of 179/179
Guvernul României Secretariatul General Unitate Implementare Program MANUAL DE PROCEDURI EDIS V 01 08.03.2006

Proceduri SGGR

  • View
    74

  • Download
    1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Secretariatul guvernul Romaniei

Text of Proceduri SGGR

  • Guvernul Romniei

    Secretariatul General Unitate Implementare Program

    MANUAL DE PROCEDURI EDIS

    V 01

    08.03.2006

  • Guvernul Romniei Secretariatul General

    Seciunea I

    PREZENTARE GENERAL

    Managementul Asistenei Comunitare EDIS (PHARE)

    V 01

    08.03.2006

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program 1

    Abrevieri - AI - Agenie de Implementare

    - AMCSC - Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar

    - AT - Asistena tehnic

    - ANR - Agenia Naional pentru Romi

    - CE - Comisia European

    - CNA - Coordonatorul Naional al Asistenei

    - CCM - Comitet Comun de Monitorizare

    - CV - Curriculum Vitae

    - DBCI - Direcia de Buget i Contabilitate Interna

    - DCE - Delegaia Comisiei Europene

    - DGALIE - Direcia Generala de Armonizare Legislativ i Integrare European

    - DG/D implicate

    - Direciile Generale / Direciile implicate

    - DGPRS - Direcia General a Politicilor i Resurselor Umane

    - DSPO - Deputy Senior Programme Officer

    - EDIS - Sistemul Extins de Implementare Descentralizat

    - FN - Fondul Naional

    - IO - Raportor de nereguli

    - MIE - Ministerul Integrrii Europene

    - MFP - Ministerul Finanelor Publice

    - OPCP/CFCU - Oficiul de Pli i Contractare PHARE

    - PNAR - Programul Naional de Aderare a Romniei

    - PND - Planul Naional de Dezvoltare

    - PRAG - Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    2

    external actions

    - RAP - Responsabilul cu Autorizarea Programului

    - RNAF - Responsabilul Naional cu Autorizarea Finanrii

    - RP - Responsabilul de Program

    - PAO - Responsabil cu Autorizarea Programrii

    - SM - Stat Membru

    - SPO - Senior Programme Officer

    - ST - Specificaii Tehnice

    - TC - ar candidat

    - TOR - Termeni de Referin

    - TW - Twinning

    - UIP - Unitatea de Implementare a Programului

    - SGG - Secretariatul General al Guvernului

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    3

    Cuprins 1. SCOPUL MANUALULUI DE IMPLEMENTARE PHARE ____________________________ 4

    2. DEFINIII ___________________________________________________________________ 4

    3. PREZENTARE GENERAL ____________________________________________________ 9

    3.1 Unitatea de Implementare Program (U.I.P.) ________________________________________ 9

    3.2 Responsabilii de Program _____________________________________________________ 10

    3.3 Organigrama U.I.P. __________________________________________________________ 11

    Figura 1. Organigrama U.I.P.____________________________________________________ 11

    Figura 2. Organigrama Autoritii de Implementare Secretariatul General al Guvernului ___ 12

    4. PREZENTAREA PROCEDURILOR _____________________________________________ 13

    Figura 3. Graficul Procedurilor Standard___________________________________________ 14

    Figura 4. Graficul Procedurilor Specifice __________________________________________ 15

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    4

    1. SCOPUL MANUALULUI DE IMPLEMENTARE PHARE

    Scopul acestui manual este de a stabili procedurile administrative interne de

    organizare i exercitare a activitii de coordonare i monitorizare a programrii,

    implementrii tehnice, raportrii i evalurii asistenei financiare nerambursabile

    comunitare, de care beneficiaz Unitatea de Implementare Programe de asisten

    financiar nerambursabil comunitar din cadrul Secretariatului General al

    Guvernului.

    2. DEFINIII TERMEN EXPLICAIE

    Autoritate contractant

    Autoritatea care acord un contract n conformitate cu regulamentul i procedurile PHARE

    Asistena financiar PHARE

    PHARE a fost creat n 1989, pentru a acorda asistena Poloniei i Ungariei, i s-a extins treptat, incluznd 13 state partenere (inclusiv Romnia). Din 1997, cnd Romnia a devenit ara candidat la Uniunea European, PHARE s-a orientat ctre sprijinirea pregtirii acesteia pentru aderare. PHARE are trei obiective principale: - consolidarea administraiei publice i a instituiilor din statele candidate pentru ca acestea s poat funciona eficient n cadrul Uniunii (dezvoltare instituional); - sprijinirea statelor candidate n efortul investiional de aliniere a activitilor industriale i a infrastructurii la standardele UE (investiii pentru sprijinirea aplicrii legislaiei comunitare); - promovarea coeziunii economice i sociale (investiii n coeziune economic i social).

    Autoritatea de implementare (ministere / agenii guvernamentale)

    Rspunde de partea tehnic a aplicrii programului, inclusiv monitorizarea implementrii proiectelor i planificarea asistenei

    Unitatea de Implementare a Programelor/Proiectelor (UIP)

    Structura organizatoric n cadrul Unitii de Politici Publice responsabil cu coordonarea i monitorizarea programrii, implementrii tehnice, raportrii i evalurii asistenei financiare nerambursabile comunitare alocate sectorului ,,Minoriti-romi de care beneficiaz Secretariatul General al Guvernului

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    5

    Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar

    Direcie general n cadrul Ministerului Finanelor Publice care are responsabilitatea coordonrii programrii asistenei PHARE.

    Oficiul de Pli i Contractare PHARE

    Direcie n cadrul Ministerului Finanelor Publice care are responsabilitatea organizrii i desfurrii licitaiilor, a contractrilor i a efecturii plilor pentru asistena PHARE.

    Acquis communautaire

    - n sens restrns legislaie comunitar (directive, regulamente, instruciuni etc); - n sens larg include i capacitatea de a le implementa eficient (best practice).

    Coordonatorul naional al asistenei

    Oficial din cadrul administraiei naionale, responsabil cu activitatea de programare n cadrul Beneficiarului. CNA asigur o legatur strns ntre procesul general de aderare i utilizarea asistenei financiare nerambursabile acordate de Uniunea European, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea i cu evaluarea programelor PHARE.

    Contracte Un document ce stipuleaz termenii contractului dintre Comisia European i contractant.

    Contracte de servicii Sunt contractele care ofer asistena tehnic, studii, know-how, instruire etc. Noiunea de furnizor de servicii se refer la orice persoan fizic sau juridic care ofer servicii.

    Contracte de achiziii de bunuri

    Contractele implic proiectarea, producerea, livrarea, asamblarea de bunuri, pe lng alte activiti specificate n contract, spre exemplu, servicii de ntreinere, reparaii, instalare, instruire, precum i servicii post-vnzare. Furnizorul poate fi orice persoan fizic sau juridic ce furnizeaz bunuri.

    Ciclul proiectului Procesul compus din diferite tipuri de activiti ce au loc la momente diferite pe parcursul executrii proiectului.

    Contractor Partea strina care presteaz serviciile.

    Comisia European Organul executiv al Uniunii Europene care rspunde de implementarea deciziilor politice luate de Consiliul de minitri i aplicarea politicii UE. Comisia European este rspunzatoare pentru managementul programului PHARE n numele UE, inclusiv implementarea i conducerea global. Comisia European are rol de autoritate contractant pentru acordarea contractelor PHARE.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    6

    Comisia de Evaluare O Comisie compus din reprezentani ai autoritii contractante i experi externi independeni. Este nsrcinat de autoritatea contractant cu evaluarea ofertelor primite pentru licitaie i recomand cea mai avantajoas ofert.

    Delegaie Oficiul Diplomatic ce reprezint Comisia ntr-o ar asociat.

    Dosar de licitaie Conine toate documentele necesare pentru lansarea, desfurarea i adjudecarea unei licitaii pentru furnizarea de bunuri i servicii.

    Evaluare Estimarea periodic a eficienei, performanei, relevanei i impactului proiectului n contextul obiectivelor stabilite. Este o examinare obiectiv care estimeaz gradul de ndeplinire a sarcinilor de ctre contractant i identific cele mai bune ci de urmat pentru proiectele viitoare, resursle necesare pe viitor i necesarul pentru proiectele viitoare.

    EDIS Sistem Extins de Implementare Descentralizat

    Sistem descentralizat de implementare al programelor cu visa ex-post a Comisie Europene (eliminarea vizei ex-ante a Delegaiei Comisiei Europene din Romnia).

    Fia Sectorial

    Document anexat propunerii de finanare, care descrie n amnunt Programele Sectoriale (cadrul multianual), proiectele (cadrul anual) sau msurile (componenta de Coeziune Economic i Social).

    Memorandum de Finanare

    Document semnat ntre o ar asociat i Comisia European n urma unei decizii de finanare, reprezentnd angajamentul formal al UE de a finana msurile descrise.

    Twinning (nfrire instituional)

    Instrument special de implementare a programului Phare, accesibil numai instituiilor administraiei publice pentru dezvoltare instituional n principal, precum i suport n redactarea legislaiei necesare pentru adoptarea acquis-ului (se ofer acces la expertiza funcionarilor din statele membre UE).

    Twinning light Proiecte similare twining-ului clasic, cu deosebirea c dureaz maxim 6 luni i nu presupune detaarea permanent a unor experi din administraia statelor membre.

    Program Msura decis de CE n favoarea unei ri beneficiare, sau a unui grup de ri beneficare, ce va fi transpus ntr-un numr de activiti ce vor fi susinute printr-un anagajament financiar din bugetul CE. Fiecare program constituie subiectul unui memorandum de finanare distinct i are ca scop implementarea ajutorului din partea CE ntr-un anumit domeniu.

    Proiect Un cadru de activiti care trebuie s se desfoare ntr-o succesiune logic pentru ndeplinirea unor obiective prestabilite.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    7

    Coordonatorul Unitii de Implementare Program Head of PIU / Deputy SPO - DSPO

    Persoan desemnat prin act administrativ de numire al conductorului autoritii de implementare, responsabil cu organizarea i desfurarea activitilor U.I.P.

    Responsabil de Program SPO - Senior Project Office

    Oficialul din cadrul administraiei naionale, responsabil cu implementarea tehnic a proiectelor, respectiv secretarul de stat coordonator al direciilor subordonate ministrului delegat pentru coordonarea Secretariatului General al Guvernului.

    Managementul proiectului pe ntreaga lui durat

    Metodologia de planificare, implementare i evaluare a proiectelor i programelor pe baza metodei schemei logice. Vizeaz n mod special beneficiarii i abordeaz documentaia n mod unitar

    Termeni de referin Definirea cerinelor i obiectivelor impuse serviciilor cerute n cadrul unui contract sau al unei licitaii, inclusiv, dac este cazul metodelor i mijloacelor de utilizat i/sau rezultatele de obinut.

    Specificatii tehnice (AT)

    Condiii tehnice a echipamentelor, dotrilor IT.

    Un document care descrie scopurile naionale i planurile pentru un sector, pe un numr de ani i modul n care aceste scopuri i planuri vor fi atinse.

    Programe sectoriale

    O programare multianual i implementarea cadrului instituional legal specificnd toate aciunile rmase, legate de integrare, care necesit fonduri PHARE pentru sectorul implicat pentru ca foaia de parcurs s poat fi implementat n totalitate. Programul Sectorial elaboreaz Strategia Sectorial, prin definirea fiecrei aciuni cu sprijin PHARE ce urmeaz s fie ntreprins, descris destul de detaliat pentru a permite Termenilor de Referin s fie dezvoltai din aceasta, fr a necesita alte documente intermediare.

    Strategia sectorial Reprezint un document guvernamenral ce constituie baza pentru elaborarea Programelor Sectoriale. Acest document strategic definete obiectivele naionale, inclusiv cele legate de aderare, precum i totalitatea aciunilor pe care Romnia intenioneaz s le ntreprind pentru dezvoltarea fiecrui sector n perioada 2004 2006. Totodat, stabilete ordinea prioritilor i identific sursele de finanare pentru aceste aciuni.

    Raport preliminar Raport elaborat la sfritul perioadei preliminare, ce definete planul de lucru al proiectului (planul de operaii) pe toat durata desfurrii acestuia.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    8

    Invitaie la licitaie Un document standardizat prin care autoritatea contractant invit societile i organizaiile interesate s nainteze o ofert pentru un contract PHARE. Conine condiiile n care se finaneaz o ofert i prezint termenii de referin sau caracteristicile tehince cerute.

    Shema logic Matricea ce cuprinde ipotezele i mecanismul logic ale unui proiect, n care sunt prezentate mijloacele de verificare i indicatorii ce pot fi verificai n mod obiectiv.

    Metoda schemei logice

    Metoda managerial care const dintr-un set de noiuni interdependente ce faciliteaz formularea raional a concepiei programelor i proiectelor, cu rol de ghid pentru managementul implementrii programului i proiectului. Stabilete elementele fundamentale ale monitorizrii i evalurii programelor i apreciaz realizrile programului.

    Monitorizare O evaluare continu a implementrii proiectului n raport cu graficele calendaristice stabilite i cu gradul de utilizare a serviciilor, infrastructurii i resurselor de ctre beneficiarii proiectului. Studiile de monitorizare ofer datele necesare managerilor de proiect n toate etapele unui proiect.

    Raport de monitorizare

    Raport elaborat de monitorul extern pentru managerul sarcinii respective, ce recapituleaz stadiul proiectului fa de planul de lucru i evideniaz problemele cheie asupra crora trebuie s acioneze managerul sarcinii sau alte organe, exterioare proiectului.

    Obiective Descrierea scopului unui program ce curpinde activiti, rezultate, scop, obiective globale.

    Riscuri, constrngeri i premise

    Influene externe ce pot afecta desfurarea sau reuita proiectului, dar asupra crora managerul de proiect nu poate exercita un control direct.

    Manager de proiect Membru titular al Comisiei cu sediul la Bruxelles, responsabil cu pregtirea propunerilor de finanare i a termenilor de referin de desfurarea licitaiei i definitivarea contractului, inclusiv elaborarea listelor de pre-selecie; este nsrcinat cu implmentarea global a proiectelor contractante.

    Oferta tehnic Oferta de bunuri sau servicii a unei societi sau a unei organizaii (exclusiv costurile), ca rspuns la specificaiile tehince sau termenii de referin definii de autoritatea contractant.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    9

    3. PREZENTARE GENERAL

    3.1 Unitatea de Implementare Program (U.I.P.) U.I.P. este constituit n baza Deciziei Primului-Ministru nr. 473/2005 pentru aprobarea

    structurii organizatorice i a statului de funcii ale Secretariatului General al Guvernului,

    publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I cu nr. 925 din data de 17.oct.2005, cu

    modificrile i completrile ulterioare, i are urmtoarele atribuii:

    a. identific i elaboreaz propuneri de proiecte de finanare din fonduri comunitare,

    pe baza prioritilor din Parteneriatul pentru Aderare i din alte documente

    programatice, n conformitate cu strategia de programare a asistenei financiare

    nerambursabile stabilite de Ministerul Integrrii Europene i dup consultarea

    conducerii instituiei, precum i a celorlalte direcii/ structuri de specialitate din

    instituie, poteniale beneficiare ale asistenei;

    b. ntreprinde toate demersurile pe care le presupune exerciiul de programare, n

    vederea asigurrii eligibilitii proiectelor propuse (completarea sau modificarea fiei

    de proiect, redimensionarea bugetului solicitat); n acest scop conlucreaz cu

    direciile/structurile potenial beneficiare i cu direciile de specialitate din Ministerul

    Integrrii Europene;

    c. particip la ntocmirea documentelor subsecvente aprobrii fiei de proiect, pentru

    derularea efectiv a programului (termeni de referin, convenii de nfrire),

    mpreun cu direciile de specialitate;

    d. colaboreaz n activitatea sa cu Agenia Naional pentru Romi n vederea

    redactrii documentelor specifice i pentru alte activiti n conformitate cu

    prevederile protocolului de colaborare semnat cu SGG;

    e. colaboreaz cu Oficiul de Pli i Contractare PHARE i cu Delegaia Comisiei

    Europene n organizarea licitaiilor/selectrilor i a evalurii ofertelor pentru toate

    tipurile de asisten comunitar ;

    f. supravegheaz n permanen ndeplinirea de ctre contractor a obligaiilor

    asumate n conformitate cu termenii de referin;

    g. supervizeaz facturile remise de contractori, n vederea efecturii plii de ctre

    Oficiul de Pli i Contractare PHARE, dup atestarea realitii serviciilor

    menionate n facturi de ctre direciile/structurile beneficiare;

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    10

    h. planific i rspunde de organizarea n condiii optime a activitilor aprobate prin

    program, rspunderea derulrii efective a programelor fiind n sarcina

    direciilor/structurilor beneficiare ale asistenei ;

    i. coordoneaz i monitorizeaz implementarea programelor; n acest scop pstreaz

    evidena privind obiectivele, desfaurarea i rezultatele programelor derulate;

    j. ine evidena general a repartizrii i utilizrii bunurilor achiziionate din fondurile

    PHARE, conform destinaiei i scopului prevzut n program;

    k. ntocmete documentele de raportare periodic privind stadiul implementrii

    programelor, rapoartele de monitorizare i evaluare a proiectelor, conform

    procedurilor PHARE; n acest scop beneficiaz de sprijinul beneficiarilor direci;

    l. asigur schimbul de informaii privind aspectele tehnice ale implementrii

    programelor cu Direciile implicate din cadrul Comisiei Europene, Delegaia

    Comisiei Europene la Bucureti, Ministerul Integrrii Europene, Fondul Naional i

    cu Oficiul de Pli i Contractare PHARE;

    m. asigur legatura ntre Ministerul Finanelor Publice, ca autoritate de implementare i

    Ministerul Integrrii Europene, pentru programele PHARE pe care le

    implementeaz;

    n. asigur legatura cu celelalte instituii beneficiare ale asistenei i particip la

    reuniunile inter-instituionale n probleme de interes comun pentru asistena

    PHARE;

    o. particip la reuniunile internaionale cu relevan pentru obiectul de activitate al

    UIP;

    p. asigur participarea la ntlnirile la nivelul conducerii instituiei legate de activitatea

    de asistena financiar PHARE;

    q. ndeplinete orice alte atribuii care pot rezulta din necesitatea derulrii n bune

    condiii a proiectelor i pentru asigurarea absorbiei fondurilor alocate.

    3.2 Responsabilii de Program Responsabilul de Program / SPO, respectiv Coordonatorul U.I.P. / DSPO au fost

    desemnai prin ordine de numire ale ministrului delegat pentru coordonarea Secretariatului

    General al Guvernului.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    11

    3.3 Organigrama U.I.P.

    Unitatea de Implementare Program este parte integrant din cadrul Unitii de Politici

    Publice a Secretariatului General al Guvernului1.

    U.I.P. este organizat dup cum este prezentat n Figura 1.

    Figura 1. Organigrama U.I.P.

    1 A se consulta Figura 2.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    12

    Figura 2. Organigrama Autoritii de Implementare Secretariatul General al Guvernului

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    13

    4. PREZENTAREA PROCEDURILOR

    Prezentul manual este structurat n dou pri, fiecare cuprinznd respectiv:

    9 Procedurile standard Aceste proceduri sunt cele aferente ciclului programare contractare implementare

    monitorizare evaluare publicitate i sunt considerate proceduri sistemice la a cror

    realizare particip:

    9 Procedurile specifice Aceste proceduri sunt folosite pentru ndeplinirea eficient a procedurilor standard i

    cuprind managementul organizaional, managementul resurselor umane, managementul

    financiar, managementul informaiei, managementul riscului si managementul calitii.

    Procedurile standard sunt prezentate pe larg n Figura 3.

    Procedurile specifice sunt detaliate n Figura 4.

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    14

    Figura 3. Graficul Procedurilor Standard

  • Manual de proceduri Prezentare General

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    15

    Figura 4. Graficul Procedurilor Specifice

  • Guvernul Romniei Secretariatul General

    Sectiunea I

    PROCEDURI STANDARD

    Managementul Asistenei Comunitare EDIS (PHARE)

    V 01

    08.03.2006

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    17

    Cuprins

    5.1 PROGRAMAREA...................................................................................................................18

    PROCEDURA P 01. Stabilirea prioritilor ..................................................................................18

    PROCEDURA P 02. Elaborarea documentelor de programare i obinerea aprobrii.................20

    PROCEDURA P 03. Amendarea fiei standard i elaborarea fiei de proiect ..............................22

    5.2 PREGTIREA CONTRACTRII ..............................................................................................24 PROCEDURA P 04. Elaborarea fiei de twinning ........................................................................24

    PROCEDURA P 05.01 Elaborarea anunului preliminar de licitaie AT...................................25

    PROCEDURA P 05.02. Elaborarea termenilor de referin i anunului de licitaie AT...........26

    PROCEDURA P 06.01. Elaborarea anunului preliminar de licitaie - Investiii..........................28

    PROCEDURA P 06.02. Elaborarea specificaiilor tehnice i anunului de licitaie Investiii....30

    5.3 CONTRACTAREA .....................................................................................................................32 PROCEDURA P 07.01 Selectarea partenerilor de twinning .........................................................32

    PROCEDURA P 07.02 Elaborarea contractului............................................................................33

    PROCEDURA P 08.01. AT: Precalificarea.................................................................................35

    PROCEDURA P 08.02. AT: Evaluarea........................................................................................36

    PROCEDURA P 08.03. AT : Contractarea ..................................................................................37

    Anexa 1. Model de Procurement Notice....................................................................................39 Anexa 2. Model de Termeni de Referin..................................................................................43 Anexa 3. Model de declaraie de confidenialitate.....................................................................50 Anexa 4. Model de gril de evaluare pentru preselecie ............................................................51 Anexa 5. Model de gril de evaluare pentru selecia final .......................................................52 Anexa 6. Model de contract de AT............................................................................................54

    5.4 MONITORIZAREA IMPLEMENTRII....................................................................................58 PROCEDURA P 09 Monitorizarea lunar a proiectelor PHARE aflate n derulare .................58

    PROCEDURA P 09.01 Analiza formularelor M1 i M2.............................................................59

    PROCEDURA P 09.02 Completarea i transmiterea TPR-ului ....................................................63

    Anexa 1. Statement ....................................................................................................................65 Anexa 2. Technical Progress Report..........................................................................................66

    PROCEDURA P 09.03 Organizarea reuniunilor lunare................................................................67

    PROCEDURA P 10. Monitorizarea semestrial a proiectelor PHARE aflate n derulare ............69

    PROCEDURA P 10.01 Analiza rapoartelor semestriale ...............................................................69

    PROCEDURA P 10.02 Analiza semestrial U.I.P. .......................................................................71

    PROCEDURA P 11. Monitorizarea semestrial a proiectelor PHARE ........................................73

    PROCEDURA P 12. Publicitatea ..................................................................................................75

    5.5 EVALUAREA IMPLEMENTRII.............................................................................................76 PROCEDURA P 13. EVALUAREA TRIMESTRIAL ..............................................................76

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    18

    5. PROCEDURI STANDARD

    5.1 PROGRAMAREA

    PROCEDURA P 01. Stabilirea prioritilor

    Scop Stabilirea prioritilor n domeniul mbuntirii situaiei romilor pentru perioada de finanare

    anunat de Comunitatea European i elaborarea fiei de proiect, n vederea obinerii

    finanrii PHARE.

    Premise n cadrul fiecrui program Phare se finaneaz proiecte care s asigure pregtirea

    Romniei n vederea aderrii la Uniunea European, urmrindu-se domeniile prioritare,

    aa cum sunt acestea identificate n Parteneriatul de aderare, grupate pe criterii politice,

    economice, de ntrire a capacitii administrative i a capacitii de asumare a obligaiilor

    de stat membru (adoptarea acquis-ului comunitar n diferite domenii).

    Programul Phare furnizeaz sprijin pentru ndeplinirea cerinelor primului criteriu de la

    Copenhaga, anume stabilitatea instituiilor care garanteaz democraia, statul de drept,

    respectarea drepturilor omului i protecia minoritilor.

    Foaia de Parcurs si Parteneriatul de Aderare reprezint cadrul general de aciune a fiecrui stat candidat, stabilind prioritile generale pe care statul respectiv trebuie s le

    aib n vedere n pregtirea pentru aderare i resursele disponibile aferente. Parteneriatul

    de Aderare al fiecrei ri este completat cu propriul Program Naional de Adoptare a

    Acquits-ului (n Romnia - Programul Naional de Aderare, PNAR), Programul Naional de Dezvoltare (PND), Protocolul de Colaborare ntre SGG-ANR, Decada Incluziunii

    Sociale Roma (2005-2015), Rapoartele de monitorizare i Scrisorile de avertizare,

    Memorandum Comun n Domeniul Incluziunii Sociale etc.

    Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic pe ntreaga durat a derulrii proiectului/proiectelor PHARE

    pe care le implementeaz UIP - SGG i respect pricipiile general valabile ale programrii

    PHARE.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    19

    Procedura 1. Identific n echip prioritile pe termen mediu pe baza:

    a. analizei nevoilor grupului-int i b. msurilor prevzute n Strategia Guvernului de mbuntire a situaiei romilor 2001-2010 prin consultare cu prile interesate;

    Membrii UIP

    2. ntocmesc Lista obiectivelor pe termen mediu i o supun spre aprobare Coordonatorului UIP / DSPO;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    3. Analizeaz i finalizeaz Lista obiectivelor; 4. Semneaz scrisorile de naintare ctre factorii interesai (MIE/MFP);

    Secretariatul UIP

    5. Aloc un numr lucrrii; 6. Asigur transmiterea copiilor lucrrii ctre toi factorii interesai; 7. Transmite Lista obiectivelor instituiilor interesate cu un termen de primire a rspunsului; 8. Primete rspunsurile prilor interesate n termenul de primire stabilit; 9. nregistreaz rspunsurile i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 10. Centralizeaz i analizeaz propunerile i opiniile venite de la instituiile interesate;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    11.Organizeaz reuniuni pentru clarificarea eventualelor probleme aprute n alegerea prioritilor 12. Prezint SPO lista obiectivelor pe termen mediu stabilite de UIP prin luarea n considerare a propunerilor instituiilor interesate centralizate de membrii UIP;

    Membrii UIP 14. Definitiveaz Lista final a obiectivelor; Coordonatorul UIP / DSPO

    13. Avizeaz cu sau fr amendamente Lista obiectivelor pe termen mediu;

    SPO 15. Aprob Lista final obiectivelor pe termen mediu; Membrii UIP 16. Pe baza prioritilor identificate se iniiaz amendarea (dac este

    cazul) a Strategiei Sectoriale. Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Prioritile identificate de echipa UIP in cont de analiza

    nevoilor grupului-int i de msurile prevzute n Strategia Guvernului de mbuntire a situaiei romilor 2001-2010?

    2. Lista obiectivelor pe termen mediu respect prioritile identificate?

    3. A fost respectat traseul de naintare al Listei obiectivelor pe termen mediu?

    4. Membrii UIP care au participat la elaborarea Listei obiectivelor pe termen mediu aveau responsabiliti i calificare corespunztoare acestui tip de activitate?

    5. A fost respectat procedura de consultare a factorilor interesai?

    6. Dac este cazul, s-a initiat amendarea Strategiei Sectoriale?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    20

    PROCEDURA P 02. Elaborarea documentelor de programare i obinerea aprobrii

    Scop Furnizeaz informaii eseniale i detalii suficiente privind aciunile PHARE planificate

    pentru 2004 2006 i vizeaz obinerea avizului favorabil din partea Comisiei Europene

    reprezentnd baza legala pentru derularea programului.

    Premise Pe baza Strategiei Sectoriale se completeaz Fia Standard PHARE pentru sectorul

    minoriti.

    Principalele aspecte care trebuie tratate includ:

    1. Obiectivele pe termen mediu care trebuie realizate pn n 2007 n contextul

    angajamentelor asumate pe parcursul negocierilor i Fi de parcurs (Roadmap);

    aceste obiective trebuie definite n mod detaliat, clar i astfel nct s poat fi verificate

    obiectiv. n definirea obiectivelor pe termen mediu de dezvoltare a structurilor i

    capacitii instituionale din Romnia, se va face referire la instituii comparabile cu

    aceleai funcii din Statele Membre;

    2. O analiz instituional pentru Romnia i o analiz SWOT realizat n scopul definirii

    punctelor slabe care trebuie redresate pn n 2007. O atenie deosebit va fi acordat

    definirii i cuantificrii nevoilor de resurse umane si a necesitilor de formare;

    3. O analiz normativ i a necesitailor n acest domeniu:

    4. O descriere a unui program multi-anual secvenializat de msuri i proiecte specifice

    pentru perioada 2004 2006;

    5. Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea acestor obiective pe parcursul

    perioadei planificate;

    6. Definirea responsabilitilor instituionale pentru implementarea programului i

    soluionarea necesitilor de cooperare interministerial;

    7. Mecanisme de coordonare a donorilor (unde este cazul);

    8. Contribuia Romniei la realizarea programelor.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    21

    Procedura

    Membrii UIP 1. Completeaz fia de sector n conformitate cu prioritile stabilite n Lista Obiectivelor pe termen mediu i incluse n Strategia Sectorial;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    2. Analizeaz i, dup caz, amendeaz proiectul de Fi de Sector; 3. Avizeaz proiectul amendat de Fi de Sector i aprob transmiterea

    acesteia ctre instituiile implicate; Secretariatul UIP

    4. Aloc un numr lucrrii; 5. Asigur transmiterea copiilor Fiei ctre toi factorii interesai; 6. Transmite Fia de Sector instituiilor interesate cu un termen de primire a propunerilor/amendamentelor acestora; 7. Primete propunerile/amendamentele instituiilor interesate n termenul de primire stabilit; 8. nregistreaz propunerile/amendamentele i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 9. Urmresc primirea observaiilor de la instituiilor interesate; 10. Centralizeaz i analizeaz observaiile primite; 11. Definitiveaz Fia de Sector i o supun spre analizare Coordonatorului UIP / DSPO;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    12. Analizeaz i, dup caz, amendeaz forma final a Fiei de Sector; 13. Avizeaz forma final (amendat) de Fi de Sector i aprob transmiterea acesteia ctre SPO;

    SPO 14. Aprob cu sau fr amendamente forma final a Fiei de Sector; Membrii UIP 15. Definitiveaz Fia de Sector; Secretariatul UIP

    16. Aloc un numr Fiei de Sector; 17. Transmite documentul final ctre AMCSC, care l transmite mai departe ctre DCE.

    Lista de verificare

    Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Membrii UIP au completat Fia de Sector n

    conformitate cu Lista Obiectivelor pe termen mediu?

    2. Membrii UIP au trimis Fia de Sector ctre toi factorii interesai?

    3. A fost respectat termenul de trimitere, repectiv de primire a propunerilor/amendamentelor ,instituiilor interesate?

    4. Comentariile instituiilor au fost luate n considerare n vederea finalizrii Fiei de Sector_

    5. Membrii UIP care au completat Fia se Sector aveau responsabiliti i calificare corespunztoare acestui tip de activitate?

    6. A fost respectat traseul de naintare a Fiei de Sector_

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    22

    PROCEDURA P 03. Amendarea fiei standard i elaborarea fiei de proiect

    Scop Asigur conformitatea Fiei Standard i a Fiei de Proiect cu procedurile standard ale

    Manualului PRAG.

    Premise Semnarea Memorandumului de Finanare.

    Procedura Secretariatul UIP 1. nregistreaz observaiile DCE, ale MIE i/ sau MFP i remite

    membrilor UIP Fia Standard i observaiile; Membrii UIP 2. Amendeaz Fia Standard n conformitate cu recomandrile/

    observaiile instituiilor sus-amintite; Coordonatorul UIP / DSPO

    3. Analizeaz i, dup caz, amendeaz Fia de Sector; 4. Avizeaz Fia amendat, aprob transmiterea acesteia ctre instituiile implicate;

    SPO 5. Aprob cu sau fr amendamente forma final a Fiei de Sector; Membrii UIP 6. Definitiveaz Fia Standard; Secretariatul UIP 7. Aloc un numr Fiei Standard;

    8. Transmite documentul final ctre AMCSC, care l transmite mai departe ctre DCE; 9. nregistreaz Fia Standard aprobat de Comisia European i o remite spre consultare membrilor UIP;

    Membrii UIP 10. Elaboreaz Fia de Proiect n conformitate cu procedurile standard i innd cont de informaiile cuprinse n Fia de Sector;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    11. Analizeaz i, dup caz, amendeaz Fia de Proiect;

    Membrii UIP 12. Dac este cazul, amendeaz Fia de Proiect; Coordonatorul UIP / DSPO

    13. Avizeaz Fia cu sau fr amendamente;

    SPO 15. Aprob forma final a Fiei de Proiect i transmiterea acesteia ctre instituiile implicate;

    Secretariatul UIP 16. Aloc un numr Fiei Standard; 8. Transmite documentul final ctre AMCSC, care l transmite mai departe ctre DCE.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. A fost Fia Standard amendat n conformitate cu

    recomandrile/ observaiile instituiilor implicate?

    2. A fost respectat traseul de naintare al documentelor?

    3. Au elaborat membrii UIP, Fia de Proiect n conformitate cu procedurile standard i innd cont de informaiile cuprinse n Fia de Sector?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    23

    4. A fost respectat procesul de definitivare a Fiei de Proiect?

    5. A fost transmis Fia de Proiect n conformitate cu procedura de nregistrare/ transmitere?

    6. Pe tot parcursul procedurii, au fost respectate procedurile standard PRAG?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    24

    5.2 PREGTIREA CONTRACTRII

    PROCEDURA P 04. Elaborarea fiei de twinning

    Scop Elaborarea Fiei de Twinning n concordan cu Manualul de Twinning, n vederea

    circulrii la administraiilor similare ale Statelor Membre.

    Premise Fia de Twinning reprezint un document necesar pentru contractarea proiectelor de

    twinning de care va beneficia Secretariatul General al Guvernului.

    Procedura

    Membrii UIP 1. Colaboreaz pentru completarea modelului standard al Fiei de Twinning;

    2. Asigur existena conformitii ntre Fia de Twinning i criteriile Anexei C1 a Manualului de Twinning;

    Secretariatul UIP 3. nregistreaz documentele i le nainteaz Coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    4. Analizeaz Fia de Twinning i, dac este cazul, propune modificri ale acesteia;.

    Secretariatul UIP 5. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 6. n caz c exist modificri propuse, amendeaz n mod corespunztor Fia de Twinning;

    Secretariatul UIP 7. nregistreaz documentul amendat i l nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    8. Avizeaz Fia de Twinning;

    Secretariatul UIP 9. nregistreaz Fia de Twinning avizat de Coordonatorul PHARE i o transmite Coordonatorului UIP / DSPO;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    10. Analizeaz documentul avizat; 11. Propune modificrile necesare (dac este cazul);

    Membrii UIP 12. Dac este cazul, amendeaz fia; 13. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO;

    SPO 14. Analizeaz documentul i, dac este cazul, propune amendarea acestora;

    Membrii UIP 15. Dac este cazul, amendeaz fia; 16. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO spre

    avizare; Coordonatorul UIP / DSPO

    17. Avizeaz forma final a Fiei de Twinning

    SPO 18. Aprob forma final a Fiei de Twinning; Secretariatul UIP 19. Transmite forma aprobat a documentelor ctre AMCSC n

    vederea circulrii la Statele Membre.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    25

    Lista de verificare

    Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaii 1. Proiectul este n conformitate cu

    obiectivele stabilite prin Fia Sectorial?

    2. Este evideniat legtura cu alte proiecte? 3. Activitile i rezultatele sunt clardefinite? 4. Profilul RTA corespunde necesitilor de

    expertiz din proiect?

