PCM –Upravljanje projektnim

ciklusom

Irena DžimrevskaVera Jovanovic

Predrag MarkovicAleksandar Damnjanovic

ciklusom

CILJEVI TRENINGA

� razumeti šta je projekat i njegova uloga doprinosu loklnom i regionalnom razvoju

� razumeti principe upravljanja projektima i faze u procesu upravljanja projektimaprocesu upravljanja projektima

� ovladati alatima za upravljanje projektima, npr. logički okvir projekta

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Upravljanje projektimaii

naše iskustvo u tome

OSNOVNE KARAKTERISTIKE PROJEKTA

� odgovor na određeni problem

� orijentisan je ka cilju

� ima jasno određen datum početka i završetka

� ima obezbeđeno finansiranje� ima obezbeđeno finansiranje

� zasnovan je na timskom radu

� oslanja se na prethodno razrađen plan

PROJEKAT

predstavlja

skup aktivnosti međusobno povezanih i

organizovanih na takav način da vode ka

ostvarenju unapred definisanog ciljaostvarenju unapred definisanog cilja

ELEMENTI PROJEKTA

CILJCILJ

ResursiResursiOsoblje, finansije,

oprema, prostor, informacije

VremeVremeDatum početka i

završetka

Zašto je upravljanje projektima važno u

kontekstu unapređenja kontekstu unapređenja znanja i kompetencija svih

učesnika?

I VEŽBA

� Predstavljanje projektnih ideja/problema –diskusija

� Kreiranje radnih grupa radi dalje razrade projektnih ideja

PROJEKTNI CIKLUS

Analiza situacije

Planiranje projekta

Sprovođenje i praćenje projekta

EvaluacijaFinansiranje

Programiranje

Praćenje i evaluacija

Identifikacija projekta

Ovlašćenja Strategija

evaluacija projekta

Implementacija Razvoj / Predlog

Ocena i odobrenjeFinansiranje i

sredstvaPrioriteti

ANALIZA

SITUACIJE

ANALIZA SITUACIJE

� Cilj svake analize je da se dobije najcelovitija i najrealnija slika stvarnosti

� Svaka analiza se sastoji od

• prikupljanja informacija • prikupljanja informacija • obrade prikupljenih informacija

� Izrada analize vrši se prema određenoj metodologiji koja se koristi u celini ili se prilagođava specifičnostima projekta.

ANALIZA SITUACIJE

Analiza zainteresovanih strana

Analiza stanja(npr S.W.O.T.)

Dodatne analizei razmatranja

Analiza problema

zainteresovanih strana

S A D A Š NJ O S TUNUTRA

SNAGE SLABOSTI

S A D A Š NJ O S TUNUTRA

SNAGE SLABOSTI

Analiza stanja –

S.W.O.T.

BUDUĆNOST/ TRENDOVI

AŠNjI

SPOLjAŠNjI

ŠANSE PRETNJE

BUDUĆNOST/ TRENDOVI

AŠNjI

SPOLjAŠNjI

ŠANSE PRETNJE

I PREZENTACIJA

� Postojeće SWOT analize

ZAINTERESOVANE STRANE

ENGL. STAKEHOLDERS

� Zainteresovane strane su svi oni pojedinci, grupe ljudi, udruženja, organizacije, institucije i privredni subjekti koji imaju bilo kakav interes ili uticaj u projektu projektu

ZAŠTO ANALIZA ZAINTERESOVANIH

STRANA?

� Da nam jasno ukaže na to da li projekat, zadovoljava potrebe krajnjih korisnikapotrebe krajnjih korisnika

� Radi procene ostvarljivosti ciljeva za čiju realizaciju su nam neophodni ključni partneri

SPROVOĐENJE ANALIZE

ZAINTERESOVANIH STRANA

�Identifikacija i grupisanje

�Sagledavanje stavova i potreba korišćenjem različitih tehnika (upitnici, intervjui, fokus različitih tehnika (upitnici, intervjui, fokus grupe, analiza postojećih dokumenata, izveštaja i sl)

�Obrada podataka, tj analiza

�Kategorizacija i definisanje strategija uključivanja, saradnje i komunikacije

IDENTIFIKACIJA I GRUPISANJE

ZAINTERESOVANIH STRANA

�Zainteresovane strane se dele u dve grupe/tipa:

� KRAJNJE KORISNIKE� KRAJNJE KORISNIKE

� KLJUČNE PARTNERE (oni koji na određen i utvrđen način učestvuju, doprinose, utiču ili imaju interes)

KRITERIJUMI ZA

KATEGORIZACIJU

ZAINTERESOVANIH STRANA

� Neki od kriterijuma za procenu autoritetazainteresovane strane mogu biti: zainteresovane strane mogu biti: • nivo finansijskih sredstava koje zainteresovana strana

obezbeđuje• stručnost zaposlenih i kvalitet usluga koje zainteresovana

strana pruža• brojnost (kod procene autoriteta krajnjih korisnika)

1

Zainteresovanastrana

2

Osnovnekarakteristike

3

Potrebe

4

Šta može da doprinese

5

Šta im je potrebno zauzvrat

6

Aktivnosti angažovanja

II PREZENTACIJA

Identifikacija zainteresovanih strana

ANALIZA

PROBLEMA

� Analiza problema se zasniva na sagledavanjunegativnih aspekata trenutne situacije

� Postojeći problemi se definišu kao postojeće negativno stanje, a ne kao odsustvo rešenjanegativno stanje, a ne kao odsustvo rešenja

� Utvrđuje se ključni problem, a zatim se definišu se uzroci koji su doveli do njega i posledice do kojih je problem doveo

� Na taj način dobija se drvo problema

Poželjno je da se u proces identifikacije problema uključe zainteresovane strane

DRVO PROBLEMA

KAKO SE SPROVODI

ANALIZA PROBLEMA?

� Definišite ključni problem;

� Počnite da uspostavljate veze između uzroka i posledica tako što ćete probleme koji su direktno prouzrokovali ključni problem nizati ispod njega, a one koji su nastali kao posledica iznad njega;one koji su nastali kao posledica iznad njega;

� Odgovarajući na pitanje:«Koji je uzrok toga što se to desilo?» i dalje se nižu problemi, istim logičkim sledom;

� Problemi se zatim strelicama povezuju sa njihovim posledicama;

II VEŽBA

� Za odabranu projektnu ideju uradite drvo problema

DRVO CILJEVA

� Kada se završi definisanje problema čitavo drvo problema inverzijom se pretvara u drvo ciljeva.

� Za ovako dobijene ciljeve neophodno je osmisliti načine � Za ovako dobijene ciljeve neophodno je osmisliti načine za njihovo ostvarivanje, a to se radi kroz definisanje projekata, odnosno očekivanih rezultata i aktivnosti

DRVO CILJEVA

P

Opšti Opšti ciljcilj

Specifi čniSpecifi čniciljcilj

RezultatiRezultatiAktivnostiAktivnosti

Ulov ribe i prihod

porodica koje žive od

ribolova je

stabilizovan ili

povećan

Ugroženost rečnog eko

sistema je smanjena

uključujući i povećanje

ribljeg fonda

Učestanost bolesti koje su

prouzrokovane

zagađenom vodom je

smanjena naročito u

siromašnim

domaćinstvima i kod dece

mlađe od 5. god.

Kvalitet vode u reci

Tamiš je poboljšan

za 80%

Smanjena je količina

čvrstog otpada koji se

baca u reku

Zagađivanje se

efektivno kontroliše

Stanovništvo je

svesno rizika od

bacanja otpada

RM i Agencije su

efektivne i štite

interese stejkholdera

Ustanovljeni su

obrazovni programi

Broj domaćinstava i

fabrika koje ispuštaju

u reku svoje otpadne

vode je smanjen

Uspostavljena je nova

pravna regulativa efektivna

u prevenciji zagađivanja

vodenih tokova

Zaštita životne sredine

je prioritet Vlade

Prečišćavanje

otpadnih voda

zadovoljava standarde

zaštite životne sredine

Povećan je %

domaćinstava i privrede

koji su priključeni na

kanalizaciju

Povećane su

kapitalne

investicije

Poboljšano je poslovno

planiranje lokalnih vlasti

uključujući mehanizme za

povraćaj troškova

III VEŽBA

� Za odabranu projektnu ideju uradite drvo ciljeva

ELEMENTI PROJEKTNOG

PREDLOGA/PROJEKTNIH APLIKACIJA

� OPIS:� Naslov� Ukupna vrednost projekta� Sažetak� Ciljevi i obuhvat projekta (opšti i specifični)� Kontekst i opravdanost (relevantnost projekta u odnosu na lokalna,

sektorski specifična i nacionalna strateška dokumenta, relevantnost sektorski specifična i nacionalna strateška dokumenta, relevantnost aktivnosti u odnosu na cilj, identifikacija potreba i ograničenja ciljnih grupa/zainteresovanih strana, njihov opis i procena broja)

