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8/10/2019 APOSTILA OUTLOOK 2010 - INSTRUTOR - DENIS KATKO.docx

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Curso de Outlook 2010 PIT Programa Interno de Treinamento Denis Katko

Sumrio

O que o Outlook? ..................................................................................................................... 3

Adicionar uma conta de e-mail ................................................................................................ 3Criar uma nova mensagem de e-mail ..................................................................................... 4

Encaminhar ou responder a um e-mail ................................................................................... 4Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail ................................................................. 5

Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail ............................................................... 5

Etapas Rpidas ............................................................................................................................ 6Adicionar uma assinatura de e-mail s mensagens .............................................................. 7

Criar um compromisso de calendrio ..................................................................................... 8Agendar uma reunio com outras pessoas ............................................................................. 8Agendar uma reunio com outras pessoas ........................................................................... 10Criar um contato ....................................................................................................................... 12

1. Criar uma tarefa ................................................................................................................ 122. Criar uma anotao .......................................................................................................... 13

Criando um Grupo de Contatos ............................................................................................. 13

Adicionar sinalizador para acompanhamento ..................................................................... 14Registrando informaes em dirio ....................................................................................... 22Registrar itens e arquivos no dirio ....................................................................................... 23

Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook ................................................... 24Alterar automaticamente as horas de incio e de trmino de todas as entradas ............. 25

Desativar o Dirio .................................................................................................................... 26Esvaziar o Dirio ...................................................................................................................... 26


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Curso de Outlook 2010

PIT Programa Interno deTreinamento

2013

Denis Katko


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O que o Outlook? O programa Microsoft Outlook 2010 um dos programas que faz parte da sute

Microsoft Office 2010, que um conjunto de programas desenvolvido pela empresa

Microsoft Corporation, So eles Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010 e Microsoft

Outlook 2010.

O Outlook 2010 comeou a ser desenvolvido com base em um outro programa tambm

da Microsoft chamado OUTLOOK EXPRESS, at o surgimento do Windows 98 ele eraum dos componentes desse sistema operacional com a chegada em 2000 pelo Windows

XP ele foi includo como um dos programas do Microsoft Office 2003, 2007 e 2010.

Adicionar uma conta de e-mail

Antes de poder enviar e receber e-mails no Outlook 2010, voc precisa adicionar e

configurar uma conta de e-mail. Se tiver usado uma verso anterior do Microsoft

Outlook no mesmo computador em que instalou o Outlook 2010, suas configuraes de

conta sero importadas automaticamente.

Se voc no tem experincia com o Outlook ou se estiver instalando o Outlook 2010 em

um computador novo, o recurso Configurao Automtica de Conta ser iniciado

automaticamente e o ajudar a configurar as definies de suas contas de e-mail. Essa

configurao exige somente seu nome, endereo de e-mail e senha. Se no for possvel

configurar sua conta de e-mail automaticamente, ser necessrio digitar as informaes

adicionais obrigatrias manualmente.

1. Clique na guiaArquivo .

2.

EmDados da Conta e clique emAdicionar Conta .


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Criar uma nova mensagem de e-mail

O Outlook 2010 permite que voc se comunique com um ou mais destinatrios usando

um amplo conjunto de recursos e personalizaes.

EmE-mail , na guiaPgina Inicial , no grupoNovo , clique emNovo E-mail .

Atalho do teclado Para criar uma mensagem de e-mail, pressione CTRL+SHIFT+M.

Encaminhar ou responder a um e-mail

Na guiaPgina Inicial ouMensagem , no grupoResponder , clique

em Responder , Responder a Todos ou Encaminhar .

OBSERVAO O nome da guia depende de a mensagem estar selecionada na lista

de mensagens ou aberta em sua prpria janela.

Para remover um nome das linhasPara e Cc, clique nele e pressione DELETE. Paraadicionar um destinatrio, clique na caixaPara , Cc ou Cco e digite o destinatrio.


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Adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail

Arquivos podem ser anexados a uma mensagem de e-mail. Alm disso, outros itens do

Outlook, como mensagens, contatos ou tarefas, podem ser includos com as mensagens

enviadas.

1. Crie uma mensagem ou, para uma mensagem existente, clique

em Responder , Responder a Todos ou Encaminhar .

