1 Heading 1 GL... · Web view2.1 การบ นท กเอกสารบ ญช แยกประเภท คำอธ บาย การบ นท กเอกสารบ

โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด

และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)

ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)

2.1 การบนทกเอกสารบญชแยกประเภท

คำาอธบาย

การบนทกเอกสารบญชแยกประเภท หมายถง การบนทกรายการบญชใด ๆ ในระบบ MU-ERP ดวยฟงกชนการบนทกบญชในระบบบญชแยกประเภท (FI-GL) โดยไมหกลางรายการคงคาง (Open Items)

SAP แบงขอมลเอกสารบญชออกเปน 2 สวน คอ ขอมลสวนหว (Header Data) คอ ขอมลทวไปของเอกสารบญชแตละใบ เชน วนทเอกสาร (Document

date), วนผานรายการ (Posting date), ประเภทเอกสาร (Document type), รหสบรษท (Company code) เปนตน

ขอมลบรรทดรายการ (Line Item Data) คอ ขอมลสวนทเปนรายการบญช เชน รหสผานรายการ (Posting key), เลขทบญช, จำานวนเงน, ศนยตนทน, ศนยกำาไร, กองทน เปนตน

ฟงกชน หรอคำาสงทใชในการบนทกเอกสารบญชแยกประเภท สามารถแบงออกได ดงน

การบนทกเอกสารบญชแยกประเภท

SAP จำาแนกคำาสงหรอฟงกชนในการบนทกเอกสารบญชแยกประเภท ตามลกษณะ หรอ หนาจอในการบนทกบญชออกเปน 2 รปแบบหลก ดงน

1. การผานรายการทวไป (General Posting) เปนการบนทกบญช โดยผใชงานตองบนทกขอมลผานจอภาพหลายหนาจอ (Complex Posting) ซงเปนรปแบบการบนทกบญชแบบดงเดม (Classic)

2. การปอนเอกสารบญชแยกประเภท (Enter G/L Account Document)เปนการบนทกบญช โดยขอมลทงหมดอยในหนาจอเดยวกน (Single Screen Posting)

และไมวาจะบนทกบญชผานรปแบบหนาจอใด ผใชงานจะไดผลลพธทเหมอนกน คอ ไดเลขทเอกสารบญชจากระบบ

ตวอยางของรายการบญชทบนทกผานฟงกชนงานน ไดแก รายการปรบปรงทางบญช ทเปนการบนทกรายการแกไขขอผดพลาดตาง ๆ ผานรหสบญชแยกประเภท เชน

บนทกรายได/คาใชจายผดประเภท, บนทกรายได/คาใชจายผดกองทน/เงนทน เปนตน บนทกรายไดคางรบ หรอ คาใชจายคางจายใด ๆ ทไมตองการบนทกกลบรายการในงวดถดไป บนทกรายการบญชอน ๆ ทวไปทเปนการบนทกตรงทรหสบญชแยกประเภท เชน การบนทกรายการไถถอนหลก

ทรพยเมอครบกำาหนด, การบนทกดอกเบยรบจากเงนลงทน, การโอนพสดขาด/เกนจากการตรวจนบเปนรายได/คาใชจาย เปนตน

การบนทกกลบรายการเอกสารบญช

ในกรณผใชงานตองการใหระบบบนทกกลบรายการบญชให โดยทผใชงานไมตองระบขอมลดานเดบต/เครดตเองทละบรรทดรายการ สามารถทำาไดโดยใชฟงกชนบนทกเอกสารกลบรายการ โดยผใชงาน เพยงแตระบเลขทเอกสารทตองการบนทกกลบรายการ ปบญช และเหตทกลบรายการ ระบบจะบนทกกลบรายการใหอตโนมต เอกสารทไดจากการบนทกกลบรายการ เรยกวา เอกสารกลบรายการ (Reversal document)

