SURAT DINASSURAT DINAS

SURATSURATbentuk penuangan ide atau bentuk penuangan ide atau

kehendak seseorang dalam bentuk kehendak seseorang dalam bentuk tulisan untuk di informasikan tulisan untuk di informasikan kepada pihak lain. kepada pihak lain.

setiap tulisan yang berisi pernyataan setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi tujuan penyampaian informasi kepada pihak lainkepada pihak lain

A.A. Surat keluargaSurat keluarga

B.B. Surat Dinas/resmiSurat Dinas/resmi

Surat KeluargaSurat Keluarga Surat DinasSurat Dinas

Kertas BebasKertas Bebas Kertas yang Kertas yang digunakan:digunakan:ukuran folio atau ukuran folio atau kuarto.kuarto.

Bentuk suratnya Bentuk suratnya sederhana dan sederhana dan tanpa kepala tanpa kepala surat dan nomor surat dan nomor surat. Biasanya surat. Biasanya hanya ditulis hanya ditulis tangan.tangan.

Bentuk bakuBentuk baku

(bentuk semi blok)(bentuk semi blok)

surat keputusan surat keputusan menteri Negara menteri Negara pendayagunaan pendayagunaan aparatur Negara No. aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 71/1993 tanggal 2 september 1993 september 1993

Bahasa tidak Bahasa tidak baku, baku,

Ex. sapaan (-Ex. sapaan (-Nda)Nda)

Bahasa surat dinas:Bahasa surat dinas:baku, formal, dan baku, formal, dan tegastegas

SURAT RESMI/DINASSURAT RESMI/DINAS

Merupakan surat yang bersisi hal penting berkenaan dengan

administrasi pemerintahPeraturan Mendiknas RI Nomor 42

Th 2006

JENIS SURATJENIS SURAT

Berdasar JangkauanBerdasar Jangkauan1.1. Surat internSurat intern2.2. Surat EksternSurat Ekstern

Berdasar Prosedur Berdasar Prosedur pengurusannyapengurusannya

1.1. Surat masukSurat masuk2.2. Surat KeluarSurat Keluar

Menurut keamaanMenurut keamaanSangat rahasia, Surat Rahasia, Surat Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat terbatas, Surat Biasaterbatas, Surat Biasa

Berdasarkan Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th

20061.1. Surat dinasSurat dinas2.2. Nota dinasNota dinas3.3. MemoMemo4.4. Surat PengantarSurat Pengantar5.5. Surat EdaranSurat Edaran6.6. Surat UndanganSurat Undangan7.7. Surat TugasSurat Tugas8.8. Surat KuasaSurat Kuasa9.9. Surat PengumumanSurat Pengumuman10.10. Surat PernyataanSurat Pernyataan11.11. Surat KeteranganSurat Keterangan12.12. Berita acaraBerita acara

BAGIAN-BAGIAN SURATBAGIAN-BAGIAN SURAT Kepala surat (letter head)/KOPKepala surat (letter head)/KOPSebagai alat pengenal atau identitas instansiSebagai alat pengenal atau identitas instansiSebagai alat pemberi informasiSebagai alat pemberi informasi Tanggal SuratTanggal SuratKapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabatKapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabatSebagai referensiSebagai referensi Nomor SuratNomor Surat

sebagai alat petunjuk bagi petugas filing; sebagai alat petunjuk bagi petugas filing; sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu; suatu periode tertentu; menunjukan unit asal surat; menunjukan unit asal surat; sebagai referensi sebagai referensi

Lampiran surat.Lampiran surat. Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa lain yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf. banyak yang dilampirkan dengan menggunakan huruf. Misalnya : Misalnya : Lampiran : Satu lembar. Lampiran : Satu lembar.

Hal Hal Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah : keseluruhan, dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah :

a. sebagai referensi; a. sebagai referensi; b. sebagai petunjuk bagi petugas filing; b. sebagai petunjuk bagi petugas filing; Alamat dalam. Alamat dalam. a. sebagai petunjuk bagi petugas filing; a. sebagai petunjuk bagi petugas filing; b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela. b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

Isi suratIsi surat Penutup SuratPenutup Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga diterapkan cap jabatanbagian ini juga diterapkan cap jabatan

Initial (jika perlu)Initial (jika perlu) TembusanTembusan

Tembusan surat dibuat apabila ada pihak Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui lain yang dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang dikemukakan dalam pemasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain memberikan tanggapan pihak lain memberikan tanggapan seperlunya seperlunya

BAHASA SURATBAHASA SURAT Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri

mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; kata-kata itu;

Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asingsopan, umum dan bukan kata-kata daerah/asing

gaya bahasa dalam penulisan suatu surat gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi beberapa faktor yaitu: dipengaruhi beberapa faktor yaitu:

1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang 1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat. dikirimi surat.

