Compte Rendu PO

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Compte Rendu Oracle Purchasing OrdersLe module ORACLE PO intgre toutes les tapes du processus ACHATS en permettant notamment : La gestion des documents ncessaires au suivi du processus (DA, Commandes, Appels dOffres et Propositions de Prix Le contrle de lapprobation des documents avant passation dune commande dfinitive La gestion des rceptions avec application des contrles paramtrs Le rapprochement entre les livraisons et les bons de commandes La gnration des imputations comptables lies aux oprations dachats La production dtats standards et suivi danalyse.

FonctionnalitOracle PO est une solution complte pour la gestion des achats. Il permet de saisir et traiter les documents dachat (demande interne, Appel doffre, Proposition de prix, Commande, contrat, Appel de commande) et des rceptions Responsabilit : Purchasing Vision Operations Le processus dachat :

Il faut noter que seul un employ, dfini Acheteur, peut saisir les DA 1 . Dfinir employ en tant quacheteur :

La demande dApprovisionnement :

La demande dapprovisionnement constitue la premire tape dans le processus dachat et parvient aprs la dtection dun besoin dApprovisionnement et se manifeste dans la cration dune DA.

La DA peut concerner soit un approvisionnement externe (recours un F eur externe) ou un approvisionnement linterne (recours au stock). La cration de cette pice peut tre par le biais dune saisie manuelle ou par importation dautres systmes externes.

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Une DA peut tr e une demande ex terne en ayant recours un F externe ou elle peut tr e une demande interne qui se manifeste juste par la cration dune commande interne (ni AO, ni PP).

eur

DA interne : Demandes Dapprovisionnements Demandes Dapprovisionnements

Etapes pralables une DA : Avant de crer une DA, il faut tout dabord crer une liste de F eurs (au niveau AP), dfinir la structure de lEse et dfinir les lieux. Dfinition de la liste des Feurs : Cette tape est ralise au niveau AP, mais la flexibilit du module PO permet lutilisateur de crer et de grer la liste des fournisseurs pour gagner le temps sans avoir recours au module AP ; cette opration est trs utilise surtout dans le cas dun nouveau F eur. Structure dEse et dfinition des lieux (au niveau du Client) : Une Ese est compose dune ou de plusieurs entits juridiques rparties en organisations (units oprationnelles). Chaque unit oprationnelle inclut une organisation logistique dans laquelle sont dfinis les lieux.

Le schma ci-dessous met laccent sur la structure dune Ese :

Crer organisation logistique : Configurerorganisationsorganisations

Crer lieu : Configurerorganisationslieux

Appels dOffres & Propositions de Prix : (AO & PP) :Une fois la demande dApprovisionnement est dfinie, lutilisateur passe la phase de la slection des fournisseurs et ce travers lAO 2 et la PP. Le tri des Feurs seffectue par rapport aux conditions de remise au niveau de lAO et le programme de livraison (principalement la date de livraison) au niveau de la PP. Types dAO : AO.Ouvert : Cest un AO qui concerne les articles en masse (achets en grande quantit) sur lesquelles le F eur communique lutilisateur des informations automatiques. AO.Standard : AO concernant les achats non frquents et qui rpondent un besoin bien spcifique. AO.Ferm : AO concernant les achats darticles qui ncessitent des cots supplmentaires (frais transport) Crer AO : Appels doffres et propositions de prix appels doffres

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LAO peut tre sur la base dun catal ogue F

eur

et ce par le biais dOracle Sourcing

La PP est une sorte de ngociation avec le F eur se basant essentiellement sur la date de livraison : seuil de tolrance exig par le client son F eur en terme de Date de Livraison.

Crer PP ouve rte partir dun AO : Outilscopie document

Cration Article : Saisir toutes les informations se rapportant larticle cr : famille produit, classe produit, article stock, achet, unit de mesure,..

