Modul ke:

Fakultas

Program Studi

SalesmanshipSurat Bisnis

Rizal, S.ST., MM

Ekonomi & Bisnis

Manajemenwww.mercubuana.ac.id

Pengertian Surat Bisnis

• Surat bisnis adalah surat yang digunakan olehseseorang, lembaga organisasi atau institusiyang menyampaikan pesan-pesan bisnis secaratertulis kepada pihak lain denganmenggunakan media tertentu baik itu berupapengiriman surat via pos, faksimilie, teleponataupun lewat jalur internet/Email.

Ciri Ciri Surat

• Surat merupakan pesan tertulis• Isi pesan dalam surat berupa informasi, persuasi

atau gabungan keduanya• Surat memiliki bagian bagian yang standar• Surat memiliki satu pesan utama• Gaya bahasa surat bisa formal atau informal.

Untuk surat dinas pemerintah pasti berbentuksangat formal, sementara dalam surat bisnisnon pemerintah – bisa menyelipkan bahasainformal untuk memperkuat keakraban.

Penggolongan Surat Menurut Isi nya

• Surat Dinas Pemerintah– Adalah surat yang dibuat oleh badan pemerintah

yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan.

• Surat Bisnis– Surat yang dibuat oleh organisasi profit oriented,

yang isinya berkaitan dengan kegiatan organisasidalam melakukan transaksi bisnis. Misal : suratpenawaran, surat pesanan, surat tagihan, suratlamaran kerja, surat pengingat, surat gugatan, dll.

Penggolongan Surat Menurut Isi nya• Surat Sosial

– Surat dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak terkait langsung dengan urusan bisnis. Misal : surat ucapan terimakasih, surat undanganpesta perusahaan. Tujuannya untuk membinahubungan atau citra yang baik.

• Surat Legal– Adalah surat yang memiliki kekuatan hukum.

Berkaitan dengan bisnis seperti surat perjanjian, suratkuasa.

• Surat Pribadi– Hanya bersifat pribadi, tidak berhubungan bisnis

Surat Menurut Tujuan Penulisannya

• Surat Informatif

Jenis Surat Tujuan

Pemberitahuan

Perkenalan

Laporan

Referensi

Memberi informasi mengenaiproduk atau perusahaan

Memperkenalkanproduk/perusahaan

Memberi info hal/hasil yang telah dilakukan

Memberi info tentangkompetensi orang/perusahaan

lain

Surat Menurut Tujuan Penulisannya• Surat Persuasif

Jenis Surat Tujuan

Penawaran

Permintaan

Keluhan

Penagihan

Penerima surat bersedia membeliproduk yg ditawarkan

Penerima surat bersediamemenuhi permintaan yg diajukan

Penerima bersedia memperbaikikesalahan sesuai keluhan

Penerima bersedia membayarhutangnya

Perintah Penerima bersedia melakukansuatu instruksi

Penggolongan Surat Berdasar Audiens

• Ditujukan pada 1 orang.– Contoh : surat penawaran premi asuransi, email

terimakasih pada tamu hotel pasca menginap

• Ditujukan pada sekelompok orang.– Contoh : surat edaran untuk para distributor,

memo untuk para supervisor.

• Ditujukan pada banyak orang.– Contoh : surat pengumuman, surat untuk seluruh

karyawan

Penggolongan Surat Berdasar Urgensi

• Sangat Penting.– Harus segera di follow up

• Penting– Perlu segera di tindaklanjuti

• Biasa– Diperlakukan seperti surat surat lainnya

• Surat sebagai penyampai pesan– Karena surat pada dasarnya berisi pesan tertulis

• Surat sebagai wakil– Surat merupakan wakil dari perusahaan atau orang yang

mengirimnya.– Tampilan dan isi surat menunjukkan siapa pengirimnya. – Surat yang rapi mengindikasikan pengirimnya juga

cermat dan rapi. – Bahasa yang santun menunjukkan kesopanan

penulisnya. – Isi surat yang mudah dipahami menunjukkan kecerdasan

si penulis

Fungsi Surat

• Surat sebagai bukti tertulis– Karena bentuknya tertulis, surat bisa dijadikan

bukti otentik. Yang bisa dimanfaatkan untukkepentingan hukum maupun kepentingan historis. Surat bisa menjadi alat bukti secara hukum apabilaterjadi gugatan.

