem i resursima

Raspolaže liderskim sposobnostima

Agent mora da raspolaže moći

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA