Ghid_ proceduri

Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureşti, ROMÂNIA, 050741 - RO, Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi

operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării

Regionale şi Locuinţei

Autori:

Petronela Iacob şi Endre Erdődi

Manageri Publici

Unitatea de Politici Publice

Revizia a II-a

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

2

Cuprins

1. Motivaţie / Notă de fundamentare ..................................................................4

2. Introducere în tematica procedurală................................................................5

3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise ....................................7

3.1. Iniţierea de proceduri scrise................................................................. 7

3.1.1. Proceduri de sistem (PS) ................................................................ 7

3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)............................................................ 7

3.2. Elaborarea primei pagini ..................................................................... 7

3.3. Antetul şi subsolul paginilor ................................................................. 7

3.4. Conţinutul formularului de procedură ..................................................... 8

3.5. Mod de redactare.............................................................................. 8

3.5.1. Paragrafe, subparagrafe ................................................................ 8

3.5.2. Reguli de redactare...................................................................... 9

3.5.3. Sistemul de codificare al procedurilor scrise........................................ 9

3.6. Conţinutul procedurii ....................................................................... 10

3.6.1. Scopul .................................................................................... 10

3.6.2. Domeniul de aplicare .................................................................. 10

3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime ...................................................... 10

3.6.4. Documente de referinţă şi conexe .................................................. 11

3.6.5. Descrierea procedurii.................................................................. 11

3.6.6. Responsabilităţi şi verificare ......................................................... 13

3.6.7. Anexe .................................................................................... 13

3.7. Avizare şi aprobare.......................................................................... 13

3.7.1. Procedurile de sistem ................................................................. 13

3.7.2. Procedurile operaţionale ............................................................. 14

3.8. Distribuirea procedurii ..................................................................... 15


3



3.9. Revizia procedurii ........................................................................... 15



3.9.3. Prevederi comune...................................................................... 16

3.10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii.................................................... 16

3.10.1. Procedurile de sistem................................................................ 16

3.10.2. Procedurile operaţionale ............................................................ 17

4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem ......................................... 18

5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale ..................................... 19

Bibliografie ............................................................................................... 20

Anexa 1: Model procedură de sistem (inclusiv formulare)

Anexa 2: Model procedură operaţională (inclusiv formulare)

Anexa 3: Lista codurilor compartimentelor din cadrul MDRL

Anexa 4: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRL

Anexa 5: Registrul procedurilor operaţionale scrise


4

1. Motivaţie / Notă de fundamentare

Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. Menţionăm că structura acestui ghid nu este una exhaustivă, ci conţine elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare. Acolo unde se consideră necesar, pot fi adăugate părţi suplimentare.

Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de:

Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată;

Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006;

Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei nr. 736 din 21 septembrie 2009 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management.

Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul administraţiei publice europene. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor Comisiei Europene defineşte CI ca fiind „totalitatea politicilor şi procedurilor” concepute şi implementate de managementul instituţiei, pentru a asigura:

Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace;

Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne şi a principiilor de management.

Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca „ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile”.

Pentru elaborarea, implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial intern, responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde următoarele elemente: obiectivele, mijloacele, sistemul informaţional, organizarea, controlul şi procedurile.


5

Aplicabilitate şi mod de lucru

Ţinând cont de faptul că în acest moment Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei gestionează programe cu finanţare europeană sau finanţate de către alte forumuri internaţionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate, acest manual va fi utilizat:

în elaborarea de noi proceduri, pentru toate direcţiile care nu gestionează programe finanţate din fonduri externe.

în momentul reactualizării procedurilor deja existente, pentru toate direcţiile, în lipsa unor prevederi externe aplicabile.

De asemenea, în scopul realizării unei identităţi vizuale şi a unei unităţi prevăzute în OMFP 1389/2006, recomandăm ca elementele minimale de structură prevăzute în Ordinul menţionat să fie respectate. Pentru aceasta, sugerăm direcţiilor întocmirea unui plan de elaborare şi reactualizare a procedurilor operaţionale şi de sistem, pentru următorii 2 ani.

2. Introducere în tematica procedurală

2.1. Definiţie

Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii1.

Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1). Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate.

Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor.

Foarte important este faptul că, deşi managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică.

O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil („red-tape” „smart-tape”2).

1OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 şi „Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice” – MEF, p. 17. 2 „Red-tape” este utilizat în sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaţii cu reglementări excesive sau conformităţi rigide faţă de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraţie excesivă; în dorinţa de a


6

2.2. Accepţiuni ale termenului a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în

aplicare a unor reglementări de rang superior;

b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat „Proceduri”.

Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale:

Să fie:

scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte,

simple şi specifice,

actualizate în mod permanent,

aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor, precum şi terţilor,

bine înţelese şi bine aplicate,

să nu fie redundante.

2.3. Tipuri de proceduri

Procedurile se clasifică în două categorii:

a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite şi „proceduri generale”.

b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri formalizate” etc.

diminua efectele „red-tape” a luat naştere „smart-tape”, reprezentând iniţiativele şi acţiunile pentru îmbunătăţirea eficienţei în relaţia administraţiei publice cu cetăţenii şi agenţii economici (sinonim cu „simplificare administrativă”).


7

3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise

3.1. Iniţierea de proceduri scrise

3.1.1. Proceduri de sistem (PS)

Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către direcţiile de specialitate, cu consultarea prealabilă a secretariatului Grupului de Management (asigurat de către Unitatea de Politici Publice). În primul caz, GM stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Direcţiile de specialitate vor colabora între ele în vederea elaborării PS.

3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)

Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul MDRL pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora.

Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.

3.2. Elaborarea primei pagini Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente:

Antetul MDRL, în conformitate cu manualul de identitate vizuală;

Denumirea procedurii şi codul acesteia;

Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe), precum şi data;

Se va utiliza fontul Times New Roman 20.

3.3. Antetul şi subsolul paginilor Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit.

Antetul va cuprinde:

Denumirea ministerului şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale;

Denumirea procedurii;

Codul procedurii;

Numărul ediţiei şi al reviziei;

Numărul paginii.


8

Subsolul va cuprinde o linie îngroşată, în conformitate cu manualul de identitate vizuală.

Exemple:

a. pentru PS: Anexa 1 (p.2 şi următoarele);

b. pentru PO: Anexa 2 (p.2 şi următoarele).

3.4. Conţinutul formularului de procedură Conţinutul formularului de procedură va fi următorul:

Prima pagină;

Cuprins;

Formular evidenţiere modificări;

Conţinutul propriu-zis al procedurii;

Formulare;

Anexe;

Formular avizare procedură;

Lista de distribuire a procedurii.

Exemple:

a. pentru PS: Anexa 1;

b. pentru PO: Anexa 2.

Aceste anexe reprezintă de fapt „scheletul” procedurilor. Iniţiatorul procedurii nu trebuie să facă altceva, decât să salveze sub alt nume anexa, să şteargă „Anexa 1”, respectiv „Anexa 2” din colţul sus-dreapta de pe prima pagină, să completeze cu datele necesare în secţiunile predefinite (semnalate cu paranteze pătrate –[]-) şi la cele solicitate de prezentul Ghid (numărul procedurii în antet, denumirea procedurii, numărul ediţiei şi reviziei etc).

Când totul este completat, se actualizează şi cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta – Update field – Update page numbers only).

3.5. Mod de redactare

3.5.1. Paragrafe, subparagrafe a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i;

b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie sub formă de „bifă” sau „liniuţă”);

c. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat;


9

d. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1.1.) se vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman;

e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.

3.5.2. Reguli de redactare a. Formatul hârtiei: A4;

b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stânga şi dreapta: 2 cm; antet: 1,25 cm; subsol: 2 cm;

c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman, cu diacritice;

d. Între rânduri se păstrează un rând, iar între paragrafe un spaţiu de 6 puncte;

e. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. Pentru evidenţieri se va utiliza stilul italic;

f. În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii.

3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezintă

numărul de ordine al PS scrise, alocat de secretariatul GM;

b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezintă numărul de ordine a PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura;

c. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY – reprezintă numărul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ – reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective, XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura;

d. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol, ca şi procedura. În partea de jos dreapta a paginii va fi evidenţiat codul formularului, scris cu corp 12 normal Times New Roman;

e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 3.


