UNITED NATIONS NATIONS-UNIES

RETRAITE DE L’OMT Opera tions Management Team - Cameroun

COMPTE RENDU

Du 30 janvier au 02 février 2018

Hôtel Florence d’Ebolowa

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PATICIPANTS

1. José WABO, DRR/UNDP-NIGER 2. Sandrine MEFIRE, PNUD/COORD 3. John RANAIVOSON,PNUD 4. Diane FOSSO, PNUD 5. Polycarpe TCHOFFO TAYEMKON, PNUD 6. Nadine MBIKINA, OMS 7. René TCHOKOMI, OMS 8. Joseph NDEMEFO, OMS 9. Junior NTOKO NZUMBE, UNFPA 10. Jean-Victor BRANDOH, UNFPA 11. Hanane, UNICEF 12. Etienne EBA, FAO 13. Jacinta FANKAM, BIT 14. Mabel MUWANGA, UNESCO 15. Annie WILLIAMS, PAM 16. Evelyne ONUSIDA 17. Joel NIYONZIMA , UNHCR 18. Flavie MENGUE NGUELE, UNDSS 19. Antoine MONNOU, OCHA 20. Mireille SILABING, CNDHD

ETAIENT ABSENTS, EXCUSES :

1. IUT 2. FIDA 3. UNOWAS 4. ONUFEMMES 5. OIM 6. UNOWAS

7. UNECA

es travaux de la retraite de l’OMT se sont tenus du mardi 30 Janvier 2018 au vendredi 02 février 2018

à l’hôtel Florence d’Ebolowa sous la facilitation générale de Monsieur José Herman WABO, DRR

auprès du bureau du Niger.

La méthodologie utilisée :

Présentations

Travaux en plénière

Travaux de groupe

Exercices pratiques

Les participants sont arrivés à Ebolowa le mardi 30 Janvier 2018 à 17h. Etant donné l’agenda très

chargé, la session du soir a été maintenue et s’est tenue de 18h à 20h 30.

Les trois jours suivants ont été semblables au premier avec des sessions se terminant tard le soir entre

19h et 20h.

La retraite a été centrée entièrement sur l’élaboration du BOS 2018-20 et au renforcement de capacité

en rapport avec la compréhension et la mise en œuvre du BOS.

L’objectif global a largement été atteint, les participants sont rentrés samedi 03 février 2018 en matinée.

L

Au jour 1 - Modérateur :

José WABO, DRR/UNDP-NIGER

Nadine Mbikina, OMS

Sandrine Nchare, RCO

Session 1 :

o Ice breaker o Attentes o Objectifs et agenda de la retraite o Modus operandi

18h00 - 20h

SUJETS DISCUTES

1. Les participants ont formulés leurs attentes :

Formulation claire du BOS 2018

Meilleurs connaissance du BOS

Compréhension du processus d’évaluation

2. Objectifs de la retraite ont été présentés aux participants et cadrent parfaitement avec les attentes des participants Rapport de mise en œuvre de la stratégie

BOS 2016-2017 disponible, au moins dans sa version draft.

La stratégie BOS 2018-2020 est déclinée

Le plan de travail 2018 du groupe OMT est élaboré assorti du budget

Le bureau de l’OMT pour 2018 est mis en place.

3. L’agenda de la retraite a été revu et validé

4. Modis Operandi a été discuté et les points acceptés par tous les participants

Ponctualité (08h30)

Téléphones et ordinateurs fermés

Respect de l’opinion des autres

Non limitation du temps des sessions

Demander la parole avant de la prendre

Sourire et bonne ambiance

RECOMMANDATIONS

Garantir la pérennité de la mémoire du BOS et des processus en impliquant les chefs de services des

opérations

Conserver tous les documents dans le Share drive.

Assurer des formations dans nos agences respectives

Au jour 2 - Modérateur : JOSE WABO, DRR/UNDP-NIGER

Session 1 : Introduction au BOS et évaluation BOS 2016-17

o Revue des recommandations de la retraite 2017 o Briefing au BOS et bref aperçu de l’agenda de la réforme du SG. o Feuille de route BOS o Etat de mise en œuvre BOS 2016-17 o Travaux de groupe sur l’auto-évaluation des résultats atteints du BOS (pertinence et efficacité) o Discussions en plénière, présentations des travaux de groupe Leçons apprises

8h30 -14h

SUJETS DISCUTES

1. Revue des recommandations de la retraite 2017

Sur 29 recommandations

15 ont été jugées Totalement effectuées Ver

10 ont été jugées Partiellement effectuées Ore

4 ont été jugées non effectuées Rou

2. Briefing au BOS et bref aperçu de l’agenda de la réforme du SG.

Historique en parlant de la réforme qui a commencé avec Mr Koffi Hanane jusqu’au secrétaire

Général actuel.

Echanges très constructif sur la pertinence, l’efficacité et l’avenir du SNU.

Le BOS apparait comme étant l’avenir opérationnel du SNU, le moteur du SNU, ce n’est plus

optionnel mais une obligation d’avoir un BOS efficace d’ici 2021.

Les sources du BOS et les cycles du BOS, UNDAF et DSCE( Document stratégique de croissance et

de l’emploi) ont été clarifiés

3. Feuille de route BOS

L’Etat de mise en œuvre BOS 2016-17 a été présenté et discuté, Quatre groupe ont travaillé sur les 4

outputs du cadre de résultat 2016-17

BOS OUTCOME 1 : Harmonisation efficace du processus de gestion des opérations

BOS OUTCOME 2 : Approvisionnement

BOS OUTCOME 3 : Technologies de l'information et des communications

BOS OUTCOME 4 : Services administratifs (Sécurité)

(Voir annexe 1)

RECOMMANDATIONS

Point mensuel de la coordination sur UNDAF aux réunions de l’OMT

Participation de l’OMT aux réunions du groupe Programme et vice versa

Les documents UNDAF a partagé dans le Share point

Présentation des résultats à OMT

Validation par OMT résultat final du processus de Procurement avant signature LTA

Adoption LTA par toutes Agences

Au jour 2 - Modérateur : JOSE WABO, DRR/UNDP-NIGER

Session 2

Cadre programmatique

Présentation UNDAF2018-2020

Stratégie de communication 2018-2020

Feedback/ discussions Analyses de base et des besoins

Etat des lieux des besoins/services utilisés par le SNU (2016-2017)

Travaux de groupe sur l’analyse des besoins/exigences des services communs

Discussions / recommandations

15h00 -20h

1. Présentation UNDAF2018-2020 et Stratégie de communication 2018-2020

La présentation de l’UNDAF et de la stratégie de communication a fait ressortir les besoins opérationnels

à l’accompagnement de leur mise en œuvre d’où doivent découler les besoins du BOS.

Il a été noté qu’il y a beaucoup d'activités clés du SNU qui ne sont pas très visibles. L’initiative des «

monthly highlights » a été appréciée, mais il a été recommandé de mettre en place une communication en

temps réel

2. Présentation des étapes de l’analyse opérationnelles

Après la présentation de méthodologie pour l’analyse de base, l’exercice pratique a permis une meilleure

compréhension de l’analyse de base

L’analyse de base a été effectuée en plénière et a abouti à la formulation de l’analyse

(voir annexe 2 ) RECOMMANDATIONS Dans le but de fournir des solutions à la stratégie de communication des Nations Unies (UNCS).

Possibilités d'engager les médias camerounais dans l'UNCS.

Associer les chaînes de radio et de télévision aux activités de l'ONU

Alignement entre la communication et les opérations Fournitures de bureau : Maintenir et évaluer en septembre 2018

Orange : Maintenir, évaluer et renégocier pour améliorer les services

Traduction : évaluer et relancer

Voyages : Continuer

Transfert de fonds Continuer

Garage évaluer et relancer

UNHAS : Continuer

UN House et Guest House : Continuer et améliorer

Prévoir le Banking comme services communs dans l’analyse des besoins pour une ou plusieurs

banques (forte recommandation)

Partager le MOU existant (PNUD)

Mettre en place la taskforce d’ICT

Au jour2 - Modérateur : JOSE WABO, DRR/UNDP-NIGER

Session 1

Cadre programmatique

Rappel sur la méthode de l’analyse de base

Point d’entrée UNDAF : Analyse des besoins sur les plans programmatiques, communicationnels et Opérationnel. Répartition des participants en 4 groupes.

Groupe 1 : Analyse programmatique UNDAF : Piliers 2 et 3

Groupe 2 : Analyse programmatique UNDAF : Piliers 1 et 4

Groupe 3 : Analyse stratégie de communication

Groupe 4 : Analyse opérationnelle

Feedback/ restitution et discussions en plénière

Responsable de la consolidation des travaux de groupe : UNFPA

8h-17h50

1. Nécessité d’avoir un bâtiment commun aux Nations Unies

- Evaluation du niveau de sécurité.