หลงจากบนทกกลบรายการแลว จะมผลใหบรรทดรายการคงคาง (Open item) ในเอกสารบญชตนเรอง มสถานะเปนรายการหกลาง (Cleared item) โดยอตโนมต

document.doc หนา 1 จาก 21




สำาหรบเอกสารบญชทเปนเอกสารหกลาง (Clearing document) หรอเอกสารกลบรายการ (Reversal document) เอง ไมสามารถนำามาบนทกกลบรายการได

ในการบนทกกลบรายการเอกสารบญช ผใชงาน สามารถบนทกกลบรายการไดโดย บนทกกลบรายการเอกสารบญชทละใบ (Individual Reversal) บนทกกลบรายการเอกสารบญชจำานวนมาก (Mass Reversal)

เอกสารน จดทำาขนโดยแบงหวขอการทำางานเกยวกบการบนทกเอกสารบญชแยกประเภทในระบบ MU-ERP ออกเปน 4 หวขอ ดงน

1. การผานรายการทวไป (General Posting : T-code F-02).............................................3

2. การปอนเอกสารบญชแยกประเภท (Enter G/L Account Document: T-code FB50)..........10

3. การบนทกกลบรายการเอกสารบญช (Individual Reversal : T-code FB08)......................14

4. การบนทกกลบรายการเอกสารบญชจำานวนมาก (Mass Reversal : T-code F.80)...............................16





1. การ ผานรายการทวไป (General Posting)

รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน

1.1 บนทกรายการโดยใช :

เมน Accounting Financial Accounting General Ledger Posting General Posting

รหสผานรายการ F-02

1.2 บนหนาจอ “Enter G/L Account Posting: Header Data” กรอกขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:

ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตDocument Date

วนทเอกสาร R ระบวนทตามเอกสารบญช ซงอาจเปนวนทเดยวกนกบวนผานรายการหรอไมกได

Type ประเภทเอกสาร R ระบประเภทเอกสาร 9* สำาหรบบนทกรายการผานใบสำาคญทวไปในระบบ GL

ใหระบประเภทเอกสารทเปน JV แยกประเภทของสวนงานตนเองเทานน

Company Code

รหสบรษท R ระบ ‘1000’ หมายถง มหาวทยาลยมหดล

Posting Date

วนผานรายการ R ระบวนทผานรายการเอกสาร ซงจะม ระบบกำาหนดวนท





ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตผลใหระบบปรบยอดคงเหลอบญชใหในวนนน ๆ

ปจจบนเปนคาตงตนใหเสมอ

Currency/Rate

สกลเงน/อตราแลกเปลยน R ระบ ‘THB’ หมายถง ไทยบาท

Reference การอางอง O ระบเลขทเอกสารอางอง เชน เลขทบนทกขอความ

ความยาว 16 ตวอกษร

Doc.Header Text

ขอความสวนหวเอกสาร O ระบขอความเพมเตม (ถาม) ความยาว 25 ตวอกษร

Branch number

เลขทสาขา O ระบ ‘0000’ หมายถง มหาวทยาลยมหดล

First line itemPstKy รหสผานรายการ R ระบรหสผานรายการ ดงน

40 เดบตบญชแยกประเภททวไป50 เครดตบญชแยกประเภททวไป

Account รหสบญชแยกประเภท R ระบรหสบญชทตองการบนทกรายการ

กด เพอเขาหนาจอถดไป(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

1.3 บนหนาจอ “Enter P01 JV แยกประเภท: Add G/L account item” ระบขอมลในแตละฟลดดงตารางตอไปน

ชอฟลดคำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต

Item 1 / Debit entry / 40






Amount จำานวนเงน R ระบจำานวนเงนTax Code รหสภาษ C ระบรหสภาษ ‘VX’ ในกรณทเปน

รายการทไมเกยวของกบภาษซอCost Center

รหสศนยตนทน C ระบรหสศนยตนทนทตองการ หรอไมตองระบคาใด ๆ ในกรณทไดระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณแลว

เฉพาะบญชรายได คาใชจายเทานน

Fund รหสเงนทน C บญชหมวดงบดล:ระบรหสกองทน/เงนทนทตองการ

บญชหมวดรายได คาใชจาย: ระบรหสกองทน/เงนทนทตองการ หรอไมตองระบคาใด ๆ ในกรณทไดระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณแลว

Functional Area

รหสเขตตามหนาท C บญชหมวดงบดล:ระบรหส functional area ทตองการ

บญชหมวดรายได คาใชจาย: ระบรหส functional area ทตองการ หรอไมตองระบคาใด ๆ ในกรณทไดระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณแลว

Funds Center

รหสศนยเงนทน C ไมตองระบคาใด ๆ

Earmarked Funds

รหสใบจองงบประมาณ C ระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณและระบเครองหมาย ทฟลด ‘Done’ ในกรณทตองการใชงบในใบจองงบประมาณ พรอมกบปดใบจองงบประมาณนนดวย

หากเอกสารใบจองงบประมาณมมากกวา 1 บรรทดรายการใหระบบรรทดทตองการใชงบประมาณในชองดานขางถดไป


Assignment

การกำาหนด C ไมตองระบคาใด ๆ

Text ขอความ C ระบคำาอธบายบรรทดรายการ หรอกด

เพอเลอกรหสขอความทตองการ


กด เพอกำาหนดขอมลเพมเตม






Next Line ItemPstKy รหสผานรายการ R ระบรหสผานรายการ ดงน

40 เดบตบญชแยกประเภททวไป50 เครดตบญชแยกประเภททวไป

Account รหสบญชแยกประเภท R ระบรหสบญชทตองการบนทกรายการ






1.4 บนหนาจอ “Coding Block” ระบขอมลในแตละฟลดดงตารางตอไปน


Order รหสใบสงงานภายใน C ระบรหสใบสงงานภายในทตองการ หรอไมตองระบคาใด ๆ ในกรณทไดระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณแลว


Profit Center

รหสศนยกำาไร C บญชหมวดงบดล:ระบรหสศนยกำาไรทตองการ

บญชหมวดรายได คาใชจาย: ไมตองระบคาใด ๆ

กรณเปนบรรทดรายการของบญชงบดลทบนทกคกบบญชหมวดรายได คาใชจาย ไมตองระบศนยกำาไร ระบบจะดงคาศนยกำาไรมาจากบรรทดรายการทเปนหมวดรายได คาใชจายใหอตโนมต






1.5 บนหนาจอ “Enter P01 JV แยกประเภท: Add G/L account item” ระบขอมลในแตละฟลดดงตารางตอไปน


Item 2 / Credit entry / 50Amount จำานวนเงน R ระบจำานวนเงน

Fund รหสเงนทน C บญชหมวดงบดล:ระบรหสกองทน/เงนทนทตองการ


กรณเปนบรรทดรายการของบญชงบดลทบนทกคกบบญชหมวดรายได คาใชจาย ไมตองระบเงนทน ระบบจะดงคาเงนทนมาจากบรรทดรายการทเปนหมวดรายได คาใชจายใหอตโนมต

Functional Area

รหสเขตตามหนาท C บญชหมวดงบดล:ระบรหส functional area ทตองการ (ถาม)


Funds Center







Assignment


Text ขอความ C ระบคำาอธบายบรรทดรายการ หรอกด

เพอเลอกรหสขอความทตองการ


กด หรอเลอก Document Simulate เพอแสดงภาพรวมของเอกสารบญช

(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)

1.6 บนหนาจอ “Enter P01 JV แยกประเภท: Display Overview” แสดงภาพรวมของเอกสารบญชดงน

เลอก Document Simulate General Ledger เพอแสดงภาพรวมของเอกสารบญชในมมมองของบญชแยกประเภท





1.7 บนหนาจอ “General Ledger Simulation” แสดงภาพรวมของเอกสารบญชในมมมองของบญชแยกประเภท ดงน

