คมอการด าเนนงาน เรอง การบรหารงานเลขานการนกบรหาร

ส านกงานปรมาณเพอสนต กระทรวงวทยาศาสตรและเทคโนโลย

กลมอ านวยการ ส านกงานเลขานการกรม ส านกงานปรมาณเพอสนต

คมอปฏบตงาน เรอง การบรหารงานเลขานการนกบรหาร

เสนอโดย กลมอ านวยการ ส านกงานเลขานการกรม จดเตรยมโดย กลมอ านวยการ ส านกงานเลขานการกรม ทบทวนโดย เลขานการกรม อนมตโดย

ส าเนาเลมท

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 2/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

สถานะปรบปรงเอกสาร

ฉบบท ปรบปรงครงท วนท ขอสรปการปรบปรง ๑ ๐ - -

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 3/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

สารบญ หนา

๑. วตถประสงค ๔ ๒. ขอบเขต ๔ ๓. ค าจ ากดความ ๔ ๔. หนาทความรบผดชอบ ๕ ๕. ขนตอนและแผนผงการปฏบตงาน ๖ ๕.๑ ขนตอนการตรวจสอบกลนกรองเอกสารตางๆ กอนส าเสนอผบรหาร ๖

๕.๒ ขนตอนการปฏบตงานในการนดหมาย ๘ ๕.๓ ขนตอนการปฏบตงานในการรางหนงสอ จดหมายราชการฯลฯ ๑๐ ๕.๔ ขนตอนการปฏบตงานในการจดเกบเอกสาร ๑๒

๖. ภาคผนวก ๑๔

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 4/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๑. วตถประสงค ๑.๑ เพอเปนแนวทางในการปฏบตงานดานเลขานการนกบรหาร ๑.๒ เพอใหเกดความคลองตวและสามารถใชเปนแนวทางในการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพมากขน ๑.๓ เพอเปนการเตรยมความพรอมในการปฏบตงานดานเลขานการและการสรางภาพลกษณทด สรางความนาเชอถอใหกบผบงคบบญชา

๒. ขอบเขต คมอการบรหารงานเลขานการนกบรหารน ใชส าหรบเปนกระบวนงาน ของงานเลขานการนกบรหาร กลมอ านวยการ ส านกงานเลขานการกรม ของส านกงานปรมาณเพอสนต กระทรวงวทยาศาสตรและเทคโนโลย

๓. ค าจ ากดความ เลขานการ (Secretary) คอ ผทท างานในต าแหนงเลขานการ คอผทรความลบของผบงคบบญชาหรอนายจาง งานเลขานการเปนงานส าคญ ผเปนเลขานการตองเปนผรอบคอบเปนผทไวเนอเชอใจไดและเหมาะสมกบต าแหนง ดงนนในทางปฏบตแลว งานเลขานการ ควรเปนผทมความสามารถในทกษะทกๆ เรองของส านกงาน เปนงานทตอรบผดชอบขนตรงตอผบรหาร มความรบผดชอบในงานทท าอยโดยไมตองมการควบคมหรอสงการ เลขานการทดมสวนชวยใหผบรหารมประสทธภาพในการท างานเพมขน ทงยงสามารถใชความคดพจารณาตดสนในในขอบเขตของงานทไดรบมอบหมายไดอยางมประสทธภาพ

S = Sense คอ การมสามญส านกรจกรบผดชอบในการท างานวา สงใดทควรจะท าไมควรท าเปนผไมท างานโดยปราศจากความยงคด รวมถงการแตงกายใหถกตองตามกาลเทศะ และมการตดสนใจอยางเดดขาด

E = Efficiency คอ การมสมรรถภาพในการท างาน สมรรถภาพเปนเรองทมอยในตวบคคลแตละบคคลยอมมสมรรถภาพมากนอยแตกตางกน การปฏบตงานและผลงานจะแสดงถงสมรรถภาพของการท างานทเพมขนหรอลดลงได

C = Courage คอ ความมมานะของบคคล ซงขนอยกบจตใจทจะท างานใหส าเรจลลวงตามความมงหมาย

R = Responsibility คอ ความรบผดชอบ คอตองเปนผลงมอท างานดวยตนเองและตองรบผดชอบดวย ไมใชคอยรบงานจากผอนอยางเดยวเทานน

E = Energy คอ พลงงานในการท างาน เลขานการตองรจกแบงเวลาการท างานใหถกตอง เพอรางกายไดรบการพกผอนตามสมควรอนจะสงผลตอการท างานระยะยาว

T = Technique คอ การรจกดดแปลงใหเหมาะสม เทคนคนเปนเรองของแตละคน แตอาจจะเลยนแบบจากผอนและน าเทคนคมาพฒนาใหดขนได

A = Active คอ เลขานการตองตนตวอยเสมอแมจะมงานมากนอยกตองมความกระตอรอรนอยเสมอ

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 5/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

R = Rich คอ ความสมบรณในดานจตใจและศลธรรม หากเลขานการเปนผดอยทางศลธรรมและวฒนธรรมอาจท าใหการงานเสยได แตทางกลบกนหากเลขานการเปนผมคณธรรมทด กจะน าความเจรญมาสองคกรทตนท างานอยได

Y = Youth คอ ต าแหนงเลขานการเหมาะส าหรบคนอายนอยๆ เพราะงานนเปนงานทตองตดตอกบคนทวไปตองอาศยมารยาททออนนอมถอมตน

สวนใหญแลวในภาคราชการเราจะเหนภาพของเลขานการเปนบคคลทจะตองปฏบตงานตามค าสงของผบงคบบญชา ทงงานประจ าและงานพเศษเปนครงคราว

๔. หนาทความรบผดชอบ ๔.๑ งานเลขานการผบรหาร - ด าเนนการจดท าหนงสอขออนญาตไปราชการของผบรหาร - ด าเนนการขออนมตงบประมาณในการไปราชการ - ด าเนนการเบกจายคาใชจายในการไปราชการของผบรหาร - จดเตรยมเอกสารและอนๆ ทเกยวกบการประชมของผบรหาร - ด าเนนการเบกจายคาใชจายตางๆ ของผบรหาร - ด าเนนการตดตอประสานงานทางโทรศพทภายในและภายนอก พรอมรบ -สงโทรสาร จดหมายอเลกทรอนกสใหกบหนวยงานภายใน ภายนอกและบคคลตางๆ - ตอนรบอาคนตกะของผบรหาร - ประสานการนดหมายตางๆ - อ านวยความสะดวกใหกบผบรหารในทกๆ ดาน ๔.๒ งานประชม - ด าเนนการจดการประชมตามทผบรหารสงการและไมอยในหนาทของหนวยงานหรอบคคลใดบคคลหนง - บนทกการประชม - จดท ารายงานและหรอสรปสาระส าคญของการประชมใหผบรหาร - ตดตามผลการด าเนนงานตามทหารอในทประชม - จดเอกสารประชมใหเปนระเบยบงายตอการสบคนในการอางอง ๔.๓ งานเอกสารและงานธรการ - จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอราชการ เพอด าเนนการเสนอกอนและหลง - พจารณากลนกรองหนงสอโดยตรวจทานวาผานกระบวนการจากหนวยงานทเกยวของและผบรหารทก ากบดแลใหครบถวนกอนเสนอผบรหารพจารณา

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 6/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

- ดแลตรวจสอบความถกตองของอกษรและรปแบบหนงสอราชการจากหนวยงานตางๆ กอนน าเสนอผบรหารและลงนามในหนงสอ พรอมตรวจทานหนงสอจากผบรหารพจารณาสงการ และลงนามใหครบถวน กอนจดสงคนหนวยงาน - ใหขอมลเบองตนเพอประกอบการตดสนใจของผบรหาร กรณหนวยงานภายใน หรอภายนอกเชญประชม สมมนา รวมเปนเกยรต เปนประธานในพธเปด – ปดงาน หากมการก าหนดเวลาทซ าซอนกบภารกจอนทไดมการนดหมายลวงหนาแลว - พมพหนงสอภายใน หนงสอภายนอก และเอกสารราชการตางๆ ใหผบรหารตามทไดรบมอบหมาย

๕. ขนตอนและแผนผงการปฏบตงาน ๕.๑ ขนตอนการตรวจสอบกลนกรองเอกสารตางๆ กอนน าเสนอผบรหาร งานเลขานการเปนงานทตองตรวจสอบเอกสารตางๆ ทมมาเสนอผบรหาร ไมวาทงแฟมงาน จดหมาย

หรอเอกสารอนๆ มขอควรปฏบตดงน ๕.๑.๑ เมอไดรบแฟมงาน จดหมาย หรอเอกสารอนใด จะตองจดการดานธรการใหเรยบรอยกอน คอ

การลงทะเบยนรบ แยกประเภทของเอกสารตามหนวยงานนๆ เพอสะดวกตอการสบคนตอไป ๕.๑.๒ การตรวจสอบเอกสารนน จะตองอานรายละเอยดใหทราบวาเปนเรองอะไร จากหนวยงานไหน

และมประเดนส าคญอยางไร หากมประเดนทยงมขอสงสย ควรสอบถามหรอจดหาขอมลเพมเตมเพอเปนการเตรยมพรอม เมอผบรหารสอบถามจะไดชแจงถกตอง หรอมขอมลประกอบเพอน าเสนอตอไป

๕.๑.๓ กรณทเอกสารนนเปนเรองเกยวกบการนดหมาย เชน ก าหนดการนดประชม ก าหนดงานพธ งานพระราชพธ หรอนดหมายอยางอนๆ ควรจะบนทกขอมลลงในสมดนดหมายดวย เพอสะดวกในการใหขอมล เมอมผมาตดตอหรอผบรหารถาม

๕.๑.๔ กรณเปนจดหมายถงผบรหาร ซงจะมทงจดหมายสวนตวและจดหมายราชการ ผท าหนาทเลขานการจะเปนผเปดซองจดหมาย ยกเวนจดหมายสวนตวของผบรหาร โดยทวไปแลวไมสามารถทราบไดเลยวาจดหมายแตละฉบบนน จดหมายใดเปนจดหมายสวนตวจะทราบกตอเมอไดเหนขอความในจดหมายนนๆ ซงเลขานการควรแยกจดหมายแตละประเภทและจดล าดบความส าคญของเอกสารทจะน าเสนอ การเปดซองตองระมดระวงไมใหซองฉกขาด ควรใชกรรไกรตดรมซองจดหมายหรอใชทเปดซองจดหมาย จดหมายสวนตวจะไมมการบนทกหรอด าเนนการทางธรการ สาเหตของผทท าหนาทเลขานการจะตองตรวจสอบจดหมายกอน เนองจากในบางครงอาจจะมจดหมายประเภทในปลวโฆษณา หรอแผนปลวรองเรยนทไมมผลงนาม ซงควรใชดลยพนจในการตรวจสอบเอการกอนน าเสนอ

๕.๑.๕ กรณเปนเอกสารลบ มประทบตราวา “ลบ” ผทท าหนาทเลขานการจะตองด าเนนการดวยความระมดระวงและเกบความลบตามระเบยบของทางราชการอยางเครงครด มควรแพรงพรายใหบ คคลอน

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 7/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

ทราบและควรศกษานสยของผบรหารวาเขมงวดกบจดหมายลกษณะนหรอไมถาเขมงวดกไมสมควรเปด ควรใหผบรหารเปดเองแตถาผบรหารอนญาตใหเปดไดกสามารถเปดและน าเสนอได

๕.๑ ขนตอนการตรวจสอบกลนกรอง เอกสารตางๆ กอนน าเสนอผบรหาร

สงเรองคนหนวยงานหรอบคคลทเกยวของเพอด าเนนการตอไป

ตรวจสอบเอกสาร (หากไมครบถวนตองสบคนหรอตดตามมาแนบเพมเตม)

ผบรหารพจารณา

ด าเนนการตามสงการผบรหาร พรอมลงทะเบยนสงหนงสอในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

กรณทเอกสารนนเปนเรองเกยวกบการนด

หมายตองลงบนทกขอมลในสมดนดหมายดวย

ลงทะเบยนรบหนงสอ ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 8/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๕.๒ ขนตอนการปฏบตงานในการนดหมาย ผท าหนาทเลขานการจะตองรบผดชอบในการนดหมาย ตลอดจนการบนทกนกหมายนนไวเปนลาย

