Udbudsbetingelser offentligt udbud€¦ · (findes under menupunktet ”Udbudsmateriale”) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen

Udbudsbetingelser

Rammeaftale 50.23 Rengøringsmidler, -rekvisitter, -vogne og doseringsanlæg


Side 2 af 24

Indholdsfortegnelse

1. Indledning ........................................................................................................................................ 3 2. Den ordregivende myndighed ....................................................................................................... 4 3. Udbudsmaterialets bestanddele ..................................................................................................... 5 4. Udbuddets indhold ......................................................................................................................... 6 5. Tidsplan for udbudsforretningen .................................................................................................. 7 6. Udbudsform ..................................................................................................................................... 8

6.1. Egnethedsvurdering ................................................................................................................ 8 6.1.1. Økonomisk og finansiel kapacitet................................................................................. 8 6.1.2. Teknisk og faglig kapacitet ............................................................................................. 9

7. Hvem kan afgive tilbud ................................................................................................................ 10 7.1. Enkeltstående virksomhed ................................................................................................... 10 7.2. Konsortium ............................................................................................................................ 10 7.3. Deltagelse som del af flere tilbudsgivere ............................................................................ 10

8. Elektronisk tilbudsafgivelse ......................................................................................................... 11 9. Tildelingskriterium ........................................................................................................................ 12 10. Forbehold og mindstekrav ....................................................................................................... 13

10.1. Forbehold - generelt.......................................................................................................... 13 10.2. Mindstekrav ........................................................................................................................ 13

10.2.1. Krav til besvarelse af Bilag B Tilbudsliste ................................................................. 14 10.2.2. Kontrol af rammereceptur samt test af vareprøver ................................................. 14

11. Alternative tilbud ....................................................................................................................... 16 12. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde ............................................................................ 17

12.1. Skriftlige spørgsmål ........................................................................................................... 17 12.2. Informationsmøde ............................................................................................................ 17

13. Tilbuddets indhold og udformning ......................................................................................... 19 13.1. Generelt .............................................................................................................................. 19 13.2. Enkeltstående virksomhed ............................................................................................... 19 13.3. Konsortium ........................................................................................................................ 20 13.4. Tilbudsaflevering ............................................................................................................... 20

14. Tilbudsfrist og vedståelse ......................................................................................................... 21 15. Behandling af tilbud mv. ........................................................................................................... 22 16. Forhandlingsforbuddet ............................................................................................................. 23 17. Fortrolighed ................................................................................................................................ 24


Side 3 af 24

1. Indledning

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt EU-udbud i overensstemmelse med EU’s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rå-dets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af en Rammeaftale med forpligtende til-slutning fra de SKI kunder, der er oplistet i bilag A til Aftalen mellem SKI og Leverandø-ren.

På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en Rammeaftale med én leverandør, for en fireårig periode uden option på forlængelse.


Side 4 af 24

2. Den ordregivende myndighed

Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S

Cvr.nr. 17 47 24 37

Zeppelinerhallen

Islands Brygge 55

2300 København S

Tlf.: (+45) 33 42 70 00

Fax: (+45) 33 91 41 44

Web-adresse: www.ski.dk

(herefter benævnt "SKI")

Kontaktperson:

Pernille Schimming ,

E-mail: [email protected] It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (udbudssiden): SKI Kundeservice Telefon: (+45) 33 42 70 00 E-mail: [email protected]

http://www.ski.dk/

mailto:[email protected]



Side 5 af 24

3. Udbudsmaterialets bestanddele

Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af:

A. Udbudsbetingelser

Udbudsbetingelser (nærværende udbudsbetingelser) B. Spørgeskemaer, erklæringer og tilbudslister (udfyldes af Tilbudsgiver)

Spørgsmål vedr. egnethed, enkeltstående virksomhed

Spørgsmål vedr. egnethed, konsortium

Bekræftelse ang. anden enhedskapacitet – SIGNERES

Tro- og loveerklæring – SIGNERES

Bilag B - Tilbudsliste

C. Dokumenter til gennemlæsning

Aftale mellem SKI og Leverandøren med bilag

Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren med bilag


Side 6 af 24

4. Udbuddets indhold

Udbuddet vedrører Rammeaftale 50.23 Rengøringsmidler, -rekvisitter, -vogne og doseringsanlæg.

For en uddybende og udtømmende beskrivelse af rammeaftalens sortiment henvises til tilbudslisten i Rammeaftalens bilag B. Rammeaftalen omfatter et obligatorisk sortiment, der fremgår af tilbudslisten. At sortimentet er obligatorisk betyder, at det indeholder produkter og ydelser, som alle tilbudsgivere skal byde ind med for at deres tilbud vil blive taget i betragtning.


Side 7 af 24

5. Tidsplan for udbudsforretningen

09-07-2012 Offentliggørelse af udbudsmaterialet.

13-07-2012 Informationsmøde afholdes for potentielle tilbudsgivere, jf. pkt. 12.2

07-09-2012 Spørgefrist.

Spørgsmål, der modtages senest 3 uger dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, jf. pkt. 12.1.

21-09-2012 Tilbudsfrist kl 14:00

Bemærk at vareprøver og rammerecepturer skal være tredjepart i hende inden tilbudsfristens udløb jf. afsnit 10.2.2

02-11-2012 Forventet tildeling

Bemærk: Aftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.

03-11 til 24-11-2012 Fremsendelse og implementaring af Leverandøres vareinforma-tion til SKI’s E-katal jf. kravene i Aftalens bilag D, er senest 3 kalenderuger efter modtagelse af meddelelsen om tildeling.

30-11-2012 Forventet aftaleindgåelse

30-11-2012 Forventet ikrafttrædelse

SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før tilbudsgiver har komplemen-teret tilbudslisten med de nødvendige informationer til e-kataloger, jf. kravene i Aftalens bilag D.


Side 8 af 24

6. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et Offentligt udbud.

6.1. Egnethedsvurdering På baggrund af tilbudsgivers besvarelse af spørgeskemaet ”Spørgsmål vedr. egnethed jf. Ud-budsbekendtgørelsens pkt. III.2)” foretager SKI udvælgelsen af de tilbudsgivere, som SKI an-ser for værende egnede. For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde mindstekrav til henholdsvis økonomisk og finansiel kapacitet og teknisk og faglig kapacitet i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2 og III 2.3, og som er gengivet i punkt 6.1.1 og 6.1.2.

Ved sammenslutninger (fx et konsortium) af økonomiske aktører skal oplysningerne jf. punkt 6.1.1 og 6.1.2 gives samlet for de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver/sammenslutningen baserer sig på andre virksomheders kapacitet, skal tilbuds-giver/sammenslutningen godtgøre, at tilbudsgiver/sammenslutningen råder over de nødvendige ressourcer, ved at besvare erklæringen Bekræftelse angående anden enheds formåen (støtteerklæ-ring).

6.1.1. Økonomisk og finansiel kapacitet

Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende oplysninger vedr. økonomisk og finansiel kapacitet.

1) Oplysning om tilbudsgivers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår

2) Oplysninger om tilbudsgivers nettoomsætning indenfor Rammeaftalens aktivitetsområ-de i det seneste disponible regnskabsår

Som mindstekrav kræves:

En positiv egenkapital på minimum 10 mio. dkk i det seneste disponible regnskabsår, og en en net-toomsætning inden for Rammeaftalens aktivitetsområde på minimum 20 mio. dkk i det seneste di-sponible regnskabsår.

For sammenslutninger af økonomiske aktører (fx et konsortium) gælder, at de økonomiske aktører tilsammen i det seneste disponible regnskabsår har haft en positiv egenkapital på minimum 10 mio. dkk og tilsammen opfylder omsætningskravet på minimum 20 mio. dkk i det seneste disponible regnskabsår inden for Rammeaftalens aktivitetsområde.


Side 9 af 24

6.1.2. Teknisk og faglig kapacitet

Tilbudsgiver skal have to referencer vedrørende leveringsaftaler/-kontrakter for leverancer inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalen vedrører.

Leveringsaftaler indgået under en rammeaftale, som for eksempel SKI’s rammeaftale 04.10 For-brugsartikler, kan benyttes som reference, hvorimod selve rammeaftalen ikke udgør en anvendelig reference.

Som mindstekrav kræves:

1) At leveringsaftalen/kontrakten omhandler leverancer inden for det aktivitetsområde, som rammeaftalen vedrører,

2) At levering er påbegyndt og/eller udført i perioden 2009 - 2011,

3) At levering er sket til mere end 50 forskellige adresser.

Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal sammenslutningen tilsammen have 2 referencer.

Det er således uden betydning om de enkelte deltagere i konsortiet opfylder kravet så længe konsor-tiet i sin helhed opfylder kravet.


Side 10 af 24

7. Hvem kan afgive tilbud

Enhver økonomisk aktør, er berettiget til at afgive tilbud. Heri betegnes disse som virksomheder eller Tilbudsgivere. Alle interesserede aktører opfordres herved til at afgive tilbud i overensstemmel-se med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale.

7.1. Enkeltstående virksomhed

En virksomhed kan vælge at afgive et selvstændigt tilbud.

7.2. Konsortium

En sammenslutning af virksomheder kan vælge at afgive tilbud som et ”konsortium”. Dette er en mulighed for at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud.

Et konsortium kan være en god mulighed for mindre virksomheder eller virksomheder der af andre grunde ikke ser sig i stand til at udføre opgaverne under Rammeaftalen på egen vis, fx at man ikke er landsdækkende eller ikke har den tilstrækkelige bredde i sit sortiment. Det kan endvidere være en fordel at indgå i et konsortium, da det er konsortiets samlede øko-nomiske og finansielle kapacitet samt tekniske og/eller faglige kapacitet, jf. punkt 6.1.1 og pkt. 6.1.2 der lægges til grund for egnethedsvurderingen i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer bl.a., at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontakten i forbindelse med Aftalen med SKI samt Rammeaftalen med hver en-kelt tilsluttet kunde.

7.3. Deltagelse som del af flere tilbudsgivere

Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, fx selv afgiver tilbud som enkeltstå-ende virksomhed, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbuds-giver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.


Side 11 af 24

8. Elektronisk tilbudsafgivelse

Tilbud skal afgives elektronisk. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbe-kendtgørelsen.

Link til udbudssiden: https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_5023_20120511.nsf Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet ”Udbudsmateriale”) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet.

Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format. Spørgeskemaerne angi-ver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Spørgeskema-erne findes under menupunktet ”Udbudsmateriale”.

Tilbud kan alene indgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. e-mail, CD-ROM eller ved brev.

Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål.


Side 12 af 24

9. Tildelingskriterium

Tildeling af rammeaftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "laveste pris".

SKI påtænker således at tildele og indgå aftale med den tilbudsgiver, som afgiver tilbudet med den laveste pris.

SKI vil foretage en prisevaluering på baggrund af Tilbudslisten i Rammeaftalens bilag B.


Side 13 af 24

10. Forbehold og mindstekrav

10.1. Forbehold - generelt

Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmateri-alet, jf. punkt 10.2. Såfremt den økonomiske værdi af et forbehold vedr. et ikke-grundlæggende element ikke kan prissættes, har SKI pligt til at se bort fra tilbuddet

Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grund-læggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kun-ne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligele-des vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i Rammeaftalens og/eller Rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 12.1 nedenfor.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbuds-materialet.

Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan med-føre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.

Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via udbudssiden i ETHICS og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

10.2. Mindstekrav

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav.

Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav.

Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ikke-konditionsmæssige tilbud), vil såle-des blive afvist.

I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold:


Side 14 af 24

Udkast til Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren med tilhørende bilag samt Aftale mellem SKI og Leverandøren med tilhørende bilag er mindstekrav, som Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold overfor, hverken helt eller delvist. Dog skal Tilbudsgiver besvare bilag B Tilbudsliste, som beskrevet nedenfor.

10.2.1. Krav til besvarelse af Bilag B Tilbudsliste

Krav til besvarelse af tilbudslisten.

Alle varelinjer er at betragte som obligatorisk sortiment, og det er et Mindstekrav, at der tilbydes et produkt på hver varelinje ved at udfylde de felter, der er markeret med gult i Rammeaftalens bilag B ”Tilbudsliste”.

Produkterne vil blive evalueret på baggrund af deres stykpris, herunder f.eks. pr. ark, pose, sæk eller pr. liter, for således at kompensere for evt. forskellige pakkestørrelser.

