Benefit-realisering i praksis i DSB / ChangeGroup

ChangeGroup Flæsketorvet 68 DK-1711 København V

Telefon: +45 3332 7778 [email protected] www.changegroup.dk

GEVINSTREALISERING I PRAKSIS



GEVINSTREALISERING I PRAKSIS HOS DSB

IMPLEMENTERING AF OFFICE365 Lasse Engel Pedersen, Per Bunch og Karina Brinck

Torsdag d. 26. februar 2015



GODDAG OG VELKOMMEN ☺

Lasse Engel Pedersen

•  IT Forretningspartner

•  Arbejdet som IT konsulent/rådgiver

•  3 år hos Microsoft

•  5 år hos SAP

•  2 år hos Deloitte

•  IT arkitekt hos Danfoss

Karina Brinck

•  Ansvarlig for den organisatoriske implementering

•  10 år som selvstændig konsulent

•  18 år i A.P. Møller-Mærsk

•  PMI/Prince2 projektleder

•  Arbejder typisk med de ”bløde” områder; Kommunikation, Læring, Forandringsledelse

Per Bunch

•  Ansvarlig for den tekniske implementering (Trojka leder)

•  10 år som selvstændig konsulent

•  8 år i Nokias danske udviklings afd.

•  PMI/Prince2 projektleder

•  Arbejder typisk med tekniske løsninger og drift implementeringer



FORMÅL MED I DAG

•  Fortælle historien om implementering af Office365 hos DSB •  Hvorfor gik DSB i gang med Office365? •  Hvad var strategien og metoden? •  Hvordan gennemførte vi implementeringen? •  Hvordan måler vi effekten?

•  Fokus i dag er på den organisatoriske implementering og den efterfølgende gevinstrealisering



DAGSORDEN

•  Sæt scenen

•  Hvordan kommer vi i mål? (strategi/metode)

•  På med arbejdshandskerne! (gennemførsel/resultater)

•  Når vi i mål? (effektmåling/udbytte)

•  Var det hele lige til højrebenet? (udfordringer)



DAGSORDEN

•  Sæt scenen







7

Alle de bedste produktivitetsværktøjer, samlet som én cloud-løsning

•  Mere end 15.000 virksomheder i Danmark benytter Office 365.

•  Office 365 er Microsofts hurtigst voksende produkt nogensinde.

HVAD ER OFFICE 365?



HVAD ER OFFICE 365 HOS DSB?

Word Excel PowerPoint Outlook Access OneNote Publisher Lync InfoPath

Ny Office-pakke Arbejde, samarbejde og kommunikere effektivt

Gemme, dele og samarbejde effektivt

Nye alternativer til fildrev

Personlig og intern deling

Afdeling, teams og ekstern deling



BAGGRUNDEN FOR PROJEKTET

Det startede med et godt tilbud fra Microsoft – Skift jeres licenser og spar penge

De gode spørgsmål •  Er det ikke mere end bare en Office pakke? •  Kan vi ikke få mere udbytte end bare licens besparelser? •  Hvis hver medarbejder er 1 time mere effektiv om ugen så er

værdien af dette kr 208 mill. /år - Kan vi høste noget at dette? (Forrester analyse)



ORGANISERING

Trojkaen

IT forretningspartner

Teknisk projektleder

Organisatorisk projektleder

Leverandørkorps De bedste kompetencer til opgaverne er ikke nødvendigvis kun hos en leverandør



Firma

VÆRDI REALISERINGSPOTENTIALE

Teams

Individ

Individ •  Noter •  Personlig effektivitet Team •  Arbejde på dokumenter samtidigt •  Straks afklaringer •  Virtuelle møder •  Møde & opgave styring Firma •  Vidensdeling •  Dokumenthåndtering



FORVENTNING TIL VÆRDISKABELSE HOS DSB

•  Produktivitetsgevinster •  At forbedre den inviduelle produktivitet og derved få mere tid i det daglige

•  At finde og dele relevant information internt og eksternt

•  At kommunikere effektivt internt og eksternt

•  Koordination af løsninger •  Koordinere behov og ønsker og løse disse ved hjælp af platformen

•  Engagere ledere og Superbrugere •  Så de kan medvirke aktivt til realiseringen af værdi



FORVENTNING TIL VÆRDISKABELSE HOS DSB

Der er ikke sat konkrete effektiviseringsmål af DSB Men baseret på tal fra en analyse lavet af Forrester, er nogle pejlemærker formuleret (baseret på 1.825 vidensarbejdere og 45 arbejdsuger om året)



DAGSORDEN

•  Sæt scenen







HVAD ER DSB FOR EN STØRRELSE? TEKNISK SET

Ca. 125 lokationer i Danmark med varierende netværks forbindelser

Udpræget mange legacy platforme og systemer

Mobil platform som spænder over iOS & Android i stort set alle varianter

Har fornyligt outsourcet al IT drift til NNIT



PC vendt: Har egen PC og arbejdsopgaver løses primært

på PC Ikke PC vendt: Bruger fælles PC og arbejdsopgaver løses

primært uden PC

Ca. 7800 medarbejdere •  Ca. 400 ledere •  Ca. 1500 PC vendte medarbejdere •  Ca. 5.900 ikke PC vendte

medarbejdere (ikke i scope i første udrulning)

Organisation •  5 områder:

Økonomi, Kommerciel, Personale, Operation, Vedligeholdelse

•  Derudover stabsfunktioner

Geografi •  8 store lokationer:

Esbjerg, Fredericia, København, Nyborg, Odense, Taastrup, Aalborg, Aarhus

•  Samlet ca. 125 lokationer

Profiler •  Salgspersonale, Håndværkere, Lokoførere,

Togførere, Stations-/Servicepersonale, Ledere, Akademikere

•  Ansat som: AC’ere, HK’ere, tjenestemænd, kontraktlønnede, organiseret i Jernbaneforbundet

HVAD ER DSB FOR EN STØRRELSE? ORGANISATORISK SET

Summasummarum ... En differentieret, forholdsvis uhomogen og geografisk spredt organisation!

En god forandrings udfordring J



MÅLGRUPPEANALYSEN VISTE BL.A. (SPØRGESKEMA BESVARET AF LEDER FOR EGNE MEDARBEJDERE)

(MA’ER) Konklusioner: •  Overvejende ”ældre”

medarbejdere med lang anciennitet (kan være sværere at ”flytte”)

•  Godt IT kendskab

•  Ret forandringsparate

•  Har kun lidt tid til træning og foretrækker at ”rode med det selv”

Ledere PC vendte MA’er Over 40 år 85% 76%

40-55 år 63% 51%

Mere end 10 år i DSB 42% 42%

Mere end 20 år i DSB 32% 32%

IT kendskab 30% ekspert 29% øvet 34% gennemsnitlig bruger

Forandringsparathed (flere kunne markeres)

7% innovatorer 47% tidlige ibrugtagere 52% tidlige flertal

Kan afsætte tid til træning 50% kan afsætte 1 time 27% kan afsætte 1 dag

Foretrækker at lære sådan 89% afprøve på egen hånd 55% assistance fra andre brugere



Teknisk •  IT chef / direktør

•  Skal forstå ændring i operation samt omfanget af forandringerne

•  Sikre involvering af og ejerskab i forretning

•  Driftchef •  Skal forstå ændringer i "modus operandi" - cloud

service •  Sikre ejerskab i sin organisation

•  Service/Driftleverandør (NNIT) •  Skal tage ansvar for ændring af drift model •  Har ansvar for den største del af projektet.

Organisatorisk •  Topledelsen

•  De skal sværges ind fra start og give opbakning •  De skal tage platformen i brug

•  Direkte leder •  De skal eje/drive forandringen •  De skal tage platformen i brug

•  Superbruger netværket •  De skal tage platformen i brug •  De skal understøtte udrulningen til PC vendte •  De skal være med til at sikre håndtering af

ændringer efter projekt luk

•  PC vendte medarbejdere •  De skal tage platformen i brug

•  Læringspartner / Office365 ekspert •  De skal levere træning ifølge planerne

VIGTIGSTE INTERESSENTER



IMPLEMENTERINGSSTRATEGI OG -METODE



FORANDRINGSSTRATEGI OG -METODE

Hvorfor skal der ske en forandring?

Hvad ændres?

Hvem bliver berørt

Hvornår bliver de implicerede

berørt?

Hvordan bliver de implicerede

berørt?



FORANDRINGSMETODE (EN TILPASSET ADKAR) Det bærende i metoden er, at den øverste ledelse og den daglige ledelse skal spille en væsentlig rolle i forandringsarbejdet. Uden dette ledelsesengagement kommer den ønskede forandring ikke til at ske! Og der skal være fageksperter i organisationen efter projektet lukker så nye features i Office365 også bliver taget i brug. Derfor: Superbrugere og Ledelsen først, så PC vendte medarbejdere understøttet at Superbrugerne



IMPLEMENTERINGS- OG FORANDRINGSMETODE

Aug-Dec 2013

Jan-mar 2014

Apr-jun 2014

Jul-sep 2014

Okt-dec 2014

Jan-mar 2015

Apr -> 2015



DAGSORDEN

•  Sæt scenen







TIDSPLAN

Aktivitet 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q 1Q

Forberedelse

Teknisk implementering

Drift implementering

Piloter

Udrulning

Organisatorisk implementering

Afslutning

2013 2014 2015

Planlagt Realiseret



Aug-dec 2013

Jan-mar 2014

Apr-jun 2014

Jul-sep 2014

Okt –dec 2014

Juni: Pilot 1

Ca. 200 brugere får O2013 OneDrive

Lync

August: Pilot 2

Ca. 100 brugere får O2013 OneDrive

Lync

April-maj: Introduktions- og

analysemøder med topledelsen

for at skabe bevidsthed og

opbakning

August: Mobilisering af hele

organisationen Kaskade af information fra CFO til Direktører til Ledere

til medarbejdere

September: Introduktion tilbudt ca 1900 ledere og PC vendte MA’er

1,5 times introduktions sessioner i auditorie stil

PC cafeer, hele dage med mulighed for hjælp til opsætning og brug

September: Alle PC

vendte får O2013

OneDrive Lync

Oktober-november:

Mail migrering

December: Sharepoint Teamsites aktiveres

Teknisk

Organisatorisk

AKTIVER -> PLANLÆG -> ENGAGER




August: Etablering af Superbruger

netværk

September: 2 timers initiel træning til 125 Superbrugere

Oktober: Fem 1 times

webinarer til 125 Superbrugere

November-december: Superbrugere hjælper ledere med forberedelse til leder workshops (OneNote og Lync opsætning)

Januar: Seks 1 times webinarer til

125 Superbrugere

Info-møder med Superbrugere ang. deres rolle i udrulningen til PC

vendte

Aug 2014

Sep 2014

Okt 2014

Nov 2014

Dec 2014

Jan 2015



Januar: Seks 1 times

webinarer efterfulgt af øve

cafeer til 275 Ledere


November - januar: 3 timers workshops i klasse stil

til 275 Ledere White glove tilbud til øverste ledelse

Januar-februar: Fokusperiode for

de 4 Leder fokusområder

December: Fokusområder og mål for

Ledere og PC vendte MA’er sættes

Januar-februar og marts-april: Fokusperiode for de 2 x 2 medarbejder

fokusområder

Leder er ansvarlig for træning og ibrugtagning Fokuspakker gøres tilgængelige fra projektet