ลกษณอกษร จะตองมการวางหลกเกณฑการเขาพบไวดวย มขอควรปฏบต ดงน ๕.๒.๑ ควรจดบนทกการนดหมายไวทกครง เพราะเปนสงทจ าเปนและจะตองกระท าอยางรอบคอบ

ดวย ไมควรใชวธจดจ าเพราะอาจเกดขอผดพลาดได ๕.๒.๒ การรบนดหมายจากบคคลภายนอก ตองขอทราบรายละเอยด ทง ชอ ชอ-สกล เรองท

นดหมาย วน เวลา สถานท ทนดหมาย รวมทงหมายเลขโทรศพทและสถานทตดตอกลบเพอสอบถามและแจง นดหมายใหตรงกบวนเวลาตามความประสงคของผบรหารในการรบนดได

๕.๒.๓ การขอนดหมายใหผบรหารพบบคคลภายนอกซงสวนใหญจะเปนบคคลในระดบทสงกวา ดงนนผท าหนาทเลขานการจะตองขอค าปรกษาจากผบรหารและจดก าหนดวนเวลาทสะดวกในการขอนดหมาย อยางนอย 2 เวลา ซงอาจจะระบเวลาทแนนอก หรอชวงเวลาเพอใหผทตดตอเลอกไดส ะดวกขน เชน “วนจนทรท 11 เวลา 11.00 น. หรอวนองคารท 12 เวลา 11.00 น.” หรอ “วนจนทรท 11 ขอชวงเชา หรอบายกได”

๕.๒.๔ กรณทมบคคลมาตดตอโดยมไดนดหมาย ผท าหนาทเลขานการจะตองสอบถามกอนวา ไดมการนดหมายไวลวงหนาหรอไม

๕.๒.๔.๑ กรณทไมไดมการนดหมายไว และผบรหารอยในส านกงาน ผท าหนาทเลขานการจะตองเปนผตดสนใจในเบองตนอยางรวดเรววาสมควรจะใหพบผบรหารหรอไม แตการตดสนใจนนไมควรดจากการแตงกายของบคคลเพราะบางคนแตงงกายดมากแตอาจมาขายประกนหรอบางคนแตงกายธรรมดา แตเปนบคคลส าคญกไดถาพจารณาแลวเหนวา บคคลนนไมสมควรใหเขาพบผบรหาร ผท าหนาทเลขานการจะตองใชวาทศลปในการพดใหบคคลนนเขาใจวา ผบรหารตดภารกจส าคญอยไมอาจใหเขาพบได ดงนนอาจขอใหฝากขอความเพอใหผบรหารพจารณาและก าหนดวนนดหมายในวนหลงซงจะแจงใหทราบทางโทรศพทอกครงเปนตน สวนในกรณทพจารณาแลวสมควรจะน าเรยนผบรหารเพอพจารณาอนญาตใหเขาพบหรอไม ผท าหนาทเลขานการควรขอทราบชอหรอขอนามบตรของผนน รวมทงเรองทขอเขาพบดวย เพอน าเรยนผบรหารทราบในภายหลง

๕.๒.๔.๒ กรณทไมไดนดหมายลวงหนาและผบรหารไมอยในส านกงาน ควรขอทราบชอ นามสกล และธระของผทมาตตอและบนทกน าเรยนใหผบรหารทราบในภายหลง

๕.๒.๕ กรณทไดมการนดหมายไวลวงหนาแลว ผท าหนาทเลขานการควรทกทาย โดยการเอยนามของผทมาตดตอ จะท าใหเขารสกวาไดรบความสนใจและเอาใจใส ท าใหเกดความประทบใจตอการตอนรบและเปนเจาบานทด เชน “สวสดคะ (ครบ)” คณ.............ทนดไวใชหรอไมคะ (ครบ) เชญนงรอสกครคะ (ครบ) ดฉน (ผม) จะน าเรยนใหทานทราบวาคณ..............มาถงแลว เปนตน

๕.๒.๖ การเรยนผบรหารทราบถงหมายก าหนดการนด หากผบรหารอยเพยงล าพง อาจเรยนโดยตรงดวยวาจา แตหากทานก าลงมแขกหรอก าลงประชม ใชวเขยนโนตสนๆ น าเรยน หรอาจแนบนามบตรขอผ ขอเขาพบไปดวยกได