2. Na janela da mensagem, na guiaMensagem , no grupoIncluir , clique

em Anexar Arquivo .

Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail

Voc pode abrir um anexo do Painel de Leitura ou de uma mensagem aberta. Depoisde abrir e exibir um anexo, possvel salv-lo em uma unidade de disco. Se uma

mensagem tiver mais de um anexo, voc poder salvar vrios anexos como um grupo

ou um por vez.

Abrir um anexo

Clique duas vezes no anexo.

Salvar um anexo

1. Clique no anexo no Painel de Leitura ou na mensagem aberta.

2. Na guiaAnexos , no grupoAes , clique emSalvar como . Voc tambm pode

clicar com o boto direito do mouse no anexo e clicar emSalvar como .


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Etapas Rpidas

Muitas das aes mais comuns que as pessoas costumam realizar nas mensagens deemail envolvem vrias etapas. Por exemplo, responder a uma mensagem e depois

mov-la para outra pasta ou encaminhar uma mensagem para a equipe. O Outlook

2010 inclui as Etapas Rpidas, uma galeria de comandos que executam essas tarefas de

vrias etapas em um nico clique. Assista a este vdeo para saber como as Etapas

Rpidas ajudam a operar nos e-mails com mais eficincia e a criar Etapas Rpidas

personalizadas para fazer tarefas repetitivas.

A tela abaixo mostrada quando clicamos na pequena seta localizada a parte direita

inferior da tela acima


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Podemos analisar a tela acima como um gerenciador de etapas rpidas, nele, voc pode

criar, editar, renomear ou excluir uma etapa rpida de forma clara e objetiva, a tela

meio intuitiva e no precisamos, nos ater a mnimos detalhes.

Adicionar uma assinatura de e-mail s mensagens

Voc pode criar assinaturas personalizadas para suas mensagens de e-mail que

incluem texto, imagens, seu Carto de Visita Eletrnico, um logotipo ou at mesmouma imagem da sua assinatura manuscrita.

Criar uma assinatura

1. Abra uma nova mensagem. Na guiaMensagem , no grupoIncluir , clique

em Assinatura e emAssinaturas .


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2. Na guiaAssinatura de E-mail , clique emNovo .

Adicionar uma assinatura

Em uma nova mensagem, na guiaMensagem , no grupoIncluir , clique

em Assinatura e clique na assinatura desejada.

Criar um compromisso de calendrio

Compromissos so atividades que voc agenda no seu calendrio e que no envolvem

convites a outras pessoas nem reserva de recursos.

EmCalendrio , na guiaPgina Inicial , no grupoNovo , clique emNovo

Compromisso . Como alternativa, voc pode clicar com o boto direito do

mouse em um bloco de tempo em sua grade de calendrio e clicar em Novo

Compromisso .

Atalho do teclado Para criar um compromisso, pressione CTRL+SHIFT+A.

Agendar uma reunio com outras pessoas


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Uma reunio um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos

como salas de conferncia. As respostas s suas solicitaes de reunio so exibidas

na Caixa de Entrada . EmCalendrio , na guiaPgina Inicial , no grupoNovo , clique emNova

Reunio .

Atalho do teclado Para criar uma nova solicitao de reunio de qualquer pasta no

Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.

Definir um lembrete

Voc pode definir ou remover lembretes para vrios itens, incluindo mensagens de e-

mail, compromissos e contatos.

Para compromissos ou reunies

Em um item aberto, na guiaCompromisso ou Reunio , no grupoOpes , na lista

suspensaLembrete , selecione o perodo de tempo antes do compromisso ou da

reunio para que o lembrete aparea. Para desativar um lembrete, selecioneNenhum .


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Para mensagens de e-mail, contatos e tarefas

Na guiaPgina Inicial , no grupoMarcas , clique emAcompanhar e

em Adicionar Lembrete .

DICA Voc pode sinalizar rapidamente mensagens de e-mail como itens de tarefas

pendentes usando lembretes. Clique com o boto direito do mouse na coluna Status do

Sinalizador na lista de mensagens. Ou, se a mensagem estiver aberta, na

guia Mensagem , no grupoControle , clique emAcompanhamento e, em seguida,

clique emAdicionar Lembrete .

Agendar uma reunio com outras pessoas

Uma reunio um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos como

salas de conferncia. As respostas s suas solicitaes de reunio so exibidas na suaCaixa

de Entrada .

