1

Priprema natječajne dokumentacije

za ugovore o uslugama

07.09.2011

2

SADRŽAJ

Uvod

Natječajna dokumentacija

ToR

Indikativni proračun

Contract Forecast i Procurement Notice

Primjeri

3

UVOD

Tender dossier / Natječajna dokumentacija je:

skup dokumenata pripremljenih od strane onog tko

objavljuje javni natječaj (Contracting Authority-a)

koji sadrži sve dokumente neophodne za izradu i

podnošenje ponude.

4

VRSTE UGOVORA O USLUGAMA

Većina ugovora o uslugama se odnosi na:

• Tehničku pomoć (fee-based)

• „Izrade studija‟ (global-price)

5

Mogućnost ugovaranja sa svim tvrtkama

Različiti postupci javne nabave

Usluge velike vrijednosti (i ≥ 200.000 €)

Implementacija aktivnosti (i > 24 mjeseca)

Nema ograničenja dužine angažmana stručnjaka

Postupak javne nabave = 6 - 9 mjeseci

5

Prednosti i nedostaci

6

GLOBAL PRICE

Ugovori za izradu studija uključuju:

studije za identifikaciju i pripremu projekata

studije izvodljivosti

ekonomske studije i studije tržišta

tehničke studije

procjene i revizije…

Kod Global-price ugovora važan je krajnji proizvod,

ne metodologija i u tom smislu se odreĎuje cijena

za krajnji rezultat usluge.

7

FEE BASED

Fee-based ugovori koriste se kada ugovaratelj treba

pružiti savjetodavnu, nadzornu, upravljačku

uslugu na nekom projektu.

IzvoĎač je odgovoran za izvršenje poslova detaljno

opisanih u Opisu posla i osiguranje kvalitete

pruženih usluga.

Definiraju se jedinične cijene

po pojedinom stručnjaku.

8

RAZLIKE KOD PRIPREME

U natječajnoj dokumentaciji uvijek birati Option 2 –

for Global price

Opis posla ima drugačiji obrazac, ne unose se:

- radni dani

- postotak rada u RH

- sporedni troškovi

- trošak revizije

Ne prilaže se prijedlog proračuna

Ne prilaže se Model ToR-a i revizorskog izvješća

(Annex 7)

9

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA

Tender Dossier sastoji se od:

A. Instructions to tenderers (ITT)

B. Draft Contract Agreement and Special Conditions

with annexes

C. Other information (Shortlist notice, Administrative

compliance grid, Evaluation grid)

D. Tender submission form

10

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA

Letter of Invitation to tender

A. ITT

B. Draft Contract: Special conditions +

(Annex 1) General conditions

(Annex 2) ToR (fee based ili global price)

(Annex 3) Organisation & Methodology

(Annex 4) List & CV‟s of key Experts

11

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA

(Annex 5) Budget global price / fee based

(Annex 6) Forms and other relevant documents

(FIF,LEF, Financial guarantee)

(Annex 7) ToR and report of factual findings

C. Other information

Shortlist notice

Administrative compliance grid

Evaluation grid

12

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA

D. Tender submission form

+ Provisional budget

+ Glossary

+ Declarations

+ SPO statement

Procurement notice - šalje se uz opis posla!

Logička matrica (LFM) - ne prilaže se uz ToR

13

Priprema

- Procurement notice / Contract forecast

- 01 Instructions_CONTRACT FORECAST.pdf

- Instructions_PROCUREMENT

NOTICE_2011..pdf

14

ToR - sadržaj

1. Background information

2. Objective, Purpose & Expected results

3. Assumptions & risks

4. Scope of the work

5. Logistics and timing

6. Requirements

7. Reports

8. Monitoring & evaluation

15

ToR

1.1. Beneficiary country

1.2. Contracting Authority

1.3. Relevant country background

- kratki opći podatci o Hrvatskoj

- općenito uz relevantni sektor

- jasan i logičan redoslijed

1.4. Current state of affairs in the relevant sector

- trenutno iz sektora

- relevantni dokumenti

- stanje sektora institucionalni okvir unutar kojeg

će se projekt provoditi, pretpristupni pregovori

16

ToR

1.5. Related programmes and other donor

activities

- ostali projekti korisničke institucije financirani iz

pretpristupnih fondova ili ostalih bilateralnih izvora

17

ToR

2.1. Overall objectives

- jedan opći cilj po projektu

- mora biti u skladu s Projektnim sažetkom

- nije ga moguće postići provedbom projekta

2.2. Purpose

- svrha projekta je konkretni cilj koji će se postići

završetkom projekta

- kod kompleksnijih projekata moguće je definirati

više svrha

18

ToR

2.3. Results to be achieved by the consultant

- moraju biti mjerljivi i podijeljeni prema

komponentama/grupama aktivnosti – ToR 4.2.

