of 63 /63
1 8.MODELE DE PROCEDURI DE MANAGEMENT FINANCIAR, CONTABILI- TATE ȘI DE AUDIT LA PROIECTELE DIN ROMÂNIA CU FINANȚARE DIN FONDURI STRUCTURALE PENTRU PERIOADA 2007-2013 ȘI PERIOADA 2014- 2020 8.1.Proceduri de management financiar la proiecte cu finanțare din Fonduri Structurale Europene Pentru început prezentăm elementele definitorii din procedura de management financiar în proiecte europene din perioada 2007-2013, cu prelungire până în anul 2015 (termen până la care s-au derulat proiectele din prima perioadă de integrare a României în UE). CUPRINSUL PROCEDURII 1. DISPOZIŢII GENERALE; 2.GLOSAR DE TERMENI FINANCIARI; 3.BAZA LEGALĂ PENTRU ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA FINANŢĂRII; 4.STRUCTURILE IMPLICATE ÎN DERULAREA FINANCIARĂ A PROIECTULUI; 5.SARCINI PENTRU DOMENIUL FINANCIAR – CONTABIL DIN CONTRACTUL DE FINANŢARE, DIN GHIDUL SOLICITANTULUI SI DIN MANUALUL BENEFICIARULUI; 5.1.Cu privire la acordarea si recuperarea prefinanţării; 5.1.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la acordarea si recuperarea prefinantarii; 5.1.2.Prevederi din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diferite aspecte financiare (prefinantare, rambursare); 5.2.Cu privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare; 5.2.1.Cerinţe din contractul de finanţare privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare; 5.3.Cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si rambursarea cheltielilor; 5.3.1.Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si la rambursarea cheltielilor; 5.4.Cu privire la situatia TVA; 5.4.1.Cerinte din Instructiunea AMPOSDRU nr. 83/06.12.2013 cu privire la modul de rambursre a TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor efectuate de catre beneficiari si incluse in cereri de rambursare care au fost platite de catre AMPOSDRU, in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU 2007 - 2013, in conformitate cu prevederile Ordinului comun al ministrului finantelor publice, ministrului fondurilor europene si ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice nr. 1906/1228/2474/2013; 5.4.2.Cerinţe din Ghidul solicitantului editie 2014 cu privire la situatia TVA; 5.5.Cu privire la auditarea proiectului;

8 .MODELE DE PROCEDURI DE MANAGEMENT FINANCIAR, … · 1 8 .modele de proceduri de management financiar, contabili-tate Și de audit la proiectele din romÂnia cu finanȚare din fonduri

  • Author
    others

  • View
    15

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of 8 .MODELE DE PROCEDURI DE MANAGEMENT FINANCIAR, … · 1 8 .modele de proceduri de management...

  • 1

    8.MODELE DE PROCEDURI DE MANAGEMENT FINANCIAR, CONTABILI-TATE ȘI DE AUDIT LA PROIECTELE DIN ROMÂNIA CU FINANȚARE DIN

    FONDURI STRUCTURALE PENTRU PERIOADA 2007-2013 ȘI PERIOADA 2014-2020

    8.1.Proceduri de management financiar la proiecte cu finanțare din Fonduri Structurale Europene

    Pentru început prezentăm elementele definitorii din procedura de management financiar în proiecte europene din perioada 2007-2013, cu prelungire până în anul 2015 (termen până la care s-au derulat proiectele din prima perioadă de integrare a României în UE).

    CUPRINSUL PROCEDURII 1. DISPOZIŢII GENERALE; 2.GLOSAR DE TERMENI FINANCIARI; 3.BAZA LEGALĂ PENTRU ACORDAREA ŞI JUSTIFICAREA FINANŢĂRII; 4.STRUCTURILE IMPLICATE ÎN DERULAREA FINANCIARĂ A PROIECTULUI; 5.SARCINI PENTRU DOMENIUL FINANCIAR – CONTABIL DIN CONTRACTUL DE FINANŢARE, DIN GHIDUL SOLICITANTULUI SI DIN MANUALUL BENEFICIARULUI; 5.1.Cu privire la acordarea si recuperarea prefinanţării; 5.1.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la acordarea si recuperarea prefinantarii; 5.1.2.Prevederi din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diferite aspecte financiare (prefinantare, rambursare); 5.2.Cu privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare; 5.2.1.Cerinţe din contractul de finanţare privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare; 5.3.Cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si rambursarea cheltielilor; 5.3.1.Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si la rambursarea cheltielilor; 5.4.Cu privire la situatia TVA; 5.4.1.Cerinte din Instructiunea AMPOSDRU nr. 83/06.12.2013 cu privire la modul de rambursre a TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor efectuate de catre beneficiari si incluse in cereri de rambursare care au fost platite de catre AMPOSDRU, in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU 2007 - 2013, in conformitate cu prevederile Ordinului comun al ministrului finantelor publice, ministrului fondurilor europene si ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice nr. 1906/1228/2474/2013; 5.4.2.Cerinţe din Ghidul solicitantului editie 2014 cu privire la situatia TVA; 5.5.Cu privire la auditarea proiectului;

  • 2

    5.5.1.Cerinţe din contractul de finantare cu privire la auditarea proiectului; 5.6.Cu privire la contabilitatea proiectului; 5.6.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la contabilitatea proiectului; 5.6.2.Cerinţe din Ghidul solicitantului din 2014 privind organizarea contabilităţii proiectului; 5.6.3.Unele aspecte privind înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente proiectului din Manualul beneficiarului Editie 2009 revizuita; 5.7.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se fac notificări la AMPOSDRU/OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare; 5.8.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se încheie acte adiţionale în relaţiile cu AMPOSDRU/ OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare ale proiectului; 5.9.Cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului; 5.9.1.Cerinte din contractul de finantare cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului; 5.9.2.Cerinte din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului; 6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ŞI DOCUMENTE JUSTIFICATIVE 7.DOCUMENTE CE SE ÎNTOCMESC CU OCAZIA CERERII DE RAMBURSARE 5.SARCINI PENTRU DOMENIUL FINANCIAR – CONTABIL DIN CONTRACTUL DE FINANŢARE ŞI DIN MANUALUL BENEFICIARULUI 5.1.Cu privire la acordarea si recuperarea prefinanţării 5.1.1.Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la acordarea si recuperarea prefinantarii

    Cu privire la acordarea prefinantarii

    Beneficiarul poate depune cererea de prefinantare la OIPOSDRU, conform prevederilor

    Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009 cu modificarile si completarile ulterioare, Hotararii Guvernului nr. 218/2012, cu modificarile si completarile ulterioare si prevederilor Deciziilor sj Instructiunilor AMPOSDRU.

    Cererea de prefinantare se depune la OIPOSDRU la semnarea contractului. In cazul proiectelor implementate in parteneriat, beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat si ai bugetelor fondurilor speciale si entitatile aflate in subordine sau in coordonare finantate integral din bugetele acestora pot solicita acordarea prefinantarii in numele partenerilor care sunt indreptatiti sa solicite prefinantare, conform art. 2 alin. (3) lit. d) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2009, cu modificarile si completarile ulterioare si in conformitate cu procentele stabilite prin acordurile de parteneriat pentru fiecare partener.

    In cazul in care Beneficiarul/partenerul, din motive imputabile acestuia, nu a incheiat si nu face dovada incheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/executie de lucrari cu un operator economic, in termen de 60 (saizeci) de zile de la acordarea prefinantarii, acesta are obligatia de a restitui, in termen de maximum 10 (zece) zile de la implinirea termenului mentionat anterior, intreaga prefinantare primita, urmand sa plateasca si penalitati de intarziere in procent de 0,1% pentru fiecare zi de intarziere pana la restituirea integrala a prefinantarii, penalitati calculate la valoarea prefinantarii primite.

  • 3

    In cazul contractelor de finantare din cadrul axelor prioritare 1-6 ale OIPOSDRU, prefinantarea se acorda in doua transe, in procent de maxim 10% din valoarea totala eligibila a proiectului, numai in urmatoarele conditii: -prima transa de prefinantare va fi de max. 5% din valoarea totala eligibila a proiectului; -beneficiarii vor solicita a doua transa de prefinantare in procent de max. 5% din valoarea totala eligibila a proiectului, in termen de 10 (zece) zile de la autorizarea si plata unei/unor cereri de rambursare care cuprind/e cheltuieli validate in valoare de minimum 60% din valoarea primei transe de prefinantare, dar nu mai tarziu de 3 (trei) luni de la data primirii acesteia. In cazul nerespectarii termenului de 3 (trei) luni, Beneficiarul are obligatia de a restitui, la implinirea termenului, intreaga prefinantare primita, urmand sa plateasca si penalitati de intarziere in procent de 0,1% pentru fiecare zi de intarziere pana la restituirea integrala a prefinantarii, penalitati calculate la valoarea prefinantarii primite. Prefinantarea se va plati in lei in contul special deschis de catre beneficiar in conformitate cu prevederile prezentului contract de finantare, a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009, cu modificarile si completarile ulterioare si ale Hotararii Guvernului nr. 218/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, si va fi utilizat exclusiv pentru Proiect, de catre beneficiar si partenerii sai. AMPOSDRU are obligatia de a plati prima transa de prefinantare in termen de maxim 15 zile de la data inregistrarii cererii de prefinantare, dar nu mai devreme de indeplinirea clauzei suspensive, respectiv dupa depunerea si verificarea documentelor de catre OIPOSDRU. Termenul de 15 (cincisprezece) zile se suspenda in cazul in care Beneficiarul nu trimite cererea de prefinantare cu respectarea conditiilor prevazute de instructiunile AMPOSDRU si de prezentul contract de finantare precum si in cazul in care documentele clauzei suspensive, depuse de beneficiar, necesita clarificari suplimentare. Beneficiarul si partenerii sai au obligatia sa deschida conturi dedicate pentru primirea sumelor aferente prefinantarii, precum si conturi pentru primirea rambursarii cheltuielilor efectuate in cadrul proiectului, in conformitate cu prevederile art. 16 alin. (6) - (9), respectiv art. 38 si 39 ale Hotararii Guvernului nr. 218/2012 cu modificarile si completarile ulterioare. In cazul proiectelor implementate in parteneriat, sumele primite cu titlu de prefinantare in contul de disponibil/venituri, deschise pe numele Beneficiarilor, sunt virate de catre acestia in termen de maximum 5 (cinci) zile de la data incasarii in conturile de prefinantare proprii si/sau in conturile de prefinantare ale partenerilor. Prin exceptie, in situatia in care Partenerul este o persoana juridica inregistrata fiscal intr-un alt stat membru al Uniunii Europene si nu are un cont dedicat pentru primirea prefinantarii deschis la o instituitie de credit din Romania, termenul de transfer al prefinantarii este de maximum 10 (zece) zile de la data incasarii sumelor primite cu titlu de prefinantare.

    Cu privire la recuperarea prefinantarii Sumele acordate cu titlu de prefinantare se vor recupera prin deducerea din fiecare cerere de rambursare intermediara solicitata a unui procent de 20% din valoarea cheltuielilor eligibile ale beneficiarilor/partenerilor care au primit prefinantare, validate de OIPOSDRU, cu exceptia cererii de rambursare corespunzator careia cuantumul de prefinantare ramasa de recuperat reprezinta mai putin 20% din aceasta si cu exceptia ultimei cereri de rambursare intermediara.

    Cu ocazia transmiterii ultimei cereri de rambursare intermediara, OIPOSDRU va putea aplica un procent de recuperare a prefinantarii diferit de cel mentionat anterior, astfel incat suma aferenta prefinantarii primite sa fie recuperata integral din sursa FSE, ce urmeaza a fi rambursata, inainte de depunerea cererii finale de rambursare.

  • 4

    Daca prefinantarea nu a fost recuperata integral inainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferenta ramasa nerecuperata trebuie platita de catre Beneficiar in contul AM POSDRU, in termen de 15 (cincisprezece) zile de la notificarea transmisa de catre OIPOSDRU. Beneficiarul este obligat sa transmita o copie a ordinului de plata si a extrasului de cont aferent catre OIPOSDRU, in termen de 5 (cinci) zile de la data efectuarii platii.

    In situatia in care Beneficiarul nu efectueaza plata diferentei ramasa de recuperat din prefinantare in termenul mentionat sau nu transmite la OIPOSDRU o copie de pe ordinul de plata in termenul mentionat anterior, OIPOSDRU are posibilitatea sa opereze, din cererea de rambursare finala, compensarea sumelor pana la concurenta diferentei de recuperat din prefinantare, din sursa FSE, urmand a rambursa Beneficiarului restul ramas in urma compensarii.

    In situatia in care valoarea diferentei de recuperat din prefinantare este mai mare decat valoarea cererii finale de rambursare OIPOSDRU va intreprinde demersurile legale pentru recuperarea integrala a prefinantarii.

    Prefinantarea primita se va restitui de catre Beneficiar in contul AMPOSDRU daca nicio cerere de rambursare nu a fost depusa in termen de 45 (patruzecisjcinci) de zile de la data primirii acesteia de catre Beneficiar. Prefinantarea se va restitui in termen de maximum 10 (zece) zile de la implinirea termenului mentionat anterior, fara a fi necesara o notificare in acest sens din partea OIPOSDRU, dupa caz.

    In cazul in care Beneficiarul, din motive imputabile acestuia, nu face dovada restituirii prefinantarii in termenul stabilit la acest aliniat, acesta urmeaza sa plateasca penalitati de intarziere in procent de 0,1% pentru fiecare zi de intarziere pana la restituirea integrala a prefinantarii, penalitati calculate la valoarea prefinantarii primite.

    Prefinantarea va fi utilizata exclusiv pentru implementarea activitatilor din cadrul Proiectului in conformitate cu prevederile contractului de finantare si ale eventualelor acte aditionale sau notificari ulterioare aprobate.

    In caz contrar, beneficiarul este obligat sa restituie integral prefinantarea primita.

    Prevederi din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diferite aspecte financiare (prefinantare, rambursare)

    Plăţile (prefinantari, rambursari) vor fi efectuate de catre AMPOSDRU în lei, în

    contul/conturile notificate de către beneficiar, la AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil. Exista posibilitatea să se solicite acordarea prefinanţării, în condiţiile stabilite în

    contractul de finanţare încheiat între AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil şi beneficiar. Modalitatea de solicitare a prefinanţării, precum şi valoarea acesteia sunt prevăzute în contractul de finanţare.

    În vederea rambursării cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectului, trebuie să se transmita către AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil cereri de rambursare/cereri de plată. Cererile de rambursare vor fi însoţite de raportul tehnico-financiar, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare. Înainte de depunerea cererilor de rambursare la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, Beneficiarul are obligatia introducerii datelor financiare in modulul ActionWeb dedicat.

    Suma acordată sub forma prefinanţării se recuperează integral şi progresiv, până la valoarea integrală, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecărei cereri de rambursare transmise către AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil. Acest procent este specificat în contractul de finanţare încheiat între AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil şi dumneavoastră în calitate de beneficiar.

    Plata finală va fi efectuată de către AMPOSDRU în contul special al proiectului, numai după certificarea finală a tuturor cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului.

  • 5

    Cu privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare

    Cerinţe din contractul de finanţare privire la graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare

    Beneficiarul are obligatia de a completa si transmite la OIPOSDRU graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (conform instructiunilor/deciziilor AMPOSDRU), in termen de 10 zile de la semnarea contractului;

    La fiecare depunere a cererilor de rambursare se depune ca anexa la documente si graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare;

    Cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si rambursarea cheltielilor

    Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererile de rambursare, cererile de plata si la rambursarea cheltielilor

    Beneficiarul are obligatia de a depune prima cerere de rambursare pentru

    cheltuielile efectuate, in termen de maxim 45 (patruzecisjcinci) de zile de la data inceperii implementarii proiectului in formatul prevazut de instructiunile si deciziile AMPOSDRU.

    Cererile de rambursare intermediare se vor depune la intervale de maxim 3 (trei) luni.

    AMPOSDRU va efectua platile in contul deschis de catre Beneficiar, in sistemul Trezoreriei Statului, in cazul in care Beneficiarul are calitatea de institute publica, indiferent de sistemul de finantare si de subordonare, sau in contul special deschis de catre Beneficiar in sistemul Trezoreriei Statului sau la banca comerciala pentru care a optat, pentru celelalte categorii de beneficiari, in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 64/2009, cu modificarile si completarile ulterioare.

    In cazul proiectelor implementate in parteneriat, din sumele primite cu titlu de rambursare, beneficiarii au obligatia de a vira sumele validate aferente partenerilor, in termen de maxim 5 (cinci) zile, respectiv 10 (zece) zile pentru partenerii transnationali, de la data incasarii, in conturile partenerilor care sunt indreptatiti sa primeasca rambursarea.

    Suma prefinantarii si a platilor intermediare nu poate sa depaseasca 95% din valoarea eligibila a contractului.

    In vederea solicitarii rambursarii, Beneficiarul va depune cererile de rambursare insotite de documentele aferente perioadei acoperita de cererea de rambursare, intocmite in conformitate cu instructiunile si deciziile emise de AMPOSDRU.

    OIPOSDRU va verifica, cu ocazia vizitelor la fata locului realitatea si acuratetea informatiilor furnizate de catre Beneficiari privind implementarea tehnica si financiara a proiectului, prin verificarea documentelor justificative in original, detinute la sediul beneficiarului.

    Toate documentele-suport justificative aferente activitatilor derulate in cadrul Proiectului vor avea aplicata stampila cu mentiunea „Solicitat rambursare FSE POSDRU……………, in suma de …. ", in vederea evitarii dublei finantari.

    Cererea de rambursare finala va fi transmisa la OIPOSDRU in termen de 30 (treizeci) de zile de la finalizarea perioadei de implementare a Proiectului asa cum a fost definita in cadrul art. 2.

    Cerinţe din contractul de finantare cu privire la cererea de plata

  • 6

    Beneficiarii pot accesa mecanismul de decontare prin cereri de plata, in baza

    Contractelor de finantare, in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului 64/2009 cu completarile si modificarile ulterioare si a instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU.

    La fiecare depunere a cererilor de rambursare se depune ca anexa la documente si graficul estimativ privind depunerea cererilor de plata.

    Cu privire la situatia TVA Cerinte din Instructiunea AMPOSDRU nr. 83/06.12.2013 cu privire la modul de rambursre a TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor efectuate de catre beneficiari si incluse in cereri de rambursare care au fost platite de catre AMPOSDRU, in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU 2007 - 2013, in conformitate cu prevederile Ordinului comun al ministrului finantelor publice, ministrului fondurilor europene si ministrului muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice nr. 1906/1228/2474/2013 Pentru proiectele finalizate in cursul anului 2013 sau 2014, TVA-ul se poate recupera de la AMPOSDRU si se pot apoi accepta ca cheltuieli in bugetul proiectului, situatie pentru care trebuie respectate prevederile acestei instructiuni, enumerate mai jos: 1)Taxa pe valoarea adaugata (TVA) aferenta cheltuielilor eligibile efectuate in cadrul proiectelor de grant si strategice finantate prin POSDRU, care este nedeductibila conform legislatiei fiscale rationale, este considerata nerecuperabila de catre beneficiari si poate fi solicitata la rambursare din Fondul Social European. Aceasta prevedere este aplicabila pentru TVA platita de catre beneficiari, incepand cu data de 13 august 2012 (data aparitiei H.G. nr. 831/2012 in Monitorul Oficial), aferenta cheltuielilor eligibile efectuate, atat pentru proiectele aflate in derulare la data mentionata, precum si pentru proiectele depuse ulterior acestei date. 2)Aceasta Instructiune se aplica tuturor beneficiarilor carora nu le-a fost rambursata TVA platita incepand cu data de 13 august 2012, aferenta cheltuielilor eligibile incluse in cereri de rambursare deja platite de catre AMPOSDRU (pentru proiectele cu perioada de implementare in derulare sau finalizata). 3)In termen de 3 zile lucratoare de la data publicarii acestei Instructiuni, beneficiarii POSDRU vor depune la AM/OI acte adifionale dedicate, intocmite conform modelului prezentat in Anexa 1 la aceasta Instructiune, avand ca obiect introducerea sumei totale estimate a TVA eligibile in bugetul proiectului (Anexa 2), fara a modifica valoarea totala eligibila a acestuia, asa cum este prevazuta la art.3 alin.l din contractul de finantare si, respectiv, in Anexa 2- Bugetul proiectului. Actul aditional mentionat nu va cuprinde alte modificari ale contractului de finantare. 4)Introducerea in bugetul proiectului a TVA eligibila estimata pentru intregul proiect se va putea realiza doar in masura in care exista economii, prin realocarea acestora de la liniile bugetare (inclusiv de la "Rezerva de contingenta", prin derogare de la Instructiunea AMPOSDRU nr. 38) unde au fost identificate, la linia 7 - TVA nedeductibila eligibila. 5)Economiile pot proveni din realizarea sau/si estimarea unor costuri mai mici decat cele prevazute in bugetul proiectului (ultima varianta aprobata), din declararea ca neeligibile a unor cheltuieli, la verificarea cererilor de rambursare, sau alte situatii.

    Pentru proiectele la care a fost platita inclusiv cererea de rambursare finala si nu a fost operata in contabilitatea AMPOSDRU dezangajarea sumelor ramase neutilizate dupa finalizarea implementarii proiectului, economiile vor reprezenta diferenta dintre valoarea

  • 7

    eligibila contractata (conform ultimei forme de buget aprobate) si cea realizata, la nivelul fiecarei linii bugetare. 6)In vederea aprobarii acestui act aditional de catre AM POSDRU/OI POSDRU responsabil, beneficiarul va atasa urmatoarele documente:

    -memoriul justificativ, in care se va mentiona valoarea estimata a TVA nedeductibila eligibila, cu indicarea realocarilor economiilor realizate/estimate de la liniile bugetare 1-6, la linia bugetara 7. Aceste realocari de sume se pot realiza doar in conditiile respectarii limitelor maxim admise prevazute in Anexa nr. 2 - Bugetul proiectului (pentru "Cheltuieli de tip FEDR", "Rezerva de contingenta", "Valoare activitatii subcontractate/externalizate", "Cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administrate", conform prevederilor contractului de finantare);

    -varianta initiala (ultima aprobata) si cea revizuita prin acest act aditional, a Anexei 1 la contractul de finantare - Cererea de finantare, sectiunea "Justificarea bugetului cererii de finantare" (plus alte sectiuni ale cererii de finantare, care pot fi afectate de aceasta modificare);

    -varianta initiala (ultima aprobata) si cea revizuita prin acest act aditional, a Anexei 2 la contractul de finantare - Bugetul proiectului;

    -varianta initiala (ultima aprobata) si cea revizuita prin acest act aditional, a Anexei 3 la contractul de finantare - Acordul de parteneriat;

    -Declaratia beneficiarului si partenerului (Anexa 3); 7)La revizuirea Anexei 2 la contractul de finantare - Bugetul proiectului, beneficiarii vor avea in vedere urmatoarele: - la linia bugetara 7 - se va completa, distinct, suma totala a TVA nedeductibila eligibila, care se include in "Valoarea totala eligibila a proiectului", prin realocari de la celelalte linii bugetare (1-6), cu ocazia intocmirii acestui nou buget; - la punctul 11 - se va completa suma totala a TVA nedeductibila neeligibila care deja a fost platita, sau care urmeaza a fi platita, dupa vechiul sistem (in baza Instructiunii nr. 12/2010 sau, respectiv, Instructiunii nr. 12 revizuita/2012); - la punctul 12 - se va evidentia suma totala a TVA nedeductibila aferenta cheltuielilor eligibile, pe care beneficiarul o estimeaza pentru intregul project (7 + 11). 8)AM/OI vor analiza actele aditionale depuse de catre beneficiari, conform art. 3 al acestei Instructiuni si vor asigura aprobarea acestora in termen de 3 zile de la data depunerii. In situatia in care AM/OI solicita clarificari beneficiarilor, termenul se suspenda pana la data furnizarii informatiilor solicitate, dar nu mai mult de 3 zile. 9)In termen de 5 zile de la aprobarea actului aditional, pentru a li se putea rambursa TVA nedeductibila eligibila aferenta cheltuielilor eligibile efectuate de catre beneficiari si incluse in cererile de rambursare care au fost deja platite de catre AMPOSDRU, beneficiarii trebuie sa depuna o prima „Cerere de rambursare a TVA eligibila" (Anexa 4), la care vor atasa: - copii dupa toate facturile/documentele justificative care contin TVA incluse in cererile de rambursare platite de catre AMPOSDRU pana la data depunerii Cererii de rambursare a TVA eligibila", in format electronic; - borderou cuprinzand documente justificative pentru bunurile si serviciile achizitionate pentru care se solicita rambursarea TVA (Anexa 5); - declaratia pe propria raspundere privind nedeductibilitatea TVA aferenta cheltuielilor eligibile cuprinse in cererea de rambursare (conform anexei 2 la instructiunea aprobata prin Ordinul M.F.E. nr. 204/2011 cu modificarile si completarile ulterioare), certificata de organul fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (a se vedea art. 12 de mai Jos); - Certificate privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor cuprinse in cererea de rambursare (Anexa 2 la Ordinului MFP nr. 33/2012).

  • 8

    Aceasta prima Cerere de rambursare a TVA eligibila de dupa aprobarea actului aditional, are rol de reglare (de aducere la zi a sumelor de TVA nedeductibila eligibila restanta, aferenta rambursarilor platite de catre AMPOSDRU). 10)Pentru cheltuielile eligibile incluse in cererile de rambursare aflate in prezent in proces de verificare, TVA eligibila aferenta acestora se va solicita tot printr-o Cerere de rambursare a TVA eligibila, ulterior validarii si platii cererilor de rambursare respective (cand se cunosc sumele certe rambursate). 11)In ceea ce priveste cheltuielile eligibile care urmeaza sa fie incluse in cererile de rambursare depuse ulterior acestei Instructiuni, TVA eligibila aferenta va fi inclusa si solicitata impreuna cu acestea, dar numai dupa aprobarea actului aditional dedicat TVA eligibila. 12)La depunerea cererilor de rambursare care includ TVA nedeductibila eligibila, beneficiarii au obligatia depunerii, ca anexa, a unei declaratii pe propria raspundere privind nedeductibilitatea TVA aferenta cheltuielilor eligibile cuprinse in cererea de rambursare (conform anexei 2 la instructiunea aprobata prin Ordinul MFE nr. 204/2011 cu modificarile si completarile ulterioare), certificata de organul fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, prin completarea cartusului de la sectiunea II din formular, precum si prin semnarea de catre conducatorul organului fiscal si aplicarea stampilei pe fiecare pagina din declaratie (conform prevederilor Ordinului MFP nr. 33/2012). 13)La verificarea Cererii de rambursare a TVA eligibila, ofiterii de verificare vor opera toate deducerile aferente unei cereri de rambursare obisnuite, dupa caz (contributie proprie beneficiar, prefinantare, debite,etc.). 14)Partenerii transnationali vor respecta prevederile legislatiei din statele membre de provenienta privind recuperarea TVA.

    Cerinţe din Ghidul solicitantului editie 2014 cu privire la situatia TVA

    TVA a devenit eligibila in cadrul proiectelor POSDRU si nu se mai ramburseaza pentru acele entitati care puteau face acest lucru conform vechilor reglementari.

    În conformitate cu prevederile art.2(1) din Instrucţiunea din 27.12.2011 de aplicare a prevederilor art. 111 din Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, la depunerea cererii de rambursare, în conformitate cu art. 111 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, beneficiarii de finanţare din instrumente structurale au obligaţia depunerii unei declaraţii pe propria răspundere privind nedeductibilitatea taxei pe valoarea adăugată aferente cheltuielilor eligibile cuprinse în cererea de rambursare, conform anexei 2 din Instrucțiuna menționată, certificată de organul fiscal competent din subordinea Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.

