Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune¸teinnkalling... · Som tidligere påpekt er det ikke innhentet uttalelser fra formannskapets medlemmer, men det er på det rene

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 16/9

Møtedato/tid: 25.02.2016 Kl 09:00

Møtested: Øyfjellet (Flyttet fra Storkleppen)

Ny innkalling skyldes at sak 8/16 ikke var meldt opp til møtet tidligere og at møtet er flyttet til annet rom.

Møtedeltakere: Lars Græsli, leder Toralf Øverås, nestleder Heidi Synnøve Lien

Andre møtende: Hanne Bakken Tangen, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Rådmannen Ordfører Arvid Hanssen, Konsek

Kopi: Postmottak Tydal kommune, postmottak RMN, Frode Singstad RMN, Nea Radio og Selbyggen.

Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: [email protected]

Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.

Trondheim, 22.02.2016

Lars Græsli (sign.) Leder av kontrollutvalget

Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek

1

Sakliste

Saksnr. Sakstittel 01/16 Godkjenning av protokoll for møte i kontrollutvalget 13.11.2016. 02/16 Rapport fra gjennomgang av saksbehandling og økonomi - drift

Vertshuset. 03/16 Henvendelse til kontrollutvalget vedrørende utforming av arbeidsavtaler. 04/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget. 05/16 Forvaltningsrevisjon i Værnesregionen - invitasjon/innspill fra

kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. 06/16 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 25.2.2016. 07/16 Eventuelt. 08/16 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2016.

2

Godkjenning av protokoll for møte i kontrollutvalget 13.11.2016. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 01/16

Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/9 - 3

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes.

Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på www.konsek.no

3

http://www.konsek.no/

Rapport fra gjennomgang av saksbehandling og økonomi - drift Vertshuset. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 02/16

Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 15/62 - 12

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling:

1. Kommunestyret er kritisk til tidligere rådmanns brudd påhabilitetsbestemmelser og involvering i prosesser i forbindelse medetablering av ny drift i Vertshuset etter at formannskapet overtok detformelle ansvaret.

2. Kommunestyret er kritisk til utilstrekkelig politisk styring etter atformannskapet og ordfører overtok ansvaret for gjennomføring av etableringav ny drift i Vertshuset.

3. Kommunestyret ber rådmannen påse at alle avtaler mellom kommunen ogdriver av Vertshuset avklares og dokumenteres.

Vedlegg Revisjonsundersøkelse om Vertshuset.

Saksutredning Kontrollutvalget diskuterte økonomi og formaliteter knyttet til saksbehandlingen ved etablering av kafedrift i Vertshuset under sak 30/15 den 13.11.15. Følgende ble vedtatt:

"Kontrollutvalget ber om en gjennomgang av saksbehandling og økonomi knyttet til etablering av ny drift i Vertshuset. Kommunestyrets vedtak og forutsetninger legges til grunn. Resterende revisjonsressurser for 2015, 35 timer, benyttes. Rapport behandles i kontrollutvalgets første møte i 2016."

For kontrollutvalget var det, i tillegg til økonomi, viktig å få avklaring på om daværende rådmann hadde brutt habilitetsbestemmelser ut over det utvalget var kjent med og protokollerte i møtet 13.11.15. Dette gjaldt administrativt vedtak i forbindelse med tildeling av skjenkebevilling til driver av Vertshuset, daværende rådmannens ektefelle, med ham selv som hennes stedfortreder.

Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført undersøkelsen og fremlagt resultatet i rapport oversendt Konsek 14.2.16.

Om rapporten

Revisjonen har innledningsvis tatt forbehold om at beskrivelser kan være upresise som følge av ulike oppfatninger blant de som har gitt tilbakemeldinger. Det er også opplyst at tidligere ordfører ikke ønsket å gi tilbakemelding på rapporten, men kun på prosess rundt etablering av arbeidstreningsplasser/kafedrift i Tydal, slik det fremgår av vedlegg 2 til rapporten.

4

I tråd med bestillingen omhandler rapporten følgende 2 forhold:

1. Saksbehandling ved kommunens involvering ved etableringen: Er sentrale saksbehandlingsregler fulgt?

2. Redegjørelse for økonomien: Forholdet mellom kommunestyrets vedtak i sak 36/15 og påløpte utgifter.

Rapporten inneholder oversikt over vedtak som er fattet, beskrivelser av hvordan enkeltpersoner har oppfattet prosesser og revisors vurderinger. Rapporten inneholder ikke egne avsnitt med konklusjoner eller anbefalinger, men revisor har i kapittel 1.3 og 2.3 Revisors vurderinger, klare synspunkter i forhold til både administrativ og politisk behandling, og oppfølging.

Saksbehandlingen

Revisjonen har pekt på viktigheten av at all saksbehandling skjer på en forsvarlig, skriftlig og etterprøvbar måte. Revisor er klar på at dette på flere områder ikke har vært tilfellet. Kort nevnes:

· Valg av leietaker (ektefellen til daværende rådmann) til vertshuset burde vært politisk behandlet og prosessen burde vært begrunnet og bedre dokumentert.

· Svak politisk styring etter at etablering av drift av vertshuset ble et "politisk prosjekt". Hele administrasjonen var inhabile til å fatte beslutninger i prosessen.

· Politisk vedtak om å tilby arbeidstreningsplasser/tilrettelagte arbeidsplasser ble fattet på av at NAV hadde orientert formannskapet om at privat drift i vertshuset ikke kunne basere seg på arbeidskraft/tiltaksplasser lønnet av NAV.

· Uklare og delvis muntlige avtaler mellom kommunen og driver. Rådmannens involvering i oppfølging av noen avtaler mener revisjonen har vært et grovt habilitetsmessig overtramp.

· Brudd på habilitetsregler i sak om skjenkebevilling Vertshuset.

Økonomien

Revisjonen har i rapporten referert kommunestyrets vedtak i sak 36/15 og 89/15 hvor de økonomiske rammer for prosjektet er vedtatt. Rammen ble i sak 89/15, den 17.12.15, økt fra kr 100.000 til kr 500.000. På dette tidspunktet var det bokført kr 345.229 på prosjektet.

Det er dokumentert at administrasjonen og formannskapet kjente til overskridelser i lang tid før budsjettendringer ble foretatt.

Revisjonen påpeker at flere i administrasjonen var svært kritiske til at første vedtatte ramme på kr 100.000 ble overskredet uten forutgående politisk behandling. Slik det fremkommer i rapporten mener rådmannen at han var habil til å gjennomføre politiske vedtak selv om det ikke var budsjettmessig dekning. Revisjonen deler ikke denne oppfatningen.

5

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering

Revisjonen har, innenfor de rammer tildelt av kontrollutvalget, gjennomført en begrenset undersøkelse rettet mot ivaretakelse av saksbehandlingsregler og økonomien i prosjektet. Den baserer seg derfor først og fremst på informasjon fra tidligere rådmann og øvrige ansatte. Rapporten gir derfor i begrenset grad informasjon om hvordan behandlingen i formannskapet har vært.

Rapporten viser at det har vært store utfordringer knyttet til økonomi, administrative og politiske prosesser ved etableringen av driften ved Vertshuset.

Sekretariatet mener tidligere rådmann har begått klare brudd på forvaltningslovens habilitetsbestemmelser, og fattet beslutninger i prosessen på tross av at hans ektefelle var part i saken med økonomisk fordel av beslutningene. Dette har også vært sterkt medvirkende til konflikter i administrasjonen. Rapporten viser etter sekretariatets vurdering at han har utøvd press overfor ansatte for å få gjennomført uklare eller muntlige avtaler som kan ha vært til gunst for ektefellens virksomhet. Dette er sterkt kritikkverdig. Kritikkverdig er også klare brudd på habilitetsbestemmelser ved tildeling av skjenkebevilling til rådmannens ektefelle med rådmannen selv som stedfortreder.

Tildelingen av leietaker/driver av Vertshuset gjennom notat signert av tidligere ordfører er utførlig behandlet i rapporten. Sekretariatet støtter fullt ut revisjonens vurderinger om at valget er for dårlig begrunnet, dokumentert og at tildelingen ikke er gjort på en tillitsvekkende måte.

De betydelige økonomiske overskridelsene i forhold til opprinnelige rammer er korrigert gjennom tilleggsbevilgninger i ettertid. En femdobling av rammen tyder på manglende oversikt over tilstand til både lokaler og utstyr. Manglende avklaringer/forståelse for hvilke kostnader som skulle belastes prosjektet synliggjøres også i rapporten. Dette er forhold som må vies langt større oppmerksomhet ved fremtidige prosjekt. Som tidligere påpekt er det ikke innhentet uttalelser fra formannskapets medlemmer, men det er på det rene at formannskapet ikke har hatt noen tydelig ledelse av prosjektet, og at rådmannen har vært sterkt involvert i beslutninger på tross av egen inhabilitet.

Med bakgrunn i forholdene som er tatt opp i rapporten mener sekretariatet at det er grunnlag for klar kritikk av daværende rådmanns og formannskapets håndtering av etableringen av ny drift i Vertshuset.

Selv om rapporten omhandler et begrenset område berører den habilitet og viktige momenter å ta hensyn til ved planlegging og gjennomføring av prosjekt. Rapporten bør derfor brukes i det videre arbeid og i læringsøyemed både administrativt og politisk.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av rapporten og vurderingene kontrollutvalgssekretariatet har gjort konkluderer vi med at håndteringen av etablering av ny drift ved Vertshuset ikke har vært god. Dette gjelder rådmannens rolle og involvering, samt den politiske oppfølgingen etter at formannskapet vedtok at dette ble et politisk prosjekt som formannskapet og ordfører skulle drive.

6

- TITTEL - 1

Rapport fra revisjonsundersøkelse:

Etablering av drift i Vertshuset

Tydal kommune

Februar 2016

7

Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS

3

- Etablering av drift i Vertshuset -

Innledning

Denne undersøkelsen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS i perioden desember 2015

til februar 2016, på oppdrag fra kontrollutvalget i Tydal kommune. Oppdragsansvarlig revisor

har vært Frode Singstad, og Hanne Bakken Tangen har vært prosjektmedarbeider.

Bestillingen skjedde i sak KU-30/15:

Kontrollutvalget ber om en gjennomgang av saksbehandling og økonomi knyttet til

etablering av ny drift i Vertshuset. Kommunestyrets vedtak og forutsetninger legges til

grunn. Rapport behandles i kontrollutvalgets første møte i 2016.

Bakgrunnen for oppdraget var at det sommeren/høsten 2015 ble vedtatt å etablere drift i

Vertshuset ved rådhuset på Ås i Tydal. Kommunen inngikk avtale med Josephine Moxness

(heretter benevnt driver) om leie av lokalene og drift av vertshuset. Moxness er gift med Lars-

Erik Moxness, som var rådmann i Tydal til 8. desember 2015. Vi oppfattet bestillingen slik at

habilitetssituasjonen var en sentral del av bakgrunnen for oppdraget.

Denne undersøkelsen er gjennomført innenfor begrensede rammer. Den er basert på analyse

av kommunale saksdokumenter og regnskapsdata, og kommunalt ansattes skriftlige

beskrivelser oversendt per e-post. Én administrativ ansatt foretrakk å svare på revisjonens

spørsmål per telefon, og svarene er i etterkant verifisert i et skriftlig referat. Utover dette har

vi ikke gjennomført intervjuer.

En sentral del av datagrunnlaget er involverte aktørers beskrivelser. Revisjonen registrerer at

ulike aktører har ulik oppfatning av hvordan prosessen har vært. Vi har så langt som mulig

søkt å bekrefte beskrivelsene i skriftlige kilder, men dette har ikke latt seg gjøre for alle deler

av fremstillingen. Vi må derfor ta forbehold om at beskrivelsene kan være upresise.

Revisjonen innhentet hoveddelen av dataene, inkludert forklaringer fra noen administrativt

ansatte, i løpet av november og primo desember 2015. Deretter sendte vi den 21.12.2015 en

foreløpig rapport på høring til konstituert rådmann. I mellomtiden hadde tidligere rådmann

Moxness blitt avskjediget av kommunestyret i Tydal. I høringsfasen kom det fram en del ny

informasjon som gjorde at revisjonen så behov for å iverksette ytterligere undersøkelser,

konkret ved å sende henvendelser til flere kommunalt ansatte. De svarene disse ga, gjorde at

revisjonen valgte å kontakte både tidligere rådmann Moxness og tidligere ordfører Paulsby, for

å gi dem mulighet til å komme med sitt syn på de forholdene de administrativt ansatte

8


4


beskriver. Dette skjedde ved at tidligere ordfører og rådmann fikk tilsendt et utkast til rapport,

der både sammenstilling av våre data og et utkast til våre vurderinger fremkom. Tidligere

rådmanns kommentarer har blitt tatt inn i rapporten der vi fant det relevant. Tidligere ordfører

presiserer i sitt svar at han ikke har lest utkastet, og derfor ikke vil kommentere det. Hans svar

er en redegjørelse for den politiske prosessen vedrørende etablering av arbeidstrenings-

plasser/kafedrift i Tydal (vedlegg 2). Til sist ble et endelig utkast sendt konstituert rådmann.

Hennes kommentarer har medført noen mindre endringer.

Til sammen seks kommunalt ansatte har svart på spørsmål, i tillegg til tidligere ordfører og

tidligere rådmann. Alle svar er tatt inn i datadelen av denne rapporten i den grad vi fant det

relevant.

Oversikt over innsamlet dokumentasjon fremgår av vedlegg 1. Tidligere ordførers svar ligger i

sin helhet som vedlegg 2, fordi han ba eksplisitt om det.

Rapporten er strukturert ut fra en oppdeling mellom de to forholdene ved etablering av drift i

Vertshuset som kontrollutvalget ba oss undersøke:

1. Saksbehandling ved kommunens involvering ved etableringen: er sentrale

saksbehandlingsregler fulgt?

2. Redegjørelse for økonomien: forholdet mellom kommunestyrets vedtak i sak 36/15 og

påløpte utgifter.

Innholdsfortegnelse

Innledning .............................................................................................................................. 3

Innholdsfortegnelse ............................................................................................................... 4

1 Saksbehandling .............................................................................................................. 5

1.1 Bakgrunn/regelverk ..................................................................................................... 5

1.2 Beskrivelse av saksbehandlingen ............................................................................... 5

1.3 Revisors vurdering .....................................................................................................17

2 Økonomi ........................................................................................................................20

2.1 Budsjetterte økonomiske rammer ..............................................................................20

2.2 Regnskap ..................................................................................................................20

2.3 Revisors vurdering .....................................................................................................23

Vedlegg 1: oversikt over innsamlet dokumentasjon ..............................................................25

Vedlegg 2: svar fra tidligere ordfører ....................................................................................26

9


5


1 Saksbehandling

Her følger en redegjørelse for kommunens behandling av saker tilknyttet etablering av drift i

vertshuset.

1.1 Bakgrunn/regelverk

Det er et grunnleggende ulovfestet krav til all offentlig forvaltning at avgjørelser skal være

saklig begrunnet, og at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Et utslag av dette prinsippet er

forvaltningslovens saksbehandlingsregler. De saksbehandlingsreglene vi legger vekt på i

denne undersøkelsen, er særlig kravene til at de som forbereder og behandler

forvaltningssaker ikke skal la personlige forhold påvirke saksforberedelsen eller beslutningen

(habilitet), jf. fvl. §§ 6 til 10.

Forvaltningslovens habilitetsregler medfører at en offentlig tjenestemann som er gift med en

som er part i en forvaltningssak, er inhabil til å «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse», og

«treffe avgjørelse» i denne saken.1 Habilitetsreglene medfører også at når en overordnet

tjenestemann er inhabil, kan ingen direkte underordnede i samme forvaltningsorgan treffe

avgjørelse i saken.2 Denne regelen gjelder kun underordnedes mulighet til å treffe avgjørelse;

ikke til å forberede saken.3

1.2 Beskrivelse av saksbehandlingen

Revisjonen har undersøkt kommunens saksbehandling ved tre konkrete saker som alle er

tilknyttet etablering av drift i Vertshuset:

Kommunens valg av leietaker for Vertshuset (ny driver av serveringsstedet)

Tildeling av næringsstøtte

Vedtak om skjenkebevilling for Cafe Bygdedyret AS

I tillegg har revisjonen mottatt en del informasjon om kommunens håndtering av saken i videre

perspektiv, og har knyttet noen kommentarer til dette.

1 Forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav c

2 Forvaltningsloven § 6 tredje ledd

3 Jf. forarbeidene til forvaltningsloven: Ot.prp. nr. 38 (1964-65) s. 46

10


6


Kommunens valg av leietaker for Vertshuset

Saken om etablering av drift i vertshuset ble behandlet i kommunestyret første gang i februar

2015, og endte med følgende vedtak:

Etablering av arbeidstrening og tilrettelagte arbeidsplasser utsettes til kommunestyret

kan få en bedre oversikt over og orientering om hva dette vil koste for Tydal kommune

også med hensyn til forslaget om opprettelse av inntil 1,5 stillinger.

Ved ny behandling i mai 2015 (sak 36/15 den 21.05) var rådmannens innstilling følgende:

A. Etablering av Tydal Vertshus

1. Det etableres et prosjekt for å drive Tydal Vertshus i lokalene til dagens Tydal

Restaurant. Prosjektets varighet begrenses til to år.

2. Tydal Vertshus skal drives av Tydal kommune og legges administrativt under Sektor

for Teknikk og Miljø.

3. Tydal Vertshus skal drives som et ordinært åpent serveringssted. I tillegg skal Tydal

Vertshus være et supplement/bistand til aktiviteter dagens institusjonskjøkken driver,

kunne tilby kantine for Tydal kommune og eventuelt annen privat virksomhet og

samarbeide med lag og foreninger om kulturelle aktiviteter og innslag i vertshusets

lokaler.

4. Tydal Vertshus skal tilby inntil fire arbeidstreningsplasser/tilrettelagte arbeidsplasser.

Arbeidsplassene skal i hovedsak etableres i samråd med NAV.

B. Stillinger

1. Det opprettes 1,5 midlertidig stillinger i prosjektperioden på to år, eller begrenset til

så lenge aktiviteten drives.

Kommunestyret fattet følgende vedtak:

1. Det etableres et prosjekt for å drive Tydal Vertshus i lokalene til dagens Tydal

Restaurant. Prosjektets varighet begrenses til 2 år.

2. Tydal Vertshus skal drives som et ordinært åpent serveringssted.

3. Tydal Vertshus skal tilby inntil 4 arbeidstreningsplasser/tilrettelagte arbeidsplasser.

Arbeidsplassene skal i hovedsak etableres i samråd med NAV

4. Vertshusets drift utlyses for drift på privat basis.

5. Husleie og energiutgifter dekkes av kommunen i prosjektperioden.

6. Det kan inngås avtaler om ulike oppdrag for kommunen herunder møteservering og

kantinedrift, ungdomsrelaterte aktiviteter, samt avtaler som gjelder

arbeidstrening/tilrettelagte arbeidsplasser.

7. Driftsstøtte til aktiviteter i pkt. 6 omsøkes og avklares mellom driver og kommunen.

11


7


8. Til klargjøring/istandsetting av lokalene bevilges inntil kr. 100.000

Som det fremgår av punkt fire, skulle kommunen utlyse vertshuset for drift på privat basis.

Utlysningen ble kunngjort via kommunens facebook-sider og i lokalavisa Selbyggen den 5. juni

2015.4 I annonsene ble aktuelle interessenter bedt om å kontakte kommunen for mer

informasjon.

Prosessen ved valg av leietaker er beskrevet i et notat datert 30.6.2015, signert tidligere

ordfører Paulsby, som ble lagt fram for formannskapet i møte den 3. august 2015. Notatet

beskriver ikke utlysningen, men det fremkommer at det var fire interessenter. Alle hadde ifølge

notatet sendt inn skriftlige søknader innen den fristen kommunen satte (17. juni):

Delovan Nori

Josephine Moxness (heretter driver)

Mohammed Khaled

Mohammed Albalawi

Av notatet fremkommer det at alle søkerne ønsket å drive vertshuset som et åpent

serveringssted med ordinære åpningstider. Notatet leder ut til følgende konklusjon:

Driver tilbys en toårig leieavtale, der kommunestyrets vedtak om drift av vertshuset

legges til grunn.

Begrunnelsen var at hun har relevant utdanning (ernæringsfysiolog), erfaring med kafedrift

og ledelse, at hennes konsept er i tråd med kommunens strategiske næringsplan (kortreist

mat osv.) og at hennes søknad viste bevissthet om samarbeid med NAV. Begrunnelsen

inneholder ingen vurdering av de andre søkernes søknader, rangering av de andre

søknadene, eller på annen måte noen vurdering av søknadene opp mot hverandre.

De tre andre søkerne ble underrettet om kommunens beslutning i brev av 3.7.2015. Brevet

inneholder ingen begrunnelse på hvorfor driver ble valgt foran de andre søkerne.

Utlysningen av drift av vertshuset er ikke omfattet av noe regelverk som stille konkrete

prosedyrekrav til prosessen. Det følger likevel av kravene til god forvaltningsskikk at

kommunen i slike prosesser må sikre størst mulig grad av likebehandling av de aktuelle

4 Dokumentasjon på dette lå ikke i kommunens sak- og arkivsystem, men revisjonen har fått dem

oversendt på forespørsel.

12


8


søkerne, og at prosessen må dokumenteres. Dette for å sikre at ikke kommunen tar

utenforliggende hensyn ved sitt valg. Flere kommunale saksbehandlere stiller i e-post til

revisjonen spørsmål om hvorvidt de fire søkerne reelt sett var likestilt ved denne

søknadsprosessen. De hevder at driver hadde store fortrinn på grunn av sin nærhet til

kommuneadministrasjonen, som ga henne tilgang til langt mer informasjon enn de andre

søkerne. Flere er også kritisk til arrangeringen av en sommerfest i vertshuset i juni 2015, der

driver stod for serveringen. Sommerfesten ble ifølge de ansatte belastet kommunens

budsjett for en god del ressurser, både hva gjelder materiell, personell og mannskapsmessig.

