TRENING Upravljanje projektnim ciklusom, Pronala`enje ...ruralinfoserbia.rs/dokumenta/Curiculla - PCM.FAO. MDGF.pdf · Upravljanje projektnim ciklusom, Pronala`enje finansiskih sredstava,

TRENING

Upravljanje projektnim ciklusom,

Pronalaènje finansiskih sredstava,

Operativno upravljanje projektima i

Pisanje predlog projekata

Boban Ilic, Irena Dzimrevska Region Južni Banat, Srbija

Juni- Avgust 2010

Sadržaj

„ Ciljevi treninga

„ Zadatci treninga

1. Integrirani pristup upravljanja projektnim ciklusom

- Upravljanje projektnim ciklusom - uvod

- Proces planiranja projekta

- Analiza stanja

- SWOT

- Interna analiza

- Analiza problema

- Drvo Problema

- Analiza pod ‟ ciljeva

- Analiza Strategije

- Identifikacija

- Programiranje

- Formuliranje projekta

- Logical Framework Planiranje

- Plan Akcije Projekta

- Budžet projekta

- Sprovo|enje projekta

- Monitoring i Evaluacija

- Uspeh projekta

- Prakticni promer projekta

Sadržaj

2. Pianje predlog projekta

‟ Definicija projekta

‟ Pisanje predlog projekta

„ Profil projekta

„ Kratak sadržaj projekta

„ Važni elementi koj kratkog sadržaja projekta

„ Identifikacija problema

„ Projektni cilj

„ Rezultati

„ Indikatori

„ Aktivnosti

„ Monitoring i procena

„ Budžet projekta

3. Operativno upravljanje projektima i Pronalaènje finansiskih sredstva

4. Prezentacija konkursa za predlog projekata za

diverzifikaciju ruralne ekonomije kroz turizam

Cilj treninga

„ Cilj treninga je jačanje kapaciteta i aktivnog

učešća pretstavnika registriranih poljoprivrednih

gazdinstva, nevladinih organizacija, Op{tina,

lokalnih i regionalnih organizacija u domenu

pisanja, implementaciju, monitoring i evaluaciju

projekata za razvoj turizma u ruralnim

područjima u Srbiji.

Zadatci treninga

„ Da se učesnici upoznaju sa projektnim

fazama, projektnim procedurama;

„ Da se učesnici obuče i usavrše znanja i

veštine za upravljanje projektima;

„ Da se u~esnici upoznaju sa pravilima

pisanje projekata;

„ Da se u~esnici upoznaju sa osnovnim

principima za pronalaènje finansiskih

sredstava;

„ Da u~esnici razmene iskustva, poveù se

sa ciljem zajedni~ke akcije u cilju razvoja

turizma u ruralnim podru~jima u Srbiji.

Metodologija

1. Integrirani pristup upravljanja projektnim ciklusom

Upravljanje projektnim ciklusom

Upravljanje projektnim ciklusom zasniva se na integriranom pristupu

koji sakuplja elemente is tzv. Logičkog okvira. To je metod koji se,

tokom vremena, razvio iz iskustava povezivanja teorije sa praksom.

Upravljanje projektnim ciklusom integriše faktore za odžljivost i njihov

uticaj na aktivnosti projekta tokom pripreme.


Ovaj pristup se odnosi na aktivno učešće ljudi u procesuodlučivanja, planiranja i implementacije, a takoĎe i nakorisnike kao kritičan element uspeha projekta.

Reč je o instrumentu koji će pomoći menadžerima projektada definišu faktore koji će uticati na uspeh implementacijeprojekta. Tekovine ovog sistema zavise od načina i kvalutetanjegove primene.


Integrirani pristup

„ Integrirani pristup je metod rukovoĎenja različitih fazaprojektnog ciklusa. Obuhvata 6 faza projektnogciklusa, pritom analizirajući najvaznije elemente svakefaze, kao i kriterijume za koheziju i održljivost koja semože primeniti tokom celog ciklusa.