� Detaljan plan aktivnosti (tabelarno)� OČEKIVANI REZULTATI

� Konkretni rezultati� Rizici� Održivost� Logička matrica

� BUDŽET� Tabelarni prikaz budžeta

OBUHVAT PROJEKTA, OBUHVAT PROJEKTA, OPŠTI I POSEBNI CILJEVI, REZULTATI I AKTIVNOSTI

Faza planiranja projekta

PROJEKTNI CIKLUS

U PROJEKTNO-ORIJENTISANOJ

ORGANIZACIJI

Analiza situacije

Planiranje projekta

Sprovođenje i praćenje projekta

EvaluacijaFinansiranje

OBUHVAT PROJEKTA (SCOPE)

� opisuje probleme koje bi projekat mogao da reši ili izmeni� daje osnovu za početak procesa planiranja i razvoja projekta� kontekst i opravdanost (na osnovu sprovedenih analiza)� veza sa strateškim dokumentima � predloženo rešenje

� korisnici � vremenski okvir� okvirna sredstva� pretpostavke

CILJEVI

Sažete izjave o tome kako treba da izgleda željeno promenjeno stanje kome težimo, a koje predstavlja promenu u odnosu na identifikovanu situaciju tj.problem

VREMEAAAA

BBBB

Identifikovana situacija-problem

Željeno promenjeno stanje

VRSTE CILJEVA

� U funkciji vremena:� Dugoročni� Srednjoročni � Kratkoročni

� U funkciji opštosti i specifičnosti:opšti � opšti

� specifičan� U funkciji nivoa planiranja:

� ciljevi višeg reda npr. programski ciljevi� ciljevi nižeg reda npr. projektni

OPŠTI CILJ PROJEKTA

širi cilj kome projekat nastoji nastoji

da doprinese ili da ga održi

SPECIFIČAN CILJ PROJEKTA

konkretni cilj/ciljevi koje konkretni cilj/ciljevi koje projekat treba da postigne

M.U.D.R.O. – S.M.A.R.T.

Prilikom postavljanja specifičnog cilja mora se voditi računa o parametrima koji daju odgovore na pitanja da li je cilj

Merljiv?Merljiv?Uokviren vremenski?Dostižan?Realan?Određen?

Postupak se ponavlja kada želimo da proverimo da li ciljevi koje smo formulisali u sebi sadrže sve gore navedene parametre.

REZULTATI PROJEKTA (OUTPUTS)

�� Ono što projekat mora da ostvari da bi se postigao cilj Ono što projekat mora da ostvari da bi se postigao cilj � Parametri kojima se definišu konkretna očekivanja

od realizacije jedne ili više aktivnosti u jedinici vremenavremena

� Predstavljaju ključne parametre -”međaše” ciljnog planiranja, praćenja izvršenja plana i izveštavanja prema rezultatima koji povezuju nivo aktivnosti sa ciljevima

� Mogu biti proizvodi, mere ili usluge koji se ostvaruju u procesu rada, a kojima se doprinosi ostvarenju cilja!

EFEKTI PROJEKTA (OUTCOMES)� Kumulativno, očekivano dejstvo promene koje

ostvareni rezultati treba da proizvedu kao međukorak u postizanju ciljeva.

� Očekivana kvalitativna mera napretka ka cilju

� Očekivana kvalitativna mera napretka ka cilju

IZRADA PLANA AKTIVNOSTI

Planiranje projekta

AKTIVNOSTI

� Niz zadataka koje treba obaviti ili niz uslugakoje treba obezbediti kako bi se postigli očekivani rezultati programa/projekta, odnosno planirane promene

� Aktivnosti se sprovode određenim redosledom (hronološkim i logičkim)

� Tabelarni prikaz aktivnosti daje se u planu aktivnosti (gantogram)

� Na ovom nivou vrši se procena potrebnih sredstava i troškova tj. budžetiranje

IZRADA PLANA AKTIVNOSTI

početni koraci

� skicirajte vremenski okvir projekta� identifikujte odgovorne osobe i institucije/organizacije � identifikujte odgovorne osobe i institucije/organizacije

koje učestvuju u planiranju i realizaciji projekta� organizujte aktivnosti u odgovarajućem vremenskom

sledu

ZATIM……

� odredite datum početka i završetka svake aktivnosti

� odredite ko je odgovoran za svaku aktivnost� odredite potrebna sredstva za svaku aktivnost

PLAN AKTIVNOSTI

AktivnostDatum

početkaDatum

završetkaOdgovorna

osoba

Sredstva

Materij. Ljudska Finansij.

IV VEŽBA

� Za odabranu projektnu ideju i na osnovu analize � Za odabranu projektnu ideju i na osnovu analize situacije definišite opšti i specifične ciljeve projekta, poštujući princip M.U.D.R.O.

� U odnosu na definisane ciljeve odredite rezultate projekta

� O odnosu na rezultate definišite aktivnosti projekta

KLJUČNA PITANJA

� Da li je opis aktivnosti dovoljno jasan?

� Možete li precizno da procenite koliko će aktivnost trajati?

� Možete li precizno da procenite potrebna sredstva?

UPRAVLJANJE RIZIKOM

Planiranje projekta

RIZIK JE

mogućnost da se cilj/ciljevi projekta ne postignu zbog nepredviđenih nepovoljnih dešavanja

UPRAVLJANJE RIZIKOM

Upravljanje rizikom je :

proces identifikacije mogućih rizika, procene njihovog potencijalnog uticaja na projekat, izrade i sprovođenja potencijalnog uticaja na projekat, izrade i sprovođenja planova za smanjenje negativnih posledica promene

CIKLUS UPRAVLJANJA RIZIKOM

Definišite okvir

Identifikujte rizike

Procenite

Analiza rizika Upravljanje rizikom

Praćenje i Proceniterizike

Identifikujte odgovarajuće

reakcije

Izaberite odgovorekoje ćete primeniti

Praćenje i izveštavanje

Planiranje i sprovođenje

IDENTIFIKACIJA MOGUĆIH RIZIKA

� pregledajte izveštaje o problemima koji su se pojavili u sličnim projektima

� razmotrite ih sa kolegama, ekspertima i profesionalcima sličnog iskustva

� pogledajte iskustva drugih zemalja vezana za iste ili � pogledajte iskustva drugih zemalja vezana za iste ili slične projekte

� sprovedite dodatna istraživanja� budite precizni u opisivanju rizika

PROCENA MOGUĆIH RIZIKA NA

SPROVOĐENJE PROJEKATA

� odredite verovatnoću pojave određenog rizika

� razmotrite obim posledica� razmotrite obim posledica

VEROVATNOĆA – MATRICA UTICAJA

S S V V V

N S S V V

Ver

ovat

noća

Veo

ma

M

ala

Sre

dnja

V

elik

a V

eom

am

ala

v

elik

a

N S S V V

N N N S S

N N N N S

Uticaj

Ver

ovat

no

Veoma Nizak Srednji Visok Veomanizak visok

Veo

ma

M

ala

Sre

dnja

V

elik

a V

eom

am

ala

v

elik

a

PLANIRANJE REAKCIJA (ODGOVORA) NA RIZIK

� ignorisanje rizika� podnošenje rizika� smanjivanje rizika� prebacivanje rizika

podela rizika � podela rizika

Reakcije na rizik treba da budu:

� održive� ostvarive� finansijski prihvatljive

ANALIZA RIZIKA – PRIMER MATRICE

Tip

rizikaOpis rizika

Verovatnoća

nastupanjaUticaj Plan reagovanja

Interni,Visoka, Visok, Opis šta treba uraditi kako bi se

Interni,

EksterniKratak opis rizičnog

događaja

Visoka,

Srednja,

Niska

Visok,

Srednji,

Nizak

Opis šta treba uraditi kako bi se

minimizirao uticaj rizičnog događaja

1 Interni

2 Interni

3 Eksterni

4 Eksterni

V VEŽBA

� Identifikujte rizike za odabrani projekat i odredite im stepen verovatnoće

…I NA KRAJU

� možete ignorisati rizike ali rizici neće ignorisati vas

� upravljanje rizikom zahteva preduzimanje akcija i donošenje odluka

� upravljanje rizikom je aktivan i stalan proces, nije samo prosta vežba u kojoj ćete štiklirati šta ste obavilisamo prosta vežba u kojoj ćete štiklirati šta ste obavili

LOGIČKA MATRICA

PROJEKTAPlaniranje projekta

LOGIČKA MATRICA PROJEKTA

Logička matrica projekta je vizuelni instrument planiranja koji predstavlja,u četiri kolone i četiri reda,

glavne komponente projekta, njihove odnose i glavne komponente projekta, njihove odnose i strukturu

ZAŠTO SE KORISTI PRISTUP

LOGIČKE MATRICE PROJEKTA?

