Download pdf - ECNL Anexe Ghid Privind ONG Particularitatile Organizarii Managementului Financiar Si Contabilitatii

Ghid practico-metodic privind particularitile organizrii managementului financiar i contabilitii

n organizaiile necomerciale

A N E X E Recomandri i modele de documente

Drepturile de autor 2013 apartin Centrului European pentru Drept Necomercial (ECNL) i autorilor

USAID i FHI 360 au drepturi libere, neexclusive i irevocabile de a reproduce, publica sau autoriza pe alii s utilizeze Ghidul.

2

Cuprins:

Anexa 1. Riscuri de instabilitate financiar i instrumente de evitare a acestora. Model al Politicii financiare. .................................................................................................................................................... 5

1.1. Obiectivele Politicii financiare ................................................................................................................... 5

1.2. Poziia i funciile managerului financiar n structura asociaiei ............................................................... 6

1.3. Metodologia aplicat n procesul exercitrii funciilor de management financiar ..................................... 8

1.4. Elaborarea standardelor interne a contabilitii manageriale ................................................................. 10

Anexa 2. Bugetarea i Modele de bugete ................................................................................................ 14 Anexa 3. Structura organizaiei. Politica i modelul structurii sistemului de control intern (SCI) .. 17

3.1. Structura organizaiei ............................................................................................................................... 19

3.2. Principiile, politicile i procedurile n organizaie ................................................................................... 20

3.3. Structura Politicii de gestionare cu personalul ........................................................................................ 21

3.4. Structura Politicii sistemului de control intern ......................................................................................... 22

3.5. Politica sistemului de control intern (model) ............................................................................................ 25

Anexa 4. Politica de contabilitate ............................................................................................................. 41

4.1. Politica de contabilitate (model) ............................................................................................................... 41

Anexa 5. Obligativitatea inerii contabilitii .................................................................................. 44

Anexa 6. Sisteme de inere a contabilitii ....................................................................................... 45

6.1. Modalitatea de aplicare a sistemului contabil n partid simpl ................................... 45 6.2. Modalitatea de aplicare a sistemului contabil simplificat n partid dubl .................. 53

Anexa 7. Nomenclatorul conturilor contabile .................................................................................. 53

Anexa 8. Raportarea financiar conform legislaiei ....................................................................... 54

Anexa 9. Raportarea ctre finanatori ............................................................................................. 54

Anexa 10. Inventarierea ..................................................................................................................... 57

Anexa 11. Contracte de munc i civile (modele) ............................................................................ 58

Model 1 Contractul individual de munc (tipizat) .......................................................................................... 58

Model 2 Contract individual de munc ............................................................................................................ 62

Model 3 Contract civil de prestri servicii (de consultan) ........................................................................... 67

Model 4 Proces-verbal de recepionare a lucrrilor (serviciilor) ................................................................... 69

Model 5 Contract civil de voluntariat .............................................................................................................. 70

Model 6 Contract civil de prestri servicii cu o persoan nerezident ........................................................... 73

Anexa 12. Fie i borderouri de calcul a salariului, tabele de pontaj (modele) ............................ 75

Model 1 Fi de salarizare preliminar pentru luna mai 2012 ....................................................................... 77

Model 2 Borderoul de calcul al salariului ....................................................................................................... 79

Model 3 Borderoul de calcul al salariului ....................................................................................................... 80

Model 4 Tabel de pontaj .................................................................................................................................. 81

Model 5 Tabel de pontaj .................................................................................................................................. 84

Anexa 13. Deosebirile principale ntre contractele individuale de munc i contractele civile ... 87

3

Anexa 14. Proces-verbal de decshidere a cutiei pentru donaiile caritabile.................................. 92

Anexa 15. Autorizaia de plat (model) ............................................................................................ 93

Anexa 16. Contractul de donaie filantropic (model) ................................................................... 94

Anexa 17. Exemple de tehnici i proceduri ale controlului intern ................................................. 95

Anexa 18. Exemple de modificri a politicii de contabilitate ......................................................... 96

Anexa 19. Contabilizarea lipsurilor de bunuri (Inventarierea) ..................................................... 97

Anexa 20. Contabilizarea n cazul aplicrii sistemului contabil simplificat n partid dubl ..... 98

Anexa 21. Contabilitatea faptelor economice .................................................................................. 99

Anexa 22. Declaraia persoanei juridice cu privire la impozitul pe venit ................................... 119

Anexa 23. Cerinele generale legislaiei n vigoare aferente documentelor primare justificative125

Anexa 24. Justificarea relevanei sistemului de contabilitate ....................................................... 126

24.1. Evaluarea sistemului de eviden contabil i a sistemului de control intern (SCI) ............................ 126

24.2. Documente care justific posibilitatea evalurii sistemului de contabilitate: ...................................... 127

Anexa 25. Lista general a cerinelor controlului intern (SCI) i documentele justificative aferente

............................................................................................................................................................ 128

Anexa 26 Cerine aferente documentelor primare justificative ................................................... 138

26.1. Documentarea procurrilor de bunuri i servicii ................................................................................. 138

26.2. Documentele de confirmare a faptelor economice ................................................................................ 138

26.3. Tiprirea centralizat a urmtoarelor formulare tipizate de documente primare cu regim special .... 139

26.4. Cerinele obligatorii, care trebuie s fie respectate de ctre furnizorii i cumprtorii bunurilor, serviciilor, lucrrilor ........................................................................................................................................................ 139

26.5. Corectarea documentelor primare ........................................................................................................ 140

Anexa 27. Norme pentru efectuarea operaiunilor de cas n economia naional a Republicii

Moldova ............................................................................................................................................. 140

Anexa 28. Aplicarea mainii de cas i control cu memorie fiscal i a Bonului de plat ......... 142

Anexa 29. Patenta de ntreprinztor .............................................................................................. 143

Anexa 30. Documentele primare justificative pentru operaiunile de vnzare-cumprare a

bunurilor i serviciilor ..................................................................................................................... 144

30.1. Procurare de la o persoan juridic. ................................................................................................... 144

30.2. Procurare de la o persoan fizic, nenregistrat n calitate de ntreprinztor marf ..................... 145

30.3. Procurare de la o gospodrie rneasc (de fermier) ......................................................................... 145

30.4. Procurare de la persoan fizic, nenregistrat n calitate de ntreprinztor produse agricole ....... 146

30.5. Procurare de la o ntreprindere individual bunuri, servicii ............................................................. 146

30.6. Procurare de la o persoan fizic, titular al patentei de ntreprinztor (mrfuri, servicii) .................. 147

Anexa 31. Modul de pstrare, nimicire i arhivare a documentelor ........................................... 148

Anexa 32. Formulare pentru evidena obiectelor de mic valoare i scurt durat (OMVSD) 155

Anexa 33. Formulare pentru evidena materialelor ...................................................................... 156

Anexa 34. Formulare pentru evidena transportului i cheltuielilor aferente ............................ 157

Anexa 35. Formulare pentru evidena mijloacelor fixe (imobilizrilor corporale) .................... 159

4

Anexa 36. Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomerciale

neguvernamentale de diferit tip ...................................................................................................... 162

Anexa 37. Legislaia care reglementaz norme n domenii specifice ........................................... 164

Anexa 38. Hotrrile Guvernului aferente impozitrii ............................................................... 166

Glosar ................................................................................................................................................ 168

5

Anexa 1. Riscuri de instabilitate financiar i instrumente de evitare a acestora. Model al Politicii financiare.

Pentru ONG-urile care i asigur activitatea doar din contul surselor de finanare externe i sunt obligate s le utilizeze integral i strict conform destinaiei, exist urmtoarele dezavantaje i riscuri:

imposibilitatea s i planifice activitile pe o perioad lung de timp;

fluxul imprevizibil i inegal pe perioade a resurselor financiare;

instabilitate financiar.

n scopul evitrii riscurilor i gestionrii eficiente a solvabilitii, organizaia poate implementa ca

instrumente separate ale managementului:

bugetarea fluxului de mijloace financiare (bugetul de venituri);

bugetarea cheltuielilor (bugetul de cheltuieli);

bugetarea bilanului activelor i surselor de obinere a acestora (bugetul de venituri i cheltuieli);

elaborarea politicii de gestionare cu procesul bugetrii.

Politica de gestionare cu procesul bugetrii include:

metodele de atragere a mijloacelor financiare;

planificarea necesarului de active;

analiza veniturilor ;i cheltuielilor, ncasrilor ;i plilor;

analiza eficienei utilizrii resurselor pe baza indicatorilor economici din rapoartele financiare i

manageriale;

identificrea punctelor tari i cele slabe n domeniul gestiunii financiare;

identificarea i corectarea erorilor;

elaborarea, fundamentarea i adoptarea deciziilor financiare.

Aprobat_______________

______________________

Data__________________

Politica financiar

a organizaiei obteti ____________________

1.1. Obiectivele Politicii financiare

1.1.1.Politica financiar se raporteaz la obiectivele statutare ale asociaiei i reprezint un ansamblu

de decizii, de opiuni fundamentale pentru cea mai eficienta alocare a resurselor disponibile.

1.1.2. Adunarea General, Consiliul de Administrare al organizaiei sunt responsabili pentru

conducerea strategic a activitii financiare, stabilind obiective i planuri financiare pe o perioad

mai lung de timp.

1.1.3. Conducerea curent a activitii financiare este delegat de ctre organul suprem de conducere

Direciei executive. La nivelul conducerii curente se iau decizii, se stabilesc i se organizeaz tipuri

de activiti sau aciuni (fundraising, proiecte, programe, alte evenimente, activitile economice

statutare, etc. activiti, care se conform obiectivelor statutare), inclusiv, n privina obinerii de

resurse financiare, utilizarea adecvata i predestinat a acestora, n vederea realizrii obiectivelor

formulate. Rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar revine directorului

executiv al asociaiei. Directorul executiv are dreptul s aleag i s numeasc managerul financiar

(contabilul-ef sau o firm de audit), s constituie secii (servicii) de contabilitate ca subdiviziuni

interioare conduse de contabilul-ef (persoana mputernicit) care se subordoneaz nemijlocit

conductorului asociaiei, s aleag sistemul i forma de inere a contabilitii, s stabileasc reguli

interne privind documentarea faptelor economice i graficul efecturii inventarierii.

