Upload
trinhque
View
220
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
UPRAVLJANJE
SASTANKOM
UPRAVLJANJE SASTANKOM
OSTVARIVANJE POSLOVNIH CILJEVA POMOĆU PRODUKTIVNIH SASTANAKA
SAMO PRODUKTIVAN SASTANAK JE DOBAR SASTANAK
PREDNOSTI SASTANAKA
OSEĆAJ ZAJEDNIČKE VIZIJE
RAZMENJIVANJE INFORMACIJA
TRENUTNI POVRAĆAJ INFORMACIJA
KONTINUIRANO UPOREDJENJE POSTIGNUTOG
POJAŠNJAVANJE ODGOVORNOSTI
BRZO REŠAVANJE PROBLEMA
JAČANJE TIMA
STANJE SASTANAKA DANAS
ZAŠTO SASTANCI IMAJU LOŠU REPUTACIJU?
U SAD-u se svaki dan održava 17 miliona sastanaka
Večina profesionalaca prisustvuje na ukupno 61.8 sastanaka mesečno ( 50% neuspešno)
Ako svaki sastanak traje 1 sat, profesionalci gube 31 sat mesečno na neproduktivne sastanke ( 4 radna dana)
STANJE SASTANAKA DANAS
KAKO NEPRODUKTIVNI SASTANCI UTIČU NA NAS?
Većina profesionalaca:
Dopušta “sanjarenje” na sastacima ( 91%)
Propušta sastanke ( 91%)
Propušta delove sastanaka ( 95%)
Nosi druge poslove na sastanak ( 73% )
Dremaju za vreme sastanaka ( 39% )
STANJE SASTANAKA DANAS
DIREKTNI UČINCI NEPRODUKTIVNIH SASTANAKA
Sastanci su duži
Nema rezultata
Potrebno je više sastanaka do cilja
Puno sastanaka – manje vremena za svoje poslove
Stvaraju napetost
Informacije nisu verodostojne
Koštaju ( SAD – milijarde dolara – sastanci u toku radnog vremena)
STANJE SASTANAKA DANAS PARADOKS SASTANKA
Zašto i dalje radimo ono čime nismo zadovoljni? Broj sastanaka se stalno povećava Menadžeri sve više vremena provode na sastancima Razlog: velika konkurencija veća ponuda od tražnje sofisticirana borba “otimanja” kupaca Sastanci ne dovode do cilja-bolje pozicije na dinamičnom i
nesigurnom tržištu gde je sve veća konkurencija
STANJE SASTANAKA DANAS
KAKO JE SITUACIJA POSTALA OZBILJNA
NIKO NE ŽELI OBAVEZU DA POBOLJŠA SASTANKE
Većina ne zna kako
Ne prepoznavanje značaja produktivnog sastanka
Udobnije je nastaviti dosadašnju praksu
Nedostatak vremena
Strah od autoriteta
Menadžeri propuštaju razmatranje negativnog uticaja neproduktivnih sastanaka
SUŠTINSKA PITANJA
1. Kako pojedinci mogu uspeti u poslovnom životu, bez osposobljavanja vodjenja sastanka?
2. Kako organizacija može biti uspešna bez osnovnog znanja o sastancima?
3. Kako postići interakciju svih učesnika?
SUŠTINSKA PITANJA
Da li nam je potrebno ovoliko vremena provedeno na sastancima?
Ako da – kako da ih učinimo produktivnjim?
Da li možemo da utrošimo manje vremena i energije za iste rezultate i kako?
STANJA I MOGUĆNOSTI SASTANAKA
1. DO SADA ( JUČE)
Stanje: neizbežni
Problem: neproduktivni Bez promena 2. SADA ( DANAS) Stanje: neizbežni Problem: neproduktivni Rešenje: unapredjenje
3. OD SADA ( SUTRA)
Stanje: neizbežni Problem: dalje unapredjenje
sastanka Rezultat: razvoj i upravljanje
organizacijom
USPEŠAN SASTANAK
1. Traje kraće
2. Redji su
3. Teži se cilju, konstruktivna polemika
4. Informisanost učesnika
5. Verodostojnost informacija
6. Aktivnost učesnika
7. Demokratičnost
ŠTA JE UNAPREDJENJE SASTANKA
SVEUKUPNE AKTIVNOSTI POJEDINACA I GRUPE
CILJ: SASTANCI – KRAĆI,REDJI,PRODUKTIVNIJI
KAKO
UNAPREDITI
SASTANAK?