Festen ble av flere ansatte oppfattet som et strategisk grep for å få gjort mest mulig

forberedelser på vertshuset på kommunens budsjett før en privat overtakelse, og for å gi

driver et fortrinn før kommunens kommende valg av ny leietaker. Til dette kommenterer

tidligere rådmann:

En slik påstand vil jeg sterkt imøtegå. En slik påstand bygger da også kun på

subjektive spekulasjoner og ikke objektive forhold. Josephine Moxness hadde

allerede før dette tilberedt mat til kommunen på oppdrag og som ansatt i kommunen.

I en liten kommune som Tydal må en selvsagt trå forsiktig, men også være praktisk.

Ser en på vikarinnleie på de enkelte tjenestedene vil en oppdage at det leies inn nær

familie, slektninger, venner og bekjente. Ansatte har dobbeltroller som kommunalt

ansatte og eiere av firma som kommunen leier inn, osv. Spekulasjoner om dette var

et innsalg av rådmannens kone blir urimelig. At det for øvrig fra min side var et

innsalg i arrangementet er riktig for så vidt angår lokalene, altså selve kaféen.

Uavhengig av driver er kaféen etter mitt syn en viktig institusjon for Ås og burde være

det for den kommunale organisasjonen også.

I formannskapsmøtet den 3. august 2015 ble følgende sak behandlet: sak 65/15

«Arbeidstreningsplasser og kafedrift i lokalene etter Tydal Vertshus». Saken var foranlediget

av at prosjektet allerede hadde kostet kommunen mer enn forutsatt i kommunestyrets vedtak.

I innkallingen står saken uten saksbehandler («ikke fordelt til»). Protokollen sier følgende:

Behandling i Formannskapet - 03.08.2015

Formannskapet har fått framlagt oversikt over påløpte kostnader i prosjektet og dette

viser overskridelser i forhold til vedtaket i kommunestyret.

(…)

13


9


Vedtak i Formannskapet - 03.08.2015

Arbeidstreningsplasser og kafedrift i lokalene etter Tydal Vertshus er et

politisk prosjekt som formannskap og ordfører skal drive.

Lokalene istandsettes og klargjøres slik at de tilfredsstiller mattilsynets krav.

Det vil bli avklart med leietaker angående leiekontrakt og navn på lokaler.

Dato for oppstart av Tydal Vertshus settes til den 15. september 2015.

Formuleringen «et politisk prosjekt som formannskap og ordfører skal drive» var etter hva

revisjonen erfarer ment som en tydeliggjøring av at verken rådmannen eller hans

underordnede kunne lede dette prosjektet, på grunn av rådmannens inhabilitet. Rådmannen

omtaler forholdet slik i sitt svar til revisjonen:

Saken (om valg av driver til vertshuset, revisjonens anmerkning) ble (…) saksbehandlet

av daværende konstituerte næringssjef. Jeg tok opp med ordfører om det var ønskelig

med en setterådmann for å fatte vedtak i saken. Ordfører ga beskjed om at

han/formannskap ville fatte avgjørelse i saken. Dette fant jeg uproblematisk da ordfører

ikke er underlagt rådmannens instruksjonsmyndighet, jf. kommunelov § 23 og altså ikke

var ugild.

Protokollen fra formannskapets møte sier ikke noe om hvem som er valgt som leietaker og

driver av vertshuset.

Særlig om inngåelse av leiekontrakt

Etter dette ble det inngått avtale om leie av vertshuset mellom driver og Tydal kommune ved

konstituert sektorsjef den 16.9.2015. Sektorsjefen beskriver prosessen før dette slik i e-post

til revisjonen:

Tidligere ordfører sendte næringssjefen mail kl. 22:40 på valgkvelden 14.09(!), der

det bes om at leiekontrakt må ordnes.

Etter at leiekontrakt ble signert, betraktet rådmannen ifølge seg selv ikke som inhabil

lenger.

Tidligere rådmann skriver i sitt tilsvar til revisjonen at dette var foranlediget av at tidligere

ordfører i flere runder hadde purret på kontrakten hos administrasjonen. Daværende

næringssjef har på sin side lagt frem dokumentasjon på at hun sendte et utkast til leieavtale

til tidligere ordfører den 10.7, altså kun dager etter at søkerne var underrettet om hvem som

hadde fått oppdraget. I oversendelsen til tidligere ordfører skrev hun blant annet følgende:

14


10


Jeg har utarbeidet et forslag til leiekontrakt på Vertshuset. Du må se med lys og lykte

på denne også må du fylle ut det som mangler. (…) Du må få damene på

Servicetorget til å hjelpe deg med å utforme den rent teknisk.

Da den endelige kontrakten ble signert, hadde det gått to måneder siden søkerne ble

orientert om hvem som var valgt som driver.

Revisjonen bemerker at når leiekontrakt er inngått med driver personlig, kan den ikke uten

videre overdras til et annet rettssubjekt (Cafe Bygdedyret AS) uten kommunens samtykke.

Det samme gjelder fremleie.5 Dette bekreftes av leieavtalen mellom driver og kommunen.

Revisjonen er ikke kjent med om denne problematikken har blitt aktualisert.

Særlig om forutsetningen for tiltaksplassene

Vår informasjon om samarbeidet mellom kommunen og NAV stammer i all hovedsak fra

tidligere NAV-leder, og tidligere ordfører og tidligere rådmann. De har felles oppfatning av at

det tidlig i prosessen ble diskutert en mulighet for å etablere et tiltak som skulle drives i

kommunal regi, og at NAV ga positive signaler om dette. Bakgrunnen var ifølge NAV en

økende andel sosialhjelpsmottakere og sentrale signaler om innføring av aktivitetskrav for

denne gruppen. Som det fremgår av protokoll fra kommunestyrets behandling i sak 36/15 over,

ønsket ikke kommunestyret å drive kafeen i kommunal regi.

Tidligere rådmann skriver følgende:

Da jeg la fram saken om kafédrift for kommunestyret var forslaget at kommunen selv

skulle drive den. Det var flere årsaker til at jeg valgte å legge fram dette forslaget. Jeg

visste at dette ville være en fordel i forhold til arbeidstreningsplasser, NAV-systemet og

i forhold til renovasjon av lokalene og utstyret. Kommunestyret valgte dessverre

annerledes.

Tidligere ordfører skriver følgende om samme tema:

Det første forslaget om å etablere en kommunal drift ble forkastet av kommunestyret.

Derfor ble det i det endelige vedtaket bestemt å lyse ut kafelokalene til privat driver og

at arbeidstreningsplasser skulle etableres i samarbeid med den private kafedriften. Det

var et klart flertall i kommunestyret som valgte denne løsningen.

5 Jf. husleielovens § 7-2

15


11


Tidligere NAV-leder gir uttrykk for at NAV hele tiden har vært klare på at det ikke har vært

aktuelt for dem å etablere tiltaksplasser i et privat selskap. Det ville ifølge NAV ha innebåret at

de bidro med «gratis» arbeidskraft betalt av kommunale midler, og dermed ga den private

bedriften en konkurransefordel i markedet. Også andre kommunalt ansatte bekrefter ovenfor

revisjonen at NAV har gitt klart uttrykk for dette, blant annet ovenfor tidligere rådmann.

Tidligere NAV-leder sier at hun tidlig i prosessen informerte formannskapet om at kommunen

ikke kunne pålegge NAV (gjennom kommunestyrevedtak) å inngå en slik avtale. Driften og

etablering av vertshuset kunne derfor ikke basere seg på arbeidskraft/tiltaksplasser lønnet av

NAV. Imidlertid ville virksomheten kunne bli spurt om å ta inn personer på tiltak, dersom noen

skulle ha behov for arbeidspraksis innen denne bransjen. Kort tid etter denne orienteringen

stod det likevel i kommunens utlysning etter driver av vertshuset at driften skulle ha

tiltaksplasser for NAV: inntil 4 personer på tiltak.

Etter at driver ble tildelt oppdraget, henvendte hun seg ifølge tidligere NAV-leder, til NAV med

forespørsel om tiltaksplasser. NAV ga beskjed om at de ikke var forpliktet av det kommunale

vedtaket. Driver var flere ganger i kontakt med NAV vedrørende tiltaksplasser, og fikk samme

svar. Det var ingen brukere som hadde behov for denne type tiltaksplass, og NAVs tiltak styres

av brukernes behov - ikke kommunens eller næringslivets behov.

Tildeling av næringsstøtte til Cafe Bygdedyret AS

Tydal kommune mottok den 9.7.2015 en søknad om etableringstilskudd fra driver. Søknaden

var adressert til «Tydal kommune v/næringsetaten». I søknaden fremkommer det at driver

tidligere har gitt uttrykk for (til en kommunal saksbehandler) at hun hadde behov for kr 100.000

i støtte. På grunn av den inngåtte avtalen med kommunen ber imidlertid driver om et tilskudd

på kr 50.000. Videre fremkommer det at:

Det jeg trenger støtte til er generelle oppstartskostnader som arbeidsklær, råvarer og

diverse forbruksartikler.

Jeg har behov â komme fort i gang da jeg har allerede nå en avtale om levering av

middag til inntil 12 personer i en måneds tid framover. Dette er et konkret samarbeid

av mange mulige med Neatun Velværesenter.

Dersom jeg ikke ha fått etablert et AS før middagsavtalen må effektueres ønsker jeg å

drive stedet gjennom mitt enkeltmannsforetak eller aksjeselskap under etablering.

16


12


Jeg har allerede kontakt med en mulig samarbeidspartner som er arbeidsledig og

befinner seg i NAV-systemet. Jeg vil ta kontakt med NAV om å diskutere løsninger på

dette allerede nå.

Daværende næringssjef kommenterer denne søknaden slik:

Næringssjef tok kontakt med Josephine Moxness angående søknaden. Næringssjef

framholdt at søknaden måtte inneholde budsjett og finansieringsplan før den kunne

behandles. Samtidig ble det en diskusjon mellom rådmann og næringssjef angående

behandlingen av søknaden. Næringssjef framholdt at hun mente rådmann var inhabil

og derav var hun selv også det. Næringssjef tok telefon til KS advokat og fikk oppgitt

at både rådmann og næringssjef var inhabil. Dette ble bragt fram for rådmann, men da

sa han at vi måtte være klar over at de tok feil og at det var mange dårlige jurister i KS.

Den 7.8 mottok kommunen et brev fra driver som revisjonen tolker som en klage på sen

saksgang i Tydal kommune. Driver begrunner dette med at hun var avhengig av driftsstøtten

fra kommunen for å få den avtalen hun trenger med banken, og for å kunne starte opp driften,

som etter hennes syn allerede var forsinket.

Søknaden om etableringstilskudd ble behandlet politisk av formannskapet den 24.08 i sak

68/2015. Saksbehandler var tidligere ordfører Paulsby, og saken ble lagt fram uten innstilling.

Formannskapet fattet følgende vedtak:

Det gis etablerings-støtte på kr. 25.000,- og støtte til reklame og markedsføring på kr.

25.000,-

Støtten blir gitt fra ansvar 4102 Næringsfondet.

Det innebar altså at søknaden om kr 50.000 i praksis ble innvilget.

Vedtak om skjenkebevilling for Cafe Bygdedyret AS

Revisjonen er kjent med at denne saken allerede har vært gjenstand for kontrollutvalgets

oppmerksomhet. Saken er gitt følgende omtale i KU-sak 28/15 «Referatsaker til

kontrollutvalgets møte 13.11.15»:

3. Serverings- og skjenkebevilling - Cafe Bygdedyret AS, delegert vedtak nummer

47/15, datert 20.10.15. Sekretariatet har i epost til rådmannen 5.11.15 påpekt at

ingen i administrasjonen er habile til å fatte vedtak i saken. (Forvaltningslovens § 6

17


13


første ledd, bokstav a.) Rådmannen bekreftet i kontrollutvalgets møte at søknaden

vil bli behandlet i tråd med formelle bestemmelser i forvaltningsloven.

Revisjonen legger til grunn at det delegerte vedtaket av 20.10.2015, som innvilger søknad om

skjenkebevilling fra Cafe Bygdedyret AS, ifølge dokumentet er signert av saksbehandler Anita

Evjen Fremo og godkjent av næringssjef Heidi Horndalen, begge ansatt i Tydal kommune og

direkte underordnet rådmannen. Vi legger til at det både i søknaden og vedtaket fremkommer

eksplisitt at rådmann Lars–Erik Moxness selv står som stedfortreder for skjenkeansvarlig

driver. På spørsmål om hvordan dette henger sammen, svarer Horndalen at hun er i tvil om

hvorfor dette vedtaket har blitt sendt ut. Hun bemerker at hun ikke hadde godkjent denne

søknaden, noe som normalt er et absolutt krav for at et svar skal sendes ut i slike saker.

Horndalen har videre fremlagt et skjermbilde som bekrefter at hun ikke hadde godkjent

vedtaket. Horndalen presiserer at hun ikke ville godkjenne denne søknaden på grunn av

habilitetssituasjonen. Hun hadde før dette innhentet en betenkning fra KS-advokatene, som

slo tydelig fast at ingen i kommuneadministrasjonen kunne fatte et slikt vedtak, der rådmannen

eller rådmannens kone var part.

Kommunens håndtering for øvrig

Særlig om tidligere rådmanns rolle

Sektorleder for teknikk og miljø skriver følgende i e-post til revisjonen:

Sektorledere/Tjenesteledere ble tidlig klar over at vi her kom i inhabilitetsproblemer i

forhold til driver / rådmann. Det ble på det grunnlaget bedt om møte med daværende

ordfører John Paulsby om situasjonen. Med på møtet med ordfører var jeg, næringssjef

Heidi Horndalen og tjenesteleder teknisk drift Edel Keiven. I møtet med ordfører utrykte

vi klart vårt problem med å håndtere denne saken og ba om at formannskapet overtok.

I forkant hadde vi konsultert KS om problemstillingen, men [med] den klare

tilbakemelding om at vi alle i administrasjonen var inhabil

Tidligere rådmann kommenterer habilitetssituasjonen slik:

Etter at vedtak om tildeling (av drift av vertshuset, revisjonens anmerkning) var (lovlig)

fattet kan jeg ikke se at det oppstår spørsmål om ugildhet knyttet til det å gjennomføre

et politisk fattet vedtak. Riktig nok vil det kunne stilles spørsmål ved formuleringer i

avtalen som kan føre til ugildhet, men så lenge avtalen kun forholder seg til de vedtak

som er gjort, og for øvrig er en standard avtale kommunen bruker i slike

sammenhenger, kan det vanskelig oppstå situasjoner som innebærer ugildhet.

18


14


Ifølge flere ansatte i kommunen, har rådmannen i hele prosessen vært delaktig i planleggingen

av vertshuset, han har personlig involvert seg i konkrete beslutninger på vertshusets vegne,

samtidig som han har øvet det som av flere har blitt opplevd som press på ansatte i kommunen

for at kommunen skulle etterkomme de behovene som oppstod som følge av etablering av drift

i vertshuset. Ifølge flere ansatte har tendensen vært at hvis vertshuset ikke har fått dekket sine

behov i møte med kommunen, har rådmannen kort tid etter innkalt ansatte til sitt kontor og

prøvd å få dem til å endre standpunkt og etterkomme vertshusets ønsker.

Rådmannen kommenterer dette slik:

Det presset jeg da la på ansatte var å sørge for at [de politiske] vedtakene ble

gjennomført. Dette viste seg å være et problem. Det var fra ordførers side gitt klare

beskjeder til rådmannen om hva som skulle gjøres. Dette videreformidlet ordfører til

meg og til aktuelle sektorledere. Dessverre ble disse instruksjonene ikke fulgt opp i alle

henseende og jeg måtte ved noen anledninger påpeke nødvendigheten av at

instruksjonene ble fulgt. Der hvor det syntes å være uklarheter ba jeg ordfører møte og

presisere hva som skulle gjøres. At dette kunne føles ubehagelig for enkelte har jeg

forståelse for. Det ville likevel være uholdbart dersom underordnede ledere skulle

kunne unnlate å gjennomføre vedtak/instruksjoner en av en eller annen grunn fant det

hensiktsmessig. Dette er dessverre et problem Tydal kommune sliter med.

Et sentralt spørsmål har vært de økonomiske rammene for utbedring av lokalene og

forberedelser til cafedrift i vertshuset. Dette er nærmere omtalt i kapittel 2. Vi nevner likevel

her at kommunestyret hadde vedtatt en ramme på kr 100.000 for «klargjøring/istandsetting av

lokalene». Rådmannens underordnede har forholdt seg til dette som en ramme, men ifølge

dem har rådmannen gitt tydelig beskjed om at de hadde misforstått dette vedtaket, at

kommunen skulle etterkomme de behovene vertshuset meldte inn, og eventuelt dekke inn

merforbruket gjennom tilleggsbevilgninger. Ifølge ansatte pågikk dette store deler av høsten.

Tidligere rådmann kommenterer dette slik:

Formannskapet sa i sitt møte 03.08.15 at ”Lokalene istandsettes og klargjøres slik at

de tilfredsstiller mattilsynets krav.” For at dette skulle være mulig måtte det rengjøres

grundig og maskiner/utstyr måtte fungere. At så og si ingenting av maskiner fungerte

var nok en overraskelse for alle. Selv rengjøring og reparasjon var ikke mulig av det

utstyret som befant seg der. Dette økte selvsagt kostnadene. At forholdene var så

dårlige at dette ville overstige kostnadsrammen på 100 tusen kroner ble tidlig klart.

Ordfører sa derfor allerede i juni/juli måned at det måtte legges fram en sak om

19


15


tilleggsbevilgning for istandsetting. Teknisk sjef fikk dette oppdraget. I stedet for å legge

fram en sak valgte han å ta saken opp i budsjettprosessen langt senere på året. Dette

var selvsagt uheldig. Saken om tilleggsbevilgningen skulle kommet før kostnadene var

påført.

Videre:

Det er vesentlig å få fram at renovasjon av bygning og utstyr ikke skjer som følge av

krav fra leietaker. Det som blir gjort er kun en følge av at tilstanden på bygning og utstyr

var slik at det ikke var mulig å drive kafé uten at dette ble ordnet opp.

Revisjonen har ikke fått noen kommentar fra administrasjonen på tidligere rådmanns omtale

av unnlatelsen av å legge fram sak om tilleggsbevilgning.

Også kontakten med NAV preges av lignende kommunikasjon. Tidligere NAV-leder forteller

som eksempel at hun hadde et møte med driveren av vertshuset der hun ga uttrykk for at NAV

ikke kunne stille med tiltaksplasser. En halv time etter møtet ble hun innkalt til rådmannens

kontor, der han ga klart uttrykk for sin forventning til at NAVs håndtering av tiltaksplassene.

NAV-leder opplevde det som et forsøk på å presse henne til å omgå regelverket. Til dette

kommenterer tidligere rådmann:

At [mulighetene til å sende arbeidsledige og sosialklienter til private

arbeidstreningsplasser] er delvis begrenset i forhold til om det hadde vært kommunal

drift av kaféen er riktig, men gjør det ikke umulig. Formidling av forskjellene mellom

kommunal og privat drift er ikke lett å forstå. Selv ikke for NAV-ansatte. At jeg som

rådmann ønsket å få disse forholdene klarlagt kan ikke være feil. At leder av NAV følte

dette som et press anser jeg noe kuriøst.

Særlig om tidligere ordførers rolle

Som nevnt tidligere, skulle etablering av vertshuset være et politisk prosjekt som ordfører og

formannskap skulle drive. Revisjonen har ikke innhentet tidligere formannskapsmedlemmers

syn på hvordan dette har fungert, og tidligere ordfører har ikke kommentert vår fremstilling av

saken. Vår fremstilling baserer seg derfor på de administrativt ansattes svar.

Flere av de administrativt ansatte gir uttrykk for at den «politiske styringen» har fungert dårlig.

De uttrykker at de flere ganger forsøkte å gi beskjed til tidligere ordfører om at prosjektet var

ute av kontroll, med eneste resultat at de etterpå ble innkalt på møter på rådmannens kontor.

20


16


Flere sier at tidligere ordfører ikke tok opp habilitetsproblematikk og overforbruk med

formannskapet, selv om han sa til administrativt ansatte at han skulle gjøre det. Ifølge disse

har derfor formannskapet ikke har fått den informasjonen de skulle hatt, og det skyldes i stor

grad tidligere ordfører. Tidligere ordfører har ifølge flere overlatt styringen av saken til

rådmannen. Slik vi oppfatter tidligere rådmanns svar, bekrefter han at ordfører i flere omganger

har involvert han for å be han sørge for at administrasjonen gjorde de oppgavene ordfører

mente skulle gjøres. Som tidligere beskrevet anså ikke tidligere rådmann inhabiliteten for å

være noe hinder for denne type involvering.

I januar 2016 inviterte driveren av vertshuset kommunen, ved konstituert rådmann, til et

forhandlingsmøte. I dette møtet stilte tidligere ordfører som bisitter for driveren av vertshuset.

Tema for møtet var flere forhold som kommunen og driver av vertshuset var uenig om. Dette

gjelder blant annet betaling for bredbånd og ansvar og fordeling av kostnader ved rengjøring

av toaletter i tilknytning til kommunens møterom. Av referatet fra møtet fremkommer det at

avtalen mellom partene sier at driver av vertshuset har ansvar for rengjøring av toaletter etter

politiske møter, men at driveren hevder at det hadde blitt sagt fra kommunen at kommunen

skulle håndtere det selv. I en e-post fra tidligere ordfører til tidligere rådmann 23. november,

bekrefter tidligere ordfører at han i et tidligere møte har sagt at «når Øyfjellet brukes som

møterom uten at kafeens serveringslokaler eller tjenester benyttes skal rengjøring belastes

Tydal kommune. Bestilles av servicekontoret.»

