Projektstyring & -økonomi

StrukturetSundFornuft.dk

Projektstyring & -økonomi

Dann Bleeker PedersenÅrhus Købmandsskole


Den første dag…

Hvem er vi?Forventninger til ugenKort overblik over ugen[ Resten af dagen ]


Hvem er vi?

• Navn• Bopæl• Arbejdsgiver og afdeling – hvad laver vi?• Erfaring med projektarbejde• Hvad kan vi bruge projektarbejde til

• … og så skal vi lave navneskilte


Hvem er vi?

Dann Bleeker PedersenAfdelingsdirektør, TDC

Østergårds Alle 163, 8362 Hørningtelefon 29641668 – email [email protected]


Forventninger til ugen

Jeres

MineAndres


Forventninger til ugen


Mine forventninger til ugen

• Engagement• Bidrag• Lærerig• Sjov


Andres forventninger til ugen(fagbeskrivelsen)

• Elementer i projektarbejde• Planlægning af projekter• Organisering af projekter i en organisation• Styring og opfølgning på løbende projekter• Samarbejdsformer ved projektstyring• Projektledelse• Økonomisk styring af projekter• Økonomisk kontrol af projekter


Kort overblik over ugen• Mødetid

• Pauser

• Undervisningsform

• Forberedelse

• Kompendium som baggrundsmateriale udleveres– Kun udvalgte områder gennemgås– Vi kan gennemgå det I ønsker

(jeg har forberedt mit forslag)


Kort overblik over ugen II(foreløbig)

• Mandag– Hvad er et projekt, og hvorfor bruger vi det?

• Tirsdag– Projektledelse og –arbejde– Projektplanlægning (intro)

• Onsdag– Projektplanlægning (fortsæt)

• Torsdag– Projektstyring og repetition

• Fredag– ”Eksamen”


HVAD ER ET PROJEKT?Mandag:


Hvorfor har vi projekter?


Hvorfor har vi projekter?• Resultater!

• Fokus på en opgave der ikke er mulig i linjeorganisationen

• Arbejde på tværs af en organisation

• Afgrænsning af styringsområde

• Bedre styring fra toppen– forankring i (top)ledelsen


Hvad er et projekt?


Hvad er et projekt?

• En opgave med en entydig målformulering• En opgave med en afgrænset tidsudstrækning

• En opgave, som løses i en selvstændig (projekt)organisation løsrevet fra basisorganisationen


Hvad kunne et projekt være?

• Der er opgaver, som forekommer velegnede til projektarbejdsformen, og disse er eksempelvis:– Omlægning og fornyelse af en virksomheds produktion– Omlægning af den eksisterende organisation– Indførsel af et nyt IT-system– Projektering og opførsel af et større teknisk anlæg– Projektering og opførsel af et boligkompleks– Udvikling og prøveproduktion af et nyt produkt – Opkøb af virksomheder


Fordele og ulemper ved projekter

Fordele

• Entydigt ansvar• Opgavefokus• Tværgående arbejde• Løsrevet fra linjen• ”Hurtige” resultater• Store forandringer er

mulige• Legitimt at trække på

nøgleresurser

Ulemper

• Flytter noget ledelsesansvar fra linjeleder

• Kan skabe defokusering fra ledelsen

• ”Kedeligt” ikke at være på projekter

• Delt ansvar intet ansvar

• Resursetungt


Projekttyper

• For at få bedre overblik over, hvad et givent projekt er kan vi klassificere det som en projekttype

• Forskellige projekttyper har forskellige behov for– Projektledelse– Planlægning– Opfølgning


Projekttyper – metode 1

Kilde: Turner & Cochranes

Er metoderne veldefinerede?

Nej Type 2

ProduktudviklingType 4

Forskning/org

Ja Type 1Ingeniør

Type 3Software

Ja Nej

Er målene veldefinerede?


Hvorfor har vi egentligt projekter?

• For at realisere et mål!– I erhvervsvirksomheder er det for at fremme

bundlinjen enten direkte eller indirekte

• Projektet er et middel til at nå målet– Ikke et mål i sig selv


Hvorfor har vi egentligt projekter?

Projekt Nyttemål

Projektet leverer et produkt/resultat


Projektmål

Projektets nyttemål• Nyttemålet er årsagen til at projektet startes• Eksempel: Færre opkald til kundeservice

Projektets produktmål• Produktmålet er det, der skal medføre nyttemålet• Eksempel: Implementer en forbedret

selvbetjeningstjeneste på internettet


Hvad er et godt mål?


Hvad er et godt mål?

Målbart • NEJ: Han må ikke have feber• JA: Han må ikke have en temperatur over 38 grader

Tidsbestemt• NEJ: Han må ikke have en temperatur over 38 grader• JA: Han må ikke have en temperatur over 38 grader i

løbet af de næste 3 dage


Et mål kan også være SMART

Specific• Udtryk målet så konkret som muligt

Measurable• Målet skal kunne måles

Assignable• Ansvaret for at målet nås skal kunne tildeles en person eller en gruppe

Realistic• Målet skal kunne nås under de givne vilkår

Time-related• Målopfyldelse skal være tidssat


Lidt økonomi til alt den mål snak

Effekt af nyttemål $ >= Prisen for projektet

• Omkostningerne til projektet kommer nu – nytten først senere

• Hvad kalder man også denne ligning?– Cost/Benefit analyse– Business Case


Projektledelse – simpelt sagt

Projektledelse er den nødvendige indsats for at sikre indfrielsen af et projekts produktmål


Gruppeopgave• Ta’ udgangspunkt i to projekter

– Et der er gennemført– Et der skal gennemføres

• Diskuter følgende:– Hvilken type er projektet– Hvad har nyttemålet været med projektet– Hvad har produktmålet været med projektet– Havde projektet den ønskede nytte?– Andre relevante betragtninger/observationer

• Hver gruppe udvælger et eksempel som fremlægges i plenum på et senere tidspunkt


Hvem påvirker og påvirkes af projektet(Interessentanalyse)

• En interessent er en person der enten:– Påvirkes af projektet (belønning)– Påvirker projektet (bidrag)– Begge dele

Bidrag

Belønning


Hvem påvirker og påvirkes af projektet(Interessentanalyse)

• Hvis belønning og bidrag ikke balancerer, så er der potentiale for en konflikt

• Bidrag og belønning kan være mange ting– Anerkendelse– Produktmåls betydning– Effektmåls betydning– Etc.


Klassificering af interessenter

• Der kan bruges utallige metoder til klassificering af interessenter– Magt over projektet, magt over målet, positiv/negativ,

bidragsbalance, interne/eksterne, penge/ikke penge, etc.

• Fælles for alle metoderne er, at de søger at– Give input til en kommunikationsplan– Give overblik over potentielle risici– Gøre det muligt effektivt at bearbejde risici– Vise hvem der kan være en hjælp, når det brænder på


Positi

v ho

ldni

ng

Hvem påvirker og påvirkes af projektet(Metode 1 - koordinat)

Lav indflydelse på succes Høj indflydelse på succes

Neg

ativ

hold

ning


Hvem påvirker og påvirkes af projektet(Metode 2 - sociogram)

Interessent A

Interessent B

Interessent C Interessent D

Menningsdanner

(me-to relation)

Privat relation(fodbold)

Kolle

ga

Chef -> Medarbejder


Gruppeopgave

• Fortsæt med projekterne fra før

• Opstil for mindst fire interessenter i projektet– Bidrag/Belønning matrix– Koordinatdiagram– Sociogram


Organisering af projekter

• Man kan tale om et projekts makro og mikro organisering– Makro er i forhold til omverdenen

(organisationen)– Mikro er internt i projektet

(projektorganisationen)


