of 53 /53
Sadržaj Osnove Project Management-a........................................3 Što je projekt?.................................................. 3 Terminologija Project Managementa................................4 Korištenje OpenProj-a prvi put.....................................5 Pokretanje OpenProj-a............................................ 6 Glavni prozor aplikacije......................................... 7 Kreiranje prvog projekta........................................... 8 Postavljanje projektnog kalendara................................8 Unos zadataka................................................... 10 Unos napomena................................................... 12 Struktura zadataka.............................................. 12 Umetanje, pomicanje, kopiranje i brisanje zadataka.............12 Kreiranje zbirnog zadatka......................................13 Dodjeljivanje kalendara za zadatke.............................14 Postavljanje zavisnosti........................................... 16 Tipovi zavisnosti..............................................16 Odabir zadataka s FS vezama (uobičajene i najčešće korištene). .16 Izmjena tipa zavisnosti........................................17 Kreiranje vremena kašnjenja (Lag Time) i zadataka koji se preklapaju (Lead Time).......................................... 18 Dodavanje postignuća............................................ 19 Planiranje resursa................................................ 21 Osnove za planiranje resursa...................................21 Kreiranje liste resursa........................................22 Kreiranje „fluktuirajućih“ satnica i tablice troškova resursa. .23 Kalendari resursa..............................................24 Određivanje dostupnosti resursa................................25 Razumijevanje „Effort-Driven“ planiranja........................26 Alokacija (raspodjela) resursa zadacima.........................27 Dodjeljivanje radnih resursa zadacima..........................27 Dodjeljivanje materijalnih resursa zadacima....................28 Pregled i izmjena informacija o alokaciji resursa..............29 Dodatne informacije o zadacima....................................30 1

Ekonomski fakultet u Osijeku | EFOS - Osnove … · Web viewŠto je projekt? Projekt obuhvaća niz aktivnosti koje vode definiranim ciljevima i rezultatima ostvarenim u specifičnom

  • Author
    others

  • View
    2

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Ekonomski fakultet u Osijeku | EFOS - Osnove … · Web viewŠto je projekt? Projekt obuhvaća niz...

SadržajOsnove Project Management-a3Što je projekt?3Terminologija Project Managementa4Korištenje OpenProj-a prvi put5Pokretanje OpenProj-a6Glavni prozor aplikacije7Kreiranje prvog projekta8Postavljanje projektnog kalendara8Unos zadataka10Unos napomena12Struktura zadataka12Umetanje, pomicanje, kopiranje i brisanje zadataka12Kreiranje zbirnog zadatka13Dodjeljivanje kalendara za zadatke14Postavljanje zavisnosti16Tipovi zavisnosti16Odabir zadataka s FS vezama (uobičajene i najčešće korištene)16Izmjena tipa zavisnosti17Kreiranje vremena kašnjenja (Lag Time) i zadataka koji se preklapaju (Lead Time)18Dodavanje postignuća19Planiranje resursa21Osnove za planiranje resursa21Kreiranje liste resursa22Kreiranje „fluktuirajućih“ satnica i tablice troškova resursa23Kalendari resursa24Određivanje dostupnosti resursa25Razumijevanje „Effort-Driven“ planiranja26Alokacija (raspodjela) resursa zadacima27Dodjeljivanje radnih resursa zadacima27Dodjeljivanje materijalnih resursa zadacima28Pregled i izmjena informacija o alokaciji resursa29Dodatne informacije o zadacima30Ograničenja zadatka30Postavljanje rokova31Dodavanje fiksnog troška zadacima31Pregled statusa projekta32Kritični zadaci32Vremenske tampon zone34Prealociranost resursa35Kalkulacija troškova projekta36Osnove kalkulacije troškova projekta40Tablica troškova40Postavljanje izvornog plana38Praćenje projekta41Izvješća42Standardna izvješća42Prilagođena izvješća42

Osnove Project Management-a

Što je projekt?

Projekt obuhvaća niz aktivnosti koje vode definiranim ciljevima i rezultatima ostvarenim u specifičnom vremenskom okviru. Projekt uvijek ima početak i kraj. Može uključivati aktivnosti grupe ljudi ili samo jedne osobe. Članovi tima mogu dolaziti iz jednog odjela (poduzeća) ili iz drugih poduzeća. Međutim, tekuće aktivnosti, kao i zadaci za napraviti ne mogu se smatrati projektom.

U sljedećoj tablici vidljive su razlike između projekta i onoga što nije projekt:

Projekt

Nije projekt

Odabir ili razvoj i implementacija novog računovodstvenog sustava

Upravljanje dnevnim zadacima oko plaćanja računa

Dizajniranje novog dnevnog sustava izvještavanja

Ažuriranje i pokretanje dnevnih izvještaja

Planiranje i održavanje seminara poslovnim partnerima

Sastanak s poslovnim partnerom

Planiranje i premještanje tvrtke u nove poslovne prostore

Opremanje ureda za novog zaposlenika

Planiranje aktivnosti tima za nadogradnju vodovodnog sustava

Kreiranje radnog kalendara tima

Planiranje, tiskanje i distribucija letaka za kupce

Pisanje pisma kupcu

Planiranje i provođenje ažuriranja softvera na sustavu svakog zaposlenika

Popravak softverske instalacije na jednom sustavu

Planiranje i izgradnja prostorije u poduzeću

Čišćenje poda u uredu

Aktivnosti (zadaci) moraju biti ostvarene posebnim redoslijedom koristeći određene resurse (ljudi, strojevi, materijali, troškovi) kako bi se uklopili vremenski okvir, troškovi i ishodi.

Generalno, projekt treba imati sljedeće karakteristike:

Karakteristika

Značenje

Vremensko ograničenje

Početak i kraj projekta moraju biti defnirani. Često se specificira samo početno vrijeme projekta, a konačno vrijeme definira plan projekta

Jasan cilj

Ciljevi koji se žele postići projektom moraju biti jasno definirani. Npr. „Lansiranje proizvoda“ je jasno definiran cilj, dok „Prodaja proizvoda“ (a da nije kvantificiran) nije jasno definiran cilj

Struktura procesa

Projekt mora biti razdvojen u jasno definirane zadatke. Ne bi smio predstavljati jedinstven proces od početka do kraja, već razrađen na posebne razine

Organizacijska struktura

Projekti često zahtijevaju uspostavljenu organizacijsku strukturu s jedinstvenom skupinom vještina da bi bili učinkoviti, što ovisi i o obujmu projekta.

Općenite faze upravljanje projektom:

Terminologija Project Managementa

Određena terminologija je korištena u OpenProj software-u.

Zadaci (Tasks)

Parcijalne aktivnosti od kojih je cjelokupni projekt sastavljen zovu se zadaci. Oni su najmanje jedinice projekta. Specifične aktivnosti koje imaju početak i završetak

Trajanje (Duration)

Razdoblje između početka i kraja izvođenja zadatka.

Prethodnici (Predecessors)

Zadatak koji se mora izvoditi prije nego zadatak koji ovisi o njemu može započeti

Sljedbenici (Successors)

Zadatak koji može započeti samo ako se prethodni zadatak koji ovisi o njemu počeo izvoditi

Postignuća (Milestones)

Postignuća su važni srednji ciljevi. Ona često definiraju prijelazne faze, kritične razine projekta ili srednje rezultate. Obično su označena kao zadaci koji nemaju trajanje.

Zbirni zadaci (Summary Tasks)

Na čelu svakog dijela projekta s višestrukim zadacima treba biti glavni zadatak koji se naziva „Zbirni zadatak“. Zbirni zadatak obično prestaje s postignućem i ima fiksni rezultat (ishod). Zbirni zadaci imaju trajanje koje im je dodjeljeno automatski na temelju trajanja svojih pod-zadataka i ovisnosti.

Vremenski razmak (Slack)

„Slobodni vremenski razmak“ podrazumijeva koliko se zadatak može odgoditi bez utjecaja na ostale zadatake.

„Potpuni vremenski razmak“ podrazumijeva koliko se zadatak može odgoditi bez utjecaja na vrijeme završetka projekta.

Kritični put (Critical Path)

Najkraći put od početka do završetka projekta. Samo zadaci bez vremenskog razmaka nalaze se na tom putu (kritičnom putu) i zovu se kritični zadaci. Vrijeme kraja projekta se automatski produžuje ukoliko zadatak na kritičnom putu otpadne ili ima produženo trajanje.

Resursi (Resources)

Resursi se odnose na ljude i količinu materijala potrebnog za dovršetak projekta.

