PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH DINAS: SURAT DINAS

BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR

Ragam Bahasa

Resmi Lisan Tidak Resmi

RagamBahasa Resmi Tulis Tidak Resmi

Bahasa Indonesiayang Baik dan BenarBahasa yang baik adalah yang sesuai dengan situasi komunikasi

Bahasa yang benar adalah yang sesuai dengan kaidah bahasaBahasa yang baik dan benar adalah yang sesuai dengan situasi dan sekaligus sesuai pula dengan kaidah

Kaidah Bahasa

1. Tata Tulis (Ejaan)2. Tata Bentukan Kata3. Tata Kalimat4. Tata Paragraf

EJAAN BAHASA INDONESIAEjaan (EYD) adalah kaidah bahasa yang mengatur penulisan huruf, penulisan kata, dan penggunaan tanda baca.

Misalnya, penempatan tanda baca pada kalimat berikut akan mempengaruhi informasi yang disampaikan.Menurut kabar burung Pak Amat mati

Penulisan HurufHuruf Miringa. Untuk menuliskan judul buku, nama majalah, dan nama surat kabar yang dikutip di dalam teks;b. Untuk menuliskan huruf, kata, atau istilah yang dikhususkan/ditegaskan;c. Untuk menuliskan kata atau istilah asing, termasuk istilah ilmiah, dan kata atau istilah dari bahasa daerah.

2. Huruf KapitalHuruf kapital seluruhnya digunakan untuk menuliskana. judul utama,b. judul bab,c. judul kata pengantar, daftar isi, dan daftar pustaka.

Huruf Kapital Awal KataHuruf kapital pada setiap awal kata digunakan untuk menuliskana. judul-judul subbab,b. nama Tuhan, nabi, agama, dan kitab suci,c. nama diri,d. nama tahun, bulan, dan hari,e. nama gelar, jabatan, dan pangkat,f. nama-nama geografi dan sapaan.

Penulisan KataPenulisan Gabungan Kataa. Gabungan kata ditulis serangkai jika mendapat awalan dan akhiran sekaligus atau salah satu unsurnya berupa unsur terikat.b. Gabungan kata ditulis terpisah jika tidak berimbuhan atau hanya mendapat imbuhan awalan/akhiran.2.Penulisan Bentuk di, per, dan punPenulisan Bentuk UlangBentuk ulang ditulis ulang dengan menggunakan tanda hubung.

Penulisan Unsur SerapanPenerjemahanshophouse---ruko (rumah toko)industrial estate---kawasan industribalanced budget---anggaran berimbang Penyesuaian ejaanenergy---energistandardization---standardisasi Penerjemahan dan Penyerapansubdivision---subbagianinflation rate---laju inflasi

Penulisan SingkatanSingkatanialah kependekan yang berupa huruf atau gabungan huruf, baik yang dilafalkan huruf demi huruf maupun dilafalkan sesuai dengan bentuk lengkapnya.Misalnya:a. LHP [el-ha-pe]b. sdr.[saudara] PT [pe-te] dst.[dan seterusnya] BPK [be-pe-ka] dsb.[dan sebagainya]c. a.n.[atas nama], bukana/n u.p.[untuk perhatian], bukanu/p d.a.[dengan alamat], bukand/a s.d.[sampai dengan], bukans/d

Penulisan AkronimAkronimialah kependekan yang berupa gabungan huruf awal, suku kata, atau huruf awal dan suku kata yang ditulis dan dilafalkan seperti kata biasa.Misalnya:a.rakerb.SIMrapimFISIPtaplusIKIPb.BappenasDepdiknasKadin

TATA BENTUK KATASUKSESMENSUKSESKANMENYUKSESKANPARKIRMEMARKIRMEMPARKIRTARGETMENTARGETKANMENARGETKANKAITMENGKAITKANMENGAITKAN

STABILMENSTABILKANMENYETABILKANPROGRAMMEMPROGRAMMEMROGRAMTRANSFERMENTRANSFERMENRANSFERKREDITMENGKREDITMENGERIDIT

MENTERAPKAN/MENGETRAPKAN/MENERAPKAN

MENGUATIRKAN/MENGAWATIRKAN/MENGKHAWATIRKAN

MENTRAMPILKAN/MENERAMPILKAN/MENRAMPILKAN

MENGESAMPINGKAN/MENGENYAMPINGKAN/MENSAMPINGKAN

MENTERJEMAHKAN/MENERJEMAHKAN

MENCOLOK/MENYOLOK

MENSUCIKAN DIRI/MENYUCIKAN DIRI

MENGONSUMSI/MENGKONSUMSI

MENGECAT/MENCAT

MEMPOSKAN/MENGEPOSKAN

MENGEPEL/MEMPEL

Pengertian Kalimat

KalimatPenandaInformasiStruktur

PenandaKalimat (dalam ragam tulis) diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik, tanda tanya, atau tanda seru.

InformasiKalimat merupakan rangkaian kata yang mengandung informasi relatif lengkap

Contoh KasusSurat tugas itu sudah ditandatangani.Surat tugas yang sudah ditandatangani itu.

Catatan:Rangkaian kata (1) sudah merupakan kalimat karena informasinya sudah lengkap, sedangkan (2) belum menjadi kalimat karena informasinya belum lengkap.

Struktur

Kalimat sekurang-kurangnya mengandung dua unsur, yaitu subjek dan predikat. Namun, jika predikatnya berupa kata kerja transitif, sebuah kalimat--selain memerlukan unsur subjek dan predikat--juga memerlukan unsur lain, yaitu objek. Misalnya: PT Sekar Ayu memproduksi jamu Cap Kelinci.

Unsur-Unsur Kalimat

PSOPelK

Contoh KasusDalam bab ini akan membahas metode pengumpulan data.Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat. Kalimat (1) tidak lengkap karena tidak ada subjeknya, sedangkan (2) tidak ada predikatnya. Perhatikan perbaikannya di bawah ini.

1a. Bab ini akan membahas metode pengumpulan data. 1b. Dalam bab ini akan dibahas metode pengumpulan data.2a.Pembangunan itu bertujuan menyejahterakan masyarakat.

KRITERIA SURAT YANG BAIKSurat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

BAHASA SURATAgar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

BAGIAN-BAGIAN SURAT Kepala surat/kop surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran Hal/Pokok surat Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama jelas Nama jabatan Tembusan Inisial

Kepala Surat/Kop SuratKepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

Contoh Kepala SuratDEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIABADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGANPUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAIJalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 49, Jakarta 12950Tromol Pos 203, Telepon (021) 5201590 (Hunting)Faksimile (021) 52964838,

Tanggal SuratTanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007Bandung, 31-04-200724 Des '06Jakarta, 27 Dec 2007Contoh yang tepat:25 Juni 200731 April 200724 Desember 200627 Desember 2007

Nomor SuratNomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Nomor surat juga berfungsi sebagaia. alat petunjuk bagi petugas arsip;b. alat untuk mengetahui unit asal surat;c.alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu;d.alat referensi.3.Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.Misalnya:Nomor: 3546/F8/C.11/2007 bukan Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-Nomor: KMP/5/1457 .

LampiranLampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Contoh penulisan yang tidak tepat:Lampiran: 5 (lima) lembarLampiran: Satu (1) setLampiran: -Contoh penulisan yang tepat:Lampiran: Lima lembarLampiran: Satu set

Hal SuratHal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.Contoh penulisan yang tidak tepat:Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007Contoh penulisan yang tepat:Hal: Undangan

Alamat yang DitujuAlamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.Contoh penulisan yang tidak tepat:Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat BahasaJl. Daksinapati Barat IVRawamangunJAKARTAContoh penulisan yang tepat:Yth. Kepala Pusat BahasaJalan Daksinapati Barat IVRawamangunJakarta 13220

Salam PembukaSalam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.Misalnya:Dengan hormat,Bapak ... yang terhormat,Salam sejahtera,Asalamualaikum w.w.,

Paragraf PembukaParagraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.Misalnya:(1)Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut.(2)Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....(3)Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

Contoh yang Tidak TepatMenunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:Menjawab surat Saudara Nomor .

Pilihan yang tepatSesuai dengan surat Saudara Nomor tentang , dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.Sehubungan dengan surat Saudara Nomor tentang , kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

Paragraf IsiParagraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf PenutupParagraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.(4)Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Contoh yang Tidak Tepat(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.(4)Harap maklum adanya.

Salam PenutupSalam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.Misalnya:Salam kami,Hormat kami,Salam takzim,Wasalam,

Tanda TanganTanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

Nama, Jabatan, dan NIPNama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.Misalnya:(Tanda tangan)Drs. Hasibuan, M.Si.NIP 010345687atau:(Tanda tangan)Dr. Awaluddin, M.Hum.Kepala

TembusanTembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.Misalnya:Tembusan:1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah2. Kepala Biro Organisasi3. Kepala Biro KeuanganContoh yang tidak tepat:Tembusan1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan4. Arsip.

InisialInisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehinggajika terjadi kekeliruan dalam surat itupimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).Misalnya:AM/ra

Memo:Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan.- surat pernyataan dalam hubungan diplomasi;- nota atau peringatan tidak resmi;- bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, dan penerangan.- Ukuran kertas C5 atau setengah Folio.Memo biasanya dibuat oleh atasan kepada jajaran yang berada di bawahnya dalam satu ruangan atau organisasi.

Nota:Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antarpejabat satuan-satuan organisasi dalam suatu satuan organisasi, yang memuat/berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan suatu kebijaksanaan atau proses penyesuaian persoalan/masalah.

Persamaan Memo dan Nota:

digunakan untuk keperluan intern lembaga tidak perlu dicantumkan identitas lembaga, cukup nama lembagaLebih fleksibel dalam format dan isi surat

Contoh memo MEMO Nomor: ././..Kepada: Yth. Kabag Tata Usaha 3 Februari 2011 Dari : Pembantu Dekan I Hal : Promosi Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan. Terima kasih. Pembantu Dekan I Drs. Fahri, M.Sc. NIP 1234567

Contoh Nota Dinas NOTA DINAS Nomor: 21/INDO/VII/2011 Kepada : Yth. Asisten Manajer Produksi 5 Februari 2011 Dari : Manajer ProduksiHal : Peningkatankatan Produksi Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12/Dir/C.XI/2011, kami minta agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi. Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan. Manajer Produksi Iqbal Kumbara

Terima kasih

Wasalam