2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam 2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya surat intruksi, surat surat, misalnya surat intruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain.

Syarat-syarat isi surat Syarat-syarat isi surat yang baikyang baik

1). 1). jelasjelas, ,

2). 2). tepattepat, ,

3). 3). tuntastuntas, ,

4). 4). sopansopan, ,

5). 5). singkat singkat dan sederhana, dan sederhana,

6). 6). lancarlancar, ,

7). 7). penuh pertimbanganpenuh pertimbangan

MENULIS SURAT DINASMENULIS SURAT DINASbentuk : setengah lurus (bentuk : setengah lurus (semi blocksemi block) ) Kepala surat Kepala surat Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat; yaitu Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat; yaitu

: : 1). nama, kedudukan dan alamat instansi, 1). nama, kedudukan dan alamat instansi, 2). tanggal, 2). tanggal, 3). nomor ,3). nomor ,4). sifat, 4). sifat, 5) lampiran,dan 5) lampiran,dan 6). hal6). hal ISIISIPenutupPenutup1)1) Penandatangan suratPenandatangan surat2)2) TembusanTembusan

a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan sesuai peraturan terkait tanpa singkatan sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.dan ditutup dengan garis penutup.

b. Tanggal surat: b. Tanggal surat: Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului nama kota karena sudah didahului nama kota karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada tercantum dalam alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh kepala surat. Nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma diatas. tanda koma diatas. Ditulis di kanan sebaris dengan nomor suratDitulis di kanan sebaris dengan nomor suratContoh: 20 Mei 2006. Contoh: 20 Mei 2006.

Nomor surat Nomor surat

Kata nomor ditulis lengkap dan Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring diikuti tanda titik dua. Garis miring yang digunakan pada nomor dan yang digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian angka tahun diikuti spasi. Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti tanda ditulis lengkap tidak diikuti tanda baca apapun. baca apapun.

Contoh : Nomor : Contoh : Nomor : 269/H.23.1.FB/DT/2008269/H.23.1.FB/DT/2008

d. Sifat surat Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau biasa. Contoh : Sifat: Rahasia/Segera.

e. Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Diketik dibawah nomorContoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

f. Hal surat f. Hal surat Cukup mencantumkan kata hal, karena Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih singkat. Pokok surat yang lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali huruf kapital pada dicantumkan diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu digaris bawahi. setiap kata dan tidak perlu digaris bawahi. Diketik dibawah lampiranDiketik dibawah lampiran

Contoh : Contoh : Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan

ArsipArsip

h. Isi surath. Isi surat

Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal suratSingkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat

Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup. Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup.

Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan.bawah dan sejajar dengan alamat tujuan.

g. Alamat surat g. Alamat surat 1). Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada 1). Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang dituju bukan instansiunit organisasi yang dituju bukan instansi2). Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat 2). Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut : sebagai berikut : a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos. Pos. Contoh : Yth. Rektor Unsoed Contoh : Yth. Rektor Unsoed Jalan Dr. Soeparno Grendeng KaragwangkalJalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkaldidi Purwokerto 53122 Purwokerto 53122Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti dengan nama orang dan tidak diikuti dengan diikuti dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelargelar

i. Penandatanganan surat. i. Penandatanganan surat. Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah,

diakhiri dengan tanda baca koma (,)diakhiri dengan tanda baca koma (,)Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap dengan gelar akademik. baca apapun lengkap dengan gelar akademik.

Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit organisasi sudah dicantumkan karena nama unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kepala surat. Penulisan nama lengkap pada kepala surat. Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Sedangkan huruf kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca apapun. diikuti tanda baca apapun.

contoh: contoh: Dekan,Dekan,Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Pejabat Nama Pejabat NIP …………. NIP ………….

i. Tembusan i. Tembusan Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, disampaikan menggunakan kata kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. sebagai laporan atau arsip. Sebutan ibu, Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan nama orang. dengan nama orang.

Contoh : Contoh : Tembusan : Tembusan : 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman

sebagai laporan sebagai laporan 2. dst. 2. dst. atau atau Tembusan : 1. Bapak Tembusan : 1. Bapak Nama PejabatNama Pejabat

SURAT KEPUTUSANSURAT KEPUTUSAN

kebijakan dan merupakan kebijakan dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta individual dan konkrit, serta berlaku untuk jangka waktu berlaku untuk jangka waktu tertentu. tertentu.

