คมอการปฏบตงาน การจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมคร

นกศกษาระดบปรญญาตร

ของศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย

นายกมพล หนนอย

นกวชาการศกษา ปฏบตการ

ค าน า เอกสารคมอการจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร ฉบบนจดท า

ขน เพอใชเปนคมอในการบรหารจดการขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร เฉพาะกลมผสมครทสมครเรยนผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ซงอยในความรบผดชอบของบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา โดยมวตถประสงคหลกเพอใชในการบรหารจดการขอมลสารสนเทศของนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ซงจะชวยใหการจดการดานสถตตางๆ เปนไปอยางมระบบ สามารถใหบรการขอมลผสมครตอผขอใชบรการไดสะดวก รวดเรว อกทงยงชวยในการสบคนขอมลเพอใชในการตรวจสอบและตอบปญหานกศกษาไดอยางมประสทธภาพ ซงสอดคลองกบระเบยบกระทรวงศกษาธการ วาดวยบรหารขอมลสารสนเทศดานการศกษา พ.ศ. 2560 ซงมวตถประสงคในการบรหารจดการขอมลสารสนเทศดานการศกษา ดงน เพอใชในการวางแผน ตดสนใจ ก าหนดนโยบาย และทศทางการพฒนาการศกษาของสวนราชการ หนวยงานและสรางโอกาส ความเสมอภาค ในการเขาถงขอมลและการบรการทางการศกษา เพอบรณาการฐานขอมลของสวนราชการ หนวยงานและสถานศกษาเขาดวยกนใหเปนระบบ และเพอการบรหารราชการแผนดน และการบรการประชาชน

งานสงเสรมและบรการการศกษา สงกดศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย มหนาทรบผดชอบเกยวกบ การรณรงครบสมครนกศกษาใหม การจ าหนายระเบยบการรบสมครนกศกษา การรบลงทะเบยนเรยนและรบค ารองตาง ๆ ของนกศกษาทกระดบการศกษาของมหาวทยาลย ประกอบดวยระดบบณฑตศกษา ปรญญาตร ประกาศนยบตร และสมฤทธบตร นอกจากนยงมภารกจทไดรบมอบหมายใหด าเนนการ ไดแก แนะแนวการศกษาและอาชพ ปฐมนเทศนกศกษาใหม ตอบค าถามนกศกษา การจดนทรรศการ การดแลมาตรฐานเครอขาย การใหบรการในทองถน การสนบสนนการเรยนการสอนของมหาวทยาลย ชมรมบณฑต การจดกจกรรมรวมกบสมาคมสโขทยธรรมาธราชและหนวยงานภายในมหาวทยาลยอนๆ รวมไปถงการใหความรวมมอกบองคกรอนในจงหวดและทองถนใกลเคยงเพอสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยาลย การบรการวชาการแกสงคมในลกษณะตางๆ ตลอดจนการจดท าความรวมมอกบวทยาลยชมชนในการเปดโอกาสทางการศกษาใหกบผสนใจทวไป โดยรบผดชอบพนท 5 จงหวดภาคเหนอตอนลาง ไดแก สโขทย ตาก พษณโลก อตรดตถ และก าแพงเพชร

ดงนน เพอเปนแนวทางในการปฏบตงานดานการสนบสนนและใหบรการเกยวกบการรบสมครนกศกษาใหม ใหมประสทธภาพมากยงขน จงไดจดท าคมอการจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ใหมความทนสมย สะดวกตอการสบคนขอมลมากยงขน คมอฉบบนประกอบไปดวย บทน า การวเคราะหโครงสรางการบรหารหนวยงาน กฎหมายทเกยวของ การวเคราะหองคประกอบของระบบงานรบสมครนกศกษาใหม องคประกอบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา การจดการขอมลสารสนเทศผสมครเปนนกศกษา การวเคราะหปญหา อปสรรค แนวทางแกไขและขอเสนอแนะ

ผจดท า: นายกมพล หนนอย นกวชาการศกษา ปฏบตการ

ก

สารบญ หนา

ค าน า ก

สารบญ ข

สารบญตาราง ง

สารบญภาพ จ

บทท 1 บทน า 1

ประวตความเปนมาและความส าคญ 1

จดประสงค 2

ขอบขาย 2

นยามศพท 3

ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 4

บทท 2 การวเคราะหโครงสรางการบรการหนวยงาน 5

โครงสรางการบรหารงานของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย 5

โครงสรางหนาทความรบผดชอบของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย 6

บทบาทลกษณะงานในหนาทความรบผดชอบ 7

อตราก าลงของงานสงเสรมและบรการการศกษา 8

โครงสรางหนาทความรบผดชอบของงานสงเสรมและบรการการศกษา 9

บทบาทหนาทความรบผดชอบของงานสงเสรมและบรการการศกษา 10

ขอมลประกอบการรบสมครนกศกษาใหม 12

กฎหมายทเกยวของ 13

บทท 3 การวเคราะหองคประกอบของระบบงานการรบสมครนกศกษาใหม 16

กจกรรมการรบสมครนกศกษาใหม 16

กจกรรมการบรหารจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร 25

ประโยชนของการเกบรวบรวมขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 25

บทท 4 องคประกอบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 26

ระบบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 26

การจดท าฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 28

ข

หนา

บทท 5 การจดการขอมลสารสนเทศผสมครเปนนกศกษา 31

การบนทกและจดเกบ การสบคน และการสอบถามขอมลและสงพมพรายงาน 31

รายงานการจดเกบสถตสารสนเทศนกศกษา 43

รายงานการออกหนวยเคลอนทบรการนกศกษา 44

การจดการเกยวกบขอมลสารสนเทศการสมครเปนนกศกษา 45

บทท 6 ปญหา อปสรรค แนวทางแกไขและขอเสนอแนะ 47

สรปขอดและขอจ ากดของการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษา 47

ปญหาและอปสรรค และแนวทางแกไขปญหาในการด าเนนงาน 50

ขอเสนอแนะ 51

บรรณานกรม 52

ภาคผนวก

ก ปมค าสงตางๆ ของฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 53

ข ตวอยางเอกสารและภาพประกอบเกยวกบการรบสมครนกศกษา 58

ค พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 80

ง หมายเลขโทรศพททใชตดตอกบหนวยงานตางๆ ของ มสธ. 96

ค

สารบญตาราง

หนา

ตารางท 2.1 สถตการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรยอนหลง 3 ปการศกษา 12

ตารางท 6.1 สรปขอดและขอจ ากดของการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษาดวยระบบคอมเตอร 47

ตารางท 6.2 ปญหา อปสรรค และแนวทางแกไขปญหา 49

ง

สารบญภาพ ภาพท 1 โครงสรางการบรหารงานของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย 5

ภาพท 2 โครงสรางหนาทความรบผดชอบของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย 6

ภาพท 3 โครงสรางบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา 8

ภาพท 4 โครงสรางหนาทความรบผดชอบของบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา 9

ภาพท 5 ผงขนตอนเกยวกบระบบงานรบสมครนกศกษา 10

ภาพท 6 รายการคาใชจายประกอบการรบสมครนกศกษา ประจ าปการศกษา 2562 12

ภาพท 7 แสดงระบบการรกษาความปลอดภยของขอมลสารสนเทศรบสมครนกศกษา 15

ภาพท 8 ผงการรบสมครนกศกษาใหม ณ ทท าการศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย 16

ภาพท 9 ผงกจกรรมรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรในเขตพนทรบผดชอบ 5 จงหวด 18

ภาพท 10 ตวอยางการกรอกขอมลใบสมครตามระเบยบการสมคร (ดานหนา) 21

ภาพท 11 ตวอยางการกรอกขอมลใบสมครตามระเบยบการสมคร (ดานหลง) 22

ภาพท 12 แสดงองคประกอบระบบการจดการสารสนเทศรบสมครนกศกษา 26

ภาพท 13 องคประกอบของโครงสรางฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 29

ภาพท 14 ตวอยางขอมลใบสมครจากการรบสมครนกศกษาใหม (ดานหนา) 33

ภาพท 15 ตวอยางขอมลใบสมครจากการรบสมครนกศกษาใหม (ดานหลง) 34

ภาพท 16 ตวอยางการเขยนใบเสรจรบเงน 34

ภาพท 17 แสดงการเปดใชงานฐานขอมลระบบสารสนเทศนกศกษาจากโปรแกรม MS Access 35

ภาพท 18 แสดงปมค าสงแถบการบนทกขอมล 35

ภาพท 19 ตวอยางหนาจอเตรยมการบนทกขอมลการรบสมครนกศกษาใหม 36

ภาพท 20 ตวอยางการบนทกขอมลการสมครนกศกษาของนางสาวอรณชา ศรประโชต 37

ภาพท 21 แสดงการสบคนขอมลรายบคคล 38

ภาพท 22 แสดงการใชค าสงกรองขอมล 38

ภาพท 23 แสดงผลขอมลการคดกรอง 38

ภาพท 24 แสดงการระบเงอนไขการสงพมพรายงานการสงใบสมคร 39

ภาพท 25 แสดงขอมลรายงานการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรสงส านกทะเบยนและวดผล 39

ภาพท 26 แสดงการระบเงอนไขการสงพมพรายงานการสมครนกศกษา 40

ภาพท 27 แสดงรายงานการรบสมครนกศกษาปรญญาตรสงหนวยตรวจสอบภายใน 40

ภาพท 28 แสดงการระบเงอนไขการสงพมพรายงานชอ-ทอย 41

ภาพท 29 แสดงขอมลรายชอ-ทอยของผสมครเปนนกศกษาระดบปรญญาตร 41

จ

หนา

หนา

ภาพท 30 แสดงการระบเงอนไขวน เดอน ปทบนทกขอมลการสงเงนรายวน 42

ภาพท 31 แสดงรายงานการสงเงนรายวนจากกจกรรมรบสมครนกศกษา 42

ภาพท 32 รายงานสรปขอมลนกศกษาประจ าเดอนทกระดบการศกษา 43

ภาพท 33 รายงานขอมลสรปการออกใหบรการเคลอนท 44

ภาพท 34 แสดงขนตอนการจดการขอมลสารสนเทศการสมครของนกศกษา 45

ภาพท 35 แสดงปมค าสงตางๆ ทอยในฐานขอมลสารสนเทศนกศกษา 53

ภาพท 36 แสดงหนาจอหลงจากกดปมค าสงเพมขอมล 53

ภาพท 37 แสดงการสบคนขอมลรายบคคล 54

ภาพท 38 แสดงการใชงานกลมค าสง Export File 54

ภาพท 39 แสดงรายงานสงใบสมครหลงจากกดปมค าสงสงใบสมคร 55

ภาพท 40 แสดงรายงานการสงเงนรายวนหลงจากกดปมค าสง 55

ภาพท 41 แสดงรายชอ-ทอยหลงจากกดปมค าสงพมพรายชอ-ทอย 56

ภาพท 42 แสดงรายงานขอมลนกศกษาใหมหลงจากกดปมค าสงสงหนวยตรวจสอบภายใน 57

ภาพท 43 แสดงรายงานการสอบถามขอมลนกศกษาหลงจากกดปมค าสงสอบถามขอมล 57

ภาพท 44 การจดเตรยมวสด-อปกรณการรบสมครนกศกษา 58

ภาพท 45 แฟมการจดเกบเอกสารรายงานรปเอกสารและไฟลอเลกทรอนกส 59

ภาพท 46 หนงสอการจดสงขอมลสารสนเทศนกศกษาใหกบส านกทะเบยนและวดผล 60

ภาพท 47 หนงสอการขอเบกเอกสารการสอนชดวชาพนฐาน 61

ภาพท 48 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา 62

ภาพท 49 หนงสอการขอใชพนทรบสมครนกศกษา 63

ภาพท 50 ค าสงศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย (หนา 1) 64

ภาพท 51 ค าสงศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย (หนา 2) 65

ภาพท 52 การน าขอมลสารสนเทศไปใชในการจดท าแผนปฏบตราชการประจ าป 66

ภาพท 53 การน าขอมลสารสนเทศไปใชในการจดท าค ารบรองปฏบตราชการ 67

ภาพท 54 การน าขอมลไปใชในการจดท าแผนบรหารความเสยงและการควบคมภายใน 68

ภาพท 55 การจดเกบขอมลสารสนเทศนกศกษาระบบเดมโดยโปรแกรม Ms Excesl 69

ภาพท 56 แผนการออกหนวยใหบรการรบสมครนกศกษาใหม 70

ภาพท 57 หนงสอขออนมตเดนทางออกใหบรการรบสมครนกศกษาใหม 71

ภาพท 58 หนงสอขออนมตเบกจายเงนยมออกใหบรการรบสมครนกศกษาใหม 72

ภาพท 59 การท าสญญายมเงนไปราชการรบสมครนกศกษา 73

ฉ

หนา

ภาพท 60 การจดท ารายงานเดนทางไปราชการ 74

ภาพท 61 หนงสอขออนมตชดใชเงนยม 75

ภาพท 62 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา (หนา1) 76

ภาพท 63 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา (หนา2) 77

ภาพท 64 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา (หนา3) 78

ภาพท 65 หนงสอการสงขอมลสารสนเทศนกศกษา 79

ช

บทท 1

บทน า

1. ประวตความเปนมาและความส าคญ

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช เปนมหาวทยาลยทจดการเรยนการสอนระบบเปด โดยมปณธาน ยดหลกการศกษาตลอดชวต มงพฒนาคณภาพของประชาชนทวไป เพมพนวทยฐานะ แกผประกอบอาชพและขยายโอกาสทางการศกษาตอส าหรบทกคนเพอสนองความตองการของบคคลและสงคมดวยการจดระบบ การเรยนการสอนทางไกล ซงใชสอการสอนทางไปรษณย วทยกระจายเสยง วทยโทรทศน สอออนไลน และวธการอนทผเรยนสามารถศกษาไดดวยตนเอง โดยไมตองเขาชนเรยนตามปกต ซงมเปาประสงคเพอพฒนาใหเปนมหาวทยาลยเปดทางไกลชนน าทไดรบการยอมรบในระดบสากลเพอผลตบณฑตทมคณธรรมน าความรและจดการศกษาใหมคณภาพไดมาตรฐาน ตอบสนองตอการพฒนาสงคมและประเทศ เพอเปนมหาวทยาลยเปดทางไกลทใชเทคโนโลยททนสมย พฒนาสระบบการเรยนการสอนอเลกทรอนกส (ขอมลอางองจากเวบไซตของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช)

จากปณธานและเปาประสงคดงกลาว มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช จงไดจดตงศนยวทยพฒนา 10 แหง ขนในภมภาค เพอเปนเสมอนตวแทนของมหาวทยาลย ในการใหบรการแกนกศกษาและประชาชนทวไป รองรบการใหบรการครอบคลมพนท 5-10 จงหวด โดยเรมตงแต พ.ศ. 2534 เปดใหบรการแหงแรกทจงหวดนครศรธรรมราช พ.ศ. 2540 เปดใหบรการเพมขนทจงหวดเพชรบร นครสวรรค อบลราชธาน และสโขทย พ.ศ. 2541 เปดใหบรการทจงหวดอดรธาน ล าปาง พ.ศ. 2542 เปดใหบรการทจงหวดจนทบร ยะลา พ.ศ. 2543 เปดใหบรการทจงหวดนครนายก ซงเปนแหงท 10

ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย เปนหนวยงานบรการการศกษาทจดตงขนในสวนภมภาคของภาคเหนอตอนลาง ก าหนดพนทจงหวดในความดแลรบผดชอบ 5 จงหวด ไดแก จงหวดสโขทย ก าแพงเพชร พษณโลก ตาก และอตรดตถ ซงอยภายใตการก ากบดแลเสมอนตวแทนของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ซงมพนธกจในการบรการการศกษาแกนกศกษาและประชาชน สงเสรมสนบสนนกจกรรมการเรยนการสอนของมหาวทยาลย พฒนาความรวมมอการใหบรการการศกษาทางไกล บรการวชาการและวชาชพสงคม และสงเสรมงานศลปะ ศลปวฒนธรรม และอนรกษ ภมปญญาทองถน

เพอใหบรรลเปาหมายตามพนธกจขางตน ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย จงไดมการจดการบรหารขอมลดานการใหบรการการศกษาโดยการจดท าระบบฐานขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรขน เพอชวยในการจดการบรหารขอมล การจดเกบขอมล การสบคนขอมล และการจดท ารายงาน ซงจะชวยใหเจาหนาทไดปฏบตงานสะดวกและรวดเรวขน โดยไดก าหนดล าดบของการจดการขอมลสารสนเทศส าหรบนกศกษาใหมระดบปรญญาตรตงแตกระบวนการรบสมครนกศกษา ตวอยางวธการกรอกใบสมครนกศกษา กระบวนงานรวบรวมขอมลการรบสมครเปนนกศกษา การจดเกบและการบนทกขอมลรายละเอยดการสมคร การสบคนขอมล และการสงพมพขอมลการสมครเพอจดสงใหหนวยงานตางๆ ทรองขอ รวมไปถงการวเคราะหปญหา อปสรรค และแนวทางแกไขปญหาอยางละเอยดและเขาใจงาย

ซงการจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครเปนนกศกษาระดบปรญญาตรของ ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ไดมพฒนาการมาเปนล าดบเพอลดขอจ ากดของการท างานในระบบเดม ดงน

1.1 การจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรระบบเดมใชวธการบนทกดวยการบนทกสถตผสมครนกศกษาใหมไวในเอกสารแลวเกบเขาแฟมงาน แตยงไมมการจดท าฐานขอมลรายชอผสมครเปนนกศกษา ท าใหเกดปญหาในการตดตาม และสบคนขอมลของผสมครนกศกษา จงเปนเหตใหการจดท ารายงานสถตตางๆ ไมครบถวน

1.2 ตอมาไดมการจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร โดยการบนทกขอมลบนคอมพวเตอร โดยใชโปรแกรม Microsoft Excel แตยงมขอจ ากดเกยวกบการสบคนขอมล และการรกษาความปลอดภยของขอมล ท าใหผใชงานระบบขาดความคลองตวในการสบคนขอมลเพอใชในการตรวจสอบและตดตามปญหานกศกษา และมความกงวลเกยวกบระบบความปลอดภยของขอมลเนองจากโปรแกรม Microsoft Excel ไมสามารถตงคาการก าหนดสทธใหกบผใชงานระบบได