Angående bredbånd, heter det i referatet fra januar 2016 følgende:

Wifi er ikke med i avtalen. Det ble avholdt et møte der [ansatte på teknisk], rådmann

Lars Erik Moxness og ordfører John Paulsby var tilstede. Heidi Horndalen og

[kommunalt ansatt] deltok på deler av det møtet. Her ble det sagt at kommunen skulle

betale etablering av wifi men at eier av cafeen skule betale abonnementet selv. Eier

mener at Tydal kommune også skal betale abonnementet. Tidligere ordfører John

Paulsby sier at han i etterkant av møtet avtalte med rådmann Moxness om at

kommunen skulle betale abonnementet på wifi bl.a. med tanke på at det her skulle

opprettes arbeidstreningsplasser.

Så vidt revisjonen, vet finnes det ikke noe referat fra dette møtet der disse muntlige tilsagnene

om betaling for wifi og vask av toaletter er gitt. Vi forstår tidligere rådmanns kommentarer slik

at han mener at tidligere ordfører hadde gitt beskjed om at slike forhold skulle inntas i den

originale kontrakten mellom kommunen og vertshuset, men uten at det ble med i avtalen på

21


17


grunn av unnlatelser fra kommunalt ansatte. Disse lovnadene går dermed utover det som

fremkommer av avtalen mellom kommunen og driver av vertshuset.

1.3 Revisors vurdering

Forvaltningslovens habilitetsregler medfører at tidligere rådmann var inhabil til å forberede eller

delta i behandling av alle saker der Josephine Moxness eller Cafe Bygdadyret AS var part.

Når den øverste leder for kommunens administrasjon er inhabil, er det etter revisjonens syn

særlig viktig at all saksbehandling tilknyttet de aktuelle sakene skjer på en forsvarlig, skriftlig

og etterprøvbar måte. Det samme gjelder kommunens håndtering av sakene i videre

perspektiv, som ved forhandlinger, kontraktsinngåelse og etterfølgende drøftelser og

forhandlinger.

Kommunen bør i slike saker legge til grunn en forsiktighetstankegang, og heller dokumentere

litt for mye enn litt for lite; heller fatte vedtak på et litt for høyt nivå enn litt for lavt. Etter vår

vurdering burde derfor Tydal kommune ha håndtert denne prosessen på en helt annerledes

måte. Blant annet er det vårt syn at valg av leietaker for vertshuset burde ha vært lagt fram for

politisk behandling. Videre burde prosessen med valg av leietaker ha vært bedre dokumentert.

Det burde ha vært synliggjort hva kommunen hadde gjort for å sikre at alle søkere stilte likt,

valg av leietaker burde ha vært bedre begrunnet, og begrunnelsen burde ha vært meddelt alle

søkerne. På grunn av den ene søkerens nærhet til kommuneadministrasjonen, vil det være

grunn til å stille spørsmål ved om tildelingen skjedde på en saklig, objektiv og tillitsvekkende

måte. Dette støttes av at prosessen rundt valget ikke er dokumentert godt nok.

Revisjonen er prinsipielt uenig med tidligere rådmann i spørsmålet om hvilken betydning hans

inhabilitet burde ha fått for kommunens håndtering av saken. Forvaltningslovens

habilitetsregler gjelder riktignok direkte bare for kommunens saksbehandling. Etter revisjonens

syn medfører likevel hensynet til allmenhetens tillitt til forvaltningen at et så særegent

inhabilitetsforhold også må få følger for rådmannens involvering i kommunens kontakt med

hans kone i andre henseende. Dette er for eksempel i diskusjoner om hvilke rettigheter som

skulle inngå i kontrakten med hans kone, prosess for å få underskrevet kontrakten, og etter at

kontrakten var inngått: diskusjoner om hvilke rettigheter som var omfattet av kontrakten,

hvordan kommunen skulle oppfylle den og så videre.

Med dette som bakteppe kan man kanskje si at det var et greit utgangspunkt å vedta at saken

om etablering av drift i vertshuset skulle være et «et politisk prosjekt», som et forsøk på å

minimere rådmannens innflytelse i saken. I dette tilfellet var det likevel flere forhold som gjorde

22


18


at dette ikke holdt. For det første kom vedtaket for sent, etter at valget av leietaker var gjort.

For det andre er det uansett rådmannens underordnede som må håndtere et slikt prosjekt i

det daglige. Rådmannens inhabilitet gjør at man alltid kan stille spørsmål ved hvorvidt

administrasjonen har den tilstrekkelige distansen til å sikre en tillitsvekkende prosess. Som det

fremgår under, ble dette ekstra tydelig på grunn av rådmannens håndtering av situasjonen.

Og ikke minst tyder de administrativt ansattes forklaringer på at den politiske ledelsen i Tydal

ikke tok styringen på prosjektet. De administrativt ansatte opplevde tidligere ordfører som

fraværende, og at det var vanskelig å nå fram med kritisk informasjon om prosjektets utvikling

og bekymringer knyttet til rådmannens håndtering. I realiteten overlot den politiske ledelsen

dermed et stort spillerom til rådmannen, som etter revisjonens vurdering ikke burde hatt noen

befatning med saken overhodet.

Revisjonen har forståelse for at de administrativt ansatte har opplevd situasjonen høsten 2015

som krevende. En hovedutfordring har etter hva vi erfarer, vært at de har forsøkt å «varsle»

ordføreren om økonomien i prosjektet, eller om rådmannens håndtering av en sak de mente

at rådmannen ikke burde vært involvert i. Resultatet har vært at ordføreren har bedt

rådmannen om å ordne opp. Dette har åpenbart ikke vært noen god samarbeidsform. Årsaken

er slik revisjonen ser det, blant annet nettopp tidligere rådmanns syn på egen habilitet. Etter

hans vurdering var det hans oppgave å sørge for at administrasjonen utførte de politiske

vedtakene. Hans underordnede opplevde det derimot som press på å utføre oppgaver som

rådmannen ikke burde være involvert i. I tillegg kommer det elementet at de administrativt

ansatte til dels har vært uenig med rådmann og ordfører om hvilke oppgaver som faktisk skulle

utføres. Dette skyldes en avtalepraksis som etter revisjonens syn har vært meget uryddig. Vi

kommenterer den videre under. Politisk nivå, ved ordfører, burde i denne prosessen ha inntatt

en tydeligere posisjon som leder av prosjektet, og håndtert det uten å involvere rådmannen i

så stor grad.

Revisjonen er kritisk til at det gjennom hele prosessen synes å være lagt til grunn en

forutsetning om at NAV skulle etablere tiltaksplasser i vertshuset, når denne forutsetningen

ikke var forankret i NAVs egen vurdering. Ifølge flere kilder var det tydelig kommunisert fra

tidligere NAV-leder til både rådmann og formannskap at dette ikke var aktuelt, men uten at det

har fått konsekvenser for kommunens innstilling.

Saken om fordeling av kostnader for bredbånd og vask av toaletter fremstår i det store bildet

kanskje som en detalj, men etter revisjonens syn er den likevel et relevant uttrykk for den

manglende rolleforståelsen som synes å ha rådet blant enkelte av kommunens sentrale

23


19


aktører. I tråd med den forsiktighetsregelen som burde ha vært lagt til grunn, burde det være

åpenbart at ordfører ikke kan inngå muntlige avtaler eller gi lovnader av denne typen til en

inhabil rådmanns kone, med rådmannen selv tilstede, uten andre tilstede, og uten å

dokumentere det. Dette er ikke i tråd med god forvaltningsskikk. Denne uryddigheten har skapt

grobunn for uenighet og mistillit mellom deler av administrasjonen og rådmann og ordfører, og

har gjort situasjonen med å håndtere avtaleforholdet til driver av vertshuset enda vanskeligere.

Når rådmann mener at han på oppdrag av ordfører har bedt administrasjonen om å gjøre

nødvendige oppgaver for å oppfylle politiske vedtak, har administrasjonen opplevd det som

om en inhabil rådmann har utøvd press for å få dem til å etterkomme de kravene hans kone

kommer med, og som går utover det som følger av avtalen mellom kommunen og driver.

Revisjonen er svært kritisk både til tidligere rådmanns håndtering, som etter revisjonens

vurdering utgjør et grovt habilitetsmessig overtramp, og til at den politiske ledelsen lot dette

pågå over såpass lang tid.

Saken om tildeling av næringsstøtte ser, basert på den dokumentasjonen revisjonen har

gjennomgått, ser rent formelt ut til å være behandlet i tråd med forvaltningslovens

habilitetsregler. Spørsmålet er hvilken betydning dette har, all den tid beskrivelsene over

etterlater liten tillitt til beslutningsprosessene i kommunen ved håndtering av sakene om

vertshuset i den aktuelle perioden.

I saken om skjenkebevilling er det ingen tvil om at kommunen brøt habilitetsreglene også i

den skriftlige saksbehandlingen. Ingen i Tydal kommunes administrasjon kunne fatte et slikt

vedtak så lenge rådmannens kone er part i saken. At rådmannen selv er part (som

stedfortreder for skjenkebevilgningen) gjør det ekstra kritikkverdig at et slikt vedtak ble sendt

ut fra Tydal kommunens saksbehandlingssystem. Revisjonen har ikke fått full klarhet i hvordan

dette kunne skje, men vi legger til grunn at det her har skjedd en grov svikt i kommunens

rutiner.

24


20


2 Økonomi

I dette kapittelet redegjør vi for økonomiske forhold ved etablering av ny drift i vertshuset.

Det er kommunestyret selv som vedtar årsbudsjettet og endringer i dette.6 Samtidig skal

årsbudsjettet være realistisk7, og det vil ved større avvik mellom budsjettert og faktisk aktivitet

være nødvendig å foreta budsjettreguleringer.

2.1 Budsjetterte økonomiske rammer

Tydal kommunestyre vedtok i sak 36/15 på møte den 21.05 å etablere et prosjekt for å drive

vertshuset. Rådmannen foreslo i sin innstilling å bevilge kr 230.000 til oppstartskostnader,

fordelt på kr 80.000 til rengjøring og istandsetting og kr 150.000 på nye «Utbytting/nye

møbler/etc.».

Kommunestyrets vedtak sa følgende om de økonomiske rammene:

Husleie og energiutgifter dekkes av kommunen i prosjektperioden.

Det kan inngås avtaler om ulike oppdrag for kommunen herunder møteservering og

kantinedrift, ungdomsrelaterte aktiviteter, samt avtaler som gjelder

arbeidstrening/tilrettelagte arbeidsplasser.

Driftsstøtte til aktiviteter i pkt. 6 omsøkes og avklares mellom driver og kommunen.

Til klargjøring/istandsetting av lokalene bevilges inntil kr. 100.000

I kommunestyremøte den 17.12.2015 ble det vedtatt følgende i sak 89/15:

For istandsetting og drift av vertshuslokalet bevilges kr 500.000 som belastes

disposisjonsfondet.

Konto 1.230 Vedlikehold, ansvar 5134, funksjon 325 økes med kr 500.000

Konto 2.5699.941 Disposisjonsfondet belastes med kr 500.000

2.2 Regnskap

Tabell 1 viser utgiftene som er bokført i driftsregnskapet til kommunen på prosjekt 650 «Ny

restaurant Rådhus 2 2015» pr 17.12.15, spesifisert på de enkelte artskontoene i regnskapet.

Konto Beløp

6 Lov om kommuner og fylkeskommuner § 45 andre ledd

7 Lov om kommuner og fylkeskommuner § 46 tredje ledd

25


21


Konto: 1110 Medisinsk forbruksmateriell 758

Konto: 1134 Fraktutgifter 1 279

Konto: 1176 Leid transport 1 042

Konto: 1208 Diverse inventar og utstyr 117 278

Konto: 1230 Vedlikehold av bygninger 76 158

Konto: 1240 Reparasjon av inventar og utstyr 15 855

Konto: 1250 Materialer til vedlikehold bygg, 38 933

Konto: 1261 Rengjøring, leid hjelp 26 046

Konto: 1370 Kjøp av tjenester fra private 1 150

Konto: 1371 Kjøp av tjenester fra aksjeselsk 66 730

Konto: 1429 Momskomp. Drift 80 584

Konto: 1729 Momskomp drift -80 584

T O T A L T 345 229

Tabell 1. Bokført på prosjekt “Ny restaurant Rådhus 2 2015”

Som det fremkommer av tabellen har det pr 17.12.2015 påløpt utgifter i prosjektet til en verdi

av kr 345.229. Det er dermed utgiftsført kr 245.229 mer enn det som tidligere ble bevilget av

kommunestyret til klargjøring og istandsetting av lokalene i sak 36/15 den 21.5.15.

Det er innhentet forklaring på overskridelsen fra teknisk sjef Per Græsli. Græsli forklarer

årsaken til avviket slik i e-post til revisjonen:

I møte med tjenesteleder og driftsleder teknisk drift ble det fra rådmannen gitt beskjed

om lokalene skulle istandsettes, det ble fra tjenesteleder påpekt at vi ikke hadde

budsjett for dette, med påfølgende svar fra rådmann om at overskridelser måtte tas via

budsjettjustering.

Revisors gjennomgang av de største utgiftspostene som er belastet prosjektet, viser at det

blant annet er utgiftsført kjøp av koketopp, kombidamper, salatdisk, skilt, skjærebrett og

kokkekniver på artskontoen for diverse inventar og utstyr. På kontoen for vedlikehold av

bygninger er det bokført fakturaer vedrørende utetrapp, legging av belegg og lister, utskifting

lysarmatur på kjøkken, flytting av uttak for pizzaovner og fra- og tilkobling avtrekksvifte. På

konto for materialer til vedlikehold bygg er det blant annet bokført kjøp av ytterdør, og en

faktura for skifte av viftehjul og lydfelle vedr. rehabilitering av Vertshuset. Bokførte utgifter på

kontoen for kjøp av tjenester fra aksjeselskap gjelder i hovedsak opplegg for ny steketopp og

26


22


konvektorovn, diverse rørarbeid og golvbelegg på toalett. Samtlige av de kontrollerte bilagene

er anvist av sektorsjef eller tjenesteleder teknisk drift.

Revisor stilte spørsmål om hvem som har bestilt utstyr, inventar og arbeidet som er utført i

forbindelse med lokalene. Svaret fra sektorsjefen var at bestilling ble gjort av tjenesteleder

teknisk drift og arbeidsleder.

Videre stilte revisor spørsmål om hvem som har vært ansvarlig for å følge opp utgiftene mot

bevilgningen til kommunestyret, og hvordan denne oppfølgingen har blitt gjennomført. Svaret

fra Græsli i e-post til revisjonen lyder:

Formannskapet, med ordfører som prosjektleder. Jmfr. FS 65/15

Ny ordfører Ole Bjarne Østby har vært fortløpende orientert om overskridelsene.

I protokoll fra behandling av sak 65/15 i formannskapet 3.8.15 fremkommer det at

Formannskapet har fått framlagt oversikt over påløpte kostnader i prosjektet og dette

viser overskridelser i forhold til vedtaket i kommunestyret.

Vedtaket i formannskapet i samme sak angir blant annet at

Lokalene istandsettes og klargjøres slik at de tilfredsstiller mattilsynets krav.

Lønnsutgifter er ikke belastet prosjektet, men i sak 89/15 i kommunestyremøte den 17.12.15

er lønnsutgifter som er påløpt i forbindelse med istandsettingen av lokalene beregnet til kr

93.610.

Ansvar 5130 Renhold 85 arbeidstimer (64 timer er ekstrahjelp ca. 14.700)

Ansvar 5131 Vaktmester 202 arbeidstimer

Ansvar 5135 Kjøkken 120 arbeidstimer (74 timer er ekstrahjelp ca 17.000)

Antall arbeidstimer: 407*230,- =93.610

Det er ikke tatt med arbeidstimer til tjenesteleder teknisk drift eller driftsleder bygg og

kommunalteknikk.

I samme sak er det også angitt at

Strømutgifter pr. mnd ca 9.000 som ikke viderefaktureres, belastes teknisk i 2 år.

Det er i saksopplysningene til sak 89/15 angitt en beregning av de totale utgiftene til prosjektet

ut året. Utgiftene er beregnet til kr 500.000. I saksfremstillingen er utgiftene fordelt slik:

Kjøp av varer og tjenester 360.000

27


23


Lønnsutgifter 100.000

Strømutgifter i perioden 40.000

Totale utgifter 500.000

I sine kommentarer til revisjonen skriver tidligere rådmann følgende om lønnsutgifter i

prosjektet:

Lønnskostnader er det ingen tradisjon å ta med i slike regnskap. Forslaget til budsjett

har heller ikke medtatt lønnsutgifter som en utgift.

Regnskapet burde også inneholdt en inntektspost når det gjelder utstyr som er tatt vekk

fra lokalene og er/kunne vært solgt.

Det er heller ingen praksis på at kommunen fører utgifter opp for det enkelte utleiebygg

for øvrig. Arbeidstimer inngår eksempelvis som en del av sektorens budsjett generelt.

Gjennomgang av utbetalinger fra kommunen til driver i 2015 pr 17.12 viser at der er utbetalt kr

65.930, fordelt på to reskontronummer i regnskapet i 2015. Herav gjelder kr 50.000 til

utbetaling av innvilget tilskudd fra næringsfondet, innvilget av formannskapet den 24.08 i sak

68/2015. Resterende utbetalinger gjelder betaling av tre fakturaer, fra drives

enkeltpersonforetak til kommunen for tilrettelegging, matservering og tillagning ved

kommunale arrangementer og møtematservering. To av de aktuelle fakturaene er anvist av

tidligere ordfører John Paulsby og den siste fakturaen er anvist av næringssjef Heidi

Horndalen. Attestasjon av sistnevnte faktura er foretatt av nåværende varaordfører Børge

Hanssen.

2.3 Revisors vurdering

Vår gjennomgang av kommunens utgifter til klargjøring og istandsetting av lokalene i

Vertshuset viser en betydelig overskridelse av kommunestyrets opprinnelige bevilgning. Dette

er hensyntatt av kommunestyret i møte 17.12.15, der det ble foretatt en budsjettkorrigering for

at bevilgingen skulle samsvare med faktisk aktivitetsnivå.

Dokumentgjennomgangen viser at formannskapet fra tidlig høsten 2015 var orientert om

utviklingen i utgiftsnivået i prosjektet. Kommunestyret vedtok ikke noen tilleggsbevilgning før i

desember. Tilleggsbevilgningen ble gjennomført innen utgangen av budsjettåret, og dermed i

tråd med kommunelovens krav til årsbudsjettets innhold. Revisjonen stiller likevel spørsmål

om en tidligere tilleggsbevilgning i dette spesielle tilfellet ville ha gitt de administrativt ansatte

28


24


tydeligere føringer på hvilke rammer de hadde å forholde seg til, og at dette kunne ha bidratt

til en bedre prosess.

Revisjonens vurdering av tidligere rådmanns håndtering av prosessen er grundig redegjort for

i kap. 1.3 foran. Noe av uenigheten mellom han og andre i administrasjonen har, etter hva vi

erfarer, knyttet seg til i hvilken grad administrasjonen kunne utføre oppgaver for vertshuset

som medførte overskridelser i forhold til de kr 100.000 som kommunestyret hadde bevilget.

Revisjonen gjentar her at det fremstår som kritikkverdig at rådmannen var involvert i prosjektet

i en slik grad. Hans involvering fremstår som et grovt habilitetsmessig overtramp. Samtidig

hadde prosjektet allerede fra sommeren av gått utover de budsjettmessige rammene

kommunestyret vedtok, uten at det kom noen tilleggsbevilgninger. Det er klart at dette satte de

administrativt ansatte i en vanskelig situasjon. I denne situasjonen må også politisk nivå tåle

kritikk for at de ikke tok bedre styring over prosessen.

29

25

Vedlegg 1: oversikt over innsamlet dokumentasjon Saksprotokoll til formannskapet PS 10/15

Saksprotokoll til formannskapets sak PS 65/15

Saksframlegg til formannskapet- sak PS 65/2015

Saksframlegg til formannskap- Søknad om støtte til Tydal Vertshus fra næringsfondet-PS

68/15

Søknad leie av Vertshuset fra Josephine Moxness- sak 2015/85 i ephorte

Søknad som driver av Vertshuset fra Delovan Nouri Sedki- sak 2015/85 i ephorte

Søknad som driver av Vertshuset fra Mohamed Albalawi- sak 2015/85 i ephorte

Søknad som driver av Vertshuset fra Mohammed Khaled- sak 2015/8 i ephorte

Ny leietaker på Vertshuset – sak 2015/85 i ephorte

Brev til de som har søkt som driver av Vertshuset- sak 2015/85 i ephorte

Underskrevet leiekontrakt- Sak 2015/909 i ephorte

Søknad om etableringstilskudd fra Josephine Moxness- sak 2015/716 i ephorte

Særutskrift-Søknad om støtte til Tydal Vertshus fra næringsfondet – sak 2015/716 i ephorte

Svar på søknad om støtte til Tydal Vertshus fra næringsfondet – sak 2015/716 i ephorte

Anmodning om utbetaling av driftsstøtte fra Josephine Moxness. sak 2015/716 i ephorte

Brev til Tydal kommune fra Josephine Moxness- sak 2015/716 i ephorte

Driftsbudsjett Cafe Bygdedyret AS – sak 2015/716 i ephorte

Møteprotokoll fra formannskapsmøte 24.08.2015

Oppstartsutgifter-dokument fra Josephine Moxness- sak 2015/716 i ephorte

Referat fra møte 20.1.2016 mellom kommunen og Josephine Moxness

Utkast til leiekontrakt av 10.07.2015

Diverse e-poster

30

26

Vedlegg 2: svar fra tidligere ordfører

John Paulsby 09.02.16

Revisjon Midt-Norge IKS

v/Frode Singstad

Revisjonsrapport Vertshuset/Moxness

Revisjonsrapport om bygdedyret.

Jeg viser til ovennevnte to overskrifter.