6

1.1.4. La elaborarea politicii financiare s-a inut cont de condiiile concrete ale mediului n care

funcioneaz organizaia, dimensiunile, tipul i numrul de activiti, riscurile posibile asumate (de

afectare a stabilitii financiare, ntreinerii imaginii pozitive a asociaiei, completrii cu personal

calificat, capabil s realizeze scopurile statutare, .a.) i impactul aciunii diverilor factori (interni i

externi) implicai asupra stabilitii financiare a asociaiei i atingerii obiectivelor statutare.

1.1.5. Succesul performanelor financiare ale asociaiei se asigur de urmtorii factori:

. calitatea informaiei folosite pentru luarea deciziilor,

. competena profesional a managerului financiar i calitatea recomandrilor oferite de

acesta,

. gradul de modernitate a metodelor, procedeelor i tehnicilor de nregistrare, calcul i

prelucrare a datelor, folosite n asociaie,

. competena i precizia cu care sunt interpretate elementele informaionale din rapoartele

financiare i alte informaii financiare,

. capacitatea conducerii de a nelege, analiza informaia financiar i a lua n baza ei

decizii financiare, care, determinat de nivelul de pregtire n domeniul financiar-contabil

a persoanelor mputernicite pentru luarea deciziilor.

1.1.6. Conducerea Organizaiei trebuie s asigure condiii pentru primirea operativ i calitativ a

informaiilor financiare pe toate domeniile de activitate: prognozare, bugetare, procurarea, utilizare a

mijloacelor financiare i resurselor materiale, gestiune a fluxurilor financiare, eviden i control,

analiza indicatorilor, estimarea rezultatelor i luarea deciziilor.

1.1.7. Pentru realizarea succesului performanelor financiare i asigurarea deciziilor financiare

eficiente, managerii organizaiei, managerul mputernicit pentru luarea deciziilor financiare trebuie s

dispun de competen i cunotine n domeniile cadrului:

. general care reglementeaz crearea i activitatea ONG,

. juridic (Codul civil i actele normative aferente de nivel mai jos),

. relaiilor de munc (Codul muncii i actele normative aferente de nivel mai jos),

. fiscal (Codul fiscal i actele normative aferente de nivel mai jos),

. financiar-contabil (Legea contabilitii i actele normative aferente de nivel mai jos).

1.1.8. Pentru a lua decizii financiare, organul de conducere, direcia executiv a asociaiei va utiliza

recomandrile managerului financiar, viznd ntrebrile ce in de contabilitate, ncasri i pli,

executarea bugetului, disponibilitatea i utilizarea resurselor materiale, relaiile bancare, relaiile cu

finanatorii, starea decontrilor cu bugetul public naional (situaia privind plata impozitelor i

taxelor), finanrile i statele de plat ale salariilor, rapoartele financiare a entitii i cele pentru

finanatori, etc.

1.1.9. Concomitent, cu creterea dimensiunilor organizaiei, numrului de activiti (atunci cnd sunt

efectuate mai multe proiecte, iar pe lng finanarea extern se va desfura activitate economic

statutar), respectiv, cresc cerinele fa de cunotinele i experiena managerilor.

1.1.10. Preedintele Organizaiei i managerul financiar sunt trai la rspundere disciplinar,

material, administrativ sau penal, dup caz, n cazul nclcrii prevederilor legislaiei n domeniul

finaciar-contabil i fiscal, i alte domenii aferente managementului financiar.

1.2. Poziia i funciile managerului financiar n structura asociaiei

7

1.2.1. Funciile managerului financiar n structura organizaional a asociaiei revin contabilului-ef

(firmei de audit, care i ndeplinete funciile respective n baza unui contract de prestri servicii,

ncheiat ntre asociaie i firma de audit).

1.2.2. Sarcinile, funciile, atribuiile de serviciu concrete ale managerului financiar se adapteaz la

cerinele strategiei financiare ale asociaiei i se formuleaz n Regulamentul de organizare i func-

ionare a seciei (serviciului) contabil. Funciile concrete ale managerului financiar se formuleaz n

Fia de post a contabilului ef. Contabilul-ef al asociaiei trebuie s aib studii superioare sau medii

de specialitate de profil.

1.2.3. Managerul financiar trebuie sa realizeze aciuni concrete n rezolvarea sarcinilor curente ce

revin activitii financiare a asociaiei. Acestea sunt:

. bugetarea financiara (n comun cu Consiliul de Conducere i managerii de vrf ai

asociaiei),

. organizarea i asigurarea inerii contabilitii n mod continuu din momentul nregistrrii

pn la lichidarea entitii,

. asigurarea elaborrii i respectrii politicii de contabilitate n conformitate cu cerinele

legii contabilitii, ale S.I.R.F. i ale S.N.C.,

. urmrirea fluxului mijloacelor bneti (decontrile la conturile curente prin virament i cu

numerar, prin cas i titularii de avans),

. ordonarea documentelor referitoare la ncasri i pli,

. nregistrarea, perfectarea i ordonarea documentelor primare justificative aferente

procurrii/utilizri/consumului de bunuri i servicii,

. asigurarea ntocmirii i prezentrii oportune, complete i corecte a documentelor primare,

a registrelor contabile conform regulilor stabilite de Ministerul Finanelor, precum i

integritatea i pstrarea acestora conform cerinelor Organului de Stat pentru

Supravegherea i Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova;

. asigurarea elaborrii i aprobrii: planului de conturi contabile de lucru al entitii,

procedeelor interne privind contabilitatea de gestiune, formularelor documentelor primare

i registrelor contabile, n cazul lipsei formularelor tipizate sau dac acestea nu satisfac

necesitile entitii, regulilor circulaiei documentelor i tehnologiei de prelucrare a

informaiei contabile,

. calculul salariilor i onorariilor,

. contabilitatea zilnic a faptelor economice,

. pregtirea, ntocmirea i prezentarea rapoartelor financiare i manageriale, n

conformitate cu legea contabilitii i cu standardele de contabilitate,

. pregtirea, ntocmirea i prezentarea rapoartelor financiare finanatorilor de programe i

proiecte, n conformitate cu cerinele acestora,

. organizarea i efectuarea inventarierii (n comun cu managerii de vrf ai asociaiei i

persoanele cu rspundere material),

. analiza i calcularea preurilor i tarifelor la serviciile cu plat (aferente activitilor

economice care reiese nemijlocit din obiectivele statutare),

. analizele economice i pregtirea rapoartelor manageriale,

. asigurarea respectrii actelor normative n vigoare a Republicii Moldova.

1.2.4. n orice moment, managerul financiar al asociaiei trebuie s tie sumele mijloacelor financiare

necesare i ateptate n conturile curente. Urmrind i participnd zilnic n procesul activitii

curente, el trebuie s fie sigur, c fondurile organizaiei sunt folosite eficient, predestinat i n

termenele prevzute de programe/proiecte.

8

1.2.5. n cazul nlocuirii managerului financiar se va efectua n mod obligatoriu procedura de

primire-predare a documentelor financiar contabile (modelul Procesului verbal de primire-predare a

documentelor se anexeaz la Politica financiar (Cap.3, ntr.34).

1.2.6. Despre faptul numirii managerului financiar nou se ntiineaz n scris organul fiscal n care

asociaia se afl la eviden. Totodat, n cazul schimbrii managerului financiar n perioada

realizrii proiectului/programului, se anun finanatorii respectivi.

1.3. Metodologia aplicat n procesul exercitrii funciilor de management financiar

1.3.1. Direciile principale ale managementului financiar sunt:

. bugetarea,

. controlul executrii bugetelor,

. analiza financiar,

. contabilizarea faptelor economice, pregtirea rapoartelor financiare i rapoartelor pentru

finanatorii proiectelor/programelor,

. managementul investiiilor, distribuirea resurselor, strngerea de fonduri (fundraising,

activitate cu scop de colectare a donaiilor, etc.),

. plasarea de fonduri temporar libere,

. organizarea finanrii prin mprumut de fonduri,

. asigurarea managerilor financiari cu metodici i principii moderne i adecvate ale

managementului financiar,

. pregtirea i creterea profesional a managerilor financiari.

1.3.2. Activitile financiare ale managementului sunt:

. procurarea, distribuirea si utilizarea mijloacelor financiare i resurselor materiale,

. culegerea, documentarea, nregistrarea, conservarea si transmiterea de informaii despre

aceste mijloace i resurse,

. colectarea, prelucrarea, nregistrarea contabil si interpretarea datelor (n diverse rapoarte)

n vederea obinerii informaiei financiare,

. efectuarea controlului financiar n aceste domenii,

. elaborarea i luarea deciziilor financiare, inclusiv, repartizarea rezultatului obinut n

cazul desfurrii activitilor economice statutare,

. efectuarea operaiilor de corectare a deciziilor.