กด เพอออกจากหนาจอแสดงภาพรวมเอกสารบญชในมมมองของบญชแยกประเภท

กด เพอบนทกเอกสารบญช

จะปรากฏขอความ ‘Document xxxxxxxxxx was posted in company code 1000’





2. การ ปอนเอกสารบญชแยกประเภท (Enter G/L Account Document)



เมน Accounting Financial Accounting General Ledger Posting Enter G/L Account Document

รหสผานรายการ FB50

2.2 บนหนาจอ “Enter G/L Account Document: Company Code 1000” กรอกขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:


Basic data TabDocument Date

วนทเอกสาร R ระบวนทตามเอกสารบญช ซงอาจเปนวนทเดยวกนกบวนผานรายการหรอไมกได

Currency สกลเงน R ระบ ‘THB’ หมายถง ไทยบาทPosting Date

วนผานรายการ R ระบวนทผานรายการเอกสาร ซงจะมผลใหระบบปรบยอดคงเหลอบญชใหในวนนน ๆ

ระบบกำาหนดวนทปจจบนเปนคาตงตนใหเสมอ

Reference การอางอง O ระบเลขทเอกสารอางอง เชน เลขทบนทกขอความ







Doc.Header Text

ขอความสวนหวเอกสาร O ระบขอความเพมเตม (ถาม) ความยาว 25 ตวอกษร

Document Type

ประเภทเอกสาร R ระบประเภทเอกสาร 9* สำาหรบบนทกรายการผานใบสำาคญทวไปในระบบ GL

ใหระบประเภทเอกสารทเปน JV แยกประเภทของสวนงานตนเองเทานน

Branch number

เลขทสาขา O ระบ ‘0000’ หมายถง มหาวทยาลยมหดล

0 Items (No entry variant selected)G/L acct รหสบญชแยกประเภท R ระบรหสบญช

D/C ตวบงช เดบต/เครดต R ระบตวบงชเดบต / เครดตS = เดบตH = เครดต

Amount in doc.curr.

จำานวนเงน R ระบจำานวนเงน

Tax Code รหสภาษ C ระบรหสภาษ ‘VX’ ในกรณทเปนรายการทไมเกยวของกบภาษซอ

Earmarked Funds

รหสใบจองงบประมาณ C ระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณและระบเครองหมาย ทฟลด ‘Done’ ในกรณทตองการใชงบในใบจองงบประมาณ พรอมกบปดใบจองงบประมาณนนดวย


Cost Center

รหสศนยตนทน C ระบรหสศนยตนทนทตองการ หรอไมตองระบคาใด ๆ ในกรณทไดระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณแลว


Order รหสใบสงงานภายใน C ระบรหสใบสงงานภายในทตองการ หรอไมตองระบคาใด ๆ ในกรณทไดระบเลขทเอกสารใบจองงบประมาณแลว


Profit Center

รหสศนยกำาไร C บญชหมวดงบดล:ระบรหสศนยกำาไรทตองการ

บญชหมวดรายได คาใชจาย: ไมตองระบคาใด ๆ

กรณเปนบรรทดรายการของบญชงบดลทบนทกคกบบญชหมวดรายได คาใชจาย ไมตองระบศนยกำาไร ระบบจะดงคาศนยกำาไรมาจากบรรทดรายการทเปนหมวดรายได คาใช






จายใหอตโนมตFund รหสเงนทน C บญชหมวดงบดล:

ระบรหสกองทน/เงนทนทตองการ


กรณเปนบรรทดรายการของบญชงบดลทบนทกคกบบญชหมวดรายได คาใชจาย ไมตองระบเงนทน ระบบจะดงคาเงนทนมาจากบรรทดรายการทเปนหมวดรายได คาใชจายใหอตโนมต

Functional Area

รหสเขตตามหนาท C บญชหมวดงบดล:ระบรหส functional area ทตองการ (ถาม)


Funds Center


Assignment


Text ขอความ C ระบคำาอธบายบรรทดรายการ หรอกด เพอเลอกรหสขอความทตองการ



เลอก Document Simulate General Ledger เพอแสดงภาพรวมของเอกสารบญชในมมมองของบญชแยกประเภท

2.3 บนหนาจอ “General Ledger Simulation” แสดงภาพรวมของเอกสารบญชในมมมองของบญชแยกประเภท ดงน





กด เพอออกจากหนาจอแสดงภาพรวมเอกสารบญชในมมมองของบญชแยกประเภท

กด เพอบนทกเอกสารบญช






3. การ บนทกกลบรายการเอกสารบญช (Individual Reversal)



เมน Accounting Financial Accounting General Ledger Document Reverse Individual Reversal

รหสผานรายการ FB08

3.2 บนหนาจอ “Reverse Document: Header Data” กรอกขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:


Document DetailsDocument Number

เลขทเอกสาร R ระบเลขทเอกสารทตองการบนทกกลบรายการ

Company Code


Fiscal Year ปบญช R ระบปบญชของเอกสารหกลางSpecifications for Reverse PostingReversal Reason

รหสกลบรายการ R ระบรหสกลบรายการ‘01’ หมายถง กลบรายการในงวดบญชเดยวกบงวดทบนทกเอกสารหกลาง‘02’ หมายถง กลบรายการในงวดบญชอน

Posting Date

วนทผานรายการ C กรณระบรหสกลบรายการ ‘01’ ไมตองระบวนผานรายการของเอกสาร






กลบรายการกรณระบรหสกลบรายการ ‘02’ ใหระบวนผานรายการของเอกสารกลบรายการ

กด เพอบนทกกลบรายการเอกสารบญช

ดหมายเหต


หมายเหต:1. หากตองการตรวจสอบเอกสาร

ทตองการกลบรายการกอนบนทกกลบรายการ

1.1 กด เพอแสดงเอกสารทตองการบนทกกลบรายการ

1.2 กด เพอออกจากการแสดงเอกสารบญช

2. หากตองการบนทกกลบรายการเอกสารเปนจำานวนมากในคราวเดยว

2.1 กด เพอเขาหนาจอการกลบรายการเอกสารจำานวนมาก

2.2 กด เพอออกจากการตรวจสอบรายการหกลาง










4. การ บนทกกลบรายการเอกสารบญชจำานวนมาก (Mass Reversal)



เมน Accounting Financial Accounting General Ledger Document Reverse Mass Reversal

รหสผานรายการ F.80

4.2 บนหนาจอ “Mass Reversal of Document: Initial Screen” กรอกขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:


Company Code


Document Number

เลขทเอกสาร R ระบเลขทเอกสารทตองการบนทกกลบรายการ

Fiscal Year ปบญช R ระบปบญชของเอกสารหกลางReverse posting detailsReason for reversal

รหสกลบรายการ R ระบรหสกลบรายการ‘01’ หมายถง กลบรายการในงวด






บญชเดยวกบงวดทบนทกเอกสารหกลาง‘02’ หมายถง กลบรายการในงวดบญชอน

Posting Date

วนทผานรายการ C กรณระบรหสกลบรายการ ‘01’ ไมตองระบวนผานรายการของเอกสารกลบรายการกรณระบรหสกลบรายการ ‘02’ ใหระบวนผานรายการของเอกสารกลบรายการเลอก Test Run เพอทดสอบการประมวลผลกลบรายการเอกสารจำานวนมาก


กด เพอประมวลผลกลบรายการเอกสารจำานวนมาก

4.3 บนหนาจอ “Mass Reversal of Document” กรอกขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:





จะปรากฏขอความ ‘Processing completed’

กด เพอประมวลผลกลบรายการจรง





จะปรากฏขอความ ‘Processing completed’ พรอมกบแสดงเลขทเอกสารกลบรายการทงหมด


Documents

1 Heading 1 GL... · Web view2.1 การบ นท กเอกสารบ ญช แยกประเภท คำอธ บาย การบ นท กเอกสารบ