Oleh : Jumadi SMP N 1 BOJONG PEKALONGAN

Pengertian

Surat resmi: bentuk dan bahasanya standar/sesuai kaidah

Surat pribadi: bentuk dan bahasanya manasuka

Surat resmi yang berisi masalah kedinasan

Bagian surat resmi

Kepala suratNomorTanggalLampiranPerihalAlamatSalam pembuka Isi suratSalam penutuppengirimtembusaninisial

Kepala surat

Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri lembaga/instansi. Dalam kepala surat dicantumkan (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3) alamat, (4) kode pos, (5) nomor telepon. Dalam penulisan kepala surat hendaknya dihindarkan singkatan dan disusun secara efisien. Penulisan huruf kapital semua kecuali pada alamat

Nomor surat

Nomor surat berguna untuk memudahkan pengarsipan, memudahkan pencarian, mengetahui jumlah surat keluar, dan dapat digunakan sebagai bahan rujukan surat berikutnya. Nomor surat biasanya terdiri atas nomor urut, kode surat, angka bulan, dan angka tahun.

Tanggal surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat tidak diperlukan jika sudah ada dalam kepala surat

Contoh : Bojong, 1 April 2010

lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Lampran berguna bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan. Penulisan lampiran diawali dengan huruf kapital, diakhiri tanda titik dua. Pencantuman jumlah lampiran tidak digabung antara angka dan huruf. Jika tidak ada lampiran tidak perlu ditulis lampiran

hal

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Cara penulisannya haruslah dengan singkat, jelas, dan menarik, berwujud kata atau frase, bukan kalimat, dan diawali dengan huruf kapital

alamat

Alamat surat ada dua macam, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar berada di amplop, sedangkan alamat didalam berada di surat yang dimaksud.

a. Alamat luar penulisan menggunakan kata ”Kepada”,

b. Alamat dalam penulisan tanpa menggunakan kata “Kepada”

Salam pembuka

Salam pembuka berfungsi untuk menghormati penerima surat. Ada beberapa bentuk salam pembuka, antara lain Dengan hormat, Assalamualaikum Wr. Wb. Salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma

Isi surat

Isi surat terdiri atas bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Paragraf bagian pembuka berisi pengantar surat, bagian inti berisi informasi yang ingin disampaikan, dan bagian penutup berisi simpulan, saran, atau ucapan terima kasih.

Salam penutup

Salam penutup yang sering digunakan adalah Hormat kami, Hormat saya, Salam takzim, dan Wassalam. Yang perlu diperhatikan di sini adalah penulisan salam penutup diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Pengirim surat

Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyampaian surat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah:

disertai identitas diri yang jelas, nama pengirim tidak digarisbawahi,pada akhir nama pengirim tidak perlu ditandai

dengan titikpenulisan NIP tidak perlu diakhiri tanda titik,

dan deretan angkanya tidak perlu dipisah tiga-tiga

tembusan

Tembusan berisi daftar nama atau jabatan yang dianggap perlu mengetahui isi surat selain alamat tujuan. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tembusan adalah:

huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital,

kata tembusan tidak perlu digarisbawahi tetapi diakhiri dengan tanda titik dua (:),

Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan, cukup nama atau jabatan dan kantornya, dan

kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan

inisial

Inisial biasanya berupa singkatan atau kode dari pengnsep atau penulis surat. berfunsi secara intern, yaitu untuk mengetahui siapa penulis srat yang dimaksud.