• Surat sebagai pedoman atau dasar bertindak– Karena berisi pesan, surat hampir selalu menuntut

adanya tindak lanjut berdasar isi pesan dalamsurat. Contoh : Surat Order, berarti instruksi untukmengirim barang sesuai pesanan. Surat perintahkerja berarti dasar untuk mengerjakan sesuatu, dll.

Fungsi Surat

Bagian Bagian Surat• Secara umum surat memiliki bagian bagian sbb :

– Kepala (Kop) Surat– Nomor Surat– Tanggal, Bulan, Tahun– Lampiran (jika ada)– Hal atau perihal– Salam pembuka– Tubuh surat– Salam penutup– Nama dan tanda tangan pengirim atau penanggung jawab– Tembusan

• Hal Hal yang perlu dimasukkan dalam kepalasurat biasanya adalah :– Nama perusahaan– Logo/Lambang– Alamat Pengirim– Nomor telp/Fax– Email Address/website– Nomor rekening bank

Kepala (Kop) Surat

Nomor Surat

• Penulisan surat resmi selalu mencantumkannomor surat. Pencantuman nomor suratberfungsi untuk :– Memudahkan pengarsipan– Untuk rujukan ketika menulis surat lain atau surat

lanjutan– Memudahkan pelacakan surat keluar dan surat

masuk

Nomor Surat

• Contoh penulisan nomor surat :

No. 112/SK/BPJS-Risk/0614Tahun Surat dibuat

Bulan surat dibuat

Singkatan dari Risk Management

Singkatan dari Badan PenyanggaJaminan Sosial

Singkatan dari Surat Keputusan

Nomor urut

• Setiap surat harus mencantumkan subjek yang akan disampaikan. Fungsi subjek atauhal/perihal adalah seperti fungsi judul dalamkarangan, dengan membacanya, penerimasurat langsung tahu apa isi suratnya.

• Penulisan subjek menjadi penting karenamenentukan minat bagi pembacanya untukmelanjutkan membaca sampai bawah denganseksama atau tidak.

Hal/Perihal atau Subjek (incl. email)

• Cara menulis Hal atau Subjek :– Singkat

Cukup satu sampai lima kata– Spesifik

Memberi pengertian yang jelas, spesifik, dan tidakmendua arti. Misal : “Penawaran TV Samsung Terbaru”, bukan Penawaran TV atau Penawaran BarangElektronik

- Menerangkan isi surat- Tidak diakhiri dengan titik- Ditulis dengan huruf kecil dan tiap kata diawali dengan

huruf besar

Hal/Perihal atau Subjek (incl. email)

Penulisan Kepada Yth (Yang Terhormat)

• Dalam prakteknya, penulisan “Kepada” tidakwajib ditulis.

• Ungkapan Yth digunakan apabila suratditujukan kepada orang atau jabatan. Misal :Kepada Yth. Kepada Yth.Bapak…… Direktur Utama

• Ungkapan Yth tidak digunakan apabila suratditujukan kepada perusahaan, organisasi, instansi. Misal :Kepada Bagian Penjualan PT Trakindo Utama

• U.p yang sering dicantumkan dalam surat adalahsingkatan dari “Untuk Perhatian”. Artinya surattersebut ditujukan kepada orang tertentu, namunapabila orang tersebut tidak ada, maka surat bolehdibuka oleh orang lain dalam lingkup satu bagianyang disebutkan dalam surat, contoh :

Yth. Direksi PT Jual Mahalu.p. Ibu Lacita Eti Nugraha, SE, MMDirektur PemasaranJl Menteng Huis no 6Jakarta 10340

Penulisan u.p (Untuk Perhatian)

• Fungsi salam pembuka adalah menunjukkanrasa hormat dan sopan santun. Salam pembuka berlaku untuk surat pribadi, suratbisnis, maupun surat dinas tertentu.

• Penggunaan salam pembuka dipengaruhi olehhubungan pengirim dan penerima surat. Makabisa formal maupun lebih informal.

• Contoh salam pembuka :– Dengan hormat,

Salam pembuka yang sangat umum digunakan

Salam Pembuka

• Contoh salam pembuka :– Saudara yth.

Salam pembuka ini menunjukkan penulis suratsudah kenal dengan pembaca surat. Dalam hal inipenulis mencoba menjaga jarak dengan polaformal.

