SKI & E-handel/E-kataloger

Oplæg på IKA’s Fokusgruppemøde d. 30/1 2013

Hvilket formål kan øget elektronisk indkøb/understøttelse m.v. tjene ?

- Forøgelse af effektiviteten på tværs af det offentlige indkøb i Danmark – både i forhold til øgede besparelser og i forhold til forbedrede processer og systemer

- Estimeret besparelse ca. 250 - 500 mio. på øget compliance baseret på en samlet offentlig indkøbsvolumen på 215 mia. hvoraf 10% er e-handelsegnet og hvor der indenfor disse kan opnås forbedrede priser på 3%

• Fra ”bedst og billigst” til ”godt og billigt”, ikke mindst i forhold til SKI’s Forpligtigende Aftaler

• Ny situation hos kunderne, større og større grad af fokus på pris, pris, pris…….

• Større fokus på digitalisering/e-handel af indkøb• Mere fokus på totalomkostninger (TCO)

• f.eks. energi- & logistikomkostninger

• Færre leverandører på alle aftalerne• Solid konkurrence• Bedre overskuelighed og mindre tidsforbrug for

jer brugere ved tildeling på SKI’s aftaler

• Forpligtende Aftaler• Snævre sortimenter, meget smalle……..• De basale behov skal dækkes ind

Hvad byder fremtiden på……sådan mere generelt set i SKI?

SKIs kunder og jeres anvendelse af rammeaftaler

1. SKIs brugere er forskellige - store som små offentlige og halvoffentlige kunder med vidt forskellige behov, også i relation til e-handel og e-kataloger

2. Jeres forskellige indkøbsbehov forsøger vi i SKI at dække med vores rammeaftaler, dette afspejler sig så også i forhold til vores elektroniske tildelingsværktøjer

3. Rammeaftalerne har både direkte tildeling og miniudbud som tildelingsform – men der er ikke frit valg

Indsatsområder i 2013 for SKI

Mere kundefokus er retningen……….

• SKI styrker kundeinddragelsen og øger vores kundefokus – målet er mere attraktive aftaler, og nemmere aftaler…..også i forhold til e-handel og e-kataloger

• Aftalerne skal – inden for det lovlige – være nemmere at anvende, her er

e-handel et centralt fremadrettet værktøj

• SKI skal arbejde aftalerne i gang hos jer brugere, ved hjælp/bistand med tildelinger, men også sikring af de rette elektroniske værktøjer til tildeling

Indsatsområder 2013 Klik på ikonet for at tilføje et billede

Øget compliance er det nye sort• SKI hjælper kunderne med tildelinger• Anvendelse af e-kataloger kan øge compliance på

egne eller SKI-aftaler

Digitale værktøjer• SKI’s tildelingsværktøjer videreudvikles og gøres

mere brugervenlige• Videreudvikling af SKI.dk• Optimering af e-kataloger

Endnu mere kontraktstyring

• Datastyring og digital understøttelse skal sikre kvalitet og pris i overensstemmelse med rammeaftalerne

• Loyalitetsforpligtelser

SKI er nemmere at benytte end selv at udbyde, men de nye aftaler er sværere at bruge

Positiv Neutral Negativ0%

10%

20%

30%

40%

50%

42%

29%27%

Det er nemmere at benytte en SKI af-tale end at udbyde selv

Positiv Neutral Negativ0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

22%

29%

34%

SKI’s nye rammeaftaler er nemmere at bruge end de tidligere rammeaftaler

Hvorfor skal E-kataloger være korrekte?

• ”E-indkøb” er i stærk stigning – der stilles store krav fra jer brugere til korrekte kataloger – typisk dog i forskellige formater

• E-kataloger skal afspejle den gældende kravspecifikation ift. aftalen

• Vi, både SKI, brugerne og leverandørerne, skal samarbejde om, at e-katalogerne er korrekte – og e-kataloger downloades via ski.dk

• Klare forventninger til korrekte kataloger – dobbeltkataloger skal undgås

• Ved nye aftaler underskriver SKI ikke aftalen med en leverandør før et E-katalog er korrekt

Hvad byder fremtiden på ?

Juridisk opstramning

- Der indføres krav om at e-kataloger skal være på 100% på plads før der underskrives rammeaftaler med leverandørerne

- Der vil i den kommende rammeaftale på den Forpligtigende Aftale på kontorvarer, fremgå klare tidsplaner for hvad og hvornår henholdsvis SKI, leverandørerne og kunderne skal lave hvilket, for at sikre kvaliteten af e-kataloger, prisopdateringer og substitution

- Det indføres skrappere bodbestemmelser, hvis leverandørerne ikke leverer fx e-kataloger til bestemte tidpunkter i rammeaftalens løbetid

(altså efter at der er underskrevne rammeaftaler. Vi kan ikke indføre bodbestemmelser før vi har en underskreven Rammeaftale.)