1. Em Calendrio, na guiaPgina Inicial , no grupoNova , clique emNova Reunio .

Atalho do teclado Para criar uma nova solicitao de reunio em qualquer pasta do

Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.

2. Na caixaAssunto , digite uma descrio.

3. Na caixaLocal , digite uma descrio ou um local. Se usar uma conta do Microsoft Exchange,

clique emSalas para escolher as salas disponveis.


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4. Nas listasHora de Incio e Hora de Trmino , clique na hora de incio e de trmino da reunio.

Se voc marcar a caixa de seleoO dia inteiro , o evento ser mostrado como um evento de 24

horas, durando de meia-noite at a meia-noite do dia seguinte.

5. No corpo da solicitao de reunio, digite as informaes a serem compartilhadas com os

destinatrios. Tambm possvel anexar arquivos.

6. Na guiaReunio , no grupoMostrar , clique emAssistente de Programao .

O Assistente de Agendamento ajuda a encontrar o melhor horrio para a reunio.

7. Clique emAdicionar Outros e emAdicionar do Catlogo de endereos .

8. Na caixa de dilogoSelecionar Participantes e Recursos , na caixaPesquisar , digite o nome de

uma pessoa ou recurso para inclu-la na reunio. Se pesquisar com a opoMais Colunas ,

clique emIr .

9. Na lista de resultados, clique no nome e clique emObrigatrio , Opcional ouRecursos ; clique

em OK .

Os participantesNecessrios e Opcionais so exibidos na caixaPara da guiaReunio , e

os Recursos so exibidos na caixaLocal .

A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical

verde representa o incio da reunio. Uma linha vertical vermelha representa o final da

reunio.

O painelSugestes de Reunio localiza o melhor horrio para a sua reunio (o perodo em

que a maioria dos participantes est disponvel). Para selecionar um horrio de reunio,clique na sugesto de horrio, no painel Sugestes de Reunio , ou selecione um horrio na

grade de disponibilidade.


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10. Para configurar uma reunio recorrente, na guiaReunio , no grupoOpes , clique

emRecorrncia . Escolha as opes do padro de recorrncia desejado e clique emOK .

Quando voc adiciona um padro de recorrncia a uma solicitao de reunio, a

guiaReunio alterada para Reunio Recorrente .

Para alterar o horrio do lembrete da reunio, na guiaReunio , no grupoOpes , clique em

Lembrete e clique na hora desejada. Se clicar emNenhum , isso desativar o lembrete.

O organizador tambm pode definir o horrio do lembrete para os destinatrios alterando esse

horrio no convite da reunio. Se o organizador no alterar o horrio padro de lembrete, no

convite, cada destinatrio usar seu prprio lembrete padro.

Criar um contato

Contatos podem ser to simples quanto um nome e endereo de e-mail ou incluir

outras informaes detalhadas, como endereo fsico, vrios telefones, uma imagem,

datas de aniversrio e quaisquer outras informaes que se relacionem ao contato.

EmContatos , na guiaPgina Inicial , no grupoNovo , clique emNovo Contato .

Atalho do teclado Para criar um contato de qualquer pasta no Outlook, pressione

CTRL+SHIFT+C.

1. Criar uma tarefa

Muitas pessoas mantm uma lista de coisas a fazer em papel, em uma planilha ou

com uma combinao de papel e mtodos eletrnicos. No Microsoft Outlook, voc

pode combinar vrias listas em uma s, receber lembretes e controlar o andamento das

tarefas.

EmTarefas , na guiaPgina Inicial , no grupoNovo , clique emNova Tarefa .


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3. Na guiaGrupo de Contatos , na caixaNome , digite o nome do grupo.

4. Clique emAdicionar Membros e adicione as pessoas de seu catlogo de

endereos ou de sua lista de contatos.

OBSERVAO Para adicionar algum que no esteja em seucatlogo de

endereos nem em seuscontatos , crie ou adicione uma pessoa como um contato.

6. Clique emSalvar e Fechar .

Adicionar sinalizador para acompanhamento

A aplicao de um sinalizador a uma mensagem ou contato no Microsoft Outlook

fornece um lembrete visual para que voc faa o acompanhamento de alguma forma.