Programiranje

Evaluacija

Implementaci

ja

Identifikacija

Formuliranje

Finansiranje

INTEGRIRANI

PRISTUP

RUKOVOĐENJA

PROJEKTNIM

CIKLUSOM



Process planiranja projekta

Analiza stanja

„ Korak 1: Analiza uključenih strana

„ Korak 2: Unutrašnja analiza

„ Korak 3: Analiza problema

„ Korak 4: Analiza (pod)ciljeva

„ Korak 5: Analiza strategije Programiranje

„ Korak 6: Globalni cilj

„ Korak 7: Pod cilj projekta

„ Korak 8: Očekivani rezultati projekta

„ Korak 9: Aktivnosti projekta

„ Korak 10: Resursi, izvori i troškovi

„ Korak 11: Preduslovi, pretpostavke i rizici

„ Korak 12: Kreiranje sistema za evaluaciju

„ Korak 13: Analiza održljivosti

„ Korak 14: Plan akcije projekta

„ Korak 15: Budžet projekta

Sprovodjenje (implementacija) projekta

Evaluacija (ocenjivanje)

Proces planiranja projekta

Planiranje ‟ ‘startna” menadžerska funkcija

Svaka osmišljenja akcija ~oveka unapred je uslovljena jednim

složenim procesom mišljenja, gde se sagledavaju relevantni faktori

budućeg procesa.

Deo procesa mišljenja koji prethodi realizaciji akciji, najčešće se zove

planiranje.

Tim koji planiranja, treba što tačnije, obuhvatnije, identifikovati realno

stanje u sektoru gde je planirana intervencija: njeni glavni elementi,

ključna pitanja i karakteristike zajednice (grupe). Tim koji planira

takoĎe treba da uzme u obzir “unutrašnje” karakteristike tima i/ili

organizacije. Važno je analizu stanja uraditi na participiraju}i način,

uključujući pretstavnike svih uklju~enih strana.

Analiza stanja

Programiranje

Implementacija

Evaluacija

Ciklus Planiranja

Planiranje

Faze Planiranje Projekta

Sadasnje stanje

Analiza

Programiranje

Primenjivanje

Ocenjivanje

Analiza

Programiranje

Primenjivanje

Ocenjivanje

Analiza

Programiranje

Primenjivanje

Ocenjivanje

Analiza

Ciljevi

Stratesko

planiranje

Analiza stanja

Analiza odreĎenog stanja, na koje tim ima nameru dainterveniše, treba da se izvede u nekoliko koraka.Oni pretstavljaju opciju koja je bila uspešno testirana,ali će se oni moći dopuniti/zameniti dopunskommetodologijom, koja je prihvatljiva za tim.

Predloženi koraci su:

1. analiza glavnih nosioca

2. unutrašnja analiza

3. analiza problema

4. analiza ciljeva

Korak 1

Analiza glavnih nosioca

„ Prva stvar koju treba napraviti je identifikacija i spisaksvih glavnih nosioca (ljudi, institucije, grupe,organizacije, i dr.) koji su uključeni i na koje je uticalostanje na kome bi tim hteo da intervenise.

„ Nakon identifikacije, tim treba da zapiše pojedinenjihove probleme, njihov interes, meĎusobnu vezuitd.

Analiza stanja

Korak 2

Unutrašnja analiza

„ Sledeći korak za analizu stanja je samodijagnoza iliunutrašnja analiza kapaciteta organizacije.

„ Osnova unutrašnje analize je postojeće stanje uorganizaciji, a pre svega analiziraju se postojećeprednosti i slabe strane, a ne one koje bi nastale ubudućnosti. Organizacijske prednosti i slabe strane suunutrašnji kritični faktori organizacija koja trebasprovesti intervenciju.

Alatki za unutrašnju analizu

„ Kod organizacijskog menadžmenta postoji više alatki

pomoću kojima se može sistemski utvrditi prednosti i

slabe strane jednog organizacijskog sistema (privredni

sibjekat, udruženje graĎana, neprofitne organizacije,

itd).

„ Tipovi alatki: SWOT analiza..

SWOT Analiza

Analiza problema

Poželjno je korišćenje participativne metodologije, štopodrazumeva uključenje glavnih nosioca, jer analizaproblema je od suštinskog značaja za procesplaniranja u budućnosti, zato što doprinosi dizajniranjupotencijalnog projekta.

