1

8.MODELE DE PROCEDURI DE MANAGEMENT FINANCIAR, CONTABILI-TATE ȘI DE AUDIT LA PROIECTELE DIN ROMÂNIA CU FINANȚARE DIN

FONDURI STRUCTURALE PENTRU PERIOADA 2007-2013 ȘI PERIOADA 2014-2020

8.1.Proceduri de management financiar la proiecte cu finanțare din Fonduri Structurale Europene

Pentru început prezentăm elementele definitorii din procedura de management financiar în proiecte europene din perioada 2007-2013, cu prelungire până în anul 2015 (termen până la care s-au derulat proiectele din prima perioadă de integrare a României în UE).

CUPRINSUL PROCEDURII 1. DISPOZIŢII GENERALE; 2.GLOSAR DE TERMENI FINANCIARI; 3.BAZA LEGALĂ PENTRU ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA FINANŢĂRII; 4.STRUCTURILE IMPLICATE ÎN DERULAREA FINANCIARĂ A PROIECTULUI; 5.SARCINI PENTRU DOMENIUL FINANCIAR – CONTABIL DIN CONTRACTUL DE FINANŢARE, DIN GHIDUL SOLICITANTULUI SI DIN MANUALUL BENEFICIARULUI; 5.1.Cu privire la acordarea si recuperarea prefinanţării; 5.1.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la acordarea si recuperarea prefinantarii; 5.1.2.Prevederi din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diferite aspecte financiare (prefinantare, rambursare); 5.2.Cu privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare; 5.2.1.Cerinţe din contractul de finanţare privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare; 5.3.Cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si rambursarea cheltielilor; 5.3.1.Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si la rambursarea cheltielilor; 5.4.Cu privire la situatia TVA; 5.4.1.Cerinte din Instructiunea AMPOSDRU nr. 83/06.12.2013 cu privire la modul de rambursre a TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor efectuate de catre beneficiari si incluse in cereri de rambursare care au fost platite de catre AMPOSDRU, in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU 2007 - 2013, in conformitate cu prevederile Ordinului comun al ministrului finantelor publice, ministrului fondurilor europene si ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice nr. 1906/1228/2474/2013; 5.4.2.Cerinţe din Ghidul solicitantului editie 2014 cu privire la situatia TVA; 5.5.Cu privire la auditarea proiectului;

2

5.5.1.Cerinţe din contractul de finantare cu privire la auditarea proiectului; 5.6.Cu privire la contabilitatea proiectului; 5.6.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la contabilitatea proiectului; 5.6.2.Cerinţe din Ghidul solicitantului din 2014 privind organizarea contabilităţii proiectului; 5.6.3.Unele aspecte privind înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente proiectului din Manualul beneficiarului Editie 2009 revizuita; 5.7.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se fac notificări la AMPOSDRU/OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare; 5.8.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se încheie acte adiţionale în relaţiile cu AMPOSDRU/ OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare ale proiectului; 5.9.Cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului; 5.9.1.Cerinte din contractul de finantare cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului; 5.9.2.Cerinte din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului; 6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ŞI DOCUMENTE JUSTIFICATIVE 7.DOCUMENTE CE SE ÎNTOCMESC CU OCAZIA CERERII DE RAMBURSARE 5.SARCINI PENTRU DOMENIUL FINANCIAR – CONTABIL DIN CONTRACTUL DE FINANŢARE ŞI DIN MANUALUL BENEFICIARULUI 5.1.Cu privire la acordarea si recuperarea prefinanţării 5.1.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la acordarea si recuperarea prefinantarii

Cu privire la acordarea prefinantarii

Beneficiarul poate depune cererea de prefinantare la OIPOSDRU, conform prevederilor

Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009 cu modificarile si completarile ulterioare, Hotararii Guvernului nr. 218/2012, cu modificarile si completarile ulterioare si prevederilor Deciziilor sj Instructiunilor AMPOSDRU.

Cererea de prefinantare se depune la OIPOSDRU la semnarea contractului. In cazul proiectelor implementate in parteneriat, beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat si ai bugetelor fondurilor speciale si entitatile aflate in subordine sau in coordonare finantate integral din bugetele acestora pot solicita acordarea prefinantarii in numele partenerilor care sunt indreptatiti sa solicite prefinantare, conform art. 2 alin. (3) lit. d) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2009, cu modificarile si completarile ulterioare si in conformitate cu procentele stabilite prin acordurile de parteneriat pentru fiecare partener.

In cazul in care Beneficiarul/partenerul, din motive imputabile acestuia, nu a incheiat si nu face dovada incheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/executie de lucrari cu un operator economic, in termen de 60 (saizeci) de zile de la acordarea prefinantarii, acesta are obligatia de a restitui, in termen de maximum 10 (zece) zile de la implinirea termenului mentionat anterior, intreaga prefinantare primita, urmand sa plateasca si penalitati de intarziere in procent de 0,1% pentru fiecare zi de intarziere pana la restituirea integrala a prefinantarii, penalitati calculate la valoarea prefinantarii primite.

3

In cazul contractelor de finantare din cadrul axelor prioritare 1-6 ale OIPOSDRU, prefinantarea se acorda in doua transe, in procent de maxim 10% din valoarea totala eligibila a proiectului, numai in urmatoarele conditii: -prima transa de prefinantare va fi de max. 5% din valoarea totala eligibila a proiectului; -beneficiarii vor solicita a doua transa de prefinantare in procent de max. 5% din valoarea totala eligibila a proiectului, in termen de 10 (zece) zile de la autorizarea si plata unei/unor cereri de rambursare care cuprind/e cheltuieli validate in valoare de minimum 60% din valoarea primei transe de prefinantare, dar nu mai tarziu de 3 (trei) luni de la data primirii acesteia. In cazul nerespectarii termenului de 3 (trei) luni, Beneficiarul are obligatia de a restitui, la implinirea termenului, intreaga prefinantare primita, urmand sa plateasca si penalitati de intarziere in procent de 0,1% pentru fiecare zi de intarziere pana la restituirea integrala a prefinantarii, penalitati calculate la valoarea prefinantarii primite. Prefinantarea se va plati in lei in contul special deschis de catre beneficiar in conformitate cu prevederile prezentului contract de finantare, a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009, cu modificarile si completarile ulterioare si ale Hotararii Guvernului nr. 218/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si va fi utilizat exclusiv pentru Proiect, de catre beneficiar si partenerii sai. AMPOSDRU are obligatia de a plati prima transa de prefinantare in termen de maxim 15 zile de la data inregistrarii cererii de prefinantare, dar nu mai devreme de indeplinirea clauzei suspensive, respectiv dupa depunerea si verificarea documentelor de catre OIPOSDRU. Termenul de 15 (cincisprezece) zile se suspenda in cazul in care Beneficiarul nu trimite cererea de prefinantare cu respectarea conditiilor prevazute de instructiunile AMPOSDRU si de prezentul contract de finantare precum si in cazul in care documentele clauzei suspensive, depuse de beneficiar, necesita clarificari suplimentare. Beneficiarul si partenerii sai au obligatia sa deschida conturi dedicate pentru primirea sumelor aferente prefinantarii, precum si conturi pentru primirea rambursarii cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului, in conformitate cu prevederile art. 16 alin. (6) - (9), respectiv art. 38 si 39 ale Hotararii Guvernului nr. 218/2012 cu modificarile si completarile ulterioare. In cazul proiectelor implementate in parteneriat, sumele primite cu titlu de prefinantare in contul de disponibil/venituri, deschise pe numele Beneficiarilor, sunt virate de catre acestia in termen de maximum 5 (cinci) zile de la data incasarii in conturile de prefinantare proprii si/sau in conturile de prefinantare ale partenerilor. Prin exceptie, in situatia in care Partenerul este o persoana juridica inregistrata fiscal intr-un alt stat membru al Uniunii Europene si nu are un cont dedicat pentru primirea prefinantarii deschis la o instituitie de credit din Romania, termenul de transfer al prefinantarii este de maximum 10 (zece) zile de la data incasarii sumelor primite cu titlu de prefinantare.

Cu privire la recuperarea prefinantarii Sumele acordate cu titlu de prefinantare se vor recupera prin deducerea din fiecare cerere de rambursare intermediara solicitata a unui procent de 20% din valoarea cheltuielilor eligibile ale beneficiarilor/partenerilor care au primit prefinantare, validate de OIPOSDRU, cu exceptia cererii de rambursare corespunzator careia cuantumul de prefinantare ramasa de recuperat reprezinta mai putin 20% din aceasta si cu exceptia ultimei cereri de rambursare intermediara.

Cu ocazia transmiterii ultimei cereri de rambursare intermediara, OIPOSDRU va putea aplica un procent de recuperare a prefinantarii diferit de cel mentionat anterior, astfel incat suma aferenta prefinantarii primite sa fie recuperata integral din sursa FSE, ce urmeaza a fi rambursata, inainte de depunerea cererii finale de rambursare.

4

Daca prefinantarea nu a fost recuperata integral inainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferenta ramasa nerecuperata trebuie platita de catre Beneficiar in contul AM POSDRU, in termen de 15 (cincisprezece) zile de la notificarea transmisa de catre OIPOSDRU. Beneficiarul este obligat sa transmita o copie a ordinului de plata si a extrasului de cont aferent catre OIPOSDRU, in termen de 5 (cinci) zile de la data efectuarii platii.

In situatia in care Beneficiarul nu efectueaza plata diferentei ramasa de recuperat din prefinantare in termenul mentionat sau nu transmite la OIPOSDRU o copie de pe ordinul de plata in termenul mentionat anterior, OIPOSDRU are posibilitatea sa opereze, din cererea de rambursare finala, compensarea sumelor pana la concurenta diferentei de recuperat din prefinantare, din sursa FSE, urmand a rambursa Beneficiarului restul ramas in urma compensarii.

In situatia in care valoarea diferentei de recuperat din prefinantare este mai mare decat valoarea cererii finale de rambursare OIPOSDRU va intreprinde demersurile legale pentru recuperarea integrala a prefinantarii.

Prefinantarea primita se va restitui de catre Beneficiar in contul AMPOSDRU daca nicio cerere de rambursare nu a fost depusa in termen de 45 (patruzecisjcinci) de zile de la data primirii acesteia de catre Beneficiar. Prefinantarea se va restitui in termen de maximum 10 (zece) zile de la implinirea termenului mentionat anterior, fara a fi necesara o notificare in acest sens din partea OIPOSDRU, dupa caz.

In cazul in care Beneficiarul, din motive imputabile acestuia, nu face dovada restituirii prefinantarii in termenul stabilit la acest aliniat, acesta urmeaza sa plateasca penalitati de intarziere in procent de 0,1% pentru fiecare zi de intarziere pana la restituirea integrala a prefinantarii, penalitati calculate la valoarea prefinantarii primite.

Prefinantarea va fi utilizata exclusiv pentru implementarea activitatilor din cadrul Proiectului in conformitate cu prevederile contractului de finantare si ale eventualelor acte aditionale sau notificari ulterioare aprobate.

In caz contrar, beneficiarul este obligat sa restituie integral prefinantarea primita.

Prevederi din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diferite aspecte financiare (prefinantare, rambursare)

Plăţile (prefinantari, rambursari) vor fi efectuate de catre AMPOSDRU în lei, în

contul/conturile notificate de către beneficiar, la AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil. Exista posibilitatea să se solicite acordarea prefinanţării, în condiţiile stabilite în

contractul de finanţare încheiat între AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil şi beneficiar. Modalitatea de solicitare a prefinanţării, precum şi valoarea acesteia sunt prevăzute în contractul de finanţare.

În vederea rambursării cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectului, trebuie să se transmita către AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil cereri de rambursare/cereri de plată. Cererile de rambursare vor fi însoţite de raportul tehnico-financiar, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare. Înainte de depunerea cererilor de rambursare la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, Beneficiarul are obligatia introducerii datelor financiare in modulul ActionWeb dedicat.

Suma acordată sub forma prefinanţării se recuperează integral şi progresiv, până la valoarea integrală, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecărei cereri de rambursare transmise către AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil. Acest procent este specificat în contractul de finanţare încheiat între AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil şi dumneavoastră în calitate de beneficiar.

Plata finală va fi efectuată de către AMPOSDRU în contul special al proiectului, numai după certificarea finală a tuturor cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului.

5

Cu privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare

Cerinţe din contractul de finanţare privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare

Beneficiarul are obligatia de a completa si transmite la OIPOSDRU graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (conform instructiunilor/deciziilor AMPOSDRU), in termen de 10 zile de la semnarea contractului;

La fiecare depunere a cererilor de rambursare se depune ca anexa la documente si graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare;

Cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si rambursarea cheltielilor

Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si la rambursarea cheltielilor

Beneficiarul are obligatia de a depune prima cerere de rambursare pentru

cheltuielile efectuate, in termen de maxim 45 (patruzecisjcinci) de zile de la data inceperii implementarii proiectului in formatul prevazut de instructiunile si deciziile AMPOSDRU.

Cererile de rambursare intermediare se vor depune la intervale de maxim 3 (trei) luni.

AMPOSDRU va efectua platile in contul deschis de catre Beneficiar, in sistemul Trezoreriei Statului, in cazul in care Beneficiarul are calitatea de institute publica, indiferent de sistemul de finantare si de subordonare, sau in contul special deschis de catre Beneficiar in sistemul Trezoreriei Statului sau la banca comerciala pentru care a optat, pentru celelalte categorii de beneficiari, in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009, cu modificarile si completarile ulterioare.

In cazul proiectelor implementate in parteneriat, din sumele primite cu titlu de rambursare, beneficiarii au obligatia de a vira sumele validate aferente partenerilor, in termen de maxim 5 (cinci) zile, respectiv 10 (zece) zile pentru partenerii transnationali, de la data incasarii, in conturile partenerilor care sunt indreptatiti sa primeasca rambursarea.

Suma prefinantarii si a platilor intermediare nu poate sa depaseasca 95% din valoarea eligibila a contractului.

In vederea solicitarii rambursarii, Beneficiarul va depune cererile de rambursare insotite de documentele aferente perioadei acoperita de cererea de rambursare, intocmite in conformitate cu instructiunile si deciziile emise de AMPOSDRU.

OIPOSDRU va verifica, cu ocazia vizitelor la fata locului realitatea si acuratetea informatiilor furnizate de catre Beneficiari privind implementarea tehnica si financiara a proiectului, prin verificarea documentelor justificative in original, detinute la sediul beneficiarului.

Toate documentele-suport justificative aferente activitatilor derulate in cadrul Proiectului vor avea aplicata stampila cu mentiunea „Solicitat rambursare FSE POSDRU……………, in suma de …. ", in vederea evitarii dublei finantari.

Cererea de rambursare finala va fi transmisa la OIPOSDRU in termen de 30 (treizeci) de zile de la finalizarea perioadei de implementare a Proiectului asa cum a fost definita in cadrul art. 2.

Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererea de plata

6

Beneficiarii pot accesa mecanismul de decontare prin cereri de plata, in baza

Contractelor de finantare, in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului 64/2009 cu completarile si modificarile ulterioare si a instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU.

La fiecare depunere a cererilor de rambursare se depune ca anexa la documente si graficul estimativ privind depunerea cererilor de plata.

Cu privire la situatia TVA Cerinte din Instructiunea AMPOSDRU nr. 83/06.12.2013 cu privire la modul de rambursre a TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor efectuate de catre beneficiari si incluse in cereri de rambursare care au fost platite de catre AMPOSDRU, in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU 2007 - 2013, in conformitate cu prevederile Ordinului comun al ministrului finantelor publice, ministrului fondurilor europene si ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice nr. 1906/1228/2474/2013 Pentru proiectele finalizate in cursul anului 2013 sau 2014, TVA-ul se poate recupera de la AMPOSDRU si se pot apoi accepta ca cheltuieli in bugetul proiectului, situatie pentru care trebuie respectate prevederile acestei instructiuni, enumerate mai jos: 1)Taxa pe valoarea adaugata (TVA) aferenta cheltuielilor eligibile efectuate in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU, care este nedeductibila conform legislatiei fiscale rationale, este considerata nerecuperabila de catre beneficiari si poate fi solicitata la rambursare din Fondul Social European. Aceasta prevedere este aplicabila pentru TVA platita de catre beneficiari, incepand cu data de 13 august 2012 (data aparitiei H.G. nr. 831/2012 in Monitorul Oficial), aferenta cheltuielilor eligibile efectuate, atat pentru proiectele aflate in derulare la data mentionata, precum si pentru proiectele depuse ulterior acestei date. 2)Aceasta Instructiune se aplica tuturor beneficiarilor carora nu le-a fost rambursata TVA platita incepand cu data de 13 august 2012, aferenta cheltuielilor eligibile incluse in cereri de rambursare deja platite de catre AMPOSDRU (pentru proiectele cu perioada de implementare in derulare sau finalizata). 3)In termen de 3 zile lucratoare de la data publicarii acestei Instructiuni, beneficiarii POSDRU vor depune la AM/OI acte adifionale dedicate, intocmite conform modelului prezentat in Anexa 1 la aceasta Instructiune, avand ca obiect introducerea sumei totale estimate a TVA eligibile in bugetul proiectului (Anexa 2), fara a modifica valoarea totala eligibila a acestuia, asa cum este prevazuta la art.3 alin.l din contractul de finantare si, respectiv, in Anexa 2- Bugetul proiectului. Actul aditional mentionat nu va cuprinde alte modificari ale contractului de finantare. 4)Introducerea in bugetul proiectului a TVA eligibila estimata pentru intregul proiect se va putea realiza doar in masura in care exista economii, prin realocarea acestora de la liniile bugetare (inclusiv de la "Rezerva de contingenta", prin derogare de la Instructiunea AMPOSDRU nr. 38) unde au fost identificate, la linia 7 - TVA nedeductibila eligibila. 5)Economiile pot proveni din realizarea sau/si estimarea unor costuri mai mici decat cele prevazute in bugetul proiectului (ultima varianta aprobata), din declararea ca neeligibile a unor cheltuieli, la verificarea cererilor de rambursare, sau alte situatii.

Pentru proiectele la care a fost platita inclusiv cererea de rambursare finala si nu a fost operata in contabilitatea AMPOSDRU dezangajarea sumelor ramase neutilizate dupa finalizarea implementarii proiectului, economiile vor reprezenta diferenta dintre valoarea

7

eligibila contractata (conform ultimei forme de buget aprobate) si cea realizata, la nivelul fiecarei linii bugetare. 6)In vederea aprobarii acestui act aditional de catre AM POSDRU/OI POSDRU responsabil, beneficiarul va atasa urmatoarele documente:

-memoriul justificativ, in care se va mentiona valoarea estimata a TVA nedeductibila eligibila, cu indicarea realocarilor economiilor realizate/estimate de la liniile bugetare 1-6, la linia bugetara 7. Aceste realocari de sume se pot realiza doar in conditiile respectarii limitelor maxim admise prevazute in Anexa nr. 2 - Bugetul proiectului (pentru "Cheltuieli de tip FEDR", "Rezerva de contingenta", "Valoare activitatii subcontractate/externalizate", "Cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administrate", conform prevederilor contractului de finantare);

-varianta initiala (ultima aprobata) si cea revizuita prin acest act aditional, a Anexei 1 la contractul de finantare - Cererea de finantare, sectiunea "Justificarea bugetului cererii de finantare" (plus alte sectiuni ale cererii de finantare, care pot fi afectate de aceasta modificare);

-varianta initiala (ultima aprobata) si cea revizuita prin acest act aditional, a Anexei 2 la contractul de finantare - Bugetul proiectului;

-varianta initiala (ultima aprobata) si cea revizuita prin acest act aditional, a Anexei 3 la contractul de finantare - Acordul de parteneriat;

-Declaratia beneficiarului si partenerului (Anexa 3); 7)La revizuirea Anexei 2 la contractul de finantare - Bugetul proiectului, beneficiarii vor avea in vedere urmatoarele: - la linia bugetara 7 - se va completa, distinct, suma totala a TVA nedeductibila eligibila, care se include in "Valoarea totala eligibila a proiectului", prin realocari de la celelalte linii bugetare (1-6), cu ocazia intocmirii acestui nou buget; - la punctul 11 - se va completa suma totala a TVA nedeductibila neeligibila care deja a fost platita, sau care urmeaza a fi platita, dupa vechiul sistem (in baza Instructiunii nr. 12/2010 sau, respectiv, Instructiunii nr. 12 revizuita/2012); - la punctul 12 - se va evidentia suma totala a TVA nedeductibila aferenta cheltuielilor eligibile, pe care beneficiarul o estimeaza pentru intregul project (7 + 11). 8)AM/OI vor analiza actele aditionale depuse de catre beneficiari, conform art. 3 al acestei Instructiuni si vor asigura aprobarea acestora in termen de 3 zile de la data depunerii. In situatia in care AM/OI solicita clarificari beneficiarilor, termenul se suspenda pana la data furnizarii informatiilor solicitate, dar nu mai mult de 3 zile. 9)In termen de 5 zile de la aprobarea actului aditional, pentru a li se putea rambursa TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor eligibile efectuate de catre beneficiari si incluse in cererile de rambursare care au fost deja platite de catre AMPOSDRU, beneficiarii trebuie sa depuna o prima „Cerere de rambursare a TVA eligibila" (Anexa 4), la care vor atasa: - copii dupa toate facturile/documentele justificative care contin TVA incluse in cererile de rambursare platite de catre AMPOSDRU pana la data depunerii Cererii de rambursare a TVA eligibila", in format electronic; - borderou cuprinzand documente justificative pentru bunurile si serviciile achizitionate pentru care se solicita rambursarea TVA (Anexa 5); - declaratia pe propria raspundere privind nedeductibilitatea TVA aferenta cheltuielilor eligibile cuprinse in cererea de rambursare (conform anexei 2 la instructiunea aprobata prin Ordinul M.F.E. nr. 204/2011 cu modificarile si completarile ulterioare), certificata de organul fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (a se vedea art. 12 de mai Jos); - Certificate privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor cuprinse in cererea de rambursare (Anexa 2 la Ordinului MFP nr. 33/2012).

8

Aceasta prima Cerere de rambursare a TVA eligibila de dupa aprobarea actului aditional, are rol de reglare (de aducere la zi a sumelor de TVA nedeductibila eligibila restanta, aferenta rambursarilor platite de catre AMPOSDRU). 10)Pentru cheltuielile eligibile incluse in cererile de rambursare aflate in prezent in proces de verificare, TVA eligibila aferenta acestora se va solicita tot printr-o Cerere de rambursare a TVA eligibila, ulterior validarii si platii cererilor de rambursare respective (cand se cunosc sumele certe rambursate). 11)In ceea ce priveste cheltuielile eligibile care urmeaza sa fie incluse in cererile de rambursare depuse ulterior acestei Instructiuni, TVA eligibila aferenta va fi inclusa si solicitata impreuna cu acestea, dar numai dupa aprobarea actului aditional dedicat TVA eligibila. 12)La depunerea cererilor de rambursare care includ TVA nedeductibila eligibila, beneficiarii au obligatia depunerii, ca anexa, a unei declaratii pe propria raspundere privind nedeductibilitatea TVA aferenta cheltuielilor eligibile cuprinse in cererea de rambursare (conform anexei 2 la instructiunea aprobata prin Ordinul MFE nr. 204/2011 cu modificarile si completarile ulterioare), certificata de organul fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, prin completarea cartusului de la sectiunea II din formular, precum si prin semnarea de catre conducatorul organului fiscal si aplicarea stampilei pe fiecare pagina din declaratie (conform prevederilor Ordinului MFP nr. 33/2012). 13)La verificarea Cererii de rambursare a TVA eligibila, ofiterii de verificare vor opera toate deducerile aferente unei cereri de rambursare obisnuite, dupa caz (contributie proprie beneficiar, prefinantare, debite,etc.). 14)Partenerii transnationali vor respecta prevederile legislatiei din statele membre de provenienta privind recuperarea TVA.

Cerinţe din Ghidul solicitantului editie 2014 cu privire la situatia TVA

TVA a devenit eligibila in cadrul proiectelor POSDRU si nu se mai ramburseaza pentru acele entitati care puteau face acest lucru conform vechilor reglementari.

În conformitate cu prevederile art.2(1) din Instrucţiunea din 27.12.2011 de aplicare a prevederilor art. 111 din Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, la depunerea cererii de rambursare, în conformitate cu art. 111 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, beneficiarii de finanţare din instrumente structurale au obligaţia depunerii unei declaraţii pe propria răspundere privind nedeductibilitatea taxei pe valoarea adăugată aferente cheltuielilor eligibile cuprinse în cererea de rambursare, conform anexei 2 din Instrucțiuna menționată, certificată de organul fiscal competent din subordinea Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.

Cu privire la auditarea proiectului

Cerinţe din contractul de finantare cu privire la auditarea proiectului Odata cu transmiterea fiecarei cereri de rambursare intermediara sau finala, Beneficiarul va transmite la OIPOSDRU, un raport de verificare a cheltuielilor aferente cererilor de rambursare respective, emis de catre un auditor financiar independent si autorizat in conditiile legii. Cererea de rambursare va purta mentiunea „Transmis spre auditare" si va fi semnata si datata de catre auditorul financiar independent.

9

Auditorul financiar independent si autorizat in conditiile legii verifica faptul ca toate cheltuielile declarate de Beneficiar in cererea de rambursare intermediara sau finala sunt reale, inregistrate in contabilitate si in evidenta cheltuielilor si sunt eligibile in conformitate cu art. 4 al contractului de finantare si emite un raport de verificare a cheltuielilor in conformitate cu formatul standard furnizat de AMPOSDRU. In cazul in care in raportul de verificare a cheltuielilor intocmit de catre auditor sunt evidentiate cheltuieli neeligibile, acestea nu vor fi incluse de catre beneficiar in evidenta cheltuielilor. In situatia in care sunt identificate cheltuieli neeligibile, care au fost insa certificate de auditorul financiar independent, OIPOSDRU va comunica Camerei Auditorilor Financiari din Romania situatiile de aceasta natura, conform prevederilor protocolului incheiat intre AM POSDRU si Camera Auditorilor Financiari din Romania. De asemenea, OIPOSDRU va retine din cheltuielile solicitate la rambursare aferente serviciilor prestate de auditor, procentul stabilit ca neeligibil in urma verificarilor, in raport cu valoarea cererii de rambursare. Beneficiarul trebuie sa puna la dispozitia auditorului financiar independent si autorizat in conditiile legii toate documentele si/sau informatiile solicitate si sa asigure toate conditiile pentru verificarea cheltuielilor de catre acesta. Auditorul financiar independent si autorizat in conditiile legii va fi selectat cu respectarea conditiilor prevederilor instructiunilor si deciziilor emise de AMPOSDRU, in cazul in care Beneficiarul nu reprezinta autoritate contractanta in sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitie publica. Auditorul va fi selectat din cadrul membrilor activi ai Camerei Auditorilor Financiari din Romania si certificat de catre aceasta entitate pentru a desfasura activitati specifice in cadrul OIPOSDRU. Beneficiarul va comunica OIPOSDRU datele de identificare ale acestuia prin intermediul unei adrese de instiintare. In situatia rezilierii contractului de servicii incheiat cu auditorul financiar independent, Beneficiarul va transmite la OIPOSDRU o notificare in acest sens. Pana la incheierea unui nou contract cu un auditor financiar independent, Beneficiarul nu va putea depune la OIPOSDRU nicio cerere de rambursare. In urma verificarii administrative a cererii de rambursare, OIPOSDRU va informa beneficiarii asupra sumei validate, a motivelor care au determinat nevalidarea anumitor cheltuieli, precum si asupra posibilitatii de contestare. In cazul in care activitatile proiectului necesita efectuarea de plati in valuta, Beneficiarul va solicita spre rambursare contravaloarea in LEI a platii, la cursul Bancii Nationale a Romaniei din data intocmirii documentelor de plata in valuta. Pe parcursul implementarii proiectului, cheltuielile considerate neeligibile la verificarea cererii de rambursare vor fi suportate exclusiv de catre Beneficiar si/sau Partenerii acestuia. In situatia in care implementarea Proiectului presupune achizitionarea de bunuri, servicii ori executia de lucrari, inclusiv externalizarea managementului proiectului, contabilitatii sau auditului financiar, Beneficiarul si fiecare partener au obligatia de a respecta prevederile instructiunilor si deciziilor emise de AMPOSDRU, in cazul in care Beneficiarul si/sau partenerii nu reprezinta autoritate contractanta in sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitii publice. De asemenea, beneficiarul va respecta prevederile privind conflictul de interese de la art. 8 din prezentul contract de finantare.

Cu privire la contabilitatea proiectului

Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la contabilitatea proiectului

10

Beneficiarul si fiecare partener in parte trebuie sa tina o evidenta contabila analitica distincta a Proiectului, utilizand conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operatiunilor referitoare la implementarea Proiectului, in conformitate cu dispozitiile legale. Beneficiarul va avea obligatia utilizarii unui expert contabil care va semna si va data documentele contabile aferente operatiunilor din cadrul Proiectului. Pentru beneficiarii institutii publice care au constituit la nivelul institutiei publice un compartiment de contabilitate, expertul contabil poate fi reprezentat de catre seful sau coordonatorul compartimentului de contabilitate. In caz contrar, conducatorul institutiei publice va putea contracta un expert contabil/contabil autorizat, membru activ al Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, pentru a asigura certificarea evidentei contabile a Proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finantare. Expertul contabil, in cazul achizitionarii de servicii de aceasta natura, va fi selectat de catre Beneficiar din cadrul membrilor activi ai Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania. Cheltuielile cu expertul contabil/contabilul autorizat se fundamenteaza in bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar „Resurse umane" sau la capitolul bugetar „Alte tipuri de costuri", daca sunt externalizati (subcontractati). Documentele originale pe baza carora se inregistreaza in contabilitatea Beneficiarului si partenerilor cheltuielile efectuate in cadrul Proiectului vor fi stampilate cu mentiunea „Solicitat rambursare FSE – POSDRU............... in suma de............... in vederea evitarii dublei finantari. In vederea efectuarii reconcilierii contabile anuale intre conturile contabile ale AMPOSDRU si cele ale Beneficiarului pentru operatiunile gestionate in cadrul Proiectului, beneficiarii si partenerii au obligatia transmiterii formularului nr. 9 conform Hotararii Guvernului nr. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structural si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, in termen de 30 de zile de la incheierea exercitiului financiar. Beneficiarul si fiecare partener au obligatia transmiterii tuturor datelor si informatiilor solicitate de catre OIPOSDRU dupa caz, in vederea efectuarii reconcilierii contabile dintre conturile sale contabile si cele ale AMPOSDRU pentru operatiunile gestionate in cadrul proiectului finantat prin POSDRU. Reconcilierea contabila dintre AMPOSDRU si Beneficiar va viza numai sumele care au fost transferate ca prefinantare si rambursare. In situatia in care implementarea Proiectului presupune achizitionarea de bunuri, servicii ori executia de lucrari, inclusiv externalizarea managementului proiectului, contabilitatii sau auditului financiar, Beneficiarul si fiecare partener au obligatia de a respecta prevederile instructiunilor sj deciziilor emise de AMPOSDRU, in cazul in care Beneficiarul si/sau partenerii nu reprezinta autoritate contractanta in sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitii publice. De asemenea, beneficiarul va respecta prevederile privind conflictul de interese de la art. 8 din prezentul contract de finantare. Cerinţe din Ghidul solicitantului din 2014 privind organizarea contabilităţii proiectului

În calitate de beneficiar trebuie să tina contabilitate analitică a proiectului, cu

respectarea prevederilor legale in vigoare. Toate operaţiunile efectuate în cadrul proiectului vor fi reflectate în evidenţa contabilă a beneficiarului şi a partenerilor şi susţinute de documente justificative.

11

Unele aspecte privind înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente proiectului

din Manualul beneficiarului Editie 2009 revizuita Toţi beneficiarii care fac parte din categoria asociaţii, fundaţii sau alte organizaţii de acest

fel, patronatele, organizaţiile sindicale, cultele religioase, precum şi alte persoane juridice înfiinţate în baza unor legi speciale, în scopul desfăşurării de activităţii fără scop patrimonial, care au obligaţia, potrivit legii, să conducă contabilitatea în partidă dublă şi să întocmească situaţiile financiare anuale vor respecta OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial.

Toate operaţiunile efectuate în cadrul proiectului, efectuate atât de către beneficiar cât şi de partenerii acestuia din cadrul proiectului, vor fi reflectate în evidenţa contabilă a beneficiarului şi susţinute de documente justificative.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Atât beneficiarii cât şi partenerii lor, au obligaţia ţinerii evidenţei contabile distincte prin utilizarea unor conturi analitice distincte.

Operaţiunile contabile legate de Activitatea beneficiarului sunt, fără a se limita la: 1)Înregistrarea facturilor primite de la furnizor; 2)Înregistrarea plăţii facturii către furnizor; 3)Înregistrarea salariilor personalului care lucrează în proiect; 4)Înregistrarea plăţii salariilor către personalul implicat în proiect; 5)Recunoaşterea activelor generale în cadrul proiectului; 6)Corecţii financiare la nivel de contractori; 7)Încasarea sumelor din corecţii financiare de către contractori; 8)Corecţii financiare la nivel de proiect; 9)Plata sumelor aferente corecţii financiare; 10)Înregistrarea cererii de prefinanţare; 11)Înregistrarea primirii sumelor din prefinanţare; 12)Înregistrarea cererii de rambursare; 13)Înregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la AMPOSDRU/

OIPOSDRU; 14)Înregistrarea corecţiilor financiare primite de la AMPOSDRU/OIPOSDRU; 15)Înregistrarea veniturilor generate de proiect (dacă este cazul); 16)Înregitrare operaţiunilor legate de decontarea între parteneri. Înregistrările contabile legate de principalele operaţiuni ce se reflectă în contabilitatea

proiectului sunt cuprinse în procedurile contabile ale proiectului.

Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se fac notificări la AMPOSDRU/OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare

Orice modificare a Contractului se va face cu acordul partilor prin incheierea unui act

aditional sau aprobarea unei notificari, cu exceptia modificarilor determinate de schimbari in cadrul legislativ care vor intra in vigoare la data mentionata in actul normativ respectiv, cu notificarea ulterioara a Beneficiarului.

Modelul-cadru de notificare ce vizeaza modificari determinate de schimbari in cadrul legislativ va fi elaborat si aprobat prin instructiune/decizie la nivelul AMPOSDRU.

12

Beneficiarul trebuie sa informeze OIPOSDRU despre orice situatie care poate determina intarzierea executarii Contractului in termen de 10 (zece) zile de la data luarii la cunostinta despre aceasta. Beneficiarul poate solicita, cu eel putin 30 (treizeci) de zile inainte de sfarsitul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei de implementare a acestuia, fara a afecta bugetul Proiectului, dar nu mai tarziu de 1 decembrie 2015. Beneficiarul va transmite solicitarea insotita de documente justificative.

Beneficiarul este obligat sa informeze in termen de 5 zile OIPOSDRU cu privire la declararea starii de insolventa, in vederea demararii procedurilor de control.

Beneficiarul va notifica in scris OIPOSDRU, cu cel putin 10 (zece) zile inainte de data la care doreste ca notificarea sa produca efecte, in urmatoarele situatii: a)modificari intervenite in bugetul estimat al proiectului, in limita a 10% intre capitole bugetare, in raport cu bugetul aprobat, anexa la contractul de finantare (avand in vedere ca ambele capitole bugetare implicate in modificare trebuie sa respecte plafonul de 10%), cu exceptia cheltuielilor de tip FEDR, a cheltuielilor generale de administrate si cu justificarea motivelor care au condus la aceasta. b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului, precum si schimbarea datelor de contact (numar telefon, fax, e-mail, etc.); c)schimbarea contului special deschis pentru Proiect; d)inlocuirea sau introducerea de membri noi in echipa de management ori a expertilor pe termen lung din cadrul echipei de implementare a Proiectului; e)inlocuirea reprezentantului legal; f)modificarea planului de implementare a activitatilor; g)solicitarea utilizarii sumei alocate pentru rezerva de contingenta, in limita prevazuta la litera a), in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU;

Notificarea va intra in vigoare si va produce efecte juridice incepand cu a 11-a (unsprezece) zi de la data inregistrarii acesteia de OIPOSDRU daca nu s-au solicitat beneficiarului clarificari. Daca beneficiarul nu furnizeaza clarificarile solicitate in termen de maxim 3 (trei) zile lucratoare de la data solicitarii acestora de catre OIPOSDRU, notificarea va fi respinsa. In situatia in care OIPOSDRU respinge modificarile contractuale solicitate prin notificare, beneficiarul va fi informat prin adresa oficiala cu privire la respingerea acesteia, respectand termenele impuse prin prezentul contract de finantare si ale instructiunilor/deciziilor emise de AMPOSDRU.

Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se încheie acte adiţionale în relaţiile cu AMPOSDRU/ OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare ale

proiectului

Beneficiarul are obligatia de a solicita OIPOSDRU cu cel putin 20 (douazeci) de zile inainte de data la care doreste ca actul aditional sa produca efecte, in urmatoarele situatii: a)orice modificare a bugetului estimat al Proiectului, generata de:

- redistribuiri de sume care depasesc limita a 10% intre capitolele bugetare aferente costurilor eligibile ale Proiectului, in conditiile in care se pastreaza nemodificata valoarea totala eligibila a Proiectului, cu justificarea detaliata a motivelor care au condus la aceasta;

- modificarea cheltuielilor de tip FEDR, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului solicitantului, cu justificarea detaliata a motivelor care au condus la aceasta, inclusiv in cazul in care sumele nu depasesc limita a 15% intre capitole bugetare; - modificarea cheltuielilor generale de administratie, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului solicitantului, cu justificarea detaliata a motivelor care au condus la aceasta, inclusiv in cazul in care sumele nu depasesc limita a 15%;

13

b) includerea de noi activitati eligibile si/sau introducerea unor categorii de grup tinta, cu respectarea prevederilor Ghidului solicitantului aferent proiectului finantat, care sa contribuie la atingerea rezultatelor si obiectivului specific al Proiectului; c)modificarea duratei de implementare a Proiectului; d)suspendarea executarii contractului, pentru motive intemeiate, astfel incat sa-i permita finalizarea implementarii proiectului in cadrul perioadei de programare; e) inlocuirea unuia din partenerii din proiect, in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU; f)modificari ale Acordului de parteneriat; g)solicitarea utilizarii sumei alocate pentru rezerva de contingenta, pentru suma care depaseste limita a 10% intre capitolele bugetare, in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU; h)orice alte modificari ale cererii de finantare. Beneficiarul are obligatia de a solicita incheierea unui act aditional la contractul de finantare pentru toate modificarile de sume intervenite in cadrul aceleiasi linii bugetare din Anexa 2- Bugetul proiectului detaliat, cu exceptia cheltuielilor generale de administratie, (fie pe seama modificarii costurilor unitare, fie a cantitatilor previzionate) in situatia in care variatia acestora depaseste 10%. Actul aditional va fi considerat valabil incheiat, va intra in vigoare si va produce efecte juridice daca a fost semnat si stampilat de catre reprezentantul legal al Beneficiarului si, ulterior, semnat si stampilat si de catre reprezentantul legal al OIPOSDRU. Un act aditional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbari in contract care ar pune in discutie decizia de acordare a finantarii nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitantilor.

Cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului

Cerinte din contractul de finantare cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului

Beneficiarul are obligatia de a respecta prevederile Directivei 95/46/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, transpusa in legislatia nationala prin Legea nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si prevederile Directivei 2002/58/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 12 iulie 2002 privind prelucrarea datelor personale si protejarea confidentialitatii in sectorul comunicatiilor publice, transpusa in legislatia nationala prin Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice, cu modificarile si completarile ulterioare.

Beneficiarul va informa persoanele din grupul-tinta al Proiectului despre obligativitatea de a furniza organismelor abilitate datele lor personale, cu respectarea dispozitiilor legale mentionate. In acest sens, participantii sau reprezentantii lor legali vor semna o declaratie de consimtamant prin care isi dau acordul cu privire la utilizarea si prelucrarea datelor personale.

Beneficiarul are obligatia de a pune la dispozitia OIPOSDRU, sau oricarui alt organism abilitat sa verifice modul de utilizare a finantarii nerambursabile, la cerere si in termen, documentele si/sau informatiile solicitate si sa asigure toate conditiile pentru efectuarea verificarilor la fata locului. Neprezentarea documentelor solicitate in cadrul verificarilor poate conduce la declararea ca neeligibile a cheltuielilor aferente documentelor solicitate.

14

In vederea efectuarii verificarilor prevazute la alin. (12), Beneficiarul se angajeaza sa acorde dreptul de acces la locurile si spatiile unde se implementeaza sau a fost implementat Proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice care au legatura directa cu proiectul, si sa puna la dispozitie documentele solicitate privind gestiunea tehnica si financiara a Proiectului, atat pe suport hartie, cat si in format electronic.

Documentele trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel incat sa permita verificarea lor. Beneficiarul este obligat sa informeze organismele si autoritatile mentionate la alin. (12) cu privire la locatia arhivarii documentelor, in termen de 3 (trei) zile de la transmiterea solicitarii de catre OIPOSDRU.

Beneficiarul are obligatia de a pastra toate documentele originale (si in copie conform cu originalul documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activitatile si cheltuielile eligibile in vederea asigurarii unei piste de audit adecvate, in conformitate cu regulamentele comunitare si nationale.

Toate documentele vor fi pastrate 3 (trei) ani de la inchiderea oficiala a POSDRU 2007-2013.

In cazul nerespectarii prevederilor alin. (14), Beneficiarul este obligat sa restituie intreaga suma primita, aferenta proiectului, reprezentand asistenta financiara nerambursabila din cofinantarea FSE, precum si cofinantarea aferenta alocata din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobanzile si/sau penalitatile aferente calculate conform legislatiei in vigoare.

Beneficiarul este obligat sa declare pe propria raspundere si sa se asigure in permanenta ca finantarea obtinuta pentru implementarea Proiectului nu se suprapune cu alte finantari primite de la bugetul de stat sau din alte bugete ale Comunitatii Europene, conform prevederilor Ghidului solicitantului.

Beneficiarul si partenerii se obliga sa mentina destinatia bunurilor si/sau echipamentelor achizitionate si lucrarilor efectuate in cadrul Proiectului pe o perioada de cel putin 3 (trei) ani dupa finalizarea perioadei de implementare a Proiectului. In cazul nerespectarii acestei obligatii, Beneficiarul se obliga sa restituie OIPOSDRU contravaloarea echipamentelor achizitionate si lucrarilor efectuate in cadrul Proiectului, in termen de maxim 30 de zile de la data constatarii de catre AMPOSDRU sau OIPOSDRU a incalcarii acestei obligatii de catre Beneficiar.

Beneficiarul isi va asuma integral raspunderea pentru prejudiciile cauzate tertilor din culpa sa pe parcursul implementarii Proiectului.

Beneficiarul are obligatia de a respecta prevederile regulamentelor comunitare si legislatiei nationale in vigoare inclusiv Ghidul Solicitantului Conditii Generale si Specifice cu privire la masurile de informare si publicitate, precum si prevederile Manualului de Identitate Vizuala pentru POSDRU 2007-2013.

Prin semnarea contractului de finantare, Beneficiarul accepta ca numele lui sa apara pe lista Beneficiarilor, in conformitate cu prevederile art. 7 lit. (d) din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 in care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune si pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European si al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regionala, cu modificarile si completarile ulterioare (publicarea, electronica sau in alt mod, a listei de Beneficiari, titlul Proiectului si valoarea fondurilor publice alocate operatiunilor).

Toate masurile de informare si publicitate care vor fi implementate in cadrul Proiectului, vor respecta prevederile Manualului de Identitate Vizuala pentru POSDRU 2007-2013.

In vederea validarii cheltuielilor, OIPOSDRU poate verifica toate documentele necesare, in vederea validarii cheltuielilor efectuate pentru implementarea proiectului, aferente

15

cererilor de rambursare intermediare/finale precum si rapoartele tehnico-financiare transmise de catre Beneficiar.

Documentele suport justificative privind cheltuielile declarate vor fi prezentate de catre Beneficiar la solicitarea OIPOSDRU, in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU.

OIPOSDRU monitorizeaza din punct de vedere tehnic si financiar implementarea proiectelor in vederea asigurarii legalitatii, regularitatii, conformitatii si realitatii activitatilor aferente implementarii proiectului care face obiectul contractului de finantare.

OIPOSDRU are obligatia de a efectua verificarea la fata locului a activitatilor aferente implementarii proiectului.

AMPOSDRU va informa despre data inchiderii oficiale/partiale a POSDRU prin intermediul mijloacelor publice de informare.

Prin „neregula" se intelege orice abatere de la legalitate, regularitate si conformitate in raport cu dispozitiile nationale si/sau europene, precum si cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal incheiate in baza acestor dispozitii, ce rezulta dintr-o actiune sau inactiune a beneficiarului ori a autoritatii cu competente in gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internationali si/sau fondurile publice nationale aferente acestora printr-o suma platita necuvenit;

Constatarea neregulilor, stabilirea acestora si recuperarea sumelor platite necorespunzator se realizeaza conform prevederilor legale in domeniu, respectiv Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a Hotararii Guvernului nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora.

In cazul sumelor platite necorespunzator de catre AMPOSDRU, Beneficiarul are obligatia de a restitui sumele respective in termen de 30 (treizeci) de zile de la data transmiterii actului de constatare de catre OIPOSDRU in conformitate cu dispozitiile legale. Incepand cu ziua a 31-a (treizecisiuna) se vor calcula majorari de intarziere pentru fiecare zi de intarziere in procentul stabilit conform dispozitiilor legale in vigoare la data respectiva pentru fiecare zi de intarziere.

In cazul in care un beneficiar semnaleaza - ca urmare a activitatii proprii de management si control - o neregula in gestiunea propriului sau proiect, acesta are obligatia raportarii ei, in termen de 5 (cinci) zile de la data identificarii neregulii respective, catre autoritatea cu competente in gestionarea fondurilor europene (AMPOSDRU/ OIPOSDRU).

Savarsirea unei nereguli este o incalcare a prevederilor contractuale si, deci, genereaza raspundere patrimoniala contractuala a autorului, beneficiar sau autoritate de gestionare.

Debitorii unei creante bugetare rezultate din nereguli raspund solidar pentru stingerea respectivei creante.

Cerinte din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului

În conformitate cu prevederile art. 89 şi art. 90 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 şi

cu art. 18 şi art. 19 din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006, în calitate de beneficiar trebuie să se păstreze toate înregistrările/registrele timp de 3 (trei) ani de la data închiderii oficiale a POS DRU 2007-2013, respectiv 31 decembrie 2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen.

16

De asemenea, exista obligaţia de a acorda dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a proiectului.

Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi arhivate astfel încât să permită verificarea lor. În acest sens exista obligatia de a informa AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil cu privire la locul arhivării documentelor.

Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanţare în cadrul POSDRU trebuie să fie arhivate de către beneficiar, în spaţii special amenajate şi destinate acestui scop, asigurând păstrarea unei piste de audit corespunzătoare a operaţiunilor efectuate pentru implementarea proiectului. Spaţiul destinat arhivării va fi astfel amenajat încât să se asigure păstrarea în bune condiţii a documentelor, să se evite distrugerea intenţionată/accidentală sau sustragerea neautorizată a acestora.

În calitate de beneficiar aveţi obligaţia de a furniza orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de proiect solicitate de AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, Autoritatea de Certificare şi Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumentele structurale, respectiv din Fondul Social European. Beneficiarul este obligat să asigure disponibilitatea şi prezenţa personalului implicat în implementarea proiectului pe întreaga durată a verificărilor efectuate.

AMPOSDRU/OIRPOSDRU își rezervă dreptul de a nu deconta cheltuielile care privesc activităţi cu caracter transnaţional pentru care beneficiarul NU justifică temeinic legătura DIRECTĂ a activităţilor pentru care s-au prevăzut cheltuielile cu obiectivul proiectului. În calitate de beneficiar exista obligaţia da a introduce în modulul ActionWeb dedicat toate informaţiile din formularele de înregistrare a grupului ţintă, completate de participanţii la operaţiunile co-finanţate din FSE derulate în cadrul proiectului şi de a le corela cu indicatorii preconizati prin proiect.

În conformitate cu Ordinul ministrului afacerilor europene nr.204/2011 pentru aprobarea Instructiunilor de aplicare a prevederilor art. 11^1 din Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, la depunerea cererii de finantare/cererii de rambursare, solicitantii/beneficiarii de finanţare din instrumente structurale au obligaţia depunerii unei declaraţii pe propria răspundere privind nedeductibilitatea taxei pe valoarea adăugată aferente cheltuielilor eligibile cuprinse în bugetul proiectului/cererea de rambursare.

În vederea evitării dublării finantari și pentru justificarea implicării în proiect a membrilor echipei de management/implementare, aceștia vor trebui să depună în perioada de implementare, rapoarte de activitate care sa conțină nr. ore lucrate pe proiect (şi pe alte proiecte, după caz), intervalul orar, specificarea activitatii din proiect şi descrierea activitatii lucrata in perioada raportata, la care se vor anexa documente justificative.

Prevederi legate de aspecte de informare şi publicitate

În calitate de beneficiar al asistenţei financiare nerambursabile prin POSDRU trebuie să

se asigure vizibilitatea adecvată, transparenţa şi promovarea corespunzătoare a proiectului, a obiectivelor şi a rezultatelor obţinute.

Conform regulamentelor europene aplicabile, în calitate de Beneficiar se impun respectate următoarele obligaţii: -Să se asigure pe tot parcursul proiectului şi ulterior vizibilitatea adecvată, transparenţa şi promovarea corespunzătoare a proiectului, a obiectivelor şi rezultatelor obţinute;

17

-Să se asigure, pe tot parcursul proiectului şi ulterior, informarea opiniei publice prin mijloace de informare adecvate privind asistenţa financiară nerambursabilă obţinută din fondurile europene; -Să se ofere informaţii la finalizarea proiectului, părţilor implicate în proiect despre finanţarea obţinută şi rezultatele proiectului, cu menţionarea faptului că acordarea cofinanţării sa se realizeze prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, din Fondul Social European. Obligativitatea asigurării de către beneficiari a publicităţii proiectelor este prevăzută în Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 şi se aplică oricărui tip de proiect (lucrări, achiziţii, asistenţă tehnică, etc.).

În cazul proiectelor în care contribuţia publică depăşeşte 500.000 euro şi în cazul în care cheltuielile cu informarea şi publicitatea sunt eligibile, beneficiarul are obligaţia de a asigura acţiuni de comunicare mai mult decât cerinţele minime obligatorii. Mijloacele de informare rămân la alegerea beneficiarului, cu condiţia să se păstreze o dovadă a îndeplinirii acestei obligaţii. -Să se notifice în mod clar şi prin mijloace adecvate faptul că proiectul implementat a fost selectat în cadrul Programului Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 cofinanţat din Fondul Social European - “Investeşte în oameni!” -Să se asigure că orice document, inclusiv certificatele de participare sau diplomele (exceptând certificatele sau documentele similare al căror format este stabilit prin lege sau alt act normativ cu valoare similară), obţinute în cadrul proiectului, conţin un paragraf sau o menţiune care să facă referire la faptul că proiectul este cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, însoţită de expresia “Investeşte în oameni!” -Să se asigure resursele bugetare corespunzătoare pentru activităţile şi produsele de informare şi comunicare.

De asemenea, în vederea asigurării vizibilităţii, transparenţei şi promovării proiectului, pe parcursul implementării acestuia va fi necesară organizarea a cel puţin două conferinţe de presă (una la începerea şi una la finalizarea implementării proiectului). Toate măsurile de informare şi publicitate care vor fi implementate în cadrul Proiectului, vor respecta prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru POSDRU 2007-2013.

În calitate de Beneficiar trebuie urmarita obligativitatea de a respecta toate prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru POSDRU 2007-2013 şi Instrucţiunile AMPOSDRU/OI(R) POSDRU responsabil. Pentru informaţii suplimentare privind regulile de vizibilitate pentru toate măsurile de informare şi publicitate, se impune să se consulte Manualul de Identitate Vizuală pentru POSDRU 2007-2013, postat pe site-ul www.fseromania.ro, respectiv paginile de internet ale Organismelor intermediare responsabile.

Prevederi legate de achizitiile in cadrul proiectului

Beneficiarii/partenerii care au calitate de autoritate contractantă în conformitate cu prevederile art.8 din OUG 34/2006 și care efectuează achiziții în cadrul proiectului, în conformitate cu prevederile cererii de finanțare și ale Acordului de parteneriat, vor aplica legislația în vigoare privind achizițiile publice (OUG 34/2006 cu modificările și completările ulterioare și legislația subsecventă).

Beneficiarii/partenerii care nu au calitate de autoritate contractantă în conformitate cu prevederile art.8 din OUG 34/2006 și care efectuează achiziții în cadrul proiectului, în conformitate cu prevederile cererii de finanțare și ale Acordului de parteneriat, vor aplica prevederile Ordinului nr. 1120/15.10.2013, privind modificarea si aprobarea procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privati de proiecte finantate din instrumente structurale, obiectivul Convergentă.

18

Prevederi legate de nereguli

În conformitate cu art.1(2) Regulamentul Consiliului (CE) nr.2988/1995 privind

protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene, neregulă reprezintă orice încălcare a prevederilor legislaţiei comunitare rezultată dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau care ar putea avea, efectul prejudicierii bugetului general al Comunităţilor sau bugetelor administrate de către acestea, fie prin reducerea, fie prin pierderea venitului rezultat din surse proprii colectate direct în numele Comunităţilor, sau printr-o cheltuială neeligibilă.

În conformitate art.2(7) din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006, neregulă reprezintă orice încălcare a unei prevederi a dreptului comunitar, care rezultă dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea efectul de a prejudicia bugetul general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli necorespunzătoare bugetului general.

În conformitate cu art.27 din Regulamentul (CE) nr.1828/2006: -operator economic - reprezintă orice persoană fizică sau juridică sau orice altă entitate ce participă la implementarea asistenţei din Fonduri, cu excepţia situaţiei în care un Stat Membru îşi exercită prerogativele de autoritate publică; -suspiciune de fraudă – se referă la o neregulă ce duce la iniţierea demersurilor administrative sau juridice la nivel naţional, pentru a stabili prezenţa comportamentului intenţionat, în special frauda, asa cum se menţionează la punctul (a) al Art. 1(1) din Convenţia redactată pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană, privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene; -faliment – înseamnă procedurile legate de insolvabilitate în accepţiunea Art. 2(a) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1346/2000 privind procedurile de insolvenţă. În conformitate cu art. 2 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii: a)neregula: orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile nationale şi/sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal încheiate în baza acestor dispozitii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o suma platită necuvenit; b)frauda: infracţiunea săvârşită în legatură cu obţinerea ori utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, incriminată de Codul penal ori de alte legi speciale. Constatarea neregulilor se face conform prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor aparute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora şi a Hotărârii Guvernului nr. 875 din 31 august 2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora.

O neregulă sau o fraudă poate fi identificată atât pe parcursul cât şi ulterior finalizării implementării proiectului. În situaţia constatării unei nereguli, în conformitate cu legislaţia comunitară şi naţională relevantă în vigoare, AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil va dispune toate măsurile necesare pentru recuperarea sumelor constatate ca necuvenite şi a majorărilor de

19

întîrziere, pentru stabilirea unor corecţii financiare ca urmare a nerespectării de către beneficiari a procedurii de achiziţie publică precum şi pentru eliminarea sau diminuarea consecinţelor asupra implementării proiectului şi totodată pot dispune suspendarea executării contractului sau rezilierea acestuia.

6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ŞI DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

Reguli de eligibilitate a cheltuielilor Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească în mod cumulativ următoarele condiţii: -să fie efectiv plătită de la data prevăzută în contractul de finanţare nerambursabilă; -să fie necesară pentru realizarea activităţilor din cadrul proiectului; -să fie prevăzută în bugetul estimativ al proiectului; -să fie în conformitate cu principiile unui management financiar riguros, având în vedere utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport optim cost-rezuitate; -să fie înregistrată în contabilitatea Beneficiarului, să fie identificabilă, verificabilă si să fie dovedită prin facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor; -să nu fi făcut obiectul altor finanţări publice; -să fie în conformitate cu prevederile contractului de finanţare; -să fie conformă cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare; -să fie menţionată în lista cheltuielilor eligibile prezentată în Condiţiile Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte. Categorii de cheltuieli eligibile: a)cheltuieli cu personalul; b)cheltuieli cu cazarea, transportul şi diurna; c)cheltuieli aferente managementului de proiect; d)taxe; e)cheltuieli financiare şi juridice; f)cheltuieli pentru închirieri, amortizări şi leasing; g)subvenţii şi burse; h)cheltuieli generale de administraţie; i)cheltuieli de informare şi publicitate; j)cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regională (FEDR). Următoarele tipuri de cheltuieli nu sunt eligibile: a)taxa pe valoarea adăugată; b)dobânda şi alte comisioane aferente creditelor; c)cheltuielile colaterale care intervin într-un contract de leasing; d)achiziţia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructură, teren şi alte imobile, cu excepţia celor care pot fi încadrate la categoria 10. Cheltuieli de tip FEDR, prevăzută anterior; e)cheltuielile pentru locuinţe pentru operaţiunile care beneficiază de finanţare din FSE; f)achiziţia de echipamente second-hand; g)amenzi, penalităţi şi cheltuieli de judecată; h)costurile pentru operarea obiectivelor de investiţii;

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor cu personalul În cadrul cheltuielilor cu personalul se includ cheltuieli aferente angajaţilor din proiect, şi anume: -Salarii şi asimilate acestora; -Onorarii -Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale şi cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori: contribuţii de asigurări sociale de stat, contribuţii de asigurări de şomaj, contribuţii de asigurări sociale de sănătate, contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă şi boli profesionale, alte contribuţii).

Documente justificative în cadrul cheltuielilor cu personalul

20

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor cu transportul, cazarea şi diurnă

În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de transportul, cazarea şi diurna persoanelor angajate în proiect (caz în care decontarea se va face la capitolul bugetar I Resurse Umane), cât şi cheltuieli legate de transportul şi cazarea participanţilor în cadrul proiectului (caz în care decontarea se va face la capitolul bugetar II Participanţi). Din această categorie fac parte următoarele tipuri de cheltuieli: -Transport de persoane (personal propriu şi/sau participanţi); -Transport de materiale şi echipamente (sunt eligibile doar de la capitolul bugetar I Resurse Umane); -Diurnă; -Cazare. Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu şi/sau participanţi) intern (în România), cât şi internaţional. -Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasărilor în cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion tren, mijloace de navigaţie fluvială etc. -Autoturismul proprietate personală poate fi folosit în cazul deplasărilor efectuate de către parsonalul propriu şi/sau participanţi, doar pentru activităţile derulate în cadrul proiectului, cu respectarea regulilor de eligibilitate stabilite în cadrul Ordinului nr. 1117/2010. -Cheltuielile aferente cazării participanţilor şi personalului propriu din proiect, se vor considera eligibile doar dacă sunt conexe activităţilor din cadrul proiectului. -În cazul în care pentru personalul propriu se acordă, în timpul deplasărilor, pensiune completă (cazare şi masă), diurna nu se va mai acorda.

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

Documentul care atestă efectuarea plăţii

Salarii şi asimilate acestora

- contracte individuale de muncă (sau echivalent) pe perioadă determinată sau nedeterminată înregistrate şi vizate de ITM (dacă este cazul); -acte adiţionale la contracte individuale de muncă; -listă de avans chenzinal (dacă este cazul); -centralizatoare state de plată; -fişe de pontaj, fişele de post; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului (cu detalierea activităţilor şi a numărului de ore lucrate) -state de salarii;

-ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont din care să rezulte viramentele şi/sau extra-gerile;

Onorarii -contracte civile; -contracte comerciale; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului; -fişe de pontaj, fişele de post; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului; -factura emisă (dacă este cazul);

-ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont din care să rezulte viramentele şi/sau extra-gerile;

Contribuţii sociale aferente cheltuieli-lor salariale şi cheltuielilor asimi-late acestora

-state de plată şi centralizatoare state de plată; -declaraţii CAS/CASS/Finanţe/Şormaj;

-ordin de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ; -extras de cont.

