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Normatividad
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1
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA NORMATIVIDAD INTERNACIONAL
2
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 7
CAPITULO 1 ................................................................................................................................ 9
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION ARCHIVISTICA ........................................................... 9
ISAD (G) NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA . 9
1 DESCRIPCIÓN MULTINIVEL ........................................................................................... 9
1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 9
2 REGLAS DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL ................................................................. 10
2.1. Descripción de lo general a lo específico .............................................................. 10
2.2. Información pertinente para el nivel de descripción............................................. 10
2.3. Vinculación de las descripciones ............................................................................ 11
2.4. No repetición de la información ............................................................................... 11
3 ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN .................................................................................. 11
3.1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ................................................................................... 11
3.1.1. Código(s) de referencia .................................................................................... 11
3.1.2. Titulo .................................................................................................................... 12
3.1.3. Fechas ................................................................................................................. 12
3.1.4. Nivel de descripción .......................................................................................... 12
3.1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad tamaño o
dimensiones. ...................................................................................................................... 13
3.2. Área de contexto ....................................................................................................... 13
3.2.1. Nombre del o de los productores .................................................................... 13
3.2.2. Historia institucional / reseña biográfica ........................................................ 13
3.2.3. Historia archivística ........................................................................................... 14
3.2.4. Forma de ingreso .............................................................................................. 14
3.3 Área de contenido y estructura ............................................................................... 15
3.3.1. Alcance y contenido .......................................................................................... 15
3.3.2. Valoración, selección y eliminación ................................................................ 15
3.3.3. Nuevos ingresos ................................................................................................ 15
3.3.4. Organización ...................................................................................................... 15
3.4 Área de condiciones de acceso y utilización ........................................................ 16
3
3.4.1. Condiciones de acceso .................................................................................... 16
3.4.2. Condiciones de reparación .............................................................................. 16
3.4.3. Lengua/escritura(s) de la documentación ..................................................... 16
3.4.4. Características físicas y requisitos técnicos .................................................. 17
3.4.5. Instrumentos de descripción ............................................................................ 17
3.5 Área de documentación asociada .......................................................................... 17
3.5.1. Existencia y localización de los originales ..................................................... 17
3.5.2. Existencia y localización de copias................................................................. 17
3.5.3. Unidades de descripción relacionadas .......................................................... 18
3.5.4. Nota de publicaciones ...................................................................................... 18
3.6 Área de notas ............................................................................................................. 18
3.6.1. Notas ................................................................................................................... 18
3.7 Área de control de la descripción ............................................................................ 19
3.7.1. Nota del archivero ............................................................................................. 19
3.7.2. Reglas o normas................................................................................................ 19
3.7.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es) ................................................................... 19
CAPITULO 2 .............................................................................................................................. 20
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION DE FUNCIONES ....................................................... 20
ISDF NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ............. 20
1. ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCIÓN DE FUNCIÓN .............................................. 20
1.1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ................................................................................... 20
1.1.1. Tipo ...................................................................................................................... 20
1.1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre ................................................................ 20
1.1.3. Forma(s) paralela(s) del nombre .................................................................... 21
1.1.4. Otra(s) forma(s) del nombre ............................................................................ 21
1.1.5. Clasificación ....................................................................................................... 21
1.2. ÁREA DE CONTEXTO ............................................................................................. 22
1.2.1. Fechas ................................................................................................................. 22
1.2.2. Descripción ......................................................................................................... 22
1.2.3. Historia ................................................................................................................ 22
1.2.4. Legislación .......................................................................................................... 23
1.3. ÁREA DE RELACIONES ......................................................................................... 23
4
1.3.1. Forma autorizada del nombre/Identificador de la función relacionada ..... 23
1.3.2. Tipo ...................................................................................................................... 23
1.3.3. Categoría de la relación ................................................................................... 23
Objetivo: .............................................................................................................................. 23
1.3.4. Descripción de la relación ................................................................................ 24
1.3.5. Fechas de la relación ........................................................................................ 24
1.4. ÁREA DE CONTROL................................................................................................ 25
14.1. Identificador de la descripción de función ..................................................... 25
1.4.2. Identificador(es) de institución(es) .................................................................. 25
1.4.3. Reglas y/o convenciones utilizadas ................................................................ 25
1.4.4. Estado de elaboración ...................................................................................... 26
1.4.5. Nivel de detalle .................................................................................................. 26
1.4.6. Fechas de creación, revisión o eliminación................................................... 26
1.4.7. Lengua(s) y escritura(s) .................................................................................... 27
1.4.8. Fuentes ............................................................................................................... 27
1.4.9. Notas de mantenimiento .................................................................................. 27
2. VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVOY OTROS RECURSOS ..................................................... 27
2.1. Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad
relacionada ............................................................................................................................. 27
2.2. Naturaleza de la relación.......................................................................................... 28
2.3. Fechas de la relación ................................................................................................ 28
CAPITULO 3 .............................................................................................................................. 29
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION DE INSTITUCIONES ................................................ 29
ISDIAH NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIBIR INSTITUCIONES QUE
CUSTODIAN FONDOS DE ARCHIVOS ............................................................................... 29
1. ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN ............................................................................ 29
1.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN ................................................................................... 29
1.1.1. Identificador ........................................................................................................ 29
1.1.2. Forma(s) Autorizada(S) Del Nombre .............................................................. 30
1.1.3. Forma(s) Paralela(S) Del Nombre .................................................................. 30
1.1.4. Otra(s) Forma(S) Del Nombre ......................................................................... 30
1.1.5. Tipo de Institución Que Conserva Los Fondos De Archivo ........................ 31
5
1.2 ÁREA DE CONTACTO ............................................................................................. 31
1.2.1 Localización y Dirección(es) ............................................................................ 31
1.2.2 Teléfono, Fax, Correo Electrónico .................................................................. 32
1.2.3 Personas de Contacto ...................................................................................... 32
1.3 ÁREA DE DESCRIPCIÓN ....................................................................................... 32
1.3.1 Historia de la Institución que Custodia los Fondos de Archivo .................. 32
1.3.2 Contexto Cultural y Geográfico ....................................................................... 33
1.3.3 Atribuciones/Fuentes legales .......................................................................... 33
1.3.4 Estructura Administrativa ................................................................................. 33
1.3.5 Gestión de Documentos y Política de Ingresos ............................................ 33
1.3.6 Edificio(s) ............................................................................................................ 34
1.3.7 Fondos y otras Colecciones Custodiadas ..................................................... 34
1.3.8 Instrumentos de Descripción, Guías y Publicaciones ................................. 35
1.4 ÁREA DE ACCESO .................................................................................................. 35
1.4.1 Horarios de Apertura ......................................................................................... 35
1.4.2 Condiciones y Requisitos para el Uso y el Acceso ...................................... 35
1.4.3 Accesibilidad ...................................................................................................... 36
1.5 ÁREA DE SERVICIOS ............................................................................................. 36
1.5.1 Servicios de Ayuda a la Investigación ............................................................ 36
1.5.2 Servicios de Reproducción .............................................................................. 37
1.5.3 Espacios Públicos ............................................................................................. 37
1.6 ÁREA DE CONTROL................................................................................................ 37
1.6.1 Identificador de la Descripción ........................................................................ 37
1.6.2 Identificador de la Institución ........................................................................... 38
1.6.3 Reglas y/o Convenciones ................................................................................ 38
1.6.4 Estado de Elaboración ...................................................................................... 39
1.6.5 Nivel de Detalle .................................................................................................. 39
1.6.6 Fechas de Creación, Revisión o Eliminación ................................................ 39
1.6.7 Lengua(s) y Escritura(s) ................................................................................... 40
1.6.8 Fuentes ............................................................................................................... 40
1.6.9 Notas de Mantenimiento .................................................................................. 40
6
2. VINCULACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN QUECUSTODIA
LOS FONDOS DE ARCHIVO CON LOS RECURSOSARCHIVISTICOS Y SUS
PRODUCTORES ....................................................................................................................... 41
2.1. Título e Identificador del Recurso Archivístico colacionado .............................. 41
2.2. Descripción de la Relación ...................................................................................... 41
2.3. Fechas de la Relación .............................................................................................. 41
2.4. Forma(s) Autorizada(s) del Nombre e Identificador del Registro de Autoridad
Relacionado ........................................................................................................................... 42
CAPITULO 4 ....................................................................................................................... 43
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION DE FUNCIONES ....................................................... 43
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: MANUAL PARA ARCHIVERO ................................. 43
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 43
INFLUENCIA .............................................................................................................................. 43
IMPLEMENTACIÓN DE LOS REQUISITOS ARCHIVÍSTICOS ........................................ 62
LA CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO .............................................................................. 69
ACCESO ..................................................................................................................................... 77
CUADRO COMPARATIVO ...................................................................................................... 81
GLOSARIO ................................................................................................................................. 83
CONCLUSIÓN .............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 89
7
INTRODUCCIÓN
La organización de los archivos es una de las tareas administrativas
que más suele incomodar a entidades, por múltiples razones, como
veremos más adelante, así que rara vez encuentran tiempo para
poner orden en el desorden, esto consiste en la implementación de
un programa de gestión documental.
A veces este círculo se rompe de dos maneras, radicalmente
eliminando los documentos más antiguos o cuando han dejado de
servir como documento de prueba a efectos legales o fiscales o de
una manera más sutil pero no por ello menos peligrosa, los
documentos se abandonan en los sitios más insospechados de los
edificios, de donde a largo plazo terminarán desapareciendo. Se
pierden así documentos vitales para conocer el pasado de nuestras
organizaciones.
Con referencia a la normatividad internación ISAD (G), ISDF,
ISDIAH, Documentos electrónicos manual del archivero; cada una
de ellas nos dan a conocer su utilidad e implementación
La norma ISAD (G), NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, adoptada por el Comité de Normas
de descripción del Consejo Internacional de Archivos, se basan en
la creación de conjuntos de descripciones coherentes y aplicables a
todos los tipos de archivos, fondos y subfondos o de series
documentales. Este sistema de descripciones ha de estar
relacionados entre sí como parte de una estructura descriptiva que,
basada en el principio de procedencia de los documentos se
organice la información en niveles y subniveles.
La naturaleza de la norma ISDF NORMA INTERNACIONAL PARA
LA DESCRIPCIÓN DE FUNCION que se describe y los requisitos
del sistema o red concreta en que trabaja el autor de la descripción,
determinarán los elementos opcionales a utilizar en una
determinada descripción de una función y si conviene recogerlos en
8
un formato narrativo y/o estructurado. La mayoría de los elementos
que figuran en la descripción de una función elaborada de acuerdo
con la presente norma, pueden ser utilizados como puntos de
acceso. Pueden desarrollarse, a nivel nacional o de manera
separada para cada lengua, reglas y convenciones para la
normalización de los puntos de acceso. También pueden
desarrollarse, a nivel nacional o de manera separada para cada
lengua, vocabularios y convenciones utilizables en la creación o
selección del contenido de datos de estos elementos.
ISAD (G) proporciona directrices para la descripción de los fondos y
las partes que los componen. ISAAR (CPF) proporciona las pautas
para consignar los registros de autoridad relativos a los productores
de los documentos de archivo. ISDF ofrece indicaciones para la
descripción de las funciones de los productores de los documentos
de archivo. Una descripción normalizada independiente relativa a los
detentores de los archivos, puede ser útil para diseñar un sistema
de información archivística más manejable.
La normatividad archivística internacional nos brinda gran cantidad
de conceptos, procedimientos, argumentos, del manejo e
implementación de un programa de gestión para los archivos, con
respecto a los documentos generados dentro de las organizaciones
y sus subdivisiones.
El manual del archivero y/o documentos electrónicos, nos ilustra el
tratamiento que se le deben dar a todos los documentos que
reposan en un formato electrónico, al igual que la gestión realizada
para el aseguramiento y almacenamiento, con el fin de brindar una
adecuada recuperación de los mismos a futuro.
9
La función de los archiveros o archivistas consiste en realizar toda
aquella gestión importante para la administración de los archivos y
en su defecto los documentos en papel y/o en formatos
electrónicos.
La descripción multinivel nos permite nombrar toda aquella información generada en las organizaciones, para ello implementamos ciertas características de la normas internacionales, para la descripción de documentos, además de aquellos elementos que se le pueden dar una identificación.
CAPITULO 1
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION ARCHIVISTICA
ISAD (G) NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
1 DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
1.1. INTRODUCCIÓN
Esta norma se basa en el estudio, aplicación y desarrollo de la
norma ISAD (G), NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, adoptada por el Comité de Normas
de descripción del Consejo Internacional de Archivos, cuyo objetivo
fundamental es la creación de conjuntos de descripciones
10
coherentes y aplicables a todos los tipos de archivos, fondos o
documentos. Esta compilación de descripciones ha de estar
relacionados entre sí como parte de una estructura descriptiva que,
basada en el principio de procedencia de los documentos se
organice la información en niveles y subniveles.
Esto es que se denomina descripción multinivel, en la que el fondo
es el primer nivel de información (y el más amplio) y la descripción
de cada una de sus partes constituye los niveles inferiores. Así, un
fondo se puede dividir en subfondos o secciones, que a su vez se
pueden dividir en series, las cuales, estarán formadas por conjuntos
de expedientes, cada una de estas partes es objeto de una
descripción. El resultado es un conjunto de descripciones que,
relacionadas jerárquicamente por niveles, describen las partes de
los fondos documentales.
2 REGLAS DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
2.1. Descripción de lo general a lo específico
Objetivo:
Ilustrar el contexto jerárquico de un fondo documental y
describirlo en cada una de sus fases que lo componen.
Regla:
Parte del nivel donde se proporciona información en todos sus
sentidos, pasando a los siguientes niveles proporcionando
información de todas las partes que lo describen. Utilizando
una jerarquía de lo general a lo específico.
2.2. Información pertinente para el nivel de descripción
Objetivo:
Representación exacta del contexto y contenido de la unidad
de descripción de la infamación.
Regla:
Suministrar información adecuada al nivel que se describe y
no exceder en detalles. Eje. No informar en valores de
patrimonio de la organización.
11
2.3. Vinculación de las descripciones
Objetivo:
Establecer la posición que ocupa la unidad de descripción
dentro de la jerarquía.
Regla:
Vincular las descripciones de la unidad superior y si es posible
su nivel de descripción. (Ver 3.1.4.)
2.4. No repetición de la información
Objetivo:
Cohibir de utilizar la redundancia de la descripción archivística
según sus jerarquías vinculadas.
Regla:
Dar la información correcta a las partes que componen el nivel
superior y evitar la redundancia y repetir en el nivel inferior la
información ya suministrada en el nivel superior.
3 ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN
3.1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
3.1.1. Código(s) de referencia
Objetivo:
Identificar la unidad como única descripción e implantar un
vínculo con su descripción representada.
Regla:
Utilizar su identificación única según los siguientes elementos.
Código del país según la última versión de la ISO 3166
códigos para la representación de los nombres de los
países.
El código de archivo según la norma nacional de códigos
de archivo u otro identificador de su ubicación.
El código de referencia local específico, el número de
control u otro identificador único.
12
3.1.2. Titulo
Objetivo:
Nombrar la unidad de descripción.
Regla:
Utilizar los títulos correctamente de acuerdo a las reglas de
descripción multinivel y las normas nacionales. En los títulos
se da el caso de que el título es demasiado largo, entonces se
puede abreviar con la precaución de no perder información
importante. Cuando se utiliza un título atribuido se debe incluir
en el nivel superior el nombre del producto.
3.1.3. Fechas
Objetivo:
Se debe identificar e indexar las fechas de las unidades de
descripción.
Regla:
A cada una de las unidades se le debe consignar al menos
uno de los siguientes tipos de fechas; 1. Las fechas en las que
el productor genero los documentos en el ejercicio de sus
actividades. 2. Fechas de producción de los documentos,
incluyendo todos sus anexos que componen la unidad
documental.
3.1.4. Nivel de descripción
Objetivo:
Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.
Regla:
Indexar el nivel de la unidad de descripción. Eje. Fondo,
subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta,
unidad documental simple.
13
3.1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción
(cantidad tamaño o dimensiones.
Objetivo:
Identificar la magnitud de la unidad de descripción.
Extensión física o lógica
Soporte de la unidad de descripción.
Regla:
Establecer e indexar la magnitud en metros lineales de las
unidades físicas en cifras árabes y sus unidades de medida,
así mismo como sus soportes de las unidades, esta medida
debe figurar entre paréntesis. Cuando se realiza en metros
cúbicos se hace el mismo procedimiento.
3.2. Área de contexto
3.2.1. Nombre del o de los productores
Objetivo:
Identificar los productores de las unidades de descripción.
Regla:
Indexar los nombres de las entidades o las personas a cargo
de la producción, recolección y conservación de los
documentos de las unidades de descripción, para ello debe
utilizar la siguiente estructura:
Fondo nacional de garantías (fondo)
Colombia, Archivo General de la Nación
VICENTE, Latorre Guacaneme (fondo)
Colombia, Archivo Central Covinoc
3.2.2. Historia institucional / reseña biográfica
Objetivo:
Suministrar la historia institucional de los datos de los
productores de las unidades documentales, con el fin de que
sea más comprensible al momento de describirla.
Regla:
14
Consiste en dar a conocer la trayectoria de las organizaciones
como las fechas importantes de creación, los logros, el avance
de los últimos años, sus fundadores, narrar a cerca de sus
instalaciones, de los proyectos realizados de los posibles
proyectos a futuro, y demás información que sea de valor
corporativo, que contribuya con la función de la empresa,
además de la descripción de la documentación.
3.2.3. Historia archivística
Objetivo:
Suministrar información sobre la historia que sea apropiada
para su autenticidad, integridad e interpretación de la unidad
de descripción.
Regla:
El archivista debe dar a conocer toda aquella información
pertinente a la historia de la unidad de descripción, aquellos
datos corresponde a la historia de la institución, como lo son
las fechas de creación de la unidad, tipos de documentos,
implementación y migraciones de software, campañas de
mejora, entre otros aspectos que relevan información
institucional.
3.2.4. Forma de ingreso
Objetivo:
Identificar cual es el procedimiento para el ingreso de la
información (transferencia).
Regla:
Ilustrar cual es el procedimiento que se utiliza para la
adquisición de las unidades de descripción y sus fechas,
siempre y cuando no sea información confidencial que no se
debe relevar, si se desconoce su origen se nombra este dato.
15
3.3 Área de contenido y estructura
3.3.1. Alcance y contenido
Objetivo:
Suministrar la información necesaria para apreciar el valor
potencial a los usuarios de la unidad de descripción.
Regla:
Dar una visión de conjunto y realizar un resumen de contenido
de la unidad de descripción.
3.3.2. Valoración, selección y eliminación
Objetivo:
Proporciona la información para realizar acciones de
valoración, selección y eliminación.
Regla:
Establecer las actividades de valoración, selección y
eliminación de las unidades de descripción que afecten de
alguna manera al documento.
3.3.3. Nuevos ingresos
Objetivo:
Informar a los usuarios de ingresos complementarios a la
unidad de descripción.
Regla:
3.3.4. Organización
Objetivo:
Dar a conocer el manejo, la ordenación y el sistema de
clasificación de la unidad de descripción.
Regla:
Determinar la estructura interna, la ordenación y el sistema de
clasificación, indicar los procedimientos realizados por el
16
archivista; si son archivos electrónicos deben proporcionar
información sobre la arquitectura del sistema. (Ver 3.3.1.).
3.4 Área de condiciones de acceso y utilización
3.4.1. Condiciones de acceso
Objetivo:
Informar sobre la situación judicial o normativa que restrinja el
acceso a la unidad de descripción.
Regla:
Especificar la legislación o cualquier tipo de decisión que
afecte el acceso a la unidad de descripción. Indicar el tiempo
durante el cual no estará en disposición la documentación.
3.4.2. Condiciones de reparación
Objetivo:
Identificar qué tipos de restricciones de reproducción existen
en la unidad de descripción.
Regla:
Informar las condiciones que controlan la reproducción de la
unidad de descripción. Si desconocemos la existencia de
restricción no es necesario señalarlas,
3.4.3. Lengua/escritura(s) de la documentación
Objetivo:
Identificar la lengua y la escritura en las unidades de
descripción.
Regla:
Consignar cualquier tipo de lengua o escritura de los
documentos de la unidad de descripción al igual que cualquier
tipo de alfabeto, escritura símbolo o abreviaturas utilizadas,
como lo dice la norma ISO 639-1 e ISO 639-2 (international
standards for languaje codes).
17
3.4.4. Características físicas y requisitos técnicos
Objetivo:
Dar a conocer las características físicas o requisitos técnicos
que afecte la unidad de descripción.
Regla:
Informar cualquier característica física que afecte el uso de la
unidad, incluyendo software y hardware necesario para la
unidad de descripción.
3.4.5. Instrumentos de descripción
Objetivo:
Identificar los tipos de instrumento relativo a la unidad de
descripción.
Regla:
Dar a conocer los tipos de instrumentos que se encuentren en
el archivo o productos, siempre y cuando proporcione
información relativa al contexto de la unidad de descripción.
3.5 Área de documentación asociada
3.5.1. Existencia y localización de los originales
Objetivo:
Para la existencia de copias se debe localizar los originales de
las unidades de descripción.
Regla:
Si el original de la unidad de descripción está disponible se
debe especificar su localización junto con cualquier otro
número de control significativo. Cuando los originales no
existen se debe reportar este hecho.
3.5.2. Existencia y localización de copias
Objetivo:
Dar a conocer la existencia y localización de copias de la
unidad de descripción.
18
Regla:
Cuando la copia está disponible se debe dar a conocer su
localización o cualquier otro número de control significativo.
3.5.3. Unidades de descripción relacionadas
Objetivo:
Identificar las unidades de descripción relacionadas.
Regla:
Dar a conocer las unidades que se encuentran en el archivo o
en cualquier otro lugar que tenga alguna relación, puede ser
por su principio de procedencia. Si la unidad de descripción
relacionada es un instrumento de descripción se utiliza los
elementos de instrumentos de descripción. (Ver 3.4.5.).
3.5.4. Nota de publicaciones
Objetivo:
Identificar cualquier tipo de publicación que tenga relación con
la unidad de descripción.
Regla:
Dar a conocer información de cualquier publicación que se
base en el uso de la unidad de información. Incluir referencias
de las tracciones o ediciones familiares publicadas.
3.6 Área de notas
3.6.1. Notas
Objetivo:
Dar información que no haya podido ser incluida en ningunas
otras áreas.
Regla:
Consignar información significativa no incluida en ningún
otro elemento de la descripción.
19
3.7 Área de control de la descripción
3.7.1. Nota del archivero
Objetivo:
Explicar cómo está preparada la descripción.
Regla:
Especificar las fuentes de consulta para la descripción y quien
lo labora.
3.7.2. Reglas o normas
Objetivo:
Conocer la normatividad en la que está basada la descripción.
Regla:
Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y
locales para la descripción.
3.7.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es)
Objetivo:
Dar a conocer las fechas de elaboración y revisión de la
descripción.
Regla:
Indicar las fechas reales de la implementación y las
actualizaciones de la descripción.
20
CAPITULO 2
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION DE FUNCIONES
ISDF NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
1. ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCIÓN DE FUNCIÓN
1.1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1.1. Tipo
Objetivo:
Indicar si la descripción es de una función o de una de
sus divisiones.
Regla:
Especificar si la descripción es de una función o de una
de sus divisiones, de acuerdo con la terminología
nacional o internacional.
1.1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre
Objetivo:
21
Establecer un punto de acceso normalizado que
identifique de manera unívoca la función.
Regla:
Cumplimentar la(s) forma(s) normalizada(s) del nombre
de la función. Utilizar el ámbito territorial o administrativo
de la función, el nombre de la institución que llevó a cabo
dicha función y otros calificadores cuando sea necesario
para distinguir dicha función de otras funciones con
nombres similares. Este elemento tiene que utilizarse
conjuntamente con el elemento Identificador de la
descripción de función.
1.1.3. Forma(s) paralela(s) del nombre
Objetivo:
Indicar las distintas formas que adopta(n) la(s) forma(s)
autorizada(s) del nombre en otras lenguas o escrituras.
Regla:
Cumplimentar la(s) forma(s) paralela(s) del nombre de
acuerdo con las convenciones o reglas nacionales o
internacionales utilizadas por la institución que elabora la
descripción, incluyendo, en caso necesario, los
subelementos y/o calificadores requeridos por dichas
convenciones o reglas. Especificar en el elemento
Reglas y/o convenciones utilizadas las reglas que se han
aplicado.
1.1.4. Otra(s) forma(s) del nombre
Objetivo:
Indicar cualquier otro nombre de la función.
Regla:
Cumplimentar cualquier otro nombre de la función.
1.1.5. Clasificación
Objetivo:
Clasificar la función de acuerdo con un cuadro de
clasificación.
22
Regla:
Cumplimentar cualquier término y/o código tomado de un
cuadro de clasificación de funciones. Consignar el
cuadro de clasificación utilizado en el elemento Reglas
y/o convenciones utilizadas.
1.2. ÁREA DE CONTEXTO
1.2.1. Fechas
Objetivo:
Identificar la fecha o intervalo de fechas de la función.
Regla:
Proporcionar una fecha o un intervalo de fechas que
incluya las fechas en que la función comenzó y finalizó.
Si la función continúa desarrollándose no es necesario
consignar la fecha final.
1.2.2. Descripción
Objetivo:
Proporcionar información sobre los objetivos de la
función.
Regla:
Cumplimentar una descripción narrativa sobre los
objetivos de la función.
1.2.3. Historia
Objetivo:
Proporcionar un resumen de la historia de la función.
Regla:
Cumplimentar en forma narrativa o de una cronología la
historia de la realización de la función. Se puede incluir
información sobre cómo y por qué se desarrolló la
función, el papel que jugaron los titulares de las oficinas,
departamentos, organismos y otras entidades en la
realización de la función y cómo cambió a lo largo del
23
tiempo. Cuando sea posible, se proporcionarán fechas
como parte integrante de la descripción.
1.2.4. Legislación
Objetivo:
Identificar la base legal de la función.
Regla:
Cumplimentar cualquier ley, directriz o estatuto de
creación, modificación o restricción de la función.
1.3. ÁREA DE RELACIONES
1.3.1. Forma autorizada del nombre/Identificador de la
función relacionada
Objetivo:
Proporcionar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y
cualquier identificador único de la función relacionada.
Regla:
Cumplimentar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y
cualquier identificador único de la función relacionada.
1.3.2. Tipo
Objetivo:
Indicar si la relación se establece con una función o con
una de sus divisiones.
Regla:
Especificar si la relación se establece con una función o
con una de sus divisiones, de acuerdo con la
terminología internacional o nacional.
1.3.3. Categoría de la relación
Objetivo:
Identificar la categoría general de la relación entre la función descrita y la función relacionada. Regla: Cumplimentar una categoría general de la relación. Utilizar categorías generales prescritas por las reglas y/o
24
convenciones nacionales o, en su defecto, una de las tres categorías siguientes: - Jerárquica: Una relación jerárquica es una relación entre una función y cualquiera de sus divisiones, tales como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones. - Temporal: Una relación temporal es aquella en que una función sucede a otra. A su vez, a esta función puede sucederla otra. - Asociativa: Una relación asociativa es una categoría general para relaciones no contempladas en las categorías anteriores.
1.3.4. Descripción de la relación
Objetivo:
Proporcionar una descripción específica de la naturaleza
de la relación.
Regla:
Cumplimentar una descripción precisa de la naturaleza
de la relación entre la función descrita y la función
relacionada.
1.3.5. Fechas de la relación
Objetivo:
Indicar las fechas de duración de la relación entre la
función descrita y la función relacionada.
Regla:
Cumplimentar, cuando sea pertinente, la fecha inicial y/o
la fecha final de la relación. Especificar en el elemento
Reglas y/o convenciones utilizadas cualquier sistema de
datación utilizado, por ejemplo ISO 8601.
25
1.4. ÁREA DE CONTROL
14.1. Identificador de la descripción de función
Objetivo:
Identificar de manera unívoca la descripción de función
dentro del contexto en que ésta será utilizada.
Regla: Cumplimentar un identificador único de la descripción de acuerdo con las convenciones locales y/o nacionales. Si la descripción va a utilizarse internacionalmente, consignar el código del país en que se elaboró la descripción de acuerdo con la última versión de ISO 3166 Códigos para la representación de nombres de países. Cuando el autor de la descripción sea un organismo internacional, se facilitará su identificador de organización en lugar del código de país.
1.4.2. Identificador(es) de institución(es)
Objetivo:
Identificar la(s) institución(es) responsable(s) de la
descripción.
Regla:
Cumplimentar la(s) forma(s) autorizada(s) completa(s)
del nombre de la(s) institución(es) responsable(s) de la
elaboración, modificación o difusión de la descripción o,
alternativamente, consignar un código de identificación
reconocido para dicha(s) institución(es).
1.4.3. Reglas y/o convenciones utilizadas
Objetivo: Identificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la elaboración de la descripción. Regla:
26
Cumplimentar los nombres y, cuando sea útil, las fechas de edición o publicación de las convenciones o reglas aplicadas.
1.4.4. Estado de elaboración
Objetivo:
Indicar el estado de elaboración de la descripción, de tal
forma que los usuarios puedan entender la situación
actual de la descripción.
Regla:
Cumplimentar la situación actual de la descripción,
indicando si es un borrador, si está finalizada, revisada o
eliminada.
1.4.5. Nivel de detalle
Objetivo:
Indicar si la descripción tiene un nivel de detalle básico,
parcial o completo.
Regla:
Precisar si la descripción tiene un nivel de detalle básico,
parcial o completo, de acuerdo con las reglas y/o
directrices internacionales y/o nacionales. En ausencia
de reglas y/o directrices nacionales, se considerará que
las descripciones básicas son aquellas que incluyen sólo
los tres elementos esenciales de una descripción
conforme con la ISDF, mientras que las descripciones
completas serán aquellas que incluyen información de
todos los elementos pertinentes de la ISDF.
1.4.6. Fechas de creación, revisión o eliminación
Objetivo:
Indicar cuándo se elaboró, revisó o eliminó la
descripción.
Regla:
27
Cumplimentar la fecha en que se elaboró la descripción y
las fechas de las diferentes revisiones.
1.4.7. Lengua(s) y escritura(s)
Objetivo:
Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizadas en la
descripción.
Regla:
Cumplimentar la lengua(s) y/o escritura(s) de la
descripción.
1.4.8. Fuentes
Objetivo: Indicar las fuentes consultadas para la elaboración de la descripción. Regla: Cumplimentar las fuentes consultadas para la
elaboración de la descripción.
1.4.9. Notas de mantenimiento
Objetivo:
Documentar la elaboración y los cambios realizados en la
descripción.
Regla:
Cumplimentar las notas pertinentes sobre la elaboración y
mantenimiento de la descripción.
2. VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES,
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOY OTROS RECURSOS
2.1. Identificador y forma(s) autorizada(s) del
nombre/título de la entidad relacionada
Objetivo:
Identificar de manera unívoca la entidad relacionada
(institución, documento/s de archivo u otro recurso de
28
información) y permitir la vinculación de la descripción de
función con la descripción de la entidad relacionada.
Regla:
Cumplimentar el identificador único/código de referencia y
la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad
relacionada.
2.2. Naturaleza de la relación
Objetivo:
Identificar la naturaleza de la relación entre la función y la
entidad relacionada.
Regla:
Describir la naturaleza de la relación entre la función y la
entidad relacionada.
En el caso de relaciones con instituciones, cumplimentar
información relativa a la manera en que la institución realiza
la función, por ejemplo, completamente, parcialmente,
conforme a la legislación, conforme al mandato.
2.3. Fechas de la relación
Objetivo:
Indicar las fechas de duración de la relación entre la función y
la entidad relacionada.
Regla:
Cumplimentar, cuando sea pertinente, la fecha inicial y la
fecha final de la relación.
29
CAPITULO 3
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION DE INSTITUCIONES
ISDIAH NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIBIR
INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN FONDOS DE ARCHIVOS
1. ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN
1.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1.1. Identificador
Objetivo:
Proporcionar un código numérico o alfanumérico para la
identificación de la institución los fondos de archivo.
Regla:
Implementar un código numérico o alfanumérico que
identifique la institución a cargo de custodiar los fondos de
archivo, de acuerdo a la normatividad nacional e
internación.
30
1.1.2. Forma(s) Autorizada(S) Del Nombre
Objetivo:
Crear un punto de acceso normalizado que identifique de
manera unívoca la institución detentora de los fondos de
archivo, objeto de la descripción.
Regla:
Registrar la forma autorizada del nombre de la institución
que custodia los fondos de archivo, añadiendo en su caso
los calificadores necesarios (por ejemplo fechas, lugar).
En el elemento Reglas y/o convenciones precisar las
reglas que se han aplicado en este elemento.
1.1.3. Forma(s) Paralela(S) Del Nombre
Objetivo:
Indicar las distintas formas que adopta la forma autorizada del nombre de la institución detentora de los fondos de archivo en otra(s) lengua(s) o escritura(s). Regla:
Registrar la(s) forma(s) paralela(s) del nombre de la institución que conserva los fondos de archivo que está siendo descrita de acuerdo con las convenciones o reglas nacionales o internacionales utilizadas por el servicio de archivo responsable de la elaboración de la descripción, incluyendo todos los subelementos o todos los calificadores necesarios requeridos por las mencionadas convenciones o reglas. Especificar en el elemento Reglas y/o convenciones las
reglas aplicadas.
1.1.4. Otra(s) Forma(S) Del Nombre
Objetivo:
Proporcionar cualquier otro(s) nombre(s) de la institución descrita que custodia los fondos de archivo, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación. Regla:
31
Registrar cualquier otro nombre de la institución detentora de los fondos de archivo por el cual puede ser conocida, tales como otras formas del mismo nombre, acrónimos, otros nombres institucionales, o cambios sufridos por el nombre a lo largo del tiempo y si es posible, sus correspondientes fechas.
1.1.5. Tipo de Institución Que Conserva Los Fondos
De Archivo
Objetivo:
Identificar la tipología de la institución que custodia los
fondos de archivo.
Regla:
Registrar el tipo de institución que detenta los documentos de archivo. Nota: Pueden utilizarse y/o combinarse diferentes criterios y sistemas para clasificar las instituciones que custodian los fondos de archivo, aplicando las pertinentes reglas, convenciones o vocabularios controlados usados a nivel nacional o internacional.
1.2 ÁREA DE CONTACTO
1.2.1 Localización y Dirección(es)
Objetivo:
Facilitar todas las direcciones pertinentes de la institución
detentora de los fondos de archivo descrita, tanto las
direcciones físicas como electrónicas.
Regla:
Consignar los datos de localización de la institución que conserva los fondos de archivo para el acceso público (calle y número, código postal, ciudad, provincia, demarcación, país). Indicar asimismo cualquier otra dirección necesaria (por ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). Consignar también, la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web).
32
1.2.2 Teléfono, Fax, Correo Electrónico
Objetivo:
Proporcionar los datos necesarios para contactar con la institución que tiene la custodia de los documentos de archivo. Regla:
Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta electrónica que pueda ser empleada para contactar y/o comunicarse con la institución que custodia los fondos de archivo.
1.2.3 Personas de Contacto
Objetivo:
Proporcionar a los usuarios la información necesaria para contactar con los miembros del personal. Regla:
Registrar el nombre, los datos de contacto y el cargo de los miembros del personal (nombre, apellido, área de responsabilidad, correo electrónico, etc.). Esta información debe ser coherente con la información proporcionada en el elemento Estructura Administrativa.
1.3 ÁREA DE DESCRIPCIÓN
1.3.1 Historia de la Institución que Custodia los Fondos de
Archivo
Objetivo:
Proporcionar una breve historia de la institución que custodia
los fondos de archivo.
Regla:
Registrar la información pertinente sobre la historia de la
institución que custodia los fondos de archivo. Este elemento
puede incluir información sobre las fechas de fundación,
cambios en la denominación, cambios de los textos
constitutivos de la institución y de otras fuentes reglamentarias.
33
1.3.2 Contexto Cultural y Geográfico
Objetivo:
Proporcionar información sobre el contexto geográfico y cultural de la institución que detenta los fondos de archivo. Regla: Identificar el área geográfica a la que pertenece la institución detentora. Consignar cualquier otra información importante relativa al contexto cultural de la institución detentora.
1.3.3 Atribuciones/Fuentes legales
Objetivo:
Indicar las fuentes legales de la institución que custodia los
fondos de archivo, origen de sus competencias legales,
funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la
territorial.
Regla:
Citar cualquier documento, ley, directriz o Carta que actúe como fuente legal para ejercer las competencias, funciones y responsabilidades de la institución detentora de los fondos de archivo que se está describiendo, junto con la información sobre la jurisdicción o jurisdicciones competentes y fechas durante las que se aplicaron o modificaron sus atribuciones.
1.3.4 Estructura Administrativa
Objetivo:
Objetivo:
Representar la actual estructura administrativa de la institución
que custodia los fondos de archivo.
Regla:
Describir la actual estructura administrativa de la institución que
conserva los fondos de archivo de forma narrativa o
representarla mediante el uso de organigramas.
1.3.5 Gestión de Documentos y Política de Ingresos
Objetivo:
34
Informar sobre la gestión de documentos y la política de ingreso de documentos desarrollada por la institución que custodia los documentos de archivo. Regla:
Consignar la información relativa a la gestión de documentos y
al sistema de ingresos de la institución que conserva los fondos
de archivo. Definir el alcance y naturaleza de los materiales que
adquiere la institución. Indicar asimismo si la mencionada
institución acepta donaciones, compras y/o depósitos de
documentos de archivo. Si la política de ingresos incluye una
búsqueda activa y/o un trabajo de rescate de documentación,
entonces esta información debe ser señalada de manera
explícita.
1.3.6 Edificio(s)
Objetivo:
Aportar información sobre el edificio o los edificios de la
institución que detenta los fondos de archivo.
Regla:
Registrar información relativa al edificio/s de la institución que custodia los fondos de archivo (características generales y peculiaridades arquitectónicas del edificio, capacidad del área de depósito). Cuando sea posible proporcionar información que pueda ser utilizada para generar estadísticas.
1.3.7 Fondos y otras Colecciones Custodiadas
Objetivo:
Proporcionar una aproximación a los fondos y otras agrupaciones documentales custodiados en la institución que detenta los fondos de archivo. Regla:
Consignar de forma resumida los fondos y agrupaciones
documentales que la institución custodia, describiendo como y
cuando se formaron. Facilitar información sobre el volumen, los
formatos de los soportes, temática.
35
1.3.8 Instrumentos de Descripción, Guías y Publicaciones
Objetivo:
Proporcionar una visión general de los instrumentos de
descripción publicados y/o no publicados, y especialmente de
las guías, preparadas por la institución que custodia los fondos
de archivo así como cualquier otra publicación que se considere
pertinente.
Regla:
Registrar el título y otra información útil relativa a los
instrumentos de descripción y guías, publicados y/o no
publicados preparados por la institución que conserva los
fondos de archivo y cualquier otra publicación que se
consideren pertinente. Utilizar la norma ISO 690
Documentación - Referencias bibliográficas - Contenido, forma
y estructura, y de otras reglas de catalogación nacionales o
internacionales.
1.4 ÁREA DE ACCESO
1.4.1 Horarios de Apertura
Objetivo:
Facilitar información sobre el horario de apertura y las fechas
anuales de cierre de la institución que custodia los recursos
archivísticos.
Regla:
Consignar el horario de apertura, las vacaciones anuales y los
días festivos de la institución, así como cualquier cierre que se
tenga previsto. Consignar los horarios relativos a la
disponibilidad, o no, de ciertos servicios (por ejemplo
exposiciones, servicios de referencia).
