ขั้นตอนการใช้งานระบบ e-Folder1 ข นตอนการใช งานระบบ eFolder ศ มาพร กาเผ อกงาม ข

1

ขัน้ตอนการใช้งานระบบ eFolder ศิมาพร กาเผือกงาม

ขั้นตอนการใช้งานระบบ e-Folder

การใช้งานระบบ e-folder เป็นระบบจัดการแฟ้มเอกสาร ผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือหรือโปรแกรมช่วยในการจัดการแฟ้มเอกสารในงานต่าง ๆ ส าหรับบุคลากรของส านักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานีเท่านั้น ผู้ใช้งานทั่วไปสามารถดูรายชื่อของแฟ้มเอกสารที่ก าลังเปิดให้ประเมินอยู่เท่านั้น (Online Now) ไม่สามารถเปิดดูเอกสารภายในแฟ้ม หรือสร้างแฟ้มเอกสารใด ๆ ได้ (Read Only) การใช้งาน Web Site นี้จะท างานผ่านทางเมนูที่อยู่บริเวณด้านบน ในเบื้องต้น ในการเข้าสู่ระบบ จะต้อง Login ก่อนโดยการกรอก Login Name และ Password ตามท่ีลงทะเบียนเอาไว้ใน สนว. Staff ผู้ใช้งานในระบบ จะมี 2 ประเภท คือ (1) ผู้ส่งเอกสาร (สามารถอ่านหรือส่งเอกสารได้เท่านั้น, ไม่สามารถสร้างแฟ้มเอกสารได้) (2) เจ้าของแฟ้มเอกสาร (สามารถสร้างแฟ้มเอกสารเองได้ และจัดการงานเอกสารทั้งหมดได้) 1. ผู้ส่งเอกสาร 1) ผู้ส่งเอกสาร จะสามารถอ่านหรือส่งเอกสารได้เท่านั้น , ไม่สามารถสร้างแฟ้มเอกสารได้ 2) ให้คลิกเลือกแฟ้มเอกสารที่ก าลัง Online 3) แฟ้มเอกสารที่ก าลัง Online จะมี 2 ลักษณะ คือ 4) ไม่ต้องใช้รหัสผ่าน (Password): สามารถเปิดดูแฟ้มเอกสารนั้นได้ทันที 5) ต้องใช้รหัสผ่าน (Password): ต้องป้อนรหัสก่อน ถึงจะสามารถเปิดดูแฟ้มเอกสารได้ 6) ผู้ส่งเอกสาร จะสามารถ อ่าน (Read) เอกสารในแฟ้มได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับเจ้าของแฟ้มนั้น เป็นผู้ก าหนด 7) เพ่ือความปลอดภัย ควร Scan ไวรัส ก่อนการเปิดอ่านเอกสารทุกครั้ง 8) ผู้ส่งเอกสาร จะสามารถ ส่ง (Submit) เอกสารเข้าไปในแฟ้มได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับเจ้าของ แฟ้มนั้นเป็นผู้ก าหนดเช่นกัน

9) ไม่สามารถส่ง เอกสารเวียน ได้

2


2. เจ้าของแฟ้มเอกสาร (เฉพาะบุคลากรของส านักวิทยบริการ ม.อุบลราชธานี เท่านั้น)