Nov 2014

Dec 2014

Jan 2015

Feb 2015

Mar 2015

Apr 2015



FOKUSOMRÅDER

1) Reducer mails med straksafklaring i Lync 2) Reducer logistik og rejsetid med Onlinemøder i Lync 3) Færre forstyrrelser og forgæves kontakt vha tilgængelighed

i Lync 4) Bedre mødebooking med Mødesvar/Rumfinder i Outlook 5) Bedre styr på mødenoter og opgaver med OneNote 6) Del filer via OneDrive og Sharepoint Online 7) Arbejd lettere ude af huset med dda.dsb.dk 8) Styrk eksternt samarbejde med Lync og Sharepoint Online

Ledere: Fokusområde

1/2 & 4/5 Mål: >80%

PC vendte MA’er: Leder vælger 2x2 fokusområder/mål



DAGSORDEN

•  Sæt scenen







EFFEKTMÅLING (UDBYTTE FOR DSB)

Måling af brug og værdi efter fokusperiode1: Januar-februar 2015 •  Spørgeskema udsendes primo marts

2015 til: •  Ledere •  PC vendte medarbejdere

•  Vi spørger om: •  kendskab til fokusområder og mål •  deltagelse i træning ja/nej •  hvor meget platformen bruges •  hvilken værdi og produktivitet

(sparet tid) man oplever den skaber

Måling af brug og værdi efter fokusperiode2: Marts-april 2015 •  Spørgeskema udsendes primo maj

2015 til: •  PC vendte medarbejdere

•  Samme spørgsmål •  Gennemføres af den blivende

organisation



EFFEKTMÅLING (UDBYTTE FOR DSB)

Udrulning Leder WS



DAGSORDEN

•  Sæt scenen







TEKNISKE/ DRIFTS UDFORDRINGER

•  Få service leverandøren til at forstå hvordan Cloud servicen skal passes ind i ”hosting” modellen. Ledelsesmæssig forankring

•  Silo organisering af tekniske kompetencer gør det svært for spids kompetencerne at se det store billede

•  Mobil aktivering af postkasser er svært hvis ikke der kontrol over de mobile enheder

•  Få servicedesk og leverandørens L2 teams til at arbejde sammen - få drift leverandøren til at oprette sager hos Microsoft.

•  IT ledelsen svagt engageret / begrænset viden services og de muligheder der følger med

•  Få leverandørens ”client operations” til at forstå den nye virkelighed



ORGANISATORISKE UDFORDRINGER

•  Forandringsleder sent involveret, derfor sent i gang med OI aktiviteterne,

•  Svagt ejerskab i forretningen pga tværorganisatorisk projekt, ingen vil eje for de andre!

•  Vedligehold har været tilbageholdende, kun berøring med de 8 øverste ledere i området som har ca. 400 ledere og PC vendte medarbejdere

•  Generelt svært at få tid hos ledelsen

•  Mobile enheder var ikke understøttet fra start, derfor svært at sælge de meget væsentlige ”sky” fordele med at have adgang alle steder fra

•  Forholdsvis banale værktøjer, delvist kendte og lette at komme i gang med ... men forandringen er alligevel aldrig banal ...

The soft stuff is the

hard stuff ;-)



KONKLUSIONER

•  Office365 har stort potentiale for effektivisering af medarbejderes dagligdag

•  Alle services og den nye Office pakke (Office 2013) er en forudsætning for at medarbejdere kan se det hele hænger sammen og dermed se en fordel

•  Kritisk masse af brugere er nødvendigt for at opnå størst udbytte

•  Den organisatoriske implementering skal ske på et solidt teknisk fundament og skal tage udgangspunkt i at det skal være nemt for brugeren

•  Brugere (PC vendte) er generelt meget glade for de nye muligheder som kommer med Office365 men er mindre glade for servicedesk’en

•  OneDrive er pt. ikke helt modent til at man går all-in men det er tæt på

•  OneNote er det mest oversete værktøj med enormt potentiale



Spørgsmål? J

Business

Benefit-realisering i praksis i DSB / ChangeGroup