Contohnya keputusan di bidang Contohnya keputusan di bidang kepegawaian, penetapan tim kerja kepegawaian, penetapan tim kerja

Memo dan nota dinas:Memo dan nota dinas:surat khusus yang dipakai surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.pengirim memo pribadi itu.

MEMO DAN NOTA DINASMEMO DAN NOTA DINAS

Memo:Memo:

Memo merupakan singkatan dari Memo merupakan singkatan dari kata kata memorandummemorandum yang berasal dari yang berasal dari kata kata memory memory yang berarti ingatan.yang berarti ingatan.

Nota:Nota:

Istilah Istilah notanota berasal dari kata berasal dari kata note note yang berarti yang berarti catatancatatan..

Persamaan Memo dan Nota:Persamaan Memo dan Nota:

- digunakan untuk keperluan - digunakan untuk keperluan intern lembaga - tidak perlu intern lembaga - tidak perlu dicantumkan identitas lembaga, dicantumkan identitas lembaga, cukup nama lembaga cukup nama lembaga

Lebih fleksibel dalam format dan Lebih fleksibel dalam format dan isi surat isi surat

Memo Memo - vertikal ke atas vertikal ke atas atau atau

ke bawah, ke bawah, horizontalhorizontal- Fungsi Fungsi

mengingatkan mengingatkan

NotaNota- Vertikal ke Vertikal ke bawah, bawah,

horizontalhorizontal- Fungsi Fungsi menjabarkan menjabarkan

secara rinci isi secara rinci isi surat surat

keputusan atau keputusan atau

surat instruksi surat instruksi yang yang

dianggap perlu dianggap perlu

ditindaklanjuti ditindaklanjuti

Perbedaan Memo dan Nota

TAMBAHANTAMBAHANTAPI TAPI

PENTINGPENTING

Asas Surat DINASAsas Surat DINASKeamananKeamananDibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)Kecepatan dn KetepatanKecepatan dn KetepatanCepat selesaiCepat selesai Tepat isi, klasifikasi, konsep de el elTepat isi, klasifikasi, konsep de el elPertanggungjawabanPertanggungjawabanIsi, format, prosedur, keabsahan, kewenanganIsi, format, prosedur, keabsahan, kewenanganKeterkaiatanKeterkaiatanHarus diarsipHarus diarsipPembakuanPembakuanBentuk, nomor, penandatanganan sesuai Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai

instansiinstansi

Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak menandatangani suratberhak menandatangani surat

Jika berhalangan dapat diwakilkan atas Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar pelimpahan wewenang yang dasar pelimpahan wewenang yang dinamakan BERTINDAK ATAS KUASAdinamakan BERTINDAK ATAS KUASA

Ada beberapa bentuk Ada beberapa bentuk Mis. Mis. Atas nama (a.n.)Atas nama (a.n.)Urusan bagian (u.b.)Urusan bagian (u.b.)

PENANDATANGAN SURATPENANDATANGAN SURAT

Atas nama (a.n.) Atas nama (a.n.) apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya

kepada bawahannya untuk menandatangani kepada bawahannya untuk menandatangani surat, pelimpahan wewenang semacam ini surat, pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : harus memenuhi ketentuan :

- pelimpahan wewenang harus dalam bentuk - pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis. tertulis.

- menteri wewenang yang dilimpahkan harus - menteri wewenang yang dilimpahkan harus merupakan tugas dan tanggung jawab merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang menerima pelimpahan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang. wewenang.

- tanggung jawab sebagai akibat - tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan surat tetap ada ditangan penadatanganan surat tetap ada ditangan pimpinan yang melimpahkan wewenang. pimpinan yang melimpahkan wewenang.

untuk beliau (u.b.)untuk beliau (u.b.) Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan kembali diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat dibawahnya. wewenang tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan wewenang semacam ini harus Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : memenuhi ketentuan :

- pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan - pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat hanya sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi wewenang yang pertama. pemberi wewenang yang pertama.

- Materi yang ditangani merupakan tugas dan - Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya. tanggung jawabnya.

- Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk - Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili. yang mewakili.

- Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah - Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa. diberi kuasa.

Contoh penggunaan atas nama (a.n.)Contoh penggunaan atas nama (a.n.)a.n. Dekan a.n. Dekan Pembantu Dekan IPembantu Dekan I

Nama Pejabat Nama Pejabat NIP. …………. NIP. ………….

Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.)Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.)a.n. Dekan a.n. Dekan Kepala TUKepala TUu.b. Sub. Bag.Pendidikanu.b. Sub. Bag.Pendidikan

Nama Pejabat Nama Pejabat NIP. …………. NIP. ………….

