Frie Børnehavers erfaring med ESDH

Navnet er ”Elfrida”(elektroniske frie data)

Hvem er Frie Børnehaver og Fritidshjem?

• Den største paraplyorganisation for selvejende og private dag- og fritidsinstitutioner i Danmark

• Erhvervsdrivende fond som administrerer 6.000 lønninger hver måned, samt fører regnskab for 450 institutioner (årligt cash flow på 2 mia. kr.)

• I alt 62 ansatte– 65% beskæftiget med løn og regnskab– 35% beskæftiget med ledelse, konsulenter og sekretariat

• Hovedkontor i København og lokalkontorer i Hvidovre, Gentofte, Herning og Esbjerg

Hvad var udgangspunktet?

• 100% fysisk og papirbaseret journal– opdelt på institutions- og emnesager

• Lokalt forankret• Arbejdstunge processer – vedligehold/fremfinding• Drevet af få nøglepersoner <> kvalitetsniveau• Fællesdrev med individuel arkivering

”Ikke tidssvarende og hensigtsmæssig situation”

Hvordan skulle vi gribe opgaven an?

• Alle interessenter skulle inddrages (”meningen”)• Organisationens parathed

– høj grad af metodefrihed– flad struktur– stor ansvarlighed

• Tvang kontra frivillighed• Tidshorisont og organisationsforankring

– centrale brugere– periferibrugere

Hvilke krav stillede vi?

• Krav til løsning– Standardsystem, men ”vores” system

• vinklinger, terminologier og kultur

– Naturligt integreret med nuværende systemer• CRM, Outlook, Exchange og Office

– Intuitiv brugergrænseflade og effektiv brug– Bedre udnyttelse af CRM-data

• Krav til leverandør– Størrelse, indstilling og metode

Hvad med kravspecifikationen?

• Ingen 1.000 siders kravspecifikation • Start med grovmodel og forfin efterfølgende• Fokus på overordnede krav og ønsker• Fokus på behov for dokumentation i interne og

eksterne relationer• Udnyttelse af leverandøren - ”best practice”,

erfaringer og input • Dialektisk udviklings- og implementeringsproces• Nødvendigheden af opfølgende tilpasning/justering

Implementering og drift

• Leverandør tæt på forretningen og ”sjælen”• Et meget tæt workshop-forløb mellem leverandør og

brugere/projektgruppe• Kort og intens implementering af grovmodel • Mange iterationer og hurtig systemtilpasning• Erfaringer skal gøres og kan ikke undgås• Man kan ikke erkende på forhånd• Fastholde iterationsprocesser som metode

Elfrida – eksempel på individuel hovedside

Elfrida – eksempel på stamdata

Elfrida – eksempel på sag

Udfordringer fortsat:

• Full-scale brug i hele organisationen (periferi-brugere)

• Krav til funktionalitetstilpasning• Rendyrkning af emneområder• Trimning af addins• Erfaringer fra brugergrupperegi