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possvel usar sinalizadores padro com datas, como Hoje, Amanh e Prxima

Semana ou personalizar os sinalizadores com datas especficas.

Os sinalizadores de mensagens so exibidos nos modos de exibio de e-mail e os

sinalizadores de contatos so exibidos nos modos de exibio da tabela de contatos.

Com um sinalizador Clique Rpido , tambm possvel atribuir sinalizadores a itens com

apenas um clique.

Um item sinalizado tambm aparece na Barra de Tarefas Pendentes, na Lista de Tarefas

Dirias do Calendrio e no modo de exibio de tarefas.

Neste artigo

Como funcionam as datas de sinalizador no menu Acompanhamento?

Adicionar um sinalizador a uma mensagem

Adicionar um sinalizador a um contato

Adicionar um sinalizador Clique Rpido

Adicionar um sinalizador com um lembrete

Adicionar um sinalizador de destinatrios de mensagens

Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra

Como funcionam as datas de sinalizador no menu Acompanhamento?

A tabela a seguir descreve como as datas funcionam para os sinalizadores no

menu Acompanhamento, que fica no grupo Etiquetas. No entanto, voc pode

personalizar as datas em qualquer sinalizador e definir lembretes para qualquer

sinalizador.
http://appendpopup%28this%2C%27610820403_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27610820403_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27610820403_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27804148723_2%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27804148723_2%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27804148723_2%27%29/http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM1http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM1http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM2http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM2http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM3http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM3http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM6http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM6http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM8http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM8http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM8http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM6http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM3http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM2http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM1http://appendpopup%28this%2C%27804148723_2%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27610820403_1%27%29/


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SINALIZADOR DATA DE INCIO DATA DE CONCLUSO LEMBRETE

Hoje Data atual Data atual Uma hora antes da hora

de trmino do dia de

trabalho de hoje

Amanh Data atual mais um dia Data atual mais um dia Data de incio do diaatual mais um dia de

trabalho

Esta Semana Data atual mais dois dias,

mas no depois do ltimo dia

de trabalho desta semana

ltimo dia de trabalho

desta semana

Hora de incio do dia

atual mais dois dias de

trabalho

Prxima

Semana

Primeiro dia de trabalho da

prxima semana

ltimo dia de trabalho da

prxima semana

Hora de incio do

primeiro dia da semana

da prxima semana

Sem Data Sem data Sem data Nenhum

Personalizado A data atual exibida;

escolha uma data

personalizada se desejar

A data atual exibida;

escolha uma data


A data atual exibida;

escolha uma data



Os sinalizadores criam um lembrete visvel para avisar que uma ao est pendente.

Quando uma mensagem sinalizada, um sinalizador exibido para a mensagem na


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lista de mensagens. Os itens sinalizados tambm aparecem na Barra de Tarefas

Pendentes, na lista de Tarefas Dirias do Calendrio e na Lista de Tarefas Pendentes no

modo de exibio de tarefas.

Alm de sinalizadores, possvel incluir um lembrete para alert-lo em uma hora

predeterminada.

Quando voc passa o mouse sobre as mensagens sinalizadas na Lista de Tarefas, so

exibidos os detalhes associados ao sinalizador, como a data de concluso, o tipo de

acompanhamento necessrio ou quando um lembrete ser exibido.


Siga um destes procedimentos:

Em uma mensagem aberta, na guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetas, clique

em Acompanhamento e em um sinalizador.

Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique

em Acompanhamento direita do item para definir o sinalizador padro.

Para obter mais opes de data padro, clique com o boto direito no

sinalizador e selecione a data na lista suspensa.

DICA Voc tambm pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.

Para obter mais informaes, consulte Adicionar um sinalizador de Clique Rpido .

Adicionar um sinalizador com uma data personalizada a uma mensagem


Em uma mensagem aberta, na guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetas, clique

em Acompanhamento e em Personalizar.

Em uma lista de mensagens, como a Caixa de Entrada, clique com o boto

direito em Acompanhamento e selecione Personalizar Nas caixas Data de Incio e Data de Concluso, selecione as datas desejadas.
http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5


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OBSERVAO A sinalizao do item no atribui um lembrete ao item. Voc pode

adicionar um lembrete, clicando com o boto direito do mouse no item sinalizado e

selecionando Adicionar Lembrete. Para obter mais informaes, consulte Adicionar um

sinalizador com uma data de lembrete .