Den første fikk jeg på en tekstmelding fra Frode Singstad onsdag den 3.2.16 kl. 1249.

Den andre fikk jeg som overskrift i en mail fra Frode Singstad den 3.2.16 kl. 1252.

Spørsmålet fra Revisjon Mist-Norge var om jeg ville lese et utkast til en revisjonsrapport, først

til første overskrift og så til den andre overskriften, og et spørsmål om jeg ville gi en uttalelse

til samme.

Fristen som ble satt til søndag kveld var for mitt vedkommende uaktuelt.

Jeg ønsker ikke å kommentere rapporten. Jeg har heller ikke lest rapporten. Jeg forstår at den

er skrevet etter samtaler med ansatte i Tydal kommune uten at det er gjort henvendelser

hverken til daværende Rådmann eller Formannskap. Rapportens innhold får stå for de

involvertes regning.

Når Revisjon Midt-Norge nå utarbeider en revisjonsrapport på ovennevnte vil jeg likevel

komme med noen betraktninger omkring prosessen omkring: Etablering av

arbeidstreningsplasser/kafedrift i Tydal:

Jeg forstår at det er bestilt en rapport i forbindelse med at det ble økonomiske overskridelser i

forhold til det beløpet som kommunestyret vedtok våren 2015.

Grunnlaget for de politiske vedtak/vurderinger:

Forut for behandlingen av saken om arbeidstreningsplasser og kafedrift i lokalene etter Tydal

Vertshus hadde kommunens ledelse, både administrativt og politisk vært orientert fra NAV

31

27

Tydal om et behov for arbeidstreningsplasser i kommunen. Som ordfører hadde jeg flere

samtaler med Nav-leder der vi snakket om muligheter for en slik etablering.

Under sakens gang var det to områder som pekte seg ut. Det var i forbindelse med planlagt

etablering av ny renovasjonsordning (gjenbrukstorg) på Berggårdsmyra og det var etablering

i lokalene som ble ledige etter Tydal Vertshus.

Nav-leder var inne i formannskapet og orienterte om arbeidsledigheten i kommunen og ga

tydelige signaler om behov for arbeidstreningsplasser. Den politiske behandlingen foregikk i

to omganger som resulterte i et vedtak om å sette lokalene i stand slik at de kunne godkjennes

av Mattilsynet og brukes til formålet som nevnt ovenfor.

Det første forslaget om å etablere en kommunal drift ble forkastet av kommunestyret. Derfor

ble det i det endelige vedtaket bestemt å lyse ut kafelokalene til privat driver og at

arbeidstreningsplasser skulle etableres i samarbeid med den private kafedriften.

Det var et klart flertall i kommunestyret som valgte denne løsningen.

Kafedriften ble så utlyst med foran nevnte forutsetninger om arbeidstreningsplasser i samme

lokaliteter.

Lokalenes tilstand/klargjøring av lokaler:

Det som i starten ble vurdert som en solid rengjøringsjobb skulle etter hvert vise seg å bli en

mere omfattende affære. Det viste seg at lokalenes tilstand var mye verre enn først antatt.

Om rengjøringsjobbens utførelse og ressursbehov har jeg ikke kompetanse til å uttale meg

om. Det samme gjelder tilstanden på kjøkkenutstyr og den istandsetting som måtte til for å få

dette i brukbar stand.

Det kom etter hvert frem at de utleide lokalene var totalt forsømt i forhold til både renhold og

vedlikehold og det påløp store utgifter for å sette lokaler og utstyr i driftsforsvarlig stand igjen.

Bl.a. måtte byggets ventilasjonskanaler demonteres og rengjøres, kjøkkenmaskiner måtte

overhales og en del utstyr var i en slik forfatning at det måtte skiftes ut.

32

28

Økonomisk sprekk:

Etter min oppfatning er de økonomiske overskridelsene oppstått fordi lokalenes og utstyrets

tilstand var mye verre enn forventet. I tillegg måtte det foretas bygningsmessig ferdigstillelse

av arbeider som allerede var påbegynt mens tidligere drivere drev kafeen. Herunder

skillevegger, toaletter, gulvbelegg og inngangsparti.

Ansvar for overskridelsene:

Jeg påtar meg ikke å fordele eller stille noen til ansvar for de økonomiske overskridelsene.

Min oppfatning i starten av prosjektet var at det meste av oppgavene kunne utføres av

kommunens egne ansatte. Underveis kom det fram at det ikke var kapasitet på egen ressurs

og at det måtte leies inn eksterne aktører til flere av oppgavene.

Det er verdt å merke seg at egeninnsatsen (kommunens egne ansatte) er utgiftsført i

prosjektet. Dette er noe som ble bestemt underveis og som er med å belyse de faktiske

utgiftene på dette prosjektet. Jeg vet ikke om det er vanlig praksis, men det lå nok ikke i

vurderingene når prosjektet ble startet.

Politisk involvering i prosjektet:

Da det ble bestemt at Josephine Moxness skulle tilbys leie av kafelokalene gjorde

formannskapet et vedtak om at prosjektet arbeidstreningsplasser/kafedrift skulle gjøres om til

et politisk prosjekt. Dette gjorde formannskapet av hensynet til habilitetsspørsmålet til

rådmannen.

Formannskapet ble orientert om overskridelsene i prosjektet ved to anledninger. Dette var på

tidspunkt da det var vanskelig å reversere prosjektet. Ordfører hadde møter med kommunens

ansvarlige for arbeidene og det ble skissert løsninger for ferdigstillelse av prosjektet uten at

det påløp nye ekstra kostnader.

Beslutninger om å videreføre og ferdigstille prosjektet sto formannskapet enstemmig for.

Personlig kan jeg ikke se hvordan vi som politikere kunne begrenset kostnadene på annen

måte enn å ha stoppet prosjektet.

Hva blir resultatet av prosjektet:

Før jeg konkluderer dette innspillet vil jeg også komme med noen betraktninger i positiv retning

for dette prosjektet. Og høgst nødvendige tiltak som uansett måtte ha vært utført.

33

29

Vertshuslokalene ligger i et kommunalt bygg som består av kommunestyresal og kafe- og

møtelokalet. Inkludert i dette nyoppusset kjøkken og renoverte toaletter i friske farger.

Kvaliteten på det som nå serveres i kafelokalene er noe av det beste vi har kunnet tilby noen

gang, og noe som Tydal absolutt kan være bekjent av.

Kunne vi nå i samarbeid med NAV kunne tilbydd de etterspurte arbeidstreningsplassene, som

var utgangspunktet og det som holdt prosjektet i gang, kunne vi sagt at det var verdt pengene.

En betydelig verdiøkning på bygget er det uansett.

Konklusjon:

Som nevnt har jeg ikke tenkt hverken å bortforklare skyld eller å fordele skyld for at det ble en

slik kostnadssprekk i prosjektet "arbeidstreningsplasser/kafedrift" i lokalene etter Tydal

Vertshus.

Men i etterpåklokskapens ånd vil jeg likevel sitere hva tidligere teknisk sjef Knut Selboe sa i

forbindelse med en annen sak: "Det er sjelden eller nesten aldri at noen klarer å treffe med

kostnadsramma når gamle bygg skal renoveres og settes i stand". Dette er generelt i slike

saker og ikke noe spesifikt for Tydal sier Knut videre.

Jeg håper kontrollutvalget og kommunestyret klarer å se kompleksiteten i denne saken og at

de klarer å avslutte den på en verdig måte.

Med vennlig hilsen

John Paulsby

34

Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger

Hovedkontor: Statens hus, Orkanger

Tlf. 907 30 300 - www.revisjonmidtnorge.no

35

Henvendelse til kontrollutvalget vedrørende utforming av arbeidsavtaler. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 03/16


Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken og rådmannens redegjørelse til orientering, men presiserer viktigheten av avtaler utformes på en måte at det ikke er tvil om innholdet.

Vedlegg Epost fra Kamal Hawas til KU 15.11.15. Bekreftelse på at henvendelse til kontrollutvalget er mottatt. Henvendelse til - og tilbakemelding fra rådmannen om praksis ved inngåelse av avtaler.

Saksutredning Kontrollutvalget kan behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver. Det er likevel viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et klageorgan, og at det derfor ikke behandler klager på enkeltvedtak som har vært til administrativ behandling.

I epost fra 15.11.15 til kontrollutvalgets leder blir det bedt om at kontrollutvalget ser på hvorfor det er skrevet 2 arbeidsavtaler om ett og samme oppdrag. Videre hevdes det at grunnen til at avsender av brevet ikke får dekket reisekostnader i henhold til innsendt reiseregning, skyldes at han stilt spørsmål rundt inngåelse av arbeidsavtaler.

Sekretariatet mottok henvendelsen på epost via kontrollutvalgets leder den 16.11.15. Leder sendte samtidig kopi til de 2 øvrige faste medlemmer av kontrollutvalget.

Kontrollutvalget avgjør selv hvilke saker de skal behandle ut over de som er lovpålagt. For å gi kontrollutvalget et bedre grunnlag for å behandle henvendelsen er det, som det fremgår av vedlegg, gjort mindre undersøkelser. Sekretariatet har i epost til rådmannen den 25.11.15 bedt om kommentarer til henvendelsen. Henvendelsen og tilbakemeldingen, epost av 26.1.15, følger som vedlegg i saken.

Videre har sekretariatet, i samråd med kontrollutvalgets leder, anmodet revisjonen om å se på utbetalinger knyttet til avtalen(e) for 2015. Revisjonen har konkludert med at det er foretatt utbetalinger i tråd med avtalen(e), men at det var uenighet om den samlede kjøregodtgjørelsen på tidspunktet da de foretok gjennomgangen.

Iflg opplysninger innhentet fra administrasjonen mente rådmannen i utgangspunktet at det var krevd godtgjørelse for flere kilometer enn beregnet kjørelengde. I epost 25.1.16 til Konsek opplyser rådmannen at saken ansees avsluttet. Tydal kommune har kommet til enighet med legen og utbetalt kr 1976,20 i tillegg til tidligere utbetalinger.

36

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering

Det er positivt at kontrollutvalget får innspill fra innbyggere og andre da dette enkeltvis eller samlet kan gi innspill til områder som kontrollutvalget bør se nærmere på i forhold til sitt tilsynsansvar. Kontrollutvalget må imidlertid være varsom i forhold til å gå inn i enkeltsaker. Utvalget kan da lett bli oppfattet som det kan benyttes til ”omkamper”.

Rådmannen har i sin tilbakemelding opplyst at han oppfatter at det kun er en avtale og at det som beskrives som avtale nummer 2 kun er et tillegg. Rådmannens klare oppfatning er også at det ikke er kommunen, men legen som har bedt om presiseringene som fremgår i tillegget/avtale 2. Rådmannen bekrefter i eposten at det ikke er praksis med denne type avtaler, men utelukker ikke at det kan ha forekommet tidligere.

Sekretariatet mener at avklaringen om at det er utbetalt godtgjørelser i henhold til avtalen(e) taler for at kontrollutvalget ikke bør bruke ytterligere ressurser for å følge opp denne konkrete saken videre. Det er imidlertid viktig at administrasjonen ved inngåelse av avtaler får med alle forhold som kan ha betydning for gjennomføringen, slik at en unngår tvil om hva som faktisk er avtalt.

Rådmannen er bedt om å møte under behandlingen av saken. Kontrollutvalget må på bakgrunn av saksfremlegg, dokumenter i saken og rådmannens svar på eventuelle spørsmål, vurdere om det er aktuelt med videre oppfølging.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget ikke prioriterer å følge opp denne saken ytterligere, dersom det ikke fremkommer spesielle opplysninger i møtet. Viser for øvrig til innstillingen.

37

[Side #]

Arvid Hanssen

Fra: Lars Græsli <[email protected]>Sendt: 16. november 2015 09:09Til: Arvid HanssenKopi: [email protected]; [email protected]: Fw: Till Kontrollutvalg i Tydal kommune.Vedlegg: avtal med tydal kommune.jpg; arbetsavtal med Tydal.jpg

Viktighet: Høy

From: Kamal Hawas

Sent: Sunday, November 15, 2015 6:03 PM To: [email protected] ; [email protected] ; [email protected]

Subject: Till Kontrollutvalg i Tydal kommune.

ÖPPET BREV

Till ;KontrollUtvalg i Tydal:

Lars Græsli. Toralf Øverås. Heidi Synnøve Lien

Angående :Två arbetsavtal system i Tydal kommune

Jag vikarlegen Dr. K. Kazem Hawas har tidigare varit vikarlege i 4 omgångar (olika somrar) i Tydal kommune.

Jag har tidigare arbetat med två olika helse og sosiala sjefer i Tydal.

Första gången var Hilde Björngaard och senare arbetade jag med Ranghild Wesche som flyttat till Nabo

kommune. Den senaste helseleder har jag inte träffat (Ingjerd Tuset). Dessutom har jag arbetat i Tydal med två

fastleger i kommunen. Den första Dr. Arnstein og sedan Dr. Sillan som gick i pensjon. Den andra vikarlegen som

kom från Gotland i Sverige slutade komma till Tydal , så kvar var jag som "Fast" vikarlege under de åren i Tydal

kommune. Dvs jag har en uppfattning om hur helse delen tidigare fungerat i Tydal.

Jag har skrivit under två olika arbetsavtal vid min anställning. Ett "Officiellt" arbetsavtal som innehåller reducerade

villkor (innehåller bara dagslön och inga andra villkor) Se PDF 1,som ska sändes tillbaka till kommunen efter att jag

undertecknat det. Och ett annat "Inofficiellt" arbetsavtal undertecknat av Ingjerd Tuset som innehåller alla de

villkoren som vi verkligen kommit överens om, så som feriepenger, fribolige,samt reisegodtgjörelse.Se PDF 2

Kommunadminstrationen ville INTE ha tillbaka det "Inofficiella" arbetsavtalet efter min underskrift.

38

[Side #]

Det "officiella" arbetsavtalet som undertecknad av Fank Lysö i (Kommune adminstration),vill kommunen ha tillbaka

efter att jag skrivit under avtalet. På detta sätt ser kommunerevisjonen och offentliga insyn vid kontroller

bara det "officiella" arbetsavtalet som har så lite villkor (utgifter) som möjligt. En kommun som har dålig

ekonomi gör slik. På papir ser det ut som om allt är normalt men i verkligheten är utgifterna helt annat.

Det är precis som Grekland (Hellas),gör.

Kort och konsist

Tydal kommune ville inte skriva ner alla arbetsvillkor som vi kommit överens om på ett enda arbetsavtal.

Kommunen ville ha två olika arbetsavtal med olika villkor, för samma period. På detta sätt kommer

kommunerevisjonen/offentlig insyn inte se alla utgifter.

Kronologisk:

Först fick jag det "officiella "arbetsavtalet undertecknad av Frank Lysö (PDF 1), men jag frågade den nya helseleder

Ingjerd Tuset varför det inte står alla dem villkor som vi kommit överens om i arbetsavtalet. Jag sa till henne att jag

inte kommer om inte alla arbetsvillkor står i arbetsavtalet, men hon skrev istället under alla dem villkor på ett annat

nytt arbetsavtal se (PDF 2.)

För att gardera mig så skrev jag under den officiella arbetsavtalet som är undertecknad av Frank Lysö,

Se (PDF 1) där jag under min namnteckning skrev med röd penna: "Se Vedlegg" för att markera att det finns andra

villkor som inte framgår i detta arbetsavtalet.

Nu har jag två olika arbetsavtal som har olika villkor .

Ett avtal med reducerade villkor som tillfredsställer kommunerevisjon/offentlig insyn, och ett annat arbetsavtal till

arbetstagaren med andra villkor. Detta försvårar kontrollen av kommunens ekonomi. Två arbetsavtal för samma

period med olika villkor är olagligt i Sverige. Det är lika olagligt att skriva skriftliga arbetsavtal och samtidigt

muntligt avtal med andra villkor än de som står på det skriftliga. Dessa två olika arbetsavtalssystem för samma

period orsakar flera problem:

1. Det blir svårt att kontrollera kommunens ekonomi (skattepengar),och kan dölja oönskade utgifter från

kommunpolitiker och kommunerevisjon och offentlig insyn, samt föra dem folkvalda politikerna bakom ljuset under

kontroller. På svenska kallas det för mörkläggning av ekonomin.Nästa revjsion av kommun ekonomi är omöjligt att

se verkliga utgifter och om skattepinger hanteras på riktigt sätt.Hur länge har det Två arbetsavtal systemet pågått i

kommunen är det bara ni kan svara på.Men jag konstaterar att det har pågått mer än en gång.

2. Det blir svårt att tolka avtalen, i mitt "Officiella" arbetsavtal som undertecknad av kommuneadminstration Frank

Lysö, står det inte något om varken feriepengar, fribolig eller resegodtgjörelse, medans i det "inofficiella" avtalet

som är undertecknad av Ingjerd Tuset står det klart och tydligt att jag har rätt till feriepengar och resegodtgjörelse.

Det tog flera månader och många mail till rådmann bara för att klargöra rätten till feriepengar.Det är fortfarande

oklart om min reisegodtgjörelse

Frågan är varför måste kommunen skriva två arbetsavtal för samma period med olika villkor? Ett avtal med

reducerade villkor och ett annat avtal med alla villkor? Varför står inte alla arbetsvillkor på samma arbetsavtal?

OBS! Detta är inte första gången som det förekommer två arbetsavtal för samma period med olika villkor. Om

intresse finns så kan jag maila ett annan exempel på två arbetsavtal som förekommit i Tydal.

39

[Side #]

Vi Läkare kan inte skriva två attester med olika information. T.ex: i ena attesten skriver vi att pasienten har kreft och

i ett annat attest att patienten inte har kreft. Det är som om man skriver två arbetsavtal/attester. Vår styrka ligger i

att det som vi säger och skriver är rätt.

Detta är anledningen till att min reiseregningen för sista perioden delvis blivit stoppad p.g.a att jag påpekade för

rådmann att det är inte lagligt med två arbetsavtalssystem med två olika villkor på varje avtal.

Hittills har jag skrivit 13 st mail till rådmann,för att reda ut rätten till feriepenger og reisegodtgjörelse. Om det har

varit ett enda arbetsavtale så skulle inte varit problem.

Problemet är:

-Det är viktigt att Kontrollutvalget är informerad om detta s.k. två arbetsavtalssystemet med olika innehåll/villkor

och vad det har för konsekvenser för kontroller av kommun ekonomi. Hittills har ingen kunnat svara på varför det

finns två arbetsavtal med två olika villkor i Tydal. Varför står inte alla villkor på ett och samma arbetsavtal?

Jag ser fram emot svar från er.

Med vänliga Hälsningar

Dr K. Hawas

15/11/2015

40

Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim

Telefon: 468 51 950

Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Kamal Hawas [email protected]

Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf. 915 82 102 E-post: [email protected]

Deres ref.: Vår ref.: 15/62-8

Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 26.11.2015

Bekreftelse på at Deres henvendelse til kontrollutvalget er mottatt,

Vi bekrefter at henvendelsen til kontrollutvalget i Tydal oversendt per e-post 15.11.15 er registrert hos kontrollutvalgets sekretariat.

Henvendelser til kontrollutvalget legges frem for utvalget, som deretter tar stilling til eventuell videre behandling. Neste møte i kontrollutvalget er fastsatt til 25.2.2016. Brevet vil bli lagt frem for kontrollutvalget. Vanlig praksis er at kontrollutvalget også innhenter opplysninger eller redegjørelse fra rådmannen, dersom utvalget finner dette nødvendig.

For å få bedre innblikk/oversikt i forhold til henvendelsen har sekretariatet innhentet noen opplysninger gjennom kommunens revisor. Inkludert i dette er rådmannens e-post til deg datert 15.9.15.

Ut fra dette ser det ut til at status er følgende i forhold til ditt brev til kontrollutvalget:

- Det er utbetalt lønn og feriepenger i tråd med innholdet i avtalene samlet. (Avtale og vedlegg/tillegg til avtale)

- Det er en uenighet i beregning av antall kjørte kilometer oppført på reiseregning.

Kontrollutvalget vil ikke gå inn på detaljer i forhold til reiseregning. Utvalget er opptatt av at kommunen har gode rutiner og at disse følges. Det er derfor aktuelt å få avklart kommunens praksis når det gjelder inngåelse av avtaler.

Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS

Arvid Hanssen daglig leder

Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur.

Kopi til: Kontrollutvalgets leder

41

Fra: Arvid Hanssen [<mailto:[email protected]>] Sendt: 26. november 2015 15:59 Til: Moxness Lars-Erik Kopi: Græsli Lars Emne: Orientering og forespørsel om praksis ved inngåelse av avtaler. Viktighet: Høy

Hei!

Via kontrollutvalgets leder fikk jeg tilsendt eposten fra Kamal Hawas som er stilet til kontrollutvalget i

Tydal. Jeg vet ikke om rådmannen har fått kopi fra Kamal eller er orientert om at det "åpne brevet" er

sendt-

Som det fremgår av mitt svar som er sendt i dag, har revisjonen, ved Hanne Bakken Tangen innhentet

noe informasjon.

Slik jeg ser det er dette ingen sak som kontrollutvalget bør bruke mye ressurser på. Det er likevel

ønskelig at du gir en tilbakemelding, gjerne skriftlig innen 15.februar, på praksis knyttet til avtaler. Er

dette et engangstilfellet med 2 avtaler (tilleggsavtale/tillegg til avtale) eller er det benyttet i flere

tilfeller?

Ha en fin ettermiddag.

Med vennlig hilsen

Arvid Hanssen

Daglig leder

KonSek Midt-Norge IKS

------------------------------------------------------------------------------------------

Fra: Moxness Lars-Erik <[email protected]>

Sendt: 27. november 2015 10:15

Til: Arvid Hanssen

Kopi: Græsli Lars

Emne: SV: Orientering og forespørsel om praksis ved inngåelse av avtaler.