Unaprijed planirano (Forward Scheduled)

Kada je početno vrijeme projekta postavljeno, a završno vrijeme se automatski računa na temelju trajanja operacija i zavisnosti zadataka

Unatrag planirano (Backward Scheduled)

Kada je definiran krajnji rok za dovršetak projekta, a najkasniji mogući datum početka projekta se računa automatski na temelju trajanja operacija i zavisnosti zadataka.

Fiksno trajanje zadataka (Fixed Duration Tasks)

Trajanje zadataka je postavljeno, bez obzira na to koliko im je resursa dodijeljeno

Zadaci ovisni o količini resursa

(Effort Driven Tasks)

Trajanje zadataka ovisi o tome koliko im je dodjeljeno resursa iste vrste. Npr., proizvod se proizvodi brže sa 3 zaposlenika nego s jednim.

Korištenje OpenProj-a prvi put

OpenProj je najpopularniji besplatni software za upravljanje projektima. Zamišljen je kao potpuna zamjena MS Projectu, što ostvaruje sljedećim značajkama:

· kompatibilnost s MS Project datotekama

· podrška za Gantt grafove

· mrežni dijagrami (PERT grafovi)

· izvještaji o korištenju zadataka i sl.

U usporedbi s MS Projectom, OpenProj ima slično korisničko sučelje i sličan pristup izgradnji projektnog plana:

1. kreiranje liste zadataka

2. postavljanje trajanja svakog pojedinog zadatka

3. kreiranje veza među zadacima

4. dodjeljivanje resursa zadacima

Isto tako, stupci i polja su jednaka u oba programa, kao i vrste troškova.

Prije početka rada u OpenProj-u potrebno je postaviti software na način da prikazuje kunu kao valutu, a ne dolare što je unaprijed postavljeno.

Postupak je sljedeći:

1. na lokalnom disku potrebno je pronaći mapu u kojoj je usnimljen OpenProj (npr. D:\Program Files (x86)\Serena Software Inc\OpenProj)

2. u navedenoj mapi treba pronaći datoteku „OpenProj1.4.0.ini“ (prikaz na slici desno)

3. datoteka se otvara pomoću Notepada

4. ispod reda „Main Class=com.projity.main.Main“ potrebno je upisati dodatni red „Virtual Machine Parameters=-Duser.language=hr -Duser.region=HR“ (prikaz na slici dolje)

5. nakon izmjena dokument se sprema i pokreće se OpenProj

Pokretanje OpenProj-a

Pokrenite OpenProj klikom na ikonicu programa. Na početnom prozoru odaberite Create Project.

Na sljedećem prozoru potrebno je definirati ime projekta (Project Name), voditelja projekta (Manager) te početak projekta (Start Date).

Stavite oznaku na Forward scheduled (inače će se projekt tretirati kao Backward scheduled).

Glavni prozor aplikacije

Indikator

U ovom stupcu simbolima je predstavljen status odgovarajućih zadataka

Broj zadatka

Brojevi zadataka se dodjeljuju automatski prilikom unosa podataka. Korisnik ne može unositi informacije u ovo polje.

Vremenska linija

Vremenska linija može se mijenjati koristeći ikone za povećanje (+) ili smanjenje (-) u gornjoj alatnoj traci

Vrste pogleda

Na lijevoj strani prozora nalaze se gumbi kojima je moguće dobiti različite poglede (gantogram, mreža, resursi, WBS, RBS, izvješća, iskorištenost zadataka i iskorištenost resursa.

Gumbi na dnu otvaraju podijeljeni prozor gdje su grafički prikazane tablice mapiranja i korištenja resursa.

Kreiranje prvog projekta

Kao primjer projekta bit će objašnjen proces razvoja i implementacije promjena u proizvodnom okruženju. Postavit će se projektni plan, dodati zadaci, odrediti trajanje projekta i identificirati i dodijeliti resursi.

Za preciznije praćenje projekta najprije je potrebno postaviti OpenProj kalendar kako bi se definiralo radno vrijeme u poduzeću.

Postavljanje projektnog kalendara

Svako poduzeće ima svoje radno vrijeme. Većina radi 40 sati tjedno, od 08:00-16:00 h. Neka poduzeća rade 24/7, dok neka imaju dvokratno radno vrijeme. Stoga je bitno na samom početku odrediti projektni kalendar, odnosno radno vrijeme kada je moguće obavljati zadatke u projektu.

OpenProj nudi 3 različita kalendara:

· Standardni kalendar (Pon-Pet, 08:00 do 17:00 sa 1h pauze u podne) – standardno radno vrijeme u SAD-u

· Noćna smjena (Pon-Sub, 23:00 do 08:00 sa 1h pauze između 03:00 i 04:00)

· 24-satni kalendar (24/7) – npr. proizvodno poduzeće koje radi u 3 smjene

Bilo koji od ovih kalendara može se definirati kao projektni kalendar. Međutim, nijedan od njih nema naznačene blagdane i neradne dane pa je često potrebno kreirati prilagođeni kalendar kako bi se prikazalo stvarno radno vrijeme. U ovom slučaju kreirat će se prilagođeni kalendar sa 40-satnim tjednim radnim vremenom (8-16h dnevno).

Kreiranje prilagođenog kalendara

Otvorite kalendar putem izbornika Tools/Change Working Calendar ili klikom na ikonu .

· Odaberite New za kreiranje novog kalendara

· Unesite ime za kalendar i pritisnite OK. Ime ne smije sadržavati hrvatske dijakritičke znakove (č, ž, š, đ)

· Označite dane za koje želite promijeniti radno vrijeme (npr. za svaki petak možete kliknuti na stupac „F“ ili držati ctrl i kliknuti na određene dane). Za označavanje kompletnog kalendara potrebno je držati ctrl i mišem prevući od slova M pa sve do S.

· Kliknite na „non-default working time“ s lijeve strane i unesite 'nestandardno radno vrijeme' ukoliko postoji takvo za određeni dan

· Za označavanje neradnih dana potrebno je označiti dane te kliknuti na „Non-working time“.

· Izmijenjena polja u kalendaru bit će ispisana crveno.

· VAŽNO: Kliknite na „Options“ na dnu kako bi se unijeli dnevni i tjedni radni sati te broj radnih dana u mjesecu. Ukoliko se ovi podaci ne unesu, OpenProj neće ispravno prikazati zadatke.

· Potvrdite promjene klikom na OK.

Sada je potrebno dodijeliti prilagođeni kalendar projektu. Ovo se radi na način da se klikne na Project/Project Information na gornjem izborniku te se pod Base Calendar odabere novokreirani kalendar. U ovom prozoru se također unosi i početno vrijeme projekta. Nakon odabira kalendara potrebno je kliknuti na Close.

Putem prozora Project Information moguće je promijeniti datum početka projekta.

Ostale projektne informacije

Status projekta (Project Status)

Moguće je odabrati između 6 ponuđenih opcija za definiranje statusa projekta: Planiranje, Čeka odobrenje, Aktivan, Završen, Prekinut, Na čekanju

Tip projekta (Project Type)

Za dodatno klasificiranje tipa projekta

Vrsta troška (Expense Type)

Računovodstvena pravila zahtijevaju da se troškovi definiraju ovisno o vrsti projekta koji se provodi. Npr. ako se projektom kreira nova imovina za poduzeće potrebno je odabrati „Capitalize“

Odjel (Division)

Ime odjela u kojem se provodi projekt

Grupa (Group)

Ime specifične grupe ili tima koji provode projekt

Neto sadašnja vrijednost (Net Present Value)

Moguće je unijeti procijenjenu neto sadašnju vrijednost novčanog tijeka projekta. Neto sadašnja vrijednost pokazuje koliku vrijednost projekt daje organizaciji

Rizik (Risk)

Upravljanje rizikom je ključna funkcija upravljanja projektima. Unesite vrijednost koja odražava vašu procjenu rizičnosti cjelokupnog projekta. Može se koristiti subjektivna procjena ili bilo koja druga procjena rizika

OpenProj može također pridružiti kalendare pojedincima i specifičnim zadacima. U ovom slučaju mogu se odrediti godišnji odmori za svakog zaposlenika posebno ili se zadacima odrediti da slijede raspored koji je različit od onoga u baznom kalendaru. Prema tome, mogu se koristiti 3 različite vrste kalendara u projektu:

1. Projektni kalendar (bazni kalendar za projekt) koji je prikazan u prethodnom koraku

2. Kalendar za resurse (za individualno radno vrijeme i godišnje odmore)

3. Kalendar za zadatke (za zadatake koji ne slijede redovno radno vrijeme, npr. zadatak ne može započeti u petak jer će bit prekinut zbog vikenda ili zadaci koji se izvršavaju neprekidno 24 sata na dan).

Kalendari za resurse i zadatke će biti objašnjeni kasnije u uputama.