    5. Cadrul instituional este clar definit? 6. Calendarul de implimentare este stabilit? 7. Sunt menionate datele i persoanele de

    contact pentru aranjamentele de implementare?

    PROCEDURA P 05.01 Elaborarea anunului preliminar de licitaie AT Scop Asigur transparena i publicitatea proiectelor.

    Premise Documentul elaborat este verificat din punct de vedere al formei i al coninutului, pentru

    ca acestea s conin informaii relevante pentru competitori.

    Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz pentru completarea modelului standard de Anun

    Preliminar de Licitaie (Service Contract Forecast); 2. Asigur existena conformitii ntre Anunul Preliminar de Licitaie i

    cerintele manualului PRAG si datele existente in Fisa de Proiect; 3. Elaboreaz Transsmmission Note (document obligatoriu care

    nsoete Anunul Preliminar de Licitaie) pentru transmiterea ctre OPCP;

    Secretariatul UIP

    4. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    5. Analizeaz documentele i, dac este cazul, propune modificri ale Anunului Preliminar de Licitaie;.

    Secretariatul UIP

    6. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 7. n caz c exist modificri propuse, amendeaz n mod corespunztor Anunul Preliminar de Licitaie;

    Secretariatul UIP

    8. nregistreaz documentele amendate i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    9. Avizeaz Anunul Preliminar de Licitaie;

    Secretariatul UIP

    10. nregistreaz Anunul Preliminar de Licitaie avizat de Coordonatorul PHARE i l transmite Coordonatorului UIP / DSPO;

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    26

    Coordonatorul UIP / DSPO

    11. Analizeaz Anunul Preliminar de Licitaie; 12. Propune modificrile necesare (dac este cazul);

    Membrii UIP 13. Dac este cazul, amendeaz documentele; 14. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO;

    SPO 15. Analizeaz documentele avizate de ctre Coordonatorul UIP / DSPO i, dac este cazul, propune amendarea acestora;

    Membrii UIP 16. Dac este cazul, amendeaz documentele; 17. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO spre avizare;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    18. Avizeaz forma final a Anunului Preliminar de Licitaie

    SPO 19. Aprob forma final a Anunului Preliminar de Licitaie i semneaz Transmission Note

    Secretariatul UIP

    20. Transmite forma aprobat a documentelor ctre OPCP.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Anunul Preliminar de Licitaie concord cu

    cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect?

    2. Activitile i rezultatele (contract description) sunt clar definite?

    3. Cadrul instituional si legal este clar definit? 4. Transsmmission Note nsoete Service Contract

    Forecast?

    PROCEDURA P 05.02. Elaborarea termenilor de referin i anunului de licitaie AT Scop Asigur pregtirea documentelor n mod adecvat i n conformitate cu cerinele stabilite n

    Manualul PRAG.

    Premise Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic

    sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului pentru ca acestea s conin

    informaii relevante.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    27

    Procedura

    Membrii UIP 1. Colaboreaz n vederea elaborrii modelelor standard de Termeni de Referin i Anun de Licitaie;

    2. Completeaz documentele nsoitoare obligatorii (Grila de Evaluare, Declaratie de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat) ale Termenilor de Referin i Anunului de Licitaie, verificnd conformitatea acestora cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect;

    3. Verific conformitatea documentelor nsoitoare n ceea ce privete formatul i suficiena i relevana informaiilor coninute;

    Secretariatul UIP

    4. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    5. Analizeaz i propune modificri ale Termenilor de Referin i Anunului de Licitaie (dac este cazul);

    Secretariatul UIP

    6. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 7. Dac este cazul, membrii UIP se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor Termenii de Referin (respectiv documentele obligatorii nsoitoare) i Anunul de Licitaie;

    Secretariatul UIP

    8. nregistreaz documentele amendate i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    9. Avizeaz documentele amendate;

    10. nregistreaz documentele avizate de Coordonatorul PHARE i le transmite Coordonatorului UIP / DSPO;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    11. Analizeaz Termenii de Referin i Anunul de Licitaie naintate de coordonatorul PHARE; 12. Propune modificrile necesare (dac este cazul);

    Membrii UIP 13. Dac este cazul, amendeaz n mod corespunztor documentele; Coordonatorul UIP / DSPO

    14. Avizeaz documentele amendate i poate propune modificri (dac este cazul);

    SPO 15. Aprob Termenii de Referin i Anunul de Licitaie i semneaz Transmission Note pentru a fi trimii ctre OPCP;

    Secretariatul UIP

    16. Transmite ctre OPCP Termenii de Referin i Anunul de Licitaie.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Anunul de Licitaie i Termenii de Referin sunt

    elaborai n conformitate cu modelul standard?

    2. A fost respectat fluxul n cazul elaborrii i naintrii documentelor de licitaie (Procurement Notice-ului) ?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    28

    3. Grila de Evaluare, Declaraia de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat nsoesc Anunul de Licitaie i Termenii de Referin?

    4. Documentele nsoitoare sunt n concordan cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect?

    5. Termenii de Referin prevd obiectivele si sarcinile contractuale ?

    6. Sunt specificate cerinele care trebuie ndeplinite de contractor, respectiv de catre Liderul de Proiect i experii principali pe termen scurt: profil personal/experien, capacitate de expertiz tehnic?

    7. Calendarul de implementare / raportare este stabilit?

    8. Termenii de referin sunt actualizai ca urmare a observaiilor transmise de CFCU i de ctre Delegaia CE, nainte de aprobarea lor ?

    9. In Anunul de Licitaie sunt menionate datele i persoanele de contact?

    10. Cadrul instituional i legal este clar definit? 11. Transmission Note completeaz documentele

    nsoitoare pentru a fi trimise ctre OPCP?

    PROCEDURA P 06.01. Elaborarea anunului preliminar de licitaie - Investiii Scop Asigur pregtirea documentelor n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG.

    Premise Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic

    sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului, pentru ca acestea s conin

    informaii relevante.

    Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz pentru completarea modelului standard de Anun

    Preliminar de Licitaie (Supply Contract Forecast) n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect;

    2. Elaboreaz Transsmmission Note (document obligatoriu care nsoete Anunul Preliminar de Licitaie) pentru transmiterea ctre OPCP;

    Secretariatul UIP

    3. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    4. Analizeaz i propune modificri ale Anunului Preliminar de Licitaie (dac este cazul);

    Secretariatul UIP

    5. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 6. Dac este cazul, amendeaz n mod corespunztor documentele;

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    29

    Coordonatorul UIP / DSPO

    7. Analizeaz i poate propune modificri ale Anunului Preliminar de Licitatie;

    Membrii UIP 8. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele;

    SPO 9. Analizeaz documentele amendate i poate propune amendamente; Membrii UIP 10. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i

    amendeaz n mod corespunztor documentele; Coordonatorul UIP / DSPO

    11. Avizeaz Anunul Preliminar de Licitaie

    SPO 12. Aprob Anunul Preliminar de Licitaie; Secretariatul UIP

    13. Trimite Anunul Preliminar de Licitaie la OPCP.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Anunul Preliminar de Licitaie (Supply Contract

    Forecast) este n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect?

    2. Activitile i rezultatele (contract description) sunt clar definite?

    3. Cadrul instituional i legal este clar definit? 4. Transsmmission Note nsoete Service Contract

    Forecast?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    30

    PROCEDURA P 06.02. Elaborarea specificaiilor tehnice i anunului de licitaie Investiii Scop Asigur pregtirea documentelor n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG.

    Premise Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic

    sunt verificate din punct de vedere al formei, coninutului i al relevanei.

    Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz n vederea completrii modelelor standard de

    Specificaii Tehnice i Anun de Licitaie; 2. Completeaz documentele nsoitoare obligatorii (Grila de

    Evaluare, Declaraie de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat) ale Specificaiilor Tehnice i Anunului de Licitaie, respectnd formatul standard al acestora i n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect;

    3. Elaboreaz Transsmmission Note (document obligatoriu care nsoete Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie) pentru transmiterea ctre OPCP;

    Secretariatul UIP

    4. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare;

    Coordonator PHARE

    5. Analizeaz i propune modificri ale Specificaiilor Tehnice i Anunului de Licitaie (dac este cazul);

    Secretariatul UIP

    6. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP;

    Membrii UIP 7. Dac este cazul, amendeaz n mod corespunztor documentele;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    8. Analizeaz i poate propune modificri ale Specificaiilor Tehnice i Anunului de Licitaie;

    Membrii UIP 9. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele;

    SPO 10. Analizeaz documentele amendate i poate propune amendamente;

    Membrii UIP 11. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    12. Avizeaz Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie

    SPO 13. Aprob Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie; Secretariatul UIP

    14. Trimite Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie la OPCP.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    31

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii1. Anunul de Licitaie i Specificaiile Tehnice sunt elaborate

    n conformitate cu modelul standard?

    2. Grila de Evaluare, Declaraia de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat nsoesc Anunul de Licitaie i Specificaiile Tehnice?