Vil først påpeke omfattende - og velvillig - e-postkorrespondanse fra kommunens side med

vedkommende vikarlege i denne saken. All skriftlig kommunikasjon ligger i vedkommendes

personalmappe. Revisor har fått tilgang til denne mappa.

Tydal kommune har selvsagt ingen praksis med å lage to arbeidsavtaler, hva nå hensikten med det skulle

være. At det muligens kan ha hent opp gjennom årene at nye arbeidsavtaler er inngått uten at det

spesifikt står at ny avtale erstatter tidligere avtale kan jeg ikke si at jeg har brukt tid på å finne ut av.

Dermed kan dette ha forekommet, men er etter mitt syn ikke av betydning hverken i denne saken eller i

forhold til om kommunens praksis med inngåelse av arbeidsavtaler er tilfeldig eller økonomisk

spekulativ.

42

I dette tilfellet er det, som opplyst i svar til vikarlegen, han selv som ikke var fornøyd med

spesifikasjonene i arbeidsavtalen fordi han mente den hadde mangler i forhold til økonomiske

fordelskrav han hadde. At det er han selv som har skrevet forslaget til tillegg kommer for så vidt tydelig

fram i teksten/språkbruken. Det han ønsket med som tillegg til arbeidsavtalen var at han hadde krav på

feriepenger, noe som følger av lov, at han ikke skulle inn i (lege)vaktordningen Tydal er en del av, at han

skulle ha reisen dekket etter statens reiseregulativ mellom hjemsted og Tydal samt retur og at bolig med

spesifikke kvaliteter skulle stilles til disposisjon. Alt dette ble imøtekommet fra Tydal kommunes side.

Ingenting av det som står i denne tilleggsavtalen er i motstrid med opprinnelig undertegnet avtale. Det

endrer heller ikke noe av det som står i den opprinnelige arbeidsavtalen. Det er rett og slett et tillegg til

inngått avtale. Formelt burde nok overskriften på dette dokumentet ha vært nettopp det: «Tillegg til

inngått arbeidsavtale av…..». Mangelen i overskriften endrer likevel ikke det materielle innholdet i den

opprinnelige avtalen eller forholdet mellom de to dokumentene. Begge dokument er en arbeidsavtale og

gjelder et spesifikt arbeidsforhold.

At forholdet med bolig i arbeidsforholdet for øvrig er en fordel rent skatterettslig er det ingen tvil om.

Om dette konkrete forholdet medfører noen fordelsbeskatning for Hawas er jeg derimot mer tvilende til.

Konklusjonen på spørsmålet som stilles er dermed: Det er ikke en rutine - eller praksis - på å inngå

to/doble arbeidsavtaler i Tydal kommune. Det har heller ikke blitt gjort i forhold til Hawas sitt

engasjement.

Det gjøres oppmerksom på at journalpliktig e-post blir registrert i vårt sak/arkivsystem

Fra: Arvid Hanssen [<mailto:[email protected]>] Sendt: 26. november 2015 15:59 Til: Moxness Lars-Erik Kopi: Græsli Lars Emne: Orientering og forespørsel om praksis ved inngåelse av avtaler. Viktighet: Høy

Hei!

Via kontrollutvalgets leder fikk jeg tilsendt eposten fra Kamal Hawas som er stilet til kontrollutvalget i

Tydal. Jeg vet ikke om rådmannen har fått kopi fra Kamal eller er orientert om at det "åpne brevet" er

sendt-

Som det fremgår av mitt svar som er sendt i dag, har revisjonen, ved Hanne Bakken Tangen innhentet

43

noe informasjon.

Slik jeg ser det er dette ingen sak som kontrollutvalget bør bruke mye ressurser på. Det er likevel

ønskelig at du gir en tilbakemelding, gjerne skriftlig innen 15.februar, på praksis knyttet til avtaler. Er

dette et engangstilfellet med 2 avtaler (tilleggsavtale/tillegg til avtale) eller er det benyttet i flere

tilfeller?

Ha en fin ettermiddag.

Med vennlig hilsen

Arvid Hanssen

Daglig leder

KonSek Midt-Norge IKS

44

Årsmelding 2015 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 04/16


Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2015. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling:

Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering.

Vedlegg Årsmelding 2015 Tydal kontrollutvalg

Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret.

Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering.

Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for 2015. Mye av informasjonen fremgikk også av rapporten for kontrollutvalgets virksomhet fra forrige valgperiode, som tidligere er fremlagt for kontrollutvalget og kommunestyret.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret.

45

Administrativ utkast til kontrollutvalgets møte den

25.02.2016.

ÅRSMELDING 2015

KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE

46

2

Innholdsfortegnelse

1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING ........................... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING ............................................................................................................ 3 1.2 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID ..................................................................................................................... 3 1.3 KONTROLLUTVALGETS RESSURSER ..................................................................................................................... 4 1.3.1 Sekretariat.................................................................................................................................. 4 1.3.2 Revisjon ...................................................................................................................................... 4 1.3.3 Økonomi .................................................................................................................................... 4 1.4 MØTER ....................................................................................................................................................... 4 1.5 SAKER ......................................................................................................................................................... 4 1.6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA ........................................................................................................................ 5

2. REVISJON ............................................................................................................. 5 2.1 REGNSKAPSREVISJON ..................................................................................................................................... 5 2.2 FORVALTNINGSREVISJON ................................................................................................................................. 5 2.3 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER ............................................................................................................... 6 2.4 SELSKAPSKONTROLL ....................................................................................................................................... 6

3. ETISK STANDARD ............................................................................................... 6

4. AVSLUTNING ....................................................................................................... 7

47

3

1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret valgte nytt kontrollutvalg 8. oktober 2015. Medlemmer og varamedlemmer før og etter valget fremgår nedenfor. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette.

1.1 Kontrollutvalgets sammensetning

Før valget: Medlemmer Varamedlemmer

Kari Slungård Leder 1. Odd Svelmoe

Toralf Øverås Nestleder 2. Arne Lien

Astrid Jensen 3. Turid Bjerkli Græsli

Etter valget: Medlemmer Varamedlemmer

Lars Græsli Leder 1. Ingjald Græsli

Toralf Øverås Nestleder 2. Gunn Hilmo

Heidi Synnøve Lien 3. Turid Bjerkli Græsli

Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven og Retningslinjene for kontrollutvalget i Tydal kommune. Kommuneloven krever at minst ett av medlemmene skal utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter leder av kontrollutvalget i kommunestyret.

1.2 Rammer for utvalgets arbeid

Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens § 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for mange oppgaver som vil fremgå av kapittel 2 i årsmeldingen.

48

4

1.3 Kontrollutvalgets ressurser

1.3.1 Sekretariat

Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Tydal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 andre kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i 2015 hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid.

1.3.2 Revisjon

Tydal kommune er medeier i, og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Tydal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet gjøres innenfor tildelte ressursrammer.

1.3.3 Økonomi

For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. . Den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2015 på kr 540 500. Av dette utgjør ca. 65 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, 21 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og 14 % benyttes til aktivitet (inkl lønn) i kontrollutvalget.. Kontrollutvalget har som i tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer

1.4 Møter

Kontrollutvalget i Tydal kommune har i 2015 avholdt 4 møter og behandlet 30 saker. Utvalget har i tillegg hatt ett fellesmøte med kontrollutvalgene i Værnesregionen. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget legger vekt på å ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører har deltatt på 3 møter. Rådmann har deltatt selv eller vært representert på alle møter i 2014.

1.5 Saker

Kontrollutvalgets saksbehandling i 2015 omfatter i hovedsak områder som utvalget er pålagt å arbeide med. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Stikkordsmessig nevnes følgende saker ut over de lovpålagte, som har vært oppe i utvalget i 2015:

49

5

• Evaluering av kontrollutvalg og sekretariat. (Rapport fra Kommunal- og moderniseringsdep.) • Gjennomgang av kommunestyresak 13/15 – Reguleringsplan for boliger og tjenesteyting,

undervisning i Husvollia – 2.gangs behandling. • Vurdering av deltakelse i fellesprosjekt barnevern i Værnesregionen. • Årsregnskap og årsrapport 2014 – Værnesregionen skatteoppkreverkontor. • Skatteetaten – kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreving i Tydal. • Orientering om PPT og spesialundervisning i Tydal kommune. • Rapport fra kontrollutvalget om kontroll og tilsyn og virksomhet i perioden 2011-2015. • Tilsynsrapporter fra fylkesmannen og andre tilsynsorganer. • Kontrollutvalget – funksjon, oppgaver og rolle.

1.6 Deltakelse i relevante fora

Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og Forum for kontroll og tilsyn. (FKT) For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant, og mulig, innenfor gitte økonomiske rammer. Utvalget har deltatt i samling i regi av KonSek Midt-Norge IKS og fellesmøte for kontrollutvalg i Værnesregionen etter invitasjon fra kontrollkomiteen i Stjørdal kommune.

2. Revisjon

2.1 Regnskapsrevisjon

Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til kommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet får kopi av uttalelsen før de gir sin innstilling til kommunestyret. Informasjon fra oppdragsansvarlig revisor og rådmannen er sterkt vektlagt, slik at kontrollutvalget gis relevant og nødvendig kunnskap for å avgi uttalelsen. Det er i tillegg etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor om planlegging og status i arbeidet med regnskapsrevisjon. Kommunen har gode rutiner for avleggelse av kommuneregnskap og årsberetninger. Videre er presentasjonen av hovedinnholdet i regnskapet, samt årsmeldingen for kommunen, slik at brukerne ikke trenger å være regnskapskyndige for å forstå regnskapet. Kontrollutvalget bemerket i sin uttalelse at inntekter i forbindelse med avvikling av kraftverket (TKE) på 8 mill kroner skulle vært inntektsført i 2013 i stedet for 2014. Videre kommenterte utvalget at økonomien i Tydal kommune er noe mer anstrengt enn i tidligere år.

2.2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret.

Forvaltningsrevisjonsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Kontrollutvalget har i 2015 ikke behandlet nye forvaltningsrevisjonsrapporter. Utvalget har imidlertid fulgt opp kommunestyrevedtak etter revisjonsrapport om byggesaksbehandling som ble behandlet i 2014. Kontrollutvalget konstaterte i sak 20/15 i september at det er satt i gang

50

6

prosesser for å redusere sårbarheten i kommunens byggesaksbehandling og for å innfri lovkrav i forhold til praktisk tilsyn i byggesaker. Kontrollutvalget har bedt om skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 15.8.2016.

2.3 Granskinger eller undersøkelser

Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det er ikke gjennomført granskinger i 2015.

2.4 Selskapskontroll

Kontrollutvalg utarbeidet i 2012 plan for selskapskontroll for 2013-2015. Den endelige planen ble vedtatt av kommunestyret 13.12.2012.

Kontrollutvalget skal iflg. formelle krav påse at det blir gjennomført selskapskontroll i løpet av valgperioden. Kommunestyret har signalisert at selskapskontroll er lite aktuelt å prioritere så lenge kommunen har svært små eierandeler i selskaper.

Kontrollutvalget og kommunestyret har i 2015 behandlet en rapport om forvaltning av kommunens eierinteresser. Kommunestyret vedtok i sak 79/15, i desember, at rådmannen skal legge frem sak for formannskap og kommunestyret i løpet av 1.kvartal 2016, hvor eier kan ta stilling til om det skal vedtas eierskapsmelding for kommunen og egen eierstrategi for eierskapet i TrønderEnergi AS.

3. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og § 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning:

Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk

standard.

Endringen trådte i kraft 1. juli 2009.

I 2015 er det ikke behandlet spesielle saker knyttet til etikk, men temaet berøres i tilknytning til diskusjoner i kontrollutvalget.

51

7

4. Avslutning

I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på

sekretariatets hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/Tydal. Kontrollutvalgets faste medlemmer får kontrollutvalgets sakspapirer på lesebrett. Dokumentene gjøres også tilgjengelig for øvrige politikere med lesebrett.

Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at det har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget er bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og setter denne høyt i sitt arbeid.

Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Tydal kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Tydal kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et fortsatt godt samarbeid. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen. Tydal 25. februar 2016. Lars Græsli Kontrollutvalgets leder

52

Forvaltningsrevisjon i Værnesregionen - invitasjon/innspill fra kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 05/16


1. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling2. Kontrollutvalget er positiv til fortsatt samarbeid og dialog knyttet til

virksomheten i Værnesregionen.3. 2. Kontrollutvalget deltar på felles samling for kontrollutvalg på Stjørdal

10.6.16.

Vedlegg 15-032 Brev til KonSek Midt-Norge IKS 15-040 Saksprotokoll Plan for forvaltningsrevisjon - oppstart. 15-015 Oppsummering etter felles KU møte 12.06.15. Værnesregionen - oppsummering etter møte 14.3.14 KonSek og KomSek Værnesregionen - oppsummering etter møte vedrørende forvaltningsrevisjon 19.1.16.

Saksutredning Generell info om kontrollsamarbeid i forrige valgperiode

Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) og Kontrollutvalgssekretariat Trøndelag IKS (KomSek) har i lang tid hatt en dialog om mulige vinklinger på informasjonsflyt og måter å koordinere kontrollvirksomheten i Værnesregionen på områder der kommuner samarbeider. Viser i den forbindelse til vedlagte referat fra møte 14.3.14, som skisserer løsninger og som vi senere har lagt til grunn for informasjonsutveksling.

Arbeidsutvalget i Værnesregionen som består av rådmenn i 6 samarbeidende kommuner, Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Stjørdal og Frosta hadde revisjon i interkommunale samarbeid oppe som tema på møte i Stjørdal 18.3.14. Daglig ledere i KomSek, KonSek, Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS ble invitert til møtet for å gi informasjon om følgende tema:

- Generelt om revisjon i interkommunale samarbeid. - Ordinær revisjon av fellesområdene i VR pr i dag. Opplegg og erfaring. - Forvaltningsrevisjon innen samarbeidsområdene. Krever samordning. - Samordning mellom kontrollutvalgene i håndtering av saker som gjelder VR. - Felles diskusjon: Veg videre? Prosjekt for samordning?

Selv om det er kommunestyrene og kontrollutvalgene som prioriterer kontrollarbeidet er det positivt at også rådmenn er opptatt av hvordan tilsynsorganene koordinerer kontrollarbeidet.

Kontrollutvalgene i Værnesregionen hadde i forrige periode 2 fellesmøter etter invitasjon fra kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Kontroll og tilsyn på områder som kommer inn under vertskommunesamarbeid var i fokus. Viser spesielt til vedlagte oppsummering etter møte i kontrollkomiteen i Størdal kommune 12.6.15,

53

hvor det ble bestemt at nytt fellesmøte skulle avholdes om et år. Møtet er nå fastlagt til 10.6.16.

Tydal deltar nå i vertskommunesamarbeid i Værnesregionen på følgende områder:

· Barnevernstjeneste · Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) · Legevakt · Forvaltningskontor · Distrikts Medisinsk Senter (DMS) · Sekretariat · Innkjøp · Lønn/regnskap · Skatteoppkrever · IT · NAV

Innspill til videreføring av kontrollsamarbeidet:

Viser til vedlagte brev av 18.12.15 fra KomSek Trøndelag IKS til KonSek Midt-Norge IKS. Der er det bedt om at sak 40/15 i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune, Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - oppstart, legges frem for kontrollutvalgene i Selbu, Tydal og Malvik. Saksfremlegget beskriver prosessen som revisjonen, sekretariatet og kontrollkomiteen skal gjennom i arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon.

Kontrollutvalget i Tydal er gjennom punkt 4 i vedtaket i sak 40/15 gitt mulighet til å komme med innspill og forventningsavklaringer på områder som omfattes av vertskommunesamarbeidet.

Tydal kommune har plan for forvaltningsrevisjon som har utløpt. Prosessen med ny plan for forvaltningsrevisjon blir satt i gang på møte i kontrollutvalget 12.5.16, men signaler i forhold til samarbeid i Værnesregionen er viktig i denne saken.

Følgende ble protokollert i sak 8/15 24.2.15, da forrige kontrollutvalget diskuterte rullering av plan for forvaltningsrevisjon: Da det er få ressurser igjen til forvaltningsrevisjon i 2015 ønsker kontrollutvalget at ny plan for forvaltningsrevisjon utarbeides gjennom prosess med nytt kontrollutvalg etter valget.

I utgående plan står interkommunalt samarbeid som eneste prioriterte prosjekt. Videre er evaluering av samhandlingsreformen og vurdering av bruken av næringsfondet oppført som uprioriterte prosjekt.

Interkommunalt samarbeid i forhold til arbeid med barn og unge var sentrale tema på fellesmøte i juni 2015 og områder som det etter sekretariatets vurdering fortsatt er aktuelt å samarbeide om, dersom Stjørdal kommune prioriterer disse i ny plan for forvaltningsrevisjon. Hovedinntrykket etter gjennomgangen av disse områdene i juni 2015 var imidlertid at arbeides godt og at en eventuell forvaltningsrevisjon den gang var for tidlig. Når det gjelder barnevernstjenesten kommer det i mai en rapport utarbeidet av Telemarksforskning på vegne av fylkesmannen i Sør-Trøndelag.

I punkt 3 i vedtak i sak 40/15 i kontrollkomiteen i Stjørdal kommune er KomREV Trøndelag IKS bedt om å skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet

54

til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet. Her er også delegasjoner til politiske nemder, som det er 3 av i samarbeidet i Værnesregionen, nevnt som eksempel.

Formålet med etterlevelserevisjon er å se etter i hvilken utstrekning kommunen følger lover, forskrifter og vedtatt politikk. Eksempler på dette er bestemmelser om offentlige anskaffelser, anvendelser av vedtatte bevilgninger, selvkostområder og forhold som kan være i strid med vedtatt politikk/beslutninger i Værnesregionen.

Når det gjelder kunnskap om oppgaver som er satt ut til Stjørdal kommune som vertskommune, kan det være hensiktsmessig også å få innspill fra ordfører og rådmann. Gjennom møter i ulike fora i Værnesregionen får de kunnskap som er viktig i forhold til om kommunen oppnår/får det som er lagt til grunn for samarbeidet. De er begge invitert til møtet.

Konsek deltok i møte med sekretariatet for kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag og revisjonen for de samme kommuner, på Stjørdal den 19.1.16. Referatet for dette møte vedlegges også.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger saken frem for kontrollutvalget til drøfting. Utvalget oppfordres til fortsatt å støtte opp om kontrollsamarbeidet i Værnesregionen og å delta på felles møte for kontrollutvalgene på Stjørdal den 10.6.16. Kontrollutvalget kan komme med innspill i møtet, eller eventuelt i møtet den 12.5.16, dersom det er synspunkter som skal videreformidles til planarbeidet som kontrollkomiteen i Stjørdal har startet.

55

KonSek Midt-Norge IKS Kongens gt. 9

7013 TRONDHEIM

Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: Dato: Saksbehandler: 15/032 415-1714-2.2 18.12.15 Paul Stenstuen

FORVALTNINGSREVISJON I VÆRNESREGIONEN

Kontrollkomiteen behandlet sak 40/15 «Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon – oppstart» i møte den 10.11.15.

Kontrollkomiteen legger opp til at hensynet til de samarbeidende kommunene og deres innbyggere blir ivaretatt på de aktuelle områdene gjennom plan for forvaltningsrevisjon. Samtidig ønsket kontrollkomiteen at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill.

Saksprotokoll for saken følger vedlagt. En ber om at denne blir lagt fram for kontrollutvalgene i de aktuelle kommunene.

Avslutningsvis. I tråd med etablert praksis legges det opp til at kontrollutvalgene i Værnesregionen inviteres til felles samling på Stjørdal i forbindelse med kontrollkomiteens møte den 10.06.16. Dette til foreløpig orientering.

Med hilsen

Paul Stenstuen Kontrollsekretær

E-post: [email protected] Dir.tlf. 74 11 14 78 / 909 50 440

56

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite

SAKSPROTOKOLL

SAK 040/15 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON – OPPSTART

Kontrollkomiteens vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse.

Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis.2. Overordnet analyse – plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet

analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områderivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere.

3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjonknyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempelformannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen).

4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene iVærnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at detlegges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill.

5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen tilbehandling i løpet av første halvår 2016.

6. Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- ogvesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog omforvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen.

Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 10.11.15 Paul Stenstuen 040/15 415-1714-5.5

57

SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse.

Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Overordnet analyse – plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet

analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områder ivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere.

3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempel formannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen).

4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill.

5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av første halvår 2016.

6. Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen.

Kontrollkomiteens behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag i møte Ingen Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse.

Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Overordnet analyse – plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet

analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områder ivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere.

3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempel formannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen).

4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill.

5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av første halvår 2016.

6. Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen.

58

Vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 27/15 2. Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i

Værnesregionen, KomSek Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollkomiteen skal sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen 31.12.2016. Det vises her bl.a. til kontrollutvalgsforskriftens § 9:

”Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon.”

”Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.”

”Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. ”

Kommunen deltar i et interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Departementet gir i Ot. Prp. 95 2005-2006 om endringer i kommuneloven bl.a. uttrykk for følgende under kapittel 5.8 kontroll og revisjon:

”Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre det løpande tilsynet med måten vertskommunen utfører dei oppgåvene på som kommunen har fått frå andre kommunar. Kontrollutvala i dei andre kommunane vil ikkje ha ansvar for å føre tilsyn med den interne drifta i vertskommunen.

Men ettersom eit vertskommunesamarbeid kan innebere overføring av oppgåver og avgjerdsmakt til ein annan kommune, kan det reisast spørsmål om ikkje kontrollutvala i dei kommunane som deltek i samarbeidet, bør få eit ansvar for å føre tilsyn med måten vertskommunen handterer slike saker på. Særleg gjeld dette der det er tale om avgjerder i vertskommunen som får direkte verknad for innbyggjarane i ein annan kommune. Rett nok vil avgjerdene og den faktiske verksemda skje i vertskommunen, men det vil vere kvar enkelt kommune som til slutt er ansvarleg for at innbyggjarane der også i slike saker mellom anna får dei ytingane dei har krav på etter lova.