2.1 การจัดการแฟ้มเอกสาร 1) บุคลากรจะเป็นผู้สร้างแฟ้มเอกสารด้วยตนเอง รวมทั้งจะสามารถเปิดดูแฟ้มเอกสารของคนอ่ืนๆ ที่ก าลัง Online ในลักษณะแบบเดียวกันกับผู้ส่งเอกสารได้ด้วย 2) เมื่อใช้งานในครั้งแรก จะไม่มีแฟ้มเอกสารในฐานข้อมูลของตนเอง ต้องสร้างแฟ้มเอกสาร ขึ้นเอง 3) เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถจัดการแฟ้มของตนเอง ได้แก่ เพ่ิม , แก้ไข, ลบ 4) เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถท าการเปิดหรือปิด การ Online ของแฟ้มเอกสารได้ทุกเม่ืฮ 5) เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถก าหนดคุณลักษณะของแฟ้มเพ่ิมเติมได้ดังนี้ - สามารถก าหนดให้คนอ่ืนอ่าน (Read) เอกสารในแฟ้มของคุณได้หรือไม่ - สามารถก าหนดให้คนอ่ืนส่ง (Submit) เอกสารเข้ามาแบบปกติในแฟ้มของคุณได้หรือไม๋ - สามารถก าหนดให้คนอ่ืนส่งเอกสารเข้ามาแบบ เอกสารเวียน ในแฟ้มของคุณได้หรือไม่ 6) เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถสร้างแฟ้มเอกสารกี่แฟ้มก็ได้ ไม่จ ากัดจ านวน 7) การก าหนดรหัสผ่าน (Password) ของแฟ้มเอกสาร จะมี 2 ลักษณะ คือ - แฟ้มเอกสารที่ไม่มีรหัสผ่าน เป็นแฟ้มเอกสารทั่วไป ผู้ใช้งานทั่วไปในระบบ สามารถเปิดดูแฟ้มแบบนี้ได้ทันที - แฟ้มเอกสารที่มีรหัสผ่าน เป็นแฟ้มเอกสารเฉพาะกลุ่ม ผู้ใช้งานทั่วไป ไม่สามารถเปิดดูแฟ้มแบบนี้ได้ 8) ผู้ใช้งานจะต้องป้อนรหัสผ่านก่อน ถึงเข้าไปเปิดดูแฟ้มได้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่เก่ียวข้อง มายุ่งเก่ียวกับแฟ้มเอกสารนี้ 9) เจ้าของแฟ้มเอกสาร ต้องแจ้งรหัสผ่านให้กลุ่มเป้าหมายทราบด้วย 2.2 การจัดการเอกสารภายในแฟ้ม 1) เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถจัดการเอกสารภายในแฟ้มของตนเอง ได้แก่ เพ่ิม , แก้ไข, ลบ, และย้าย

2.2 ความสามารถอื่น ๆ 1) เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถส่ง เอกสารเวียน ได้ 2) การส่ง เอกสารเวียน มีลักษณะการใช้งานดังนี้ - ไฟล์เอกสารเวียน 1 ไฟล์ สามารถส่งเข้าไปในแฟ้มเป้าหมายได้หลายแฟ้ม ในการส่งครั้งเดียว (ต่างจากการส่งไฟล์เอกสารแบบปกติ คือ ถ้าเป็นการส่งแบบปกติ ไฟล์เอกสาร 1 ไฟล์ จะส่งเข้าไปในแฟ้มเป้าหมายได้เพียง 1 แฟ้มเท่านั้น ในการส่งครั้งเดียว)

3


- แฟ้มเป้าหมายที่ส่งเอกสารเวียน เข้าไป จะต้อง Online เสมอ - การส่ง เอกสารเวียน จะไม่ใช้รหัสผ่าน (ถึงแม้เจ้าของแฟ้มเป้าหมายจะก าหนดรหัสผ่านก็ตาม) - เจ้าของแฟ้มเอกสาร สามารถค้นหา (Search) แฟ้ม/เอกสารที่ต้องการได้ 3) ไฟล์เอกสารที่สามารถส่งได้ ได้แก่ Word, Excel, Powerpoint, PDF, รูปภาพ, ฯลฯ 4) การแสดงเอกสารในแต่ละแฟ้ม สามารถจัดเรียงได้หลายรูปแบบ ดังนี้ - แสดงรายละเอียดต่าง ๆ ของไฟล์เอกสาร เช่น ชื่อ, ชนิด, ขนาด, หมายเหตุ - แสดงรายละเอียดของไฟล์เอกสารแบบย่อ (แสดงเฉพาะชื่อเท่านั้น) - เรียงเอกสารตามล าดับก่อนหลัง - เรียงล าดับตามชื่อผู้ส่ง (จัดกลุ่มตามชื่อผู้ส่ง)

4


ขั้นตอนการเข้าใช้งานระบบ eFolder

1. เปิดหน้าจอท่ี http://qakm.lib.ubu.ac.th/itmain เลือก สนว.eFolder

2. จะปรากฎหน้าจอ ดังภาพ

http://qakm.lib.ubu.ac.th/itmain

5


เมื่อผู้ใช้งาน Login เข้าสู่การใช้งานระบบ eFolder จะปรากฏแถบเมนูการใช้งาน ซึ่งประกอบด้วยเมนูหลัก ดังนี้

1. Menu

2. ค าแนะน า

1. ในค าสั่ง Menu ประกอบด้วยเมนูย่อย

1. Home เป็นค าสั่งส าหรับหน้าแรกและหน้าจอหลัก

2. รายชื่อแฟ้มทั้งหมดที่ก าลัง Online Now

3. เข้าสู่ระบบ (Login)

