Priručnik za pisanje izvještaja

Word 2003

I. M. - FSB Zagreb

2010.

Sadržaj

Popis slika......................................................................................................................ii

Popis tablica...................................................................................................................ii

Pisanje i strukturiranje izvještaja upotrebom stilova.....................................................1

Stvaranje osnovnih popisa sadržaja...............................................................................1

Formatiranje popisa sadržaja.........................................................................................2

Stvaranje novih proizvoljnih popisa sadržaja................................................................3

Stvaranje naslova koji će se pojaviti u „Sadržaju“........................................................4

Redni brojevi tablice, slike, jednadžbe ili sličnog.........................................................4

Pozivanje na broj tablice, slike, jednadžbe ili sličnog u tekstu......................................5

Dodatne upute za rad s poljima......................................................................................6

Kontrola ispravnosti polja..............................................................................................7

Brojevi stranica, gornje i donje zaglavlje......................................................................8

Literatura........................................................................................................................8

document.doc 2010-01-24 i

Popis slikaSlika 1. Potpis se nalazi ispod slike. Tekst je centriran ako ne prelazi dva retka. Dulji

potpisi izgledaju ljepše ako su poravnati s obje strane (justified)..................1

Slika 2. Stvaranje popisa sadržaja..................................................................................2

Slika 3. Uz primjenu novog stila TOC_popis_slika na popis potpisa slika...................3

Slika 4. Stvaranje novog popisa sadržaja odabirom stila koji je pridružen tekstu koji se želi uvrstiti u popis.....................................................................................4

Slika 5. Ubacivanje rednog broja za novi niz tekstova označen nazivom slika............5

Slika 6. Davanje imena bookmarku (koji se odnosi na selektirane dio teksta) i pozivanje na taj bookmark (na poziciji na koju je postavljen kursor)............6

Slika 7. Field shading: When selected vrlo olakšava rad spoljima.............................7

Slika 8. Ažuriranje popisa sadržaja................................................................................8

Slika 9. Meni koji se pojavljuje ako se u Print preview načinu prikaza dvaput brzo klikne mišem mišem na header.......................................................................8

Popis tablicaTablica 1. Naslov ide iznad tablice................................................................................1

document.doc 2010-01-24 ii

Pisanje i strukturiranje izvještaja upotrebom stilovaPisanje dokumenta treba započeti u načinu Outline (gornji meni: View / Outline).

Naslovi poglavlja i svih potpoglavlja moraju hijerarhijski biti formirani kao stilovi:

Heading 1, Heading 2, Heading 3 itd. Te stilove prepoznaje onaj dio Worda koji služi za formiranje popisa sadržaja (gornji meni: Insert reference / Index and Tables …).

Osnovni tekst ima razinu Body text i style Normal.

Mijenjanje hijerarhijske razine teksta između Heading i Body text se vrši pomoću dvostrukih zelenih strelica: ili , pored prozorčića u koji je upisan „Outline level“.

Pomicanje pojedinih poglavlja ili potpoglavlja gore – dolje vrši se plavim strelicama: ili .

Upotreba stilova pomoću silova (STYLE) je osnovni preduvjet za automatsko stvaranje svih popisa koji se pojavljuju u SADRŽAJu.

Uredan rad kod primjene stilova je osnovni preduvjet za pouzdano funkcioniranje svih ovih automatski stvorenih popisa.

Slika 1. Potpis se nalazi ispod slike. Tekst je centriran ako ne prelazi dva retka. Dulji potpisi izgledaju ljepše ako su poravnati s obje strane (justified).

Tablica 1. Naslov ide iznad tablice.Tablični tekst je centriran Razmak

paragrafa: 3 pt gore

Razmak paragrafa: 3 pt dolje

(Ovo je stil jednadžba nivo 1, uvučeno 1,5 cm) (1)

(Ovo je stil jednadžba nivo 2, uvučeno 3 cm) (2)

U SADRŽAJu se mogu pojaviti i samo pojedini naslovi, npr. Oznake jedinica i fizikalnih veličina, Popis slika, Literatura. Ti naslovi mogu ali ne moraju započeti na vrhu nove stranice.

Stvaranje osnovnih popisa sadržajaPopisi se stvaraju na taj način da se dio teksta koji se treba pojaviti u SADRŽAJu (ili na nekom drugom mjestu) najprije označi (Mark) i potom doda u popis sadržaja tj. TOC (Table of Contents).

Tekst se označava na sljedeće načine:

document.doc 2010-01-24 1 / 12

tako da mu se pridruži stil : Heading 1, Heading 2, Heading 3 itd.

tako da mu se pridruži neki od stilova koje je stvorio autor teksta

odabirom razina teksta (Level) koje će biti uključene u popis sadržaja.

Popis sadržaja se stvara tako da se kursor postavi na mjesto gdje se želi imati popis, te se u gornjem meniju odabere: Insert / Reference / Index and Tables …. Odabrati karticu Table and Tables. Ako se na njoj pritisne tipka Show Outlining Toolbar (te postane nedostupnom), a potom se pritisne tipka Options, tada se može odabrati bilo koji stil koji će se pojaviti u popisu sadržaja.