21

Documente justificative legate de cheltuielile legate de transportul, cazarea şi diurna persoanelor angajate în proiect

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

Documentul care atestă efectuarea plăţii

Transport de persoane (personal propriu şi/sau participanţi);

Documente comune: -bonuri taxe autostradă; -bonuri taxe de trecere a podurilor, bac, etc; -bonuri taxe parcare hoteliera; Transport cu autoturismul personal: -bon fiscal de combustibil, cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; -declaraţie privind consumul de carburant fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; (doar pentru personalul propriu) -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele participanţilor care efectuează transportul cu autoturismul propriu (doar pentru participanţi); Transport cu autoturismul de serviciu: -foaia de parcurs şi FAZ; -B.C.F.-uri sau bonuri fiscale de combustibil cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; -declaraţie privind consumul de carburant fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; Transport cu avionul/trenul/navigatie fluvială: -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; -biletele/tichetele de călătorie (în condiţiile prevăzute de dispoziţiile legale), fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; -factura Transport cu autocarul: -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; -ordinul de deplasare; -factura

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Transport de materiale şi echipamente;

contractul de prestări servicii/ închiriere; (după caz) -factura emisă de către prestator/locator; -avizul de însoţire a mărfii;

-ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizată de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Diurnă ordinul de deplasare, completat corespunzător, conţinând clar data şi ora plecării/sosiri;

dispoziţie de plată că- tre casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/foaie de vărsământ; extras de cont.

22

Cazare

-factură de cazare cu menţionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazării şi a tarifului perceput sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factură. ordinul de deplasare;

-ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor pentru subvenţii şi burse În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de subvenţii şi burse acordate pentru: Subvenţii acordate pentru elevi, studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora; Subvenţii pentru angajatori: subvenţii pentru întreprinderile care angajează ucenici, tineri absolvenţi, subvenţii pentru plata salariilor pentru proaspăt angajaţi, pe o perioadă de 6 luni, alocaţii financiare pentru întreprinderile ai căror angajaţi sunt implicaţi în programe de formare profesională continuă, în vederea suplinirii absenţei acestora în perioada de formare; Subvenţii pentru angajaţii care fac parte din grupuri vulnerabile şi au nevoie de sprijin financiar suplimentar în vederea participării la formarea profesională continuă sau la programe de ucenicie (de exemplu,persoane care aparţin minorităţilor etnice, persoane cu dizabilităţi, persoane care trăiesc în comunităţi izolate/sărace, alte persoane dezavantajate); Subvenţii pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor; Subvenţii pentru înregistrarea drepturilor de autor; Subvenţii pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente (bătrâni, copii, persoane cu dizabilităţi); Premii în cadrul unor concursuri; Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi; Burse post doctorat; Burse sociale; Burse de merit.

Documente justificative pentru cheltuieli legate de subvenţii şi burse acordate

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Subvenţii acordate pentru elevi, studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora; Subvenţii pentru angajatori; Subvenţii pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente; Premii în cadrul unor concursuri; Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi;

-regulament de organizare concurs premii/ nota de fundamentare privind criteriile de acordare a subvenţiilor/burselor; -decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei/premiului/ bursei; -dosarul de solicitare a subvenţiei/ premiului/bursei sau contract (ex contract de studii); -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor/premilor/burselor acordate; -borderou de plata a subvenţiilor/premilor/ burselor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor/premiilor/burselor

-dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; - extras de cont;

23

Burse post doctorat; Burse sociale; Burse de merit; Subvenţii pentru angajaţii care fac parte din grupuri vulnerabile

-decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -ancheta socială; -borderou de plată a subvenţiilor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor

-dispoziţie de plată către casierie/dispoziţie de încasare, registru de casă/foaie de vărsământ; -extras de cont;

Subvenţii pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor

-decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei sau contractul încheiat; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -graficul desfăşurării cursurilor şi lista de prezenţă la cursuri; -fişa postului; -declaraţia angajatorului că nu a înregistrat venituri de pe urma cursantului în perioada derulări cursului; -borderou de plată a subvenţiilor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor;

-dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; -extras de cont;

Subvenţii pentru înregistrarea drepturilor de autor

-decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -copii după contractele de cesiune a drepturilor de autor şi drepturi conexe încheiate cu respectarea prevederilor legale şi în care se menţionează clar obiectul contractului, valoarea şi modalitatea de plată, valabilitatea contractului; -dovada achitării impozitelor aferente; -copii după statele de plată purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor.

-dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; -extras de cont;

Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect

Din categoria acestor cheltuieli fac parte: -Multiplicare; -Traducere şi interpretare; -Servicii de sonorizare; -Prelucrare date; -Conectare la reţele informatice; -Întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice;

24

-Cheltuieli aferente procedurilor de achiziţie publică; -Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau electronic; -Abonamente la publicaţii de specialitate; -Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similar; -Materiale consumabile: cheltuieli cu materialele auxiliare, cheltuieli privind combustibilul, cheltuieli privind materialele pentru ambalat, cheltuieli privind piesele de schimb, cheltuieli privind hrana, cheltuieli privind alte materiale consumabile; -Materiale de natura obiectelor de inventar; În cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect se pot deconta şi cheltuielile legate de hrana acordată participanţilor, prin intermediul serviciilor de tip „catering".

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Multiplicare -contractul de prestări servicii;(unde se aplică); factură externă sau internă sau bon fiscal ştampilat; -avizul de însoţire a mărfii (dacă este cazul); -bonul de consum;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ -foaie de vărsământ vizata de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Traducere şi intepretare Servicii de sonorizare Prelucrare date

-contractul de prestări servicii; (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ -foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Conectare la reţele informatice întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice

-contractul de prestări servicii; (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal; -proces verbal de recepţie a lucrării; -garanţia de bună execuţie;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ -foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Cheltuieli aferente pro-cedurilor de achiziţie publică Abonamente la publicaţii de specialitate

-factură externă sau internă sau bon fiscal; -ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în for-mat tipărit şi/sau electronic Materiale de natura obiectelor de inventar

-factură externă sau internă sau bon fiscal; -fişa obiectelor de inventor; -registrul obiectelor de inventor;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare

-factură externă sau internă sau bon fiscal; -fişa mijloacelor fixe; -registrul mijloacelor fixe;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţă (în cazul plăţilor în numerar);

25

-extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Materiale consumabile -contract de prestări servicii (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal; -avizul de însoţire a mărfii; (dacă este cazul); -nota de recepţie şi constatare de diferenţe, a bunurilor intrate în gestiunea instituţiei; -procesul verbal de predare-primire a bunurilor; -bonul de consum; -certificate de garanţie (dacă este cazul); în cazul cheltuielilor legate de hrană: -pontaj de masă/borderou/listă participanţi; (în cazul serviciilor de tip „catering")

-ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria taxelor

În această categorie intră cheltuieli legate de: -Taxe de certificare a competenţelor (inclusiv taxe de certificare a competenţelor profesionale obţinute pe alte căi decât cele formale); -Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaţie (inclusiv a acelora care furnizează pregătirea teoretică în cadrul programelor de ucenicie); -Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; -Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă; -Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie; -Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competenţe; -Taxe de participare la programe de formare/educaţie.

Documente justificative pentru cheltuieli legate de taxe

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

Documentul care atestă efectuarea plăţii

Taxe de certificare a competenţelor Taxe de evaluare/ acreditare/autorizare a programelor de formare/ educaţie Taxe de eliberare a certificatelor de calificare Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competenţe Taxe de participare la programe de formare/ educaţie

-factura emisă de instituţia abilitată; -borderoul cu lista de participanţi; -raport al formatorului/proces verbal de efectuare a certificării competenţelor.

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor financiare şi juridice

26

În această categorie de cheltuieli intră următoarele: -Prime de asigurare (imobile, bunuri şi răspundere profesională); -Cheltuieli aferente deschiderii şi gestionării contului bancar al proiectului; -Costul aferent garanţiilor oferite de bănci sau de alte instituţii financiare; -Onorarii pentru consultanţă juridică; -Taxe notariale; -Expertize tehnice şi financiare; -Audit; -Contabilitate;

Documente justificative pentru cheltuielile financiare şi juridice

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Prime de asigurare -poliţa de asigurare; -contractul de asigurare;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Cheltuieli aferente des-chiderii şi gestionării contului bancar al proiectului

-comunicarea deschiderii contului emisă de către bancă/trezorerie;

-ordine de plată; -extrase de cont;

Costul aferent garanţiilor oferite de bănci sau de alte instituţii financiare

- garanţia bancară; -ordine de plată; - extrase de cont;

Taxe notariale -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Expertize tehnice şi financiare

-contractul de prestări servicii; -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat; -dovada dreptului de expertiză; -raportul de expertiză;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Audit Contabilitate

-contractul de prestări servicii; -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

27

Onorarii pentru consultanţă juridică

-contractul de prestări servicii; -factura externă sau internă; -bon fiscal ştampilat; -dovada dreptului de autorizare juridică;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor privind închirierile, amortizările şi leasingul

Din această categorie de cheltuieli fac parte: -închiriere (locaţii, bunuri): închiriere sedii, inclusiv depozite, închiriere spaţii pentru desfăşurarea diverselor activităţi ale operaţiunii, închiriere echipamente, închiriere vehicule, închiriere diverse bunuri; -amortizare active; -rate de leasing plătite de utilizatorul de leasing pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri.

Documente justificative pentru cheltuieli privind închirieri, amortizări şi leasing

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Închiriere (locaţii, bunuri) -contractul de închiriere/prestări servicii; -factura externă sau internă emisă de vânzător, prestator; -decizia internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a cheltuielii), fundamentată corespunzător;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Amortizare active -registrul mijloacelor fixe; -fişa mijlocului fix; -fişa lunară de amortizare a activelor cu codul de clasificare ale acestora; -procesul verbal de amortizare/casare; -decizia internă emisă de reprezentan-tul legal al beneficiarului, privind cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a cheltuielii), fundamentată corespunzător;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Rate de leasing

-contractul de leasing cu scadentarul ratelor de leasing; -factura fiscală cu ratele de leasing plă-tite; -procesul verbal de recepţie provizorie/ finală -decizia internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a cheltuielii), fundamentată corespunzător;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor privind informarea şi

publicitatea Din această categorie de cheltuieli fac parte:

28

-cheltuieli cu serviciile de producţie a spoturilor publicitare; - cheltuieli cu servicii de difuzare a spoturilor publicitare; - cheltuieli cu postarea de informaţii în presa scrisă; - cheltuieli cu servicii de organizare a conferinţelor; - cheltuli cu tipărirea de materiale informative; - altele din această categorie.

Documente justificative pentru cheltuieli privind informarea şi publicitatea

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Cheltuieli de informare şi publicitate

-contractul de prestări servicii; (unde se aplică) -factură fiscală sau bon fiscal;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuilelilor de tip FEDR

În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli acordate pentru: -Terenuri; -Amenajări de terenuri: defrişări, demontări, evacuări materiale rezultate, devieri reţele de utilităţi din amplasament, drenaje, amenajări pentru protecţia mediului, refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor (plantare copaci, reamenajare spaţii verzi); -Construcţii: achiziţie de clădiri, reabilitare/modernizare clădiri, construcţie de clădiri; -Instalaţii tehnice; -Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalaţii de lucru): utilaje şi echipamente tehnologice şi funcţionale; -Alte echipamente (echipamente de calcul şi echipamente periferice de calcul, cablare reţea internă, achiziţionare şi instalare de sisteme şi echipamente pentru persoane cu dizabilităţi); -Aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare; -Mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi material; -Alte cheltuieli pentru investiţii; -Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaţii; -Cheltuieli privind proiectare şi inginerie; -Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografie şi de stabilitate a terenului; -Cheltuieli pentru organizarea de şantier; -Cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor şi/sau reabilitarea şi modernizarea utilităţilor.

Documente justificative pentru cheltuieli de tip FEDR

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Cheltuieli cu terenuri -documentele cadastrale: -raportul de justificare a achiziţiei de teren; -contractul de vânzare-cumparare cu anexele notariale;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli cu amenajări de terenuri

-factură externă sau internă; -contractul de lucrări;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă;

29

-devizul de lucrări de amenajări de terenuri; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru construcţii -factură externă sau internă; -contractul de prestări servicii sau achiziţii; -devizul de lucrări de construcţii;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli cu echipamente tehnologice Cheltuieli cu alte echipamente Cheltuieli cu aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare

-contractul de livrare; -factură externă sau internă; -aviz de însoţire a mărfii; -certificatul de garanţie; (unde se aplică); -fişa mijlocului fix achiziţionat cu codul de clasificare al acestuia; -copie după registrul numerelor de inventar; -procesul verbal de recepţie provizorie/ finală; -procesul verbal de punere in funcţiune (unde se aplică);

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli cu mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale

-contractul de livrare; -factură externă sau internă; -aviz de însoţire a mărfii; -certificatul de garanţie; (unde se aplică); -fişa mijlocului fix achiziţionat cu codul de clasificare al acestuia; -copie dupa registrul numerelor de inventar; -procesul verbal de recepţie provizorie/ finală; -procesul verbal de punere în funcţiune (unde se aplică);

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaţii

-documentaţia supusă avizare/ autorizării -factură externă sau internă; -avizul/acordul/autorizaţia finală obţinută;

-ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizată de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli privind proiectarea şi ingineria

-contract de prestare servicii; -factură externă sau internă; -proces verbal de recepţie provizorie/ finală;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă; - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren

-contract de prestare servicii; -documentele cadastrale; -factură; -studiile de teren efectuate;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru organizarea de şantier

-autorizaţia de execuţie pentru organizarea de şantier; -dovada efectuării plăţilor aferente organizării de şantier; -contracte temporare cu furnizorii de utilităţi şi cu unităţile de salubrizare; -dovada plăţii pentru cota de control a statului în amenajarea teritoriului urbanism şi pentru autorizarea lucrărilor de construcţii; -dovada plăţii cotei aferentă inspecţiei calităţii în construcţii; -dovada plăţii taxei de aferentă certificatului de urbanism şi a autorizaţiei de construcţie; -copii dupa avizele obţinute conform certificatului de urbanism; -copie dupa autorizaţia de construcţie emisă; -procesul verbal privind organizarea şantierului; -contract de prestare servicii; -factura;

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă; -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor şi/ sau reabilitarea şi modernizarea utilităţilor

-contract de prestare servicii; -factura; -proces verbal de recepţie a serviciilor efectuate.

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă;

30

-extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice).

Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria costurilor indirecte (cheltuieli generale de

administraţie) Costurile indirecte sunt costurile efectuate de către Beneficiar şi/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi atribuite în mod direct unei operaţiuni si nu pot fi măsurate corespunzător în legătură cu activitatea finanţată. Din categoria costurilor indirecte fac parte următoarele tipuri de cheltuieli: -Salarii şi asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat şi personalului auxiliar, precum şi contribuţiile sociale aferente; -Utilităţi: apă şi canalizare, servicii de salubrizare, energie electrică, energie termică şi/sau gaze naturale, telefoan, fax, internet, acces la baze de date, servicii poştale, servicii curierat; -Servicii de administrare a clădirilor: întreţinerea curentă, asigurarea securităţii clădirilor, salubrizare şi igienizare; -Servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport: întreţinere echipamente, reparaţii echipamente, întreţinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport; -Arhivare documente;

Documente justificative pentru cheltuieli generale de administraţie

Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

Salarii şi asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat şi personalului auxiliar, precum şi contribuţiile sociale aferente

-contracte individuale de muncă (sau echivalent) pe perioadă determinată sau nedeterminată înregistrate şi vizate de ITM (dacă este cazul); -acte adiţionale la contracte individuale de muncă; -listă de avans chenzinal (dacă este cazul); -fişe de pontaj, fişele de post; -state de salarii; -decizia internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii);

-ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont din care să rezulte viramentele şi/sau extragerile;

- Utilităţi: apă şi canalizare, servicii de salubrizare, energie electrică, energie termică şi/sau gaze naturale, telefon, fax, internet, acces la baze de date, servicii poştale, servicii curierat.

-contract; -factura; -decizia internă a reprezen-tantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii)

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

Servicii de administrare a clădirilor: întreţinerea curentă, asigurarea securităţii clădirilor, salubrizare şi igienizare.

-contract; -factura; -decizia internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii);

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

31

Servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport: întreţinere echipamente, reparaţii echipamente, întreţinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport.

-contract; -factura; -decizia internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielii)

-ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

Principalele prevederi din ORDINULCOMUN AL MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI Şl PROTECŢIEI SOCIALE nr. 1117 din 2010 şi AL MINISTERULUI FINANŢELOR PUBLICE Nr. 2.170 din 2010 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate şi a listei cheltuielilor eligibile în cadrul operaţiunilor finanţate prin Programul operaţional sectorial „Dezvoltarea resurselor umane 2007—2013" LISTA cheltuielilor eligibile aferente axelor prioritare 1—6 cuprinde următoarele cheltuieli: 1. Cheltuieli cu personalul implicat în implementarea proiectului1: 1.1. Salarii şi asimilate acestora: a)salarii; b)prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaţiei în vigoare) 1.2. Onorarii (inclusiv taxele şi contribuţiile sociale aferente conform legislaţiei în vigoare) 1.3.Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salarial cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori): a)contribuţii de asigurări sociale de stat; b)contribuţii de asigurări de şomaj; c)contribuţii de asigurări sociale de sănătate; d)contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă şi profesionale; e)alte contribuţii. 2.Cheltuieli cu cazarea, transportul şi diurna: 2.1.Transport de persoane (personal propriu, participanţi, alte persoane); 2.2.Transport de materiale şi echipamente; 2.3.Cazare; 2.4.Diurnă (pentru personalul propriu). 3.Cheltuieli pentru derularea proiectului: 3.1.Servicii de sonorizare; 3.2.Traducere si interpretare; 3.3.Prelucrare date; 3.4.Întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice; 3.5.Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau electronic; 3.6.Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare 3.7. Materiale consumabile: a)cheltuieli cu materii prime si materiale necesare derulării cursurilor practice; b)cheltuieli cu hrana; c)materiale direct atribuibile susţinerii activităţilor de educaţie şi formare; d)papetărie; 4.Cheltuieli aferente activităţilor subcontractate (externalizate): 4.1. Cheltuieli aferente diverselor achiziţii de servicii specializate, pentru care beneficiarul nu are expertiza necesară, inclusiv managementul proiectului şi consultanţă juridică; 1Cu excepţia celor încadrate la pct. 8 .Cheltuieli indirecte/Cheltuieli generale de administraţie'

32

4.2. Cheltuieli aferente contractelor încheiate cu operatori economici (inclusiv PFA) în vederea furnizării unor servicii: a) organizarea de evenimente; b)pachete complete conţinând transport, cazarea şi/sau hrana participanţilor/personalului propriu; c)audit financiar extern; d)expertiză contabilă; e)editarea şi tipărirea de materiale pentru sesiuni de instruire/formare; f)editarea şi tipărirea de materiale publicitare. 5.Taxe: 5.1.Taxe de certificare a competenţelor (inclusiv taxe de certificare a competenţelor profesionale obţinute pe alte căi decât cele formale); 5.2.Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaţie (inclusiv a acelora care furnizează pregătirea teoretică în cadrul programelor de ucenicie); 5.3. Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; 5.4.Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă; 5.5.Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie; 5.6. Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competente; 5.7.Taxe de participare la programe de formare/educaţie; 5.8.Taxe pentru înfiinţarea întreprinderilor sociale. 6.Cheltuieli pentru închirieri şi leasing, necesare derulării activităţilor proiectului: 6.1. închiriere (locaţii, bunuri): a)închiriere sedii, inclusiv depozite; b)închiriere spaţii pentru desfăşurarea diverselor activităţi ale operaţiunii; c)închiriere echipamente; d)închiriere vehicule; e)închiriere diverse bunuri; 6.2. Rate de leasing plătite de utilizatorul de leasing pentru: a)echipamente; b)vehicule; c)diverse bunuri mobile şi imobile. 7.Subvenţii (ajutoare, premii) şi burse: 7.1. Subvenţii (ajutoare, premii) acordate pentru el studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora 7.2. Subvenţii (ajutoare, premii) pentru angajatori: a)subvenţii (ajutoare, premii) pentru întreprinderile ce angajează ucenici, tineri absolvenţi b)subvenţii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor pe nou-angajaţi, pe o perioadă stabilită în Ghidul solicitantului; c)alocaţii financiare pentru întreprinderile ai căror angajati sunt implicaţi în programe de formare profesională continua, in vederea suplinirii absenţei acestora în perioada de formare; d)subvenţii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor angajaţilor din întreprinderile sociale 7.3.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru angajaţii care parte din grupuri vulnerabile şi au nevoie de sprijin financiar suplimentar în vederea participării la formarea profesionala continuă sau la programe de ucenicie (de exemplu, persoane care aparţin minorităţilor etnice, persoane cu dizabilitati, persoane care trăiesc în comunităţi izolate/sărace, alte persoane dezavantajate); 7.4.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru participanţi şomeri si persoane inactive; 7.5.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru persoane aparţinand grupurilor vulnerabile; 7.6.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor; 7.7.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru înregistrarea drepturilor de autor;