UNAPREDJENJE SASTANKA
Obučiti članove organizacije za produktivnije sastanke
Pružanje informacija članovima o uticaju sastanaka na njihovo radno okruženje ( literatura,edukacija, internet)
Blagovremeno obaveštenje učesnika o temi sastanka
Poštovati vreme sastanka
Uvrstiti kao obaveznu tačku dnevnog reda UNAPREDJENJE SASTANKA
Anliza tačke posle svakog sastanka ( dnevnik unapredjenja)
Razmena iskustava o unapredjenju sastanaka
MALI SAVETI
Izbegavajte sastanke ako se informacije mogu
proslediti mailom ili kratkim izveštajem
Vreme održavanja - uskladjeno sa obavezama učesnika
Mesto održavanja
Oprema
Zadužiti što više učesnika u pripremi
Definisanje ciljeva sastanaka
Moguće zaduženje druge osobe ( stručna tema)
Delegiranje obaveza ( zaključak)
VRSTE SASTANAKA
RADNI SASTANAK - KOLEGIJUMI
nisu opširni,konkretni
SASTANAK UNAPREDJENJA
lokalne zajednice, partijski, sindikalni, granski...
FUNKCIJE SASTANKA
1. ORGANIZACIJA
2. PONAŠANJE
3. UNAPREDJENJE
FUNKCIJA PROCES PROIZVODI
ORGANIZACIJA
Struktura sastanka
Poziv za sastanak,mesto održavanja,dnevni red,učesnici,rukovodilac,
pravila rada,zapisnik
PONAŠANJE
Aktivnost, ponašanja i
odnosi izmedju učesnika
Izvršavanje obaveza,odnosi izmedju učesnika,demokratičnost zakonitost rada, poštovanje,uvažavanje,
rešavanje problema
UNAPREDJENjE
Razvoj organizacije
Postizanje ciljeva,rezultati,razvoj i upravljanje pomoću sastanka,standardi uspešnog sastanka,kraći redji i produktivniji
Medjuzavisnost funkcija za uspešnost sastanka
SLUČAJ
ORGANIZACIJA
PONAŠANJE
UNAPREDJENJE
STATUS SASTANKA
ELEMENTI SASTANKA
1 - - -
NEPRODUKTIVAN Grupa ne funkcioniše
2
+
-
-
FORMALAN
Dominacija rukovodioca ili pojedinaca,sukobi učesnika, primarna forma a ne rezultati
3 + + -
ORGANIZOVAN Ciljevi organizacije nisu primarni
4 + + +
PRODUKTIVAN U funkciji ostvarenja postavljenih ciljeva organizacije
SASTANAK
1. PRIPREMA SASTANKA
2. NA SASTANKU
PRE SASTANKA
ZNATE LI SVRHU OVOG SASTANKA?
IMATE LI DNEVNI RED?
ZNATE LI VAŠU ULOGU NA SASTANKU?
PRIPREMA SASTANKA
1. PRIPREMA MATERIJALA
2. TEHNIČKI USLOVI
Učesnicima dostaviti:
Dnevni red
Uvodno izlaganje
Analize
DNEVNI RED
1. USVAJANJE DNEVNOG REDA (proširenje)
2. USVAJANJE ZAPISNIKA SA PRETHODNOG SASTANKA ( analiza parametara )
3. UVOD
4. TEMA
5. UNAPREDJENJE SASTANKA
6. RAZNO
7. ZAKLJUČAK ( obaveze)
DNEVNI RED Posebna tačka dnevnog reda – unapredjenje
sastanka
pravila rada ( pušenje,pauze,kultura....)