59

Departementet kom på denne bakgrunnen til at kontrollutvala i dei ulike kommunane bør ha krav på informasjon om avgjerder og verksemd i vertskommunen som rettar seg mot innbyggjarane i den aktuelle samarbeidskommunen eller mot sjølve kommunen. På grunnlag av ein slik informasjonsrett vil kvar enkelt kommune mellom anna på grunnlag av vurderingane i kontrollutvalet for det første kunne vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innanfor ramma av det som er avtalt. Dernest vil det også gi høve til å vurdere løpande om vertskommunesamarbeidet er eigna til å realisere dei målsetjingane kommunestyret har. Dette kan gi grunnlag for å vurdere endringar i avtalen eller i rutinar som er knytte til vertskommunesamarbeidet, med sikte på forbetringar.”

Departementet fant det ikke hensiktsmessig å lovfeste en generell rett for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene til å føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen, og departementet ga videre uttrykk for at:

”Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre løpande tilsyn med verksemda i (verts)kommunen etter dei vanlege reglane. At delar av verksemda dreier seg om saker der myndigheita er delegert frå andre kommunar, bør ikkje endre på dette.”

Dette samarbeidet har etter hvert utviklet seg til å bli en relativt omfattende interkommunal samarbeidsordning. De deltakende kommuner har for øvrig valgt å organisere deler av samarbeidet som vertskommune med politisk nemd (med delegert myndighet). Kontrollkomiteen arrangerte en felles temadag for alle kontrollutvalgene i Værnesregionen knyttet til barnevern og det barn og familierettede arbeid den 12.06.15. I etterkant behandlet kontrollkomiteen sak 27/15 vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til disse temaene. Kontrollkomiteen traff slikt vedtak i saken:

1. Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon.

2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende

kommunene, med kopi til regionrådet. Da saken inneholder momenter som har betydning for planarbeidet vedlegges saksprotokoll og det oppsummerende notat. Det vises til disse i sin helhet. Vurdering Forvaltningsrevisjon har et todelt formål. Forvaltningsrevisjon skal på den ene side påse at forvaltningen skjer iht. gitte regler og vedtak (de ytre rammer for forvaltningen). På den annen side skal forvaltningsrevisjon bidra til at kommunen både blir flinkere, og utnytter de betrodde midler mer effektivt innenfor forvaltningens frie handlingsrom. Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal således ha elementer av både kontroll og læring.

60

Norske kommuner utøver myndighet på mange områder som har avgjørende betydning for innbyggerne. Kommunen skal ivareta både samfunnets og den/de enkeltes interesser. Hvordan kommunen fyller denne rollen, og i hvilken grad kommunen sørger for å gi innbyggerne likebehandling og rettssikkerhet kan være et interessant tema. Norske kommuner disponerer en betydelig del av samfunnets ressurser. I hvilken grad kommunen har sørget for en effektiv og målrettet utnyttelse av de ressursene den er blitt betrodd er et eksempel på et annet interessant tema. En har ikke ressurser til å besvare alle tenkelige spørsmål. Planen skal derfor baseres på overordnet analyse av kommunens virksomhet. Det enkelte prosjekt skal velges ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. En «vet» på forhånd at det meste er i orden. Men uansett hvor god en er kan alle bli bedre. Kontrollkomiteen må derfor ha et bevist forhold til hvorvidt en med forvaltningsrevisjon ønsker å få bekreftet hvorvidt alt i hovedsak er på plass – eller om en ønsker å sette fokus på forbedringspunkter og områder hvor kommunen kan bli flinkere. Kontrollkomiteen har også ansvaret for at det føres tilsyn med hvordan oppgavene det samarbeides om blir ivaretatt på vegne av alle de samarbeidende kommunestyrene. Det er derfor viktig at dette blir gjort på en måte som skaper tillit til at denne oppgaven blir tilfredsstillende ivaretatt også overfor de øvrige kommunene. En har over tid hatt et tett og godt samarbeid mellom kontrollutvalgene i Værnesregionen. Det foreslås at dette samarbeidet videreføres. Kontrollkomiteen har tidligere diskutert etterlevelsesrevisjon mht. vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet og hvordan dette kan løses. (Tilsyn med organer underordnet kommunestyret - herunder de politiske nemdene og administrasjonen) Det foreslås derfor at en ber revisor skissere et mulig opplegg for dette. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor sees i sammenheng. Planarbeidet vil være en lang prosess. På det nåværende tidspunkt er det derfor viktig at kontrollkomiteen treffer vedtak om å igangsette planarbeidet. Det legges opp til at kontrollkomiteen vil bli holdt orientert underveis i planarbeidet. Det synes interessant for kontrollkomiteen å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det foreslås derfor at ordføreren og rådmannen blir invitert til en dialog i forbindelse med behandlingen av kontrollkomiteens planforslag i kontrollkomiteen. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan sees som en del av rådmannens egen oppfølging, eller komme til erstatning for denne. Dersom kontrollkomiteen ønsker at revisor skal belyse eventuelle konkrete temaer og problemstillinger i forbindelse med analysearbeidet, vil en anbefale at kontrollkomiteen gir så klare avgrensninger som mulig. Dette for at det skal være mulig å veie disse opp mot andre risikoutsatte områder i den overordnede analysen.

61

OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG

KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN

Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV

Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00

Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede:

Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne

Overvik Uthus og Espen Teigen

Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge

Fra Malvik: Per Walseth

Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien

Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke

Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård

Ellers møtte

Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15)

Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15)

Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15)

Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15)

Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15)

Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15)

Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15)

Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15)

Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15)

Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS

Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS

Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS

Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS

Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS

Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS

Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS

NOTAT

Saksbehandler

Paul Stenstuen Dato

19.06.15

Arkiv 15/015

415-1714-6.1

62

Bakgrunn for samlingen

Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir

koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de

samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune

er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens

ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme

informasjon.

Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært

urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å

gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten.

På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i

Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å

gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak.

Program for samlingen

10:00-10:30 Orientering fra Politiet

10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten

11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene)

11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom

12:00-12:30 Lunsj

12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning

13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern

13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn

og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og

forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager

14:30-15:00 Kaffe og diskusjon

Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av

forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i

de fremkomne opplysninger.

Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak:

1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og

forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes

forvaltningsrevisjon.

2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år.

3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte.

4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende

kommunene, med kopi til regionrådet.»

63

Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer

Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva

tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en

oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på

systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre

sektorovergripende samarbeid og koordinering.

Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige

retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et

behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både

oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i

større grad enn i dag.

Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden:

Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter

barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i

behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de

forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer

kostbare barnevernstiltak i senere fase.

Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en

prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.)

De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som

vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse.

64

Oppsummering

Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for

omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan

unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene:

Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede

arbeid.

I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev

utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan

reduseres.

Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester,

herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester

og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet

vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv.

Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og

endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for

politisk behandling fortløpende.

65

Orgnr. 987672196 Postboks 2564 7735 Steinkjer Tlf. 74 11 14 76 www.komsek.no

Felles e-post: [email protected] – Hjemmeside: www.komsek.no

Notat Værnesregionen – Samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene Oppsummering etter møte den 14. mars 2014

Møte sted Stjørdal rådhus, møterom Steinvikholm Møtedato 14. mars 2014Møtetid 09:00 til 14:30 Til sted Arvid Hanssen, daglig leder Konsek Midt-Norge IKS

Liv Tronstad, daglig leder KomSek Trøndelag IKS Paul I Stenstuen kontrollsekretær for bl.a. Stjørdal, Meråker og Frosta

Følgende ble tatt opp

1) Rutiner for orienteringer til kontrollutvalget (KU), to alternativer• Vertskommunens initiativ

Sekretær for øvrige KU skal ha melding.KU i Vertskommunen inviterer lederne i de øvrige deltagernes KU inn i møte

• Samarbeidskommune tar initiativSekretær sender info til sekretær for vertskommunen.Vertskommunens sekretær tar dette opp med KU, og tar initiativ til å inviterer alleøvrige KU i samarbeidskommuner til en felles orientering.Alle KU-ledere i samarbeidet får da tilbud om å delta på orienteringen, og stillespørsmål knyttet til egen kommune

2) FellesmøteDet legges opp til et felles møte for alle KU lederne i samarbeidet den 12. september2014 Utgangspunkt i en Vertskommune (Stjørdal) med orientering til KU på toutvalgte tema, og mulige samarbeidsformer fremover.Aktuelle tema kan være IT og Barnevern.

3) Målsetting om mer effektiv ressursutnyttelse, både i• kontrollorganene men ikke minst• deltagerkommunene seg imellom.• Utnytte kunnskap hos hverandre.

4) Når det gjelder Forvaltningsrevisjon av Vertskommunesamarbeid er det også her toalternativerVertskommunens KU er ansvarlig for å føre tilsyn med rådmannen i vertskommunenog hvordan vertskommunen «produserer tjenesten» m.m.Samarbeidskommunens KU skal påse ut fra avtaler og rapporter at kommunen får de«tjenester» m.m. og når de målsettinger de har med samarbeidet

66

KomSek Trøndelag IKS Side 2 av 3

Vertskommune – samarbeidskommune – deltagerkommune, dvs. alle kommuner

• F.revisjon etter ønske fra Vertskommunene. Øvrige KU informeres, og kan ta del i undersøkelsen. Naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU dersom de ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen.

• Forvaltningsrevisjon etter ønske fra samarbeidskommune. Øvrige KU/sekretariat informeres, og kan ta del i undersøkelsen. (Dersom KU i Vertskommunen ønsker og delta er det naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Om ikke vertskommunen ønsker å delta blir det revisor til KU som ønsker undersøkelsen som får oppdraget med utgangspunkt i kjøp av tjenester fra Vertskommunen) Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU, som ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen.

• Begge formene for forvaltningsrevisjon kan gjennomføres ved å samarbeide om oppdraget el. avstå timeressurser i et prosjekt. Men det blir opp til revisjonsenheten å samordne og bli enige om det praktiske her.

Hvert enkelt KU er ansvarlig overfor eget kommunestyre, der det enkelt KST og KU kan ha en annen prioritering, som gjør at den samarbeidskommune ikke ønsker å delta. De blir da med på «gratis-lasset», dvs gjennom offentlig kjente dokumenter i etter tid selv om dette ikke er spesifikk på egen kommune.

5) Reglement for godtgjørelse må sjekkes ut, ev. initiere retningslinjer for godtgjørelse slik at KU-lederne og ev. nestledere vil kunne prioritere å møte når orienteringer gis i en annen kommune vedrørende Værnesregionen

6) Dette notatet legges frem for kontrollutvalgene som referatsak

67

KomSek Trøndelag IKS Side 3 av 3

Vedlegg De kommunale styringslinjene

68

OPPSUMMERING ETTER MØTE VEDR. FORVALTNINGSREVISJON I VR

Sted: Stjørdal rådhus, møterom Kultur Tid: 19. januar 2016, kl. 10:00-12:30

Følgende personer var tilstede: Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Unni Romstad, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS

OPPSUMMERING Hvor det eventuelt er behov for etterlevelsesrevisjon bakes inn i de overordnede analyser. De politiske nemdene og fagråd er relativt nytt. Dette trekker i retning av fokus på disse.

Det ble diskutert hvilke områder som trenger avklaring. I tillegg ble fremdrift og koordinering mht. arbeidet diskutert.

Det legges opp til at analyse og planarbeidet ferdigstilles i etterkant av fellesmøte på Stjørdal den 10.06.16.

BAKGRUNN FOR MØTE Kontrollkomiteens sekretær har bedt om et møte mellom de 2 sekretariatene og KomRev Trøndelag IKS for å diskutere forvaltningsrevisjon i VR i forkant av oppstart med analyse og planarbeidet.

Bakgrunnen for dette er at det blir forventet samarbeid også i kontrollsektoren, slik at kontrollarbeidet som utføres i regi av de enkelte kontrollutvalg i størst mulig grad blir koordinert. Dette for at mulige synergieffekter blir utnyttet også her. Jf. bl.a. møtet lederne i de respektive selskaper hadde med AU i Værnesregionen i 2014, samt kontrollkomiteens oppstartsvedtak.

FORVENTNINGER TIL FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon må være og må oppfattes som å være relevant. Forvaltningsrevisjon må gi og må oppfattes som å gi merverdi. Dette vil først og fremst være hos kommunestyret(ene), men også hos de øvrige «interessenter». (Innbyggerne, kommunenes administrasjon, samt sentrale myndigheter og allmenheten).

NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen

Dato 19.01.16

Arkiv 16/003415-1714-6.1

69

Dette stiller de samme krav til kontrollsektoren som til alle andre som skal selge inn et produkt, en tanke, ide eller konsept.

På denne bakgrunn må det stilles strenge krav til hvilke prosjekter en foreslår og med hvilken vinkling. En må ha et kritisk blikk på prosjektnavn, formål, ordvalg og formuleringer. Det må også redegjøres for hvorfor en mener det enkelte prosjekt/tema peker seg ut - på en enkel og for alle forståelig måte.

Kontroll må sees i en bred sammenheng og må i utgangspunktet omfatte alle de elementene av en organisasjon (resurser, systemer, prosesser, kultur, struktur og oppgaver) som samlet sett skal bistå individene i deres arbeid på en slik måte at organisasjonen når sine mål.

Det er derfor noen spørsmål en bør stille seg selv og ta stilling til innledningsvis:

1. Hva ønsker en å oppnå med forvaltningsrevisjon

2. Hensiktsmessig fordeling mellom prosjekter som skal sikre hhv.:

a. Utvikling og bedre måloppnåelse

b. Effektiv og målrettet forvaltning og tjenesteproduksjon

c. At lovmessige krav for virksomheten og kommunale vedtak blir overholdt,herunder rettsikkerhet, likebehandling, saklighet i forvaltningen og retttjenesteleveranse

3. Prosjektene må rette seg mot interessentenes behov. På hvilke områder og med hvilketemaer er det viktigst for interessentene at kontrollressursene blir anvendt til.

Kommunenes samarbeid i Værnesregionen har forøvrig blitt svært omfattende og det samarbeides svært tett. Bl.a. har de politiske nemdene blitt gitt beslutningsmyndighet og det er etablert fagråd hvor det tas administrative beslutninger på vegne av samtlige kommuner.

70

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 25.2.2016. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 06/16


Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering.

Vedlegg Riksrevisjonen - Samhandlingsreformen - Hovedfunn og anbefalinger. Sivilombudsmannen - undersøkelse av offentlig ansattes ytringsfrihet Kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen 2015.

Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Kommunestyrets behandling av sak 79/15, Revisjonsrapport: Forvaltning avkommunens eierinteresser, i møtet 3.12.15. Kommunestyret vedtok at rådmannen må følge opp vedtak i saken i løpet av 1.kvartal.

2. Kommunestyrets behandling av sak 78/15, Rapport fra kontroll og tilsyn ogvirksomhet i perioden 2011-2015, i møtet 3.12.15. Kommunestyret tok saken til orientering.

3. Kort oppsummering av samling for kontrollutvalg på Tiller 18.11.15.4. Orientering fra kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 3. og 4.2.16, hvor

leder av kontrollutvalget deltok.5. Rapport gjennomgang av interkommunale barnevernstjeneste i Sør-Trøndelag

(og Værnesregionen). Fylkesmannen i opplyser at Telemarksforskning leggerfrem rapport i mai 2016.

6. Samhandlingsreformen: Hovedfunn i Riksrevisjonens gjennomgang. (Vedlagt)7.. Uttalelse fra Sivilombudsmannen om ansattes ytringsfrihet.8. Kontrollrapport 2015 for skatteoppkreverfunksjonen.

71

Dokument 3-serien

Dokument 3:5 (2015–2016)

Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen

72

Denne publikasjonen finnes på Internett:www.riksrevisjonen.no

Offentlige institusjoner kan bestille publikasjonen fraDepartementenes servicesenterTelefon: 22 24 20 00E-post: [email protected]

Andre kan bestille fra Bestillinger offentlige publikasjonerTelefon: 55 38 66 00Telefaks: 55 38 66 01E-post: [email protected]

Fagbokforlaget ASPostboks 6050 Postterminalen5892 Bergenwww.fagbokforlaget.no/offpub

ISBN 978-82-8229-346-4

Forsideillustrasjon: 07 Oslo basert på maleri/collage av Heidi Helland-Hansen. Høyesterettsadvokat Jonas Anton Hielm var statsrevisor i perioden 1816–1821.

73

http://www.riksrevisjonen.no

http://www.publikasjoner.dep.no

http://www.fagbokforlaget.no/offpub

Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen

Dokument 3:5 (2015–2016)

Dokument 3-serien

74

Til Stortinget

Riksrevisjonen legger med dette fram Dokument 3:5 (2015–2016) Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen.

Riksrevisjonen, 12. januar 2016

For riksrevisorkollegiet

Per-Kristian Fossriksrevisor

75

Innhold

1 Hovedfunn 8

2 Riksrevisjonens merknader 8

3 Riksrevisjonens anbefalinger 12

4 Departementets oppfølging 13

5 Riksrevisjonens sluttmerknad 14

Vedlegg 1: Riksrevisjonens brev til statsråden 17

Vedlegg 2: Statsrådens svar 21

Vedlegg 3: Rapport 29

1 Innledning 34

2 Metodisk tilnærming og gjennomføring 37

3 Revisjonskriterier 41

4 Styrking av pleie- og omsorgstjenesten i kommunen 47

5 Bruk av sykehus 52

6 Utvikling av kompetansen innenfor og samarbeidet om helse- og omsorgstjenester 63

7 Departementets og direktoratets styring og oppfølging 82

8 Vurderinger 89

9 Referanseliste 93

Utbrett: Bakgrunn og mål for undersøkelsen. Funn og anbefalinger.

76

7

Helse- og omsorgsdepartementet Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen

Målet med undersøkelsen har vært å vurdere om samhandlingsreformen så langt bidrar til å nå overordnede helsepolitiske mål om bedre ressursutnyttelse og tjenester med bedre kvalitet. Undersøkelsen omfatter i hovedsak perioden fra 2012 til septem-ber 2015.

Samhandlingsreformen ble iverksatt 1. januar 2012 og har som mål å sikre en bære-kraftig helsetjeneste med god kvalitet. Dette målet skal blant annet nås ved at en større del av helsetjenestene ytes av kommunehelsetjenesten slik at veksten i bruk av sykehustjenester dempes. God kvalitet i tjenestene skal blant annet sikres gjennom å styrke ansattes kompetanse og å øke samarbeidet mellom helsenivåene. Ny helse- og omsorgstjenestelov ble vedtatt i 2011 som en del av samhandlingsreformen. Den skal blant annet sikre at pasienter og brukere får tidlig og god hjelp når de trenger det, nærmest mulig der de bor. Videre skal befolkningen sikres rett behandling til rett tid på rett sted, gjennom et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. De statlige aktørene – Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Statens helse-tilsyn og fylkesmennene – har viktige oppgaver med å understøtte kommunenes arbeid for å nå målene med reformen.

Undersøkelsen har tatt utgangspunkt i følgende vedtak og forutsetninger fra Stortinget:

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24. juni 2011 (helse- ogomsorgstjenesteloven)

• Lov om spesialisthelsetjenesten av 2. juli 1999 (spesialisthelsetjeneste loven)• Innst. 424 L (2010–2011) Innstilling fra helse- og omsorgskomiteen om lov om kom-

munale helse- og omsorgstjenester m.m., jf. Prop. 91 L (2010–2011) Lov om kom-munale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)

• Innst. O. nr. 65 (1998–99) om lov om spesialisthelsetjenesten m.m., jf. Ot.prp. nr. 10(1998–99) Om lov om spesialisthelsetjenesten m.m.

• Innst. 11 S, jf. Prop. 1 S for Helse- og omsorgsdepartementet for budsjettårene2012, 2013, 2014 og 2015

• Innst. 375 S (2014–2015) om kommuneproposisjonen 2016, jf. Prop. 121 S(2014–2015) Kommuneproposisjonen 2016

Rapporten ble forelagt Helse- og omsorgsdepartementet ved brev 18. september 2015. Departementet har i brev 16. oktober 2015 gitt kommentarer til rapporten. Kommentarene er i hovedsak innarbeidet i rapporten og i dette dokumentet.

77

8

1 Hovedfunn

• Kommunene har tatt over pasienter som tidligere lå ferdigbehandlet i sykehus.

• Det finnes lite kunnskap om kvaliteten på tjenestene til pasienter som skrives ut tilkommunene.

• Kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) benyttes ikke på en måte og i etomfang som er i tråd med intensjonen.

• Samarbeidet om pasienter med behov for tjenester fra både primær- og spesialist-helsetjenesten er ikke godt nok.

• Innenfor rus- og psykiatriområdet er ikke tilbudet i kommunene styrket i takt mednedbyggingen av døgnplasser i spesialisthelsetjenesten.

• Kommunene har i liten grad økt kapasiteten og styrket kompetansen etter innførin-gen av samhandlings reformen.

2 Riksrevisjonens merknader

2.1 Kommunene har tatt over pasienter som tidligere lå ferdigbehandlet i sykehus Det har vært en sterk økning i antall pasienter som registreres som utskrivningsklare i hele perioden fra 2010 til 2014, fra om lag 24 000 pasienter i 2010, til drøyt 87 000 pasienter i 2014. Det er også færre pasienter som ligger ferdigbehandlet i sykehus i påvente av et kommunalt tilbud, og liggetiden for de som venter på et slikt tilbud har gått ned. Over 80 prosent av pasientene som ble registrert som utskrivningsklare i 2014 ble tatt imot av kommunen samme dag som utskrivningen ble varslet.

Innføringen av kommunal betalingsplikt for utskrivnings klare pasienter har bidratt til at en større del av pasientforløpene er overført fra spesialisthelsetjenesten til kommunene, noe som er i tråd med intensjonen med ordningen.