ดงนน เพอลดขอจ ากดขางตน ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย จงไดรวบรวมวธการปฏบตงานเกยวกบการรบสมครนกศกษาโดยวธการจดเกบเอกสารทเกยวกบการรบสมคร เชน ส าเนาใบเสรจรบเงน เปนตน ในรปแบบไฟลอเลกทรอนกส พรอมกบพฒนาระบบฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาขน โดยใชโปรแกรม Microsoft Access ซงท าใหการจดเกบขอมล การสบคน ไดสะดวกและรวดเรว อกทงสามารถก าหนดผใชงานและรหสผานในการเขาถงขอมล ซงจะชวยในเรองการรกษาความปลอดภยของขอมลสารสนเทศของนกศกษาไดอกดวย

2. จดประสงค

เพอจดท าคมอการปฏบตงานจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรของศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย

3. ขอบขาย

การท าคมอเกยวกบการจดการขอมลสารสนเทศส าหรบการรบสมครนกศกษาจะจดเกบขอมลสารสนเทศเฉพาะบคคลทสมครเปนนกศกษาใหมระดบปรญญาตร โดยใชบรการผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย อกทงไดก าหนดผรบผดชอบของงานสงเสรมและบรการการศกษา ในการดแลฐานขอมลระบบสารสนเทศการสมครนกศกษาไวอยางชดเจน เพองายตอการบรหารจดการขอมล และเพอควบคมการรกษาความปลอดภยใหกบขอมลนกศกษาอกดวย

-2-

4. นยามศพท

ระเบยบการสมครเปนนกศกษา หมายถง ขอมลรายละเอยดตางๆ ทเกยวกบการสมครเปนนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ตามทมหาวทยาลยก าหนด อาท ขอมลสาขาวชา/หลกสตรการเรยนการสอนทเปดรบสมคร ชดวชาทเปดใหลงทะเบยน หลกฐาน/คาใชจายทตองใชสมคร ตารางสอบ ชองทางและวธการสมครเปนนกศกษา เปนตน

การสอบถามขอมล หมายถง การท างานของระบบฐานขอมลเพอท าหนาทคดเลอกเฉพาะขอมลทตองการ หรอแสดงกลมขอมลทตองการตามเงอนไขทผใชงานก าหนด

ระบบสารสนเทศ หมายถง กระบวนการเกบรวบรวมขอมล การประมวลผลใหอยในรปสารสนเทศทเปนประโยชนสงสดและการจดเกบรกษาอยางมระบบเพอสะดวกตอการน าไปใชซงจะถกจดเกบอยางเปนระบบสามารถน าไปใชสนบสนนการบรหารและการตดสนใจทงในระดบผปฏบตและระดบผบรหารของหนวยงาน

การจดการขอมลสารสนเทศ หมายถง การวางแผน จดหา รวบรวม จดเกบ รกษา และสงตอแพรกระจายสารสนเทศไปยงผใช เพอประโยชนในการใชงานอยางมประสทธภาพโดยใชเทคโนโลยสารสนเทศเปนเครองมอ ทงน เพอปรบปรงพฒนาสมรรถนะการบรหารงานและการด าเนนงานขององคกร สรางนวตกรรม เพมขดความสามารถทางการแขงขน และมงสการเปนองคกรแหงการเรยนร

Microsoft Access หมายถง โปรแกรมส าเรจรปทใชในกจกรรมการพฒนาระบบฐานขอมลสารสนเทศนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ไดแก การบนทก การจดเกบขอมล การสบคนขอมล และการสงพมพรายงาน ซงสามารถก าหนดผใชและรหสผานการเขาใชงานได

Microsoft Excel หมายถง โปรแกรมส าเรจรปทใชในกจกรรมการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ไดแก การบนทกการจดเกบขอมล การสบคนขอมล และการสงพมพรายงาน

Microsoft word หมายถง โปรแกรมส าเรจรปทใชในกจกรรมการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ไดแก การบนทกสถตจ านวนนกศกษาเปนรายเดอน

ฟลด (Field) หมายถง ทซงใชเกบขอมลเฉพาะในโปรแกรมประเภทการจดการฐานขอมล โดยจดแบงใหแตละเขตเกบขอมลแตละเรอง เชน แบงเปนเขต ชอ นามสกล ทอย หมายเลขโทรศพท เพศ เปนตน ถาเราน าเขตขอมลเหลาน หลาย ๆ เขตมารวมกน จะเรยกวา “ระเบยน” (record)

Web Application Server หมายถง โปรแกรมประยกตทเขาถงดวยโปรแกรมคนดเวบ ผานเครอขายคอมพวเตอรอยางอนเทอรเนตหรออนทราเนต เวบแอพพลเคชนเปนทนยมเนองจากความสามารถในการอปเดท และดแล โดยไมตองแจกจาย และตดตงซอฟตแวรบนเครองผใช ตวอยาง เวบแอพพลเคชน ไดแก เวบเมล ระบบสารสนเทศงานทะเบยนและงานบรการศกษา การประมลออนไลน กระดานสนทนา เปนตน

-3-

คยหลก (Primary Key) หมายถง คยหลกทก าหนดจากฟลดทไมมขอมลซ าซอน (unique) ใน ตาราง (Table) เดยวกนโดยเดดขาด และจะตองมคาเสมอ จะเปนคาวาง (Null) ไมได สามารถน ามาจดเรยงล าดบและแยกแยะขอมลแตละรายการออกจากกนไดเปนอยางด

การก าหนดความสมพนธระหวางตาราง หมายถง การน าตารางทเกยวของมาท างานรวมกบตารางทท างานอย(ตารางหลก) เพอปองกนปญหาการบนทกขอมลซ าซอน โดยเฉพาะขอมลทมการเรยกใชอยบอยครง อาท ขอมลรายชอชดวชา ขอมลรหสวชาเอก ขอมลผรบค ารอง ขอมลสถานทรบค ารอง เปนตน

การรบสมครนกศกษา หมายถง การรบสมครนกศกษาของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ตามระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยนในแตละปการศกษา ตามทมหาวทยาลยก าหนดเพอด าเนนการเกยวกบการรบสมครนกศกษาใหเปนไปดวยความเรยบรอยตงแตการก าหนดรายละเอยดหลกสตรทเปดรบสมคร คณสมบตของผสมคร หลกฐานทใชในการสมคร ชองทางการรบสมคร ก าหนดตารางวนและเวลาสอบ คาใชจายในการสมครรวมไปถงชองทางการตดตอกบมหาวทยาลย

5. ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

คมอการปฏบตงาน เปนเครองมอทส าคญทใชประกอบในการปฏบตงานเพอชวยใหการสนบสนนและใหบรการดานขอมลสารสนเทศนกศกษา ใหมการปฏบตงานทมระบบแบบแผน ซงหนวยงานหรอผปฏบตงานจะไดประโยชนจากการจดท าคมอการปฏบตน รวมทงเปนเอกสารประกอบเพอการน าไปใชในการบรหารจดการเกยวขอมลสารสนเทศนกศกษาของหนวยงานสงเสรมและบรการการศกษา ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย จะไดรบประโยชนตามวตถประสงคสอดรบตามแผนแมบทและปณธานของมหาวทยาลย ดงตอไปน

5.1 ใชเปนคมอในการปฏบตงานของบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา ไดเขาใจในเรองการบรหารจดการขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร

5.2 หนวยงานหรอผขอใชบรการขอมลสารสนเทศนกศกษาเกดความพงพอใจในการใหบรการทรวดเรว ถกตอง และตรงความตองการ

5.3 เจาหนาทผปฏบตงานเกยวกบการใหบรการการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรไดปฏบตงานอยางเปนระบบรวธการบรหารจดการขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา ทงดานการใชเครองมอชวยในการรวบรวม บนทก จดเกบขอมล และการสบคนขอมล การสงพมพรายงานตางๆ รวมไปถงการวเคราะหปญหา อปสรรค และวธแกปญหาไดอยางถกตอง

-4-

บทท 2

การวเคราะหโครงสรางการบรหารหนวยงาน

1. ความหมายของการวเคราะหงาน

การวเคราะหงาน หมายถง กระบวนการทเปนระบบในการจดรวบรวมขอมลเกยวกบลกษณะงาน หนาทความรบผดชอบ ลกษณะเฉพาะของบคคลทเหมาะสมกบงาน ความร ความสามารถ ทกษะ สมรรถนะคณลกษณะอนๆ (อางองจาก : https://www.slideserve.com/kert/4705239 ส านกงาน ก.พ.)

ในทนกลาวถง โครงสรางการบรหารงานของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย บทบาทหนาทความ รบผดชอบแตละงาน อตราก าลงและหนาทความรบชอบรายบคคล กฎหมายและระเบยบทเกยวของกบงาน โดยมรายละเอยดดงน

2. โครงสรางการบรหารงานของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย มโครงสรางการบรหารงาน ขนตรงตอการบรหารภายใตอธการบดหรอรองอธการบด และแบงหนาทความรบผดชอบ หนวยงานยอยภายในศนยฯ ออกเปน 3 ฝายงาน ตาม แผนภาพโครงสรางการบรหารงาน ดงภาพท 1-2

ภาพท 1 โครงสรางการบรหารงานของศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

อางอง : สโขทยธรรมาธราช,มหาวทยาลย (ป พ.ศ.2550) ประกาศเรอง ปรบเปลยนชอหนวยงานภายในและแบงสวนราชการภายใน และแบงสวนราชการภายใน ศนยวทยพฒนา ลงวนท 25 สงหาคม พ.ศ.2550

อธการบด

รองอธการบดทก ากบ

ศนยวทยพฒนา มสธ.สโขทย

งานสงเสรมและบรการการศกษา

งานประสานศนยวทยพฒนา

งานอ านวยการและธระการ งานบรการสอและเทคโนโลยการศกษา

-5-

ภาพท 2 โครงสรางหนาทความรบผดชอบของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

งานสงเสรมและบรการการศกษา

ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

งานอ านวยการและธรการ

- งานใหบรการหองสมด

- งานบรการหองสมดเคลอนท มม มสธ.

- งานใหบรการและผลตสอการศกษา

- การจดท า web site ของศนยและขอมล

- งานผลตสอประชาสมพนธผาน web site

- การตรวจสอบ และซอมบ ารงเครองคอมพวเตอร

- งานบรการอปกรณและเทคโนโลยการศกษา

- งานควบคมระบบเสยง และภาพ หองประชม

- งานบนทกภาพนง และภาพเคลอนไหว

- การผลตสอประชาสมพนธ รายการวทย

- งานบรการการประชมทางไกล Video Conference

- การดแลระบบไฟฟาสองสวาง ระบบปะปา

- งานความรวมมอสงเสรมและท านบ ารงศลปวฒนธรรม ในทองถน

- งานอนๆ ทไดรบมอบหมาย

งานบรการสอและเทคโนโลย

- งานสารบรรณและธรการ

- งานบคคล

- งานงบประมาณ

- งานบญช

- งานการเงน

- งานพสด ครภณฑ และจดซอจดจาง

- งานอาคารสถานท

- งานยานพาหนะ

- งานรกษาความปลอดภย

- งานประกนคณภาพการศกษา

- งานจดการความร

- การจดท าแผนปฏบตราชการประจ าป

- งานประสานงานกบหนวยงานราชการตางๆ

- งานประสานงานการเชาใชหองประชมสมมนา

- งานความรวมมอสงเสรมและท านบ ารงศลปวฒนธรรม ในทองถน

- งานอนๆ ทไดรบมอบหมาย

- งานจ าหนายระเบยบการสมคร

- งานรณรงคและรบสมครนกศกษาทกระดบการศกษา

- งานรบลงทะเบยนและรบค ารอง

- งานแนะแนวการศกษาและอาชพ

- งานปฐมนเทศนกศกษาใหม

- งานฝกซอมยอยพธพระราชทานปรญญาบตร

- งานกจกรรมชมรมนกศกษา ชมรมบณฑต

- งานทนการศกษา และกองทนกยมเพอการศกษา

- งานบรการวชาการแกสงคม

- งานประชาสมพนธ

- งานจดนทรรศการการศกษา

- การสอนเสรมโดยการนดหมาย

- งานกจกรรมรวมกบสมาคมสโขทยธรรมาธราช

- งานสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยลย

-งานความรวมมอสงเสรมและท านบ ารงศลปวฒนธรรม ในทองถน

- งานอนๆ ทไดรบมอบหมาย

-6-

3. บทบาทลกษณะงานในหนาทความรบผดชอบของ ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

การบรหารงานบคลากรลกษณะงานทปฏบตของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ปจจบนมดวยกน 3 ฝายงาน ดงน (1) งานอ านวยการและธรการ (2) งานสงเสรมและบรการการศกษา (3) งานบรการสอและเทคโนโลย (ประกาศมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช 2550 ลงวนท 25 สงหาคม 2550)

3.1 งานอ านวยการและธรการ มลกษณะงานทปฏบตและความรบผดชอบดงน งานสารบรรณและธรการ งานบคคล งานงบประมาณ งานบญช งานการเงน งานพสด ครภณฑ และจดซอจดจาง งานอาคารสถานท งานยานพาหนะ งานรกษาความปลอดภย งานประกนคณภาพการศกษา งานจดการความร การจดท าแผนปฏบตราชการประจ าป งานประสานงานกบหนวยงานราชการตางๆ งานประสานงานการเชาใชหองประชมสมมนางานความรวมมอสงเสรมและท านบ ารงศลปวฒนธรรมวฒนธรรม ในทองถน งานอนๆ ทได รบมอบหมาย

3.2 งานสงเสรมและบรการการศกษา มลกษณะงานทปฏบตและความรบผดชอบดงน งานจ าหนายระเบยบการสมคร งานรณรงคและรบสมครนกศกษาทกระดบการศกษา งานรบลงทะเบยนและรบค ารอง งานแนะแนวการศกษาและอาชพ งานปฐมนเทศนกศกษาใหม งานฝกซอมยอยพธพระราชทานปรญญาบตร งานกจกรรมชมรมนกศกษา ชมรมบณฑต งานทนการศกษา และกองทนกยมเพอการศกษา งานบรการวชาการแกสงคม งานประชาสมพนธ งานจดนทรรศการการศกษา การสอนเสรมโดยการนดหมาย งานกจกรรมรวมกบสมาคมสโขทยธรรมาธราช งานสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยลยงานความรวมมอสงเสรม และท านบ ารงศลปวฒนธรรม ในทองถน และงานอนๆ ทไดรบมอบหมาย

3.3 งานบรการสอและเทคโนโลย มลกษณะงานทปฏบตและความรบผดชอบดงน งานใหบรการหองสมด งานบรการหองสมดเคลอนท มม มสธ. งานใหบรการและผลตสอการศกษา การจดท า web site ของศนยและขอมล งานผลตสอประชาสมพนธผาน web site การตรวจสอบ และซอมบ ารงเครองคอมพวเตอร งานบรการอปกรณและเทคโนโลยการศกษา งานควบคมระบบเสยง และภาพหองประชม งานบนทกภาพนง และภาพเคลอนไหว การผลตสอประชาสมพนธ รายการวทย งานบรการการประชมทางไกล Video Conference การดแลระบบไฟฟาสองสวาง ระบบประปา งานความรวมมอสงเสรมและท านบ ารงศลปวฒนธรรม งานอนๆ ทไดรบมอบหมาย

การก าหนดบทบาทหนาทและความรบผดชอบตามโครงสรางการบรหารหนวยงานภายในของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย โดยมหวหนาฝาย 3 ฝาย ทไดรบการแตงตงเปนผรบผดชอบแตละงาน ภายใตการก ากบดแลและบงคบบญชา โดยมผอ านวยการศนยวทยพฒนา เปนผบงคบบญชาสงสด เพอสนองนโยบายจากอธการบดหรอรองอธการบดทรบผดชอบ ตามมต ระเบยบ ประกาศ ค าสง ขอบงคบ ตามนโยบายทไดรบมอบหมายใหสอดคลองกบปณธานและพนธกจของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช เปนไปดวยความเรยบรอย

-7-

4. อตราก าลงของฝายงานสงเสรมและบรการการศกษา

ส าหรบอตราก าลงของงานสงเสรมและบรการการศกษา ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย นน ปจจบนประกอบไปดวยบคคลากร ประจ าการ 4 ต าแหนง ดงภาพท 3-4 ไดแก

1. นกแนะแนวการศกษาและอาชพ 1 ต าแหนง (อตราวาง) 2. นกวชาการศกษา 2 ต าแหนง 3. ชางศลป 1 ต าแหนง ภาพท 3 โครงสรางบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา

นายสรต หาญก าธร

ชางศลป ช านาญงาน

อตราวาง

นกแนะแนวการศกษาและอาชพ

นายกมพล หนนอย

นกวชาการศกษา ปฏบตการ

นางสาวจนดารตน นธเมธโรจน

นกวชาการศกษา ช านาญการพเศษ

(รกษาการในต าแหนงหวหนางาน )

2.

3 4.

1

-8-

ภาพท 4 โครงสรางหนาทความรบผดชอบของบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา

1. แนะแนวการศกษาและอาชพ

2. รบสมครนกศกษาใหมทกระดบ

3. รบลงทะเบยนนกศกษาเกา

4. รบค ารองงานทะเบยน

5. บรการการศกษาเคลอนท

6. งานบรการ oss และตอบปญหาทางโทรศพท

7. จ าหนายใบสมครนกศกษาปรญญาตร

8. งานกจกรรมชมรมนกศกษา

9. งานโครงการบรการวชาการแกสงคม

10. งานโครงการชมรมนกศกษา

11. งานควบคมภายใน

12. งานแผนความเสยง

13. งานวางแผนบรหารงานฝายงาน

14. งานปฐมนเทศนกศกษาใหม

15. งานซอมยอยงานพระราชทานปรญญาบตร

1. งานรณรงครบสมครนกศกษาใหม

2. แนะแนวการศกษาและอาชพ

3. รบสมครนกศกษาใหมทกระดบ

4. รบลงทะเบยนนกศกษาเกาทกระดบ

5. รบค ารองนกศกษาทกระดบ

6. บรการการศกษาเคลอนท

7. งานบรการ oss และตอบปญหาทางโทรศพท

8. ควบคมและสงเงนและการจ าหนายใบสมครนกศกษา ปรญญาตร

9. ควบคมการเบกจายชดวชาตางๆ

10. งานสถตและขอมลทะเบยนประวตนกศกษา

11. งานประสานงานดานการศกษากบหนวยงานตางๆ ทเกยวของเพอแกปญหาใหกบนกศกษา

12. งานซอมยอยงานพระราชทานปรญญาบตร

13. บนทกขอมลและดแลระบบสารสนเทศนกศกษาของฝาย

14. ปฏบตงานเกยวกบกจกรรมการสอบของมหาวทยาลย

1. งานรณรงครบสมครนกศกษาใหม

2. แนะแนวการศกษาและอาชพ

3. รบสมครนกศกษาใหมทกระดบ

4. รบลงทะเบยนนกศกษาเกา

5. รบค ารองงานทะเบยน

6. บรการการศกษาเคลอนท

7. งานบรการ oss และตอบปญหาทางโทรศพท

8. จ าหนายใบสมครนกศกษาปรญญาตร

9. งานสนบสนนกจกรรมชมรมนกศกษา

10. งานโครงการลดการลาออกของนกศกษา

11. งานสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยลย

12. งานปฐมนเทศนกศกษาใหม

13. รายงานผลการปฏบตราชการตามรายไตรมาส

14. งานซอมยอยงานพระราชทานปรญญาบตร

15. การประกนคณภาพการศกษาของงานสงเสรมฯ

1. ปายประชาสมพนธการรบสมครนกศกษา

2. งานนทรรศการการศกษาเคลอนท

3. งานวาดภาพและประดษฐอกษร

4. งานเขยนปายตกแตงหองประชมสมมนา

5. งานสงเสรมภาพลกษณ มหาวทยลย

6. งานบรการ oss และตอบปญหาทางโทรศพท

7. รบสมครนกศกษาใหมทกระดบ

8. รบลงทะเบยนนกศกษาเกา

9. รบค ารองงานทะเบยน

10. บรการการศกษาเคลอนท

11. จ าหนายใบสมครนกศกษาปรญญาตร

12. งานปฐมนเทศนกศกษาใหม

13. งานซอมยอยงานพระราชทานปรญญาบตร

14. รบและสงเงนรายไดประจ าวนของฝาย

นางสาวจนดารตน นธเมธโรจน (รกษาการในต าแหนงหวหนางาน)

นายกมพล หนนอย

นกวชาการศกษา ปฏบตการ

นางสาวจนดารตน นธเมธโรจน

นกวชาการศกษา ช านาญการพเศษ

นายสรต หาญก าธร

ชางศลป ช านาญงาน

อตราวาง

นกแนะแนวการศกษาและอาชพ

-9-

5. บทบาทหนาทความรบผดชอบของงานสงเสรมและบรการการศกษา

ลกษณะงานทปฏบตและความรบผดชอบ ดงน งานจ าหนายระเบยบการสมคร งานรณรงคและรบสมครนกศกษาทกระดบการศกษา งานรบลงทะเบยนและรบค ารอง งานแนะแนวการศกษาและอาชพ งานปฐมนเทศนกศกษาใหม งานฝกซอมยอยพธพระราชทานปรญญาบตร งานกจกรรมชมรมนกศกษา ชมรมบณฑต งานทนการศกษา และกองทนกยมเพอการศกษา งานบรการวชาการแกสงคม งานประชาสมพนธ งานจดนทรรศการการศกษา การสอนเสรมโดยการนดหมาย งานกจกรรมรวมกบสมาคมสโขทยธรรมาธราช งานสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยลยงานความรวมมอสงเสรมและท านบ ารงศลปวฒนธรรมวฒนธรรมในทองถน งานอนๆ ทไดรบมอบหมาย

ซงในทนจะกลาวเฉพาะกจกรรมเกยวกบการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ไดมอบหมายใหงานสงเสรมและบรการการศกษา มหนาทหลกเกยวกบการบรหารจดการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรเฉพาะกลมผสมครเรยนผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ซงมรายละเอยด ดงภาพท 5

ภาพท 5 ผงขนตอนเกยวกบระบบงานรบสมครนกศกษา

-10-

1.วางแผนการรบสมคร

2.จดท าปายและประชาสมพนธการรบสมครนกศกษาใหม

3.จดเตรยมเอกสาร/สงของทใชในการสมครนกศกษาใหม

4.จดท าค าสงไปราชการ/หนงสอขอใชสถานทรบสมคร

5.จดประชมผปฏบตงานรบสมครนกศกษา

6.ปฏบตงานรบสมครนกศกษาใหม

7.จดท ารายงานสรปผลการรบสมครนกศกษาใหม

8.บนทกขอมลการรบสมครและจดท าสถต

9.จดท าบนทกน าสงใบสมครใหส านกทะเบยนและวดผล

ค าอธบายผงขนตอนเกยวกบระบบงานรบสมครนกศกษาใหม

1. วางแผนการรบสมคร วางแผนก าหนดวนและสถานทในการออกหนวยเคลอนทเพอใหบรการ รบสมครนกศกษาใหมในเขตพนทรบผดชอบ 5 จงหวด เพอจะไดประมาณการคาใชจายในการปฏบตงาน

2. จดท าปายและประชาสมพนธการรบสมครนกศกษาในทกชองทาง อาท ประชาสมพนธบนเวบไซตของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย เกยวกบก าหนดการและสถานททจะออกรบสมครนกศกษาใหม ประชาสมพนธทางไลนกลมชมรมนกศกษา เปนตน

3. จดเตรยมเอกสาร/สงของทใชในการสมครนกศกษา ประกอบดวย ปายประชาสมพนธการรบสมคร ระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยน คมอนกศกษา แผนพบการประชาสมพนธตางๆ ปากกา น ายาลบค าผด เครองค านวณ กระดาษเขยนขอความ เครองเยบกระดาษ กาว กรรไกร แบบฟอรมการกรอกขอมลส าหรบผพการและผตองขง แบบฟอรมขอลาออกส าหรบผสมครทเคยเปนนกศกษา มสธ. แบบฟอรมกรอกขอมลส าหรบผสมครเปนนกศกษาทใชวฒการศกษาระดบมธยมศกษาตอนตนหรอเทยบเทา ใบเสรจรบเงนพรอมเงนทอน (ภาพท 44) และจดท าหนงสอขอเบกเอกสารชดวชาพนฐานทตองน าจายใหกบนกศกษา (ภาพท 47) ไดแก

10103 ทกษะชวต 10111 ภาษาองกฤษเพอการสอสาร 10121 อารยธรรมมนษย 10131 สงคมมนษย 10141 วทยาศาสตร เทคโนโลย และสงแวดลอมเพอชวต 10151 ไทยศกษา 10152 ไทยกบสงคมโลก 10161 ภาษาไทยเพอการสอสาร 10171 การใชภาษาองกฤษ 4. จดท าค าสงไปราชการ/หนงสอขอใชสถานทรบสมคร จดท าค าสงเดนทางไปราชการใหกบผปฏบตงาน

ในการออกรบสมครนกศกษาใหม รวมไปถงจดท าหนงสอขอใชสถานทในการใหบรการรบสมครนกศกษาใหม 5. จดประชมผปฏบตงานรบสมครนกศกษา เพอแจงขอมลขาวสารเกยวกบการรบสมครนกศกษาใหม 6. ปฏบตงานรบสมครนกศกษาใหม ไดแก การใหค าแนะน าเกยวกบการสมครนกศกษาใหมระดบ

ปรญญาตรตามความสนใจของผสมคร แนะน าวธการกรอกขอมลในใบสมครใหถกตองตามตวอยางในระเบยบการสมครเปนนกศกษา หลกฐานทตองใชในการสมครเปนนกศกษา แนะน าชดวชาทผสมครลงทะเบยนเรยนในภาคการศกษาแรก พรอมคาใชจายทตองช าระ และแจงรายละเอยดเกยวกบการเตรยมตวสอบ การลงทะเบยนในภาคการศกษาตอไปใหกบผสมครไดทราบ

7. จดท ารายงานสรปผลการรบสมครนกศกษาใหม จดท ารายงานการเดนทางพรอมสรปผลการออกรบสมครนกศกษาใหมใหกบผบงคบชาทราบ (ภาพท 33)

8. บนทกขอมลการรบสมครและจดท าสถต ลงฐานขอมลทพฒนาโดยใชโปรแกรม Microsoft Access พรอมสงพมพรายงานผสมครนกศกษาระดบปรญญาตร การจดเกบสถตขอมลการรบสมครเพอน าขอมลไปใชในการจดท าค ารบรองปฏบตราชการ การท าแผนปฏบตราชการ การจดท าแผนบรหารความเสยงและการควบคมภายใน (ภาพท 52-54) รวมไปถงบนทกขอมลการน าจายชดวชาพนฐานเพอไวส าหรบการตรวจสอบสถตการเบกจายเอกสารการสอนชดวชา ส าหรบกรณทไมไดจดเตรยมชดวชาพนฐานไปในวนรบสมคร ศนยวทยพฒน มสธ. สโขทย จะจดสงใหกบผสมครทางไปรษณยในวนเปดท าการโดยทนท

9. จดท าบนทกน าสงใบสมครใหส านกทะเบยนและวดผล พรอมหลกฐานการสมครเปนนกศกษาใหมระดบปรญญาตรใหกบส านกทะเบยนและวดผล (ภาพท 46) และจดเกบเอกสารรายงานการจดสงไวในแฟมเพอใชส าหรบการตรวจสอบขอมลตอไป (ภาพท 45)

-11-

6. สถตการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรเฉพาะผสมครผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ยอนหลง 3 ปการศกษา ดงน

หลงจากผานขนตอนเกยวกบระบบงานรบสมครแลว งานสงเสรมและบรการการศกษา ไดรบมอบหมายใหรวบรวมและจดท าสถตการรบสมครนกศกษาเฉพาะผสมครผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ในแตละปการศกษา ดงตารางท 2.1

ตารางท 2.1 สถตการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตร ยอนหลง 3 ปการศกษา

ปการศกษา จ านวนผสมคร (คน) หมายเหต 2560 306 2561 214 2562 93 ขอมล ณ วนท1-เม.ย.62 ถง14 พ.ย.62

สนสดการปดรบสมครวนท 16 ก.พ.63 รวม 613

7. ขอมลประกอบการรบสมครนกศกษาใหม

7.1 คาใชจายในการสมครเรยนระดบปรญญาตร

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ก าหนดคาใชจายในการสมครเขาเปนนกศกษาใหมระดบปรญญาตร โดยประมาณการคาใชจายใน 1 ภาคการศกษาปกต อางองจากระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยน ภาคตนและภาคปลาย ปการศกษา 2562 ดงภาพท 6

ภาพท 6 รายการคาใชจายประมาณการการรบสมครนกศกษา ประจ าปการศกษา 2562

รายการคาใชจาย การลงทะเบยนเรยน

1 ชดวชา 2 ชดวชา 3 ชดวชา

1. คาธรรมเนยมแรกเขา (ช าระครงเดยวตอนสมคร) 800 บาท 800 บาท 800 บาท

2. คาบ ารงการศกษา 500 บาท 500 บาท 500 บาท

3. คาธรรมเนยมการเปลยนแปลงทะเบยนประวตนกศกษา ตลอดเวลาของการเปนนกศกษา(ช าระครงเดยวตอนสมคร)

100 บาท 100 บาท 100 บาท

4. คาชดวชารวมคาวสดการศกษา * 1,000 บาท 2,000 3,000 บาท

รวมคาใชจาย 2,400 บาท 3,400 บาท 4,400 บาท

หมายเหต* คาชดวชาและคาวสดการศกษาแตละชดวชาจะแตกตางกนโปรดตรวจสอบรายละเอยด คาใชจายของชด วชาทลงทะเบยนเรยนไดจากระเบยบการสมครเปนนกศกษา

-12-

7.2 เอกสารประกอบการสมครเรยน

1) ใบสมครและขนทะเบยนเปนนกศกษา (มสธ.1) และรปถายส ขนาด 2 นว 1 ใบ (ทากาวตดท ใบสมครเปนนกศกษา มสธ.1)

2) ส าเนาใบรายงานผลการศกษาทระบหลกสตรการศกษา วน เดอน ป ทจบการศกษา จ านวน 1 ชด 3) ส าเนาบตรประจ าตวประชาชนของผสมคร หรอส าเนาทะเบยนบาน หนาทมรายการเกยวกบบาน

และหนาทมชอผสมครปรากฏอย จ านวน 1 ชด 4) ผสมครทเปนผพการตองสงส าเนาบตรประจ าตวคนพการ จ านวน 1 ฉบบ และแบบกรอกขอมล

เพมเตมส าหรบผพการ จ านวน 1 ฉบบ 5) ผสมครทเปนผตองขงตองสงหนงสออนญาตใหสมครเขาศกษาจากกรมราชทณฑ จ านวน 1 ฉบบ

และแบบกรอกขอมลเพมเตมอก จ านวน 1 ฉบบ 6) ผสมครทเคยเปนนกศกษาของ มสธ. และไมส าเรจการศกษา ใหแนบแบบฟอรมขอลาออกจากการ

เปนนกศกษาในสถานภาพเดม (มสธ. 20) 7) ส าเนาหนงสอส าคญการเปลยนค าน าหนาชอหรอชอสกล (ถาม) จ านวน 1 ฉบบ

7.3 ขอมลหมายเลขโทรศพททใชตดตอกบมหาวทยาลย กรณทตองการค าปรกษาจากหนวยงานตางๆ เจาหนาทผรบสมครนกศกษาจ าเปนตองรหมายเลข

โทรศพทในการตดตอประสานงานกบหนวยงานตางๆ ของมหาวทยาลย เพอขอค าแนะน าปรกษาหารอรวมกนในการหาค าตอบใหกบผสมคร โดยดรายละเอยดไดจากภาคผนวก ง

8. กฎหมายทเกยวของ

งานดแลสารสนเทศนกศกษาเปนงานทมผลกระทบกบบคคลและหนวยงานตางๆ โดยเฉพาะการน าขอมลสวนบคคลของนกศกษาไปใชงาน เชน เลขประจ าตวประชาชน เปนตน โดยตองผานการอนมตจากผบรหารของหนวยงานใหสามารถน าขอมลสารสนเทศไปใชงานไดซงผปฏบตงานตองพงปฏบตงานอยางระมดระวงภายใตพระราชบญญตวาดวยขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ดรายละเอยดภาคผนวก ค

ส าหรบหนวยงานตางๆ ทจ าเปนตองใชขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา ใหจดท าหนงสอขอขอมลโดยใหระบรายลายละเอยดเกยวกบวตถประสงคการน าไปใชงาน ลกษณะขอมลทตองการ พรอมระบชอผตดตอประสานงาน และหวหนาสวนราชการเปนผลงนาม เพอทศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย จะไดด าเนนการจดเตรยมขอมลไดตรงความตองการ (ภาพท 48 และ 62-64) และการจดสงขอมลสารสนเทศนกศกษาผปฏบตงานของศนยฯ ตองท าหนงสอสงขอมลสารสนเทศนกศกษา โดยมผอ านวยการศนยฯเปนผลงนามดวยเชนกน (ภาพท 65) ซงศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ไดมอบหมายภารกจใหกบบคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา โดยใหความส าคญเกยวกบการดแล ควบคม การน าขอมลไปใชงาน ภายใตกฎหมายระเบยบอยางเครงครด เพอไมใหเกดความเสยหายแกผเปนเจาของขอมลและมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

ทงน ผจดท าคมอยงไดตระหนกถงหลกการใหความคมครองขอมลสวนบคคลในการเกบรกษาขอมลสารสนเทศไมใหถกน าไปใชทกอใหเกดความเสยหายแกเจาของขอมล โดยไดน าหลกการขององคการเพอความรวมมอและการพฒนาทางเศรษฐกจ หรอ โออซด (Organisation for Economic Co-operation and Development -OECD) มาปรบใช

-13-

โออซด (OECD) ถอเปนองคการทมบทบาทส าคญในการเสรมสรางความแขงแกรงทางเศรษฐกจใหแกประเทศสมาชก โดยการปรบปรงประสทธภาพการบรหารจดการ สงเสรมการคาเสร และใหความชวยเหลอเพอการพฒนาทงในประเทศอตสาหกรรมและประเทศก าลงพฒนา

นอกจากน โออซด (OECD) ยงถอเปนองคกรวจยทมคณภาพทสดองคกรหนงของโลก เปนแหลงรวมขอมลวจยตางๆ ใหประเทศสมาชกสามารถ ปรกษา คนควา รวมทงขอขอเสนอแนะเกยวกบแนวปฏบตอนเปนเลศในดานตางๆ รวมไปถงการบญญตหลกการใหความคมครองขอมลสวนบคคลของโออซด (OECD) ไว ดงน

1. หลกขอจ ากดในการเกบรวบรวมขอมล ควรก าหนดหลกเกณฑเกยวกบขอจ ากดในการเกบรวบรวมขอมลสวนบคคล โดยขอมลดงกลาวจะตองไดมาโดยชอบดวยกฎหมายและเหมาะสมภายใตการรบรหรอยนยอมของผเปนเจาของขอมล

2. หลกคณภาพของขอมล ขอมลสวนบคคลทจดเกบจะตองเปนไปตามวตถประสงคทจะน าไปใชและอาจขยายออกไปไดเทาทจ าเปนตามวตถประสงคของการจดเกบ

3. หลกการก าหนดวตถประสงคในการจดเกบ ตองก าหนดวตถประสงคในการเกบรวบรวมขอมลไวใหชดเจนในชวงทมการรวบรวมขอมล และการน าไปใชกตองเปนไปตามวตถประสงคทจดเกบดวยหรอตามวตถประสงคอนๆ ทไมขดแยงกบวตถประสงคในการจดเกบ และจะตองมการก าหนดไวใหชดเจนทกครงทมการเปลยนแปลง

4. หลกขอจ ากดในการน าไปใช ขอมลสวนบคคลจะตองไมน าไปเปดเผย น าไปใชประโยชน หรอใชในวตถประสงคอนๆ นอกเหนอจากทก าหนดไวในหลกการก าหนดวตถประสงคในการจดเกบเวนแตจะไดรบความยนยอม จากผเปนเจาของขอมล หรอมกฎหมายใหอ านาจ

5. หลกการรกษาความปลอดภยของขอมล ขอมลสวนบคคลจะตองไดรบการคมครองเพอความปลอดภยจากความเสยงในการสญหายหรอการเขาถงโดยไมไดรบอนญาต การท าลาย การใช การเปลยนแปลง หรอการเปดเผยขอมล