33

7.6.Subvenţii (ajutoare, premii) pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente (bătrâni, copii, persoane cu dizabilităţi); 7.9. Premii în cadrul unor concursuri; 7.10.Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi; 7.11.Burse postdoctorat; 7.12.Burse sociale; 7.13.Burse de merit. 8.Cheltuieli indirecte/Cheltuieli generale de administrat; 8.1. Cheltuieli aferente personalului administrativ si personalului auxiliar; 8.1.1.Salarii şi asimilate acestora: a)salarii b)prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaţiei în vigoare) 8.1.2.Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale si cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori: a)contribuţii de asigurări sociale de stat; b)contribuţii de asigurări de şomaj; c)contribuţii de asigurări sociale de sănătate; d)contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă si profesionale; e)alte contribuţii; 8.1.3.Onorarii (inclusiv taxele şi contribuţiile sociale aferente conform legislaţiei în vigoare); 8.1.4.Plata serviciilor pentru medicina muncii, preveniri stingerea incendiilor, sănătatea şi securitatea în muncă; 8.2.Utilităţi: a)apă şi canalizare; b)servicii de salubrizare; c)energie electrică; d)energie termică şi/sau gaze naturale; e)telefoane, fax, internet, acces la baze de date; f)servicii poştale şi/sau servicii curierat; 8.3. Servicii de administrare a clădirilor: a)întreţinerea curentă; b)asigurarea securităţii clădirilor; c)salubrizare şi igienizare; 8.4 Servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport: a)întreţinere echipamente; b)reparaţii echipamente; c)întreţinere mijloace de transport; d)reparaţii mijloace de transport. 8.5.Arhivare documente; 8.6.Amortizare active; 8.7.Cheltuieli financiare si juridice (notariale): a)prime de asigurare bunuri (mobile şi imobile) şi asigurarea medicală pentru călătoriile în străinătate; b)cheltuieli aferente deschiderii, gestionării şi operării contului/conturilor bancare al/ale proiectului; c)cheltuielile aferente garanţiilor oferite de bănci sau alte instituţii financiare; d)taxe notariale; 8.8. Multiplicare, cu excepţia materialelor de informare şi publicitate; 8.9. Conectare la reţele informatice; 8.10.Cheltuieli aferente procedurilor de achiziţie publică

34

8.11.Abonamente la publicaţii de specialitate 8.12.Materiale consumabile: a)cheltuieli cu materialele auxiliare; b)cheltuieli cu materialele pentru ambalat; c)cheltuieli cu alte materiale consumabile; 9. Cheltuieli de informare şi publicitate: a)producţia materialelor publicitare şi de informare; b)tipărirea/multiplicarea materialelor publicitare şi de informare; c)difuzarea materialelor publicitare şi de informare; d)dezvoltare/adaptare pagini web; e)inchirierea de spatiu publicitar; f) alte activităţi de informare şi publicitate; 10. Cheltuieli de tip FEDR 10.1.Terenuri 10.2.Amenajări de terenuri: a)defrişări; b)demontări; c)evacuări materiale rezultate; d)devieri reţele de utilităţi din amplasament; e)drenaje; f)amenajări pentru protecţia mediului; g)refacerea cadrului natural după terminarea lucrărilor: plantare copaci, reamenajare spaţii verzi; 10.3.Construcţii: a)achiziţie de clădiri; b)reabilitare/modernizare clădiri; c)construcţie de clădiri; 10.4. Instalaţii tehnice 10.4.1.Echipamente tehnologice (maşini, utilaje şi instalatii de lucru): a)utilaje şi echipamente tehnologice şi funcţionale 10.4.2.Alte echipamente: a)echipamente de calcul şi echipamente periferice de calcul; b)cablare reţea internă; c)achiziţionare şi instalare de sisteme şi echipamente pentru persoane cu dizabilităţi; 10.4.3. Aparate şi instalaţii de măsurare, control şi reglare; 10.5.Mobilier, aparatură, birotică, echipamente de protectie a valorilor umane şi materiale; 10.6.Alte cheltuieli pentru investiţii; 10.6.1.Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaţii: a)taxe pentru obţinerea/prelungirea valabilităţii certificatului de urbanism; b)taxe pentru obţinerea/prelungirea valabilităţii autorizatiei de construcţie; c)obţinerea avizelor şi acordurilor pentru racorduri si branşamente la reţelele publice de apă, canalizare, gaze, termoficare, energie electrică, telefonie; d)obţinerea acordului de mediu; e)obţinerea avizului PSI; f)obţinerea avizelor sanitare de funcţionare; 10.6.2.Cheltuieli privind proiectarea şi ingineria: a) elaborarea tuturor fazelor de proiectare (studiu de prefezabilitate, studiu de fezabilitate, proiect tehnic, detalii execuţie); b) plata verificării tehnice a proiectului;

35

c)elaborarea documentaţiilor necesare obţinerii acordurilor, avizelor şi autorizaţiilor aferente obiectivului de investitii, documentaţii ce stau la baza emiterii avizelor şi acordurilor impuse prin certificatul de urbanism, documentaţii urbanistice, studii de impact, studii/expertize de amplasament. 10.6.3.Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografice şi de stabilitate a terenului; 10.6.4.Cheltuieli pentru organizarea de şantier: a)cheltuieli pentru lucrări de construcţii şi instalaţii aferente organizării de şantier; b)cheltuieli conexe organizării de şantier; 10.6.5.Cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor şi/sau reabilitarea şi modernizarea utilităţilor: a)alimentare cu apă, canalizare; b)alimentare cu gaze naturale; c)agent termic; d)căi de acces; e)facilităţi de acces pentru persoane cu dizabilităţi; f)energie electrică.

7.DOCUMENTE CE SE ÎNTOCMESC CU OCAZIA CERERII DE RAMBURSARE

Potrivit instrucţiunilor nr. 73 din 07.06.2013 si 87 din 16.01.2014 ale AMPOSDRU cererea de rambursare (Anexa nr. 1) este însoţită de următoarele documente: 1)Evidenţa cheltuielilor (Anexa nr. 2); 2)Raportul tehnico – financiar (Anexa nr. 3); 3)Formularul de identificare financiara (Anexa nr. 4); 4)Lista experţilor şi a personalului auxiliar angajaţi implicaţi în derularea proiectului în perioada de raportare (Anexa nr. 5); 5)Raport de activitate (Anexa nr. 6); 6)Fisa lunara de pontaj (Anexa nr. 7); 7) Lista locaţiilor de implementare a proiectului (Anexa nr. 9); 8)Planul achiziţiilor prevăzute şi efectuate (Anexa nr. 10); 9)Lista centralizatoare privind cheltuielile aferente procedurilor de achiziţie publică solicitate la rambursare în perioada ..... aferentă cererilor de rambursare nr. …(Anexa nr. 12); 10)Tabel centralizator lunar comisioane bancare (Anexa nr. 13); 11)Registrul grupului tinta (Anexa nr. 14); 12)Declaratie pe proprie raspundere privind Action Web (Anexa nr. 15); 13)Declaratie amortizare (Anexa nr. 16); 14)Lista documentelor justificative ce se anexeaza la cererile de rambursare (Anexa nr. 17); 15)Lista documentelor justificative care nu se anexeaza la cererile de rambursare (Anexa nr. 18); 16)Declaratia pe propria raspundere a beneficiarului că documentele înregistrate pe DVD/CD/memory stick, aferente cererii de rambursare nr. ……/..... sunt în conformitate cu prevederile instrucţiunii AMPOSDRU nr. 73/2013, cu modificările şi completările ulterioare (Anexa nr. 19); 17)Proces verbal de predare-primire a documentelor atasate pe suport electronic aferente cererii de rambursare nr…. Proiect POSDRU/.../.../… (Anexa nr. 20); 18)Registrul Grupului tinta (Anexa nr. 21); 19)Situatia realizarii indicatorilor proiectului raportati prin sRTF (Anexa nr. 22); 20)Lista persoanelor care au participat la realizarea indicatorilor conform RTF (Anexa nr. 23); 21)Lista documentelor suport de natura tehnica aferente esantionului de cheltuieli generat de Actiona Web (Anexa nr. 24); 22)Tabel centralizator lunar venituri din dobânzi (Anexa nr. 25); 23)Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (Anexa nr. 26); 24)Grafic estimativ privind depunerea cererilor de plata (Anexa nr. 27); 24)Declaraţie pe proprie răspundere a Beneficiarului ca este implicat ca lider de parteneriat/partener într-un număr de …. proiecte POSDRU (Anexa nr. 28).

Un astfel de manual de proceduri de management financiar trebuie întocmit și

adaptat la specificul fiecărui tip de proiect care se implementează și în perioada 2014-2020.

36

8.2.Proceduri de contabilitate la proiecte cu finanțare din Fonduri Structurale Europene

În acest subcapitol prezentăm elementele definitorii din procedura de contabilitate în proiecte europene din perioada 2007-2013, cu prelungire până în anul 2015 (termen până la care s-au derulat proiectele din prima perioadă de integrare a României în UE).

CUPRINSUL PROCEDURII

Cap.1 DISPOZIŢII GENERALE Cap.2 PRINCIPIILE ŞI PROCEDURILE CONTABILITĂŢII Cap.3 DOCUMENTE CONTABILE Cap. 4 MANAGEMENTUL PROCESULUI CONTABIL

4.1.Cadrul de referinţă al misiunii expertului contabil în proiecte POSDRU 4.2. Supervizarea procesului contabil

4.2.1.Scopul şi obiectivele supervizării procesului contabil 4.2.2.Aplicabilitate

4. 3. Responsabilităţile şefului contabil 4.3.1.Documentele contabile supuse procesului de supervizare 4.3.2.Conţinutul operaţiunilor de supervizare 4.3.3.Proceduri de supervizare

4.4.Responsabilităţile contabilului 4.4.1 Modul de întocmire al documentelor contabile

Cap. 5 CORECTAREA ERORILOR Cap. 6 PROCEDURA PRIVIND SCUTIREA TVA PENTRU LIVRĂRILE DE BUNURI Şl PRESTĂRILE DE SERVICII Cap. 7 MONOGRAFIA OPERAŢIUNILOR CONTABILE PRIVIND UTILIZAREA FONDURILOR DIN POSDRU Cap.8 RAPOARTE FINANCIARE Cap.9 IDENTIFICAREA ÎNREGISTRĂRILOR CONTABILE - ARHIVAREA DATELOR

9.1.Arhivarea 9.2.Proceduri utilizate pentru păstrarea şi arhivarea documentelor

ANEXE ANEXA NR. 1: FORMATUL PRINCIPALELOR DOCUMENTE FINANCIAR - CONTABILE ŞI MODUL DE UTILIZARE A ACESTORA ÎN CONTABILITATE

ANEXA NR. 2: MONOGRAFIA PRINCIPALELOR OPERAŢIUNI CONTABILE ÎN CADRUL PROIECTELOR DIN FONDURI STRUCTURALE (CUM ESTE ŞI PROIECTUL POSDRU............... intitulat “...........................”) PENTRU UN ONG (CUM

37

ESTE PARTENERUL PRINCIPAL ÎN ACEST PROIECT - ................. si Partener nr. 1 .......................) 1.DISPOZIŢII GENERALE

Această secţiune a manualului stabileşte procedurile contabile specifice şi

înregistrările folosite de către expertul contabil din cadrul echipei proiectului şi de către Expertul contabil din cadrul ......................, în vederea organizării şi conducerii contabilităţii proiectului POSDRU............... intitulat “......................”.

Contabilitatea, ca instrument principal de cunoaştere, gestiune şi control al patrimoniului şi rezultatelor obţinute trebuie să asigure:

-înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială şi rezultatele obţinute; -controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate şi al procedeelor de prelucrare utilizate. Contabilitatea proiectului POSDRU................. se ţine în limba română şi în

moneda naţională ( lei). Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută (dacă va fi cazul) se ţine atât în

moneda naţională (lei) cât şi în valută ( EUR). Contabilitatea proiectului POSDRU................. se conduce în partidă dublă şi trebuie

să asigure: -înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate proiectului

POSDRU................. a tuturor operaţiunilor patrimoniale, în funcţie de natura lor, în mod simultan, în debitul unor conturi şi creditul altor conturi, denumite conturi corespondente; -stabilirea totalului sumelor debitoare şi creditoare, precum şi a soldului final al fiecărui cont din cadrul proiectului POSDRU...........................; -întocmirea lunară a balanţei de verificare, care reflectă egalitatea între totalul sumelor debitoare şi creditoare şi totalul soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor din cadrul proiectului POSDRU...............................; -prezentarea situaţiei patrimoniului şi a rezultatelor obţinute, respectiv a activelor şi pasivelor prin balanţele de verificare ale proiectului POSDRU...........................; -păstrarea contabilităţii în monedă naţională (lei) şi/sau (EUR) după caz.

ORGANIGRAMĂ FUNCŢIONALĂ A ACTIVITĂŢII CONTABILE ÎN CADRUL PROIECTULUI Contabilitatea proiectului POSDRU................. se ţine de către un expert contabil angajat pe bază de contract de muncă pe perioadă determinată. 2.PRINCIPIILE ŞI POLITICILE CONTABILITĂŢII APLICATE ÎN CADRUL PROIECTULUI Principiile şi politicile contabile care se aplică în cadrul 2.

PRINCIPIILE CONTABILITĂŢII APLICATE ÎN CADRUL PROIECTULUI Principiile şi procedurile contabile care se vor aplica în cadrul proiectului POSDRU.................... se vor afla în concordanţă cu: -Legea contabilităţii nr.82/1991, cu modificările şi completările ulterioare;

38

-Planul de Conturi General pentru ONG aprobat prin Ordinul ministerului economiei şi finanţelor nr. 1969/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial (pentru ................ ca partener principal în proiect si .................. ca Partener nr. 1). Ministerul Finanţelor Publice este autoritatea de definire şi validare a sistemelor contabile, inclusiv pentru proiecte tip POSDRU ca acesta;. Totodată acest minister elaborează şi emite norme şi reglementări în domeniul contabilităţii, planul de conturi general, modelele situaţiilor financiare, registrelor şi formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă, normele metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora în situaţia derulării proiectelor POSDRU.

Pentru a da o imagine fidelă a situaţiei financiare din cadrul proiectului POSDRU............., contabilitatea se conduce după următoarele principii:

1)Principiul prudenţei nu se admite supraevaluarea elementelor de activ, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv, ţinând cont de deprecierile şi pierderile posibile generate de desfăşurarea activităţii exerciţiului curent sau anterior în cadrul proiectului; 2)Principiul permanenţei metodelor care conduce la continuitatea aplicării regulilor şi normelor privind evaluarea, înregistrarea în contabilitatea proiectului POSDRU..................; 3)Principiul independenţei exerciţiului care presupune delimitarea în timp a cheltuielilor şi veniturilor aferente activităţii entităţilor din proiect, pe măsura angajării acestora şi trecerii lor la rezultatul exerciţiului la care se referă; 4)Principiul intangibilităţii bilanţului de deschidere a unui exerciţiu care trebuie să corespundă cu bilanţul de închidere a exerciţiului precedent; 5)Principiul necompensării potrivit căruia elementele de activ trebuie să fie evaluate şi înregistrare în contabilitate separat, nefiind admisă compensarea între posturile de activ şi cele de pasiv. 6)Principiul evaluării separate a elementelor de activ şi de datorii Conform acestui principiu, componentele elementelor de active şi de datorii ce apar în balanţele de verificare lunare ale proiectului trebuie evaluate separat. 7)Principiul prevalentei economicului asupra juridicului

Prezentarea valorilor din cadrul elementelor din balanţele de verificare ale proiectlui şi contul de rezultat patrimonial se face ţinând seama de fondul economic al tranzacţiei sau al operaţiunii raportate, şi nu numai de forma juridică a acestora.

Respectarea acestui principiu are drept scop înregistrarea în contabilitatea proiectului şi prezentarea fidelă a operaţiunilor economico-financiare, în conformitate cu realitatea economica, punând în evidenţă drepturile şi obligaţiile, precum şi riscurile asociate acestor operaţiuni.

În condiţii obişnuite, forma juridică a unui document legat de proiect trebuie să fie în concordanţă cu realitatea economică. În cazuri rare, atunci când există diferenţe între fondul sau natura economică a unei operaţiuni sau tranzacţii şi forma sa juridică, fiecare entitate participantă la proiectul POSDRU............... (................ ca lider de parteneriat, ............... ca partener 1 si ...................... ca partener nr. 2) va înregistra în contabilitate aceste operaţiuni, cu respectarea fondului economic al acestora.

POLITICI CONTABILE APLICATE ÎN CADRUL PROIECTULUI

Politicile contabile reprezintă principiile, bazele, convenţiile, regulile şi practicile specifice aplicaţie de o entitate la întocmirea şi prezentarea situaţiilor financiare anuale.

39

Exemple de politici contabile sunt următoarele: alegerea metodei de amortizare a imobilizărilor, reevaluarea imobilizărilor corporale sau păstrarea costului istoric al acestora, capitalizarea dobânzii sau recunoaşterea acesteia drept cheltuială, alegerea metodei de evaluare a stocurilor, contabilitatea stocurilor prin inventarul permanent sau intermitent etc. Managerul de proiect trebuie să aprobe politici contabile pentru operaţiunile derulate în cadrul proiectului, inclusiv proceduri proprii pentru situaţiile prevăzute de legislaţie. Prezentele politici contabile cuprind reguli de recunoaştere, evaluare şi prezentare în balanţele de verificare lunare ale proiectului a elementelor care se vor reflecta şi în bilanţul şi contul de rezultat patrimonial al celor trei entităţi participante la proiect (................ ca lider de parteneriat, ................. ca partener 1 si ............... ca partener nr. 2), precum şi reguli pentru conducerea contabilităţii operaţiunilor legate de proiectul POSDRU................... în cele două entităţi enumerate anterior. Politicile contabile care se vor aplica pentru contabilizarea operaţiunilor din cadrul proiectului POSDRU………………. sunt următoarele: A.POLITICI CONTABILE LEGATE DE EVALUAREA BUNURILOR ÎN DIFERITE MOMENTE; B.POLITICI CONTABILE LEGATE DE AMORTIZARE; C.POLITICI CONTABILE LEGATE DE REEVALUAREA IMOBILIZĂRILOR; D.POLITICI CONTABILE LEGATE DE EVALUAREA STOCURILOR; A.POLITICI CONTABILE LEGATE DE EVALUAREA BUNURILOR ÎN DIFERITE MOMENTE se referă la următoarele momente: a)la data intrării în entitate; b)la inventar şi prezentarea elementelor în balanţa de verificare a proiectului de la sfârşitul anului financiar; c)la data ieşirii din entitate. 1.Evaluarea bunurilor achiziţionate prin proiect la data intrării în entitate La data intrării în cele trei entităţi participante la proiect (.................. ca lider de parteneriat, .................... ca partener 1 si ..................... ca partener nr. 2), bunurile se evaluează şi se înregistrează în contabilitate la valoarea de intrare, care se stabileşte astfel:

a)la cost de achiziţie - pentru bunurile procurate cu titlu oneros; b)la cost de producţie - pentru bunurile produse în entitate; c)la valoarea justă - pentru bunurile obţinute cu titlu gratuit sau constatate plus la inventariere.

Costul de achiziţie al bunurilor cuprinde preţul de cumpărare, taxele de import şi alte taxe (cu excepţia acelora pe care persoana juridică le poate recupera de la autorităţile fiscale), cheltuielile de transport, manipulare şi alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achiziţiei bunurilor respective.