saveti
podsetnik planiranja sastanka
pojedinačni plan aktivnosti za sastanak
dnevnik sastanka
plan aktivnosti unapredjenja sastanka
izveštaj voditelja o stanju sastanka
metodologija ocenjivanja sastanka
dnevik unapredjenja sastanka
DNEVNI RED ZAKLJUČCI IZ TAČKE UNAPREDJENJA SASTANKA
Da li rukovodilac podstiče unapredjenje sastanka-razvoj
organizacije
Uočavaju li članovi grupe elemente sastanka koje treba poboljšati
Da li su date inicijative za unapredjenje sastanka - rokovi - izvršitelji - monitoring - evoluacija (samoanaliza, neformalni razgovori,povratna
informacija)
- davanje informacija
DNEVNI RED
Od koga dolazi inicijativa za unapredjenje (rukovodilac, učesnici)
Kreće li se grupa ka povećanju učinka u radu
Prihvata li grupa sastavne promene za unapredjenje sastanka
NA SASTANKU
FAZE SASTANKA
OTVARANJE SASTANKA
PROLAZ KROZ DNEVNI RED
PRIVODJENJE KRAJU I ZAVRŠETAK
NA SASTANKU
UPRAVLJANJE FAZAMA SASTANKA
FAZA 1: OTVARANJE SASTANKA
CILJEVI POČETKA: Uvesti u zajednički zadatak, zajednički život
Početi na vreme
Navesti dvevni red , dodatno objasniti ciljeve i zadatke, skrenuti pažnju na ograničenja (resurse,politiku preduzeća, zakonski okvir)
NA SASTANKU
Dati učesnicima tzv. tehnička obaveštenja: trajanje sastanka, pauze...
Dati učesnicima obaveštenja o načinu rada :
način sažimanja ( etapno,vremensko), način posredovanja rukovodioca ( posredna, neposredna rasprava)
Upozoriti na promenjene okolnosti od zadnjeg susreta
(okruženje, interne obuke)
Olabaviti atmosferu
NA SASTANKU
FAZA 2: PROLAZ KROZ DNEVNI RED
Držati se cilja ( sve meriti proverom doprinosa cijlu sastanka)
Ne započinjati nove teme,ne širiti previše,ne prekidati započetu nit
Držati se planiranog vremena po fazama, i tačkama dnevnog reda
NA SASTANKU
Sažimati, povezivati i usmeravati rasprave
Podvući alternativna rešenja pre traženja najboljeg
Naći optimalno rešenje na bazi istaknutih kriterijuma
DONOŠENJE ODLUKA
1. FORMALNO GLASANJE
2. DOGOVOR
3. ZAKLJUČAK RUKOVODIOCA
NA SASTANKU FAZA 3: PRIVODJENJE KRAJU I ZAVRŠETAK
Jasno ponoviti dogovoreno, sa beleženjem po potrebi
Navesti ko – šta – kada
Istaknuti ko će pratiti izvršenje
Napomenuti o vremenu narednog sastanka
Završiti u vedrom tonu
• ZAPISNIK
• sa drugog sastanka Stručnog odbora Računsko-informativnog centra
• Pravnog fakulteta u Beogradu
•
• Sastanak je održan u četvrtak, 20. januara 2005, sa početkom u 14,oo.
• Sastanku su prisustvovali: prof. dr Dragan Mitrović, upravnik Stručnog odbora; prof. dr Dobrosav Milovanović i doc. dr Gordana Pavićević-Vukašinović; asis. dr Vladimir Pavić i asis. mr Branko Radulović, članovi Stručnog odbora; doc. dr Miodrag Jovanović, prodekan za nauku; i, uz saglasnost članova Stručnog odbora, Mira Čatipović i Petar Pavlović, zaposleni u Računarskoj laboratoriji.
• Pošto je zaključeno da postoji kvorum za rad, jednoglasno je usvojen sledeći predloženi
•
• DNEVNI RED:
•
• Usvajanje zapisnika sa prve sednice,
• Saopštenja,
• Razmatranje Nacrta Pravilnika o radu Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu,
• Razmatranje Nacrta Programa rada i Nacrta Plana rada Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu,
• Razno.
•
• Ad 1: Jednoglasno je usvojen zapisnik sa prve sednice.
• Ad 2: Članovu Stručnog odbora su obavešteni o preduzetim merama za unapređivanje informatičke mreže Fakulteta, a posebno o poseti petočlane delegacije Računskog centra ETF, čiji je prvi zadatak da snimi stanje, a zatim da sastavi i predloži spisak mera za njegovo poboljšanje.
• Ad 3: Posle razgovora, usvojen je Pravilnik o radu Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu, koji je prosleđen Dekanu.
• Ad 4: Posle razgovora, usvojen je Program rada i Plan rada Računsko-informacionog centra Pravnog fakulteta u Beogradu, koji su takođe prosleđeni Dekanu.
