บทที่ 4 การบันทึกรายการจายชําระเงินโดยสวนราชการผานระบบ Excel Loader

การบันทึกรายการจายชําระเงินผานระบบ Excel Loader ใหใชแบบฟอรม ขจ.05 แทน แบบฟอรม ขจ.01 ซึ่งสามารถดําเนินการได 2 กรณี คือ 1.การบนัทึกรายการจายชําระเงินเต็มจํานวน 2.การบนัทึกรายการจายชําระเงินบางสวน 1.การบันทึกรายการจายชําระเงินเต็มจํานวน กรณีบันทึกผานระบบ Excel Loader ใหใชแบบฟอรม ขจ.05 เพื่อบันทึกรายการจายเงินครั้งเดียวทั้งจํานวน โดยการอางอิงใหระบุเลขที่เอกสารจํานวน 10 หลัก คือ YYYY+XXXXXXXXXX ( Y คือ ปค.ศ. X คือ เลขที่เอกสารขอเบิก ) สามารถบันทึกได ดังนี้ 1.1 เอกสารขอเบิกไมมภีาษีหัก ณ ที่จาย และคาปรับ 1.2 เอกสารขอเบิกไมมภีาษีหัก ณ ที่จาย แตมีคาปรับ 1.3 เอกสารขอเบิกมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย โดยไมมีคาปรับ 1.4 เอกสารขอเบิกมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย และคาปรับ 1.1 เอกสารขอเบิกไมมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย และไมมีคาปรับ ตัวอยาง เอกสารขอเบิกเลขที่ 3200000001 รหัสหนวยงาน 1205 ขอเบิกเงินจํานวน 4,000 บาท ไมมีภาษี หัก ณ ที่จาย และคาปรับ โดยจายชําระเงินครั้งเดียวทั้งจํานวน

-111-

23 กันยายน 200823 กันยายน 2008

เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก / จายเงนิคร้ังกอน 3200000001

จํานวนเงนิท่ีจายชําระ

จํานวนภาษหัีก ณ ท่ีจาย

จํานวนเงนิคงเหลอืไปคร้ังหนา

1205

ตําแหนง

ลายมือชือ่ผูตรวจสอบ

รหัสบัญชแียกประเภท

1200500001

ชือ่ผูตรวจสอบตําแหนง

ชือ่บัญชี

ขอมูลบัญชีธนาคาร

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ1000

(4000.00)

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงานกรุงเทพกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

4,000.00 จํานวนเงนิ(ตัวอกัษร)

วนัท่ีวนัท่ี

ชือ่ผูอนุมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท)

แหลงของเงนิ

ลายมือชือ่ผูอนุมัติ

จังหวดั

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหน้ี

เลขท่ีบัญชเีงนิฝากธนาคาร

จํานวนเงนิคงเหลอืคร้ังกอน

2008

รหัสบัญชแียกประเภท

1101020603 เงนิฝากของหนวยงาน (เงนิงบประมาณ) 1200500001

ศูนยตนทุน

ชือ่บัญชี4,000.00

-

รายการ

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรบัเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008 3200000001การอางองิ

รหัสบัญชธีนาคารยอย จํานวนเงนิรหัสงบประมาณ

ส่ีพันบาทถวน1200510101000005111220

-112- รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารขอเบิกเปนปคริสตศักราช ชองที ่2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินเทากับเอกสารขอเบิก

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินที่ตองการจายชําระซึ่งตองเทากับจํานวนเงินในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน

จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระ

-113- วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

  

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-114- ผูอนุมัติ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมัติ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบันทึกรายการบัญชีแยกประเภทดังนี้

เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 4,000

เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 4,000.-

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจบัคูหักลางกบัเอกสารขอเบิกทันท ี

-115-

1.2 เอกสารขอเบิกไมมีภาษีหกั ณ ท่ีจาย แตมีคาปรับ ตัวอยาง เอกสารขอเบิกเลขที่ 3200000003 รหัสหนวยงาน 1205 ขอเบิกเงินจํานวน 4,000 บาท ไมมีภาษีหัก ณ ที่จาย แตมีคาปรับ 500 บาท โดยจายชําระเงินครั้งเดียวทั้งจํานวน