Cap dinasCap dinas

a.a. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama jabatan, tulisannya menyebut nama jabatan, digunakan untuk menyertai tanda tangan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.). bertindak sebagai pejabta pengganti (Pj.).

b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama unit tulisannya menyebut nama unit organisasi, digunakan untuk menyertai organisasi, digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang mempunyai tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang menggunakannya. wewenang menggunakannya.

Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas terkaitterkait

Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan diatur undang-undang.jabatan diatur undang-undang.

Ex.Ex.

Cap dinas bentuk segi lima sama sisi Cap dinas bentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis lengkung ke luar dibuat dengan garis lengkung ke luar dengan sudut 72 derajat dalam dengan sudut 72 derajat dalam posisi berdiri dan berukuran garis posisi berdiri dan berukuran garis tengan 40 mm.tengan 40 mm.

Garis lengkung keluar dibuat garis Garis lengkung keluar dibuat garis ganda dengan garis luar lebih tebal.ganda dengan garis luar lebih tebal.

YANG BIASA DIBUATYANG BIASA DIBUAT

1. SURAT PERMOHONAN1. SURAT PERMOHONAN

Surat permohonan:Surat permohonan:surat yang dibuat oleh surat yang dibuat oleh seseorang atau lembaga seseorang atau lembaga berisi permohonan atau berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada permintaan sesuatu kepada pihak lain.pihak lain.

Fungsi surat permohonan:Fungsi surat permohonan:

1) Bagi pihak yang memohon, surat 1) Bagi pihak yang memohon, surat permohonan berfungsi sebagai permohonan berfungsi sebagai duta duta

atau utusan untuk menyampaikan atau utusan untuk menyampaikan

sesuatu yang hendak dimohon sesuatu yang hendak dimohon atau atau

dimintanya.dimintanya.

2) Bagi pihak yang menerima, surat 2) Bagi pihak yang menerima, surat permohonan berfungsi sebagai permohonan berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan bahan untuk mempertimbangkan perlu tidaknya permohonan perlu tidaknya permohonan dikabulkan. Sekaligus sebagai dikabulkan. Sekaligus sebagai alat bukti meminta kembali alat bukti meminta kembali sesuatu yang dipinjamkan jika sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh tempo telah jatuh tempo peminjamannya.peminjamannya.

Siapapun yang membuat (pribadi Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga), isi surat permohonan atau lembaga), isi surat permohonan yang baik memuat hal-hal berikut:yang baik memuat hal-hal berikut:

a. identitas pemohona. identitas pemohonb. tujuan dan alasan memohonb. tujuan dan alasan memohonc. barang/ sesuatu dan jumlah yang c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohondimohond. batas waktu meminjamd. batas waktu meminjame. pernyataan kesungguhan dalam e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.memohon.

2. SURAT KETERANGAN2. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan: Surat keterangan:

surat yang isinya menerangkan surat yang isinya menerangkan

seseorang atau suatu hal.seseorang atau suatu hal.

Di dalam surat keterangan, pejabat Di dalam surat keterangan, pejabat

yang menerangkan menuliskan yang menerangkan menuliskan

jabatannya bila perlu data jabatannya bila perlu data

pribadinya.pribadinya.

Isi pokok surat keterangan adalah Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut:sebagai berikut:

(1) data pribadi atau jabatan pihak (1) data pribadi atau jabatan pihak yang yang menerangkan menerangkan(2) data pribadi pihak yang (2) data pribadi pihak yang diterangkanditerangkan(3) isi keterangan(3) isi keterangan(4) penutup, umumnya berisi (4) penutup, umumnya berisi himbauan atau himbauan atau harapan harapan

Contoh surat keteranganContoh surat keterangan

PT DAMAI SUKSES PT DAMAI SUKSES Jln. Inpres A No. 26 Jln. Inpres A No. 26 Jakarta Selatan 12120 Jakarta Selatan 12120

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJABEKERJA

No. 75 / KODE. C / VII / 2004No. 75 / KODE. C / VII / 2004

Jakarta, 5 Juni 2005Jakarta, 5 Juni 2005

Yang bertanda tangan di bawah ini,Yang bertanda tangan di bawah ini,Nama : Ir. Gendra PriyadiNama : Ir. Gendra PriyadiJabatan : Direktur PT Damai SuksesJabatan : Direktur PT Damai SuksesALAMAT : Jln. Inpres A No. 26ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26

Jakarta Selatan 12120Jakarta Selatan 12120menerangkan dengan sesungguhnya menerangkan dengan sesungguhnya bahwabahwaNama : Dede SutisnaNama : Dede SutisnaAlamat : Jln. Pakubuwono VIAlamat : Jln. Pakubuwono VI

Jakarta Selatan 12120 Jakarta Selatan 12120benar telah bekerja pada perusahaan benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 10 Mei yang kami pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan2000 sampai dengan21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir 21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Produksi.Asisten Manajer Produksi.

