Alma @ ULg - Digitalisation

Digitization

E-mail : ULgLibrary-Numerisation@lists.ulg.ac.be

InformationMise à jour 06/09/2016

IntroductionLe but de la digitalisation :

• Traitement des demandes de numérisation des exemplaires physiques et envoi rapide d’un fichier numérique aux usagers • Complémentarité aux projets déjà initiés par le

Réseau des Bibliothèques : projets de numérisation de documents patrimoniaux ou des projets de numérisation à la demande

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• Quatre types de requête de numérisation prédéfinies dans Alma

• Patron digitization Request : • Partial digitization • Full digitization

• Staff digitization Request : • Partial digitization• Full digitization

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4 types de demandes de digitalisation

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Actuellement, un seul type de demande de numérisation exploité à l’ULg

Rôles et attributions

• Effectuer la digitalisation d'un exemplaire physique• Rôle de Circulation Desk Operator• pour la création d’une request

• Requests Operator• Pour visualiser et traiter la request

• Rôle de Work Order Operator• pour la suite de la gestion de la request

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• Patron digitization Request : Partial digitization

• Workflow de la numérisation partielle

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Demande de numérisation

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Circulation Desk OperatorRequests Operator • Créer la demande de numérisation• Récupérer l’exemplaire des étagères et

scanner le code-barres• Imprimer le bordereau, envoyer

l’exemplaire au bureau de numérisation de sa bibliothèque

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Work Order Operator• Numériser le document dans sa

bibliothèque • Livrer le fichier numérisé par e-

mail à l’aide du lien Alma « Attach Documents »

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Workflow

• Photocopieurs qui produisent des numérisations couleurs en format PDF, quasi dans chacune des implantations• Scanner « Scan Snap SV600 », un Scanner par grande bibliothèque

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Outils de la digitalisation disponibles dans le réseau des

bibliothèques

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• Remplacer la requête d’exemplaire physique (Physical Item Request)• Cesser d’utiliser les « Borrowing partners » du PIB pour les personnes

demandeurs internes et externes à l’ULg . Ces demandes seront traitées désormais par les « Partial digitization requests »• En utilisant le lien « Lending requests >> Manage Fulfillment Options >

Ship digitally », les opérateurs PIB auront la possibilité d’introduire une requête de digitalisation pour traiter des demandes de numérisation entrantes de PIB, entre bibliothèques externes et bibliothèques ULg

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Les services rendus par la digitalisation

Toute opération de digitalisation, que ce soit une demande Fulfillment normale ou PIB, ne fonctionne que lorsque le document possède un code-barres

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• Fournir gratuitement aux membres du personnel et chercheurs ULg et CHU (sur base du User Group « ULg – Personnel ULg / CHU ») • Limité le nombre de demandes simultanées de

numérisation partielle à trois

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Coût d’une digitalisation

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Décision du Comité de Direction

Pour une période de test à évaluer au terme d’une durée de 6 mois ( septembre 2016). Les étudiants ne verront pas le lien numérisation dans Primo

Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg

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Rechercher l’exemplaire physique et cliquer sur Localiser & réserverCliquer ensuite sur le lien Numérisation

Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas

• Demande de numérisation partielle d’un livre

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg

Compléter la demande de numérisation

La demande a été soumise avec succès,accéder à Alma pour continuer le traitement de numérisation. La demande arrive à la bibliothèque qui détient le document

• Demande de numérisation partielle d’un livre

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg• Demande de numérisation partielle d’un périodique

Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas. Pour les périodiques non exemplarisés, un exemplaire fictif leur était associé.

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Rappel : comment exemplariser des fascicules de périodiques

Il existe déjà un support particulier pour la création d'item réalisé par le groupe de travail Resource Management : http://www.slideshare.net/AlmaULg/exemplariser-des-fascicules-de-periodiques-dans-alma

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg

Cliquer sur le lien Numérisation d’un fascicule exemplarisé et compléter la demande

Exemple d’un périodique auquel on a associé un exemplaire fictif

Créer une demande de numérisation

Via Alma

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Rechercher l’exemplaire physique à numériser

Cliquer sur Request

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Créer une demande de numérisation

Via Alma

Sélectionner Patron digitization request

• Patron, demande de numérisation partielle

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Numérisation Partielle:Cocher la case ensuiteCliquer Add Request Attribute

Compléter les champs obligatoires (*)

Créer une demande de numérisationVia Alma

• Patron, demande de numérisation partielle d’un livre

Bureau de numérisation de l’implantation où l’exemplaire est localisé

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Créer une demande de numérisation

Via Alma• Patron, demande de numérisation partielle d’un périodique exemplarisé

Pas de numérisation pour un périodique non exemplarisé

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Créer une demande de numérisation

Via Alma• Patron, demande de numérisation partielle d’un livre

Message d’une demande soumise avec succès

Visualiser une demande de numérisation

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• Pick From Shelf

Pour consulter les demandes de numérisation, cliquer sur Tasks ouPick From Shelf

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Sous Fulfillment > Resource Requests >Monitor Requests & Item Processes

Visualiser une demande de numérisation

Statut dans collections ULg : En placeDisponibilité : 1 demande

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Liste de Pick up Requested RessourcesCliquer sur 1 pour consulter le détail sur le document et le demandeur. Cliquer Print Slip pour imprimer le bordereau. Cliquer sur Edit pour modifier la demande…

• Pick From Shelf

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Visualiser une demande de numérisation

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Traiter une demande de numérisation• Après Pick From Shelf• Bordereau de la demande de numérisation en cliquant

sur Print Slip

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onEntrer le code-barres

• Scan In Items

Traiter une demande de numérisation

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• Après Scan In Items Digitization

Traiter une demande de numérisation

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Statut dans collections ULg

Traiter une demande de numérisation• Après Scan In Items Digitization

Statut dans Alma

Schéma de Workflow numérisation

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Circulation Desk Operator/UserRequests Operator

RequestPick from Shelf

Print SlipScan Item

Scan Item

Item

Item

Work Order Operator

DigitizationDocument Delivery

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L’auteur et/ou les ayants droits ne peuvent interdire la reproduction numérique d’un document protégé par le droit d'auteur à condition de respecter certaines conditions fixées par la loi (v. Code de droit économique - Livre XI - Titre 5 : site Internet http://economie.fgov.be/fr/modules/publications/general/code_de_droit_economique.jsp )

Ainsi, la digitalisation est autorisée pour une utilisation:• A des fins d’illustration de l'enseignement ou de recherche

scientifique• A des fins de conservation

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Droit d’auteur en Belgique et demandes de la digitalisation

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La diffusion d’œuvres protégées sans l'autorisation de l'auteur et/ou des ayants droit ne peut s'envisager que dans deux hypothèses :1. Une communication sur le réseau intranet de l'ULg pour autant que celle-ci

soit réalisée à des fins de recherche ou d'illustration de l'enseignement et à condition que cela ne nuise pas à l'exploitation normale de l’œuvre et que la source, en ce compris le nom de l'auteur, soit indiquée

2. Une communication à des fins de recherches ou d'études privées limitée aux œuvres faisant partie des collections de l'Université qui ne sont pas offertes à la vente ni soumises à des conditions en matière de licence (c'est-à-dire les éditions épuisées et les œuvres divulguées qui n'ont pas été commercialisées) via des terminaux spéciaux accessibles dans les locaux de l'établissement (consultation sur place).

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Droit d’auteur en Belgique et demandes de la digitalisation

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