1.3.3. Metodele managementului financiar i controlul activitilor financiare se grupeaz astfel:

. metode si instrumente necesare procurrii, distribuirii si utilizrii mijloacelor financiare i

resurselor materiale: setul minimal obligatoriu include Regulamente interne Privind controlul intern, Politica procurrilor; planificarea financiar; repartizarea mputernicirilor pentru autorizarea tranzaciilor, plilor; stabilirea rspunderii materiale pentru bunurile asociaiei; cunoaterea i respectarea cerinelor actelor normative aferente procurrilor i plilor; respectarea cerinelor contractuale ale finanatorilor referitor la procurri, pli i utilizarea mijloacelor cu destinaiei special; procesul de bugetare i analiz; fiele de post, regulamentele funciilor subdiviziunilor structurale,

. metode si instrumente necesare culegerii, conservrii si transmiterii de informaii: setul minimal obligatoriu include Regulamentul cu privire la sistemul de control intern privind organizarea procesului de colectare, nregistrare i protecie a informaiei; repartizarea

9

responsabilitilor pentru colectarea, nregistrarea i protecia informaiei; utilizarea programelor moderne de nregistrare i conservare a informaiei; fiele de post, regulamentele funciilor subdiviziunilor structurale,

. metode si instrumente necesare colectrii, prelucrrii, nregistrrii si interpretrii datelor: setul minimal obligatoriu include Regulamentul cu privire la sistemul de control intern privind organizarea procesului de colectare, nregistrare i protecie a informaiei; Politica de contabilitate; existena sistemului de contabilitate; repartizarea responsabilitilor pentru colectarea, nregistrarea i protecia informaiei financiar contabile; utilizarea programelor moderne, adaptate la specificul asociaiei de nregistrare i conservare a informaiei financiar contabile; fiele de post, regulamentele funciilor subdiviziunilor structurale,rapoartele financiare i manageriale,

. metode si instrumente necesare efecturii controlului financiar: setul minimal obligatoriu include procesul de bugetare; Regulamentul cu privire la sistemul de control intern; activitatea i raportarea revizorului intern al asociaiei; analiza i monitorizarea executrii recomandrilor auditorilor, nlturrii nclcrilor stabilite n cazul controalelor fiscale i ale finanatorilor,

. metode si instrumente necesare pentru estimarea performanelor activitii: setul minimal

obligatoriu include procesul de bugetare a surselor de venituri, necesarul de resurse i a cheltuielilor; analiza executrii bugetelor; analiza indicatorilor din rapoartele financiare i manageriale,

. metode si instrumente ce se utilizeaz pentru elaborarea, luarea si realizarea deciziilor

financiare: setul minimal obligatoriu include analiza executrii bugetelor; analiza indicatorilor din rapoartele financiare i manageriale, pe baza lor se iau decizii financiare i de investiii;emiterea ordinelor cu privire la realizarea cerinelor stabilite n regulamentele interne, cerinele finanatorilor i actelor normative n vigoare vizavi de chestiunile financiare;decizii legate de utilizarea, gestionarea si urmrirea permanent a folosirii mijloacelor financiare, precum si analiza si asigurarea necesarului de finane pentru perioada urmtoare,

1.3.4. Instrumentele managementului financiar utilizate n cadrul asociaiei cuprind:

. planificarea financiar (Plan financiar): estimrile financiare pe termen mediu (2-3 ani), care vizeaz obiectivele strategice si se refera, n principal, la sursele de finanare necesare pentru realizarea obiectivelor statutare trasate pe aceast perioad; n scopul coordonrii fluxului de mijloace bneti i ca suport de orientare n procesul cutrii surselor de finanare,

. bugetarea: elaborarea bugetelor si a rapoartelor de control bugetar reprezint un mod de previziune financiara i de control a finanelor, prin care se stabilesc si se urmresc obiectivele anuale ale asociaiei. Bugetul exprim n cifre activitatea asociaiei i direciile prioritare ale acesteia, iar controlul asupra bugetului permite: 1) a scoate la iveal din timp greelile admise la etapa planificrii, devierile ntre veniturile i cheltuielile reale i cele planificate; 3) a lua decizii operative ntru corectarea planului,

. gestionarea financiar a activelor: elaborarea politicii managerial financiare care

conine reguli i responsabiliti aferente primirii, distribuirii, utilizrii bunurilor asociaiei. n cazul n care se creeaz i distribuie fonduri speciale de mijloace bneti i active materiale, inclusiv fondurile finanate de donatori, se stabilesc reguli i

10

responsabiliti aferente transmiterii acestor fonduri beneficiarilor; pe baza informaiilor financiar-contabile se evalueaz si se administreaz eficient resursele de care dispune asociaia (resurse financiare, materiale si umane) in vederea realizrii obiectivelor si strategiilor stabilite pentru dezvoltarea si consolidarea asociaiei,

. Politica de contabilitate: politica de contabilitate descrie sistemul de eviden contabil i

raportare al asociaiei, care asigur controlul tuturor tranzaciilor efectuate, iar prin intermediul rapoartelor financiare - asigur transparena activitii i imaginii asociaiei. Concomitent, rapoartele financiare sunt produsul final a funciei contabile, oferind celor interesai posibilitatea de a aprecia rapid starea financiar a asociaiei. Bilanul contabil ofer cel mai clar i obiectiv tablou pentru a aprecia poziia financiar a asociaiei (disponibilitile de active i sursele acestora) la un moment dat i a trage concluzii cu privire la eficiena politicii financiare. De asemenea, rapoartele financiare asigur cu informaia privind fluxul mijloacelor cu destinaie special (granturi, alte finanri cu destinaie special), alte venituri i cheltuieli legate de activitatea statutar,

. evaluarea proiectelor: aplicarea acestui instrument permite a evalua eficacitatea financiar a proiectelor i programelor planificate i realizate, ceea ce contribuie la prentmpinarea i evitarea cheltuielilor neraionale, neefective i luarea deciziilor negndite. n scopul creterii eficienei economice a activitilor de proiect, utilizrii raionale a resurselor pe proiecte, gestionrii eficiente a cheltuielilor de proiect, se aplic ca instrumente separate ale managementului financiar a) bugetarea veniturilor i cheltuielilor pe proiecte; b) estimarea i analiza financiar a rezultatelor pe proiecte, asigurarea contabilitii separate pe proiecte; c) bugetarea resurselor materiale pentru proiecte separate,

. estimri i analize financiare, elaborarea deciziilor: reprezint metode si instrumente necesare pentru estimarea i analiza rezultatelor, performanelor activitii.

1.4. Elaborarea standardelor interne a contabilitii manageriale

1.4.1. Sistemul de contabilitate al Organizaiei are drept scop obinerea certitudinii c sunt atinse

urmtoarele obiective:

. sistemul de contabilitate, n ansamblu, este relevant activitii, innd cont de volumul i

modul administrrii veniturilor i cheltuielilor,

. operaiunile sistemului contabil corespund scopului i sunt eficiente n rezultat (emit

informaia relevant i necesar),

. rapoartele financiare emise de sistem sunt credibile,

. operaiunile produse de sistemul contabil corespund legislaiei n vigoare i altor

reglementri aplicabile,

. sistemul este organizat astfel, c asigura prevenirea i evaluarea riscurilor si identificarea

neajunsurilor n acesta, inclusiv, riscurile legate de gestionarea cu mijloacele

predestinate,

. sistemul asigur administrarea eficienta a activitii entitii n ansamblu i a proiectelor

(programelor) n particular (gestionarea mijloacelor finanatorilor n conformitate cu

cerinele contractuale, de parteneriat, instruciunilor speciale ale finanatorilor, etc.).

1.4.2. Standardele externe ale contabilitii manageriale ale asociaiei cuprind actele normative n

domeniul reglementrii contabile, fiscale, civile, n domeniul muncii i alte domenii relevante,

principale din care sunt:

11

. Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomerciale

neguvernamentale de diferit tip.

. Codul civil al RM nr.1107-XV din 06.06.02;

. Codul fiscal al RM (toate titlurile);

. Codul muncii RM nr.154-XV din 28.03.03;

. Codul Republicii Moldova cu privire la contravenii nr.218- XVI din 24.10.2008;

. Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007;

. HG RM cu privire la reglementarea activitii Ministerului Finanelor nr. 1265 din

14.11.2008;

. Bazele conceptuale de pregtire i prezentare a rapoartelor financiare (ord. MF RM

nr.174 din 25.12.97);

. Legislaia care reglementeaz crearea i activitatea organizaiilor necomerciale

neguvernamentale de diferit tip.

. Codul civil al RM nr.1107-XV din 06.06.02;

. Codul fiscal al RM (toate titlurile);

. Codul muncii RM nr.154-XV din 28.03.03;

. Codul Republicii Moldova cu privire la contravenii nr.218- XVI din 24.10.2008;

. Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007;

. HG RM cu privire la reglementarea activitii Ministerului Finanelor nr. 1265 din

14.11.2008;

. Bazele conceptuale de pregtire i prezentare a rapoartelor financiare (ord. MF RM

nr.174 din 25.12.97);

. Indicaii metodice privind particularitile contabilitii n organizaiile necomerciale,

ordinul Ministerului finanelor nr. 158 din 06.12.2010;

. Standardele Naionale de Contabilitate;

. Planul de conturi contabile al activitii economico-financiare a ntreprinderilor, ordinul

Ministerului finanelor nr. nr.174 din 25.12.97.

Pentru asigurarea unei gestionri eficiente n cadrul managementului financiar, persoanele cu funcie de

rspundere ale organizaiei trebuie s cunoasc i s respecte prevederile actelor normative cu caracter

general, care sunt aplicabile n procesul managementului financiar.