    Cu privire la auditarea proiectului

    Cerinţe din contractul de finantare cu privire la auditarea proiectului Odata cu transmiterea fiecarei cereri de rambursare intermediara sau finala, Beneficiarul va transmite la OIPOSDRU, un raport de verificare a cheltuielilor aferente cererilor de rambursare respective, emis de catre un auditor financiar independent si autorizat in conditiile legii. Cererea de rambursare va purta mentiunea „Transmis spre auditare" si va fi semnata si datata de catre auditorul financiar independent.

  • 9

    Auditorul financiar independent si autorizat in conditiile legii verifica faptul ca toate cheltuielile declarate de Beneficiar in cererea de rambursare intermediara sau finala sunt reale, inregistrate in contabilitate si in evidenta cheltuielilor si sunt eligibile in conformitate cu art. 4 al contractului de finantare si emite un raport de verificare a cheltuielilor in conformitate cu formatul standard furnizat de AMPOSDRU. In cazul in care in raportul de verificare a cheltuielilor intocmit de catre auditor sunt evidentiate cheltuieli neeligibile, acestea nu vor fi incluse de catre beneficiar in evidenta cheltuielilor. In situatia in care sunt identificate cheltuieli neeligibile, care au fost insa certificate de auditorul financiar independent, OIPOSDRU va comunica Camerei Auditorilor Financiari din Romania situatiile de aceasta natura, conform prevederilor protocolului incheiat intre AM POSDRU si Camera Auditorilor Financiari din Romania. De asemenea, OIPOSDRU va retine din cheltuielile solicitate la rambursare aferente serviciilor prestate de auditor, procentul stabilit ca neeligibil in urma verificarilor, in raport cu valoarea cererii de rambursare. Beneficiarul trebuie sa puna la dispozitia auditorului financiar independent si autorizat in conditiile legii toate documentele si/sau informatiile solicitate si sa asigure toate conditiile pentru verificarea cheltuielilor de catre acesta. Auditorul financiar independent si autorizat in conditiile legii va fi selectat cu respectarea conditiilor prevederilor instructiunilor si deciziilor emise de AMPOSDRU, in cazul in care Beneficiarul nu reprezinta autoritate contractanta in sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitie publica. Auditorul va fi selectat din cadrul membrilor activi ai Camerei Auditorilor Financiari din Romania si certificat de catre aceasta entitate pentru a desfasura activitati specifice in cadrul OIPOSDRU. Beneficiarul va comunica OIPOSDRU datele de identificare ale acestuia prin intermediul unei adrese de instiintare. In situatia rezilierii contractului de servicii incheiat cu auditorul financiar independent, Beneficiarul va transmite la OIPOSDRU o notificare in acest sens. Pana la incheierea unui nou contract cu un auditor financiar independent, Beneficiarul nu va putea depune la OIPOSDRU nicio cerere de rambursare. In urma verificarii administrative a cererii de rambursare, OIPOSDRU va informa beneficiarii asupra sumei validate, a motivelor care au determinat nevalidarea anumitor cheltuieli, precum si asupra posibilitatii de contestare. In cazul in care activitatile proiectului necesita efectuarea de plati in valuta, Beneficiarul va solicita spre rambursare contravaloarea in LEI a platii, la cursul Bancii Nationale a Romaniei din data intocmirii documentelor de plata in valuta. Pe parcursul implementarii proiectului, cheltuielile considerate neeligibile la verificarea cererii de rambursare vor fi suportate exclusiv de catre Beneficiar si/sau Partenerii acestuia. In situatia in care implementarea Proiectului presupune achizitionarea de bunuri, servicii ori executia de lucrari, inclusiv externalizarea managementului proiectului, contabilitatii sau auditului financiar, Beneficiarul si fiecare partener au obligatia de a respecta prevederile instructiunilor si deciziilor emise de AMPOSDRU, in cazul in care Beneficiarul si/sau partenerii nu reprezinta autoritate contractanta in sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitii publice. De asemenea, beneficiarul va respecta prevederile privind conflictul de interese de la art. 8 din prezentul contract de finantare.

    Cu privire la contabilitatea proiectului

    Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la contabilitatea proiectului

  • 10

    Beneficiarul si fiecare partener in parte trebuie sa tina o evidenta contabila analitica distincta a Proiectului, utilizand conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operatiunilor referitoare la implementarea Proiectului, in conformitate cu dispozitiile legale. Beneficiarul va avea obligatia utilizarii unui expert contabil care va semna si va data documentele contabile aferente operatiunilor din cadrul Proiectului. Pentru beneficiarii institutii publice care au constituit la nivelul institutiei publice un compartiment de contabilitate, expertul contabil poate fi reprezentat de catre seful sau coordonatorul compartimentului de contabilitate. In caz contrar, conducatorul institutiei publice va putea contracta un expert contabil/contabil autorizat, membru activ al Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, pentru a asigura certificarea evidentei contabile a Proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finantare. Expertul contabil, in cazul achizitionarii de servicii de aceasta natura, va fi selectat de catre Beneficiar din cadrul membrilor activi ai Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania. Cheltuielile cu expertul contabil/contabilul autorizat se fundamenteaza in bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar „Resurse umane" sau la capitolul bugetar „Alte tipuri de costuri", daca sunt externalizati (subcontractati). Documentele originale pe baza carora se inregistreaza in contabilitatea Beneficiarului si partenerilor cheltuielile efectuate in cadrul Proiectului vor fi stampilate cu mentiunea „Solicitat rambursare FSE – POSDRU............... in suma de............... in vederea evitarii dublei finantari. In vederea efectuarii reconcilierii contabile anuale intre conturile contabile ale AMPOSDRU si cele ale Beneficiarului pentru operatiunile gestionate in cadrul Proiectului, beneficiarii si partenerii au obligatia transmiterii formularului nr. 9 conform Hotararii Guvernului nr. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structural si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, in termen de 30 de zile de la incheierea exercitiului financiar. Beneficiarul si fiecare partener au obligatia transmiterii tuturor datelor si informatiilor solicitate de catre OIPOSDRU dupa caz, in vederea efectuarii reconcilierii contabile dintre conturile sale contabile si cele ale AMPOSDRU pentru operatiunile gestionate in cadrul proiectului finantat prin POSDRU. Reconcilierea contabila dintre AMPOSDRU si Beneficiar va viza numai sumele care au fost transferate ca prefinantare si rambursare. In situatia in care implementarea Proiectului presupune achizitionarea de bunuri, servicii ori executia de lucrari, inclusiv externalizarea managementului proiectului, contabilitatii sau auditului financiar, Beneficiarul si fiecare partener au obligatia de a respecta prevederile instructiunilor sj deciziilor emise de AMPOSDRU, in cazul in care Beneficiarul si/sau partenerii nu reprezinta autoritate contractanta in sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achizitii publice. De asemenea, beneficiarul va respecta prevederile privind conflictul de interese de la art. 8 din prezentul contract de finantare. Cerinţe din Ghidul solicitantului din 2014 privind organizarea contabilităţii proiectului

    În calitate de beneficiar trebuie să tina contabilitate analitică a proiectului, cu

    respectarea prevederilor legale in vigoare. Toate operaţiunile efectuate în cadrul proiectului vor fi reflectate în evidenţa contabilă a beneficiarului şi a partenerilor şi susţinute de documente justificative.

  • 11

    Unele aspecte privind înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente proiectului

    din Manualul beneficiarului Editie 2009 revizuita Toţi beneficiarii care fac parte din categoria asociaţii, fundaţii sau alte organizaţii de acest

    fel, patronatele, organizaţiile sindicale, cultele religioase, precum şi alte persoane juridice înfiinţate în baza unor legi speciale, în scopul desfăşurării de activităţii fără scop patrimonial, care au obligaţia, potrivit legii, să conducă contabilitatea în partidă dublă şi să întocmească situaţiile financiare anuale vor respecta OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial.

    Toate operaţiunile efectuate în cadrul proiectului, efectuate atât de către beneficiar cât şi de partenerii acestuia din cadrul proiectului, vor fi reflectate în evidenţa contabilă a beneficiarului şi susţinute de documente justificative.

    Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Atât beneficiarii cât şi partenerii lor, au obligaţia ţinerii evidenţei contabile distincte prin utilizarea unor conturi analitice distincte.

    Operaţiunile contabile legate de Activitatea beneficiarului sunt, fără a se limita la: 1)Înregistrarea facturilor primite de la furnizor; 2)Înregistrarea plăţii facturii către furnizor; 3)Înregistrarea salariilor personalului care lucrează în proiect; 4)Înregistrarea plăţii salariilor către personalul implicat în proiect; 5)Recunoaşterea activelor generale în cadrul proiectului; 6)Corecţii financiare la nivel de contractori; 7)Încasarea sumelor din corecţii financiare de către contractori; 8)Corecţii financiare la nivel de proiect; 9)Plata sumelor aferente corecţii financiare; 10)Înregistrarea cererii de prefinanţare; 11)Înregistrarea primirii sumelor din prefinanţare; 12)Înregistrarea cererii de rambursare; 13)Înregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la AMPOSDRU/

    OIPOSDRU; 14)Înregistrarea corecţiilor financiare primite de la AMPOSDRU/OIPOSDRU; 15)Înregistrarea veniturilor generate de proiect (dacă este cazul); 16)Înregitrare operaţiunilor legate de decontarea între parteneri. Înregistrările contabile legate de principalele operaţiuni ce se reflectă în contabilitatea

    proiectului sunt cuprinse în procedurile contabile ale proiectului.

    Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se fac notificări la AMPOSDRU/OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare

    Orice modificare a Contractului se va face cu acordul partilor prin incheierea unui act

    aditional sau aprobarea unei notificari, cu exceptia modificarilor determinate de schimbari in cadrul legislativ care vor intra in vigoare la data mentionata in actul normativ respectiv, cu notificarea ulterioara a Beneficiarului.

    Modelul-cadru de notificare ce vizeaza modificari determinate de schimbari in cadrul legislativ va fi elaborat si aprobat prin instructiune/decizie la nivelul AMPOSDRU.

  • 12

    Beneficiarul trebuie sa informeze OIPOSDRU despre orice situatie care poate determina intarzierea executarii Contractului in termen de 10 (zece) zile de la data luarii la cunostinta despre aceasta. Beneficiarul poate solicita, cu eel putin 30 (treizeci) de zile inainte de sfarsitul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei de implementare a acestuia, fara a afecta bugetul Proiectului, dar nu mai tarziu de 1 decembrie 2015. Beneficiarul va transmite solicitarea insotita de documente justificative.

    Beneficiarul este obligat sa informeze in termen de 5 zile OIPOSDRU cu privire la declararea starii de insolventa, in vederea demararii procedurilor de control.

    Beneficiarul va notifica in scris OIPOSDRU, cu cel putin 10 (zece) zile inainte de data la care doreste ca notificarea sa produca efecte, in urmatoarele situatii: a)modificari intervenite in bugetul estimat al proiectului, in limita a 10% intre capitole bugetare, in raport cu bugetul aprobat, anexa la contractul de finantare (avand in vedere ca ambele capitole bugetare implicate in modificare trebuie sa respecte plafonul de 10%), cu exceptia cheltuielilor de tip FEDR, a cheltuielilor generale de administrate si cu justificarea motivelor care au condus la aceasta. b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului, precum si schimbarea datelor de contact (numar telefon, fax, e-mail, etc.); c)schimbarea contului special deschis pentru Proiect; d)inlocuirea sau introducerea de membri noi in echipa de management ori a expertilor pe termen lung din cadrul echipei de implementare a Proiectului; e)inlocuirea reprezentantului legal; f)modificarea planului de implementare a activitatilor; g)solicitarea utilizarii sumei alocate pentru rezerva de contingenta, in limita prevazuta la litera a), in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU;

    Notificarea va intra in vigoare si va produce efecte juridice incepand cu a 11-a (unsprezece) zi de la data inregistrarii acesteia de OIPOSDRU daca nu s-au solicitat beneficiarului clarificari. Daca beneficiarul nu furnizeaza clarificarile solicitate in termen de maxim 3 (trei) zile lucratoare de la data solicitarii acestora de catre OIPOSDRU, notificarea va fi respinsa. In situatia in care OIPOSDRU respinge modificarile contractuale solicitate prin notificare, beneficiarul va fi informat prin adresa oficiala cu privire la respingerea acesteia, respectand termenele impuse prin prezentul contract de finantare si ale instructiunilor/deciziilor emise de AMPOSDRU.

    Cerinţe din contractul de finanţare cu privire la situaţiile în care se încheie acte adiţionale în relaţiile cu AMPOSDRU/ OIPOSDRU şi privesc şi aspecte financiare ale

    proiectului

    Beneficiarul are obligatia de a solicita OIPOSDRU cu cel putin 20 (douazeci) de zile inainte de data la care doreste ca actul aditional sa produca efecte, in urmatoarele situatii: a)orice modificare a bugetului estimat al Proiectului, generata de:

    - redistribuiri de sume care depasesc limita a 10% intre capitolele bugetare aferente costurilor eligibile ale Proiectului, in conditiile in care se pastreaza nemodificata valoarea totala eligibila a Proiectului, cu justificarea detaliata a motivelor care au condus la aceasta;

    - modificarea cheltuielilor de tip FEDR, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului solicitantului, cu justificarea detaliata a motivelor care au condus la aceasta, inclusiv in cazul in care sumele nu depasesc limita a 15% intre capitole bugetare; - modificarea cheltuielilor generale de administratie, cu respectarea procentului maxim permis, conform Ghidului solicitantului, cu justificarea detaliata a motivelor care au condus la aceasta, inclusiv in cazul in care sumele nu depasesc limita a 15%;

  • 13

    b) includerea de noi activitati eligibile si/sau introducerea unor categorii de grup tinta, cu respectarea prevederilor Ghidului solicitantului aferent proiectului finantat, care sa contribuie la atingerea rezultatelor si obiectivului specific al Proiectului; c)modificarea duratei de implementare a Proiectului; d)suspendarea executarii contractului, pentru motive intemeiate, astfel incat sa-i permita finalizarea implementarii proiectului in cadrul perioadei de programare; e) inlocuirea unuia din partenerii din proiect, in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU; f)modificari ale Acordului de parteneriat; g)solicitarea utilizarii sumei alocate pentru rezerva de contingenta, pentru suma care depaseste limita a 10% intre capitolele bugetare, in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU; h)orice alte modificari ale cererii de finantare. Beneficiarul are obligatia de a solicita incheierea unui act aditional la contractul de finantare pentru toate modificarile de sume intervenite in cadrul aceleiasi linii bugetare din Anexa 2- Bugetul proiectului detaliat, cu exceptia cheltuielilor generale de administratie, (fie pe seama modificarii costurilor unitare, fie a cantitatilor previzionate) in situatia in care variatia acestora depaseste 10%. Actul aditional va fi considerat valabil incheiat, va intra in vigoare si va produce efecte juridice daca a fost semnat si stampilat de catre reprezentantul legal al Beneficiarului si, ulterior, semnat si stampilat si de catre reprezentantul legal al OIPOSDRU. Un act aditional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbari in contract care ar pune in discutie decizia de acordare a finantarii nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitantilor.

    Cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului

    Cerinte din contractul de finantare cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului

    Beneficiarul are obligatia de a respecta prevederile Directivei 95/46/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, transpusa in legislatia nationala prin Legea nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si prevederile Directivei 2002/58/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 12 iulie 2002 privind prelucrarea datelor personale si protejarea confidentialitatii in sectorul comunicatiilor publice, transpusa in legislatia nationala prin Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice, cu modificarile si completarile ulterioare.

    Beneficiarul va informa persoanele din grupul-tinta al Proiectului despre obligativitatea de a furniza organismelor abilitate datele lor personale, cu respectarea dispozitiilor legale mentionate. In acest sens, participantii sau reprezentantii lor legali vor semna o declaratie de consimtamant prin care isi dau acordul cu privire la utilizarea si prelucrarea datelor personale.

    Beneficiarul are obligatia de a pune la dispozitia OIPOSDRU, sau oricarui alt organism abilitat sa verifice modul de utilizare a finantarii nerambursabile, la cerere si in termen, documentele si/sau informatiile solicitate si sa asigure toate conditiile pentru efectuarea verificarilor la fata locului. Neprezentarea documentelor solicitate in cadrul verificarilor poate conduce la declararea ca neeligibile a cheltuielilor aferente documentelor solicitate.

  • 14

    In vederea efectuarii verificarilor prevazute la alin. (12), Beneficiarul se angajeaza sa acorde dreptul de acces la locurile si spatiile unde se implementeaza sau a fost implementat Proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice care au legatura directa cu proiectul, si sa puna la dispozitie documentele solicitate privind gestiunea tehnica si financiara a Proiectului, atat pe suport hartie, cat si in format electronic.

    Documentele trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel incat sa permita verificarea lor. Beneficiarul este obligat sa informeze organismele si autoritatile mentionate la alin. (12) cu privire la locatia arhivarii documentelor, in termen de 3 (trei) zile de la transmiterea solicitarii de catre OIPOSDRU.

    Beneficiarul are obligatia de a pastra toate documentele originale (si in copie conform cu originalul documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activitatile si cheltuielile eligibile in vederea asigurarii unei piste de audit adecvate, in conformitate cu regulamentele comunitare si nationale.

    Toate documentele vor fi pastrate 3 (trei) ani de la inchiderea oficiala a POSDRU 2007-2013.

    In cazul nerespectarii prevederilor alin. (14), Beneficiarul este obligat sa restituie intreaga suma primita, aferenta proiectului, reprezentand asistenta financiara nerambursabila din cofinantarea FSE, precum si cofinantarea aferenta alocata din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobanzile si/sau penalitatile aferente calculate conform legislatiei in vigoare.

    Beneficiarul este obligat sa declare pe propria raspundere si sa se asigure in permanenta ca finantarea obtinuta pentru implementarea Proiectului nu se suprapune cu alte finantari primite de la bugetul de stat sau din alte bugete ale Comunitatii Europene, conform prevederilor Ghidului solicitantului.

    Beneficiarul si partenerii se obliga sa mentina destinatia bunurilor si/sau echipamentelor achizitionate si lucrarilor efectuate in cadrul Proiectului pe o perioada de cel putin 3 (trei) ani dupa finalizarea perioadei de implementare a Proiectului. In cazul nerespectarii acestei obligatii, Beneficiarul se obliga sa restituie OIPOSDRU contravaloarea echipamentelor achizitionate si lucrarilor efectuate in cadrul Proiectului, in termen de maxim 30 de zile de la data constatarii de catre AMPOSDRU sau OIPOSDRU a incalcarii acestei obligatii de catre Beneficiar.

    Beneficiarul isi va asuma integral raspunderea pentru prejudiciile cauzate tertilor din culpa sa pe parcursul implementarii Proiectului.