Costul de producţie al unui bun cuprinde costul de achiziţie al materiilor prime şi materialelor consumabile şi cheltuielile de producţie direct atribuibile bunului.

Costul de producţie sau de prelucrare al stocurilor şi costul de producţie al imobilizărilor cuprind cheltuielile directe aferente producţiei, şi anume: materiale directe, energie consumată în scopuri tehnologice, manoperă directă şi alte cheltuieli directe de producţie, costul proiectării produselor, precum şi cota cheltuielilor indirecte de producţie, alocată în mod raţional ca fiind legată de fabricaţia acestora.

În cazul producţiei de imobilizări, exemple de cheltuieli încadrate la alte cheltuieli direct atribuibile sunt următoarele:

40

a)costurile de amenajare a amplasamentului; b)costurile iniţiale de livrare şi manipulare; c)costurile de instalare şi asamblare; d)costurile de testare a funcţionării corecte a activului; e)onorarii profesionale şi comisioane achitate în legătură cu activul etc.

Costul stocurilor unui prestator de servicii cuprinde manopera şi alte cheltuieli legate de personalul direct angajat în furnizarea serviciilor, inclusiv personalul însărcinat cu supravegherea, precum şi regiile corespunzătoare.

Prin valoare justă se înţelege suma pentru care activul ar putea fi schimbat de bunăvoie între părţi aflate în cunoştinţă de cauză în cadrul unei tranzacţii cu preţul determinat obiectiv.

Valoarea justă a activelor se determină, în general, după datele de evidenţă de pe piaţă, printr-o evaluare efectuată, de obicei, de profesionişti calificaţi în evaluare.

In situaţia în care nu există date pe piaţă privind valoarea justă, din cauza naturii specializate a activelor şi a frecvenţei reduse a tranzacţiilor, valoarea justă se poate determina prin alte metode utilizate, de obicei, de profesionişti în evaluare.

2.Evaluarea la inventar şi prezentarea elementelor în balanţa de verificare a proiectului de la sfârşitul anului financiar

În scopul întocmirii situaţiilor financiare anuale, cele trei entităţi participante în proiect (.................... ca lider de parteneriat, ..................... ca partener 1 si ..................... ca partener nr. 2) trebuie să procedeze la inventarierea şi evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ce ţin de proiectul POSDRU........................

În balanţele de verificare ale proiectului şi în situaţiile financiare anuale (care încorporează şi aceste balanţe), elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se reflectă şi se evaluează la valoarea contabilă, pusă de acord cu rezultatele inventarierii.

Potrivit reglementărilor contabile, valoarea contabilă a unui activ (inclusiv al celui legat de proiect) este valoarea la care acesta este recunoscut în bilanţ după ce se deduc amortizarea acumulată, pentru activele amortizabile şi pierderile acumulate din depreciere sau pierdere de valoare pentru celelalte active.

În scopul efectuării inventarierii activelor şi datoriilor legate de proiect, managerul de proiect trebuie să stabilească proceduri proprii, cu respectarea prevederilor legale.

În vederea desfăşurării în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere şi evaluare, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare, tehnică şi economică, cunoscătoare ale domeniului de activitate.

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia se va ţine seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.

Pentru elementele de natura activelor înregistrate la cost, diferenţele constatate în minus între valoarea de inventar şi valoarea contabilă se evidenţiază distinct în contabilitate, în conturi de ajustări, aceste elemente menţinându-se la valoarea lor de intrare.

Evaluarea imobilizărilor corporale şi necorporale, cu ocazia inventarierii, se face la valoarea de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului, starea acestuia şi preţul pieţei. Fac obiectul evaluării şi imobilizările în curs de execuţie.

Corectarea valorii imobilizărilor necorporale şi corporale şi aducerea lor la nivelul valorii de inventar se efectuează, în funcţie de tipul de depreciere existentă, fie prin înregistrarea unei amortizări suplimentare, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă, fie prin constituirea sau suplimentarea ajustărilor pentru depreciere, în cazul în care se constată o depreciere reversibilă a acestora.

În cazul imobilizărilor corporale şi necorporale, la determinarea pierderilor din depreciere pot fi avute în vedere, de către evaluatori independenţi sau personalul entităţii, şi alte metode de evaluare (de exemplu: metode bazate pe fluxuri de numerar).

41

Evaluarea imobilizărilor corporale la data bilanţului, care coincide cu finalul anului financiar (ce este identic cu anul calendaristic) se efectuează la cost, mai puţin amortizarea şi ajustările cumulate din depreciere, sau la valoarea reevaluată, aceasta fiind valoarea justă la data reevaluării, mai puţin orice amortizare şi orice pierdere din depreciere cumulată.

Activele de natura stocurilor achiziţionate în cadrul proiectului se evaluează la valoarea contabilă, mai puţin ajustările pentru depreciere constatate. Ajustări pentru depreciere se constată inclusiv pentru stocurile fără mişcare. În cazul în care valoarea contabilă a stocurilor este mai mare decât valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin constituirea unei ajustări pentru depreciere.

Fac obiectul evaluării şi stocurile în curs de execuţie. Potrivit reglementărilor contabile, prin valoare realizabilă netă a stocurilor se înţelege

preţul de vânzare estimat care ar putea fi obţinut pe parcursul desfăşurării normale a activităţii, minus costurile estimate pentru finalizarea bunului, atunci când este cazul, şi costurile estimate necesare vânzării.

Evaluarea la inventar a creanţelor şi a datoriilor legate de proiect se face la valoarea lor probabilă de încasare sau de plată. Diferenţele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere şi valoarea contabilă a creanţelor se înregistrează în contabilitate pe seama ajustărilor pentru deprecierea creanţelor.

Pentru creanţele incerte se constituie ajustări pentru pierdere de valoare. Evaluarea la bilanţ a creanţelor şi a datoriilor exprimate în valută şi acelor cu decontare

în lei în funcţie de cursul unei valute se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil la data încheierii exerciţiului financiar. în scopul prezentării în bilanţ, valoarea creanţelor, astfel evaluate, se diminuează cu ajustările pentru pierdere de valoare.

Disponibilităţile băneşti şi alte valori aflate în casieria unităţilor se prezintă în bilanţ în conformitate cu prevederile legale. 3.Evaluarea activelor şi datoriilor legate de proiect la data ieşirii din entitate

La data ieşirii din entităţile participante la proiect sau la darea în consum, bunurile se evaluează şi se scad din gestiune la valoarea lor de intrare sau valoarea la care sunt înregistrate în contabilitate (de exemplu, valoarea reevaluată pentru imobilizările corporale care au fost reevaluate sau valoarea justă pentru valorile mobiliare pe termen scurt admise la tranzacţionare pe o piaţă reglementată).

Activele constatate minus în gestiune se scot din evidenţă la data constatării lipsei acestora, cu luarea în considerare a impactului acestora asupra eligibilităţii cheltuielilor.

Scoaterea din gestiune a activelor imobilizate se face în termenele şi condiţiile stabilite prin contractul de finanţare şi acordul de parteneriat.

Formularele financiar-contabile prevăzute de Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 cuprind conţinutul minimal de informaţii, însă, în funcţie de necesităţi proiectului POSDRU..........., conţinutul de informaţii poate fi adaptat, prin adăugarea de noi informării, cu respectarea cerinţelor minimale [art. 2 alin. (2) din ordinul menţionat anterior.

Factura se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal. Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea proiectului trebuie să fie

întocmite, vizate şi aprobate, după caz, potrivit procedurilor interne, cu respectarea legislaţiei în vigoare.

Aceste documente sunt prevăzute atât în Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 cât şi în Manualul beneficiarului.

Aceste documente sunt următoarele: 1)Pentru imobilizărilor necorporale: contracte, facturi emise de terţi, bonuri de consum,

state de salarii, deconturi de cheltuieli care atestă cheltuielile efectuate; procese-verbale de predare-primire sau procese-verbale de recepţie a bunurilor de această natură (care fac obiectul

42

unor astfel de operaţiuni), plan de amortizare , ordine de plată, dispoziţii de plată, chitanţe, ordine de plată;

2)Pentru imobilizări corporale: contracte, facturi emise de terţi, registrul numerelor de inventar, fişa mijlocului fix, bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de predare-primire , proces-verbal de scoatere din funcţiunea mijloacelor fixe/de declanşare a unor bunuri materiale, proces-verbal de recepţie, proces-verbal de recepţie provizorie, proces-verbal de punere în funcţiune, ordine de plată;

3)Pentru elemente de natura stocurilor: contract, factura emisă de furnizor, notă de recepţie şi constatare de diferenţe,bon de predare, transfer, restituire, bon de consum, aviz de însoţire a mărfii, fişă de magazie, fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă, procese-verbale de predare-primire, ordine de plată; 4)Pentru creanţe faţă de bugetul de stat şi cel al UE:contractul de finanţare a proiectului, cererile de prefinanţare şi de rambursare; 5)Pentru datorii comerciale:contracte, facturi, ordine de plată, chitanţe; 6)Pentru datorii faţă de personalul proiectului şi alte categorii de personal:contracte individuale de muncă pe perioadă determinată sau nedeterminată, lista de avans chenzinal, ordin de deplasare (delegaţie), decont de cheltuieli, stat de salarii, tabel de plată a subvenţiilor sau premiilor pentru studenţi;

B.POLITICI CONTABILE LEGATE DE AMORTIZARE

Politicile contabile se referă şi la Amortizarea imobilizărilor necorporale şi corporale Metoda de amortizare utilizată pentru imobilizările necorporale şi corporale procurate în

cadrul proiectului este metoda liniară. Principalele documente utilizate pentru calculul amortizării imobilizărilor necorporale şi

corporale achiziţionate în cadrul proiectului POSDRU................... sunt: fişa mijlocului fix, note de calcul al amortizării, planul de amortizare sau situaţii întocmite în acest scop.

C.POLITICI CONTABILE LEGATE DE REEVALUAREA IMOBILIZĂRILOR

Politicile contabile se referă şi la Reevaluarea imobilizărilor corporale şi altor active care fac obiectul unei asemenea operaţiuni

În reglementările referitoare la bunurile achiziţionate în cadrul proiectelor de tip POSDRU cum este şi al nostru nu se face referire la posibilitatea reevaluării lor de către profesionişti evaluatori ca variantă alternativă de evaluare.

D.POLITICI CONTABILE LEGATE DE EVALUAREA STOCURILOR Politicile contabile se referă şi la evaluarea stocurilor în două momente: a)la intrarea în cadrul entităţilor participante la proiect; b)la ieşirea din gestiunea entităţilor participante la proiect: a)Evaluarea stocurilor la intrarea în cadrul entităţilor participante la proiect se face astfel: -pentru stocurile achiziţionate - evaluarea se face la cost de achiziţie; -pentru stocurile constatate plus la inventar sau primite cu titlu gratuit - evaluarea se efectuează la valoarea justă; -pentru stocurile rezultate din dezmembrarea unor active - evaluarea se efectuează la valoarea justă care poate fi valoarea de piaţă, stabilită de o comisie tehnică a entităţii. b)Evaluarea stocurilor la ieşirea din gestiunea entităţilor participante la proiect se face astfel:

43

-Costul stocurilor care nu sunt de obicei fungibile şi al acelor bunuri sau servicii produse şi destinate unor comenzi distincte se determină prin identificarea specifică a costurilor individuale; -Bunurile fungibile sunt bunuri de orice natură care nu se pot distinge în mod substanţial unele de altele. -La ieşirea din gestiune a stocurilor şi a altor active fungibile, fiecare entitate participantă la proiect evaluează şi înregistrează în contabilitate aceste active prin aplicarea metodei primul intrat - primul ieşit - FIFO.

3.DOCUMENTE CONTABILE Orice operaţiune patrimonială în cadrul proiectului POSDRU................... se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative întocmite în cadrul proiectului POSDRU…………. trebuie: -să fie întocmite pe baza documentelor sursă (facturi fiscale, cbitanţe, extrase de cont etc); -să fie numerotate; -să detalieze conţinutul operaţiunii patrimoniale; -să specifice valoarea sumelor în lei şi/sau EURO; -să fie datate; -să specifice contul bancar folosit pentru tranzacţie, unde este cazul; -să fie întocmite în original;

Toate documentele sursă folosite în timpul operaţiunilor patrimoniale din cadrul proiectului POSDRU………….. vor fi parte integrantă a documentelor contabile ale …………… ca lider de parteneriat, …………….. ca partener 1 si …………………. ca partener nr. 2. Documentele justificative înregistrate, completate vor fi păstrate în arhiva ................... timp de cel puţin 10 ani de la finalizarea proiectului. Aceste documente sunt enumerate la capitolul anterior legat de principii şi politici contabile şi trebuie să respecte ca format Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 care se referă la formularele financiar – contabile. Formatul principalelor documente financiar/contabile şi modul de utilizare a acestora în contabilitate (inclusiv în cadrul proiectului POSDRU........) se găsesc în Anexa la procedură.

4.MANAGEMENTUL PROCESULUI CONTABIL

În cadrul proiectului POSDRU................ organizarea contabilităţii este desfăşurată de către expertul contabil angajat cu contract de muncă pe perioadă determinată (pe durata proiectului). Contabilitatea se realizează cu ajutorul unui sistem de prelucrare automată a datelor care asigură stocarea, păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi controlul datelor înregistrate în contabilitate în vederea respectării normelor contabile: Acest sistem cuprinde:

- un modul de contabilitate: -pentru înregistrarea operaţiunilor contabile în lei; -un modul de evidenţă a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar de mică valoare şi scurtă durată.

La acest sistem de prelucrare automată a datelor sunt conectate în reţea un număr de .. calculatoare. Accesarea datelor înregistrate în contabilitate se poate efectua de la oricare dintre calculatoare. Expertul contabil din cadrul .......................... urmăreşte în permanenţă modul în

44

care funcţionează reţeaua de calculatoare, pentru ca procesul de prelucrare a informaţiilor din documente să se efectueze cu exactitate.

Operaţiunile patrimoniale care au la bază utilizarea de fonduri financiare nerambursabile în cadrul proiectului POSDRU................ se înregistrează în contabilitate. Pentru a proteja informaţiile înregistrate se accesează în baza de date de la un singur calculator. Contabilul care înregistreză în contabilitate operaţiunile financiare aferente cofinanţării naţionale va folosi un sistem de parolare, dupa cum urmează: -o parolă care să îi permită accesul la toate intrările de date şi la funcţiile de raportare ; -o parolă pentru iniţierea procesului contabil. Datele prelucrate vor fi salvate după cum urmează: -zilnic pe serverul respectiv; -lunar pe un CD (păstrat într-un seif în cadrul DBC) -anual - întregul sistem contabil va fi salvat de către Compartimentul financiar – contabil din cadrul .......................... 4.1.Supervizarea procesului contabil 4.1.1.Scopul şi obiectivele supervizării procesului contabil Această secţiune stabileşte procedurile prin care se verifică înregistrările contabile direct legate de implementarea programelor care gestionează fonduri structurale europene în cadrul proiectului POSDRU...................... Scopul supervizării datelor contabile constă în: -asigurarea înregistrării, procesării şi înmagazinării informaţiilor contabile; -scăderea riscului apariţiei unor erori de înregistrare; -respectarea disciplinei financiare şi a principilor stabilite de legea Contabilităţii nr.82/1991, cu modificările şi completările ulterioare. 4.1.2.Aplicabilitate Aceste proceduri se aplică pe toată perioada derulării proiectului POSDRU.............. accesat de .................... şi sunt în concordantă cu cerinţele AMPOSDRU şi a organismelor intermediare la care sunt repartizate proiectele câştigate de universitatea noastră. 4.2.Responsabilitatea expertului contabil

Expertul contabil este persoana care are rolul de a contabiliza operaţiunile patrimoniale în care este implicată ...................., respectiv şi operaţiunile specifice programului POSDRU.................. şi cele aferente co-finanţării din fonduri europene, naţionale şi proprii.

Expertul contabil va semna şi va aproba documentele relevante. 4.2.1.Documentele contabile supuse procesului de supervizare

Expertul contabil va autoverifica documentele întocmite zilnic, lunar, trimestrial şi anual. Aceste documente sunt: -note contabile (folosite pentru înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor patrimoniale); -fişa contului separată pentru programul POSDRU.................; -balanţa de verificare analitică şi/sau sintetică - pentru programul POSDRU....................; -registru jurnal care detaliază toate înregistrările contabile; -balanţa proiectului întocmită lunar, trimestrial şi anual.

45

Principalele documente contabile primare utilizate în cadrul proiectului POSDRU................. sunt prezentate în anexă la proceduri. 4.2.2.Conţinutul operaţiunilor de supervizare

Expertul contabil va prezenta documentele responsabilului financiar, la data stabilită, împreună cu lista de verificare întocmită pentru proiectul POSDRU.....................

Responsabilul financiar va verifica documentele, va cere efectuarea de corecţii sau va cere informaţii suplimentare asupra anumitor diferenţe şi va pregăti Lista de verificare. 4.2.3.Proceduri de supervizare: Verificarea conţinutului documentelor contabile presupune: -identificarea documentului după număr şi dată; -identificarea documentelor sursă (facturi fiscale, chitanţe, procese-verbale etc.) care stau la baza înregistrării în contabilitate; -identificarea naturii operaţiunii care face obiectul înregistrării contabile; -detalii asupra părţilor implicate (beneficiarul plăţii, bugetul de stat, furnizori, personalul din proiect, etc.); -identificarea sumei în monedă naţională (lei), respectiv în valută(euro etc.); -identificarea conturilor corespondente în care se înregistrează operaţiunea. 4.3.1.Modul de întocmire al documentelor contabile

Documentele justificative care fac obiectul înregistrării în contabilitatea proiectului POSDRU................. se îndosariază în ordinea cronologică conform extrasului de cont al băncii astfel încât după înregistrarea operaţiunilor financiare în contabilitate să poată fi posibilă verificarea soldului zilnic. Documentele contabile se pot întocmi: -zilnic - notele contabile -lunar - fişe separate de cont aferente proiectului ( plăţi de casă, cheltuieli, debitori, mijloace fixe, obiecte de inventar de mică valoare şi scurtă durată,dobânzi etc.) - balanţa de verificare analitică şi/sau sintetică trimestrial; - balanţa contabilă lunară, la fiecare sfârşit de etapă de solicitare a rambursării şi anuală. 5.CORECTAREA ERORILOR

-În cazul în care s-au efectuat înregistrări contabile eronate, acestea se stornează şi se reface înregistrarea corespunzător cu natura operaţiei financiare respective. Expertul contabil responsabil de contabilitatea proiectului POSDRU................ va proceda la corectarea erorii respective prin întocmirea unei noi note contabile care va consemna atât înregistrarea de stornare cât şi înregistrarea corectă. -Atunci când eroarea respectivă a fost consemnată într-un raport financiar, expertul contabil trebuie să identifice înregistrarea incorectă, să refacă operaţiunea în mod corect şi să înainteze responsabilului financiar corecţia pentru reflşectarea ei în raportul financiar.

46

6.PROCEDURA PRIVIND SCUTIRE TVA PENTRU LIVRĂRILE DE BUNURI Şl PRESTĂRILE DE SERVICII

Taxa pe valoarea adăugată nu reprezintă o cheltuiala eligibilă în cadrul Proiectelor Fondurilor Structurale. Din acest punct de vedere, nu sunt recunoscute ca plăţi eligibile decât acele părţi care nu sunt purtătoare de TVA. Este indicată semnarea de contracte pentru toate tipurile de servicii, pentru toate bunurile, lucrările şi serviciile care vor fi achiziţionate în cadrul fiecărui proiect, indiferent de valoarea contractelor. Procedura de scutire a TVA se realizează conform Instrucţiunii AMPOSDRU privind procedura de plată a contravalorii TVA plătite aferente cheltuielilor eligibile.

7.MONOGRAFIA OPERAŢIUNILOR CONTABILE PRIVIND UTILIZAREA FONDURILOR DIN POSDRU

Tipurile de înregistrări contabile în cadrul proiectului POSDRU.............. sunt prezentate în Anexele nr. 2 şi 3 la proceduri.

8.RAPOARTE FINANCIARE Rapoartele pe linie contabilă în cadrul proiectului POSDRU................. se fac lunar şi cu ocazia înaintării cererilor de rambursare.