Organisering af projekter(Makro)

• Et projekt skal have en sponsor/rekvirent– Typisk formand for styregruppen– Hypoteseejer vedr. produktmål nyttemål

• Typisk den der får mest ”belønning” af projektet– Ofte ikke personaleleder for projektlederen

• Styregruppen– Projektlederens chef– Beslutningsdygtig for projektet– Sammensættes som eskalationspunkt for projektet– Typisk med medlemmer fra kritiske interessenter, ledelse og resurseejere– Helst ikke for mange i styregruppen – ikke en komite/udvalg– Projektlederen er mødeleder


Organisering af projekter(Makro)

• Projektet har sit eget liv ”uden for” organisationen

• Styregruppen udgør ”bestyrelsen”

• Styregruppen giver projektlederen bemyndigelse til at lede projektet inden for ”trekanten”– Den kommer vi til

Basisorganisation

SG

PL

PG

Projektorganisation


Organisering af projekter(Mikro)

• Projektlederen organiserer selv projektet– Evt. med assistance fra rekvirenten– I virkeligheden kan holdet bliver sat for en

• Et projekt kan have referencegrupper, følgegrupper, etc.– En ”stabsfunktion” under projektlederen– Bruges gerne ved tekniske komplekse eller politisk betonede projekter

• Et projekt kan have delprojekter– Med hver deres delprojektleder

• Et projekt kan have et ”administrationskontor”– Typisk hjælp til opdatering af projektplaner, rapporter og lignende– Sker kun i meget store projekter eller i en PMO organisation

• Nogen, men langtfra alle, har formelle krav til organiseringen– Typisk stage-gate modeller samt resurseallokering


Organisering af projekter(Mikro)

• Underleverandør– Styres efter to principper

• Resultat (eks. vandrør i nyt hus)• Indsats (eks. forskning)

– Styringsform afhænger af typen af resurse og leverance

• Bemanding– Sikrer tildeling af resurser, der er faglig kompetente til de nødvendige

opgaver– Skift gerne ud undervejs (i projektets faser)– Husk ikke for mange i direkte reference!– Ta’ gerne en kritisk interessent (eller ”påvirker”) med i projektgruppen


Hvem måles på hvad?

SG

PL

PG

Projektorganisation Nyttemål

Produktmål Projektaftale

Kvalitet/Resultat

Resurser

Tid


Projekttrekanten

• Projekttrekanten tegner rammerne om projektet

• Simpelt, men effektivt redskab

• Hjørnerne påvirker hinanden

• God mental model for projektledelse


Gruppearbejde

• Fortsæt med de to projekter

• To ekstra ting til præsentationen– Tegn organisationsdiagrammet for projektet og

forklar, hvorfor bemandingen er som den er

– Forklar hvordan projektorganisationen ”hænger på” basisorganisationen


Klassisk fire faset model

Etablering ForanalyseKonceptudvikling

ImplementeringGennemførsel Aflevering


Historien om nogle glade mennesker(Det 18. Danske Akademi)

"Vi vil være det førende netværk for unge handlekraftige mennesker, der tager ansvar og gør en positiv forskel for sig selv og samfundet".

~1.000 medlemmer i DK~200.000 på verdensplan


Historien om nogle glade mennesker(Det 18. Danske Akademi)

• Nyttemål– Rugeplads for den nationale ledelse i løbet af de næste 1-3 år– Skabe grundlag for at næste års nationalpræsident kan sætte

sit hold

• Produktmål– Afholde et fire dages intensivt internatkursus med fokus på

personlig og ledelsesmæssig udvikling med et budget på 35.000 kr. samt en maksimal deltagerbetaling på 2.000 kr. inden den 20. august 2011 for JCI medlemmer med potentiale til at gøre en positiv forskel for sig selv og JCI i årene fremover


Jeg mener det var et projekt, fordi:

• Det var et klart defineret mål• Det var tværorganisatorisk• Det et hold for at få det til at ske• Der var en tidsmæssig og en budgetmæssig

begrænsning


For mig var det et type 2 projekt

Er metoderne veldefinerede?