2.2 Det finnes lite kunnskap om kvaliteten på tjenestene til pasienter som skrives ut til kommuneneEtter innføringen av samhandlingsreformen, har det også vært en reduksjon i ligge-tiden på sykehus, spesielt for personer som skrives ut til videre oppfølging eller behandling i kommunen. Samtidig opplever 95 prosent av kommunene at pasientene typisk er sykere når de overføres til kommune helse tjenesten sammenlignet med før reformen, og over 80 prosent av fastlegene mener at pasienter ofte blir skrevet ut for tidlig til kommunen. En like stor andel av fastlegene mener at reinnleggelser er en belastning for mange pasienter. Mange kommuner opplever at pasienter ofte skrives ut så tidlig at det er vanskelig for kommunen å tilby et godt tjenestetilbud. Både for tidlig utskrivning og mangler ved det kommunale tjenestetilbudet, er årsaker til at flere pasienter blir reinnlagt i sykehus innen 30 dager etter utskrivning til kommunen, ifølge helseforetak og kommuner.

Etter Riksrevisjonens vurdering er det grunn til å følge utviklingen nøye, både når det gjelder om pasienter overføres for raskt til kommunene, og om kommunene er i stand til å ta imot flere og sykere pasienter på en god måte. Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet har begrenset kunnskap om hvordan kvaliteten i kommune-helsetjenesten har utviklet seg etter reformen. Riksrevisjonen mener at gode kvalitets-indikatorer er viktig for at statlige myndigheter skal få nødvendig kunnskap om

78

9

kvaliteten i de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Helsedirektoratets arbeid med å utvikle kvalitetsindikatorer bør derfor sikres nødvendig prioritet, blant annet med henblikk på å sikre muligheten for å iverksette korrigerende tiltak.

2.3 Kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud (ØHD) benyttes ikke på en måte og i et omfang som er i tråd med intensjonen Kommunene har gjennom samhandlingsreformen fått et ansvar for å dempe økningen i antall innleggelser i spesialisthelsetjenesten. Kommunal plikt til å tilby døgnopphold til pasienter med behov for øyeblikkelig hjelp (ØHD) er ett av virkemidlene som skal bidra til at flere pasienter behandles på det laveste effektive omsorgsnivået. Kommunene er pålagt å ha et slikt tilbud i drift senest fra 1. januar 2016, men det er utbetalt tilskudd til etablering fra januar 2012. Halvparten av tilskuddene gis gjennom øremerket tilskudd fra Helsedirektoratet, og den andre halvparten gjennom over-føringer fra de regionale helseforetakene. I perioden 2012–2014 har Helsedirektoratet utbetalt i overkant av 734 mill. kroner i tilskudd til ØHD, noe som betyr at det fra direktoratet og de regionale helseforetakene er overført nesten 1,5 mrd. kroner til kommuner som har opprettet tilbudet.

Per 31. august 2014 hadde 275 kommuner mottatt tilskudd for å etablere et ØHD- tilbud. Dette tilbudet hadde da en beregnet samlet årlig kapasitet på ca. 143 000 ligge-døgn, når en forutsetning om en beleggsprosent på 85 legges til grunn. Fra januar 2012 til og med august 2014 ble det registrert totalt 49 334 liggedøgn. De kommu-nene som hadde hatt tilbudet i over ett år i 2014, mottok i gjennomsnitt 13 222 kroner i tilskudd per liggedøgn. Til sammenligning betalte kommunene 4 255 kroner per overliggerdøgn for utskrivningsklare pasienter i spesialisthelsetjenesten i 2014. Riksrevisjonen har ikke undersøkt kommunenes kostnader til drift av tilbudet.

For at ØHD skal kunne avlaste sykehusene, må pasienter som legges inn ved tilbudet i hovedsak være pasienter som ellers ville blitt lagt inn for behandling på sykehus. Helse- og omsorgsdepartementet har informasjon om antall pasienter i ØHD-tilbudet, men har ikke informasjon om i hvilken grad innleggelsene i ØHD erstatter sykehus-innleggelser, eller i hvilken grad tilbudet brukes som en del av kommunenes pleie- og omsorgstilbud. Undersøkelsen viser at i mange kommuner brukes ikke ØHD-tilbudet på en måte som erstatter innleggelse i sykehus. I tillegg mener helseforetakene at mange pasienter som legges inn på sykehus, heller burde vært lagt inn på ØHD. I mange kommuner brukes ØHD-tilbudet også som en del av kommunens pleie- og omsorgstjeneste. Det betyr at det er et stort potensial for å yte øyeblikkelig medisinsk hjelp til langt flere pasienter i nærheten av hjemmet.

Det er flere årsaker til at ØHD-tilbudet i kommunene ikke benyttes på en måte og i et omfang som er i tråd med intensjonene. Blant fastlegene er det en utbredt usikkerhet om kvaliteten i tilbudet er god. Fastlegene har også manglende kjennskap til hvilke behandlinger som blir utført ved ØHD, og det er mange fastleger som mener at til-budet ikke er tilpasset innbyggernes behov. Tidkrevende innleggelsesprosedyrer er også en sentral årsak til at ikke flere pasienter legges inn ved ØHD-tilbudet.

Selv om det ikke kan forventes at døgntilbudet for øyeblikkelig hjelp vil ha sterk påvirkning på omfanget av innleggelser i sykehus samlet sett, er det Riksrevisjonens vurdering at ØHD-enhetene bør kunne avlaste sykehusene i større grad enn i dag.

79

10

2.4 Samarbeidet om pasienter med behov for tjenester fra både primær- og spesialisthelsetjenesten er ikke godt nok For å sikre helhetlige og koordinerte tjenester for pasientene, er kommuner og sykehus gjennom lov pålagt å inngå samarbeidsavtaler. Et flertall av kommunene opp-lever at samarbeidsavtalene legger til rette for godt samarbeid og god arbeids deling mellom kommunen og spesialisthelse tjenesten, og at de legger til rette for helhetlige pasientforløp. Rundt halvparten av kommunene synes imidlertid at det er utfordrende å etterleve kravene som stilles i avtalene i den praktiske utførelsen av arbeidet. En like stor andel mener at helsepersonell i egen kommune ikke har tilstrekkelig kjennskap til innholdet i avtalene, mens 61 prosent av kommunene opplever at ansatte i spesialist-helsetjenesten ikke har tilstrekkelig kjennskap til avtalene. Noen kommuner og helse-foretak har oppgitt i intervju at både antallet avtaler og kravene til det detaljerte inn-holdet i disse er for omfattende. Helse- og omsorgsdepartementet mener at samarbei-det mellom spesialisthelse tjenesten og kommunene er bedre nå enn før samhandlings-reformen, og at samarbeidsavtalene har bidratt til dette.

Behovet for å utveksle informasjon har økt etter innføringen av samhandlings-reformen, blant annet som følge av at flere og sykere pasienter skrives ut fra syke-husene til videre oppfølging i kommunene. Undersøkelsen viser at mange helsefore-tak får mangelfull informasjon om pasientens funksjonsnivå fra kommunene i forbin-delse med at pasienter legges inn på sykehus. Medikamentlistene er også ofte ufull-stendige. Flere enn halvparten av kommunene opplever at de ikke får tilstrekkelig informasjon om pasientenes forventede framtidige utvikling når de skrives ut fra sykehus til videre behandling og oppfølging i den kommunale helse- og omsorgs-tjenesten. Mange kommuner opplever at de heller ikke får tilstrekkelig informasjon om pasientenes samlede funksjonsnivå. 44 prosent av kommunene mener at informa-sjonen fra sykehuset ikke kommer tidsnok til at kommunen blir i stand til å legge til rette for gode tjenester i kommunen. Når slik viktig informasjon om pasienten mangler eller kommer sent, er det utfordrende å legge til rette for riktig behandling, og i verste fall får pasienten utilstrekkelig eller feil behandling. Det er ressurs-krevende for ansatte både i spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten å etter-spørre informasjon om pasientene.

Halvparten av kommunene og helseforetakene mener at koordinator og individuell plan bare i begrenset grad bidrar til å sikre helhetlige pasientforløp for brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Individuell plan er et etablert, lovfestet virkemiddel og Riksrevisjonen mener i lys av dette at en kunne ha forventet at sam-arbeidet på tvers av forvaltningsnivåene var kommet lenger på dette området.

Når samarbeidsavtalene ikke etterleves, kvaliteten på informasjonen som utveksles om den enkelte pasient er for dårlig og koordinator og individuell plan bare i begren-set grad bidrar til å sikre koordinering mellom kommunene og spesialist-helsetjenesten, er det etter Riksrevisjonens vurdering risiko for at mange pasienter ikke får helhetlig oppfølging i tråd med Stortingets intensjoner for samhandlings-reformen.

2.5 Innenfor rus- og psykiatriområdet er ikke tilbudet i kommunene styrket i takt med nedbyggingen av døgnplasser i spesialisthelsetjenestenBåde kommunene og spesialisthelsetjenesten har ansvar for å tilby tjenester til perso-ner med psykiske lidelser og/eller rusproblemer. Selv om pasientgruppen ikke er omfattet av betalingsplikt for utskrivningsklare pasienter, gjelder intensjonene med reformen også for denne gruppen. Helse- og omsorgstjenesteloven presiserer også kommunens ansvar for alle pasient- og brukergrupper.

80

11

Antallet heldøgnsplasser til rusbehandling og psykiatri i spesialisthelsetjenesten har blitt redusert med nesten 10 prosent fra 2010 til 2014. Helse- og omsorgsdeparte-mentet opplyser at det skyldes at det foregår en omstrukturering fra døgnbehandling ved sykehus til dagbehandling ved distriktspsykiatriske sentre (DPS). Omstrukturerin-gen betyr at en del pasienter mottar noen tjenester fra spesialisthelsetjenesten samtidig som de mottar tjenester fra kommunen i hjemmet. Reduksjonen i antallet heldøgns-plasser i spesialisthelsetjenesten har ikke blitt kompensert med en tilsvarende styrking av tilbudet i kommunene. Nesten 70 prosent av kommunene har bare i liten grad økt antall årsverk på rus- og psykiatriområdet, og bare hver sjette kommune har i stor grad økt kompetansen på området.

Mens nær alle kommunene mener at samarbeidsavtalene klargjør oppgave- og ansvarsfordelingen for de utskrivningsklare somatiske pasientene, mener under halv-parten av kommunene at avtalene klargjør oppgave- og ansvarsfordelingen for pasien-ter innen psykisk helse og rus. Når oppgave- og ansvarsfordelingen ikke er klargjort, er det en betydelig risiko for at pasientene ikke får helhetlig og koordinert behandling.

Dersom intensjonene med samhandlingsreformen skal oppfylles, skal flere pasienter, også under psykisk helsevern og rusomsorg, behandles i kommunene. Dette stiller store krav til kapasitet og kompetanse i kommunehelsetjenesten. Etter Riksrevisjonens vurdering er det alvorlig at tilbudet til en utsatt gruppe ikke er styrket fire år etter at reformen trådte i kraft.

2.6 Kommunenes kapasitet og kompetanse er i liten grad styrket etter innføringen av samhandlingsreformen Ett av målene med samhandlingsreformen er at en større del av pasientforløpene skal utføres av den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Selv om kommunene bruker noe mer penger på pleie og omsorg i 2014 sammenlignet med i 2010, har kapasiteten i kommunehelsetjenesten i liten grad blitt styrket. Få kommuner har for eksempel etab-lert forsterkede korttidsplasser til utskrivningsklare pasienter, rehabiliteringsplasser, omsorgsboliger eller langtidsplasser i sykehjem etter innføringen av samhandlings-reformen. Selv om det ved utgangen av august 2014 var etablert kommunalt øyeblik-kelig hjelp døgntilbud i 275 kommuner, viser undersøkelsen at kommunene i liten grad har økt antallet årsverk i helse- og omsorgstjenestene. For eksempel har et flertall av kommunene ikke økt antallet årsverk i hjemmetjenesten eller sykehjem nevne-verdig. Dette betyr at kapasitetsveksten i kommunens helse- og omsorgstjeneste har vært begrenset.

Antallet mottakere av hjemme tjenester og korttids institusjonsopphold har økt noe de siste årene. Samtidig viser undersøkelsen at det i mange kommuner har blitt vanske-ligere å få plass ved sykehjem, og at dette gjelder både korttids- og langtidsplasser. Samhandlingsreformen vil for mange kommuner innebære at helse- og omsorgs-tjenesten må kunne utføre oppgaver den tidligere ikke hadde, og at antallet mottakere av kommunale helse- og omsorgstjenester vil øke. Den begrensede veksten i kapasite-ten i tilbudet til brukere og pasienter som undersøkelsen viser, er så langt ikke i tråd med de forventningene som ble stilt til kommunehelsetjenesten i forbindelse med reformen.

Stortinget har i flere sammenhenger presisert at det er viktig at kommunene besitter nødvendig fagkompetanse, og at kompetanseutvikling i den kommunale helse- og omsorgssektoren er av vesentlig betydning for at samhandlingsreformen skal kunne lykkes.

81

12

Kommunene har etter innføringen av samhandlingsreformen mottatt nye og mer krevende pasient- og brukergrupper, samtidig som mange kommuner mangler kompe-tanse på flere områder. Undersøkelsen viser at det fra 2011 til 2014 ble knapt 490 flere legeårsverk i kommunene, mens det ble drøyt 1270 flere legeårsverk i spesialisthelse-tjenesten. Den prosentvise veksten av legeårsverk var så godt som lik i spesialisthelse-tjenesten og primærhelsetjenesten. Så langt har det altså ikke vært en raskere vekst i antallet legeårsverk i primærhelsetjenesten enn i spesialisthelsetjenesten, slik Stortinget forutsatte i forbindelse med reformen. Til tross for at antallet sykepleier-årsverk i kommunene har økt med 16 prosent i perioden 2010–2014, og selv om Norge ifølge Helse- og omsorgsdepartementet har svært høy sykepleierdekning sammen lignet med andre nordiske land, opplyser nær halvparten av kommunene at de ikke har nok sykepleiere. Til sammenligning er det bare hver femte kommune som mener at legedekningen ikke er god nok.

To av tre kommuner har bare i begrenset grad styrket kompetansen blant de ansatte ved sykehjemmene og i hjemmetjenesten i form av etter- eller videreutdanning. Helse foretakene har tilbudt kommunene en rekke ulike kompetansehevingstiltak, slik samarbeidsavtalene legger til rette for. Få kommuner har hittil benyttet seg av tiltak som ambulerende team, praksiskonsulent og hospitering på sykehus. Departementet opplyser at kompetansen i kommunene vil bli styrket ved innføringen av tiltakene som er beskrevet i Meld. St. 26 (2014–2015) Fremtidens primærhelsetjeneste – nærhet og helhet. Riksrevisjonen mener at det er en forutsetning at kommunenes kompetanse styrkes dersom målet om en mer bærekraftig helsetjeneste skal nås – særlig tatt i betraktning at kommunene nå behandler og følger opp sykere og mer krevende pasienter.

3 Riksrevisjonens anbefalinger

Når det gjelder tilbudet om øyeblikkelig hjelp døgnopphold, anbefaler Riksrevisjonen at Helse- og omsorgsdepartementet

• vurderer hvordan bruken kan bli mer i tråd med intensjonene, både med henblikk på belegg og målgruppe

• vurderer om det har økonomiske virkemidler som bidrar til at ØHD-tilbudet benyt-tes i tråd med intensjonene

• undersøker kvaliteten på tilbudet nærmere

Riksrevisjonen mener at Helse- og omsorgsdepartementet bør vurdere hvordan den kommunale helse- og omsorgstjenestens arbeid kan styrkes for å sikre at sykere og mer krevende pasienter kan få behandling i tråd med Stortingets intensjoner. Riksrevisjonen anbefaler at departementet

• øker kunnskapen om kvaliteten i kommunenes helse- og omsorgstjeneste, blant annet ved hjelp av indikatorer for kvalitet

• vurderer tiltak som kan bedre samarbeidet mellom sykehusene og kommunene, blant annet når det gjelder kvaliteten på informasjonen som utveksles og bruken av individuell plan

• følger opp om planlagte tiltak i tilstrekkelig grad bidrar til å styrke kompetansen i kommunehelsetjenesten

82

13

Riksrevisjonen anbefaler at Helse- og omsorgsdepartementet bidrar til å styrke kommunenes arbeid med pasienter under psykisk helsevern eller rusomsorg. Dette innebærer blant annet å

• vurdere tiltak som sikrer at denne pasientgruppen får et egnet tilbud fra kommune-helsetjenesten og spesialisthelsetjenesten

• vurdere om oppgave- og ansvarsfordelingen mellom kommunehelsetjenesten ogspesialisthelsetjenesten er tilstrekkelig klargjort for denne pasientgruppen

4 Departementets oppfølging

Statsråden opplyser i sitt svar 20. november 2015 at utfordringene i den kommunale helse- og omsorgstjenesten ble beskrevet i Meld. St. 26 (2014-2015) Fremtidens pri-mærhelsetjeneste – nærhet og helhet (primærhelsemeldingen). Ifølge statsråden er det blant annet behov for bedre samhandling og samordning på tvers av deltjenester, og regjeringen vil derfor stimulere til samlokalisering av tjenester. Økt og endret bruk av team ledet av en koordinator skal, ifølge statsråden, sikre bedre tjenester til brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Statsråden viser til at regjeringen vil legge til rette for slike team gjennom flere tiltak, bl.a. ved å videreføre læringsnett-verk, kompetansetiltak og faglig veiledning.

Når det gjelder kompetanse og kvalitet i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, viser statsråden til at Helsedirektoratet og Folkehelseinstituttet samarbeider om å utvikle et kommunalt pasient- og brukerregister (KPR) som etter planen bygges opp trinnvis mot en endelig ferdigstilling i løpet av 2017.

Statsråden viser til at Helsedirektoratet gjennom lov om kommunale helse- og omsorgstjenester fikk ansvar for å utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale kvali-tetsindikatorer. Det er utarbeidet en 3-årig handlingsplan for arbeidet med nasjonalt kvalitetsindikatorsystem.

Primærhelsemeldingen omtaler behovet for økt kompetanse i den kommunale helse- og omsorgstjenesten for å kunne realisere samhandlingsreformens intensjoner. Regje-ringens plan for rekruttering, kompetanse og fagutvikling i den kommunale helse- og omsorgstjenesten ble lansert i Kompetanseløft 2020. Gjennom kompetanseløftet vil kommunene, ifølge statsråden, oppfordres til å sette de samlede kompetanse- utfordringene på dagsorden i den helhetlige kommunale planleggingen.

Statsråden viser til at Helsedirektoratet har fått i oppdrag å vurdere statlig virke-middelbruk på IKT-feltet. Ifølge statsråden vil oppdraget, sammen med etablering av et eget direktorat for e-helse, være sentralt for å sikre raskere og mer helhetlig fram-drift på tvers av nivåene i sektoren på IKT-området.

Opprettelse av øyeblikkelig hjelp døgnopphold er et av de sentrale virkemidlene i samhandlingsreformen. Statsråden opplyser at Helse- og omsorgsdepartementet arbeider for å sikre at tilbudet korresponderer med behovet og for å bedre kvaliteten på tilbudet, og mener at hovedutfordringen per i dag er den lave og variable beleggs-prosenten. Statsråden har blant annet fått tilbakemeldinger om at tilbudene som er etablert, brukes av de pasientgruppene de var ment for og på tiltenkt måte.

83

14

Statsråden har bedt Helsedirektoratet om å

• gi en oppdatering vedrørende status for etableringen av nye tilbud og beleggs-prosenten ved eksisterende tilbud

• revidere/oppdatere veiledningsmaterialet som skal bistå kommuner og helseforetaki etablering og drift av nye døgntilbud

• vurdere særlige oppfølgingstiltak overfor enkeltkommuner som ikke ser ut tilå innfri lovkravet om etablering innen 1. januar 2016.

Statsråden mener at det at kommunene ikke har økt sin personellinnsats innen psykisk helsearbeid de siste årene, ikke gir grunnlag for å slå fast at tilbudet i kommunene ikke er styrket. Ifølge statsråden har kommunene styrket kompetansen blant de ansatte i disse tjenestene siden opptrappingsplanen for psykisk helses avslutning.

Statsråden er likevel enig i at det er behov for å styrke det kommunale psykisk helse- og rusarbeidet og opplyser at regjeringen har gjort følgende for å styrke dette området

• lagt fram en opptrappingsplan for rusfeltet, Prop. 15 S (2015-2015) Opptrappings-plan for rusfeltet (2016-2020), hvor hovedvekten av tiltakene i planen ifølge stats-råden retter seg mot kommunale tjenester

• varslet i Meld. St. 26 (2014-2015) Fremtidens primærhelsetjenesten – nærhet oghelhet en lovfesting av krav til psykologkompetanse i kommunen

• arbeider med å få på plass oppsøkende behandlingsteam med kompetanse fra bådekommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten

• varslet i Meld. St. 26 (2014-2015) Fremtidens primærhelsetjenesten – nærhet oghelhet at den tar sikte på å innføre betalingsplikt for utskrivningsklare pasienter medpsykisk helse- og rusproblemer, tidligst fra 1. januar 2017.

5 Riksrevisjonens sluttmerknad

Riksrevisjonens undersøkelse viser at sentrale forutsetninger for å nå målene i sam-handlingsreformen om bedre ressursutnyttelse og bedre kvalitet på helsetjenestene ikke er på plass. Blant annet er det viktig at planlagte tiltak for å heve kompetansen i kommunene virker som forutsatt. På grunnlag av hovedfunnene i undersøkelsen har Riksrevisjonen kommet med anbefalinger med sikte på nødvendige forbedringer. Etter Riksrevisjonens oppfatning burde statsråden tydeligere ha klargjort hvordan departementet vil følge opp Riksrevisjonenes merknader og anbefalinger.

