Alma @ ULg - Digitalisation

Digitization

E-mail : ULgLibrary-Numerisation@lists.ulg.ac.be

Partial Digitization RequestMise à jour 06/09/2016

• Quatre types de requête de numérisation dans Alma :

• Patron digitization Request : • Partial digitization • Full digitization

• Staff digitization Request : • Partial digitization• Full digitization

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4 types de demande de digitalisation

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Actuellement, un seul type de demande de numérisation exploité à l’ULg

• Workflow de la numérisation partielle

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Demande de numérisation

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Circulation Desk OperatorRequests Operator • Créer la demande de numérisation• Récupérer l’exemplaire des étagères et

scanner le code-barres• Imprimer le bordereau, envoyer

l’exemplaire au bureau de numérisation de sa bibliothèque

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Work Order Operator• Numériser le document dans sa

bibliothèque • Livrer le fichier numérisé par e-

mail à l’aide du lien Alma « Attach Documents »

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Workflow

• Remplacer la requête d’exemplaire physique (Physical Item Request)• Cesser d’utiliser les « Borrowing partners » du PIB pour les personnes

demandeurs internes et externes à l’ULg . Désormais, ces demandes seront traitées par les « Partial digitization requests »• En utilisant le lien « Lending requests >> Manage Fulfillment Options >

Ship digitally », les opérateurs PIB auront la possibilité d’introduire une requête de digitalisation pour traiter des demandes de numérisation entrantes de PIB, entre bibliothèques externes et bibliothèques ULg

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Les services rendus par la digitalisation

Toute opération de digitalisation, que ce soit une demande Fulfillment normale ou PIB, ne fonctionne que lorsque le document possède un code-barres Al

ma

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Lg –

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italis

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Pour commencer : pas de workflow d’approbation Voir pour plus tard ?

Créer une demande de numérisation

via Collections ULg

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Rechercher l’exemplaire physique et cliquer sur Localiser & réserverCliquer ensuite sur le lien Numérisation

Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas

• Demande de numérisation partielle d’un livre

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg

Compléter la demande de numérisation

La demande a été soumise avec succès,accéder à Alma pour continuer le traitement de numérisation. La demande arrive à la bibliothèque qui détient le document

• Demande de numérisation partielle d’un livre

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg• Demande de numérisation partielle d’un fascicule

Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas. Pour les périodiques non exemplarisés, des traitements sont en cours pour leur associer un exemplaire fictif.

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Rappel : comment exemplariser des fascicules de périodiques

Il existe déjà un support particulier pour la création d'item réalisé par le groupe de travail Resource Management : http://www.slideshare.net/AlmaULg/exemplariser-des-fascicules-de-periodiques-dans-alma

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg• Demande de numérisation partielle d’un fascicule• Après avoir cliqué sur le lien Numérisation

• Après avoir cliqué sur le lien Demande de numérisation partielle

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Créer une demande de numérisation

Via Collections ULg

Formulaire d’une demande de numérisation auquel on a associé un exemplaire virtuel

Cliquer sur le lien Numérisation d’un fascicule virtuel

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Créer une demande de numérisation

Via Alma• Demande de numérisation partielle d’un fascicule virtuel• Le workflow de la demande de numérisation fonctionne bien avec les

exemplaires virtuels

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• Priorité : physical ou digitization item request ?Avant le scan item

Après le scan item

Alma traite les demandes par ordre chronologique

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Traiter une demande de numérisation• Après Pick From Shelf• Bordereau (amélioré) de la demande de numérisation en

cliquant sur Print Slip

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onCirc Desk en bibliothèque de traitement car le Circ Desk accepte et traite les demandes de numérisation.

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onEntrer le code-barres

• Scan In Items

Traiter une demande de numérisation

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• Après Pick From Shelf• Après Print Slip• Après Scan In Items Digitization

Gérer une demande de numérisation

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Statut dans collections ULg

Gérer une demande de numérisation• Après Scan In Items Digitization > Statut dans Alma-Primo

Statut dans Alma

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• Rôle de Work Order Operator -> Manage in Process Items > bureau de numérisation

Gérer une demande de numérisation

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Gérer une demande de numérisation• Manage in Process Items > Actions > Next Step• Manage in Process Items > Actions > Attach Documents

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• Browse > fichier numérique dans l’ordi + URL et notes éventuels

• Add Attachment• Done (envoie direct par email) ou Save (fichier reste en attente)

Gérer une demande de numérisation

Le fichier numérique ne doit pas dépasser 10 MB.

En cas de fichier plus lourd, utiliser le service Merci (pas un autre!) et copier-coller l’URL dans la zone URL.NB : site Merci de l’ULghttps://edc.ulg.ac.be/merci/upload.pl

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Gérer une demande de numérisation• Cliquer sur Save > possibilités :

• Edit : modifier fichier numérique + URL et notes éventuels• Supprimer l’Attachment• Télécharger le fichier numérique pour le consulter

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Gérer une demande de numérisation

Fichier attaché

• Après avoir cliqué sur Done un email est envoyé automatiquement à l’usager

Message pour restreindre la diffusion des fichiers

numériques

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onEntrer le code-barres

• Scan In Items par le Circulation Desk Operator

Après avoir traité une demande… !

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Après avoir traité une demande… !• Reshelve to…

• Item in place