1.4.2 Condiciones y Requisitos para el Uso y el Acceso
Objetivo:
36
Facilitar información relativa a las condiciones, requisitos y
procedimientos necesarios para el acceso y el uso de los
servicios que ofrece la institución.
Regla:
Describir las políticas de acceso, incluyendo cualquier
restricción y/o regulación para el uso de los materiales y los
servicios. Consignar información relativa a certificaciones,
visitas concertadas, tarjetas de investigador, cartas de
presentación, tarifas de admisión. Cuando se considere
apropiado, hacer referencia a la legislación pertinente.
1.4.3 Accesibilidad
Objetivo:
Proporcionar información relacionada con el acceso físico a la
institución que detenta los fondos de archivo y a sus servicios.
Regla:
Consignar información sobre los medios de transporte a la
institución que detenta los fondos de archivo y cualquier detalle
sobre las facilidades existentes para usuarios con movilidad
reducida, incluyendo las relativas al diseño del edificio,
equipamientos o herramientas especiales, aparcamiento o área
de tránsito.
1.5 ÁREA DE SERVICIOS
1.5.1 Servicios de Ayuda a la Investigación
Objetivo:
Proporcionar información sobre los servicios de ayuda a las
consultas e investigación que se ofrecen en la institución que
custodia los documentos de archivo.
Regla:
Consignar la información de los servicios ofrecidos
presencialmente a los ciudadanos, por la institución tales como
sala de consulta e investigación, servicio de referencia,
37
biblioteca auxiliar, sala de consulta de mapas y planos, de
microformas, sala de audiovisuales, disponibilidad de puestos
informáticos, idiomas hablados por el personal, etc. Consignar
asimismo toda la información necesaria sobre los servicios de
consulta a distancia que se proporcionan, tales como las
búsquedas efectuadas por la propia institución y las tarifas
aplicadas en su caso.
1.5.2 Servicios de Reproducción
Objetivo:
Proporcionar información sobre los servicios de reproducción.
Regla:
Consignar la información relativa a los servicios de reproducción ofrecidos al público (microfilms, fotocopias, fotografías, copias digitales). Especificar las condiciones generales y requisitos de estos servicios, incluyendo las tarifas aplicadas y las normas de publicación.
1.5.3 Espacios Públicos
Objetivo:
Proporcionar información sobre los espacios públicos
disponibles.
Regla:
Consignar la información relativa a los espacios disponibles
para el uso público (exposiciones permanentes o temporales,
acceso a Internet gratuito o con cargo, máquinas
expendedoras, cafetería, restaurante, tiendas)
1.6 ÁREA DE CONTROL
1.6.1 Identificador de la Descripción
Objetivo:
38
Identificar la descripción de la institución que conserva los
fondos de archivo de forma unívoca dentro del contexto en el
cual va a ser utilizada.
Regla:
Registrar un único identificador de la descripción de acuerdo a
las normas locales y/o nacionales. Si la descripción va a ser
objeto de uso internacional, consignar el código del país en el
cual la descripción se ha elaborado según la última versión de
ISO 3166
- Código para la representación de nombre de países. Cuando
el autor de la descripción sea una organización internacional, se
utilizará su correspondiente código de identificación, en lugar
del código del país.
1.6.2 Identificador de la Institución
Objetivo:
Identificar el servicio/s responsable de la descripción.
Regla:
Consignar de manera completa, la forma autorizada del nombre
de la entidad responsable de la elaboración, modificación y
difusión de la descripción, o bien, indicar el código de
identificación de la entidad de acuerdo a las reglas nacionales o
internacionales de codificación de entidades.
1.6.3 Reglas y/o Convenciones
Objetivo:
Señalar las convenciones o reglas nacionales o internacionales
que han servido para la elaboración de la descripción.
Regla:
Registrar el nombre y, cuando sea necesario, la edición o datos
de publicación de las convenciones o reglas aplicadas. Precisar
claramente las normas que se han aplicado para elaborar la
(las) Forma(s) autorizada(s) del nombre. Hacer referencia a
39
cualquier sistema(s) de datación utilizado para identificar las
fechas en este registro de autoridad (por ejemplo ISO 8601)
1.6.4 Estado de Elaboración
Objetivo:
Indicar el estado de elaboración de la descripción, de forma que
los usuarios puedan entender la situación actual de ésta.
Regla:
Precisar la situación actual de la descripción, indicando si la
descripción es un borrador, si está finalizado y/o revisado o
eliminado.
1.6.5 Nivel de Detalle
Objetivo:
Indicar si la descripción presenta un nivel de detalle básico,
parcial o completo.
Regla:
Precisar si la descripción tiene un nivel de detalle básico,
parcial o completo de acuerdo con las reglas y/o directrices
internacionales y/o nacionales pertinentes.
Cuando no haya directrices o reglas nacionales, se considerará
que el nivel de detalle básico corresponde a los registros que
incluyen tan sólo información de los tres elementos
considerados obligatorios en la norma ISDIAH, mientras que los
registros completos serán los que incluyan en la descripción la
información de todos los elementos de la norma ISDIAH
considerados pertinente.
1.6.6 Fechas de Creación, Revisión o Eliminación
Objetivo:
Indicar cuándo se ha redactado, revisado o eliminado esta
descripción.
Regla:
40
Registrar la fecha en que se elaboró la descripción y las fechas
de las diferentes revisiones. Especificar en el elemento Reglas
y/o convenciones en los sistemas de datación utilizados, p.e.
ISO 8601.
1.6.7 Lengua(s) y Escritura(s)
Objetivo:
Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la
elaboración de la descripción de la institución que custodia los
fondos de archivo.
Regla:
Registrar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) de la descripción.
Incluir el código ISO apropiado para lenguas (ISO 639-2 -
Código para la representación de nombres de lenguas) o
escrituras (ISO 15924 - Código para la representación de
nombres de escrituras)
1.6.8 Fuentes
Objetivo:
Consignar las fuentes consultadas para la elaboración de la
descripción de la institución que detenta los fondos de archivo.
Regla:
Registrar las fuentes consultadas para el proceso de
elaboración de la descripción de la institución.
1.6.9 Notas de Mantenimiento
Objetivo:
Documentar la información adicional relativa a la elaboración y
los cambios realizados en la descripción.
Regla:
Registrar la información pertinente sobre la elaboración y
actualización de la descripción. Por ejemplo, en este elemento
41
se puede mencionar los nombres de las personas responsables
de la creación y/o revisión de la descripción.
2. VINCULACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
QUECUSTODIA LOS FONDOS DE ARCHIVO CON LOS
RECURSOSARCHIVISTICOS Y SUS PRODUCTORES
2.1. Título e Identificador del Recurso Archivístico
colacionado
Objetivo:
Identificar los recursos archivísticos relacionados y/o establecer
el vínculo entre la descripción de la institución que custodia los
fondos con la descripción de los recursos archivísticos
relacionados, cuando éstos existan.
Regla:
Reseñar el identificador único y el título de los recursos
archivísticos relacionados.
2.2. Descripción de la Relación
Objetivo:
Identificar la naturaleza de la relación entre la institución
detentora y los fondos o colecciones que conserva conforme a un
cuadro y/o criterio de clasificación.
Regla:
Calificar la relación entre la institución detentora y los fondos y
colecciones, aplicando un cuadro de clasificación y/o un criterio
acordado, adoptado por la mencionada institución.
2.3. Fechas de la Relación
Objetivo:
Proporcionar la fecha de la relación entre la institución que
custodia los fondos de archivo y los recursos archivísticos
asociados.
42
Regla:
Consignar cualquier fecha pertinente relativa a la relación entre la
institución que conserva los fondos de archivo y los recursos
archivísticos vinculados.
2.4. Forma(s) Autorizada(s) del Nombre e Identificador
del Registro de Autoridad Relacionado
Objetivo:
Identificar los productores de los documentos de archivo vinculando
la descripción de las instituciones que custodian los fondos de
archivo con la descripción del productor de los documentos
relacionados, cuando tal descripción exista.
Regla:
Consignar la forma(s) autorizada(s) del nombre y el identificador del
registro de autoridad del productor de los documentos de archivo
relacionados.
43
CAPITULO 4
NORMATIVIDAD Y DESCRIPCION DE FUNCIONES
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: MANUAL PARA ARCHIVERO
INTRODUCCIÓN
Este Manual se basa las dos normas, la ISO 15489-1 y la ISO/TR
15489- la terminología y las definiciones que utiliza proceden de la
ISO 15489-1 (Gestión de Documentos). Esta Norma Internacional se
centra en la gestión de documentos electrónicos: algunos aspectos
se abordan con mayor profundidad desde su perspectiva. Se
recomienda a los lectores del Manual que estudien primero la Guía,
la ISO 15489-1 y la ISO/TR 15489-2.
INFLUENCIA
1. Objetivos
Proporcionar una lista básica de verificación de los aspectos estratégicos que los archiveros deberían tener en cuenta cuando pretendan influir en sus organizaciones en lo que respecta a los temas relacionados con los documentos electrónicos.
Describir los aspectos básicos de la gestión de documentos que debería tener en cuenta un programa archivístico y proponer tácticas para hacerlo.
44
Sugerir enfoques para aplicar un programa archivístico de documentos electrónicos.
Identificar las capacidades y los recursos técnicos necesarios para llevar a cabo el programa.
proporcionar recursos a los archiveros para intervenir de manera eficaz en la promoción de buenas prácticas de tratamiento archivístico.
2. Resumen
Uno de los objetivos de los archiveros es conservar los documentos de valor permanente y facilitar el acceso a dichos documentos, hablando de documento en papel, esto no significa que los archivistas deban mantenerse al margen hasta el momento en que una organización lo considere. Este capítulo aborda las medidas que es necesario adoptar desde una perspectiva estratégica para mejorar la gestión de los documentos antes de su transferencia a un archivo. Trata diferentes áreas del ámbito del tratamiento archivístico, incluyendo las políticas, el marco jurídico y normativo, la cooperación con organizaciones e instituciones, los archiveros deben garantizar a sus organizaciones lo siguiente:
Se crean documentos auténticos y fiables como testimonio de las actividades de la organización; y
Se mantiene la integridad y utilidad de los documentos identificados como de valor permanente hasta que éstos se transfieren a un archivo.
3. Cuestiones esenciales
La influencia esencial es desarrolla función de una jerarquía que permitirá realizar una marcha deductiva sistemática desde los principios archivísticos. Los pasos que seguiremos son los siguientes:
Identificar los principios archivísticos;
45
Determinar las consideraciones estratégicas;
Elegir el modo de implantación;
Abordar cuestiones técnicas;
Desarrollar aptitudes específicas. Identificar los principios archivísticos La identificación de los principios de un programa archivísticos se basa en los siguientes:
Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario.
Las reglas aplicables a la creación y la incorporación de documentos y metadatos relativos a los mismos deberían incluirse en los procedimientos que rigen todos los procesos del negocio que se requiere una evidencia de la actividad; y
Los planes para asegurar la continuidad de las actividades de la organización y las medidas de emergencia, como parte del análisis de riesgos, deberían garantizar la identificación, protección y recuperación de los documentos que son esenciales para el funcionamiento de la organización.
Determinar las consideraciones estratégicas Los archiveros que quieran trabajar con documentos electrónicos deben recordar cuatro aspectos básicos que serán la clave de su éxito. Esos aspectos constituirán la base de su visión estratégica:
Las claves del éxito de un programa son una clara visión estratégica, una comprensión realista de las posibilidades del programa y flexibilidad para adaptarse a los cambios en las prioridades y a las necesidades del cliente;
Para obtener buenos resultados, los archiveros deben aprovechar las oportunidades y ser intervencionistas;
46
Los archiveros deben potenciar el valor añadido y los servicios que prestan a sus clientes;
Ni las cuestiones archivísticas ni las concernientes a la gestión de documentos podrán considerarse como prioridades aisladas. Por el contrario, deberían entenderse y promoverse como elementos esenciales para que las organizaciones alcancen sus objetivos más amplios: los poderes públicos y las empresas no pueden operar de manera eficaz sin documentos y la gestión archivística en su conjunto es fundamental para lograr esos objetivos.
Desarrollar una visión estratégica Una visión estratégica en relación con los documentos electrónicos debe tener en cuenta dos aspectos: la percepción archivística de lo que se espera conseguir y la realidad del contexto organizativo. La visión estratégica debería fundamentarse en los principios archivísticos presentados en el apartado Identificar los principios archivísticos. Sin embargo, las capacidades presentes y futuras de los archivos y la situación organizativa en que éstos funcionan determinarán los objetivos de corto y medio alcance que deberían promover y el enfoque que deberían adoptar para tratar de influir en quienes toman las decisiones.
Contexto administrativo Los archiveros que trabajan en las Administraciones públicas deben seguir la dirección estratégica marcada por la Administración para la que trabajan. El punto de partida es comprender cuáles de los objetivos de la Administración afectan o se ven afectados por el tratamiento archivístico de los documentos. De esa manera, los archivos pueden situarse y situar sus servicios en el contexto de esos objetivos. En el área de las tecnologías de la información, los objetivos habituales de la Administración son mejorar las prácticas de gestión de datos e información, hacer un uso rentable de la tecnología, aumentar el nivel de apoyo tecnológico a aquellos que adoptan las decisiones en la Administración y a los funcionarios, y aumentar la disponibilidad de los servicios electrónicos para el ciudadano.
47
La infraestructura organizativa de la Administración: ¿está muy centralizado el proceso de toma de decisiones o son relativamente independientes cada uno de los organismos administrativos?
La infraestructura técnica de la Administración, cuando más normalizada esté la infraestructura, más fácil será para los archiveros prestarle su apoyo para desarrollar un sólido programa archivístico.
¿Qué nivel de preparación e interés existe por parte de la Administración y sus organismos respecto a la gestión archivística? Si la Administración tiene tradición archivística, los archiveros tendrán una base firme para trabajar y ejercer su influencia.
¿Qué desarrollo alcanzan los programas de gestión de documentos dentro de la Administración y de sus organismos?
En las Administraciones públicas que tienen una estructura fuertemente centralizada y que adquieren y administran el equipamiento y las aplicaciones informáticas también de forma centralizada, los archiveros podrán optar por trabajar a través de la política central y los órganos competentes para la adquisición para influir en las decisiones administrativas que mejorarán el nivel del tratamiento archivístico de los documentos dentro de la Administración. Si ésta está menos centralizada, los archiveros tendrán que trabajar necesariamente a través de cada uno de los organismos de influencia utilizando un enfoque “de abajo a arriba”, conquistando éxitos que puedan servir de precedente para futuras iniciativas. Aunque los dos enfoques no son necesariamente excluyentes, los archiveros necesitarán valorar cuál producirá mejores resultados teniendo en cuenta los recursos disponibles para los archivos.
Contexto archivístico El desarrollo y enfoque para tratar de influir en la forma en que las Administraciones públicas producen y gestionan los documentos electrónicos, los archivos deberían evaluar las siguientes cuestiones:
48
Orientación: ¿Cómo planean posicionarse los archivos respecto a la Administración? Entre los posibles papeles que puede asumir un archivo están los siguientes: presentarse como un tercero de confianza para custodiar los documentos, como una institución de servicios, o como una entidad supervisora o inspectora.
A corto plazo, ¿cuál es el principal cliente de los archivos, la Administración en su conjunto (por ejemplo, la Administración central, organismos concretos dentro de la Administración, unidades de tecnologías de la información de dentro de los organismos, o unidades operativas de los organismos)? Aunque, puede ocurrir que las unidades operativas de dentro de los organismos sean los clientes que más interesados estén en trabajar con ellos.
¿Cuáles son los objetivos a corto plazo de un archivo? Uno o varios de los siguientes podrían ser esos objetivos a corto plazo: salvaguardar documentos importantes, construir una base de apoyo para la aplicación de los principios archivísticos dentro de la Administración, reforzar el marco jurídico para que los archivos trabajen con documentos electrónicos, promover iniciativas concretas de gestión de documentos, como la administración electrónica o hacer que la Administración pase del nivel de gestión de datos o información al de gestión archivística.
¿Los archivos desean prestar servicios de custodia de
documentos electrónicos, ya sea a través de servicios internos
o a través de contratos con proveedores comerciales o de otra
índole? La capacidad de que tienes los archivistas para
prestar estos servicios conferirá a los archivos mayor
flexibilidad a la hora de determinar su papel respecto a la
Administración.
Personal
49
¿Es capaz el personal de los archivos de influir en quienes toman
las decisiones en el seno de la Administración y de prestarles ayuda
en el desarrollo de políticas, procedimientos y otras mejoras
estructurales para apoyar la gestión de documentos electrónicos?
De ser así, esto permitirá a los archivos emprender un programa
activo para influir en la Administración.
¿Está el personal de los archivos en posición y está capacitado
para prestar apoyo a las unidades administrativas para resolver
problemas específicos con los documentos electrónicos? Esto
podría incluir prestar ayuda a las unidades para determinar la
documentación.
¿Es capaz el personal de asesorar a las unidades administrativas
en la resolución de problemas técnicos relacionados con la
gestión archivística, como la selección del mejor software para
las funciones archivísticas o la determinación de la mejor manera
de migrar documentos de una plataforma a otra?
Los objetivos enumerados anteriormente son de esfuerzo para
lograrlos, al inicio del proceso de transición de una Administración
hacia un sistema electrónico de archivo. En muchos casos, sólo se
alcanzarán esos objetivos en un largo periodo de tiempo, para ello
se deben dar buenos resultados a la Administraciones.
Elegir el modo de implantación
Este consiste en un trabajo arduo, pues hasta la fecha el archivo no
es reconocido dentro de la organización como un área de
importancia, a pesar de saber que los documentos son esenciales
para todas las actividades de la Administración. Los archiveros se
enfrentan a un proceso de tres etapas para llamar la atención de los
altos cargos de la Administración sobre la gestión archivística.
50
1. ayudar a los altos cargos a establecer la relación entre el trabajo
que desempeñan, la documentación que guardan y el tratamiento
archivístico;
2. explicarles las funciones de los archiveros y la experiencia y el
apoyo que estos profesionales pueden ofrecerles; e
3. incorporar la gestión archivística al trabajo de las organizaciones
en lugar de considerarla como una función independiente.
Marco jurídico y normativo
Este apartado da por supuesto que los archivos gozan de
reconocimiento legal dentro de la Administración. También es
deseable que la gestión de documentos tenga un reconocimiento
desde el punto de vista jurídico. La Guía y la Norma ISO 15489-1
deberían ser suficientes para garantizar los principios articulados. Si
no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el
desarrollo de un marco legal.
En el diseño de un marco legal para el tratamiento archivístico de
documentos electrónicos, surgen una serie de principios
fundamentales nombrados a continuación
definición clara de documento: tanto la Guía como la Norma
ISO ofrecen definiciones que pueden servir de base para la
definición de los documentos de la Administración;
exigencia de responsabilidad en relación con el tratamiento
archivístico de los documentos: las leyes deberían exigir que
los funcionarios de la Administración conservasen documentos
como justificación de sus actividades;
acceso adecuado a los documentos de la Administración: el
acceso por parte de terceros interesados y de miembros de la
propia Administración es una buena herramienta para
promocionar el tratamiento archivístico de los documentos.
51
Aunque los documentos confidenciales deban estar protegidos
y no puedan ser desvelados durante un tiempo, los archiveros
y otros responsables de la gestión de documentos deberían
colaborar para garantizar finalmente el acceso a esos
documentos si finalmente se integran en un archivo histórico;
protección de la intimidad: la intimidad de las personas debe
ser protegida. No obstante, los archiveros y otros
profesionales de la información deberían cooperar para
garantizar que las leyes que protegen la intimidad no
conduzcan a la reserva permanente de los documentos con
valor permanente o a su destrucción.
Políticas y responsabilidades
En este contexto, las políticas se definen como prácticas obligatorias
dentro de cada organización concreta o dentro de cada grupo de
unidades de la Administración. Los archiveros deberían trabajar
junto a quienes toman las decisiones para garantizar que la
organización ha aplicado las políticas necesarias tanto para
acometer la gestión de documentos como los programas
archivísticos de conservación a largo plazo, para desarrollar una
política de gestión de documentos electrónicos que afecte a toda la
Administración.
Desarrollo de sistemas de archivo
Este debe basar en las políticas implementadas en el archivo,
proporcionando la adopción de criterios archivísticos en la
producción y la gestión de los documentos durante su tramitación o
ciclo de vida de los documentos, pero su implantación se produce
en el nivel de cada sistema de archivo. La Norma ISO 14589-1
contiene una amplia lista de cuestiones de política y de propuestas
de requisitos que los archiveros pueden utilizar como punto de
partida para la cooperación con otros profesionales responsables de
la gestión de documentos en la promoción de una adecuada gestión
52
de documentos como base para la producción y conservación de
archivos históricos valiosos.
Dentro del marco definido por la Norma ISO 15489, los archiveros
deberían centrarse en un conjunto de cuestiones relacionadas con
el ciclo de vida de los documentos:
Cooperación
La cooperación se da del trabajo en conjunto archivo vs
Administración para obtener un conjunto de beneficios. En primer
lugar, dichas organizaciones pueden ofrecer a los archiveros un
apoyo que puede aumentar la eficacia del trabajo. En segundo
lugar, estas organizaciones pueden proporcionar una base política
que ofrezca a los archiveros el trampolín que podrían necesitar para
lograr la cooperación inicial por parte de determinadas unidades
administrativas o gestores. En tercer lugar, la experiencia ha
demostrado que si los requisitos archivísticos están vinculados a los
de otros órganos (por ejemplo, en el caso de políticas de desarrollo
de sistemas de información general), llegan a un público más
numeroso y tienen más posibilidades de ser implantados.
Las contribuciones potenciales variarán en función de las
circunstancias concretas, pero éstas son algunas de las ideas
utilizadas con éxito por parte de los archiveros en otras situaciones:
Los archiveros adoptan una amplia visión de cómo documenta
sus actividades el conjunto de la Administración. Esta
perspectiva global es un recurso potencial para quienes toman
decisiones y para otras personas;
Los archiveros han sido los primeros en aplicar muchos
conceptos que son ahora de interés para la gestión de
documentos y para los colectivos que trabajan en las
tecnologías de la información, como el concepto de
documentos auténticos y fiables;
53
Los archiveros pueden actuar como terceros de confianza que
custodian documentos necesarios para la Administración, pero
que ésta ya no utiliza con asiduidad en sus actividades; y
Los archiveros son expertos en la identificación del valor a
largo plazo de los documentos y de su utilidad para otros,
además de para sus productores.
4. Abordar cuestiones técnicas
Cuestiones que afectan al conjunto de la Administración
Las organizaciones deben incorporar a los archiveros en las
Administraciones para mejorar el tratamiento archivístico de los
documentos en lo que respecta al desarrollo tecnológico y no
tecnológico. Los archiveros deberían ser conscientes de que
muchas Administraciones no estarán preparadas para poner en
práctica una auténtica política archivística con respecto a los
documentos electrónicos. Sin embargo, podrían estar interesadas
en la contribución de los archiveros para mejorar la gestión de
información y de datos, ya que son ellos quien manejas los
procedimientos y conocen de las políticas internas de los archivos.
Los archiveros pueden ofrecer sus servicios, ayudando a las
organizaciones administrativas a desarrollar sus tareas archivísticas
de conservación de documentos electrónicos más importantes para
su futuro.
Información compartida: todos se benefician cuando la
Administración favorece la posibilidad de compartir la
información entre los departamentos y con grupos externos.
Gracias a la posibilidad de compartir información se pueden
desarrollar normas comunes para los documentos electrónicos
y una mejor documentación de los sistemas. Además, de esta
54
manera, se pueden establecer definiciones y normas comunes
de datos y normas de intercambio de documentos, lo que
permitirá una gestión más adecuada.
Portabilidad de los documentos: una cuestión fundamental
para los archiveros respecto a los documentos electrónicos es
la gestión y la conservación de los documentos producidos en
las aplicaciones ofimáticas (por ejemplo, los procesadores de
texto, el correo electrónico, etc.). Últimamente este tema ha
cobrado importancia para los especialistas en tecnologías de
la información, principalmente por las ventajas para el
intercambio de documentos en la Administración. Uno de los
enfoques más prometedores es la utilización del etiquetado de
contenidos (por ejemplo, utilizando el lenguaje XML,
eXtensibleMarkupLanguage). Los archiveros deberían apoyar
tales iniciativas porque dicha utilización ofrece ventajas para el
tratamiento archivístico de los documentos.
Arquitectura común de información: los requisitos impuestos
por la ley o la normativa exigen enfoques comunes en cuanto
a las firmas electrónicas, las comunicaciones y otras
cuestiones similares. En definitiva, siempre es preferible la
existencia de algunos componentes comunes en la
arquitectura de los sistemas que su total ausencia. Es
necesario que los profesionales que desarrollan los sistemas
se den cuenta de que el tratamiento archivístico de los
documentos es un componente esencial de la gestión de la
información y que exigirá un mayor impulso para garantizar la
autenticidad y la fiabilidad de los documentos. El desarrollo de
una arquitectura que permita y simplifique esto facilitará el
tratamiento archivístico de los documentos.
Paquetes de software estándar: la normativa de la
Administración que regula el desarrollo de paquetes de
software comunes, sistemas de correo electrónico y otros
55
componentes comunes de infraestructura beneficiará a los
archiveros.
Conversión de documentos: desde hace mucho tiempo los
archiveros han proporcionado estándares para la conversión
de documentos a microformas. Los archiveros deberían
participar igual de activamente en el desarrollo de normas para
la conversión de documentos y la identificación de metadatos
para la gestión de los documentos de las Administraciones.
Conservación de documentos: en un mundo dominado por el
papel, los archiveros se ocupaban de la conservación física de
los documentos, y eran considerados expertos en esa materia.
En la Administración habrá quienes se dirijan a ellos en busca
de consejo en este tema y el debate sobre las opciones de
conservación es una excelente oportunidad para que los
archiveros ejerzan su influencia en numerosas cuestiones
relacionadas con el tratamiento archivístico de los
documentos.
Directrices para el desarrollo de sistemas: para garantizar un
adecuado tratamiento archivísticos los archiveros deben
participar en el desarrollo de los sistemas electrónicos de
archivo, ya sea de manera directa o indirecta a través de
normativas y políticas que exijan la incorporación de los
requisitos archivísticos.
Cuestiones archivísticas
La conservación de documentos electrónicos, es una de las más
importantes para este tema, los archiveros forman parte de la
responsabilidad de conservar los que tengan valor permanente.