3. จากนั้นเลือกค าสั่ง Menu แล้ว Login เข้าสู่ระบบการใช้งาน จะปรากฏหน้าจอ ดังภาพ

กรอกข้อมูล Login และ Password ของตนเองในการเข้าใช้งาน โดยใช้รหัสผ่าน จากรหัสส าหรับการเข้าใช้เครือข่ายอินเตอร์เน็ตของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (เฉพาะในส่วนส านักวิทยบริการ)

Home

รายชื่อแฟ้มทั้งหมดที่ก าลัง Online Now

เข้าสู่ระบบ (Login)

6


จะปรากฏหน้าจอดังภาพ จากนั้นเข้าสู่ระบบเพ่ือใช้งาน

เมื่อเข้าสู่โหมดการใช้งานระบบ eFolder จะปรากฏหน้าจอดังภาพ ซึ่งประกอบด้วยเมนู ดังนี้

1.Main Menu

2. ไปยังแฟ้มของคนอ่ืน

3. จัดการแฟ้ม

เข้าสู่ระบบ

7


การเข้าใช้งานเมนูในระบบ eFolder

4. จัดการแฟ้ม ประกอบด้วยเมนูย่อย

5. Tools

6. ค าแนะน า

1. Main menu ในเมนปูระกอบด้วยเมนูย่อย ดังนี้

- ออกจากระบบ (Logout)

ออกจากระบบ (Logout)

8


2. เมนูไปยังแฟ้ม ประกอบด้วยเมนูย่อย ดังนี้

2.1 เลือกแฟ้มเอกสารของคนอ่ืน (Select & Submit)

เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารของบุคคลอื่นๆ ที่ผู้ใช้งานเลือกเพ่ือต้องการดูรายละเอียดแฟ้มของบุคคลอื่นทั้งหมดที่น าเข้าระบบ eFolder

9


2.2 ส่งเอกสารเวียนไปยังแฟ้มของคนอ่ืน (ส่งเอกสารเวียน) เป็นเมนูที่แสดงรายการเอกสารที่

เป็นเจ้าของแฟ้มมีการเวียนไปยังบุคคลอ่ืนที่อยู่ ในระบบ eFolder

3.เมนู จัดการแฟ้ม ประกอบด้วยเมนูย่อย

3.1 แสดงแฟ้มของคุณทั้งหมด (All) และเลือกแฟ้ม (Select) ใช้แสดงแฟ้มรายการเอกสารทั้งหมดของ

เจ้าของแฟ้มที่ได้น าเข้าระบบ eFolder

10


3.2 เพ่ิมแฟ้มใหม่ (Add) ใช้ในการสร้างแฟ้มเอกสารส าหรับการจัดเก็บเอกสาร

11


3.3 แก้ไขแฟ้ม (Edit) ใช้ในการแก้ไขเอกสารที่หากเม่ือต้องการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข

เมื่อคลิกเลือก Edit จะปรากฎหน้าจอดังภาพ จึงจะสามารถแก้ไขชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการแก้ไขได้แล้วท าการ

บันทึก

12


3.4 ลบแฟ้ม (Delete) ใช้ในการลบเอกสารที่ผู้ใช้ไม่ต้องการใช้งาน

3.5 เปิด/ปิด การ Online ของแฟ้ม (On/Off) เป็นการเปิด (On) แฟ้มเอกสาร เพ่ือให้ผู้ใช้งานอ่ืนสามารถดูรายละเอียดเอกสารที่น าเข้าสู่ระบบ eFolder หรือหากใช้ค าสั่ง ปิด (Off) ผู้ใช้งานอ่ืนจะไม่สามารถเข้าดูรายละเอียดได้

13


3.6 ให้คนอ่ืนอ่านเอกสาร (Read) ในแฟ้มของคุณได้หรือไม่ เป็นเมนูที่เลือกส าหรับให้ผู้ใช้งานอื่นสามารถอ่านรายละเอียดงานหรือ File เอกสารที่น าเข้าระบบ eFolder กรณีท่ีเจ้าของแฟ้มต้องการให้ผู้อ่ืนสามารถเปิดอ่านเอกสารในแฟ้มได้ ให้เลือกค าสั่ง “อ่านได้” หรือไม่ต้องการให้อ่าน เลือกค าสั่ง “อ่านไม่ได้”