10

3.6. Conţinutul procedurii

3.6.1. Scopul În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză.

Exemple:

a. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de recrutare şi selecţie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea în deplasări; descrie modul în care sunt arhivate documentele etc.

b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale şi execuţia plăţilor din aceste fonduri; stabileşte procedurile contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea activităţii curente de organizare şi funcţionare a ministerului; prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor interni, etc.

3.6.2. Domeniul de aplicare Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura şi care sunt compartimentele care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate întocmai, pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi responsabili:

precizarea activităţii;

delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei;

enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată;

enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a procedurii.

3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime Vor fi definiţi termenii care:

reprezintă un element de noutate;

sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii suplimentare;

pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora;

dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză;


11

Abrevierile şi acronimele:

se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO = procedură operaţională; PS = procedură de sistem; UPP = Unitatea de Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.)

Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile şi acronimele să fie consemnate în ordine alfabetică.

Exemplu:

Abreviere Explicaţie

A Aprobare

Ah. Arhivare

Ap. Aplicare

DPP Direcţia de politici publice

E Elaborare

V Verificare

ZL Zile lucrătoare

…

3.6.4. Documente de referinţă şi conexe În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea procedurii. Adiţional, pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul activităţii procedurate până în acel moment. Acolo unde este cazul, reglementările pot fi grupate astfel:

reglementări internaţionale;

legislaţie primară;

legislaţie secundară;

reglementări interne.

3.6.5. Descrierea procedurii Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate.

a. Generalităţi:

caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele deja menţionate în subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. transparenţă, legalitate, confidenţialitate etc.)


12

b. Documente utilizate:

formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale, ghiduri.

Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor, explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor.

Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor al ministerului.

c. Resurse necesare:

materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia).

d. Modul de lucru:

Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor şi a măsurilor de limitare a efectelor acestora);

Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă tabelară);

Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performanţă, beneficiari).

Exemplu:

Se recomandă întocmirea unui tabel de forma:

PAS Unitate responsabilă/

Funcţia responsabilului

Document Acţiune/ Operaţiunea Termen Anexa

1 UPP / Manager public sau CEE

NI Realizarea unei Note interne de informare după participarea la o şedinţă /întâlnire /seminar /training, care intră în aria de interes a UPP.

2 ZL Formular Standard

F-PO.UPP.01.01

2 UPP / Coordonator NI Aprobare:

Dacă se aprobă --> PAS 3;

Dacă nu se aprobă, se reia PAS 1.

1 ZL

3 UPP / Manager public sau CEE

NI Arhivare:

a. electronică (pe folderul comun al direcţiei, în folder Note de informare);

b. format hârtie (în biblioraftul Note de informare).

=STOP PROCEDURĂ

1 ZL


13

3.6.6. Responsabilităţi şi verificare Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor care aplică procedura şi NU la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurii. Pentru evidenţierea acestor activităţi există un tabel separat, prevăzut în secţiunea 3.7.

Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile responsabile pentru realizarea acţiunilor din procedură, cu termene limită ce trebuie respectate.

De exemplu:

Nr. crt.

Compartimentul

responsabil/ Funcţia responsabilului

Acţiunea/ Operaţiunea Termen

1 UPP/ Manager public sau CEE E 2 ZL

2 UPP/ Coordonator V 1 ZL

3 UPP/ Coordonator A 1 ZL

4 UPP Ap. Permanent

5 UPP/ Manager public sau CEE Ah. 1 ZL

3.6.7. Anexe tabele, scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafică

a circuitului documentelor.

3.7. Avizare şi aprobare

3.7.1. Procedurile de sistem a. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul F-

PS.00.02 (Anexa 1, p.8).

b. După elaborare, PS se verifică de către conducătorul/ superiorii direcţi ai compartimentului responsabil şi se transmite către secretariatul GM.

c. Secretariatul GM verifică conformitatea PS cu prevederile din OMFP 946/2005. Dacă PS nu respectă prevederile, secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PS modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare.

d. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS, secretariatul GM va include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM discutarea şi aprobarea PS.


14

e. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei programate a GM, Secretariatul va trimite PS către membrii GM prin email în vederea consultării acestora. Reprezentantul compartimentului responsabil, în colaborare cu secretariatul GM, va include observaţiile şi recomandările fondate legal şi metodologic ale membrilor GM în proiectul PS.

f. Cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei GM, secretariatul va retransmite varianta finală a PS, aşa cum a rezultat aceasta după includerea eventualelor observaţii.

g. GM îşi dă avizul asupra proiectului PS în cadrul şedinţei acesteia, prin adoptarea unei decizii în acest sens. Decizia va fi semnată de către preşedintele sau vicepreşedinţii GM, după caz.

h. După avizul GM, PS se aprobă de către ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se aprobă una sau mai multe proceduri.

3.7.2. Procedurile operaţionale a. După elaborare, PO se transmit de către compartimentul

responsabil secretariatului GM.

b. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile din OMFP 946/2005. Dacă PO nu respectă prevederile, secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor, iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare.

c. După ce PO a obţinut avizul secretariatului GM, compartimentul responsabil va transmite PO împreună cu formularul F-PO.000.00.02 (Anexa 2, p.8) compartimentelor implicate, în vederea formulării de observaţii (dacă există mai multe direcţii cărora li se aplică PO). Acestea vor avea la dispoziţie 5 zile lucrătoare pentru a formula observaţii. Dacă în acest termen un compartiment nu a transmis nicio observaţie, se consideră că acesta nu are observaţii.

d. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între compartimentul responsabil şi compartimentele care au obiecţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor, preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO. Dacă există consens, PO se consideră aprobat.

e. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente), aceasta se consideră finalizată în momentul în care eventualele observaţii ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO.


15

f. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia, dacă este cazul.

g. Forma aprobată a PO va fi transmisă secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare.

3.8. Distribuirea procedurii

3.8.1. Procedurile de sistem a. După aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltării regionale şi

locuinţei, originalul PS se păstrează la secretariatul GM. Distribuirea PS se va face de către direcţia nominalizată prin ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 – Anexa 1, p. 9).

b. Compartimentul răspunzător de aprobarea PS va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia.

c. Secretariatul va depune PS în biblioteca virtuală de proceduri şi va anunţa tot personalul MDRL, prin email, privind locul unde PS poate fi accesată.

3.8.2. Procedurile operaţionale a. După aprobarea PO, originalul acesteia se va păstra la

compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei de distribuire (F-PO.000.00.03 – Anexa 2, p.9) compartimentelor implicate/afectate de PO.

b. După finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM.

d. Compartimentul răspunzător de aprobarea PO va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia.

e. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri.

3.9. Revizia procedurii

3.9.1. Procedurile de sistem a. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul

ministerului sau iniţiată de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii.

b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către secretariatul GM solicitarea reviziei PS.

c. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei şedinţe.


16

d. Dacă GM consideră oportună revizia procedurii, aceasta va solicita conducătorului responsabil cu elaborarea, amendarea PS.

3.9.2. Procedurile operaţionale a. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul

compartimentelor, care aplică sau este interesată de o PO şi care constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat.

b. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către conducătorul compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO.

3.9.3. Prevederi comune a. Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca la

realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării, avizării, aprobării şi distribuirii, conform paragrafelor 3.6. şi 3.8.

b. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.

c. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.

d. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise.

e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise. De asemenea, se va completa şi Formularul evidenţiere modificări (F-PS.00.01 – Anexa 1 sau 2, p.3).

f. Procedura, cu paginile modificate ale reviziei se difuzează conform prevederilor paragrafului 3.8. De asemenea, în momentul difuzării procedurii modificate se retrage vechea procedură, completându-se corespunzător lista de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 – Anexa 1 sau 2, p.3).

g. Secretariatul Comisiei va depune în biblioteca virtuală procedura revizuită sau noua ediţie a acesteia.

3.10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii

3.10.1. Procedurile de sistem a. PS se înregistrează într-un registru electronic ţinut la

secretariatul GM, conform Anexei 4.

b. Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către secretariatul GM. După această perioadă PS


17

sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.