    Beneficiarul are obligatia de a respecta prevederile regulamentelor comunitare si legislatiei nationale in vigoare inclusiv Ghidul Solicitantului Conditii Generale si Specifice cu privire la masurile de informare si publicitate, precum si prevederile Manualului de Identitate Vizuala pentru POSDRU 2007-2013.

    Prin semnarea contractului de finantare, Beneficiarul accepta ca numele lui sa apara pe lista Beneficiarilor, in conformitate cu prevederile art. 7 lit. (d) din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 in care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune si pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European si al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regionala, cu modificarile si completarile ulterioare (publicarea, electronica sau in alt mod, a listei de Beneficiari, titlul Proiectului si valoarea fondurilor publice alocate operatiunilor).

    Toate masurile de informare si publicitate care vor fi implementate in cadrul Proiectului, vor respecta prevederile Manualului de Identitate Vizuala pentru POSDRU 2007-2013.

    In vederea validarii cheltuielilor, OIPOSDRU poate verifica toate documentele necesare, in vederea validarii cheltuielilor efectuate pentru implementarea proiectului, aferente

  • 15

    cererilor de rambursare intermediare/finale precum si rapoartele tehnico-financiare transmise de catre Beneficiar.

    Documentele suport justificative privind cheltuielile declarate vor fi prezentate de catre Beneficiar la solicitarea OIPOSDRU, in conformitate cu prevederile instructiunilor si deciziilor AMPOSDRU.

    OIPOSDRU monitorizeaza din punct de vedere tehnic si financiar implementarea proiectelor in vederea asigurarii legalitatii, regularitatii, conformitatii si realitatii activitatilor aferente implementarii proiectului care face obiectul contractului de finantare.

    OIPOSDRU are obligatia de a efectua verificarea la fata locului a activitatilor aferente implementarii proiectului.

    AMPOSDRU va informa despre data inchiderii oficiale/partiale a POSDRU prin intermediul mijloacelor publice de informare.

    Prin „neregula" se intelege orice abatere de la legalitate, regularitate si conformitate in raport cu dispozitiile nationale si/sau europene, precum si cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal incheiate in baza acestor dispozitii, ce rezulta dintr-o actiune sau inactiune a beneficiarului ori a autoritatii cu competente in gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internationali si/sau fondurile publice nationale aferente acestora printr-o suma platita necuvenit;

    Constatarea neregulilor, stabilirea acestora si recuperarea sumelor platite necorespunzator se realizeaza conform prevederilor legale in domeniu, respectiv Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a Hotararii Guvernului nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora.

    In cazul sumelor platite necorespunzator de catre AMPOSDRU, Beneficiarul are obligatia de a restitui sumele respective in termen de 30 (treizeci) de zile de la data transmiterii actului de constatare de catre OIPOSDRU in conformitate cu dispozitiile legale. Incepand cu ziua a 31-a (treizecisiuna) se vor calcula majorari de intarziere pentru fiecare zi de intarziere in procentul stabilit conform dispozitiilor legale in vigoare la data respectiva pentru fiecare zi de intarziere.

    In cazul in care un beneficiar semnaleaza - ca urmare a activitatii proprii de management si control - o neregula in gestiunea propriului sau proiect, acesta are obligatia raportarii ei, in termen de 5 (cinci) zile de la data identificarii neregulii respective, catre autoritatea cu competente in gestionarea fondurilor europene (AMPOSDRU/ OIPOSDRU).

    Savarsirea unei nereguli este o incalcare a prevederilor contractuale si, deci, genereaza raspundere patrimoniala contractuala a autorului, beneficiar sau autoritate de gestionare.

    Debitorii unei creante bugetare rezultate din nereguli raspund solidar pentru stingerea respectivei creante.

    Cerinte din Ghidul solicitantului editia 2014 cu privire la diverse alte aspecte legate de implementarea proiectului

    În conformitate cu prevederile art. 89 şi art. 90 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 şi

    cu art. 18 şi art. 19 din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006, în calitate de beneficiar trebuie să se păstreze toate înregistrările/registrele timp de 3 (trei) ani de la data închiderii oficiale a POS DRU 2007-2013, respectiv 31 decembrie 2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen.

  • 16

    De asemenea, exista obligaţia de a acorda dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a proiectului.

    Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi arhivate astfel încât să permită verificarea lor. În acest sens exista obligatia de a informa AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil cu privire la locul arhivării documentelor.

    Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanţare în cadrul POSDRU trebuie să fie arhivate de către beneficiar, în spaţii special amenajate şi destinate acestui scop, asigurând păstrarea unei piste de audit corespunzătoare a operaţiunilor efectuate pentru implementarea proiectului. Spaţiul destinat arhivării va fi astfel amenajat încât să se asigure păstrarea în bune condiţii a documentelor, să se evite distrugerea intenţionată/accidentală sau sustragerea neautorizată a acestora.

    În calitate de beneficiar aveţi obligaţia de a furniza orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de proiect solicitate de AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, Autoritatea de Certificare şi Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumentele structurale, respectiv din Fondul Social European. Beneficiarul este obligat să asigure disponibilitatea şi prezenţa personalului implicat în implementarea proiectului pe întreaga durată a verificărilor efectuate.

    AMPOSDRU/OIRPOSDRU își rezervă dreptul de a nu deconta cheltuielile care privesc activităţi cu caracter transnaţional pentru care beneficiarul NU justifică temeinic legătura DIRECTĂ a activităţilor pentru care s-au prevăzut cheltuielile cu obiectivul proiectului. În calitate de beneficiar exista obligaţia da a introduce în modulul ActionWeb dedicat toate informaţiile din formularele de înregistrare a grupului ţintă, completate de participanţii la operaţiunile co-finanţate din FSE derulate în cadrul proiectului şi de a le corela cu indicatorii preconizati prin proiect.

    În conformitate cu Ordinul ministrului afacerilor europene nr.204/2011 pentru aprobarea Instructiunilor de aplicare a prevederilor art. 11^1 din Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, la depunerea cererii de finantare/cererii de rambursare, solicitantii/beneficiarii de finanţare din instrumente structurale au obligaţia depunerii unei declaraţii pe propria răspundere privind nedeductibilitatea taxei pe valoarea adăugată aferente cheltuielilor eligibile cuprinse în bugetul proiectului/cererea de rambursare.

    În vederea evitării dublării finantari și pentru justificarea implicării în proiect a membrilor echipei de management/implementare, aceștia vor trebui să depună în perioada de implementare, rapoarte de activitate care sa conțină nr. ore lucrate pe proiect (şi pe alte proiecte, după caz), intervalul orar, specificarea activitatii din proiect şi descrierea activitatii lucrata in perioada raportata, la care se vor anexa documente justificative.

    Prevederi legate de aspecte de informare şi publicitate

    În calitate de beneficiar al asistenţei financiare nerambursabile prin POSDRU trebuie să

    se asigure vizibilitatea adecvată, transparenţa şi promovarea corespunzătoare a proiectului, a obiectivelor şi a rezultatelor obţinute.

    Conform regulamentelor europene aplicabile, în calitate de Beneficiar se impun respectate următoarele obligaţii: -Să se asigure pe tot parcursul proiectului şi ulterior vizibilitatea adecvată, transparenţa şi promovarea corespunzătoare a proiectului, a obiectivelor şi rezultatelor obţinute;

  • 17

    -Să se asigure, pe tot parcursul proiectului şi ulterior, informarea opiniei publice prin mijloace de informare adecvate privind asistenţa financiară nerambursabilă obţinută din fondurile europene; -Să se ofere informaţii la finalizarea proiectului, părţilor implicate în proiect despre finanţarea obţinută şi rezultatele proiectului, cu menţionarea faptului că acordarea cofinanţării sa se realizeze prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, din Fondul Social European. Obligativitatea asigurării de către beneficiari a publicităţii proiectelor este prevăzută în Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 şi se aplică oricărui tip de proiect (lucrări, achiziţii, asistenţă tehnică, etc.).

    În cazul proiectelor în care contribuţia publică depăşeşte 500.000 euro şi în cazul în care cheltuielile cu informarea şi publicitatea sunt eligibile, beneficiarul are obligaţia de a asigura acţiuni de comunicare mai mult decât cerinţele minime obligatorii. Mijloacele de informare rămân la alegerea beneficiarului, cu condiţia să se păstreze o dovadă a îndeplinirii acestei obligaţii. -Să se notifice în mod clar şi prin mijloace adecvate faptul că proiectul implementat a fost selectat în cadrul Programului Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 cofinanţat din Fondul Social European - “Investeşte în oameni!” -Să se asigure că orice document, inclusiv certificatele de participare sau diplomele (exceptând certificatele sau documentele similare al căror format este stabilit prin lege sau alt act normativ cu valoare similară), obţinute în cadrul proiectului, conţin un paragraf sau o menţiune care să facă referire la faptul că proiectul este cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, însoţită de expresia “Investeşte în oameni!” -Să se asigure resursele bugetare corespunzătoare pentru activităţile şi produsele de informare şi comunicare.

    De asemenea, în vederea asigurării vizibilităţii, transparenţei şi promovării proiectului, pe parcursul implementării acestuia va fi necesară organizarea a cel puţin două conferinţe de presă (una la începerea şi una la finalizarea implementării proiectului). Toate măsurile de informare şi publicitate care vor fi implementate în cadrul Proiectului, vor respecta prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru POSDRU 2007-2013.