Kalendar je vezan za određeni projekt pa ga je, ukoliko se pokreće novi projekt, potrebno ponovno definirati u novom projektu.

Unos zadataka

Unos naziva zadataka

Kod kreiranja novog projekta, OpenProj po defaultu otvara pogled gantograma s desne strane prozora te tablicu za unos zadataka s lijeve strane.

Svaki projekt je potrebno „razbiti“ u manje dijelove koji su pritom smisleno organizirani. Taj proces zove se Work Breakdown Structure (WBS). Nakon kreiranja WBS-a, dobiveni rezultati mogu se koristiti prilikom razrade projekta u zadatke.

Zadaci predstavljaju manje dijelove projekta, odnosno prikazuju specifične aktivnosti koje se moraju završiti kako bi se postigli ciljevi i rezultati projekta. Oni se uvijek mogu kasnije izmijeniti, pomicati, umetati ili obrisati. Zadatke je potrebno što detaljnije razraditi. Npr. ukoliko jedan zadatak obuhvaća Pisanje newslettera i ako se taj newsletter sastoji od 5 članaka pri čemu svaki članak piše druga osoba, onda je bolje svaki članak navesti kao zadatak nego prikazati jedan zadatak pod nazivom Pisanje newslettera.

Bitno je postaviti pitanje „Koji se posao treba napraviti, tko i što je potrebno za to i koliko je potrebno da se posao napravi?“. Što je pitanje detaljnije, lakše se dolazi do odluke o definiranju potrebnih zadataka. Mora se identificirati konačan ishod projekta te potom shvatiti koje akcije je potrebno poduzeti kako bi se došlo do tog ishoda.

U sljedećoj tablici navedeni su zadaci koji će se koristiti u ovom primjeru te trajanje tih zadataka.

Naziv zadatka

Trajanje

Preliminarna istraživanja

Identificiranje zahvaćenih odjela

1w

Identificiranje predstavnika odjela

1d

Planiranje sastanka o procesnim promjenama

4h

Razvoj

Pregled postojećeg procesa

2w

Izrada liste predloženih procesnih promjena

2w

Slanje prijedloga predstavnicima odjela

2h

Uključivanje povratnih informacija

1w

Planiranje implementacije

Skiciranje novog procesa

1d

Reproduciranje novog procesa

3d

Poboljšanje novog procesa sukladno izmjenama u reproduciranju

2d

Kreiranje rasporeda implementacije

1w

Dodjela plana implementacije predstavnicima odjela

2h

Rješavanje otvorenih pitanja ili problema

3d

Dokumentiranje novog procesa

ISO procedure

2w

Radne instrukcije

3w

Uspostavljanje rasporeda obuke zaposlenika

2d

Obavljanje obuke zaposlenika

2w

Lansiranje novog procesa

2d

Prilagodba dokumentacije

1w

Ponovna obuka

1w

Obavljanje procjene kvalitete

1w

Završetak procesa

0

Za unos zadataka potrebno je:

· Kliknuti u prvo polje u stupcu Name

· Unijeti ime zadatka

· Potvrditi unos klikom miša ili pritiskom tipke Tab

· Ukoliko nije poznato trajanje razine (zadatka), ono se ne mora unijeti. OpenProj će unijeti vrijednost „1 day?“. Ova vrijednost se može kasnije izmijeniti. Znak „?“ označava da je riječ o procijenjenoj vrijednosti.

· Ako znate procijenjeno vrijeme trajanja, unesite ga. OpenProj automatski konvertira trajanje u dane. Npr. ukoliko se unese 1w (1 week/1 tjedan), OpenProj će upisati 5 dana (ukoliko radni tjedan ima 5 dana). Unos od 1 mjeseca (1mo) rezultirat će upisom 20 dana, dok će 1 sat (1h) biti ispisan kao 0,125 dana (1/8 dana).

· Potvrdite unos Enterom ili klikom u sljedeći red

· Važno je da se u ovoj razini projekta unesu samo imena i trajanje zadataka. Druge informacije se ne unose. Naročito ne početno vrijeme.

Kada se u trajanje unese broj, OpenProj pretpostavlja da je riječ o danima. Međutim, definicija dana ovisi o kalendaru koji je dodijeljen projektu te broju radnih sati po danu.

KAKO PROCIJENITI TRAJANJE ZADATKA?

Procjena trajanja zadatka ovisi prvenstveno o iskustvu project managera. Jedna od metoda može biti i korištenje formule PERT analize: Procijenjeno trajanje = (O+4M+P)/6, pri čemu je O optimistično trajanje, P pesimistično, a M najvjerojatnije trajanje zadatka.

Pri tome uneseni zadaci izgledaju ovako:

Unos napomena

Za svaki zadatak moguće je unijeti određenu napomenu vezanu za taj zadatak, kao npr. normativi za izvođenje određenih zadataka, popis korisnih linkova vezanih za zadatak, podsjetnik u vezi načina izvođenja zadatka i sl.

Napomena se postavlja na način:

· odabere se željeni zadatak

· u alatnoj traci klikne se na ikonu

· unese se željena napomena

Nakon unosa, u statusnom stupcu prikazuje se žuta ikona, pri čemu se napomena prikazuje postavljanjem miša na nju.

Struktura zadataka

Nakon unosa zadataka (i procijenjenih trajanja) potrebno ih je organizirati u logične grupe povezanih zadataka. Te grupe zadataka bit će predstavljene zbirnim zadacima. Oni „sumiraju“ sve informacije o zadacima koji su sastavni dio zbirnog zadatka. Zbirni zadaci automatski dobivaju informacije o vremenu od svih zadataka u njihovoj grupi.

Umetanje, pomicanje, kopiranje i brisanje zadataka

Za pomicanje ili kopiranje zadataka, mora biti označen cijeli red zadatka. Izmjena se obavlja samo na odabranoj ćeliji i sadržaju ćelije. Za odabir cijelog reda zadatka, potrebno je kliknuti na broj reda.

Umetanje novog zadatka

· Odaberite red gdje želite umetnuti zadatak. Zadatak će biti umetnut iznad označenog reda.

· U izborniku kliknite na Insert / New Task/Resource ili desnim klikom miša odaberite New ili pritisnite Ctrl + K

Pomicanje zadataka

· Odaberite željeni red

· Izrežite zadatak tipkom Ctrl + X ili putem izbornika Edit/Cut ili desnim klikom miša odaberite Cut

· Zalijepite zadatak na željenoj poziciji klikom Ctrl + V ili Edit/Paste ili desnim klikom miša na Paste

Kopiranje zadataka

· Odaberite željeni red

· Kopirajte zadatak tipkom Ctrl + C ili putem izbornika Edit/Copy ili desnim klikom miša odaberite Copy

· Zalijepite zadatak na željenoj poziciji klikom Ctrl + V ili Edit/Paste ili desnim klikom miša na Paste

Brisanje zadataka

· Odaberite željeni red

· Obrišite zadatak tipkom Delete na tipkovnici ili putem izbornika Edit/Delete ili desnim klikom miša na Delete

Kreiranje zbirnog zadatka

U tablici zadataka, zbirni zadaci automatski će biti podebljani dok su pod-zadaci prikazani uvučeno. Zbirni zadaci imaju simbole + i – kao prefikse, ovisno jesu li pojedinačni zadaci rašireni ili skupljeni. Zbirni zadaci su isto tako na gantogramu prikazani crnom linijom sa početnom i završnom točkom, koje su izračunate na temelju trajanja i ovisnosti pod-zadataka u toj fazi. Iz tog razloga se za zbirne zadatke ne unose vremena trajanja.

Kako bi se kreirao zbirni zadatak, potrebno je znati koji će se zadaci dodijeliti pod zbirni zadatak tako što će se označiti svi redovi zadataka te ih uvući klikom na ikonu „ > “. U ovom slučaju potrebno je označiti zadatke od 2 do 4 te kliknuti na gumb za uvlačenje zadatka („>“). Na slici ispod vidljivo je kako su zadaci od 2-4 uvučeni i nalaze se u sklopu zbirnog zadatka Preliminarna istraživanja.

Nakon kreiranja zbirnog zadatka, istom se automatski promijenilo trajanje sa 1dana? na 5dana. 5 dana je ukupno trajanje svih pod-zadataka navedenog zbirnog zadatka.

Uvlačenje i izvlačenje zadataka

· Pojedinačni zadaci ili grupe zadataka se mogu uvući još i više pa će se tako kreirati zbirni zadaci unutar glavnih zbirnih zadataka. Organizacijom zadataka na ovaj način projekt dobiva strukturu što olakšava upravljanje projektom.

Konačna tablica zadataka treba izgledati ovako:

Dodjeljivanje kalendara za zadatke

U projektu je napravljen bazni kalendar. Na sličan način može se kreirati i kalendar za zadatke. U ovom primjeru kalendar za zadatke kreirat će se za zadatak koji se može izvršavati samo ponedjeljkom, utorkom i srijedom.

Otvorite kalendar putem Tools/Change Working Calendar, odaberite New, nazovite ga proizvoljnim nazivom (npr. PoUtSr). Označite stupce za četvrtak i petak (T i F) te im postavite Non-working Time (neradno vrijeme).

Zatim, dodijelite kalendar zadatku:

· Otvorite informacije o zadatku dvostrukim klikom na ime zadatka

· Označite tab Advanced

· Pod Task Calendar odaberite PoUtSr. Sa Close potvrdite promjene.

Sada će se ovaj zadatak izvršavati samo u ova 3 radna dana, a OpenProj će u skladu s tim preračunati zadatke, bez obzira na početno vrijeme.

Primjer: sjednice projektnog tima i menadžmenta održavaju se srijedom od 12-13 sati

Postavljanje zavisnosti

Svaka od aktivnosti u projektu ima neki tip veze s drugim projektnim aktivnostima. Npr. prije nego započnete izradu web stranice za klijenta, najprije morate prikupiti zahtjeve tog klijenta, što znači da su ove dvije aktivnosti usko vezane jedna za drugu. Te veze između aktivnosti, nazvane zavisnosti, služe za prikaz veza među zadacima i postavljanje pravila kada zadaci mogu započeti ili završiti.

Tipovi zavisnosti

OpenProj koristi 4 vrste zavisnosti:

Zavisne veze između prethodnika i sljedbenika

FS (Finish-to-Start)

Ovo je uobičajena veza u OpenProj-u. Definira da jedan zadatak mora završiti prije nego idući može započeti. Npr. „printanje dokumenta“ ne može započeti sve dok „uređivanje dokumenta“ nije završeno.

SS (Start-to-Start)

Početak zadatka je zavisan od početka svog prethodnika. Odnosno, zadatak može započeti tek kada je započeo i prethodni zadatak (ili kasnije). Npr. pisanje popratne dokumentacije i revizija se odvijaju istovremeno.

FF (Finish-to-Finish)

Završetak zadatka ovisi o završetku svog prethodnika, tj. zadatak može završiti u isto vrijeme ili nakon što završi i prethodni zadatak. Aktivnosti koje zahtijevaju određenu opremu moraju završiti prije isteka najma te opreme.

SF (Start-to-Finish)

Kraj sljedećeg zadatka ovisi o početku prethodnog. Drugim riječima, prvi zadatak počinje nakon što drugi zadatak završi. Ova zavisnost se veoma rijetko koristi.

Kreirane zavisnosti utječu stoga i na početno i završno vrijeme zadataka. OpenProj automatski mijenja početno i završno vrijeme zadataka ovisno o dodijeljenoj zavisnosti. Bilo kakva promjena na zavisnostima zadataka izmijenit će njihove datume, ali i gantogram.

Odabir zadataka s FS vezama (uobičajene i najčešće korištene)

Zadaci se mogu povezati na bilo koji od 3 načina navedenih u nastavku:

1. Ručnim unosom

· Označite željeni zadatak i u stupcu Predecessors unesite redni broj zadatka prethodnika koji se mora završiti prije nego željeni zadatak može započeti. Potvrdite unos tipkom Enter. Moguće je unijeti više prethodnika te ih odvojiti znakom „ ; “.

Definirano je da za zbirni zadatak „Preliminarna istraživanja“ nije moguće obaviti „Identificiranje predstavnika odjela“ sve dok nije dovršen zadatak „Identificiranje zahvaćenih odjela“.

Svi navedeni zadaci su ovisni o svojim prethodnicima. Postoji brži način povezivanja zavisnosti metodom odabira:

2. Odabirom

· Odaberite redove zadataka koji se trebaju povezati sa zavisnostima. U primjeru iznad vidljivo je kako su svi zadaci ovisni jedni o drugima, pa je stoga potrebno označiti mišem redove 2,3,4 i kliknuti u izborniku na Edit/Link ili na ikonu .

· Vidljivo je da su nakon toga samo jednim klikom svi zadaci postali ovisni jedni o drugima

3. Povlačenjem miša

Napomena: zadaci moraju imati definirano trajanje kako bi povlačenje s mišem bilo učinkovito

· Dva zadatka moguće je povezati na način da se u gantogramu mišem pozicionira na zadatak prethodnik. Pokazivač miša se mijenja u znak +.

· Lijevim klikom miša potrebno je prevući zadatak prethodnik na zadatak sljedbenik. U tom trenutku pokazivač miša mijenja se u znak .

VAŽNO! Bitno je da se trake zadataka u gantogramu ručno ne proširuju u lijevu ili desnu stranu jer će se time promijeniti početno i završno vrijeme zadataka.

Isto tako, moguće je povezati i pojedinačne Zbirne zadatke bilo kojom od 3 metode, ali nije moguće povezati zbirni zadatak sa svojim pod-zadacima.

Uklanjanje poveznica ovisnosti zadataka

Poveznice je moguće obrisati:

1. klikom na broj u stupcu „Predecessors“ i pritiskom tipke Delete

2. označavanjem zadataka i odabirom Edit/Unlink

3. klikom na ikonu

4. označavanjem veze između dva zadatka u gantogramu te klikom na Remove

Izmjena tipa zavisnosti

OpenProj po defaultu stavlja FS zavisnost. Ukoliko se želi koristiti neka od ostale 3 vrste zavisnosti, potrebno je izmijeniti FS zavisnost na zadatku. To je moguće napraviti na 3 načina:

1. klikom na strelicu zavisnosti između zadataka na gantogramu. Otvara se prozor prikazan na slici. Pod opcijom Type potrebno je odabrati željenu vrstu zavisnosti

2. dvostrukim klikom na zadatak pri čemu se otvara prozor Task Information te se u kartici Predecessors pod opcijom Type bira željena vrsta zavisnosti

3. upisom vrste veze u stupac Predecessor što je prikazano na donjoj slici:

Kreiranje vremena kašnjenja (Lag Time) i zadataka koji se preklapaju (Lead Time)

Unesene ovisnosti mogu se razlikovati još i više, omogućavajući određivanje vremenskog razmaka između dva zadatka ili preklapanje zadataka.

„Lead Time“ označava razdoblje tijekom kojeg se zadaci međusobno preklapaju, odnosno podudaraju. Primjerice, jedan dan prije završetka renoviranja može se započeti s aktivnostima čišćenja:

Na slici je vidljivo kako zadatak 29 (Čišćenje) ne ide u potpunosti nakon zadatka 28, nego je malo uvučen, odnosno preklapa se za prethodnim zadatkom.

„Lag Time“ je suprotnost od zadataka koji se preklapaju i predstavlja vremenski razmak, tj. kašnjenje između dva zadatka. Npr. nije moguće obojati zidove 3 dana nakon postavljanja parketa, budući da se lak na parketu mora osušiti:

Kreiranje vremenskog razmaka ili preklapanja

Razmake ili preklapanja najbolje je primijeniti klikom na poveznicu između dva zadatka u gantogramu:

· kliknuti na vezu između dva zadatka u gantogramu

· otvara se prozor u kojem je moguće promijeniti i vrstu zavisnosti

· unosi se željeno vrijeme odgode u polje Lag

· Za „Time Lag“ potrebno je unijeti vrijeme u plusu (npr. 3 days), dok je za „Time Lead“ potrebno unijeti vrijeme u minusu (npr. -2 days)

· unos se potvrđuje klikom na OK

Uobičajena vrijednost vremenskog razmaka postavljena je na 0 dana. Unosom pozitivne vrijednosti kreira se vremenski razmak, a unosom negativne vrijednosti kreira se preklapanje zadatka prethodnika i sljedbenika.

Alternativno, moguće je primijeniti sljedeću proceduru:

· dvostrukim klikom na zadatak za koji se želi promijeniti veza zavisnosti ili klikom na ikonu (Task Information) otvara se prozor o informacijama o zadatku

· otvorite tab Predecessors

· odaberite vrstu zavisnosti i trajanje vremenskog razmaka (pozitivno ili negativno)

Složenije vrste zavisnosti moguće je i upisati u stupac Predecessors na sljedeći način:

Stupac Predecessor

Funkcija

2

Zadatak može početi samo nakon završetka zadatka 2

2;3

Zadatak može početi samo nakon završetka zadataka 2 i 3

2SS

Zadatak može započeti samo ako je započeo i zadatak 2

2;3SS

Zadatak može započeti samo ako je završio zadatak 2, a započeo zadatak 3

5FF

Zadatak ne može završiti prije nego završi zadatak 5

3SS+3t

Zadatak može započeti 3 dana nakon početka zadatka 3

4SS+40%;3FS+3t

Nakon što je prošlo 40% (trajanja) zadatka 4, može započeti zadatak. Uz to, zadatak 3 mora biti završen barem 3 dana

2FS-1t

Zadatak može započeti dan prije završetka zadatka 2

Na ovaj način, moguće je definirati puno složenije zavisnosti.

Dodavanje postignuća

Postignuće (Milestone) se najlakše može definirati kao ključan događaj u životu, odnosno u projektu. Postignuće u životu studenta može biti „Diplomiranje“. Tako i u projektu postignuća predstavljaju važne točke dovršetka ili odluka u projektu (često ih se veže uz ishode).

Unesite novi zadatak u raspored (npr. Dovršena preliminarna istraživanja) i dodijelite mu trajanje 0. Po tome OpenProj automatski prepoznaje da je riječ o postignuću. Zadatak se pojavio u gantogramu kao crni dijamantni oblik. Postignuće mora biti iste razine uvučenosti kao i zbirni zadatak (ne kao razina zadatka).

Postavite postignuće na toj fazi tako da bude iste razine uvučenosti kao i zbirni zadatak (ne kao razina zadatka) i spojite postignuće direktno sa zbirnim zadatkom. Zavisnosti mogu biti postavljene samo između elemenata iste razine uvučenosti.

Sada je gantogram projekta predstavljen nizom faza. Postignuće označava rezultat svake faze, ishod. Zadaci unutar faze opisuju aktivnosti koje su potrebne da bi se došlo do rezultata faze ili ishoda.

Planiranje resursa

Osnove za planiranje resursa

Važan korak u planiranju projekta je i alokacija resursa individualnim zadacima.

Resurs je bilo koji tip entiteta (ljudi, materijal, oprema i troškovi) koji je potreban za ostvarivanje projektnih zadataka, npr. dostupni članovi projektnog tima, vanjski suradnici, alati i računala, unajmljeni poslovni prostor, proizvodni materijali.

Nakon što se povežu resursi i zadaci, moći će se odgovoriti na pitanja:

· tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti?

· raspolažemo li s količnom resursa koja odgovara opsegu projekta?

· očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost za vrijeme kada nije na raspolaganju za rad na projektu?

· jesmo li resursu pridružili više aktivnosti nego što radni kapacitet tog resursa dopušta?

OpenProj razlikuje 2 vrste resursa:

Radni

· osobe imenom i prezimenom (npr. Pero Perić)

· osobe određene zanimanjem/funkcijom (npr. nadzor)

· osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. programeri)

· oprema (npr. računalni laboratorij, prostor, server i sl.)

(zaposlenici, konzultanti, freelancer-i (honorarni radnici) i vanjski suradnici)

Materijalni

Materijalni resursi obuhvaćaju predmete ili robu utrošenu radi dovršetka projektnih zadataka (tone betona, metri žice, jedinice računala...)

Resursi se nalaze u pregledu resursa do kojeg se može doći putem izbornika View/Resources ili klikom na ikonu na lijevoj strani ekrana.

U prozoru Pregled resursa moguće je unijeti sljedeće podatke:

Stupac

Opis

Indicators

Raznim simbolima predstavljeni su statusi određenih resursa

Name

Ime resursa (ime i prezime, titula, naziv stroja, ime materijala, vrsta troška)

RBS

Kreiranje hijerarhije resursa radi lakše organizacije (1.1, 1.2, 1.3, 2.1,2.2,…)

Type

Vrsta resursa (materijalni ili radni)

E-mail Address

Unos e-mail adrese za radne resurse

Material Label

Ovaj stupac sadrži jedinicu mjere materijala, npr. litre, palete, kubni metri. Ovakav unos dozvoljen je samo za materijalne resurse.

Initials

OpenProj automatski dodjeljuje prvi znak imena resursa kao inicijal. Ovi inicijali mogu se promijeniti ukoliko je potrebno.

Group

Definiranje ukoliko resurs pripada nekom odjelu (npr. računovodstvo, prodaja i sl.). Moguće je i filtrirati resurse na temelju ove informacije.

Max. Units %

Definiranje koliko neki resurs može vremenski biti raspodijeljen na neki zadatak. Primjerice, ako neki resurs može raditi samo pola radnog vremena na projektu, potrebno je upisati 50%. Ukoliko će raditi 3 osobe, potrebno je upisati 300%.

Standard-Rate

Iznos unesen u ovo polje govori OpenProj-u koliki trošak treba nadodati na projekt za svaki sat rada radnog resursa ili svako korištenje materijalnog resursa. Ukratko, ovdje se unosi utrošak po jedinici. Npr. trošak rada po satu. Za strojeve unosi se cijena ili naknada po jedinici vremena.

Overtime

Trošak za rad izvan redovnog radnog vremena.

Cost Per Use

Fiksni trošak za svako korištenje resursa. Npr. putni troškovi vanjskih suradnika, fiksna cijena po uređaju.

Accrue At.

U ovom polju specificira se kako OpenProj računa troškove u projektu. Uobičajena opcija je „Prorated“ što znači da OpenProj dodaje troškove onda kada je neki zadatak završen. Međutim, u slučaju nekih tipova resursa, troškovi se mogu primijeniti na početku ili kraju dodijeljenog zadatka. Npr. ako je potrebno platiti vanjskom resursu nakon što završi sav posao, potrebno je označiti „End“

Base Calendar

Odabir projektnog kalendara kreiranog na početku. Kalendar resursa je moguće dodijeliti svakom resursu gdje god se mogu definirati pojedinačni radni sati i odmori.

Kreiranje liste resursa

Prije alokacije resursa zadacima, potrebno je definirati listu/tablicu resursa. U toj tablici ispisuju se dostupni resursi i dodatne informacije o resursima.

· Odaberite u izborniku View/Resources ili kliknite na ikonu na lijevoj strani ekrana.

· Unesite ime resursa u stupcu Name

· Odaberite vrstu resursa u stupcu Type

Također, pod ime resursa mogu se unositi i generička imena (npr. Software programer).

· Polje Max. Units označava dostupan broj resursa, odnosno kada i koliko određeni resurs može sudjelovati u određenim aktivnostima. Inicijalno se postavlja vrijednost od 100% što znači da je resurs na raspolaganju cijelo radno vrijeme. Isto tako, 700% znači da postoji primjerice 7 software developera u projektnom timu.

Nakon toga potrebno je unijeti cijene rada/korištenja resursa.

Troškovi svakog zadatka ovise o resursima koji su dodjeljeni na taj zadatak pa se tako iznos ukupnog troška zadatka računa na sljedeći način:

· (Standard Rate x broj dodijeljenih sati rada) + (Overtime Rate x broj prekovremenih sati) + Cost Per Use = za svaki dodjeljeni radni resurs

· Standard Rate x dodjeljena količina = za svaki dodjeljeni materijalni resurs

· Fixed Cost, ukoliko postoje

Kreiranje „fluktuirajućih“ satnica i tablice troškova resursa

Trošak rada nekog resursa ne mora nužno ostati isti tijekom trajanja projekta. Primjerice, moguće je da će se nekom radnom resursu nakon određenog vremena povećati cijena sata rada.

Kako bi se resursu odredilo da se njegova cijena rada poveća nakon određenog datuma, potrebno je učiniti sljedeće:

· Dvostrukim klikom na resurs otvoriti prozor Resource Information

· Kliknuti na karticu Costs

· U prvom redu već je upisana standardna satnica, navedena ranije u listi resursa. Kako bi se unijela iduća, potrebno je kliknuti u sljedeći prazni red u stupcu Effective Date. Potom treba odabrati datum od kojeg će nova satnica biti aktivna

· U istom redu, u stupcu Standard Rate, unosi se nova satnica

Međutim, neki resursi mogu imati satnice koje su ovisne o prirodi zadatka kojeg obavljaju ili specifičnoj osobi iz drugog, vanjskog poduzeća. Npr. konzultantska tvrtka može zaračunati drugačiju cijenu rada za zadatke koje obavlja senior konzultant od onih koje obavlja junior konzultant. Ili ukoliko konzultant zaračunava jednu cijenu za pisanje komplentog poslovnog plana, ali drugu cijenu za stručni pregled već napisanog poslovnog plana.

Ukoliko resurs radi po različitim satnicama, potrebno je namjestiti tablicu radnih troškova za resurs:

· Dvostrukim klikom na resurs otvoriti prozor Resource Information

· U kartici Costs moguće je vidjeti dodatnih 5 kartica (A, B, C, D i E). Kartica A je već postavljena ovisno o troškovima resursa upisanih u pregledu resursa

· Potrebno je otvoriti tab B te unijeti troškove rada (Standard Rate, Overtime Rate ili Cost Per Use)

· Nakon ovog unosa, vidljivo je kako resurs normalno naplaćuje 30,00 kn/sat, ali za neke zadatke će naplaćivati 20,00 kn/sat.

Kako bi se određenom resursu na nekom zadatku dodijelila posebna satnica, potrebno je dvostrukim klikom označiti zadatak kako bi se otvorio prozor Task Information, kliknuti na karticu Resources te za odabrani resurs u stupcu Cost Rate Table odabrati A, B, C, D ili E.

Kalendari resursa

Kao što su se definirali prilagođeni kalendari za određene zadatke, isto se može napraviti i za resurse. Razlog tome je što postoji mogućnost da ne može svaki resurs slijediti radni kalendar cijelog projekta, budući da će resurs određeno vrijeme biti na godišnjem odmoru, bolovanju ili sl.

Kako bi se kreirao kalendar resursa, potrebno je otići na pregled resursa klikom na View/Resources. Dobiva se lista svih dostupnih resursa u projektu. Recimo da se želi promijeniti kalendar resursu Marku Markoviću.

· Dvostruki klik na ime resursa

· Pod Base Calendar odaberite kalendar

· Kliknite na ikonicu kalendara s desne strane

· Otvara se kalendar za resurs Marka Markovića

· Označite godišnje odmore i neradne dane za resurs ili promijenite individualne radne sate.

Određivanje dostupnosti resursa

Neki resursi možda neće biti dostupni za cijelo vrijeme trajanja projekta. Npr. ako je resurs „posuđen“ iz drugog odjela unutar poduzeća, postoji mogućnost da će se navedeni resurs moći koristiti samo u određenom razdoblju. Prema tome, potrebno je odrediti dostupnost resursa – razdoblje unutar kojeg resurs zaista može raditi na projektu:

· Dvostrukim klikom na resurs otvara se prozor Resource Information

· Kliknuti na karticu Resource Availability. U stupcu Available From potrebno je odrediti datum od kojeg je navedeni resurs dostupan, te pod Max. Units označiti koliko je dostupan

· Kako bi se odredio datum do kojeg je resurs dostupan, potrebno je kliknuti na sljedeći prazni red, odrediti datum te pod Max. Units upisati 0%.

Na sljedećoj slici vidljivo je kako je resurs Marko Perić dostupan od 01.06.2015. do 10.07.2015.

Razumijevanje „Effort-Driven“ planiranja

Postupak dodjeljivanja resursa određenom zadatku u OpenProj-u naziva se dodjela. Ako se istom zadatku dodijeli još jedan resurs, dolazi se do druge dodjele, iako je riječ o istom zadatku. Dodjeljivanje trećeg resursa zadatku, dobivaju se tri dodjele, ali još uvijek na istom zadatku.

OpenProj koristi dodjele resursa zadacima, zajedno s trajanjima zadataka, kako bi izračunao konačan raspored zadatka. On slijedi logiku koju project manageri koriste i u stvarnosti – ako se nekom zadatku dodijeli više resursa, on će se izvršiti brže. U project managementu to se naziva effort driven planiranje (planiranje vođeno radom).

Stoga, ukoliko je na zadatku dodjeljen 1 resurs i nakon toga se doda još resursa, OpenProj će reducirati trajanje zadatka budući da je na zadatku više resursa.

Mogućnost dodavanja jednog ili više resursa zadatku otvorila je cijelu novu varijablu u projektu - varijablu „rad“ - Effort.

rad = trajanje zadataka x alokacija resursa

Bitno je razumijeti ovu jednadžbu kako bi se shvatili koncepti planiranja projekta.

Npr. ukoliko uzmemo zadatak s trajanjem od jednog dana (8 sati) i dodijelimo mu 2 resursa na 100%, ukupan rad je jednak 16 sati (i troškovi su izračunati u skladu s time). Zadatak s trajanjem od 2 dana, s jednim resursom na 100% i drugim resursom na 50% bit će jednak 24 sata rada. (16 sati + 8 sati).

Rad se može pratiti na način da se umetne stupac Posao (Work) (ovako OpenProj obilježava rad) prije stupca Trajanje (Duration). Umetanje stupca se vrši desnim klikom na zaglavlje stupca Start i zatim se odabere Insert Column – Work.

Postoji nekoliko zadataka koji se mogu dovršiti s kraćim trajanjem ukoliko je više resursa raspoređeno na njima. Npr. 4 sloja cigle sazidat će zidove jednostavne obiteljske kuće u pola vremena nego 2 sloja cigle. S druge strane, hoće li sastanak završiti brže ukoliko je više ljudi prisutno na njemu? Vjerojatno ne. Četiri programera ne moraju nužno razviti aplikaciju u upola kraćem vremenu nego što bi to napravila 2 programera.

Na sljedećoj slici objašnjen je princip na koji OpenProj računa trajanje zadatka. Postoje 3 zadatka (A, B i C) koja traju po 5 dana. Za zadatak A dodan je 1 resurs na 100% radnog vremena. Trajanje se ne mijenja. Za zadatak B dodana su u isto vrijeme 2 resursa, svaki na 100% radnog vremena. Trajanje je također ostalo nepromijenjeno. Za zadatak C prvo je dodan 1 resurs na 100%, a nakon toga još jedan resurs na 100%. Vrijeme se smanjilo za upola!

U navedenom primjeru vidljivo je kako se dodavanjem resursa zadatku ne mijenja satnica resursa, već samo trajanje zadatka. Npr. ako se radi o zadatku koji traje 4 dana i na njega se dodaju 2 resursa (sa po 100%), trajanje zadatka će se smanjiti na 2 dana. Međutim, moguće je odrediti i da trajanje zadatka ostane isto, a da se mijenja alokacija resursa na njemu. Takvom postavkom će, nakon dodjele 2 resursa, trajanje zadatka ostati 4 dana, ali će se svakom resursu alokacija izmijeniti na 50%.

Da bi se postavila takva mogućnost potrebno je:

· Kliknuti na zadatak

· Izbornik Project / Tasks/Resource Information (ili ikona )

· Tab Advanced, polje Type

· Odabrati Fixed Duration

Alokacija (raspodjela) resursa zadacima

Nakon identifikacije zadataka i resursa potrebno je odrediti koji su pojedinci i materijali potrebni za ostvarivanje određenih zadataka.

Dodjeljivanje radnih resursa zadacima

Nakon što se popunila tablica resursa, postoji nekoliko načina za njihovo dodjeljivanje zadacima:

1. Dodjeljivanje resursa koristeći prozor Assign Resources (dodjeljivanje resursa)

· Odaberite željeni zadatak u tablici zadataka za koji želite dodati resurs

· U izborniku kliknite na Tools/Assign Resources ili na ikonu

· U prozoru Assign Resources ispisana je lista svih dostupnih resursa

· Kliknite na resurs koji želite dodati te na gumb Assign (dodijeli)

· U stupcu Units određuje se raspoloživost pojedinog resursa (npr. 50% znači pola radnog vremena, ostalih 50% resurs je slobodan za neku drugu aktivnost)

· Zatvorite prozor

Nakon dodjele resursa, oni će biti ispisani pokraj zadatka u gantogramu, kao i u stupcu Resource Names.

2. Kroz prozor Task Information (informacije o zadatku)

· Dvostruki klik na zadatku otvara prozor Informacije o zadatku. Odaberite Resources.

· Kliknite na ikonu .

· Otvara se prozor Assign Resources

· Odaberite željene resurse i kliknite na Assign kao u prethodnom načinu za dodjelu resursa.

NAPOMENA

Kada se neki resurs dodijeli zadatku prvi puta, trajanje zadatka se ne mijenja (neovisno o postotku alokacije). Svako sljedeće mijenjanje alokacije (postotka) promijenit će i trajanje tog zadatka. Npr. nekom zadatku koji traje 2 dana želi se dodijeliti resurs na pola radnog vremena (50%) te je logično da se zbog toga trajanje zadatka produži na 4 dana. Ako se odmah u startu tom resursu stavi alokacija 50%, trajanje zadatka ostat će 2 dana. Međutim, ako se prvo alokacija namjesti na 100% te se klikne na Assign, a zatim se opet klikne na isti resurs i smanji na 50%, promijenit će se i trajanje zadatka!

U prozoru Assign Resources isto tako možete zamijeniti, ukloniti, dodati ili izmijeniti % alokacije zadacima.

Dodjeljivanje materijalnih resursa zadacima

Materijalni resursi nemaju apsolutno nikakvog utjecaja na raspored, odnosno ne utječe na trajanje zadataka. Materijalni resursi jedino dodaju trošak, ovisno o količini resursa dodjeljenih određenim zadacima.