6. หลกการเปดเผยขอมล จะตองมนโยบายทวไปในการเปดเผยขอมลทเกยวกบการพฒนาทางปฏบตและเปนนโยบายทเกยวกบขอมลสวนบคคล รวมทงมนโยบายทเกยวกบลกษณะของขอมลสวนบคคลและวตถประสงคหลกๆ ในการใชขอมลตลอดถงเลขบตรประจ าตวและทอยของผท าหนาทควบคมขอมล

7. หลกการมสวนรวมของบคคล บคคลจะตองมสทธดงตอไปน 7.1 ไดรบการยนยนจากผควบคมขอมลวาผควบคมมขอมลทเกยวกบบคคลนน 7.2 ไดรบความแจงใหทราบหากมขอมลเกยวกบบคคลนนภายในเวลาทเหมาะสม ถามการจดเกบ

คาธรรมเนยมตองไมแพงเกนไปมวธการทเหมาะสมและอยในรปแบบทสามารถเขาใจไดโดยงาย 7.3 จะตองไดรบทราบเหตผลหากค าขอตามขอ 7.1 และ7.2 ไดรบการปฏเสธและสามารถยนค ารอง

คดคานได และ 7.4 ยนค ารองคดคานขอมลทเกยวกบตนและหากผลการพจารณาเปนไปตามค ารองคดคานผยน

ค ารองกมสทธทจะลบ ยนยน ท าใหสมบรณ หรอแกไขขอมลของตน

8. หลกความรบผดชอบ ผควบคมขอมลจะตองมความรบผดชอบ ในการปฏบตตามมาตรการตางๆ เพอด าเนนการใหเปนไปตามหลกการขางตน

(อางองจากเวบไซต http://www.etcommission.go.th/article-dp-topic-dp.html ของส านกงานคณะกรรมการธรกรรมทางอเลกทรอนกส)

-14-

หลกการใหความคมครองสวนบคคลดงกลาว นอกจากจะมความส าคญตอการบญญตกฎหมายคมครองขอมลสวนบคคลของประเทศตางๆ แลวยงสามารถน าไปใชเปนแนวทางในการปฏบตงานของผทเกยวของกบสารสนเทศและระบบสารสนเทศ เพอใหการผลตและจดเกบสารสนเทศมประสทธภาพ และเปนการสรางหลกความรบผดชอบตอผผลตและจดเกบสารสนเทศอกทางหนงจะชวยสงเสรมใหการจดการขอมลและสารสนเทศเปนไปอยางถกตองและอยบนหลกพนฐานของจรยธรรมสารสนเทศ

จากหลกการขางตน ศนยวทยพฒนา มสธ.สโขทย ไดยดหลกการรกษาความปลอดภยในการจดเกบขอมลสารสนเทศนกศกษาโดยการก าหนดรหสผานและมอบหมายใหมผรบผดชอบในการดแลฐานขอมลสารสนเทศการ รบสมครนกศกษา ดงภาพท 7

ภาพท 7 แสดงการรกษาความปลอดภยในการจดเกบขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา

-15-

บทท 3

การวเคราะหองคประกอบของระบบงานการรบสมครนกศกษาใหม การรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ซงมงานสงเสรมและบรการ

การศกษาเปนผรบผดชอบไดก าหนดวธการด าเนนงานโดยแบงองคประกอบของระบบงานเปน 2 กจกรรม ไดแก กจกรรมการรบสมครนกศกษาใหมและกจกรรมการบรหารจดการสารสนเทศขอมลการรบสมครนกศกษา ซงมรายละเอยด ดงน 1. กจกรรมการรบสมครนกศกษาใหม ประกอบดวย

1.1 การรบสมครใหม ณ จดใหบรการรวมแบบครบวงจร ในพนทตงของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ซงจะเปดท าการตงแตวนจนทร-ศกร เวลา 08.30-16.30 น. ส าหรบวนเสารจะมเจาหนาทมาใหบรการนกศกษาโดยไดจดเวรมาปฏบตงานสปดาหละ 1 คน มหนาทหลกทเกยวของกบการรบสมครนกศกษาใหม การแนะแนวการศกษา โดยใหรายละเอยดเบองตนเกยวกบระบบการเรยนการสอนทางไกลของมสธ. ใหกบผสมครดงภาพท 8

-16-

ครบถวน/ถกตอง

ไมครบถวน/ ไมถกตอง

1.ใหค าแนะน าการรบสมคร

2.แนะน าการกรอกขอมลใบสมคร

4.แจงหลกฐานทใชในการสมครเปนนกศกษา

3.แนะน าชดวชาทลงทะเบยนในภาคการศกษาแรก

7.จายเอกสารการสอนชดพนฐาน

8.แจงขอมลเกยวกบเอกสารทจะไดรบ

9.แนะน าวธการตรวจสอบขอมลการศกษาบนเวบไซต มสธ.

6.รบช าระเงนและออกใบเสรจรบเงน

5.ตรวจสอบหลกฐานการสมคร

ภาพท 8 การรบสมครนกศกษาใหม ณ ทท าการศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

ค าอธบายแผนภาพการรบสมครนกศกษาใหม ณ ทท าการศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

1. ใหค าแนะน าการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรเกยวกบหลกสตรการศกษาทเปดสอนในปการศกษานนๆ และระบบการเรยนการสอนทางไกลโดยไมตองเขาศกษาในชนเรยนยกเวนบางชดวชาทมการฝกปฏบตหรอชดวชาทเปนประสบการณวชาชพเทานน จงจะตองเขารบการอบรมตามวนและเวลาและสถานททมหาวทยาลยก าหนด ซงการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรจะประกอบดวยการรบสมครนกศกษาใหมภาคตน และภาคปลาย โดยสามารถตรวจสอบรายละเอยดตางๆ เกยวกบสมครเปนนกศกษาใหมในระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยนประจ าปการศกษานน

2. แนะน าการกรอกขอมลใบสมคร ไดแก วธการกรอกขอมลในใบสมครใหถกตองตามตวอยางในระเบยบการสมครเปนนกศกษาซงไดอธบายตวอยางการกรอกใบสมครเปนนกศกษาภาคตนและภาคปลาย ประจ าปการศกษา 2562 ไวในทายบทน

3. แนะน าชดวชาลงทะเบยนในภาคการศกษาแรก พรอมคาใชจายทตองช าระเปนคาสมครในภาคการศกษาแรก

4. แจงหลกฐานทใชในการสมครเปนนกศกษา โดยใหผสมครตองจดเตรยมหลกฐานในการสมครใหถกตองและครบถวนตามทมหาวทยาลยก าหนดในระเบยบการสมครเปนนกศกษา

5. ตรวจหลกฐานการสมคร เจาหนาทจะตองตรวจสอบหลกฐานทใชในการสมครตองครบถวน ถกตอง หากพบวาไมถกตองจะตองแจงใหผสมครด าเนนการใหถกตองทนทกอนรบช าระเงน ส าหรบหลกฐานไมครบถวน ใหผสมครน าสงหลกฐานมาภายในก าหนดไมเกน 7 วนท าการนบจากวนทสมครเปนนกศกษา

6. รบช าระเงนและออกใบเสรจรบเงนใหกบผสมคร พรอมแจงใหผสมครตรวจทานการเขยนใบเสรจรบเงนอกครงเพอยนยนความถกตอง

7. จายเอกสารการสอนชดวชาพนฐาน ใหกบผสมครนกศกษาใหมทลงทะเบยนครงแรก ดงน 10103 ทกษะชวต 10111 ภาษาองกฤษเพอการสอสาร 10121 อารยธรรมมนษย 10131 สงคมมนษย 10141 วทยาศาสตร เทคโนโลย และสงแวดลอมเพอชวต 10151 ไทยศกษา 10152 ไทยกบสงคมโลก 10161 ภาษาไทยเพอการสอสาร 10171 การใชภาษาองกฤษ

8. แจงขอมลเกยวกบเอกสารทจะไดรบ หลงจากไดรบการขนทะเบยนเปนนกศกษา ซงมหาวทยาลยจะจดสงใหผสมครเปนนกศกษา อาท หนงสอรบรองการขนทะเบยนเปนนกศกษามสธ. คมอนกศกษา เอกสารประชาสมพนธตางๆ คมอโครงสรางหลกสตร เอกสารการสอนทยงไมไดรบ บตรประจ าตวนกศกษา เปนตน

9. แนะน าวธการตรวจสอบขอมลการศกษาบนเวบไซตของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราชhttps://www.stou.ac.th/main/index.html ในหวขอหลกทผสมครเปนนกศกษาควรทราบ อาท วธการตรวจสอบปฏทนการศกษา กจกรรมประจ าชดวชา การตรวจสอบชดวชาทเปดสอน/ตารางสอบ/คาใชในการลงทะเบยน การดาวโหลดแบบฟอรมตางๆ การสมครใชงานระบบสารสนเทศงานทะเบยนนกศกษาและงานบรการการศกษา การเตรยมตวสอบ การเขาตรวจสอบผลการสอบ การจดสอบตามความพรอมนกศกษารายบคคลดวยคอมพวเตอร (Walk in Exam) การทดสอบวดความรภาษาองกฤษดวยคอมพวเตอร STOU-EPT เปนตน

-17-

1.2 การรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรในเขตพนททศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย รบผดชอบ 5 จงหวด ไดแก ตาก ก าแพงเพชร พษณโลก อตรดตถ ซงการออกหนวยบรการเคลอนทจะขอใชพนทของหองสมดประชาชนประจ าจงหวดและโรงเรยนทเปนสนามสอบของ มสธ. ส าหรบจงหวดสโขทยจะด าเนนการรบสมครรวมกบหนวยงานราชการของจงหวดสโขทย โดยผวาราชการจงหวดสโขทยจะเปนผก าหนดสถานทในการออกใหบรการประชาชน และส าหรบการด าเนนกจกรรมรบสมครออกหนวยบรการเคลอนท มขนตอนดงภาพท 9

ครบถวน/ถกตอง

ไมครบถวน/ ไมถกตอง

-18-

2.1 ใหค าแนะน าการรบสมคร

2.2 แนะน าการกรอกขอมลใบสมคร

2.4 เตรยมหลกฐานทใชสมครใหครบถวน ถกตอง

2.3 แนะน าชดวชาทลงทะเบยนภาคการศกษาแรก

2.7 จายเอกสารการสอนชดพนฐาน

2.8 แจงขอมลเกยวกบเอกสารทจะไดรบ

2.6 รบช าระเงนและออกใบเสรจรบเงน

2.5 ตรวจสอบหลกฐานการสมคร

2.9 น าเงนจากการรบสมครฝากเขาบญชของ มสธ. สโขทย

1.1 วางแผนการรบสมคร

1.2 จดเตรยมเอกสารการสมคร

1.4 จดประชมผปฏบตงาน

1.3 จดท าค าสงเดนทางไปราชการ

1.5 จดท าหนงสอขอใชสถานท

3.1 จดท ารายงานเดนทาง ไปราชการ

3.2 สรปรายงานการรบสมครใหผบงคบบญชาทราบ

1

ขนเตรยมการกอนรบสมคร

2

ขนปฏบตการรบสมคร

3

ขนสรปรายงานการรบสมคร

ภาพท 9 การรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรในเขตพนท 5 จงหวด

1.6 จดท าหนงสอขออนมตยมเงน

ค าอธบายแผนภาพการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรในเขตพนททศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย รบผดชอบ 5 จงหวด แบงเปน 3 ระยะ ดงน

1.ขนเตรยมการกอนรบสมคร 1.1 วางแผนการรบสมคร ก าหนดการออกใหบรการและประชาสมพนธวนและสถานทการใหบรการบน

เวบไซตของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย และชองทางอนทางโซเชยลมเดย (ภาพท 56) 1.2 จดเตรยมเอกสารการสมครพรอมวสด-อปกรณและขอมลเกยวกบการรบสมครนกศกษา(ภาพท 44) 1.3 จดท าค าสงเดนทางไปราชการใหกบผปฏบตงานในการออกรบสมครนกศกษาใหม

(ภาพท 57) 1.4 จดประชมผปฏบตงานทเกยวของเพอแจงขอมลขาวสารเกยวกบการรบสมครนกศกษาใหม 1.5 จดท าหนงสอขอใชสถานทในใหการบรการรบสมครนกศกษาใหม ไดแก หองสมดประชาชนประจ า

จงหวด และโรงเรยนทเปนสนามสอบของ มสธ. (ภาพท 49) 1.6 จดท าหนงสอขออนมตยมเงนพรอมสญญายมเงนเพอเปนคาใชจายในการเดนทางไปราชการ

(ภาพท 58-59)

2.ขนปฏบตการรบสมคร 2. ปฏบตงานรบสมครนกศกษาใหม โดยมขนตอนการรบสมครดงน

2.1 ใหค าแนะน าเกยวกบการสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรเกยวกบหลกสตรการศกษาทเปดสอนในปการศกษานนๆ และระบบการเรยนการสอนทางไกลโดยไมตองเขาศกษาในชนเรยนยกเวนบางชดวชาทมการฝกปฏบตหรอชดวชาทเปนประสบการณวชาชพเทานน จงจะตองเขารบการอบรมตามวนและเวลาและสถานททมหาวทยาลยก าหนด ซงการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรจะประกอบดวยการรบสมครนกศกษาใหมภาคตน และภาคปลาย โดยสามารถตรวจสอบรายละเอยดตางๆ เกยวกบสมครเปนนกศกษาใหมในระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยนประจ าปการศกษานน

2.2 แนะน าการกรอกขอมลใบสมครใหถกตองตามตวอยางในระเบยบการสมครเปนนกศกษา 2.3 แนะน าชดวชาทลงทะเบยนเรยนในภาคการศกษาแรก พรอมคาใชจายทตองช าระ

ในภาคการศกษาแรก 2.4 เตรยมหลกฐานทใชในการสมครใหครบถวน โดยใหผสมครตองจดเตรยมหลกฐานในการ

สมครใหถกตองและครบถวนตามทมหาวทยาลยก าหนดในระเบยบการสมครเปนนกศกษา 2.5 ตรวจสอบหลกฐานการสมคร เจาหนาทตรวจสอบการเขยนใบสมครและหลกฐานทใชในการ

สมครตองครบถวน ถกตอง หากพบวาไมถกตองจะตองแจงใหผสมครด าเนนการใหถกตองทนทกอนรบช าระเงน แตหากหลกฐานไมครบถวนตองแจงใหผสมครน าสงหลกฐานมาภายในก าหนดไมเกน 7 วนท าการนบจากวนทสมครเปนนกศกษา

2.6 รบช าระเงนและออกใบเสรจรบเงน พรอมแจงใหผสมครตรวจทานการเขยนใบเสรจรบเงนอกครงเพอยนยนความถกตอง

-19-

2.7 น าจายเอกสารการสอนชดพนฐาน ใหกบผสมครนกศกษาใหมทลงทะเบยนครงแรก ดงน 10103 ทกษะชวต 10111 ภาษาองกฤษเพอการสอสาร 10121 อารยธรรมมนษย 10131 สงคมมนษย 10141 วทยาศาสตร เทคโนโลย และสงแวดลอมเพอชวต 10151 ไทยศกษา 10152 ไทยกบสงคมโลก 10161 ภาษาไทยเพอการสอสาร 10171 การใชภาษาองกฤษ

2.8 แจงขอมลเกยวกบเอกสารทจะไดรบ หลงจากไดรบการขนทะเบยนเปนนกศกษาซงมหาวทยาลยจะจดสงใหผสมคร อาท หนงสอรบรองการขนทะเบยนเปนนกศกษามสธ. คมอนกศกษา เอกสารประชาสมพนธตางๆ คมอโครงสรางหลกสตร เอกสารการสอนทยงไมไดรบ บตรประจ าตวนกศกษา เปนตน

2.9 น าเงนทไดรบจากการรบสมครนกศกษาฝากเขาบญชของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทยธนาคารกรงไทย เลขทบญช 616-1-61534-7 ชอบญชมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช จงหวดสโขทย 3. ขนสรปรายงานการรบสมคร 3.1 จดท ารายงานการเดนทางไปราชการพรอมกบจดท าหนงสอขออนมตชดใชเงนยม (ภาพท 60-61)

3.2 สรปรายงานการรบสมครใหผบงคบบญชาทราบ โดยท าการสรปปญหาทพบพรอมกบจ านวนผทสมครเปนนกศกษาใหม

จากกจกรรมการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรทกลาวมาขางตน เพอใหเขาใจถงวธการเขยนใบสมครนกศกษาทถกตองตามระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยน จงขอน าตวอยางการเขยนใบสมครจากระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยน ภาคตน และภาคปลาย ประจ าปการศกษา 2562 พรอมค าอธบาย โดยมรายละเอยดดงภาพท 10-11

-20-

ภาพท 10 ตวอยางการกรอกขอมลใบสมครตามระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยน ภาคตนและภาคปลาย ประจ าปการศกษา 2562 ระดบปรญญาตร (ดานหนา)

-21-

ภาพท 11 ตวอยางการกรอกขอมลใบสมครตามระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยน ภาคตนและภาคปลาย ประจ าปการศกษา 2562 ระดบปรญญาตร (ดานหลง)

-22-

ค าอธบายการกรอกใบสมครและขนทะเบยนเปนนกศกษา

เพอประโยชนของผสมครในการบนทกขอมลการสมครและการขนทะเบยนเปนนกศกษา และจดเกบทะเบยนประวตนกศกษา ใหผสมครกรอกใบสมครและขนทะเบยนเปนนกศกษา มสธ.1 ดวยตวบรรจง ใหครบถวนและชดเจนโดยใชปากกาหมกด าหรอหมกน าเงนและตดรปถายส ขนาด 2 นว ในกรอบทก าหนดใหดวยกาวเทานน โดยรปถายของผสมครจะตองเปนรปถายหนาตรง ไมสวมหมวก ไมสวมแวนตาด า แตงกายสภาพ และฉากหลงภาพเปนสพน ไมอนญาตใหใชรปถายทสวมเสอยดคอกลม และขอแนะน าใหผสมครอานรายละเอยดตอไปนโดยละเอยด