Statsråden har blant annet ikke kommentert om departementet vil vurdere om det har økonomiske virkemidler som bidrar til at kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud benyttes i tråd med intensjonene, eller hvordan kvaliteten på tilbudet vil bli undersøkt nærmere. Selv om kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud fungerer godt i enkelt-kommuner, viser Riksrevisjonens undersøkelse at bruken av tilbudet må endres for å bli i tråd med Stortingets intensjoner for ordningen.

Undersøkelsen viser at samarbeidet mellom sykehusene og kommunene bør bedres. Riksrevisjonen har anbefalt at departementet blant annet vurderer tiltak for å bedre kvaliteten på informasjonen som utveksles. Statsråden beskriver IKT-utfordringene i

84

15

helsesektoren generelt. Etter Riksrevisjonens vurdering bør departementet vurdere konkrete tiltak som kan bidra til at riktig og nødvendig informasjon utveksles mellom kommunehelsetjenesten, sykehusene og fastlegene.

Statsråden viser til at det i perioden 2010 til 2014 har skjedd en omstilling, ikke en nedbygging, innen psykisk helsevern for voksne. Statsråden viser videre til at kom-munene har styrket kompetansen innen psykisk helsearbeid. Det at kommunene ikke har økt sin personellinnsats på området de siste årene gir, ifølge statsråden, ikke grunnlag for å slå fast at tilbudet i kommunene ikke er styrket. Riksrevisjonens under-søkelse viser at mange kommuner i liten grad har styrket kapasiteten og kompetansen for denne gruppen, og at mange kommuner opplever at samarbeidsavtalene ikke klar-gjør oppgave- og ansvarsfordelingen mellom spesialisthelsetjenesten og kommunene. Når kommunene har fått et større ansvar for sykere pasienter på dette området, mener Riksrevisjonen fortsatt at departementet bør vurdere tiltak som kan sikre at rus- og psykiatripasienter med behov for tjenester fra både kommunen og spesialisthelse-tjenesten, får et godt tilbud.

Saken sendes Stortinget.

Vedtatt i Riksrevisjonens møte 14. desember 2015

Per-Kristian Foss Eirin Faldet

Beate Heieren Hundhammer Gunn Karin Gjul Arve Lønnum

Bjørg Selås

85

Undersøkelse av eget tiltak - offentlig

ansattes ytringsfrihet

22. desember 2015 (sak 2015/940)

Ombudsmannen har av eget tiltak tatt opp spørsmål om offentlige ansattes ytringsfrihet med

Kommunal- og moderniseringsdepartementet, som har ansvar for den sentrale

arbeidsgiverfunksjonen i staten. Undersøkelsene har blant annet vist at Etiske retningslinjer

for statstjenesten går for langt i å begrense offentlig ansattes ytringsfrihet, og at det er tvilsomt

om disse retningslinjene er i overenstemmelse med Grunnloven § 100.

Ombudsmannen mener det er behov for konkrete tiltak for å styrke offentlig ansattes

ytringsfrihet, og at dette mest hensiktsmessig kan skje gjennom en mer aktiv veiledning fra

departementets side. Anbefalte tiltak er å revidere/opprette rundskriv til kommunene om de

ansattes ytringsfrihet, samt revidere Etiske retningslinjer for statstjenesten.

Sakens bakgrunn

Sivilombudsmannen mottar jevnlig klager som gjelder offentlig ansattes ytringsfrihet. Temaet

har blitt omtalt i flere av ombudsmannens årsmeldinger.

I tillegg til klagene hit, gir også andre henvendelser – blant annet fra flere kommuner –

inntrykk av at det hersker usikkerhet både i statlig og kommunal forvaltningen om hvor

grensen for ansattes ytringsfrihet går. Informasjon tilflytt ombudsmannen via andre kanaler,

som media, forsterker dette inntrykket.

Temaet ble derfor tatt opp i et møte mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet og

ombudsmannen 11. mars 2015. Etter møtet var det behov for ytterligere informasjon om

departementets arbeid for offentlig ansattes ytringsfrihet. Sivilombudsmannen besluttet derfor

å foreta en undersøkelse av eget tiltak.

Ombudsmannens to brev og departementets svar i anledning undersøkelsen er publisert på

ombudsmannens hjemmesider, www.sivilombudsmannen.no.

Ombudsmannens syn på saken

Rettslig utgangspunkt og bakgrunnen for ombudsmannens undersøkelse

Friheten til å ytre seg er en grunnleggende rettighet. Den er nedfelt i Grunnloven § 100 og

følger også av internasjonale forpliktelser, blant annet EMK artikkel 10. Disse bestemmelsene

verner også om ansattes ytringsfrihet.

Det er den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne som er beskyttet. Når det gjelder ytringer

fremmet på virksomhetens vegne, vil arbeidsgiver stå fritt til å styre hvem som uttaler seg og

hva som blir sagt. Spørsmålet om en ansatt oppfattes å ha ytret seg på egne eller

arbeidsgiverens vegne, vil derfor kunne være avgjørende for om ytringen er beskyttet av

ytringsfriheten.

86

https://www.sivilombudsmannen.no/aktuelt/sivilombudsmannen-tar-opp-skriftlighet-i-tilsettingssaker-og-ansattes-ytringsfrihet-i-brev-til-kommunal-og-moderinseringsdepartementet-article3608-1555.html

Ytringsfriheten har blant annet som formål å bidra til en best mulig opplyst debatt, og på den

måten styrke demokratiet. Arbeidstakere vil ha en særlig innsikt i spørsmål som berører deres

arbeid, både gjennom faglig kunnskap og tilgangen til informasjon som arbeidsforholdet fører

med seg. Deres rett til å ytre seg på egne vegne, vil kunne bidra til å motvirke og avdekke

ulovlige eller kritikkverdige forhold. For offentlig ansatte er ytringsfriheten også nært knyttet

til allmennhetens rett til innsyn i offentlig virksomhet, og prinsippet om offentlighet er tatt inn

som en del av den generelle ytringsfrihetsbestemmelsen i Grunnloven § 100.

Den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne, er likevel ikke uten grenser. Skranker som

følger av den alminnelige lovgivningen, som straffelovens bestemmelser om ærekrenkelser,

gjelder også for ansatte. I tillegg kan ytringsfriheten begrenses av både lovfestet og avtalt

taushetsplikt. En skranke som gjelder særlig for arbeidstakere, er den ulovfestede

lojalitetsplikten.

Lojalitetsplikten innebærer at ansatte har plikt til å opptre lojalt overfor virksomheten de

arbeider i. Dette betyr likevel ikke at arbeidsgiver har fri adgang til å regulere eller

sanksjonere ytringer som ansatte fremsetter på egne vegne, etter sin egen forventning til de

ansattes lojalitet. Generelt skal det mye til før lojalitetshensynet utgjør en skranke for

ytringsfriheten. Justisdepartementet har i St.meld. nr. 26 (2003–2004) Om endring av

Grunnloven § 100 side 110 gitt uttrykk for at det som utgangspunkt bare bør være ytringer

som påviselig skader eller påviselig kan skade arbeidsgiverens interesser på en unødvendig

måte som må anses som illojale.

Ombudsmannen har i flere tidligere uttalelser lagt til grunn som utgangspunkt at arbeidsgiver

ikke har adgang til å reagere på en ansatts ytringer, med mindre det foreligger en åpenbar

risiko for skade på arbeidsgiverens legitime og saklige interesser.

Det er også pekt på at det skal mye til før grensene for den ansattes ytringsfrihet er

overskredet. Ytringer som ikke er undergitt taushetsplikt, og som i hovedsak gir uttrykk for

arbeidstakerens egne oppfatninger, vil det vanligvis være anledning til å komme med. Det

gjelder også ytringer som arbeidsgiveren oppfatter som uønskede, uheldige eller ubehagelige.

Offentlige ansatte har et vidt spillerom – både i form og innhold – for offentlig å gi uttrykk for

sin mening, også om eget arbeidsområde og egen arbeidsplass. Det er i utgangspunktet

arbeidsgiveren som må bevise at ytringen påfører eller kan påføre virksomheten skade.

Når lovligheten av en ansatts ytring skal vurderes, må hensynene bak lojalitetsplikten i det

konkrete tilfellet veies mot hensynene bak ytringsfriheten, i tråd med Grl. § 100 og EMK

artikkel 10 nr. 2. Ved avveiningen må det tas hensyn til at ytringsfriheten er en menneskerett,

beskyttet av Grunnloven og EMK, mens lojalitetsplikten er et ulovfestet prinsipp, som – i

denne sammenheng – skal ivareta arbeidsgiverens interesser. Dette innebærer at det er

begrensningene i ytringsfriheten som må begrunnes, og at begrensningene må være

forholdsmessige.

Dersom hensynene bak ytringsfriheten veier tyngre, vil en ytring fra en ansatt måtte vernes

også når arbeidsgiverens interesser kan bli skadelidende. Hvorvidt en ytring er illojal på en

slik måte at den ikke er beskyttet av ytringsfriheten, beror på en konkret og sammensatt

vurdering. Denne vurderingen vil kunne gi ulike resultater avhengig av situasjon. For

eksempel vil den ansattes stillingsnivå eller funksjon i virksomheten kunne være av

betydning. Dette medfører at det kan være vanskelig å gi klare retningslinjer for hva ansatte

87

kan ytre seg om. Som ombudsmannen tidligere har uttalt, blant annet i sak 2014/91, må

offentlige arbeidsgivere derfor være forsiktige ved utarbeidelsen av slikt regelverk. Det bør

fremheves at ytringsfriheten er en grunnleggende rettighet, og retningslinjene kan med fordel

redegjøre for hensynene bak og fordelene med ansattes ytringsfrihet. Når det gjelder

unntakene, bør det også her fokuseres på hensynene bak ytringsfriheten. På den måten kan

retningslinjene lettere bidra til å være hjelpemiddel for tolkning, fremfor en rigid begrensning.

2. Sentral veileder til kommunene om ansattes ytringsfrihet

Som nevnt innledningsvis har ombudsmannen en oppfatning om at det både i kommunal og

statlig forvaltning hersker usikkerhet om hvor grensen for de ansattes ytringsfrihet går. Det er

derfor behov for tiltak som sikrer økt kunnskap og veiledning om temaet.

Når det gjelder kommunene, kan et virkemiddel for å oppnå økt kunnskap være å utforme en

samlet veileder som beskriver de rettslige utgangspunktetene – og som gir anbefalinger om

tiltak og retningslinjer som vil sikre vernet om ytringsfriheten. Tilsvarende veiledere for

kommunene er utformet på departements- og direktoratsnivå innen flere andre fagområder.

Kommunene vil da kunne velge om de vil bruke veilederen, eventuelt en justert versjon av

den. Det er altså ikke snakk om en instruks, men et hjelpemiddel.

På tidspunktet for ombudsmannens undersøkelse fantes det en veileder, rundskriv H-2098

«Om ytringsfridom og lojalitetsplikt for tilsette i kommunar og fylkeskommunar».

Rundskrivet var fra oktober 1997, og ikke var oppdatert. Som nevnt ble det i St.meld nr 26

(2003-2004) uttalt at departementet ville revidere dette rundskrivet. En slik revidering ble

aldri gjennomført, og departementet har i brev 15. september 2015 forklart at dette «ikke har

vært en prioritert oppgave», og dermed har den måttet vike for annet arbeid. Departementet

kom etter en nærmere vurdering frem til at «en oppheving av rundskriv er det mest

hensiktsmessige tiltaket nå».

Departementets uttalelse om at «en eventuell nærmere regulering av ansattes ytringsfrihet i

retningslinjer eller normalreglement … kan imidlertid oppfattes som å begrense den

ytringsfriheten den ansatte har», kan tyde på at det heller ikke i fremtiden vil bli utarbeidet ny

veileder. Det er i den forbindelse vist til Trygstad, Ytringsfrihet i arbeidslivet, Sosiologisk

tidsskrift 01-02/2015. Videre er det vist til at det i ombudsmannens årsmelding for 2013 s. 22

er uttrykt at interne reglement fort blir statiske, og at de uten løpende oppdatering,

informasjon og veiledning ikke vil fange opp den rettslige utviklingen. Både ombudsmannen

og Trygstad har i ovennevnte tilfeller omtalt lokale kommunale reglementer. Departementet

har anført at det samme vil gjelde retningslinjer for hele kommunesektoren, utformet på

departementsnivå.

Ombudsmannen ser at man ved utarbeidelse av en sentral veileder må være varsom med ikke

å bli for rigid, og det vises til det som er sagt om dette under punkt 1. Etter ombudsmannens

syn har imidlertid ansvarlig fagdepartement innsikt, bevissthet og faglig kunnskap til å

utarbeide gode retningslinjer. Ombudsmannen kan derfor vanskelig se at det er en reell fare

for at en sentral veileder vil begrense ansattes ytringsfrihet.

88

Som ombudsmannen kommer tilbake til under punkt 4, har også Kommunal- og

moderniseringsdepartementet valgt å opprettholde etiske retningslinjer for statens

tjenestemenn, der begrensningene i ytringsfriheten er relativt inngående behandlet.

Ombudsmannens anbefaling er derfor at departementet oppdaterer gjeldende veileder,

eventuelt at det utarbeides en ny felles veileder for kommunene om ansattes ytringsfrihet.

Som nevnt i brev herfra er ombudsmannens anbefaling at mulighetene for lovlighetskontroll

fremgår av veilederen. Når det gjelder spørsmålet om hvilket departement som skal stå

ansvarlig for dette arbeidet, vises det til punkt 5 under.

3. Etiske retningslinjer for statstjenesten

a.

Retningslinjene del 2 bærer overskriften Lojalitet, og første avsnitt lyder:

«Lojalitetsplikten er et alminnelig kontraktsrettslig prinsipp, og det følger av arbeidsforholdet

at det er gjensidig lojalitetsplikt. Arbeidstakers lojalitetsplikt går ut på at arbeidstaker må

opptre i samsvar med virksomhetens interesser. Blant annet skal arbeidstaker ikke uberettiget

omtale arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte»

Etter ombudsmannens syn går dette for langt i å begrense den ansattes ytringsfrihet. Som

nevnt under punkt 1 er det i utgangspunktet bare ytringer som påviselig skader eller påviselig

kan skade arbeidsgivers interesser på en unødvendig måte, som er illojale. Som det fremgår

av retningslinjene, vil risiko for skade i noen tilfeller heller ikke være tilstrekkelig for å

begrense ytringsfriheten, jf. punkt 1. Det kan derfor ikke kreves at arbeidstakeren på egne

vegne må ytre seg i «samsvar med virksomhetens interesser».

Retningslinjene gir heller ikke noe klart svar på hva som ligger i at en omtale er «uberettiget».

Dersom meningen er at ytringene skal være sanne, vises det til at ombudsmannen tidligere har

fastslått at absolutte krav til sannhet fører med seg vanskelige bevisspørsmål som i praksis

kan uthule ytringsfriheten, se blant årsmelding for 2006 s. 83 (sak 2006/530). Også i St.meld

nr 26 (2003-2004) s.103 er det er uttalt at «et sannhetskrav vanskelig kan oppstilles for rene

meningsytringer».

At det i utgangspunktet bare er ytringer som kan skade virksomhetens interesser som

begrenses av lojalitetsplikten, nevnes ikke noe sted under punkt 2 i retningslinjene. Denne

svakheten innebærer at beskrivelsen av lojalitetsplikten under dette punktet ikke gir

tilstrekkelig veiledning. Først i kommentaren til punkt 3 presiseres det at ytringen må medføre

en risiko for skade. At en slik risiko i noen tilfeller heller ikke vil være tilstrekkelig for å

begrense ytringsfriheten, fremgår ikke klart her heller.

b.

Som nevnt under punkt 1 står arbeidsgiver fritt til å bestemme hvem som skal uttale seg om

hva på virksomhetens vegne. Det er kun ytringer som den ansatte fremsetter på egne vegne

som er beskyttet av ytringsfriheten.

I kommentarene til retningslinjene punkt 2. Lojalitet, står det i siste avsnitt

89

«Lojalitetsplikten innebærer at en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget

fagfelt enn på andre områder. For å unngå at egne uttalelser blir oppfattet som et uttrykk for

virksomhetens standpunkter, må en ansatt som utaler seg innenfor virksomhetens

ansvarsområde, alltid understeke at uttalelsene står for egen regning»

Siste setning er i tråd med gjeldende rett. At det må fremgå at den ansatte ytrer seg på egne

vegne, gjelder for så vidt uavhengig av om det skjer innen eget fagfelt eller øvrige deler av

virksomhetens arbeidsområde.

Isolert sett er det også riktig at en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget

fagfelt. Det finnes tilfeller der den ansatte har en slik posisjon at forvekslingsfare –

identifikasjon – ikke kan unngås. Ytringer fra den ansatte kan da bli tolket som et uttrykk for

virksomhetens standpunkt, selv om det det presiseres at de fremmes på egne vegne. Ytringen

kan da skade virksomheten. Dette er likevel noe som helt unntaksvis vil være aktuelt. Også i

St.meld nr 26 (2003-2004) er dette omtalt som en problemstilling som «neppe [er] aktuell for

særlig mange personer».

Etter ombudsmannens syn er setningen om at «en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre

seg på eget fagfelt» for generelt formulert og for lite utdypet under punkt 2 i de aktuelle

retningslinjene til å være god veiledning. Om betydningen av at identifikasjonsfaren er

nærmere omtalt andre steder i retningslinjene, se bokstav c nedenfor.

Ombudsmannen ber departementet vurdere om formuleringen skal tas ut i sin helhet, eller

omformuleres og utdypes.

c.

På samme måte som for kommunene mener ombudsmannen at lett tilgjengelig veiledning

gjennom sentrale retningslinjer er et gode. Som departementet har fremhevet, kan det likevel

være en fare for at skriftlige retningslinjer, rundskriv og veiledere er for rigid utformet, og

dermed fremstå som en urettmessig begrensning i ytringsfriheten. Dette gjør at man ved

utarbeidelse av retningslinjer for ansattes ytringsfrihet må være særlig bevisst denne risikoen,

og formulere seg deretter.

De etiske retningslinjene for statstjenesten må sies å være detaljerte. Inkludert forordet består

dokumentet av 17-18 sider, med relativt tettskreven tekst. Retningslinjene er inndelt i fem

deler, samt en avsluttende del om forholdet til øvrig regelverk. Del 1 tar for seg «Generelle

bestemmelser», deretter følger egne deler om 2. Lojalitet, 3. Åpenhet, 4. Tillit til

statsforvaltningen og 5. Faglig uavhengighet og objektivitet.

Retningslinjene synes ikke å være et dokument som i hovedsak er ment å regulere ansattes

ytringsfrihet, men er likevel det nærmeste vi kommer til en generell veileder om dette i

statstjenesten. I lys av dette kan det være uheldig at lojalitetsplikten, som tross alt er et

unntak, omtales allerede etter den generelle innledningen, altså under punkt 2. Hovedregelen

om ytringsfrihet omtales først senere, i del 3, underpunkt 3.3.

Som nevnt inneholder retningslinjene formuleringer som står i et anstrengt forhold til

Grunnloven § 100. Departementet har anført at retningslinjene lest i sammenheng ikke er i

strid med Grunnloven, men ombudsmannen er i tvil om dette er riktig. I alle tilfelle er det

90

uheldig at såpass omfattende retningslinjer krever en slik helhetlig lesning og tolkning som

departementet synes å forutsette.

4. Ansvarlig departement

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har opplyst at det er Arbeids- og

sosialdepartementet som er rett ansvarlig fagdepartement å henvende seg til dersom

ombudsmannen ser et behov for en generell regulering av ansattes ytringsfrihet.

Saken ble tatt opp med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, siden det er dette

departementet som er ansvarlig for gjeldende veileder, og som ble angitt som ansvarlig for

ajourføringen som ble bebudet i St.meld nr 26 (2003-2004). Da all kommunikasjon i saken

dessuten har skjedd med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, oversendes denne

uttalelsen dit til oppfølging. Det bes om at en eventuell overføring av deler av oppfølgingen til

et annet departementet meddeles ombudsmannen.

5. Konklusjon

Ombudsmannen mener det er behov for konkrete tiltak for å styrke offentlig ansattes

ytringsfrihet, og at dette mest hensiktsmessig kan skje gjennom en mer aktiv veiledning fra

departementets side. Anbefalte tiltak er å revidere/opprette rundskriv til kommunene om de

ansattes ytringsfrihet, samt revidere Etiske retningslinjer for statstjenesten.

Publisert: 11.01.2016

91

92

93

94

95

Eventuelt. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 07/16


Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.

Saksutredning

96

Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2016.

Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune 25.02.2016 08/16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216 Arkivsaknr 15/185-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til avtalene om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2016. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalen.

Vedlegg Avtale finansiell revisjon Tydal 2016. Avtale forvaltningsrevisjon Tydal 2016. Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen.

Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette.

Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften.

Vedrørende regnskapsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.

Vedrørende forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.

Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat.

Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS

Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor

97

98

99

100

101

grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte.

Timetall for 2016.

Revisjonen har for alle kommuner samlet budsjettert med 12328 timer til revisjon i 2016. Dette er en økning 897 timer fra 2015. Økningen skyldes at selskapet har flere timer til disposisjon. Dette gir seg utslag i at det blir flere timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Timer til regnskapsrevisjon er relativt stabil. Revisjonen må utføre regnskapsrevisjon i det omfang som er nødvendig for å kunne bekrefte kommunenes årsregnskap.

For 2016 er rammen til regnskapsrevisjon i Tydal kommune satt til 210 timer, som er det samme som for 2015. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utkast til avtale for Tydal kommune for 2016 satt til 150 timer. Dette er en økning på 15 timer fra 2015, da rammen var på 135 timer.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilgjengelige ressurser og bruk av ressurser mellom de enkelte eierkommuner kan svinge noe fra år til år. Timetallet for Tydal økte med 5 timer fra 2014 til 2015 og ytterligere 15 timer fra 2015 til 2016. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2016.

102

Documents

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune¸teinnkalling... · Som tidligere påpekt er det ikke innhentet uttalelser fra formannskapets medlemmer, men det er på det rene