Način dodjele materijalnih resursa jednak je dodjeli radnih resursa, osim što se ne unosi postotak raspoloživosti već količina materijalnog resursa. Primjerice, ako je naziv materijalnog resursa Žica, a njezina jedinica mjere metar, potrebno je unijeti koliko je metara žice potrebno za obavljanje toga zadatka. Ukoliko je jedinica mjere komad, unosi se broj komada nekog resursa.

Pregled i izmjena informacija o alokaciji resursa

OpenProj omogućava pregled resursa po svakom zadatku unutar svakog dana te pregled zadataka po svakom resursu. Pregled iskorištenosti zadataka (Task Usage View) prikazuje svaki zadatak u projektu, a potom sve resurse koje su dodjeljene na svaki zadatak pojedinačno. Pregled iskorištenosti resursa (Resource Usage View) izgleda slično, ali preikazuje zadatke po resursima.

Za prozor Task Usage View potrebno je u lijevoj alatnoj traci kliknuti na gumb , a za Resource Usage View na .

Ovdje je moguće mijenjati i radne sate pojedinog resursa.

Dodatne informacije o zadacimaOgraničenja zadatka

OpenProj slobodno računa i preračunava trajanje zadataka ovisno o zavisnosti između zadataka, projektnom kalendaru, kalendaru resursa ili zadataka. Ograničenja dodatno ograničavaju OpenProj kod računanja, budući da zadacima određuju točno vrijeme početka.

Po defaultu svim zadacima je određena vrsta ograničenja As Soon As Possible (što je prije moguće), što znači da će se zadaci započeti izvršavati prvom prilikom kada to bude moguće. Slično ograničenje As Late As Possible (što je kasnije moguće) može se primijeniti kada se žele rad i troškovi vezani za zadatak staviti na zadnje moguće mjesto.

Ako se koriste ograničenja Start No Earlier Than (započni najranije…) ili Start No Later Than (započni najkasnije…), potrebno je unijeti datum (Constraint Date) kojim će se limitirati početak zadatka.

Ukoliko se koristi ograničenje Must Finish On (mora završiti) i odabere datum, OpenProj će preračunati početak tog zadatka, međutim datum završetka mora ostati isti.

Kako bi se kreirala ograničenja zadatka, potrebno je:

· Dvostrukim klikom na zadatak otvoriti Task Information

· Odabrati karticu Advanced

· Pod opcijom Constraint Type odabrati ograničenje i ovisno o tome datum Constraint Date

Postavljanje rokova

Dodjelom roka nekom zadatku omogućava pridavanje pažnje ukoliko neki zadatak prekorači rok koji mu je zadan. Rok koji je zadan za određeni datum će aktivirati obavijest čim se taj datum prekorači te će se pojaviti sličica u stupcu Indicator.

Postavljanje roka:

· Odaberite u stupcu Name zadatak za koji želite primijeniti rok

· Otvorite informacije o zadatku, dvostrukim klikom na ime zadatka ili na ikonu

· Otvorite tab Advanced i unesite željeno vrijeme u polje Deadline

· Potvrdite unos klikom na Close

Dodavanje fiksnog troška zadacima

U nekim slučajevima, moguće je trošak dodijeliti direktno zadatku, a ne, kako je prije objašnjeno, resursu. Primjerice, radite direktno s konzultantskom tvrtkom koja će izraditi određene dijelove projekta. U ugovoru s tom tvrtkom navedeno je kako će se troškovi plaćati nakon izvršenog svakog zadatka. Tako naveden trošak zove se fiksni trošak.

Za dodavanje fiksnog troška potrebno je učiniti sljedeće korake:

· Najprije dobiti pregled troškova u tablici zadataka, što se može napraviti na način da se desnim klikom miša klikne u sivi kvadrat gdje se spajaju stupci i redovi u tablici

· U dobivenom meniju odabrati Cost

· Za željeni zadatak, u stupcu Fixed Cost, unijeti iznos fiksnog troška

Pregled statusa projekta

Za pregled informacija o cjelokupnom projektu (ukupno trajanje, ukupni troškovi…) potrebno je u izborniku odabrati Project / Project Information te u kartici Statistics pogledati željene informacije.

Kritični zadaci

Nemaju sve aktivnosti u projektu isti utjecaj na trajanje projekta. U planiranju projekta, kritični put označava slijed zadataka u projektu koji moraju završiti na vrijeme, inače ni ukupan projekt neće završiti na vrijeme.

Projekt može imati nekoliko povezanih slijedova zadataka. Najduži takav slijed je kritični put i često se proteže sve do završnog zadatka u projektu. Kritični zadaci, stoga, definiraju sveukupno trajanje projekta. Ako kritični put postane duži, trajanje cijelog projekta se povećava, i obrnuto.

Kritični zadaci su takvi zadaci koji nemaju vremenskog razmaka. Kašnjenje u bilo kojem kritičnom zadatku vode pomicanju datuma završetka cijelog projekta. Kritični zadaci su u OpenProj-u prikazani crvenom bojom.

OpenProj koristi izračunatu vrijednost pod nazivom Slack kako bi odredio je li neki zadatak kritični ili ne. Ukoliko se zadatak može pomaknuti bez da utječe na drugi zadatak ili ukupno trajanje projekta, tada on ima slack. Npr. ako se neki zadatak može izvršiti 2 dana nakon roka bez da se pomakne neki drugi zadatak ili cijeli projekt, tada se može reći da zadatak ima 2 dana slack-a.

Kritični zadaci nemaju slack ili je negativan. Slack označava vrijeme za koje se zadatak može pomaknuti bez da utječe na ostale zadatke ili cijeli projekt.

Kako bi se na gantogramu prikazao slack potrebno je kliknuti desnim klikom miša na gantogram te odabrati Bar styles – Total slack. Vremenski razmaci prikazani su kosim isprekidanim linijama.

Moguća rješenja za smanjivanje kritičnog puta, a samim time i trajanja ukupnog projekta

· Premještanje resursa s nekritičnih na kritične zadatke. Ako resurs ima odgovarajuće vještine za obavljanje kritičnih zadataka, njegovo premještanje s nekritičnog na kritični zadatak može poboljšati plan

· Premještanje nekritičnih zadataka kako bi se mogli prerasporediti njihovi resursi. Ukoliko niste u mogućnosti premjestiti resurs s jednog zadatka na drugi bez mijenjanja drugih stvari, pogledajte možete li pomaknuti nekritični zadatak ranije ili kasnije u planu kako bi se oslobodili njihovi resursi koji mogu raditi na kritičnim zadacima

· Budite sigurni da su resursi dodijeljeni na sve zadatke. Bitno je da svaki zadatak ima na sebi dodijeljeni resurs

· Osiguranje više resursa za projekt. Ukoliko to budžet dozvoljava, moguće je dovesti više radnih resursa u tim. Npr. dodavanje privremenog radnika ili freelancera na nekritični zadatak može osloboditi sve ili nekoliko drugih resursa koji mogu raditi na kritičnim zadacima

· Korištenje više vremena rada resursa, ukoliko je to moguće, na kritičnom zadatku. Ukoliko neki resurs radi pola radnog vremena na zadatku, možda je moguće povećati to vrijeme na puno radno vrijeme

· Ukoliko se neki zadaci mogu odvijati simultano. Ukoliko je to moguće, stavljanje više zadataka da se odvijaju u isto vrijeme može smanjiti trajanje projekta

· Pregled kritičnih zadataka kako bi se vidjelo jesu li zaista kritični. Primjerice, možda je moguće razbiti neki zadatak s dužim trajanjem na više manjih zadataka te tako maknuti te zadatke s kritičnog puta.

Filtriranje kritičnih zadataka

OpenProj ima mogućnost prikazati samo kritične zadatake koristeći filter:

Vremenske tampon zone

Vremenske tampon zone služe kao osiguranje da, ukoliko dođe do pomicanja neke faze, to neće utjecati na završetak cijelog projekta. Vremenske tampon zone bi trebale biti vidljive i automatski će se smanjiti za vrijeme trajanja projekta ukoliko se pojave odstupanja. One bi trebale biti na mjestu na kojem vremensko odstupanje ne bi utjecalo na sve faze. Na ovaj način, project manager ima mogućnost poduzeti protumjere kako se ne bi ugrozio cijeli projekt što je bit dobre kontrole projekta.

Kako bi se ovo postiglo, vremenska tampon zona se ubacuje nakon postignuća, odnosno između postignuća i prve sljedeće faze. To je moguće učiniti postavljajući ograničenje zadatka na „must start on“ na prvom zadatku određene faze. Vremenska razlika između postignuća i iduće faze naziva se „planirani vremenski zastoj ili tampon zona“.