Jedna od Alatki je DRVO PROBLEMA

Ova alatka nudi:

„ preciznu definiciju okvira i subjektivne analize

„ analizu uključenih strana

„ identifikaciju problema i uspostavljanje hierarhije

„ grafičku ilustraciju odnosa efekta razloga u dijagramu(Drvetu)

„ Drvo problema pokazuje vezu razloga i efekta izmeĎunegativnim aspektima postojećeg stanja.

„ Ova analiza je namenjena identifikaciji realnih tzv.Tesnih grla na koje uključene strane stavljaju prioritet.

Drvo Problema

Drvo Problema

Analiza (pod)ciljeva

„ U realizaciji ovog koraka tim treba da pokuša daobezbedi učešće svih glavnih nosioca primenommetodologije učesnika.

„ Drvo ciljeva će pomoći da se:

‟ opiše stanje u budućnosti nakon rešavanjaproblema:

‟ idenitifikuju mogući ciljevi i da potvrdi njihovahierarhija

‟ pomoću dijagrama (drveta), grafički ilustrirajuodnosi sredstva/ciljevi (krajnji rezultat)

„ Pri ovoj analizi, ciljevi se identifikuju transformacijomnegativnih stanja u pozitivne ciljeve.

Na primer, ako je identifikovano slabo sanitetsko stanjena negativni aspekt drveta problema, poboljšanosanitarno stanje će biti cilj u drvetu ciljeva.

Analiza Strategije

Analiza strategije uključuje:

- identifikovanje različitih mogućih strategija za postizanjeglavnog cilja (definirana od strane tima) sto je uraĎenonakon definiranja drveta ciljeva (korak 4) i

- izbor strategije koja opredeljuje projekat, planiran odstrane tima.

Na osnovu određenog broja kriterijuma, vrši seizbor najizvodljivije i najvažnije strategije.

Kriterijumi mogu biti:

- kompataibilnost sa osnovnim principima i politikeorganizacije

- prioriteti zainteresiranih strana (donatora, korisnika)

- budžet i sredstva koja su na raspolaganju

- važnost (relevantnost) strategije

- verovatnoća uspeha

- vremenski period itd.

Identifikacija

Identifikacija

To je momenat kada treba potvrditi da su meĎusobno

povezani (odgovaraju jedno drugom) sama ideja, politički i

strategijski okvir, koji je ranije bio razvijen (definisan). TakoĎe

je značajno definirati (utvrditi) da je ideja projekta relevantna

za korisnike (ciljna grupa) i njihovu percepciju, t.j. potvrditi da

su uzeti u obzir i njihova sagledavanja u vezi problema.

Programiranje

Programiranje

‟ U inicijalnoj (početnoj) fazi odreĎena organizacija i donator mogu

organizirati unutrašnju diskusiju o politikama i strategijama, kao i

radionicu na kojoj bi se prepoznali, odnosno identifikovali oblasti

(sektori) delovanja i njihovi specifični problemi koji bi opravdali

intervenciju.

‟ Nakon odreĎivanja oblasti (sektora) delovanja, treba sakupiti što

više informacija kako bi se razvila strategija. To je momentat kada

proizlaze brojne ideje za projekat. Na kraju treba izvrsiti procenu

troškova projekta i prognozirati (definirati) budžet.

Teorija Planiranog Ponašanja

učesnika u projekat

Formuliranje –Definiranje Projekta

Formuliranje (definisanje)

U toku ove faze treba doneti odluku o izvoĎenju fizibiliti studi-je. Menadžer treba da utvrdi radne zadatke, izabere tim kojiće uraditi studiju i formulirati predlog za projekat i da pratiadekvatno sprovoĎenje fizibiliti studije. Nakon toga, menadžer}e proceniti kvalitet fizibiliti studije, kao i kvalitet predlogprojekta.

Sledeći korak je dobijanje formalne saglasnosti od organi-zacije koja će implementirati projekat, lokalnih vlasti i ostalihuklju~enih strana.

Ukoliko je predlog projekat prihvaćen, treba preći naverifikaciju budžeta i tehničkog dizajna, zatim pretstavitiprojekat onima koji odlučuju o sprovoĎenju projekta.

Plan Akcije Projekta

Aktivnosti Opis

aktivnost

i

Pojedin

ačna

cena

Kvantitet

(količina)Ukupno

Način

plaćanj

a

Primedba

Aktivnost 1.1

Aktivnost 1.2

Ukupno 1

Aktivnost 2.1

Aktivnost 2.2

Ukupno 2

Aktivnost 3.1

Aktivnost 3.2

Ukupno 3

UKUPNO

Sprove|enje projekta

• Faza implementacije

projekta

Ova faza je realni cilj svih prethodnih

koraka i vreme da se u praksi realizuju

ideje izražene u projektu.