Cuando la organización se porta optimista frente de encargarse de
la conservación a largo plazo de sus documentos electrónicos. Sin
embargo, existen pocos ejemplos de organizaciones administrativas
que estén dispuestas a asumir el gasto y el esfuerzo de conservar y
56
mantener la disponibilidad de los documentos electrónicos que ya
no utilizan con regularidad. En cualquier caso, los archiveros deben
estar preparados para encargarse de la conservación y el acceso, al
menos como último recurso porque ese último recurso será
necesario para el futuro, más aun cuando la organización ejecutas
tareas judiciales.
Desarrollo de una serie de aptitudes adecuadas
Los archiveros tienen que pensar en cuatro aptitudes básicas:
pericia archivística, capacidad para trabajar con documentos
electrónicos, aptitud técnica y “diplomacia”. Las tres primeras son
necesarias para conferir credibilidad al programa; la última es
precisa para influir de manera efectiva en sus posibles socios y
clientes de la Administración, así como para promocionar la tarea
archivística.
Pericia archivística
El archivista debe tener el conocimiento de las técnicas y los
principios básicos de gestión de documentos y archivos
resultan fundamentales para todo el trabajo con documentos
electrónicos.
Capacidad para trabajar con documentos electrónicos
Los archivos y su personal deben estar capacitados para
comprender las prácticas y los principios archivísticos
fundamentales y cómo esos principios se modifican,
reformulan y/o amplían para el trabajo con documentos
electrónicos.
Aptitud técnica
El archivista debe poseer conocimientos de las partes técnicas
respecto a la manipulación del software y toda aquella
tecnología que utilicen para la gestión de los documentos
electrónicos.
57
Capacidad de dirección y don de gentes
Los directivos de los archivos deben tener una excelente aptitud frete a la gestión realizada en el archivo y más aún, cuando trabajamos con documentos electrónicos se debe tener el conocimiento en tecnologías de la información y las comunicación. Entre las habilidades más demandadas se encuentran las siguientes:
Visión general
Dotes de comunicación
Habilidad de negociación
Aptitudes de consultoría
Habilidades políticas y tácticas:
5. Evaluación del grado de preparación
La evaluación es el punto de partida para poder tomar una decisión
en este sentido, cualquier estudio que se realice debe considerar
dos aspectos: el grado de preparación de la Administración para
implantar sistemas electrónicos de archivo y el grado de preparación
de los archivos para asesorarle en ello. Sea cual sea el grado de
preparación de la Administración, siempre hay cosas que los
archivos pueden hacer para promover los fines archivísticos.
Grado de preparación de la Administración
La Administración puede preparada, o no estar preparada para la
implantación de un sistema de archivo totalmente electrónico,
siempre existirán falencia que bloquearan el desarrollo para producir
documentos con las características de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad. La Administración puede considerar esas
cuestiones demasiado remotas si todavía no ha resuelto cuestiones
más básicas relacionadas con la manera de proporcionar cualquier
información a lo largo del tiempo. Los archiveros deben partir del
punto en que se encuentren las organizaciones y colaborar con ellas
58
para resolver las cuestiones a las que tengan que hacer frente como
las siguiente:
Gestión de datos
Gestión de información
Tratamiento archivístico de documentos
Grado de preparación de los archivos
Para determinar si los archivos están preparados deben centrarse
en determinar cuáles son las necesidades y las oportunidades de la
Administración y si los archivos cuentan con los recursos necesarios
para responder a ellas con eficacia. Entre esos recursos se
encuentran tanto las aptitudes del personal como la infraestructura
institucional necesaria para prestar apoyo a la Administración a la
hora de abordar sus problemas y/o difundir en ella la perspectiva
archivística.
6. Pasos siguientes
Los archiveros deberían enfrentarse con los documentos
electrónicos siguiendo los pasos descritos a continuación:
Adoptar y promover la Norma ISO 15489-1 como base para la
gestión de documentos dentro de la Administración;
Analizar las cuestiones relacionadas con la estrategia
archivística de la Administración con objeto de ofrecer un
marco para el desarrollo de un plan táctico que permita ejercer
influencia en esta materia;
Identificar las cuestiones tácticas que deben abordar los
archivos y desarrollar un plan de actuación con etapas
diferentes para evaluar el progreso respecto a los objetivos;
59
Desarrollar las capacidades técnicas necesarias para alcanzar
los objetivos tácticos y estratégicos;
Evaluar y desarrollar posteriormente las aptitudes necesarias;
y
Poner en práctica programas piloto para evaluar las aptitudes,
ampliar la experiencia y aprender.
7. Contextos de diferente grado de preparación
Este apartado considera los tres contextos que suelen encontrarse
los archiveros:
Archivos de reciente creación;
A
rchivos ya establecidos que no han comenzado a trabajar con
documentos electrónicos; y
Archivos con un programa incipiente de documentos
electrónicos que tiene que desarrollarse.
Archivos de reciente creación
Los archivistas saben que cuando empiezan su andadura en
organizaciones productoras de documentos, los documentos
electrónicos pueden hacerles acreedores de una influencia que no
tendrían con los documentos en papel. Acertada o
desacertadamente, muchos productores de documentos creen
saber cómo gestionar los documentos en papel y se mostrarían
reticentes ante interferencias externas. Por el contrario, se dan
cuenta con mayor facilidad de que no saben cómo gestionar
documentos electrónicos y aprecian cualquier ayuda que se les
pueda prestar en este sentido. La buena noticia para el archivero
60
que esté comenzando en este campo es que, en muchos casos, la
ayuda que los productores de documentos están buscando no está
relacionada específicamente con los documentos electrónicos.
Suelen necesitar ayuda en la determinación de los plazos de
conservación de los documentos, en la conservación de
documentos valiosos y en cómo mejorar la producción y gestión de
los documentos en general.
Archivos establecidos para los que la gestión de documentos
electrónicos resulta nueva
Si el archivo ya participa en la gestión de documentos en papel, el
reto más importante podría ser encontrar una forma de hacer que
los usuarios y el personal acepten modificar un sistema que
funciona adecuadamente para incluir los documentos electrónicos.
Esto exigirá cambiar las actitudes dentro del conjunto de la
Administración y del propio archivo. Puede que tanto los usuarios
como el personal consideren el archivo como la institución que
trabaja con los documentos en papel, y es necesario cambiar ese
estereotipo.
Archivos con un programa incipiente de documentos
electrónicos
Si el archivo posee un activo programa de documentos electrónicos,
la cuestión es cómo seguir avanzando. A continuación se exponen
tres posibilidades:
Desarrollar un plan de tres a cinco años, de análisis
sistemático de los sistemas existentes en la Administración y
ejecución de acciones archivísticas adecuadas respecto a
esos sistemas;
Desarrollar un plan de tres a cinco años que se ciña al plan de
inversión de la Administración en tecnologías de la información
para que la política y directrices archivísticas esté en
consonancia con las inversiones de la Administración en ese
61
ámbito y le sirva de ayuda para hacer uso de esas inversiones
en tecnologías de la información;
Invertir en la participación en proyectos internacionales de
investigación archivística. Para programas ya existentes, la
participación en iniciativas archivísticas internacionales es la
manera más fácil de permanecer (o ponerse) al corriente de
los avances respecto a los documentos electrónicos que
pueden ser aplicados en la institución a la que se pertenezca.
8. Evaluación
Existen algunos indicadores clave que se pueden utilizar para
determinar si un archivo ha conseguido aumentar su influencia en el
cumplimiento de sus objetivos (ser autoritarios) respecto a los
documentos electrónicos
9. Sumario
En este capítulo se ha tratado de dar una idea de las dimensiones
del reto al que se enfrentan los archivos y los archiveros en la era
digital. Para realizar con éxito su misión deben reinventarse a sí
mismos y replantearse sus relaciones con las organizaciones
productoras.
62
IMPLEMENTACIÓN DE LOS REQUISITOS ARCHIVÍSTICOS
1. Objetivos
Describe los problemas que se encuentran los archiveros
cuando se enfrentan a los requisitos de los sistemas de
información nuevos o ya existentes;
Ayuda a los archiveros a identificar los requisitos de
conservación a largo plazo para los sistemas de archivo de
gestión en un contexto determinado; y
Ofrece un marco de actuación para los archiveros.
2. Ámbito
En este capítulo los “documentos” se definen desde dos
perspectivas diferentes. En términos generales, todos los
“documentos” son información registrada producida o recibida en el
ejercicio de las actividades propias de una organización. Pero de
forma más concreta, “documento” puede definirse como información
formalmente determinada en función de las reglas de la
63
organización y que constituye el testimonio de los procesos de
trabajo correspondientes.
3. Preparación del escenario
Es muy frecuente que las tecnologías de la información y la
comunicación, y las culturas organizativas y los sistemas de gestión
de documentos asociados a ellas estén ya implantados cuando
llegan los archiveros e intentan imponer sus requisitos.
Generalmente, se encuentran con una situación en que muchos
sistemas y prácticas diferentes producen y gestionan los
documentos; y muchos de ellos habrán sido diseñados y construidos
con escasas contribuciones de archiveros.
Entre la amplia variedad de sistemas existentes se pueden
encontrar desde herramientas
de oficina sencillas como el correo electrónico y los procesadores de
texto hasta las aplicaciones heredadas basadas en tecnología de
bases de datos antigua, o, en algunos casos, los sistemas
integrados de gestión de documentos de apoyo informativo.
Además, ya hay un gran número de organizaciones que utilizan
páginas web en Internet, sistemas de información geográfica (SIG) y
sistemas especializados en el ejercicio de sus actividades. Y, por
tanto, están produciendo documentos o partes de documentos
dentro de esos sistemas.
4. Pasos necesarios
Este apartado describe de forma genérica (por analogía con la
Norma ISO 15489-2, apartado 3.2) un enfoque sistemático para
implementar los requisitos archivísticos en un entorno donde los
nuevos sistemas de información ya están planificados o donde
deben conservarse sistemas ya existentes. Dependiendo de las
circunstancias institucionales y de la naturaleza del trabajo que ya
64
se haya realizado, las actuaciones pueden programarse en un orden
distinto al que se propone aquí.
Primer paso: Investigación preliminar
El objetivo de este paso es obtener información básica sobre el
entorno jurídico, administrativo, social y económico de una
organización concreta y dar una visión general de los puntos fuertes
y débiles de su gestión archivística (ISO 15489-2, apartado 3.2.2).
La mayor parte de la información necesaria en este momento puede
obtenerse a través de un estudio de los documentos existentes (por
ejemplo, las leyes relevantes para la organización, los planes de
acción, las estrategias, los estatutos, los informes de gestión o de
actividad, los estudios de mercado y la normativa interna de la
organización).
Segundo paso: Análisis de las actividades de la organización
Con este paso se puede obtener una visión jerárquicamente
estructurada y una descripción de las funciones, actividades y
operaciones de una organización (ISO 15489-2, apartado 3.2.3). El
análisis debe ser todo lo profundo que sea necesario para identificar
las diferentes etapas de los procedimientos de trabajo, seguidos en
el ejercicio normal de las actividades, en los que habitualmente se
producen o reciben documentos. Sólo procediendo así será posible
determinar posteriormente qué documentos y qué datos deben
incorporarse al sistema de archivo.
Tercer paso: Identificación de requisitos archivísticos
Este paso define:
Qué documentos debería incorporar a su sistema de archivo y
mantener una organización;
Por qué debería la organización incorporar los documentos al
sistema de archivo;
Cuánto tiempo deben conservarse los documentos; y
65
Qué otras características que deban tener los documentos
deberían implementarse.
Estas decisiones deben estar basadas en un análisis detenido del
entorno de la organización y de sus necesidades para que se
ajusten al ámbito económico y normativo identificado en el primer
paso. Este enfoque se describe en ISO 15489-2, apartados 3.2.4 y
4.2.4.2.
Cuarto paso: Valoración archivística
La valoración archivística consiste en identificar los documentos que
deben ser deben conservarse a largo plazo (es decir, durante más
tiempo del que dure la vida del sistema en que se producen).
Quinto paso: Evaluación de los sistemas existentes
Este paso se ocupa de cómo evaluar los sistemas existentes con
respecto al cumplimiento de los requisitos archivísticos esenciales y
de cuál es la mejor forma de tomar decisiones sobre su valor a largo
plazo. Los archivos que no desempeñan un papel activo con
respecto a los documentos de gestión suelen enterarse de la
existencia de sistemas electrónicos de archivo sólo cuando éstos
están al final de su ciclo de vida o, todavía más grave, cuando los
sistemas ya no se utilizan y se conservan sólo unos cuantos datos.
Sexto paso: Estrategias de tratamiento archivístico y diseño de
sistemas de archivo
Las estrategias engloban las políticas, las normas, las herramientas
y los procedimientos que debería adoptar la organización. Las
decisiones estratégicas deberían abarcar el sistema de archivo
completo: la gestión de documentos y su conservación permanente.
Las estrategias deberían contener:
66
Una política general que determine, en función de los
requisitos establecidos, los principales objetivos del
tratamiento archivístico de los documentos;
La distribución de responsabilidades en relación con el
tratamiento archivístico de los documentos;
Las principales decisiones de la organización sobre cómo
debería llevarse a cabo el tratamiento archivístico de los
documentos. En concreto, las organizaciones necesitan decidir
hasta qué punto el tratamiento archivístico debe ser
electrónico o seguir basándose en el papel;
Una estrategia de conservación para los documentos de valor
permanente;
Una planificación de recursos para el tratamiento archivístico.
El éxito de la implementación de un programa archivístico en una
organización depende tanto de que se produzcan cambios en la
gestión como de la tecnología. Las conductas organizativas deben
modificarse. Para tener éxito deben:
Implicar a todos los participantes en el proceso en su conjunto
y desde el principio.
Facilitar información adecuada sobre los objetivos y las
ventajas de un tratamiento archivístico correcto de los
documentos a todas las personas implicadas;
Conceder a los aspectos prácticos la más alta prioridad. La
satisfacción del usuario es fundamental.
Centrarse de lleno en las necesidades de formación.
67
Séptimo paso: Garantizar la conservación a corto plazo
Mientras los documentos puedan conservarse en su sistema originario (es decir, el sistema en que han sido producidos o recibidos y guardados), no se deben adoptar medidas especiales. Pero tan pronto como el sistema sea modificado o sustituido, o se hayan extraído datos del sistema para almacenarlos en un dispositivo de almacenamiento remoto, se deberá vigilar con sumo cuidado el mantenimiento de los documentos.
5. Evaluación del grado de preparación
El grado de preparación de los archivos respecto a la
implementación de los requisitos archivísticos puede evaluarse
considerando los siguientes factores:
¿El contexto normativo permite a los archiveros participar en el
tratamiento de los documentos de gestión?;
¿Se ha elaborado una estrategia de conservación que pueda
orientar las decisiones sobre la posibilidad de conservar los
documentos en los sistemas actualmente en vigor?;
¿Se dispone de una financiación y unos recursos adecuados?;
¿La organización dispone de los conocimientos adecuados y
de personal suficientemente formado?;
¿Se dispone de la infraestructura tecnológica necesaria (tanto
interna como externamente, en la organización o a través de
alianzas o contratación externa)?;
¿Se establecen contactos regulares entre los archivos y las
organizaciones productoras de documentos? ¿Participan los
archivos en programas de gestión de documentos?;
68
¿Han desarrollado los archivos una metodología que paso a
paso dirija su participación?
La clave está en que un archivo no debería esperar a alcanzar las
condiciones perfectas antes decidirse a intervenir. Tales condiciones
no van a brotar por sí mismas: lo mejor es comenzar e ir
incrementando la capacidad de acción a lo largo del tiempo.
6. Sumario
Este capítulo se ha centrado en las materias necesarias para
implementar los requisitos archivísticos con éxito. Se observan
mejor –y han sido aquí descritas– con vistas a los sistemas de
nueva implantación. Pero reconocemos que muchos archiveros no
tienen la opción de planificar nuevos sistemas. Más bien se suelen
encontrar, día sí y día no, con la difícil tarea de juzgar la
funcionalidad de sistemas que pueden haber sido diseñados sin
tener apenas en cuenta la necesidad de archivar. El enfoque elegido
aquí también está diseñado para ayudar en estos juicios. Las
materias descritas aquí se basan en la teoría de la gestión de
documentos, que no es nada nuevo ni novedoso. Han sido
desarrolladas para vencer nuevos retos, pero el enfoque general es
rápidamente comprensible y no debe desanimar a los archiveros
novatos en la gestión de documentos electrónicos.
69
LA CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO
1. Objetivos
Explica, en términos prácticos, lo que significa conservar documentos
Describe los diferentes mecanismos utilizados actualmente para conservar documentos electrónicos
Señala la naturaleza y función de los metadatos en el proceso de conservación
Identifica las aptitudes requeridas para conservar documentos electrónicos.
2. Ámbito Este capítulo del Manual se ocupa de la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo. En este capítulo por “largo plazo” entenderemos un tiempo superior a la duración de la vida activa del sistema (hardware o software) en que se produjeron los documentos, normalmente un periodo de cinco años, teniendo en cuenta el ritmo actual de los cambios tecnológicos.
70
3. Requisitos e implicaciones de la conservación Antes de considerar soluciones técnicas concretas para la conservación de documentos electrónicos a largo plazo, es importante reflexionar sobre lo que se está tratando de conseguir con su conservación. Nuestro objetivo, en general, es el mismo para los documentos electrónicos que para los documentos en papel u otros soportes tradicionales. Pero debido a las características especiales de los documentos electrónicos, y en particular a su relativa fragilidad y susceptibilidad al cambio, algunos aspectos de la labor de conservación revisten gran importancia y urgencia. La conservación no es un fin en sí mismo; conservamos las cosas con un objetivo, y algunas veces con numerosos objetivos. Requisitos básicos Para alcanzar nuestros objetivos de conservación, los documentos deben ser:
Auténticos;
Completos;
Accesibles e inteligibles;
Procesables; y
Potencialmente reutilizables. Autenticidad La evidencia de que un documento es auténtico simplemente tendremos que ser capaces de justificar que el documento es lo que pretende ser en todos sus sentidos. En el caso de los documentos electrónicos, hay que demostrar que el documento fue producido o recibido en el momento que aseguramos que fue producido o recibido, que el proceso que lo produjo (ya sea un proceso humano o automático) fue el que sostenemos que fue, que el documento forma verdaderamente parte del sistema del que se afirma que forma parte, y que sus contenidos no han sido alterados de ninguna manera desde que pasó a formar parte del sistema de archivo. Por otra parte, cuando los documentos creados en formato electrónico deben contener la forma digital y cuando se digitaliza debe cumplir con ciertas características que lo hacen que sea
71
autentico como su firma digital suministrada por la cámara de comercio en el caso de Colombia. Totalidad La totalidad reúne ciertas características de un conjunto de documentos más que como característica de un solo elemento dentro del conjunto, aunque se puede aplicar a los dos casos. Para que un conjunto de documentos de archivo esté completo, debemos confiar en que no se han añadido ni eliminado elementos del conjunto sin seguir las reglas establecidas para ese conjunto. Éste es un requisito similar al de autenticidad para un elemento determinado. Accesibilidad / Inteligibilidad Con “accesible” queremos decir que seguimos poseyendo alguna tecnología, tanto hardware como software, que nos permite localizar documentos de interés y traducirlos a una forma en que los sentidos humanos puedan trabajar con ellos, como marcas en el papel o palabras en una pantalla. Por “inteligible” entendemos que podemos encontrarle un sentido al documento y al significado que éste pretende transmitir. Este entendimiento puede requerir ayuda o apoyo de otra información que forme también parte del sistema de archivo (no es un requisito imprescindible que cada documento tenga sentido aisladamente). Procesable Para considerar que los documentos pueden procesarse, debemos ser capaces de manipularlos, seleccionarlos y visualizarlos empleando criterios apropiados para su conservación. Esto supone utilizar prestaciones similares o idénticas a las que existían en el sistema de producción de documentos originario Potencialmente reutilizable Un documento es potencialmente reutilizable si es posible extraer información de él o permitir de otro modo que interactúe con los sistemas modernos de procesamiento de información. Éste es un requisito más riguroso que los de accesibilidad o posibilidad de procesamiento. Es concebible cumplir esos dos requisitos conservando el hardware y el software.
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Desarrollo y cambio tecnológico Los cambios pueden presentar formas muy diversas. Las nuevas aplicaciones de software son el más evidente. Un nuevo software puede ser simplemente una versión actualizada de un software existente, o puede ser un paquete completamente nuevo que se ha adoptado porque es más barato o mejor que el anterior paquete, o porque ofrece mayor compatibilidad con el software que se está utilizando en otro departamento de la organización. Relación con el sistema originario (es decir, con el sistema de producción de documentos) En un pequeño número de casos, podría ser viable conservar los documentos sistema en que se produjeron o en sus sucesores. Estos últimos podrían ser esenciales mientras sigue vigente el objetivo original con el que se crearon los documentos y éstos deben continuar siendo accesibles desde dentro del mismo entorno que otros documentos más actuales. Cuando esto es así, la organización debería garantizar que la reimplantación periódica del sistema, que inevitablemente se producirá, permite una migración fidedigna de la información de los documentos antiguos a formatos más nuevos, o que el sistema es capaz de procesar información en todos los formatos en que esa información se haya producido. Relación con el sistema de acceso El sistema y los formatos en que conservamos los documentos no son necesariamente los mismos que utilizaremos para acceder a ellos. Suele ser necesario separar los dos sistemas cuando el grupo de usuarios que podría acceder a los documentos es mucho mayor, y diferente en naturaleza o localización, al que produjo los documentos. La separación de acceso y conservación permite también elegir formatos de ficheros y aplicaciones de software de conservación, que son susceptibles de durar mucho tiempo, sin necesidad de que nuestra elección se vea condicionada por los requisitos a corto plazo del grupo de usuarios. Los tipos de metadatos y sus funciones Nos centraremos en este apartado en las tres fuentes de metadatos: metadatos de tratamiento archivístico, metadatos de conservación permanente y metadatos técnicos.
73
Metadatos de tratamiento archivístico Los metadatos de tratamiento archivístico son aquellos que se originaron junto a los propios documentos o dentro de la organización que los produjo. Entre ellos están elementos como el autor, la fecha de producción, el título, la confidencialidad y las palabras clave. Por regla general, los metadatos de tratamiento archivístico existen porque eran necesarios de cara al objetivo original para el que se produjeron los documentos. Metadatos de conservación permanente Los metadatos de conservación permanente son aquellos que se añaden para facilitar el tratamiento de los documentos después de su producción original. Los puede producir la entidad originaria como parte de los mecanismos para la gestión de documentos no actuales o el receptor final, como un archivo nacional. Entre los metadatos de conservación permanente se encuentran elementos como la fecha de la última revisión o el nombre de la organización productora. Metadatos técnicos Los metadatos técnicos son aquellos necesarios para comprender y procesar los documentos. Algunos pueden considerarse como metadatos de tratamiento archivístico, ya que proceden del sistema originario. Otros aspectos constituyen metadatos de conservación 4. Métodos de conservación Existen numerosos enfoques, tanto técnicos como organizativos, para la conservación de documentos electrónicos. Este apartado aborda esos enfoques y señala los factores que influirán en la elección de uno de ellos. Distintos tipos de documentos requieren distintos enfoques. El primer apartado distingue, en términos generales, los diferentes tipos de documentos que pueden producir los sistemas informáticos actuales. El segundo y el tercer apartado señalan las formas en que pueden conservarse los documentos. Finalmente, en el cuarto y en el quinto apartados hacemos algunas observaciones sobre la conservación de las cadenas de bis y sobre
74
la migración a nuevos soportes de almacenamiento. El método de conservación elegido se verá influido por:
Los tipos de productores de documentos y los tipos de sistemas de archivo;
El papel de los archivos respecto a las organizaciones y las funciones productoras de documentos;
La legislación;
Las aptitudes y las infraestructuras técnicas de los archivos; y
Los tipos y niveles de servicios para usuario planificados (ver capítulo 6).
Métodos de conservación en el entorno de producción En algunos casos, la conservación se puede llevar a cabo de manera efectiva en el entorno originario e incluso en el sistema originario de producción de documentos. Esto suele ser posible si concurren todas las condiciones siguientes:
El sistema originario debe seguir funcionando para que se puedan cumplir los objetivos esenciales de la organización.
El sistema originario satisface las necesidades de los que están autorizados a acceder a los documentos.
El sistema originario es capaz de retener todos los documentos que nos interesa conservar sin que se vean comprometidas su funcionalidad u operatividad para dar respuesta a las necesidades primarias de la organización.
Métodos de conservación en archivos y otras instituciones especializadas en la custodia Por regla general, la opción de utilizar el sistema originario para conservar nuestros documentos y permitir el acceso a ellos no es posible. Resulta necesario implementar algún sistema específico para conservar los documentos y mecanismos para transferirlos del sistema que los produjo al sistema que los conservará. Puede que este mecanismo también implique borrar, o marcar de algún otro modo, los documentos exportados de esta manera desde el sistema productor. El que los documentos existan sólo en un sistema, el productor o el de conservación, o que potencialmente existan en los
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dos de forma simultánea depende de las necesidades de la organización. Conservación de la cadena de bits Todos los métodos de conservación que hemos abordado dependen en último término de nuestra capacidad para llevar a cabo lo que se conoce como conservación de la cadena de bits. Esta capacidad consiste en tomar una secuencia particular de información digital, representada como una sucesión de unos y ceros, y conservarla de manera exacta sin tener en cuenta su significado o contenido. Cuando conservamos documentos solemos estar en todo momento trabajando con cadenas de bits. Para garantizar que las cadenas de bits se han conservado correctamente, emprenderemos una serie de acciones básicas y partiremos de un presupuesto: cada cadena de bits posee algún identificador único que permanece inalterado durante el tiempo que conservemos dicha cadena y que puede utilizarse para recuperarla del sistema de conservación. Migración hacia un nuevo soporte de almacenamiento Se debe disponer de un plan periódico para copiar nuestros ficheros en nuevos soportes de almacenamiento más acordes con los patrones tecnológicos actuales, ya sean del mismo tipo que antes o de diferente tipo. Este proceso se conoce como “migración”. 5. Aptitudes Es frecuente que las habilidades y el conocimiento necesarios para garantizar la conservación de los documentos a largo plazo se encuentren repartidos entre varias personas y que estén distribuidos entre la entidad responsable de la producción de los documentos y la responsable de conservarlos. Esta situación no dista mucho de la que se produce con los documentos tradicionales en papel. Las instituciones dependen de documentos producidos y gestionados por personas que poseen al menos destrezas básicas en gestión de documentos, cuadros de clasificación y aplicación de planes de conservación y eliminación; confían en que el archivo que los conserva cuenta con personas que conocen el funcionamiento de las organizaciones que produjeron los documentos, que pueden
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describirlos y hacer que sean accesibles para sus usuarios. De la misma manera, el archivo debe contar con personas que posean los conocimientos necesarios sobre conservación para hacer posible que los documentos sean adecuadamente gestionados y almacenados en condiciones que aseguren su supervivencia a largo plazo. 6. Sumario Este capítulo se ha ocupado de los aspectos prácticos de la conservación de los documentos electrónicos. Cualquier técnica de conservación debe ser coherente con los requisitos esenciales de autenticidad, totalidad, accesibilidad, inteligibilidad y reutilización potencial. El examen de los requisitos no nos lleva a defender ninguna técnica de conservación como la única solución que deberían adoptar los archivos. Sería una tontería hacerlo, al menos mientras las soluciones sigan evolucionando rápidamente. Ciertamente, una de las principales consideraciones a tener en cuenta cuando se planifica la conservación es cómo prepararse mejor para futuros cambios. Este capítulo ha mostrado la necesidad de planificar teniendo en cuenta esta contingencia. Pero también ha presentado argumentos a favor de que la perspectiva de cambios en el futuro no impida que los archiveros actúen. La forma más segura de adquirir experiencia y especialización en este campo es actuar y no quedarse mirando.