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 9/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๕.๒.๗ กรณผนดหมายไวหรอผทไดรบอนญาตใหเขาพบใชเวลาเกนทนดหมายหรอเวลาทควรมาก และผบรหารมภารกจอยางอนทตองท า เชน มแขกคนตอไปหรอ มประชมควรโทรศพทหรอเขยนขอความสนๆ เรยนใหผบรหารทราบ

๕.๒.๘ ผท าหนาทเลขานการจะตองสมารถจดจ าชอ และจ าบคคลไดอยางแมนย า อนจะเปนประโยชนส าหรบการตอนรบทเหมาะสมและดยงในโอกาสตอไป

๕.๒ ขนตอนการปฏบตงานในการนดหมาย

ตรวจสอบตารางนดหมายและ จดบนทกการนดหมาย

แจงการรบนดหมายตอผบรหาร

ผบรหารพจารณาการรบนดหมาย

แจงยนยนการนดหมายตอ ผขอนดหมาย

หากผบรหารไมสะดวกในการรบนดหมาย ใหเสนอวน เวลา อนทผบรหารสะดวก และแจงตอผขอ

นดหมายใหทราบ

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 10/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๕.๓ ขนตอนการปฏบตงานในการรางหนงสอ จดหมายราชการ ฯลฯ การรางหนงสอราชการหรอรางจดหมายถงหนวยงานทงภายในและภายนอกเปนหนาทของเลขานการ

จะตองท าอยเสมอ มขอควรปฏบต ดงน ๑. จะตองศกษาความเปนมาและวตถประสงคของเรองนนๆ เสยกอน โดยมหลกทควรรกอนการ

รางหนงสอคอ - จากใครถงใคร (Who) - ดวยเรองอะไร (What) - ท าไมตองแจงเรองน (Why) - ทไหน (Where) - อยางไร (How) ๒. รางหนงสอใหถกตองตามรปแบบของหนงสอ ตามระเบยบงานสารบรรณ เชน หนงสอราชการ

ภายนอก บนทกขอความ จดหมาย เปนตน ๓. กรณทมการตดตอกนมากอน จะตองมการเทาความเดมเสยกอน เพอเปนการอางองเรองนน

ใหรบทราบ ซงจะท าใหการพจารณาในเรองนนๆ ปะตดปะตอกนอยางยง สวนกรณทเปนเรองใหม ยงไมได เคยตดตอกนมากอน จะตองเทาความหรอเกรนน าถงความเปนมาของเรองนนๆ เปนการปพนฐานความเขาใจในเรองทมหนงสอนนๆ ตอจากนนจะตองแจงวตถประสงคของหนงสอและความมงหมายทเราประสงคจาก ผรบหนงสอนนๆ สรปกคอ การรางหนงสอโดยปกตตองมประมาณ ๓ ยอหนา (บางเรองอาจมเพยง ๒ ยอหนา กได) ดงน

๓.๑ ยอหนาแรก เปนการเทาความเดม หรอเกรนน าความเปนมาของเรอง ๓.๒ ยอหนาทสอง เปนวตถประสงคของการเขยนหนงสอฉบบน ๓.๓ ยอหนาสดทาย เปนความมงหมายใหผรบหนงสอด าเนนการ

๔. การรางหนงสอจะตองไมใชภาษาพด ค าฟมเฟอยและควรหลกเลยงการใชค าซ าๆ กน การใช สรรพนาม การสะกดค า การนต เครองหมายวรรคตอนจะตองถกตอง

๕. จะตองจดจ าแบบวธการเขยนหนงสอ ตลอดจนถอยค าหรอส านวยของผบรหารทชอบใชอยเสมอ เพอใหการรางหนงสอเปนทพอใจและมการแกไขนอยทสด

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 11/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๕.๓ ขนตอนการปฏบตงานในการรางหนงสอ จดหมายราชการ

จดท ารางหนงสอ/จดหมาย (เมอไดรบมอบหมายจากผบรหาร)

เสนอใหผบรหารพจารณา

น าเสนอหนงสอ/จดหมาย ทผบรหารเหนชอบแลว ตอผบรหารระดบเหนอขนไป หรอด าเนนการตามท

ผบรหารสงการ

จดเกบตนเรอง/คฉบบ ไวส าหรบเปนขอมล/สบคน/ตดตาม

ด าเนนการแกไข หากผบรหาร มขอแกไขเพมเตม

-น าเสนอตอโดยใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส -หากเปนเรองทตองเสนอขออนมต และมการใชจายเงนงบประมาณใหจดสงเรองไป กบค. เพอตดจองงบประมาณกอนน าเสนอผบรหารเหนอขนไป -หากเปนหนงสอสงถงหนวยงานภายนอกตองออกเลขทหนงสอท กอก.