1. ยนยนภาคการศกษาทตองการสมคร และท าการสมครภายในชวงเวลาทเปดรบสมครของภาคการศกษาทตองการสมคร กรณผสมครทประสงคจะสมครเขาศกษาในภาคตน สามารถสมครไดตงแตวนท 1 เมษายน 2562 ถง 1 กนยายน 2562 ผสมครทประสงคจะสมครในภาคปลาย ใหสมครไดตงแตวนท 1 พฤศจกายน 2562 ถง 16 กมภาพนธ 2562

2. กรอกเลขประจ าตวประชาชน ใหถกตองและครบถวน เพอใชในการเชอมโยงขอมลการช าระเงนของผสมครและใชในการสบคนขอมลของผสมคร

3. ระบกลมผสมครใหชดเจน ดงน 3.1 ส าหรบผสมครทวไปทไมเคยสมครเปนนกศกษาของมหาวทยาลยมากอน ใหท าเครองหมาย

ลงในขอ 3.1 ผสมครทวไป 3.2 ส าหรบผทส าเรจการศกษาจากมหาวทยาลยแลว ใหท าเครองหมาย ในขอ 3.2 3.3 ผสมครทเคยเปนนกศกษาของมหาวทยาลยและไมส าเรจการศกษา ใหท าเครองหมาย

ในขอ3.3 3.4 นกศกษาทศกษาครบทกชดวชาตามโครงสรางหลกสตรแลวและคาดวาจะส าเรจการศกษา ในป

การศกษา ใหท าเครองหมาย ในขอ 3.4 4. ประเภทผสมครใหระบตามความเปนจรง ดงน

4.1 ผสมครบคคลทวไป ใหท าเครองหมาย ในขอ 4.1 4.2 พระภกษ สามเณร ทสมครเปนนกศกษาใหม ใหท าเครองหมาย ในขอ 4.2 4.3 ผสมครทเปนผพการ ใหท าเครองหมาย ในขอ 4.3 และกรอกรายละเอยดในแบบกรอกขอมล

ส าหรบผสมครทเปนผพการใหครบถวน ซงดไดจากระเบยบการสมคร 4.4 ผสมครทเปนผตองขง ใหท าเครองหมาย ในขอ 4.4 และกรอกรายละเอยดในแบบกรอก

ขอมลส าหรบผสมครทเปนผตองขงใหครบถวน ซงดไดจากระเบยบการสมคร 4.5 ส าหรบผสมครทอายตงแต 60 ปขนไป นบถงวนเปดภาคการศกษาทสมคร ใหท าเครองหมาย

ในขอ 4.5 และไดรบการยกเวนคาธรรมเนยมแรกเขา จ านวนเงน 800 บาท 5. ระบค าน าหนาชอภาษาไทยและภาษาองกฤษใหชดเจนและสอดคลองกบบตรประจ าตวประชาชนทใช

เปนหลกฐานการสมคร กรณค าน าหนาชอเปนชนยศหรอสมณศกด ใหท าเครองหมาย ในขอ 6.4 และกรอกชนยศ/สมณศกด ใหครบถวน และใหสงส าเนาบตรประจ าตวขาราชการหรอส าเนาหนงสอแตงตง หรอส าเนาหนงสอสทธพระแลวแตกรณเพมอก 1 ฉบบ

6. กรอกเฉพาะชอตวและชอสกลเปนภาษาไทยดวยตวบรรจง โดยไมตองกรอกค าน าหนาชอ และกรอกใหอยภายในกรอบทก าหนดให

-23-

7. กรอกชอตวและชอสกลเปนภาษาองกฤษดวยตวพมพใหญ ชองละ 1 ตวอกษร เวน 1 ชองระหวาง ชอตวและชอสกล

8. กรอกวน เดอน ปเกด เปนตวเลข 9. กรอกรายละเอยดทอยทตองการใชเปนสถานทรบเอกสารและใชตดตอกบมหาวทยาลย ดวยตวบรรจง

ชดเจน กรณใชทอยของผอนเปนทอยส าหรบตดตอกบมหาวทยาลย ตองกรอก ชอ ชอสกล และทอยของผนนใหครบถวน ถกตองดวยตวบรรจง

10. ระบเบอรโทรศพทบาน/ทท างานและมอถอ ทสามารถตดตอถงผสมครโดยตรง 11. กรอก e-mail address, Facebook, Line ID ของผสมครใหชดเจน เพอใชในการตดตอสอสารกบ

มหาวทยาลย ทงนผสมครเขาศกษาสาขาวชาศลปศาสตร แขนงวชาภาษาองกฤษ ตองกรอก e-mail address ของตนเองใหชดเจน เนองจากตองใชเปนชองทางในการเรยนการสอนและตดตอสอสารกบคณาจารยผสอน

12. กรอกชอหลกสตร วนทจบการศกษา ตามทระบในใบวฒการศกษาทใชเปนหลกฐานการสมคร ดงน 12.1 กรอกชอเตมวฒการศกษา เชน ประกาศนยบตรวชาชพชนสงประเภทวชาบรหารธรกจ สาขาวชา

การตลาด เปนตน 12.2 ระบเลขประจ าตวนกเรยน/นกศกษา ตามทระบไวในใบวฒการศกษา 12.3 ใหผสมครกรอกชอตว ชอสกล ตามใบวฒการศกษาทใชเปนหลกฐานการสมคร เฉพาะกรณทชอ

ตว ชอสกลในใบวฒการศกษาไมตรงกบหลกฐานการสมครอน 12.4 กรอกชอสถานศกษา จงหวดทตง และป พ.ศ. ทจบการศกษา ตามทปรากฎในใบวฒการศกษา

13. ระบอาชพ เชน พนกงานบรษท ใหดรายละเอยดในระเบยบการสมครประกอบ 14. ระบชอและรหสของสาขาวชาทสมคร แขนงวชา/วชาเอก ใหถกตอง และสอดคลองกน 15. กรอกชดวชาลงทะเบยนเรยนและค านวณคาใชจายทตองช าระในการสมครเปนนกศกษาใหม

มหาวทยาลยไดจดโปรแกรมการลงทะเบยนเรยนประจ าภาคการศกษาทสมคร เพอใหผสมครลงทะเบยนเรยน โดยในแตละภาคการศกษาสามารถลงทะเบยนเรยนได 3 ชดวชา แตไมนอยกวา 1 ชดวชา มาพรอมการสมคร โดยกรอกชดวชาลงทะเบยนเรยนในขอ 20 ของใบสมครและขนทะเบยนเปนนกศกษา และค านวณเงนทตองช าระเปนคาใชจายในการสมครใหครบถวน ใหดรายละเอยดในระเบยบการสมครประกอบ

16. ระบชองทางทตองการช าระเงน และท าเครองหมาย 17. ในการจดสนามสอบ มหาวทยาลยจะจดสนามสอบใหโดยใชรหสไปรษณยทอยทแจงไวในขอ 12 เปนหลก

ส าหรบผสมครทประสงคจะเขารบการสอบในสนามสอบอนนอกเหนอจากการจดตามรหสไปรษณยทอย ใหระบสนามสอบ จงหวดทตงของสนามสอบ และรหสสนามสอบใหชดเจน โดยดรายละเอยดสนามสอบจากระเบยบการสมครประกอบ

-24-

2. กจกรรมการบรหารจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร

การบรหารจดการระบบสารสนเทศของการรบสมครนกศกษานบวามความส าคญและจ าเปนอยางยงในการจดการกบขอมลการสมครของนกศกษาและถอไดวาเปนการประกนคณภาพการศกษาของหนวยงาน ซงเปนขนตอนทด าเนนงานตอจากการรบสมครนกศกษาโดยน าขอมลในใบสมครมาท าการบนทกขอมลและจดเกบขอมลบนฐานขอมลทพฒนาขนจากโปรแกรม Microsoft Access เพอใหบรรลเปาหมายในการพฒนาคณภาพของหนวยงานเปนไปตามมาตรฐานทตองการ และครอบคลมภารกจดานการบรหารจดการไดอยางมคณภาพหนวยงานจงตองมระบบการบรหารการจดการขอมลสารสนเทศของนกศกษาทมประสทธภาพ เปนระบบ ถกตอง สมบรณ เปนปจจบน และสามารถเรยกใชขอมลสารสนเทศไดตลอดเวลา โดยผบรหารของหนวยงานสามารถน าไปใชในการตดสนใจด าเนนการตาง ๆ ตามระบบการประกนคณภาพภายในไดอยางมประสทธภาพ ในการด าเนนการจดระบบบรหารขอมลสารสนเทศนกศกษา เพอใหไดขอมลสารสนเทศทมคณภาพ ส าหรบการวางแผนพฒนาคณภาพการศกษาของหนวยงาน ใหไดตามมาตรฐานการศกษา เพอรองรบการประเมนคณภาพทงภายในและภายนอกทเกยวของกบนกศกษา

ประโยชนของการเกบรวบรวมขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา 1. เปนเครองมอส าคญในการตดสนใจ การแกปญหา อยางมหลกการและเหตผลของผบรหาร

และบคลากรทางการศกษาทกระดบ 2. เปนเครองมอในการวางแผน การบรหารจดการศกษา การจดสรรงบประมาณและการตดตาม

ประเมนผล การประกนคณภาพการศกษา 3. เปนเครองมอในการก ากบ ควบคมการปฏบตงานใหมประสทธภาพและประสทธผล

ตรงตามแผน หรอเปาหมาย 4. เปนเครองมอในการตดตามการด าเนนงานแกไขปญหาใหกบนกศกษาทใชบรการทางการศกษากบ

ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย 5. เปนเครองมอในการสรางองคความรในการจดท าระบบฐานขอมลสารสนเทศทางการศกษา 6. เปนเครองมอส าหรบหนวยงานตางๆ ทมความตองการใชขอมลสารสนเทศนกศกษาของ

ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

-25-

บทท 4

องคประกอบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา

จากการวเคราะหองคประกอบของระบบงานในบทท 3 จะเหนไดวางานสงเสรมและบรการการศกษาไดด าเนนการรบสมครนกศกษาโดยเรมกระบวนการตงแตการใหค าแนะน าการสมคร การตรวจสอบหลกฐานการสมคร การรบช าระเงนและออกใบเสรจรบเงนใหกบผสมครจนกระทงการน าขอมลจากการรบสมครมาบรหารจดการ เพอใหการปฏบตงานเปนไปดวยความเรยบรอยถกตองนาเชอถอ และสามารถน าไปใชงานไดอยางมประสทธภาพ จงไดจ าแนกองคประกอบของการจดการระบบสารสนเทศการรบสมครนกศกษาเปน 2 องคประกอบหลก ดงน

4.1 ระบบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา คอ การน าขอมลจากใบสมครและแบบฟอรมรายงานตางๆ มาวเคราะหและคดเลอกขอมลทจ าเปนตอการจดท าฐานขอมล

4.2 การจดท าฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา คอ การออกแบบพฒนาระบบฐานขอมล เพอใชจดเกบขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาทใชบรการผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

4.1 ระบบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา มขนตอนในการด าเนนงาน ดงภาพท 12

ภาพท 12 แสดงองคประกอบระบบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา

1. ศกษาและวเคราะหความตองการใชขอมลสารสนเทศ

2. เกบรวบรวมขอมล

3. วเคราะหแยกแยะขอมลทจ าเปน

ไมถกตอง

ถกตอง

4. การตรวจสอบขอมล

5. จดท าฐานขอมลสารสนเทศนกศกษา

-26-

อธบายไดดงน 1. ศกษาวเคราะหความตองการใชขอมลสารสนเทศ ประกอบดวย

1.1 แหลงทมาของขอมล ไดแก การรวบรวมขอมลจากรายงานตางๆ จากของเดมทมอยแลว และจากความตองการของผใชขอมล ไดแก ใบสมครเปนนกศกษา รายงานการขอขอมลของหนวยงานตรวจสอบภายใน และส านกทะเบยนและวดผล เปนตน

1.2 ศกษาและวเคราะหขอมล ไดแก น าขอมลทไดมาจากใบสมครนกศกษา รายงานตางๆ มาศกษาวเคราะหและแบงสวนของขอมลออกเปนกลม ไดแก กลมขอมลพนฐาน อาท ขอมลป/ภาคการศกษา ขอมลชดวชา ขอมลกลมทอย เปนตน และกลมขอมลทตองท าการบนทกรายละเอยดตางๆ โดยมวตถประสงคเพอทจะไมตองท าการบนทกขอมลพนฐานซ าซอน และสะดวกตอการออกแบบโครงสรางฐานขอมลทตองน าไปท ารายงานตางๆ

2. เกบรวบรวมขอมล ไดแก การน าขอมลทไดมาจากการรบสมครนกศกษาเกบรวบรวมเพอน ามาพฒนาระบบฐานขอมลสารสนเทศผสมครทพฒนาขนจากโปรแกรม Microsoft Access ไดท าการจดเกบขอมลการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรทจ าเปนส าหรบการตรวจสอบและสบคน ประกอบดวย ขอมลเลขประจ าตวประชาชน ค าน าหนา ชอ ชอสกล เลขทใบเสรจรบเงน จ านวนเงนทช าระ วนทออกใบเสรจรบเงน รหสวชาเอก ชดวชาทลงทะเบยน การสงซอวสด ทอย/เบอรโทรศพท เพศ วนเดอนปเกด ป/ภาคการศกษาทสมคร ระดบการศกษาทสมคร ผรบค ารอง วนทบนทกขอมล และสถานทรบค ารอง

3. วเคราะหแยกแยะขอมลทจ าเปน ไดแก การน าขอมลทไดรวบรวมไวมาท าการวเคราะหแยกแยะน าเอาขอมลสวนทจ าเปนตองเกบในระบบฐานขอมล ซงจะท าใหพนทในการจดเกบขอมลของระบบฐานขอมลไมใหมขนาดใหญเกน เพอสะดวกตอการจดท าโครงสรางฐานขอมลทไมยงยากซบซอนเกนความจ าเปนรวมไปถงกระบวนการปรบปรงขอมลใหมความถกตอง ครบถวน ตรงความตองการของผใชงานอกดวย ส าหรบขอมลใบสมครและขนทะเบยนเปนนกศกษาทศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ไมไดน ามาจดเกบในฐานขอมลสารสนเทศผสมครทพฒนาขนจากโปรแกรม Microsoft Access ไดแก กลมผสมคร ประเภทของผสมคร ค าน าชอ/ชอ/ชอสกล ภาษาองกฤษ อาชพ ขอมลวฒการศกษาทใชสมคร หลกฐานทใชในการสมครและขอมลการเลอกสนามสอบของผสมคร เนองจากขอมลกลมนสามารถตรวจสอบไดจากระบบสารสนเทศงานทะเบยนและงานบรการศกษาของมหาวทยาลย

4. การตรวจสอบขอมล ไดแก การน าขอมลทผานการวเคราะหแลวน ามาตรวจสอบความถกตองของรายละเอยดตางๆ ซงในการขนตอนนหากพบวาขอมลไมถกตองตามความเปนจรงใหน ากลบไปแกไขใหถกตองกอนน าไปจดท าฐานขอมลสารสนเทศ ซงวธการด าเนนงาน ผปฏบตงานจะน าขอมลใบสมครทไดจากการรบสมครนกศกษาใหมมาตรวจสอบกบหลกฐานทผสมครไดแนบมาเพอใหแนใจวาผสมครกรอกขอมลในใบสมครไดถกตอง ครบถวน หากพบวาผสมครด าเนนการไมถกตองจะแจงใหผสมครแกไขใหถกตองโดยทนท

5. จดท าฐานขอมลสารสนเทศนกศกษา ไดแก การน าขอมลทผานการวเคราะหและตรวจสอบสอบแลวมาจดท าฐานขอมลประกอบดวย โครงสรางรายละเอยดของขอมล การออกแบบหนาจอบนทกขอมล การสบคนขอมล และการก าหนดเงอนไขในการจดท ารายงาน เปนตน ซงขอมลทน ามาจดท าฐานขอมลสารสนเทศผสมครพฒนาขนจากโปรแกรม Microsoft Access ประกอบดวย เลขประจ าตวประชาชน ค าน าหนา ชอ ชอสกล เลขทใบเสรจรบเงน จ านวนเงน วนทออกใบเสรจรบเงน ประเภทกจกรรม รหสวชาเอก ชดวชาทลงทะเบยน การสงซอวสด ทอย/เบอรโทรศพท เพศ ป/ภาคการศกษา ระดบการศกษา ผรบค ารอง วนทบนทกขอมล วนเดอนปเกด สถานทรบค ารอง และหมายเหต

-27-

4.2 การจดท าฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา เปนการจดท าฐานขอมลสารสนเทศส าหรบผทมาสมครเปนนกศกษาผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย เพอใชส าหรบการจดเกบบนทกขอมล การสบคน การสงพมพรายงานตางๆ รวมไปถงการรวบรวมขอมลเพอจดท าสถต ซงความส าคญของการประมวลผลแบบระบบฐานขอมลจะกอใหเกดประโยชนพอสรปได ดงน

1) สามารถลดความซ าซอนของขอมลได การจดเกบขอมลไวหลายทมกเกดปญหาความซ าซอนของขอมล ดงนนการน าขอมลมารวมเกบไวในฐานขอมลเดยวกนจะลดปญหาความซ าซอนของขอมลได

2) สามารถใชขอมลรวมกนได ฐานขอมลจะเปนการจดเกบขอมลรวมไวดวยกน ดงนนหากผใชตองการใชขอมลในฐานขอมลกจะท าไดโดยงาย

3) สามารถรกษาความถกตองเชอถอไดของขอมล เนองจากตองมการตรวจสอบขอมลใหถกตองกอนการจดเกบขอมลหรอน าขอมลไปใชงาน

4) สามารถก าหนดความเปนมาตรฐานเดยวกนของขอมลได เชน การก าหนดการสรางแบบฟอรมตางๆ ไวตงแตเรมตนการพฒนาฐานขอมล ไดโดยไมตองสรางแบบฟอรมใหมหากตองน าขอมลไปใชงานในครงตอไป เปนตน

5) สามารถก าหนดระบบความปลอดภยของขอมลได โดยก าหนดผใชงานและรหสผานเขาใชงาน ส าหรบกระบวนการจดท าฐานขอมล ไดแก การรวบรวมความตองการของผใชระบบฐานขอมล ออกแบบ

ระบบฐานขอมล เขยนโปรแกรม ทดสอบโปรแกรม การใชงานระบบ และการบ ารงรกษาระบบ จากกระบวนการดงกลาว ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย จงไดพฒนาระบบฐานขอมลสารสนเทศ

นกศกษาขนจากโปรแกรม Microsoft Access ซงมองคประกอบของโครงสรางฐานขอมลโดยสรป ไดแก การสรางตาราง การสรางควร การสรางฟอรม การสรางรายงาน การสรางแมโคร และการสรางปมค าสง ดงภาพท 13

-28-

ภาพท 13 องคประกอบของโครงสรางฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา

อธบายไดดงน

1. สรางตาราง (Table) เพอใชในการจดเกบขอมลประกอบดวย ตารางเกบขอมลหลกส าหรบจดเกบขอมลหลก ตารางวชาเอกส าหรบจดเกบขอมลวชาเอก ตารางชดวชาส าหรบจดเกบรายชอชดวชา ตารางสถานทรบสมครส าหรบจดเกบขอมลสถานทรบสมคร ตารางผรบค ารองส าหรบจดเกบขอมลรายชอเจาหนาท ตารางก าหนดผใชงานระบบส าหรบจดเกบรายชอผมสทธเขาใชงานระบบฐานขอมล ตารางภาคการศกษาส าหรบจดเกบขอมลภาคการศกษา ตารางประเภทการสงซอ/ไมซอวสดการศกษาส าหรบจดเกบรายละเอยดการสงซอ/ไมซอเอกสารการสอน ตารางขอมลรหสไปรษณยส าหรบจดเกบขอมลรหสไปรษณยพรอมชอจงหวด อ าเภอ ต าบล ตารางระดบการศกษาส าหรบจดเกบขอมลระดบการศกษา และตารางปปฏทนส าหรบจดเกบขอมลก าหนดรหสปตามปฏทน

2. สรางควร (Queries) เพอใชในการคดเลอกขอมลทตองการตามเงอนไขทก าหนด ถอวาเปนขนตอนถดจากการสรางตารางโดยน าขอมลคยหลกของแตละตารางเชอมโยงกนซงเปนสงส าคญมากในการประมวลผลและแสดงผล เนองจากตาราง (Table) มหนาทเกบขอมล แตไมมเครองมอในการประมวลผล ดงนน การวเคราะห การค านวณ ตองใชควรในการท างาน ซงควรในฐานขอมลสารสนเทศรบสมครนกศกษาประกอบดวย ควรส าหรบการรวมชอชอสกล ควรส าหรบรายงานการสงขอมลการสมคร ควรส าหรบการสรางรายงานการสงเงนกจกรรมนกศกษา และควรส าหรบการสรางสตกเกอรชอ-ทอย

-29-

1. สรางตาราง (Table)

2. สรางควร (Queries)

3. สรางฟอรม (Forms)

4. สรางรายงาน (Reports)

5. สรางแมโคร (Macros)

6. สรางปมค าสง

3. สรางฟอรม (Forms) การสรางฟอรมเปนขนตอนตอจากการสรางควร ซงถอวาเปนหวใจหลกส าคญเชนกนส าหรบการสรางสวนตดตอระหวางผใชกบระบบส าหรบการบนทกขอมล ไดแก ฟอรมการบนทกขอมลรบสมคร โดยมโครงสรางของฟอรมบนทกขอมล ประกอบดวย เลขประจ าตวประชาชน ค าน าหนา ชอ ชอสกล เลขทใบเสรจรบเงน จ านวนเงนทช าระ วนทออกใบเสรจรบเงน กจกรรม รหสวชาเอก ชดวชาทลงทะเบยน การสงซอวสด หมบาน-บรษท ชอผรบฝาก เลขท หม ซอย ถนน ต าบล/อ าเภอ/จงหวด/เลขทไปรษณย หมายเลขโทรศพท e-mail-line-facebook เพศ ภาคการศกษา ปการศกษา ระดบการศกษา ปปฏทน ผรบค ารอง วนทบนทกขอมล วนเดอนปเกด สถานทรบค ารอง และหมายเหต

4. สรางรายงาน (Reports) เปนขนตอนถดจากการสรางฟอรมบนทกขอมลรบสมคร เพอน าขอมลทไดจากการบนทกและจดเกบไวในตาราง (Table) หรอแบบสอบถาม (Query) ซงเปนผลลพธทไดจากการประมวลผล มาจดรปแบบตามทผใชงานตองการมาจดท ารายงาน ไดแก รายงานการจดสงเงนรายวน รายงานการสงขอมลรบสมคร รายงานรายชอ-ทอยส าหรบการพมพเปนสตกเกอร

5. สรางแมโคร (Macros) คอ เครองมอซงเปนชดค าสงทชวยใหผใชระบบท างานงายขน ประกอบดวย แมโครส าหรบการสงใหเปดฟอรมเขาใชงานระบบฐานขอมล แมโครเปดฟอรมหนาจอบนทกขอมลและแมโครเปดรายงาน แมโครส าหรบการสบคนขอมลรายงานการสงขอมลการสมคร และแมโครส าหรบการสรางรายงานการสงเงนกจกรรมนกศกษา

6. สรางปมค าสง เปนเครองมอส าหรบการจดการขอมลบนระบบโดยอตโนมตเพออ านวยความสะดวกใหผใชงานระบบไดท างานงายขน ไดแก ปมค าสงการเพมขอมล ปมค าสงการสบคนขอมลรายบคคล ปมค าสงการสอบถามขอมล ปมค าสงการสงพมพรายงานสงเงน ปมค าสงสงขอมลการสมคร ปมค าสงพมพรายชอ-ทอย และปมค าสงการปดโปรแกรม

ส าหรบขนตอนการจดการเกยวกบขอมลสารสนเทศและวธใชงานระบบฐานขอมลสารสนเทศรบสมคร นนจะกลาวในบทท 5 โดยละเอยดตอไป

-30-

บทท 5

การจดการขอมลสารสนเทศผสมครเปนนกศกษา

จากองคประกอบของการจดการขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาในบทท 4 ทงระบบการจดการสารสนเทศการรบสมครนกศกษา และการจดท าฐานขอมลสารสนเทศ งานสงเสรมและบรการการศกษา ไดน าระบบฐานขอมลสารสนเทศผสมครทไดพฒนาขนจากโปรแกรม Microsoft Access มาใชในการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษา ไดแก การบนทกขอมลการสมครนกศกษาใหมของนกศกษาระดบปรญญาตรเพอใชในการตรวจสอบ สบคนขอมลทางการศกษา และจดเกบสถตสารสนเทศทางการศกษาส าหรบนกศกษาทใชบรการผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย โดยแบงขนตอนการปฏบตงานการจดการขอมลเปน 2 ขนตอน ดงน

ขนตอนท 1 การบนทกและจดเกบ การสบคนขอมลและการสอบถามขอมล และสงพมพรายงานบนฐานขอมลทพฒนาจากโปรแกรม Microsoft Access มรายละเอยด 3 ขนตอนหลก ดงน

2.1 การบนทกและจดเกบขอมลการรบสมครรายบคคลระดบปรญญาตร บนฐานขอมลทพฒนาขนเพอใชในการบรหารจดการและจดเกบขอมลนกศกษารายบคคลทใชบรการผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ตลอดปการศกษา โดยผปฏบตงานสามารถ ปรบปรง แกไข เปลยนแปลงขอมลนกศกษารายบคคลไดเอง โดยผาน Table ชอ T-data ของโปรแกรม Microsoft Access ซงไดมการด าเนนงานตามค าสงศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย ท 032/2559 เรองยกเลกค าสง 031/59 เฉพาะราย และแตงตงบคลากรใหปฏบตหนาท ในการด าเนนกจกรรมใดๆ เกยวกบการใหบรการการศกษารวมไปถงการไดมาซงขอมลนกศกษาและผสมคร นกศกษาใหม โดยผทไดรบมอบหมายในการปฏบตหนาทตองท าการรวบรวมขอมลสารสารสนเทศเพอบนทกระเบยนประวตนกศกษาทกหลกสตร เพอใชในการสบคน การตดตามและตรวจสอบประวตตางๆ (ภาพท 50-51) ซงมการด าเนนงาน 2 ขนตอน ดงน

2.1.1 การเตรยมขอมลจากขอมลใบสมครเปนนกศกษา ผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ซงขอมลทท าการรวบรวมตองตรงกบหลกฐานทใชในการสมครเพอน าไปบนทกลงบนฐานขอมล มดงน

1) ค าน าหนา ไดแก นาย นาง นางสาว เดกหญง เดกชาย พระ สามเณร และยศอนๆ 2) ชอ ไดแก ชอของผสมครเปนนกศกษา 3) ชอสกล ไดแก ชอสกลของผสมครเปนนกศกษา 4) เลขบตรประจ าตวประชาชน ไดแก เลขบตรประจ าตวประชาชนของผสมครเปนนกศกษา 5) ชอกจกรรมหลก ไดแก กจกรรมการรบสมครนกศกษา 6) ทอย ไดแก ทอยทสามารถตดตอไดของผสมครเปนนกศกษา 7) ระดบการศกษา ไดแก ระดบปรญญาตร 8) รหสวชาเอก ไดแก วชาเอกทผสมครเลอกทจะศกษาตามโครงสรางหลกสตรทเปดสอน 9) เลมท/เลขทใบเสรจ ไดแก เลมท และเลขทในการเขยนใบเสรจรบเงนใหกบผสมครเปนนกศกษา 10) วนทออกใบเสรจ ไดแก วนททท าการเขยนใบเสรจรบเงนใหกบผสมครเปนนกศกษา 11) จ านวนเงน ไดแก จ านวนเงนทไดรบจากผสมครเปนนกศกษาเพอเปนคาใชจายในการสมครเรยน

-31-

12) ชดวชา ไดแก รหสชดวชาทผสมครเปนนกศกษาไดลงทะเบยนไวเปนภาคการศกษาแรก 13) การสงซอวสด ไดแก ความตองการในการสงซอหรอไมซอวสดการศกษาของผสมครเปนนกศกษา 14) เบอรโทรศพท ไดแก หมายเลขโทรศพททใชตดตอของผสมครเปนนกศกษา 15) ปการศกษา ไดแก ปการศกษาทเปดรบสมครเปนนกศกษา 16) ภาคการศกษา ไดแก ภาคการศกษาทเปดรบสมครเปนนกศกษา 17) ปปฏทน ไดแก การก าหนดรหสเดอน/ป ตามปปฏทน เพอใชเปนเงอนไขในก าหนดชวงเวลาของ

การสอบถามขอมลผสมครเปนนกศกษา 18) ชอผรบค ารอง ไดแก ชอผปฏบตงานทรบสมครใหกบผสมครเปนนกศกษา 19) สถานทรบค ารอง ไดแก สถานททรบสมครนกศกษา 20) วนทบนทกขอมล ไดแก วน เดอน ป ทท าการบนทกขอมลการรบสมครนกศกษา

เพอใหเกดความเขาใจงายยงขนจงขอน าขอมลใบสมครและขอมลใบเสรจรบเงนของนางสาว อรณชา ศรประโชต มาเปนตวอยางในการบนทกขอมลและจดเกบในหวขอตอไป ดงภาพท 14-16

-32-

ภาพท 14 ตวอยางขอมลใบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตร (ดานหนา)

-33-

X 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 x

ตดรปถาย 2 นว

099XXXXXXX

099XXXXXXX

20/1/2535

ภาพท 15 ตวอยางขอมลใบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตร (ดานหลง)

ภาพท 16 ตวอยางการเขยนใบเสรจรบเงน

-34-

X 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 x

2.1.2 บนทกขอมลและจดเกบขอมล ซงเปนขนตอนหลงจากไดท าการและวเคราะหคดกรองขอมลมาเรยบรอยแลว ดงนนเพอใหเกดความเขาใจมากขนจงขอน าตวอยางขอมลใบสมคร หนา 33-34 ของนางสาวอรณชา ศรประโชต ท าการบนทกและจดเกบขอมลบนฐานขอมลทพฒนาขนจากโปรแกรม Microsoft Access มขนตอนการด าเนนงาน ดงน

1) เปดโปรแกรม Microsoft Access เวอรชน 2016 ไฟลชอ ฐานขอมลสารสนเทศนกศกษา.accdb และจากนนใหระบชอผใชงาน พรอมรหสผาน เขาใชงานระบบฐานขอมล จะไดดงภาพท 17

ภาพท 17 แสดงการเปดใชงานฐานขอมลสารสนเทศนกศกษาจากโปรแกรม Microsoft Access

2) เลอกค าสง add in ดานบน พรอมเลอกแถบ บนทกขอมลและเลอกค าสง รบสมคร ดงภาพท 18

ภาพท 18 แสดงปมค าสงแถบการบนทกขอมล

-37-

-35-

3) หลงจากเลอกแถบค าสงรบสมครแลวจะไดหนาจอการบนทกขอมล ซงจะมขอมลการสมครนกศกษารายอนทเคยบนทกไวปรากฏใหเหน ดงภาพท 19

ภาพท 19 ตวอยางหนาจอเตรยมการบนทกขอมลการรบสมครนกศกษาใหม

4. จากนนใหกดปมค าสง เพมขอมล แลวด าเนนการบนทกขอมลตามใบสมครเปนนกศกษา ของนางสาวอรณชา ศรประโชต ดงน

1) ท าการบนทกขอมล X 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 x ในชองเลขบตรประจ าตวประชาชน 2) ท าการบนทกขอมล นางสาว ในชองค าน าหนา 3) ท าการบนทกขอมล อรณชา ในชองชอ 4) ท าการบนทกขอมล ศรประโชต ในชองนามสกล 5) ท าการเลอกกจกรรม รบสมคร ในชองกจกรรม 6) ท าการบนทกขอมล 78/1 หม 4 ต.ในเมอง อ.เมอง จ.สโขทย 64000 ในชอง เลขท หม ต าบล/อ าเภอ/จงหวด ปณ. 7) ท าการเลอกขอมล ปรญญาตร ในชองระดบการศกษา 8) ท าการเลอกขอมล 80414 ในชองรหสวชาเอก 9) ท าการบนทกขอมล 45395/08 ในชองเลมท/เลขทใบเสรจ 10) ท าการบนทกขอมล 3,600 ในชองจ านวนเงน 11) ท าการบนทกขอมล 12/11/2561 ในชองวนทออกใบเสรจ

-36-

-37-

12) ท าการเลอขอมลชดวชา 80111 และ 80212 ลงในชองชดวชา1และชดวชา2 13) ท าการเลอกขอมลการสงซอ 1 (รหส 1=ซอ,รหส2=ไมซอ) ลงในชองการจดสง1และการจดสง2 14) ท าการบนทกขอมล 099xxxxxxx ในชองเบอรโทรศพท 15) ท าการเลอกขอมลเพศ 2 (รหส 1=ชาย , รหส 2=หญง) ลงในฟลลเพศ 16) ท าการบนทกขอมลปการศกษา 2561 ในชองปการศกษา 17) ท าการเลอกขอมลภาคการศกษา 2 ลงในชองภาคการศกษา 18) ท าการเลอกขอมล 1161 (หมายถงเดอนพฤศจกายน พ.ศ.2561) ในชอง ปปฏทน 19) ท าการเลอกขอมล จนดารตน นธเมธโรจน ในชองผรบค ารอง 20) ท าการเลอกขอมล 1 (หมายถง OSS ศวน.มสธ.สโขทย) ในชอง สถานทรบค ารอง 21) ท าการบนทกขอมล 12/11/2561 ในชองวนทบนทกขอมล 22) ท าการบนทกขอมล 20/1/2535 ในชองวนเดอนปเกด

จะไดการบนทกขอมลทเสรจเรยบรอยแลว ดงภาพท 20

ภาพท 20 ตวอยางการบนทกขอมลการสมครของนางสาวอรณชา ศรประโชต

X 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

x

099 xxxxxxx

-37-

20/1/2535

2.2 การสบคนขอมลรายบคคลและการสอบถามขอมล ดงน

การสบคนขอมลรายบคคล คอ การคนหาขอมลการรบสมครนกศกษาเปนรายบคคลตามทผใชงานตองการแตผใชงานไมสามารถท าการเปลยนแปลงหรอลบขอมลได โดยมวธการด าเนนงาน ดงน

1) ไปทปมคนขอมลรายบคคล แลวใหระบเงอนไข ดงน เลขประจ าตวนกศกษา หรอ เลขบตรประชาชน หรอ ชอ หรอ นามสกล หรอ เลมท/เลขทใบเสรจรบเงน อยางใดอยางหนง

2) ตามตวอยางดานลางน สบคนขอมลโดยระบเงอนไขเปนขอ อรณชา จะไดขอมลปรากฏ ดงภาพท 21 ภาพท 21 แสดงการสบคนขอมลรายบคคล

การสอบถามขอมล คอ การตรวจสอบสถตขอมลผสมครนกศกษา ซงสามารถคดกรองขอมลไดตามความตองการของผใชงานแตผใชงานไมสามารถท าการเปลยนแปลงหรอลบขอมลได เชน ผใชงานตองการทราบขอมลผสมครประจ าเดอนกรกฎาคม 2562 ใหด าเนนการดงน

1) ไปทปมสอบถามขอมล 2) จากนนใหเลอกปมค าสงกรองขอมลในฟลลขอมลของกจกรรม/ระดบการศกษา/รหสปฏทน ดงภาพท 22

ภาพท 22 แสดงการใชค าสงกรองขอมล

3) จากนนใหเลอกขอมลของฟลล กจกรรม เปน รบสมคร / ฟลลระดบการศกษา เปน ปรญญาตร และฟลลรหสปฏทน เปน 0762 (หมายถง 07=เดอนกรกฎาคม และ62=ป 2562) กจะไดขอมลตามความตองการทปรากฏ ดงภาพท 23

ภาพท 23 แสดงผลขอมลการคดกรอง

-38-

2.3 การสงพมพรายงานขอมลสารสนเทศของผสมครนกศกษา

เพอน าขอมลของผสมครนกศกษาใหมจดสงใหส านกทะเบยนและวดผล หรอหนวยงานอนทท าหนงสอ เพอขอขอมลผสมครนกศกษาแบงเปนรายงานตางๆ ตามกจกรรม ดงน

การสงพมพรายงานสงใบสมครใหกบส านกทะเบยนและวดผล ซงมขนตอน ดงน

1) กดปมค าสงเลอกสงพมพรายงานสงใบสมคร จากนนใหระบเงอนไข คอ ระบวนทบนทกขอมล ตามตวอยาง 12/11/2561 ดงภาพท 24

ภาพท 24 แสดงการระบเงอนไขการสงพมพรายงานสงใบสมคร

2) จะไดขอมลของรายงานตามความตองการทปรากฏ เพอจดสงใหส านกทะเบยนและวดผล ดงภาพท 25

ภาพท 25 แสดงขอมลรายงานการรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตรสงส านกทะเบยนและวดผล

-39-

การสงพมพรายงานการจดสงขอมลรบสมครใหกบหนวยตรวจสอบภายในของ มสธ. ขนตอน ดงน

1) กดปมค าสงเลอกสงพมพรายงานสงหนวยตรวจสอบภายในของ มสธ. จากนนใหระบเงอนไข คอ ระบรหสปฏทน ตามตวอยาง 1161 (หมายถงเดอนพฤศจกายน ป 2561) ดงภาพท 26

ภาพท 26 ระบเงอนไขการสงพมพรายงานการสมครนกศกษา

2) จะไดขอมลตามความตองการทปรากฏ เพอสงหนวยตรวจสอบภายใน ดงภาพท 27

ภาพท 27 แสดงรายงานการรบสมครนกศกษา ระดบปรญญาตรสงหนวยตรวจสอบภายใน

-40-

การสงพมพรายงานชอ-ทอยของผสมครเปนนกศกษา ซงมขนตอน ดงน

1) กดปมค าสงเลอกสงพมพรายชอ-ทอยของนกศกษา จากนนใหระบเงอนไข คอ ระบวนเดอนปทบนทก ตามตวอยาง 12/11/2561 ดงภาพท 28

ภาพท 28 แสดงการระบเงอนไขการสงพมพรายงานชอ-ทอย

2) จะไดขอมลชอ-ทอย ทสามารถน าไปจดพมพลงกระดาษสตกเกอรเพอจดสงเอกสารใหนกศกษาได ดงภาพท 29

ภาพท 29 แสดงขอมลรายชอ-ทอยของผสมครเปนนกศกษาระดบปรญญาตร

-41-

นางสาวอรณชา ศรประโชต

เลขท 78/1 หม 4 ต าบลในเมอง

อ าเภอเมองสโขทย จงหวดสโขทย 64000

การสงพมพรายงานขอมลการจดสงเงนทไดรบจากกจกรรมนกศกษา รายงานนจะจดพมพเพอเสนอใหผบงคบทราบถงการรบเงนจากกจกรรมรบสมครนกศกษาในแตละวน ซงมขนตอน ดงน

1) กดปมค าสงเลอกสงพมพการสงเงน จากนนใหระบเงอนไข คอ ระบวนเดอนปทบนทกขอมล ตามตวอยาง 12/11/2561 ดงภาพท 30

ภาพท 30 แสดงการระบเงอนวนเดอนปทบนทกขอมลการสงเงนรายวน

2) จะไดขอมลรายการสงเงนรายวน ดงภาพท 31 ภาพท 31 แสดงรายงานการสงเงนรายวนจากกจกรรมรบสมครนกศกษา

-42-

นอกจากการสงพมพรายงานตามกจกรรมตางๆ ขางตนแลว ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ยงไดจดท ารายงานอนทเกยวของกบการรบสมคร ดงน

รายงานการจดเกบสถตสารสนเทศนกศกษา

ซงไดน าขอมลจากการรบสมครนกศกษามาลงสถตไวในแตละเดอนโดยท าการบนทกไวในโปรแกรม Microsoft Word ดงภาพท 32

ภาพท 32 รายงานสรปขอมลนกศกษาประจ าเดอนทกระดบการศกษา

-43-

รายงานการออกหนวยเคลอนทบรการนกศกษา ซงหลงจากมการออกหนวยเคลอนทใหบรการรบสมครนกศกษาในแตละครง ผปฏบตงานจะตองสรป

รายงานกจกรรมการใหบรการนกศกษา โดยบนทกขอมลไวในโปรแกรม Microsoft excel รายงานตอผบงคบบญชา ดงภาพท 33

ภาพท 33 รายงานขอมลสรปการออกใหบรการเคลอนท

-44-

กมพล

กมพล

ขนตอนท 2 การจดการเกยวกบขอมลสารสนเทศการสมครของนกศกษา

หลงจากไดมการบนทกขอมลและจดเกบขอมลไวในฐานขอมลสารสนเทศรบสมครนกศกษาแลว งานสงเสรมและบรการการศกษา จงไดท าการจดการเกยวกบขอมลสารสนเทศการสมครของนกศกษาประกอบดวย การตรวจทานการบนทกขอมล การเสนอรายงาน การจดเกบตนฉบบหรอส าเนาเอกสาร การจดสงขอมลนกศกษา และการปรบปรงและพฒนาระบบสารสนเทศใหทนสมย ดงภาพท 34

ภาพท 34 แสดงขนตอนการจดการขอมลสารสนเทศการสมครของนกศกษา

ค าอธบายขนตอนการจดการขอมลสารสนเทศการสมครของนกศกษา

1. การตรวจทานขอมลผสมคร เปนการน ารายงานทสงพมพจากฐานขอมลสารสนเทศผสมครมาด าเนนการตรวจสอบกบใบสมครของนกศกษาและใบเสรจรบเงนอกครงกอนน าเสนอรายงานใหผเกยวของลงนาม ซงขนตอนน หากพบวาขอมลทบนทกไวไมถกตองใหด าเนนการแกไขขอมลในระบบฐานขอมลในขนตอนของการบนทกขอมลใหถกตองตรงกบใบสมครและใบเสรจรบเงนทออกใหกบผสมครเปนนกศกษา 2. การเสนอรายงานขอมลสารสนเทศนกศกษา น ารายงานทผานการตรวจสอบและยนยนความถกตองของขอมลแลว น าเสนอผานผบงคบบญชา ลงนาม ซงจะมผเกยวของในการลงนามยนยนความถกตองของขอมล ดงน

2.1 ผตรวจเสนอ คอ ผปฏบตงานทท าการบนทกขอมลผสมคร 2.2 ผตรวจสอบ คอ หวหนางานหรอผปฏบตงานทไดรบมอบหมายใหเปนผตรวจสอบ 2.3 หวหนาหนวยงาน คอ ผอ านวยการศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย หรอผทไดรบมอบหมาย

-45-

1.ตรวจทานขอมลผสมคร

2.เสนอรายงานใหผเกยวของลงนาม

3.จดเกบตนฉบบ/ส าเนาเอกสาร

4.จดสงขอมลสารสนเทศนกศกษาใหกบหนวยงานทรองขอ

5.การปรบปรงและพฒนาระบบสารสนเทศใหทนสมย

3. การจดเกบตนฉบบหรอส าเนาเอกสารรายงานสารสนเทศนกศกษา (ภาพท 45)

โดยผทไดรบมอบหมายใหเปนผจดเกบเอกสารจะด าเนนการ ดงน 3.1 จดท าแฟมงานไวส าหรบเกบเอกสารรายงานโดยแยกตามประเภทรายงาน เชน เอกสารรายงาน

การเงนทไดจากกจกรรมนกศกษา เอกสารรายงานสถตตางๆ ทนกศกษามาใชบรการ เปนตน 3.2 จดเตรยมตจดเกบเอกสารส าหรบเกบแฟมงาน และจดวางแฟมงานใหเปนระเบยบเพอสะดวก

ตอการคนหาเมอตองการน ามาใชงาน 3.3 จดท าการส ารองไฟลฐานขอมลสารสนเทศนกศกษาไวในทปลอดภยโดยใหมการมอบหมาย

ผรบผดชอบเปนการเฉพาะ โดยการก าหนดสทธผใชงานและรหสผานเฉพาะผทไดรบมอบหมายเทานน จงจะเขาถงขอมลได

3.4 จดท าส าเนาใบเสรจรบเงนจากการรบสมครในรปแบบการสแกนเอกสารเปนไฟลอเลกทรอนกส 4. การจดสงขอมลสารสนเทศนกศกษาใหกบหนวยงานทรองขอ

จดท าหนงสอน าสงขอมลพรอมรายงานเสนอผานผอ านวยการ ศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย เปน ผลงนาม และน าสงใหกบหนวยงานทรองขอตอไป ซงวธการจดสงอาจสงในรปแบบไฟลอเลกทรอนกส หรอสงในรปเอกสารลงทะเบยนทางไปรษณยกไดตามทไดประสานงานกนไวระหวางผจดท ารายงานกบผขอใชขอมล 5. การปรบปรงและพฒนาระบบสารสนเทศใหทนสมย ถอไดวาเปนขนตอนส าคญส าหรบการวางแผนการท างานในอนาคต ไดแก การน าโครงสรางฐานขอมลเดมไปเปนแนวทางในการพฒนาระบบสารสนเทศรปแบบใหมใหมความทนสมยและสะดวกตอการใชงาน เชน พฒนาระบบฐานขอมลเดมของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ทไมสามารถใชงานพรอมกนไดเนองจากขอจ ากดของโปรแกรม Microsoft Access อนาคตอาจจะมการพฒนาโดยการท าระบบสารสนเทศผาน Web Application Server เพอใหเจาหนาทไดสามารถใชงานโปรแกรมพรอมกนได รวมไปถงการจดท ารายงานตางๆ มความหลากหลายและใชงานไดงายสะดวก รวดเรว มากยงขน

-46-

บทท 6

ปญหาอปสรรค แนวทางแกไขและขอเสนอแนะ

การบรหารจดการขอมลสารสนเทศรบสมครนกศกษาระดบปรญญาตร ทสมครผานศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ดวยระบบเดมจะใชวธการจดเกบขอมลดวยการจดเกบขอมลในรปแบบเอกสาร (Manual) พรอมกบบนทกขอมลการรบสมครไวในโปรแกรม Microsoft Excel (ดงภาพท 55) แตเนองจากมขอจ ากดในดานตางๆ โดยเฉพาะดานการสบคนขอมลทไมสะดวก และความปลอดภยของขอมลทไมมประสทธภาพ ดวยเหตดงกลาว งานสงเสรมและบรการการศกษา จงไดพฒนาการจดการเอกสารดวยการสแกนเปนไฟลอเลกทรอนกสพรอมกบจดท าระบบฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาดวยโปรแกรม Microsoft Access ขน เพอชวยใหการสบคนขอมลไดสะดวก รวดเรว และขอมลมการจดเกบทปลอดภยมากยงขนเนองจากสามารถก าหนดผใชงานและก าหนดรหสผานในการเขาใชฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา

ดงนนเพอใหเกดความชดเจนมากยงขน งานสงเสรมและบรการการศกษาจงไดจดท าตารางสรปขอดและขอจ ากดของการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษาดวยระบบคอมพวเตอร พรอมวเคราะหปญหา อปสรรค แนวทางแกไขปญหา ดงตารางท 6.1 - 6.2 และขอเสนอแนะ ตารางท 6.1 สรปขอดและขอจ ากดของการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษาดวยระบบคอมเตอร

รายละเอยด ขอด ขอจ ากด 1. จดการเกยวกบรายงานการรบสมครดวยการสแกนเอกสารในรปแบบไฟลอเลกทรอนกส พรอมกบท าการบนทกขอมลดวย โปรแกรม Microsoft Access ซงเปนฐานขอมลทพฒนาขนเพอการจดเกบขอมลสารสนเทศทางการศกษาซงมความสามารถ ดงน -เมอท าการบนทกขอมลแลว ระบบสามารถจดเกบขอมลโดยอตโนมต -สามารถสบคนจากรายละเอยดของขอมลทจดเกบไดโดยการระบเงอนไขบางรายการ - สามารถพมพรายงานสรปสถตตางๆ ไดโดยอตโนมต ซงโปรแกรมสามารถสรางแบบฟอรรายงานไดตามความตองการของผใชงาน -การจดการขอมลมความปลอดภยเนองจากโปรแกรมสามารถก าหนดผใชงานและก าหนดรหสผานการเขาใชงานได

-มหลกฐานการจดเกบเอกสารในรปแบบไฟลอเลกทรอนกสสามารถสบคนไดงาย รวมทงการน าขอมลไปใชท างานสถตตางๆ สะดวก รวดเรว -มการก าหนดสทธเขาใชงานระบบซงเปนสงส าคญอยางยงในควบคมดแลเกยวกบความปลอดภยของขอมล -ประหยดพนทในการจดเกบเอกสารในรปแบบไฟลอเลกทรอนกส -สามารถคดกรองขอมลเพอการจดท าสถตไดงายตรงความตองการ

การบนทกขอมลตางๆ หากไมมการตรวจสอบขอมลใหถกตองตามขอเทจจรงจะท าใหเกดขอผดพลาดได ซงมผลตอการน าขอมลไปใชงาน และการจดเกบไฟลขอมลตองระมดระวงเกยวกบการรกษาความปลอดภยของขอมล อาท ไวรสคอมพวเตอร และตองท าการส ารองไฟลขอมลไวดวย

-47-

ตารางท 6.1 (ตอ) สรปขอดและขอจ ากดของการจดการขอมลสารสนเทศนกศกษาดวยระบบคอมพวเตอร

รายละเอยด ขอด ขอจ ากด 2. การจดสงรายงานสถตขอมลการรบสมครใหกบหนวยงานตาง ๆ จะแสกนเอกสารเปนไฟลอเลกทรอนกสแลวด าเนนการจดสงทางผานจดหมายอเลกทรอนกส (e-mail) หรอระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย

การจดสงรายงานในเรองเดยวกนแตมผรบหลายคนสามารถน าสงรายงานไดรวดเรว และสงพรอมกนในคราวเดยว ประหยดเวลาในการจดสงและประหยดทรพยากร

ตองตรวจสอบการจดสงทปลายทางดวยวาไดรบขอมลครบถวนหรอไม บางครงอาจมปญหาทเครอขายขอมลอาจสงไปไมถงผรบปลายทาง และตองใหความส าคญกบการเลอกชนดไฟลของการบนทกขอมล เนองจากไฟลขอมลทสงไปใหปลายทางอาจเกดปญหาไมสามารถเปดใชงานไดซงอาจจะเกดจากคอมพวเตอรของผใชงานไมมโปรแกรมเปดไฟลงานนนหรออาจเกดจากไฟลตดไวรสคอมพวเตอร

สรปในการเปรยบเทยบจากขอดและขอจ ากด พบวาการบรหารจดการสารสนเทศการรบสมคร

นกศกษาดวยดวยระบบคอมพวเตอรจากการน าเอกสารทเกยวกบการรบสมครโดยเฉพาะส าเนาใบเสรจรบเงนไดด าเนนการสแกนเปนไฟลอเลกทรอนกสและท าการบนทกขอมลการรบสมคร โดยโปรแกรม Microsoft Access ทพฒนาเปนฐานขอมลในการจดเกบ การสบคน และการจดท ารายงานตางๆ ของนกศกษามระบบการท างานทมประสทธภาพและประสทธผล ดงน

1. การจดเกบขอมลมระบบความปลอดภยทดเนองจากสามารถก าหนดผใชงานและรหสผานการเขาใชงานโปรแกรมได

2. สามารถสบคนขอมลไดสะดวกและรวดเรว 3. สามารถกรองขอมลทตองการเพอจดท าสถตจ านวนผสมครนกศกษาไดงาย 4. การสงพมพรายงานตางๆ สามารถด าเนนการไดทนทโดยไมตองสรางแบบฟอรมใหม เนองจากได

ท าการสรางแบบฟอรมไวตงแตชวงออกแบบโปรแกรมไวแลว 5. การบนทกขอมลท าไดรวดเรว และสะดวก โดยไมตองกดบนทกขอมลทกครงเนองจากระบบจะ

บนทกขอมลใหอตโนมต 6. การจดสงขอมลสถตจ านวนผสมครเปนนกศกษาดวยการสแกนในรปแบบไฟลอเลกทรอนกสแลว

สงผานจดหมายอเลกทรอนกส (e-mail) หรอระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสของศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย ชวยประหยดเวลาและคาใชจายในการจดสง

7. การจดเกบขอมลในรปแบบไฟลอเลกทรอนกสชวยใหการสบคนส าเนาเอกสารไดสะดวก รวดเรว งายขน และประหยดพนทในการจดเกบเอกสาร

-48-

ตารางท 6.2 ปญหาและอปสรรค และแนวทางแกไขปญหาในการด าเนนงาน

ปญหาและอปสรรค แนวทางแกไขปญหา

1. ปญหาจากการรวบรวมขอมลระหวางรบสมครนกศกษา ซงสงผลการรบสมครเปนไปดวยความลาชา ดงน

1.1 ผสมครเปนนกศกษาบางรายกรอกขอมลในใบสมครไมครบถวนและไมถกตอง จงท าใหการจดเกบขอมลลงบนฐานขอมลไมครบถวน เชน ไมเขยนเบอรโทรศพททใชตดตอในใบสมคร หรอเขยนทอยในใชตดตอกบมหาวทยาลยไมชดเจน เปนตน

1.2 ผสมครเปนนกศกษาบางรายเตรยมหลกฐานการสมครไมครบถวนในวนสมคร

1.3 ผปฏบตงานรบสมครขาดความรอบครอบในการตรวจสอบขอมลการรบสมครนกศกษา

1. แนะน าใหผสมครกรอกขอมลในใบสมครพรอมแนบหลกฐานการสมครใหถกตอง ครบถวน ตามระเบยบการสมครเปนนกศกษา และเจาหนาทผรบสมครตองมความรอบครอบในการตรวจทานขอมลการรบสมคร ทงน หากพบปญหาเกยวกบขอมลการรบสมครนกศกษาในภายหลงจากวนรบสมคร ผปฏบตงานตองประสานงานไปทฝายรบนกศกษา ส านกทะเบยนและวดผล โทร.7267 เพอขอค าแนะน าในการแกปญหารวมกน หลงจากไดผลสรปแลวจงแจงนกศกษาใหด าเนนการตอไป

2. ปญหาจากการบนทกและจดเกบขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา ดงน

-เจาหนาบนทกขอมลนกศกษาบางรายการคลาดเคลอนไมตรงกบหลกฐานทใชสมคร สาเหตเปนเพราะปจจยหลก คอ การเขยนใบสมครของผสมครหรอใบเสรจรบเงนของเจาหนาทผรบค ารองไมชดเจน ลายมออานยาก ท าใหเจาหนาทบนทกขอมลไมถกตอง