• Kvalitet og procedurer• SKI laver inden for de næste 2 måneder

ændringer i IT-systemer, så vi i SKI hurtigere og mere effektivt kan kontrollere datakvalitet i e-kataloger

• Der udformes nye procedurer blandt medarbejderne for sikring af datakvalitet

• SKI vil sikre overordnet kvalitet• I det omfang der vil være individuelle

kundeønsker om mindre ændringer i data vil det være juridisk klart at leverandøren har pligt til at imødekomme disse individuelt

• SKI indarbejder nye datafelter i IT-systemer som imødekommer bl.a. KomUdbud’s ønsker hertil

• SKI reviderer datafelter i IT-system som imødekommer KomUdbud’s krav/ønsker

Hvad byder fremtiden på?

SKI’s E-katalog…..i nutidsversion

Tjener fire formål:

• 1. Skaber overblik for brugerne over de varer der er omfattet af Rammeaftalen

• 2. Giver brugerne grundlag for at foretage en tildeling

• 3. Giver brugerne mulighed for at handle

elektronisk • 4. Registrerer opdatering af priser og sortiment

Tilbudslisten, som anvendes ved udbuddet, omdannes til e-kataloget

SKI’s E-katalog…..i fremtidsversion

- Fremadrettet bliver det teknisk lidt anderledes, idet tilbudslisten kun bliver brugt til tilladelsestabel og leverandørerne indleverer så efterfølgende et E-katalog med fulde varebeskrivelser, SKI ID-nr., leverandør-varenr. m.v.

- Det e-katalog som SKI modtager, danner så baggrund for de specifikke kataloger, som brugerne kan få til deres egne indkøbsportaler

- Leverandøren er forpligtet til at opdatere sortiment og priser. Opdatering af priser og sortiment sker via et Web-interface  

Hvad byder fremtiden på ?

• Learning-by-doing

• Nu ændrer vi i forhold til E-kataloger og vi håber på forståelse fra jer alle, for at alle forbedringer skal prøves af – så udvis tålmodighed så længe det går fremad mod målet

• I forhold til KomUdbud’s ønsker er vi lige nu kommet langt i forhold til målet, men der kan dog være individuelle ting som stadig kræver lidt tilretning, når vi er i gang

Hvilke forventninger har SKI til dig som leverandør ?

• Fokus for jer leverandører er ”kunden i centrum”

• Hjælp indkøberen – og tænk på indkøberen, som din samarbejdspartner og hvordan du gør indkøberen til en succes?

• Det kan gøres ved at opfylde nogle simple ting:Loyalitet overfor aftalens vilkårKravspecifikation – sortiment/ydelserE-kataloger……korrekte og fyldestgørende e-

katalogerOmsætningsrapportering til SKI

Sæt dig i kundens sted – gør tingene brugbare/lækre/forståelige

• Kunden skal let kunne finde jeres produkter med tydelig produktbeskrivelse.• Er det muligt her?

Tre ord der virker – også for forpligtende aftaler

• Standardisering: Et enkelt og målrettet sortiment, også set i forhold til bl.a. e-kataloger

• Koordinering: Færre leverandører, meget færre...

• Forpligtelse: Reelt gældende køb på aftalen

Tilslutningen til de Forpligtende AftalerHvordan er det så gået?

Aftaleområde Kommuner Indbyggere Forventet volumen

Multifunktions-maskiner og printere

63 kommuner 67% ca. 500 mio. over 3 år

Forbrugsartikler 53 kommuner* 61% ca. 425 mio. over 4 år

Kontormøbler 66 kommuner 69% ca. 200 mio. over 4 år

Computere 60 kommuner 65 % ca. 525 mio. over 3 år

* Samt de yderligere deltagende kommuner fra bl.a. FUS og IN, i relation til ”pilotprojektet” på de forpligtende aftaler på forbrugsartikler, fra 2011

• Målet er, at størstedelen af kommunerne tilslutter sig inden for hver aftaleområde og har interesse/potentiale for mange af indkøbskategorierne

2. bølge – de Forpligtende Aftaler

Nr. Rammeaftale / rammeaftaleområde Forventet aftalestart

50.55 Kontorartikler (inkl. skoleartikler) + papir i ark 3. Kvartal 2013

50.80 Vejsalt 3. Kvartal 2013

50.45 Servere og Storage 4. Kvartal 2013

50.70 AV-udstyr og Interaktive Tavler m.v. 4. Kvartal 2013

”Systemunderstøttet indkøb ”- Baggrund /formål med projektværktøjet

SKI har i 2010/2011, i samarbejde med en række kunder og systemleverandører udarbejdet et projektværktøj målrettet implementering af elektroniske løsninger til håndtering af udbud, indkøb og indkøbsanalyse

Formålet med værktøjet er at hjælpe kunder til at opnå en større effekt af deres investeringer i systemunderstøttelse af indkøb

De enkelte elementer i værktøjet kan anvendes og tilpasses efter eget behov

Værktøjet stilles fortsat til rådighed for SKI’s kunder uden beregning

INFO-dage i 2013• To heldagsarrangementer:

• Den 27. februar i København• Den 25. februar i Aarhus

• En dag blandet med præsentationer i plenum og målrettede workshops

• Bliv opdateret på:• Jura på offentlig udbud• Kommende Forpligtende Aftaler• Kommende frivillige rammeaftaler• Hjælpeværktøjer til tildeling• m.v.

• Se mere på www.ski.dk

INDKØBBorgmesterens afdelingAarhus Kommune

AFSLUTNING…….OG SPØRGSMÅL