Nej Type 2

ProduktudviklingType 4

Forskning/org

Ja Type 1Ingeniør

Type 3Software

Ja Nej

Er målene veldefinerede?


Makro organiseringen var nem

Styregruppe

PL (Dann)

Projektgruppe

National-præsident

Direktion

Syd DK

Afd 1 Afd 2 Afd 3 Afd 4

Midt Nord Sjælland Kbh

Deputy President

Eksterne


Projektets egen organisering var defineret af opgaverne (det kommer vi til)

SG

PL

Forplejning

Deltager 1

Deltager 2

Træning

Ass coach

Ekstern lead

Venue Skaf deltagere

3 2+2 1 1

? Resurser i en frivillig organisation


Positi

v ho

ldni

ng

Hvem påvirker og påvirkes af projektet(Metode 1 - koordinat)

Lav indflydelse på succes Høj indflydelse på succes

Neg

ativ

hold

ning

De Danske Medlemmer

Den Jyske Budget Mafia

Deputy President

Projektdeltagere


Cost/Benefit analysen er svær når det er non-profit

Effekt af nyttemål $ >= Prisen for projektet• Ikke muligt at kvantificere i

kroner.

• Kan måles få måneder efter: er der et nationalt team for 2012

• Kan måles mange år efter: var der en mindre medlemsafgang og var de mere aktive efterfølgende?

• Foreningen bidrager med 35.000,- kr.

• Dertil den tid der investeres og eventuelle sponsorater (regnes ikke med her, men er naturligvis i selve budgettet)


Klassisk fire faset model

Etablering

• Projektet bliver startet på en national kongres hvor projektlederen (Academy Manager) vælges til posten

• Deputy President (styregruppeformand) vælges ligeledes

• Budgettet fastlægges ligeledes der

ForanalyseKonceptudvikling

• Udarbejde plan for træningen (herunder konkret budget)

• Udarbejde plan for venue (koordineret med de øvrige)

• Udarbejde plan for forplejning (koordineret med de øvrige)

• Fastlåse budget – herunder øvrige indtægter

ImplementeringGennemførsel

• Indgåelse af nødvendige aftaler baseret på foranalysen

• Eventuelle tilpasninger af budgettet hvor nødvendigt (de kommer vi til)

• Afholdelse af aktiviteten

Aflevering

• Projektevaluering gennemføres og overdrages til organisationen

• Det nationale 2012 vælges på nationalkongressen


ProjekttrekantenTid• Deadline for projektet lå fast. Inden for

de rammer var der fleksibilitet til hvornår det skulle afholdes

Kvalitet• Intet klart kvalitetsmål, men høje

forventninger

Resurser• Tilskud fra foreningen lå fast• Tid fra projektdeltagere er gratis og

uendelig• Uanede (uudnyttede) muligheder for

andre indtægter


Gruppeopgave

• Forbered fremlæggelse af dagens gruppearbejde– Maks 5 minutter pr. gruppe

– 30 min forberedelse


Hvad har vi lært?

Etablering ForanalyseKonceptudvikling

ImplementeringGennemførsel Aflevering

Hvornår har vi et projekt?

(projektgeografi)

Hvem skal være med og hvordan?(projektorganisering og underleverandører)

Er det en god idé?(CBA/BC)

Hvad medfører projektet?(nyttemål)

Hvorfor har vi projektet?(nyttemål)

Interessentanalyse Målsætning

Projekttyper

Hvad skal vi levere?(produktmål)

Hvad har vi lavet?(projektevaluering)


Mandag evaluering

• Hvad skal fastholdes?

• Hvad skal der være mere af?

• Hvad skal der være mindre af?

Documents

Projektstyring & -økonomi