SprovoĎenje nekog projekta

uglavnom znači upravljanje i

organizacija kako bi se osiguralo da je

sve što je kreirano i planirano,

postignuto.

Menadžer treba biti siguran da ima

plan akcije sa agencijom koja će

sprovoditi projekat. Korisno je

organizirati radionicu prije početka

implementacije projekta, gde bi se

izmeĎu ralzičitih učesnika postiglo

generalno razumevanje vezano za

plan akcije, odgovornosti, alokaciju

resursa, obaveštavanje, praćenje i

evaluaciju.

Monitoring i Evaluacija

Monitoring i Evaluacija (ocenjivanje)

Izbor tima za evaluaciju, omogućavanje kontakata sa timom,

organiziranje susreta za progress i preliminarna sagledanja,

monitoring za izvršavanje evaluacije i insistiranje na dostavi

preliminarnih izveštaja i finalnu verziju (izveštaja).



Uspeh Projekta

Različite uloge u razvojnom

procesu

Participativni pristup u organizaciji radionica

Participativni pristup u organizaciji radionica zasniva se na

- principu učešća uključenih

partnera u orijentaciji ka problemu i

cilju;

- sa uključenjem

moderatora/fasilitatora i

- samoregulacijom učesnika.

Participativni pristup u organizaciji radionica

Organizacija moderiranig dogaĎaja

Za organizaciju moderiranig dogaĎaja posebno je važna

njegova priprema. Na početku učesnici i moderator

trebaju zajednički složiti za cilje

kao i pristupu. Rezultati radionice su rezultai

zajedničkog rada, razumevanja

i saglasnosti. U moderiranom dogaĎaju nema

dobrih i loših ideja, pravilna i

nepravilna rešenja, iskustvo i

učešće svih učesnika dovodi

do postizanje ciljeva radionice.

Organizacija moderiranig dogaĎaja

Sta je projekat?

„ Projekat pretstavlja serija aktivnosti čiji cilj je

postizanje jasno odre|enih ciljeva u okviru

odre|enog vremenskog perioda i utvr|enog

budžeta.

Svaki projekat treba da sadrži:

„ Jasno odre|enih učesnika, uključujući primarne

ciljne grupe i krajne korisnike;

„ Jasno definiranu koordinaciju, upravljanje i

finansiranje;

„ Sistem praćenja/ monitoringa i evaluaciju;

„ Odgovarajuće nivo finansiske i ekonomske

analize, koja pokazuje da koris od projekta

nadmašuje troškove projekta

Pisanje Predlog Projekta

• Osnovni elementi

Profil projekta

Kratak sadržaj projekta

Identifikacija problema (Background)

Opis projekta

Monitoring i Procena (Evaluacija)

Budžet

Osnovni elementi

Profil projekta

Kratak sadržaj projekta

Identifikacija problema (Background)

Opis projekta

Monitoring i Procena (Evaluacija)

Budžet

Osnovna načela koja treba upamtiti kod pisanja

predlog projekta

Čitkost predlog projekta

Kratak sadržaj projekta treba odmah da inicira

interes kod čitaoca

Korišćenje mapa, fotografija, dijagrama itd.

prouzrokuje interes

Predlog projekat treba biti sadržajan, kratak i jasan

Profil projekta

Broj projekta:

Naslov projekta:

Vremetrajanje projekta:

1.Broj godina/meseca/dana:

2.Očekivani start projekta:

3.Očekivani završetak projekta:

Direktni korisnici (vid i broj):

Finansiranje projekta:

1.Ukupna vrednost projekta:

2.Tražena suma od donatorske organizacije:

Sprovo|enje projekta

Kratak sadraj projekta

Budite jasni šta želite od donatora.