Slika 2. Stvaranje popisa sadržaja.

Ažuriranje („updating“) popisa sadržaja: postavi kursor bilo gdje u popis i pritisni tipku F9. PAZI! Ne ispravljaj tekst o popisu sadržaja, nego tamo odakle je on povučen (npr. u naslovu poglavlja ili u potpisu ispod slike). Tekst u popisu sadržaja će se ažurirati ako se nakon pritiska na tipku F9 odabere: Update entire table (slika 8.).

Natuknica! Uvijek ažuriraj popise sadržaja na kraju pisanja dokumenta, prije printanja. Na taj će način uvijek biti obuhvaćene zadnje izmjene u dokumentu.

Formatiranje popisa sadržajaPopisi sadržaja prve, druge, treće i nižih razina imaju stilove TOC1, TOC2, TOC3 itd. Ako se prethodno selektira cijeli popis sadržaja, ti se stilovi mogu formatirati. To će se najlakše provesti ako im se uključi „Automatically update“ (gornji meni: Format / Styles and Formatting …, u desnom prozoru Formatting of selected style odabrati npr. TOC2 i staviti kvačicu na Automatically update). Desna i lijeva granica do koje ide tekst u popisu najlakše se mijenjanju pomicanjem klizača na ravnalu (uključivanje ravnala: gornji meni: View / Ruler). Nakon završenih promjena kvačicu kod Automatically update treba opet isključiti.

Popisi sadržaja mogu imati i novo stvorene stilove (npr. TOC_popis_slika). Ti novi stilovi se mogu primijeniti tako da se prethodno ubije već pridruženi stil TOC (npr. TOC2) i to tako da se najprije selektira cijeli popis sadržaja, a potom se u vertikalnom meniju za formatiranje stilova, desno uz prozor s tekstom, pritisne strelica uz TOC2 i odabere Clear Formatting.

document.doc 2010-01-24 2 / 12

Time popis sadržaja poprima stil Normal i sada se u desnom meniju može odabrati i stvoren stil TOC_popis_slika.

Slika 3. Uz primjenu novog stila TOC_popis_slika na popis potpisa slika.

Stvaranje novih proizvoljnih popisa sadržajaStvaranje novih proizvoljnih popisa je vrlo jednostavno. Novi popis mora biti označen tako da mu se pridruži novi stil. Npr. svi popisi slika mogu imati novostvoreni stil: Slika_potpis. Stvaranje novog popisa se vrši ovako:

Postaviti kursor na mjesto gdje treba stvoriti novi popis.

U gornjem meniju odabrati: Insert / Reference / Index and Tables …. Odaberi karticu Table and Tables. Na njoj odabrati: Show Outlining Toolbar / Options. Desnim klizačem pronaći stil kojega ima tekst koji se želi uvrstiti u popis i uključiti samo taj stil.

document.doc 2010-01-24 3 / 12

Slika 4. Stvaranje novog popisa sadržaja odabirom stila koji je pridružen tekstu koji se želi uvrstiti u popis.

Ovakvih nizova popisa može biti više. Kod stvaranja popisa sadržaja oni će biti prepoznati po stilu koji im je pridružen.

Stvaranje naslova koji će se pojaviti u „Sadržaju“Tekstu koji se treba pojaviti u SADRŽAJU, treba pridružiti poseban stil. Npr. ako je to Popis tablica, može mu se pridružiti novi stil Naslov_Popis_slika.

Kursor treba postaviti na poziciju (npr. u Sadržaju) gdje treba umetnuti Popis slika te dalje postupiti kako je opisano u prethodnom poglavlju (vidi sliku 4.).

Redni brojevi tablice, slike, jednadžbe ili sličnogRedni brojevi se unose kao polja koja se automatski ažuriraju (updating) ako se premještaju na druga mjesta i pritom im se mijenja redoslijed.

Postupak:

Postaviti kursor na mjesto gdje treba umetnuti redni broj (npr. u potpisu slike: iza riječi Slika).

Gornji meni: Insert / Field, odabrati: Categories: Numbering / Seq / Options.

Upisati identifier (može biti bilo kakav tekst) i na kartici Field Specific Switches odabrati \n.

Ovakvih nizova brojeva može biti više. Ono po čemu se razlikuju je identifikator tj. riječ koja je upisana kao identifier. Ukoliko svaki paragraf u kome je broj iz istoga niza ima pridružen poseban stil, tada se svi ti paragrafi mogu pojaviti u popisu sadržaja.

Natuknica! Kada se treba ubaciti novi redni broj iz istog niza (identifier) tada ne treba ponavljati ovu proceduru, već je dovoljno samo prekopirati prvi tako stvoren broj na svako sljedeće mjesto. Ako se tako prekopiran broj selektira i pritisne tipka F9, on se ažurira.

document.doc 2010-01-24 4 / 12

Slika 5. Ubacivanje rednog broja za novi niz tekstova označen nazivom slika.