    În calitate de Beneficiar trebuie urmarita obligativitatea de a respecta toate prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru POSDRU 2007-2013 şi Instrucţiunile AMPOSDRU/OI(R) POSDRU responsabil. Pentru informaţii suplimentare privind regulile de vizibilitate pentru toate măsurile de informare şi publicitate, se impune să se consulte Manualul de Identitate Vizuală pentru POSDRU 2007-2013, postat pe site-ul www.fseromania.ro, respectiv paginile de internet ale Organismelor intermediare responsabile.

    Prevederi legate de achizitiile in cadrul proiectului

    Beneficiarii/partenerii care au calitate de autoritate contractantă în conformitate cu prevederile art.8 din OUG 34/2006 și care efectuează achiziții în cadrul proiectului, în conformitate cu prevederile cererii de finanțare și ale Acordului de parteneriat, vor aplica legislația în vigoare privind achizițiile publice (OUG 34/2006 cu modificările și completările ulterioare și legislația subsecventă).

    Beneficiarii/partenerii care nu au calitate de autoritate contractantă în conformitate cu prevederile art.8 din OUG 34/2006 și care efectuează achiziții în cadrul proiectului, în conformitate cu prevederile cererii de finanțare și ale Acordului de parteneriat, vor aplica prevederile Ordinului nr. 1120/15.10.2013, privind modificarea si aprobarea procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privati de proiecte finantate din instrumente structurale, obiectivul Convergentă.

  • 18

    Prevederi legate de nereguli

    În conformitate cu art.1(2) Regulamentul Consiliului (CE) nr.2988/1995 privind

    protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene, neregulă reprezintă orice încălcare a prevederilor legislaţiei comunitare rezultată dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau care ar putea avea, efectul prejudicierii bugetului general al Comunităţilor sau bugetelor administrate de către acestea, fie prin reducerea, fie prin pierderea venitului rezultat din surse proprii colectate direct în numele Comunităţilor, sau printr-o cheltuială neeligibilă.

    În conformitate art.2(7) din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006, neregulă reprezintă orice încălcare a unei prevederi a dreptului comunitar, care rezultă dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea efectul de a prejudicia bugetul general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli necorespunzătoare bugetului general.

    În conformitate cu art.27 din Regulamentul (CE) nr.1828/2006: -operator economic - reprezintă orice persoană fizică sau juridică sau orice altă entitate ce participă la implementarea asistenţei din Fonduri, cu excepţia situaţiei în care un Stat Membru îşi exercită prerogativele de autoritate publică; -suspiciune de fraudă – se referă la o neregulă ce duce la iniţierea demersurilor administrative sau juridice la nivel naţional, pentru a stabili prezenţa comportamentului intenţionat, în special frauda, asa cum se menţionează la punctul (a) al Art. 1(1) din Convenţia redactată pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană, privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene; -faliment – înseamnă procedurile legate de insolvabilitate în accepţiunea Art. 2(a) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1346/2000 privind procedurile de insolvenţă. În conformitate cu art. 2 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii: a)neregula: orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile nationale şi/sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal încheiate în baza acestor dispozitii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o suma platită necuvenit; b)frauda: infracţiunea săvârşită în legatură cu obţinerea ori utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, incriminată de Codul penal ori de alte legi speciale. Constatarea neregulilor se face conform prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor aparute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora şi a Hotărârii Guvernului nr. 875 din 31 august 2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora.

    O neregulă sau o fraudă poate fi identificată atât pe parcursul cât şi ulterior finalizării implementării proiectului. În situaţia constatării unei nereguli, în conformitate cu legislaţia comunitară şi naţională relevantă în vigoare, AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil va dispune toate măsurile necesare pentru recuperarea sumelor constatate ca necuvenite şi a majorărilor de

  • 19

    întîrziere, pentru stabilirea unor corecţii financiare ca urmare a nerespectării de către beneficiari a procedurii de achiziţie publică precum şi pentru eliminarea sau diminuarea consecinţelor asupra implementării proiectului şi totodată pot dispune suspendarea executării contractului sau rezilierea acestuia.

    6.ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ŞI DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

    Reguli de eligibilitate a cheltuielilor Pentru a fi eligibilă, o cheltuială trebuie să îndeplinească în mod cumulativ următoarele condiţii: -să fie efectiv plătită de la data prevăzută în contractul de finanţare nerambursabilă; -să fie necesară pentru realizarea activităţilor din cadrul proiectului; -să fie prevăzută în bugetul estimativ al proiectului; -să fie în conformitate cu principiile unui management financiar riguros, având în vedere utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport optim cost-rezuitate; -să fie înregistrată în contabilitatea Beneficiarului, să fie identificabilă, verificabilă si să fie dovedită prin facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor; -să nu fi făcut obiectul altor finanţări publice; -să fie în conformitate cu prevederile contractului de finanţare; -să fie conformă cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare; -să fie menţionată în lista cheltuielilor eligibile prezentată în Condiţiile Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte. Categorii de cheltuieli eligibile: a)cheltuieli cu personalul; b)cheltuieli cu cazarea, transportul şi diurna; c)cheltuieli aferente managementului de proiect; d)taxe; e)cheltuieli financiare şi juridice; f)cheltuieli pentru închirieri, amortizări şi leasing; g)subvenţii şi burse; h)cheltuieli generale de administraţie; i)cheltuieli de informare şi publicitate; j)cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regională (FEDR). Următoarele tipuri de cheltuieli nu sunt eligibile: a)taxa pe valoarea adăugată; b)dobânda şi alte comisioane aferente creditelor; c)cheltuielile colaterale care intervin într-un contract de leasing; d)achiziţia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructură, teren şi alte imobile, cu excepţia celor care pot fi încadrate la categoria 10. Cheltuieli de tip FEDR, prevăzută anterior; e)cheltuielile pentru locuinţe pentru operaţiunile care beneficiază de finanţare din FSE; f)achiziţia de echipamente second-hand; g)amenzi, penalităţi şi cheltuieli de judecată; h)costurile pentru operarea obiectivelor de investiţii;

    Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor cu personalul În cadrul cheltuielilor cu personalul se includ cheltuieli aferente angajaţilor din proiect, şi anume: -Salarii şi asimilate acestora; -Onorarii -Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale şi cheltuielilor asimilate acestora (contribuţii angajaţi şi angajatori: contribuţii de asigurări sociale de stat, contribuţii de asigurări de şomaj, contribuţii de asigurări sociale de sănătate, contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă şi boli profesionale, alte contribuţii).

    Documente justificative în cadrul cheltuielilor cu personalul

  • 20

    Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor cu transportul, cazarea şi diurnă

    În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de transportul, cazarea şi diurna persoanelor angajate în proiect (caz în care decontarea se va face la capitolul bugetar I Resurse Umane), cât şi cheltuieli legate de transportul şi cazarea participanţilor în cadrul proiectului (caz în care decontarea se va face la capitolul bugetar II Participanţi). Din această categorie fac parte următoarele tipuri de cheltuieli: -Transport de persoane (personal propriu şi/sau participanţi); -Transport de materiale şi echipamente (sunt eligibile doar de la capitolul bugetar I Resurse Umane); -Diurnă; -Cazare. Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu şi/sau participanţi) intern (în România), cât şi internaţional. -Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasărilor în cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion tren, mijloace de navigaţie fluvială etc. -Autoturismul proprietate personală poate fi folosit în cazul deplasărilor efectuate de către parsonalul propriu şi/sau participanţi, doar pentru activităţile derulate în cadrul proiectului, cu respectarea regulilor de eligibilitate stabilite în cadrul Ordinului nr. 1117/2010. -Cheltuielile aferente cazării participanţilor şi personalului propriu din proiect, se vor considera eligibile doar dacă sunt conexe activităţilor din cadrul proiectului. -În cazul în care pentru personalul propriu se acordă, în timpul deplasărilor, pensiune completă (cazare şi masă), diurna nu se va mai acorda.

    Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

    Documentul care atestă efectuarea plăţii

    Salarii şi asimilate acestora

    - contracte individuale de muncă (sau echivalent) pe perioadă determinată sau nedeterminată înregistrate şi vizate de ITM (dacă este cazul); -acte adiţionale la contracte individuale de muncă; -listă de avans chenzinal (dacă este cazul); -centralizatoare state de plată; -fişe de pontaj, fişele de post; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului (cu detalierea activităţilor şi a numărului de ore lucrate) -state de salarii;

    -ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont din care să rezulte viramentele şi/sau extra-gerile;

    Onorarii -contracte civile; -contracte comerciale; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului; -fişe de pontaj, fişele de post; -rapoarte de activitate pentru experţii proiectului; -factura emisă (dacă este cazul);

    -ordin de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă; -dispoziţia de plată (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont din care să rezulte viramentele şi/sau extra-gerile;

    Contribuţii sociale aferente cheltuieli-lor salariale şi cheltuielilor asimi-late acestora

    -state de plată şi centralizatoare state de plată; -declaraţii CAS/CASS/Finanţe/Şormaj;

    -ordin de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ; -extras de cont.