8.ARHIVAREA DATELOR

8.1.Arhivarea Arhivarea datelor legate de proiectul POSDRU................ va avea în vedere: •Legea contabilităţii nr.82/1991, modificată şi completată de Ordonanţa Guvernamentală nr.61/2001 privind modificările şi completările aduse Legii Contabilităţii nr.82/1991; Toate documentele legate de proiectele finanţate din fonduri externe trebuie păstrate şi trebuie să fie disponibile începând cu data începerii implementării proiectului timp de cinci ani după expirarea datei menţionate în Memorandumul de Finanţare. Conform legislaţiei în vigoare, arhivarea documentelor se face pentru o perioadă cuprinsă între 10 şi 50 ani, care începe cu perioada pentru care documentele au fost înregistrate, fiind clasificate în funcţie de importantă. Documentele reprezentând dosare de personal şi documente care atestă drepturile privind plata salariilor trebuie păstrate timp de 50 de ani, iar celelalte documente financiare timp de 10 ani. 8.2.Proceduri utilizate pentru păstrarea şi arhivarea documentelor Pentru un sistem de arhivare eficient în cadrul proiectului POSDRU............. se are în vedere: -asigurarea unui spaţiu de arhivare corespunzător; -arhivarea documentelor în funcţie de tipul lor şi în ordine cronologică a datei, după ce în prealabil au fost numerotate şi îndosariate.

Sistemul prezentat în continuare urmăreşte stabilirea traseului documentelor din birou spre locul în care sunt depozitate până în momentul în care sunt distruse. Acest lucru este realizat:

-Prin numerotarea documentelor care vor fi supuse arhivării, îndosarierea acestora, stabilirea titlurilor oficiale ale dosarelor ( după tipul documentelor şi a perioadei la care se referă)

47

-Prin întocmirea unui Index al documentelor contabile arhivate în care sunt specificate titlurile oficiale ale tuturor dosarelor care urmează a fi arhivă, numărul şi perioada de înregistrare a documentelor contabile îndosariate. -Prin controlarea mişcării documentelor în şi din arhivă, o procedură care. se realizează prin înregistrarea fluxului documentelor într-un registru de intrări-ieşiri de fiecare dată când un document părăseşte arhiva sau este returnat.

Arhiva va fi menţinută, protejată şi administrată de un salariat desemnat din cadrul ....................... Anumite materiale arhivabile, de pildă date electronice, vor fi păstrate în dulapuri corespunzătoare.

Un astfel de manual de proceduri de contabilitate trebuie întocmit și adaptat la specificul fiecărui tip de proiect care se implementează și în perioada 2014-2020.

8.3.Proceduri de audit financiar la proiecte cu finanțare din Fonduri Structurale Europene

8.3.1.Principalele prevederi rezultate din Protocolul incheiat intre MFE si CAFR in

luna Ianuarie 2014 privind auditarea proiectelor din Fonduri Europene Din protocolul de colaborare privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit

financiar pentru fonduri europene şi alte fonduri nerambursabile de la alti donator încheiat între Ministerul Fondurilor Europene (MFE) şi Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR) din 20 ianuarie 20142 rezultă următoarele aspecte mai importante:

1)Autoritatea de Management (cum este şi AMPOSDRU pentru proiecte POSDRU) şi alte entităţi cu rol în coordonare, gestionare şi certificarea fondurilor nerambursabile UE şi de la alţi donatori, are/au dreptul în orice moment să verifice activitatea auditorilor pe bază de eşantion, în conformitate cu prevederile comunitare şi naţionale şi în situaţia în care sunt identificate deficienţe în activitatea prestată, CAFR se angajează să sancţioneze corespunzător auditorii;

2)CAFR se va asigura de preluarea de la MFE şi diseminarea către auditori a regulilor pe baza cărora auditorii au obligaţia să realizeze misiunile de asigurare cu scop special (ISA 100-805) privind eligibilitatea cheltuielilor şi a surselor de finanţare primite şi/sau solicitate prin cereri de rambursare de către beneficiari şi care să ofere suficiente asigurări Autorităţii de Management sau altor entităţi cu rol în gestionarea şi certificarea fondurilor nerambursabile de la alţi donatori, cu orice informaţii solicitate în legătură cu auditul;

3)CAFR va publica lista auditorilor financiari, membrii activi, de categoria A certificaţi în urma testului obligatoriu de verificare a cunoştinţelor în domeniul instrumentelor structurale şi a altor fonduri nerambursabile;

4)CAFR va actualiza trimestrial lista auditorilor financiari, persoane fizice sau/şi juridice, care îndeplinesc cerinţele stabilite prin protocol pentru auditarea cheltuielilor eligibile şi a altor cerinţe ale beneficiarilor de fonduri, coordonate şi gestionate de Ministerul Fondurilor Europene (MFE);

2 Protocolul este postat pe site-ul Camera Auditorilor Financiari din România:www.cafr.ro

48

5)Pentru a realiza auditarea fondurilor europene coordonate şi gestionate de MFE, auditorii financiari, membrii activi ai CAFR, trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiţii: a)să fie auditori financiari de categoria A, absolvenţi ai cursurilor de specializare şi perfecţionare pentru fonduri europene, organizate de CAFR, în condiţiile şi cu respectarea prevederilor protocolului privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit financiar a fondurilor europene încheiat între Ministerul Fondurilor Europene (MFE) şi Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR); b)să promoveze testul de verificare a cunoştinţelor privind legislaţia naţională şi europeană a fondurilor europene; c)împotriva auditorilor financiari să nu se fi pronunţat sancţiuni disciplinare rămase definitive în ultimii trei ani;

6)Lista auditorilor financiari care îndeplinesc condiţiile protocolului va fi comunicată MFE, se va publica atât pe site-ul CAFR, cât şi pe cel al MFE precum şi în revista „Audit financiar” editată de CAFR şi va fi actualizată trimestrial ;

7)Orice sancţiune împotriva auditorilor incluşi pe lista menţionată anterior va fi comunicată MFE de catre CAFR, în termen de maxim 10 zile de la data aplicării sancţiunii;

8)În situaţia în care auditorii aflaţi iniţial pe listă vor fi sancţionaţi – prin declasificarea de la categoria A la o categoria inferioară, aceştia vor fi comunicaţi MFE de către CAFR ca fiind excluşi din listă;

9)Părţile vor colabora în vederea emiterii de instrucţiuni în ceea ce priveşte formatul standard de contract, modelul scrisorii de angajament obligatorii, a raportului auditorului, a listei de verificare, precum şi a documentaţiei de atribuire, astfel încât, activitatea auditorilor să ofere suficientă asigurare prin prisma prevederilor comunitare în ceea ce priveşte verificările de management (Art.60 lit.b din Regulamentul CE 1083/2006 şi Art.13 din Regulamentul CE nr. 1828/2006), ale Regulamentelor de implementare aplicabile mecanismelor financiare SEE şi Norvegin, HG nr.1065/2010 privind aprobarea Acordului Cadru dintre Guvernul României şi Consiliul Elveţian privind implementarea Programului de Cooperare Elveţiano-Român şi alte documente relevante apliabile;

10)Auditorii financiari de categoria A, membrii ai CAFR, abilităţi conform prevederilor de mai sus, să desfăşore misiuni de asigurare cu scop special, vor audita cheltuieli eligibile pe baza respectării Standardelor Internaţionale de Audit (ISA 100-805);

11)Auditorii financiari pe categorie A, membrii ai CAFR, în baza probelor de audit acumulate privind cantitatea şi calitatea lor asupra eligibilităţii cheltuielilor, va emite un raport de audit financiar independent cu opinia fără rezerve, conform ISA 700/coroborat cu ISA 805, sau un raport de audit modificat în baza ISA 705, indiferent de opinia dată, auditorii financiari pentru orice fond european vor avea de abordat şi sursele de finanţare conform ISA 805.

In legatura cu auditarea proiectelor europene aflate in derulare din perioada 2007-2013, CAFR a facut cateva precizari pe care le prezentam mai jos.

In baza Protocolului incheiat in data de 21 ianuarie 2014 intre Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR) și Ministerul Fondurilor Europene (MFE), privind organizarea si desfasurarea auditului financiar pentru fonduri europene si alte fonduri nerambursabile de la alti donatori, Camera a elaborat o serie de proiecte pentru formatul standard de contract, scrisoare de misiune si raportul auditorului financiar.

Materialele au fost comunicate MFE si catre doisprezece Autoritati de Management, urmand a fi finalizate si aprobate de comun acord. Dupa aprobarea materialelor mentionate anterior, acestea vor fi puse la dispozitia membrilor CAFR.

Materialele ce urmează a fi aprobate de către CAFR şi MFE (conform ISA 805 si ISRS 3000) se vor aplica începând cu proiectele finanţate din fonduri europene şi alte fonduri nerambursabile de la alţi donatori, ce urmează a fi lansate în perioada 2014 -2020.

49

Pentru proiectele finantate din fonduri europene si alte fonduri nerambursabile de la alti donatori din perioada 2007 – 2013, aflate în derulare, membrii CAFR respectă, în ceea ce priveşte formatul de raportare, prevederile cuprinse in caietul de sarcini si in contractul de finantare existente.

Pentru perioada 2014-2020 raportul de audit se va face pe baza ISA 805 (conform Protocolului incheiat intre Ministerul Fondurilor Europene si Camera Auditorilor Financiari din Romania in Ianuarie 2014 la care am facut referire mai sus).

8.3.2.Documente necesare pentru auditul unui proiect tip POSDRU

1)Contractul de finanţare a proiectului din cadrul POSDRU şi Anexele la contract; 2)Documentele de raportare financiară realizate pe fiecare etapă a proiectului; 3)Înregistrările contabile (în format electronic sau manual) din sistemul contabil al beneficiarului, precum registrul jurnal şi alte documente contabile enumerate la punctul 4 prezentat în continuare; 4)Documente primare de natură financiar - contabilă ale fiecărei faze din proiect enumerate în continuare pe categorii de cheltuieli: Cheltuieli directe: A)La cheltuielile legate de personal si asimilate acestora sunt necesare următoarele documente pentru contabilitatea proiecului: a)contracte individuale de muncă sau acte adiţionale la contractul individual de muncă al celor din proiect; b)liste de avans chenzinal (dacă este cazul); c)centralizatoare state de plată salarii; d)fişe de pontaj; e)fişe de post; f)state de salarii pentru membrii echipei din proiect; g)rapoarte de activitate pentru experţii proiectului (cu detalierea activităţilor şi numărul de ore lucrate); h)ordine de plată, cotor file de cec, foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card a salariilor membrilor din proiect, registrul de casa care să ateste plata salariului net al membilor echipei din proiect, dispoziţie de plata (în cazul plăţilor în numerar a salariului), extras de cont din care să rezulte viramentele legate de salarii; i)contracte civile sau comerciale de prestări servicii (pentru membrii din proiect care nu sunt salariaţii entităţii implicate în proiect); j)facturi emise de aceste persoane pentru onorariile ce li se cuvin pentru munca prestată în cadrul proiectului; k)declaraţii CAS, CASS, şomaj, impozit pe salarii (declaraţia nr. 100) referitoare la obligaţiile de plată pentru membrii echipei din proiect;

50

B)La cheltuieli legate de cazare, transport şi diurnă sunt necesare următoarele documente pentru contabilitatea proiecului: a)ordin de deplasare, completat corespunzător, conţinând clar data şi ora plecării sau sosirii; b)factura de cazare cu menţionarea tuturor persoanelor cazate, a duratei cazării şi a tarifului perceput sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factura de cazare; c)legat de transportul cu autoturismul personal: - bon fiscal de combustibil, cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; - declaraţia privind consumul de de carburant, fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; - ordin de deplasare ; - tabel semnat şi ştampilat de reprezentantul legal al beneficiarului finanţării, tabel care să cuprindă numele şi prenumele participanţilor care efectuează transportul cu autoturismul propriu; d)legat de transportul cu autoturismul de serviciu: - foaie de parcurs şi FAZ; - B.C.F-uri sau bonuri fiscale de combustibil, cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; - declaraţia privind consumul de carburanţi, fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; - ordin de deplasare; e)legat de transportul cu avionul, trenul sau vaporul: - tabel semnat şi ştampilat de reprezentantul legal al beneficiarului finanţării, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; - biletele sau tichetele de călătorie, fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; - ordin de deplasare; - factură; f)legat de transportul cu autocarul: - tabel semnat şi ştampilat de reprezentantul legal al beneficiarului, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; - ordinul de deplasare; - factura; C)La categoria cheltuielilor aferente managementului de proiect sunt necesare următoarele documente pentru contabilitatea proiecului: a)pentru servicii de multiplicare documente: - contract de prestări servicii în domeniu; - factura sau bonul fiscal ştampilat; - avizul de însoţire a mărfii (dacă este cazul); - bonul de consum (dacă este cazul); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); b)pentru traducere, interpretare, servicii de sonorizare sau prelucrare date: - contractul de prestări servicii ((dacă este cazul); - factura internă sau externă sau bonul fiscal ştampilat; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa;

51

- dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); c)pentru conectare la reţele informatice, întreţinerea, actualizarea şi dezvoltarea aplicaţiilor informatice: - contractul de prestări servicii (dacă este cazul); - factura internă sau externă sau bonul fiscal ştampilat; - procesul verbal de recepţie a lucrării; - garanţie de bună execuţie; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); d)pentru cheltuieli aferente procedurilor de achiziţii publice, abonamente la publicaţii de specialitate: - factură internă sau externă sau bon fiscal ştampilat; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); e)achiziţionarea de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit sau electronic, materiale de natura obiectelor de inventar: - factură externă sau internă sau bon fiscal ştampilat; - fişa obiectelor de inventar; - registrul obiectelor de inventar; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); f)pentru concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare: - factură internă sau externă sau bon fiscal; - fişa mijloacelor fixe; - registrul mijloacelor fixe; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); g)pentru materiale consumabile: - contract de prestări servicii (dacă este cazul); - factură externă sau internă sau bon fiscal ştampilat; - avizul de însoţire a mărfii (dacă este cazul); - notă de recepţie şi constatare de diferenţe, a bunurilor intrate în gestiunea instituţiei; - proces verbal de predare-primire a bunurilor; - bonul de consum; - certificate de garanţie (dacă este cazul); - pontaj de masă sau borderou ori listă cu participanţii (în cazul serviciilor de tip catering); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); D)La categoria cheltuielilor din categoria taxelor (taxe de evaluare, acreditare, autorizare, certificare de competenţe profesionale, taxe de evaluare, acreditare,

52

autorizare a programelor de formare sau educaţie, taxe de eliberare a certificatelor de calificare, taxe de autorizare a centrelor de evaluare a competenţelor, taxe de participare la programe de formare sau educaţie): - factura emisă de instituţia abilitată; - borderou cu lista de participanţi; - raport al formatorului, proces verbal de efectuare a certificării competenţelor; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); E)La categoria cheltuielilor financiare şi juridice (prime de asigurare imobile, bunuri sau răspundere profesională, cheltuieli aferente deschiderii şi gestionării conturilor bancare ale proiectului, costul aferent garanţiilor oferite de bănci sau de alte instituţii financiare, onorarii pentru consultanţă juridică, taxe notariale, expertize tehnice şi contabile, audit, contabilitate): - poliţa de asigurare; - contractul de asigurare; - comunicarea deschiderii contului emisă de bancă sau trezorerie; - garanţia bancară; - contractul de prestări servicii; - factură externă sau internă; - bon fiscal ştampilat; - dovada dreptului de autorizare juridică; - dovada dreptului de expertiză; - raportul de expertiză; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); F)La categoria cheltuielilor pentru închirieri, amortizări şi leasing: a)pentru închirieri: - contract de închiriere; - decizie internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului privind cota propusă pentru decontare prin proiect (în procent din valoarea totală a cheltuielii) fundamentată corespunzător; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); b)pentru amortizări active: - registrul mijloacelor fixe; - fişa mijlocului fix; - fişa lunară de amortizare sau casare; - decizie internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului privind cota propusă pentru decontare prin proiect (în procent din valoarea totală a cheltuielii) fundamentată corespunzător; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); c)pentru rate de leasing:

53

- contractul de leasing; - factura fiscală cu ratele de leasing plătite; - procesul verbal de recepţie provizorie sau finală; - decizie internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului privind cota propusă pentru decontare prin proiect (în procent din valoarea totală a cheltuielii) fundamentată corespunzător; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); G)Cheltuieli de natura investiţiilor şi legate de cercetarea ştiinţifică, acceptate ca fiind eligibile: a)legate de terenuri: - documente cadastrale; - raportul de justificare a achiziţiei de teren; - contractul de vânzare-cumpărare; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); b)cheltuieli cu amenajări de teren: - factură externă sau internă; - contractul de lucrări; - devizul de lucrări de amenajări de terenuri; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); c)cheltuieli pentru construcţii: - factura externă sau internă; - contractul de prestări servicii sau achiziţii; - devizul de lucrări de construcţii; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); d)cheltuieli cu echipamente tehnologice, cu alte echipamente, cu aparatură şi instalaţii de măsurare, control şi reglare: - contracte de livrare; - factură internă sau externă; - aviz de însoţire a mărfii; - certificat de garanţie (unde este cazul); - fişa mijlocului fix achiziţionat, cu codul de clasificare a acestuia; - copie după registrul numerelor de inventar; - procesul verbal de recepţie provizorie sau finală; - procesul verbal de punere în funcţiune (unde este cazul); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); e)cheltuieli cu mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecţie a valorilor umane şi materiale:

54

- contractul de livrare; - factura externă sau internă; - aviz de însoţire a mărfii; - certificatul de garanţie (unde este cazul); - fişa mijlocului fix achiziţionat cu codul de clasificare al acestuia; - copie după registrul numerelor de inventar; - procesul verbal de recepţie provizorie sau finală; - procesul verbal de punere în funcţiune (acolo unde este cazul); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); f)cheltuieli pentru avize, acorduri sau autorizaţii: - documentaţia supusă avizării sau autorizării; - factura externă sau internă; - avizul, acordul sau autorizaţia finală obţinută; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); g)cheltuieli de proiectare şi inginerie: - contract de prestări servicii; - factură externă sau internă; - proces verbal de recepţie provizorie sau finală; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); h)cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: - contract de prestări servicii; - documente cadastrale; - factură externă sau internă; - studii de teren efectuate; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); i)cheltuieli pentru organizarea de şantier: - autorizaţia de execuţie pentru organizarea de şantier; - dovada efectuării plăţilor aferente organizării de şantier; - contracte temporare cu furnizorii de utilităţi şi cu unităţile de salubrizare; - dovada plăţii pentru cota de control a statului în amenajarea teritoriului, urbanism şi pentru autorizarea lucrărilor de construcţii; - dovada plăţii cotei aferentă inspecţiei calităţii în construcţii; - dovada plăţii taxei de eliberare a certificatului de urbanism şi a autorizaţiei de construcţie; - copii după avizele obţinute conform certificatului de urbanism; - copii după autorizaţia de construcţii eliberată; - procesul verbal privind organizarea de şantier; - contractul de prestări servicii; - factură externă sau internă; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa;

55

- dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); j)cheltuieli pentru asigurarea utilităţilor, reabilitarea sau modernizarea utilităţilor: - contract de prestări servicii; - factură externă sau internă; - proces verbal de recepţie a serviciilor efectuate; - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); Cheltuieli indirecte A)Cheltuieli generale de administraţie: a)salarii şi asimilate acestora aferente personalului administrativ, secretariat şi personalului auxiliar, precum şi contribuţiile sociale aferente: -contracte individuale de muncă (sau echivalent) pe perioadă determinată sau nedeterminată, înregistrate şi vizate de ITM (dacă este cazul); - acte adiţionale la contracte individuale de muncă; - lista de avans chenzinal (dacă este cazul); - fişe de pontaj; - fişe de post; - ştate de salarii; - decizie internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielilor); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); b)utilităţi, apă şi canalizare, servicii de salubrizare, energie electrică, energie termică sau gaze naturale, telefon, fax, internet, acces la baza de date, servicii poştale, servicii curierat: - contracte în domeniile respective; - factură internă; - decizie internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielilor); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice); c)servicii de administrare a clădirilor:întreţinere curentă, asigurarea securităţii clădirilor, salubrizare şi igienizare: - contracte în domeniile menţionate; - factură internă; - decizie internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielilor); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