    3. Documentele nsotitoare sunt n concordan cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect?

    4. Conform Specificaiilor Tehnice sunt prevazute conditiile contractuale ?

    5. In Anunul de Licitaie sunt menionate datele i persoanele de contact?

    6. Cadrul instituional si legal este clar definit? 7. Transmission Note completeaza documentele insotitoare

    pentru a fi trimise ctre OPCP?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    32

    5.3 CONTRACTAREA PROCEDURA P 07.01 Selectarea partenerilor de twinning Scop Alegerea variantei optime pentru beneficiar.

    Premise Partenerii de twinning se angajeaz s obin rezultate operaionale n termenii rii

    beneficiare i care s ndeplineasc totodat cerinele acquis-ului comunitar.

    Partenerii proiectului trebuie s realizeze un draft detaliat al unui plan de lucru, n care s

    se regseasc toate activitile necesare obinerii de rezultate msurabile, ct i ordinea n

    care acestea se vor desfura.

    Pe baza acestui plan, care este de fapt fia proiectului de twinning, beneficiarii vor alege

    cea mai buna variant.

    Procedura Secretariatul UIP

    1. Primete de la Delegaia CE calendarul ntlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat;

    2. Informeaz membrii UIP de ziua i data cnd au loc reuniunile; 3. Informeaz instituiile interesate (beneficiarii) de ziua i data cnd

    au loc reuniunile; Membrii UIP 4. Particip mpreun cu beneficiarii la reuniunile respective; Secretariatul UIP

    5. n termen de 5 zile de la ntlnirile de la Delegaie primete decizia nsoit de grilele de evaluare pentru toate ofertele primite, att pentru cele selectate, ct i pentru cele refuzate i le remite SPO i membrilor UIP;

    SPO 6. Verific grilele de evaluare i semneaz adresa de naintare a deciziei respective la AMCSC si la DC.

    Secretariatul UIP

    7. Transmite decizia beneficiarilor ctre AMCSC i o copie ctre Delegaia CE.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Sunt complete toate datele referitoare la

    proiect?

    2. RTA-ul indeplineste conditiile minime pentru acest tip de contract?

    3. Propunerea este relevanta fata de obiectivele Fisei Proiectului de TW?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    33

    4. Metodologia propusa pentru proiectul de Tw este cea adecvata?

    5. Experienta RTA este corespunzataore cerintelor beneficiarului?

    6. Capacitile de expertiz tehnic i abilitile de a gestiona bugetul ale Project Leaderului i ale Resident Twinning Advisor-ului sunt cele mai potrivite?

    PROCEDURA P 07.02 Elaborarea contractului Scop Redactarea n comun a contractului care st la baza transferului de know-how ntre cele

    dou administraii publice.

    Premise n termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie s existe o variant

    matur a contractului.

    Procedura 1. Ofer consultan beneficiarilor n ceea ce privete forma general

    a conveniei, cerinele tehnice aparin pe deplin beneficiarilor; 2. Particip, cu rol de observator la ntlnirile de lucru care au loc

    ntre beneficiar i partenerii strini;

    Membrii UIP

    3. Monitorizeaz contractul de TW n toate fazele elaborrii lui;. 4. Definesc obiectivele (componente, activiti, rezultate pariale); Beneficiarii 5. Propun i negociaz cu partenerii resursele umane i materiale

    necesare (inclusiv bugetul); Delegaia CE 6. Organizeaz o prim sesiune de negociere;

    7. Se asigur c sunt respectate criteriile de evaluare* a contractului; 8. Partenerii transmit contractul spre aprobare;

    Beneficiarii i partenerii

    9. Daca nu cad de acord, se reiau negocierile; Coordonatorul UIP / DSPO

    10. Mediaz divergenele dintre parteneri n procesul de negociere a contractului;

    Delegaia CE 11. Aprob de principiu varianta final a conveniei; 12. Convenia este parafat pe fiecare pagin de ctre cei doi efi de

    proiect; Partenerii i benefiarii

    13. Transmit convenia la Delegaia CE spre aprobare.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    34

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu ObservatiiElemente de form 1. Contractul este initiat de catre autoritatile

    responsabile din Statul Membru (SM) i din ara Candidat (TC)?

    2. Contractul este elaborat n limba de lucru agreat de partenerii de Twinning (engleza, franceza sau germana)?

    3. Sunt furnizate toate detaliile unei persoane de contact pentru ambele pri ale TC si SM?

    4. Este prevzut un Consilier Rezident de Twinning (RTA) i sunt cuantificate costurile pentru el?

    5. Sunt ataate CV-urile detaliate, n format EU, n special pentru RTA propus, i, de asemenea, pentru Liderul de Proiect i experii principali pe termen scurt?

    6. Este anexat Bugetul detaliat pentru proiect? 7. ara candidat este de acord n mod oficial s

    furnizeze resursele i echipamentul de lucru adecvate pentru RTA?

    Elemente de coninut 8. Proiectul este n conformitate cu obiectivele

    stabilite prin Memorandumul de Finanare?

    9. Acquis-ul care urmeaz a fi implementat este exprimat n mod clar?

    10. Rezultatele obligatorii sunt clar definite? 11. Componentele, punctele de referin

    (benchmarks) sunt explicit definite, ntr-o manier logic?

    12. Ambele echipe sunt identificate clar i sunt corespunztoare?

    13. Exist o referire clar la responsabilitile ambilor parteneri pentru implementarea proiectului?

    14. Bugetul total este n conformitate cu suma alocat pentru acest proiect?

    15. Exist o mprire detaliat a costurilor? 16. Exist un calendar realist pentru

    implementarea proiectului?

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    35

    PROCEDURA P 08.01. AT: Precalificarea Scop Alegerea consultantului.

    Premise Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes i

    stabilirea listei scurte (shortlist) i a unui Comitet de evaluare pentru aprecierea ofertelor.

    Aplicabilitate nainte de semnarea contractului / contractelor de asisten tehnic.

    Procedura OPCP/CFCU 1. Solicit instituiilor abilitate propuneri n vederea constituirii

    comisiei de pre-evaluare; Membrii UIP 2. Se consult n vederea selectrii membrilor comitetului de

    precalificare; 3. Elaboreaz i nainteaz CV-ul n vederea transmiterii acestuia

    ctre CFCU i Delegaia CE Coordonatorul UIP / DSPO

    4. Avizeaz componena nominal a comisiei de evaluare pentru preselecia AT

    SPO 5. Aprob (cu sau fr amendamente) componena nominal a comisiei de evaluare pentru preselecia AT

    Secretariatul UIP 6. Preia CV-urile de la membrii UIP nominalizai n comisiile de pre-evaluare pentru selectarea AT i le ataeaz adresei naintate ctre CFCU i, implicit, Delegaiei CE

    7. Transmite ctre OPCP ntiinarea componenei comisiei de evaluare/precalificare;

    8. nregistreaz comunicarea OPCP; 9. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comisia de

    Evaluare/Precalificare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea membrilor;

    Membrii Comisiei de evaluare / precalificare

    10. nainte de a alege ofertanii, semneaz la OPCP o declaraie de confidenialitate;

    11. Analizeaz fiecare ofert i o puncteaz conform grilei de evaluare standard din punctul de vedere al ndeplinirii cerinelor din TOR;

    12. n urma ntlnirilor avute ntocmesc Raportul de Precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obinute de fiecare ofert;

    Secretariatul Comisiei de pre-evaluare

    13. nregistreaz i transmit raportul ctre OPCP si DCE.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaii

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    36

    1. Membrii UIP nominalizai n comisia de evaluare pentru preselcia AT au elaborat CV-uri n format standard?

    2. Membrii UIP particip la evalurile la care sunt nominalizai?

    3. Membrii UIP au semnat declaraia de confidenialitate i respect n totalitate prevederile acesteia?

    4. Membrii UIP i ndeplinesc cu seriozitate atribuiile -completarea integral i corect a grilelor, prezena la toate ntlnirile comisiei, semnarea raportului de evaluare?

    PROCEDURA P 08.02. AT: Evaluarea Scop Alegerea ofertei optime.

    Premise Constituirea unui Comitet de evaluare pentru aprecierea ofertelor.

    Aplicabilitate nainte de semnarea contractului / contractelor de asisten tehnic.

    Procedura OPCP/CFCU 1. Solicit instituiilor abilitate propuneri n vederea constituirii

    comitetului de evaluare; Secretariatul UIP 2. nregistreaz comunicarea OPCP

    3. Pe baza comunicarii OPCP si a adresei semnate de SPO, solicita institutiilor abilitate, desemnarea personalului reprezentativ in Comisia de Evaluare a ofertelor tehnice si financiare

    4. Inregistreaza raspunsurile ministerelor de resort Membrii UIP 5. Se consult n vederea selectrii membrilor comitetului de

    evaluare; 6. Elaboreaz i nainteaz CV-ul n vederea transmiterii acestuia

    ctre CFCU i Delegaia CE 7. Analizeaz CV-urile experilor desemnai de instituiile implicate

    n rezolvarea problematicii minoritilor comunitatea Roma i propun Coordonatorului UIP / DSPO si SPO componena nominal a comitetului de evaluare;

    Coordonatorul UIP / DSPO

    Avizeaz componena nominal a comitetului;

    SPO 8. Aprob (cu sau fr amendamente) componena nominal a comitetului;

    Secretariatul UIP 9. Preia CV-urile de la membrii UIP nominalizai n comisiile de evaluare pentru selectarea AT i le ataeaz adresei naintate catre CFCU i, implicit, Delegaiei CE

    10.Transmite ctre OPCP ntiinarea componenei comisiei de evaluare

    11. nregistreaz comunicarea OPCP; 12. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comitetul de evaluare

    despre ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului;

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    37

    Membrii Comitetului de evaluare

    13. Semneaz la OPCP o declaraie de confidenialitate; 14. Analizeaz fiecare ofert i o puncteaz din punctul de vedere

    al ndeplinirii cerinelor din TOR i modelului din grila de evaluare;

    15. Pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentnd maximum) se organizeaz ntlniri bilaterale la nivel de experi;

    16. Aleg soluia optim Secretariatul Comisiei de evaluare

    17. ntocmeste Raportul de Evaluare; 18. nregistreaz i transmite raportul ctre OPCP.

    Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Membrii UIP nominalizai n comisia de evaluare

    pentru selecia AT au elaborat CV-uri n format standard PHARE ?

    2. Membrii UIP particip la evalurile la care sunt nominalizai?

    3. Membrii UIP au semnat declaraia de confidenialitate i respect n totalitate prevederile acesteia?

    4. Membrii UIP i ndeplinesc cu seriozitate atribuiile -completarea integral i corect a grilelor, prezena la toate ntlnirile comisiei, semnarea raportului de evaluare?

    PROCEDURA P 08.03. AT : Contractarea Scop Semnarea contractului de asisten tehnic (AT).

    Premise Selectarea celei mai bune oferte de asisten tehnic, n vederea ndeplinirii obiectivelor

    stabilite i a derulrii cu succes a activitilor propuse n cadrul proiectului/proiectelor

    PHARE aprobate.

    Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic pe ntreaga durat a derulrii proiectului/proiectelor PHARE

    pe care le implementeaz UIP - SGG i respect pricipiile general valabile ale procedurilor

    PHARE.

  • Manual de proceduri Proceduri Standard

    S.G.G. - Unitate Implementare Program

    38

    Procedura

    Membrii UIP Secretariatul UIP

    Informeaz directorul UIP, periodic sau la solicitarea expres a acestuia, despre stadiul elaborrii documentelor de contractare a AT Semneaz contractul cu AT Senior Project

    Officer Secretariatul UIP nregistreaz i arhiveaz Contractul semnat de ctre toi factorii de

    decizie List de verificare: Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor:

    Anexe:

    Model de Procurement Notice pag 39 Model de Termeni de Referin, pag 43 Model de Declaraie de confidenialitate, pag 50 Modele de Grile de evaluare pentru preselecie i pentru selecia final, pag 51, 52 Model de contract pentru AT, pag 54

    Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. n culegerea informaiei i circulaia acesteia n

    perioada elaborrii documentelor necesare contractrii AT s-a respectat procedura stabilit?

    2. Contractul cu AT este semnat de SPO ? 3. Au fost respectate termenele pentru elaborarea i

    naintarea documentelor necesare pentru contractarea AT ?

  • Terms of reference

    5/2003 39

    Anexa 1. Model de Procurement Notice

    SERVICE PROCUREMENT NOTICE

    1. Publication reference < Publication reference of the corresponding contract forecast notice >

    2. Procedure Restricted

    3. Programme < Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ Other >

    4. Financing < Budget line / Financing agreement / Other >

    5. Contracting Authority EITHER European Commission, on behalf of beneficiary country/countries (centralised tender

    procedures) OR < The beneficiary > (decentralised tender procedures)

    CONTRACT SPECIFICATION

    6. Nature of contract < Global price / Fee-based >

    7. Contract description < Recommended maximum 10 lines >

    8. Numbers and titles of lots < As appropriate >

    9. Maximum budget [For centralised contracts: EUR or For decentralised contracts: EUR / ] < Amount >

    10. Scope for additional services < As appropriate >

    CONDITIONS OF PARTICIPATION

    11. Eligibility Participation is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU Member States, < list of other eligible countries in accordance with the Regulation governing the programme identified in point 3 - See Annex A2 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions >.

    12. Candidature All eligible natural and legal persons (as per item 11 above) or groupings of such persons (consortia) may apply. A consortium may be a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure. All members of a consortium (ie, the leader and all other partners) are jointly and severally liable to the Contracting Authority. The participation of an ineligible natural or legal person (as per item 11) will result in the automatic exclusion of that person. In particular, if that ineligible person belongs to a consortium, the whole consortium will be excluded.

  • Terms of reference

    5/2003 40

    13. Number of applications No more than one application can be submitted by a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) , whatever the form of participation (as an individual legal entity or as leader or partner of a consortium submitting an application). In the event that a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) submits more than one application, all applications in which that person (and legal persons within the same legal group) has participated will be excluded.

    14. Shortlist alliances prohibited Any tenders received from tenderers comprising firms other than those mentioned in the short-listed application forms will be excluded from this restricted tender procedure. Short-listed candidates may not form alliances or subcontract to each other for the contract in question.

    15. Grounds for exclusion As part of the application form, candidates must provide the evidence required in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions (available from following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm).

    16. Sub-contracting < Specify whether or not sub-contracting will be allowed and, if so, the maximum percentage of the contract value which may be sub-contracted >

    17. Number of candidates to be short-listed On the basis of the applications received, at least 4 and at most 8 candidates will be invited to submit detailed tenders for this contract.

    PROVISIONAL TIMETABLE

    18. Provisional date of invitation to tender < Date >

    19. Provisional commencement date of the contract < Date >

    20. Initial period of execution and possible extension of the contract < To be specified >

    SELECTION AND AWARD CRITERIA

    21. Selection criteria The following selection criteria will be applied to candidates. In the case of applications submitted by a consortium, these selection criteria will be applied to the consortium as a whole: 1) Economic and financial standing of candidate [based on item 3 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium):

    will not be economically dependent on the Contracting Authority in the event that the contract is awarded to it; and

    has sufficient financial stability to handle the proposed contract. Examples of reference criteria: the average annual turnover of the candidate must exceed 5 times the annualised maximum

    budget of the contract (ie, the maximum budget stated in the procurement notice divided by the initial contract duration in years, where this exceeds 1 year); and/or

    the averages of cash and cash equivalents at the beginning and end of year are positive. (a) (b) etc

  • Terms of reference

    5/2003 41

    2) Professional capacity of candidate [based on items 4 and 5 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium):

    has sufficient ongoing staff resources and expertise to be able to handle the proposed contract

    is not a so-called 'body shop', ie, a candidate with no real expertise in fields related to the contract but which simply identifies and proposes experts to fit the project description

    Note that Terms of Reference should avoid being too prescriptive, in order to discourage applications from so-called 'body shops'. Examples of reference criteria: has a professional certificate appropriate to this contract [, such as ];

    at least staff currently work for the applicant in fields related to this contract; and

    at least 20% of all staff working for the candidate this year in fields related to this contract are permanent.

    (a) (b) etc 3) Technical capacity of candidate [based on items 5 and 6 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium):

    has sufficient expertise and experience to be able to handle the proposed contract Example of reference criterion: the candidate has worked successfully on at least < one / two / three > project with a budget

    of at least that of this contract in fields related to this contract in the past three years (a) (b) etc If more than 8 eligible candidates meet the above selection criteria, the relative strengths and weaknesses of the applications of these candidates must be reexamined to identify the eight best applications for the tender procedure. The only factors which will be taken into consideration during this re-examination are: 1) 2) etc

    22. Award criteria As specified in the tender dossier annexed to the letter of invitation to tender which will be sent to short-listed candidates.

    APPLICATION

    23. Deadline for receipt of applications < Time and date to be specified - must be at the close of business of a working day at least 30 calendar days after the date of publication of this procurement notice > (eg, 16:00 Central European Time on ) Any application received after this deadline will not be considered.

    24. Application format and details to be provided Applications must be submitted using the standard application form (available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm), whose format and instructions must be strictly observed. Any application which does not observe these provisions will be automatically eliminated. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration.

  • Terms of reference

    5/2003 42

    25. How applications may be submitted Applications must be submitted in English exclusively to the Contracting Authority:

    EITHER by recorded delivery (official postal service) to : (for decentralised tender procedures)

    OR (for centralised tender procedures)

    OR hand delivered (including courier services) directly to the Contracting Authority in return for a signed and dated receipt to:

    (for decentralised tender procedures)

    OR (for centralised tender procedures)

    The Contract title and the Publication reference (see item 1 above) must be clearly marked on the envelope containing the application and must always be mentioned in all subsequent correspondence with the Contracting Authority. Applications submitted by any other means will not be considered.

    26. Operational language All written communications for this tender procedure and contract must be in English.

    27. Additional information

    28. Date of publication of contract forecast < Date - must have been at least 30 calendar days before the publication of this procurement notice >

    28. Legal basis

  • Terms of reference

    5/2003 43

    Anexa 2. Model de Termeni de Referin [How to complete these standard Terms of Reference: The elements within brackets must be completed with the information indicated, as appropriate for each tender procedure. The phrases within [ ] brackets should only be included if appropriate. All other text should only need to be amended in exceptional cases, depending on the requirements of particular tender procedures. In the final version of each set of Terms of Reference, please remember to delete this paragraph, any other text with yellow highlighting and all such brackets.]