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ACCESO
2. Metas y objetivos
Puede considerarse que el objetivo final del tratamiento archivístico
de los documentos es proporcionar acceso a los mismos. Los
documentos se producen, se mantienen y se conservan para
ponerlos a disposición de quienes los necesiten y estén autorizados
a acceder a ellos y a utilizarlos.
Este capítulo ofrece orientaciones prácticas sobre cómo permitir el
acceso a los documentos electrónicos a corto y largo plazo, con
especial énfasis en la última posibilidad. Se abordarán las siguientes
cuestiones:
Acceso a corto plazo (en la organización productora): las
necesidades del usuario, las opciones de acceso y los
controles de acceso relacionados con la organización
productora y otros usuarios;
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Acceso a largo plazo (después de la transferencia a un archivo
y/o en el contexto de los cambios tecnológicos): las opciones
de acceso dependientes de las estrategias y los métodos de
conservación; y la necesidad de los metadatos;
Desarrollo de los servicios para usuarios durante la
conservación a largo plazo: tipos de usuarios y necesidades
de éstos; tipos y niveles de servicios; opciones de servicio y
límites de la función de los archivos; y costes;
Evaluación del grado de preparación; desarrollo de planes de
actuación y evaluación de los progresos realizados.
3. Ámbito
En los sistemas de gestión de documentos electrónicos se
implementan, necesariamente, funciones para permitir el acceso.
Las opciones de acceso y las funciones de control de acceso de
esos sistemas se diseñan fundamentalmente para satisfacer los
requisitos y las necesidades de la organización productora de los
documentos. Pero, algunas veces, los usuarios externos pueden
estar autorizados a acceder a los documentos electrónicos en la
fase de producción, directamente a través del sistema o
indirectamente a través de servicios autónomos o de sistemas de
información que han sido diseñados específicamente para su uso.
4. Acceso y uso a corto plazo
El corto plazo es el periodo en que los documentos siguen formando
parte del sistema productor, o siguen conectados a ese sistema, que
es utilizado activamente por el productor de los documentos para
llevar a cabo las funciones propias de la organización, incluyendo:
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Bien el sistema productor de documentos originario, bien un
sistema al que son convertidos esos documentos para dar
respuesta a las necesidades de la organización productora.
Un sistema que abarque las funciones de tratamiento
archivístico y normalmente también otras funciones de gestión
de documentos.
5. Acceso a largo plazo
Para que los documentos electrónicos puedan utilizarse a largo
plazo, se deben conservar documentos auténticos, accesibles e
inteligibles en un contexto de constantes cambios tecnológicos. Este
requisito exige que los documentos sean almacenados junto con los
metadatos necesarios para describir el contexto de su producción y
su uso; que las relaciones originales entre los documentos y los
metadatos se mantengan; y que los documentos y sus metadatos y
la información de las relaciones entre ambos sean accesibles y
puedan ser utilizadas por el software que esté en funcionamiento en
virtud de la tecnología disponible en cualquier momento del futuro
Las opciones de acceso en relación con los métodos de
conservación Se pueden utilizar varias estrategias y métodos
diferentes para conservar los documentos electrónicos en el
contexto de los cambios tecnológicos. Todos los enfoques que se
utilizan en la práctica implican algún tipo de migración de los
documentos y de los metadatos correspondientes a nuevas
plataformas que se ajusten a las nuevas normas tecnológicas.
6. Desarrollo de servicios para usuarios
Después de haber establecido satisfactoriamente el acceso a los
documentos transferidos y después de haber implementado las
inevitables funciones de control de acceso (si tales funciones
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resultan necesarias), el siguiente paso que tendrá que dar
normalmente un archivo u otra institución de custodia será el de
desarrollar e implementar los servicios para usuarios. Existen tantas
opciones para el desarrollo de los servicios para usuarios respecto a
los documentos electrónicos, como diferentes tipos de usuario y sus
respectivas necesidades. Por tanto, la institución de custodia tendrá
que analizar su entorno y definir sus políticas con objeto de
desarrollar los servicios pertinentes y adecuados. Las opciones de
servicios con respecto a los documentos tradicionales son muy
diferentes, y, por tanto, el análisis también será en sí mismo muy
distinto.
7. Sumario
La literatura sobre gestión de documentos electrónicos tiende a
centrarse en las cuestiones tecnológicas y de organización que hay
que resolver con el fin de producir y conservar adecuadamente los
documentos. Esto puede entenderse porque los archiveros tienen
que enfrentarse con este tipo de desafíos en su trabajo diario. Pero
en este capítulo se ha explicado que este énfasis no está dirigido en
la dirección correcta: necesitamos planificar ahora las necesidades
futuras de acceso. Con este fin, en este capítulo se han evaluado
cuatro enfoques diferentes del acceso electrónico.
La conclusión de este capítulo es elocuente. Al considerar el acceso
a los documentos electrónicos, los archivos tienen que sopesar los
costes, las necesidades de los usuarios y los niveles del servicio. Es
una decisión con la que los archivos estarán familiarizados.
Ciertamente, hay muchos aspectos de la gestión de documentos
electrónicos que ya son conocidos. La forma de enfocarla tiene que
ir mejorando con el tiempo y los archivos (y los archiveros)
necesitan aprender nuevas formas de trabajar. Pero uno de los
mensajes que se desprenden de este Manual es que es posible
avanzar, incluso desde unos comienzos nada prometedores. Los
documentos electrónicos exigen una respuesta vigorosa y activa por
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parte de los archivos. Si este Manual ha mostrado la forma en que
los archivos podrían empezar a preparar esta respuesta, habrá
conseguido su objetivo.
CUADRO COMPARATIVO
CUADRO COMPARATIVO DE LA LEGISLACIÓN
INTERNACIONAL Y LA NACIONAL
INTERNACIONAL NACIONAL
CONCEPTO INTRODUCTORIO
La legislación archivística internacional es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor. La noción de legislación archivística se deriva de los
El Reglamento General de Archivos se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad sentida en la comunidad archivística del país. El objetivo de este reglamento es proporcionar a las diferentes
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propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos.
instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.
LA NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD
INTERNACIONAL
LEY 594 DEL 14 JULIO DEL 200
La normatividad internacional nos brinda gran cantidad de conceptos que podemos aplicar a la organización. Estas cuatro partes donde se expone de manera magistral las normas y leyes del Mundo, para la implementación de procesos y procedimientos archivísticos. Las normas ISDF, ISAD (G), ISDIAH, Documentos electrónicos; frente a la legislación colombiana, donde nos expone de manera crítica cada norma, sus jerarquías y su conceptos. Podemos comparar detalladamente la relación y diferencia entre las normas nacionales e internacionales.
Contra lo que suele creerse, en la legislación colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a los archivos activos, intermedios e históricos. La dispersión de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver los archivos. Por su parte, los responsables de estos no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atención que requiere el trámite documental o el patrimonio histórico de la Nación. Con esta breve relación el
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Archivo general desea informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los más importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participación de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construcción de la política archivística en nuestro país.
GLOSARIO
A
Acceso. Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por
regla general a determinadas normas y condiciones.
Acervo Documental. Conjunto de los documentos de un archivo
(Véase en FONDO).
Adquisición:
Administración de Archivos. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
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Almacenamiento de Documentos. Depósito de los documentos en
estantería, cajas, archivadores, legajos, para su conservación física
y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
Archivista/Archivero. Persona especializada en el manejo de los
archivos.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
C Calificador. Información que se añade a un elemento de descripción y que ayuda a la identificación, comprensión y/o utilización de un registro de autoridad. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
Código. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de
los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la
base de alguna característica común sin tener en cuenta su
procedencia. No debe confundirse con Fondo.
Copia. Reproducción puntual de otro documento.
Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que
se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad
jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
D
Depuración. Operación por la cual se separan los documentos que
tienen valor permanente de los que no lo tienen.
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Descripción Archivística. Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este
proceso.
Documento. Información que ha quedado registrada de alguna
forma con independencia de su soporte o características.
Documento de Archivo. Información contenida en cualquier
soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad.
E
Eliminación. Es la destrucción de los documentos que han perdido
su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y
la tecnología.
Entidad. Organización o grupo de personas identificados con un nombre propio que actúa o puede actuar con plena autonomía. Entidad Colectiva. Organización del grupo de personas que se identifica por un nombre particular y que actúa y puede actuar, como una entidad. También incluye un individuo actuando en nombre de una entidad colectiva. Expediente. Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. F
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Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, productos orgánicamente y/o acumulados y
utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso
de sus actividades y funciones como productor.
Función. Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea designada por la entidad productora en la agenda de una entidad, designada por la legislación, política o mandato. Las funciones son descompuestas en un conjunto relacionado de actividades. Las funciones son generalmente más estables que las estructuras administrativas, que, frecuentemente son combinadas y extinguidas cuando ocurren reestructuraciones. Son Ejemplos: administración de la justicia, administración financiera y de recursos humanos. I Instrumento de Descripción. Término genérico que sirve para
denominar cualquier descripción o instrumento de referencia
realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del
control administrativo e intelectual de los documentos.
M
Microfilmación. Técnica que permite fotografiar documentos y
obtener pequeñas imágenes en película.
Institución con Fondos de Archivo. Una organización, que custodia y preserva documentos de archivo y los hace accesibles al público. N
Nivel de descripción. Situación de la unidad de descripción en la
jerarquía del fondo.
Nuevo Ingreso. Ingreso adicional complementario de una unidad de
descripción que se conserva en un Archivo.
O
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Organización. Procedimiento físico e intelectual, así como su
resultado, consistente en analizar y disponer los documentos de
acuerdo con los principios archivísticos.
P
Punto de acceso. Nombre, término, palabra clave, grupo de
palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar
una descripción archivística.
Procedencia. Relación existente entre los documentos y las
organizaciones o personas físicas que los han producido,
acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia
actividad.
Productor. Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado
y conservado los documentos en el desarrollo de su propia
actividad. No debe confundirse con el coleccionista.
R Registro de Autoridad. Forma autorizada de nombre combinado con otros elementos de información que identifican y describen la entidad nombrada y también pueden remitirla a otros registros de autoridad relacionados.
S
Sección. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de
documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-
funcional.
Serie. Documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de una
misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma
actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de
cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o
utilización. La serie también serie documental.
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Soporte. Materia física, en la que se contiene o esta la información
registrada (tableta de barro, papiro, papel, volumen encuadernado,
pergamino, película, cinta magnética).
Subfondo. Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo
origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada
subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean
necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la
unidad administrativa primaria subordinada.
T
Tipo documental. Clase de documentos que se distingue por la
semejanza de sus características físicas (acuarelas, dibujos) y/o
intelectuales (diarios, dietarios, libros de actas).
Título. Palabra, frase, carácter o grupo de caracteres que sirve para denominar la unidad de descripción. Título atribuido. Título atribuido por el archivero a la unidad de descripción que carece de título formal. Título formal. Título que figura en un lugar preferente en la
documentación que se describe.
Transacción. La unidad más pequeña de una actividad. Las Transacciones producen documentos, que constituyen evidencia de las actividades desempeñadas para realizar una función. Ejemplo: una transacción puede ser “completar un formulario de evaluación para un curso de entrenamiento” el documento específico producido a partir de esta transacción es el formulario de evaluación”.
U
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Unidad de descripción. Documento o conjunto de documentos,
cualquiera que sea su forma física, tratado como un todo y que
como tal constituye la base de una única descripción.
Unidad documental simple. La unidad archivística más pequeña
intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un
informe, una fotografía, una grabación sonora.
V
Valoración. Procedimiento que permite determinar los plazos de
conservación de los documentos de archivo.
BIBLIOGRAFÍA
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General. Teoría y
práctica. 6ª ed. Sevilla: Diputación, 1993, 134.
Normas archivísticas. Gobierno de España.
http://www.mcu.es/archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html
MANUAL DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL. Junta de castilla y león,
noviembre 2006.
http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/MDM2_
2006.pdf
ISAD (G) NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
90
ISDF NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
ISDIAH NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIBIR
INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN FONDOS DE ARCHIVOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: MANUAL PARA ARCHIVERO
Documento de trabajo del estudiante JOSE VICENTE LATORRE
GUACANEME