• Ad 5: Razgovarano je o konkretnim daljim merama za unapređenje informatičke mreže Fakulteta.
• Prvi sastanak članova Stručnog odbora RIC završen je u 14,oo.
•
• ZAPISNIK SASTAVIO
•
SASTANAK - SAVETI
Početi na vreme – dokaz ozbiljnosti
U uvodnoj reči povezati zaključke sa predhodnih sastanaka
Stručna pitanja da obradjuje stručnjak
Aktivnost svih učesnika
Posle rasprave – zaključak( kompetentnost
rukovodilaca)
Sažet prikaz problema ( dostaviti učesnicima)
SASTANAK - SAVETI
Manje grupe delotvornije
Učesnici odgovorni za akcije
Pozitivan odnos prema učesnicima “mi” umesto “ja”
Poverenje u učesnike
Nešto pozitivno na početku i kraju
ANALIZA
UČESNIKA
POJEDINAC KAO POJAVA
Stas, veštine, odevanje, sedenje, pogled
Njegovo zanimanje
Terminologija
Vidjenje sa stanovišta svoje struke
Sklonost proceniti važnost svog područja
POJEDINAC KAO LIČNOST
Introvertan (zatvoren) plah, nesklon
iznošenju mišljenja, čeka podsticaj
Ekstrovertan ( otvoren) ponekad i previše
prodoran, lako iznosi mišljenje, treba ga kočiti,nekad nameće svoje mišljenje
Tip A: uvek u žurbi,uvek kasni,brz govor,
gestikulacija,prekida druge...
Autoritarna ličnost: pokorna,popustljiva,pokorova se pravilima grupe,nesklona promenama...
KAKO STVORITI BOLJE ŠANSE ZA SVOJ PREDLOG?
Doći ranije- osmotriti atmosferu
Upoznati neke osobe sa predlogom pre sastanka
Pridobiti rukovodioca
Ne uključivati se u nevažne tačke
U prvih 5 min. predlog ima najveće šanse
Jasno,glasno i duže od 30sec. ( ostavlja dojam angažovanosti)
ANALIZA
RUKOVODIOCA
NA SASTANKU
DOBAR RUKOVODILAC
=
USPEŠAN SASTANAK
STIL RUKOVODIOCA
AUTOKRATSKI STIL: vlast u rukama jedne osobe, neograničena moć u odlučuvanju
(izostanak kreativnosti,inovacija i dvosmerne komunikacije)
DEMOKRATSKI STIL: učesnici uključeni u proces donošenja odluka
( veze dvosmerne, kreativnost,inovacije...)
INDIFERENTAN STIL: minimalno uplitanje u rad, nezainteresovanost, prepuštanje donošenje odluka drugima
PODSETNIK RUKOVODIOCA
Predvideti šta će se dogoditi
Ograničiti broj predmeta
Priprema predloga dnevnog reda
Doći pre vremena
Uklopiti se u grupu
Započeti na vreme
PODSETNIK RUKOVODIOCA
Objava namene,ciljeva i trajanja
Ako neko zakasni – nemojte ponavljati
Cilj povremeno ponoviti
Biti uzor u grupi
Biti nepristrasan
Vremenski ritam sastanka
Tražiti doprinose drugih
PODSETNIK RUKOVODIOCA
Davati učesnicima na značaju
Rešavanje problema – korak po korak
Zaštiti slabije
Završetak – zaključke povezati sa početnim ciljem
NA SASTANKU
1. UPRAVLJANJE GRUPOM KAO TAKVOM
Rukovodilac – upravljač radom grupe
CILJ: Povoljno stanje u grupi
SREDSTVA: Dobiti od učesnika radni elan,dobro raspoloženje, saradnja, uvažavanje i poštovanje, timski rad
NA SASTANKU
AKCIJE:
Usmerava grupu ka cilju i traži najbolje načine da se cilj postigne
Kontroliše produbljivanje rasprave
Osigurava jasnoću dnevnog reda
Štiti proceduru donošenja odluke ( analiza alternativa, argumentacija...)