Adicionar um si na liza dor a um contato

Os sinalizadores tambm podem ser aplicados a contatos. Um sinalizador em umcontato oferece um lembrete visvel para realizar uma ao relacionada ao contato

como ligar ou entrar em contato com algum. Contatos sinalizados so exibidos na

Barra de Tarefas Pendentes, na Lista de Tarefas Dirias do Calendrio e no modo de

exibio de tarefas.

Adicionar um sinalizador a um contato


Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique


Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Pgina

Inicial, no grupo Etiquetas clique em Acompanhamento e em um

sinalizador.

Na guia Pgina Inicial, no grupo Modo de Exibio Atual, clique com o boto

direito em Carto de Visita, Carto, Telefone ou Lista, clique


DICA Voc tambm pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique.

Para obter mais informaes, consulte Adicionar um sinalizador Clique Rpido .

Adicionar um sinalizador com uma data personalizada a um contato

http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM4http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/adicionar-sinalizador-para-acompanhamento-HA010355003.aspx?CTT=1#BM5


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Em um contato aberto, na guia Contato, no grupo Etiquetas, clique

em Acompanhamento e emPersonalizar.

Em Contatos, clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na guia Pgina

Inicial, no grupo Etiquetas, clique em Acompanhamento e em Personalizar.

Na guia Pgina Inicial, no grupo Modo de Exibio Atual, clique com o boto

direito em Carto de Visita, Carto, Telefone ou Lista, clique

em Acompanhamento e em Personalizar.

Nas caixas Data de Incio e Data de Concluso, selecione as datas desejadas.

Adicionar um sinalizador de Clique Rpido

Caso haja um sinalizador que voc use com frequncia, como Prxima Semana, ele

pode ser atribudo como Sinalizador Rpido. Quando voc clica na coluna do

sinalizador, o Sinalizador Rpido aplicado. Por padro, o sinalizador Clique Rpido

definido como Hoje.

OBSERVAO Quando voc alterar o sinalizador Clique Rpido padro, os itens

sinalizados anteriormente no sero alterados.

Atribuir um sinalizador de Clique Rpido a uma mensagem

Na Caixa de Entrada, direita de uma mensagem, clique na coluna Status do

Sinalizador. Isso adicionar coluna o sinalizador selecionado como osinalizador Clique Rpido.


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OBSERVAO Um sinalizador Clique Rpido pode ser adicionado a vrias

mensagens ao mesmo tempo. Pressione e segure a tecla CTRL enquanto seleciona as

mensagens e depois clique na coluna Status do Sinalizador prximo a uma dasmensagens.

Atribuir um sinalizador de Clique Rpido a um contato

Em Contatos, em um modo de exibio de tabela como Por Sinalizador de

Acompanhamento, prximo ao contato, clique na coluna Status do Sinalizador.

Isso adicionar coluna o sinalizador selecionado como o sinalizador de Clique

Rpido.

OBSERVAO Um sinalizador Clique Rpido pode ser adicionado a vrios contatos

ao mesmo tempo. Pressione e segure a tecla CTRL enquanto seleciona os contatos e

depois clique na coluna Status do Sinalizador prximo a uma das mensagens.

Adicionar um sinalizador com um lembrete

Se voc deseja ser lembrado para realizar uma ao em item sinalizado, poderadicionar um lembrete. Por exemplo, adicione um lembrete a uma mensagem para que

voc se lembre de respond-la depois de um certo tempo ou adicione um lembrete a

um contato para lembrar de retornar uma chamada de telefone.

1. Siga um destes procedimentos:

Em uma mensagem aberta, na guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetas,

clique em Acompanhamento .

Em Contatos clique no contato a ser sinalizado. Em seguida, na

guia Pgina Inicial, no grupo Etiquetasclique em Acompanhamento .

DICA Voc tambm pode adicionar um sinalizador com um lembrete a um item no

modo de exibio de tabela. Na Caixa de Entrada ou em uma lista de contatos,

selecione um item e depois clique em Acompanhamento no grupo Etiquetas.

2. No menu Acompanhamento, clique em Adicionar Lembrete.


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3. Na lista Lembrete, clique na seta e depois selecione a data na qual voc deseja

ser lembrado.