3.7 ให้คนอ่ืนส่งเอกสารเข้ามาแบบปกติ (Submit) ในแฟ้มของคุณได้หรือไม่ เป็นค าสั่งส าหรับ ให้ผู้ใช้อ่ืนสามารถส่งเอกสารเข้ามาในแฟ้มงานของตนเองแบบได้แบบปกติ

14


8. ให้คนอ่ืนส่งเอกสารเข้ามาแบบ (เอกสารเวียน) ในแฟ้มของคุณได้หรือไม่

ใช้ส าหรับให้ผู้ใช้อ่ืนสามารถส่งเอกสารเข้ามาในแฟ้มงานของตนเองโดยเป็นแบบแจ้งเวียนในกรณีท่ีต้องการแจ้งให้ผู้ใช้งานอื่นทราบในเรื่องเดียวกัน

4. เมนูจัดการแฟ้ม ประกอบด้วยเมนู

4.1 กรุณาเลือกแฟ้มของคุณก่อน เป็นการจัดการรายการเอกสารในแฟ้มของผู้สร้างเอกสาร

15


5. เมนู Tools

ใช้ส าหรับให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหารายละเอียดเอกสารที่ต้องการค้นหาโดยใส่รายละเอียดค าที่

ต้องการค้น

7. เมนู แนะน า ประกอบด้วยเมนูย่อย

7.1 ค าแนะน าเบื้องต้น เป็นเมนูที่แสดงรายละเอียดในการให้ค าแนะน าเบื้องต้น แสดงรายละเอียดการ

ใช้งาน และการให้ความช่วยเหลืออ่ืน ๆ

16


7.2 การใช้งานในระบบ เป็นเมนูแนะน าส าหรับการใช้งานในระบบ eFolder

7.3 เมน ู About

17


ตัวอย่าง การเข้าใช้งานในเมนูแฟ้มของคนอ่ืน ๆ

1. เปิดหน้าจอท่ี http://qakm.lib.ubu.ac.th/itmain เลือก สนว.eFolder

2. หลังจากคลิ๊ก สนว. eFolder จะได้หน้าจอ ดังภาพ จากนั้นคลิ๊กที่ Menu เลือก Login

http://qakm.lib.ubu.ac.th/itmain

18


3. หลังจาก คลิ๊ก Login จะปรากฏหน้าจอ ดังภาพ

4. ให้กรอกข้อมูล Login และ Password ของตนเอง

19


5. จะปรากฎหน้าจอดังภาพ จากนั้นเข้าสู่ระบบ เลือก เมนูไปยังแฟ้มของคนอ่ืน

6. เลือก ไปยังแฟ้มเอกสารคนอ่ืน และคลิ๊กเลือก แฟ้มเอกสารของคนอ่ืน (select & submit)

จะปรากฎหน้าจอรายชื่อแฟ้มงานของบุคคลอื่นที่จัดการเอกสารในระบบ e-Folder

20


7. คลิกท่ี ไปยังแฟ้มของคนอ่ืน จะปรากฏ Folder งานของบุคลากรส านักงานเลขานุการทุกคน จากนั้นเลือก เปิด File งานตามแฟ้มที่ต้องการของแต่ละคน โดยในส่วนส านักงานเลขานุการจะแสดงแฟ้มงานของบุคลากร อันประกอบด้วย 1. น.ส.อภิญญา กลิ่นบัว 2. นางจุรีวรรณ สายสมาน 3. นางสาวจีรภา แดงทน 4. นางสาวขนิษฐา จูมลี 5. นางสาวมณีวรร สาระไทย 6. นายนันทิพัฒน์ สุวรรณกูฏ 7. นางสาวพิมใจ ค าฝอย 8. นางวิยะดา ธนสรรวนิช 9. นางนันทา กิจแสวง 10. นางสุภาพร ธีระพงษ์สวัสดิ์ 11.นางสาวอุษา ผูกพันธ์

21


22


อนึง่ ในการเข้าใช้งานแฟ้มของคนอืน่นัน้ หากตอ้งการเข้าไปเปิดอ่าน แก้ไข หรือกระท าการใด ๆ ได ้นัน้ จะตอ้งได้รับ

การอนุญาตจากการตั้งค่าในแฟ้มให้สามารถกระท าการใด ๆ ได้

Documents

ขั้นตอนการใช้งานระบบ e-Folder1 ข นตอนการใช งานระบบ eFolder ศ มาพร กาเผ อกงาม ข