Pomaže u:

� Postavljanju logičke strukture projekta sa hijerarhijom ciljevaciljeva

� Identifikovanju pretpostavki za postizanje ciljeva i za održive ishode

� Određivanju kako učinak i ishodi mogu najbolje da se prate i evaluiraju

� Prikazu rezimea projekta u standardnom formatu

� Praćenju i razmatranju projekta tokom faze implementacije

LOGIČKA MATRICA PROJEKTA

Opis IndikatoriIzvori

proverePretpostavke

Opšti cilj

Specifični Specifični cilj

Rezultati

Aktivnosti

LOGIKA MATRICE LOGIČKOG OKVIRA

Opis Indikatori Izvori provere

Pretpostavke

Opšti cilj

Specifični Specifični cilj

Rezultati

Aktivnosti

LOGIKA MATRICE LOGIČKOG

OKVIRA

Opis Indikatori Izvori provere

Pretpostavke

Opšti cilj

Specifični Specifični cilj

Rezultati

Aktivnosti

Preduslovi

KAKO POPUNITI MATRICU

Opis Indikatori Izvori provere Pretpostavke

Opšti cilj

Specifični cilj

1

2 7

8 9

10 11Specifični cilj projekta

Rezultati

Aktivnosti

sredstva troškovi

2

3

4

6

710 11

13

5

12

Opis projekta Indikatori -

Pokazatelji

Izvori verifikacije Pretpostavke

Opsti cilj -Kako projekat

doprinosi realizaciji cilju

politike ili izabranom

strateskom cilju za

realizaciju te politike-koji

je njegov krajnji efekat?

Kako ce se meriti opsti

cilj i to kvantitativno

kvalitativno, vremenski

Kako ce se sakupljati

informacije i podaci,

kada ce se sakupljati i ko

ce ih sakupljati

Ako je postignut

specifičan cilj koje

pretpostavke treba da se

pokazu kao tacne da bi

bio postignut opšti cilj

Specifičan cilj projekta –

Koji je to specifičan cilj

projekta kojim se

doprinosi opštem cilju?

Kako ce se meriti

specifičan cilj i to

kvantitativno

kvalitativno, vremenski

Kako ce se sakupljati

informacije i podaci,

kada ce se sakupljati i ko

ce ih sakupljati

Ako su postignuti

ocekivani rezultati, koje

pretpostavke treba da se

pokazu kao tacne da bi doprinosi opštem cilju? kvalitativno, vremenski ce ih sakupljati pokazu kao tacne da bi

se postigao specifičan cilj

Rezultati- Konkretni

proivodi i konretne mere,

usluge koje projekat daje

Kako ce se meriti

rezultati i to

kvantitativno

kvalitativno, vremenski

Kako ce se sakupljati

informacije i podaci,

kada ce se sakupljati i ko

ce ih sakupljati

Ako su Aktivnosti

obavljene, koje

pretpostavke treba da se

pokazu kao tacne da bi

se doslo do ocekivanih

rezultata

Aktivnosti- Skup zadataka

koje treba obaviti da bi se

doslo do zeljenog

rezultata

Sredstva - Koja su

potrebna sredstva za

obavljanje tih

aktivnosti npr. osoblje,

oprema, obuka,

istraživanja, roba,

prostor...

Cena

Koliki su troškovi

projekta?

Kako su troškovi

klasifikovani?

Koji preduslovi treba da

budu zadovoljeni pre

početka rada da bi se

obavile aktivnosti?

Opis

Opšti cilj

Specifi čni cilj

Rezultati

Aktivnosti

PRETPOSTAVKE

Pretpostavke su:spoljni faktori koji mogu da utiču na projekat,

koje morate da uzmete u obzir, alikoje morate da uzmete u obzir, alinad kojima nemate kontrolu

Za razliku od rizika, pretpostavke se uvek saopštavaju na pozitivan način…

Opis Pretpostavke

Opšti cilj

Specifi čni cilj

Rezultati

Aktivnosti

INDIKATORI

� Kvantinativni i kvalitativni metod merenja napretka i procene da li su ostvareni rezultati,posebni i opšti ciljevi projekta

Indikatori moraju da budu specifični i da ukazuju na:

� Kvantitet (Quantity) – obim promene – za koliko;

� Kvalitet (Quality) – vrsta promene;� Vreme (Time) – za koje vreme bi trebalo da dode

do promene.

INDIKATORI

Cilj Indikator/pokazatelji

Očekivani rezultat/ciljani indikatori

Izvor podataka

Izvor provere

Siromaštvo u Srbiji smanjeno za 2% do 2013. godine.

Procenat siromašnih ispod linije siromaštva

6% RZS Kvartalni izveštaj RZS

IZVORI PROVERE

Izvori provere navode:

koji izvori informacija će se koristiti u proveri

definisanih indikatora kojima se meri postizanje

očekivanih rezultata

Indikatori Izvori provere

Opšti ciljOpšti cilj

Specifi čni cilj

Rezultati

Aktivnosti

VI VEŽBA

� Popunite matricu logičkog okvira za odabrani projekat

PCM-Upravljanje projektnim ciklusom

Hvala !