  • 21

    Documente justificative legate de cheltuielile legate de transportul, cazarea şi diurna persoanelor angajate în proiect

    Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

    Documentul care atestă efectuarea plăţii

    Transport de persoane (personal propriu şi/sau participanţi);

    Documente comune: -bonuri taxe autostradă; -bonuri taxe de trecere a podurilor, bac, etc; -bonuri taxe parcare hoteliera; Transport cu autoturismul personal: -bon fiscal de combustibil, cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; -declaraţie privind consumul de carburant fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; (doar pentru personalul propriu) -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele participanţilor care efectuează transportul cu autoturismul propriu (doar pentru participanţi); Transport cu autoturismul de serviciu: -foaia de parcurs şi FAZ; -B.C.F.-uri sau bonuri fiscale de combustibil cu înscrierea pe verso a numărului de înmatriculare a autoturismului şi a persoanei care efectuează deplasarea; -declaraţie privind consumul de carburant fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; Transport cu avionul/trenul/navigatie fluvială: -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; -biletele/tichetele de călătorie (în condiţiile prevăzute de dispoziţiile legale), fără a putea depăşi drepturile de această natură care se pot acorda angajaţilor instituţiilor publice; -ordinul de deplasare; -factura Transport cu autocarul: -tabel semnat şi ştampilat de beneficiarul finanţării sau partenerul/acestuia, care să cuprindă numele şi prenumele persoanelor care efectuează transportul; -ordinul de deplasare; -factura

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

    Transport de materiale şi echipamente;

    contractul de prestări servicii/ închiriere; (după caz) -factura emisă de către prestator/locator; -avizul de însoţire a mărfii;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizată de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

    Diurnă ordinul de deplasare, completat corespunzător, conţinând clar data şi ora plecării/sosiri;

    dispoziţie de plată că- tre casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/foaie de vărsământ; extras de cont.

  • 22

    Cazare

    -factură de cazare cu menţionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazării şi a tarifului perceput sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factură. ordinul de deplasare;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/ chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

    Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor pentru subvenţii şi burse În cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de subvenţii şi burse acordate pentru: Subvenţii acordate pentru elevi, studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora; Subvenţii pentru angajatori: subvenţii pentru întreprinderile care angajează ucenici, tineri absolvenţi, subvenţii pentru plata salariilor pentru proaspăt angajaţi, pe o perioadă de 6 luni, alocaţii financiare pentru întreprinderile ai căror angajaţi sunt implicaţi în programe de formare profesională continuă, în vederea suplinirii absenţei acestora în perioada de formare; Subvenţii pentru angajaţii care fac parte din grupuri vulnerabile şi au nevoie de sprijin financiar suplimentar în vederea participării la formarea profesională continuă sau la programe de ucenicie (de exemplu,persoane care aparţin minorităţilor etnice, persoane cu dizabilităţi, persoane care trăiesc în comunităţi izolate/sărace, alte persoane dezavantajate); Subvenţii pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor; Subvenţii pentru înregistrarea drepturilor de autor; Subvenţii pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente (bătrâni, copii, persoane cu dizabilităţi); Premii în cadrul unor concursuri; Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi; Burse post doctorat; Burse sociale; Burse de merit.

    Documente justificative pentru cheltuieli legate de subvenţii şi burse acordate

    Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

    Subvenţii acordate pentru elevi, studenţi, tineri absolvenţi, ucenici şi însoţitorii acestora; Subvenţii pentru angajatori; Subvenţii pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente; Premii în cadrul unor concursuri; Burse de studii pentru elevi, studenţi, doctoranzi;

    -regulament de organizare concurs premii/ nota de fundamentare privind criteriile de acordare a subvenţiilor/burselor; -decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei/premiului/ bursei; -dosarul de solicitare a subvenţiei/ premiului/bursei sau contract (ex contract de studii); -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor/premilor/burselor acordate; -borderou de plata a subvenţiilor/premilor/ burselor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor/premiilor/burselor

    -dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; - extras de cont;

  • 23

    Burse post doctorat; Burse sociale; Burse de merit; Subvenţii pentru angajaţii care fac parte din grupuri vulnerabile

    -decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -ancheta socială; -borderou de plată a subvenţiilor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor

    -dispoziţie de plată către casierie/dispoziţie de încasare, registru de casă/foaie de vărsământ; -extras de cont;

    Subvenţii pentru cursanţi pe perioada derulării cursurilor

    -decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei sau contractul încheiat; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -graficul desfăşurării cursurilor şi lista de prezenţă la cursuri; -fişa postului; -declaraţia angajatorului că nu a înregistrat venituri de pe urma cursantului în perioada derulări cursului; -borderou de plată a subvenţiilor purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor;

    -dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; -extras de cont;

    Subvenţii pentru înregistrarea drepturilor de autor

    -decizia conducătorului instituţiei abilitate privind acordarea subvenţiei; -dosarul de solicitare a subvenţiei; -procesul verbal de analiză a dosarului; -lista subvenţiilor acordate; -copii după contractele de cesiune a drepturilor de autor şi drepturi conexe încheiate cu respectarea prevederilor legale şi în care se menţionează clar obiectul contractului, valoarea şi modalitatea de plată, valabilitatea contractului; -dovada achitării impozitelor aferente; -copii după statele de plată purtând semnăturile beneficiarilor subvenţiilor.

    -dispoziţie de plată către casierie/ dispoziţie de încasare, registru de casă/ foaie de vărsământ; -extras de cont;

    Tipuri de cheltuieli ce se includ în cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect

    Din categoria acestor cheltuieli fac parte: -Multiplicare; -Traducere şi interpretare; -Servicii de sonorizare; -Prelucrare date; -Conectare la reţele informatice; -Întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice;

  • 24

    -Cheltuieli aferente procedurilor de achiziţie publică; -Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în format tipărit şi/sau electronic; -Abonamente la publicaţii de specialitate; -Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similar; -Materiale consumabile: cheltuieli cu materialele auxiliare, cheltuieli privind combustibilul, cheltuieli privind materialele pentru ambalat, cheltuieli privind piesele de schimb, cheltuieli privind hrana, cheltuieli privind alte materiale consumabile; -Materiale de natura obiectelor de inventar; În cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect se pot deconta şi cheltuielile legate de hrana acordată participanţilor, prin intermediul serviciilor de tip „catering".

    Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

    Multiplicare -contractul de prestări servicii;(unde se aplică); factură externă sau internă sau bon fiscal ştampilat; -avizul de însoţire a mărfii (dacă este cazul); -bonul de consum;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ -foaie de vărsământ vizata de banca, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

    Traducere şi intepretare Servicii de sonorizare Prelucrare date

    -contractul de prestări servicii; (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ -foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

    Conectare la reţele informatice întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice

    -contractul de prestări servicii; (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal; -proces verbal de recepţie a lucrării; -garanţia de bună execuţie;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ -foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

    Cheltuieli aferente pro-cedurilor de achiziţie publică Abonamente la publicaţii de specialitate

    -factură externă sau internă sau bon fiscal; -ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

    Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în for-mat tipărit şi/sau electronic Materiale de natura obiectelor de inventar

    -factură externă sau internă sau bon fiscal; -fişa obiectelor de inventor; -registrul obiectelor de inventor;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

    Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare

    -factură externă sau internă sau bon fiscal; -fişa mijloacelor fixe; -registrul mijloacelor fixe;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizată de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţă (în cazul plăţilor în numerar);

  • 25

    -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice);

    Materiale consumabile -contract de prestări servicii (dacă este cazul); -factură externă sau internă sau bon fiscal; -avizul de însoţire a mărfii; (dacă este cazul); -nota de recepţie şi constatare de diferenţe, a bunurilor intrate în gestiunea instituţiei; -procesul verbal de predare-primire a bunurilor; -bonul de consum; -certificate de garanţie (dacă este cazul); în cazul cheltuielilor legate de hrană: -pontaj de masă/borderou/listă participanţi; (în cazul serviciilor de tip „catering")

    -ordine de plată/cotor filă CEC/foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

    Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria taxelor

    În această categorie intră cheltuieli legate de: -Taxe de certificare a competenţelor (inclusiv taxe de certificare a competenţelor profesionale obţinute pe alte căi decât cele formale); -Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaţie (inclusiv a acelora care furnizează pregătirea teoretică în cadrul programelor de ucenicie); -Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; -Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă; -Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie; -Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competenţe; -Taxe de participare la programe de formare/educaţie.

    Documente justificative pentru cheltuieli legate de taxe

    Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii

    Documentul care atestă efectuarea plăţii

    Taxe de certificare a competenţelor Taxe de evaluare/ acreditare/autorizare a programelor de formare/ educaţie Taxe de eliberare a certificatelor de calificare Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiştri de ucenicie Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competenţe Taxe de participare la programe de formare/ educaţie

    -factura emisă de instituţia abilitată; -borderoul cu lista de participanţi; -raport al formatorului/proces verbal de efectuare a certificării competenţelor.

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile electronice)

    Tipuri de cheltuieli ce se includ în categoria cheltuielilor financiare şi juridice

  • 26

    În această categorie de cheltuieli intră următoarele: -Prime de asigurare (imobile, bunuri şi răspundere profesională); -Cheltuieli aferente deschiderii şi gestionării contului bancar al proiectului; -Costul aferent garanţiilor oferite de bănci sau de alte instituţii financiare; -Onorarii pentru consultanţă juridică; -Taxe notariale; -Expertize tehnice şi financiare; -Audit; -Contabilitate;

    Documente justificative pentru cheltuielile financiare şi juridice

    Tipul cheltuielii Documentul care stă la baza efectuării plăţii Documentul care atestă efectuarea plăţii

    Prime de asigurare -poliţa de asigurare; -contractul de asigurare;

    -ordine de plată/cotor filă CEC/ foaie de vărsământ vizata de bancă, registru de casă; -dispoziţia de plată/chitanţa (în cazul plăţilor în numerar); -extras de cont sau altă dovadă a achitării facturii (pentru plăţile elect