3.10.2. Procedurile operaţionale a. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut la

compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5.

b. Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat. După această perioadă PO sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.


18

4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem

Modificarea PS De către compartimentul

responsabil Termen: 3 zile lucrătoare

Transmitere PS refăcut Către secretariatul GM Avizare din partea Secretariatului

în termen de 1 zi lucrătoare

Iniţierea PS de către GM Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc compartimentele

responsabile de elaborarea PS Se stabilesc termenele

Elaborarea PS Conducătorul compartimentului

responsabil desemnează persoanele care vor elabora PS

Elaborare PS Verificare PS de către

conducătorul compartimentului

Transmiterea PS către secretariatul GM

Secretariatul verifică conformitatea PS cu OMFP 946

Termen: 3 zile lucrătoare

Draft PS F-PS.00.02

Conform?

Observaţii

Draft PS refăcut

NU

DA

Consultarea GM Secretariatul include pe

ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM.

Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei Secretariatul transmite PS membrilor GM spre consultare

Observaţii?

-Draft PS

DA

Preluare observaţii Compartimentul

responsabil preia observaţiile fondate metodologic şi legal

Secretariatul GM transmite varianta finală a PS către membrii GM cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei

-Observaţii din partea membrilor GM

NU

Avizarea PS de către GM

Avizare PS prin decizie a GM

Aprobare PS Compartimentul

responsabil va elabora ordinul MDRL pentru aprobarea PS

Aprobare PS de către ministru

Difuzarea PS Originalul PS şi formatul

electronic (în PDF) se trimite la secretariatul GM

Secretariatul va distribui PS compartimentelor

Secretariatul depune PS în biblioteca virtuală şi înregistrează în registrul PS

-PS în original -PS în format PDF

Compartimentele MDRL Biblioteca virtuală

de proceduri

Prin Formularul F-PS.00.03

-Draft PS final


19

Iniţierea PO de către conducătorii de compartimente

Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc termenele şi persoanele

responsabile de elaborarea PO

Elaborarea PO Persoanele desemnate vor elabora

PO Verificare PO de către conducătorul

compartimentului

Transmiterea PO către secretariatul GM

Secretariatul verifică conformitatea PO cu OMFP 946/2005

Termen: 3 zile lucrătoare

Draft PO

Conform?

Modificarea PO De către compartimentul

responsabil Termen: 3 zile lucrătoare

Observaţii

Avizare PO de către secretariat Termen: 1 zi lucrătoare

Draft PO refăcut

NU

DA

Avizarea PO Compartimentul

responsabil transmite PO compartimentelor implicate

Observaţiile acestora se fac în termen de 5 zile lucrătoare

Observaţii?

-Draft PO -Formularul F-PO.000.00.02

DA

Conciliere între compartimentele

avizatoare În termen de 7 zile

lucrătoare în cadrul unor întâlniri

Dacă nu se ajunge la consens, forma finală e decisă de preşedintele GM

Observaţii transmise compartimentului responsabil

NU

Aprobare PO De către

conducătorul compartimentului responsabil

PO în original

Compartimentele afectate/ implicate dinMDRL

Secretariatul GMdepune PO înbiblioteca virtuală deproceduri

Prin Formularul F-PO.000.00.03

Difuzarea PO Originalul PO se păstrează la

compartimentul responsabil, se înregistrează în registrul propriu de PO şi se distribuie compartimentelor afectate

Formatul electronic (în PDF) şi o copie după lista de distribuţie se trimite la secretariatul GM

PO în format PDF Termen: 3 zile lucr.

Transmitere copie listă distribuie către

secretariatul Comisiei

Implică mai multe

compartimente?

DA

NU

5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale


20

Bibliografie

Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei, ediţia II (14.01.2009).

Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar şi Control (2005), Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice, (online), disponibil pe: http://www.mfinante.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, accesat pe 15 iulie 2008.

OG nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată.

OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006.

OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management.

Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries.

United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing Standard Operating Procedures, (online), disponibil pe: http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf .

Documents

Ghid_ proceduri