23 กันยายน 200823 กันยายน 2008

เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก / จายเงนิคร้ังกอน 3200000003

จํานวนเงนิท่ีจายชําระ

จํานวนภาษหัีก ณ ท่ีจาย

จํานวนเงนิคงเหลอืไปคร้ังหนา

1205

ตําแหนง

ลายมือชือ่ผูตรวจสอบ

รหัสบัญชแียกประเภท

1200500001

ชือ่ผูตรวจสอบตําแหนง

ชือ่บัญชี

ขอมูลบัญชีธนาคาร

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ1000

(3500.00)

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงานกรุงเทพกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

3,500.00 จํานวนเงนิ(ตัวอกัษร)

วนัท่ีวนัท่ี

ชือ่ผูอนุมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท)

แหลงของเงนิ

ลายมือชือ่ผูอนุมัติ

จังหวดั

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหน้ี

เลขท่ีบัญชเีงนิฝากธนาคาร

จํานวนเงนิคงเหลอืคร้ังกอน

2008

รหัสบัญชแียกประเภท

1101020603 เงนิฝากของหนวยงาน (เงนิงบประมาณ) 1200500001

ศูนยตนทุน

ชือ่บัญชี3,500.00

-

รายการ

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรบัเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008 3200000003การอางองิ

รหัสบัญชธีนาคารยอย จํานวนเงนิรหัสงบประมาณ

สามพันหารอยบาทถวน1200510101000005111220

-116-

รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารขอเบิกเปนปคริสตศักราช ชองที ่2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินสุทธิท่ีเกิดจากจํานวนเงินขอเบิกหักดวยคาปรับ

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินที่ตองการจายชําระซึ่งตองเทากับจํานวนเงินในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน

จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระ

-117- วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

  

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-118- ผูอนุมัติ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมัติ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบนัทึกรายการบญัชแียกประเภทดังนี ้ เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 3,500

เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 3,500.-

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจบัคูหักลางกบัเอกสารขอเบิกทันท ี

-119- 1.3 เอกสารขอเบิกมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย โดยไมมีคาปรบั ตัวอยาง เอกสารขอเบิกเลขที่ 3200000002 รหัสหนวยงาน 1205 ขอเบิกเงินจํานวน 4,000 บาท มีภาษีหัก ณ ที่จาย 40 บาท ไมมีคาปรับ โดยจายชําระเงินครั้งเดียวทั้งจํานวน

3200000002

ตําแหนงช่ือผูตรวจสอบ

ตําแหนง

ช่ือบัญชี

ลายมือช่ือผูตรวจสอบ

รหัสบัญชีแยกประเภทศูนยตนทุน

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เงินฝากของหนวยงาน (เงินงบประมาณ) 1200500001

การอางอิง

ชื่อบญัชี

1205

(40.00)

(4000.00)

เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS

จํานวนเงิน(ตัวอักษร)

วันที่วันที่

ช่ือผูอนุมัติลายมือช่ือผูอนุมัติ

สามพันเการอยหกสิบบาทถวน

จังหวัด

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหนี้

1200500001 กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

แหลงของเงิน

51112201101020603

-

รายการรหัสบัญชีธนาคารยอย จํานวนเงิน

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน

2008

ขอมูลบัญชีธนาคาร

จายจากบัญชีเงินฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

รหัสบญัชีแยกประเภท4,000.00

ขอมูลผูรับเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชีเงินฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชีเงินฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008

1000 กรุงเทพ

รหัสงบประมาณ

12005101010000003,960.00 รวมจํานวนเงิน (บาท)

จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย

จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา

23 กันยายน 200823 กันยายน 2008

เลขที่เอกสารตั้งเบิก / จายเงินครั้งกอน

จํานวนเงินที่จายชําระ

3200000002

-120- รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมูลผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารขอเบิกเปนปคริสตศักราช ชองที ่2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินเทากับเอกสารขอเบิก

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินที่ตองการจายชําระซึ่งตองเทากับจํานวนเงินในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน

จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ระบุจํานวนภาษีหัก ณ ท่ีจาย ใหเทากับจํานวนในเอกสารขอเบิก จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระ

-121- วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

 

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-122-

ผูอนุมัต ิ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมตัิ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบนัทึกรายการบญัชแียกประเภทดังนี ้ เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 4,000

เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 3,960.-

ภาษีเงินไดบุคคลธรรมดา/นิติบุคคล (21020401XX) 40.-

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจบัคูหักลางกบัเอกสารขอเบิกทันท ี

-123-

1.4 เอกสารขอเบิกท่ีมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย และคาปรับ ตัวอยาง เอกสารขอเบิกเลขที่ 3200000003 รหัสหนวยงาน 1205 ขอเบิกเงินจํานวน 4,000 บาท มีภาษีหัก ณ ที่จาย 40 บาท คาปรับ 500 บาท โดยจายชําระเงินครั้งเดียวทั้งจํานวน

3200000003

ตําแหนงช่ือผูตรวจสอบ

ตําแหนง

ช่ือบัญชี

ลายมือช่ือผูตรวจสอบ

รหัสบัญชีแยกประเภทศูนยตนทุน

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เงินฝากของหนวยงาน (เงินงบประมาณ) 1200500001

การอางอิง

ชื่อบญัชี

1205

(40.00)

(3500.00)

เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS

จํานวนเงิน(ตัวอักษร)

วันที่วันที่

ช่ือผูอนุมัติลายมือช่ือผูอนุมัติ

สามพันสี่รอยหกสิบบาทถวน

จังหวัด

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหนี้

1200500001 กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

แหลงของเงิน

51112201101020603

-

รายการรหัสบัญชีธนาคารยอย จํานวนเงิน

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน

2008

ขอมูลบัญชีธนาคาร

จายจากบัญชีเงินฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

รหัสบญัชีแยกประเภท3,500.00

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรับเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชีเงินฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชีเงินฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008

1000 กรุงเทพ

รหัสงบประมาณ

12005101010000003,460.00 รวมจํานวนเงิน (บาท)

จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย

จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา

23 กันยายน 200823 กันยายน 2008

เลขที่เอกสารตั้งเบิก / จายเงินครั้งกอน

จํานวนเงินที่จายชําระ

3200000003

-124- รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารขอเบิกเปนปคริสตศักราช ชองที ่2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินสุทธิท่ีเกิดจากจํานวนเงินขอเบิกหักดวยคาปรับ

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินท่ีตองการจายชําระซึ่งตองเทากับจํานวนเงิน ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ระบุจํานวนภาษีหัก ณ ท่ีจาย ใหเทากับจํานวนในเอกสารขอเบิก จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระ

-125-

วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

 

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-126- ผูอนุมัต ิ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมตัิ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบนัทึกรายการบญัชแียกประเภทดังนี ้ เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 3,500

เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 3,460.-

ภาษีเงินไดบุคคลธรรมดา/นิติบุคคล (21020401XX) 40

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจบัคูหักลางกบัเอกสารขอเบิกทันท ี

-127-

2.การบันทึกรายการทยอยจายชําระเงิน(Partial Payment) กรณีบันทึกผานระบบ Excel Loader ใหใชแบบฟอรม ขจ.05 เพื่อบันทึกรายการจายชําระเงินมากกวา 1 ครั้ง โดยการอางอิงใหระบุเลขที่เอกสารจํานวน 10 หลัก คือ YYYY+XXXXXXXXXX ( Y คือ ปค.ศ. X คือ เลขที่เอกสารขอเบิก ) การทยอยจายบางสวน สามารถบันทึกรายการไดเฉพาะกรณีเอกสารขอเบิกไมมีการหักภาษี ณ ท่ีจาย ดังนี้ 2.1. เอกสารขอเบิกไมมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย และคาปรับ 2.2. เอกสารขอเบิกไมมีภาษีหัก ณ ท่ีจาย แตมีคาปรับ 2.1 เอกสารขอเบิกไมมีภาษีหกั ณ ท่ีจาย และคาปรับ ตัวอยาง เอกสารขอเบิกเลขที่ 3200000085 รหัสหนวยงาน 1205 ขอเบิกเงินจํานวน 4,000 บาท ไมมีภาษีหัก ณ ที่จาย และคาปรับ โดยจายชําระเงินใหเจาหนี้ 2 ราย ดังนี้ ครั้งที่ 1 จายชําระเงินใหเจาหนี้รายท่ี 1 จํานวน 1,000 บาท ครั้งที่ 2 จายชําระเงินใหเจาหนี้รายท่ี 2 จํานวน 3,000 บาท ซึ่งเปนการจายครั้งสุดทาย การบันทึกรายการครั้งที่ 1 การอางอิงใหระบุการอางอิง YYYY+XXXXXXXXXX ( Y คือ ป ค.ศ. 4 หลัก X คือ เลขที่เอกสารขอเบิก 10 หลัก ) ระบุจํานวนเงินที่จะจาย เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ใหระบุเลขที่เอกสารขอเบิก 10 หลัก

