Upload
softwareinnovation
View
18
Download
6
Tags:
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Fra frokostseminar på Bølgen og Moi 12. mai 2009
Citation preview
Financial Report and Status Q4 / February 13th 2008 Page 1
Kontraktshåndtering - spar store penger360°Fra anskaffelse til kontrakt
Charles EggeSoftware Innovation
Kontraktsoversikt er viktig
• I mellom 60% og 80% av alle B2B transaksjoner forligger det en formell handelsavtale.
Kontraktshåndtering - hva er det?
”prosessen for å systematisk og effektivt håndtere kontrakts etablering, utførelse og analyse for å
optimalisere operasjonell og finansiell aktivitet til lavest risiko.”
Enterprise Contract Management (ECM) definert av Aberdeen Group
Finnes det konflikter rundt kontrakter?
Ja!Den parten som har kontroll på informasjonen har alltid
en stor fordel!!
Sentrale prosesser
Anskaffelse Forhandling Overvåking FornyelseKontraktsinformasjon
Prosjekt
KundeLeveran-dør
Korres-pondanseAktiviteter
Kontraktsdokument
Anskaffels
e
Forhandling
Overvåkin
g
Fornyelse
Opprett eller endre en anskaffelseessak
Opprett eller endre en anskaffelseessak
Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner
Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner
E-post kan arkiveres direkte fra Outlook
Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner
Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner
Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner
Anskaffelsesaken har kontroll på alle relasjoner
Prosjektrom for samhandling med leverandør(er)
Samhandlingsrom -. Dokumentene kan arkiveres i 360°
Dette var innledende runde om anskaffelseprosessen
• Full kontroll på alle anskaffelser• Full kontroll på alle relasjoner rundt anskaffelsene
Kontraktsinformasjon
Prosjekt
KundeLeveran-dør
Korres-pondanseAktiviteter
Kontraktsdokument
Vi skal videre til kontraktshåndtering
What’s in it for me?
Man kan redusere sine kostnader med 50-80% ved å benytte strategisk kontraktsledelse.
(Goldman Sachs)
Hva slags type kontrakter har man i virksomheten - eksempler
• Ansettelses –• Pris / rabatt –• Leverandør / kunde – • Partner – • Forhandler – • Service og vedlikeholds – • Andre-
La oss se på kontaktsdokumenter
• Etablere kontrakt
• Følge opp – overvåke
• Revidere kontrakt
Kontrakter kan relateres til anskaffelsen – eller som ett kontraktsdokument
Dokumentkort på kontrakt med alle filer og revisjoner
Eksempel på kontraktsfiler - alle bilag i samme dokumentkort
Sende avtalen til godkjenning eller høring
Et dokument sendes på godkjenning ved å velge funksjonen send til godkjenning i nedtrekksmenyen til høyre for dokument tittelen til dokumentet
Godkjenning av avtale
En e-post blir da generert med linker til dokumentet og link for å godkjenne. E-posten vil automatisk få brukerens nærmeste leder(e) og foreslåtte godkjennere som mottakere av e-posten. Denne kan slettes og andre mottakere kan legges til.
Personen(e) som mottar e-posten velger linker for å godkjenne dokumentet og sender e-posten i retur til avsenderen eventuelt videre til andre mottakere.
Logging av godkjenningen og merknader fra den som har godkjent dokumentet vises i relatert mappen ”Merknader” i detaljvisningen til dokumentet.
.
Revidering av avtaler – Arbeidsflaten gir deg full oversikt
Varsling av endringer på Avtaler/Kontrakter
Dokumentansvarlig blir varslet om at en avtale eller kontrakt utløper ved at avtalen dukker opp i arbeidslisten ” Mine avtaler til oppfølging”.
Man kan abonnere på endringer i avtaledokumentet vhs RSS feed i Outlook også
Revidering av avtaler
• Etablering: anskaffelser - forhandlinger og samarbeid, signering
• Aktivering: arkivering, indeksering, søkbarhet
• Samsvar: overvåking, oppfølging (proaktivt)
• Revidering av avtaler
Kort oppsummert
Kontraktsinformasj
on
Prosjekt
KundeLeveran-
dør
Korres-pondanseAktiviteter
Kontraktsdokument
360° Fra anskaffelse til
kontrakt
Takk for oppmerksomheten!