NA SASTANKU
AKCIJE:
Podržava kreativnost i nove ideje
Štiti individualna mišljenja i podstiče njihov razvoj
Osigurava kvalitetnu komunikaciju
Upravlja napretkom u radu
Štiti politiku firme
NA SASTANKU
2. UPRAVLJANJE PROCESOM RADA U
GRUPI Rukovodilac - upravljač radnih procesa na
sastanku CILJ: Ostvariti najbolji grupni učinak u
poslovnom interesu firme SREDSTVA: Pravilno sagledavanje situacije, dobra
odluka, orginalnost, prilagodjavanje novim zahtevima, prepoznavanje problema, uskladjivanje aktivnosti, praćenje napretka
NA SASTANKU 3. UPRAVLJANJE VREMENOM SASTANKA
Rukovodilac – gospodar vremena
VREME SAZIVANJA
Ni prerano, ni prekasno
ŠTA RADITI PO DANIMA U NEDELJI
Ponedeljak – manje sastanaka, jednostavne teme
Petak – lakše operativne teme, ne posle 12h
NA SASTANKU
O VREMENU SASTANKA U TOKU DANA
Važne sastanke sazivati kada su obavljeni dnevni zadaci
Uvažiti bioritam ušesnika sastanka Neka preduzeća imaju običaj da odrede dane za
sastanke (9-11 ; 13-14:30) Kada su zaposleni iscrpljeni ne sazivati teške
sastanke
NA SASTANKU
O PLANSKOM TRAJANJU
Trajanje se prilagodjava temama i obrnuto ( opt.1- 1.5h, diskusija posle 60 min – neefikasna, posle 90 – nezanimljiva, posle 120- beskorisna )
Uvek počnite na vreme i završite po najavi
Ne sme se prekoračiti dozvoljena rezerva u vremenu najavljena na početku
NA SASTANKU
TROŠENJE VREMENA U KOMUNIKACIJI
Uvodno izlaganje – max 7 min.
Jaka diskusija – max 3 min.
Iznošenje mišljenja, replike,objašnjenja – 1 min.
Iznošenje novog predloga – max. 5 min.
SASTANAK KAO OZBILJAN POSAO
Veština upravljanja sastancima, razvijanje ideje, motivisanje ljudi, ideja ka pozitivnoj aktivnosti – najveća vrednost u karijeri
Većina poslovnih ljudi nije imala obrazovanje za upravljanje sastankom, ne poznaje uticaj sastanaka na njihivo preduzeće i karijeru
PRIMENA TEHNOLOGIJE
NA SASTANKU : interaktivna tehnologija ( računari, projektori...), dozvoljava učesnicima sastanka da pristupe informacijama, razmenjuju podatke i automatski sačuvaju podatke sa sastanka
NA DESKTOPU : e-mail kao brza razmena informacija ( 82% menadžera dele informacije sa sastanka putem e-maila)
NA DALJINU : video konferencije
NAJČEŠĆE GREŠKE
Skretanje sa teme, nema dnevnog reda, dugo traje
Nepripremljenost, neorganizovanost
Nerealizacija zadataka
Prekidanja
Pojedinci dominiraju
NAJČEŠĆE GREŠKE
Kašnjenje na sastanak
Loše odabrano mesto sastanka
Irelevantne teme
Suviše detalja
Nedostatak fleksibilnosti
Loše upravljanje sastankom
AFORIZMI ( NIJE SVE TAKO LAKO)
Dao sam otkaz dvojici pomoćnika. Mislili su isto kao ja!
Ako sastanak završi samo zakazivanjem novog – tu nešto ne štima!
Zabranjuju se sastanci petkom. Da bi zaposleni mogli bar jedan dan u nedelji raditi na miru!
SWOT ANALIZA
SWOT ANALIZA
S ( Strenghts ) – SNAGE
W ( Weakneses) – SLABOSTI
O ( Opportunities ) – MOGUĆNOSTI
T ( Threats ) – PRETNJE
Snage i slabosti – unutrašnji elementi
Mogućnosti i pretnje – spoljašnji elementi
SWOT ANALIZA
SNAGE
MOGUĆNOSTI
SLABOSTI
PRETNJE
1. VOLJA
2. ZNANJE
3. STRUČNOST
4. VREME
5. DOSLEDNOST
1. NEORGANIZOVANOST
2. NEREČITOST
3. NESIGURNOST
4. NEDOSTATAK SAMOPOUZDANJA
1. RAST POSLOVNE KARIJERE
2. RAZVOJ ORGANZACIJE
3. RAST PROFITA
1. RUKOVODILAC
2. UČESNICI SASTANKA