Dfinir unit de mesure :

Les commandes dachat :La cration dune commande dachat peut tre par saisie manuelle ou suite une cration automatique base sur un doc dorigine obligatoirement approuve 3 (une DA par exemple). On distingue 4 types de commande, savoir : La commande standard : une commande instantane selon les besoins, modifiables au niveau quantit et prix. La commande contrat : dfinie selon une convention ou un accord prdfini avec un Feur. La commande ouverte : les quantits et les prix ne sont pas fixs : lutilisateur ne peut pas quantifier les besoins donc il fixe un plafond pour cette commande avec laccord du Feur La commande planifie : concerne les planifications futures des achats. Il sagit dune fixation pralable du prix ( la date t) relatif des approvisionnements futures ( t+i) et ce dans le but dviter une volution dfavorable des prix des articles en question. Ces deux types de commandes ncessitent la cration dune pice intitule : Appel de commande. Le tableau ci-dessous rsume les diffrences entre les 4 types de commande :

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Lapprobation est une tape ncessaire et qui intervienne tout au long du processus dachat : DA, Bon de commande, modification bon de commande, cration/modification commande, confirmation des rceptions, envoi notification, gnrer les comptabilisation, approuver le contrle budgtaire sur lachat..

Cration commande standard : Crer len-tte de la commande, dfinir les prfrences des commandes, saisir les articles(avec toutes les informations), saisir les livraisons, saisir les imputation, soumettre la commande pour approbation ..

En-tte de la commande standard : Num commande, type, date de cration, nom du F eur, Devise, acheteur, statut, total.

Cration automatique dune commande dachat : La cration automatique de commande permet lutilisateur de d finir la configuration adquate du processus dachat la plus adapte ses besoins. La cration automatique permet : Crer de nouvelles commandes dachat courant avec un nombre minimal de frappe. Manipuler les lignes de la commande dachat selon les besoins, la livraison et limputation. Regrouper les lignes de la commande qui prsentent des critres en commun

Autres actions sur les commandes : Imputation de la premire livraison :

Soumettre la commande pour approbation :

Commande approuve :

Appels de commandes : les appels de commandes sont des pices qui sont cres uniquement pour les commandes planifies et les commandes ouvertes. La cration de ce genre de pice dans les commandes ouvertes et planifies permet deffectuer la livraison et limputation de la commande dachat.

Rq : On peut associer une seule commande dachat ouverte plus dun appel de commande.

Exemple : Num Commande ouverte : 1245

Appel de commande 1-Num : 1245-1

Appe l de commande 2-Num : 1245-2

La Rception :On distingue 3 types de rceptions : Rception standard : Rception + Mise disposition (contrle facultatif) Rception Directe : Du quai au stock Rception puis contrle Refus/Acceptation des marchandises Retour/Mise disposition

Rception avec contrle obligatoire

Rq : La confirmation de la rception suppose que le statut de la commande soit rceptionn avec la dfinition de lieu de rception (magasin de rception).

Tolrances rception : Les paramtres correspondants la tolrance de la rception sont prdfinis. Les seuils de tolrances reposent sur deux principaux volets : les dlais et les quantits. Les rsultats possibles sont : Nant : Rien signaler Rejet : > seuil de tolrance Avertissement : une condition de tolrance dfinie (qt supplmentaire) est ralise lors de la livraisonAvertissement avec acceptation.

Rceptions Articles de Substitution ou non commands ; retours et corrections, rglement et rception : Acceptation : Mise disposition Rception dun article B au lieu de A RefusRetour Pas de besoin : Retour Article non command : En cas de besoin : Accepter/mise disposition saisir la correspondante la rception.

commande

Retours : Article renvoyerRenvoyer au Feur avec autorisation de retour client. Corrections : RceptionIdentification erreur de rceptionCorriger le max des mouvements errons.

Intgration PO :

La production dEtats standards :Etat dimpression des AO :

Etat dimpression des modifications des commandes :