Vremensko trajanje tampon zone ovisi o nekoliko faktora kao što su složenost, upoznatost (puno preciznije se mogu procijeniti poznate aktivnosti od onih što se nikada prije nisu radile) i ukupno trajanje faze. Npr., razdoblje tampon zone od 5 dana na kraju faze koja traje samo 2 tjedna je vjerojatno malo pretjerano. Isti vremenski zastoj u fazi koja traje pola godine je, s druge strane, previše optimističan.

· U stupcu Name odaberite prvi zadatak (sljedeće) faze

· Otvorite prozor Task Information (Informacije o zadatku)

· U kartici Advanced, odaberite postavku Constraint Type: Must Start On i postavite datum koji se slaže sa željenim trajanjem tampon zone.

· Potvrdite izmjene na Close

Između zadatka 5 (Završena istraživanja) i zadatka 6, odnosno 7 (Razvoj) uneseno je 14 dana vremenskog zastoja (od 11.05.15. do 25.05.15.).

Ikona u prvom stupcu pokazuje da zadatak 7 ima datumsko ograničenje.

Zahvaljujući vremenskoj tampon zoni, ukoliko se zadatak 2 produlji na 10 dana (sada je 5), smanjit će se tampon zona, ali će početak iduće faze (Razvoj), kao i završetak ukupnog projekta ostati nepromijenjeni.

Prealociranost resursa

Jedna od greški u planiranju će gotovo sigurno utjecati na to da će projekt trajati duže od očekivanog – dodjeljivanje previše posla radnom resursu. Takav resurs naziva se prealocirani resurs. Resurs se smatra prealociranim kad god dnevni sati rada premaše radne sate zadane u tablici resursa. Primjerice, ukoliko neki resurs radi na zadatku 10 sati dnevno, a treba 8 sati. Isto tako, resurs se smatra prealociranim ukoliko isti resurs u isto vrijeme obavlja 2 zadatka, a na svakom je stavljena 100%-tna alokacija.

Prealociranost resursa može se lako vidjeti i iz Pregleda korištenosti resursa (Resource Usage View). U sljedećem primjeru vidljivo je kako resurs Marko Perić treba raditi 16h, nekoliko dana zaredom. Logično je za misliti kako to neće biti moguće.

Također, može se dobiti i grafički prikaz prealociranosti resursa. Potrebno je otvoriti dijagram resursa u donjem dijelu ekrana koristeći izbornik View/Histogram ili klikom na ikonu .

U ovom pregledu može se vidjeti resurs Marko Perić koji na prvom zadatku ima prealociranosti (> 100%).

Kako bi se uklonila prealokacija resursa, moguće je primijeniti jednu od slijedećih mjera:

· izmijeniti svojstva određenih zadataka (odgoditi ih, prekinuti ih)

· promijeniti alokaciju resursa

· maknuti prealocirani resurs sa zadatka i dodijeliti novi resurs

· promijeniti radno vrijeme resursa

Razdvajanje zadatka

Razdvajanjem zadatka dodaje se neradno razdoblje unutar zadatka. Jedan od načina razdvajanja zadatka jest izmjena alokacija tako da različiti resursi rade na zadatku u različito vrijeme. Ukoliko postoji razdoblje unutar zadatka u kojem nisu dodijeljeni resursi, zadatak će se razdvojiti. Zadatak se može razdvojiti i bez mijenjanja individualnih alokacija – rješavanjem prealociranosti.

Postupak razdvajanja zadatka:

· desni klik na oznaku zadatka u gantogramu te odabrati opciju Split. Pokazivač miša se mijenja u znak koji ima dvije paralelne linije te strelicu prema desno.

· kliknuti lijevom tipkom miša na mjesto gdje želite da se zadatak razdvoji

· zadatak se razdvojio na 2 dijela

· desni (razdvojeni) dio zadatka moguće je mišem povlačiti na željenu poziciju

Kako bi se zadatak ponovno spojio potrebno je desni dio zadatka mišem povući preko lijevog.

Izvorni plan

U OpenProj-u moguće je bolje izvršavati, kontrolirati te kasnije evaluirati i zatvoriti projekt ukoliko se prije početka provođenja projekta spremi izvorni plan (baseline). Spremanjem izvornog plana, spremaju se zapravo podaci o originalnom planu projektu. Stoga, nakon što projekt započne, moguće je uspoređivati trenutno izvršenje s planiranim.

Izvorni plan uspostavlja se putem izbornika Tools/Tracking/Save Baseline

· Ukoliko izvorni plan već postoji, moguće je dodati dodatne zadatke kasnije putem checkboxa „Selected Tasks“

· Najnovija verzija izvornog plana će uvijek obrisati prijašnju verziju.

Nakon prihvata i spremanja klikom na OK, mogu se primijetiti sive trake koje su se pojavile na gantogramu. One predstavljaju vrijednosti izvornog plana.

Praćenje dovršenosti zadataka

Izvršenjem projekta, odnosno zadataka, potrebno je pratiti rezultate, najčešće zadataka. Za vrijeme trajanja projekta bitno je da su sve informacije ažurirane i prikazuju trenutno stanje.

Najčešći način praćenja dovršenosti je definiranje u kojem je postotku neki zadatak dovršen. Ukoliko resurs dodijeljen nekom zadatku da informaciju da je 25% tog zadatka dovršeno, taj postotak se može odrediti zadatku kao stupanj dovršenosti. Nakon toga će OpenProj izračunati da je prošlo 25% zadatka, te da je dovršeno i 25% ukupnog rada na zadatku.

Kako bi se nekom zadatku dodijelio postotak dovršenosti, moguće je koristiti 2 načina:

1. Unosom u prozoru Task Information

· Dvostrukim klikom na zadatak otvoriti prozor informacije o zadatku (Task information)

· Otvoriti karticu General te u polju Percent Complete upisati postotak dovršenosti

2. Unosom postotka u tablici zadataka

· kliknuti u gornji lijevi ugao kako bi se odabrao pregled Tracking

· Otvara se tablica sa zadacima koja sadrži polje Percent Complete u koji je moguće ručno upisati postotak dovršenosti za sve zadatke

Nakon unosa postotka dovršenosti, pravokutnik zadatka u gantogramu dobiva crnu liniju koja reflektira taj postotak. U sljedećoj slici je prikazan izgled zadatka koji je dovršen 40%:

Kalkulacija troškova projekta

Osnove kalkulacije troškova projekta

Često uspjeh projekta nije vezan samo za pravovremeni završetak, nego i za upravljanje i kontrolu troškova. Uz pomoć OpenProj-a moguće je odrediti i pratiti troškove.

Tablica troškova

Nakon što su resursi dodjeljeni pojedinim zadacima (radni i materijalni tipovi resursa), OpenProj kalkulira troškove po zadatku, po fazi i za cjelokupni projekt. Ovi podaci se mogu pregledati u tablici troškova:

· Desnim klikom miša potrebno je kliknuti na kvadrat gdje se spajaju stupci i retci u tablici

· Odaberite Cost

Ovdje je moguće usporediti inicijalne troškove sa stvarno nastalim troškovima. Stvarno nastalih troškovi (Actual Cost) računaju se na temelju postotka dovršenosti zadatka.

Odaberite Default da biste se vratili na standardnu tablicu. Također, moguće je preimenovati naziv bilo kojeg pregleda.

Praćenje projekta

Nakon što je projekt gotov i pokrenut, važno je da OpenProj zna kako napreduju zadaci u stvarnom svijetu. To se naziva praćenje projekta. Praćenje podrazumijeva usporedbu plana sa stvarnim stanjem te poduzimanje odgovarajućih mjera gdje se događaju negativna odstupanja.

Npr., ukoliko imate trajanje zadatka 4 (Prezentiranje alternativnog dizajna) i treba se produžiti na 10 dana, bit će vidljivo odstupanje između izvornog plana i stvarnog plana.

Izvješća

Standardna izvješća

OpenProj nudi nekoliko standardnih izvješća, koja se mogu otvoriti putem lijevog izbornika klikom na ikonu

Moguće je odabrati:

· Detalje projekta

· Informacije o resursima

· Informacije o zadacima

· Tko radi što

Prilagođena izvješća

Postoji mogućnost kreiranja vlastitih izvješća, prilikom čega se dodaju tablice koje sadrže stupce i redove koji su vam najvažniji.

Tada je moguće primijeniti filtere, sortiranje i grupiranja te ih ispisati ili spremiti u .pdf formatu.

Inicijalizacija

Planiranje

Izvršenje i kontrola

Zatvaranje projekta

42