1.4.3. Standardele interne ale contabilitii manageriale ale Organizaiei cuprind:

. Planul bugetar consolidat al asociaiei (planuri bugetare pe proiecte, evenimente

separate) ;

. Regulamentul cu privire la organizarea sistemul de control intern;

. Regulamentul de funcionare a serviciului contabil ;

. Contractul de prestri servicii cu managerul financiar (firma de audit, contabil

ntreprindere individual, contabil ntrprinztor (pe baz de patent)) sau, contract

individual de munc cu contabilul-persoan fizic angajat ;

. Dovezi de competen i experiena a managerului financiar (firma de audit, contabilul-

ef);

. Fiele de post ale contabililor ;

. Politica de contabilitate i anexele la aceasta;

. Planul de conturi de lucru (anex la Politica de contabilitate) ;

. Program de contabilitate adecvat volumului de operaiuni, adaptat la specificul activitii

asociaiei (la cerinele Indicaiilor metodice privind inerea contabilitii n organizaii

necomerciale) ;

. Nomenclatorul dosarelor n contabilitate (clasificarea, nregistrarea i pstrarea

funcional i de scop a documentelor contabile), inclusiv, asigurarea separrii

12

documentelor care reflecta operaiunile de primire i utilizare a mijloacelor cu destinaie

special, grupate pe proiecte (programe), finanatori;

. Nomenclatorul formularelor tipizate ale documentelor de eviden primar (anex la

Politica de contabilitate) ;

. Nomenclatorului formularelor tipizate ale documentelor de eviden primar cu regim

special (anex la Politica de contabilitate) ;

. Lista documentelor i funciilor/persoanelor responsabile pentru acestea (anex la Politica

de contabilitate), repartizarea responsabilitpilor pentru ntocmirea, acceptarea,

autorizarea i controlul documentelor primare (document, responsabil de ntocmire sau

prezentare, responsabil de coordonare, avizare, verificare, aprobare i prezentare n

contabilitate);

. Graficul (documentul, termenii, responsabilii, aprobrile) de prezentare a documentelor n

contabilitate (anex la Politica de contabilitate) ;

. Lista aprobat a persoanelor care autorizeaz tranzaciile financiare procurri, pli,

distibuiri a mijloacelor i resurselor asociaiei (inclusiv, modelul semnturilor aprobate a

acestor persoane) ;

. Rapoartele contabile financiare i manageriale, Rapoarte financiare i manageriale

generale pe entitate, pregtite n termenii stabilii de legislaie, de conducere i aprobate

de directorul executiv;

. Rapoartele ctre finanatori, aprobate de ctre directorul executiv i finanatorii respectivi,

. Rulajul lunar al conturilor de activ si pasiv, tranzactiile atribuite conturilor de bilant si de

rezultate, materialele de verificare si reconciliere a acestora;

. Documnte care justific efectuarea regulat a reconcilierilor, verificrilor mijloacelor

bneti; dovezi de reconciliere a soldulului mijloacelor pe conturile bancare lunar cu

extrasele bancare si registrele contabile;

. Documente care justific evidena, gestionarea i inventarierea imobilizrilor i activelor

curente ale asociaiei, inclusiv: a) Ordinea i termenele de efectuare a inventarierilor

(inventarieri anuale, n legtur cu schimbarea persoanelor gestionare, a conductorului,

n cazul pierderi, furtului, calamitilor naturale etc ; alte aspecte legate de organizarea i

efectuarea inventarierilor) ; b) Lista aprobat a componenei comisiei centrale i

comisiilor locale de inventariere ;

. Ordinea efecturii cheltuielilor de reprezentan ;

. Copii de rezerv a bazei de date financiar-contabile;

. Dovezi documentate i materiale de asigurare a pazei (proteciei) documentelor primare,

registrelor contabile i a bazei de date financiar-contabile.

1.4.4. n scopul asigurrii executrii i respectrii standardelor contabilitii manageriale ale

asociaiei, n cadrul entitii se emit ordine:

. Cu privire la numirea n funcie a managerului financiar (firma de audit, contabil

ntreprinztor, contabil-persoan fizic angajat, dup caz) i responsabililor pe

sectoarele contabilitii,

. Cu privire la numirea persoanelor cu rspundere material i ncheiearea contractelor

privind gestionarea bunurilor asociaiei,

. Cu privire la aprobarea listei titularilor de avans (persoanelor care au dreptul sa primeasc

i s cheltuie bani lichizi din casa asociaiei ; termenele de rambursare a banilor

necheltuiti i termenele de prezentare a rapoartelor privind procurrile de mrfuri i

servicii efectuate),

. Cu privire la aprobarea Normelele de consum a combustibilului, normele de parcurs si

exploatare a anvelopelor pentru mijloacele de transport auto utilizate n activitatea

asociaiei (proprii i nchiriate),

. Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru primirea donaiilor, ajutorului

umanitar, activelor materiale transmise de persoane fizice i juridice cu titlu gratuit,

13

. Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru evaluarea i eliberarea ctigurilor n

cadrul concursurilor organizate,

. Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru efectuarea (primirea-predarea

bunurilor) donaiilor,

. Cu privire la aprobarea comisiei pentru procurarea, evaluarea i nstrinarea mijloacelor

fixe ale asociaiei,

. Cu privire la aprobarea componenei comisiilor de casare i trecere la cheltuieli a

activelor consumate, utilizate, donate,

. Cu privire la aprobarea componenei comisiei pentru primirea i evaluarea donaiilor

filantropice.

1.4.5. Tipul rapoartelor care se pregtesc de ctre managerul financiar al asociaiei i/sau se prezint

organelor abilitate de stat, Consiliului de Conducere al asociaiei, utilizatorilor interesai de

informaia asociaiei:

Rapoartele financiare anuale (set complet), care cuprind: - Bilanul contabil;

- Raportul de profit i pierdere

- Raportul privind fluxul mijloacelor bneti

- Raportul privind fluxul capitalului propriu

- Notele explicative, inclusiv anexele la Rapoartele financiare

- Informaie privind fluxul mijloacelor cu destinaie special

Rapoartele financiare anuale (set simplificat), care cuprind: - Bilanul contabil;

- Raportul de profit i pierdere

- Notele explicative, inclusiv anexele la Rapoartele financiare

- Informaie privind fluxul mijloacelor cu destinaie special

Not: Tipul setului de rapoarte financiare va depinde de sistemul de contabilitate aplicat de ctre

asociaie, care se stabilete n Politica de contabilitate anual i se selecteaz n funcie de criteriile

stabilite n Legea contabilitii.

Raportul conducerii,

Rapoartele de audit (n cazul n care s-au efectuat lucrri de audit i acest raport este

solicitat de ctre organele de stat, finanator, membrii Consiliului de conducere, ali

utilizatori de informaie ai asociaiei),

Rapoarte statistice (tipul rapoartelor, care trebuie prezentate se stabilete conform

cerinelor organului de statistic, n funcie de dimensiunile entitii i alte criterii),

Rapoarte fiscale (tipul rapoartelor fiscale care trebuie prezentate se stabilete conform

cerinelor Codului fiscal, pentru fiecare impozit n parte,

Rapoarte financiare pregtite donatorilor i finanatorilor de proiecte, programe,

evenimente, conform cerinelor stabilite n condiiile contractuale.

Alte rapoarte (de exemplu, diverse rapoarte manageriale, nomenclatorul, formatul i

periodicitatea ntocmirii a crora se stabilesc n funcie de apariia necesitilor

informaionale sau a cerinelor finanatorilor i donatorilor).

1.4.6. Cerinele de prezentare i semnare a rapoartelor.

Conform art.38 din Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, asociaia prezint rapoartele

financiare Adunrii generale, Consiliului de Conducere, finanatorilor, n cazul solicitrii,

Serviciului informaional al rapoartelor financiare, altor autoriti publice (organelor fiscale, etc.),

14

instituiilor financiare i utilizatori interesai, n baza legii i/sau acordului cu asociaia. n cazul

aplicrii sistemului contabil simplificat sau complet n partid dubl, termenul limit de prezentare a

rapoartelor financiare anuale proprii este n termen de 90 de zile urmtoare anului de gestiune.

Termenul concret de prezentare a raportului financiar se stabilete de Serviciul informaional al

rapoartelor financiare. Data prezentrii rapoartelor financiare se consider data expedierii acestora

prin pota electronic sau data transmiterii efective Serviciului informaional al rapoartelor financiare

i altor organe autorizate.

Conform art.36 din Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007, rapoartele financiare vor fi

semnate pn la momentul prezentrii lor utilizatorilor, de ctre persoanele ce reprezint conducerea

asociaiei, care sunt indicate n Politica de contabilitate a organizaiei. Conform Politicii de

contabilitate aprobate pentru anul de gestiune concret, aceste persoane pot fi:

Preedintele Organizaiei,

Directorul executiv,

alt membru mputernicit de ctre Preedinte sau Consiliul de conducere.

Dac persoanele menionate nu sunt capabile s semneze rapoartele financiare, la acestea se

anexeaz o explicaie a persoanelor care semneaz rapoartele respective iar n cazul dac refuz s

semneze rapoartele financiare, la acestea se anexeaz o obiecie scris i semnat, cu indicarea

motivului de refuz.

Anexa 2. Bugetarea i Modele de bugete

Formatul i coninutul bugetului sunt determinate de tipul organizaiei, activitile desfurate i scopul bugetului. Bugetele se elaboreaz, ca regul, nainte de anul calendaristic urmtor i se aprob de ctre organul suprem de conducere al ONG-ului. Pe parcursul perioadei de gestiune bugetul consolidat (bugetele separate) se analizeaz i se corecteaz periodic. La sfritul anului trebuie s fie elaborat i aprobat de ctre organul suprem de conducere al ONG-ului raportul cu privire la executarea bugetului (bugetelor). Controlul asupra respectrii i executrii bugetului ajut la detectarea timpurie a erorilor n planificare sau a abaterilor aprute ntre indicatorii planificai i cei reali a veniturilor (surselor de finanare) i cheltuielilor i, n rezultat, la luarea operativ a msurilor necesare pentru continuarea cu succes a activitilor. n continuare sunt prezentate cteva modele de bugete.