- očekujete finansiranje celog projekta ili samo jedan deo

- tražite odre|enu sumu ili “koliko može”

Važni elementi kod pisanja

“kratkog sadržaja”

Delokrug aktivnosti obuhvaćeni

projektom, na primer:

- Poljoprivreda

- Zdravstvo

- Obrazovanje

- Razvoj malih i srednjih preduzeća

- Ekologija

Važni elementi kod pisanja

“kratkog sadržaja”

Vidovi aktivnosti koji će se izvršiti projektom, na primer:

- obuka

- stvaranje prihoda

- izgradnja

Korisnici projeka, na primer:

- poljoprivrednici

- opštine

- socijalni slučajevi

Vid finansiranja ili potsticaj koji tražite, na primer

- pilot projekat- krediti- seminar- materijalna podrška

Budžet na projekta:

- ukupna suma novca- suma novca kojom se već raspolaže- potrebna suma novca

Identifikacija problema

(Background)

Koja je definicija problema?

Koji je delokrugot posla i veličina problema?

Kakve će biti posledice ukoliko se problem ne reši?

Ko otkriva problem (odakle dolazi ideja za projekat) ?

Koji su uzroci problema (koji su ekonomski ili socijalni uslovi koji ukazuju na to da je projekat potreban)?

Cilj projekta (Goal)

Pretstavlja direktan odgovor na pitanje u čemu se

sastoji problem i direktna korist za ciljnu grupu

Rezultati (Results)

Sta se jos postiže ovim projektom i koji su materijalni

proizvodi ili usluge ostvarene ovim projektom

Indikatori treba da:

- naprave korelaciju u merenju rezultata uključujući aspekte količine kvaliteta i vremena - da budu tehnički i ekonomski izvodljivi i merljivi- da budu objektivni

Indikatori (Indicators)

Aktivnosti

Aktivnosti su zadatci koji se preuzimaju da bi se ostvarili željeni rezultati

Aktivnosti treba da bidu brojno i vremenski opredeljeni

Aktivnosti treba da najave šta i u kolikoj veličini će biti postignuto i ko će ih sprovoditi

Primer:

- Udruženje će angažovati gra|evinsku firmu da locira objekat na većidentifikovanoj lokacici i da istu izgradi do kraja Avgusta

- Udruženje će sakupiti ponude za opremu potrebnu za VO centar i istu će kupiti

- Udruženje će intervjuisati/zaposliti 5 osoba koje će rukovoditi za VO centrom

Monitoring i Procena

Monitoring daje odgovor na pitanje:

Jeli ono što je nparavljeno u projektu isto sa onim što je bilo planirano?

Monitoring je periodičan i tekovan

ukjlučuje proveru indikatora

sakuplja informacije za korekciju grešaka i njihovo popravljanje

pomaže pri donošenju zaključaka

Budžet

Budžet obezbe|uje informaciju za:

- Kako, kada i koliko sredstava su dobivena ili isplaćena

- Priprema za periodične i finalne izveštaje

- Sredstava za obezbe|ivanje informacija za monitoring i procenu pri determiniranju dostignuća

- Prilago|avanje i izmena plana ukoliko je topotrebno

Budžet

1. Prihodi

Uključuje:

- Postojeće i očekivane prihode (donacie, volonteri, materijalnu poddršku, novac)

- Tačana iznos koji je tražen od donatora

2. Troškovi

Uključuje:

- Indirektne troškove (personal, rentu, putne troškove, komunkaciju itd)

3. Gotovinski tok

Uključuje:

- Kad i kolika gotovina je potrebna

- Dali tu gotovinu je potrebno isplatiti odjednom ili periodično

Stavke budžeta:

Zakupnina za zgradu

Troškovi za renoviranje

Putovanja i komunikacija

Plate za personal

Troškovi za obuku

Kupovina opreme za VO centar

Kupovina materijala za edikaciju

Administrativni troškovi

Osnovne elemente koje

svaki predlog projekat treba

da ima

Kredibilitet

Kvalitet

Vremetrajanje

Rukovodstvo

2. Prezentacije
























Pronalaènje finansiskih

sredstava i operativno

upravljanje prijektima





































































































































Priprema biznis plana





























Prezentacija konkursa
































4. Galerija fotografija

Galerija fotografija




Documents

TRENING Upravljanje projektnim ciklusom, Pronala`enje ...ruralinfoserbia.rs/dokumenta/Curiculla - PCM.FAO. MDGF.pdf · Upravljanje projektnim ciklusom, Pronala`enje finansiskih sredstava,