Svaka aktivnost mora dati jedan output dok jedan

rezultat može biti suma outputa

- paziti na razliku output/result

- rezultati se uvijek izražavaju u pasivu

19

ToR

3.1. Assumptions underlying the project

intervention

Pretpostavke koje moraju biti zadovoljene da bi

projekt bio proveden. Mogući primjeri:

- stupanje na snagu relevantnog zakona

- uspostava nekog odjela

- zapošljavanje stručnog osoblja

- završetak vezanog/

prethodnog projekta

20

ToR

3.2. Risks

- mogu utjecati na uspješnu provedbu projekta

- mogu biti negativno izražene pretpostavke

4.1. General

4.1.1. Project description

- kratki opis projekta, do dvije stranice, paziti na

logični slijed

- naglasak na opisu aktivnosti, ne ponavljati!

4.1.2. Geographical area to be covered

- područje pokriveno projektnim aktivnostima

(grad, županija, čitava Hrvatska)

21

ToR

4.1.3. Target groups

- ciljane skupine koje će biti uključene u provedbu

projekta; npr. “direktni – indirektni korisnici”.

22

ToR

4.2. Specific activities

- „incepcijska‟ faza (4-8 tjedana).

- detaljan opis aktivnosti (iskazati brojčano).

- grupirati u faze (koristiti numeraciju radi lakšeg

povezivanja s outputima.

- aktivnosti vezane uz vidljivost

- popis outputa koji nastaju

kao posljedica aktivnosti

23

ToR

4.3.1. Responsible body

- definiranje konkretnog odjela unutar tijela

zaduženog za ugovaranje/zemlji korisnici koji će

biti zadužen za upravljanje ugovorom/projektom

24

ToR

4.3.2. Management structure

- uglavnom se opisuje struktura Upravljačkog

odbora i njegova uloga (učestalost sastanaka),

uloga potencijalnog “projektnog partnera” ili

krajnjeg korisnika u provedbi projekta (logistička

potpora, uloga PIU-a i sl.).

- prilagoditi zahtjevima projekta

25

ToR

4.3.3. Facilities to be provided by the

Contracting Authority and/or other parties

- definiranje uvjeta koje bi trebao osigurati krajnji

korisnik projekta vezano uz radni prostor za

stručnjake, stručna potpora,

prostorije za edukacije,

telefonske linije, računala…

26

ToR

5.1. Location

- Lokacija projekta (smještaj ureda) kao i druga

područja provedbe (vidi 4.1.2.)

5.2. Commencement date & period of execution

- Okvirni datum početka provedbe projekta

(mjesec i godina), te dužina trajanja projekta

iskazana u mjesecima (uskladit s PN i ITT)

- ako postoji mogućnost produženja projekta u

opsegu i dužini trajanja

(definirano u PN) tada to

navesti i ovdje.

27

ToR

6.1. Personnel

6.1.1. Key experts

- uvod: minimalni zahtjevi,

“prednosti” + bodovi, evaluacijska tablica,

postotak radnog vremena u Hrvatskoj.

- minimalan broj radnih dana po stručnjaku

“Qualifications & skills”

• obrazovanja, jezik, računalna pismenost

(certifikati, potvrde…)

28

ToR

“General proffesional experience” & “Specific

proffesional experience”:

- nose najviše bodova, uglavnom se

na temelju njih utvrĎuje poredak

ponuda u drugoj fazi odabira

- moraju biti mjerljivi i objektivni

“General proffesional experience”

• definira se profesionalno iskustvo šire, općenitije

naravi

29

ToR

“Specific proffesional experience”

• definiraju se zahtjevi za specifična radna

iskustva koja će biti direktno vezana uz

provedbu projekta

• Izbjegavati preveliki broj zahtjeva i preveliko

detaljiziranje

6.1.2. Other experts

- definirati minimalan broj radnih dana

stručnjaka

- minimalni postotak radnih dana koje moraju

provesti u Hrvatskoj

- mogućnost definiranja profila

30

ToR

6.1.3. Support staff & backstopping

- dodatne obveze koje tvrtka ima tijekom

provedbe projekta

- navesti da se plaćaju iz dnevnica

ključnih stručnjaka

6.2. Office accomodation

- ili ga omogućava korisnik ili se pokriva

iz dnevnica ključnih stručnjaka, standardan tekst

31

ToR

6.3. Facilities to be provided by the Consultant

- standardan tekst, opisuje se podrška koju

konzultantska tvrtka mora pružiti svojim

stručnjacima tijekom rada na projektu

6.4. Equipment

- standardan tekst kojim se zabranjuje kupovina

opreme putem ugovora o nabavi usluga

32

ToR

6.5. Incidental expenditure

- sporedni troškovi koji se

plaćaju iz proračuna projekta

- nabrojati što će sve biti pokriveno iz ove stavke

(npr. najam dvorana, tiskanje materijala, studijska

putovanja, lokalna putovanja stručnjaka...)

- naznačuje se samo ukupna svota

33

ToR

- naznaka da ta svota mora biti uključena u

financijsku ponudu bez izmjene

- veza s aktivnostima/prijedlogom proračuna

- upotreba termina approximately or estimated

34

ToR

6.6. Expenditure verification

- trošak revizije, 2 do 3% ukupnog proračuna

7.1. Reporting requirements

- informacije vezane uz broj i okvirni

sadržaj izvješća, te rokove u kojima ih je potrebno

predati

- uglavnom standardan tekst

7.2. Submission and approval of progress

reports

- navodi se koliko kopija izvješća je potrebno

dostaviti i kome, te tko odobrava izvješća

35

ToR

8.1. Definition of indicators

- indikatori koji služe za potrebe

praćenja provedbe projekta

- mogu biti kvantitativni (količinski)

ili kvalitativni (opisni)

- moguće je dodati klauzulu po kojoj će dodatni

indikatori biti odreĎeni tijekom početne faze

projekta u suradnji sa stručnjacima

36

ToR

8.2. Special requirements

- u slučajevima kada je projekt direktno povezan s

drugim projektom, ovdje objasniti njihovu vezu

37

Vježba

- Česte greške vezane uz Evaluation grid

- Evaluation grid.doc

38

PROVISIONAL BUDGET

Svrha mu je opravdati sredstva predviĎena za

provedbu projekta

Stavke:

1)Plaće stručnjaka – navodi se broj radnih dana i

iznos dnevnice. Jedinica je working days (cca 800

– 1200 EUR)

2) Sporedni troškovi

Putovanja

- troškovi lokalnih putovanja (ne više od 70 EUR)

jedinica je times

39

PROVISIONAL BUDGET

- dnevnice, uključuju smještaj i hranu i plaćaju se

samo u slučaju putovanja izvan mjesta provedbe

projekta koje uključuje i noćenje

- troškovi meĎunarodnih putovanja (study visit)

- dnevnice (study visit)

40

PROVISIONAL BUDGET

Seminari, sastanci, radionice

- Iznajmljivanje dvorana i opreme (po danu),

simultani prijevod (po satu/po danu), katering (po

osobi), prijevod materijala (po osobi)

Publikacije, ispis, medijska proizvodnja

- brošure, pozivnice, upute za rad (trošak dizajna;

trošak ispisa i prijevoda (po kopiji/stranici), plakati

41

PROVISIONAL BUDGET

web stranice (održavanje, dizajn)

Oprema i uredski materijal

- ostavlja se prazno, plaća se iz dnevnica

stručnjaka

Ostali troškovi

- definira se u slučaju nekih npr. posebnih

istraživanja, kampanja i sl. (lump sum)

3) Trošak revizije

- iznos odreĎen u Opisu poslova

42

Vježba

- Primjer budgeta

- Provisional Budget -primjer.xls

43

Najčešće pogreške

• Upisivanje podataka u već postojeći stari ugovor

– mijenjanje/pogrešan obrazac

• Ne usklaĎenost datuma (PN, ITT, ToR), uvijek

ostaviti dovoljno vremena CA i DEU za faze

procesuiranja

• ToR – usklaĎenost aktivnosti, sporednih troškova

i prijedloga proračuna

44

Najčešće pogreške

• Nelogičan slijed aktivnosti, nedostatak jasne veze

izmeĎu aktivnosti/outputa/rezultata

• Loše definirani kriteriji za stručnjake

• Evaluacijski obrazac – loše rasporeĎeni bodovi

• Nerealno planiran proračun

45

Zaključak

Prilikom izrade Natječajne dokumentacije uvijek

koristiti obrasce s eurepeaida

46

Pitanja

47

Kontakti

Hvala na pažnji…

neven.drozdek@safu.hr