Bugetul general de venituri pe 6 luni ale anului 201X

No Donator, sursa de

finanare, activitatea Codul

Sursei

de

finanare

Buget total Buget repartizat pe perioada

(luni)

n

valut Rata

de

schimb

n

MDL

01 02 03 04 05 06

Sold la inceput de

an

(daca este cazul, se

indica donatorul,

alta sursa,

progranul,

activitatea)

1 Donator

1.1 Activitatea 1

1.2 Activitatea 2

2 Donator

15

2.1 Activitatea 1

2.2 Activitatea 2

3 Activitate

economica statutar

3.1 Program 1

3.2 Program 2

4. Cotizaii de intrare

4.1 Program (activitate)

5 Cotizaii de membru


6 Donaii condiionate


condiionate

7 Donaii necondiionate


la discreia ONG

8 Alte finanri

8.1- Program (activitate)

9 Transferuri de la

partenerii de

program

9.1 Proiect (program) 1

9.2 Proiect (program) 2

Total

Bugetul general desfurat al cheltuielilor pe 6 luni ale anului 201X

Cod

ul

chelt

u

ielilo

r

Donatorul, sursa de

finanare, programul,

activitatea, tipul cheltuielilor

Codu

l

surse

i de

finan

are

Total cheltuieli Cheltuieli repartizate pe perioad

val Rat

a

de

sch

im

b

md

l

01 02 03 04 05 06

I. Cheltuieli administrative (de

oficiu)

Cheltuieli ale personalului

Salarii

Contribuii de asigurri

sociale de stat obligatorii

Prime de asigurare

obligatorie de asisten

medical

Total

Alte cheltuieli administrative

Locaiunea

Energie electrica

Servicii de comunicaie

16

Servicii comunale

Echipament calculator

Cheltuieli bancare

Consumabile

Abonare la reviste si ziare

Cheltuieli de delegaie

Total cheltuieli

administrative

II. Cheltuieli de program

(proiect)

Program A, total

Activitatea 1, total

Inclusiv:

(se indic cheltuielile pe

activitate)


Inclusiv: (se indic cheltuielile

pe activitate)

Program B, total


Inclusiv:

(se indic cheltuielile pe

activitate)


Inclusiv:(se indic cheltuielile

pe activitate)

Total cheltuieli de program

(proiect)

III. Transferuri partenerilor de

program

Proiectul nr.1

Proiectul nr.2

Total transferuri

IV. Alte cheltuieli

Total general cheltuieli

Bugetul de program (proiect)

Denumirea donatorului: Codul

sursei

Bugetul total Bugetul repartizat pe

trane

Denumirea organizaiei: n

valuta

Rata de

schimb

n mdl I II III IV

1. Program A

1.1 Activitatea 1

Elaborarea studiului

1.2 Activitatea 2

Sub-activitatea 1

Sub-activitatea 2

Sub-activitatea 3

17

2. Program B

2.1 Activitatea 3

Sub-activitatea 1

Sub-activitatea 2

2.2 Activitatea 4

Sub-activitatea 1

Sub-activitatea 2

3. Alte costuri directe

Salariul directorului de

proiect

Salariul

coordonatorului de

proiect

Salariul contabilului

Locaiunea

Telecomunicaie

Cheltuieli bancare

Audit

Total

Not: n prezent nu exist cerine reglementate de elaborare sau modele stabilite ale bugetelor n ONG.

La elaborarea bugetelor organizaiile necomerciale trebuie s se conduc de specificul activitii, tipurile

de finanare i cerinele informaionale. Respectiv, modelel bugetelor pot fi diverse: separate pe

programe, pe activiti, pe cheltuieki generale administrative i de ntreinere a oficiului, pe venituri

generale, pe cheltuieli generale, etc, precum i combinate.

La finele perioadei pentru care s-a elaborat bugetul organul de conducere al organizaiei necomerciale

trebuie s aprobe i raportul privind executarea acestuia. Un model al acestui raport este prezentat n

continuare.

Raportul cu privire la executarea planului bugetar al asociaiei obteti pe anul 201X

Nr.crt. Tipuri de mijloace

(finanri) i cheltuieli

Aprobat,

lei/valut

Modificat,

lei/valut

Executat Devieri

lei/valut % lei/valut %

Controlul asupra respectrii i executrii Bugetului n cursul activitii ajut la detectarea timpurie a

erorilor n planificare sau a abaterilor aprute ntre indicatorii planificai i cei reali a veniturilor (surselor

de finanare) i cheltuielilor i, n rezultat, la luarea operativ a msurilor, necesare pentru continuarea cu

succes a activitilor.

Anexa 3. Structura organizaiei. Politica i modelul structurii sistemului de control intern (SCI)

La elaborarea politicii SCI trebuie s fie luate n consideraie urmtoarele prevederi:

18

conform art. 41 din Legea contabilitii nr.113-XVI din 27.04.2007, orice entitate, inclusiv

ONG, este obligat s organizeze un sistem de control intern. Rspunderea pentru organizarea i

aplicarea controlului intern o poart conducerea (direcia executiv) a entitii. n ONG-uri,

conducerea poate s fie reprezentat prin Consiliul de conducere al oraganizaiei sau prin

directorul executiv al acesteia (managementul de vrf i funcional);

n actele de constituire ale ONG sau n regulamentele interne este numit un revizor (cenzor), sau

o comisie de revizie, crora pot fi transmise o parte din funciile de meninere a sistemului de

control intern;

elaborarea i implementarea sistemului de control intern este cel mai eficient mod pentru a

elimina/preveni sau minimiza riscurile de pierdere a diverselor valori materiale i nemateriale ale

organizaiei, deasemenea, pentru asigurarea faptului c politicile manageriale se execut;

SCI se constituie din politici, proceduri, reguli, regulamente, bugete, sistemului de contabilitate i

raportare financiar i este destinat la crearea condiiilor preliminare necesare faptului, ca

managerii, n special, i entitatea n ntregime vor atinge obiectivele trasate;

volumul i coninutul politicii cu privire la SCI trebuie s fie relevant (s corespund)

dimensiunilor, volumului de lucru i specificului organizaiei

poltica SCI trebuie s fie formulat, documentat i aprobat, corespunztoare scopurilor statutare

i financiare ale organizaiei i s funcioneze n mod regulat i eficient;

buna funcionare va depinde, de asemenea, de personalul responsabil de activitile respective.

Sistemul de selecie, recrutare, promovare, educaie i formare profesional trebuie s ofere o

nalt calificare i integritate a personalului implicat;

un sistem de contabilitate adecvat, ca parte component a SCI, este format din metode i evidene

stabilite de management pentru identificarea, colectarea, analiza, clasificarea, nregistrarea i

raportarea informaiei financiare, care se refer la faptele (tranzaciile) economice care au avut

loc n perioada de gestiune;

repartizarea ntre angajai a funciilor incompatibile ofer un control, care ajuta la prevenirea

erorilor, neregulilor, nclcrilor, fraudelor. n msura n care este posibil, trebuie s fie divizate

urmtoarele atribuii: 1) autorizarea (permiterea) de a efectua tranzaciile; 2) efectuarea (realiarea)

nemijlocit a tranzaciilor; 3) accesul direct la activele entitii; pstrarea activelor (rspunderea

material); 4) contabilizarea tranzaciilor;

procedurile de control reprezint o politic care completeaz mediul de control, sunt stabilite de

management pentru atingerea obiectivelor generale i pentru activiti separate;

un SCI nu garanteaz pe deplin lipsa abaterilor, erorilor, neregularitilor i ineficiena muncii,

dar asigur un sistem, care va ajuta pentru a detecta, a preveni i a corecta dn timp erorile i

neregularitile, contribuind la creterea eficienei muncii. Deoarece resursele ndreptate pentru

crearea unui control excesiv, ar putea fi utilizate pentru atingerea altor scopuri i sarcini.

Funciile de baz ale managerilor i responsabilitile n cadrul SCI, inclusiv, pentru asigurarea

informaiilor financiar-contabile calitative sunt:

elaborarea Regulamentelor i politicilor interne (statutul, politica cadrelor, salarizrii, politica de

protejare a activelor organizaiei, de evaluare a riscurilor, politica de contabilitate, politica

desfurrii activitilor/msurilor cu destinaie special (proiecte, programe) care sunt legate cu

misiunea organizaiei;

asigurarea existenei i rotaiei n organizaie a documentelor primare care care justific faptele

economice efectuate, a deciziilor (ordinelor, dispoziiilor, contractelor de munc, contractelor

civile, fielor de post, tabellor de pontaj, actelor de recepionare a lucrrilor i serviciilor,

documentelor justificative aferente procurrii i nstrinrii activelor, recepionarii serviciilor i

lucrrilor, consumului activelor i servicilor, altor documente primare i contabile), a registrelor

contabile, rapoartelor financiare, rapoartele conducerii, rapoartelor ctre diveri finanatori i

donatori, altor raporte relevante;

cunoaterea legislaiei relevante activitii i a domeniului de aplicare a acesteia;

19

nelegerea legturii contabilitii cu legislaia fiscal;

obligativitatea inerii contabilitii n corespundere cu cerinele Legii contabilitii;

rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar;

elaborarea i aprobarea Politicii de contabilitate (reguli generale de contabilitate a elementelor

patrimoniale, ciclul contabil, conturile contabile aplicate, registreale contabile, modul de

corectare a erorilor contabile etc);

asigurarea existenei documentelor primare, inclusiv, a documentelor cu regim special;

efectuarea inventarierii patrimoniului, n modul stabilit de legislaie;

elaborarea rapoartelor financiare i ale conducerii (stabilirea mputernicirilor privind rspunderea

pentru ntocmirea, semnarea rapoartelor);

stabilirea, susinerea i dezvoltarea sistemul de control intern;

pstrarea documentelor; rspunderea pentru nerespectarea legii contabiliti.

3.1. Structura organizaiei

se revizuiete cel puin odat n an, sau dup necesitate, n cazul n care s-au produs careva

schimbri eseniale, care necesit restructurarea cadrelor;

periodic (periodicitatea se stabilete i se aprob de membrii Consiliului i se documenteaz

printr-un proces verbal) preedintele asociaiei raporteaz Consiliului de Conducere despre

activitate curent;

la elaborarea structurii organizaionale se ine cont de urmtoarele:

- ce chestiuni, sarcini, activiti se realizeaz i se preconizeaz pe parcursul anului

calendaristic,

- ce chestiuni, activiti nu se vor mai realiza,

- care funcii n statele de personal sunt necesare pentru realizarea activitilor, chestiunilor,

sarcinilor planificate,

- este sau nu necesar de a modifica structura organizaional existent.

reieind din activitile, sarcinile i funciile planificate se elaboreaz diagrama organizaional,

care reflect ierarhia gestionrii i nivelurile de responsabilitate;

se descrie n form scris sarcinile i responsabilitile fiecrei structuri organizaionale

(regulamentul structurii organizaionale) i ale funciilor (politica gestionrii cu personalul, fiele

de post i cerinele fa de funciile cu caracter temporar);

determinarea i aprobarea nivelului, mrimii salariilor, onorariilor i altor pli.

Diagrama organizaional (Model)

a asociaiei obteti _____________

Director executiv

Serviciul

activitate 3

(activitate

economic)

Adunarea general

Consiliul de Conducere

Preedinte

20

3.2. Principiile, politicile i procedurile n organizaie

1. Activitatea organizaiei trebuie s fie formalizat prin documentarea standardelor, politicilor

i procedurilor respective volumului i direciilor de lucru.

2. Primul pas: se formuleaz principiile de activitate (baza-statutul asociaiei, actele normative

n vigoare, care reglementeaz activitatea) i modul de aplicare a acestora n practic

(exemplu: principiul asigurarea competenei personalului).

3. Pasul 2: se formuleaz Politicile asociaiei, care reprezint standardele, regulamentele care se

vor aplica la realizarea activitilor, msurilor, gestionrilor concrete (exemplu- Politica

gestionrii personalului).

4. Pasul 3: se formuleaz procedurile, care reprezint paii, activitile concrete care asigur

respectare/realizarea politicilor i regulamentelor (exemplu ncadrarea personalului pe baz

de concurs, utiliznd metode modern de selectare, testare, inteviuriere etc).

5. Toate funciile de baz i cele temporare trebuie s fie descrise (Regulamentul de gestionare

cu personalul, statele de personal, Cerinele fa de personalul implicat temporar, contractele

de munc, fiele de post, contractele civile de prestri servicii). Descrierea funciilor trebuie

s cuprind urmtoarele elemente de baz: 1) descrierea general a funciei; 2) descrierea cui i

se supune funcia i cine i se supune; 3) descrierea activitii i aciunilor concrete,

mputernicirilor i responsabilitilor aferente funciei; 4) criteriile de evaluare a lucrului

ndeplinit, cerinele minimale (de exemplu, pentru activitatea de verificare a corectitudinii

documentelor primare justificative se vor stabili criteria privind:plenitudinea documentelor,

lipsa erorilor de calcul, n denumiri, corectitudinea ntocmirii, verificarea i inregitrarea n

termenele stabilite ect.). Descrierea funciilor asigur aprecierea i evaluarea obiectiv a

lucrului ndeplinit i a mrimii remunerrilor stabilite. Ffunciile descrise trebuie revizuite

periodic.

6. Politica aferent personalului va include politica ce ine de conflictele de interese (exemplu-

neadmiterea tranzaciilor economice cu rudele i personae afiliate). Existena acestei politici

va asigura transparen privind existena sau lipsa deciziilor sau aciunilor privind careva

ctiguri, faciliti ect pentru personalul, membrii asociaiei sau rudelor acestora, altor

persoane, n deosebi, n cazul tranzaciilor financiare de mrime considerabil. Politica ce

ine de conflictele de interese nu inerzice n mod obligatoriu, dar cere transparen i decizii

deschise i explicabile privind astfel de tranzacii.

7. Politica aferent personalului va include reguli privind orele de munc (graficul), condiiile

de munc, condiii privind munca peste normele de timp stabilite conform legislaiei,

achtarea muncii, inclusiv a muncii efectuate n condiii speciale sau peste normele stabilite a

orelor de munc, modul de modificare a condiiilor de munc i a remunerrii acesteia, ect.

8. Procedurile aferente Politicii de gestionare cu personalul vor include: 1) procedure de

evaluare a personalului (cine evalueaz, cu ce periodicitate, n baza cror criteria); 2)

procedure de soluionare a conflictelor i de eliberare; 3) procedure de asigurare cu volum de

munc i de compensare a muncii efectuate; 4) procedure de administrare cu personalul.

9. Procedurile aferente gestionrii administrative (descrise n Regulamentul intern i alte

regulamente i circulare) trebuie s includ urmtoarele procedure administrative:

Serviciul

financiar-

contabil

Serviciul

activitate 1

(granturi)

Serviciul

activitate 2

(alte ctiviti)

Director de

proiect

Coordonator

de proiect

21

- Reguli aferente titularilor de avans (modul n care personalul obine dreptul de procurare a

bunurilor pentru asociaie, de nsi procurare, documentarea procurrilor, termenele de

prezentare a decontului de avans (raportul privin banii cheltuii i destinaia) sau de

rambursare a banilor necheltuii, ect;

- Reguli privind delegarea personalului n scopuri de serviciu (ordine de deplasare, sarcinile

deplasrii, raportul despre rezultatele deplasrii, documentele care justific cheltuielile de

deplasare, alte documente relvante);

- Reguli de utilizare a telefoanelor, cartelelor corporative, limitarea utilizrii acestora n

scopuri personale ect);

- Reguli de exploatare a utilajelor i mobilierului de oficiu, a obiectelor de mic valoare i

scurt durat;

- Interdicia aflrii n ncperile asociaiei a obiectelor (utilajelor ) personale, sau nregistrarea

acestora n modul stabilit (de exemplu, transmiterea asociaiei spre folosire pe baza

contractului de comodat);

- Reguli privind activitatea n afara orelor de munc stabilite sau efectuarea altui lucru n

ncperea asociaiei;

10. Toate politicile i procedurile trebuie s fie descrise, aprobate de ctre Consiliul de

conducere a asociaiei i aduse la cunotina personalului respectiv.

3.3. Structura Politicii de gestionare cu personalul

Politica de gestionare cu personalul trebuie s cuprind urmtoarele elemente de baz:

- ntroducere (descrierea scurt a asociaiei, obiectivelor i sarcinilor);

- Ocupaia personalului,

- Politica de baz,

- ncadrarea n munc (angajarea),

- Termenul de ncercare,

- Forma ocuprii funciei (ziua de munc deplin, prescurtat, lucru temporar),

- inerea fielor personale a salariailor,

- Timpul i condiiile de munc (orele individuale de munc, graficul colectiv de munc, orele

de munc supra normelor stabilite de legislaie, explicaii n cazul neprezentrii la lucru,

ect.),

- Structura salariului, Tarifele de salariu (salariile, onorariile funciilor) , inclusiv: structura

salariului, data eliberrii avansului i a salariilor, onorariilor, deducerile la care au dreptul

salariaii, msuri de ridicare a calificrii personalului (cursuri, traininguri, alte msuri),

priveligii pentru personal, sanciuni pentru nerespectarea condiiilor de munc, inclusiv

pentru neprezentarea la serviciu, graficul concediilor, srbtorilor, politica recuperrii

buletinelor pentru incapacitatea temporar de munc, concedii din cont propriu, concedii de

maternitate, n legtur cu ngrijirea copilului, ct pentru mame, att i pentru tai, concedii

ordinare administrative, asigurarea social i medical, ieirea la pensie, alte priveligii,

asigurarea vieii, acigurarea n cazul accidentelor de munc;

- Politici i proceduri administrative generale: munca nelegat de funciile de baz,

promovarea n funcie, nchiderea oficiului, telefonia, comunicaiile, deplasrile, lucrurile

personale, cheltuielile de oficiu, pastrare i utilizarea, fumatul, utilizarea, reparaia i

profilaxia utilajului i mobilierului;

- Verificarea lucrului ndeplinit (respectarea graficului colectiv de munc, evidena timpului

individual de munc, proceduri de control;

- Evaluarea mucii (criterii principale: calitatea, cantitatea, comunicarea, iniiativa i

creativitatea,

- Soluionarea problemelor (conflictele de munc, evidena propunerilor, problemelor,

avertizrilor);

22

- Eliberarea din funcie (din dorin proprie, la pensie, eliberarea din funcie n legtur cu

nerespectarea regulamentului intern, a condiiilor de munc, calcularea salariului de

eliberare;

- Diagrama organizaional a asociaiei,

- Politica conflictelor de interese,

- Proceduri de verivicare a lucrului ndeplinit,

- Enumerarea funciilor de baz (descrierea concret funciilor nu se include n Politica de

gestionare cu personalul, dar n alte documente, menionate mai sus).

Politica personalului se revizuiete periodic (nu mai rar dect odat n an) i se aplic n mod obligatoriu

conform procedurilor descrise n aceasta.

3.4. Structura Politicii sistemului de control intern

n funcie de scopurile statutare, specificul activitii, dimensiunile organizaiei i volumul

tranzaciilor, politica unui SCI trebuie s conin descrierea urmtoarelor aspecte de gestiune i

control:

A. Dispoziii generale. Se stabilesc responsabilitile pentru:

identificarea, gestionarea, evidena permanent a activelor ONG;

identificarea, evaluarea riscurilor n activitate i msurile luate ntru minimizarea lor;

asigurarea nivelului necesar de securitate a activelor ONG.

B. Controalele interne administrative i de organizare. n ONG trebuie s existe i s fie descrise

n politica SCI:

documentele, n care care se stabilete politica i scopurile strategice ale ONG;

Regulamentele interne elaborate, n care se stabilesc funciile, responsabilitile, obligaiunile,

mputernicirile personalului;

liniile de informare i raportare, precum responsabilii pentru aceasta, forma i periodicitatea

comunicrii i informrii;

documentaia viznd politicile, practicile i procedurilor contabile, stabilite n cadrul ONG.

Obligaiile i mputernicirile serviciului contabil, al fiecrui contabil;

documentele cu descrierea procedurilor operaionale i de control (verificri) zilnice (manuale i

computerizate);

documentele primare pentru scopurile contabilitii i a sistemelor de control (inclusiv registrele

de introducere a modificrilor n sisteme i programe, cu indicaia NP a persoanelor mputernicite

s fac acest lucru i data efecturii modificrilor);

Se fixeaz faptul existenei n cadrul ONG-ului:

a unui Registru actualizat cu semnturile persoanelor mputernicite, inclusiv modelele

semnturilor acestora, indicnd nivelul mputernicirilor; a unui registru a problemelor discutate la

adunrile importante, registru notelor de serviciu de nivel intern; registrul corespondenei cu

organele de drept i alte organe administrative;

a Codului purtrii angajailor i regulamentul despre politica reglementrilor conflictelor de

interese n cadrul ONG-ului;

a Programului de instruire a cadrelor n baza sugestiilor i analizelor efectuate;

Se descrie, ce proceduri exist privind repartizarea obligaiilor ntre colaboratori i controlul

competenei lor.

C. Metodele de gestionare. Se stabilesc i trebuie s fie descrise:

23

responsabilitile controlului regulat a drilor de seama, cu menionarea poziiilor de risc n

comparaie cu limitele stabilite;

procedurile elaborate, care s asigure transmiterea regulat i actualizat a informaiei veridice

ctre conducere;

procedurile de control, regularitatea efecturii acestora, pentru verificarea activitii de

acumulare a fondurilor financiare, utilizrii lor, evalurii riscurilor de diminuare a resurselor

financiare;

procedurile de c ntientizare i verificarea permanent a statutului i poziiei ONG-ului.

D. Repartizarea funciilor i mputernicirilor. Politica SCI trebuie s includ i s descrie:

procedurile care asigur repartizarea responsabilitilor astfel, ca diferite persoane s rspund de

- nregistrarea activelor i pstrarea acestor registre,

- pstrarea fizic a activelor,

- repartizarea activelor,

- de autorizarea tranzaciilor cu activele.

Procedurile de repartizare a responsabilitilor trebuie stabilite astfel, c nici o persoan intenionat

sau neintenionat s nu aib posibilitate s ntre n posesia activelor, a face vreo declaraie fals n

privina pasivelor, sau s nregistreze incorect operaiunile fr a fi depistate ulterior.

E. Eviden. n cadrul unui ONG trebuie elaborate i descrise n politica SCI procedurile care

asigur:

nregistrarea corect a operaiilor autorizate n contabilitate n perioada, n care acestea au avut

loc, imposibilitatea nregistrrii operaiilor fictive;

existena real a activelor i pasivelor nregistrate n contabilitate i alte registre;

nregistrarea cotidian a operaiilor financiare i balansarea lor;

verificarea aritmetic a datelor contabile nregistrate, pstrarea i verificarea soldurilor;

verificarea conturilor i balanelor de verificare, verificarea documentelor contabile primare;

ntiinarea conducerii despre erorile i inexachitile depistate;

efectuarea controalelor curente i testrilor ulterioare n cazurile cnd registrele se pstreaz n

sistemul automatizat de contabilitate;

evidena strict a documentelor primare, n baza crora s-au efectuat nregistrrile n contabilitate

i care demonstreaz sumele i autorizrile corespunztoare;

c toate operaiunile efectuate de ONG sunt n plin msur i la timp reflectate n contabilitate.

E1. Permisiunea i autorizarea

Permisiunea este procesul de acceptare a unei propuneri de a efectua o tranzacie, un fapt economic (de exemplu, semnarea deciziilor, ordinelor ect). Auotrizarea este procesul de aplicare a permisiunilor n practic (de exemplu, semnarea documentelor primare, care justific nemijlocit

tranzacia, faptul economic efectuat).

n politica SCI se stabilete repartizarea permisiunilor i autorizrilor astfel, pentru a asigura, c

toate responsabilitile sunt ndeplinite cu nvoirea i n corespundere cu mputernicirile

conductorului. De asemenea, se asigur implementarea unei politici n cadrul organizaiei care

prevede limitarea mputernicirilor (permisiunilor) generale i particulare i existena listei

persoanelor responsabile pentru fiecare mputernicire. Se stabilesc circumstanele n care se

prevede necesitatea emiterii a unei mputerniciri a conductorului de vrf asupra mputernicirilor

de nivel mai jos. Plile bneti sau alte operaii legate cu mputernicirile indicate mai sus sunt

aprobate n corespundere cu aceste mputerniciri.

24

F . Protecia asigur. Politica SCI include existena i descrierea:

procedurilor de securitate i msurile de acordare a responsabilitilor de pstrare a activelor

persoanelor mputernicite, care s fie independeni de funciile contabilitii. Persoanele

mputernicite limiteaz accesul direct i indirect la active;

metodelor de protecie a tuturor tipurilor de registre, inclusiv contabile;

proteciei fizice a activelor transportabile, de schimb, bneti;

procedurilor de securitate a activelor din numele clienilor sau altor persoane.

G. Testarea. n Politica SCI se descrie existena metodelor care pot s asigure c:

confirmarea tranzaciilor, faptelor economice, se petrece cu participarea (coordonarea) persoanei

a treia;

registrele contabile se verific regulat i oportun cu activele fizice, documentele i conturile

corespunztoare care confirm dreptul de proprietate (de exemplu, efectuarea inventarierii n

cazurile prevzute de legislaie);

diferenele depistate n timpul verificrilor sunt determinate ca caracter i volum, sunt corectate

cu permisiunea conducerii de nivelul corespunztor;

exist explicaii autorizate la necoincidena datelor din balana la sfritul perioadei i nceputul

perioadei ulterioare, care sunt comunicate conducerii de nivelul corespunztor.

Se asigur periodicitatea testrilor depinde de numrul i tipul operaiilor.

I. Evaluarea. n Politica SCI trebuie descrise msurile, care asigur c valoarea activelor,

pasivelor a drepturilor i obligaiilor extrabilaniere va fi revzut sau se va reevalua n mod

regulat.

K. Sisteme de control intern a datelor prelucrate automatizat

n acest compartiment politica SCI trebuie s includ:

descrierea riscurilor identificate n cazul prelucrrii automatizate a datelor (de exemplu, accesul

nelimitat la baza de date a persoanelor neautorizate, imperfeciunile programului aplicat, etc.);

identificarea tipurilor de erori care pot aprea n cazul prelucrrii automatizate a datelor i

descrierea procedurilor de nlturarea a acestora;

asigurarea implementrii procedurilor pentru lucrul nentrerupt al sistemelor automatizate;

asigurarea msurilor ntru neadmiterea nesancionat la bazele de date;

asigurarea introducerii sistemului de parole;

limitarea accesului la bazele de date;

elaborarea unor msuri ntru asigurarea pstrrii confidenialitii informaiei

asigurarea pstrrii copiilor bazelor de date;

elaborarea msurilor ntru neadmiterea modificrilor nesancionate n programele aplicate;

asigurarea sancionrii i nregistrrii tuturor modificrilor n programele aplicate;

implementarea noilor programe i procurarea tehnicii de calcul n baza planurilor i analizelor

strategice. Testarea obligatorie din partea beneficiarului de program i nregistrarea acestor

testri;

existena procedurilor descrise de verificare i corectare a erorilor, elaborarea procedurilor de

verificare i confirmare a veridicitii datelor, telecomunicaiilor;

identificarea riscurilor de efectuare a fraudelor n sistemele de prelucrare automatizat a datelor i

elaborarea procedurilor ntru eliminarea sau minimizarea lor.

Aprobat_______________

______________________

Data__________________

25

3.5. Politica sistemului de control intern (model)

Politica sistemului de control intern

a organizaiei obteti ___________________

A. Dispoziii generale

1. Prezenta Politic este elaborat n conformitate cu art. 41 din Legea contabilitii nr. 113-XVI

din 27.04.2007.

2. Controlul intern asigir membrii, conducerea Organizaiei, c obiectivele trasate vor fi atinse

n cel mai eficient mod.

3. Scopul, care urmeaz s fie realizat de sistemul controlului intern 1)veridicitatea, precizia

i plenitudinea documentelor/rapoartelor/informaiei manageriale i financiare; 2)

oportunitatea (respectarea termenelor) pregtirii documentelor/rapoartelor/informaiei; 3)

efectuarea msurilor ntru prevenirea erorilor i fraudelor; 4) respectarea cerinelor legislaiei;

5) executarea politicilor i regulamentelor interne, a ordinelor i dispoziiilor conducerii; 6)

asigurarea protegrii activelor (fizice/informaionale/intelectuale/umane); 7) identificarea,

analiza i nlturarea (sau minimizarea) riscurilor; 8) utilizarea eficient resurselor;

9)asigurarea executrii bugetelor, ect.

4. Elaborarea i implementarea SCI este cel mai eficient mod pentru a elimina/preveni sau

minimiza riscurile de pierdere a diverselor valori materiale i nemateriale ale organizaiei,

deasemenea, pentru asigurarea faptului c politicile manageriale se execut;

5. Rspunderea pentru existena i starea controlului intern o poart Consiliul de Conducere al

Organizaiei, care determin strategia general cu privire la politica controlului intern.

Consiliul de conducere al Organizaiei evalueaz anual starea SCI i o raporteaz Adunrii

generale a membrilor organizaiei.

6. Responsabilitatea pentru crearea nemijlocit i buna funcionare a sistemului de control intern

n cadrul Organizaiei o poart Directorul executiv.

7. Directorul executivi managerii de virf, organizeaz i efectueaz controlul intern cotidian i

primar al tranzaciilor i operaiunilor efectuate.

8. Revizorul (comisia de revizie) este responsabil pentru efectuarea monitorizrii controlului

intern i pentru supravegherea asupra procedurilor interne de control aplicate. n caz de

necesitate o parte din funciile de meninere a sistemului de control intern pot fi transmise

revizorului Organizaiei.

9. SCI se constituie din politici, proceduri, reguli, regulamente, bugete, sistemului de

contabilitate i raportare financiar i este destinat la crearea condiiilor preliminare necesare

faptului, ca managerii, n special, i entitatea n ntregime vor atinge obiectivele trasate;

10. Volumul i coninutul politicii cu privire este relevant (adaptat) dimensiunilor, volumului de

lucru i specificului de activitate a Organizaiei. Deoarece resursele ndreptate pentru crearea

unui control excesiv, ar putea fi utilizate pentru atingerea altor scopuri i sarcini.

11. Poltica SCI este formulat, documentat i aprobat corespunztor obiectivelor statutare i

financiare ale Organizaiei i are premize s funcioneze n mod regulat i eficient.