4. Em seguida, selecione a hora do dia em que deseja ser lembrado.

DICA Voc tambm pode selecionar outras informaes do item nas caixas Data de

Incio, Data de Concluso e Sinalizar como. Na lista Sinalizar como, selecione outro

texto como Revisar ou Responder a Todos, para reforar para que serve o lembrete.

Esse texto aparecer na Barra de Informaes na mensagem. Tambm ser possvel

digitar seu prprio texto na caixa Sinalizar como.

5. Para alterar o som do lembrete padro, clique no cone de alto-falante e

depois procure por um arquivo de som. Se a caixa de seleo Tocar este

som estiver desmarcada, selecione-a.

Adicionar um sinalizador de destinatrios de mensagens

Para encorajar as pessoas a responderem a uma mensagem ou solicitar que executem

outras aes, envie uma mensagem sinalizada. Adicione o texto especfico suasolicitao. Escolha entre as vrias opes de uma lista ou digite seu prprio texto. O

texto padro Acompanhamento.

1. Em uma nova mensagem, na guia Mensagem, no grupo Etiquetas, clique

em Acompanhamento .

2. No menu Acompanhamento, clique em Sinalizador para Destinatrios.

3. Na lista Sinalizar como, selecione uma ao ou digite seu prprio texto. O que

voc selecionar ou digitar aqui aparecer na Barra de Informaes na

mensagem que o destinatrio receber.

4. Se voc deseja enviar um lembrete com a mensagem, desmarque a

caixa Lembrete.


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5. Para enviar um lembrete com a mensagem, na seo Sinalizador de

Destinatrios, selecione uma data e uma hora nas listas. Se no desejar enviar

um lembrete, desmarque a caixa Lembrete.

Adicionar um sinalizador automaticamente com uma regra

Uma regra uma ao que o Outlook executa automaticamente em mensagens de

entrada ou de sada com base nas condies que voc especificar. Voc pode decidir oque acontece com as mensagens no lidas por exemplo, mensagens de pessoas ou

grupos especficos antes de chegarem Caixa de Entrada.

1. Na guia Pgina Inicial, no menu Aes, clique em Regras.

2. Clique em Criar Regra.

3. Clique em Opes Avanadas para abrir o Assistente de Regras.

4. Em Etapa 1: selecionar um modelo no Assistente de Regras, selecione as

condies e clique em sinalizada para ao.

5. Clique em Avanar.

6. Siga as instrues do Assistente de Regras.

OBSERVAO Para aplicar essa regra em todas as contas e nas pastas Caixa de

Entrada, marque a caixa de seleo Criar esta regra em todas as contas na ltima

pgina do Assistente de Regras.

Registrando informaes em dirio

O dirio registra automaticamente as aes escolhidas e relacionadas

a contatos especficos e as coloca em um Modo de Exibio da Linha do Tempo. Odirio pode ser utilizado para controlar itens do Microsoft Outlook como, por


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exemplo, mensagens de e-mail ou reunies. Tambm pode controlar outros arquivos

do Microsoft Office; por exemplo, documentos do Word ou pastas de trabalho do

Excel. Pode inclusive manter um registro de qualquer interao que voc queiralembrar mesmo que algo no esteja localizado no seu computador, como uma

conversa telefnica ou uma carta em papel que voc tenha enviado ou recebido.

DICA Para acessar rapidamente o Dirio, voc pode adicionar o boto do modo de

exibioDirio ao Painel de Navegao. Na parte inferior do Painel de Navegao,

clique emConfigurar Botes , depois emAdicionar ou Remover Botes e, por

ltimo, clique emDirio .

Registrar itens e arquivos no dirio

1. Clique na guiaArquivo para abrir o modo de exibio Backstage e, em seguida,

clique emOpes .

2. Na guiaAnotaes e Dirio , clique emOpes de Dirio .

3. Na listaRegistrar estes itens automaticamente , marque as caixas de seleo

dos itens a serem registrados automaticamente noDirio .

4. Na listaPara estes contatos , marque as caixas de seleo dos contatos cujos

itens devem ser registrados automaticamente.

5. Na caixaRegistrar tambm os arquivos do , marque as caixas de seleo ao

lado dos programas dos quais deseja registrar arquivos automaticamenteno Dirio .