Selama menjadi karyawan pada Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Dede perusahaan kami, Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan Sutisna telah menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.atas kemauannya sendiri.

Demikian surat keterangan ini kami Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.berkepentingan memakluminya.

Ir. Gendra Ir. Gendra PriyadiPriyadi

Direktur Direktur

3. Surat Tugas3. Surat Tugas

Nomor surat tugasHarus ada dasar yang jelasIdentitas Penerima tugas harus jelasWaktu dan tempat tugas Masa berlaku surat tugasUraian singkat tugasKompensasi surat tugasPejabat pemberi tugasTembusan

CONTOHCONTOH

1.Surat Tugas

2.Surat Undangan

3.Surat Keputusan

4.Surat-surat Dep Keuangan

5.Surat Penawaran

Contoh Nota DinasContoh Nota Dinas

PT INDOCETAKPT INDOCETAK

NOTA DINAS NOTA DINAS No. 21 / INDO / VII / 2005 No. 21 / INDO / VII / 2005

Kepada : Asisten Manajer ProduksiKepada : Asisten Manajer ProduksiDari : Manajer ProduksiDari : Manajer ProduksiHal : Peningkatankatan ProduksiHal : Peningkatankatan Produksi

Sehubungan dengan surat keputusan Direktur Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang peningkatan menyiapkan materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi .produksi .

Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan.Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan.

31 Januari 2003 31 Januari 2003 Manajer Produksi Manajer Produksi

Iqbal Kumbara Iqbal Kumbara

Contoh memoContoh memoKOP INSTANSIKOP INSTANSI

MEMO MEMOKepadaKepada : Kabag Tata Usaha: Kabag Tata UsahaDari Dari : Pembantu Dekan I: Pembantu Dekan IHal Hal : Promosi: Promosi

Sesuai dengan undangan seminar dari Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan.brosur yang akan dibagikan.Terima kasih.Terima kasih.

3 Februari 20053 Februari 2005 Pembantu Pembantu

Dekan IDekan I

Drs. Fahri, Drs. Fahri, M.Sc.M.Sc. NIP. NIP. 12345671234567

ALUR PEMBUATAN ALUR PEMBUATAN SURAT DINASSURAT DINAS

Masing-masing instansi berbedaMasing-masing instansi berbedaSangat tergantung peraturan instansiSangat tergantung peraturan instansiManajemen sangat berperan Manajemen sangat berperan

terhadap alur suratterhadap alur suratTergantung Tergantung struktur organisasi

MENILIK FAKULTAS BIOLOGIMENILIK FAKULTAS BIOLOGI

Form Petugas Konsep

KasubbagPimpinan

Nomor surat

KTU

Petugas

Mahasiswa

Cap dinas arsip

PENGAJUAN SURAT PENGAJUAN SURAT DI FAKULTAS BIOLOGIDI FAKULTAS BIOLOGI

1.1.Lihat perihal suratLihat perihal surat2.2.Mempertimbangkan struktur Mempertimbangkan struktur

organisasiorganisasi3.3.Sesuai peraturan yang tetap dn Sesuai peraturan yang tetap dn

kesepakatan yang mengikatkesepakatan yang mengikatPENTING !!!!!PENTING !!!!!LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK LIHAT KOMPONEN ATAU PIHAK YANG TERKAIT DALAM YANG TERKAIT DALAM MENYUSUN DAN MENGIRIM MENYUSUN DAN MENGIRIM SURATSURAT

CONTOH PENGIRIMAN SURATCONTOH PENGIRIMAN SURAT

1.1. Surat peminjaman alat Surat peminjaman alat

2.2. Surat permintaan dana SPP/DPPSurat permintaan dana SPP/DPP

3.3. Surat permintaan dana POMSurat permintaan dana POM

4.4. Surat Peminjaman ruanganSurat Peminjaman ruangan

5.5. Surat ijin kuliahSurat ijin kuliah

6.6. Surat ijin praktikumSurat ijin praktikum

7.7. Contoh lain sesuai kebutuhanContoh lain sesuai kebutuhan

MATUR NUWUNMATUR NUWUN