-ขาดบคลากรทท าการบนทกขอมลสารสนเทศการสมครเปนนกศกษา โดยในปจจบนมผดแลฐานขอมลสารสนเทศการสมครนกศกษาพรอมกบบนทกขอมลและจดสงใบสมครใหส านกทะเบยนและวดผล เพยงคนเดยว หากบคลากรรายนตดภารกจทตองออกใหบรการนกศกษานอกพนท เอกสารการสมครนกศกษาตางๆ ทจะตองท าการบนทกขอมลและสงพมพรายงานสงส านกทะเบยนและวดผล จะไมมผปฏบตงานแทน สงผลใหผสมครไดรบการตอบรบการขนทะเบยนเปนนกศกษาลาชา

2. การบนทกและจดเกบขอมลควรปฏบตดงน -ผรบสมครควรแนะน าใหผสมครเปนนกศกษาเขยนใบสมครใหชดเจน ครบถวน ถกตอง และผรบสมครตองเขยนใบเสรจรบเงนใหนกศกษาดวยลายมอทอานงายชดเจนและถกตอง โดยตองแจงใหนกศกษาตรวจทานใบเสรจรบเงนดวยทกครง -มหาวทยาลยควรพจารณาในการใหอตราก าลงต าแหนงเจาหนาทบนทกขอมลเพอท าหนาทในการบนทกขอมลและงานธรการตางๆ เกยวกบการรบ-สงเอกสารของงานสงเสรมและบรการการศกษา

-49-

ตารางท 6.2 (ตอ)ปญหาและอปสรรค และแนวทางแกไขปญหาในการด าเนนงาน

ปญหาและอปสรรค แนวทางแกไขปญหา

3. ปญหาการจดสงขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาใหกบหนวยงานทเกยวของ

การจดสงขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาในบางครงพบวาฝายรบนกศกษาไมไดรบเอกสารการสมครเปนนกศกษา ทศนยวทยพฒนา มสธ. สโขทย จดสงให

3. ประสานกบงานธรการของศนยฯ เพอตรวจสอบหลกฐานการจดสงเอกสารพรอมแจงใหฝายรบนกศกษา ส านกทะเบยนและวดผลทราบ โทร.7267เพอจะไดด าเนนการแกปญหาตอไป

4. การขอขอมลสารสนเทศการสมครเปนนกศกษาพบวา -ผขอขอมลสารสนเทศไมระบรายละเอยดโครงสรางของขอมลใหชดเจนท าใหผใหบรการขอมลไมสามารถด าเนนการจดท าขอมลไดทนทและตรงความตองการของผใชงาน -ผขอขอมลมความตองการขอมลแตกตางกนท าใหผใหบรการขอมลตองสรางแบบรายงานใหมทกครงตามความตองการของผใชงาน

4. ผขอขอมลและผใหบรการขอมลควรด าเนนการดงน -ผขอขอมลควรระบรายละเอยดของขอมลทตองการใหชดเจนเพอผทใหบรการขอมลจะไดจดท าขอมลไดตรงความตองการของผขอขอมล -ผใหบรการขอมลควรน าตวอยางรายงานทมอยแลวสงใหผขอใชขอมลตรวจสอบวาตรงความตองการหรอไม เพอไมใหเสยเวลาในการสรางแบบรายงานขนมาใหม

5.ผสมครไมไดรบการขนทะเบยนเปนนกศกษาใหมเนองจากตดปญหาตางๆ

5. ประสานกบฝายรบนกศกษา ส านกทะเบยนและวดผล โทร.7267 ขอทราบสาเหตการไมรบขนทะเบยนเปนนกศกษาใหมเพอจะไดด าเนนการแจงใหกบนกศกษาทราบโดยทนท

6.ผสมครเปนนกศกษาหลงจากไดรบการขนทะเบยนเปนนกศกษาแลวแจงวาไดรบเอกสารการสอนชา

6. ตรวจสอบขอมลการรบลงทะเบยนในระบบสารสนเทศงานทะเบยนและงานบรการการศกษาพรอมประสานกบส านกบรการการศกษา โทร.7626 ในการตรวจสอบการจดสงเอกสารการสอน เพอจะไดแจงใหนกศกษาทราบตอไป

-50-

6.3 ขอเสนอแนะ จากปญหาเกยวกบการจดการขอมลสารสนเทศของนกศกษายงไมตอบสนองความตองการของ

ผใชงานซงมปญหาพบวาขอมลทจดเกบมความซ าซอน จงสงผลใหการจดท าสถตตางๆ ไมถกตอง ประกอบกบการสบคนขอมลเพอใชตอบปญหานกศกษาท าไดยากและมความลาชา รวมไปถงการจดท าฐานขอมลของ ศนยวทยพฒนา มสธ. ทง 10 แหง ทมความหลากหลายไมเปนเอกภาพตางคนตางท า จงมขอเสนอแนะใหมหาวทยาลยด าเนนการ ดงน

1. มอบหมายใหส านกคอมพวเตอร งานประสานศนยวทยพฒนา และศนยวทยพฒนา มสธ. ทง 10 แหงรวมกนออกแบบระบบสารสนเทศนกศกษาส าหรบกจกรรมการรบสมคร การรบลงทะเบยน และรบค ารองตางๆ ทกระดบการศกษาส าหรบผมาใชบรการผานศนยวทยพฒนา มสธ. เพอจะไดใชระบบงานทมโครงสรางขอมลถกตอง ครบถวน ตรงตามความตองการของผใชงาน โดยใหพจารณาเกยวกบโครงสรางของขอมลทจ าเปนตองเกบบนทก หนาจอการบนทกขอมล ออกแบบการสรางรายงานตางๆ อาท รายงานสถตขอมลผสมครนกศกษา สถตการรบลงทะเบยน สถตการรบค ารองตางๆ รายงานทตองจดสงใหกบส านกทะเบยนและวดผล รายงานทตองจดสงใหกบส านกงานตรวจสอบภายใน เปนตน รวมไปถงการก าหนดสทธผดแลระบบและผใชงานระบบ โดยใหด าเนนการจดท าระบบบน Web Application Server เพออ านวยความสะดวกในการบรหารจดการขอมล การสบคนขอมล และการสงพมพรายงานตางๆ

2. มอบหมายใหกองการเจาหนาทเรงวเคราะหอตราและจดหาบคลากรมาทดแทนอตราทวางหรอผทเกษยณอายราชการ โดยเฉพาะต าแหนงนกแนะแนวการศกษาและอาชพ และนกวชาการโสตทศนศกษา ทมความเปนมออาชพดานการประชาสมพนธการรบสมครนกศกษาหรอกจกรรมอนๆ ทเกยวกบการใหบรการนกศกษา เพอปองกนปญหาการขาดสภาพคลองและความตอเนองในการปฏบตงานการใหบรการรบสมครนกศกษา แนะแนวการศกษา รวมไปถงสนบสนนระบบการเรยนการสอนทางไกลใหกบหนวยงานตางๆ ของ มสธ. ใหเกดความคลองตวและรวดเรว บรรลตามวตถประสงคของงาน

-51-

บรรณานกรม กระทรวงศกษาธการ.ระเบยบกระทรวงศกษาธการวาดวยการบรหารขอมลสารสนเทศดานการศกษา พ.ศ.2560.[online].จาก http://www.moe.go.th/moe/upload/news20/FileUpload/50482-5287.pdf .(สบคนเมอวนท 9 พฤศจกายน 2561) ฝายรบนกศกษา ส านกทะเบยนและวดผล มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ระเบยบการสมครเปนนกศกษาและลงทะเบยนเรยน ภาคตนและภาคปลาย ประจ าปการศกษา 2562 พมพท : หางหนสวนจ ากด อรณการพมพ ส านกงานคณะกรรมการขาราชการพลเรอน.PowerPoint PPT Presentation [online].จาก https://www.slideserve.com/kert/4705239.(สบคนเมอวนท 9 พฤศจกายน 2561) ส านกงานคณะกรรมการธรกรรมทางอเลกทรอนกส.บทความเรอง “การคมครองขอมลสวนบคคล (Data Privacy)” ของหนวยงานภาครฐ.[online].จาก http://www.etcommission.go.th/article-dp-topic-dp.html .(สบคนเมอวนท 9 พฤศจกายน 2561) ส านกงานหอจดหมายเหตแหงชาต.พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540). [online]. จาก https://www.nat.go.th/กฎหมาย/พระราชบญญต/รายละเอยดพระราชบญญต/ArticleId/1 .(สบคนเมอวนท 9 พฤศจกายน 2561)

-52-

ภาคผนวก ก ปมค าสงตางๆ ของฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษา

ข ตวอยางเอกสารและภาพประกอบเกยวกบการรบสมครนกศกษา

ค พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540

ง หมายเลขโทรศพททใชตดตอกบหนวยงานตางๆ ของ มสธ.

ภาคผนวก ก การอธบายความหมายของปมค าสงตางๆ ทเกยวกบการรบสมครนกศกษา ระบบฐานขอมลสารสนเทศการรบสมครนกศกษาระดบปรญาญาตรทพฒนาขนจากโปรแกรม

Microsoft Access ในหนาจอการบนทกขอมลจะมปมค าสงตางๆ เพออ านวยความสะดวกตอการใชงาน ดงภาพท 35 ภาพท 35 แสดงปมค าสงตางๆ ทอยในฐานขอมลสารสนเทศนกศกษา

ปมเพมขอมล เปนปมค าสงในการเพมขอมล โดยใหกดปมนทกครงกอนจะบนทกขอมล ซงเมอกดปมค าสงเพมขอมลแลวชองบนทกขอมลตางๆ จะไมมขอมลใดๆ ปรากฏอย จะไดหนาจอ ดงภาพท 36 ภาพท 36 แสดงหนาจอหลงจากกดปมค าสงเพมขอมล

ขอควรระวง เมอเปดหนาจอครงแรกจะพบวามขอมลนกศกษาปรากฏอยทหนาจอแสดงวายงไมได

กดปมค าสงเพมขอมล หากด าเนนบนทกขอมลโดยทนทจะเปนการแกไขขอมลของนกศกษาทบนทกไวอยแลว ซงจะท าใหขอมลใหมถกบนทกแทนขอมลเดม ขอมลของนกศกษารายนนกจะหายไป ดงนนตองกดปมเพมขอมลทกครงกอนท าการบนทกขอมลใหม

-53-

ปมคนขอมลรายบคคล เปนปมค าสงในการใชคนหาขอมลรายบคคลบนหนาจอการบนทกขอมล โดยใหระบเงอนไข ดงน เลขประจ าตวนกศกษา หรอ เลขบตรประชาชน หรอ ชอ หรอ นามสกล หรอ เลมท/เลขทใบเสรจรบเงน อยางใดอยางหนง ดงภาพท 37 ภาพท 37 แสดงการสบคนขอมลรายบคคล

ปมกลมค าสง Export File เปนการสงออกขอมลรายชอ-ทอย จากหนารายงานไปเขาโปรแกรม Microsoft word/Microsoft excel/Pdf file/text Files/Rich Text format(word) เปนตน แลวเลอกตามทตองการ กด OK แลวตงชอไฟลพรอมเลอกทจดเกบไฟล ดงภาพท 38 ภาพท 38 แสดงการใชงานกลมค าสง Export File

-54-

ปมปดโปรแกรม เปนปมค าสงในการปดหนาจอการใชงาน แตจะไมไดเปนการปดโปรแกรม Microsoft Access ปมสงใบสมคร เปนปมค าสงในการสงพมพรายงานการรบสมครระดบปรญญาตร ซงตองระบวนทบนทกขอมลหรอตองดขอมลทงหมดใหพมพ * จะไดหนาจอ ดงภาพท 39 ภาพท 39 แสดงรายงานสงใบสมครหลงจากกดปมค าสงสงใบสมคร

ปมรายงานการสงเงน เปนปมค าสงการสงพมพรายงานการสงเงนทกระดบการศกษาใหงานอ านวยการ ของศนยวทยพฒนา ซงตองระบวนทบนทกขอมลหรอตองดขอมลทงหมดใหพมพ * จะไดหนาจอ ดงภาพท 40 ภาพท 40 แสดงรายงานการสงเงนรายวนหลงจากกดปมค าสง

-55-

ปมพมพรายชอทอย เปนปมค าสงในการสงพมพรายชอทอยของนกศกษาทกระดบการศกษา จะไดหนาจอ ดงภาพท 41

ภาพท 41 แสดงรายชอ-ทอยหลงจากกดปมค าสงพมพรายชอทอย

-56-

ปมสงหนวยตรวจ เปนปมค าสงในการสงพมพรายงานการรบสมครนกศกษาใหม ระดบปรญญาตร เพอจดสงขอมลดงกลาวใหกบหนวยตรวจสอบภายในของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราชและตามค ารองขอหนวยงานอนๆ ทงในรปแบบการ export file to excel ,pdf ,word ดงภาพท 42

ภาพท 42 แสดงรายงานขอมลนกศกษาใหมหลงจากกดปมค าสงสงหนวยตรวจสอบภายใน

ปมสอบถามขอมล เปนปมค าสงส าหรบการสอบถามขอมลตามความตองการของผใชงาน เชน ตองการทราบสถตและขอมลการรบสมครนกศกษาใหมระดบปรญญาตรของเดอนมนาคม2560 กสามารถสบคนไดในค าสงน เปนตน ซงรายละเอยดของขอมลผใชจะไมสามารถแกไขหรอลบขอมลได ดงภาพท 43

ภาพท 43 แสดงรายงานการสอบถามขอมลนกศกษาหลงจากกดปมค าสงสอบถามขอมล

-57-

ภาคผนวก ข

ตวอยางเอกสารและภาพประกอบเกยวกบการรบสมครนกศกษา

ภาพท 44 การจดเตรยมวสด-อปกรณการรบสมครนกศกษา

-58-

ภาพท 45 แฟมการจดเกบเอกสารรายงานสารสนเทศนกศกษา ทงในรปเอกสาร และไฟลอเลกทรอนกส

-59-

ภาพท 46 หนงสอการจดสงขอมลสารสนเทศนกศกษาใหกบส านกทะเบยนและวดผล

-60-

ภาพท 47 หนงสอการขอเบกเอกสารการสอนชดวชาพนฐาน

-61-

ภาพท 48 บนทกการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา

-62-

ภาพท 49 หนงสอการขอใชพนทรบสมครนกศกษา

-63-

ภาพท 50 ค าสงศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย (หนา 1)

-64-

ภาพท 51 ค าสงศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย (หนา 2)

-65-

ภาพท 52 การน าขอมลสารสนเทศไปใชในการจดท าแผนปฏบตราชการประจ าป

-66-

ภาพท 53 การน าขอมลสารสนเทศไปใชในการจดท าค ารบรองปฏบตราชการ

-67-

ภาพท 54 ตวอยางการน าขอมลสารสนเทศไปใชในการจดท าแผนบรหารความเสยง และการควบคมภายใน

-68-

ภาพท 55 ตวอยางการจดเกบขอมลสารสนเทศนกศกษาระบบเดมโดยโปรแกรม Microsoft excel

-69-

ภาพท 56 แผนการออกหนวยใหบรการรบสมครนกศกษาใหม

-70-

ภาพท 57 หนงสอขออนมตเดนทางออกใหบรการรบสมครนกศกษาใหม

-71-

ภาพท 58 หนงสอขออนมตเบกจายเงนยมออกใหบรการรบสมครนกศกษาใหม

-72-

ภาพท 59 ตวอยางการท าสญญายมเงนไปราชการรบสมครนกศกษา

-73-

ภาพท 60 การจดท ารายงานเดนทางไปราชการ

-74-

ภาพท 61 หนงสอขออนมตชดใชเงนยม

-75-

ภาพท 62 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา (หนา1)

-76-

ภาพท 63 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา (หนา2)

-77-

ภาพท 64 หนงสอการขอขอมลสารสนเทศนกศกษา (หนา3)

-78-

ภาพท 65 หนงสอการสงขอมลสารสนเทศนกศกษา

-79-

ภาคผนวก ค

พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540

-80-

-81-

-82-

-83-

-84-

-85-

-86-

-87-

-88-

-89-

-90-

-91-

-92-

-93-

-94-

-95-

ภาคผนวก ง

-96-

-97-

-98-

-99-

-100-

-101-

ประวตผจดท า ชอผจดท า นายกมพล หนนอย ต าแหนงปจจบน นกวชาการศกษา ปฏบตการ

สงกด ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย

การศกษาสงสด ระดบปรญญาตร นเทศศาสตรบณฑต

ประวตการท างาน ป 2546 พนกงานธรการ สงกด ศนยวจยและพฒนาแบบทดสอบ ส านกทะเบยนและวดผล มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

สรปลกษณะงานทไดรบมอบหมาย -พฒนาระบบจดเกบและสบคนประวตชดวชาปรบปรงคณภาพขอสอบ -วเคราะหคณภาพขอสอบผานโปรแกรมวเคราะหขอสอบ -ท าค าสงแตงตงกรรมการปรบปรงคณภาพขอสอบ และอนๆ

ป 2553 นกวชาการศกษา สงกด ฝายทะเบยนนกศกษา ส านกทะเบยนและวดผล มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สรปลกษณะงานทไดรบมอบหมาย -พฒนาระบบจดเกบและสบคนขอมลผส าเรจการศกษา -จดท าสถตผส าเรจการศกษา -ควบคมการจดท าใบปรญญาบตร/สมฤทธบตร/ประกาศนยบตร/วฒบตร -ควบคมงานแสกนและน าเขาเอกสารอเลกทรอนกส และอนๆ ป 2559 นกวชาการศกษา สงกด งานสงเสรมและบรการการศกษา (ตดโอนต าแหนงจากฝายทะเบยนนกศกษา ส านกทะเบยนและวดผล) ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช สโขทย สรปลกษณะงานทไดรบมอบหมาย -พฒนาระบบการจดเกบและสบคนขอมลสารสนเทศนกศกษา -จดท าสถตขอมลสารสนเทศนกศกษาทกระดบการศกษา -รบสมครนกศกษา/รบค ารอง/รบลงทะเบยน และอนๆ

การฝกประสบการณวชาชพ -ผสอขาว หนงสอพมพเดลนวส จาก บรษทสพระยาการพมพ จ ากด

การอบรม -อบรมการใชงานโปรแกรม Microsoft Access จากส านกคอมพวเตอร มสธ. -อบรมการใชงานโปรแกรม Microsoft SharePoint Designer จาก analyst Development

เกยรตบตร บคลากรดเดนของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ประจ าป 2552