    CONTRACT OBJECTIVES & EXPECTED RESULTS

    Overall objectives

    The overall objectives of the project of which this contract will be a part are as follows:

    < objective 1 >

    < objective 2, etc >

    Specific objectives

    The objectives of this contract [which are not necessarily those of the project] are as follows:

    < objective 1 >

    < objective 2, etc >

    Results to be achieved by the Consultant

    < These may be presented either in order of importance or in chronological order, as appropriate >

    < result 1 >

    < result 2, etc >

    ASSUMPTIONS & RISKS

    Assumptions underlying the project intervention

    < Insert elements from the Logical Framework prepared for the project as part of the Financing Proposal >

    Risks

    < Insert elements from the Logical Framework prepared for the project as part of the Financing Proposal >

    SCOPE OF THE WORK

    General

    Project description

    < As appropriate but with a recommended maximum of 2 pages >

    Geographical area to be covered

    < As appropriate >

    Target groups

    < As appropriate >

  • Terms of reference

    5/2003 44

    Specific activities

    < A clear and detailed list of tasks to be undertaken in order to achieve the contract objectives and/or consultant's job description. The tasks should be listed either in order of importance or in chronological order. They should include any reports which the Consultant must prepare (in addition to the interim and final reports referred to in Section 0 of these Terms of Reference). Any tasks requiring specific expertise should be clearly identified. If appropriate, the time schedule for completion of the various activities should be stipulated here.

    This section should contain only major managerial, economic, institutional, and technical requirements (+criteria) regarding this projects activities. It may address the question of phasing of the project, or its organisation into distinct components. It should not be too prescriptive. It is up to tenderers to prepare their own detailed organisation and methodology and technical proposals such that they fulfil the general requirements described in these Terms of Reference.

    For contracts which include an element of supervision of progress of contractors on other contracts (eg, works or supplies), the tasks of the supervisor should include a description of the types of control which he/she must carry out. When the supervisor issues a certificate, he/she must be satisfied that relevant, reliable and sufficient evidence exists that:

    the tasks have been properly performed; and

    the amounts claimed by the contractor(s) have actually and necessarily been incurred

    in accordance with the requirements of the contract he/she is supervising.

    In preparing this section, particular attention should be given to ensuring the sustainability and dissemination of project results. The Consultant must also observe the latest visibility guidelines concerning acknowledgement of EC financing of the project. >

    Project management

    Responsible body

    < Identity of the specific department of the Contracting Authority / beneficiary country (or its relevant agent, if appropriate) which will be responsible for managing the contract / project >

    Management structure

    < Describe the management structure of the Contracting Authority / beneficiary country administration, including all relevant decision-making processes which may be involved in managing this project. Include information on the basic management structure of the project (eg, Project Management Unit, Steering Group) and project planning. Identify those decisions which may be taken by the Project Manager alone (as identified in Article 8 of the Special Conditions) and those which he/she must refer, for example, to a more senior colleague or project steering committee >

    Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties

    < As appropriate >

    LOGISTICS AND TIMING

    Location

    < Identify the location (ie, city/town) of the operational base for the project, any other location(s) where it may be appropriate for short-term inputs to be provided and/or where pilot projects may be established (eg, regions or neighbouring countries with which cross-border co-operation is encouraged) >

  • Terms of reference

    5/2003 45

    Commencement date & Period of execution

    The intended commencement date is and the period of execution of the contract will be < number > months from this date. Please refer to Articles 4 and 5 of the Special Conditions for the actual commencement date and period of execution.

    < If the intention is to award a contract for additional services depending on the outcome of the initial contract, such as for the second phase of a study or operation, this must be stated here. The possibility of additional services being procured by negotiated procedure and their estimated cost must be clearly indicated, if appropriate. >

    REQUIREMENTS

    Personnel

    Key experts

    All experts who have a crucial role in implementing the contract are referred to as key experts. The profiles of the key experts for this contract are as follows:

    < Identify the profiles sought for all key experts up to a recommended maximum of 6 key experts - otherwise the maximum scores will be negligible and evaluation will be difficult. The skills required may include professional technical skills, team management skills, communication skills, and/or language skills as appropriate. While it is not necessary to identify all key positions in detail, it is recommended to be as clear as possible to guarantee a fair technical evaluation. Remember to set the scores in the evaluation grid accordingly. It is recommended that the precise time inputs of the experts be left to the discretion of tenderers. However, it may be useful to identify some absolute minima for the contribution of key experts to be considered appropriate. >

    < The minimum percentage of time which experts should work in the beneficiary country could be specified, eg 75%, to limit the possibility that experts spend a large proportion of their time outside the beneficiary country to which they are supposedly giving technical advice. >

    Key expert 1: Team Leader

    Qualifications and skills

    < As appropriate >

    General professional experience

    < As appropriate >

    Specific professional experience

    < As appropriate >

    Key expert 2: < eg Senior legal expert >

    Qualifications and skills

    < As appropriate >

    General professional experience

    < As appropriate >

    Specific professional experience

    < As appropriate >

    Key expert 3: < etc >

  • Terms of reference

    5/2003 46

    Guidance notes on expert inputs 1) Working days: performance of the contract (and therefore payment) is based on working days only. The Consultant will only be paid for days actually worked on the basis of the daily fee rate contained in the budget breakdown (annex V). Tenderers must annex the 'Estimated number of working days' worksheet contained in the spreadsheet for Annex V to their Organisation and Methodology (Annex III) to demonstrate the correspondence between the proposed methodology and the expert inputs. It is unnecessary to stipulate what the holiday provision for the experts will be. This is for the tenderer to decide. The annual leave entitlement for long-term experts is simply limited to a maximum of 60 days. A fee-based/technical assistance contract is, by definition, one in which the actual days worked each month for each category of experts may differ from the number of working days estimated for each month in the organisation and methodology and the budget breakdown. The actual input required for the tasks specified in the Terms of Reference can only be determined in the course of the contract. During the technical evaluation, the only aspect that should be considered for the non-key experts is whether the number of working days estimated for each month for each type of expert proposed in the Organisation and Methodology (Annex III) are sufficient for the requirements of the Terms of Reference to be achieved. This is judged on the basis of the profiles identified in the Terms of Reference and/or the Organisation and Methodology. 2) The annual leave entitlement of the experts employed by a service provider is determined by their employment contract with the service provider and not by the service contract between the Contracting Authority and the Consultant. However, the Contracting Authority is able to determine when experts take their annual leave since this is subject to approval by the Project Manager, who will assess any such request according to the needs of the project while the contract is in progress. For obvious reasons, a day of annual leave is not considered to be a working day. All this is clearly stated in the General Conditions:

    Article 21 Working hours The days and hours of work of the Consultant or the Consultants personnel in the country of the Contracting Authority shall be fixed on the basis of the laws, regulations and customs of the country of Contracting Authority and the requirements of the services. Article 22 Leave entitlement 22.1 Annual leave to be taken during the period of execution of the contract must be at a time approved by the Project Manager. 22.2 For a fee-based contract, the fee rates are deemed to take into account the annual leave of up to 2 months for the Consultants personnel during the period of execution of the contract. Consequently, days taken as annual leave shall not be considered to be working days. 22.3 The Consultant's personnel shall not be entitled to either sick or casual leave provided, however, that the Project Manager may, at his sole discretion whether for compassionate reasons or otherwise, permit the Consultant to take unpaid leave during the period of execution of the contract.

    Everything is based on working days to avoid getting involved in identifying when working weeks, national holidays, etc are in the beneficiary country of a given contract. The fee rates for all experts must include all the "administrative costs of employing the relevant experts, such as relocation and repatriation expenses [including flights to and from the beneficiary country upon mobilisation and demobilisation], accommodation, expatriation allowances, leave, medical insurance and other employment benefits accorded to the experts by the Consultant". This is why no further precision of annual leave entitlement must be mentioned in the service contract. It is important, though, to establish how many times each short-term expert is to be mobilised (since travel is included in the fee rate, the number of flights will have an impact on that fee rate). 3) The schedule of estimated numbers of working days which must be attached to Annex III provides a direct basis for calculating the maximum contract value. The Project Manager can use the

  • Terms of reference

    5/2003 47

    updated cashflow monitoring spreadsheet submitted by the Consultant with its invoices to monitor the actual numbers of working days submitted in invoices and to check that the contract is progressing within budget. This is very useful from a financial management perspective. Since the estimated working days are on a monthly basis, the spreadsheet can be used to provide an early indication of any problems during contract implementation, especially since it automatically calculates variances from the original estimates. Usually, the Project Manager should be able to see and explain why variations have occurred but, if not, he/she can investigate further. This is basic management accounting.

    Other experts

    CVs for experts other than the key experts are not examined prior to the signature of the contract. They should not have been included in tenders.

    The Consultant shall select and hire oth