Pozivanje na broj tablice, slike, jednadžbe ili sličnog u tekstuDa bi se u tekstu moglo pozvati na broj slike, broj tablice, broj jednadžbe ili neki drugi dio teksta, taj dio treba označiti i to tako da mu se pridruži Bookmark.

1. Pridruživanje bookmarka dijelu tekstan npr. rednom broju slike 5.:

u potpisu slike selektirati broj slike 5.

gornji meni: Insert / Bookmark, upisati Bookmark name.

2. Pozivanje na broj slike:

postaviti kursor ne mjesto gdje treba upisati broj slike (ili tekst označen bookmarkom)

gornji meni: Insert / Reference / Cross-reference, pod Reference type odabrati Bookmark, u donjem prozorčiću odabrati željeni bokkmark.

Bookmark se vidi tako što je dio teksta kojem je pridružen, uokviren sivim uglatim zagradama. Primjer:

Da bi se zagrade vidjele, treba staviti kvačicu uz Bookmark u gornjem meniju: Tools / Options / View (slika 7.).

document.doc 2010-01-24 5 / 12

Slika 6. Davanje imena bookmarku (koji se odnosi na selektirane dio teksta) i pozivanje na taj

bookmark (na poziciji na koju je postavljen kursor).

Natuknica! Ako u tekstu ima više kategorija raznih brojevnih nizova (slike, tablice, jednadžbe), tada je bookmark lakše pronaći (desni prozor na slici 6.) ako su svi iz istoga niza grupirani zajedno. Zato je dobro da svi bookmarki iz istoga niza brojeva imaju isti prefiks, npr. bookmarki svih slika počinju sa sl_, jednadžbi sa jedn_, tablica s tbl_ itd.

Ime bookmarka mora početi slovom i ne smije sadržavati -,.; itd. Ako je sintaksa imena pogrešna, tipka Add postane nedostupna (lijevi prozor na slici 6.).

Na sličan naziv se u tekstu umeću pozivi na redni broj literaturne reference iz popisa literature.

Razgledajte kakve sve mogućnosti nudi izbor opcije Insert / … / Cross-reference. Razgledajte Reference type i Insert reference to:.

Dodatne upute za rad s poljima i podešavanje WordaSva polja se ažuriraju na dva načina:

ako se selektiraju i pritisne se tipka F9, ili

ako se datoteka spremi te se zatvori i ponovno učita u Word.

Natuknica! Rad s poljima će biti lakši ako se ona pokažu obojena sivom podlogom, kad je kursor na početku polja ili unutar polja. Za to treba u gornjem meniju odabrati: Tools / Options / View / Field shading / When selected.

Što je Word napravio s poljima i što ona sadrže, vidi se ako se u meniju Tools / Options / View stavi kvačica kod Field codes (slika 7.).

document.doc 2010-01-24 6 / 12

Slika 7. Field shading: When selected vrlo olakšava rad s poljima.Slika ujedno prikazuje i sve opcije koje se preporuča uključiti.

U Wordu treba uključiti prikazivanje svih kontrolnih znakova (traka s alatima: znak ¶ ).

Struktura dokumenta se vidi i lijevom meniju uz tekst ako se uključi prikaz Document Map:

gornji meni: View / Document Map ili na traci s alatima: .

Kontrola ispravnosti poljaAko se dokument spremi i zatvori, te ponovno učita, ažuriraju se sva polja, osim popisa sadržaja. Ukoliko je neko od polja na koja postoji poziv (preko izbora u gornjem meniju: Insert / Reference / Cross-reference) izbrisano, ili je posrijedi neka druga pogreška, tada se na mjestu takvog poziva pojavljuje tekst Error. Zato treba nakon ponovnog učitavanja završenog dokumenta potražiti postoji li u njemu Error.

Popis sadržaja se ažurira ako se kursor postavi bilo gdje unutar popisa, pritisne tipka F9 i odabere Update entire table.

document.doc 2010-01-24 7 / 12

Slika 8. Ažuriranje popisa sadržaja.

Brojevi stranica, gornje i donje zaglavlje Brojevi stranica, tekstu gornjem i donjem zaglavlju mogu biti različiti u različitim sekcijama, tj. u dijelovima teksta koji su odvojeni pomoću Section brake.

Brojevi stranica trebaju započeti brojem 1 tek na prvom poglavlju. Oni listovi prije trebaju biti označeni drugačijim nizom brojeva, npr. I, II, III itd. Brojevi stranica se mogu formatirati ako se mišem klikne na hedaer u kome se nalaze, te se otvori novi meni. Po defaultu su headeri u svakoj sekciji priključeni na header u prethodnoj sekciji. Tu vezu treba prekinuti ako treba brojevi stranica trebaju započeti nanovo, ili ako tekst u hederu treba biti drugačiji nego u prethodnom. Veza se prekida i uspostavlja ako se klikne ikona udvojenih automobilskih sjedala. Za rad se headerima treba istražiti ovaj meni.

Slika 9. Meni koji se pojavljuje ako se u Print preview načinu prikaza dvaput brzo klikne mišem mišem na header.

Za formatiranje brojeva stranica služi ikona: .

Literatura

document.doc 2010-01-24 8 / 12