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 12/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๕.๔ ขนตอนการปฏบตงานในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารเปนหนาททส าคญประการหนงของผท าหนาทเลขานการ เพราะเปนผทผบรหาร

ไววางใจในการเกบเอกสารตางๆ ทงทส าคญและไมส าคญ ดงนนเลขานการควรจดท าระบบเกบเอกสารทด เพอสะดวกและงายในการคนหาและงายตอการจดเกบ ดงนนควรมวธการแยกเอกสารตามประเภทของเอกสารและจดเกบ ดงน

๑. เอกสารทยงอยระหวางการปฏบตงาน ๒. เอกสารทปฏบตงานเสรจสนแลว สามารถแยกเปน

๒.๑ เอกสารทไมจ าเปน หมายถง เอกสารทมคณคาในระยะเวลาสนๆ เชน รางเอกสารทเขยนดวยปากกาหรอดนสอ ประกาศตางๆ จดหมายเชญประชม เปนตน จดเปนเอกสารประเภททไมควรเกบไว

๒.๒ เอกสารทมประโยชน หมายถง เอกสารทมประโยชนเพอใชในการปฏบตงานภายในระยะเวลา ๔-๕ สปดาห หลงจากพนระยะเวลานนพอสมควรแลว จดเปนเอกสารทไมควรเกบไว

๒.๓ เอกสารส าคญ หมายถง เอกสารทมคณคาเปนระยะเวลานาน ตงแต ๕-๖ ป ขนไป จดเปนเอกสารทควรเกบไวตามเวลา เพอใชอางอง

๒.๔ เอกสารทมคณคาสง หมายถง เอกสารทมคณคาหรอความส าคญตอองคกรหรอผบรหาร หากสญหายจะเปนผลเสยรายแรงตอองคกรหรอผบรหาร เชน เอกสารทางดานกฎหมาย หนงสอส าคญตางๆ จดเปนเอกสารทควรเกบไวตลอดไป

๓. เอกสารทควรท าลาย หมายถง เอกสารทไมมความจ าเปนตองใช และไมมกฎหมายบงคบใหตอง เกบไว

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 13/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

๕.๔ ขนตอนการปฏบตงานในการจดเกบเอกสาร

ด าเนนการคดแยกประเภทเอกสาร

จดเกบเอกสารตามหมวดหมทก าหนดไว โดยจดท าดชน เพอใหสะดวกในการคนหา

ส ารวจเอกสารทครบอายการเกบรกษาตามทกฎหมายหรอระเบยบก าหนด

จดท าบญชหนงสอขอท าลายตามแบบท 25 ตามระเบยบส านกนายกรบมนตรวาดวยงาน

สารบรรณ พ.ศ. 2526

น าเสนอตอคณะกรรมการท าลายเอกสารประจ าป เพอท าลายตอไป

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 14/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

ภาคผนวก

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 15/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

แบบฟอรมบนทกขอความ

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 16/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

แบบฟอรมหนงสอประทบตรา

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 17/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

แบบฟอรมหนงสอภายนอก

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 18/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

แบบฟอรมน าสงโทรสาร

ส านกงานเลขานการกรม

รหสเอกสาร: KM-…-… ประกาศใชวนท: (ประกาศโดย DCC)

Procedure Manual: ระเบยบวธปฏบตงาน ฉบบท: ปรบปรงครงท: หนา: เรอง: กระบวนงาน การบรหารงานเลขานการนกบรหาร ๑ - 19/๑3

ผจดท า

กลมอ านวยการ สล.

ผทบทวน

ผอนมต

...........

แบบฟอรมขอใชหองประชม