Registrar um item do Outlook manualmente

1. Em qualquer mdulo do Outlook, na guiaPgina Inicial , no grupoNovo ,

clique emNovos Itens , aponte paraOutro e clique emEntrada de Dirio .

2. Na caixaAssunto , digite uma descrio.


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3. Na caixaTipo de entrada , clique no tipo de entrada de dirio que est sendo

registrada.

4. Selecione as outras opes desejadas.

Registrar manualmente um arquivo de fora do Outlook

1. Localize o arquivo que voc deseja registrar. Voc pode usar o Outlook, o

Windows Explorer ou a rea de trabalho.

2. Arraste os itens para oDirio .

3. Selecione as opes desejadas para a entrada de dirio.

Registrar a data e a hora em que voc trabalhou com um contato

1. Abra o contato.

2. Na guiaContato , no grupoComunicar , clique emMais e clique emEntrada de

Dirio .

3. A data e a hora atuais aparecero no cabealho do item do Dirio. Para alterar a

data ou a hora, clique na seta anexada a cada caixa e clique na seleo desejada.

4. Para documentar a hora exata de incio e trmino, na guiaEntrada de Dirio ,

no grupoTimer , clique emTimer Inicial .

O item do Dirio registrar a data e a durao do trabalho com o contato. Cliqueem Pausar Timer para interromper o relgio.

5. Clique emSalvar e Fechar na guiaAes para registrar as informaes no

Dirio.


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Alterar automaticamente as horas de incio e de trmino de todas

as entradas

1. No Dirio, em Modo de Exibio da Linha do Tempo, na guiaExibir ,

grupo Modo de Exibio Atual , clique emConfiguraes de Exibio e clique

em Colunas .

2. Na caixaSelecionar campos disponveis em , clique no conjunto de campos

desejado que, em geral, equivale aCampos mais usados ou Todos os campos

de dirio .

3. Na caixaCampos de data/hora disponveis , clique no campo que contm a

hora a ser utilizada como hora de incio do item e clique emIncio .

4. Na caixaCampos de data/hora disponveis , clique no campo que contm a

hora que voc deseja usar para a data de trmino do item e clique emTrmino .

DICA O modo de exibio da linha do tempo mostra quando cada item e documento

foi criado, salvo, enviado, recebido, aberto e modificado. Quando voc altera os

campos de hora usados para exibir itens na linha do tempo, o local e a durao dos

itens podem ser alterados na linha do tempo.

Alterar manualmente as horas de incio e de trmino de uma entrada de dirio

1.

Abra a entrada de dirio.

2. Fornea a nova data de incio e a hora. Para alterar a hora de trmino, altere o

nmero na caixaDurao .

OBSERVAO A alterao das horas associadas a uma entrada de dirio no altera a

hora de incio do item, documento ou contato ao qual faa referncia.


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Desativar o Dirio

Para desativar o Dirio, limpe as vrias caixas de seleo na caixa de dilogo Opes de

Dirio. No possvel desativar o Dirio com uma nica opo.

1. Clique na guiaArquivo para abrir o modo de exibio Backstage e, em seguida,

clique emOpes .

2. Na guiaAnotaes e Dirio , clique emOpes de Dirio .

3. Na listaRegistrar estes itens automaticamente , limpe todas as caixas de

seleo.

4. Na caixaRegistrar tambm os arquivos do , limpe todas as caixas de seleo.

OBSERVAO No necessrio desmarcar as caixas de seleo emPara estes

contatos .

Esvaziar o Dirio

O esvaziamento do Dirio implica a excluso de entradas.

1. No Dirio, na guiaPgina Inicial , no grupoModo de Exibio Atual , clique

em Lista de Entradas . Um modo de exibio de tabela exibido com todas as

entradas do Dirio.

2. Execute um dos seguintes procedimentos:

Para escolher uma nica entrada Clique na entrada desejada.

Para escolher vrias entradas Mantenha pressionada a tecla CTRL e

clique nas entradas desejadas. Se quiser escolher um grupo de entradas

adjacentes, clique na primeira entrada, mantenha pressionada a tecla

SHIFT e clique na ltima entrada.

Para escolher todas as entradas de uma pasta Clique em qualquerentrada e pressione CTRL+A.


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3. Na guiaPgina Inicial , clique emExcluir ou pressione a tecla DELETE.