På hver linje skal tilbydes én vare. Alle varelinjer skal tilbydes i tilbudsgivers mindste salgsenhed jf. vejledning i Rammeaftalens

bilag B. Kunden er berettiget til at købe i anbrud, såfremt leverandørens mindste salgsenhed

er for stor i forhold til Kundens konkrete indkøbsbehov. Tilbudsgivers afgivne priser vil blive evalueret i henhold til den af tilbudslisten anførte evalue-ringsenhed, jf vejledning i Rammeaftalens bilag B

Prissammenligning sker på baggrund af kolonnen: ”Tilbudsgivers pris pr. evalueringsenhed”.

10.2.2. Kontrol af rammereceptur samt test af vareprøver Tilbudsgiver skal, udover indesendelse af selve tilbud til SKI via udbudsystemet Ethics, frem-sende følgende:

Rammerecepturer, sikkerhedsdatablade og produktdatablade på samtlige varer tilbudt under hovedproduktgruppen ”rengøringsmidler”. Der henvises til Rammeaftalens bilag A, kravspecifikation, for en uddybning af rammerecepturer, sikkerhedsdatablade og produktdatablade

Vareprøver på de produkter, under hovedproduktgruppen ”Rengøringsmidler”, som i tilbudslisten er markeret med en BLÅ farve – minimum en liter af hver.

Vareprøver på de udvalgt produkter under hovedproduktgruppen ”rekvisitter” som i tilbudslisten er markeret med en BLÅ farve.

Ovenstående dokumenter og vareprøver skal være tredjepart i henne, inden tilbudsfristens udløb.


Side 15 af 24

Rammerecepturer m.v. og vareprøver skal sendes til:

Aalborg Universitet Esbjerg Att: Birgit Kjærside Storm, Lektor, kemiingeniør Niels Bohrsvej 8 6700 Esbjerg

Alle de indsendte oplysninger vil blive behandlet fortroligt. Dette gælder også indholdet i rammerecepturerne, som kun kommer tredjepart fra Aalborg Universitets til kendskab i for-bindelse med kontrol og test. Vareprøverne og rammerecepturerne skal være mærket med varenummer, varenavn og linje-nummer, så det er identisk med oplysningerne i tilbudslisten. Mærkningen og vareprøven må så vidt muligt ikke indeholde firmanavne. Rengøringsmidler: Der kontrolleres , for følgende:

o Dosering

o pH-værdi i koncentreret produkt og i brugsopløsning

o Overensstemmelse mellem rammereceptur og kravspecifikation

De fundne værdier sammenholdes med kravspecifikationen og oplysningerne i produkt- og sikkerhedsdatablade. Rekvisitter: Der kontrolleres primært, men ikke udtømmeligt, for:

o Sugeevne

o Styrke

De fundne værdier sammenholdes med kravspecifikationen og oplysningerne i produkt- og sikkerhedsdatablade.


Side 16 af 24

11. Alternative tilbud

Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.


Side 17 af 24

12. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde

12.1. Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål.

Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk og skal stilles via SKIs udbudssystem ETHICS, https://www.ethics.dk/asp3/tender/ski_5021_20120130.nsf ,menupunktet ”Send Spørgsmål”. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. e-mail. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige til-budsgivere skriftligt via ETHICS Tilbudsgiver modtager automatisk mail når der er offentliggjort spørgsmål og svar. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk.

Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det of-fentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentlig-

gjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Spørgsmål, der er stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen vil alene blive besvaret, idet omfang besvarelsen kan afgives senest seks dage før tilbudsfristens udløb, idet der henses til hvorvidt spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret.

Spørgsmål der alene vedrører brugen af SKI’s udbudssystem ETHICS, fx i forbindelse med tilbudsafgi-velse, kan dog stilles indtil udløbet af tilbudsfristen via mail til [email protected].

12.2. Informationsmøde

Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted fredag den 13. juli 2012 kl. 10:30 til kl.11:30.Informationsmødet afholdes på adressen Islands Brygge 55, 2300 København S.

Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 12. juli 2012 kl. 10:00 give SKI, besked om, hvor mange der deltager i mødet.

Tilmelding foregår via e-mail til Pernille Schimming [email protected]

SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver.




Side 18 af 24

Informationsmødet vil dække nærværende udbud, samt udbudet 50.22 der omhandler et andet sor-timent indenfor forbrugsartikler: Engangsservice, borddækningsartikler og fødevareemballage.

På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk.

Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbudsmaterialet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplys-ninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet.

SKI vil efterfølgende gøre præsentationen fra informationsmødet tilgængeligt på www.ski.dk.