– Bapak/Ibu… yth. Salam pembuka ini hampir sama dengan diatas, namun lebih bersifat formal atau ditujukan untukorang yang lebih dihormati

Salam Pembuka

Isi Surat• Isi surat terbagi atas 3 bagian :

1. PembukaPembuka surat berfungsi mengantarkan pembaca untukmenerima pesan inti yang akan disampaikan. Karena bersifatpengantar maka penulis harus memulai pembicaraan dari halyang telah diketahui bersama

2. Pesan IntiAdalah isi surat sesungguhnya. Tanpa pesan inti, tidak adagunanya menulis surat. Maka pesan inti harus mudah dipahamipembacanya.

3. Penutup SuratPenutup surat memiliki peran penting dalam menciptakan kesanpembaca terhadap keseluruhan isi surat. Kewibawaan, ketegasan, kesopanan, harapan, akan menonjol dalam paragraf ini.

Isi Surat - Pembuka

Contoh :

“Sesuai pembicaraan kita per telepon tanggal 23 November lalu, berikut saya sampaikan price list terbaru…”

“Memenuhi permintaan Anda pada surat nomor25/RED-BUKU/PBP/0614 tentang penagihan, berikutsaya kirimkan bukti transfer…”

Isi Surat - Pembuka

Contoh dengan pola lebih panjang:

“Seperti telah kita rasakan bersama, sejak kenaikanBBM dan tarif daya listrik mengakibatkan kenaikanterhadap biaya produksi di banyak perusahaan. Di samping itu, bahan baku lain seperti gula, mentega, danbahan kimia juga melonjak harganya. Karena alasantersebut, dengan berat hati kami terpaksa menaikkanharga jual produk kami…”

• Contoh :………………..“Kami menjamin pelayanan purna jual kami sangatmemuaskan. Selama satu tahun sejak penjualan kami memberikan servis berikut ganti oli gratis setiap bulan. Dan selama enam bulan sejak pembelian kami akan menggantionderdil yang rusak secara gratis pula. Semua onderdiltersedia lengkap di bengkel bengkel resmi kami. Kami jugamenyediakan teknisi yang siap dipanggil ke rumah atau di jalan jika mobil anda mengalami kerusakan.”

Isi Surat – Pesan Inti

• Contoh :…………………“Barang yang kami kirim dikemas dalam tiga lapis. Lapisanpembungkus paling luar adalah kertas karton tebal. Di ataskarton tercantum isi dan jumlah barang, sekaligus petunjukpenanganannya. Lapisan pembungkus kedua adalah papantripleks. Lapisan ketiga adalah plastik untuk menghindari agar tidak terkena air. Selain itu, di dalam lapisan plastik terdapatpula potongan potongan kertas yang menutupi barang untukmenghindari pecahnya barang akibat goncangan.”

Isi Surat – Pesan Inti

• Contoh :…………………..…………………..“Demikianlah penawaran kami. Mohon dapatdipertimbangkan dan kami menunggu kabar baikselanjutnya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terimakasih.”

Isi Surat – Penutup

• Contoh :…………………..…………………..“Semoga proyek Anda selalu berjalan lancar. Kami berharap bisa berpartisipasi dalam proyek lain di tahunmendatang. Semoga sukses dan terimakasih.”

Isi Surat – Penutup

Nama dan Tanda Tangan Pengirim

• Suatu surat harus di akhiri dengan tanda tangan, nama terang serta jabatan.

• Untuk surat via email, tidak wajib untukmembubuhkan tanda tangan.

• Contoh :Hormat kami, Salam,

Nurul Umrah Rustinah Yohana PermanaManajer Pemasaran Kepala Cabang

Penggunaan Atas Nama

• a.n. atau atas nama dipakai apabila yang berwenang melimpahkan kekuasaan kepadabawahannya untuk membuat surat danmenandatangani atas nama orang yang memberiwewenang. Disini penanda tangan bertindaksebagai wakil orang yang memberi wewenang danbertanggung jawab atas isi surat yang ditandatanganinya.

• Contoh :a.n. Direktur PT Untung Terus

Septi Dwita PuspitaManajer Pemasaran

• u.b. atau untuk beliau mengandung pengertian bahwapenanda tangan bukanlah orang yang bertanggung jawabatas isi surat. Penandatangan hanya diberi tugas untuktanda tangan, dan tanggung jawab tetap pada si pemberitugas.

• Contoh :Direktur Pemasaran PT Maju Makmuru.b

Putri Jouhon SipahutarSekretaris Direktur

Penggunaan Untuk Beliau

Latihan….

• Buatlah suatu surat bisnis anda kepadacustomer anda.

• Tujuan surat : penawaran produk / jasa.

Terima KasihRizal, S.ST., MM