12. Sistemul de selecie, recrutare, promovare, educaie i formare profesional a personalului

implicat n activitatea Organizaiei trebuie s ofere o nalt calificare i integritate n

activitile respective i s asigure buna funcionare a SCI.

13. Sistemul de contabilitate adecvat, ca parte component a SCI, este format din metode i

evidene stabilite de management pentru identificarea, colectarea, analiza, clasificarea,

nregistrarea i raportarea informaiei financiare, care se refer la faptele (tranzaciile)

economice care au avut loc n perioada de gestiune.

14. SCI cere asigurarea maximal a repartizrii ntre angajai a funciilor incompatibile, ce ofer

un control, care ajuta la prevenirea erorilor, neregulilor, nclcrilor, fraudelor. n msura n

care este posibil, trebuie s fie divizate urmtoarele atribuii: 1) autorizarea (permiterea) de a

26

efectua tranzaciile; 2) efectuarea (realizarea) nemijlocit a tranzaciilor; 3) accesul direct la

activele entitii; pstrarea activelor (rspunderea material); 4) contabilizarea tranzaciilor.

15. Sunt stabilite cerine de baz pentru un sistem de control intern, care cer, ca n cadrul

Organizaiei s existe: 1) un mediu de control; 2) mijloacelor de control separate; 3) un

sistem de contabilitate adecvat. Procedurile de control reprezint o politic care completeaz

mediul de control, sunt stabilite de management pentru atingerea obiectivelor generale i

pentru activiti separate;

16. SCI nu garanteaz pe deplin lipsa abaterilor, erorilor, neregularitilor i ineficiena muncii,

dar asigur un sistem, care va ajuta pentru a detecta, a preveni i a corecta din timp erorile i

neregularitile, contribuind la creterea eficienei muncii.

17. Prezent

a Politica de control intern se elaboreaz la nivel de conducere n conformitate cu obiectivele

Organizaiei i se aduce sub semntur la cunotina tuturor angajailor permaneni i a

persoanelor temporar implicate n activitatea organizaiei. Politica se revizuiete periodic i se

actualizeaz la necesitate.

B. Funciile managerilor n cadrul SCI

18. Se stabilete Directorul executiv, responsabil pentru: 1) asigurarea planificrii, organizrii,

coordonrii i controlului intern; 2) luarea deciziilor privind procurarea, nstrinarea,

gestionarea i evidena permanent a activelor; 3) asigurarea nivelului necesar de securitate a

activelor; 4) identificarea, evaluarea riscurilor n activitate i luarea msurilor ntru

minimizarea lor.

19. Funciile de baz ale managerilor i responsabilitile n cadrul SCI, inclusiv, pentru

asigurarea informaiilor financiar-contabile calitative sunt:

elaborarea regulamentelor i politicilor interne care sunt legate cu misiunea

organizaiei;

asigurarea existenei i rotaiei documentelor primare care justific faptele economice

efectuate, inclusiv, a documentelor cu regim special, deciziilor (ordinelor,

dispoziiilor, contractelor de munc, contractelor civile, fielor de post, tabelelor de

pontaj, actelor de recepionare a lucrrilor i serviciilor, documentelor justificative

aferente procurrii i nstrinrii activelor, recepionarii serviciilor i lucrrilor,

consumului activelor i serviciilor, altor documente primare i contabile), a

registrelor contabile, rapoartelor financiare, rapoartele conducerii, rapoartelor ctre

diveri finanatori i donatori, altor rapoarte relevante;

pstrarea, arhivarea(nimicirea) documentelor;

cunoaterea legislaiei relevante activitii i a domeniului de aplicare a acesteia;

nelegerea legturii contabilitii cu legislaia fiscal;

obligativitatea inerii contabilitii n corespundere cu cerinele Legii contabilitii;

rspunderea pentru inerea contabilitii i raportarea financiar;

elaborarea i aprobarea Politicii de contabilitate (reguli generale de contabilitate a

elementelor patrimoniale, ciclul contabil, conturile contabile aplicate, registrele

contabile, modul de corectare a erorilor contabile etc.);

efectuarea inventarierii patrimoniului, n modul stabilit de legislaie;

elaborarea rapoartelor financiare i ale conducerii (stabilirea mputernicirilor privind

rspunderea pentru ntocmirea, semnarea rapoartelor);

stabilirea, susinerea i dezvoltarea sistemului de control intern.

C. Mediul de control (atitudinea general, cunotinele i aciunile practice ale

conducerii ntreptate asupra stabilirii, susinerii i dezvoltrii SCI)

27

20. Mediul de control - presupune sensibilizarea (cunoaterea) i aciunile practice ale Consiliului

de Conducere, Preedintelui, Directorului executiv, managerilor, n vederea stabilirii i

meninerii unui sistem de control intern.

21. Organizarea activitii i mediul de control include:

stilul de conducere i principiile de baz ale managementului;

structura organizatoric (organigrama) simpl;

determinarea clar a rolului i responsabilitii fiecrei direcii, secii, subdiviziuni

structurale;

politica de conlucrare i raportarea direciei de planificare i direciei contabile;

repartizarea responsabilitilor clare n limita mputernicirilor;

delimitarea funciilor critice (incompatibile),

raportarea n faa conducerii superioare;

existena i punerea n aplicare a unei politici a cadrelor (resurselor umane);

nivelul cuvenit de control asupra activitii personalului i evaluarea periodic a

rezultatului muncii lor;

proceduri de efectuare a contabilitii financiare i de ntocmire a rapoartelor

financiare pentru utilizatori externi;

proceduri de efectuare a contabilitii manageriale (de gestiune) i de raportare pentru

scopuri interne;

ordinea de pregtire (ntocmire, control,vizare, transmitere, primire, responsabilitate)

a rapoartelor interne i externe

conformarea i coordonarea activitii cu cerinele actelor normative i cu cerinele

organelor de conducere ierarhice i externe;

posibilitatea reaciei rapide n urma schimbrii factorilor interni i externi;

determinarea punctelor de control ntru evaluarea diverselor aspecte de realizare a

indicatorilor concrei, de executarea a responsabilitilor i activitilor concrete, de

evaluare a strii sau existenei activelor respective, stabilirea parametrilor de control

a obiectelor controlului, stabilirea punctelor critice ale controlului, n care riscul

erorilor, fraudelor, nclcrilor este deosebit de mare;

selectarea tipurilor, metodelor i procedurilor de efectuare a controlului.

22. Structura organizatoric a Organizaiei se va consider eficient dac asigur mprirea

responsabilitilor astfel, ca funciile incompatibile s fie separate. Funciile unui angajat sunt

incompatibile n cazul n care concentrarea lor la o singur persoan poate facilita comiterea

erorilor i/sau admiterea neregulilor incontiente sau intenionate i a mpiedica descoperirea

unor astfel de erori i nclcri.

D. Controalele interne administrative i de organizare

23. SCI este determinat de specificul i obiectivele activitii Organizaiei, care sunt reglementate

prin normele legislaiei n vigoare, politici i regulamente interne, ordine, decizii etc., n baza

crora se formeaz o structur a controlului intern.

24. Politicile i Regulamentele Organizaiei: 1) se aprob la nivelul de conducere n conformitate

cu scopurile i sarcinile organizaiei; 2) se emit n form scris; 3) se aduc la cunotina

tuturor colaboratorilor; 4) periodic se revizuiesc i se rennoiesc, dup necesitate.

25. Controalele interne administrative i de organizare a activitii se realizeaz n baza

urmtoarelor acte, Regulamente i Politici ale entitii: Politica i scopurile strategice ale

activitii sunt stabilite n Statutul i Regulamentul intern al entitii.

strategia financiar i principiile managementului financiar sunt stabilite i descrise

n Politica financiar a entitii.

28

gestionarea cu personalul entitii i politica de retribuire a muncii sunt stabilite n

Regulamentul cu privire la gestionarea resurselor umane ale entitii.

funciile, responsabilitile, obligaiunile i mputernicirile personalului sunt stabilite

i descrise n contractele de munc i fiele de post ale angajailor.

regulile privind modul de achiziionare a bunurilor i serviciilor se stabilesc n

Regulamentul cu privire la achiziiile de bunuri i servicii.

reguli viznd politicile, practicile i procedurile contabile, stabilite n cadrul entitii

sunt descrise i aprobate n Politica de contabilitate.

liniile de subordonare, informare i raportare, precum responsabilii pentru aceasta,

sunt aprobate n organigrama entitii.

forma i periodicitatea comunicrii de informaii financiare i prezentrii

documentelor primare i a rapoartelor n contabilitate cu indicaia funciilor

persoanelor mputernicite, sunt stabilite i aprobate ca Anex 1 la Politica de

contabilitate a entitii.

lista documentelor primare justificative pentru scopurile contabilitii i a sistemelor

de control, care confirm efectuarea faptelor economice n cadrul entitii cu indicaia

funciilor persoanelor mputernicite pentru asigurarea, ntocmirea, semnarea,

coordonarea acestora, se aprob ca Anex 2 la Politica de contabilitate a entitii.

Obligaiile (responsabilitile) i mputernicirile serviciului contabil, al fiecrui

contabil, sunt stabilite n Regulamentul privind serviciul contabil i fiele de post

ale contabililor (n condiiile contractului cu firma de audit, dup caz).

obiectivele, tehnicile i procedurile controlului intern sunt descrise i aprobate n

Politica cu privire la organizarea sistemului de control intern al entitii, inclusiv,

cu descrierea procedurilor operaionale i de control (verificri) zilnice (manuale i

computerizate).

nivelul mputernicirilor este stabilit i aprobat prin Registrul cu semnturile

persoanelor mputernicite, inclusiv modelele semnturilor acestora (periodic

actualizat).

regulile privind comportamentul personalului i evitarea conflictelor de interes se

stabilesc i aprob prin Codul purtrii angajailor i regulamentul privind politica

reglementrilor conflictelor de interese n cadrul entitii.

asigurarea calitii perso