การบันทึกรายการครั้งท่ี 2 (ครั้งสุดทาย) การอางอิงใหระบุการอางอิง YYYY+XXXXXXXXXX ( Y คือ ป ค.ศ. 4 หลัก X คือ เลขที่เอกสารขอเบิก 10 หลัก ) ระบุจํานวนเงินที่จะจาย เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ใหระบุเลขที่เอกสารที่ไดจากการบันทึกรายการจายชําระเงินครั้งแรก (47XXXXXXXX)

-128-

บันทึกรายการจายชําระเงินครั้งที่ 1

22 กันยายน 200822 กันยายน 2008

เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก / จายเงนิคร้ังกอน 3200000085

จํานวนเงนิท่ีจายชําระ

จํานวนภาษหัีก ณ ท่ีจาย

จํานวนเงนิคงเหลอืไปคร้ังหนา

1205

ตําแหนง

ลายมือชือ่ผูตรวจสอบ

รหัสบัญชแียกประเภท

1200500001

ชือ่ผูตรวจสอบตําแหนง

ชือ่บัญชี

ขอมูลบัญชีธนาคาร

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ1000

(1000.00)

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงานกรุงเทพกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

1,000.00 จํานวนเงนิ(ตัวอกัษร)

วนัท่ีวนัท่ี

ชือ่ผูอนุมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท)

แหลงของเงนิ

ลายมือชือ่ผูอนุมัติ

จังหวดั

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหน้ี

เลขท่ีบัญชเีงนิฝากธนาคาร

จํานวนเงนิคงเหลอืคร้ังกอน

2008

รหัสบัญชแียกประเภท

1101020603 เงนิฝากของหนวยงาน (เงนิงบประมาณ) 1200500001

ศูนยตนทุน

ชือ่บัญชี4,000.00

3,000.00

รายการ

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรบัเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008 3200000085การอางองิ

รหัสบัญชธีนาคารยอย จํานวนเงนิรหัสงบประมาณ

หนึ่งพันบาทถวน1200510101000005111220

-129- รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารขอเบิกเปนปคริสตศักราช ชองที ่2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินเทากับเอกสารขอเบิก

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินท่ีตองการจายชําระหนี้ในครั้งนี้ จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระ

-130- วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

   

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-131-

ผูอนุมัติ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมัติ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบันทึกรายการบัญชีแยกประเภทดังนี้ (ดังภาพที่ 1) เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 1,000.- Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 3,000.- เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 4,000

 ภาพที่ 1

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจบัคูหักลางกับเอกสารขอเบิกทันท ี     

-132-

บันทึกรายการจายชําระเงินครั้งที่ 2 (ครั้งสุดทาย)

23 กันยายน 200823 กันยายน 2008

เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก / จายเงนิคร้ังกอน 4700000230

จํานวนเงนิท่ีจายชําระ

จํานวนภาษหัีก ณ ท่ีจาย

จํานวนเงนิคงเหลอืไปคร้ังหนา

1205

ตําแหนง

ลายมือชือ่ผูตรวจสอบ

รหัสบัญชแียกประเภท

1200500001

ชือ่ผูตรวจสอบตําแหนง

ชือ่บัญชี

ขอมูลบัญชีธนาคาร

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ1000

(3000.00)

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงานกรุงเทพกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

3,000.00 จํานวนเงนิ(ตัวอกัษร)

วนัท่ีวนัท่ี

ชือ่ผูอนุมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท)

แหลงของเงนิ

ลายมือชือ่ผูอนุมัติ

จังหวดั

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหน้ี

เลขท่ีบัญชเีงนิฝากธนาคาร

จํานวนเงนิคงเหลอืคร้ังกอน

2008

รหัสบัญชแียกประเภท

1101020603 เงนิฝากของหนวยงาน (เงนิงบประมาณ) 1200500001

ศูนยตนทุน

ชือ่บัญชี3,000.00

-

รายการ

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรบัเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008 3200000085การอางองิ

รหัสบัญชธีนาคารยอย จํานวนเงนิรหัสงบประมาณ

สามพันบาทถวน1200510101000005111220

-133- รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารที่ไดจากการบันทึกรายการจายชําระเงินครั้งแรกเปนปคริสตศักราช ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารที่ไดจากการบันทึกรายการจายชําระเงินครั้งแรก

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินท่ีเหลือจากการจายชําระเงินครั้งแรก (จํานวนเงินในเอกสารขอเบิกหักจํานวนเงินที่จายชําระครั้งแรก)

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินท่ีตองการจายชําระหนี้ในครั้งนี้ จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระถาเปนการจายเงินในครั้งสุดทายระบบจะไม แสดงยอดเงินคงเหลือ

-134- วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

   

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-135-

ผูอนุมัติ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมัติ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบันทึกรายการบัญชีแยกประเภทดังนี้ (ดังภาพที่ 2) เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 3,000.- เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 3,000

ดังภาพที่ 2

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจับคูหักลางกับเอกสารขอเบิกทันที

-136-

2.2 เอกสารขอเบิกไมมีภาษีหกั ณ ท่ีจาย แตมีคาปรับ ตัวอยาง เอกสารขอเบิกเลขที่ 3200000086 รหัสหนวยงาน 1205 ขอเบิกเงินจํานวน 4,000 บาท ไมมีภาษี หัก ณ ที่จาย แตมีคาปรับ 500 บาท โดยจายชําระเงินใหเจาหนี้ 2 ราย รายละ 2,000 บาท ซึ่งเจาหนี้รายท่ี 2 ไดหักคาปรับ 500 บาท การทยอยจายชําระเงินบางสวน เปนดังนี้

ครั้งท่ี 1 จายชําระเงินใหเจาหนี้รายที่ 1 จํานวน 2,000 บาท ครั้งท่ี 2 จายชําระเงินใหเจาหนี้รายที่ 2 จํานวน 1,500 บาท ดวยยอดสุทธิหลังหักคาปรับ 500 บาท

ซึ่งเปนการจายครั้งสุดทาย บันทึกรายการจายชําระเงินครั้งที่ 1

22 กันยายน 200822 กันยายน 2008

เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก / จายเงนิคร้ังกอน 3200000086

จํานวนเงนิท่ีจายชําระ

จํานวนภาษหัีก ณ ท่ีจาย

จํานวนเงนิคงเหลอืไปคร้ังหนา

1205

ตําแหนง

ลายมือชือ่ผูตรวจสอบ

รหัสบัญชแียกประเภท

1200500001

ชือ่ผูตรวจสอบตําแหนง

ชือ่บัญชี

ขอมูลบัญชีธนาคาร

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ1000

(2000.00)

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงานกรุงเทพกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

2,000.00 จํานวนเงนิ(ตัวอกัษร)

วนัท่ีวนัท่ี

ชือ่ผูอนุมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท)

แหลงของเงนิ

ลายมือชือ่ผูอนุมัติ

จังหวดั

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหน้ี

เลขท่ีบัญชเีงนิฝากธนาคาร

จํานวนเงนิคงเหลอืคร้ังกอน

2008

รหัสบัญชแียกประเภท

1101020603 เงนิฝากของหนวยงาน (เงนิงบประมาณ) 1200500001

ศูนยตนทุน

ชือ่บัญชี3,500.00

1,500.00

รายการ

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรับเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008 3200000086การอางองิ

รหัสบัญชธีนาคารยอย จํานวนเงนิรหัสงบประมาณ

สองพันบาทถวน1200510101000005111220

-137-

รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ที่จายชําระเงินจริง ใหระบุในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันท้ังหมด เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารขอเบิกเปนปคริสตศักราช ชองที ่2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินสุทธิท่ีเกิดจากจํานวนเงินขอเบิกหักดวยคาปรับ

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินท่ีตองการจายชําระหนี้ในครั้งนี้ จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระ

-138- วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณีท่ีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

   

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS

-139- ผูอนุมัติ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมัติ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบนัทึกรายการบญัชแียกประเภทดังนี ้ (ดงัภาพที่ 3)

เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 2,000.- Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 1,500.- เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 3,500

ดังภาพที่ 3

เม่ือนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจับคูหักลางกับเอกสารขอเบิกทันที

-140-

บันทึกรายการจายชําระเงินครั้งที่ 2 (ครั้งสุดทาย)

23 กันยายน 200823 กันยายน 2008

เลขท่ีเอกสารตั้งเบิก / จายเงนิคร้ังกอน 4700000232

จํานวนเงนิท่ีจายชําระ

จํานวนภาษหัีก ณ ท่ีจาย

จํานวนเงนิคงเหลอืไปคร้ังหนา

1205

ตําแหนง

ลายมือชือ่ผูตรวจสอบ

รหัสบัญชแียกประเภท

1200500001

ชือ่ผูตรวจสอบตําแหนง

ชือ่บัญชี

ขอมูลบัญชีธนาคาร

วันที่เอกสารวันที่ผานรายการ1000

(1500.00)

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากที่ธนาคารพาณิชย

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงานกรุงเทพกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษพลังงาน

เลขท่ีเอกสารจากระบบ GFMIS

1,500.00 จํานวนเงนิ(ตัวอกัษร)

วนัท่ีวนัท่ี

ชือ่ผูอนุมัติ

รวมจํานวนเงนิ (บาท)

แหลงของเงนิ

ลายมือชือ่ผูอนุมัติ

จังหวดั

หนวยเบิกจาย

V120500001รหัสเจาหน้ี

เลขท่ีบัญชเีงนิฝากธนาคาร

จํานวนเงนิคงเหลอืคร้ังกอน

2008

รหัสบัญชแียกประเภท

1101020603 เงนิฝากของหนวยงาน (เงนิงบประมาณ) 1200500001

ศูนยตนทุน

ชือ่บัญชี1,500.00

-

รายการ

รายการบันทึกการจายชําระเงิน

ขอมูลผูรบัเงิน วิธีการจายชําระเงิน

0001111112

จายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารในงบประมาณจายจากบัญชเีงนิฝากธนาคารนอกงบประมาณที่ฝากคลัง

รหัสหนวยงาน

2008 3200000086การอางองิ

รหัสบัญชธีนาคารยอย จํานวนเงนิรหัสงบประมาณ

หนึ่งพันหารอยบาทถวน1200510101000005111220

-141- รหัสหนวยงาน ระบุรหัสหนวยงาน 4 หลัก (รหัสหนวยงานระดับกรม/ช่ือกรม) จังหวัด ระบุรหัสจังหวัด / ช่ือจังหวัด เชน 1000 กรุงเทพ หนวยเบิกจาย ระบุรหัสหนวยเบิกจาย 10 หลัก / ช่ือหนวยเบิกจาย วันท่ีเอกสาร ระบุ วัน เดือน ป ตามเอกสารหรือหลักฐานการจายเงิน

ใหระบุในรูปแบบ วัน/เดือน/ป dd/mm/yyyy เชน 23/09/2008 ระบุปเปนคริสตศักราช

วันท่ีผานรายการ ระบุ วัน เดือน ป ระบุวันท่ีที่จายชําระเงินจริง ใหระบุ ในรูปแบบ dd/mm/yyyy/ เชน 23/09/2008 ระบุปเปน คริสตศักราช (วันที่ผานรายการเปนวันที่ ท่ีมีผลกับยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปที่จะแสดงในงบการเงิน )

การอางอิง ชองท่ี 1 ระบุปของเอกสารขอเบิก ท่ีตองการหักลาง (ระบุ ปเปนคริสตศักราช เชน 2008)

ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารขอเบิก (10 หลัก) ที่ตองการหักลาง ขอมลูผูรับเงิน รหัสเจาหนี้ ระบุรหัสผูขายตามรูปแบบ Axxxxyyyyy หรือ Vxxxxyyyyy

(A หรือ V คือ กลุมผูขายที่เปนสวนราชการ X คือ รหัสหนวยงานระดับกรม Y คือ ลําดับของหนวยเบิกจาย) ซึ่งรหัสดังกลาวตองสอดคลองกับรหัสในเอกสารขอเบิก

เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ระบุเลขท่ีบัญชีเงินฝากธนาคารของหนวยงาน โดยระบุในรูปแบบที่เปนตัวเลขติดกันทั้งหมด ไมตองมีเครื่องหมายค่ันแบง เชน 0001111112

เลขที่เอกสารตั้งเบิก/จายเงินครั้งกอน ชองแรก ระบุปของเอกสารที่ไดจากการบันทึกรายการจายชําระเงินครั้งแรกเปนปคริสตศักราช ชองที่ 2 ระบุเลขที่เอกสารที่ไดจากการบันทึกรายการจายชําระเงินครั้งแรก

จํานวนเงินคงเหลือครั้งกอน ระบุจํานวนเงินท่ีเหลือจากการจายชําระเงินครั้งแรก (จํานวนเงินขอเบิกหักคาปรับหักจํานวนเงินที่จายชําระครั้งแรก)

จํานวนเงินท่ีจายชําระ ระบุจํานวนเงินท่ีตองการจายชําระหนี้ในครั้งนี้ จํานวนภาษีหัก ณ ที่จาย ไมตองระบุปลอยวางไว

-142- จํานวนเงินคงเหลือไปครั้งหนา ระบบจะแสดงยอดสุทธิที่เกิดระหวางจํานวนเงินท่ีระบุ ในชองจํานวนเงินคงเหลือครั้งกอนหักชองจํานวนเงิน ที่จายชําระถาเปนการจายเงินในครั้งสุดทายระบบจะไม แสดงยอดเงินคงเหลือ วธิกีารจายชําระเงิน เลือกวิธีการจายชําระเงิน เชน กรณท่ีีจายจากเงินงบประมาณ ใหเลือกจายจากบัญชีเงนิฝากธนาคารในงบประมาณ

   

ศูนยตนทุน ระบุศูนยตนทุนตามเอกสารขอเบิก ถามีศูนยตนทุนหลายรายการใหใชศูนยตนทุนของคาใชจายรายการแรก

แหลงของเงิน ระบแุหลงของเงินตามเอกสารขอเบิก รหัสงบประมาณ ระบรุหัสงบประมาณตามเอกสารขอเบิก รหัสบัญชีธนาคารยอย ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน ไมตองระบุปลอยวางไว จํานวนเงิน(ตัวอักษร) ระบบจะอานคาจํานวนเงินที่ระบุเปนตัวเลข ตามที่ระบุใน

ชองรวมจํานวนเงิน(บาท) แลวแปลงคา เปนรูปแบบตัวอักษรใหโดยอัตโนมัติ

-143- รวมจํานวนเงนิ (บาท) ระบบจะบนัทกึรายการใหอัตโนมัต ิ ผูตรวจสอบ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูตรวจสอบ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS ผูอนุมัติ สําหรับ ลงลายมือช่ือ ตําแหนง ของผูอนุมัติ และวัน เดือน ป ที่ตรวจสอบนอกระบบ GFMIS เลขที่เอกสารจากระบบ GFMIS สําหรับระบเุลขที่เอกสารทีไ่ดรับจากระบบ GFMIS ภายหลงัจาก ที่นําเขาในระบบแลว เพื่อใชในการอางองิ

โดยระบบจะบนัทึกรายการบญัชแียกประเภทดังนี ้ (ดงัภาพที่ 4) เครดิต เงินฝากธนาคารของหนวยงานใน/นอกงบประมาณ (1101020603/1101020604) 1,500.- เดบิต Vendor V หรือ A xxxxyyyyy 1,500

ดังภาพที่ 4

เมื่อนําสงแบบฟอรม ขจ.05 และไดเลขท่ีเอกสารเรียบรอยแลว ระบบจะจบั