- Voir avec le gouvernement la possibilité d’obtenir un bâtiment ou un terrain comme c’est le cas

dans les autres pays

- Certaines agences sont déjà logées par le gouvernement que faire ?

2. Mise sur pied d’un pool de consultants

Le PNUD a lancé un processus, près de 500 candidatures ont été reçues mais, difficulté de réunir

le comité d’analyse des candidatures

Comment tenir compte des termes de référence spécifiques par Agence au moment d’utiliser le

rooster des consultants qui semble générique

Difficultés des agences à mettre sur pied ce rooster qui devrait être confié à un consultant

Le recrutement des consultants relève-t-il de la responsabilité du Procurement ou des Ressources

Humaines ?

3. Travaux en plénière sur l’analyse des besoins programmatiques, communicationnels et

opérationnels

L’analyse des besoins a été rendue en plénière résultant sur un document à consolider par

UNFPA (voir annexe 3). Initiative commune

Campagne de sensibilisation OMT auprès du staff des Nations Unies par rapport aux économies

sur l’électricité, l’eau

Immunité et privilèges

Internet

RECOMMANDATIONS Etudier cette possibilité et en parler avec le gouvernement

Il est très important de mettre sur pied ce rooster qui faciliterait la contractualisation des

consultants pris du rooster existant et réduirait le temps dans le processus de recrutement.

L’OMT devrait s’y pencher

Confier le recrutement au procurement qui permettrait de résoudre le problème de grille salariale

en capitalisant sur les propositions financières des candidats.

A aborder avec le gouvernement en tant que SNU

OMT recommande d’envisager l’utilisation de l’énergie solaire pour les bureaux. Le PAM fera

l’étude pour l’OMT et rendra compte.

Finaliser et signer l’accord global SNU-CAMTEL pour la fibre optique en vue d’augmenter la

bande passante.

AU JOUR 4 - MODERATEURS : JOSE WABO, DRR/UNDP-NIGER

Nadine Mbikina, OMS

Sandrine Nchare, RCO

Session 1

Analyse des coûts/bénéfices

Analyse des couts/bénéfices monétaires

Analyse des couts/bénéfices transactionnelles

Analyse des autres couts

Priorisation des besoins Cadre des résultats

Gouvernance du BOS

Fonctionnement de l’OMT

8h30-22h05

1. Analyse des coûts/bénéfices

- L’analyse des coûts-bénéfices a été rendue en plénière suivi d’un exercice au cours duquel chaque participant sur la base des services communs identifiés, a (voir annexe 3).

- Les collègues Evelyne (ONU-Sida) et Joseph (OMS) ont été désignés pour consolider le travail des différents groupes avec pour deadlines : 02 Fév. 2018

2. Cadre des résultats

3. Gouvernance du BOS

- L’OMT doit mettre en place des groupes de travail constitués des spécialistes (travel, procurement, etc.) chaque groupe est parrainé par un membre de l’OMT.

- Les agences doivent s’engager de façon claire et ferme ainsi que les membres de l’OMT pour la mise en œuvre des activités de l’OMT. Chaque agence doit désigner les membres des WG. Un memo

doit à être préparé à cet effet. Il est suggéré de mettre en place une politique incitative : féliciter les

collègues qui participer activement aux activités de l’OMT ou des WG.

4. Fonctionnement de l’OMT

- Le bureau de l’OMT a été renouvelé ainsi qu’il suit :

o Présidente : Annie Williams (PAM) o Vice-Président : John (PNUD)

RECOMMANDATIONS

Dans le processus aboutissant à l’établissement des LTA avec les fournisseurs il va falloir qu’il y

ait systématiquement des visites des lieux avant toute prise de décision.

OMT recommande présenter lors des réunions de l’UNCT les rapports sur la participation effective

des membres de l’OMT à leurs réunions pour que les chefs d’agence en soient informés et prennent

les dispositions nécessaires.

Feuille de route du processus de finalisation du BOS 2018-2020

- Consolidation du CBA par Evelyne & Joseph. Deadlines : 02 Fév. 2018 - Revue qualité par René – Sandrine – Annie – Antoine. Deadlines : 07 Fév. 2018 - Seconde revue qualité : Nadine – José. Deadlines : 14 Fév. 2018 - Cadre des résultats par Diane – Mireille – Max. Deadlines : 19-26 Fév. 2018 - Revue OMT. Deadlines : 01 Mar. 2018