56

d)servicii de întreţinere şi reparare echipamente şi mijloace de transport:întreţinere echipamente, reparaţii echipamente, întreţinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport; - contracte în domeniile menţionate; - factură internă; - decizie internă a reprezentantului legal privind cota aferentă proiectului (în procente din valoarea totală a cheltuielilor); - ordine de plată, cotor filă CEC, foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casa; - dispoziţia de plată, chitanţă (în cazul plăţilor în numerar); - extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

8.3.3. Enumerarea principalelor foi de lucru care se întocmesc cu prilejul auditării unui

proiect de tip POSDRU si continutul unora dintre ele

FOI DE LUCRU LEGATE DE FINALIZAREA MISIUNII A 100-FINALIZAREA ANGAJAMENTULUI - ASPECTE GENERALE A 100.1-LISTĂ DE VERIFICARE PRIVIND FINALIZAREA ANGAJAMENTULUI A100.2.01-CERERE DE RAMBURSARE A100.2.02-EVIDENTA CHELTUIELILOR A100.3-RAPORTUL DE CONSTATARI FACTUALE A 100.4-SUMARUL CHELTUIELILOR NEELIGIBILE A 100.5-DECLARAŢIILE CONDUCERII A 100.5.1-DECLARAŢIE PE PROPRIE RĂSPUNDERE A BENEFICIARULUI PRIVIND CONFORMITATEA CU CERINTELE CONTRACTULUI DE FINANTARE A 100.5.2-DECLARAŢIE PE PROPRIE RĂSPUNDERE A BENEFICIARULUI

PRIVIND GRUPUL TINTA A 100.6-LISTĂ PRIVIND EVALUAREA

ACTIVITĂŢII EXPERTULUI CONTABIL A 100.6.01-RAPORT ACTIVITATE EXPERT

CONTABIL A 100.7-LISTĂ DE REVIZUIRE A PARTENERULUI

INDEPENDENT A 100.8-DISCUTIA FINALA CU MANAGEMENTUL A 100.9-LISTA ASPECTELOR DE URMĂRIT FOI DE LUCRU LEGATE DE INFORMATII GENERALE ALE MISIUNII A 200-LISTĂ PRIVIND INFORMAŢIILE GENERALE ALE ANGAJAMENTULUI A 200.0-CERERE DE INFORMAŢII A 200.1-CERINŢELE LEGALE RELEVANTE A 200.2-FIŞA DE IDENTIFICARE A PROIECTULUI A200.3-CONTRACT DE FINANTARE A200.3A-DECLARATIE PE PROPRIE RASPUNDERE A200.3B-GRAFICUL ACTIVITATILOR PROIECTULUI A200.3.01-CONTRACTUL DE FINANTARE A200.3.01A-MODEL CONTRACT DE FINANTARE A 200.3.02-PROCEDURI ANALITICE DE VERIFICARE VALOARE TOTALĂ

PROIECT

57

A 200.3.03-GRAFIC RAMBURSARE CRC A200.3.04-LISTA DOCUMENTELOR ATASATE CRC A200.3.05-NOTA PRIVIND OBIECTIVELE CONTRACTULUI DE FINANTARE A200.4-BUGETUL PROIECTULUI A200.4A-ANALIZA BUGETULUI MODIFICAT A200.5-SISTEMUL CONTABIL A200.5.01-CONTABILITATEA PROIECTULUI A200.5.02-RECONCILIEREA REGISTRULUI JURNAL-BALANTA DE

VERIFICARE A200.5A-PLAN DE CONTURI A200.6-LISTA DE VERIFICARE CONTRACT DE ACHIZITII PUBLICE A200.6.1-PROCEDURI DE VERIFICARE ACHIZITIE PUBLICA CONTRACT

FURNIZARE DE BUNURI A200.6.1A-CONTRACTUL DE FURNIZARE A200.6.2-ANALIZA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE BUNURI A200.7LISTA DE VERIFICARE CONTRACT DE PRESTARI SERVICII A200.7.1-PROCEDURI DE VERIFICARE ACHIZITIE PUBLICA DE CONTRACT

PRESTARI SERVICII A200.7.1A-CONTRACTUL DE PRESTARI SERVICII A200.7.2-ANALIZA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE SERVICII A200.8-LISTA DE VERIFICARE RESURSE UMANE A200.8.1-LISTA PERSONALULUI ANGAJAT IN CADRUL PROIECTULUI A200.8.2-ANALIZA CONTRACTELOR DE MUNCA A200.8.3- ANALIZA CONTRACTELOR DE PRESTARI SERVICII PERSOANE

FIZICE A200.9-TERMENI DE REFERINTA A200.10-FORMATUL RAPORTULUI A200.10.1-DRAFT RAPORT A200.11-STRATEGIA MISIUNII/ANGAJAMENTULUI FOI DE LUCRU LEGATE DE PROCEDURI PREANGAJAMENT B100-LISTA DE VERIFICARE PROCEDURI PREANGAJAMENT B100.1-EVALUARE CRITERII DE ATRIBUIRE B100.2-ECHIPA MISIUNII B100.3-CERINTELE DE INDEPENDENTA B100.3.01-DECLARATIE DE INDEPENDENTA B100.3.02-DECLARATIA DE CEPTARE A MISIUNILOR CA AUDITOR B100.3.03-DECLARATIE PRIVIND EVITAREA CONFLICTULUI DE INTERESE B100.4-BUGET ESTIMATIV MISIUNE B100.5-CERERE DE CLARIFICARE FOI DE LUCRU LEGATE DE PLANIFICAREA MISIUNII B200-LISTA DE VERIFICARE PRIVIND PLANIFICAREA MISIUNII B200.1-SCRISOAREA DE ANGAJAMENT – ASPECTE GENERALE B200.1.01-SCRISOARE DE ANGAJAMENT B200.2-EVALUAREA RISCULUI B200.3-ESANTIONAREA B200.4-BUGETUL MISIUNII B200.5-DISCUTII CU ECHIPA DE AUDIT B200.6-LISTA ASPECTELOR DE URMARIT FOI DE LUCRU LEGATE DE VERIFICAREA CERERII DE RAMBURSARE

58

C100.1-LISTA DE VERIFICARE A CERERII DE RAMBURSARE C100.1.01-PROCEDURI ANALITICE C100.1.02-CERERE PREFINANTARE C100.1.03-CERERE DE RAMBURSARE (CRC) C100.1.04-EVIDENTA CHELTUIELILOR C100.1.05-FORMULAR IDENTIFICARE FINANCIARA C100.2-LISTA DE VERIFICARE A EVIDENTEI CHELTUIELILOR C100.2.1- LISTA DE VERIFICARE A CHELTUIELILOR PRIVIND RESURSELE

UMANE C100.2.1a/1-PROCEDURI COSTURI RESURSE UMANE C100.2.1a/2-VERIFICAREA PONTAJELOR C100.2.1b-VERIFICARE RAPOARTE DE ACTIVITATE C100.2.1c-VERIFICAREA CHELTUIELILOR CU CAZAREA, TRANSPORTUL SI

DIURNA AFERENTE PERSONALULUI C100.2.2- LISTA DE VERIFICARE A CHELTUIELILOR PRIVIND

PARTICIPANTII C100.2.2a-VERIFICAREA CHELTUIELILOR CU CAZAREA SI TRANSPORTUL

PARTICIPANTILOR C100.2.3-LISTA DE VERIFICARE A CHELTUIELILOR PRIVIND ALTE TIPURI

DE COSTURI DIRECTE C100.2.3a-VERIFICAREA CHELTUIELI PENTRU DERULAREA PROIECTULUI C100.2.3b- VERIFICAREA CHELTUIELI AFERENTE ACTIVITATILOR

SUBCONTRACTATE C100.2.3c-VERIFICARE CHELTUIELI DE INFORMARE SI PUBLICITATE C100.2.3d-VERIFICAREA CHELTUIELILOR DE TIP FEDR C100.2.4- LISTA DE VERIFICARE A CHELTUIELILOR

INDIRECTE/CHELTUIELI GENERALE DE ADMINISTRATIE C100.2.4a-VERIFICARE COSTURI INDIRECTE – UTILITATI C100.2.4b-COMISIOANE BANCARE SI ALTE COSTURI INDIRECTE C100.2.5-VERIFICAREA VENITURILOR C100.2.6-PROCEDURI RECONCILIERE C100.2.7-PROCEDURI EVIDENTE CONTABILE C100.2.8-LISTA CONSTATARILOR C100.2.9-RECONCILIERE TOTAL EVIDENTA CHELTUIELI CU BUGETUL C100.3-VERIFICAREA RAPORTULUI TEHNICO-FINANCIAR C100.3.01-VERIFICARE INDICATORI C100.3.02-NOTA PRIVIND RAPORTUL TEHNICO-FINANCIAR C100.3.03-VERIFICARI PRIVIND GRUPUL TINTA C100.3.03.01-VERIFICAREA DOCUMENTELOR NECESARE INSCRIERII IN

GRUPUL TINTA

8.3.4.Model de raport de audit potrivit protocolului încheiat între Ministerul

Fondurilor Europene si Camera Auditorilor Financiari din Romania în Ianuarie 2014 SC .....................AUDIT SRL Str. ........, Nr...., Bl........, Sc. .., Et..., Ap. ....., Sector 5 – Bucuresti CUI: …………., Autorizatie CAFR ………./2007 Cont: RO……………………., ………………. BANK Tel/fax : 004021/………….; Mobil ………………… Nr. 1/………...2014

59

RAPORTUL AUDITORULUI INDEPENDENT Privind Cererea de rambursare nr. …….. (CRC nr. …..) conform Contractului de Finantare nr. ……….. din ………...2014 Beneficiarul : …………………, parte contractantă în cadrul Contractului de Finanţare nr. …. din ……….2014 la proiectul intitulat ,,…………………" având număr de identificare POSDRU/………/……./../……….. şi Cod SMIS ………

Am auditat Cererea de rambursare nr. … (CRC nr. …) care face obiectul Contractului de Finanţare nr. ……… din ………...2014 la proiectul intitulat ,,……………….." având număr de identificare POSDRU//………/……./../………… şi Cod SMIS ……… încheiat cu OIR POSDRU ……………… conform cerinţelor contractului de prestări servicii în domeniul auditului financiar nr. … din ………..2014. Cererea de rambursare nr. … (CRC nr. …) auditată este însoţită de anexe constând în raportul tehnico- financiar nr. .. (RTF nr. …), o situaţie de evidenţă a cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare precum şi de un număr de…..facturi şi documente justificative, prezentate scanate.

Prin cererea de rambursare nr. … (CRC nr. …) s-a cerut rambursarea sumei de ……..reprezentând cheltuieli eligibile.

(Cateva detalii din CR si eventual din raportul tehnico-financiar, pentru identificarea precisa a CR si Raportului / sumar al unor indicatori din CR).

Din Cererea de rambursare nr. ………… rezulta urmatoarele informatii si concluzii prezentate in tabelul de mai jos :

-Lei-

Valoarea totala a cererii de rambursare

din care: Deducerea prefinanţării

acordate beneficiarului/

partenerilor

Cheltuieli solicitate

spre rambursare

Valoare rambursabilă

din FSE

Valoare rambursabilă

din bugetul naţional

Cofinanţarea beneficiarului

1=A+B1+B2 2 = (1-4)*...%FSE

3 = (1-4)*...%BN 4 = 1*...%CP 5 = (2+3)*35% sau

5=1*35% 6 = 1 – 4 – 5

............ ............ ............ ............ ............ ............ SOLICITANT ..........................

.................. .............. ............... ............ ................. .............

PARTENER 1 .................. ............. .............. ............. ............. ................ ................

PARTENER 2 ..................

.............. ............... ............. ................. ............... ...............

Concluzii :…………. In ceea ce priveste stadiul Executiei bugetului proiectului, pe baza documentului

intitulat Evidenta cheltuielilor aferente CRC… si bugetului in vigoare la data …., principalele informatii si concluzii sunt prezentate in tabelul de mai jos :

60

Nr. crt.

Categorii de cheltuieli

Bugetul in vigoare

Cheltuieli

realizate de la inceputul

proiectului pana la CRC.. (perioada

.....2014-....2015

Cheltuieli

realizate in perioada CRC ..

perioada .....2014-....2015

Sume necheltuite din buget la

data depunerii CRC ...

(........2015)

Procent de executie a

bugetului (%) la data depunerii

CRC ...

1 Resurse umane ............. ............. ............. ............. ..........%

2 Participanţi ............. ............. ............. ............. .........%

3 Alte tipuri de costuri, din care: ............. ............. ............. .............

.........%

4 Cheltuieli de tip FEDR ............. ............. ............. ............. .........%

5 Rezerva de contingenta ............. ............. ............. ............. ..........%

6 Total costuri directe ............. ............. ............. ............. .........%

7 Total cheltuieli generale de

administraţie ............. ............. ............. .............

.........%

Total costuri eligibile ale proiectului

............. ............. ............. ............. ...........%

Concluzii :…………. Din Raportul tehnico-financiar nr. … (RTF nr. …) rezultă următoarele informaţii si

concluzii prezentate mai jos:

Transa rambursare

Valori prognozate prin proiect

Valori realizate pana la ultimul RTF

Valori realizate in perioada de raportare (................)

CRC1 ............. ............. .............

Indicatori de realizare imediata (output) ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

Indicatori de rezultat ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

Indicatori de realizare imediata (output) aditionali ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

61

Indicatori de rezultat

aditionali ............. ............. .............

Numar ......... ............. ............. .............

Principalele concluzii desprinse : 1)Indicatorii atinsi in cadrul proiectului se prezinta astfel :………………. 2)Situatia Grupului tinta in perioada de raportare a CRC … este prezentata in tabelul de mai jos :

Grup tinta

Valori prognozate prin proiect Valori realizate pana la

ultimul RTF

Valori realizate in perioada de raportare

(...................)

Personal implicat in .......... ............. ............. .............

Personal implicat in .......... ............. ............. .............

Tineri absolventi ........... ............. ............. .............

Personal cu atributii .......... ............. ............. .............

3)Acte aditionale si … notificari incheiate pe parcursul CRC .. : -Act aditional nr. … prin care s-au aprobat urmatoarele modificari de buget, de grup tinta, de indicatori, de grafic de activitati etc. : -la buget ………. ; -la grup tinta……… ; -la grafic de activitati…. ; -la cereri de rambursare ………. ; -la altele ; -Notificarea nr. … prin care s-au aprobat urmatoarele modificari de buget, de grup tinta, de indicatori, de grafic de activitati etc. : -la buget ………. ; -la grup tinta……… ; -la grafic de activitati…. ; -la cereri de rambursare ………. ; -la altele ; 4)Progresul proiectului in perioada de raportare: -Activitati implementate pe parcursul perioadei de raportare………….. ; -Rezultate/realizari atinse pe perioada de raportare…………………..; -Abateri/intarzieri in atingerea rezultatelor/realizarilor ……………….; -Sinteza implementarii unor activitati speciale………………… ; -Informare si publicitate………………. ; -Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de sanse……………… ; -Respectarea regulilor cu privire la mediu…………………; -Stadiul implementarii recomandarilor formulate in cadrul altor vizite de verificarea la fata locului……………..; -Activitati planificate pentru urmatoarea perioada de raportare……………… ; 5)Observatii importante pentru succesul proiectului……………..

Responsabilitatea Beneficiarului pentru situaţiile financiare

62

Beneficiarului este răspunzător pentru pregătirea acestei Cererile de rambursare nr. …

(CRC nr. …) în conformitate cu condiţiile de eligibilitate prevăzute în H 759/2007, Ordinele…., Instrucţiunile emise de AMPOSDRU şi Contractul de Finanţare nr. … din ………..2014, condiţii ce reprezintă un cadru de conformitate cu scop special. Beneficiarul (,,………………….") este răspunzător şi pentru elaborarea şi implementarea unui control intern considerat eficient pentru a permite pregătirea Cererii de rambursare nr. … (CRC nr. …), care să nu conţină denaturări semnificative, fie ca urmare a fraudei, fie a erorii.

Responsabilitatea auditorului

Responsabilitatea noastră este aceea de a exprima o opinie cu privire la această Cerere de rambursare nr. … (CRC nr. …) însoţită de anexe, în baza auditului nostru. Auditul nostru a fost efectuat în conformitate cu Standardele internaţionale de audit. Aceste standarde cer să respectăm cerinţele etice şi să planificăm şi să efectuăm auditul pentru a obţine o asigurare rezonabilă ca Cererea de rambursare nr. .. (CRC nr. …) nu conţine denaturări semnificative.

Un audit presupune efectuarea de proceduri pentru a obţine probe de audit legate de sume şi prezentări în situaţiile financiare. Procedurile selectate depind de judecata auditorului, inclusiv evaluarea riscului de denaturare semnificativă a Cererii de rambursare nr. … (CRC nr. …), fie ca urmare a fraudei sau erorii. În efectuarea acelor evaluări de riscuri, auditorul a considerat controlul intern ca fiind relevant pentru pregătirea Cererii de rambursare nr. … (CRC nr. …) de către Beneficiar (,,………………………") şi l-a testat proiectând proceduri de audit care sunt adecvate în lumina misiunii sale, dar nu l-a testat în scopul exprimării unei opinii cu privire la eficacitatea controlului intern al Beneficiarului. Un audit presupune de asemenea evaluarea de către auditor a gradului de adecvare al politicilor contabile folosite şi gradul de rezonabilitate al estimărilor făcute de Beneficiar (,,……………………………").

Suntem de părere că probele de audit pe care le-am obţinut sunt suficiente şi adecvate pentru a oferi o bază pentru opinia noastră de audit.

Fiind o misiune de audit cu scop special, opinia noastră a fost emisă în baza ISA 805 si ISA 100-800, obiectul raportului fiind Cererea de rambursare nr. … (CRC nr. …) însoţită de anexele mentionate, iar cadrul special de raportare, un cadru de conformitate, constând strict în cerinţele prevăzute de H 759/2007, Ordinele…., Instrucţiunile emise de AMPOSDRU şi Contractul de Finantare nr. ………. din ………..2014 pentru includerea cheltuielilor eligibile în Cererea de rambursare nr. … (CRC nr….).

Opinia

În opina noastră, Cererea de rambursare nr. … (CRC nr. …) elaborată de Beneficiar (,, …………………") în cadrul Contractului de finaţare nr. ……. din ……….2014, conţinând cheltuieli eligibile cerute la rambursare în sumă de…………, este întocmită, sub toate aspectele semnificative în conformitate cu condiţiile de eligibilitate prevăzute în H 759/2007, Ordinele…., Instrucţiunile emise de AMPOSDRU precum şi cu termenii prevăzuţi în contractul de finantare menţionat mai sus.

Baza de raportare si restricţiile cu privire la distribuire şi uz

Fără a ne modifica opinia, atragem atenţia că Cererea de rambursare nr. … (CRC nr. …) este întocmită strict în conformitate cu cadrul special de raportare prevăzut anterior şi este pregătită cu scopul de a sta la baza rambursării cheltuielilor considerate eligibile de către

63

Uniunea Europeană. În consecinţă, este posibil ca Cererea de rambursare nr. .. (CRC nr. …) auditată să nu fie adecvată pentru un alt scop. Raportul nostru este confidenţial şi este destinat în exclusivitate Beneficiarului ((,,……………………….") şi AMPOSDRU sau altor entităţi cu atribuţii de control ale utilizării Fondurile europene şi nu ar trebui să fie distribuit sau folosit de alte părţi decât acestia.

SC .............AUDIT SRL .............................................

Auditor financiar cu legitimaţia nr. ………/2007

Data raportului de audit: ..........2014 Adresa auditorului : Str. ......., Nr. .., Bl. ...., Sc. ..,

Et. .., Ap. ..., Sector ........ – Bucureşti

Prevederile privind auditarea proiectelor finanțate din fonduri europene pentru

perioada 2014-2020 sunt încă în modificare, iar auditul la proiecte POCU este facultativ, desfășurat după fiecare cerere de rambursare, eligibil și prevăzut la capitolul cheltuieli indirecte.

La alte tipuri de proiecte (POR, POC, POAT, POIM, PNDR, etc), auditul este prevăzut fie pe parcursul proiectului, după fiecare cerere de rambursare, fie la finalul proiectului și cheltuiala cu acesta este fie integral sau parțial eligibilă, fie suportată integral de beneficiar (deci neeligibilă).