Side 19 af 24

13. Tilbuddets indhold og udformning

13.1. Generelt

Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen.

Tilbudsgiver skal udfylde Bilag B ”Tilbudsliste indeholdende SKIs varelinjespecifikke mindstekrav og Leverandørens priser” efter de retningslinjer der fremgår af fanebladet ”Vejledning” i bilagene B. Rammeaftalen, samt Rammeaftalens øvrige bilag, skal ikke udfyldes.

Tilbud skal afgives på dansk.

Tilbuddet skal afleveres i elektronisk signeret stand, jf. tilbudsfristen i punkt 5. Tilbuddet anses alene for modtaget, når følgebrevet er signeret og uploaded i ETHICS. Tilbudet anses alene for at indeholde de dokumenter, som fremgår af følgebrevet. Hver tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud.

13.2. Enkeltstående virksomhed

Tilbud vurderes ud fra følgende udfyldte og uploadede dokumenter:

1) Tro og love-erklæring (PDF skema udfyldes OG signeres)

2) Spørgsmål vedr. egnethed (Enkeltstående virksomhed) jf. Udbudbekendtgørelsens pkt. III.2) (PDF skema udfyldes)

3) Tilbudsliste (Rammeaftalens bilag B.1) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet ”Vejled-ning”)

4) Elektronisk følgebrev som genereres i ETHICS under menupunktet ”Afslut Tilbud” (PDF dokumentet signeres.)

Såfremt Tilbudsgiver baserer sit tilbud på en anden enheds kapacitet udfyldes følgende:

1) Bekræftelse angående anden enheds kapacitet (udfyldes og signeres af den anden enhed)


Side 20 af 24

13.3. Konsortium

Tilbud vurderes ud fra følgende udfyldte og uploadede dokumenter:

1) Tro og love-erklæring fra hver af de deltagende virksomheder (PDF skema udfyldes OG signeres)

2) Spørgsmål vedr. egnethed (Konsortium) jf. Udbudbekendtgørelsens pkt. III.2) (PDF skema, som udfyldes af den befuldmægtigede virksomhed)

3) Tilbudsliste (Rammeaftalens bilag B.1) (Excel fil udfyldes som angivet i fanebladet ”Vejled-ning”)

4) Elektronisk følgebrev som genereres i ETHICS under menupunktet ”Afslut Tilbud” (PDF dokumentet signeres.)

Såfremt Tilbudsgiver baserer sit tilbud på en anden enheds kapacitet, skal følgende udfyldes:

1) Bekræftelse angående anden enheds kapacitet (udfyldes og signeres af den anden enhed).

13.4. Tilbudsaflevering

Dokumenterne skal afleveres elektronisk via menupunktet ”Send Dokumenter”, og tilbuddet afslut-tes med følgebrev via menupunktet ”Afslut tilbud”. Hvis tilbud afgives af et konsortium er det ude-lukkende den befuldmægtigede, som skal drage omsorg for indsendelse af samtlige de krævede do-kumenter.

Tilbud anses først for afgivet og dermed modtaget af SKI, når følgebrevet er genereret, signe-ret og registreret modtaget i ETHICS. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet.


Side 21 af 24

14. Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud fremgår af tidsplanen i punkt 5.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og sig-nerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter.

Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter ETHICS efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i ETHICS.

Alternativ fremsendelse af tilbud, f.eks. pr. e-mail accepteres ikke.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af Rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb.


Side 22 af 24

15. Behandling af tilbud mv.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om kon-kurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Aftalen mellem SKI og Leverandøren samt Rammeaftalen mellem hver enkelt tilsluttet kunde og Leverandøren, er underskrevet. SKI forbehol-der sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om Rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI og de tilsluttede kunder har indgået ovennævnte aftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen.

Såfremt Rammeaftalen tildeles en sammenslutning af Leverandører (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget (sekretariatets-funktion), der er ansvarlig for kontakten i forbindelse med Aftalen til SKI og Rammeaftalen med hver enkelt tilsluttet kunde.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden aftaleindgåelse.


Side 23 af 24

16. Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.


Side 24 af 24

17. Fortrolighed

Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kontraktindgå-else forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valg-te Tilbudsgiveres tilbud.

SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen. SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt.

Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

Documents

Udbudsbetingelser offentligt udbud€¦ · (findes under menupunktet ”Udbudsmateriale”) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen